档案分类编号标准

2024-08-23

档案分类编号标准（共5篇）

档案分类编号标准篇1

会计档案分类编号规定（试行）

为了规范和加强公司会计档案管理，充分发挥会计档案的原始凭证作用，更好地为公司各项经济活动和决策服务。根据财务部、国家档案局财会字[1998]32号文关于印发《会计档案管理办法》的通知精神，并结合公司实际，特制定本办法。

一、本分类方案是以会计档案产生与使用的普遍性、内容与程序的连续性和所含成分的稳定性等特点为基础，按其自然形成规律，分为大类、属类、小类三级，其中凭证可增设下级类目。

二、财务部应将每年形成的会计凭证、帐簿、报表（决算）等会计核算材料按归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。

三、公司会计档案的大类设为KJ（会计）类，属类设三类，分别为报表类、帐簿类、凭证类。

四、为适应会计凭证多样性、复杂性特点，特将凭证分为五小类：

1、现金凭证；

2、银行凭证；

3、转帐凭证；

4、运使费凭证；

5、资金清算凭证，然后再按月分开。

五、会计报表、帐簿、凭证分类编号采用--形式（报表、帐簿、凭证）--保管期限分类法。首先分开，其次把一个内形成的会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类，然后再按不同的保管期限分别组成保管单位进行排列，一年编一个总流水号为分类卷号，各类分别再编一个流水号为保管卷号。

六、本分类方案采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的办法。大类采用两个汉语拼音字母表示；属类、小类统一采用阿拉伯数字表示。即先用汉语拼音字母表示大类，在字母后第一位数字为属类，会计凭证在属类后加一圆点表示类级（即5小类），圆点之后数字表示月份。在类号后加一横线“---”其后数字为保管单位流水号。本分类办法不采用十进位制方法。

例如：

报表类：KJ 1--1 大类号属类号（报表）保管单位流水号

帐簿： KJ 2--1 大类号属类号（帐簿）保管单位流水号

凭证： KJ 3.1.1--1 大类号属类号(凭证)小类(现金凭证)月份保管单位流水号

对产品档案分类编号问题的认识篇2

在产品档案管理工作中，对其编制科技档案号是必不可缺少的程序。科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(以下简称《要求》)5.2.7条规定：“档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案。其全宗号另定：分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号：项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；目录号一般指分类目录号：案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。”在实际工作中，科技档案的编号主要有分类式科技档案号和累积式科技档案号两种基本形式。分类式科技档案号，是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的编号。其基本的结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号。累积式科技档案号，是反映科技档案总量和接收顺序的科技档案号，也称总号或流水号。其基本的结构模式：以阿拉伯数字按库藏排序。

从上文可以看出，该公司产品档案档号设置为“年度号+分类号+案卷号+目录号”的结构，不符合《要求》的有关规定，因此是错误的。建议该公司根据《要求》的有关规定和自己的实际，选择分类式科技档案号和累积式科技档案号中的一种作为产品档案号。按照上述要求，笔者对Vivian提出的问题初步进行分析：

对第一个问题，笔者认为，按照《要求》的有关规定，年度不是科技档案档号的组成部分，因此产品图纸的经常更改，并不影响档案号的编写。

对第二个问题。笔者认为，“是不是应该把产品的种类编为第一类目用拼音缩写来表示好一点呢”，主要取决于该公司编制的“科技档案分类方案”类目表中采用什么标准设定产品档案一级类目以及类号(累目标识符号)标识的方法。如果Vivian的想法与“科技档案分类方案”中对产品档案一级类目设定及类号标识方法相一致，可采用。如果不一致，通常情况下应该执行“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识的规定。如果通过比较。发现Vi－vian的想法较“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识方法更科学、合理，则应按程序修改“科技档案分类方案”，待正式批准后实施。此外，Vivian举的例子也是不正确的。

