行政村档案管理制度

行政村档案管理制度（精选12篇）

行政村档案管理制度 篇1

***县行政村档案工作管理办法

第一条为了建立健全和加强行政村的档案工作，更好的为农村和农民服务，根据《中华人民共和国档案法》、《村民委员会组织法》、《**省行政村档案工作暂行办法（试行）》，结合我县农村实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指村党支部、村民委员会、村办企事业单位以及其它村级组织在政治、经济、科学技术、文化、教育等活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。不包括驻在本村的上级所属单位（机关、企业、事业单位和其它组织）的档案。

第三条行政村档案工作是村民委员会工作的组成部分，村民委员会应将档案工作纳入有关负责人的目标管理责任制，切实解决档案安全保管、设备和工作人员等实际问题。

第四条行政村档案在县级档案行政管理部门和乡镇人民政府的监督指导下，实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于有效利用的原则。

第五条行政村档案工作所需经费应列入村财务预算。第六条村民委员会应确定人员负责本村档案工作。管理本村党支部、村民委员会以及其它村级组织各种门类、载体的档案，并对村办企业、事业单位的档案进行监督指导。

第七条行政村从事档案工作的人员应具备初中以上

文化程度，具有一定的档案业务知识。

第八条行政村应建立、健全文件材料立卷归档制度。凡是本村村务活动中形成的具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档、集中管理。

第九条行政村的档案作为一个全宗进行管理。全宗名称由乡镇和行政村名称组成。

第十条行政村的档案原则上自行保管不向乡镇档案部门移交，不具备保管条件的可由乡镇档案部门代管。

第十一条行政村应按照国家规定，制定本村档案归档范围和保管期限表，经村委会负责人批准报县级档案行政部门审批并报乡镇人民政府备案后执行。

第十二条行政村应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定工作由村民委员会组成的鉴定小组负责进行。应销毁的档案编造销毁清册，经村委会负责人批准，由档案鉴定小组两名以上人员监销。

第十三条行政村每年对档案的接收、保管、利用等情况进行统计，并向乡镇人民政府报送档案工作基本情况统计表。

第十四条行政村应配备必要的档案保管，保护设施、设备，做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温等工作，定期检查档案的保管状况，对破损褪变的重要档案及时进行修复，确保档案的完整与安全。

第十五条档案人员变动工作应办妥档案移交工作。第十六条行政村应加大档案工作力度，逐步建设本村档案及有关资料、图书、信息中心。

第十七条制定切实可行的档案借阅制度，利用者应按规定办理利用手续，村档案主要供本村村组织和村民使用，对外提供利用须凭单位介绍信并经村委会负责人批准。第十八条档案人员应熟悉保管档案的情况，编制案卷目录、全引目录专题目录等必要的检索工具，方便利用，并按照有关规定，采取多种形式，揭示、公布档案内容。第十九条本办法由***县档案局负责解释。

行政村档案管理制度 篇2

我国实行改革开放已经30多年了, 当前已经发展为社会主义市场经济时期, 政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此, 依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中, 首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行, 国家推出了《档案法》, 进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施, 重新认识到档案行政管理职能, 计划经济时期的指令性业务指导已与当前时代发展不相适应, 因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门, 也不再属于一个固定的部门, 同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响, 人们的日常行动还没有体现这种认识, 特别是在当前的基层, 指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。

一、法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业, 同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确, 档案行政管理主要针对的是社会档案事务, 但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门, 更不能管理当中的某一个人。也可以这样说, 档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果, 重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中, 档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作, 主要是提高档案工作人员水平, 使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难, 虽然也做了大量的服务工作, 但却得不到相关部门的认可。

二、如何才能做好档案行政管理工作

(一) 档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政, 档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中, 当中的依法包括《档案法》, 但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位, 档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》, 需要提出的是其中的内容和要求原则化严重, 不具备明确的操作措施, 所以在实行档案行政管理过程中, 就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规, 只有做到上述这些, 才能顺利开展各项工作, 才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示, 在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用, 可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

(二) 档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求, 档案行政管理要实行“统一领导, 分级管理”, 同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以, 在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实, 不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中, 在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门, 如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作, 要实行亲自入村开展指导与帮助, 但其实这种做法不符合上述管理规定, 没有遵守自身行政管理职能的规定, 属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是, 以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础, 对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为, 在实际开展档案行政管理过程中, 要以《档案法》为主要依据, 同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理, 实现对档案管理部门的指导与监督工作, 做到这一点, 档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。

在当前的档案行政管理部门当中, 都设置有业务指导与法规科, 要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称, 可以改为档案管理指导处与档案指导处, 主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等, 不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等, 制订档案业务标准、规范、政策等文件, 还具有一定的强制性特点。

(三) 增加机构, 加强内部监督。要想实现依法行政的目的, 首先要做好内部监督工作。在一定条件下, 可以设置档案执法处, 也可以称为“档案执法队”, 主要负责强制性工作, 其中, 可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等, 负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。

参考文献

[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理.2013 (01) .

[2]陈宏霞.也谈档案行政管理的特征[J].档案管理.2012 (01) .

