办公自动化与电子政务

办公自动化与电子政务（精选12篇）

办公自动化与电子政务 篇1

一、电子政务与办公自动化的概念

很多机构都给电子政务下过定义, 包括联合国、世界银行、OECD (经济合作组织) 及一些研究性机构, 总结起来, 电子政务就是利用信息通讯技术, 尤其是互联网技术获得更佳的政府。办公自动化就是包括政府和企事业单位在办公过程中, 利用各种信息技术, 包括各种办公设备和各种应用软件, 将各种数据、信息进行全面搜集、分析、储存, 从而达到提高工作效率的目的。办公自动化始于上个世纪50年代, 在80-90年代办公自动化发展迅速。电子政务与办公自动化关系密切, 但在某些方面又具有区别。

二、电子政务与办公自动化的联系

(一) 办公自动化是电子政务的基础

办公自动化就是将办公所需要的大量信息利用计算机进行采集、处理及储存, 办公文件利用网络技术进行传递、交流、复制、应用, 所以办公自动化需要大量的电子设备, 包括计算机、网络服务器、路由、打印机、复印机及传真机等。而电子政务中, 一般的事物也是由计算机等设备进行自动处理, 从而有效提高政府工作人员的工作效率及与公众沟通的畅通, 也就是说政府的一般性事物也是通过办公自动化技术完成的, 因此, 办公自动化是电子政务的基础, 办公自动化是电子政务发展的有效支持。

(二) 电子政务是办公自动化的延伸和发展

在信息技术发展的初级阶段, 企业和政府开始尝试利用计算机办公, 即初期的办公自动化, 随着信息技术的不断发展, 企业和政府逐渐开始利用各种电子设备和各种应用软件提高工作效率, 最后出现了政府部门利用网络技术辅助完成政府工作, 这就发展成了电子政务。政府部门需要为企业和个人提供更加方便快捷的服务, 就需要利用网络技术。从网络划分的角度来说, 政府联网是电子政务的外网建设, 办公自动化是电子政务的内网建设, 办公自动化工程是政府信息化的基础。只有成功建设办公自动化工程, 政府才能够及时更新各类信息, 体现出政府联网的意义, 才能有效发挥电子政务的功能。

三、电子政务与办公自动化的区别

(一) 发展历程

从二者的发展历程上来讲, 办公自动化是先出现的, 在信息技术的发展初始阶段, 办公自动化就应运而生, 而后随着办公自动化的广泛应用及信息技术的进一步发展才出现了电子政务。

(二) 技术手段

办公自动化主要利用各种软件进行数据分析, 通过各种信息的综合分析挖掘出潜在的信息规律, 从而为管理人员的决策提供数据及信息支持。电子政务则包括办公自动化所需的技术手段, 同时还需要网络技术, 以保证政府各个部门之间及政府与社会企业、团体及个人之间的信息交流。电子政务所需要的网络支持是包括内网、外网和专网三级网络, 每级网络都承担着不同的任务, 其中内网就是为办公自动化提供一个基础的网络支持。

(三) 追求目标

办公自动化利用各种信息技术手段, 最终追求的目标是提高工作效率。电子政务所追求的目标不仅是要提高工作效率, 更重要的是使政府部门能够从多角度更好地为社会公众服务。

综上所述, 办公自动化与电子政务在发展历程、应用对象、技术手段、追求目标等方面存在着差异, 但是二者又紧密相连, 办公自动化是电子政务的基础, 电子政务是办公自动化的必然发展和延伸。二者存在不同, 但是又相辅相成, 只有将二者有效结合, 才能将电子政务的功能发挥出来, 才能建立起更佳的政府, 更好地服务于社会公众。

四、促进办公自动化与电子政务发展的建议

建设电子政务和办公自动化是任重而道远的, 是一项需要时间、需要系统建设的工程。我们既要着眼长远, 又要兼顾当下, 需要长远规划, 也要重点突出。

(一) 深入学习《国家信息化发展战略 (2006-2020年) 》 (以下简称《发展战略》)

各级政府部门及企事业单位都应该认真学习《发展战略》, 将其作为推进电子政务建设的一项重要任务, 深刻领会其指导思想、战略目标及政策措施。通过学习, 结合本单位的实际情况, 制订出符合本单位实际发展情况的目标和计划。

(二) 加强培训

加强培训, 既包括对所有政府和企事业单位人员对电子政务和办公自动化相关内容的普及, 也包括对电子政务和办公自动化从业人员的专业培训, 要将电子政务和办公自动化相关培训内容纳入到培训计划中, 有效地进行相关知识的培训, 以营造一个利于电子政务和办公自动化发展的良好氛围, 并为发展电子政务和办公自动化提供有力的人才支持。

(三) 完善相关法律、法规

目前, 我国关于电子政务方面的法律法规还不够完善, 亟需进一步健全和完善。必须加紧制定和完善电子签章、政府信息公开及网络与信息安全、电子文档管理等方面的行政法律法规, 为电子政务的健康运行提供法制保障。

摘要：电子政务与办公自动化既存在差异, 又紧密相连, 办公自动化是电子政务的基础, 电子政务是办公自动化的发展和延伸, 二者既相互区别, 又相辅相成, 只有将二者有机结合起来, 才能发挥出电子政务的功能, 更好地为社会公众服务。本文主要论述了电子政务与办公自动化的联系与区别, 从而进一步提出推进电子政务与办公自动化发展的建议, 谨供参考。

关键词：电子政务,办公自动化

办公自动化与电子政务 篇2

系统分析经过十几年的建设，中国工商银行在大、中、小型及微机平台上开发了各种银行业务系统，并且在总行、省行、大部分市行乃至县行都已经利用计算机技术建立起各自的办公自动化(OA)系统。但这些 OA系统缺乏统一的标准，它们之间或无联系，或联系手段落后低效，这种状况严重影响了整个工行各部门之间的信息沟通效率。为了尽快改变这一状况，工行希望 能够构建一个跨平台的信息传输通道与电子邮件系统，形成一条能够高效传递部门之间、上下级之间信息的高速通道，实现全行信息传递网络，确保OA系统网络的一致性，实现信息传递的规范化和集约化管理，并逐步实现全行范围内的多媒体信息传递。事实上，构建这样一个全行范围内的电子邮件及办公自动化系统，工行已拥有 较为齐备的硬件设施。在此之前，工行建有一个全国范围的SNA广域网，总行的主要部门、各省行和地市分行大都构建了自己的局域网。硬件设施基本齐备，所需建 立的是能够充分利用硬件设施的软件系统，将工行已有的各种网络系统连接起来，实现总行直接管理的、行内跨平台的电子邮件和办公自动化信息处理系统。

系统目标建立工商银行电子邮件及办公自动化系统统一、快速、高效的基础设施，形成全辖范围内的快速电子邮件网络系统，并以此作为全行MIS与OA系统的基础工程，形成自动化的信息传输通道，实现总行、省(市)分行、地(市)、以及县级支行或办事处的信息快速传递。在此基础结构之上，将工行现有的各类办公自动化系统连接起来，并提供签报/报告、公文处理、档案管理、领导活动安排、会议管理、电子公告、项目管理、个人文档管理、个人日志、通信录等应用，从而最终实现全行范围内的、以总行为中心的、信息共享的无纸办公系统。为此，工行需要构建一整套完善的软、硬件基础结构，充分利用工行现有的各种应用系统，实现总行集中管理的、行内跨机种、跨平台的电子邮件和综合信息 存取系统，并能够在将来可以根据需要灵活扩展，利用该基础结构实现其他服务。要求该系统能够采用网络通讯方式、分布式数据库管理技术，为银行办公提供高效 率的管理手段，运用科学方法对银行业务信息及有关社会经济信息进行采集、分析处理和存储加工，为银行高、中层决策提供决策依据和辅助资料，为银行资金运 用、完善经营管理提供服务，为社会经济部门提供行业或产品的预测分析报告，充分发挥银行经济信息的作用。系统结构总体网络结构工行电子邮件及办公自动化系统采用TCP/IP协议，并遵照《中国工商银行全国信息交换网IP地址、服务器名及主机名编码规定》使用网络地址。在总行、省行和地市分行，设立用于邮件路由和数据库复制的HUB服务器，各级 HUB服务器通过路由器、再通过总行的广域网实现局域网之间的连接和通信。在没有广域网的地区和需要移动工作的用户，可以使用Modern通过电话线拨号与各级 Notes服务器联接。

整个系统采用层次结构。在总行、省行、地市行、县行和分理处四级分别建立连接本地用户的局域网，在每一个物理局域网上至少设立一个Notes服务器，连接 各个办公室和业务处室的PC，客户机端通过TPC/IP协议与服务器相连。电子邮件基础设施建设工行电子邮件及办公自动化系统采用客户/服务器体系结构，并提供存转路由和邮件转发代理功能，保障网络系统具有较高的容错性和邮件传输效率。系统充分挖掘现有网络平台的潜力，不仅能够为用户提供方便易用、功能完善的邮件处理系统，而且能够在网络资源 管理、共享和转换各类应用系统的信息方面提供安全、可靠和强有力的工具。系统运行可以跨操作系统平台和跨网络传输协议，确保能够满足工行企业机构的调整和跨部 门、跨企业通讯和数据交换的要求。系统功能本系统旨在利用网络通讯技术，实现总行、省行、省辖地市行、县支行、直至办公处的办公室、人事、规划、计划、会计、储蓄、信贷、国际业务等主要部门 之间业务信息传递、文件以及办公处理自动化，从而实现无纸化办公。系统的主要功能包括: 非Notes应用的文件传输。基于Notes的应用，包括:无纸化办公管理系统利用Notes工作流及数字签名技术实现工行机关办公计算机 化管理，支持远程数据库共享和远程移动办公，行内人员无论是出差，还是在办公室，都可以获得同样多的信息，有效地解决了办公信息上传下达的问题，为工行的 科学决策提供有效手段。通过对用户所在分行、部室、级别的验证，系统能够实现行内签报、行内报告、干部考勤管理、会议管理、档案查询、部门报告、部门意见 和建议等日常办公管理，有效提供机关的办公效率。

