自动化办公系统（精选12篇）
自动化办公系统 篇1
摘要：自动化办公系统可以提高办公效率、减少人员工作量、提供信息共享、实现文件运转全面电子化;可电子留痕、网上跟踪、即办即归档、方便查询;可以随时共享给有权限的人员, 提高办公效率;实现公文管理和文档管理一体化;通过电子化记录, 使得一些统计、分类工作更加可行, 方便;减少手工重复工作, 提高工作效率。
关键词：自动化,办公系统,设计
0 引言
随着IT技术的进步, 办公系统在企业运营中扮演的角色越来越重要, 对企业的发展起到越来越关键的作用。高效的办公系统能有效地降低企业的运营成本, 提高效率, 而低效的办公系统则会起反作用, 成为提高企业运营效率的瓶颈。
本文介绍基于群件技术、XML技术和Ajax技术的自动化办公系统。
群件技术:在群体工作中, 各工作者因为时间及所处地点的不一致, 造成交流协调的不便。群件就是针对群体工作而发展出来的技术产品, 目的在于促进群体的交流合作及资源分享, 充分提高群体的工作效率和质量。我们这样定义群件:以交流 (Communication) 、协调 (Coordination) 、合作 (Collaboration) 及信息共享 (Information Sharing) 为目标, 支持群体工作需要的应用软件, 我们把群件的这几个特征概括为3CIS。
XML技术:XML (Extensible Markup Language) 它是由W3C组织于1998年2月制定的一种通用语言规范, 是SGML的简化子集。
Ajax技术:基于Java Script和XML的异步数据传输 (Ajax) 技术是结合了Java技术、XML以及Java Script等编程技术, 可以让开发人员构建基于Java技术的Web应用, 并打破了使用页面重载的惯例。
1 系统建设目标
本系统主要建设目标如下:实现公文管理、文档管理等的自动化办公。系统设计达到以下目标:
开放性:系统设计要采用开放标准, 选用的技术产品要符合开放标准;
高安全性:防止任何未经授权的访问, 防止黑客对内容和系统的攻击, 当发生入侵时能够及时检测并自动屏蔽和恢复;
高可靠性:系统工作要稳定、可靠, 要确保7×24小时不间断工作;
可扩展性:满足应用的扩展性, 避免重复建设和资源的浪费;
可管理性和可维护性:方便的运维和管理是保障系统快速响应的基础, 提高系统的管理性和维护性也是提升服务的重点;
用户界面友好:系统界面的友好性将直接影响用户使用系统的效率。要尽可能地满足用户已有的使用习惯。
2 系统总体设计
2.1 自动化办公系统总体设计
自动化办公系统采用Lotus Notes/Domino作为技术开发平台, 基于Brower/Server (简称B/S) 结构。Lotus Notes/Domino是典型的群件系统, 完全实现了3CIS的基本要求。Lotus Notes/Domino融合了许多先进的技术标准, 接口统一、访问简单、易升级、易扩充、方便维护。同时系统可以根据信息量的大小选择不同规模档次的服务器系统, 同时还可以利用Lotus Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和可靠性。
系统可用开发技术包括既有的Lotus Script和Formula语言, 又融入Java、Html、CSS、Java Script、Web Service、XML等Web开发技术。利用Lotus Notes/Domino平台兼容并包的特性, 丰富了开发Web应用程序系统可选择的技术方案。系统将应用Lotus Script、Formula、Java、Java Script、HTML和CSS等技术开发核心系统功能, 应用Web Service、XML等技术与其他系统或信息资源实现以信息交换等功能拓展。
本系统可实现公文管理、文档管理等的电子化, 方便员工查询, 可以随时共享给有权限的人员, 提高办公效率;
实现公文管理和文档管理一体化;
通过电子化流程处理, 保留公文办理痕迹, 记录公文办理过程, 实现事项的跟踪、督办的目的;
通过电子化记录, 使得一些统计、分类工作更加可行、方便、快捷, 减少员工手工重复的工作, 提高工作效率。
系统按照开放性的原则进行建设, 业务应用可根据用户业务需求的变化进行灵活的改变, 方便业务的进一步拓展的需要;本系统应用可以很方便的进行扩展, 可以有效地避免重复建设和资源浪费。
每个员工可以自己起草发文、签报等电子文档, 电子文档在流转过程中, 根据业务需要设置不同的审批流程, 系统中给出流程提示等, 员工可以很方便的选择发送给相关的审核人审核。具审核权限的审核人可以选择审核通过, 也可以选择提出意见, 返还给发起人修改或作废。办理完毕的文档最终都由档案管理员统一进行归档, 每个员工都可以查询自己办理过的历史文档, 可以为以后的工作提供参考。
本系统现在已投入使用, 它采用Web Service等技术, 可以很好的与其它系统进行信息交互等, 在本系统正式运行后, 它已经很好的和两个外围系统进行了对接, 为外围系统创建了网上审批流程, 并反馈审批结果给外围系统, 充分体现了该系统的易扩展性等性能。
2.2 系统部分流程设计
系统流程设计分为发文管理流程和签报管理流程等。分别对应系统应用中的发文管理系统和签报管理系统。
发文管理流程如图1。
签报管理流程如图2。
3 自动化办公系统安全控制技术和设计
3.1 自动化办公系统安全控制技术
自动化办公系统主要应用是在Lotus Notes数据库的管理平台上的应用系统, Notes/Domino业界公认安全性是Notes/Domino最有价值的特性之一。为了加强公文管理系统的安全性首先应在Lotus Domino系统级平台上采用的安全性控制, 控制方法包括:身份识别与验证。
利用Domino提供基于工业标准RSA的Notes公共密钥基础架构 (Public Key Infrastructure, PKI) , 即层次化验证字发放与验证体系, 保障OA系统的用户全部为合法的认证的用户。Domino服务器与Notes客户机均需要在系统中注册, 获得合法认证的各人识别 (ID) 文件。在用户访问公文管理服务器时, 首先用户和服务器需要通过公共密钥/私用密钥验证技术, 由系统验证双方身份。系统认为用户身份合法和真实后, 才允许用户进行下一步的操作。同时为保护重要用户的ID文件具有口令保护 (可以是多重的) , 而且具有时效性。
对包括服务器访问权限、数据库访问权限、表单与视图访问权限、文档访问权限、文档字段访问权限、区段与字段访问权限控制等多个级别。这些权限控制手段按层次逐渐细化, 根据公文安全性的要求, 对公文管理系统中的每一个数据或设计元素设置访问权限。
用数字签名技术保证了数据的完整性和不可篡改性。
3.2 自动化办公系统安全控制设计
在公文管理系统的开发过程中充分利用Lotus Notes提供的七级安全保障:网络端口、服务器、数据库、视图、表单、文档、域的安全管理。实现系统的多安全管理。
网络端口加密:用来设置服务器与工作站通讯的数据加密处理。我们设置OA服务器和客户机的TCP/IP端口加密, 从而保障数据传输的安全性。
服务器访问:通过设定访问控制组来控制用户访问安全性。在服务器的公用通讯录中, 设置允许访问组和禁止访问组。通过这种设置可以限制非法用户的访问。
数据库:实质是进行ACL表的控制管理。尽管设置了服务器的访问权限, 但是不同的用户访问不同数据库的权限是不同的。另外即使同一个数据库的访问权限也是不同的。公用通讯录的用户分为‘管理者’和‘编辑者’。这是根据不同访问的需要而设定的。
视图:通过私有视图的限制及对视图相关事件的控制, 来进行访问控制。在办公系统中, 不同级别的用户是拥有不同的操作权限的。这样可以利用‘私有视图’进行特殊处理。
表单:通过表单和子表单的设置, 设定用户对数据操作的权限 (在表单的相关事件中实现) 。这个功能广泛的应用到各个不同的子系统中。例如:在发文中, 就会用到不同类型的子表单和表单。
文档:通过文档加密进行访问控制, 或者通过设定‘读者域’来进行访问控制。在各个功能模块中, 采用给文档加锁和解锁及‘读者域’进行限制对文档的操作。
域:对于重要的‘域’通过隐藏、计算、加密等方式进行数据加密处理。例如, 关于文档控制的域, 统一采用“隐藏”处理。
文档、邮件加密:通过对文档的加密处理, 保障信息单元的访问安全性。在工作流处理当中, 提供可选的加密功能。
文档、邮件签名:利用电子签名, 使访问责任、电子信息的可信度有了确凿的依据, 同时也提供签名的可选项。
在公文管理和档案管理等系统中, 在信息流转或公文处理过程中全部需要进行安全性限制管理。因此在公文系统的设计和开发过程中, 除了采用Lotus Notes本身提供的七级安全管理机制之外, 还可以采用“组织机构配置管理”、“岗位”概念来进一步强化系统安全性, 公文流转的权限控制采用“岗位”控制, 具有相同岗位的人有相同的公共操作, 系统以“岗位”判断权限, 非特殊情况不做具体人员判断, 以适应岗位的经常调整和变换。
4 系统测试
对系统中发文管理、收文管理、签报管理等功能模块进行了功能测试, 以及收文与主界面交互的集成测试和收文管理与档案管理的集成测试等。
表1是测试中使用的部分测试用例。
5 系统部署方案
为保证生产环境的稳定性和可靠性, 采用2台PC服务器一主一备作自动化办公系统运行。操作系统之上安装Lotus Domino应用运行服务器, 在Domino应用之上部署、开发具体应用。两台机器在Domino层面作应用集群。集群的目的如下:
集群数据同步功能确保集群中的任意一台服务器的更改, 都被立即传递给集群中的其他服务器上。所以, 这些持续保持同步的数据能够保证信息的高度可用性。可以设置一个集群服务器作为备份服务器以保护重要的数据, 可以禁止用户访问此服务器, 而集群复制总能够保持服务器的更新。通过这种方式实现在线的数据备份。
6 结语
自动化办公系统是企业办公系统的发展方向, 在IT技术日新月异的今天, 进行系统建设必须考虑的其先进行、易用性、可扩展性等要素, 只有这样, 才能更好的让IT服务于业务, 服务于企业, 成为企业成长发展的原动力。
参考文献
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[5]孙更新.XML编程与应用教程[M].清华大学出版社, 2010, 10.