论档案行政权力清单制度 篇3

关键词：档案行政权力；档案行政职权；权力清单制度

党的十八届三中全会提出：推行地方各级政府及其工作部门权力清单制度，依法公开权力运行流程。党的十八届四中全会又强调：依法全面履行政府职能，推进机构、职能、权限、程序、责任法定化，推行政府权力清单制度。推进权力清单制度已成为全面深化改革的重要内容。档案行政管理部门作为行政管理部门也必然要推行权力清单制度，因此，本文就档案行政权力清单制度做一下初步的探讨。

1 行政权力的主要特征

1.1 公共性。公共性是行政权力区别于一般权力的最主要的特征。行政权力对国家事务的管理是以实现公共利益为目标的，它的运作集中体现在公共管理和公共服务过程中为社会提供的公共物品和公共服务。因此，行政权力本质上是一种公共权力。“行政权力的设置和行使，是要通过执行国家的法律、法规、政策等，来维护和实现公共利益。因此，国家行政机关及其公务员在行使行政权力时，必须以为社会公众提供服务为导向，以实现社会公共利益为宗旨。如果以权谋私，那就偏离了行政权力行使的目的。”[1]

1.2 强制性。行政权力是国家力量的象征。行政权力以其强制性保证体现公共利益的国家法律、法规、政策等得到落实。行政权力的行使方式主要表现为强制性地推行政令，强制性成了行政权力有效地执行国家意志的显著特征，任何个人和组织都不应抵制或违抗，否则就会受到相应的制裁。“行政权力行使是以国家强制力或暴力的威慑为后盾的，它所推行的法律、法规、政策等是行政客体必须接受的。”[2]正是这种强制性使行政权力所制定的各种行政法规、计划、政策、命令等，对全社会都具有普遍的约束性和权威性。

1.3 有限性。行政权力是有限的，“行政权有限性是指根据行政权的性质和特征，行政权应当是有限的，行政权必须以公民权利为界限，行政权的行使必须受到法律的制约”，[3]对于国家行政机关来说，行政权力也是必须履行的职责和义务。行政权力的这种职责和义务的统一性决定了它必须受宪法、法律法规的约束和社会监督。未经法律授权，国家行政机关不得擅自增加职权，否则就是乱作为，即“法无授权不可为”。如果国家行政机关放弃对行政权力的行使或消极应对则是不作为，同样也属于违法，即“法定职责必须为”。

1.4 膨胀性。从行政权力的增长趋势来看，行政权力具有明显的膨胀性。“行政权力的自我膨胀导源于行政权力的自身结构、行政权力的性质以及行政权力客体的状况。行政权力的运动是自上而下的放射状结构，且每经过一层中介，其放射都要扩大一定的范围；而各级权力行使者又常常产生扩大权力的本能冲动，这就使行政权力具有一种无限延伸的动力。”[4]而随着社会的不断发展，需要国家行政机构管理的社会事务会不断增多，行政权力的作用范围也就不断扩大，行政权力必然要随之增大。这三种因素相互作用，行政权力的扩张就难以避免。这一特性表现为两种情况：一是行政权力的自然增长。这是由行政权力的结构功能正向发展所决定的，属正常状态。二是行政权力的恶性膨胀，属异常现象。

通过上述特征分析表明，行政权力在贯彻国家意志的同时，很容易侵害行政相对人的权益，也容易出现腐败、低效、不作为、乱作为等异化现象。只有实行权力清单制度，才能有效避免行政权力的无限扩张与膨胀，保证其在宪法和法律框架之内规范运行，使其发挥积极作用，避免消极作用。

2 档案行政权力清单制度的主要特点

基于行政权力的特征，档案行政权力清单制度主要具有以下特点：

2.1 合法性。由于档案行政权力是由法律授予的，那么制定档案行政权力清单制度时就必须依据法律，符合法律，不得与法律相抵触。档案行政权力清单制度的设立、运行、监督、评价及调整，都必须在法律的框架内开展，不能突破法律限制进行法外行政。其一，档案行政权力要合法。即档案行政职权必须由法律授权规定，档案行政行为必须在法律规定的职权范围内行使职权。即职权法定、越权无效。其二，行使档案行政权力的程序合法。档案行政管理部门行使档案行政权力的过程，应符合法定程序，以避免违法或不当的档案行政行为。

2.2 约束性。档案行政权力清单规范的是档案行政权力，档案行政权力清单之内的行政权力是必须履行到位的职责，档案行政管理部门不能“缺位”不作为；档案行政权力清单之外的，原则上是属于社会和公民的活动范畴，档案行政管理部门绝对不能“越位”乱作为。对于档案行政管理部门来说是“法定职责必须为，法无授权不可为”。“缺位”不作为与“越位”乱作为都属违法行为，因此，档案行政权力清单制度具有约束性，只有刚性的法律约束才能使档案行政权力清单制度发挥应有的作用。档案行政权力清单一旦制定公布，就将对档案行政管理部门产生强制约束力，如果违反档案行政权力清单的规定，滥用档案行政权力，将要承担相应的法律责任。

2.3 公开性。列出档案行政权力清单，不能密而不发，不能只向内部公开，也不能部分地公开档案行政权力，而是除极少需要保密的事项外，要全面向社会公开档案行政管理的各项档案行政权力的内容、运行程序、执行主体、责任追究机制、目标结果，等等。档案行政权力清单本身也体现着公开性。“权力清单应体现出及时性与公开性，即权力清单中的诸要素，诸如权力范围、行使过程、完整性、准确性等，要以特定的方式向社会公众公开，保证社会公众能够及时、便捷地获知权力清单的内容。这是对权力清单程序性与及时性的综合要求，更是对权力清单公开的主动性要求。”[5]

2.4 双重性。档案行政权力清单制度具有双重性功能。一方面，档案行政权力清单制度对于档案行政管理部门来说，界定了档案行政权力的边界，划定了档案行政权力活动的范围。可以有助于档案行政管理部门的工作人员树立档案行政权力的边界意识和范围概念，清楚应该做什么、不应该做什么、应该怎么做。另一方面，档案行政权力清单制度对于档案行政相对人来说，它可以方便档案行政相对人了解档案行政权力运行过程，获取档案行政管理有关信息，还可以加强档案行政相对人依据档案行政权力清单对档案行政管理部门进行有针对性的监督。

3 档案行政权力清单制度的主要内容

档案行政权力清单制度主要包括以下五个方面的内容：

3.1 “清权”——全面梳理档案行政职权。根据法律、法规、规章和“三定”方案的规定，对档案行政管理部门主要职责及内设机构职责进行全面清理，将每一项职责进一步细化为具体的权力事项，逐条逐项分类登记，确保其真实性、准确性和完整性。对于梳理出来的档案行政职权事项，规范列明职权名称、实施依据、承办机构等。同时，开展部门履职分析，重点是部门职能是否全面正确高效履行、履职方式是否适应社会发展需要、履职中存在的突出问题及对策建议。