公告信息管理 提供包括行长信箱、行内通知、行内意见和建议、机关宣传、部门通知、部门意见和建议等多种信息。公共信息管理 提供包括金融快讯、知识园地、专家论坛、市场行情、行内传真、公共咨 信、经验交流、新闻时速、寻求帮助等公共信息，并对工行所有人员开放，行内人员可在该库相应栏目中阅读、发布、答复和修改文章。个人事务管理 包括个人通讯录、个人日志、个人文档等。公文管理系统 包括多媒体光盘档案管理系统和公文编辑排版标色发排系统两大模块，前者主要负责对工行行内行外收发文书的收集整理和归类，借助Notes的全文检索功能实现分级授权，建立查询记录，对历史文档提供扫描图象文件的多媒体光 盘管理，不仅可以在显示屏上阅读全文，还可听到、看到与之相关的音像、图片，实现公文、文书档案管理一体化。公文编辑排版标色发排系统工程是建立在中文Windows或Windows 95平台之上的、适合银行机关系统使用的公文信件编辑排版系统。公文管理系统革新了传统公文信息生成和管理方式，紧密集成先进的网络技术、电子邮件、数据库管理、电子编辑排版以及输出打印设备，能够提供重要的特殊功能，比如可以在网络从彩色喷墨打印机打印出带红色文头、印章的文件。人事档案管理系统采用先进的多媒体光盘管理系统来管理行内每个职员的人事档案、职务及工资变动情况，并能够直接从彩色喷墨打印机或激光印字机打印出特殊 格式的文书、人事档案材料。资金汇划系统能够实现资金汇划的申请、通知和调拨指令的下达，显著提供资金利用效率。

与桌面软件的集成，由于Notes可以利用OLE等应用间数据传送机制完成与其他桌面软件的集成，因此，用户可以将在其它应用中生成的信息(如Lotus 1-2-3表格、FreeLanceGraphics图象)放到Notes文档里。

与数据库系统的集成，Lotus公司提供了多种有效的集成技术和产品，确保新系统能够集成现有的、基于不同数据库管理系 统的各种应用系统。

支持Internet/Intranet，由于Notes同时也是一个完备的Internet/Intranet平台，可 以采用SMTP/MTA附加软件与其他基于Internet的电子邮件系统互换 信息，因此可以采用Notes邮件系统直接接收或发送Internet邮件。系统效益 分析经济效益 工行电子邮件及办公自动化系统的建成，确保工行能够实现全 国各分行之间信息传送和办公管理的自动化，为全行的信息决策管理和与包括 Internet在内 的外部网络的连接提供了有力的保障，直接经济效益可望达数十 亿甚至上百亿人民币。其中包括:由于系统的投入使用，每年将可节省10亿元的 差旅、电话、通信和会 议等费用;系统的自动化可以减少收发文人员和办公管 理人员，和文件印刷等费用，这一项预计每年可节省10亿元;系统的投入使用 将推动一系列新型金融服务项目，由此而带来的各类服务费收益每年可达20 亿元;系统的科学性和准确性可以养活风险投入费用将达到15亿元;系统的投 入产出比高达50:1。社会效益 工行电子邮件及办公自动化系统的实施，直接 受益者将是工行辖区内各 分行及各个业务往来的企事业单位。同时，由于 金融信息处理现代化直接关系到国计民生，关系到各行各业，关系到千家 万户，因此，本系统的间接受益者还可以 是国家各级政府机构和社会企事 业单位及家庭用户。

一些体会:Lotus Domino是一个面向应用程序和邮件处理的服务器软件，集成 了电子邮件、群件应用和Internet Web等全面功能，具有完善的工作流控制和 数据库复制技术，尤其适合于处理各种非结构化与半 结构化的文档数据、建 立工作流应用、建立各类基于Web的应用，支持多种硬件平台、多种操作系统 和多种网络协议，这些功能使基于Internet、Intranet的一系 列交互式商业解 决方案成为可能。允许Domino的企业用户能够迅速建立、使用和管理许多应用 程序，让合作者、商业伙伴及顾客对关键的商业活动进行在线合作 与协作。与Domino服务器软件一起工作的Notes客户机软件可以通过把企业现有的 Client/server邮件处理系统、个人Web数据库、企业内外的通信与协同工

作手段结合起来，提供一个理想的通信基础设施，用于改善商业过程。

浅谈政务信息与办公自动化 篇3

在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客户支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。

电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。

一、实施原则

实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则。

二、实施步骤

首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务和具体业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。

在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。

第一部分内部办公自动化系统的建设

三、功能需求

一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。

（一）提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

（二）处理大量的复合文档型的数据信息

办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。

一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。

办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

（三）包含大量的工作流应用

所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请、会议管理等等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破部门单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。

在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。

从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

（四）支持协同工作和移动办公

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。

（五）应有完整的安全性

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

（六）能集成其他业务应用系统和Internet

随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。

浅谈电子政务与办公自动化 篇4

一、办公自动化与电子政务的区别与联系

电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关, 又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异。总的来说, 前者在用户的范畴上包含后者, 电子政务是更广义上的政府办公自动化或者“面向社会的政府办公自动化”。

办公自动化从概念上可理解为完全采用计算机技术处理办公业务, 实现信息共享、交流和协同工作, 它的重点是放在政府内部或一个系统内部, 而用户绝大多数为政府内部的工作人员;电子政务侧重于政府内部部门之间、跨部门以及政府部门与企业或个人模式的应用, 主要用户是政府部门以外的用户, 如其他部门的用户、企业用户和社会公众。用户对象的不同决定了办公自动化系统与电子政务系统两者的应用环境、功能设置、操作模式、系统管理模式等方面的区别。但两者也有着紧密的联系, 可以把电子政务视为办公自动化系统在范围和功能上的延伸, 用户由政府工作人员扩展为社会的各类用户。

二、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

传统的办公模式主要以纸介质为主, 在信息革命的浪潮中, 显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要, 已不能适应当前全球性的网络化、信息化进程。办公自动化提了多年, 但效果并不明显, 人们还是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。信息的交流和共享, 以及团队的协同运作等无法完美的实现, 极大地限制了工作的效率。同时由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺, 也是电子政务并未在真正意义上得以实现的原因之一。相反, 不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上, 各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新, 流程管理, 应用开发, 安全性保证, 到后台应用系统以及客户支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。

当前, 如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。Internet/Intranet的迅猛发展, 为信息的交流和共享, 团队的协同运作提供了技术的保证, 同时也预示着网络化办公时代来临, 电子政务运用于自动化办公已成为必然。

办公自动化, 一个极大的概念, 一个炒作了很久的概念。无论是办公设备公司, 还是系统集成公司, 都大力推出自己的办公自动化产品, 如办公设备、办公自动化电脑、办公自动化软件等。可见, 办公自动化中内容庞大, 可为空间不可小视。那么, 首先让我们来探讨一个问题, 什么是办公?办公实际就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。随着文件的这一流程, 产生了各种各样的设备。随着技术的发展, 计算机网络技术的进步, 办公自动化网络的建设也得到了大力推广。

当前, 人们普遍使用计算机来提高个人工作效率, 但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中, 更需要提高我们的整体工作效率。利用网络通讯基础及先进的网络应用平台, 建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统, 为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务, 实现档案管理自动化和办公事务处理自动化, 以提高办公效率和管理水平, 实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化, 增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案等档案的可管理性, 实现信息的在线查询、借阅, 最终实现“无纸”办公。

在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统, 如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等, 可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口, 每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作, 而不必经常性地来回检查不同的应用系统, 办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想, 可以大大提高系统用户的友好性和易用性, 减少培训的工作量。

值得注意的是, 在以上过程中, 网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统, 在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。

三、电子政务的运用必须加强内部办公自动化系统的建设

一般来说, 政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理 (尤其以领导办公) 为核心, 同时提供信息通讯与服务等重要功能, 因此, 典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等, 另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位, 办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。具体操作如下:

(一) 办公自动化系统可以处理大量的复合文档型的数据信息

办公自动化所处理信息的载体大多以文件、报表、信函、传真等形式出现, 因此, 办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息, 就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。一般认为, 关系数据库系统 (如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等) 适合传统数据类型 (结构化信息) 的表示和存储, 但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域, 其目标就是针对新出现的需求, 高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然, 传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求, 必须以文档数据库为核心建立, 同时选择性地结合关系数据库。

(二) 自动化办公需要包含大量工作流的应用

所谓工作流, 就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交 (交互) 过程。在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即:基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式 (即“群件模式”) 。从信息技术的角度出发, 群件模式结合了“推”、“拉”技术, 充分发挥了不同技术的优点, 克服了其缺点, 是理想的办公自动化流程处理模式, 也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。办公自动化应用系统的大多数应用, 如公文审批、各类申请等, 每一项工作均以流程的形式, 由发起者 (如文件起草人) 发起流程, 经过本部门以及其他部门的处理 (如签署、会签) , 最终到达流程的终点 (如发出文件、归档入库) 。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的, 如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点, 上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可以打破单位界限, 发生于机关与机关的相关单位之间。

(三) 自动化办公需要支持协同工作和移动办公

在日常办公中, 办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见, 才能做出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的协同工作。随着网络技术的发展, 异步协作方式如电子邮件、网络论坛等, 以及同步协作方式如网络实时会议, 正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式, 它们打破了时间、地域的限制, 使人们可以随时随地参加到协同工作中去, 大大提高了工作效率。

