广州市档案管理规定

广州市档案管理规定（共8篇）

广州市档案管理规定 篇1

广州市城市建设档案管理办法

广州市人民政府[ 1996-6-19]

穗府[1996]87号

各区、县级市人民政府，市府直属各单位：

现将《广州市城市建设档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。

广州市人民政府

一九九六年六月十九日

广州市城市建设档案管理办法



第一条 为加强城市建设档案(以下简称城建档案)的管理，保证城建档完整、准确、及时归档，更好地为城市建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本办法所称城建档案是指在城市规划、建设、管理工作中形成的具有保存、使用价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料。

第三条 本办法适用于本市城市规划区内城建档案的管理。

第四条 城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分，城市建设主管部门应加强对城建档案工作的领导，保证城建档案工作与城市建设同步进行。

第五条 本市城建档案工作按照集中统一管理的原则，建立以市城建档案馆为中心，区、县级市和各建设单位档案机构为基础的城建档案管理网络，确保城建档案工作全面开展。

第六条 广州市城市建设档案馆(以下简称市城建档案馆)，是集中管理本市城建档案的事业机构，负责本办法的组织实施，业务上受市档案管理部门监督和指导。县级市城建档

案馆负责辖区内的城建档案管理工作。

第七条 市城建档案馆职责是：

(一)负责制定全市城建档案事业发展规划、计划，草拟城建档案规范性文件和标准；

(二)负责本市城建档案的管理、监督、检查工作，并进行业务指导和业务培训；

(三)接收、征集、保管本市城市规划区范围内需永久和长期保存的城建档案和资料；

(四)参加重要建设工程的竣工验收；

(五)统一管理全市地下管线档案和资料；

(六)对馆藏档案和资料进行科学管理，做好城建档案信息资源开发利用和咨询服务；

(七)负责办理市属区建设工程竣工档案保证金的收退工作；

(八)法律、法规规定的其他职责。

第八条 市、县级市城建档案馆接收下列范围的城建档案：

(一)城市建设综合性文件材料：包括城市建设政策、法规、重要会议、计划、统计、外事活动等；

(二)城市勘测：包括工程地质、水文地质、专题勘察、控制测量、地形测量、摄影测量、地图等档案；

(三)城市规划：包括城市总体规划、分区规划、详细规划、县镇规划、国土规划、规划基础材料等档案；

(四)城市建设管理：包括城市建设用地管理、建设用地规划管理、建筑工程管理、房地产管理、地名管理等档案；

(五)市政工程：包括道路、广场、桥涵、隧道、排水、环境卫生等建设工程档案；

(六)公共设施：包括给水、供气、供热、公共交通、城市地铁、供电、电信等建设工程档案；

(七)地下管线：包括给水、排水、供气、供电、电信、工业输送、军事管线等建设工程档案；

(八)交通运输工程：包括铁路、公路、水运、航运等建设工程档案；

(九)工业建筑：包括工厂、矿山、电站、工业仓库等建设工程档案；

(十)民用建筑：包括住宅、办公用房、文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险等建设工程档案；

(十一)名胜古迹、园林绿化；包括风景名胜区、园林、绿地、苗圃、名木古树、纪念性建筑、名人故居、古迹、古建筑、城市雕塑等档案；

(十二)环境保护：包括环境管理、环境监测、治理、保护和重要的环卫设施等档案；(十三)城建科研：包括城市规划设计、城市建筑科学技术、城市现代化管理等档案；

(十四)人防、军事建筑：包括人防工程、军事工程等档案；

(十五)水利、防灾：包括水利工程、防洪、防汛工程、防灾、抗震工程等档案；(十六)工程设计档案：获市、省、国家级奖励的优秀设计项目。包括工业、民用、市政、交通、环保、园林、军事等工程；

(十七)县、镇、村建设：包括村镇规划、基础设施建设、地政管理、水利工程、古建筑等档案

第九条 本办法第八条规定范围内的城建档案包括照片、录像带、录音带、光盘与磁盘、缩微片。

第十条 市、县级市城建档案馆可根据城市规划、建设、管理的需要，向有关单位收集和征集以下城市基础资料：

(一)城市历史资料，包括城市历史沿革、历史文化遗迹、地名、各项建设事业和设施发展史、城市史志、年鉴等；

(二)城市自然资料，包括水文、气象、地质、地震、资源、地形、地貌等；

(三)城市技术经济资料，包括城市经济、人口、科学、文化、教育等。

第十一条 城市建设管理部门在城市规划、建设和管理中形成的管理档案，在本单位保管使用3年至5年后，应向市、县级市城建档案馆移交。

第十二条 城建系统各专业部门的内部汇编、技术手册或公开出版的各类资料，应向市、县级市城建档案馆提供；城建系统外各单位形成的与城市规划、建设、管理有关的资料，由市、县级市城建档案负责收集和征集。

第十三条 凡在市属区内的建设工程和县级市内中央、省、市属的重点工程，及市城建档案馆指定的其他建设工程，建设单位必须在工程竣工验收后6个月内向市城建档案馆报送工程竣工档案。

县级市内除上款规定外的其他建设工程，建设单位必须在工程竣工验收后6个月内向县级市城建档案馆报送工程竣工档案。城建档案移交，必须是原件或者是原件的缩微摄影胶片。

第十四条 建设单位领取建设工程规划许可证前，须按规定向市、县级市城建档案馆交付竣工档案保证金。保证金的数额，按工程概算总投资的1%收取。竣工档案按期报送的，市、县级市城建档案馆应在7日内将保证金如数退还建设单位。不按期移交档案的，由市、县级市城建档案馆发出限期报送通知书，逾期不报送的，保证金作为补测补绘工程竣工档案资料费用；城市规划行政主管部门并可暂停受理该单位新建设工程的报建申请。

