oa办公自动化系统论文(精选8篇)
oa办公自动化系统论文 篇1
杭州哲程软件有限公司
杭州哲程软件有限公司 的 《哲程协同办公系统》(OA)经过3年的精心打造,是一套高质量、高效率、智能化的办公系统。
系统以办公管理为核心,以沟通、协调、控制为宗旨,以通用、易用、稳定、安全为原则,融合了当前最流行的管理思想,为行政企事业单位和中小企业提供了一个先进、高效的现代化信息平台。
☆ 有效提升员工办公效率 哲程协同办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台,可以打破时间、空间的限制,让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作,大大地提高了办公效率。
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杭州哲程软件有限公司
哲程软件,为成为中国最有价值的软件公司而自强不息
oa办公自动化系统论文 篇2
关键词:办公自动化,OA系统,管理
0 引言
随着信息化和知识经济时代的到来,中国的企业正面临着前所未有的挑战,知识经济时代的企业不再是单纯的金融资本或物质资源作为企业生存发展的根本,而是以企业运作知识为生存发展的根本。
在此之前,公司的办公仍然采用传统的办公模式,各种报告采用逐层提交、逐层审批,在很大程度上制约了办公效率的提高,而且造成了办公资源浪费。为改善这种状况,适应公司的不断发展以及管理水平的不断提高,实施办公自动化(OA)系统已是大势所趋。
1 实施方案
如果一个公司统管几个分公司,可以在公司本部通过内部局域网登录OA系统,各生产基地通过Internet登录OA系统,进行文件接收、新闻查看、经营报表发布,实现本部与各生产基地共同使用OA系统,达到协同办公、信息共享的目标。
(1)软件介绍
在此使用的OA服务器采用Windows 2003 Server操作系统,办公自动化软件采用金蝶K/3 OA系统。K3/OA以先进的群件系统Lotus Note R5为平台,集计算机软件、硬件、网络、通讯、多媒体于一体的基于信息动态交换,协调各部门的活动,以达到单位整体目标的办公自动化应用软件。金蝶K/3 OA基于知识管理(KM)理论,完全采用WEB化设计,实现B/S结构;在整体架构上采用了XML数据接口,所有的模块设计采用独立的数据库,保证了模块的结构化。数据库设计支持自动分库,并且设计了函件数据库进行文件的异服务器传递。
(2)系统网络结构
系统网络结构如图1所示。
(3)服务器设置
OA服务器双网卡,一个网卡设置成内部地址用于公司内部网络访问;另一个网卡连接到防火墙的DMZ端口,设置此网卡的IP信息,在防火墙中设置外网访问规则,达到被外网访问的目的。
2 软件主要功能
(1)登录管理
每个使用者都有自己的用户帐号和密码,以区分每个用户在系统中的权限和使用功能,通过帐号和密码登录系统确保身份和安全。
(2)公文收发管理
公文收发系统是办公自动化系统中重点实现的功能模块。主要是用来实现收发文的自动化处理,缩短文件传阅和办理时间,进而提高各部门办公效率。通过系统菜单“网络办公”中的“收文管理”和“发文管理”可以方便的实现公文的办理和查阅。
(3) 企业工作流
办公自动化系统运行之后,公司的办公流程全部转移到系统中操作。在“企业工作流”模块中,可以实现工作报告提交审批等各种办公业务流的操作。
(4)办公事务
通过办公事务系统可以实现请示汇报和及时发相关信息,提高了各项办公事务的处理效率。
(5)个人事务
实现个人邮件收发和修改个人资料,以及实现日程安排和密码修改及出差授权等功能。
(6)档案管理
实现文件的登记、检索、打印、统计、归档、注销、借阅登记等操作,还可以上传文件的实体或扫描件,及对案卷进行排序、合并等编辑。该功能主要为系统档案管理员使用,其他工作人员主要使用在线借阅档案功能。
(7)网上交流
办公自动化系统集成了“在线交流”和“论坛”功能,可以满足工作人员实时交流和论坛发布帖子的需要,使得办公自动化系统的使用更加灵活和人性化。
(8)辅助办公
可以进行车辆管理、办公用品管理,满足办公室对办公资源的合理调配和管理的需要。
3 实施效果
(1)提高办公效率
可以方便快捷地共享信息,合理使用办公资源。改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理。从而提高办公质量,改善办公条件,减轻劳动强度,高效地协同工作,实现管理和决策的科学化,防止或减少人为的差错和失误,提高工作效率。
(2)节约办公经费
以前一份公文从拟稿到成文,要修改多遍,发文时又要耗费大量的人力物力进行复印和分发,实施办公自动化后,各种文件资料全部电子化,通过电脑管理和存取,实现无纸化办公,减少损失浪费,节约经费支出,减少办公成本。
(3)工作人员责任心增强
实施办公自动化系统之后,工作人员在系统中办公的操作都会被系统记录,使得每一步骤的细节都有据可查,出现问题时责任更加明确,提高了工作人员的责任心。
(4)提高工作人员素质和管理水平
网络办公是管理方法的升华,是一种改革,要求每个工作人员对自身素质培养要更加重视,进一步学好计算机等知识,以适应时代的要求。同时,规范的操作养成良好的习惯,使公司的管理也更加规范,管理水平逐步提高。
(5)保密性增强
原有的纸质办公文件,如果保管不当会造成信息泄露,而应用办公自动化系统之后,由于采用了帐户密码的方式进行了管理,权限分配明确,没有权限的人员看不到保密的文件,也不存在纸质文件流失的可能,大大减少了保密文件信息泄露的几率。
4 结束语
OA系统的应用,可以使公司文件、公司新闻、生产经营报表、规章制度等内容都在OA系统中发布,极大提高了办公效率,节省了办公经费。OA系统应用到各生产基地将更加有利于信息交流和共享,有利于提高管理水平,为整个公司的运作搭建一个统一高效的办公信息平台。
oa办公自动化系统论文 篇3
关键词:办公自动化; 医院
中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2007)12-21603-01
