档案分类方案

2024-11-05

档案分类方案（通用8篇）

档案分类方案篇1

档案分类方案

为了不断提高学校档案整理工作的科学、规范、标准化水平，使档案更好地为学校管理工作、教学工作服务，根据《市教委直属学校档案分类大纲》的精神特制定本校分类方案。

我校档案分类是以学校全部档案为对象，根据本校职能，结合本校的档案内容、特点、保持档案信息之间的有机联系，便于科学管理与开发利用，把本校档案划分成相应的类别。学校全宗由文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体档案组成，共分为14类：党群工作类、行政管理类、教学管理类、教师业务类、学籍管理类、设备类、基建类（新建项目、改建维修项目）、财务报告类、会计帐簿类、会计凭证类、其它类、声像类（照片、录音、录像）、电子文件类（光盘、磁盘）、实物类（奖牌、证书、赠品、书画、印鉴）。具体分类如下：

一、文书档案

（一）党群工作类

1、党务工作；

2、纪检信访工作；

3、教代会；

4、工会工作；

5、民主党派工作；

6、共青团工作；

7、少先队工作。

（二）行政管理类

1、政务工作；

2、人事工作；

3、财务管理；

4、事务管理。

二、教学档案

（一）教学管理类

1、教育管理；

2、教学管理。

（二）教师业务类

1、教研活动材料；

2、考核奖惩材料。

（三）学籍管理类

1、德、智、体、音、美、劳材料；

2、学籍管理材料。

三、科技档案

（一）设备类

1、仪器；

2、器材。

（二）基建类

1、新建项目；

2、改建、维修项目。

四、会计档案

（一）财务报告类年、季、月财务报告。

（二）会计帐簿类各类会计帐册。

（三）会计凭证类各类会计凭证。

（四）其它类会计档案各类清册。

五、特种载体档案

（一）声像类

1、照片；

2、录音；

3、录像带

（二）电子文件类

1、光盘；

2、磁盘。

（三）实物类

1、奖牌；

2、证书；

3、赠品；

4、锦旗；

5、题词；

6、书画；

7、印鉴。

杭州市始版桥小学档案保管期限表

一、文书档案

（一）党群工作类

1、上级党委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料短期

2、上级党委普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件短期

3、上级党委下发的对本单位党务工作的指示、规定、意见和本单位党组织的指示、上级批复永久

4、党支部（党委、总支）工作计划、总结、支委会、支部大会的会议材料；永久

5、党员名册、年报表、党内干部任免文件永久

6、组织史资料永久

7、党员党内奖励材料：获省级以上奖励材料；永久其他奖励材料；长期

8、党员党内处分材料永久一般处分材料长期

9、组织关系介绍信长期

10、学校行风、教风建设材料短期

11、教工政治学习材料、政治思想工作计划、总结短期

12、离休干部工作材料

离休干部更改任龄身份及上级机关的批复永久离休干部工作的工作计划、总结及有关活动材料长期

13、纪检工作的计划、总结、意见、规定等材料长期

14、信访材料：省市级领导批示的重要信件永久一般的具有保存参考价值的信件长期

15、民主党派材料长期

民主党派成员名册永久

16、教代会材料长期

17、工会工作材料：工会会员名册长期工会工作计划、总结及有关活动材料短期

18、上级团委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料短期

19、上级团委普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件材料短期

20、上级团委下发的关于本校团组织工作的指示、意见、规定等材料长期

21、团组织工作计划、总结、发展工作及有关活动材料长期

22、团员名册、报表长期

23、少先队员名册、工作计划、总结及有关活动材料长期

24、学生会干部名册、工作计划、总结及有关活动材料短期

（二）行政管理类

1、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料短期

2、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行法规性文件短期

3、上级行政部门下发的对本校政务工作的指示、规定、制度、意见、本校的请示、上级的批复永久

4、学校行政会议记录永久

5、校史、大事记及学校发展规划永久

6、学校工作计划、总结、行事历永久

7、学校内部机构设臵、撤并、名称更改等文件材料永久

8、学校目标管理材料长期

9、学校荣誉记载材料：获省级以上奖励材料永久其他奖励材料长期

10、学校各项规章制度长期

11、干部任免材料、学校领导、教职工名册、统计报表永久

12、干部职工调资、晋级、定级材料永久

13、干部职工录用、调整、离退休、死亡等材料长期

14、教职工职称评定、考核、专业技术职务聘任材料长期

15、教职工奖励材料：获省级以上奖励材料永久其他奖励材料长期

16、教职工调动行政介绍信、工资介绍信长期

17、财务管理办法、意见、规定、措施、财务工作计划、预算长期

18、政府、社会对学校的综合评价材料、重要的通讯报道永久一般的有参考价值的通讯报道长期

19、安全保卫、依法治校的材料短期 20、计划生育材料短期

21、学校医疗、卫生工作方面的材料短期

二、教学档案

（三）教学管理类

1、上级教育行政机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料短期

2、上级教育行政机关普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的

法规性文件短期

3、上级教育行政机关下达的关于本校教育工作的方针、政策、规定方法永久

4、学校制定的教学常规、计划、总结长期

5、学校的各科教学制度、办法、规定、条例、守则长期

6、教研工作计划、总结、教改计划、教学经验材料短期

7、学校德育、艺术、科技、劳技等各学校教育的工作计划、总结及有关材料短期

各学科教育工作的实施意见、方案、办法规定等有关材料长期各学科教育工作获奖材料：省级以上奖励或表彰材料永久其他获奖材料长期

8、学生各科考试成绩短期

9、教学统计报表、教师任课表长期

10、课程表、作息时间表、课外活动安排表短期

11、班主任工作手册、计划、总结及有关活动材料短期

12、试卷、参考答案、计分标准、试卷分析短期 13学校各类高中、高校招生、考生花名册、上级名单等材料短期

14、校刊（一般简讯短期）长期

15、学校运动会、体育工作有关材料

获省级以上奖、破记录奖材料永久其他获奖材料长期

16、图书新增表、图书工作计划长期

17、医疗保健卫生教学计划短期

（四）教师业务类

1、教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、业务考核成绩、业务进修材料长期

2、教学业务交流、观摩课、公开课、研究课等材料长期

3、教研成果、学术论文、个人奖励等材料长期

4、教案评议记录、教研手册、教研活动有关材料短期

