会议场地预订注意事项（通用3篇）
会议场地预订注意事项 篇1
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大型专业会务必须做好的七项准备— —酒店哥哥HotelGG 会议侧重于策划，而会务更侧重于服务。针对于会务方面，我们的服务主要总结为：酒店考察、会务组专人服务、来宾数据统计、接送机（站）、酒店住宿安排、用餐服务、交通服务、医疗应急处理。
一、会务组
1.提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。2.会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。3.建立酒店与会议团队的沟通桥梁。
4.24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。5.开通网线便于与外界联络。
6.安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。
二、数据统计
1.确定标准服务用语，提供优质服务。
2.根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。3.根据临行更改信息，及时调整相关数据。
4.准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。
三、交通服务
1.按照数据统计时间，准确接送来宾。2.根据来宾数量，合理安排车辆。3.车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。4.途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。酒店哥哥HotelGG.com
5.安排值班车辆，处理应急事件。
6.大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。
四、住宿安排
1.重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。
2.服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。3.协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。
4.每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。
五、会议安排
1.根据具体会议流程安排好会议的时间地点。
2.提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。
六、餐饮安排
1.根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。2.提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。
七、医疗保障
1.配备医疗人员，解决突发事件。
2.提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。
3.基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。
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会场选择时需要特别关注的细节— —酒店哥哥HotelGG 我们每次安排会议选择会场时，不应只考虑会场租金问题。在考虑会议参加人员组成、到会场的距离以及到会人数的同时，我们还要向你可能使用的会场咨询下列几项事宜： 会场是否合适
该会场是否符合公司的企业形象？ 该会场能否帮助此次会议营造恰当的气氛？ 该会场对会议受众有没有感染力？
会场工作人员能否给与会人员留下良好的印象？ 会场地点
与会人员能否轻松方便地到达会场？
会场附近有没有必要的公路、铁路、航空交通路线？ 会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行？
会场所在地是否安静？如果需要的话，附近是否有住宿场所？安全状况如何，等等。会场使用时间是否合适？ 会场在会议期间是否可用？
诸如会议设备、住宿场所等相关设施在会议期间是否可用？ 需要变更会议日期时，会场能否同意？ 会场大小
会场座席数目是否合适？
会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境？
各会议室布局是否合理？能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员？ 酒店哥哥HotelGG.com
会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动？ 会场设备
