办公自动化管理

办公自动化管理（通用12篇）

办公自动化管理 篇1

随手在网上搜索词汇“计算机”, 竟在很短的时间内出现相关信息1亿多篇, 输入词汇“办公自动化”, 出现了超过2千万篇的相关信息。在网络的招聘信息中, 绝大多数在招聘信息中都会提出熟悉办公自动化软件, 能够熟练操作计算机。这些天文数字, 说明随着科学技术和社会经济的迅猛发展, 特别是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用, 办公自动化已经越来越成为我们日常办公、管理工作不可缺少的条件。作为信息化爆炸时代的我们, 如何积极适应办公自动化发展的要求, 运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高我们工作质量和效率, 实现工作、管理现代化和决策科学化, 这对各行各业的人员提出了新的思考。

一、办公自动化的特点

办公自动化是利用先进的科学技术, 不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备之中, 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源, 提高生产效率、工作效率和工作质量, 提高辅助决策能力, 更好地实现既定目标。随着信息技术的成熟, 办公自动化为我们的生活工作学习带来的便捷是不言而喻的, 主要呈现出以下几个特点: (1) 智能化。面向日常事务处理, 辅助人们完成智能性劳动, 如:汉字识别, 对公文内容的理解和深层处理, 辅助决策及处理意外等。 (2) 集成化。软硬件及网络产品的集成, 人与系统的集成, 单一办公系统同社会公众信息系统的集成, 组成了“无缝集成”的开放式系统。 (3) 多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理, 及各类信息通过数据通讯网, 在计算机间进行交换和自动化处理。以往的办公方式在某种程度上束缚了人类的创造力和想象力, 埋没了人类的智慧和潜能, 使人类耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作, 手工处理的延时和差错, 这正是现代化管理中应该注意的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业, 无疑是生产力发展的方向。办公自动化对以往的办公方式的变革, 正是适应了人类的普遍需求, 也顺应了技术发展的潮流。

二、合理利用办公自动化对现代办公室工作效能的有效促进

电子计算机在办公室中的应用范围是很广泛的, 从大的方面说, 主要可用于计划、物资、生产、人事及劳动工资、行政管理等方面。在计划管理方面, 电子计算机应用于日常工作计划管理的极大好处, 主要体现在对日常工作计划质量大幅提高;有效地利用计算机管理, 能促使计划快速完成;能精确地进行成本核算, 对预计结果能准确作出预测;同时, 合理地使用计算机能及时地发现问题。在办公物资、生产管理方面, 合理地利用电子计算机可以达到有效地对物资的流通、存储进行信息控制管理, 使其保持在最佳状态;能够完整记录各种物资本身情况及存储情况, 变动和查询都很方便, 大大地节约了人力物力, 同时使损耗大大降低。在人事及劳动工资管理方面, 利用计算机可以对本单位的所有人员实行有效的档案管理, 可以随时调用每个工作人员的档案记录情况, 清楚地了解每个人的知识结构、工作履历、劳动业绩, 以及爱好、特长, 从而做到对每个人用其所长, 发挥最大积极性, 节约资源的同时更便于管理操作, 减少了大量的人力, 而且准确性大大提高。在行政管理方面, 利用计算机进行日常事务的管理, 可以把管理者从事务中解放出来, 降低管理成本, 提高工作效率。

三、办公自动化在办公室管理中的有效、合理应用

办公自动化能够提高工作效率和工作水平, 如何利用办公自动化来应对办公室工作的复杂性和多变性, 以极大地提高工作速度和工作效率, 使得我们在工作中能很好地实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化, 避免办公自动化为我们的工作带来的弊端, 需要我们每个人的实践、探索, 以使得我们在工作中处理办公事务时灵活高效。

(1) 更新观念, 加强培训, 提高人员素质和水平。在很多人眼里, 办公自动化主要是处理一些公文、收发电子邮件, 实现纸面作业计算机化。殊不知, 办公自动化大有学问, 涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科, 办公自动化的应用已成为现代各行各业管理现代化的标志之一。实现办公自动化, 运用新的办公手段, 实现高效的办公管理, 就要求办公人员必须具备相应的素质与技能, 它对办公人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高信息化业务素质, 就不能适应现代社会发展的节奏, 就不能适应办公自动化的要求, 将会被淘汰。特别是现在提出的无纸化办公, OA系统的出现, 对现代办公室工作人员提出了更高的要求。部分企业单位已经完全进入到了网络化办公的时代, 文件的收发、传阅、执行完全靠计算机来完成, 如没有过硬的信息办公自动化素质, 就会在办公室工作中出现种种失误, 使工作得不到及时有效地解决和处理。所以, 要推进办公自动化, 首先要求办公室工作人员打破传统的思维模式, 接受新的信息技术, 加快自身信息化素养的提高, 尽快跟上时代步伐, 提高对办公自动化的认识, 走出认为办公自动化不如手工、纸笔、容易出错、安全性不高的误区。我们要确立发展意识、服务意识, 而且必须定期组织培训提高工作技能, 熟练掌握计算机知识、网络知识、电子公文知识、操作技能及相关法律法规, 为建立和实施办公信息管理的自动化提供保障。

(2) 加强科学管理理念。办公自动化, 在某种程度上来说也可以看做是一种以信息处理为主要特征的办公活动。它的基础是计算机技术和通信技术, 而物化人类思维中科学管理的内容是实现办公自动化的关键, 它体现管理智慧, 并能真正意义上去实现办公自动化。在具体的实施中要用科学的管理理念规范工作人员的工作流程, 建立一个符合现代化管理的组织体系, 制定具体的管理办法和规章制度, 尤其是在安全性、保密性方面应作出严格规定。注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合。从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等方面加强管理, 做到职、权、责有机结合, 提高办公自动化的应用效率, 最大限度地发挥其作用。

(3) 加强技术不断创新, 更好地为我们的工作服务。随着计算机技术的发展, 办公自动化从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统, 通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统, 再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统已经成为办公自动化发展的必然趋势。而多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势, 办公自动化系统引入多媒体技术, 使之处理语音、图形、图像功能加强, 更能够满足办公要求, 提高办公信息处理的应用范围和价值。同时网络的安全性是一个亟待解决的大问题, 当今各行各业对信息的价值有了更深的认识, 因而对信息的存储和保密也就更加重视。然而, 病毒的破坏、黑客的入侵等都将对系统信息以致命的打击。这就需要我们在使用中要不断完善、创新, 使办公自动化能更好更安全地服务于我们。

