业务审批及付款流程

业务审批及付款流程（通用4篇）

业务审批及付款流程 篇1

公司财务付款管理制度

为规范资金的使用，掌握公司资金流向，特规范流程如下：

1.预付货款申请流程：

1.1 采购部填写《付款申请单》，并附采购计划、采购合同，由风险部主管复核，采购部经理审核。

1.2 费用会计复核后，财务主管审核预付货款是否符合规定及金额准确性并签字。1.3 总经理审批。

1.4 出纳根据付款申请单制单后，网银主管详细复核预付货款的合理性、准确性之后予以付款。

1.5 注意事项：财务审核依据：采购计划、采购合同、发票，收据等。

2.货款支付申请流程：

2.1 采购部根据发票、入库单、采购计划、采购合同，交部门经理审核签字。2.2 费用会计复核。

2.3 财务主管审核货款支付是否符合规定及金额准确性并签字，关注预付货款的支付。2.4 总经理审批。

2.5 出纳根据付款申请单制单后，网银主管详细复核预付货款的合理性、准确性之后予以付款。

2.6 注意事项：财务审核依据：采购计划、采购合同、发票，收据等。

3.费用报销流程：

3.1 申请人填写《费用报销单》，并附有原始发票或收据，由所属部门经理对费用的合理性进行审核签字

3.2 费用会计复核后，财务主管审核报销是否符合规定及金额准确性并签字。3.3 总经理审批。

3.4 出纳根据付款申请单制单后，网银主管详细复核预付货款的合理性、准确性之后予以付款。

3.4 出差人员必须在返回后5日内将费用报销单据交财务部，并初步结清借支。超过日期的不再进行报销。

4.借款流程：

4.1申请人填写《借款单》，由所属部门经理对借款项目的合理性进行审核签字 4.2财务主管审核。4.3总经理审批。

4.4出纳应登记借款备查。业务结束后，申请人必须根据持票据在5日内按照费用报销流程进行清算。出纳有权催收借支并对违反规定者提请财务主管用工资冲抵其借支。

5、备用金使用流程：

5.1采购部备用金暂定2万元，每季度归还一次后再借。5.2采购部申请人填写《借款单》，由采购经理对备用金进行审核签字 4.2财务主管审核。4.3总经理审批。4.4出纳应登记备用金使用情况备查。按季度提请财务主管催收归还备用金。

业务审批及付款流程 篇2

一、ERP环境下的采购付款业务流程

通过分析与比较国内外很多学者对采购付款业务流程包含的关键活动的研究成果, 并与业界人士访谈, 本文归纳采购付款业务流程包含5个关键环节:采购申请→采购批准→验收入库→采购退回折让→发票校验→付款申请→付款。在ERP环境下, 企业业务流程实现了信息化改造, 采购付款业务流程各环节的具体活动表现出明显IT特征。一般情况下, ERP环境下采购付款业务流程如下图所示。

左图的采购付款流程共有9个关键活动, 涉及7种不同角色:业务员, 合同审批员, 物流专员, 应付会计, 财务经理, 业务部门经理和资金经理。采购付款业务流程各关键活动的执行角色、职责内容如表1所示。

二、ERP环境下采购付款业务流程控制的审计

为实现采购付款业务流程的控制目标, 我国《企业内部控制具体规范第2号———采购与付款》第三条规定:“企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中, 至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制, 并采取相应的控制措施: (1) 权责分配和职责分工应当明确, 机构设置和人员配备应当科学合理; (2) 请购依据应当充分适当, 请购事项和审批程序应当明确; (3) 采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰, 对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定; (4) 付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。”

ERP环境下采购付款业务流程的上述四方面的控制措施都会发生改变, 下面分析ERP环境下采购付款业务流程控制的新特征, 为的是进一步明确审计重点。

1. 职责分离控制措施发生变化。

企业采购与付款业务的不相容岗位一般包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审核;采购、验收与相关会计记录;付款的申请、审批与执行。ERP环境下, 这些职责分离通常利用ERP系统访问权限实现, 审计人员需要调阅被审计单位的业务流程设计、操作手册等文档, 通过访谈或现场观察等方式获取被审计单位的职责分离控制状况, 甚至还可以采集ERP系统权限数据, 开展数据分析, 直接获得审计证据。另外, ERP环境下除上述五个方面的职责分离外, 还新增一些IT岗位职责需要分离, 如ERP系统开发与运维岗位, 数据库管理员与ERP系统管理员, ERP系统管理员与操作系统管理员等等。这些职责分离是否有效也是审计人员需要重点关注的对象。