第十五条 中央、省、市属重点建设工程和大型建设工程竣工验收时，必须有市城建档案馆参加验收并签署档案验收意见。其他建设工程竣工验收时，应通知本单位档案管理机构参加。竣工档案不完整、不准确、不符合要求的建设工程不予验收。

第十六条 建设工程竣工档案资料应按城建档案馆的规定进行整理。竣工图应与建(构)筑物相符，由工程技术负责人签字，并加盖印章。

建设工程建成投入使用后，进行改建、扩建、维修的，应及时补报变动部分的竣工档案；无现状图或竣工图不完整、不准确的，工程设施管理、使用单位应进行补测、补绘，报送城建档案馆。

第十七条 地下管线工程必须按有关专业技术规范进行竣工测绘，确保地下管线数据库的准确性。部队、公安、海关等单位在本范围内的地下管线档案，市、县级市城建档案馆按保密规定存档。

凡未向市、县级市城建档案馆移交地下管线工程竣工档案的单位，其管线因城市建设遭到损坏，造成的经济损失由该单位负责。

第十八条 在本市规划区内新建、扩建、改建的各类工程，建设单位在设计或开工前须到市、县级市城建档案馆查询工程所在位置的地下管线情况。凭市、县级市城建档案馆开具的该工程所在地的《地下管线综合图》及有关数据资料，并由设计单位在施工图纸上详细标明管线的走向、位置、埋深，方可办理建设工程报建手续。

第十九条 城建档案保管应有专用库房和设备，库房应保持适当的温湿度，应具备防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀、防霉等措施，并采用先进技术和设备，改善保管条件。应建立库房管理制度，定期检查档案的保管状况，对破损、变质的，应及时采取补救措施。

第二十条 市、县级市城建档案馆和单位档案管理机构接收的档案或资料应及时进行登记、分类，编制各种检索工具。

第二十一条 城建档案馆的经费从城市维护费中列支。单位城建档案机构的费用，可按《科学技术档案工作条例》规定，分别从企事业单位的生产费、科研费或事业费中开支。



第二十二条 本办法自印发之日起实施。本市于1984年4月16日颁布的《广州市城市建设档案管理暂行办法》同时废止。

广州市档案管理规定 篇2

广州市药品检验所成立于1953年11月, 是我国建立口岸药品检验所之一。广州市药检所从1998年通过国家二级评审后, 档案管理方法一直沿用至今。根据每十年一次的档案数量统计档案归档率达100%。档案完整率达99%以上, 拥有丰富的药检档案管理经验。

1 药检档案的基本内涵

药检档案即药品检验、鉴定档案, 是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的, 反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证, 属于科技档案范围, 既具有科技档案相同的属性[1], 又与其他档案一样, 具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性, 还具有材料分散性、时效性强等自己的特性, 其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。

2 药检档案管理存在问题

2.1 档案设施落后

从硬性设备来看, 大部分药检所因建所时间短, 检验及办公场地小、场所少, 故未设档案室或档案专人、专库, 档案放在办公室的柜子里, 有的还是木柜, 没有落实防火、防盗、防潮等安全措施, 没有空调、除湿机等设备[2]。以广州市药检所为例, 其硬件设施、设备完善, 符合“八防”的要求。

从软件来看, 省级以上药检所基本实现LIMS接入的信息化管理, 而基层药检所有的自行设计开发保管系统, 有的仍处在纯手工阶段。现阶段, 尚未建立全面的LIMS系统, 北京地区的多数区县药检所还未接入LIMS系统, 未能充分发挥LIMS系统应有的作用[3]。广州市药检所软性设施稍有缺陷, 该所档案工作仍未使用LIMS系统, 而是使用自己设计的保管系统。这在日常工作中会有许多问题, 如检索步骤复杂、检索操作不可逆等。其中最明显的是档案借阅管理, 其借阅需要手工登记。手工登记借阅记录有两个弊端, 一是, 人工容易遗漏, 不利于档案管理;二是, 无法实现大规模的档案利用, 这就使药检档案的利用受到限制。对比来看, 广东省药检所接入了LIMS系统后, 其实现了大数据联网, 并且引入条形码方便了管理, 让档案实现了网络信息化。

综上所述, 药检所档案设施差异程度大, 其差异与级别和地区有关。普遍来说, 基层药检所设施较为落后。

2.2 药检档案不受重视

药检档案管理中普遍存在“重检验, 轻管理”的意识。在广州市药检所档案管理工作中, 档案工作地位低下会出现有“法”不依的情况。在2006年该所制定了完整的药检档案管理制度, 并且逐年更新, 但是由于档案工作不受重视, 工作中常常出现部门之间的推诿。在《广州市药检所档案管理制度》中明确规定, 各科室在出实验报告时需要整理出目录和入盒后移交给档案室, 但在现实工作中, 往往事与愿违, 综合档案室的工作被大事的整理工作所填满, 工作人员无暇进行档案管理的深度开发。