5、教师在教育改革方面的成绩、经验、总结材料短期

6、各学科兴趣小组活动获奖记载

省级以上获奖材料永久其他获奖材料长期

（五）学籍管理

1、学生名册、转学、毕业材料长期

2、学生学籍卡、学生学籍变更情况的材料永久

3、学生成绩册长期

4、学生奖惩材料

省级以上获奖材料永久

其他获奖材料长期

5、学生体质测试达标材料长期

6、行为规范达标材料

7、学生社会实践活动有关材料

三、科技档案

（六）设备类

1、学校教学仪器、使用说明书

（七）基建类

1、新建项目限

2、改建、维修项目

四、会计档案

（八）会计凭证类

1、原始凭证 152、记帐凭证 153、汇总凭证 1

5（九）会计帐簿类

1、总帐（包括日记总帐）152、明细帐 153、现金和银行存款日记帐 25短期短期短期永久长期年年年年年年

4、固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年）永久

5、辅助帐簿 15年

（十）财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）

1、月、季度财务报告（包括文字分析）3年

2、财务报告（决算）（包括文字分析）永久

（十一）其他类

1、会计移交清册 15年

2、会计档案保管清册永久

3、会计档案销毁清册永久

4、银行余额调节表 5年

5、银行对帐单 5年

五、特种载体档案

（十二）照片类

1、学校各项重大活动、工作成果的照片、底片永久

2、每届毕业生照片、底片永久

（十三）磁光介质类

1、重要活动的光盘长期

（十四）实物类

1、各类证书、领导题词、奖品、锦旗、赠品、纪念品永久

杭州市始版桥小学 2012年12月杭州市始版桥小学档案分类、编号、排列规则

本规则规定了学校档案全宗分类、编号及案卷排列的一般要求和具体方法。

一、基本原则

学校在各项工作中形成的各种门类文件材料和载体构成一个档案全宗，其全宗是以教学档案为主体，包括党、政、工、团工作以及计划、统计等方面档案，全宗内的所有档案，采取统一的分类、编号和排列方法。

在进行档案的分类、编号和排列时，遵循档案的自然规律，保持文件材料之间的有机联系，便于科学地管理和综合开发、合理利用。档案的分类、编号及排列方法保持前后一致，不随意变动。

二、保管期限

凡是反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校及国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保存；凡是反映本校一般工作活动的，在较长时间内具有查考利用价值的文件材料列为长期保存；凡是在较短时间内对本校有参考利用价值的文件材料列为短期保存。

具体详见《杭州市始版桥小学档案保管期限表》。

三、分类

1、分类原则

以学校全部档案为对象，根据本校职能，结合本校的档案内容与特点，保持档案信息之间的有机联系，便于科学管理与开发利用，把本校档案划分成相应的类别。

2、分类方法

学校档案统一采用（学年）结合问题（专题）的分类方法。即先将档案材料按其形成或针对的（学年）分开，再将每（学年）的档案材料，按其内容所反映的问题或专题分开，其中会计档案按文件形式（名称）分开，特种载体档案按不同载体分开。

（1）文书档案按行政结合问题（或组织机构）分为党群工作类、行政管理类。

（2）教学档案按教学结合问题分为教学管理类、教师业务类、学籍管理类。(注:教师个人业务档案以个人为单位单独立卷)（3）科技档案按行政结合问题分为设备类、基建类。（4）会计档案按行政结合文件形成分为财务报告类、会计帐簿类、会计凭证类、其它类。

（5）特种载体档案按行政结合不同载体分为声像类、电子文件类、实物类。

具体详见《杭州市始版桥小学档案分类方案》。

3、分类时应注意的问题

（1）一般文件材料归入形成。

（2）跨的请示与批复，归入批复；若没有批复的应放在请示立卷。

（3）跨规划、计划、预算归入文件内容针对的第一年立卷。（4）跨工作总结放在针对的最后一年立卷。（5）跨的会议文件放在会议开幕年立卷。

（6）跨的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，齐全整套材料统一归入结束。

（7）法规性文件归入公布或批准。

4、组卷要求

一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。（1）文件材料以问题为主。（2）教研成果、设备以项目为主。（3）基建以单项工程为主。

（4）统计、报表、名册等文件材料，根据数量，可以组成一卷或数卷。

四、编号

按卷整理的案卷编号：全宗号—目录号—案卷号。（1）全宗号是全宗的代号，由上城区档案馆给予。（2）目录号是本全宗内案卷所属类目的编号不得重复。

按照档案整理规范要求，2001年开始形成的文书档案按类别与保管期限排列按件整理，按件整理档号结构为：全宗号一—号类号一—期限号—一件号；

1989年至2000年形成的文书档案按分机构与保管期限排列按卷整理，按卷整理档号结构为：全宗号——目录号——案卷号——页号；文书档案目录号1为永久卷；目录号2为长期卷；短期不设目录以“01”表示；

教师个人业务档案目录号3为永久卷；设备档案目录号02为短期卷；

特种载体：声像类目录号4为永久卷，目录号5为长期卷；电子类目录号5为长期卷；实物类目录号6为永久卷，目录号7为长期卷；

基建档案不设目录号，档号结构为：全宗号——类号•项目号——案卷号；

会计档案不设目录号，按——类别分类方法归档。

（3）案卷号是一本案卷目录内每一案卷的顺序号，在区别保管期限的前提下，采用时间结合问题给案卷编号，用阿拉伯数字“1”起依次编号，一本案卷设一个案卷号。在同一案卷目录内设一个案卷流水号，案卷号不得重复。全宗短期卷设一个案卷流水号。

五、档案排列

1、档案案卷按不同保管期限排列，即每年所有类别的永久卷一起流水排列，长期卷一起流水排列，短期卷一起流水排列。2、2001年开始形成的文书档案按类别与保管期限排列按件整理，每年形成一个流水号，并按永久（Y）、长期（C）、短期（D）依次排列；按件整理档号结构为：全宗号一号—期限号—件号。

3、会计档案每年形成一个流水号，按永久、25年、15年、5年依次排列。

4、特种载体档案的排列采用按载体形式分专题排列，即声像档案一起流水排列；电子文件档案一起流水排列；实物档案一起流水排列。

杭州市始版桥小学 2012年12月

档案分类方案篇2

一、档案分类

1. 档案实体分类, 亦称为保管分类或排架分类, 档案实体分类

是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位, 使档案文件从无序到有序, 固定其排放位置, 即对档案的分类排架与分类整理。档案实体分类包括三个层次。

(1) 国家档案全宗的分类。这是对国家全部档案进行的最高层次的分类, 是按照档案的若干重要属性 (形成机关的级别属性、历史时期属性、专业部门属性、档案制成材料属性等) , 从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如, 我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