所谓的移动办公, 就是提供办公人员在办公室以外的办公手段, 办公人员可以远程拨号或登录到出差地的网络, 通过电话线或广域网络, 随时访问办公自动化系统;为提高工作效率和减少费用, 办公人员还可以选择“离线”工作方式, 即将需要处理的信息先下载到本地便携机上, 然后切断连接, “离线地”处理信息 (例如他可以在旅途中批阅公文, 起草电子邮件等) , 工作完毕才再次接通连接, 将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

(四) 办公自动化系统应有完整的安全性

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大, 难以被攻破, 而且必须足够灵活, 方便使用者掌握和利用。

(五) 办公自动化系统能集成其他业务应用系统和互联网

随着互联网技术的普及和应用, 办公自动化系统作为互联网的重要应用必须能够与互联网相连接, 包括电子邮件、Web发布等, 这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位, 而且还可以进一步提供网络服务, 实现电子商务和参与电子社区。

学习办公自动化感想与收获 篇5

1在学生会的组织下我们进行了办公自动化培训，感觉自己收获很多。以前对电脑知识真的是一窍不通，大一上课只是学了点计算机基础知识，感觉自己在电脑方面很吃力，只是会一点大家都会的聊天，看视屏，进入学生会以后在工作的过程中感觉自己真的需要多学点计算机方面的知识，这样才可以更好地工作。

在学生会的组织之下，利用星期天的时间学习了办公自动化，通过学习使我了解了一些办公过程中的的知识例如Word 2003文字处理与应用、Excel电子表格软件、制作PowerPoint 幻灯片。

word中我学习了（1）启动和退出word 2003启动和退出word 2003(2)word 2003的界面组成(3)不同的视图方式(4)新建文档(5)保存文档

通过学习我高级办公自动化有了一个简单的认识，同时让我知道应该如何更好的利用电脑来学习，而不是做一些无意义的事，电脑是一个很好的学习工具，我们只有掌握了使用它的技巧，才能用它来最大程度的帮助我们。

信息社会的到来，是我们认识到电脑的作用之大，21对人才要求的第一点就是会使用电脑，我们身处21世纪就应该提高自己的计算机水平，让自己在竞争极大地社会不至于没有出路。

设计院办公自动化设计与应用 篇6

关键词：设计院；办公自动化；办公自动化设计

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）23-0037-02

当今的社会可谓是一个全信息时代，计算机网络的发展给我们的生活产生了极大的影响。人们传统的生活、工作以及学习方式都发生了一定的变化，出现了信息爆炸、网上购物、数字住宅、网络办公、无线上网、网上旅游、国际互联、远程教育、远程医疗、电子商务、虚拟社区等一些新方式。其中因办公自动化能够将办公信息和工作流程进行有效管理，实现管理信息的资源共享，能够提高工作的效率。办公自动化如此多的优势，使其成为很多的企业、公司和院校等一些办公单位所要广泛应用的一项技术。因此，办公自动化从设计到应用整个环节都受到广泛关注。

1 办公自动化概况

1.1 有关办公自动化定义

办公自动化是由OA（OFFICE AUTOMATION）英译过来的一个科技名词，它是电脑科技飞速发展的一个重要产物。办公自动化主要是根据工作流的有关概念和工作原理，借助Internet/Intranet等方面的技术，为企业内部员工方便快捷地提供共享资源，提高员工之间协同作战的能力的这么一项高新技术。相对于传统复杂、低效率的手工办公方式，办公自动化在信息采集、信息处理等环节实现了迅速和全方位的优势，成为企业管理以及企业决策的一个重要的参考依据。通过一些应用软件为企业的日常办公、协作以及企业人员之间协同工作提供支撑的平台。

1.2 办公自动化功能的设计

对于办公自动化的功能设计主要是从访问控制模块、工作流管理模块、每部短信模块、在线视频会议模块这四个部分来着手。根据各自模块的工作特点，采取一定方法来进行相应的自动化功能设计。这四个部分涵盖了办公自动化的所有职能，这些职能是对传统的办公室工作的改良和提升，提高了办公效率，有助于实现办公的现代化。

2 办公自动化在我国的发展情况

办公自动化在我国由产生至今先后经历了以下四个发展阶段，在每个阶段中，办公自动化动获得了一定的发展，办公自动化的各项功能不断地趋于完善，具体内容如下：

2.1 桌面办公时代

桌面办公时代是办公自动化发展的第一个阶段，该阶段主要是通过Lotus1-2-3、WPS、MS Office软件等来运行和工作，在这个阶段，办公的方式由手工转向了电脑，工作效率得到一定的提高。

2.2 E-mail及群件的时代

E-mail及群件的时代是办公自动化发展的第二个阶段，在此阶段中，办公自动化功能不断增加，能够实现一些交流与共享，同时一些基本的流程管理也由此阶段产生。办公自动化在此阶段的办公软件也有所提高，先后出现了Lotus Notes、MS Exchange及各种E-mail软件和

系统。

2.3 OA系统时代

该阶段主要是以B/S应用方式为应用模式，延续了Lotus Notes的生命力，配置的流程管理逐渐成为了应用的标准，并且在办公自动化各软件系统中，J2EE及.NET平台开始占据优势地位，对办公自动化的功能应用逐渐走向成熟。

2.4 协同时代

协同时代是办公自动化发展的第四个阶段，该阶段主要是对OA进行继承的基础上，对OA进行不断的发扬和扩展。传统的办公自动化的独立功能应用逐渐走向跨功能的全面信息与流程的整合。在对工作流、知识管理、门户技术等方面的功能应用技术逐渐成熟。

3 设计院办公自动化的应用

再完美的设计只有在应用环节得到充分的实践，所进行的设计工作才有意义，因为设计的最终目的即为在现实企业、公司的一系列办公活动中得到广泛应用。

3.1 自动化在办公信息方面的应用

不管企业、公司又或者是事业单位的规模情况、业务量状况如何，都会对很多的工作事件进行处理。这一环节中会涉及到很多信息和内容，在处理这些数据或信息时，也比较容易出现一些纰漏。将自动化方式应用到此环节中能够有效地解决此类问题。因为自动化技术主要是由电脑来操作，避免了一些人工失误，同时还能够实现对信息的快速、及时、准确、科学查询，对一些无用的垃圾信息进行及时的清除等多方面的优势功能。办公自动化在这些方面还能够为企业内部的工作人员提供一个用来交流和沟通的平台，能在很大程度上提高工作效率。

3.2 自动化在办公流程方面的应用

不管是企业单位还是事业单位，各单位进行的工作都是按照一定的流程来进行，这个工作流程会牵涉到很多的人员活动、资源调配、资金调度、原料配制、单位间联系等多个方面，办公流程及包括横向上的工作内容，还包括纵向上的联系与活动，这一系列的工作十分复杂，要耗费大量的资源。将办公自动化应用在办公流程中，能够在很大程度上降低传统办公对资源的消耗。办公自动化通过结合办公流程环节的运行特点，再借助计算机技术的强大优势，设定出专门针对此环节的一系列方便操作的管理

功能。

4 结语

办公自动化的设计和应用会涉及到很多方面的内容，信息量较为复杂并且数量庞大，会牵涉到众多的工作岗位以及工作人员，对这些信息进行处理的流程也较为繁琐多变。因此，办公自动化的设计和应用不是一件轻易完成的事情，需要持续不断地对办公自动化进行关注和完善，使其成为减轻办公难度、提高办公效率的一项新发明。

参考文献

[1] 范玉顺.工作流管理技术基础——实现企业业务过程重组、过程管理与过程自动化的核心技术[M].北京：清华大学出版社，2001.

[2] K.N.Loo， S.P.Lee.Representing design pattern interaction roles and variants[J].the 2nd International Conference on Computer Engineering and Technology，2010，（6）：470-474.

办公自动化与电子政务 篇7

一、开发跨系统中间软件

目前办公自动化系统的数据库一般多采用Notes数据库, 而档案管理系统的数据库一般多采用关系数据库, OA电子公文在线归档, 也就是档案管理系统和Domino业务系统无缝连接。Domino是一个比较独特、比较封闭的系统, 因此, 如何在一个开放的平台上, 将Domino/Notes应用和档案管理系统有机地结合起来, 是需要解决的一个重要问题。

开发的跨系统中间软件是针对domino数据库的Notes办公自动化系统生成的电子文件, 不失真地将其目录信息和原文信息转存到档案系统数据库, 并保留原文上的红头、红章、和电子签名以及背景信息和流转信息等。转换成档案管理所要求的标准文本格式后, 上传到档案馆文件服务器, 并建立归档、存储、检索利用等环境, 保持Notes的原样显示, 包括显示样式, 领导签名图片, 原文附件等。

二、中间软件各模块功能

(一) 目录数据的提取。

OA中一个文档有很多项目, 甚至几百个, 大部分是OA内部流转过程的一些相关信息, 与档案关系不大, 可根据档案管理的需求, 提取需要的信息 (只要notes中存在) 。由于要将notes数据库归档到档案管理系统, 难免存在不符合要求的文档, 所以在解读之前, 要对数据的完整性进行检测, 只解读符合要求的文档。以齐鲁石化档案管理系统为例, 将全宗号、类别号、保管期限、年度设为主键, 内容不能为空。在解读的开始阶段, 先对以上字段的值进行判断, 如不符合要求, 拒绝解读, 符合要求, 取得我们需要的项目的值, 将其写入到xml或其它格式的临时文件, 或存放在一临时数组中。

(二) 电子正文的解读。

在OA中, 电子正文以附件的形式放到文档中, 可以是多种文件, 包括二进制文件、压缩文件、可执行文件甚至整个Notes数据库文件。而且数量也不定。虽然在notes系统中, 可以手工将附件保存到磁盘 (硬盘和软盘均可) 或者一个文件服务器上。但对于存在成百上千条文档的notes数据库来说, 不具可行性。通过电子正文解读模块可以原封不动地将所有电子正文按正确的格式解读出来, 存放在本机临时文件夹。