2.3 药检档案利用率低

从我国当前实际情况看, 档案利用的权利垄断、区别对待及优先利用等非公平性表现较为明显, 这种种表现与公民享有的平等使用档案信息权是矛盾的[4]。在此背景下, 药检档案开发利用率低。2014年广州市药检所档案的借阅量也只占到档案库存量的3%。除了前文所述的原因以外, 药检档案还因其自身保密性和信息渠道不畅导致利用低的问题。

2.4 药检档案部门职责不清

药检档案部门职责不清, 一方面由于管理者对档案内容界定不清;另一方面是其本身历史和行业原因。

档案内容界定不清是对药检档案的含义认识不到位, 药检档案从定义出发, 其档案内容有明确的界定, 我国也有相应的制度, 规定了药检档案的内容, 详细可以查阅《全国药检系统和中国药品生物制品检定所科技档案范围和保管期限》。各地药检所由于各种原因, 仍未设立相应的管理制度, 因此会出现未对纳入档案管理的内容赋予明确要求, 各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理, 使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。除此之外, 也会出现本不该纳入的档案进入库房, 占用了紧张库房位置。

部门职责不清原因各不相同, 主要是历史沿袭和药检行业管理方面的原因。广州市药检所从1998年通过国家二级评审后, 便设有综合档案室, 档案内容包含了广义档案内容。依据《广州市药品检验所档案综合管理制度》, 各业务科室做好档案分类和目录后将其移交给档案室, 档案室重新编码、入库进行保管。但是在工作中, 由于药检业务科室工作繁忙, 分类及目录还是由档案室负责, 现实工作流程和管理制度有出入, 让管理制度成为一纸空文。

3 药检档案管理对策

3.1 重视档案工作, 形成理念化

领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键[5], 转变档案服务理念是档案管理的精髓。

单位档案工作的效果直接与单位领导重视程度有关。领导的重视将是一个单位的风向标。因此, 领导的高度重视有利于改变档案工作的低地位, 增强单位内部档案的意识, 促进档案的深加工, 有效推动吸纳和培养档案人才。

转变档案管理理念, 从保管转为服务。新时期的档案管理工作, 要以提供利用、服务为根本目的[6]。这要求档案管理由内而外的转变, 变动的不仅仅是工作方式, 而是档案管理质的飞跃。首先, 简化借阅手续, 提高档案利用率, 让档案不再沉睡于药检所;其次, 开展药检档案汇编, 对本档案进行深化的开发。最后, 因本着为民服务的理念, 做到便民、利民的服务。

3.2 落实制度建设, 确保制度化

做好档案管理的基础是建立健全档案管理制度, 用制度规范管理, 使档案有效保存和利用。各基层药检所应依据《全国药品检验档案管理规范》编制本单位的档案管理材料, 这些制度应该包括有档案范围、保管期限、归档制度、保管制度、鉴定和销毁制度、利用制度、岗位责任制度、保密制度。针对电子档案, 也应当建立相关标准。电子档案相关标准的制定, 促进了电子档案的保管用的规范化[7]。建立制度有助于明确单位、部门和档案室之间的关系, 使得档案室能有效统一管理档案的每一个环节, 保证了药检管理规范化。

落实执行制度是制度化的关键。涉及管理档案的人员应了解本单位档案管理制度, 并且严格执行。定期组织档案管理人员学习本所档案制度, 提高其制度意识;在工作中, 根据制度管理档案, 减少档案工作的随意性。

3.3 推动信息化, 提高档案利用

一方面, 提高档案利用率, 需要深入的调查研究, 药检档案用户需求研究能有效推动其发展。药检档案用户需求研究是建立和发展药检信息中心的前期工作, 能提高药检档案的利用率, 是解决档案利用服务工作矛盾的主要途径[8]。针对不同的客户需求, 药检单位可以总结归纳出不同用户的不同需要, 方便查找相应信息, 缩短用户查找的时间, 提供更高质量的服务。

另一方面, 档案信息化是新时期档案工作发展的必由之路。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平, 重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法, 实现档案信息的社会化服务[9]。档案信息化建设应加强全国管理网络建设、“双套制”归档和网络安全技术。

参考文献

[1]崔玲.抓住药品检定档案特点做好档案管理[J].兰台世界, 2000 (3) :13-14.

[2]王月英.如何做好药检所档案管理工作[J].药检之窗, 2010, 5 (6) :71-72.

[3]盛春元.基层药检机构在药品标准使用中的问题和建议[J].首都医药, 2013 (18) :12.

[4]杨晓晴, 李财富.档案信息伦理与档案信息法律同构依据探析[J].档案学研究, 2010 (1) :27-31.

[5]马莹.浅析如何做好药检档案管理工作[J].兰台世界, 2013 (S3) :144.

[6]刘志英, 马春文.药品检验所档案管理的探讨[J].华北煤炭医学院学报, 2004, 6 (2) :270.

[7]王萍, 张帅, 张诗敏.国外近十年电子档案研究述评[J].档案学通讯, 2011 (3) :58-62.

[8]孙红兵, 武兴民.应积极开展药检档案用户需求研究工作[J].中国药业, 2008, 17 (16) :6.