(2) 档案馆馆藏档案的分类。这是对一个档案馆全部档案的分类, 一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同, 可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如, 我国各地方综合性档案馆, 首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群等。

(3) 全宗内档案的分类。这是对一个全宗的全部档案的分类, 一般是按组织机构、时间、形式、问题等特征进行分类。例如, 一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为行政管理类、业务管理类、基本建设类、会计类等。

2. 档案信息分类, 亦称为条目分类、目录分类或检索分类, 档

案信息分类是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容, 著录成条目, 然后再对条目进行分类, 即对档案的分类编目与分类检索。为了建立统一的档案检索系统, 我国于1987年出版了《中国档案分类法》, 并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》, 作为全国通用的档案分类标准。以《中国档案分类法》为例, 它的第一级类目是按照政治、文化、经济的顺序分为A中国共产党党务、B国家政务总类、C政法、D军事、E外交、F政协、民主党派、群众团体, G文化、教育、卫生、体育, H科学研究、J计划、经济管理, K财政、金融, L贸易、旅游, M农业、林业、水利, N工业、P交通、Q邮电、R城乡建设、建筑业, S环境保护、土地管理, T海洋、气象、地震、测绘, U标准、计量、专利, 共十九大类。在政治上, 它概括了国家的全部职能;在文化上, 它与人类知识分类是一致的, 反映了一切知识门类;在经济上, 它反映了经济的各个领域。

二、档案实体分类与档案信息分类的相同点

1. 分类对象相同。

实体分类和信息分类都是以档案为对象。实体分类是对一件件档案划分类别, 信息分类是对档案文件或案卷著录成的条目划分类别, 它虽然不是直接对档案文件的分类, 但条目是相应文件或案卷的缩影, 所以, 信息分类对象也是档案。

2. 分类目标相同。

实体分类与信息分类, 都是为了揭示档案的内容和成分, 将其系统地组织起来, 实现对档案的科学管理和合理利用。

3. 两种分类都包括划分和归类等工作, 一般应遵循逻辑原则。

三、档案实体分类与档案信息分类的区别

1. 分类范围不同。

实体分类只限在一馆所藏的档案范围内进行, 其中档案的分类整理, 大都限于一个全宗之内。而信息分类, 一般都超越全宗甚至档案馆、档案室的界限, 在更大的范围内进行。为了全面开发档案信息资源, 充分发挥档案的作用, 实现档案资源共享, 可以在全国或一定地区内, 进行统一编目, 组织目录中心。我国从20世纪80年代开始, 在国家档案局的统一规划和组织下, 以中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆为主分别筹建了革命历史, 明、清和民国档案资料目录中心。

2. 分类标准不同。

实体分类主要是遵循档案的形成规律, 维护档案之间的有机联系, 用历史的方法来划分和集中档案。这种分类采取的是来源原则, 即作为一个机构、组织或个人在职能活动中积累起来的全部种类的文件, 应当作为一个单独的整体集中保存, 不同来源的档案不能混合, 以档案的来源作为分类的主要依据和标准。整理档案中采用的全宗原则, 将一个全宗的档案看作一个有机整体;全宗内档案以年度、组织机构等客观存在为标准进行分类;保持文件之间历史联系的立卷原则等, 都主要是根据档案的形成规律和特点来确定的, 多年来的实践充分证明, 这些原则和方法对于档案实体的分类是科学的、适用的。信息分类以档案内容记述和反映的国家机构、社会组织的职能分工为主要分类标准, 我国目前正在使用的档案信息分类标准是国家档案局编写出版的《中国档案分类法》, 它是一部具有中国特色的分类法, 从我国档案信息资源构成的实际出发, 分类法能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案。

3. 实施阶段和具体做法不同。

实体分类在整理阶段完成, 属于整理工作的内容, 其具体做法是:现行机关在拟制立卷类目时首先要选择本机关采用的分类方法, 确定分类方案, 然后在类目下确定案卷的条款, 立好的案卷应根据分类方案的层次和顺序进行排架, 并据此编制案卷目录。机关档案移交给档案馆后, 档案馆对档案实体的分类主要表现为根据立档单位的情况区分全宗、编制全宗号以及进行全宗排列。至此, 每一件档案便有了完整、固定的档号和最终的排架位置;信息分类是在编目阶段完成的, 属于检索工作的内容, 其具体做法是:对一份文件、一个案卷通过分析题名、审读正文等方法将其主题及其诸因素分析出来后, 根据《中国档案分类法》准确判断类别, 按照分类规则进行标引, 然后对其进行系统排列, 如给予分类号等, 将其编制成分类目录。

4. 作用不同。

档案实体分类使档案文件从初始的凌乱状态有序化为合理科学、层次分明的单线排列, 是档案整理工作中的重要环节, 全宗内的档案只有经过分类, 才能进行立卷、排列和编目, 档案实体分类对于现行机关平时的立卷归档和档案馆 (室) 的案卷整理排列、编目和上架, 都有着现实意义。档案信息分类是对档案信息进行分类并使信息有序化, 方便用户对档案的检索利用, 满足社会各方面对档案信息资料的需求和利用。

档案实体分类和档案信息分类既有同一性, 又有差异性, 两法应该并存, 各展所长。

参考文献

[1]陈智为等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008.

[2]中国档案分类法编委会.档案分类文集[M].北京:档案出版社, 1990.

这样的档案分类方案可以吗篇3

《档案界》会员a1976211

从上述背景材料看，笔者初步推断会员所服务的集团公司为一家工业企业。该公司档案分类方案的编制要符合国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)的基本要求。

一般地说，档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。从分类方案的体系结构看，a1976211会员整理的该公司档案分类方案，没有标示编制说明、分类表、使用说明三个部分。

对照《规则》，笔者认为a1976211会员整理的分类方案还有不妥。一是a197621l会员将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，有违《规则》第4条“工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类”的规定。二是《规则》第9条规定“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号”，而a1976211会员在分类方案中错误地将照片类、磁光介质类、实物类档案归入特种载体类档案，并将其单独设置为一级类目。三是a1976211会员在分类方案中将人事档案类的二级类目按姓氏来划分的做法与《规则》有关规定不符。