一般OA有两种文档:即来文和发文。通过电子正文解读模块可以生成与notes中的电子正文界面相似的文件。

电子签名技术是通过计算机来采集和验证个人签名, 并将文档捆绑在一起来达到与纸上签名同样的效果, 从而实现无纸化办公的一种技术。它是在计算机一步步普及到社会生活中, 特别是在办公自动化应用中的一种新技术。其应用范围非常广阔, 前景也非常光明。随着计算机的更加普及, 它必将逐步渗透到人们生活的各个方面, 成为计算机应用中必不可少的组成部分。在文件的阅办单 (来文) 的领导批示意见一栏中有领导的电子签名, 成功地将电子签名图片取出是本程序的难点, 在c/s模式下它是指粘贴到文档中的rtf域中, 直接解读是行不通的。我们巧妙的读取了b/s模式下电子签名所链接的人名库, 找出需要的电子签名。通过一系列的转换, 出现在了它该出现的地方。

(三) 压缩模块。

为了提高文件上传到服务器上的效率, 对解读出的电子正文进行了压缩。格式选择了压缩比更小的rar格式, 同样放到本机硬盘中。

(四) 上传模块。

至此对notes应用的domino数据库操作完毕, 在如何对其利用方面, 我们处理得也比较灵活。对于档案管理系统, 直接将其所需的字段的值和上传后的文件的名称和路径信息存到相应的库中, 也可将提取出来的数据写成标准的txt和xml格式, 以备以后利用。要将解读出来的文件上传到服务器, 过程也比较简单。上传成功后, 将本程序在本机硬盘建立的临时文件夹删除。

(五) 数据导入模块。

最后将在第一步存放在临时数组的所有数据导入到档案管理系统。至此, 在档案管理系统可以查询上传的内容。

三、归档分工及步骤

(一) 移交部门。

移交部门确定Domino/Notes环境下的终端计算机及操作人员, 设置操作口令和身份认证。操作人员对网上已流转完毕的每份电子公文在移交归档界面上逐一进行检查确认, 检查确认的项目包括:归档范围、真实性、完整性、有效性。对每份要移交归档的电子公文要从办公自动化系统中自动提取或选择填写以下字段:全宗号的发文由OA归档系统从发文字号中自动识别提取填写, 上级来文由文书处理人员根据文件针对的事由选择填写;类别号由文书处理人员根据档案分类规则选择填写;保管期限由文书处理人员根据文件的利用价值选择填写;年度由OA归档系统从文件字号中自动识别提取填写;文件字号由OA归档系统从文字号中自动提取填写;文件题名由OA归档系统自动提取填写;密级由文书处理人员根据文件的保密程度选择填写;责任者由OA归档系统自动提取填写;形成时间由OA归档系统自动提取填写;主题词由OA归档系统自动提取填写;附件份数由OA归档系统自动提取填写或有文书填写;签发人由OA归档系统自动提取填写;批示人由OA归档系统自动提取填写;移交时间、移交人、移交单位均由OA归档系统自动生成。对全宗号、类别、保管期限、年度四个主键要填写准确齐全, 以便于档案部门对已移交的电子文件进行分类整理。完成上述工作后, 移交部门的操作人员即可通过网络直接向档案部门的接收操作人员发送拟移交归档的电子文件, 并打印出电子文件移交目录备查。

(二) 接收部门。

档案部门同样确定Domino/Notes环境下的终端计算机及操作人员, 设置操作口令和身份认证。操作人员对接收到的每份电子公文在接收归档界面上逐一进行检查确认, 检查确认的项目包括各字段的填写是否齐全、完整、准确;阅办单、签发单、正文、附件、页数是否齐全、完整、准确;文件格式是否规范等, 对不符合归档要求的电子文件给予驳回, 待完善后重发。对经检查确认符合归档要求的电子文件进行批量本地机下载, 并打印出电子文件移交目录备查, 该目录系统可随机填写接收时间、接收单位和接收人字段。至此, 电子文件的移交归档工作完成了在Domino/Notes环境下的工作流程。下一步的工作就是电子文件在跨系统中间软件上的目录数据的提取、正文 (阅办单、签发单、附件) 的解读、压缩、上传和数据导入, 完成电子文件的跨系统在线接收工作, 经数字档案馆应用系统再对已接收的电子文件进行分类、排序、编目即可完成电子文件的在线归档工作和实现网上发布及查阅。

办公自动化与电子政务 篇8

电子公文写作与过去传统的公文写作环境不同,是在电子技术环境中进行的。在这种集成办公自动化平台上,电子公文写作工作完全实现了“网络化”、“即时化”、“无纸化”,此时的公文信息是数字形态,人们必须借助于计算机系统的软硬件设备来显现并读取信息,而且人们不能直接感触到公文实体的外在形态,失去了传统纸质公文内容、形式、载体三位一体带给我们的物理质感,这也使电子公文写作活动从写作工具、写作格式、写作方式到写作语言、写作资源、写作媒体等诸多方面呈现出一些新的特点,主要表现在以下几个方面:

第一,电子公文写作工具的简捷化。传统的公文写作工具,主要是用笔(毛笔、铅笔、钢笔等)在传统的界面(石、木、竹、帛、纸等)上直接撰刻、记录公文信息内容,人们可以直接观察到写作工具在载体上的运行轨迹以及字迹与书写材料的结合过程。而电子公文写作则是以键盘、扫描仪、电子笔、数据板、声位笔等作为新的书写工具,如电子笔在输入板上写字就可以将信息即时地传入电脑,并在屏幕上显示出来;声位笔可使书写者在纸上的手写真迹即时再现于电脑;语音识别输入方法仅需对着话筒口述写作内容,电脑就能将语音直接转换为屏幕上的文字等等,但这些输入过程是由后台完成的,人们无法直接观察到输入工具、输入软件、记录载体等在电脑内部系统处理运行的状况。使用电子书写工具写出来的电子公文文稿可以方便地复制、增补、删除、修改、润色,以及通过网络传送与办理。可见,电子公文写作工具比传统写作工具更简单、省力、快捷,选择面更广,体现了鲜明的技术性和良好的应用性,有利于满足不同人员电子公文书写的不同需求,这不仅极大地提高了公文写作的速度,而且使写作更加灵活、流畅,写作效果良好,能够保持写作活动全过程中公文文稿界面始终处于整齐美观、标准规范的状态,避免了传统公文写作中文字修改、文稿誊清等多次反复进行的繁杂工作,大大减轻了公文写作的工作负担。

第二,电子公文写作格式的标准化。传统的公文写作活动的写作设备与写作环境相对比较独立,相互之间的依赖性不强,因此公文写作格式的统一化、标准化对公文阅读、处理的影响并不明显。而电子公文写作的软硬件环境、公文信息内容格式、存储格式等等都直接影响到公文信息内容的读取与处理。因而,电子公文写作不仅要求严格遵守国家有关公文标准与规范,如国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》、国务院制定的2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》等等,而且还特别强调要符合当前我国各级党政机关电子公文写作的格式要求,如有关部门制发的《基于XML的电子公文格式规范》、《电子公文传输管理办法》、《电子文件归档与管理办法》等电子公文的格式、传输、管理和归档等方面的标准和要求。这些标准和规范,通常要提前设计并直接嵌入电子公文处理系统,使之集成到电子政务办公自动化系统的技术框架中,以确保电子公文写作、运转系统与网络技术平台的规范化与标准化。电子公文写作是电子公文生命周期的首要环节,电子公文写作平台的标准化是电子公文规范化的前提,电子公文在写作环节获得的格式标准将直接影响到电子公文后续所有处理环节的顺利实现。可以说,没有电子公文格式的标准化就不能实现电子公文的读取、传递、办理、存储,当然也就更谈不上开展电子政务了。目前,一些政府的自动化办公系统中集成了一些通用化、标准化的写作软件,这无疑将有助于电子公文写作的标准化、规范化与科学化。

第三,电子公文写作方式的立体化。传统的公文写作方式是一种线性顺序方式,由于受到写作载体固定空间的影响,人们必须按照一定的时空顺序和逻辑秩序依次书写信息,而且信息很快就被固化、定型于载体上而失去了可塑性,即不可在字里行间插入修改内容,并以不可逆的、稳定的静态方式真实记录着公文作者所表达的思想意义,因而决定了这种结构表达的意义在以后的公文处理、传递和保管等过程中的稳定性与持久性。如果需要对某一节点内容进行添加、删除、变动,就只得删除此节点后的所有文字,再重新接着续写,不过将会在文面上清晰地呈现删除的痕迹。而电子公文写作突破了传统写作的线性轨道,可逆向、多维度、立体化写作,甚至多主体、远距离共时写作,尤其是多媒体的电子文稿,可实现文字、声音、图像、图形在同一时空点上并存并茂,而这些操作在界面并不留下任何痕迹。此外,电子公文写作还可瞬时编排文稿,大段文字的无痕复制、无缝粘贴拼接,语句扩张、字体调换、颜色改变或添加,借助于超级链接功能可轻松转换写作平台,方便跳转于不同媒体或文本间,或某些不同地址的阅读视点间,从而打破了传统写作方式的点线叙事的固有模式,真正使公文撰稿人的思维与电子公文写作活动同步处于一种超时空的、跨媒体的、全息式的电子公文文本的立体化动态建构过程中。