柳州市艾滋病档案管理保密性探讨 篇3

艾滋病档案管理的安全性也就是艾滋病档案管理的保密性。它在艾滋病感染者和病人管理中起着举足轻重的作用，直接影响到艾滋病感染者和病人信息的完整性和保密性，对艾滋病病人的管理具有直接的影响意义。柳州市艾滋病管理已经建立健全了艾滋病疫情信息报告收集系统和艾滋病哨点监测系统，初步掌握艾滋病疫情动态。艾滋病档案以电子档案为主，也就是艾滋病疫情信息报告收集系统和艾滋病稍点检测系统。而在社区服务中心建立该社区艾滋病病人的文件档案以方便病人管理及病人随访工作。

1 艾滋病档案管理的保密性

1.1 各醫疗卫生单位及相关工作人员，在接诊、咨询、检测、告知、转介、调查、随访、救助、关怀、案件处理、病历及档案记录、资料录入和传输等工作过程中，必须严格遵守《艾滋病防治条例》、《柳州市艾滋病病毒感染者、艾滋病病人及其家属个人信息保密暂行规定》以及国家其他有关文件相关条款的规定，明确相关职责并承担泄密所引起的法律责任。

1.2 艾滋病疫情信息报告、管理人员自涉密之日开始，未经当事人或其监护人的同意，均不得向无关人员泄露当事人及其家属的个人信息，以及其他可能推断出其具体身份的信息，也不得在有可能让无关人员听到或看到的场合谈论或出示艾滋病病毒感染者、艾滋病病人及其家属的任何个人信息以及其他可能推断出其具体身份的信息。

1.3 艾滋病疫情信息报告、管理人员必须学习并掌握艾滋病疫情信息报告相关规定和知识，接受和配合国家、省、市有关部门依法进行的培训和监督检查。发现任何违反保密规定的情况和行为，应及时向柳州市卫生局报告。

1.4 艾滋病疫情信息报告人员对所掌握的登陆用户名及密码必须采取一切有效措施进行严格保密，严格执行《艾滋病疫情信息报告管理规范》第六点第二项之规定：“信息报告系统使用人员未经许可，不得转让或泄露信息报告系统操作帐号和密码。发现帐号、密码已泄露或被盗用时，应立即更改密码，及时向上级疾病预防控制机构报告。”并同时报告市卫生局，否则，由此导致的信息系统安全问题，由个人承担。

1.5艾滋病疫情信息报告人员如果在艾滋病疫情信息报告系统、传染病疫情信息报告系统或其他信息报告系统中看到了超过本级权限的信息或发现其他任何影响信息安全的现象，应及时向柳州市疾病预防控制中心信息管理员报告。

2 讨论

HIV感染者易受社会歧视，甚至家属也受到影响。故必须严格执行艾滋病的相关法律法规，对HIV感染者和病人要采取保密，维护他们的尊严和合法权益，鼓励其树立继续生存的信心，维护他们的尊严和合法权益。因此，加快制定HIV感染者和患者的管理法规，既要保障感染者和患者的合法权益，又要考虑感染者和患者可能导致的社会危害，适当约束他们的行为，是非常必要的。

宜州市民政局档案管理工作制度 篇4

1、档案保管制度

一、集中统一管理本单位各种门类、载体的全部档案和资料，以便保管和查阅。

二、室藏档案应以各类档案或以库房和柜架为单位，绘制存放示意图；按不同门类、载体分别排列，同一门类按保管期限——年度——内部机构或问题的次序排列。

三、库房内档案框架排列与窗户成垂直方向，两行柜架净宽不小于0.8米，柜架端部与墙之间走道净宽不小于0.6米，柜架背面与墙的间隔不小于0.08米。

四、建立全宗卷，存储本单位在管理档案过程中形成的文件材料；建立档案资料收进、移出登记簿，及时登记，做到账目与实物相符。

五、库房坚固，有防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉变、防有害气体等设施设备。坚持温湿度记录，根据气候情况及时调节。

六、库房内严禁吸烟、生明火，不准存放易燃、易爆、易腐蚀物品和其他杂物，保持库房整洁。

七、每年对档案保管状况进行一次全面检查。遇特殊情况及时检查，发现问题及时报告并采取补救措施。检查应做记录。

八、档案工作人员下班时要关灯、关窗锁门，保管好钥匙。

2、档案保密制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级有关保密规定，牢固树立保密观念，增强保密意识，确保党和国家秘密的安全。

二、机关档案人员应按照档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

三、档案工作人员和利用者要严格遵守保密纪律，不得以任何方式对外泄露档案内容，做到不该说的不说，不该看的不看。

四、对借阅的档案，档案工作人员要严格登记，利用完毕后及时放回原处，机密档案未经领导批准，不得借阅。

五、经批准销毁的档案材料，必须有二人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。不准随便当废纸出卖。

六、要建立档案安全检查制度，每逢节假日和年终要对档案和保密情况进行检查，保证库房、门窗、锁具的安全可靠。

七、档案工作人员应经常检查保密情况，一旦发现失泄密现象和苗头，要立即向上级报告，并及时采取补救措施。

3、文件材料归档制度

一、凡是记录和反映本单位工作活动的具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料，均属归档范围。

二、应归档的文件材料，必须及时归档，任何部门或个人不得据为己有。

三、归档的文件材料必须收集齐全、完整，档案质量符合国家有关规定；本机关对外发文档案整理实行两套制。

四、文书档案分为永久、30年、10年，归档文件材料凡有圆珠笔、铅笔、彩笔、传真等不耐久字迹的，必须进行复制。复制件同原件一并装订归档。

五、凡是归档文件材料都应编制归档目录。移交的各种门类的档案必须将编制好的《归档目录》随档案移交。交接双方清点核对并履行签字手续。

六、文书档案一般应于次年8月底以前整理完毕；会计档案由财务部门或会计人员立卷，在本部门保管满一年后向本单位档案室移交；基建工程档案在项目完成或告一段落后，及时立卷归档；声像档案在一次会议、一项活动结束后半个月内归档；其它专门档案按有关规定执行，其中案件档案结案后及时归档。