根据《规则》，笔者对该公司档案分类方案提出以下建议：一是严格按照分类方案体系结构的要求，编制该公司的档案分类方案。档案分类方案应由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。编制说明包括分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。分类表是分类方案的主体部分，它是将立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来。使用说明，主要说明档号标示和案卷排列方法，二是遵循以全部档案为对象的分类原则，按照工业企业档案分类一级类目的设置要求，取消其原分类方案中将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，将其档案设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类，如果该集团公司是特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。如果该集团公司是规模小且每年形成的文件材料数量又过少的街道、乡镇工业企业和非工业企业可在不违背分类原则的基础上，结合本企业的情况减少一级类目。三是声像、照片或其他非纸质载体形式档案应该视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管。特殊载体档案，如，照片、录音带、录像带、计算机软盘、缩微胶片(胶带)等非纸质载体形式的档案不单独设置类目，应根据其内容特征同纸质档案统一分类、整理，并做到分箱或分库保管。其管理要求、方法可参照中华人民共和国国家标准(GB/T11821—89)《照片档案管理规范》的规定执行。四是科学合理地设置干部职工档案类的二级及二级以下类目。干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，其中干部档案类目设置要按《干部档案工作条例》有关规定执行。干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列。

档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范，也是档案分类、组卷、编目、排架的依据性文件。工业企业在制订档案分类方案时，应遵循以企业全部档案为对象。依据企业管理职能。结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用的原则。

中南集团档案分类方案篇4

第一章编制说明

一、编制目的

为了满足集团档案工作发展的需要，更好地为集团生产经营管理服务，实现集团档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，特编制本方案。

二、编制原则

1、本方案以1992国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》为依据，结合集团档案工作实际情况，立足集团档案业务的长远发展和科学架构的确立，维护集团档案的完整性、系统性，力求保持所设类目的稳定，同时并具有可容性和可扩展性。

2、类目名称、标识符号，力求准确、简明，便于掌握使用。

三、体系结构

本方案由编制说明、主表和各种门类档号的编制三部分组成。

编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号编制和档案实体的排架方式等若干重要问题的总说明。

主表由类目、标识符号组成。

各门类档号编制由各门类档号模式组成。

四、类目划分与标识

1.一级类目的划分和标识

一级类目是集团档案实体分类的最高层位，根据集团产业架构和发展战略的要求，我们将集团档案一级类目设定为集团总部、建筑业产业集团、房地产业集团、机械产业集团和多元化产业集团等门类，结合集团人事、财务、工程由集团统管的具体情况，并参考特殊载体类保管和利用实际，依此随着企业的扩张或整合做适当调整。其名称、标识符号如下。ZK

中南控股集团 JJ

建筑产业集团 FD

房地产业集团 JX

机械产业集团 DY

多元化产业集团 TY

体育产业公司

南通诚达贸易发展有限公司 SZ

北京城建地铁地基市政工程有限公司 ZNRH 中南集团人力资源档案 ZNCW 中南集团财务档案 ZNGC 中南集团工程档案 ZNHT 中南集团合同档案 TSZT 中南集团特殊载体档案

2.二级以下类目划分和标识

二级类目的划分控股集团是根据各个中心或业务部门职能进行划分，各产业集团类是根据各产业集团设立分（子）公司的实际情况分别确定。其名称、标识符号如下。

2.1.ZK 中南控股集团类档案二级类目的设置 01.董事长办公类 02.人力资源类 03.行政管理类 04.财务审计类 05.战略企划类 06.监察考核类 07.财务管理类 08.信息管理类 09.资金管理类 10.法务管理类 11.工程审计类 12.体育运营类 13.招商类 14.投资类 15.工会类

2.2.JJ

建筑产业集团类档案二级类目的设置 01.南通建筑工程总承包有限公司 02.南通中南建工设备安装有限公司 03.金丰环球装饰工程（天津）有限公司 04.南通锦海建筑工程有限公司 05.江苏长乐劳务建筑有限公司

2.3.FD

房地产业集团类档案二级类目的设置 01.青岛中南物业管理有限公司 02.青岛易辰房地产代理有限公司 03.海门市建筑设计院有限公司

04.南京奥润特地产投资管理咨询有限公司 05.房地产集团公司青岛公司 06.房地产集团公司南京区域公司 07.房地产集团公司南通公司 08.房地产集团公司海南公司 09.房地产集团公司海门公司 10.房地产集团公司北京公司

2.4.JX

机械产业集团类档案二级类目的设置 01.南通市神宇建筑机械设备制造有限公司 02.南通亿高动力机械有限公司

2.5.DY

多元化产业集团类档案二级类目的设置 01.上海联图科技有限公司 02.南通泓锦服饰有限公司 2.6.ZNRH 中南集团人力资源档案 2.6.1 人事档案类 2.6.1.1.应聘人员登记表 2.6.1.2.面试评价表 2.6.1.3.背景调查表 2.6.1.4.应聘人员评审表 2.6.1.5.新员工入职手续单 2.6.1.6.员工工号设立通知单 2.6.1.7.个人简历表

2.6.1.8.学历证书、相关职称、资格证书及身份证复印件 2.6.1.9.工资通知单 2.6.1.10.新员工报到通知书 2.6.1.11.新员工报到交接表 2.6.1.12.入职培训通知单

2.6.1.13.新员工试用期内调研记录表 2.6.1.14.新员工停止试用评审表 2.6.1.15.试用期人员转正考核表 2.6.1.16.试用期人员转正评审表 2.6.1.17.劳动合同（包括试用期合同）2.6.1.18.培训记录 2.6.1.19.人事异动记录 2.6.1.20.工资福利记录 2.6.1.21.奖惩及考核记录

2.6.1.22.员工在公司发生的其它记录资料 2.6.1.23.员工参与公司培训考试相关资料 2.6.1.24.员工调研资料

2.6.1.25.每年的工作总结及上级评语等 2.6.1.26.其它在公司发生的相关记录 2.6.2 养老保险类 2.6.3 其他

2.7.ZNCW 中南集团财务档案 2.7.1.会计报表 2.7.2账册 2.7.3凭证 2.7.4其他

2.8.ZNGC 中南集团工程档案 2.8.1.可行性研究、任务书 2.8.1.1.项目建议书及批复 2.8.1.2.可行性研究报告 2.8.1.3.项目评估 2.8.1.4.环境预测

2.8.1.5.设计任务书、计划任务书 2.8.2.设计基础材料 2.8.2.1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

2.8.2.2.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位和观测记录

2.8.2.3.水文、气象、地震等其他设计基础材料 2.8.3.设计文件 2.8.3.1.初步设计 2.8.3.2.技术设计

2.8.3.3.施工图设计

2.8.3.4.技术秘密材料、专利文件 2.8.3.5.设计计算书

2.8.3.6.关键技术试验 2.8.3.7.总体规划设计

2.8.3.8.设计评价、鉴定及审批 2.8.4.工程管理文件

2.8.4.1.征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 2.8.4.2.承发包合同、协议、书、招标、投标、租赁文件