The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application
LUO Keng-mei
(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)
Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work
Key words:word office automation;hospital
1 前言
所謂办公自动化,其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程,产生了各种各样的设备。随着技术的发展,计算机网络技术的进步,办公自动化网络的建设也得到了大力推广。
传统的办公模式主要以纸介质为主,在信息革命的浪潮中,显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。
传统的办公模式
随着计算机网络技术的迅猛发展,为信息的交流和共享,团队的协同运作提供了技术的保证,同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组(BKR),其核心思想就是要先优化单位业务管理流程,再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大,同时面临来自单位内部重重的阻碍。
而本解决方案的核心思想是:前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组,只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化,以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上,根据本院办公的特点和特性,开发出了B/S模式的在线协同办公系统。
2 系统模块
包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分;涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转,以及相关办公事务的管理。
3 系统技术特点
(1)强大的流程自定义工具,方便电子化企业现有管理流程;
(2)根据运作情况可灵活修改流程;
(3)建立医院员工信息管理平台,内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公;
(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台;
(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环,加强协同办公;
(6)实现科技情报、资料的有效管理。
(7)建立院内部资源管理平台,有效利用企业各种资源。
(8)促进文化的建设,加强医院的凝聚力。
(9)建立内部电子档案管理中心,加强医院人事档案的利用。
(10)实现院内文书、办公设置的有效管理;
(11)项目进展、行政管理事物的督办查办;
(12)建立网上培训基地,使医院职工能不断学习新知识;
(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法,从而间接产生经济效益;
(14)提高办公自动化效率,为实施体制改革、增加效益奠定基础。
4 系统功能说明
(1)个人办公室:可浏览和查询个人工作状况,提醒处理个人工作事务,日程安排,任务管理等。
(2)电子公文:发布、浏览并处理相关的公文。
(3)单位公告:管理层可向所有工作人员发布公告信息,并且在每个工作人员界面出现提示。
(4)文件管理:对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。
(5)政策法规库:发布、浏览单位相关的法律法规文件。
(6)单位通讯录:详细列举单位工作人员的具体通讯信息。
(7)公共服务区:对单位日常的办公服务设施进行管理,如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室,大家可以在此畅所欲言,方便了员工之间的交流和信息的传递。
(8)系统管理:设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码,并可获得使用相关帮助。
(9)事务提醒:当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时,系统自动弹出提醒窗口,进行提醒。
5 系统开发平台选择
目前有三种方式建设办公自动化系统: 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台,利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台,如果要求采用IE的话,就会稍稍让开发者为难,但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。
采用Microsoft Exchange Server作为软件平台,客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式,直接传递信息。
NOTES和Exchange的编程方便,流程定义易于实现,用户界面友好。
但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库,如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时,就会让众多的软件开发商止步。