第四,电子公文写作语言的规范化。传统的公文写作活动中主要是由撰文者个人驾驭语言的表达与运用,因此撰文者个人的语言风格在公文中能够得到较明显的体现,校对审查文字或语法错误需由人工完成。而在电子环境中,规范的字库、词典以及语法规则、范文模板等已预先嵌入了计算机系统中,并内在地规范着写作中遣词造句的通顺、准确,如果出现晦涩、生僻、歧义和不合语法等现象,计算机系统会自动启动一些自动纠错功能,主动地监控并指出语言文字的表达不规范问题,避免出现错别字或不合乎语法规则的词语或句子。比如,一些字处理软件大都具有如下功能:在系统认为有问题的词语下方用下划线提醒并引起注意;在键入文字有误时会启动自动更正功能予以更正,保证输入文字的规范性;启动自动校对功能检查英文是否拼写错误、中文词汇是否使用不当,便于减少文字输入的差错率;在对词语和概念取得共识的基础上,使用不同语言写作公文时还可以启动语言翻译功能,实现不同语种间的自动翻译或转换,减少不同语言文本间阅读交流的障碍;自动图文集功能可以建立常用公文专用语言、主题词表、专业术语表等电子词典,撰写公文时方便自动套用规范词语等等。事实上,这种语言文字“嵌入式技术框架”已经作为一种写作要素而存在,公文撰稿人能够时刻接受语言规范技术系统规则和资源的约束,有助于实现公文写作语言表达的规范化,也有助于减少公文写作语言文字校对修正环节的工作量。

第五,电子公文写作资源的网络化。传统的公文写作活动中搜集材料一般采用间接搜集和直接搜集方法,撰稿人通常要到档案馆(室)、图书馆查找所需文件、资料,或者通过实地调查研究收集原始数据,需要花费大量时间和精力,所获得的材料往往仍局限在某一时某一地,范围较窄,渠道单一,搜集面较小,获取素材有限。而电子公文写作材料搜集可以借助四通八达的互联网络,所有互联网络上的电子信息形成了一个巨大的写作素材共享库,撰稿人轻点鼠标即可访问各级党政机关的官方网站、电子档案馆、电子图书馆、电子报刊杂志、各种电子资料数据库等等,利用搜索引擎的强大功能,方便地查找下载所需材料:如现阶段党的路线方针政策,国家的法律法规规章,有关本单位主营与主管业务方面的公共政策与决定意见,相同或相近行业系统和组织作出的重要决策,各种统计数据及典型事实材料,服务对象的意见建议等各种信息。实现了跨时空“一网打尽”过去与现在、本地与外地、国内与国际的各种相关联的材料,搜集时间快、范围广、内容全。这种写作材料的网络共享性,大大延展了公文撰稿人的视域与思路,有助于提炼与升华公文主题,充实公文内容。同时,由于网络材料都是数字形态,筛选、加工、引用、复制、粘贴等工作轻松快捷,又能大大提高电子公文写作的效率。

第六,电子公文写作媒体的多元化。传统的公文写作的媒体主要是单一的文字符号,是公文信息内容与经久耐用的信息载体的复合体,既能跨时空传递、交换,又能通过视觉感官来了解不同时空范围的公务活动,甚至是数千年前的古老“记忆”。而电子公文的写作,不仅可用文字陈述内容,还可以用图形、图像、声音、影像、数据库等多种形式表达内容,甚至还可以将上述不同格式的多种文件粘贴或链接在同一个电子公文文本中,使单一媒体文本变成图、文、声、像并茂的多媒体文本。可见,电子公文改变了传统公文的静态形象,其信息内容和形式不再定格在一个稳定的平面载体上,不再单纯强调物理意义上时间和空间的彼此协调性,不再是根植于人们可直接感触的物理空间之中,从而赋予电子公文一种动态的充满活力的新形象:可以生存于一种非线性的多维时空中、穿行在绚丽多彩的多媒体信息集合中,可以永不停息地对公文信息进行重新定位与建构,形成一种全息式信息呈现,以充分调动起阅文者的各种感觉器官,使之产生一种更加生动、鲜明的“身临其境”的“真实”感受。

电子公文写作的上述特点,无疑大大提高了公文写作与处理的技术与生产能力,使公文写作活动变得更加便捷、省力,富有效率。但是,也正因为如此,在电子公文写作中需要特别注意以下问题:

一是一味地依赖网络搜集材料数据,对材料的真实性和有效性不进行去伪存真的筛选核实工作,坐在办公室脱离实际地去天马行空构想公文内容,放松甚至不再针对现实问题进行认真深入的、实事求是的调查、体验、观察、研究、思考,容易使写作出来的公文成为“官样文章”,“空话连篇,言之无物”、“无的放矢,不看对象”、“语言无味,像个瘪三”、“甲乙丙丁,开中药铺”,从而导致主观主义、教条主义泛滥。

二是一味地死板硬套电子公文写作模板,或者拼凑公文内容,有的甚至全文照搬(如将A局的工作总结只修改了机构名称、发文日期,就摇身一变成了B局的工作总结),使不同机构公文的形式千篇一律,内容雷同苍白,没有生动语言,缺乏独立见解,难觅个性和创新,更谈不上思想性和知识性。这样写出的公文,必然无法反映出本单位自身管理活动的实际情况,难以切实有效地实现公文写作的目的和公文应有的现实效用。

三是片面追求公文材料的长与多。利用电子公文写作与处理的便捷特点大量制发公文,似乎公文材料不长就讲不清问题、显不出水平,似乎没有大话套话就显不出能力水平,似乎公文数量少了就体现不了工作业绩。因而往往喜欢凡事写公文、写长篇公文,或将本来可以在电话里、口头上说清楚的情况制发成“红头文件”以显示其领导与权威,或说一些不着边际、不解决问题的“无限正确”的空话,并要求层层印发、转发,从而产生了大量冗余甚至无用电子公文(电子垃圾信息),加大了电子公文写作与处理的成本,而且还容易孳生文牍主义、形式主义,对行政机关的工作作风和社会风气产生不良影响。

事业单位电子自动化办公系统建设 篇9

关键词：自动化办公系统,工作流程,工作效率

一、系统建设背景

近年来, 随着经济社会的不断进步、信息化技术的迅猛发展, 信息化迎来了快速发展新阶段。事业单位现有业务工作流程比较繁杂, 信息沟通十分不畅, 无法实现单位内各处室、各职工之间的信息共享和协同工作, 单位领导出差比较多, 常常因为等签字耽误工作进度, 整体办事效率比较低, 办公成本较高。事业单位的信息化现状已经严重不符合当前国家建设信息化社会的需要。

二、建设目标及内容

当前需要建立统一的电子自动化办公系统平台, 实现单位内部的网上公文流转、远程文件传输、公文和档案的联机管理、电子审批等功能, 完成通用办公、领导办公、网上审批系统等常用功能建设和应用。实现各个部门员工协同化办公, 优化工作流程, 提高单位的管理能力, 提升工作效率, 加快实现办公自动化、政务公开化、管理一体化和决策科学化, 提升水利政务信息化整体水平。

三、技术要求

本系统的建设应满足以下技术要求:

(一) 采用B/S架构。系统必须采用B/S架构, 完全浏览器界面, 要求支持IE7/IE8/IE9/Firefox/Opera/Chrome, 客户端零安装, 系统的维护和更新只限于在服务器上进行。

(二) 系统采用模块化结构, 易于二次开发扩展。系统提供二次开发的接口, 可以方便用户将办公系统其他需求扩展到该系统平台上。要求提供详细开发指导文档, 并可为客户提供二次开发服务。

(三) 跨平台。支持当前业界绝大多数操作系统平台如:Windows、Unix (Linux、Aix) 等。

(四) 大型关系型数据库的集成能力。支持对主流的数据库 (ORACLE、SQL-SERVER) 的集成, 可以与其他系统互换信息, 可以提供决策数据参考, 保证系统的外拓或兼容。

(五) 多级安全机制。系统可以采用多级安全机制如服务器安全、数据库安全, 每级安全要有严格的权限控制保障, 系统提供对登录用户身份的安全验证, 如CA安全证书, USB Key, 电子印章等。支持应用VPN、SSL等安全传输方式进行数据传输, 保证用户从互联网访问时的数据传输安全, 应提供满足系统数据安全的技术方案。

(六) 多平台支持。底层平台应该包含门户平台、工作流平台、信息发布平台、公文管理平台、沟通平台、系统管理平台等, 应保证其可扩展性、安全性、性能稳定性。

(七) 要求采用开放平台的软件技术。保证核心的平台软件能够与具体的业务无关, 避免定制开发带来的周期长、系统不稳定、维护难等问题。

(八) 图形化设计。工作流平台必须提供图形化设计流程的功能, 元素可以拖拽编辑, 要求做到所见即所得, 同时为了满足日后信息化建设的发展, 必须提供标准接口可以无缝内嵌到相应的程序页面, 实现最少编码化和最大灵活性的要求。

(九) 要求采用互联网WEB2.0技术。个性化桌面功能, 管理员可以根据不同需求的用户群体定义个性化门户, 对模块进行拖拽到指定的位置, 形成个性化的桌面方案。并可以设计桌面布局, 订阅不同系统的信息;要求可利用RSS技术引入互联网信息, 配合桌面自定义功能, 可以方便地将互联网上的有用信息引入到内部办公平台上来, 自动推送到需要的用户面前。

(十) 可视报表。提供可视化的报表设计功能, 要求和制作Excel电子表格操作类似, 以便用户非常方便地设计业务报表和统计报表;要求支持各种常见的报表格式, 如表格、直方图、饼图等多种格式的图表;报表要求有Excel电子表格导出功能, 并实现HTML页面显示。

(十一) 设置灵活。系统设置具有一定的灵活性, 系统设计需要考虑尽量地减少二次开发的工作量, 系统必须提供自定义工具, 包括图形化、可视化工作流自定义、数据自定义平台 (包括数据表单定义、数据关联定义、数据显示定义) 、界面自定义 (自定义登录界面、登陆后主界面、系统布局、系统色调) 、菜单自定义, 以及权限、角色、岗位、群组、组织、范围等的自定义设置。