2.8.4.3.施工执照

2.8.4.4.环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书

2.8.5.施工文件 2.8.5.1.土建施工文件

2.8.5.1.1.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

2.8.5.1.2.施工组织设计、方案、计划、技术措施、安全措施、工艺

2.8.5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定 2.8.5.1.4.建筑材料试验报告

2.8.5.1.5.设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批

2.8.5.1.6.施工定位测量、地质勘察

2.8.5.1.7.土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

2.8.5.1.8.施工记录、日记、大事记 2.8.5.1.9.隐蔽工程验收记录

2.8.5.1.10.工程记录及测试、沉陷、位移、变形、观测记录、事故处理报告 2.8.5.1.11.工程质量检查、评定 2.8.5.1.12.交工验收记录证明

2.8.5.1.13.施工总结、技术总结

2.8.5.1.14.竣工报告、竣工验收报告

2.8.5.2.设备及管线安装施工文件

2.8.5.2.1.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

2.8.5.2.2.施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

2.8.5.2.3.设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

2.8.5.2.4.焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 2.8.5.2.5.隐蔽工程检查验收记录 2.8.5.2.6.强度、密闭性试验报告

2.8.5.2.7.设备调试记录

2.8.5.2.8.施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

2.8.5.2.9.系统调试、试验记录

2.8.5.2.10.管线清洗、通水、消毒记录

2.8.5.2.11.管线标高、位置、坡度测量记录

2.8.5.2.12.中间交工验收记录证明、工程质量评定

2.8.5.2.13.竣工报告、竣工验收报告

2.8.5.3.电气、仪表安装施工文件

2.8.5.3.1.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 2.8.5.3.2.施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

2.8.5.3.3.设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 2.8.5.3.4.调试、整定记录

2.8.5.3.5.性能测试和校核

2.8.5.3.6.施工安装记录、质量检查评定事故处理报告

2.8.5.3.7.操作、联动试验

2.8.5.3.8.电气装置交接记录 2.8.5.3.9.中间交工验收记录工程质量评定

2.8.5.3.10.竣工报告、竣工验收报告

2.8.6.竣工文件

2.8.6.1.项目竣工验收报告

2.8.6.2.全部竣工图

2.8.6.3.项目质量评审材料

2.8.6.4.工程现场声像材料 2.8.6.5.竣工验收会议决议文件 2.8.7.生产技术准备、试生产 2.8.7.1.技术准备计划

2.8.7.2.试生产管理、技术责任制 2.8.7.3.开停车方案

2.8.7.4.设备试车、验收、运转、维护记录 2.8.7.5.试生产产品质量鉴定报告 2.8.7.6.安全操作规程、事故分析报告

2.8.7.7.运行记录

2.8.7.8.技术培训材料

2.8.7.9.产品技术参数性能、图纸

2.8.7.10.工业卫生、劳动保护材料

2.8.8.工艺、设备

2.8.8.1.工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

2.8.8.2.产品检验、包装、工装图、检测记录 2.8.8.3.设备、材料出厂合格证

2.8.8.4.设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 2.8.8.5.设备、图纸说明书

2.8.8.6.设备测绘、验收记录

2.8.8.7.设备安装调试、测定数据、性能鉴定 2.8.9.涉外文件

2.8.9.1.询价、报价、投标文件 2.8.9.2.合同、合同附件

2.8.9.3.谈判协议、议定书 2.8.9.4.谈判记录

2.8.9.5.谈判过程中外商提交的材料

2.8.9.6.出国考察及收集来的有关材料

2.8.9.7.国外各设计阶段文件

2.8.9.8.各设计阶段审查议定书 2.8.9.9.技术问题来往函电

2.8.9.10.国外设备材料检验及设计联络

2.8.9.11.国外设备储存、运输

2.8.9.12.开箱检查记录、商检及索赔

2.8.9.13.国外设备、材料的防腐、保护措施

2.8.9.14.外国技术人员现场提供的文件材料

2.8.10.财务、器材管理 2.8.10.1.财务计划、计划 2.8.10.2.工程概算、预算、决算 2.8.10.3.主要材料消耗、器材管理

2.8.10.4.交付使用的固定资产 2.8.11.其他资料

2.8.11.1.有关的国外技术标准

2.8.11.2.有关的专利说明

2.8.12.科研项目

2.8.12.1.开题报告、任务书、批准书 2.8.12.2.协议书、委托书、合同

2.8.12.3.研究方案、计划、调查研究报告

2.8.12.4.试验记录、图表、照片

2.8.12.5.实验分析、计算、整理数据

2.8.12.6.试验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书

2.8.12.7.实验装置操作规程、安全措施、事故分析 2.8.12.8.阶段报告、科研报告技术鉴定

2.8.12.9.成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料 2.8.12.10.考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件 2.9.ZNHT 中南集团合同档案下一级分类参见集团合同管理办法 2.10.中南集团特种载体档案 2.10.1.声像档案 2.10.1.1.照片