根据我院现有的实际情况,加上目前已建成的局域网资源,采用数据库方式建立办公自动化系统,不仅数据随时可以和其他业务系统相关联,并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来,建设企业内部信息平台。
B/S模式(浏览器/服务器)随着Internet的发展,已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便,客户端统一采用浏览器,不限制客户平台,可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术,在编码过程中对数据访问进行了优化,保证了数据访问的效率、数据的安全,数据的承载能力和并发处理能力。
系统分为三层架构:
用户层(界面层Forms)--应用层(COM执行层)--数据层(存储层Storage)我们用一台服务器来实现所有的功能,也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器,这样就可以减轻服务器的负担,提高了执行效率,图示如下:
数据库连接一直是威胁到安全的问题,那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件,提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据,而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的,这样不但保证了运行的稳定性和执行效率,还保证安全性,以免数据库连接口令丢失造成损失。
由于采用的数据库为MS SQL Server,所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure),该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率,另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误,可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件,所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。
6 系统开发配置
服务器:
Microsoft Windows 2000操作系统
Microsoft SQL Server 2000(中文版)
(1)Windows 2000 Server
Windows 2000 Server是一个开放的的系统,具备强大的管理功能及很高的性能,稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议,结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术,建立安全、稳固的开放网络应用平台,能够连接数千乃至数万用户的网络系统。
(2)SQL Server 2000
采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统,与Internet有机地结合,同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。
办公自动化oa系统发展趋势 篇4
以信息化来武装企业,目前已经是大势所趋。轧钢车间里工人通过自动控制系统来完成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作;办公室的员工借助电脑和网络高速地处理日常的业务;企业依靠ERP等应用系统来管理物料、处理订单。试想一下,如果硬盘坏掉、网络瘫痪、应用系统崩溃,无论对于个人还是企业,都是一场灾难,从这个侧面的确反映出人们对于信息系统的依赖程度。
所谓OA,即办公自动化(Office Automation),是办公工作处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。OA系统也是每个企业信息化初期就开始投入建设的基本系统。从C/S结构到B/S结构,从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用,OA已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。
随着企业信息化的发展和成熟,目前很多企业的OA系统已经整合了越来越多的应用,日趋变得复杂,也远远超出了传统OA的范畴,集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源,逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。而新一代的OA更是融合了协同、知识管理、门户等精髓,OA这棵“老树”开始绽放“新花”,脱胎换骨,重新焕发出新的光彩。因此我们也需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。
一、企业信息化发展阶段
右图所示,企业的信息化可以分为如下四个阶段:
# 第一阶段:业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程;关注个体的工作行为,可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、生产制造自动化等为代表。
# 第二阶段:业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新,结合IT优势固化业务流程;关注整个组织的流程,提升组织的效率。该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设,例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。
# 第三阶段:业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源,系统推动企业管理生态的建立,对环境的变化作出灵活的反应,业务流程持续改善,全面提升执行力,获得持久的竞争力。该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合,以KM、协同、门户等为代表。
# 第四阶段:业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上,能够智能创造、挖掘新知识,用于业务决策、日常管理等,形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。该阶段中,人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。
二、OA发展阶段
OA的发展其实是一个不断求新求变的过程,纵观OA的发展历程,是伴随着
企业信息化发展的浪潮起伏。如下图所示,不同的信息化发展阶段也对应不同的OA发展阶段:
# 第一阶段:文件型OA(1980年~1999年)
我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。1985年全国召开了第一次办公自动化(OA)规划会议。那时计算机还是一个稀罕物,初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始,例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件,当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为,主要提供文档电子化等服务,所以我们可以将该阶段称之为“文件型OA”。到了90年代,由于网络经济的到来,政府和一些企业开始搭建网络、建立自己的邮件系统,并借助Lotus Notes等平台做初步的应用开发,一些工作审批、流转也有了初步的雏形,OA的概念开始逐渐形成,但是似乎还没有形成专门做OA的软件厂商。毕竟,当时竞争还不充分,企业的管理比较粗放,软件市场也没有进行细分,而OA的成熟是市场竞争的产物,也只有随着竞争的加剧才能得到重视和振兴,因为竞争迫使企业加强内部管理,规范办公流程,提供工作效率。# 第二阶段:流程性OA(2000年~2005年)
该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA,到目前正在成为应用主流的流程性OA,它以工作流为中心,实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。
在这个阶段,OA市场才真正兴起,一批专业的OA软件公司开始崭露头角,其中有蓝凌、慧点、合强、新思创、泛微、点击、红帆、凌科、京华、品高、奥尊、朝华、通达等。在2003年之后,更是出现数百家OA软件公司群雄逐鹿的局面,这一方面反映出市场需求的旺盛,OA系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选;另外一方面也反映出市场还没有完全成熟,鱼龙混杂、泥沙俱下的行情估计还会胶着一段时间,能够专注OA系统、不断升级产品、强调后期服务的OA厂家并不多。有的供应商可能是OEM其它OA的产品,有的可能直接从网上买一套源代码修改一下就发布了,而有的厂商直接干脆模仿一些知名公司的产品了事。这样造成了软件Bug不断、系统质量低下、知识产权存在隐患、低价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。
# 第三阶段:知识型OA(2005年~2010年)
随着OA系统应用的逐步深入,企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统,收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台,企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了:如何借助这个平台能够让员工合适的场景下,合适的时间里获取合适的知识?如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织?这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度,并最终最大化提升组织及个体的产能,全面提升企业的管理。
随着客户这种需求的产生,OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段,整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统,即我们通常所说的“知识型OA”。其中一些企业如蓝
凌、明基逐鹿、华炎、AMT等,也敏锐地洞察了这一趋势,将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去(当然,知识管理更强调综合的因素,管理、文化、IT系统一个都不能少),同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具,包括各种通信软件,如腾讯QQ、即时通信、VoIP等;实时会议包括电话会议、视频会议等;群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理;联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候OA系统已经不单单是我们日常协同办公的平台,更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台;传统的OA系统全面蜕变成企业的管理支撑平台,担负起更加复杂、综合的作用:
协同工作平台:通过实时通信、在线感知、团队协同等,将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式,使普通员工与管理层之间的距离缩小,提高企业工作人员协作能力,最大限度地释放人的创造力。
知识管理平台:实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新,整个组织能够积累基于战略的核心知识资产,为高层管理提供决策支持和信息情报;业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板,通过基于业务的知识流按图索骥,提升执行力;员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累,对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效;
项目协作平台:通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台,提高多项目组的工作效率和质量,使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排,使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。
激情管理平台:从企业文化建设着手,提高员工工作激情,营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围,从而稳定工作情绪,激发工作热情,形成一个共同的工作价值观,进而产生合力,实现共同目标。
企业通信平台:建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统,包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发,使企业内部通信与信息交流快捷流畅,并且与Internet邮件互通。
信息发布平台:为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使企业员工能及时感知企业发展动态。
行政办公平台:实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,真正实现无纸化办公。
信息集成平台:现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统
中,使得系统界面统一、帐户统一,业务间通过流程进行紧密集成。
# 第四阶段:智能型OA(2010年~)
随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升,最终OA系统将会脱胎换骨,全新的“智能型OA”成为未来的发展方向,该阶段OA更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。
可能它不叫OA,换为更能体现其价值的名称(例如“企业知识门户EKP”、“管理支撑平台MSS”等),这已经远远超出传统OA的范畴,转变成为企业的综合性管理支撑平台。传统的OA功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中,有些功能可能在某些的模块还能体现出来,但更多是与其它功能模块一起,形成你中有我、我中有你、共同服务的混合体了。
总体来看,未来OA的发展都会有如下几个明显特征:
1、门户导向:未来OA更加强调人性化,强调易用性、稳定性、开放性,强调人与人沟通、协做的便捷性,强调对于众多信息来源的整合,强调构建可以拓展的管理支撑平台框架,从而改变目前“人去找系统”的现状,实现“系统找人”的全新理念。
2、业务导向:加强与业务的关联,在基于企业战略和流程的大前提下,通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合,使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据通过门户能够在管理支撑系统中展现出来;使得业务流程和管理流程逐步整合,实现企业数字化、知识化、虚拟化。
3、知识驱动:以知识管理为核心理念,建立知识和角色的关联通道,让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘和释放人的潜能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。
公司OA办公自动化系统管理制度 篇5
一、总则
1、了提高公司工作效率,保障信息传递畅通,根据公司的实际,制定本制度。
2、公司办公自动化系统(以下简称OA系统)是以OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台,采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
3、为了加强对公司OA系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》等有关规定,结合公司实际,制定本制度。
二、组织职责
OA系统的运行中,公司各部门各负其责,协同配合。职责如下:
1、公司办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为:(1)、负责制定OA系统规章制度;
(2)、负责OA系统本部门工作流程设计、修改;(3)、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核;(4)、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限;(5)、负责监控、检查工作流程的工作流转;
(6)、负责工作流程的归档,并为其他部门提供查询;(7)、协助其他部门组织操作培训;