4、档案利用制度

一、本机关档案室保管的档案，主要供本单位和上级主管机关使用，不属于开放范围，一般不对外（社会）提供利用。

二、本单位工作人员查阅利用档案，档案工作人员可直接向利用者提供；查阅带密级和属秘密事项的档案，必须经本单位主要领导或分管领导批准。

三、外单位查阅档案者，必须持单位介绍信（注明利用的身份，查档内容和利用目的）并经本单位分管领导批准，档案工作人员方可提供。

四、提供利用档案必须严格执行保密制度，利用者应爱护档案资料，不得随意折叠和圈划；严禁拆卷、涂改、增删和抽页；阅览档案时严禁抽烟、喝水。

五、凡利用档案者都应填写《档案借阅登记簿》。利用者根据需要摘抄或复制档案有关内容，需经档案工作人员审查，核对无误后方可加盖印章。不准摘抄或复制带密级和属秘密事项的档案内容。

六、未经档案工作人员审查同意，利用者不得查阅或复制与查档目的无关的档案。

七、档案借出必须进行登记，用毕应及时收回，并经清点无误后，方能签收。

5、档案员岗位职责

一、认真贯彻执行党和国家及档案事业管理机关有关档案工作法律、法规及技术规范，刻苦钻研业务，努力提高技术水平，遵守档案职业道德，积极做好本职工作。

二、定期向分管领导和县档案主管部门汇报工作，接受检查和指导，参加档案业务培训。

三、集中统一管理本单位各种门类和各种载体的档案，熟悉室藏档案情况，积极提供利用，为本单位各项工作服务。

四、认真做好档案的收集，整理、保管、鉴定、统计、利用、检索、编研和保密各项工作，维护档案的完整与安全。

五、按照有关规定，做好档案的接收和移交工作。

六、拟制本单位、本系统和所属单位档案工作的计划、管理办法、规定。

七、负责对本单位、本系统的所属单位的档案工作进行监督、检查和指导、并开展评比活动。

八、档案员调动工作时，必须严格履行交接手续，在未交清之前，不得离岗。

广州市档案管理规定 篇5

规范》的通知 穗档字［1993］16号

2010-05-13 来源：

市各有关委、办、局、总公司、直属单位，各区、县（市）档案局：

为了在我市各企业深入贯彻《档案法》和《国营企业档案管理暂行规定》，进一步加强我市企业档案工作，更好为发展社会主义市场经济服务。现将我局制定的《广州市企业档案工作业务建设规范》印发你们，请认真组织贯彻实施，实施中有何问题，请及时报告我局监督指导处。

广州市档案局一九九三年十一日一日

广州市企业档案工作业务建设规范

为加强我市企业档案工作，更好为企业生产经营服务，根据《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行规定》，制定本规范。

l 总则

1．l 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业合法权益和经济利益，维护企业历史真实面貌的一项工作。

1．2 企业档案工作要坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整和安全，便于企业各项工作的利用。

1．3 企业要把档案工作列入企业发展计划，纳入生产管理、技术管理和科研管理等各项管理程序。企业档案的管理体制

2．l 企业必须根据《档案法》规定，结合本企业的实际情况，设立企业档案部门，配备适应工作的专兼职人员，归口办公室管理。

2．2 企业档案部门对企业形成的各种门类和载体的档案实行综合管理，成为企业档案资料的贮存基地和利用中心。

2．3 企业档案工作人员享受专业技术职务待遇。

2．4 企业各部门、车间（分厂）应指定专人负责本部门档案资料积累、整理、归档工作，受企业档案部门监督、指导，形成企业档案工作网络。

2．5 企业档案部门在业务上受主管机关和上级档案管理机关的监督、指导。

2．６ 企业档案部门工作任务

2．６．l 认真贯彻党和国家有关档案工作方针、政策、法律、法规和上级档案部门的规定，并结合企业实际，提出贯彻意见。

2.６．２ 拟定企业档案工作计划和各项管理制度。

2．6．3 指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

2．6．4 负责收集、接收企业各部门形成的各种门类和载体的档案。

2．６．5 负责企业档案的整理、鉴定、保管、统计工作。

2．6．6 负责开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料。

2．6．7 负责收集与本企业生产经营有关的信息资料。企业文件材料的形成与归档

3．1 企业文件材料形成与归档的要求

3．1．l 企业形成的各种文件，必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。

3．１．１．１ 产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收，企业有关部门应通知档案部门派人参加，验收登记技术文件材料，以保证档案的完整与齐全。

3．1．１．2 产品试制、投产、设备安装、基建工程竣工验收、科研成果鉴定后三个月内，应将形成的科技文件材料整理立卷后由经办部门（或项目）的负责人审定，向档案部门归档。

3．１．1．3 各项管理工作中形成的文件材料，各部门应于翌年第一季度内整理立卷交档案部门归档。

3．１．１．4 企业形成的声像文件材料，由经办人员拟好说明（时间、地点、人物和内容）或解说词，定期交档案部门归档。

3．1．2 归档的文件必须完整、准确、归档率、完整率、准确率达到国家规定的要求。

3．1．3 技术文件、蓝图、底图应同时归档，行政管理文件应留存两份，一份连同底稿立卷归档，一份留作文件汇编作资料保存。

3．2 企业文件材料的归档范围：包括产品生产、设备仪器、技术管理、基建、科研、计划统计、物资供应、经营销售、劳动工资、财务管理、教育卫生、党务、行政、工会、共青团工作等方面的文字、图表、声像材料。