四、办公自动化的前景

办公自动化的发展取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。如何把最新的技术用于办公, 去适应未来的办公模式, 是办公自动化研究的任务。办公自动化是一个不断发展的概念, 因此办公自动化建设是一个长期的任务。把人们从繁重、机械、重复性的劳动中解脱出来, 已成为办公室工作人员的迫切要求。因此, 有效的办公自动化系统可以使部门内部成为一个庞大办公室, 各个部门在资源共享的基础上协作, 便于明确每个部门及个人的职能, 使之发挥更大的功效, 服务于现代人类。

知识经济的竞争, 已成为当今世界多格局国际竞争的制高点。办公自动化的发展, 应该是更好地为知识管理服务, 它的建设是基础性、长期性和经常性的。其建设和应用不仅是提高管理效率的重要途径, 而且是实现信息化的必然结果和时代发展不可阻挡的潮流。

办公自动化管理 篇2

第一章 总 则

第一条 办公自动化（简称OA）是指基于Internet/Intranet技术，以数据库为核心，利用工作流概念，为分散在各地的工作人员提供一个信息共享，协同办公的网络环境。

第二条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统）是以朝华OA办公自动化系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖学院各部门的办公信息管理系统，实现院内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学院整体管理水平的重要手段。

第三条 为了加强我院OA系统管理，保障我院办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

第二章 系统构成与功能

第四条 学院OA系统基于Lotus Domino/Notes系统运行，由Domino服务器系统和Notes客户机端系统组成。Domino服务器上安装朝华OA办公自动化系统数据库，向用户提供办公数据和文件信息的存储和共享，是OA系统的数据中枢；Notes客户机端供全院各部门和全体用户用于信息及文件输入、修改和流转、阅览操作。

第三章 组织管理与职责

第五条 教务处现代教育与信息中心负责OA系统服务器的管理维护和日常运行。主要职责包括：

1、负责OA系统软件的开发升级管理；

2、制定、落实OA系统有关规章制度；

3、承担学院各部门领导、信息员和相关人员的培训和技术指导工作；

4、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

5、保障学院各部门和各用户与OA服务器网络的正常连通。

6、负责系统用户注册管理、日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

第六条 学院各部门和各用户是OA系统的终端用户，学院各部门要结合本部门的实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员，负责部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公自动化系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第七条 学院各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件，例如：学生管理软件和教务管理软件，但应在教务处现代教育与信息中心的协调下按照统一数据标准进行，避免系统冲突和资源浪费，保证与OA系统的兼容性，实现内部办公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等程序按照我院相关公文、会议处理办法的规定办理。

第九条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十条 系统正式运行后，学院各部门领导和各部门信息员必须在每个工作日的上班后一个小时内，下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第五章 系统安全与保密

第十一条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十二条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十三条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第十四条 OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第十五条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第十六条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

1、不执行本办法第三、四章规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学院对相关责任人及所在部门予以通报批评。

2、违反本办法第五章规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政

处分。造成损失的，除赔偿损失外，并视情况予以5000元以内的经济处罚。

第七章 其 它

第十七条 本办法由教务处现代教育与信息中心负责解释。

金融系统自动化办公管理系统探索 篇3

【 关 键 词 】办公；自动化；管理；信息

TP311.52

将计算机技术、通讯技术、信息技术和软件科学等先进技术及设备运用于企业各类办公人员的各种办公活动中，从而实现无纸办公和办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。

随着银行体制改革方案的落实，金融企业面临着前所未有的竞争态势。由此产生的管理与运营上的变化，对金融企业信息化建设在目标、思路、内容上均提出了新的要求。办公自动化系统作为现代银行提高办公效率和管理决策水平的重要手段，在开发技术和思路上必须适应新的需求。办公自动化系统作为现代银行提高办公效率和管理决策水平的重要手段，在开发技术和思路上必须适应新的需求。这些问题一方面是由于技术的局限性造成的，另一方面则是观念的问题，对办公自动化系统与科学管理的关系认识不足。但是随着分布式组件技术、三层计算模式、工作流等计算机新技术的不断出现，以及企业科学管理思想的日益完善，都为办公办公自动化系统迎来了新的挑战。由此产生的管理与运营上的变化，对金融企业信息化建设在目标、思路、内容上均提出了新的要求。

首先，其应用背景由单纯地模拟手工办公环境的运用，向一个要求更高的电子化协同工作环境转化，这样就必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境；其次，办公自动化的理念有了新的定义，由原先作为行政办公信息化服务的概念，逐步扩大延伸到机关企业的各项业务管理环节，成为了银行运营信息化和数字化的一个重要组成环节；再次，其外延部分得到了迅速的扩展，其中知识管理理念的渗透表现得尤为突出，不仅要求现有的软件功能和表现能符合传统的MIS系统的要求，还要求具有更多的表现内涵。银行对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理运作的软件平台，用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。

目前，基于.NET的办公自动化系统是办公自动化的一个重要发展方向，具有广阔的应用前景和研究价值。自2000年6月微软宣布自己的.NET战略以来，.NET已经从战略组建变成现实。.NET带来了全新的、快速而敏捷的企业计算能力，也给软件开发商和软件开发人员提供了支持未来计算的高效Web Service开发工具。

作为银行，办公自动化系统可以说是一次办公方式的革命，是一种办公理念的更新，同时对工作人员的素质提出了新的挑战，另一方面建设一套实用的、先进的办公自动化系统也是银行发展的需要，这项工作意义重大，主要体现在；

1. 通过O A 系统建设与应用，提高办公效率，大大缩短公文流转及处理时间，实现公文、数据以及档案的电子化管理。

2. 推进管理工作的规范化、制度化、标准化建设，逐步完善日常管理各个环节的规范操作和合理程序，为最终实现科学化管理、“无纸化”办公创造条件。

3. 促进领导、办公人员观念和工作习惯的转变、信息化知识与操作水平的提高，为今后建设与应用其他信息系统奠定基础。

4. 提高工作透明度，增强公文处理的可追溯性，同事引入了远程异地办公技术，消除因出差等原因造成的对工作的影响。

5. 传统手工办公所有文件均采用纸、磁带、光盘等介质保存，而信息的流传往往以邮寄、 传真等方式，而采用O A 系统后采用了储存和工作流等技术大大节约了时间和不必要的办公成本。