2.10.1.2.录音、录像带 2.10.1.3.光盘、软盘 2.10.2.实物档案

2.10.2.1.各种证书证件，包括荣誉证书、房产证、土地证、法人代码证等 2.10.2.2.锦旗、奖状、奖杯 2.10.2.3.各类字画、印章等

3.三级以下类目划分和标识

三级类目划分是在二级类目下依据档案分类通用标准，参考《中南集团档案归档范围和保管期限表》进行类目划分和标识。第三章各门类分类编号

一、文书档案分类编号

文书档案档号＝号＋文书档案分类号＋案卷号模式如下：

20xx-ZK00-n | | | |——— 案卷号

|———————— 号案卷号按最下位类目流水号。用文件材料形成或档案内容针对的自然。

二、科技档案分类编号

行政类档案档号＝号＋行政档案分类号＋案卷号模式如下：

20xx-XZ00-n | | | |——— 案卷号

|———————— 号

案卷号按最下位类目流水号。用文件材料形成或档案内容针对的自然。1.基建档案分类编号

基建类档案档号＝号＋基建档案分类号＋案卷号模式如下： 20xx-JJ00-n | | | |——— 案卷号

|———————— 号

案卷号按最下位类目流水号。综合管理用自然。基建项目用竣工。2.设备档案分类编号

设备类档案档号＝号＋设备档案分类号＋案卷号模式如下： 20xx-SB00-n | | | |——— 案卷号

|———————— 号

案卷号按最下位类目流水号。用仪器设备购置的。

3.产品档案分类编号产品类档案档号＝号＋产品档案分类号＋案卷号模式如下： 20xx-CP00-n | | | |——— 案卷号

|———————— 号

案卷号按最下位类目流水号。采用产品和科技开发项目用鉴定或投产的自然。

4.经营（销售）档案分类编号

经营类档案档号＝号＋经营档案分类号＋案卷号模式如下： 20xx-JX00.00-n | | | | |———案卷号

|————————— 号案卷号按最下位类目流水号。三.财会档案分类编号

财会类档案档号＝号＋财会档案分类号＋案卷号模式如下： 20xx-CK00-n | | | |——— 案卷号

|———————— 号

案卷号按最下位类目流水号。用自然。

四、人事档案分类编号

人事类档案档号＝号＋人事档案分类号＋案卷号模式如下：

20xx-KY00-n | | |——— 案卷号

| |—————人事类档案类目代号 |

|———————— 号

案卷号按最下位类目流水号。综合类用自然。项目类用科研项目通过鉴定的自然。

五.特殊载体档案分类号

特殊载体类档案档号＝号＋特殊载体档案分类号＋保管单位号模式如下： 20xx-SX00.00-n | | | | |——— 案卷号

|——————————号

档案分类篇5

一、文书档案:档案分类

（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

人事档案分类篇6

一、企业职工档案的内容和分类 ★第一类:履历材料

职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表 1.履历表(书),简历表;2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表;4.更改姓名材料;5.就业登记申请书;6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表);7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表.★第二类自传材料工作经历

思想发展性质的自传其它属于自传性质的材料

凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料.★第三类鉴定,考核,考察材料

职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表 1.鉴定表(含自我鉴定);2.组织正式出具的职工表现材料;3.考核登记表.★第四类学历,培训和评定岗位技术(技能)材料

学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料;晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录.★第五类政审材料

审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料, 主要证明材料;甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;入党,入团,参军,出国等政审材料;更改职工的民族,年龄,国籍,入党,入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料.★第六类参加中国共产党,共青团及民主党派的材料

中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意

见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和

组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料.★第七类奖励材料各种先进人物登记表

先进模范事迹

嘉奖,通报表扬等材料 ★第八类处分材料

处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料;通报批评材料;甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见;公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;法院审判工作形成的判决书.★第九类劳动关系和工资,待遇审批材料

工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;招用职工登记表,任免呈报表,录用和聘用(续聘)审批表,劳动合同,终止或解除劳动合同报告书,解聘,辞退材料;保险福利待遇(失业,养老,医疗,生育,工伤,住房公积金)的审批表,再就业材料;从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表;退(离)休审批表;复员退伍,转业审批表;大中专院校毕业生派遣证;工作调动介绍信

出国,出境人员审批表;党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表.★第十类其他可供组织参考的材料

招工,参军,参加工作,毕业生,工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料;非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.二、归档要求

完整,齐全,准确,手续完备注: 归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸;(185×260)保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔,圆珠笔,红色墨水,纯蓝墨

水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料

三、鉴别 ,判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档

案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;2, 判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;3 ,审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象

不明确的材料,不能归档;政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等.处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意

见等.以上材

料属于成套的,必须齐全.4, 审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档;审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面.任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号.出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间.5 ,鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.四、组件

原则: 每份文件为一件注: 正文与定稿为一件,正文在前正件与附件为一件,正件在前原件与复制件为一件,复制件在前原件与转发件为一件,转发件在前

五、排序

1,按归档文件形成时间排序

第一类(履历)第二类(自传)第三类(鉴定考核考察)第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励)第九类(招用等)第十类(其他)2,按归档文件内容的主次关系进行排序第五类(政审)第八类(处分)注: 材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人

检讨或交待材料等.3,第六类

排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排入团志愿书应排在入团的其它材料之前

入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序.4,第九类

材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序.按材料性质相对集中排序的方法是: 工资情况的材料录用,任免材料保险福利待遇材料出国,出境材料

每种材料再根据形成材料的时间顺序排列

六、修整装订总要求: · 以件为单位 16 开(185×260)· 装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字, 不损坏文件,不妨碍阅读

(一)对超出16 开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪

裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法.折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读.(二)对破损,卷角,折皱和小于16 开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶

水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤.(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容.(四)拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.装订要求: 每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法:(一)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符.(二)理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐.(三)打孔.在材料左侧1.5 厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3 厘米,用鞋带装订.(四)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名.(五)装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯.(六)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查.(七)后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经

手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中.七、编目 1,页号编写

在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号注: 托裱若干小幅面材料的1 张托裱纸按1 页进行编号 2,类件号编写

在归档文件首页右上方空白位置加盖“类件号”章类号:“一”到“十” 件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定页数为阿拉伯数字 3,卷(袋)内目录

·置于每个职工档案材料卷(袋)首 ·用耐久材料书写或计算机打印 ·各项目应填写应完整,准确注一

:每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用类件号:按照类别排列顺序,如:“一类第一(或1)件” 责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者

题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用“[ ]”括起

日期:采用阿拉伯数字8 位表示,可分两行书写页数:该件材料总页数

要求: 每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求:(1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写;(2),根据材料题目填写“题名”.无题目的材料应拟定题目.题目过长,可适当简化.拟定题目或简化题目,必

须确切反映材料的主要内容或性质特点.凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;(3),“日期”一般采用材料落款标明的最后时间.复制的档案材料,采用原材料形成时间.(4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检

查核对,做到准确无误;(5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用.★卷内备考表的填写:后面填初次整理时间及人员姓名中间填每年整理人,检查人,整理时间 4,检索工具要求

企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).项目包括:姓名,档号,存放地址, 备注等.按姓氏笔画多少或第一个字母的顺序排列.每个姓氏后预留部分空格,常用姓要预留多一些.“王, 刘,李,张,” 职工档案用“10”或“ZG”来表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示

如,“ZG1-1” “ZG2-1”

八、档案装具档案卷皮档案袋卷皮规格: 长27.4 厘米,宽20.5 厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3 厘米;线眼中心距左侧边沿1.5 厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4 厘米材料: 一般可采用300 克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量颜色: 应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,一律用正红色项目: “企业职工档案”,“姓名”,字体与距离: “企业职工档案”用楷体(72 磅),字与卷面上边沿距离为7 厘米

“姓名”用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5 厘米,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字 2 ,档案袋

规格: 长30 厘米,宽23 厘米,厚(折叠部分)2.5 厘米材料质量: 可根据条件选用较好的牛皮纸袋面项目: “企业职工档案袋”,“姓名”,“制作单位” 字体和字的颜色