3.2 “减权”——简政下放档案行政职权。在梳理档案行政职权的基础上，对每一项档案行政职权的法律依据、行使程序、运行绩效情况进行科学评估，按照“职权法定、简政放权、转变政府职能”的要求，大力削减不合法、不合时宜的档案行政权力事项。其一，职权取消。没有法律法规规章依据以及部门自行设定的职权予以取消。其二，职权转移。对档案行政相对人有关档案事务水平能力的评价、认定，以及相关从业资格、资质类管理，原则上交由第三方实施或由社会组织自律管理。其三，职权下放。直接面向基层、量大面广、由地方管理更方便有效的档案事务事项，应当下放。

3.3 “确权”——确定规范档案行政职权。在梳理档案行政职权的基础上，确立认定符合法律、法规、规章和“三定”方案规定的档案行政职权，按照规范化的要求构建档案行政权力列表清单目录，制定相应的档案行政权力运行流程图、法定依据等，将档案行政管理部门的档案行政权力和责任与档案行政相对人的权利和义务清清楚楚地规定下来，让档案行政管理双方都明白各自权益与办事流程。

3.4 “晒权”——公开公布档案行政职权。就是公开档案行政权力清单、操作规程和流程图，将确权后的档案行政权力，编制成《档案行政权力清单》，内容包括档案行政权力名称、法定依据、责任部门、运行流程图等具体事项，并以各种形式对外公布，如在门户网站公示、在办公大厅张贴，等等，主动接受档案行政相对人的监督。同时，根据档案行政权力运行的实际效果和各方面提出的意见建议，及时对档案行政权力清单及运行流程进行动态调整。

3.5 “制权”——强化监督档案行政职权。强化档案行政权力运行监督，主要有两个方面：其一，构建内部监督体系。建立相应的绩效考核和责任追究机制，明确考核和问责的主体、范围、程序，切实防止不作为和乱作为。并且确保在部门或个人发生超越档案行政清单擅权、违法违规行使权力、不作为等问题时，能够受到及时查处和追责。其二，搭建外部监督体系。构建适时稳定的测评机制和及时归纳来自社会各界反馈的机制，通过网络评廉、召开服务对象座谈会、向服务对象发放征求意见表，或者聘请社会监督员，定期听取意见建议等形式强化外部监督。

4 建立档案行政权力清单制度的现实意义与作用

4.1 建立档案行政权力清单制度是实现档案行政管理依法行政的重要手段。依法治档、依法行政一直是档案行政管理部门积极努力的方向。档案行政权力清单制度的建立有利于推进依法治档、依法行政，有利于推动各级档案行政管理部门明晰自身权责、全面正确履行档案行政管理职能。档案行政权力清单制度的首要工作就是厘清档案行政管理权责边界，按照职权法定的原则，根据实际提供的档案事务服务内容，对档案行政管理部门现有的档案行政职权进行系统梳理，以清单的形式明确其职权范围、运行程序、责任大小，从而让每个档案行政管理部门的工作人员都知晓自身到底有哪些档案行政权力，如何行使，承担什么样的责任。这样就有利于档案行政管理部门更好地“定责”“明责”，履行职责，并且在一定程度上解决职责交叉、相互推诿等问题；发现“缺位”“越位”的情况，克服不作为、乱作为等现象；同时也有利于提高档案行政管理效能。以清单形式对各项档案行政权力的边界进行明确规定，不仅对档案行政权力越界行为有了制约、监督、查办、惩处的明确标准，有效减少档案行政权力越界行为，维护法律法规的权威性，而且也给包括档案行政相对人的行为在边界之内和底线之上留下足够的活动空间，有利于档案行政相对人遵守档案法规和档案行政管理依法行政。

4.2 建立档案行政权力清单制度是加强社会监督制止权力滥用行为的重要工作。“权力倾向于腐败，绝对的权力倾向于绝对的腐败”，[6]“一切有权力的人都容易滥用权力，这是万古不易的一条经验。有权力的人们使用权力一直到遇到有界限的地方才休止”。[7]虽然档案行政权力相对较弱，产生权力寻租的腐败现象并不多见，但是，档案行政管理部门滥用档案行政权力，“越位”“缺位”的现象并不少见，档案行政管理“由于没有边界意识和清晰的边界，导致档案行政管理的‘越位‘缺位现象经常发生”， [8]“档案行政管理部门普遍存在管理职能权限不够清晰，职能严重错位、越位等现象”，[9]“档案行政管理部门的‘错位‘缺位‘越位的问题还没有根本解决”。[10]

建立档案行政权力清单制度，依据法律规定和档案行政管理部门提供的档案事务服务的实际内容划定档案行政权力范围，明确档案行政权力的空间、运行程序，使档案行政权力有法有据、流程清楚、公开透明，有利于将档案行政权力关进制度的笼子，消除各种于法无据的档案行政许可、行政审批行为，从源头上压缩档案行政权力寻租空间，防止档案行政权力滥用。档案行政权力范围的划定，使得某个档案行政权力岗位该做什么、不该做什么、该怎么做都清清楚楚，一旦越界便是“越位”，如果是不作为，那就是“缺位”失职，都会受到相应的问责与惩罚。同时，也可以最大限度地让档案行政相对人知晓各级档案行政管理机构的职权内容、行使程序，使档案行政权力的运行置于社会公众的监督之下，这就严格限制了档案行政管理部门和公务人员行使档案行政权力的自由度，对档案行政权力行使者起到监督和警戒制裁的威慑力。