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自动化办公系统 篇2
发背景和本系统的国内外发展现状;(2)论述了开发本办公自动化系统开发过程中的理论支持、技术基础和实现的关键技术;(3)对本系统进行了需求分析和功能的设计,确定系统的体系结构;(4)以行政管理子系统、车辆管理子系统、个人办公子系统和考勤管理子系统等为例阐述系统的具体实现过程。本系统利用Internet实现了我校办公自动化的管理,提高了学校日常管理的工作效率和工作的透明度,为全校师生各方面工作带来了很大方便。
【英文摘要】With the vigorous development of China’s educational undertakings and the deepening of reform of educational system, the efficiency of the daily management of universities is increasingly being valued by the education sector, as new private universities in Chongqing Information Technology Vocational College, in recent years, leaders at all levels attaches great importance to the campus information technology.At present, Chongqing Information Technology Vocational College daily business, document management, information continues to expand, the existing inefficient office procedures and office operations growing increasingly acute contradictions between the amount of relying on artificial means of timely collection of large amounts of information , collation and analysis is difficult to do, while the daily administration of the university system’s
construction and office automation application to a large extent reflects the level of modern school management.Therefore, the only way to reform the traditional office, make full use of advanced office technology, the progressive realization of modernization of information management to improve office efficiency to adapt to the development, in order to upload the information, assigned to provide a very vivid way to communicate.Therefore, the establishment of a high-quality and consistent with the actual situation in our school office automation systems, is the development of our school education, improve the management of our school education level and work efficiency is an important and necessary means.This topic in Chongqing Information Technology Vocational College in the ordinary course of business problems, develop a LAN environment built on top of office automation system of private universities, to build a scientific collection, classification, storage, routine office information, to meet the daily office needs, easy to Chongqing Information Technology Vocational College administrative departments at all levels, flexible and efficient use of working models.And around the realization of the function of the system and system implementations of the key technologies involved in the research and discussion.Its
design and implementation is a very complicated system, a local area network technology and information systems development approach unity.This paper describes a WEB-based B/S structure of the Office Automation System Private Universities design and implementation.Specifically as follows:(1)describes the background and development of the system development status of the system at home and abroad;(2)discusses the development of the office automation system to support the process of developing the theory, technology base and key technologies;(3)of the system requirement analysis and functional design, determine the architecture of the system;(4)The administration subsystem, vehicle management subsystem, personal office management subsystem and other subsystems and attendance system, the specific example described implementation process.The system uses Internet to achieve our school office automation management, improve the daily management of the school’s work efficiency and transparency in all aspects of work for the whole school is a big convenience.【关键词】办公自动化 ASP B/S 用户角色
【英文关键词】office automation ASP B / S user roles 【目录】民办高校办公自动化系统的设计与实现
摘要
4-5ABSTRACT5-6第一章 绪论11-191.1 课题背景11-13公模式13
1.1.1 传统办公模式12-131.1.2 网络办
1.2 1.4 1.1.3 WEB 模式的办公自动化系统13
1.3 国内外研究现状15-171.5 论文结构
17-18课题研究意义13-15本文的主要工作1718-1919-3519-2022-25
1.6 本章小结第二章 民办高校办公自动化系统的理论基础2.1 ASP 技术综述19-222.1.2 ASP 的内部特点20-222.2.1 IIS 简介22-24
24-25
2.1.1 ASP 的特点
2.2 IIS 介绍
2.2.2 搭建IIS 服务器
2.3.1 应该注意的安全问题三层架构简介25-2626
2.3 三层架构25-27
2.3.2 为什么需要三层架构
26-27
2.3.4 三层结构2.3.3 三层架构及其优缺点与MVC 模式的区别2727-3228-3032-34
2.4 WEB 数据库技术
2.4.2 ODBC 技术2.5 访问控制
2.5.2 基于角色的访问
第三章 民办高校2.4.1 CGI 技术27-282.4.3 ADO 技术30-322.5.1 访问控制概述33控制模型33-342.6 本章小结34-35办公自动化系统的需求分析35-4535-37求3535-36
3.1 功能需求分析3.1.1 提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需3.1.2 处理大量的复合文档型的数据信息3.1.3 包含大量的工作流应用36
36-37
3.1.4 支持协同工作和移动办公3.1.5 应有完整的安全性
373.1.6 能集成其他业务应用系统和Internet37
3.2.1 组织和管理可行性383.2.3 技术可行性
3.2 3.2.2 可行性分析37-38经济可行性3838-44图39-40公用例图41
3.3 系统建模3.3.2 行政管理用例
3.3.4 个人办3.3.6 职工3.3.8 本第四章 民办3.3.1 用户登录用例图393.3.3 车辆管理用例图40-41
3.3.5 公文传阅用例图41-42
3.3.7 个人邮箱用例图433.4 本章小结
44-45管理用例图42-43站服务用例图43-44高校办公自动化系统的总体设计45-5845-52计46-474.1.1 系统设计方案45-46
4.1 系统设计4.1.2 系统结构设
4.2 系统
4.2.2 第五章 民5.1 用户4.1.3 主要模块数据流程图47-52
4.2.1 数据库概念设计53-54
4.3 本章小结57-58数据库设计52-57数据库逻辑设计54-57办高校办公自动化系统主要功能模块的实现58-73登录模块的实现58-6060-62息61-62
5.2 内部通知模块的实现5.2.1 发布新通知615.2.2 修改和删除通知信
5.3.1 通5.3 个人通讯录模块的实现62-65
62-63讯录类型管理的实现63-65程65-66改与删除6868-71
5.3.2 通讯录管理的实现
65-68
5.4.1 查看日5.4.3 日程的修5.4 日程安排模块的实现5.4.2 添加日程安排66-685.5 个人工作日志模块的实现5.5.1 添加个人工作日志69-705.5.2 修改和
删除个人工作日志70-71小结72-7373-7475-7877-787881-83
705.5.3 导出个人工作日志
5.7 本章5.6 用户权限管理模块的实现71-72
第六章 系统测试73-786.2 集成测试74-756.3.1 测试内容75-77第七章 结论与展望78-807.2 展望78-80附录
83-84
..............6.1 单元测试
6.3 压力测试6.3.2 测试结果7.1 结论
参考文献
自动化办公系统 篇3
关键词：办公；自动化；行政
一、现代办公自动化系统的主要特点
现代办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
二、现代办公自动化系统的应用范围
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。
办公自动化在企业事行政管理中的应用包括以下内容：
（一）公文档案管理
公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。
（二）公共信息管理
公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能，内部用户可通过本系统平台，查询政府内部相关资料，以及相关动态信息。
（三）论坛管理
论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源，实现讨论发布、信息交流、信息共享，达成共识等功能。
（四）会议管理
协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。