2. 请购、验收、发票和付款流程的控制重点发生转移。

手工环境下, 请购审批、付款审批通常采取管理者核对签字的形式。在ERP环境下, 人工的签字审核变成了由用户根据不同授权在ERP系统中的点击确认, 签字审核等审计线索消失了, 只要拥有访问权限的用户就可以审批请购单和付款申请单。这些审批环节的控制重心发生了转移, ERP用户权限控制变得举足轻重, 企业甚至可以制定合适的业务规范, 由ERP系统自动触发各类审批流程, 极大地减少审批漏洞。

同样, 商品验收入库环节, 手工环境下请购单、采购订单和入库单的人工核对变成了ERP系统的自动核对和更新库存会计科目;发票检验环节也由ERP系统自动核对供应商发票、请购单、采购订单和入库单的一致性, 并由ERP系统自动对超过规定容差的发票进行冻结, 并触发冻结发票的审批流程, 在审批通过之前, 严格控制该发票不被付款。

3. 新增供应商档案维护控制。

手工环境下采购商品的供应商选择主要凭借采购主管的经验, 对供应商的产品质量、交货期和信用等进行判断, 这种模式采购员的权限较大, 存在较大的供应商选择风险。而在ERP环境下, 企业通过建立供应商档案数据库, 定期评估和更新供应商信息, 甚至可以实现日常采购业务时由ERP系统智能选择供应商, 这些新措施使供应商的选择变得严密, 减少了采购腐败行为。这种情形下, 出现一个在手工环境下不存在的内部控制环节———供应商档案维护控制。企业可以指定专人负责建立和维护供应商数据库, 对供应商的基本信息、产品信息、历史交货业绩等信息进行维护, 还可通过定期评估供应商信用, 在ERP系统中剔除或新增合格供应商。

充分考虑ERP环境下采购付款业务流程控制的新特征, 本文建立表2所示采购付款业务流程控制的审计内容清单。

三、实践案例

某集团公司从20世纪90年代开始大规模信息化建设应用, 目前已实现主营业务及财务信息化一体化。该公司以生产资料流通为主业, 经营范围涉及国内外贸易、现代物流、流通加工等领域。

被审ERP系统为德国的SAP软件, 该公司已成功上线销售与分销 (SD) 、物料管理 (MM) 、财务会计 (FI) 、管理会计 (CO) 、财产管理 (AM) 、人事管理 (HR) 、项目管理 (PS) 等多个模块, 这些模块建立在统一的数据平台之上, 共包括约20 000张数据表, 字段超过200万个, 数据结构复杂。

本次审计围绕“安全性”和“可靠性”目标, 以被审计单位的SAP系统为审计对象, 重点评价系统可靠性, 提示系统运行的缺陷与漏洞, 促进企业完善和利用信息系统加强经营管理, 提高企业风险控制能力。结合本文的侧重点, 描述相关审计内容和具体过程如下:

1. 业务岗位职责分离审计。

如前所述, 根据《企业内部控制具体规范——采购付款》的规定, 采购付款业务流程的业务岗位至少有6个方面职责分离, 针对这6项要求, 项目组按如下步骤审查了该单位的职责分离情况: (1) 查阅被审计单位SAP系统的采购付款流程设计文档, 识别业务流程的关键风险点。 (2) 获得被审计单位的权限角色的字典文档, 并从SAP生产机中获得系统账户的权限信息, 分别导入SQL Server工具, 进行数据分析, 得到SAP系统权限职责分离审核测试结果。 (3) 根据关键职责分离控制要求, 进一步分析权限测试结果中的账户与用户信息, 得到审计结论。

审计结果发现:管理人员的账号权限普遍设置过大, 如财务经理有凭证预制、会计主数据维护权限;公司副总有库存管理、总账凭证预制和直接制证权限等。账号权限与职工岗位不相符:如岗位是总经理办公室的司机, 同时拥有采购订单审批和贸易合同执行权限。

2. 付款申请程序的审计。

根据该公司的内部管理政策, 提交付款申请的审批需考虑供应商的信用情况。项目组按如下步骤审查了付款申请功能模式的合理性: (1) 查阅被审计单位SAP系统的付款流程设计文档, 识别业务流程的关键风险点。 (2) 在SAP系统测试机上修改某供应商的信用数据。 (3) 运行付款申请功能模块, 结果发现该功能模块不能调用供应商信用数据, 后续的付款审批和付款执行都不由供应商信用数据控制, 进而得到审计结论。 (4) 在SAP生产机查询某个供应商的信用数据, 运行付款申请功能模块查询信用数据是否显示, 验证测试机上的审计发现。

审计结果发现:付款申请功能模块设计与开发存在错误, 不能实现供应商信用数据的自动控制。

3. 发票冻结审核的审计。

该事项的审计目标是被审计单位的发票校验控制是否有效。根据被审计单位的采购付款业务流程政策, ERP系统将自动冻结超过容差规定的发票, 并且控制该发票在解冻之前不被付款。