(8)、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督;(9)、负责对系统内的保密设置进行定期检查;
(10)、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督;(11)、负责OA系统的数据备份;
(12)、负责公司领导的培训和技术指导工作;
(13)、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行;(14)、负责系统用户注册、注销等管理;(15)、负责文件柜功能模块。
3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置,提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为:
(1)、负责现有用户、新增用户、变更用户或注销用户的审核并报总经理工作部;(2)、负责用户离职的OA系统操作。
4、其他部门主要职责为:
(1)、负责制定本部门OA系统相应管理制度;
(3)、负责本部门参与人员权限变更时,及时提供给公司人力资源部申请调整;(4)、负责根据本部门工作需要,提出优化需求。
三、登陆规范
1、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内,中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。收到工作流、邮件和信息应在一个工作日内处理完毕,以保证工作流正常流转、邮件和信息的及时传送,最好能长期登陆进OA办公,如有违反按照《员工日常工作考评办法》处理。
2、系统用户必须建立个人密钥,填写个人信息,保护好个人登陆密码,并定期更换。多人共用一台计算机,如暂停OA办公需及时注销OA系统,以免他人介入工作环境。
3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,以防他人有意或无意打开OA系统获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
4、所有用户操作均默认为本人操作,所有后果有用户账户所有人承担。
四、安全保密
1、所有用户应严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 有关规定。
2、为了保证各单位的网络畅通,严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive、PPS、爱奇艺、腾讯视频、百度视频、搜狐视频、快播等占用网络带宽的软件,严禁在线观看与工作无关的网络视频;严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件或防护软件,拒装者取消其上网资格(包括个人笔记本电脑)。
3、OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。
5、任何人不得让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容,更不许下载受控的内容;
6、发生泄密的情况,将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。
五、网络维护
为确保网络的正常运行,全体员工都有对OA系统维护的义务;
1、公司OA管理员是公司OA系统栏目,版面变更唯一的指定人;
2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;
3、未经许可,不得私自改变OA系统的桌面内容;
4、不得对网络运行进行人为设限。
六、应急措施
应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。
1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息,在发布的同时,发布人还应进行备份,以避免信息丢失;
2、需要进行归档管理的资料由总经理工作部进行备份;
3、总经理工作部对OA系统要及时进行维护管理,防止发生系统失效,每周进行一次系统清理,每周进行一次数据备份,每月进行一次系统级停机备份。
七、其它要求
1、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议;
2、在工作时间内不得上网聊天,玩游戏,观看与OA无关的网站,避免影响正常的工作;凡是违反此规定的,按照《员工日常工作考评办法》处理;
3、发生急办或重大信息,除在OA上发布外,还应及时采用其它通讯方式进行沟通,传递。
八、附则
1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理制度,违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。
2、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。
oa办公自动化系统论文 篇6
为了继续推进办公自动化(OA)系统的建设,提高各级各类人员的应用能力,规范各类办公流程,现计划按以下方案实施:
一、培训阶段:(月日-月日)
为了尽快使集团各部门、各子公司负责人熟练使用办公自动化(OA)系统,拟定于11月日至11月日上午开始,在,分别对项目小组成员、各职能部门经理、各项目负责人、各子公司负责人进行培训,参加培训人员必须按时参加,认真学习。
二、试运行阶段:(11月日-月)
本阶段请各单位人员根据培训操作资料,开始在网上办公试运行。期间,软件商将根据各职能部门提出的要求,进行针对性的调试、调整。该系统试运行期间,各职能部门在呈送纸制文件的同时,要在办公自动化系统中,按规定程序进行发送。
三、正式使用阶段:(2013年月日)
到年月日,这个阶段,各项目、各部门运用该系统应达到比较熟练的程度。