（五）任务管理
任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务，任务管理子系统的目的在于规范工作的目标，领导对任务能进行实时管控。
（六）知识管理
知识管理解决方案可以实现如下功能：文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。
（七）邮件管理
个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件，邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能，并支持邮件转协同。
（八）人事管理
主要包括组织机构管理和部门管理，内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程，考核和合同管理。
（九）车辆管理
办公室及下属单位拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。
（十）物品管理
物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。
（十一）设备管理
设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。
（十二）督办管理
每一个任务（包括公文处理、个人任务、部门任务等）一般都有一个标准的办理时间，甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间，如果超过这个时间，可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。
（十三）移动OA办公管理
移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起，集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具；为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高的兼容性，不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。
通过办公室自动化系统，办公室工作人员能1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。
三、办公自动化的意义
（一）办公自动化系统是行政办公室不可或缺的工具。在信息时代，办公自动化系统已经取代了工业社会的笔墨纸张，使办公室各项工作的效率更高，质量更优。
（二）办公自动化系统有效降低了办公室的工作成本。行政办公室的工作成本可以定义在各项工作过程中，投入的人力，财力和物力。
（三）办公自动化系统提高了办公室的工作效率。在经济和信息全球化加快发展的形势下，工作绩效已经成为市场竞争中的一个极其重要的竞争因素。
机关办公自动化系统 篇4
机关办公事务中每天都要面对大量的公文处理和事务管理工作, 有许多办公事务的处理需要信息服务, 例如政务信息采集和公布、机关文件审批和档案管理等工作。信息通信和信息服务作为办公自动化的主要功能, 在机关办公中显得更加重要。
1 电子邮件系统——自动化办公的最基本部分
电子邮件系统是现代化信息交流与共享的重要工具, 为了保障机关内部的快捷通畅的信息交流, 必须建立组织内部的专业电子邮件系统。
它主要可以提供以下方面的功能:
1) 为机关内部办公人员之间的通信提供了便利, 使办公人员之间的信息交流也更加快速, 从而提高了工作效率。
2) 是机关内部信息发布的平台。机关内部会议事项、公告安排等信息可以在此内部平台上发布交流, 是信息高效安全传递的场所。
2 工作流自动化——提高办公效率
大量的流程化的工作在机关各部门之间存在, 例如各种请示和审批, 以及公文处理等等, 这些工作互相交叉连接甚至是循环进行, 为了规范各项工作和提高这种流程化工作的效率, 必须实现工作流的自动化。一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交 (交互) 过程称为工作流。几乎机关的全部业务过程都是工作流, 比如机关常见的公文审批流转处理、会议管理等等, 这些也是办公自动化的核心应用。工作流程是由发起者 (如文件起草人) 发起流程, 经过本部门以及其他部门的处理 (如签署、会签) , 最终到达流程的终点 (如发出文件、归档入库) 。
工作流自动化的目标是:实现工作流过程的实时监控、跟踪、解决协同工作问题, 真正提高各个部门和岗位之间协同工作的效率。
三种实现工作流自动化的模式, 即:
基于邮件的。
基于共享数据库的。
群件模式, 基于邮件和共享数据库结合模式。
3 文档管理自动化
工作中大量的文档在机关各部门中需要处理, 而这些文档几乎都是以文件、报表、信函、传真等形式出现, 文档管理自动化在办公自动化系统中显得尤为必要, 文档处理系统是办公自动化系统的重要应用。
大量信息和文件等文档在文档处理系统中得到保存和共享。机关不同部门具有不同安全权限和便捷查找方法。在未使用文档处理系统以前, 面对着大量的文档, 我们在保管、使用、再利用和共享的问题上存在许多困难, 甚至有时找不到需要的文档。在文档管理自动化系统中, 各种文档以文件柜的形式得到保存, 真正实现了文档电子化, 并在系统中规定了使用权限。机关部门在使用文档管理自动化系统查询信息时, 在一般查询条件之外, 系统提供了检索全文的方式。查询条件可以用出现在所需文档中的词句, 检索文档管理自动化系统中的所有文档的全文。工作中很难给出明确的查询条件, 只有模糊的大小、主题等, 而文档管理自动化系统中的全文检索引擎可以查询数据库中所有文档储存的信息, 这样可以比一般查询条件查找出更多更精确的文档。
4 协同工作与移动办公
“协同工作”这种新式的工作方式已变为可能, 计算机和网络技术的飞速进步, 使得机关办公中可以使用电话视频会议等同步协作方式, 或者电子邮件等异步协作方式来避免地域时间的限制, 进行办公交流和决策。“移动办公”也成为了办公自动化的重要方式, 不受地域限制, 通过宽带网络和电话系统, 外出或者休息在家时, 人们也可以随时访问办公自动化系统, 方便及时处理公务。人们还可以选择离线办公的方式, 提高工作效率, 即使在无网络的情况下, 人们可以提前把所需文档下载到个人计算机上, 离线处理事务, 处理完后再选择有网络的地方上传结果。这样就可以最大程度地减少由于信息传播不便给工作造成的延误, 使机关事务工作可以尽可能的顺利进行。
5 安全性控制——保障办公自动化系统的安全
一般来说, 机关的文件的密级分为三种, 普通、机密、绝密文件。很多机密甚至是绝密的文件都会在办公自动化系统中被传递和处理, 由于机关内部不同的办公人员的办公信息权限不同, 在机关办公自动化系统中安全控制十分重要, 是整个系统使用的首要条件, 以此来保障机关文件信息的安全。
通常安全性控制包括存储和传输加密、阻止非法用户侵入、权限控制以及电子签名。机关办公自动化系统要有很强的安全性措施来保障信息安全, 抵御各种黑客攻击, 同时也要人性化, 让人们使用灵活简单。当然, 制定严谨完备的办公自动化系统的管理制度, 并严格执行才能实现完整的安全性控制。
摘要：随着科技的飞速发展, 计算机技术和通信技术获得巨大进步, 办公自动化的应用也在不仅限于办公室事务和文档处理。从复印机、传真机、个人计算机等扩展到Interent/Intranent为支撑平台和核心为数据库的自动化网络办公系统。办公系统自动化的基础是网络, 保证了人们办公环境和谐高效, 保障了人们交流和信息传递的顺畅, 即提升了工作效率, 也使得办公室管理更加科学, 同时也让办公空间得到节约, 真正意义上使以人为主的传统工作方式发生改变。
办公自动化系统运行制度 篇5
FUNO办公自动化系统（以下简称OA系统）内容包括协同办公，公文管理、电子邮件、公共信息、个人日程计划等，主要实现本公司网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高单位内部的办公效率。OA的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。
（一）使用规范
1、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。
2、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
3、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。
4、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。
（二）系统办公流程及岗位职责
公文管理(根据单位实际情况调整)
发文（单位管理部门发文、会议纪要和部门发文）
1、公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经办公室审核、办公室主任审核、单位领导签发、发文登记、自动归档等流程结束后由办公室正式发文。
2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核、主管领导签发、办公室发布，最后自动归档。
3、办公室等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发、部门内部发文登记给文号、清稿打印，然后自动归档。
收文（包括单位收文和部门收文）
1、公司收文，由办公室人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、办公室主任填写拟办意见、办公室机要人员按办公室主任意见传送至公司领导审阅，公司领导填写办理意见后，办公室机要人员按公司领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。
2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。
督办通知
由办公室人员起草督办通知、办公室主任审阅后转到相关部门办理、相关部门办理完毕返还办公室并领导批示后该督办工作方可完成。
公文的归档及借阅
公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员须使用OA系统进行档案的借阅工作。
日常办公
1.请假等管理
单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核。
2.协同办公管理
单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。
3.会议管理
召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。
4.公告管理
由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。
（三）安全管理
1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。
2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。
3、数据的备份
每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。信息中心系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。
4、工作人员可用内部协同系统收发邮件，公文，实现数据及数据的交换。自OA系统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。
办公自动化系统的发展趋势分析 篇6
关键词：办公自动化系统；OA；发展趋势；网络化；智能化
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 15-0000-02
Office Automation System Development Trend Analysis
Hu Jianfeng
(CDPF Qingyuan County,Lishui323800,China)
Abstract:Information office has become the mainstream of the world trend and office automation systems,as supporting information to the office of the platform,in computer technology are being steadily improved upgraded under increasingly on the net,platform and intellectualized direction.this article we briefly review the institutional office automation system development,on the analysis of its future development tendency.