(十二) 良好整合能力。电子自动化办公系统是一个应用的集成平台, 能将单位已有以及将来的各类应用系统整合到平台中, 提供统一的信息和应用服务。

(十三) 统一身份认证服务。每个应用都通过这个统一的认证服务来进行身份效验;能够很方便地对系统进行全面的权限管理, 避免信息的冗余及设计不当导致的安全隐患。权限可以从具体人、具体部门、具体岗位、具体角色、具体安全级别等多个维度进行管控。支持多种身份验证模式, 用户名密码认证、IP地址限制、证书身份认证、加密狗等。多种应用系统采用统一的一次身份认证进行登陆。

(十四) 提供分权管理。系统管理员可以分权给各下属企业、单位、部门的管理人员。各级管理员根据权限, 可以对所在单位、部门的流程、信息等进行管控, 并可自行管理二级单位的应用。

(十五) 信息抓取。要求具有外部信息抓取和发布功能, 如通过TRS搜索引擎进行门户部分信息自动更新。

(十六) 应用集成。要求对主要相关单位的业务信息的录入管理提供专有功能, 并将不同的、相互之间相对独立的应用系统集成在门户或电子自动化办公系统上。

四、可靠性要求

系统正常工作时间:除系统进行必要的维护而关闭外, 要求系统能每周7*24小时不间断持续工作, 平均故障间隔时间MTTF要求>3年;维护关闭时间:每次因维护连续关闭时间不超过4小时, 每年累计关闭时间不超过8小时;系统在因维护等原因关闭时应能提供显示系统正在维护字样的页面显示。

五、意义

在传统的管理模式下, 团队协作不好, 领导不知道下边在干什么, 成员不知道其他人在做什么。有了该系统以后, 领导却可以非常清楚地知道员工的工作情况, 可以根据具体情况指导工作, 团队成员之间协作也可以更加紧密, 大大提升了单位的工作执行力。

办公自动化与电子政务 篇10

由于办公自动化系统承载了办公业务活动的整个过程, 文件材料的起草、审批、成文、制发、归档等环节都是在办公软件的模块化管理下自动完成的, 网络办公平台系统记载了整个文件的传输过程, 这一文件的处理过程也就是电子文档的生成过程。这种在办公自动化条件下诞生的电子文档有着与传统纸质文档不同的新特点, 即文档管理自动化、文档存储数码化、文档传输网络化、文档形成公开化、文档处理一体化、文档利用在线化等。

1.文档管理自动化。办公自动化条件下电子文档的管理, 是采用先进的计算机与网络技术以及办公系统软件, 将办公业务的流转过程完全设计在网络办公平台系统中, 这样不仅将文件内容电子化, 而且将文件的起草、审核、签发、成文、立卷归档、利用等整个文档生命运动周期的形成过程自动化, 即文档管理的全过程自动化。

2.文档存储数码化。传统纸质文档因其承载物是纸质, 对之的存储有着特定的要求和固有的格式。在实际的操作中, 一般要严格按照纸质文档归档的要求及规定, 分类整理组卷, 然后统一归入相应的文档管理机关, 并置于有着祛湿、保温设备且带有标识的库房文档橱柜中。而电子文档则是借助计算机和网络技术, 按照一定的格式, 将文字、图形等信息转换为数码或符号, 并通过相应的软硬件设施及技术来识别、传输与利用, 其存储形式是将电子文档的内容转化为一系列的数码和符号, 从而实现电子文档存储的数码化, 这样不仅可以节省大量的存储空间和资源, 而且可以存储大量的信息和资料。

3.文档传输网络化。办公自动化条件下生成的电子文档有别于其他直接存储在磁盘、光盘等介质上的电子文档, 而是通过电子计算机与网络技术, 将文档内容直接存放在办公自动化系统专门设置的特定区域之中, 其鲜明的特点就是文档传输的网络化。这种基于办公自动化的文档传输网络化过程, 不仅使文档传输变得更加便利和快速, 而且也有利于对文书和档案工作进行统筹规划, 以及对电子文档的科学管理和应用。

4.文档形成公开化。在自动化环境下形成的文档, 文件办理人员和档案管理人员能利用网络技术充分发挥各自的业务优势来监控文件办理的全过程。因此, 电子文档与纸质文档相比, 不同之处在于文档的流转形成过程公开化。即文书办理人员可以通过不同的界面查看各级人员办理文件的状况, 文件管理部门能根据文档的办理情况加以督查和催办, 提高办文的效率和质量;档案管理人员凭借网络平台对系统里已办理完毕的文件数据可以随时鉴别和归类, 既便于各承办部门的整理和立卷、归档, 还利于在网络平台中随时对各承办部门的立卷归档工作的跟踪和指导, 切实提高案卷的质量。

5.文档处理一体化。文件是档案的来源, 档案是文件的归宿, 文件和档案是同一载体在不同运行阶段上价值变化的体现, 公文处理过程中两者紧密相关。网络办公平台系统将文书工作和档案工作视为一个有机整体, 即通过对系统前端控制的设置, 能将文件的整个运行过程置于系统的全程监控之下, 从而真正实现电子文件与电子档案二者之间的紧密衔接, 进而达到办公自动化条件下电子文档处理的一体化目标。因此, 网络办公平台系统所具备的全程自动化运行特征推动了电子文档处理的一体化进程, 不仅有利于文书工作和档案工作的无缝对接, 而且有利于实现对文书工作与档案工作的全过程管理。

6.文档利用在线化。电子文档由于是依靠网络技术完成的, 因而对其的利用具有共享性、多用性和交互性等优势, 即在网络技术的支撑下, 用户可不受时间、空间的限制, 在权限控制的范围内实现对文档的在线自动检索与利用;另外, 通过网络的在线功能, 还能实现网络办公平台系统与其他信息系统的互相连接, 为用户提供全面而充分的信息资料。文档利用在线化的优点在于最大限度地实现了相关资源的共享, 极大地提高了电子文档利用的质量与效率。

办公自动化与电子政务 篇11

关键词：机关单位；办公自动化；系统设计；系统应用

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02

一、引言

随着互联网的广泛应用和信息技术的不断升级，实现机关办公自动化逐渐成为一种趋势。办公自动化系统设计与应用具有重要的现实意义，它可以协调机关内部之间的管理、便利信息的收集、促进资源共享、实现工作机关的科学决策。所以，在实践中，设计与应用机关办公自动化系统具有重要的现实意义。本文首先探讨分析了机关办公自动化系统设计和系统应用的相关问题。最后文章以C／S和Web技术作为办公系统的基本软件平台，结合必要的相关系统、产品与工具，来实现机关办公自动化系统。希望通过这样的探讨研究能够引起人们对机关办公自动化系统设计与应用的进一步关注，能够对实践起到一定的指导作用。

二、机关办公自动化系统设计

（一）机关办公自动化系统基本目标

机关办公自动化系统的基本目标有多个，总的来说，它的基本目标包括以下几个方面。

第一、促进机关单位办公规范化和制度化。由于大多数机关的办公自动化起步比较晚，为了提高办公效率，很多工作人员仍然依靠办公软件来实现，这种方式不能改变复杂、低效的办公方式，所达到的效果不能令人满意。因此，要改变这种落后的办公方式，就有必要设计和应用办公自动化系统，从而促进机关单位办公规范化和制度化。

第二、方便数据管理。机关单位在日常办公中需要处理大量的数据，这些数据种类繁多，类型各异，传统的处理方式需要耗费大量的人力物力，然而容易出错，收到的效果并不令人满意。而运用机关办公自动化系统处理日常办公中的各项数据，不仅能够对数据进行科学合理的分类、处理，还能够保障数据的安全，且不容易出错，大大提高了机关单位数据管理的效率。

第三、系统设计的先进性。机关办公自动化系统需要以先进性为基本目标，也就是指该系统在开发的时候应该具有先进性，能够代表办公自动化信息系统的先进水平。只有这样，当系统被开发出来并被投入使用后在一段时间内仍然不会被淘汰。此外，系统的先进性还表现在对计算机硬件的要求不能太高，运行速度较快，系统的技术可以不断的升级，能够在相当长的时间内保持机关办公自动化系统的先进性。

（二）机关办公自动化系统结构设计

第一、技术选用。在办公自动化系统开发中，应用Web技术进行系统的设计与开发是一种可行的选择。该技术能够适应机关办公自动化的需求，具有其它技术不可比拟的优点。它不仅具有跨平台、统一美观的界面，而且操作简单方便，开发成本低廉，此外，应用Web技术开发系统所需要的时间短，且容易升级更新。正是由于具有这样的优点，该技术在系统开发中得到广泛的应用，并受到人们广泛的欢迎。但是该技术也存在着一定的缺陷与不足，表现为传输速度较慢，不利于大量数据的传输等。为了弥补这些缺陷与不足，实现大量数据之间的传输，有必要将Web技术与其它系统相结合。而将C／S和Web技术相结合来开发机关办公自动化系统，能够弥补Web技术的缺陷与不足，能够满足机关单位办公自动化系统的需求。

第二、系统结构。为了让人们对该系统有更加形象直观的了解，我们将以某一机关单位办公自动化的实际情况为例，来解释说明该机关单位是如何实现办公自动化的。该系统的功能主要包括两个方面：第一，日常事务管理，通过该系统对机关单位的各项事务进行管理。第二、业务事务管理，主要包括机关单位日常的各种办公活动，处理办公过程中产生的大量数据和图形等。为了使机关单位在办公中顺利完成日常事务管理和业务事务管理，该系统的开发将C／S和Web技术相结合，充分利用C／S和Web技术各自的优点来完成办公中的各项活动。在实际应用中，C／S结构不仅能够在局域网内实现特别功能，还可以使大规模的数据传输得以实现，从而使得客户的数据传输得到了保障。在操作系统的选择上，机关办公自动化系统采用Windows NT为操作系统；在数据库的选择上，可以采用Oracle、MS Access 或者SQL Server 为数据库。采用Exchange为系统的邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者。在Web的发布上，该系统是通过IIS来实现的。该系统的客户端主要使用Windows XP为平台，在邮件的接收、发送和网页浏览上，该系统使用Outlook来实现；在项目规划上，该系统采用MS Project 来进行；在文档编辑上，该系统采用Word进行；在图像编辑浏览上，该系统采用Auto CAD进行。