4.3 建立档案行政权力清单制度是维护档案行政相对人权利的重要途径。建立档案行政权力清单制度有利于维护档案行政相对人的权利。我国的公共权力源于人民，按照我国《宪法》的规定，国家的一切权力都属于人民，“人民是国家的主人，政府的权力来源于人民的让渡，政府为人民服务是天职，人民的利益至上，政府必须全心全意为人民服务，实现社会公共利益的最大化”。[11]档案行政管理部门行使的档案行政权力是人民让渡给档案行政管理部门代为行使的公共权力。因而档案行政相对人对档案行政权力的行使具有知情权、监督权。建立档案行政权力清单制度，其目的就是打开档案行政权力封闭运行的“黑箱”，将档案行政权力的行使过程公之于众，让档案行政权力在法律的框架下运行，使档案行政管理事务成为透明公开的阳光行政。因此，建立档案行政权力清单制度，就是让档案行政权力执行的内容、范围、程序、结果公开。让档案行政相对人了解档案行政管理部门及其工作人员到底有哪些档案行政权力，其档案行政权力是如何行使的，这有利于维护档案行政相对人的权利，依法满足档案行政相对人的种种权利诉求。

*本文为2013年度国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段成果。

参考文献：

[1]王惠岩主编.行政管理学[M].北京：高等教育出版社，2011：128.

[2]楚明锟主编.公共行政学[M].北京：高等教育出版社，2013：52.

[3]赵春蕾.行政权有限性研究[D].山东大学，2006.

[4]麻宝斌主编.公共行政学[M].大连：东北财经大学出版社，2012：70.

[5]黄佳宇.行政信息公开研究[D].吉林大学，2015.

[6][英]洛德·阿克顿.自由与权力[M].侯健，范亚峰译.北京：商务印书馆，2001：286.

[7][法]孟德斯鸠.论法的精神（上册）[M].张雁深译，北京：商务印书馆1961：154.

[8]李宗富.档案行政管理的未来走向：行政执法为主、行政指导为辅[D].郑州大学，2012.

[9]付兴.构建档案行政管理工作服务新向度初探[J].现代交际，2013（12）：47.

[10]鹤鸣.关于做好我市“五五”档案普法的几点思考[J].档案与建设，2007（11）：25～26.

市行政服务中心档案管理制度 篇4

1、归档范围：上级下发的各类文件、领导讲话，市委、市政府、各部门有关文件，“中心”文件、会议记录、会议纪要、工作总结、重要资料及照片、音像材料等，“中心”制定的各项规章制度，“中心”干部职工名册、考核奖惩、晋升及调动等文件材料，及其它应该归档的材料、资料。

2、档案保管：档案由专职人员保管。保管人员要做好档案的防潮、防蛀、防火、防盗工作。严格按档案管理的有关规定执行，确保档案安全。

二、“窗口”文件档案资料管理

1、归档范围：与“窗口”工作业务有关的各项政策文件，“中心”下 发各“窗口”的文件、“中心”制定的各项规章制度，本 “窗口”已办结或正在办理事项的各类资料等属于“窗口”归档资料。

2、档案利用：“窗口”档案由各“窗口”实行专人负责。本“窗口”工作人员借阅后要及时归还；其他因工作需要借阅或复印有关资料，需经本“窗口”负责人同意，并办理登记手续。

行政机关档案信息化管理 篇5

对于档案管理信息化而言，档案信息化和机关信息化的同步、遵守法律法规以及做好馆藏的数字化加工，才是档案管理迈入电子信息管理赋予我们的重要使命，同时也是现阶段机关档案管理工作的新目标、新要求。

【关键词】机关档案;管理;信息化

作为国家的重要事业之一，档案管理对于造福人民、服务社会有着重要意义。

随着科学技术的不断发展，档案管理逐渐迈入信息化、科技化、电子化时代。

但是纵观机关档案整体性的管理策略，还存在资金不足、思想认识不足、缺少专业人才等诸多方面的问题，使得机关档案的管理工作无法做到与时俱进，这样就可能给机关档案管理信息化建设带来阻碍。

所以，当今时代下的机关档案管理工作就应该加强信息化建设与管理，这样才能推动机关档案管理工作的持续进行。

一、机关信息化与机关档案信息化要实现同步推进

作为各级机关部门，应该认识到档案信息化工作对于机关的重要性，能够统一规划，专注于加大投入档案信息化资金的力度，确保机关档案的信息化建设能具备所需的人力、物力、财力等，从而切实担负责任，做好各级部门之间的相互协调与协作。

协调处理能解决档案信息化建设遭遇的困难或问题，有效推动建设档案信息化与建设机关办公自动化、电子政务之间的相互协调，从而围绕信息化工作开展档案的信息化管理工作，使机关档案信息化能与机关信息化实现同步发展。

但机关信息化要求机关做到与时俱进，从而为机关的档案管理信息化建设提供更好的环境与条件，帮助解决档案管理信息化建设问题。

在当下机关加强信息化建设的环节，档案人员应迎难而上，积极参与信息化建设，将档案信息化建设变成机关信息化建设不可或缺的部分，从而将两者相互地结合起来，实现机关的可持续发展与进步。

要求档案管理人员迎难而上，就应该提升档案管理相关工作人员的综合素质，做好档案信息化管理方面的培训工作，让他们意识到档案信息化管理对于机关发展的重要性，从而推动机关档案信息化与机关信息化的和谐发展。

二、专注法规、标准，实现科学化、规范化的机关档案信息化管理

开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，能够实现统一的规范，满足统一的标准，让电子文件归档，传统载体档案逐渐实现数字化，并通过数字化的传递、保管和利用等工作，实现规范化、标准化、有序化的要求。

在档案的信息化建设之中，各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规，这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求，方便后续的存储与共享，最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。