Keywords:OA system;OA;Development trend;Network;Intellectualized
办公自动化系统也即OA系统，在信息革命尤其是计算机技术大跨越的推动下，迅速在我国许多领域得到了普及和推广，无纸化办公已在许多办公领域得到实现。OA系统借助日益先进的网络技术和网络应用平台，构筑起一个相对安全、开放、高效的信息网络和信息管理电子化系统，为应用部门提供基于信息化的日常办公条件和丰富的综合信息服务，实现资料档案管理的自动化与办公事务处理的自动化，从而实现整体办公效率和管理水平的提高。从办公自动化性质上说，OA系统有助于实现各部门日常业务工作的自动化、电子化和标准化，通过发挥信息软件的海量存储、在线查询等诸功能实现信息的可管理性，最终实现无纸化办公。本文简要分析了办公自动化发展现状，并重点展望了办公自动化未来的发展趋势。
一、办公自动化的发展现状
经过多年的发展和不断完善，OA系统技术已逐步趋于成熟，功能也在不断增多增强，逐步扩大延伸到了社会组织内部的各个环节。回顾来看，OA系统已从起初的普通业务处理扩展到了更高层次的决策管理、知识管理，如远程视频会议，已经涉及到了信息发布和决策部署等内涵。不过，随着市场竞争环境和技术本身的快速变化，办公应用软件将被赋予更丰富的内涵。分析来看，客户将更加关注如何方便、快捷地实现组织内部各部门及人员之间的协同、内外部各种资源的有效整合，以搭建起更为高效快捷的协作工作平台，避免重复劳动带来的低效和浪费。
从OA系统的应用方面来看，结合我国目前应用现状，OA系统应用类型主要体现为日常事务型、知识管理型和分析决策型等三种不同层次的类型。我国正处于信息化中期阶段，基于日常事务型的办公自动化系统依然占据着主流，在广大的企事业单位，在无纸化办公趋势下，需要OA系统进行大量的文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、财务统计、个人数据库建立等工作。而在高一级的政府部门或者大公司，OA系统的应用已经远远超出了最为基本的日常事务性的应用，逐渐延伸到了基于分析决策、综合信息服务的知识管理型和分析决策型办公自动化系统的应用。尤其需要说明的是，分析决策型办公自动化系统是在管理型的基础上融合了独特的决策与支持系统，除具备前者的一些功能外，还具备了对业务数据进行分析评测等功能，其根据综合数据库系统所提供的信息，针对所要做出的决策的问题提供分析模型，进而做出相应决策，这代表了OA系统未来发展的一种方向。
二、OA系统未来的发展趋势
OA系统的未来发展方向最终还是由终端的实际应用来决定。目前我国OA系统的应用主要集中在企业和政府机关，由此分化出企业型OA系统和政府型OA系统。企业型与政府型OA系统虽在支持性服务功能上存在着许多相同之处，但由于两种组织性质上的差异，OA系统在功能设置上存在着不同的差别。企业型OA系统主要指向的是企业中的各种系统和资源之间的整合，根本是提高管理的效率；而政府型OA系统主要针对的公文的处理和流转，目的是提高公文流转的效率。但不论二者差异如何明显，OA系统的发展趋势将是兼容二者的差异处，以网络化应对信息时代挑战，以平台化支持更多的功能应用，以智能化提升系统的应用层次。
（一）便携化
目前基于OA系统下办公基本上还处于点（电脑）对点（电脑）之间的固定的系统操作，也即是说失去固定介质的支持，OA系统将无法应用，如在没有计算机的地方就无法进行文档处理，没有网络的辅助邮件接受发送将无法实现。如今，Internet已发展成为是跨平台的网络，简便到只需具备一个瀏览器就可以浏览到各种信息而无需用户在自己的计算机上装载任何其他的软件。而且随着网络接入技术的不断发展，其与Internet的连接将越来越方便，尤其是近年来伴随着3G和无线网络技术的出现，标志着移动互联网时代已经成为现实来。因此，与互联网“唇齿相依”的OA系统与互联网的深度融合必将是未来的发展趋势。在不久的将来，在深山老林，在飞驰的车上，只要有网络信号覆盖，就能轻松实现移动办公，就能轻松自如地收发邮件。
（二）平台化
平台化是OA系统最基本的功能，也是最根本的功能，但在信息时代下，信息的鸿沟也日渐加深，为了避免因信息不对称导致决策失误，OA系统基于整合性的平台设计将是未来的又一发展趋向。近年来，我国大部分企业都相继普及了自己的信息管理系统、财务管理系统等，然而，上述系统在提高企业效率和管理水平的同时，由于系统之间的分割性，再加上部门之间天然的独立性，逐渐会形成一种信息孤岛现象，“信息孤岛”将导致政府或企业各种信息无法顺畅地在部门与部门之间流动，信息滞后将严重影响到高效管理和快速决策。因此，OA系统平台化就是要整合各个系统，协同这些系统共同运作，以提高信息的通达率。可以预见，“大OA系统”将是办公自动化系统的演进方向，未来将信息管理系统、财务管理系统等存储的数据全部纳入到OA系统中，最终形成一个界面统一、账户统一的协同办公平台，高效的特点将更为突出。
（三）智能化
所谓智能化是指根据外界提供的信息进行分析、归纳、比较、判断并作出相应的决策来实现相应管理和控制。现实中常常会面临这种情况：用户在进行业务数据处理时，面对海量数据往往无从下手，不知如何处理。因此，这就要求OA系统中能具备一定的智能分析功能，在这些纷杂的数据中快速挖掘出潜在的知识信息，为用户提供有参考价值的智能分析。当前，在我国许多企业对办公自动化系统的应用存在一些误区，主要表现为一是系统软硬件利用率低，造成大量闲置；二是企业实际的管理模式或企业文化与OA系统功能配置相冲突，忽视事先对企业管理模式、企业文化的分析来针对性地开发系统软件，也存在系统运行后对内部信息的收集、整理、组合与利用等基础工作做的不够而未能评估出系统运行的实际效能。水土不服必然导致无法发挥应有的作用；三是办公自动系统不能及时更新和升级。知识经济时代，新技术、新方法、新观念、新事物、新理论不断涌现，导致技术升级的步伐日渐加快，曾经的办公系统在外部环境的变化下，某些功能可能已经无法满足如今企业管理模式的需要，若不及时更新升级将会阻碍到企业的正常发展。办公的过程实际上是管理的过程，而管理的核心是人，不是计算机，所以科学的管理理念是办公自动化的核心，而智能化便在较大程度上融入了人的一般“智慧”，智能化地进行着系统的识别、处理、升级。
三、结语