第三、实例分析。首先，需要先确定以Exchange为基础而建立C／S结构网络，在此基础上并运用IIS来进行辅助。而在客户机上则采用平台软件，该软件以Outlook为基础。由于Outlook本身既是Exchange客户程序，同时它又具有网页浏览窗口，所以该平台软件的采用能够实现这二者之间的无缝连接。在平台软件Outlook设置好的基础上，然后对其它程序进行控制，并且构造各程序数据的流通桥梁。最后，将各个部分的数据都存储在数据库中，从而实现了数据库对各种数据的集成，为下一步数据的查询、处理做好了准备。第一、通过VBA6对多个程序进行集成形成自己的系统；第二、Outlook通过浏览窗口访问Web Server，并且还能够通过Web Server访问数据库；第三、Outlook通过Exchange Server發送和接收邮件；第四、通过Word访问数据库中的文档；第五、MS Project通过数据库来实现资源共享；第六、通过Auto CAD来访问图形数据。

（三）机关办公自动化系统功能设计

通常情况下，机关单位的规模较小，所拥有的工作人员相对也比较少，但是办公自动化系统的功能应该齐全，需要拥有自己的特色。机关办公自动化系统的功能应该包括常用功能、日常办公中的小功能以及业务功能，只有这样才能适应现代机关办公的各项要求。该实例结合机关办公的实际情况，并分析用户的实际需求，将办公自动化系统分为八个子系统，包括行政管理、人事管理、工作管理、文档图书管理、电子邮件、公告板、项目管理和系统维护。

其具体的功能如下。第一、行政管理。主要负责机关单位的行政方面的各项管理工作，包括考勤、会议、传真、复印、用餐、用车管理等。第二、人事管理。主要负责机关单位人事管理方面的各项工作，包括职工调动、晋升、培训以及客户信息管理等。第三、工作管理。主要负责职工日常工作的各项管理，包括职工个人日志、个人工作报表以及考核等。第四、文档图书管理。主要负责机关的各类文档图书的管理工作，包括各种档案、业务信息、以及图书管理等。第五、电子邮件。该系统主要负责机关内部的各种邮件的收发。第六、公告板。该系统主要负责建立机关单位内部的论坛以及发布公告等。第七、项目管理。该系统主要负责管理和机关相关的各项业务，包括项目小组成员的选择、项目情况的查询和项目成果的监控。第八、系统维护。该系统主要用于维护系统的各项工作，以保证系统的正常运行。主要包括维护用户的基本信息、权限管理以及维护重要数据的安全性等。

三、机关办公自动化系统应用

由于机关办公自动化系统是采用C／S和Web技术相结合而开发出来的，使得该系统非常灵活，能够针对不同的职工提供不同的业务，这样既方便操作，又有利于保障系统的安全性。将该办公自动化系统投入使用后，系统运行良好，方便机关单位的各项管理工作，促进机关的规范化和制度化运行。1、该系统不仅登陆界面简单，而且操作方便，还保障了系统的安全性。2、该系统中的各项子系统的应用大大方便了机关单位的各项日常管理工作，使得原本的繁琐的工作得到了简化，提高了机关单位的工作效率。3、工作管理系統中的各项考核功能不仅能够调动工作人员工作的积极性，提高他们的工作效率，还有利于领导对部属的全面考核。4、项目管理系统的设置能够加强对机关单位项目的规范化管理。5、电子邮件和公告板的设置为机关内部工作人员之间进行交流提供了可能，有利于增进彼此的联系，加强他们之间的合作，活跃机关单位的氛围。

四、结束语

文章分析了一种机关办公自动化系统的实例，该系统是采用C／S和Web技术相结合的方式开发出来，通过实例分析，该系统能够充分发挥C／S结构和Web技术各自的优势，顺应了机关办公自动化的实际需求，有利于推动机关办公的规范化和制度化，在实践中值得进一步推广和应用。

参考文献：

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[4]陈爱国.基于web的机关办公自动化系统方案探讨[J].南通工学院学报(自然科学版),2002,(3)

办公自动化与电子政务 篇12

关键词：办公自动化,高职院校,电子文件,文件归档,归档方式,归档流程,处置方法

一、引言

数字化校园建设,尤其是办公自动化(以下简称OA)的实施为高职高专院校的管理工作注入了前所未有的活力,并取得了极大的成效。然而伴随着OA电子文件的大量产生,其后期的归档工作如何应对和运作,无疑为高职高专院校档案部门提出了新的挑战性任务。高职院校OA电子文件的归档,涉及到许多以前纸质文件时代从未遇到过的难题,归档的对象、处理文件的方式包括管理人员等均发生了变化。要适应这些变化,高职院校档案部门必须借助适合高校发展的新一代档案管理系统,并在归档思路、流程、模式上有所创新、有所突破。

二、高职院校OA电子文件归档方式、流程及归档后的管理方式

1、高职院校OA电子文件归档方式

高职院校OA电子文件采用脱机介质移交和网络移交两种方式,即物理归档与逻辑归档。采用这两种方式归档,决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。物理归档,方式简单、直接,不需要前期很大的投入和专门系统的支持,直接将数据拷贝到光盘等物理载体上,便可完成归档。通过物理归档,可以实现电子文件的集中管理,保证数据的安全。高职院校物理归档应定期完成。逻辑归档,即网络移交,是指各部门通过局域网向档案机构移交电子文件。OA电子文件采用网上在线归档,效率高,能适应不断增加的电子文件管理和利用需求,但前期配套工作复杂,既需要档案管理系统的支撑,又需要两办(党办、校办)和信息中心、网络中心等部门的配合和支持。从我国高等教育事业长远发展的要求和档案工作的重要性考虑,逻辑归档是必由之路,早晚得实施,早实施、早得益,越晚实施,问题越多,难度也就越大,所以高职院校档案部门最好在学校推广使用OA系统的同时,一并将网上在线归档问题予以解决好。[1]逻辑归档尤其适用于高校,可使各院系、各部门的电子文件能够及时甚至实时地进行归档,纳入规范的管理体系,从而保证原始档案信息的完整,也有利于高校档案馆(室)对这些电子文件的安全保管和合法存取进行有效地监控。

2、高职院校OA电子文件归档流程

OA电子文件采用物理归档还是网络在线归档,决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。除应按照普通文件的归档要求执行外,还应针对电子文件的特殊性进行归档。电子文件的归档可分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,即文件的形成之时就是文件的归档之日。然后定期完成物理归档。归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。物理归档,方式简单、直接,不需要很大的前期投入和专门系统的支撑,直接将数据拷贝到光盘等物理载体上,便可完成归档。OA电子文件网络归档的流程,需要结合高职院校的实际情况来确定。归档流程如图:

3、OA电子文件归档后的管理方式

OA电子文件归档后可采用脱机方式存储,脱机存储方式就是将电子信息存储在软盘、硬盘、光盘等一些光介质和磁介质上,将其按档案实物保管起来,与传统的磁带、录像带管理方法相似。所不同的是将电子信息及其背景信息(包括能够浏览电子信息的专用环境及应用程序等相关信息)一起刻录到光盘中,进行集中存放和管理。这种归档方式,在对归档的电子信息进行查阅利用时首先需要安装各类应用软件程序,然后才能浏览其全部内容。这种归档方式的缺点是每张光盘上存储的内容中软件程序多,而档案资料信息相对较少。

(1)光盘塔全文检索管理方式

光盘塔全文检索管理方式就是通过自动化操作光盘库的电子设备,以光盘目录管理为核心,建立搜索引擎,通过检索光盘目录进而访问光盘上存储的全文信息的检索管理方式。这种归档管理方式的优点,在于实现了真正意义上的目录、全文检索。其局限性在于资金需求量较大和技术要求较高,而且在光盘及其存储内容的管理上工作量较大。

(2)数字介质目录管理方式

数字介质目录管理方式就是将磁盘、光盘当作档案实体,进行分类、编目并入库、上架,摘录其档号、题名、关键词、归档时间等档案元数据,编目成册,以供查询、借阅利用。然后采用计算机的单机、局域网、专网、广域网等方式将目录信息管理起来,利用者可以通过查询档案目录信息而了解档案资源的概况。在实践中,为了查询方便,减少光盘的磨损度,可以将光盘中的内容打印出来,同时以纸质档案保存起来。这也是目前较为流行的纸质、电子双轨制归档管理的基本方式。

三、高职院校OA环境下电子文件归档管理中出现的问题

1、没有将OA电子文件的归档列入学校的工作日程

目前在高职院校中,电子校务总体规划没有考虑档案信息化建设,档案信息化建设没有纳入电子校务总体规划,致使档案工作部门在大量电子信息不断产生的情况下束手无策。现阶段,高职院校电子信息管理工作的特征是多职能部门并行、多类信息格式共生。在电子校务建设的初期,顾不上将所有职能部门和管理机构的信息化工作统一、规范地同时推进,各部门根据自身的条件自发地产生电子信息。由于各部门的业务职能及其工作流程不尽相同,其所选用的硬件、系统软件、应用软件等也不完全相同,必然造成各部门产生的电子信息在文件类型和存储内容格式上存在差异。