对于具有保存价值的电子文件，在机关档案管理中应该实施集中化管理，完善技术标准的统一，监理文件管理指标体系，实现规范化的电子文件管理。

在机关档案数字化加工之前，应该得到档案行政管理部门的认可，并且能够在业务的指导与监督下进行操作。

此外，机关还应不断完善获取档案信息的能力，改变以往重藏轻用的观念，注重增强机关档案信息服务功能，使档案信息的作用得到最大限度地发挥，从而提高机关档案管理的信息化水平。

三、完善机关室藏档案的数字化加工

机关在传统载体档案信息资源的研究中，应该积极开展数字化的档案管理工作，将档案信息资源的总量增加，发挥机关档案管理部门的综合优势，整合机关档案的信息资源，才能逐渐实现各个部门之间的数字化档案管理的互通。

各个层次的机关应该对室藏档案的数字化工作进行统筹的安排，这样才可以严格遵循科学管理机关档案的工作规律，针对各类基础性的机关档案工作进行分类与鉴定，夯实档案管理的数字化基础。

如果条件允许，机关应尽可能针对纸质档案建立全文数据库，并加强多媒体数据库建设。

按照《纸质档案数字化技术规范》中的一系列标准与要求，再配合照片、录音、录像等提出数字化档案管理的具体规范，就能真正实现档案数字化，建立健全纸质档案的多媒体数据库、全文数据库。

在移交机关档案馆的纸质档案或其他载体的档案时，应该充分考虑到数字化的档案管理。

四、结论

总而言之，开展机关档案管理的信息化工作是一项长久的、系统的过程，想要将现阶段的机关档案管理工作完善，不局限于传统的档案管理现状，就应该对机关档案管理面临的问题进行妥善地分析和处理，再配合上级机关领导的高度重视，确保技术、资金等方面到位，就可以做好机关档案的信息化管理建设工作。

时代的发展，让我们认清当前档案管理工作的现实，所以，想要推动机关的稳步发展，档案信息化管理工作必不可少。

【参考文献】

[1]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012(05)：82-83.

[2]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2014(01)：69.

行政村档案管理制度 篇6

行政执法案卷档案管理自查情况报告

为加强行政执法案卷管理，提高执法案卷档案管理工作水平，按照《关于开展行政执法案卷档案管理执法检查的通知》文件要求，我局对2012年1月1日至2013年12月31日期间实施并已办结的行政执法案卷进行了自查，现将自查情况报告如下：

一、自查结果基本情况

根据上级的要求，我单位明确了此次案卷自查的重点，主要针对行政执法案卷的合法性、审批工作的规范性以及立卷归档的标准性进行自查，认真组织实施，严格按照相关文件的要求，对以往的行政执法案卷逐项检查，逐一对照，修改完善。

通过自查，行政执法案卷档案管理制度建设方面，我局制定了《XX县质量技术监督局行政执法案件档案管理办法》，2012年1月1日至2013年12月31日共实施并已办结行政执法案卷XX件，均符合主体合法、适用法律依据合法、程序合法、审批工作规范，在案卷制作过程中，基本上符合文书规范标准和立卷归档标准，均已纳入本单位档案收集范围，并按国家档案法律法规的要求和标准归档。行政执法案卷材料均按照行政执法活动的法定程序、环节进行收集，无违法收集材料的情况；行政执法案卷齐全完整、签署完备、归档及时、整理规范；不存在拒不移交行政执法案卷等违法违纪行为；不存在损毁、丢失、涂改、伪造和擅自出售、转让档案及复制件以及利用档案泄密的情况。

二、行政执法案卷管理工作中存在的问题

从案卷自查情况上看，我局行政执法工作人员的法治意

识明显增强，依法行政的工作水平也有了较大提高，适用法律依据准确，程序合法。但同时也存在一些不足：主要是行政执法案件审批后案卷归档工作有待进一步加强，部分行政执法案件材料顺序排列、目录填写以及页码编写不规范。

三、改进措施

针对存在问题，我们将采取以下措施切实加以整改。

一是加强培训，提高能力。加强对执法人员的业务培训力度，着力提高执法人员对法律、法规和规章条文的学习理解能力，对行政执法文书的制作运用能力，把好每一道行政执法程序关，进一步严格依法行政，把行政执法工作推向新的高度。

二是提高档案管理人员素质。我局将通过对档案管理人员进行档案学科理论培训，提高档案管理人员专业技能和素质，使其熟悉档案工作的各个环节和基本要求，掌握科学管理的原则和方法，提高档案管理质量。

三是落实案卷归档专人负责制。加强档案工作队伍建设，选择作风正派、责任心强、有专业技能的干部从事档案管理工作，加速档案管理科技进步。

档案行政管理工作之我见 篇7

我国实行改革开放已经三十多年了,当前已经发展为社会主义市场经济时期,政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此,依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中,首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行,国家推出了《档案法》,进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施,重新认识到档案行政管理职能,计划经济时期的指令性业务指导已与当前时代发展不相适应,因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门,也不再属于一个固定的部门,同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响,人们的日常行动还没有体现这种认识,特别是在当前的基层,指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。

1. 法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业,同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”[1],从中可以明确,档案行政管理主要针对的是社会档案事务,但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门,更不能管理当中的某一个人。也可以这样说,档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果,重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中,档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作,认为提高档案工作人员水平,使其能够做到科学管理内部档案实体,而不能准确定位行政管理的主要职能[2]。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难,虽然也做了大量的服务工作但却得不到相关部门的认可。

2. 如何才能做好档案行政管理工作

2.1 档案行政管理必须依法行政

在行政管理过程中要求首先做到依法行政,档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中,当中的依法包括《档案法》,但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位,档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》,需要提出的是其中的内容和要求原则化严重,不具备明确的操作措施,所以在实行档案行政管理过程中,就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规[3],只有做到上述这些,才能顺利开展各项工作,才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示,在河南省与“档案”有关的法律法规就有十七部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用,可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