从起初简单的桌面办公软件的应用、邮件收发到目前的公文文件管理再到更高一层次的分析决策、综合服务等功能应用，OA系统已经发展成为了政府或企业使用最为频繁的基本系统。相信随着信息化和计算机技术的进一步发展，以体现便携化、平台化和智能化特点的OA系统将在提升政府和企业办公水平和层次上发挥越来越显著的作用。
参考文献：
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建设高效的政府自动化办公系统 篇7
1 建设政府网站的前景与意义
政府机关信息化建设一般包括网站和办公自动化系统。这两者是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享以及实现科学决策的具有战略意义的信息系统。它的总体目标是:以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段,建成一个覆盖政府办公部门的办公信息系统,提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换,建立高质量、高效率的政府信息网络,为领导决策和机关办公提供服务,实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。建设好政府网站有以下几方面优势:
1.1 提升政府部门工作形象
建设政府网站,可以有效地宣传政府形象,展示政府民政风采,树立政府形象,更好的为民服务。
1.2 提高服务质量
通过政府网站平台,采取各种方式全面、动态地宣传与民政相关的服务;及时发布各种信息,老百姓可以及时通过网站,搜索、查询各类服务信息、办事指南等。
1.3 提高办公效率
基于数据库的即时发布系统,可用于各类信息的适时发布,相关办公人员可通过页面浏览查询,后台管理可以管理通知、文件、视频等多类信息,真正实现无纸化办公。
1.4 自由方便的网上咨询、信访系统
网上咨询信箱,提供一个群众与政府交流的渠道,访问者可留言至信箱,由办公人员给予及时回复。
2 结合实际情况,做好可行性调查与需求分析
2.1 要明确工作人员是否具备基本的计算机操作使用能力
办公自动化涉及机关办公的每一个领域、每一个人,使机关办公成为自动化、流水线式的工作方式。如文件处理,从起草、审核、签发、发文,到收文、签收、批办、办文、催办等等,它的完成涉及很多人、很多环节,其中任何一个环节如果出现梗阻,下一个环节就无法顺利进行。这就要求包括领导在内的每位工作人员,必须及早接受计算机基础知识培训,熟练掌握微机操作基本技能,为软件的顺利推广应用打下基础。
2.2 要详细掌握本部门现有的软、硬件设备的性能指标及运行状况
任何应用软件的运行都需要一定软、硬件环境的支持,如果开发出来的应用软件在现有的硬件设备、软件环境上无法运行,一时又没有能力更新改造,很容易导致开发出来的软件无“用武之地”。
2.3 要根据本部门专业技术人员的实际情况,选择适当的开发方式
如果有自己的专业技术人员,其技术力量又比较强,那么应当首选独立开发的方式。因为专业技术人员既通晓机关工作办理流程,又了解软件开发平台能够实现什么样的功能,开发起来能够得心应手,可以避免或者少走弯路。如果自己的专业技术人员能力不够强,则可以采取合作开发的形式,确定一家技术力量比较强、人员稳定性比较高的计算机公司作为合作伙伴,让自己的专业技术人员参与软件开发全过程,这样一方面可以提高他们的软件开发、管理和维护能力,另一方面作为开发者与使用者之间的“纽带”,能够使两者相互沟通了解,加快软件开发进程。在万不得已只能全部交由计算机公司承担开发任务的情况下,为保证软件开发使用效果,也应当指定专门的机构或人员对软件开发进行全面跟踪协调,避免软件因不适应工作要求而重新开发甚至被“束之高阁”。直接引进使用现成的办公自动化应用软件,也不失为一种省时、省力的做法,但必须处理好两个问题:一是不能照搬照用,要结合本部门工作特点对引进软件进行修改完善。因为不同的单位间职责权限、业务工作、机构设置、人员配备等都存在很大差别,即使是同一项业务的处理流程也不可能完全一样,因此,必须做好嫁接改造的工作。二是一定要获得程序源代码,否则一旦某项业务处理方式发生较大变动需要对软件进行修改完善,又找不到原来的程序开发人员,就会因无法取得源代码而带来很多麻烦,给工作造成很大被动。
3 重视挖掘内部工作人员的潜力,做好推广使用工作
网站与办公系统平台搭建出来的最关键的是在实际工作中如何应用,真实发挥出网络的高效作用。
3.1 要争取领导的支持
办公自动化应用软件的推广使用,涉及到参与工作流程的每一个人,而领导在每项业务的处理过程中都处于极其重要的位置,没有他们的参与,软件的作用与效果就很难体现出来。
3.2 要搞好软件应用培训
由于每个使用者的职责权限不同,所使用的程序模块、工作处理流程也各不相同。因此,除了基本概念、基本操作外,办公自动化应用软件的使用培训不宜采取集中进行的方式,而应由程序设计人员直接面对不同阶段的使用者,单独进行培训与指导。一般情况,软件使用者需要掌握的操作比较简单,不存在掌握不了的问题,这里关键是让他们了解自己在工作流程中处在什么位置以及与其他使用者间的关系,让他们明白如果他这一步处理不好,整个工作就无法进行,提高他们按程序流程开展工作的自觉性。
3.3 建立规章制度,保证软件安全、高效运行
由于办公自动化应用软件的推广应用涉及人数较多、业务面较宽,并且设备及人员配备都比较分散,因此,单靠个人自觉来维护系统的正常运行是远远不够的。而要根据实际需要建立相应的规章制度,用制度规范每个操作者的操作行为,检查督促操作者及时、准确、安全地运用应用程序完成各自的工作任务。
4 结束语
只有制度完善,措施得力,上下形成合力,齐抓共管,才能搞好政府机关的计算机网络建设,搞好网络资源的共建共享,为实现政府机关办公的无纸化、现代化打下坚实的基础。
摘要：自动化办系统(OA)在政府机关己不再是一个新鲜的名词了,近几年来,在“政府网站工程”的推动下,各级政府机关的计算机网络建设飞速发展。本文就如何让网站充分发挥作用进行了探讨。
关键词：自动化办公,数据库,即时发布,网络建设
参考文献
[1]梁民.办公自动化动态综述[J].电脑信息技术,1999,(12).
[2]刘耀.高速信息网与办公自动化建设及其新方向[J].计算机与现代化,1998,(3).