6. 有利于梳理和优化管理流程、摸索信息化建设的经验，为未来的业务系统建设以及门户整合铺平道路。

我国的O A 软件经过从80年代中至今近20年的发展，已经从最初的提供面的辅助办公产品。在一些政府单位和企业O A 软件都得到了较好的应用，极大地提高了办公效率。

在我國，随着网络的发展和普及，企业对于网络办公软件的需求逐年增加，出现了许多类型的自动化网络办公系统。基于WEB 的网络办公系统是指利用计算机技术和网络技术，使办公室部分工作逐步物化于各种现代设备中，由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统。办公自动化已经成为现代企事业单位实现现代化的一个重要途径。

在平台方面，国内的办公自动化市场，呈现初百花齐放的状态，基于Lotus Notes和Microsoft Exchange Server 平台的各式各样的网络自动化办公系统占有大多数市场。但因为它们市场价格相对较高而硬件支撑环境要求也较高，所以实际应用环境中，受到很多制约，于是很多企业需要根据企业业务流程和实际办公环境，定制办公自动化系统。

在开发技术分析方面，主要集中分为三大类：基于C/S结构的应用程序开发，结合C/S结构和Web技术复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。上述开发技术都有各自优缺点。

浅析办公自动化管理系统 篇4

办公自动化管理系统主要以对企业中相关人事、通知、会议、活动等进行管理, 针对不同岗位的工作人员提供不同的权限。系统主要为普通员工、事务管理员及系统管理员三种角色提供服务, 提供只读、读写、系统三种权限。普通员工通过自己的注册用户进入系统, 查看相关的通知、考勤及奖惩等情况, 能进行请假等活动, 不具备修改的权限, 事务管理员通过系统将相关通知、考勤及奖惩等情况进行发布, 并具备一定的修改权限, 系统管理员能进行人事的添加删除及权限发放。办公自动化管理系统实现的主要功能如下:

一、考勤管理

员工可进行外出、请假、出差、上下班的登记, 由员工填写具体的请假理由和日期, 由事务管理者进行管理决定是否销假等。同时考勤信息将发布到网上, 员工可以查询考勤信息。

二、日常管理

事务管理者通过这部分功能将公司决议、日程安排、公司活动、奖惩信息等信息发布到网上, 包括活动会议安排的时间、地点、主持人、主题等, 员工可以查询这些信息, 事务管理者没有删除信息的权限, 信息的管理由系统管理员进行。

三、计划制定

该模块由企业计划、部门计划、个人计划三部分组成。企业计划由公司管理者发布相关的企业名称、计划主题、计划内容及发布时间, 方便公司管理层下达指令, 每位公司成员可登录系统查看。部门计划由各部门管理者发布相关的部门名称、计划主题、计划内容及发布时间, 公司各部门能独立有序地在系统中建立计划。个人计划由员工个人发布, 包括个人姓名、计划主题、计划内容及发布时间。系统管理者有权限对计划内容进行修改删除。

四、审核管理

审核管理模块分为发布申请和审核批示两部分, 其中发布申请为每位员工都有权限在系统中发布, 包括申请标题和申请内容。只读和读写两种权限不具备审核申请的能力, 只有系统权限能够审核申请并决定是否批准。

五、员工管理

员工管理模块分为员工添加与员工维护两部分, 只读和读写权限不能操作这个模块。系统权限能在该模块中进行新员工的添加, 包括设定员工的用户名、姓名、登录密码、电话、E-mail、地址及员工的部门、性别、职务、权限等。在员工维护中系统权限可对现有的员工通过部门进行搜索, 并对之前设定的所有资料进行查看和修改。

六、通讯管理

通讯管理模块包括显示通讯组和增加通讯详细信息, 读写权限和系统权限两种权限能够增加通讯组的详细信息包括通讯组, 姓名、性别、出生日期、婚姻状况、所属部门、职务、所在省份、所在城市、办公电话、移动电话、电子邮件、邮政编码、QQ、家庭电话及备注等信息。

基于B/S的办公自动化管理系统的开发和使用可使企业实现对办公事务的电子化信息化达到便捷办公的目的。通过这一系统能使得管理者和员工之间的交流更加便捷, 信息传达更加流畅, 为企业降低生产成本, 节约工作资源起了一定作用。

系统运行环境应满足系统目标、系统功能与信息需求, 与系统总体结构相符合, 同时充分考虑系统性能、工作负荷与环境条件。其具体标准配置应充分满足系统的功能需求、信息采集传输要求、信息存储与处理能力要求、系统与人工交互能力的要求。系统配置选型应该是当前技术发展的主流, 又与未来技术发展的趋势相符。无论计算机系统的硬件环境的配备, 还是网络设备的配置、系统软件的选择都必须体现技术的先进性, 避免因技术过时而过早地需要撤换、更新、升级。应避免单纯追求技术的先进性, 所需的应是成熟而先进的技术。基于B/S的办公自动化管理系统具体采用技术如下:

1.要求系统支持Java-JDK1.7及apache-tomcat-7.0.27;

2.要求系系统支持MicrosoftSQL Server 2000数据库;

基于B/S的办公自动化管理系统的设计, 是为了使企业下达指令管理事务上更加便捷, 弥补了单纯纸质办公的不足与资源浪费, 并与纸质办公一同协作, 做好双线并行, 互补互助。所以, 在设计上要考虑超前性和可扩展性, 为日后系统升级预留端口。

办公自动化管理系统采用B/S模式开发, 采取网站的形式。该模式的特点是:系统的管理员以及使用者在客户端对服务器端的数据库进行各种操作, 由服务器端的数据库将操作的结果发送给客户端显示出来, 客户端和服务器可以在同一台计算机上安装, 也可以在处于联网状态的不同机器上安装, 具有开发时间短、成本较低、且数据量的传输快等优点。这样就为客户是否需要下载客户端以及后台维护提供了方便性。