审计小组实施了如下审计过程: (1) 查阅被审计单位SAP系统的发票校验流程设计文档, 识别业务流程的关键风险点。 (2) 在SAP系统测试机上执行发票预制程序, 修改发票金额, 使之超过发票容差规定;调用冻结发票显示功能, 可以发现该发票被ERP系统冻结。 (3) 运行付款申请功能模块, 结果发现该功能模块不能调用发票冻结信息, 后续的付款审批可继续, 直至该被冻结发票被付款执行。 (4) 在SAP生产机查询出最近6个月的所有冻结发票数据记录, 以及付款数据记录, 执行SQL查询语句, 通过数据验证存在冻结发票被付款的现象。

审计结果发现:被审计单位的发票校验控制薄弱, 导致大量冻结发票被付款, 影响会计报表负债数据的真实完整性。

摘要：本文归纳ERP环境下采购付款业务流程的关键活动, 分析采购付款业务流程内部控制的IT特征, 明确具体的审计关注点, 并通过一个实践案例进行补充阐述。

关键词：ERP,采购付款业务流程,审计

参考文献

[1].景丽.网络环境下采购与付款循环的内部控制设计.清华大学硕士论文, 2005

采购与付款业务流程 篇3

一、供应商的选择与管理

1、采购部门人员填写供应商基本信息表

供应商网络建设由采购部门负责，初选择供应商时，采购部门应索取供应商资质证明：税务登记证副本复印件（国税）、营业执照副本复印件，如果是新增的供应商，供应商还需提供样品，由质检人员/技术人员/生产人员（或第三方）测试出具测试报告，然后采购部门人员填写供应商基本信息表。

2、采购、生产技术、财务部门评审供应商

采购部门人员填写供应商基本信息表完后，采购部主管召集采购经办人、工程技术人员、质检人员、财务会计等开会讨论或现场评审，从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，所有参加评审的人员在供应商评审表中签字确认。

3、单位负责人或其授权人评定供应商

分管副总经理对供应商评审表的各项信息进行综合评定，并参考综合评审意见，最终确定合格供应商，并在选定的供应商的评审表中书面签字确认。

二、材料采购

1、计划员填写申购单

计划员根据生产销售计划/项目需求情况，通过查实库存原材料、在途材料，成品存量和最低库存量，计算出采购需要量，填写请购单，然后交分管领导复审。

2、复审申购单

分管领导复审复审申购（表）单的采购材料名称、采购数量是否正确，复审无误在申购单/采购申请表上签名确认。

3、采购员与供应商拟订合同/订单

采购员根据审核的申购单从合格供应商名录挑选出进行供应商比质比价后，选择质优、价廉的供应商（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），同时拟订采购合同。

4、采购部经理审核合同/订单

采购部主管审核拟订的采购合同/订单，审核内容包括：所选供应商在合格供应商名录之内（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），采购的产品名称、规格、数量等是否与申购单相符，单价是否合理与市价相符等。

5、分管副总经理合同审核

为了确保采购合同/订单的合法、准确、有效，分管副总经理需对合同条款完备性、合同主体、合同内容等是否合法正确进行审查，审核无误后报总经理审批。

6、总经理合同审批，董事长批准执行。

总经理对分管副总经理审核内容是否正确进行复核签字后报董事长批准执行。

7、采购经办人/经理与供应商签署合同/订单

采购经办人/经理依呈签结果，作为授权代表与供应商签署采购合同/订单，并进行采购，并提交一份财务备案，用作安排付款和会计核算。

三、固定资产采购

固定资产采购由需求部门根据工作需要提出申请，经与公司领导沟通同意后、采购过程参照材料采购 执行。

四、货物入库

1.收料员进行收料清点

仓库是原材料数量验收主管部门, 供应商送货到指定放置地点（如待检区）后，收料员将申购单和供应商提供的送货单进行核对，在确认申购单和供应商送货单品名、规格一致情况下清点数量，清点数量确认无误后在送货单上签字。

2.收料员通知检验员检验

对需要检验的原材料（指生产性原材料），收料员收料后，收料员通知检验员进行检验对

于不合格的，填写检验报告反馈采购部门，由采购部门与供应商协商处理方法以及要求供应商改进。

3.仓管员办理入库

验收合格的，仓管员填制入库单。入库单连续编号。入库单至少一式三联，仓管员（收料员）一联，交财务一联、，采购部一联，入库单需由仓管员（收料员）签名确认并据之办理材料入库并登记库存管理台账。采购部门收到物控部门库单需统一存放，并与日后供应商递来发票核对，确认无误后，送会计部门。