对第三个问题。笔者认为，产品型号与产品档案号是有联系的。但两者毕竟不是一回事。不能混为一谈。产品档案号应该包括有产品型号的内容和因素。从Vivian提供的情况看，该公司很可能采用的档案号的结构是分类式科技档案号结构，因此应将产品型号的代码编进档号里面。

对第四个问题，笔者认为，Vivian的想法很好。但问题的关键是。在做好调查研究的基础上。根据产品档案的内容构成、形成特点、数量和利用规律，遵循分类规律。设计出科学、合理的产品档案类目体系，并将其纳入该公司“科技档案分类方案”中。

需要提醒Vivian和同行的是，科技档案分类方案是指导科技档案归类、组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的依据和标准，档案部门应将其作为一项基础性工作予以重视和加强。

我们公司的产品繁多，有望远镜、脚架、观靶镜、夜视仪、镜头、镜片、MP3、MP5、显微镜等。其中望远镜种类比较多，有双望的、单望的、防水的、数码的、玩具的等。我现在把每种产品都编上号：望远镜12、脚架13等。

档号的设置为：年度号+分类号+案卷号+目录号。如2004年研发的望远镜W18－10X28为第五卷的，档号如下：2004.CP12.5.1。但是如果我这样设置档号的话就出现了一些问题：①产品的图纸经常要更改，年度该怎么设置?②我现在只管理产品的档案，是不是应该把产品的种类编为第一类日用拼音缩写来表示好一点呢?如上提到的双筒望远镜的档号为：2004.SW19.5.1。③产品的型号和档号可以混为一谈的吗?这个问题我跟主管争论过多次。他想把每一产品里面的部件编码也编进档号里面，以为这样做有利于查找；我认为这是两码事来的，根本不可能，唉!非常郁闷。④另外，关于分类的，我这里除了有产品的设计原图外，还有各种客户对产品的包装、产品规格等要求图。我现在打算按照产品种类来分，而产品种类下面又分为产品原设计图纸和各个客户的要求图，这样做好不好呢?请同行就产品档案的分类编号问题帮助我一下吧!

合同编号分类的规定有哪些篇3

第一条为加强合同档案基础管理工作，提高合同标准化管理水平，规范合同编号及存档，特制订本规则。

第二条本规则除特别指明外，适用于以公司名义签订的所有合同。

第二章职责

第三条综合管理部负责本规则制订、修改、实施指导及监督，各单位合同、档案的管理人员负责本规则的具体实施。

第三章原则和方法标准描述

第四条合同分类编号应遵循下列原则

1、适应公司合同管理需要;

2、适应公司内部管理、业务管理、项目管理、成本管理相匹配的分类方法;

3、公司所有合同都应按照分类标准统一进行分类并连续编号。

第五条合同分类编号方法

(一) 合同编号规则

1、合同编号由六个字母和十个数字组成;

2、编号形式：××××-△△-◇◇-☆☆☆☆-□□□，其中符号所代表的含义如下图所示：

合同编号规则示意图

使用“-”连接各级编号

年度内所签订同一类

型的合同序号

(二) 合同编号具体编写规则

1、一级编码：企业代码，取“NNNNN”四字拼音首写个第一个大写字母，即“NXSM”;

2、二级编码：即合同分类代码，选取合同名称前两个字拼音首写第一个字母，若遇合同前两个字拼音首写字母相同的，则选择第三个字，依次直到选出不同的组合。具体为：买卖合同-MM;买卖合同(销)-MMX;供用电、水、气、热力合同-GY;赠与合同-ZY;借款合同-JK;租赁合同-ZL;融资租赁合同-RZ;承揽合同-CL;建设工程合同-JG;运输合同-YS;技术合同-JS;保管合同-BG;仓储合同-CC;委托合同-WT;行纪合同-HJ、居间合同-JJ、保险合同-BX、广告合同-GG等;