如果需要的话，会议室类型是否齐全？会场内是否有礼堂？是否有供举办分会使用的小型会议室？
会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等等？
会场能否提供无线网络接口？能否提供复印和传真服务？需要的话，能否提供笔记本电脑或台式机？
能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？
素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足？ 会场能否提供足够的停车位？ 会议室通风是否良好?有没有安装空调? 身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足？
会场能否提供餐馆或酒吧，供与会人员会后交流和娱乐之用? 有无运动或者休闲设施？比如，游泳池或者健身房。如果需要的话，会场是否也能提供住宿设施？ 会场使用费用
会场中心的要价是否在会议预算范围之内？
会议中心采取什么收费方式？比如，以每人每天二十四小时计价，或者以使用的房间数目为标准？ 价格是否打折？ 是否有降价空间？
该会场要求的包括额外服务费用在内的总费用，与其他会场的报价或其他选择相比酒店哥哥HotelGG.com
是否更便宜？（例如，开会、用餐在一个地方，住宿安排到另外的地方是否会更便宜呢？）
有没有任何隐形费用？ 要求何时付款？
是否需要预交部分费用？如果需要，预交多少？提前多长时间？
该会议中心如何对待取消会议的情况？如取消，会得到全额退款，还是部分退款？
上述许多问题都可以在会议中心的网站上得到答案，也可以向中心索要报价单。如果你是首次使用该会议中心，你可以向其他曾经使用过该会场举办会议的公司询问 他们使用时的相关情况。如果会议十分重要，你就有必要亲自去会议中心考察一下，以得到关于会场布局等一手的情况，更重要的是要了解会议场所管理层和工作人 员的态度。
如果你想使会议取得圆满成功，或者让你选择的会场给与会者带来更好的而不是更坏的经历，一定要仔细选择。会议中心评价的特殊考虑因素
除了“会议中心选择注意事项”以外，你还要清楚地知道会议的性质，有时它也会对会场选择有特殊要求。
例如，如果你想向重要客户展示一件新产品并给他们留下深刻的视觉印象，这就需要将这次会议的性质明白无误地告知会议中心，在选择会议中心的时候也要注意这一点。
如果此次会议主要目的是建立团队意识，这就需要会议中心能够满足运动、娱乐、社交活动以及建立团队意识所必需的设施。酒店哥哥HotelGG.com
如果会议的参加者不是本公司的员工，这时就需要有一个接待区域，与会代表从而可以登记、领取名牌、传单和会议议程。
如果与会者是外宾的话，会议中心必须要能够满足这些外宾的要求，比如，饮食偏好，观光以及旅游安排。
“会议中心选择注意事项一览表”应该将所有的特别考虑因素包括在内，然后才能进行会场考察。
社团组织和公司会议策划者在选择设施或饭店时考虑的重要因素排序表 社团组织会议策划者
1.会议室的数量、大小、质量 2.可商议的食品、饮料和房价 3.食品服务质量
4.休息室的数量、大小、质量 5.结账程序的效率 6.入店和离店程序的效率 7.会议支持服务和设备
8.派专人负责处理会务的各个方面 9.展示空间 10.是否有此方面经验 11.套间的数量、大小和质量
12.近处是否有购物场所、餐馆及娱乐场所 13.其他交通方式是否便利
14.店内休闲设施，如高尔夫、游泳池、网球 酒店哥哥HotelGG.com
15.机场距离
16.特殊会议服务如提前登记、特殊设备等 17.设施新 公司会议策划者 1.食品服务质量
2.会议室的数量、大小、质量 3.可商议的食品、饮料和房价 4.睡房的数量、大小、质量 5.会议支持和服务设备 6.付款程序的效率 7.入店和离店程序的效率 8.有专人负责会议的所有层面 9.设施和人员相关经验
10.店内休闲设施，如高尔夫、游泳池、网球 11.其他交通方式是否便利 12.机场距离 13.展示空间
14.距离购物、饭店、店外休闲娱乐场所近15.特殊会议服务如提前登记、特殊设备等 16.套间的数量、大小和质量 17.会议设施的新旧
会议场地预订注意事项 篇2
1.打开浏览器，输入铁道部官方网站：http://。按下回车键键进入页面。（如下图所示）
2.登录铁道部官方网站进入后，点击网上购票用户登录。（如下图所示）
3.进入后将页面下拉，同意该服务条款。（如下图所示）
4.接下来就可以注册用户名，在填写相关信息时，框后红色*号为必填内容，其余项有些可以不填，要注意个人信息的准确无误，尤其是姓名要与身份证上的协同，不可忽视。在附加信息栏中，要注意旅客类型要选择学生。检查完成后提交注册信息。（如下图所示）
5.注册完成后点击回到网站首页，点击购票/预订。（如下图所示）
6.进入用户登录界面，输入用户信息，填写验证码，点击登录。（如下图所示）
7.登陆后点击车票预订。（如下图所示）
8.选择单程，注意出发地和目的地填写，以及出发日期，填完后点击查询学生票。（如下图所示）