办公自动化设备管理办法 篇5

1、现有的办公自动化设备（各型号计算机、复印机、打印机、传真机、速印机等）均为国有资产，由办公室统一管理和调度使用。

2、工作人员要爱护各种办公设备，正确使用各种自动化办公设备，不准违章操作。因违反操作规程导致设备损坏的，由当事人负责。

3、工作人员要增强节约意识，努力学会和掌握简单的维修原理，以及常见的计算机病毒识别、预防、清除，经常对设备进行保养和系统维护。

4、各种办公自动化设备出现故障并需要修理的，要向办公室说明设备损坏的程度和原因，由办公组织人员进行维修。各部门不得擅自对各种办公自动化设备进行维修，否则，不予报销。

办公自动化管理 篇6

关键词：办公自动化； 医院

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21603-01

The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application

LUO Keng-mei

(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)

Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work

Key words:word office automation;hospital

1 前言

所謂办公自动化，其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。

传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。

传统的办公模式

随着计算机网络技术的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化单位业务管理流程，再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自单位内部重重的阻碍。

而本解决方案的核心思想是：前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组，只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上，根据本院办公的特点和特性，开发出了B/S模式的在线协同办公系统。

2 系统模块

包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分；涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转，以及相关办公事务的管理。

3 系统技术特点

(1)强大的流程自定义工具，方便电子化企业现有管理流程；

(2)根据运作情况可灵活修改流程；

(3)建立医院员工信息管理平台，内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公；

(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；

(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环，加强协同办公；

(6)实现科技情报、资料的有效管理。

(7)建立院内部资源管理平台，有效利用企业各种资源。

(8)促进文化的建设，加强医院的凝聚力。

(9)建立内部电子档案管理中心，加强医院人事档案的利用。

(10)实现院内文书、办公设置的有效管理；

(11)项目进展、行政管理事物的督办查办；

(12)建立网上培训基地，使医院职工能不断学习新知识；

(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法，从而间接产生经济效益；

(14)提高办公自动化效率，为实施体制改革、增加效益奠定基础。

4 系统功能说明

(1)个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等。

(2)电子公文：发布、浏览并处理相关的公文。

(3)单位公告：管理层可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示。

(4)文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。

(5)政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件。

(6)单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息。

(7)公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递。

(8)系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助。

(9)事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒。

5 系统开发平台选择

目前有三种方式建设办公自动化系统： 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台，利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台，如果要求采用IE的话，就会稍稍让开发者为难，但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。

采用Microsoft Exchange Server作为软件平台，客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式，直接传递信息。

NOTES和Exchange的编程方便，流程定义易于实现，用户界面友好。

但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库，如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时，就会让众多的软件开发商止步。

根据我院现有的实际情况，加上目前已建成的局域网资源，采用数据库方式建立办公自动化系统，不仅数据随时可以和其他业务系统相关联，并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来，建设企业内部信息平台。

B/S模式（浏览器/服务器）随着Internet的发展，已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便，客户端统一采用浏览器，不限制客户平台，可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术，在编码过程中对数据访问进行了优化，保证了数据访问的效率、数据的安全，数据的承载能力和并发处理能力。

系统分为三层架构：

用户层（界面层Forms）--应用层（COM执行层）--数据层（存储层Storage）我们用一台服务器来实现所有的功能，也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器，这样就可以减轻服务器的负担，提高了执行效率，图示如下：

数据库连接一直是威胁到安全的问题，那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件，提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据，而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的，这样不但保证了运行的稳定性和执行效率，还保证安全性，以免数据库连接口令丢失造成损失。

由于采用的数据库为MS SQL Server，所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure)，该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率，另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误，可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件，所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。

6 系统开发配置

服务器：

Microsoft Windows 2000操作系统

Microsoft SQL Server 2000(中文版)

(1)Windows 2000 Server

Windows 2000 Server是一个开放的的系统，具备强大的管理功能及很高的性能，稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议，结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术，建立安全、稳固的开放网络应用平台，能够连接数千乃至数万用户的网络系统。

(2)SQL Server 2000

采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统，与Internet有机地结合，同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。

档案管理的办公自动化初探 篇7

档案工作已从过去管理的文书档案逐步发展为当今多门类的综合档案, 而且档案的载体也从传统的纸质逐渐过渡为多种形式的载体。计算机技术和信息数字技术的不断发展推动了办公自动化的普及。办公自动化将会给档案管理带来巨大的优势, 因此, 解决目前档案管理方面的问题, 实现合理、有效的办公自动化管理, 已成为当目前档案工作的重要部分。

一、传统的档案管理存在的问题

传统的档案管理的保存工作不易做好, 使档案的资料容易产生不同程度的遗失。由于大多文件档案需要长期的保存, 为改善文件存储的环境, 避免可能造成档案纸张受潮、虫蚀或者火灾等灾害, 我们每年都需要投入大量的文档保管经费。同时, 由于人为翻阅而产生资料和信息的遗失现象也经常发生, 这会给企事业单位和教育机构带来不同程度的损失。而且由于档案需要反复的查阅, 甚至有时要带出存储的地点, 这样不可避免的存在原件的受损或遗失, 给档案的保管与利用管理工作带来极大不便。传统的档案管理方式存储档案的数量很有限, 而当今社会由于科技和文化的迅速发展, 档案的种类和数量在日益增加, 涉及的方面也很广, 当信息大量、频繁的产生时, 则会使归档工作难道加大, 使管理工作的效率大大的降低。从上面的分析, 我们可以清晰的看到传统的档案管理方式已经不适合当今的情况, 我们需要对传统的管理方式进行改革, 实行档案管理的办公自动化, 这样才能更好的做好档案管理工作。

二、档案管理实现办公自动化的必要性

(一) 档案管理的办公自动化能够使档案的利用率大大提高。

随着社会的飞速发展, 当前的改革潮冲击着各行领域, 对于档案的改革来说, 实现办公自动化管理体制是十分必要的, 它可以给工作人员带来诸多的便利, 达到提高档案工作效率以及管理水平的目的。同时, 随着我国科技的发展, 利用科学技术, 使档案信息能够顺利的与最新技术接轨也是档案管理体制的要求。目前, 我国企事业单位或者教育机构的档案有很多部分属于开放性质的档案, 具有可交流性和资源共享性的特点, 档案业务的开展如果能和办公自动化有效的结合起来, 将会使档案的利用率大大提高。在许多教育机构中, 如果能够使档案室的计算机和各教学系、办公室等单位的计算机实现自动化互联, 将会使档案的利用与整理工作同步进行。这样利用者就可以直接从微机中调阅相关资料, 克服了单纯档案整理各类工作环节对档案产生的不利的影响, 同时也缩短了档案的整理周期, 保证及时有效的提供档案信息, 使档案的利用率得到了显著的提高。