3．3 企业文件材料应在科学分类的基础上组合成案卷，案卷质量要求：

3．3．１ 分类必须清楚

3．3．1．１ 科技文件材料分别按产品、设备、基建、科研分大类。大类下再分一级属类，二级属类或三级属类。大类和一级属类，按市档案局制订的企业档案分类大纲的规定设置，二级、三级属类可根据企业现行文件形成情况自行拟定。

3．3．１．2 文书材料按行政管理、经营管理和党群工作分类。每类按——机构（或类别）——问题进行组合。

3．3．2 组合与编目必须系统条理

3．3．2．1 组成的案卷必须遵循文件材料的特点和形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，便于保管和利用的原则。组合与编目必须系统、条理。

3．3．2．2 科技文件材料的组合：产品、设备按型号、基建按项目、科研按课题分类后按其部件、结构、阶段等分别组合。底图应按上述要求分类后平放，另行保存。

3．3．2．3 文书材料的组合：在文件分类后将同一问题、同一价值的若干文件按一定的形式组合起来。文件的具体组合方法按市档案局关于改革文书立卷方法的通知（穗档［1988」18号）规定执行。

3．3．2．4 卷内文件排列。对卷内文件应进行系统排列，文件的正件与定稿、主件与附件、请示与批复（批复在前、请示在后）、转发件与被转发件均应排列在一起，同一卷内有两个问题的文件，同一问题的文件应排列在一起。

3．3．2．5 填写备考表。备考表主要用于填写卷内文件需要加注说明的情况（如破损、修改、补充、完整等情况），立卷人、检查人员签署姓名、立卷时间。备考表附在卷末的封三内。

3．3．２．6 案卷的排列。根据企业档案的分类大纲依次排列，同一类别不同形式的案卷（照片、声像除外）应排在一起，同一问题的案卷可视重要程度、时间排列，技术性的文字在前，图表在后，保持案卷之间的联系。

3．3．２．7 拟写案卷题名，文书档案案卷题名一般由责任者、问题、名称组成；科技档案案卷题名一般由项目名称、问题、文件名称组成。案卷题名要求简明确切，概括地揭示卷内文件内容，一般不超过五十个字。

3．3．2．8 卷内文件编号，文书材料在右上角编页号，科技文字材料、图表、图样在右下角编写张（页）号，双面书写的正背面各编页号，背面对应正面编在左上角或左下角，照片与底片编案卷内的顺序号。

3．3．2．9 案卷装订，根据企业档案的实际，文书案卷用软封面装订，再把若干卷放入卷盒存放。属于科技案卷，图样是否装订，视情况而定，但科技文字材料必须装订，并用卷盒套装存放。凡归档的文件，在装订前均需去掉金属物，对破损的文件应裱糊修补，案卷装订采用一线三孔方法。

3．3．2．10 案卷封皮及其填写。采用国家标准的封面，视不同门类（载体），使用不同的封面。案卷封面的案卷题名必须用毛笔书写或机械打印，字迹工整。封面各种数码，统一用阿拉伯字填写。

3．3．3 企业的会计、声像、已故人员等其他门类档案应按大类进行单独立卷整理。会计档案一般按报表。帐簿、凭证、工资表分别编号整理、声像档案一般按录音、录

像、照片分别整理，录音录像材料可分别按形成时间顺序编号整理，照片可按“——问题”或“问题——”分类立卷整理；已故人员档案按干部、工人分别编号整理。4 企业档案的整理

4．l 企业各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的档案，是一个整体，作一个全宗保存，但发生下列变化时，要作适当调整。

4．1．1 一个企业划分为两个以上企业的，分出的企业应成立新的全宗。

4．1．2 兼并的企业，名称没有改变，职能不变或扩大、缩小的，全宗不变。但被兼并的企业的档案作单独全宗保管。

4．1．3 国有企业被承包、租赁的仍按原全宗不变，档案（含承包、租赁前后）由承包、租赁的法人代表负责收集、整理、保管，承包、租赁期间形成的档案不得分散或个人擅自保存。

4．1．4 国有企业与外商合资（合作）或租赁给外商的企业，档案由合资（合作）的中方负责，分厂、车间合资（合作）或租赁给外商的，其合资（合作）或租赁前的档案由原企业负责保存。凡与外商合资（合作）的企业，合同期满或终止合同的，其所有档案均由中方负责保存。

4．1．5 企业跨地区、跨行业组成横向联系的经济联合体（或企业集团）应成立新的全宗，与原企业的档案分别保存。联营期满或终止合同，档案的处理双方协商以一方为主保存，不得将档案分散。

4．2 企业档案的分类

4．2．1 制订档案分类方案，根据市档案局制发的企业档案分类大纲的要求，制定本企业档案分类作为档案分类的依据。

4．2．2 案卷的排列、编号。各门类、载体档案的案卷，分别单独排列和编号，箱柜和案卷的排列，从左到右，从上至下分类存放。排列方法每年要统一，前后一致。5 企业档案的保管

5．l 企业档案部门应设有专门库房，库房布局要合理、协调，存放档案要有示意图。

5．2 档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫鼠、防有害气体等“八防”设施，注意温湿度控制，保证档案的安全。