关于企业档案分类的思考篇7

一、企业档案分类设置的基本原则

设置合理的档案类别, 用以规范本企业档案的整理, 达到对企业档案的科学管理和有效利用。综合性的大型企业, 按照《工业企业档案分类试行规则》来分类, 显然不能满足大型企业所产生的实体档案分类。现代企业所产生的实体档案其内容、形式、载体具有多样性。现代化管理和高科技特征明显。其一在经营管理活动中产生的大量信息化文本无类可归;其二反映、记录本企业重要活动的, 具有保存价值, 可提供利用、参考的影像、声像材料不能以其特殊的载体, 成为单独的一类, 不便于保管和提供利用。随着经济体制改革的不断深化, 各种经济性质的企业层出不穷, 管理手段、管理方式的不同, 其产生的文件材料不完全相同, 因此在制定本企业综合档案分类方案或者分类大纲时, 应以本企业的实体档案为对象, 准确把握企业实体档案的类别设置。企业档案的分类大纲是企业档案整理的向导, 企业档案类别设置, 则是现代企业档案科学管理的基础和手段, 客观、准确地进行分类设置, 才能将繁杂、零散的企业文件材料, 整理成为符合企业实际, 结构合理, 层次清晰的企业档案资源, 方便平时利用。

二、企业档案分类的特点

(一) 党群工作、行政管理类二级类目的并项。民营企业产生的党群工作类文件材料通常较少, 二级类目可以根据实际情况进行并项。如:二级类目中的组织工作、宣传工作可合并为“组宣工作”, 工会工作、共青团工作、民间团体工作可合并为“群团工作”。行政管理类二级类目可根据企业运行的模式及此类文件材料的内容、数量来确定。需要注意的是二级类目的设定要有一定的前瞻性, 充分考虑企业职能的发展趋势, 既要保持二级类目的拓展空间又要保持二级类目的相对稳定性。

(二) 经营管理类二级类目的拓展。以用户为中心, 以用户需求为导向, 以用户便利为原则, 以用户满意为目标是此类目拓展的指导思想。民营企业经常利用频繁的档案, 按照传统的方法检索, 往往分别存放在若干不同的二级类目中, 批量利用很不方便。根据用户的利用需求拓展二级类目可以在一定程度上解决这个问题。如:在新形势下, 市场分析研究文件, 企业合同文件, 客户信用管理文件, 企业社会职责文件等在企业档案中占有重要地位。这些文件利用频率较高, 利用量较大, 民营企业可根据实际情况将其拓展为二级类目。

(三) 设备档案二级类目拓展。设备档案二级类目一般按设备的种类或型号来设置。1.种类过多且型号过于庞杂可将二级类目设为用途, 三级类目设为种类, 四级类目设为型号。如按使用性质分生产设备、起重设备、运输设备、动力设备等为二级类目;三级类目以生产设备为例, 可分为车床、铣床、镗床、磨床、刨床等;四级类目以车床为例, 可分为C610、C620、C630型号等。2.种类过多且型号单一可将二级类目设为种类, 三级类目设为型号。3.种类不多且型号单一可将二级类目直接设置为型号。

(四) 产品、基建、科研档案二级类目的拓展。产品档案二级类目一般按产品的种类、型号来设置。科研档案二级类目一般应按课题性质或课题来设置。基建档案二级类目一般按工程性质或工程项目来设置。这三种科技档案二级类目的设置其原理同设备档案相同。

三、企业档案分类管理的建议

(一) 档案分类的采标。指导企业档案分类的标准很多, 不同标准之间分类的逻辑架构存在很大的差异, 所以采标将是做好企业档案分类工作的关键性的起步工作, 假设作为某个行业的企业单位, 是选择遵守档案行业分类标准, 还是遵守所在行业的档案分类标准, 或者选择遵守一种标准, 兼收并蓄其他标准内容, 是需要慎重决策和考虑的, 无论是选择哪种标准, 都不能盲目照搬, 要根据企业的实际情况作相应的调整。有些企业往往在选择档案分类标准上, 欠缺调研、分析, 制作的档案分类表无法很好地契合企业管理工作的实际需要。

(二) 档案分类的完善。经过慎重的采标之后, 有了档案分类的基本框架, 需要企业文档部门进一步根据企业的实际情况调整和完善, 在调整企业档案分类表前, 需要先了解清楚企业各机构部门的职责, 可以先研究清楚各机构职责说明文件, 同时监督各部门建立文件收发登记制度, 登记部门发出和接收的每一份文件, 通过业务调研、分析职责说明文件和文件收发登记表, 进而了解清楚各部门产生的文档类型, 对企业的文档类型了然于心, 这是做好档案分类工作的基础, 所以调整档案分类表需要花费足够的时间和经历去了解、熟悉、酝酿, 才能做到档案分类完整、准确、系统。

档案分类管理的改革与创新篇8

【关键词】档案管理；改革；创新；社会主义核心价值体系

随着我国市场经济的飞速发展，其档案管理水平有了一定的提高，这些档案对社会的进步、经济的发展起到了至关重要的作用。而档案分类指的是按照形式、内容、来源以及时间的不同将全归档文件进行实体分类，分成若干类别和层次，从而形成有机的体系。在我国档案管理发展过程中，档案的分类管理与创新一直是重头戏。相较于过去，各种归档的材料在档案内容性质、形式、载体以及数量等方面都有一定的变化，在这种情况下固定案卷位置依然采用案卷号、案卷目录号、全宗号等编号方法显然存在诸多的不足，不利于对档案信息资源的开发和利用，因此，对档案分类管理进行改革和创新就显得尤为必要了。

一、档案工作存在的主要问题

1.档案管理人员不能满足新时期档案管理的要求

首先，人员配置缺乏专业性。档案管理工作人员存在兼职多、专职少的现象，甚至身兼数职的情况也时有发生。此外，档案管理人员工作变动频繁，且不能及时的进行全面的移交工作，这就增加了确定档案管理责任归属的难度系数。这些都不利于提高档案管理人员的职业技能，对改进档案工作质量产生不利的影响。

其次，档案人员的专业素养欠佳。其具体表现主要为：一是从事档案管理工作的专业人才比较少，从事该岗位人员很少有专业技术职称。二是档案人员缺乏创新意识，由于缺乏专业的知识和技能，只能满足于根据要求做好档案管理工作，不能充分掌握现代管理技术，从而导致现阶段大多数档案管理人员创新意识不足。三是缺乏提高档案管理人员业务素质的培训机制，从而影响了人员的综合素质。