(二) 档案管理的办公自动化是目前管理工作的需求。

随着社会的不断进步、科技的迅速发展, 档案的种类和数量在日益增加, 涉及的方面也很广, 包括文书档案、产品档案、科研档案、设备仪器、会计档案、基建档案、声像档案等, 为了有效合理的对目前逐渐增多的档案进行管理, 我们必须要对管理制度进行改革, 实现办公自动化。只有实现档案管理的办公自动化才能够提高档案工作的效率, 为档案管理的有序化和科学化提供重要的保障。

总之, 随着科技的发展, 计算机技术的推广、普及, 档案管理的办公自动化逐渐成为一种发展趋势。我们也能清晰的看到办公自动化拥有更多的优势, 能够大大改善以往档案管理的诸多不足, 能够使查阅者能够快速、便捷的获得所需要的信息, 提高查阅的速度, 进而提高工作效率。因此, 档案管理的办公自动化将会在以后的企事业单位和教育机构逐渐推广, 受到更多工作者的青睐。

参考文献

[1]靖春花、崔川.办公自动化环境下的档案管理探索[J].科技信息, 2009.

[2]应玉玲.档案管理与办公自动化[J].才智, 2009.

办公自动化与文书档案管理 篇8

一、文书档案管理的办公自动化概述

办公自动化是一种新型的办公室工作方式, 是建立在现代化的办公软件快速更新以及计算机互联网蓬勃发展的基础上融合产生的, 为现代工作人员提供便利的一种工作方式。办公自动化大量采用了与信息技术息息相关的新型技术、新型设备以及新型工作流程, 在其自动化范围内使用了数字网络以及相关设备, 简化了相关工作人员的工作流程, 提升其工作效率。在文书档案管理过程中, 需要使用各种与其工作相关的办公程序以及档案数据, 需要打印机以及计算机等设备的协调配合, 针对文书档案管理的办公自动化过程, 是采用了办公室自动化软件进行工作, 工作人员将各类相关的档案数据归入计算机系统的数据库, 文书档案工作人员可以在工作中按照一定的步骤操作, 从数据库中寻找相应使用的资料, 并对其进行修改等操作。此外, 在文书档案管理的自动化过程中同样需要对其使用的系统及软件进行相应的维护, 并设置一定的保护方式, 以达到长久使用其自动化系统的目的。

二、推进办公自动化带来的好处

(一) 提升工作人员工作效率。办公自动化建立在电子计算机普遍使用的基础上, 利用计算机系统强大的记忆以及储存功能, 对文书档案进行规划管理。传统的文书管理工作, 需要人工记录每一份档案收集及使用时间, 并且将纸质档案进行归类并定期检查, 需要耗费大量的人力及物力, 当一个单位在时间长久之后, 会出现文书档案堆成山难以存放情况, 针对此种情况, 办公自动化应用软件对文书档案进行管理, 只需要在计算机上的相应软件收入文书工作, 即可实现无纸化的信息数据收集、存储操作, 可大大提升相关工作人员的工作效率。

(二) 实现数据资源的快速传播。目前, 办公自动化采用较多高科技软件, 但归根究底离不开对信息资源的使用, 当文书档案管理办公空间较大时, 人与人的交流将会出现困难。在办公自动化体系兴起之后, 工作人员在日常工作中所受到的信息大多从其使用的电子计算机上而来, 不用受到地域、时间以及其他条件的限制, 大大提升了数据及其他信息资源的传播速度。且办公自动化所使用的软件具有操作便利、时效性强等特点, 可使得文书档案管理工作更加迅速。

(三) 增加信息接收的途径。由于办公自动化是建立在互联网发展的基础上, 而互联网的一大特点是具有信息的海量性, 文书档案管理工作时刻与信息资源打交道, 使用办公自动化系统可以增加其信息接收的途径, 且使用办公自动化软件的人员之间可以实现信息资源的交流与共享, 当信息档案与其载体实现分离时, 可以通过自动化软件与其他信息系统建立相关的联系, 彼此之间可以提供对方所需的信息, 并且可以实现信息网络平台上的交流。

三、推进文件档案管理的自动化进程的方案

(一) 加大资金投入力度。关于文书档案管理工作的办公自动化进程, 主要建立在对于新设备、新技术使用的基础之上, 针对此种情况, 应加大对于文书档案管理工作的办公自动化相关设备的投入, 改进相关工作人员进行文书档案管理工作的环境, 增加对于办公自动化软件的更新及应用, 从而为文书档案工作提供优良的物质基础, 实现单位文书档案管理自动化。

(二) 对其内部网络进行严密保护。文书档案管理工作在进行办公自动化进程中, 由于互联网的开放性等特点, 易发生档案数据以及其他核心数据泄漏的问题, 此种情况可能对其正常经营造成影响。由此可见, 针对内部网络布置较为完善而周密的保护措施是有必要的, 应将内部使用的网络进行保密设置, 文书档案管理工作人员在工作时不可随意将内部网络与互联网相连, 以确保档案信息数据的安全。此外, 应使用较为稳妥的具有良好信誉的上市公司出产的办公自动化软件, 减少文书档案数据从软件中泄漏的可能。

(三) 对文书管理工作人员进行相关培训。办公自动化是当前各行业纷纷采用的一种工作形式, 但其出现时间较短, 大部分文书档案管理的工作人员从业时间较早, 其对办公自动化的了解程度有限, 这导致了办公自动化系统软件及相关设备出现后, 普及到生产生活中使用仍有难度。针对此种情况, 应对其文书管理工作人员进行相关培训, 一方面增强其在使用办公自动化软件及设备方面的能力, 通过在岗培训使其快速接受新知识、新技术;另一方面应对其工作的安全性进行培训, 使其了解文书档案的重要性, 不可做出违背职业道德的事情, 以确保文书档案数据在监控之内。

办公自动化系统为文书档案管理工作提供了极大的便利, 不仅为文书档案管理的工作人员带来实际操作上的方便, 而且大大减少了文书档案工作的出错概率, 全面实现了无纸化办公, 节约了资源。笔者通过对文书档案工作在办公自动化进程中遇到的问题进行分析, 并提出了实际解决方案, 希望有助于文书档案管理工作的实际发展。

参考文献

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011, 03 (03) :117-119.