2.2 档案行政管理必须遵循分级管理的原则

依据《档案法》要求,档案行政管理要实行“统一领导,分级管理”,同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以,在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实,不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中,在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门,如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作,要实行亲自入村开展指导与帮助,但其实这种做法不符合上述管理规定,没有遵守自身行政管理职能的规定,属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是,以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础,对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为,在实际开展档案行政管理过程中,要以《档案法》为主要依据,同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理,实现对档案管理部门的指导与监督工作,做到这一点,档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。

在当前的档案行政管理部门当中,都设置有业务指导与法规科,要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称,可以改为档案管理指导处与档案指导处,主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等,不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等,制订档案业务标准、规范、政策等文件,还具有一定的强制性特点。

2.3 增加机构,加强内部监督

要想实现依法行政的目的,首先要做好内部监督工作。在一定条件下,可以设置档案执法处,也可以称为“档案执法队”,主要负责强制性工作,其中,可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等,负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。

摘要：首先阐述了法定的档案行政管理职能,并从依法行政、分级管理以及增加机构、加强内部监督三个方面,对如何才能做好档案行政管理工作进行了分析。

关键词：依法行政,行政管理,执法

参考文献

[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理,2013(01).

[2]陈宏霞.也谈档案行政管理的特征[J].档案管理,2012(01).

行政村档案管理制度 篇8

1文献统计分析

从数量上看，自1992年到2012年共发表了22篇提及“档案行政管理主体”的文献，仅占同期全文中涉及“档案行政管理”的14633篇文献的 0.15%。

文献涉及16种期刊，其中，档案学期刊13种，占81.25%；发表文献19篇，占全部文献的83.36%。在13种档案学期刊中，核心期刊7种，发表文献13篇，占档案学期刊发表文献的68.42%。发表文献2篇以上的3种期刊，均为档案学核心期刊（《档案与建设》5篇、《中国档案》2篇、《档案学通讯》2篇）。档案学期刊是对这一研究关注度高且发表文章数量比最高的杂志群。

22篇文献分布在21年间，年均发表文献只1篇多一点。具体情况见下图：

·从图中可以看到，研究一直呈时断时续，不甚活跃的状态。其中，只有1999年到2002年的4年，研究相对活跃。

22篇文献中，署名文献有20篇，共涉及20名作者。发表文章2篇以上的2人（李建芳、袁光），占全部作者的10%。20篇署名文献中合著2篇，均为2人合著，合作率为10%。没有核心作者出现。22篇文献中，署明单位的有17篇，涉及14个单位。其中，发表文献在2篇以上的有3个（江苏省档案局3篇、中国人民大学2篇、南通医学院附属医院2篇）。在14个单位中，档案行政管理部门6个，占42.86%；高校4个，占28.57%；其他单位4个，占28.57%。档案行政管理部门对此的关注度高于高校与其他单位，但差距并不大。

2文献内容分析

22篇文献从题目中可取的主要关键词有15个，主要分为“档案行政”、“档案法制”与“档案事业”三个大类。其中，“档案行政”11个，涉及文献19篇。主要集中在：依法行政（5篇）、行政执法（3篇）、行政行为（2篇）、行政效率（2篇）和行政指导、行政奖励、行政管理、行政复议、行政处罚、行政相对人、行政不作为（各1篇）等方面。档案法制3个，涉及文献9篇。包括：依法行政（5篇）、行政执法（3篇）和档案法制建设（1篇）。其中，有两项8篇文献与“档案行政”的文献存在重叠。“档案事业”3个，涉及文献3篇，涉及档案事业、档案管理体制和档案馆（各1篇）。

在22篇文献的全文中，在提及“档案行政管理主体”时，强调“档案行政管理主体严重缺失”和“档案行政管理主体不适应”的最多，有7篇，时间跨度从1992年到2006年。其次，是强调：“档案行政管理主体是各级档案行政管理部门”，有4篇文献，时间为2001年至2009年。再次，是“档案行政管理部门既是档案行政管理主体，又是档案行政执法主体”、“档案行政管理主体与档案行政相对人的法律地位”和“管理者（行政管理主体）与被管理者（行政管理相对人）的关系”，各2篇。其他还有“档案行政管理主体的形象”、“行政管理主体应当对其行使的行政管辖权负法律责任”、“行政管理主体应当具备相同的法律主体资格”等。

3结语

档案行政管理主体研究整体上还相当薄弱和不成熟，无论是从数量上还是从质量上，都与档案学其他研究领域有很大的差距。但随着档案工作依法行政的不断推进，对档案行政管理主体的研究势必会成为一个热点，为档案行政管理提供有益的经验与成果。

幼儿园行政档案 篇9

一、教职工要积极参加培训、不断提高政治业务素质，提高教师整体素质和自身素质。同时，鼓励教职工利用业余时间进修学习。

二、提倡互帮、互学，高素质有经验的教师要对青年教师进行传、帮、带，幼儿园有计划的对保教人员进行英语、音乐、舞蹈、美术等专业技能方面的培训。

三、坚持走出去和请进来的方针，可邀请幼教专家来园讲学。可组织教师外出参观学习开展学术研究活动。并根据需要有计划的派送教师外出进修。

四、坚持业务学习制度，每周六有计划的安排业务学习，使全体教职工不断获得新的信息，学习新的教育理念，了解新的幼教发展动态。

档案行政执法自查报告 篇10

在县档案局和上级主管部门的正确指导下，按照《关于开展xx档案行政执法检查工作的通知》的要求，我局进一步加强对档案的收集、整理和管理工作，使档案得到了更有效保护和利用，现将自查情况报告如下：关于开展xx档案行政执法检查工作的通知》的要求，我局进一步加强对档案的收集、整理和管理工作，使档案得到了更有效保护和利用，现将自查情况报告如下》，国家档案局8号令、9号令。通过多种形式的宣传学习，提高了广大职工的档案意识，建立了一支由股、所组成的档案管理网络队伍，营造了一个重视档案管理工作的良好氛围。