3、三级编码：即部门代码，与综合管理体系部门代码保持一致，具

体为：01-综合部、02-销售部、03-生产部、04-质量部、05-矿山分厂、06-安全环保部、07-财务部、08-一分厂、09-审计部、10-采购部、11-办公室、12-项目部、13-党委工作部、16-兰山分厂、22-宁东分厂;

4、四级编码：即合同签订的年份;

5、五级编码：即年度内承办单位所签订的合同顺序号，根据合同签订的顺序从“001”编起;

6、补充协议编码规则：补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与原合同共用一个编号的前提下，根据补充协议签订顺序在原合同编号后用括号加两位阿拉伯数字标识，从“01”开始。

第四章附则

第六条合同编号统一由综合管理部编制管理，各单位拟定相关合同前，与合同编号管理部门索取编号后方可上传，买卖合同(销)-MMX合同编号由销售部按照本办法要求自行管理和编制。

第七条本规则自发布之日起施行。

档案分类编号标准篇4

按照《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，围绕我院组织人事工作中心任务，结合工作实际与特点，现制定《中国科学院干部人事档案材料分类标准》。

第一类：履历材料

这类材料主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本为主要内容的材料。

其中，知青、教师、军人、工作人员、党员干部登记表或简历表；干部履历表；中央和地方各级党委委员（候补委员）简历；人大常委会委员、政协委员简历等材料。

第二类：自传材料

这类材料主要包括自传和属于自传性的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。

其中，自传；以自传为主的履历表或简历表；领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

第三类：考察、考核、鉴定材料

这类材料主要包括干部人事管理工作中，组织人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。

其中，在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料；考核登记表；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档），出国人员、国外工作期间鉴定表；审计、离任审计等材料。

第四类：学历学位、技术职务、学术水平、培训材料

这类材料主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。采用二级分类法。

（一）学历学位材料

其中，高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国外学历学位认证材料等。

（二）职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）

材料

其中，职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

（三）反映科研学术水平材料

其中，当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才材料；承担国家“863”、“973”重大科研项目的首席科学家材料；入选“百人计划”通知等材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和重大影响的论文目录等材料。

（四）培训材料

其中，为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表结业登记表（鉴定）表；没有获得学历学位的学习相关材料；党校学习总结（个人总结、组织鉴定）等材料。

第五类：政审材料

这类材料主要包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。

其中，上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间材料；“三龄一历”（年龄、工龄、党龄及学历）认定等材料

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料

这类材料主要包括干部参加党、团组织的有关材料，也包括民主党派的入党材料。

其中，入团志愿书；入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；加入或退出民主党派的有关材料等。

第七类：表彰奖励材料

这类材料主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。

其中，享受政府特殊津贴材料；县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、奖励、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

第八类：涉纪涉法材料

这类材料主要包括对干部给予处分的材料。

其中，处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（更改、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴非法所得等的行政处理决定等材料。

第九类：工资待遇、任免离退、出国出境、会议代表材料

这类材料主要包括干部招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；任免、调动、离（退）休、军人转业（复员）安置工作中形成的材料；辞职、辞退罢免材料；办理工资、待遇等工作中形成的材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议工作中形成的材料。采用二级分类法。

（一）工资待遇材料

其中，新增人员工资审批表、转正定级审批表、工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；解决待遇问题的审批等材料。

（二）职务任免材料

其中，录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批表；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料；自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免等材料。

（三）出国出境材料

其中，因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件等材料。

（四）会议代表材料其中，党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议工作中形成的材料；委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等材料。

第十类：其他材料

这类材料主要包括健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料；办理丧事形成的材料；干部档案审核、报送工作中产生的反映干部档案情况的材料；其他材料。

其中，录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；悼词、生平、讣告、遗书；非正常死亡调查报告；干部人事档案报送单，干部人事档案有关情况说明；毕业生就业报到证，博士后分配工作通知书；劳动合同；人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

中国科学院人事教育局