[2]李圆园.办公自动化的技术发展过程及未来趋势[J].湖北电力, 2010, 05 (02) :72-74.

[3]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010, 06 (16) :62-63.

办公自动化管理 篇9

1 我国办公自动化的发展

面向协同管理的办公自动化应用是我国办公自动化发展的产物，它是知识管理办公自动化系统的一种应用。我国的办公自动化发展是从20世纪80年代初期开始的，从20世纪80年代初期至今，我国的办公自动化发展经历了三个主要的发展阶段。其中，第一个发展阶段是20世纪80年代初期至20世纪80年代中期，在这一阶段，学术界开始对中国爱发展办公自动化的模式进行了探讨，我国办公自动化的发展规划得到了制定和应用，一些单一功能的办公自动化设备已经开始在一些机关单位得到应用，单项业务的自动化成为了这一时办公自动化的典型特点。第二个发展阶段是20世纪80年代中期至20世纪90年代初期这一段时期。这一时期，办公自动化试点工作开始在全国范围内推行。通过全国通信网络的大规模改造，办公自动化的标准化工作取得了很大的进展。第三个阶段就是20世纪90年代至今这一段历史时期，在这一时期全国市级以上的机关和大中型企事业单位基本实现了办公的自动化，以上海市人民政府的办公系统为例，该系统对文字处理、行文处理、文档管理以及办公日常管理等多个领域进行了开发，让市政府的办公效率得到了显著的提高。可以说，这一时期形成的办公自动化体系是一种知识管理的办公自动化系统，面向协同管理的办公自动化系统就是这种办公自动化系统的一种体现。

2 面向协同管理的办公自动化应用系统的应用研究

2.1 面向协同管理的办公自动化系统在军事院校中的应用研究

随着军队信息化建军的发展进程的加快，军队指挥自动化、主战装备的信息化以及军队日常业务的信息化成为了军队信息化建设过程中重点关注的问题。随着信息技术的发展，计算机网络系统也已经成为了军事院校开展日常管理的工具。但是计算机网络系统在给军事院校的办公室管理工作带来便利的同时也在一定程度上增加了泄密渠道，这就给军事院校的建设与发展带来了一定的危险性[1]。为了提高军事院校办公室工作的办公效率，减少军事机密泄露的风险，面向协同管理的办公自动化应用就在军事院校中得到了应用。

通过对办公自动化系统进行研究，我们可以发现，办公自动化系统主要由事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统组成。可以说，面向协同管理的办公自动化系统可以让这些系统的功能得到充分的发挥。军队中现行的自动化办公系统就是一种让这三种系统进行有机融合，借助管理科学的引进而建立起来的一种高效协调的数字化办公系统，它的协调性说明这样的系统可以被看作是一种面向协同管理的办公自动化系统。因此，军事院校的办公系统就成为了面向协同管理的办公自动化系统在军事领域应用的一种体现。在军事院校的办公自动化系统中，用户界面的优化可以让系统根据使用者的身份、动态等信息来有针对性的显示操作界面，这样使用者就可以通过对满足自身需求的模块界面的操作、查看、查询功能的应用来完成自身所需完成的工作。在公文流转过程中，使用者可以根据不同的文件来对文件的传递流程进行确定。在表单定制方面，办公化自动系统可以根据军事院校自身的业务需求来让用户对用户表单进行自行设计，这样学校就可以有效地结合自身状况来制定满足自身状况的办公系统。通过这种办公自动化体系的应用，军事院校的公文管理效率得到了有效的提高，以通用收文工作为例，图中所示的内容是通用收文的处理流程，通过面向协同管理的军用自动化办公系统的应用，军事院校可以对收文的处理全过程进行自动化的管理跟踪和记录，这样就对军用文书的管理工作进行了强化。

针对军事工作的特殊性，面向协同管理的办公自动化系统在军事领域的应用过程中。军方为办公自动化系统设立了五层系统安全结构，其中第一层为物理层安全系统，这一安全系统的应用让军队的计算机网络体系在实际应用过程中既实现了内网与外网、军网与因特网的隔离又实现了内外网的逻辑互通。第二层安全系统为网络层安全系统，这一层安全系统主要通过三种方式对军队办公自动化应用系统的安全性进行保障，首先，第一，网络层安全系统通过防火墙、入侵检测系统等技术的应用来阻挡外部网站对军网的网络攻击，第二，通过将对外公开的服务器集合划入专门服务器子网的方式来为军队对用户群和服务器群的管理提供便利条件，进而为服务器的安全提供一定的保障，第三，军队通过在各网的边界处安装高强度保密机的措施来对外部通讯线路的数据安全提供保障。第四层是应用层结构安全系统，以LOTUS NOTES应用系统平台的认证机制、数据库加密措施、角色功能设置、签名域明确创建人和签发人职责性、区段安全性保障措施以及安全工作流机制的综合运用来对军队办公自动化系统的安全运行提供保障。第五层安全保障体系是管理层网络体系，这一层网络体系是通过在军网设立安全体系规范，建立网络安全小组以及对安全管理制度的完善等措施来对军队办公自动化系统进行维护。在对这些措施进行应用的过程中，国防大学通过保密文化与办公室办公系统相结合的方式来对军事信息的安全性进行了强化，通过将保密守则、手机使用规定与办公室管理工作相结合的方式，办公室管理工作与军事保密工作得到了一定程度的融合。