办公室自动化、办公自动化与OA 篇8
1975年美国首先提出办公自动化设想,1978年流行于日本等国。微型计算机的出现,促进了办公室自动化的发展。以提高管理人员工作效率。把计算机技术应用于办公室工作。
Baidu的办公自动化(新型办公方式)
办公自动化(Office Automation),简称OA,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。现在在行政机关中,大多把办公自动化叫做电子政务,在企业单位就都叫OA,即办公自动化。通过办公自动化,或者说数字化办公,以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,提高效率,增加协同办公能力,强化决策的一致性,实现提高决策效能。
OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,实现提高决策效能。
第1代OA:硬件配置阶段;
第2代OA:数据处理自动化阶段;
第3代OA:C/S架构下的工作流自动化阶段;
第4代OA:无障碍工作流自动化阶段;
第5代OA:协同工作型办公自动化(流程管理);
第6代OA:协同发展型办公自动化(流程管理);
第7代OA:移动OA。
我们的办公自动化与OA
我国1975年起有OA办公室自动化的设想,1978年我们在中国首先提出推行办公自动化,而不是办公室自动化。也就是Baidu介绍的第一代OA,第二代OA等。我们在1983年成立了办公自动化学会,推动PC机的应用,和上海印研所,上海市政府办公厅开发了第一个中文排版系统,开发了中央部委第一个中文计算机排版、制版及胶印系统取代了铅印。1995年创办了办公自动化杂志;1997年组织首届OA办公自动化国际大会;2000年起研讨OA将来的发展趋势,提出将是MOHO——移动办公、居家办公,并于2004年正式注册。
OA即办公自动化,后来国际上发展为信息化IT,后又发展为ICT以及现在的互联网、物联网、大数据等。办公自动化从1978年到现在已38年,OA的内涵,外延随着时代和科技的发展不断变化发展,OA从Office Automation,到Office Informatization,到现在的Open Application。
办公自动化系统的实现 篇9
该系统采用了目前比较流行的三层结构 (表示层、应用层、数据库层) , 采用面向对象的设计, 使用跨平台, 易移植的C#开发语言, 支持多种主流数据库, 支持多种接入方式。在客户界面上, 使用友好易操作的Web界面。技术方面的特点主要有以下几点。
1.1 三层结构模式
采用最新得Web技术, 和目前比较流行的三层结构, 客户端采用瘦客户机形式, 客户端仅仅是操作平台的框架, 这样的结构易于统一管理和维护, 大大降低维护和技术支持成本, 提高效率。服务器端的客户数据集中统一管理。这种模式支持分布式管理、多种接入方式, 为搭建上下游企业信息沟通平台奠定基础。
1.2 多种数据库支持能力
支持Microsoft SQL Server数据库和O R A C L E数据库系统。
1.3 更好的安全性
由于采用B/S结构, 使得应用服务器、数据库服务器集中统一管理和维护, 只有在数据库服务器上才存储数据 (而不是传统C/S结构中每个终端上都有数据) , 在数据安全性上比C/S结构的产品有更好的保障。
另外系统的安全机制建立在操作系统基础之上。数据库连接的认证可以采用Windows NT的验证机制也可以采用数据库本身的验证机制, 在这个机制之上, 由系统管理员来为每个最终用户开设用户帐号, 并设定各种职位, 角色或个人的操作权限, 管理员可以控制每个用户对数据库表的操作权限, 可以实现字段级的权限控制, 增强了系统的安全性, 并使不同的操作人员能按指定的权限来使用系统。
1.4 更好的响应速度
对于一个几千人的中大型企业, 每年上百万条的数据记录述正常的, 这对于传统的C/S结构产品, 数据传输速度会有很大的降低, 而B/S结构的产品不随着数据的增加而性能下降, 因为它的传输机制是每次只交互一页的数据 (少于20条记录) , 因此在大数据量上, B/S结构又比C/S结构更好的响应速度。
2 总体设计的准则
2.1 模块化
与传统的开发模式类似, 面向对象的软件开发模式也支持系统分解成模块的设计原理:对象就是模块, 它把数据结构和对数据进行操作的方法紧密地结合在一起的模块。模块化设计降低了复杂性, 方便了修改, 并且系统的不同部分的部门并行开发提高了效率, 简化了实现。
2.2 弱藕荷、强内聚
耦合是指不同模块之间互连的紧密程度。在面向对象法的, 对象是最基本的模块。因此, 耦合只要指不同对象关联的紧密程度.弱耦合是衡量软件设计基本优秀程度的一个重要的标准, 因为这有助与使得系统中某一部分对其他部分的影响程度。为此模块之间接口的数量应该最小化, 并且在接口之间传递的信息量也应该最小化, 当模块通信时, 它们应该以明显的和直接的方式进行。
3 详细设计
办公自动化系统主要包括发文管理、收文管理、请示报告、会议管理、工作汇报、事物督办、文档管理和系统维护八大模块, 如图1。
4 数据库设计
数据库设计包括:静态数据模型即模式与子模式的设计称为数据库的结构设计;在模型上的动态操作即应用程序设计称为数据设计。现代数据库的设计十分强调二者的统一。本次数据库设计的表如下所述。
4.1 发文信息表 (BG_FWGL)
发文信息表主要包括发文编号、发文种类、发文份数、发文状态、密级等一些字段, 其中发文编号是主键, 用户存入数据和从数据库中读数据, 都是根据主键查询相应的信息, 进行存储和读取。用户在使用发文管理模块时, 拟稿保存的信息存储到发文信息表;用户在使用流转中发文时, 查询发文信息主要是从发文信息表中根据查询条件取出存储的信息, 显示给用户。
4.2 收文信息表 (BG_SWGL)
收文信息表的主要字段有收文编号 (主键) 、来文编号、来文单位等一些字段。当接收新公文时, 可以直接使用收文管理模块, 登记接收的公文信息。收文信息表的作用就是存储接收的公文信息。用户在使用流转中收文时, 查询收文信息主要是从收文信息表中根据查询条件取出信息, 显示给用户。
4.3 附加信息表 (fJ_lsb)
附加信息表是用于附件的管理, 具体作用是存储用户在操作过程中所使用的附件名, 附件路径等信息。
4.4 人员基本信息表 (mrBaseInf)
人员信息表主要是存储用户帐号, 用户密码及用户的个人信息等。在用户登录时, 要调用表中的数据与用户输入的数据进行比较, 如果从数据库中读出的数据与用户输入的数据吻合, 则登录成功;否则提示重新登录。
4.5 机构基本信息表 (mrBranch)
机构信息表是记录企业各机构的基本信息, 各部门分别包括在每个机构里面。
4.6 部门基本信息表 (mrDepartment)
部门基本信息表主要是记录企业各部分信息。在本系统中主要用在建立TreeView控件时, 建TreeView控件时, 从数据库中读取部门信息, 根据部门id号和所属机构id号来判定父结点和子结点。
4.7 导航信息表 (DisPlay_ZB)
主要是用于建TreeView控件, 实现导航功能。
4.8 登录日志 (DLRZ)
登录日志表的作用是记录各用户登录信息。主要记录帐号、登录时间和登录情况。
参考文献
[1]张海藩.软件工程导论[M].北京:清华大学出版社, 2004, 12.
[2]田永超.SQL Server高级开发与专业应用[M].国防工业出版社, 2002.
事业单位电子自动化办公系统建设 篇10
关键词：自动化办公系统,工作流程,工作效率
一、系统建设背景
近年来, 随着经济社会的不断进步、信息化技术的迅猛发展, 信息化迎来了快速发展新阶段。事业单位现有业务工作流程比较繁杂, 信息沟通十分不畅, 无法实现单位内各处室、各职工之间的信息共享和协同工作, 单位领导出差比较多, 常常因为等签字耽误工作进度, 整体办事效率比较低, 办公成本较高。事业单位的信息化现状已经严重不符合当前国家建设信息化社会的需要。
二、建设目标及内容
当前需要建立统一的电子自动化办公系统平台, 实现单位内部的网上公文流转、远程文件传输、公文和档案的联机管理、电子审批等功能, 完成通用办公、领导办公、网上审批系统等常用功能建设和应用。实现各个部门员工协同化办公, 优化工作流程, 提高单位的管理能力, 提升工作效率, 加快实现办公自动化、政务公开化、管理一体化和决策科学化, 提升水利政务信息化整体水平。
三、技术要求
本系统的建设应满足以下技术要求:
(一) 采用B/S架构。系统必须采用B/S架构, 完全浏览器界面, 要求支持IE7/IE8/IE9/Firefox/Opera/Chrome, 客户端零安装, 系统的维护和更新只限于在服务器上进行。
(二) 系统采用模块化结构, 易于二次开发扩展。系统提供二次开发的接口, 可以方便用户将办公系统其他需求扩展到该系统平台上。要求提供详细开发指导文档, 并可为客户提供二次开发服务。
(三) 跨平台。支持当前业界绝大多数操作系统平台如:Windows、Unix (Linux、Aix) 等。
(四) 大型关系型数据库的集成能力。支持对主流的数据库 (ORACLE、SQL-SERVER) 的集成, 可以与其他系统互换信息, 可以提供决策数据参考, 保证系统的外拓或兼容。
(五) 多级安全机制。系统可以采用多级安全机制如服务器安全、数据库安全, 每级安全要有严格的权限控制保障, 系统提供对登录用户身份的安全验证, 如CA安全证书, USB Key, 电子印章等。支持应用VPN、SSL等安全传输方式进行数据传输, 保证用户从互联网访问时的数据传输安全, 应提供满足系统数据安全的技术方案。
(六) 多平台支持。底层平台应该包含门户平台、工作流平台、信息发布平台、公文管理平台、沟通平台、系统管理平台等, 应保证其可扩展性、安全性、性能稳定性。
(七) 要求采用开放平台的软件技术。保证核心的平台软件能够与具体的业务无关, 避免定制开发带来的周期长、系统不稳定、维护难等问题。
(八) 图形化设计。工作流平台必须提供图形化设计流程的功能, 元素可以拖拽编辑, 要求做到所见即所得, 同时为了满足日后信息化建设的发展, 必须提供标准接口可以无缝内嵌到相应的程序页面, 实现最少编码化和最大灵活性的要求。
(九) 要求采用互联网WEB2.0技术。个性化桌面功能, 管理员可以根据不同需求的用户群体定义个性化门户, 对模块进行拖拽到指定的位置, 形成个性化的桌面方案。并可以设计桌面布局, 订阅不同系统的信息;要求可利用RSS技术引入互联网信息, 配合桌面自定义功能, 可以方便地将互联网上的有用信息引入到内部办公平台上来, 自动推送到需要的用户面前。
(十) 可视报表。提供可视化的报表设计功能, 要求和制作Excel电子表格操作类似, 以便用户非常方便地设计业务报表和统计报表;要求支持各种常见的报表格式, 如表格、直方图、饼图等多种格式的图表;报表要求有Excel电子表格导出功能, 并实现HTML页面显示。
(十一) 设置灵活。系统设置具有一定的灵活性, 系统设计需要考虑尽量地减少二次开发的工作量, 系统必须提供自定义工具, 包括图形化、可视化工作流自定义、数据自定义平台 (包括数据表单定义、数据关联定义、数据显示定义) 、界面自定义 (自定义登录界面、登陆后主界面、系统布局、系统色调) 、菜单自定义, 以及权限、角色、岗位、群组、组织、范围等的自定义设置。
(十二) 良好整合能力。电子自动化办公系统是一个应用的集成平台, 能将单位已有以及将来的各类应用系统整合到平台中, 提供统一的信息和应用服务。
(十三) 统一身份认证服务。每个应用都通过这个统一的认证服务来进行身份效验;能够很方便地对系统进行全面的权限管理, 避免信息的冗余及设计不当导致的安全隐患。权限可以从具体人、具体部门、具体岗位、具体角色、具体安全级别等多个维度进行管控。支持多种身份验证模式, 用户名密码认证、IP地址限制、证书身份认证、加密狗等。多种应用系统采用统一的一次身份认证进行登陆。
(十四) 提供分权管理。系统管理员可以分权给各下属企业、单位、部门的管理人员。各级管理员根据权限, 可以对所在单位、部门的流程、信息等进行管控, 并可自行管理二级单位的应用。
(十五) 信息抓取。要求具有外部信息抓取和发布功能, 如通过TRS搜索引擎进行门户部分信息自动更新。
(十六) 应用集成。要求对主要相关单位的业务信息的录入管理提供专有功能, 并将不同的、相互之间相对独立的应用系统集成在门户或电子自动化办公系统上。
四、可靠性要求
系统正常工作时间:除系统进行必要的维护而关闭外, 要求系统能每周7*24小时不间断持续工作, 平均故障间隔时间MTTF要求>3年;维护关闭时间:每次因维护连续关闭时间不超过4小时, 每年累计关闭时间不超过8小时;系统在因维护等原因关闭时应能提供显示系统正在维护字样的页面显示。
五、意义
在传统的管理模式下, 团队协作不好, 领导不知道下边在干什么, 成员不知道其他人在做什么。有了该系统以后, 领导却可以非常清楚地知道员工的工作情况, 可以根据具体情况指导工作, 团队成员之间协作也可以更加紧密, 大大提升了单位的工作执行力。
网络办公自动化系统构架设计综述 篇11
关键词：办公自动化系统办公自动化设计分布式应用模型多层结构应用开发工具
0引言
随着计算机技术的飞速发展，计算机在各行各业中应用的普及，利用计算机实现网络办公自动化系统管理势在必行。办公自动化系统是20世纪80年代初期随着微型计算机技术和计算机局域网络技术的发展而兴起的一门信息处理系统分支。目前，办公自动化的出现正改变着传统的事务性办公业务，改变差人们的观念。随着技术的进步，办公自动化系统的功能和内涵也在不断地发展和完善，为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境。
1系统设计由于网络技术的不断发展，已有多种方式共享网络上的各种资源，但这些资源是杂乱无章或无序的。将目光聚焦到属于组织内的用户，他们是某一组织的成员，网络上的计算机是他们的工作站，当他们进入Internet／Intranet，需要关注的是他们需要什么，什么样的应用解决方案对一个组织来说是最有效的。
1.1首先需要确定组织内的机构和成员(以下均称用户)在组织内的地位和关系，“地位”表明用户使用网络和信息资源的权限，“关系”表明用户之间的联系程度和联系方式。
1.2组织内部，用户的地位往往由其职务确定，而职务又是可能变动的。企业的总经理，往往享有组织内网络应用资源的最高权限：而系统管理员享有技术配置的最高权限。
1.3组织内部的机构和成员之间，既有隶属关系，也有协同关系。从信息资源的角度看，有信息的供应者、使用者，也可能是兼有二者。
1.4一个组织的Internet在启动前，必须首先构建上述组织体系，才能使信息在组织内有序流动，有效使用。
1.5任何组织都有自己的管理模式，这种管理模式在网络上的表达要通过工作流程(workflow)来保证。
1.6工作流程或工作方式需要在Intranet中确立，而且应该能方便地修改，还要有严格的保障措施。
基于上述考虑，我们对资源赋予一些新含义，资源既是信息载体，也是信息集合。在应用框架中，组织和组织内的成员、部门、信息分类等都作为统一的资源对待。因此，我们的目标是为组织内网络应用寻求一种全面的解决方案，一种既有应用系统，又有构造系统和开发系统的集成软件平台。
2分布式应用模型
作为一种应用的框架，我们希望在此框架上建立起来的应用系统可以在系统与用户之间、用户与用户之间高效地协同工作，此应用框架核心在于如何设计应用服务器(Application Server)，重点有以下几个方面：
2.1便于接收和管理来自于系统内(Intranet)和系统外(Internet)的信息：
2.2便于文件的上传(Upload)和下载(Download)；
2.3便于对资源进行分类、认证和权限分配；
2.4便于各种资源的高效存储和深层次的数据管理：
2.5便于从多种业界认可的数据库接口方法(ADO、BDE、CORBA等)访问目前流行的各种关系型数据库，例如：Sbase、Ora-cle、MsSqlserver等等；
2.6便于在多种平台上运行。
2.7便于用户进一步的扩充系统，即要有灵活方便的开发接口(ApplicationInterrace)：作为应用服务器的重要补充，我们需要有对应用服务器中资源进行维护的工具，如图一中的应用构造器(Appli-cationBuilder)，它的主要作用是对资源进行创建、分类和授权等。要使得系统具备强大的扩充功能，我们需要有强有力的接口功能和二次开发的工具，正如图一中提到的增强型应用开发工具(Applicato-nEnbanceDevelopment)。
3关键技术实现以上描述的应用框架。主要涉及以下关键技术
3.1部件间的通讯协议MRTP：正如第二部分我们所提到的有关应用服务器的考虑，要实现这样的应用服务器首先我们要在其它协议的基础上定义一种增强的协议，我们称这种协议为MRTP(Mu-tipleResourceTransferProcotol)。MRTP参考了HTTP、SMTP、POP3、FTP等一些广为流行而又被业界认可的协议，并在此基础上增加了对资源创建、授权、提取和维护等方面的内容，同时也增加了对各种数据库进行访问和操作的内容。