5．3 企业档案要有统一规范的箱柜或密集架存放，统一用双门五层档案柜，每层规格400 x 800 x 300mm。密集架规格按国家规定。

5．4 企业档案部门应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取措施，保护档案的安全。

5．5 声像文件材料（照片、录音、录像、缩微、计算机磁带），要用特制的密封

盒、胶片页夹和影集的载具存放。企业档案的鉴定

6．l 企业档案部门要根据国家档案管理部门和专业主管机关的规定，制定档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，判定档案的存毁。

6．2 档案的鉴定工作，由企业分管领导和有关部门组成的鉴定小组共同进行。

6．3 凡经鉴定，失去保存价值的档案，应由鉴定小组提出报告造具清册，经企业主管领导批准，报上级主管部门备案，由档案部门会同保密委员会（小组）指定二人监销，并在销毁清册签字。企业档案的统计

7．1 企业档案部门应建立档案的统计工作，如档案工作人员基本情况，档案接收、移出、鉴定、销毁、编研、检索利用以及库房设施的台帐等。

7．2 及时向上报送本企业档案工作情况统计。企业档案的利用

8．１ 企业档案部门要认真做好档案的收集，为开发档案信息资源，提供利用。

8．2 企业档案部门应围绕企业生产经营的需要，编制各种检索工具和参考资料，开发档案信息资源，提供信息服务，为企业获取经济效益和社会效益。

8．3 企业档案部门要根据档案著录规则（国家标准BG3792．5－85）①，对本企业档案进行文件级著录检索。

8．4 凡利用档案、资料都应办理利用手续，并填写《档案利用效果登记表》，及时收集反馈信息。企业档案的现代化管理

9．1 企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划。

9．2 企业档案部门要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机等现代化管理手段。企业档案的移交

10．l 凡移交档案，必须有上级的规定，经企业分管负责人批准，移交档案，必须办理移交手续。移交清册一式两份，一份送交接收单位，一份自查。

10．2 企业破产或撤销后，除设备、基建档案等随同实物移交外，其余档案按上级规定办理移交。

10．3 企业档案工作人员调动工作，必须办理档案交接手续，才能调离。11 企业档案管理制度

11．１ 建立企业档案管理办法，作为企业档案业务建设的依据。

11．2 档案保管制度：包括档案的安全保护、库房管理制度。

11．3 档案保密制度：包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

11．4 档案利用制度：包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。

11．5 档案人员岗位责任制：包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。11．6 图纸修改、补充制度：包括修改内容、要求、批准手续。此规范适用于国有企业，也适用于集体企业，三资企业也可参照执行。13 本规范自颁发之日起执行。

注：①本标准于1999年变更为：中华人民共和国档

广州市档案管理规定 篇6

衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。

档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略；二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务；三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限；四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作；五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑；六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享；七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。

我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定；破损档案修裱；6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。

一、档案数字化加工内容

项目加工内容主要包括：档案登记和前整理；拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录建库；档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印；修补破损档案；档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录)；印刷体文字OCR识别；光盘、磁带和硬盘的成品数据制作；纸质目录册制作；数据备份、导库、成果管理；档案还原装订、入库；档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：

（一）档案整理

在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一；档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象；是否已按规定进行划控；卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。

3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。

4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。

5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物（档案内的成册资料不拆卷）。

6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。

（二）档案解密、划控和开放鉴定

1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。

2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。

（三）档案扫描：

1、扫描设备要根据档案幅面的大小（A4、A3等）和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。

2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。

（四）图像处理

1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度；数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。

2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件（正式发文）电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。

（五）图像存储

1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览）。

2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。

（六）目录建库

1、根据《档案著录规则》（DA/T18）的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。

2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。

3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。

4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。

5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套（含案卷级目录和文件级目录）和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括（用120克铜版纸打印），排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。

(七)后期整理装订

1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。

2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

(八)数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。

外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。

(九)数据备份

加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。

1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。

2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。

3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。

4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。

5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据（目录、图像、路径、磁带、硬盘）进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。

（十）档案归还

在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日

志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。

二、验收要求

（一）档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

（二）图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上（含95%）,如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

(三)档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上（含99%），如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（四）档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上；抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（五）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。

三、质量保障要求

（一）成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。

（二）建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。

（三）外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。

（四）建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。

四、安全保密要求

（一）档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。

（二）档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。

（三）进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。

（四）参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。

五、售后服务

（一）售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。

广州市档案管理规定 篇7

在福州市社保中心和福州市档案局联合进行的调研中, 发现各单位普遍对社保业务档案归集、整理工作的专业知识不了解, 归集状态基本停留在原始基础上。为贯彻福建省人力资源和社会保障厅《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》精神, 切实改进福州市社保档案管理系统的工作能力, 提高社会保险业务档案管理水平, 福州市社保中心于2010年7月16日举办了第一期社保业务档案管理员业务培训班, 邀请福州市档案局专家现场讲解, 各县区和中心各科室的档案管理员20余人参加了培训。福州市档案局的业务处长刘若清同志就档案工作概述、档案达标验收内容和得分标准等相关情况进行详细讲述, 紧密结合福州市社保档案管理的实际, 形象生动, 通俗易懂, 使与会同志较好地掌握了档案工作的理论知识, 初步熟悉档案信息化管理的基本方式。此次培训将进一步提高业务人员的社会保险业务档案管理水平。

广州市档案管理规定 篇8

广州市国际教育交流管理协会会长张国华认为：“无论读国内的大学，还是留学，都是升学的一种路径。留学这条路对经济条件的要求比较高，需要家庭几十万甚至上百万的经济投入。”