2.2 面向协同管理的办公自动化系统在普通高校研究

通过前文的论述，我们可以这样认为理想的办公自动化系统是一种能够为工作人员提供集成化多功能的办公桌面环境的应用系统。图中所示的内容是办公系统的系统环境结构图

通过对图表进行分析，我们可以发现，在办公自动化系统的体系构建之中，具有工作流性质的处理流程和监督功能是两种不可缺少的因素。在面向协同管理的办公自动化系统中，这两种因素是解决多部门协作问题的重要工具。集成处理与信息发布平台的完善可以解决传统的办公自动化体系中出现的信息收集处理处理和发布过程相分割的问题。安全保障体系可以被看作是让办公自动化系统安全运转的保障。这同时也可以说明面向协同管理的办公自动化系统是一种具有时效性的办公自动化系统。

我们通过对这一系统在普通高校的应用状况进行研究，我们可以发现，三明学院建立了一种面向协同管理的办公自动化应用体系，在该校的这一办公体系之中，教师通过教务平台就可以完成课程表、学生名单、选修课及学生成绩的管理工作，通过内网外网相结合的方式，教工对学校、院系以及相关部门的信息传达沟通需求得到了充分的满足，这就对办公效率的提高起到了促进作用。

3 结论

面向协同管理的办公自动化应用可以在应用过程中对企事业单位中的资源进行有效协调，它是提升办公效率的有效手段，它可以在高校领域进行应用，也可以在一般的企事业单位办公室管理中得到应用。这一体系的应用会对政府机关及企事业单位的办公室管理工作的优化起到促进作用。

参考文献

[1]陈帅.面向协同管理的医院办公自动化系统应用研究[D].南方医科大学,2013.

办公自动化环境下档案管理探析 篇10

一、卫生院档案信息化建设的现状

(一) 对档案的重要性认识不到位, 缺乏重视。据统计表明, 至今仍有些地区的卫生院没有设置专门的档案管理场所。领导对此也没有足够的重视, 资金支持投入不够, 没有安装或改进档案管理工作所需要的档案管理软件, 在日常工作中, 员工只能采用通用的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的进度和成效, 更使得工作人员对档案管理工作的热情消失殆尽。没有制定一套完善的档案管理制度, 使得档案工作人员在工作过程中没有一个准确的指导, 只能凭借一腔热血向前冲。另外, 卫生院档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归档都远远落后于其他领域, 随着档案事业的规模不断扩大, 数量也日益增加, 档案的内容愈加丰富, 传统的档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。

(二) 档案管理人员的专业素质和思想道德素质不足。目前, 大多数的档案管理工作人员是非科班出身, 工作与所学专业完全不对口, 加之部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练, 不仅会使档案管理工作出现安全隐患, 更严重地导致了档案管理工作的效率和成果落后。还有, 由于档案管理是一项枯燥无味的工作, 工作程序单一而且琐碎。一些工作人员出现工作积极性不高, 对工作缺乏热情, 敷衍了事, 为了完成工作而工作, 缺乏主动性, 进一步拉低了档案管理工作的效率。

二、实现卫生院档案信息化管理的对策

(一) 充分认识档案信息化管理的重要性, 加大支持力度。由于卫生院的档案信息化建设迫在眉睫, 这是卫生院实现可持续发展的必由之路, 也是其实现现代化管理的必要条件。卫生院的全体工作人员必须要认识到档案管理信息化建设的重要性, 增强自己的使命感和责任感, 积极投入到建设中去, 各部门也要正确认识和配合档案管理部门的工作, 促进其信息化建设的快速发展。

(二) 加强制度建设, 实现规范化管理。档案信息化管理是一套全新的管理模式, 没有前车之鉴, 缺乏一套系统化理论化的管理制度, 缺乏有效的指导。导致档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性, 使得档案管理信息化建设进度缓慢, 多走了许多弯路。因此, 政府及有关部门领导应尽快结合实际情况, 建立健全一套系统的档案管理信息化建设制度。制度应该囊括档案管理工作的各个方面, 使档案工作人员在工作中有法可依。合理科学地安排档案管理工作的流程。另外, 还要制定一套监督制度, 通过对档案管理工作的监督, 对档案的安全进行保护, 绝不能给不法分子可乘之机。从而保证档案管理信息化建设的顺利进行。

(三) 软、硬件配置齐全, 减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件, 只有拥有齐全的配置, 档案工作人员的工作才能顺利进行。政府及单位要舍得在这方面花钱, 为档案管理工作配备良好的计算机及其系统, 保证网络信息体系的顺畅无阻, 从而提高档案管理工作的效率。另外, 应邀请专业人士为卫生院的档案管理工作设置其特定的档案管理软件, 减少工作中不必要的程序和环节, 提高工作效率, 加快档案管理工作的力度。

(四) 加强档案管理人员队伍建设, 提高工作效率。首先, 卫生院应把引进专业的复合型人才提上日程, 并针对不同人员的特殊情况经常地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等。不断更新他们的专业知识和技能, 锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度, 提高他们的信息专业化程度, 以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次, 档案管理工作是一项极其严密, 极其正式的政治工作, 它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质。应积极参与政治学习, 树立严谨的工作态度, 具备良好的职业操守。对档案管理工作要保持积极向上的工作作风, 对工作投入高度的热情, 提高工作效率。

三、结语

办公自动化环境下的档案信息化建设已经成为一种不可逆转的趋势, 也是时代发展的必然要求。它不仅能够进一步为公共卫生事业的服务作出贡献, 更是满足人们日益增长的需求的必要途径。所以卫生院应根据现存问题, 尽快实施有效措施, 保证档案管理信息化建设工作的顺利进行。

参考文献

[1]吴家云.关于信息环境下医院档案管理的思考[J].中国创新导报, 2010 (2) .