二、强化制度管理根据《档案法》及《实施办法》等相关规定，认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，建立健全了档案管理的各项规章制度。

包括收集、整理、保管、鉴定（含销毁鉴定）、统计、利用及归档范围、档案保管期限表、分类方案及各种专门档案、电子文档管理的制度和办法，按规定进行了上墙。

三、强化基础设施自移民搬迁后，局领导非常重视档案管理工作，按要求建立了专门档案库房，购置了档案柜，安装了防盗设备，空调设备、有防火、防光、防虫、防有害气体的消毒杀虫设备和药物，做到了档案员办公室、档案查阅室和档案室“三分开”，库房内存放档案装具样式、规格及质量符合国家标准，有数量充足、质量较好的档案专用柜，对机关形成的档案实行集中统一管理。

四、强化档案管理按照归档范围和归档制度要求及时将各股室移交的档案资料进行归档。归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，文书档案、会计档案、声像档案、科技档案及形成的各种光盘、磁盘信息等齐全完整。按照《县重大建设项目档案管理办法》的规定，本规定所称县重大建设项目（以下简称项目）是指县政府确定的重大建设项目及投资额在500万元以上（含500万元）的建设项目，我局无项目涉及。按照《向家坝水电站库区移民档案管理办法》和民生档案管理办法，并结合我局实际，将形成的档案归入了本单位的文书档案进行统一管理。

行政村档案管理制度 篇11

【关键词】高职院校行政办公室 电子文件 纸质档案 档案管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0325—01

随着信息化的不断发展，我们一直作为信息主要记录方式的档案存储介质发生了巨大变化，主要表现为由传统纸质档案正逐步向以光盘、磁盘等形式为介质的电子档案过渡。不过，由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此，从现在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质档案与电子文件并存阶段。那么，怎样把这一过渡时期的档案管理工作做好，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是我们档案工作者所面临的崭新课题。

一、纸质档案与电子文件管理的共存

从电子文件产生起，直至最终取代纸质档案是一个相当长的历史时期。“以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志，前者以其强有力的生命力作为档案信息主要存储介质至今仍然行使着历史使命，得到档案工作者的广泛认同；后者是档案现代化的标志，是电子计算机在档案管理中应用的产物，预示着档案管理工作未来的发展方向，日益为档案界所关注。”我们认识和掌握各自的特点和存储的规律，可以开拓我们的管理思维，改进档案管理模式，促进档案管理多方面发展，具有一定的指导意义。在这段时期内，电子文件和纸质档案将长期共存、优势互补、共同发挥“历史记忆”的作用。现在，很多高职院校在同时保存电子和纸质两种文件的同时，对二者的处置力方法也是不一样的。一是按照传统的做法把纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行处理；二是将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件称为档案，电子文件成为资料；三是将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。建立新型的两套制，即将计算机生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存，在现阶段是必要的。作为一名档案工作者，必须对历史负责，尽最大努力保存、反映历史真实面貌的可靠记录。因为电子文件有其技术方面的特性，并且受当前技术、法律的制约，很难保证电子文件安全可靠，很难保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效力。所以，电子文件与纸质档案的共存发展是复杂的。就目前而言，完全有必要建立电子文件与纸质档案的“双套制”。“双套制”管理，即我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质档案保存系统内管理的方式。

“双套制”是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的逐渐成熟、法律的不断完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。在这个时期内，怎样处理好电子档案与纸质档案互相依存，共同发展的关系，深入研究并存时期档案管理的新策略、新方法，这是时代赋予档案工作者的历史使命。

二、高职院校行政办公室的档案管理在并存时期的模式、流程

目前，在档案管理技术和管理条件下，纸质档案与电子档案各以其自身特点和用途并存于档案各个领域，只不过在不同的部门侧重有所不同。从档案管理现代化，实现档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面考虑，大力发展电子档案，推行计算机信息技术在档案管理中的应用，是十分必要的。因为，电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。但是“无纸化”的实现过程毕竟是一个漫长的过程，在此阶段电子文件和纸质档案管理的并存是消极被动的，而是在相互学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在作用和相互影响中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法逐渐融合为一套综合管理各类文件的管理方法和管理系统。我们应该认识到纸质档案作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为不同的立卷方式而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，进行统一编号，以便与电子文件相呼应，更好地保管和利用。

随着现代电子政务、电子商务建设的开展，各机关、系统和企事业单位也相应建立了系统办公网络平台，在这种办公状态下自然形成电子文件和纸质文件的并存，优势互补。我们目前使用的《用友办公》软件，就是一个很好的例证。它可以将电子文件与纸质档案一—对应。首先经过鉴定决定哪些纸质档案需要形成电子文件，哪些电子文件需要备份纸质档案，在试点单位中要求将每份电子文件的责任者、文题页数、日期保存录入计算机，同时给出顺序号，并将顺序号同时定为纸质档案归档的文件号，这就在电子文件与纸质档案中建立了有机的联系，移交时将电子文件形成备份与纸质档案一起移交，档案馆工作人员再将数据库转入档案馆的微机管理系统，实现电子档案的移交。这种纸质档案与电子拷贝双重管理的方式，能够确保归档电子文件的安全，而且对并存阶段的各地档案工作有一定的借鉴。

文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索、提供利用等业务。高职院校行政办公室的文件主要由外部来的电子文件、机关发文和内部文件纸质档案及电子文件。行政办公室所管理的对象既包括电子文件又包括纸质档案，因此现代文件管理流程区别于传统档案管理流程。那么对电子文件和纸质档案的管理就要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。

1.同步归档。改变以往定时归档的方式，将制发的、收到的以未经公文处理的纸质文件核对完整齐全后即时归档；电子文件确符合归档要求后，保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中加上归档标志。