3.2由于MRTP对数据库的支持，因而基于MRTP可以开发各种基于数据库的应用，尤其是这些应用无论在哪里运行，都不需要安装相关数据库的客户端接口。
3.3多层结构(Multi-tier)与中间件(Midware)：作为分布式应用框架的另一个关键是将应用服务器按照中间件来设计。我们知道在中间件结构中，客户端和服务端之间还多了一层具有特别功能的“中间件”。这层中间件可以为通信的双方提供地址和名字的解析，认证和交易语义转换等功能，也可以为其他的和中间件相关的功能提供处理逻辑，例如时间同步、数据格式的转化等。这种作为中间件的应用服务器，可以安装在网络上的任何一台终端上，当系统在比较大的组织中运行时，可以有效地分担网络负载。
3.3.1可重用的构件库：系统可以扩充的关键在于两个方面，一是应用开发接口，另一个就是可重用的构件库。构件库中包含有界面设计、文件处理、报表打印、图形图象、多媒体和数据库操作等众多的构件，可以设计几乎所有常见的应用。这也是如上所提到的增强型开发平台的基础，而且其中涉及到的多种语言采用的是同一组构件库。
3.3.2权限定义的策略：一个系统是否可以被用户接受的另一个关键是权限定义的策略。前面所提到的资源的定义、分配和管理是和权限密切相关的，所以一个好的应用框架必须要有全面和灵活的权限定义和管理的机制，尤其是允许用户定义符合于组织内部的权限系统。
4应用框架的实现
作为应用框架实现上的考虑，我们希望设计一种集网络信息资源的获取、构建、共享为一体并提供多级管理和服务的可扩充的计算平台，它支持Windows98／NT／2000／2003、Lil3UX等多种操作系统。基于这样的一个目的，我们把应用框架的实现分成如下几个重要的部分：
4.1应用服务器(ApplicationServer)：该服务器主要作为MRTP协议的服务来实现，并可运行在Windows98／NT／2000／2003、Linux等操作系统之上。在技术上重点需要解决各种资源的存储和组织方式(结构化数据与非结构化数据)、与其她数据库的接口方法以及数据的全文检索等方面的问题。由于需要管理结构化数据资源，因而应用服务器应该嵌入全面的数据库管理功能。
4.2资源管理器(ResourceManager)：它主要作为应用服务器(AppticationServer)的可视化的服务器资源管理工具，用于资源的设置和组织、权限的分配以及内部数据库的管理等。
4.3数据配置与管理工具(DataAdministrator)：它作为应用服务器(ApplicationServer)作用于其它数据库的管理工具，用于数据库接口的定义与配置以及数据库库表定义、维护、复制、移植和备份等。
4.4应用开发工具(ApplicationDevelopment)：它作为重要的系统扩充工具，应能够同时支持目前较为流行的多种网络应用开发语言，例如，VBScript、JAVAScript、Perl等，而且这些语言应能支持共同的构件库，同时还应该有一种机制允许开发出的应用通过网络可以发布到客户端运行。
4.5可视化流程设计器(VisualWorkfiowDesigner)：允许用户按照需要定义和制作流程，可以设置流程中每一节点的状态及流向，而且允许定义在流转过程中所使用的表单(Sbeet)，也可以根据表单状态决定下一步的流向。
4.6表单设计器(SheetDesigner)：允许用户随意定义表达数据的方式，尤其是可以对每一个数据项指定其属性并赋予用户可以处理的权限。
办公自动化系统安全控制策略 篇12
网络技术、通信技术、数据库技术的发展, 为办公自动化系统开发提供了技术支撑环境, 越来越多的办公自动化系统上线并运行。然而, 办公自动化系统的安全威胁始终是系统稳定运行的头号敌人。为此, 针对办公自动化系统可能存在的安全风险, 建立易于操作、系统化的安全防范体系就显得尤为重要。
1办公自动化系统常见安全风险
安全是办公自动化系统运行的首要任务, 随着信息技术和数据集成度的不断提高, 办公自动化系统所面临的安全风险更为多样化、混合化。一方面人为性威胁, 如黑客攻击、恶意入侵、病毒感染、误操作等; 另一方面是环境威胁, 如电磁干扰、地震、火灾、水灾等。总的来看, 对于办公自动化系统安全威胁可以概括为四点: (1) 通信线路上的威胁。在网络环境下, 即便是专用线路, 也存在信息盗窃、篡改、假冒等威胁, 特别是基于网络层的数据包截获。 (2) 来自网络的各类病毒。随着病毒的肆虐, 加之传播方式的多样化, 一旦在办公自动化网络中传播, 将会危及整个网络的瘫痪。 (3) 办公自动化应用程序自身的缺陷。由于应用软件在开发过程中, 可能存在设计上的漏洞, 而面临变幻莫测的恶意入侵, 给系统安全提出更多考验。 (4) 安全管理意识不足, 从办公自动化系统安全风险分析中, 来自系统内部人员的风险占主要因素, 特别是安全意识不足, 未能从思想上给予高度重视, 导致系统安全风险。
2构建办公自动化系统安全控制的有效策略
从办公自动化系统安全体系结构来看, 各层的安全性是保障整个网络系统安全的基础。因此, 在构建安全管理策略时, 要针对不同网络层实际, 优化多种防护体系, 部署安全策略, 提升整个办公自动化系统的安全性。
2. 1加强对网络物理层的安全管理
网络安全首先要构建物理安全, 由于主机、路由器、交换机等物理环境容易受到安全威胁, 如火灾、水灾等造成网络系统失效; 电源故障导致操作系统中断、数据库数据丢失; 设备被盗, 导致信息泄露; 电磁辐射带来数据丢失。因此, 要从设备管理安全上, 提升设备的可靠性, 加强对网络线路的检查。通过增加设备冗余、备份管理来避免意外灾难带来的数据丢失风险。
2. 2注重网络安全防护与安全监测
从办公自动化系统运行环境来看, 不同地域下的复合连接方式带来网络结构的变化, 如利用路由器ACL访问控制、利用VLAN连接技术等。因此在提升网络安全性上, 加强对防火墙的管理, 特别是数据过滤、网络入侵监测、网络线路备份、网络安全访问控制等。
2. 3优化网络安全平台, 提升安全水平
对于OA系统在运行过程中, 需要与操作系统、数据库系统, 以及中间件底层软件进行数据交互。在优化网络安全平台时, 一要做好操作系统的安全管理, 如采用UNIX、Linux等系统平台, 并从安全补丁、程序更新上提升安全性; 制定严格的文件访问、控制策略, 加强对系统资源的控制; 取消网内各主机间的信任关系, 加强安全验证; 关闭不必要的网络服务, 如FTP、Rlogin等; 优化网络系统共享策略, 提升系统存取权控制。同时, 针对办公自动化系统的运行管理, 做好系统日志管理工作, 定期保存及查看各类系统日志, 如用户身份切换日志、失败登录日志、定期作业日志, 一旦发现异常, 要进行跟踪并排查隐患。做好日常病毒防护工作, 对系统安全来说, 加强防病毒安全部署, 一方面给服务器、客户端配置杀毒软件, 做好病毒库的更新及管理; 另一方面制定OA系统使用规章制度, 加强安全管理工作落实。
2. 4做好软件应用安全管理
对于OA系统使用环境来看, 要从用户的身份验证、数据加密、分级授权等方面进行安全控制, 特别是基于系统架构的各项业务, 要从具体可行的安全体系设计上来提升安全性。 (1) 做好软件使用者的职责调查, 从OA系统开发前做好各类软件功能的职责划分, 便于后期部署不同权限的分级管理策略。如那类用户具有文档创建职责, 那些用户负责审阅, 那些用户仅有浏览权限等等。 (2) 做好各类用户对数据的管理权限, 如那些是公开文档、那些是保密文档, 保密级别是多少等。 (3) 做好用户权限管理, 从用户职责上来合理分配不同用户的操作权限, 便于对不同用户的职责、权限进行严格划分。 (4) 注重对应用程序安全设计, 从软件开发上引入安全设计, 如在进行数据库访问时引入用户权限验证管理, 对不同权限级别的用户进行分组管理, 对不同群组及角色的用户进行权限严格划分, 对不同权限下的不同操作行为进行明确划分。
3 结语
办公自动化系统安全管理贯穿于业务规范和管理制度整个过程, 要对各个岗位职责进行明确, 对各项服务进行规范。加强安全意识培训、教育; 建立责任考核制度, 特别是用户管理、密码管理、应急预案、数据备份等工作; 切实从系统的稳定性、安全性、可靠性上发挥办公自动化系统的积极优势。
参考文献
[1]丁美荣, 魏海亮.基于B/S和C/S混合模式的办公自动化系统的网络安全策略研究[J].计算机与现代化, 2011 (6) .