办公自动化管理 篇11

关键词：企业；信息化管理；自动化办公；控制

进入新的竞争时期，信息和技术成为了企业之间互相比试、切磋技艺的重要项目，如何利用信息技术和设备条件来管理企业，使企业办公发挥出最大的效率，在竞争激烈的市场中争创经营佳绩，是现阶段令国内各大企业头疼的主要问题。具体来说，企业的信息化管理与自动化办公指的是采用先进的信息科学技术，针对企业的信息资源，用系统集成的方法来整合企业的管理结构和机制，规范企业的内部管理，最大化提升企业办公效率，从而提升企业在市场上的综合竞争力，促进企业用卓越的经营绩效和管理实力争得更加稳固的一席之地。

1 企业信息化管理系统的创建

1.1 企业信息化管理系统的建设目标。企业开展信息化建设的前提需要对信息资源进行整合、提升企业的管理质量以及开拓更加广阔的市场。一旦加快了企业的信息化建设节奏，企业的整体信息化运作水平就会得到提升，建设更加规范的企业信息化办公管理系统也就成为了可能，更加全面化的构建办公环境，为企业战略目标的实现锦上添花。具体来说，首先要实现在线协同办公、公文的收发管理、文件报送等多项现代化办公功能。其次，建立起一个在线交流与协作共享平台，实现信息资源的实时共享。再次，要全面规范行政办公与审批的流程，使每个部门的工作更加合理化、规范化。最后，要遵循先进性、实用性、安全开放性等原则，保证企业信息化管理和自动化办公系统的科学性。

1.2 企业信息化管理系统的建设原则。在建设企业信息化管理和自动化办公系统的过程中，必须要遵循相应的几项原则，来保证建设工作能够及时有效的开展，保证系统建成之后能够达到预期效果。在建设企业信息化管理和自动化办公系统的过程中，要坚持工作的规范性、系统的可靠性、系统的易操作性与易维护性、扩展性等原则，除以上这些原则以外，信息化管理系统在操作的过程中还应该充分具备人性化的特征，提供简便的网站栏目内容维护功能和用户权限管理等功能，为企业员工的管理和操作带来方便。

1.3 企业信息化管理系统的建设目的。进入全新的科学技术信息时代，企业选择建设信息化管理系统和自动化办公系统的目的是采用方便的信息化设备和通信手段实现现代化的无纸办公，建立起一个能够实现企业关键办公的应用软件系统，使企业内部的各方面信息资源得到有效的整合，实现办公的协同化、分享化、同步化和信息化，从而进一步全方面的提升企业内部管理与办公效率。

2 企业信息化管理系统的结构设计

2.1 企业信息化系统设计总体与通用技术要求。信息化管理系统和自动化办公系统的设计主要包括模块化设计、开放与安全性设计等设计要求，以及包括软件与硬件在内的通用技术要求。其中，软件部分应采用带有多层结构的Browser/Sever模式，在系统组成结构中，应当采用技术相对较为成熟的、符合技术标准的服务器、中间件以及其他数据库产品。建立起的信息化办公系统应当保证Windows用户的正常使用，并且提供基于XML的数据交换接口，支持与第三方软件的应用集成。系统要在充分考虑数据信息安全保密性的基础上提供较为完整的数据加密接口，保证信息的安全。最后，在语言操作方面，系统应提供的操作界面应该最大化地符合中文使用习惯，保证所有的用户信息都能够通过中文显示出来，且具备多语言版本扩展能力。

2.2 系统平台和体系构架要求。整个信息化管理系统应当采用B/S结构，在开发设计的过程中要采取依靠平台化的分布式处理技术，支持多层构架，各个层相互区别，采用关系型数据库，使消息服务成为可能，其次，还要求系统在构建和设计的过程中要采用模块化开发的技术，提供开放的标准接口，以保证系统后续功能的可开发性。

3 企业信息化管理系统功能要求

3.1 协同工作。协同工作指的是企业内部员工之间通过适当的交流和信息的互换而开展的工作，在企业的自动化办公系统中，只需要简单的文字编辑、信息传输以及意见回复和附件加载等流程，就能够实现异地工作协同，用不同的形式来完成企业办公过程中信息的传输、审批、请示、汇报等复杂多项的工作。

3.2 发文管理。企业对内、外部发文都可以通过信息化管理系统中的发文管理功能实现，发文管理主要涉及到拟稿、审核、核稿、签发、印发等流程。

3.3 收文管理。收文管理主要在内部发文的过程中有所应用，主要是对电子文件和纸质文件的处理，对接收到的文件、传真以及其他资料，完成记录后可供多人传阅。

3.4 项目管理。OA的组成部分中，项目管理是重要的环节之一，领导与员工和其他各部门之间的及时沟通，对企业项目管理的质量会有直接的影响，因此，要管理好一个企业的项目，就必须对相关人员、时间、硬件配置等信息作好记录和了解，重点把握其中的要害关系。

3.5 合同管理。合同的签订、审批和管理对企业的经营管理来说意义重大，每一次签订合同都要经过相关部门的严格审批核查，通过互联网平台大大地提升了合同审核管理的效率，缩短了审批周期，成本得到了相应的节约。

3.6 会务管理。会议是企业自身管理和经营过程中的重要组成部分，会议的信息资源需要得到完整的记录和保存，会务管理能够实现会议申报、审批、安排、通知、记录、查询等功能，有需要者还可以通过系统对会议室使用情况进行实时查询，方便会议的安排。

4 结语

综上所述，进入全新的科技时代，信息化管理系统和自动化办公体系的建立是企业自身发展和在市场中竞争的重要手段，采用先进的现代化设备和管理手段，能够在相同的时间内节省大把的时间，提升企业内部的办公效率，提高企业管理质量，进而帮助企业在激烈的市场竞争中立于长久不败之地。

参考文献：

[1]张冉.浅谈办公自动化中计算机计术的应用[J].科技展望，2015（25）.

[2]唐颖.浅谈办公自动化在现代工作中的应用[J].价值工程，2014（30）.

[3]许道冰.办公自动化现状与改进的探讨[J].计算机光盘软件与应用，2014（21）.

文书档案管理的办公自动化应用 篇12

关键词：文书档案,办公自动化应用,存在问题,应对方法

随着改革形势的发展, 如何提高文书档案管理水平, 及时、准确、系统、完整地提供档案信息, 以满足各方面的需求, 适应日趋发展的新形势, 这是文书档案工作的新课题。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1. 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误, 结果又费时, 又费力。在应用了计算机软件处理后, 使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递, 都变得简单易行。

2. 文件和文字信息得到充分交流与共享

运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展, 实现档案信息与载体分离利用, 可与其他信息系统建立共联, 提供信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。

3. 电于文件保存的稳定性

随着电子技术日新月异, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

4. 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便, 在应用计算机网络技术下, 直接通过网络工其进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1. 电子文件保密性受限制

电子文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出, 无法从字迹上分辨其原始性, 而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验, 随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2. 对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理, 绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作水平, 从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对措施

1. 办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

2. 提高档案人员的综合素质