9.进入后根据自己的行程安排选择车次，点击预订。（如下图所示）
10.添加乘车人信息，选择席别，如果是多人购票，则需要添加乘车人，乘车人信息在上边我的常用联系人前的小框内打勾即添加到下方。（如下图所示）
附：添加我的常用联系人步骤 点击用户名（如图）
点击常用联系人（如图）
点击添加（如图）
填写相关信息并提交（如图）
11.接上面第10步，乘车人添加完成后，提交订单。（如下图所示）
12.提交订单确认，再次核查无误后选择确定。（如下图所示）
13.订单提交成功后，即订票成功，查看信息后并去网上银行进行支付车票，车票支付时间在45分钟之内，定票成功后45分钟还未支付，则该订单作废无效，需要再次预订。（如下图所示）
14.最后进行网上支付，支付成功后即可。（如下图所示）
15.订票成功和支付完成后，带上本人的身份证和学生证，到火车站窗口或火车票代售点取票，火车票代售点一般会收取5元的取票手续费
注意事项：
1.网上订票时填写的相关信息要准确无误，认真核实。
2.预订车票时，根据自己的时间日程合理安排，特别在转车时，要考虑是否能赶上下一班火车，计准时间。
3.网上预订火车票可提前11天（例如：12月13日最早可以预定12月24日的车票），需要大家推算具体日期在订票。
4.订票成功后支付时间在45分钟之内，定票成功后45分钟还未支付，则该订单作废无效，需要再次预订。
学生票是售票点出售的带有“学”字的车票（如图）学生票和常规票样的差别就是上面带“学”字，且价格是常规票的一半。
买票条件
1.在普通大、专院校（含国家教育主管部门批准有学历教育资格的民办大学）、军事院校，中、小学和中等专业学校、技工学校就读，没有工资收入的学生、研究生、家庭居住地和学校不在同一城市时，凭附有加盖院校公章的减价优待证的学生证（小学生凭书面证明），每年可享受四次家庭至院校之间的半价硬座客票、加快票和空调票。新生凭录取通知书、毕业生凭学校书面证明可买一次学生票。
2.华侨学生和港澳台学生按照上述规定同样办理。
3.发售学生票时应以近径路或换乘次数少的列车发售。
购票时间
铁道部、教育部日前联合出台《学生往返票管理办法》，首次明确限定学生票办理时间为寒假12月1日至3月31日，暑假6月1日至9月30日。学生在其他时间乘车将不能享受票价半价优惠。
不能发售情况
1.学校所在地有学生父或母其中一方时；
2.学生因休学、复学、转学、退学时；
3.学生往返于学校与实习地点时；
4.学生证未按时办理学校注册的。
5.学生证优惠乘车区间更改但未加盖学校公章的。
6.没有“学生火车票优惠卡”、“学生火车票优惠卡”不能识别或者与学生证记载不一致的。
购买注意事项
1.凭证：学生凭附有加盖院校公章的减价优待证的学生证，每年可享受家庭至院校（实习地点）之间的四次单程半价硬座客票、加快票和空调票。
2.售票员发售学生票时，除刷学生票优惠卡外，还必须验明学生证的乘车区间、是否经学校注册并加盖站名章后，方可发售学生票。
3.学生享受的四次单程减价票，没有限制两次往程和两次返程，四次往程或者是四次返程均可。
4.新生凭录取通知书，毕业生凭学校书面证明可买一次学生票。5.当年的新生当年不予发售学生票，在次年的元月方可发售学生票。6.学生优惠卡消磁后应可以到学校找相关部门办理。
7.中、小学学生凭学校书面证明购买学生票，而且必须是探望父母的证明。
8.学生票订票成功后，取票时应带订票时所用的身份证原件、订票成功后提供的订单号和学生本人的学生证。
9.目前系统不能够电话订购学生的高铁、动车票，可以直接到就近的代售点或火车站购买。10.一张身份证不能同时订购成人票和学生票，必须另准备一张身份证订购学生票。
11.学生证丢失当年补发的学生证补发当年不予发售学生票。12.学生父、母都不在学校所在地，并分两处居住时，由学生选择其中一处，并登记在学生减价优待证上。
13.如学生父母迁居时，根据学生申请，经学校确认，可将学生减价优待证上的乘车区间更改并在更改的站名处加盖公章或更换新证。14.学生证乘车区间涂改后并未有学校公章的能否发售学生票？答：学生证乘车区间涂改后并未有学校公章的不能发售学生票。15.学生回家后，院校迁移或调整，也可凭学校证明和学生减价优待证，发售从家庭所在地到院校新所在地的学生票。
16.学生购买联程票或乘车区间涉及动车组列车时，可分段购票。17.学生票分段发售时，由发售第一段车票的车站在学生优惠卡中划销次数，中转站凭上一段车票售票，不再划销乘车次数。18.动车组列车只发售二等座车学生票，学生票价为全价票价的75%，尾数四舍五入保留到元。
19.在乘降所上车的学生（其减价优待证上注明上车地点为乘降所），可以在列车上售给全程学生票，不受列车终点站和换车站的限制，并在减价优待证相当栏内，由列车长注明“ⅹ年ⅹ月ⅹ日ⅹⅹ列车”，并加盖名章，作为登记一次乘车次数。20.减价优待证记载的车站是没有快车或直通车停靠的车站时，离该站最近的大站(可以超过减价优待证规定的区间)可以发售学生票。
21.超过减价优待证记载的区间乘车时，对超过区间按一般旅客办理，核收全价。