张国华从1999年开始从事国际教育交流工作至今，17年一直专注于国际教育，见证着改革开放以来中国留学领域沧海桑田的变化。在17年的教育咨询工作中，张国华就像一位摆渡人，帮助了无数学生到达理想中的学校，学生们都亲切地称呼他为“华叔”。

近年来，留学低龄化的趋势愈加明显，有些学生 在身心尚未成熟之时就被送出国门。他们面对着文化差异巨大的陌生环境，再加上心理素质不过关、自控能力差，往往容易引发各类问题。

张国华提醒：“高考失利可以选择留学，但是要看学生具体情况。如果有的同学平时学习成绩不错，高考意外失手了，没达到自己的目标，因此选择本科留学是一个明智的选择。但是如果有的学生素质不高，只是抱着一个‘出国镀金’、‘出去混个文凭’的心态而选择留学，这是不可取的。”

据了解，现在越来越多的国家和院校接受学生用高考成绩申请。例如澳大利亚八大高校有七所承认中国高考成绩，还有很多大学不用看高考成绩但会考察学生的平时成绩、语言成绩、个人成长背景等，总之都是以学生个人素质为首要标准。如果学生的其他成绩都符合要求，仅语言成绩暂时不合格，通常可以先就读预科，待语言成绩达标后再正式入读。“早规划，抓紧时间申请，学生可以赶上今年入学。”张国华说。

据介绍，广州市国际教育交流管理协会是由广州地区国际教育培训、留学服务管理、科技创业、人才交流机构及相关专业人士组成的专业性社会组织。业务主管单位为广州市人力资源和社会保障局，业务指导和监督管理部门为广州市民政局。

留学生：留学是逃避高考，还是一条新出路？

张国华：无论在国内上大学还是留学，都是升学的一个路径。高考成绩主要是用于报考国内的大学，但是现在越来越多的国外大学承认中国高考成绩作为申请材料。高考只是一个工具，用于衡量学生成绩。有些人说一试定终身不科学，也有人说高考很公平，对于高考虽然存在争议，但目前来说还没有一个比它更好的方法。现在也有人建议高考改革为一年多次考试，像SAT、ACT那些洋高考也是一年考几次。

留学生：这些年来，各年龄段留学的趋势发生过哪些变化？

张国华：本科留学一直是热点，出国读本科的人数逐年递增，当然留学群体也一直在增大。随着留学的大众化趋势，高考已不再是高三学生的唯一选择。留学成为越来越多学生的选择。近年来留学生年龄越来越低也是一个趋势，现在也有十二三岁的孩子出去留学。

留学生：在繁忙的高中学习中，留学准备与高考备考有可能同时做好吗？

张国华：留学准备和高中学习不冲突，但在某些方面来说是冲突的。高中学业很繁忙，学生本应学好高中的课程再出国留学。如果学生又要兼顾高考，又要参加SAT、ACT、A LEVEL考试，这本身是两套教育评价系统、两套选拔工具，这就是冲突。但是现在本科留学不一定都要参加这些考试，从这个角度来说不冲突。现在不少海外高校招生会参考我们的高考成绩。例如现在澳大利亚八大高校有七所承认中国高考成绩，高考完用高考成绩申请澳大利亚留学也是可以的。

留学生：高考完再规划留学是不是可选范围就窄了？

张国华：并不是。除了澳大利亚以外还有很多国家、很多学校可以选择，加拿大、美国、新西兰都可以。澳大利亚是承认高考成绩，还有很多大学不用看高考成绩但会考察学生的平时成绩、语言成绩、个人成长背景等，总之都是以学生个人素质为首要标准。只是成绩好的学生多一点选择，成绩一般的学生少一点选择。

留学生：用高考成绩申请留学的学生，有什么需要特别关注？

张国华：早规划，抓紧时间申请，学生可以赶上今年秋季入学。

因为各个学校对高考成绩要求不一样，申请时间、开学时间不一样，具体要求也不一样。例如澳大利亚八大高校有七所承认中国高考成绩，分数要求在网上有公布，有意向报读的学生可以先查阅相关信息，看看自己的成绩是否达标。

除了高考成绩以外，另一个是语言成绩（托福或雅思）。一般来说高考学生都没有语言成绩，抓紧这段时间准备语言考试。高考成绩和语言成绩同时达标的话，就会被录取。如果学生的其他成绩都符合要求，仅语言成绩暂时不合格，通常可以先就读预科，待语言成绩达标后再正式入读。这比较灵活。

留学生：对因为高考失利而打算留学的学生有什么建议？

张国华：高考失利可以选择留学，但是要看学生具体情况。如果有的同学平时学习成绩不错，高考意外失手了，没达到自己的目标，因此选择本科留学是明智的选择。但是如果有的学生素质不高，只是抱着一个“出国镀金”、“出去混个文凭”的心态而选择留学，这是不可取的。因为这是自欺欺人，国外的大学宽进严出，学习不努力的学生很难毕业。

举个例子，几年前有位学生平时成绩很好，目标是中山大学物理系，但是高考没发挥好，被华南农业大学录取了，但是华农没有物理系，他非常失望。于是他找到我们，申请了去美国读本科，虽然那只是一所一般的美国大学，他本科非常努力，学得非常好，本科毕业以后获得了美国杜克大学的全额奖学金，继续深造核物理专业。这位同学目标非常明确，对学术研究有兴趣，美国的大学合适他，高考失利选择留学是非常好的出路。