2.相关的规章制度不够完善

现阶段部分档案管理的规章制度没有明确细节的要求，其归档的效果只是笼统的说明。在归档的实际过程中，大多数只会归档纸质文件而已。尤其是在电子档案管理等方面，缺乏相关制度的规范指导，电子归档会出现一些混乱。如果只是将手工记录通过扫描存入系统，这实际上并不是真正的电子归档。此外，在档案管理制度没有建立健全，在档案管理人员职责没有明确规定的情况下，电子档案的修改变得更加容易。因此，难以真正的避免人为破坏情况的出现。

3.档案管理条件比较简陋

档案室简陋已经严重影响档案工作的正常进行，甚至个别单位还存在没有建立档案室的情况。部分单位尽管有档案室，但是阴湿狭窄，缺乏与之相配套的设备，档案材料霉变或虫蛀的情况时有发生，严重影响了档案的外观和整洁。

二、档案分类管理的创新改革思路

档案归档整理工作的关键就是建立档案分类表，做到清晰、简化合规、层级分明，这是提高档案管理水平的重要保障。因此，在开展档案分类管理工作中，应该注重以下几个方面：

1.档案分类的采标

就档案分类而言，有诸多的标准可以指导其分类，不同的分类标准，其逻辑架构也不尽相同，所以档案分类管理中起步工作就是做好采标工作。假设某个单位或者部门在档案分类的过程中，要遵守档案行业的分类标准，亦或者是所属行业的档案分类标准，或者兼顾两种档案分类的标准，这需要慎重的考虑和决定。选择任何一种标准都要以实际情况出发，杜绝盲目照搬照抄的可能性。有的时候个别部门或单位往往没有充分分析和调研其所选择的档案分类标准，这样即便档案分类表已经做好，实际上也无法满足现实工作的需求。

2.档案分类的完善

在采标慎重选择之后，基本上初步形成了档案分类的框架，需要根据单位属性、部门属性进行适当的完善和调整。在档案分类表调整之前，要对各个部门、各个机构的职责有一定的了解和掌握，各部门建立的文件收发登记制度要事实监督，文件收发登记表要以充分的职责分析、业务调研为基础，进而对其所产生的文档类型做到心中有数，这是档案分类管理的基础工作。实际上需要花费较多的经历和时间来酝酿、熟悉、了解档案分类表的调整工作，这样才能够确保系统的、准确的、完整的档案分类管理。

3.档案分类的简化

在档案分类进行调整和完善的过程中，应该秉持归档管理工作简化的原则，对内容分类的过分追求反而使得档案分类管理本末倒置。自“DA/T22-2000归档文件整理规则”的颁布和执行，在一定程度上对文书立卷的归档方法进行了变革，按件整理的方法实际上将很多复杂的分类工作都省去了。再加上现阶段，较高的档案管理现代化水平，使得档案信息网上查询和计算机检索成为了可能，文书档案的分类工作应该财务文书文档按件管理的方法来起到简化的作用。此外，档案分类管理的工作人员，应该重视文档管理的核心理论，即来源原则，强调在档案分类整理工作简化的过程中，在整理馆藏档案的过程中，要以文件的形成机关来源為基础。

4.依法科学管理

提高档案工作总体水平的关键就是提高依法科学的管理水平。管理方式要不断地完善和改进，在全国档案信息通用数据库的建立健全当中充分运用创新的管理手段。随着我国档案制度不断深入的改革步伐，人员逐渐实现了转变，从单位人过渡到社会人，日渐频繁的人员流动在一定程度上证明了档案信息库建立健全的重要性，尤其是确保档案资料的可靠性、适用性、先进性和标准性，为后期实现数字化、网络化的信息资源、自动化的管理流程、多样化的信息载体以及整体化的信息共享等奠定良好的基础。但是由于不同的单位具备不同的特点，在开展档案资源信息化工作的过程中要充分考虑到其自身的特点，尽可能的避免软件不兼容、单位自行设计、硬件配置不统一等做法。

5.建设高质量的档案工作队伍

档案分类管理工作具有较强的科学性，这就对档案分类管理工作人员有较高的要求，具备系统的档案管理学知识只是其中最基础的部分，此外要具备良好的思维能力，这样才能够有条理性、科学性的开展档案的分类管理工作，增强档案框架管理的清晰度，为后期的保管、查找以及开发利用提供便利的条件，从而实现系统化、标准化、规范化的档案管理。因此，就现阶段而言，着重培养年轻的档案干部成为了亟待解决的问题，使这些人的能力不断的提高直至其具备担任档案事业主力军的能力和素质；对专职、兼职的档案工作人员，要加强对其知识体系的更新工作，在上岗之前确保岗前培训工作落实到位，尤其是在计算机应用方面，是培训的重点内容，这是现代社会的必然要求。同时，要积极的创造良好的内外部环境，吸收、引进、聘用高级人才。

三、档案分类管理的意义

首先，无论是社会、城市、企业、个人的生存和发展，档案都起到了至关重要的作用，尤其是档案可以记录人、物过去的状态和具体的情况，为后续的调查和利用奠定了良好的基础，而档案分类管理正是对这些信息进行筛选，并对有效信息进行充分利用，这才是信息化时代对档案的要求。

其次，时代的发展和社会的进步，社会公众对档案的意识逐渐培养起来，原先人们对档案莫不关系、毫不在意的时代已经过去了，现如今人们开始重视档案的作用，并尽可能的利用档案带来的积极效果，而档案分类正是帮助人们高效的、快速的筛选出对自己有用的信息，这是社会现代化的具体表现。

最后，我国是一个人口众多的国家，因此，就业问题一直是值得考虑的民生问题，而档案分类管理这种档案细化的分支，有助于该专业的学生向更深层次的方向学习和研究，有助于培养该方面的专业性人才，以此来满足社会对档案分类管理人才的需求，在缓解现阶段就业压力中有一定的贡献。

四、结语

档案管理工作并不是一蹴而就就可以实现的，这是一个复杂性的、系统性的问题，在开展档案分类管理工作的过程中，既要保持其内在的联系，同时也要遵守客观规律和自然形成规律。只有不断地扩充自己的知识领域，在调查研究的时候做到深入细致，就一定可以实现科学化的档案分类管理，尽可能的加快其转变为生产力的速度，从而促进我国社会经济的发展。

参考文献：

[1]陈慧.试论煤化工项目档案分类与档号编制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

[2]朱雯.妇幼保健院档案分类与档号编制[J].医学信息，2013，（29）：35-35.

[3]杨培鹰.关于项目档案分类的几点看法[J].机电兵船档案，2012，（6）：37-38.

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