22.符合减价优待证条件的学生无票乘车时，除补收票款外，同时应在减价优待证上登记盖章，作为登记一次乘车次数。
23.学生的硬卧票价就是学生的硬座票价加上硬卧单卧的全价票价总和，系统查不到具体学生的硬卧票价，也就是成人的硬卧全价票价减去学生的硬座票价。
24.符合条件的学生不能购买软卧车票。因为学生只能享受硬座车的优惠，如必须购软卧票时，应购买全价车票。
25.华侨、港澳台学生回家，按国内学生票规定同样办理，车票发售至边境车站。华侨、港澳台学生除了回家以外的其它情况均不能享受学生票优惠。
26.学生往返票是指在购票地能够买到返回地带有席位、铺位号的车票。学生往返票原则上由学校所在地车站组织各学校集中办理，剩余车票由车站窗口发售。
27.集中办理的学生票原则上不办理退票，特殊情况需退票时，由学校集中办理。28.学生往返票按近径路发售，学生购买返程票时必须先购买往程票，返程票票面注明“学返”字样。学生同时购买往程、返程票时，由学校所在地车站对优惠卡次数进行两次核减。29.办理学生返程票不得向学生收取任何附加费用。
活动、会议场地租赁协议 篇3
甲方（出租方）：
联系地址：
乙方（承租方）： 联系地址：
为了举办 活动（或会议），甲乙双方经友好协商达成以下协议：
一、租用场地的用途、时间和地点
（1）租用场地的用途为举办 活动（或会议）。
（2）租用时间为：____年___月___日 时至 年 月 日 时
（3）租用场地的地点为：。
二、费用和支付方式
（1）乙方总共应支付人民币 元整（¥），作为甲方提供本协议第二条所指服务的费用；
（2）乙方应在 年___月___日前，向甲方支付现金人民币__________元整（¥）作为预付费用，甲方应在收到款项后提供相应的收据；
（3）乙方将在整个现场活动结束后的__ _个工作日内将剩余费用（即人民币__________佰元整（¥_____），以现金的方式支付予甲方。甲方应在收到款项后提供相应的收据；
（4）除本协议规定之外，甲乙双方同意按照本协议的规定各自承担由于其各自履行本协议规定的义务和责任而发生的所有费用，包括但不限于中国法律规定的有关税费和政府规费；
（5）乙方在按照本协议规定向甲方全数支付了有关费用后，对甲方不再负有任何支付义务。
三、甲方的责任
（1）在合同约定的时间范围内，甲方将 场地租与乙方，作为活动（或会议）的会场。因不可抗力或特殊情况致使场地无法使用，则甲方须于_____年_____月_____日前通知乙方，并由双方友好协商解决。逾期通知，则视为甲方违约。
（2）甲方负责活动当天的场地保安工作；
（3）甲方应负责租赁期间的消防安全。
（4）甲方负责提供场地的灯光及音响系统予乙方使用，并提供活动所需的电力，同时须派出专业的控制人员协助乙方；
（5）甲方将提供一个独立的储物室供乙方存放活动物料；
（6）甲方将允许乙方在 年 月 日 时至 年 月 日时，进行活动彩排，并给予相应支持。
（7）甲方将容许乙方的舞台及灯光音响等相关活动设备提早于活动前一晚（即_____年_____月_____日）进场进行安装及调试的工作，以确保活动的顺利进行；
（8）在乙方的相关物料进场并进行安装调试时，甲方须提供场地的电力工程人员在场协助；
（9）甲方不得向任何第三者或公众透露本协议的内容和在履行本协议过程中得到的有关乙方的任何保密性商业信息。
（10）甲方应提供乙方需要的服务人员和物品。（具体见需要人员及物品详单）
四、乙方的责任
（1）乙方应及时提供其委托甲方就有关活动向有关部门报批手续的授权委托书以及有关活动的具体方案；
（2）乙方应按照有关国家机关批准的有关活动内容举办有关活动。如因为超越有关国家机关批准的有关活动范围引起的有关活动被取消，乙方将负全部责任；
（3）乙方邀请的第三方搭建或执行公司，应积极配合甲方的协调工作；并确保搭建工作的安全，如产生不良隐患应及时排除解决；并对此工作承担相应的责任。
（4）乙方不得向任何第三者或公众透露本协议的内容和在履行本协议过程中得到的有关甲方的任何保密性商业信息。
五、违约责任
（1）当任何一方违反其在本协议下所承担的责任和义务时，或任何一方在本协议所作的声明和保证为不真实或不正确的，违反或责任一方应赔偿另一方由此而蒙受的一切损失。
（2）违反本协议的一方应赔偿对方的全部经济损失，包括但不限于合理的律师费。
六、协议的生效和终止
（1）本协议自双方盖章或授权代表签字之日起生效，至双方履行完毕本协议约定的义务为止。
（2）除非本协议另有规定，如任何一方发生以下任一情况，另一方有权书面通知该方提前终止本协议，并要求对方就本协议的终止所造成的一切损失承担相关的赔付责任：
（a）严重违反本协议下的任何条款；
（b）于任何法律程序中被裁定为破产；
（c）有关活动未获中国政府有关部门批准，或虽经批准，但被有关部门中途下令停止举办；
七、争议解决
如因协议而引发争议，甲乙双方可协商解决，如协商不成由合同签订地人民法院管辖。
八、本合同壹式两份，甲乙双方各执一份。
甲 方：
乙 方： 经办人：
经办人： 电 话： 电 话：