四、项目验收阶段:(2007年1月5日)
由学院信息化建设领导小组组织实施。
五、考核
为了使OA系统能更好的推广,本次集中培训期结束后将安排考核,考核不合格者,则将延期接受1个月的培训,如再次不合格,则仅给予发放基本工资,望相关参加培训人员能够引起重视,积极参加培训,不断推广办公自动化系统,提高工作效率。
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督导部
oa办公自动化系统论文 篇7
伴随着信息化的迅速发展, 社会各界对信息交流、资源共享的要求日益迫切, 对信息的依赖程度也越来越强。社会信息量迅猛增加, 使得企业传统的经营管理模式的事务处理和决策变得愈来愈繁杂, 事务处理的效率与经营管理决策的科学性都面临严峻的考验;市场竞争日益激烈, 更是迫使企业必须运用高科技手段和信息网络技术来打破传统的经营管理模式, 以提高办公事务处理的效率和经营决策的科学性。办公自动化在这一时代背景下应运而生, 并逐步成为企业进步与发展的必然选择。
二、OA发展与现状
OA系统在企业应用和发展定位上主要以“办公自动化”为核心, 包括了公文审批、办公管理功能。其特点是以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索, 实现符合企业行政要求的审批结构体系, 达到“审批自动化”的目的, 从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费, 提高审批的工作效率。
发展情况:
根据办公自动化的所基于的平台范围, 其发展经历了如下几个时期:
1个人办公时期:起步较慢, 是计算机诞生初期, 个人利用计算机代替此前手工操作完成办公事务, 此时期没有使用互联网, 只是使用MS Office系列、WPS系列单机版应用软件进行文字处理、排版、数据处理、查询等, 以提高个人办公效率。
2局域网络时期:已经建立了企业内的Intranet网络, 即局域网, 企业内部员工通过电子邮件交流信息, 查询相关数据、实行文件共享, 在统一的企业信息平台实现对公文、人事、资产、客户等进行有限的协同处理, 但没有好的应用系统支持协同工作, 网络大多处在闲置状态, 企业投资产生的效益不明显。
3互联网络时期:建立了企业的Internet网络, 使用经二次开发的通用OA能较好得支持信息共享和协同工作, 与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Internet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。
技术现状:
开发手段单一, 平台依赖性严重
很多OA开发商采用的开发模式都是“群件平台+适当定制”的模式, 即通过群件平台提供的编程接口, 结合具体的业务要求来定制应用。就这种模式而言, 开发商方面几乎没有任何技术风险, 并且开发周期也相对较短。应该看到, 利用群件平台本身的特点来部署OA应用的确有事半功倍的效果。但是群件平台要求太高, 造成可供开发商发挥的空间太小, 很多功能很难实现;由于每套产品都必须有一套平台系统的软件, 价格很高, 对很多企业负担过重。
技术含量低, 创新设计少
目前大多数OA软件的设计还基本上停留在传统网络架构、面向对象的开发方式上, 很少见到有创新的设计。使用传统的技术虽然可以满足一时之需, 但从长远上考虑就落后了, 未来OA的技术趋势是Intranet与Internet进一步走向融合。
为用户考虑得少, 软件的柔性构造功能较差
当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比, 为用户考虑的实际功能比较少, 结果导致软件大而全, 而真正能被用户接受的功能模块很少。另一方面, 软件的模块复用性较差, 直接影响了软件的柔性构造功能, 而当用户的需求发生改变时, 哪怕仅仅是轻微的改变, 都需要开发商来解决, 从而影响了用户的使用效率, 对开发商而言也是一个极大的负担。
三、OA发展趋势展望
伴随着企业信息化发展的浪潮汹涌, 组织流程的固化、改进、知识的积累、应用、技术的创新、提升, OA也在不断求新求变, 最终OA系统将会脱胎换骨, 全新的“智能型自动化的OA”将成为未来的发展方向, 将更关注组织的决策效率, 提供决策支持、知识挖掘、商业智能等全面系统服务。
未来OA需要具备更多的功能和特性, 大致概括如下:
人性化:传统的OA功能比较单一, 员工容易使用, 随着功能的不断扩展, 员工对功能的需求也不尽相同, 这就要求系统必须具有人性化设计, 能够根据不同员工的需要进行功能组合, 将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问, 实现真正的人本管理。
无线化:利用新技术, 使移动OA协同应用成为未来增长点。信息终端应用正在全面推进融合, 它使融合了计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备将成为个人办公必备信息终端, 在此载体上的移动OA协同应用将是管理的巨大亮点, 这将给传统OA带来重大的飞跃。
智能化:随着网络和信息时代的发展, 用户在进行业务数据处理时, 面对越来越多的数据, 如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能 (BI) 分析工作, 帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会, 提高用户的工作绩效, 将对用户产生巨大的吸引力。协同化:企业建立自己的办公系统, 并上马了财务软件, 还陆续引入了ERP、SCM、HR、CRM等系统, 这些系统在提升企业效率和管理的同时, 也形成了各自为政的信息孤岛, 无法形成整合效应来帮助企业更高效管理和决策。因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋, 将愈来愈受企业的欢迎。