四、付款与应付账款管理

付款

业务审批及付款流程 篇4

许可内容：

海关准予进出境船舶、航空器改营、兼营境内运输的活动。

设立依据：

《中华人民共和国海关法》第20条：进出境船舶和航空器兼营境内客、货运输，需经海关同意，并应当符合海关监管要求。进出境运输工具改营境内运输，需向海关办理手续。

实施依据：

1、《中华人民共和国行政许可法》

2、《中华人民共和国海关实施<中华人民共和国行政许可法>办法》（总署令第117号）

3、《中华人民共和国海关对我国兼营国际国内运输船舶的监管规定》（[86]署货字第671号）

4、《海关总署监管司、民航总局运输管理司关于国际、地区航班国内、内地航段载运国内、内地客货业务审批问题的通知》（监行[1996]4号）

5、其他法律、行政法规、规章、规范性文件

申请条件：

（一）进出境船舶

1、申请人是我国兼营船舶的船方或其代理人；

2、申请人需经营国内运输的，应当在卸完进口货物和办完船员携带进口自用物品验放手续后提出改营国内运输的申请；

3、申请人如需再改航国外、经营国际运输的，应当在卸完国内运输货物后，装运出口货物或无货出口结关开航前二十四小时提出申请，并交验《海关监管签证簿》；

4、申请人在船舶的航行、停泊期间，应当随时携带《海关监管签证簿》以备核查；

5、法律、行政法规、规章规定的其他条件。

（二）进出境航空器

1、申请人是经营进出境航空器的航空公司；

2、申请事项经过民航总局批准；

3、法律、行政法规、规章规定的其他条件。

申请时应提交的文件：

（一）进出境船舶申请获得兼营资格

1、《进出境船舶兼营境内运输业务申请书》（附件1）；

2、船舶登记资料：

（1）国际海上运输船舶备案证明书

（2）国内水路运输登记事项证明书

（3）中华人民共和国船舶国籍证书

（4）中华人民共和国船舶营业运输证。

以上复印件，申请单位应同时提供正本交海关验证。

3、进口货物报关手续、船员携带进口自用物品验放手续文件；

4、国内运输货物装卸记录；

5、海关按规定需收取的其他单证和材料。

（二）进出境船舶申请办理改营手续

1、《中国籍兼营船舶海关监管签证簿》；

2、《船舶进出境（港）海关监管簿》；

3、货物装卸记录；

4、海关按规定需收取的其他单证和材料。

（三）进出境航空器申请兼营

1、申请书（暂无格式文书）；

2、国内、内地航段运营情况；

3、民航总局批准文件；

4、海关按规定需收取的其他单证和材料。

办理程序：

（一）进出境船舶

1、船方或其代理人向船公司所在地海关提交书面申请，申请材料齐全且符合法定形式的，海关受理；

2、海关自受理申请之日起20个工作日内作出决定：批准申请的，直接向申请人签发《中国籍兼营船舶海

关监管签证簿》；不予许可的，制发《关于进出境船舶兼营境内运输业务不予批准决定书》，应当说明不

予批准的理由，并告知申请人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利；

3、申请人每次申请变更经营业务，及办理登记手续的情况，应当由海关在《中国籍兼营船舶海关监管签证

簿》上予以标注；

4、兼营船舶连续经营国内运输满1年，即视作不再经营国际运输业务，船方或其代理人应在期满后1个月

内将《中国籍兼营船舶海关监管签证簿》交原登记海关注销。

（二）进出境航空器

1、航空公司将兼营国内航段运输的申请报民航总局批准；

2、航空公司向海关总署提交书面申请及民航总局的批准文件（申请书同时抄送该航班始发地海关、到达地

海关和经停站海关）；

3、海关总署自受理申请之日起20个工作日内作出是否准予许可的决定告知申请人，并通知相关海关（总

署审查申请过程中可征求有关海关及口岸办等部门的意见）。

4、对于经总署批准可以兼营国内航段运输的进出境航班，有关海关按照国务院口岸领导小组办公室、海关

总署、中国民航局《关于国际航班国内段载运客货实施办法的通知》（国口办字[1990]58号）和原海关总

署监管二司、中国民用航空局国际司《关于海关派员随国际航班国内段监管的办法》（监二(一)[1991]192

号）的规定实施监管。

办理时限：自受理之日起20个工作日

收费标准：不收费

受理部门：进出境船舶：各海关监管部门/进出境航空器：海关总署监管司

办公地址：详见各海关办公地址

办公时间：详见各海关办公时间

联系电话：详见各海关联系电话

附件：

1、《进出境船舶兼营境内运输业务申请书》

进出境船舶兼营境内运输业务申请书

海关编号：

海关：

国际运输船舶号，经交通主管部门批

准，可以从事国内沿线的港口至港口间

运输。现特向贵关提出上述船舶改、兼营境内运输业务的申

请。

请予批准。

申请单位：（印）