2、相关人员对电子文件、纸质文件归档的方式方法及要求缺乏了解

随着办公自动化技术的普遍使用,产生两类需归档的文件,即电子文件和纸质文件。原来纯粹是纸质文件,现在是电子加纸质,且以电子版为主;原来由兼职档案员负责本部门文件材料的收集、保管,现在是行政秘书即时操作(由于各种原因,两者有所脱节);原来是手工流转、承办并整理、组卷归档,现在是网上流转、承办并要求将电子文件直接在网上归档;原来是拟写案卷标题、编页码、装订、移交归档,现在是如何将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档。而面对这样的形式,目前高职院校人们还没有相应的思想意识,缺乏对电子文件、纸质文件归档的了解。这就要求我们正确认识和了解电子文件与纸质文件的不同特性和归档方式、方法。在电子文件归档的同时,不应忽视纸质文件的归档;在纸质文件归档的同时也不应忽视电子文件的归档。网络的出现使过去立档单位的结构发生了变化。电子文件分散在各单位的存储器上,网络环境下形成的电子文件,时间性很强,错过时机,电子文件就有失散、损毁的可能。一旦出问题,无疑会造成大量有保存价值的电子文件丢失。如果文件形成单位自身不注意及时收集、积累,不按纸质文件的归档范围有选择地备份到档案文件保存系统内,将给以后的工作造成无可挽回的损失。

3、档案管理工作滞后于电子校务的发展

在高职院校电子校务环境下,多种电子信息归档方式均有一定局限性。现阶段,虽然计算机已被广泛利用,但多数单位仅限于单机使用,网络化程度不高。在单机模式下,单位各科室的发文底稿均在各自的单机中保存,文书部门只负责收集保管纸质文件。而对于使用OA系统、实现网络管理的单位,则又由于档案管理系统与OA系统之间的不衔接,导致出现电子文件逻辑归档难的问题。在这种环境下,电子文件的收集相对困难、相对滞后,实现物理归档难度较大。从总体上来说,近几年高职院校大量的电子信息或电子文件的归档管理工作中亟待研究解决的一个重要问题仍然是电子文件归档管理滞后于电子校务的建设和发展。电子文件归档管理在电子校务环境中相对滞后,将会导致每年大量电子信息资源丢失,无法适应教育管理信息化的需要,从而成为新时期档案管理工作的缺损或失职。目前,高职院校电子文件归档管理滞后于电子校务建设和发展的问题,主要表现在以下两个方面。一是档案信息化发展落后。首先是思想意识上的落后,在信息化工作热潮中,相当多的档案工作者电子信息归档意识淡薄,热衷于熟门熟路的手工操作、按部就班地开展传统档案管理,缺乏档案信息化的紧迫感,处于一种被动、落后的状态。其次,受传统档案管理模式的影响,高职院校的档案馆(室)在学校工作中处于相对边缘化的地位,办公自动化、网络化、信息化设备条件相对较差,电子信息技术人才缺乏。在电子校务系统工程中,档案工作者一方面缺乏电子文件归档管理的基本条件,另一方面也未能主动介入电子信息归档的前期管理。

4、OA电子文件管理制度不健全

电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。应将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化和信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。在电子文件设计形成阶段,档案人员就要参与设计,进行指导,使产生的电子文件能按归档要求归档,并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件的产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后,在使用过程中,档案人员应参予对其管理,熟知在使用过程中发生的各种情况,并进行积累。应及时按档案整理、鉴定的有关要求,对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则,长时期不过问,由于相关技术发生变化、设备陈旧或更新,原来的电子文件在新的条件下必然读不出来,这样人们活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者、电子档案的管理者应通力协作,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可使用性、可理解性。因此,在电子文件时代,文档一体化管理,势在必行。

四、对策

1、在电子校务建设中明确OA电子文件归档的有关内容

OA系统运作的最基本功能至少包括三大块,即发文、收文、呈文管理。发文从拟稿、修改、审定、签发、打印输出都在网上进行;收文(纸质来文),目前通常的做法是由党办、校办秘书统一将其数字化、上传,并加著相关信息,然后在网上完成传阅、批示、办理等;呈文为校内工作请示和工作报告,由各部门在网上完成拟稿、会签、提交、审核和领导批阅。除了电子全文和上述流传处理信息外,OA系统中还记载了各种文件的记录信息,有些是系统自动产生的,有些是文件管理员手工录入的。OA电子全文、流程信息和文件记录信息三部分数据构成了OA电子文件需要归档的主要内容,其中文件记录信息起着描述、关联文件所有信息的作用,电子全文和流转处理信息从属于文件记录信息,两者间有一一对应的关系。

2、结合高校实际确定OA电子文件归档的流程

OA电子文件归档的流程,需要结合高校的实际情况来确定。与纸质文件相比,OA电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。三个部门的职能应相互渗透、扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中融为一体,共同形成质量较好的电子文档。因为高校要归档的材料并不局限于文书材料,还有大量的教学、科研、出版等专门材料;高校兼职档案员也不一定全部是收文、发文件的管理员或OA系统的操作员;高校档案管理系统也不可能仅与OA系统融合,而还要考虑大量纸质卷宗的管理,所以档案信息的著录和编目等工作不宜一同在OA系统中进行。应将OA系统作为学校的一个业务管理系统来对待,利用专用接口程序将其处理完毕的各种数据事后定期迁移到档案管理系统中来,然后由各部门的兼职档案员和档案馆(室)的收集指导人员共同在档案系统中来完成归档操作。即先由兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别,并按档案管理的要求补充必要的档案著录项,再作预归档。待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后,专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核,确认正确无误后正式接收归档,并按照预先设定的编目方案自动生成档号等,完成网上归档任务。与OA系统电子文件相对应的纸质文件,采用相同档号来处理,并实施归档。

3、实行OA电子文件与纸质文件同步归档

目前,电子文件在我国还未取得法律效力,起凭证作用时,还要依靠纸质文件。因此,电子文件、纸质文件在相当一段时间内还将长期并存。在做好电子文件归档的同时,不应忽视纸质文件的归档。OA系统运行后,所有对应的纸质文件实际上不再流传,但是按照规定,也要与电子文件一起实行双套制同步归档。纸质文件归档原则是跟电子文件走,即统一著录、统一档号,以件依次集中编号、装盒和上架。具体做法是:归档前,兼职档案员到两办去领回各自的收文(按OA系统中第一承办单位区分)、发文(按OA系统中的文号区分),呈文由各单位自行从OA系统中打印出来,并签字、盖章。然后,兼职档案员要为每一个归档纸质文件打印一张含有领导签阅意见和流转、承办等信息的文件处理单,与该纸质文件一并归档。

4、实行以件管理的归档模式

OA电子文件的逻辑归档是在网上实现的,若采用传统的纸质文件组卷方式归档,无疑对接口转换程序以及档案管理系统中的接收、归档模块的设计带来困难,其复杂性和归档工作量都将很大,以致难以逾越和无法接收。在实践中,可对OA电子文件采用“以件管理”的归档模式。其主要思路是:将OA归档文件分为“发文”,用“OA11”分类号代之;“收文”用“OA12”分类号代之;“呈文”用“OA13”分类号代之,依次类推。如此考虑,既遵循了OA系统文件本身的分类方案,符合接口程序对数据实行分类导入的思路,大大简化了程序设计的难度,又方便了归档人员检查、核对文件的数量、文件的办理信息和全文的完整性等,省去了文件的整理、组卷步骤,归档工作效率大为提高,还满足了档号的统一编制和自动生成的需要。

5、科学设计归档模块

根据归档流程、归档内容和以件分类归档的思路,档案管理系统中的OA归档模块可以设计成“未归档文件管理”、“预归档文件管理”、“已归档文件管理”、“不归档文件管理”四部分,并在模块主界面上设立“年度”、“归档单位”等搜索栏目,便于档案人员按年度、按单位进行归档操作。同时,系统还能在统计栏目中自动显示各部门转换过来的OA文件数据及操作统计信息等,即时掌握归档工作的进展情况。在“未归档文件管理”界面中,兼职档案员可以对本部门的OA电子文件进行浏览、编辑,确定是否归档。如前所述,由于系统已经将各类OA文件的著录信息都转换了过来,所以只要检查一下并将空缺的信息补全,就可以逐条完成预归档工作。在“预归档文件管理”界面中,档案馆(室)人员可以按部门依次审核预归档文件的著录信息和电子全文是否准确、完整,如果发现有错误或疏漏,则可以将该文件退回到未归档状态,并说明原因,通知兼职档案员重新处理。如无错误和遗漏,就可以将该单位的所有预归档文件正式归档,并由系统自动给每个文件赋予档号和归档日期。按归档单位和时间依次操作,可以使同一单位的OA归档文件排列在一起,便于后续编目和日后查询。在“已归档文件管理”界面中,档案人员可以为每一个OA归档文件自动、批量赋予排架号,并打印制作文件的封面,其信息有档号、题名、页数、归档单位、归档日期、保管期限、排架号等。

6、对电子文件归档中的特殊情况应加以说明

OA纸质文件归档过程中也会遇到一些特殊情况,如,对于跨年度办理的文件,按传统做法,是要等办理完毕后再归档的,但现在就做不到了。又如,收文与办文结果不一定放在一起。还有,主要材料上了OA系统,但辅助材料没有或没法上OA系统,等等。对此,档案人员要予以特别关注,不能由于归档方法的改变而疏漏了重要纸质材料的归档。另外,遇到这些特殊情况,一定要在OA归档文件记录的“备注”栏中加以标注,以便查考。

档案之所以珍贵,是因为其为孤本,档案之所以要保存,是因为它具有原始的法律凭证作用,档案保存的目的是为了利用。OA电子文件是一个新鲜事物,电子档案管理是档案界的一次革命。这就要求档案工作者在信息时代必须结合档案管理的各个环节,努力学习新技术,提高驾驭现代技术的能力,加强电子文件方面的研究,管理好、利用好电子文件,使我们“新的记忆”的花蕾永远绽放。高职高专院校OA系统电子文件的归档及其相关工作,是一项富有挑战性的工作,高职院校档案人员既要解放思想、大胆探索,又要实事求是、谨慎对待,以发展的眼光、紧迫的使命感和科学的方法来面对我们遇到的实际困难,靠智慧、动脑筋,博采众长、迎难而上。相信在所有同仁的共同努力下,这项工作定会取得更好的进展。

参考文献

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