2.同步鉴定。对于电子文件的鉴定最理想的情况是由计算机动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，指定保管期限并纳入管理系统，文件一旦形成，系统便依照预定的保管期限提醒或判断保管期限；而纸质档案的鉴定工作也不必像传统鉴定作那样集中进行，而是即时鉴定以便即时归档。

3.同步整理。即是指归档的纸质文件与电子文件采用“合二一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质档案时，归档电子文件也就整理完成了。

4.同步著录。这种同步的著录表现在电子文件形成于单位的文件处理系统时按规定形成或自动形成的著录信息，可直接用于纸质档案的著录，这也是同步整理、同步利用的基础。

行政村档案管理制度 篇12

对信息资源进行合理有效地利用, 是我们现代社会发展的一种趋势。传统的方式已经完全不能满足信息时代人们的需求。首先, 传统的档案管理的理念更注重对档案进行收藏, 忽略了档案的实用性和必要性。但是对于信息时代的档案管理来说, 由于信息量大而且实用性强, 需要我们及时对信息进行筛选、处理、解决。传统档案管理方式已经远远不能满足信息时代的需求。其次, 传统的档案管理模式比较落后, 传统档案管理工作大多数信息的存档都是由工作人员进行手工摘录, 这种存档方式不仅无法及时地完成档案资料的规整, 同时, 在数据搜索时也比较困难。不仅增加了人工成本, 还造成了搜索资料时的效率低下, 很难发挥档案信息资源应该具备的功能。最后, 传统的档案管理受地域限制和时间限制。传统的档案资源的生成受到时间和空间的限制, 不能执行全国各省各地区的统一管理方案, 不便于全国范围内的档案信息化交流与传递, 这样很难形成一体化的管理模式, 不利于对行政事业单位的统筹管理。

二、行政事业单位档案管理的趋势

首先, 信息一体化。遵循信息一体化是行政事业单位日常运行的基本特征, 也是行政事业单位档案分类整理的主要理论依据。行政事业单位档案的开发、鉴定、归档、统计、保管、利用、移交等工作都应该体现出成套性特点。其次, 以现代信息技术作为载体类来进行管理。科学技术的发展使得现代行政事业单位档案管理的形式也变得多样化, 同时档案载体也变得丰富多彩, 由原来的仅仅是纸质化的管理档案的模式, 变为了全电子化、全信息化、全网络化的模式。

三、信息时代加强行政事业单位档案管理的举措

(一) 加强对档案管理工作的重视度。行政事业单位档案管理关系到整个行政事业单位档案信息的运行, 它需要全体行政事业单位人员的配合。加大行政事业单位的档案管理法制宣传、强化行政事业单位干部职工的档案管理意识是一件很重要的事情。各行政事业单位需要加大资金投入, 推进行政事业单位档案规范化建设, 加强行政事业单位档案管理软件和硬件建设, 以确保行政事业单位档案信息化管理工作顺利进行。如, 某县人口和计划生育局在经费十分紧张的情况下, 依然将档案管理硬件建设列入经费预算, 先后投入4万余元, 购置了档案密集柜六列24节, 配备了微机、温湿度计、干粉防火器材、档案专用梯等, 安装了防盗门、双层防晒窗帘, 使档案室管理做到了防盗、防光、防高温、防潮、防火、防尘、防鼠、防尘的要求, 确保了档案资料安全保管, 有力推进了档案规范化进程, 而且还更好地推动了人口管理的规范化、提升了计划生育业务工作的水平。

(二) 加强制度化建设。我国事业单位在构建完全信息化管理平台的前提是对原有的档案进行规整。所以, 各个行政事业单位需要结合各单位的实际情况, 整合原有的档案室, 设置合格的管理员。具体负责行政事业单位档案的收集、整理和查阅等工作。按照国家规定的《档案员岗位责任制》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《立卷归档制度》等规章制度对自身的档案管理部门进行整改和完善。我们需要将电子和纸质的档案管理载体同时运用, 不仅仅注重数字化和数据库的建设, 同时也要保管好已有的实体的纸质、照片、音像、磁盘等档案物品。为逐步实现“档案管理软件”在计算机上进行档案信息管理进行铺垫。提高行政事业单位档案管理的保管质量和利用效率, 重视行政事业单位档案资源的利用。行政事业单位档案在整理后, 传递给信息平台, 同时以开放式的管理模式来面向大众, 给社会提供一个可以方便查询、学习、研究的数据库, 以发挥行政事业单位档案最大的作用。

(三) 加快档案数据库步伐。我国档案管理的现状是大多数都处于信息化管理的过渡阶段, 如何跨越鸿沟, 解除这种困境, 最好的办法就是建立信息数据库。但是, 数据库的建立是一项庞大的工程, 需要经过长时间的磨练。因此, 要遵从由低到高的建设过程。在行政事业单位档案信息化建设过程中, 我们首先要建立一个行政事业单位档案目录库, 根据目录填充所有行政事业单位档案信息, 然后将行政事业单位档案目录、内容组合形成一种网络开发和分布形式的数据库, 以有效地提高行政事业单位档案管理工作的效率。

(四) 优化档案服务工作。行政事业单位档案管理要建立信息化的档案管理系统, 就需要构建网络服务平台。传统的手工编辑存档的方式不利于行政事业单位档案的利用和查找, 以及相关行政事业单位档案信息的提取、搜集, 为行政事业单位档案工作人员带来很多不便, 造成行政事业单位档案管理效率不高。如果行政事业单位档案管理部门建立了统一的网络服务平台, 就可以解除行政事业单位档案管理在时间和空间上的限制。不管何时何地都能通过相关验证信息对行政事业单位档案信息进行提取查询。同时, 为了减少人工成本, 可以加强行政事业单位档案信息自动化管理, 引入自动化软件, 对行政事业单位档案信息进行自动化录入、整理、上传、保存等, 以实现行政事业单位档案的利用价值。

参考文献

[1].向艳琴.对行政事业单位档案管理的创新探讨[J].企业家天地, 2013.04