门户化:OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统, 可以连接企业各个岗位上的各个工作人员, 可以连接企业各类信息系统和信息资源。在基于企业战略和流程的大前提下, 通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合, 提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务, 实现企业数字化、知识化、虚拟化。
oa办公自动化系统论文 篇8
[关键词]OA协同办公;规范化;企业管理
[中图分类号]TP317.1
[文献标识码]A
[文章编号]1672—5158(2013)05—0141—01
前言
OA办公系统是企业内部管理与互联网科技联合在一起的科学管理和办公的方式,其最终的目的是提高工作效率,规范化企业管理。OA办公系统在诞生之后也经历了多次的更显换代,从最初的数据处理阶段,到自动化工作流阶段,最后发展到今天的整合了移动办公的协同OA办公系统。OA协同办公形式的多样化,使得企业办公更为的快捷和方便,人们可以运用手提电脑,甚至是手中的移动设备,随时随地的完成管理和办公。OA协同办公的诞生给企业的规范化管理也带了的全新的意义。
一、OA协同办公系统的基本概念
OA(office automation)是一种办公自动化的系统,通过互联网来实现企业管理和办公的自动化,以提高企业的办公效率和管理能力。OA系统的工作范畴可以涉及到企业除生产以外运营当中的方方面面事项,包括日常行政工作中的文字处理、决策审批、工作会议、档案管理等等。新一代的OA协同系统更是利用了工作流原理,将企业内部的信息进行共享,实现企业全员协同办公。OA协同办公系统也结合了移动互联网的优势,实现员工办公的随意性和便捷性。使用的对象不同,OA系统的作用也不同,对于企业普通的员工来说,OA协同办公系统是一个高效的工作处理系统,OA能够提供方面使用的办公工具和良好的办公环境;对于企业职能部门的管理人员来说,OA能够提供准确精炼的业务数据,用于陕速的处理部门问题和提出新的发展措施,来防范运营风险;而对于企业的领导层来说,OA是一个面向全员的决策系统,系统中能够调取来自于企业各个方面的数据资源,提供可靠的决策参考。
二、传统企业管理模式下的问题分析
随着企业自身的发展,拓展多省业务,开立分公司已经成为一种趋势。然而在传统的企业管理模式下,总公司与分公司之间的管理总是存在许多的问题。其一是沟通时效性差,分公司都是分布在全国的各个地方,与总公司之间只能通过电话、邮件和传真的形式进行工作的交流,而这种沟通的实时性差,费用高,并且产生大量的纸张浪费;其二是总部发布的政策无法统一有效的下达到各个分公司或者是职能部门,造成分公司工作进度的滞后;其三是分公司的预算管理和资金运作无法及时上报总公司,造成总公司在进行资金运作的时候缺乏实时的资料,不能及时掌握各分支机构的财务状况,从而不能有效的进行财务决策;其四是审批流程的繁琐和复杂,分公司需要填写规定的表格,通过专门的口径将申请递交总部,而总部也需要走一个完整的流程之后,才能进行答复,一旦流程中的某一关键人脱节,不在岗位,缺少重要签批,流程便停滞,使得审批流程越加漫长,降低了工作的效率。
三、OA办公系统埘于规范企业管理的意义
(一)简化办公事务,提高办公效率
文件处理是企业办公过程中最常见的一项工作,尤其是企业的领导层,每天都要收到来自于各个部门各个分公司提交的文件,例如工作报告、业务进展及人事审批等需要进行处理的文件。而这些文件可以通过OA协同办公进行事项类型以及重要性的分类,便于领导者快速反应和处理,并在OA中直接的阅读和处理,方便快捷,无需纸质的文件递送流转。OA协同办公系统的事项文件的分类功能能够极大的减少人工收集递送以及分类的人力,减轻了企业员工和领导者的工作负担,让繁杂的审核确认工作简单化处理,留出更多的时间用于企业的经营和决策。而OA协同办公是基于互联网数据访问,企业的领导者无论是否身处公司,只要有互联网,甚至是手机互联网,都能够及时的查看到需要审批的文件,部门的业绩情况以及单个员工的工作情况,并通过手持互联网设备实时的发送通知和任务,提高企业管理的效率。
(二)统一管理模式,打造总分协同
总分机构之间需要建立一套统一规范的管理模式,来进行协同办公。对于一个特定的工作事项,在总公司和分公司之间必须统一一个工作流程,并在OA协同办公中设置默认流程图,员工在进行流程的操作时可以清晰的了解到工作信息在流程中的流动过程,并在以后的工作当中严格按照流程来执行某项工作。因此流程的规范化是企业协同办公的核心。而在目前的分公司管理发展中,总分之间的管理模式处于脱节状态,各个分公司及职能部门的发展情况不一样,所采用的制度建设也会有地域的差异。因此在总公司和分公司之间规范一个统一的工作流程制是建立协同办公平台的关键所在。这同时也需要加强总分之间的沟通,并通过OA系统来模拟流程的运作,建立标准化的OA运作,但在使用系统的过程中,仍然可以通过发起流程的员工和部门,以及流程发起的初始选项来智能化安排流程的走向。智能化和标准化流程制度的统一是OA协同办公的优势。
(三)交互企业信息,实现无缝办公
企业文件和档案的管理也是分支机构众多企业的一大难题,总公司—般对于分公司文件的归档工作都会下发相应的要求,但各分支机构的情况不同,工作的失误以及人员的流失总会导致部门文件的丢失。不利于企业关键数据的统计工作。另外总分之间的经常会涉及到文件的查找以及数据的调取工作,如果通过原有的管理方法,会耗费大量的人力物力用于文件和数据的查找上,最后通过传真或者邮件的形式发出。而在通过OA协同办公之后,文件的信息会按照严格的归类并存档,总公司和分公司的员工都可以在一定的权限下通过类别查找或者是单个流程项下查找的方式,来快速的获取文件信息,实现总分信息的无缝交互和共享。
四、OA办公系统在企业管理中的发展趋势
OA协同办公系统在与企业规范化管理的有机结合当中,也在不断的发掘自身的问题和管理工作的需求,寻求更为人性化、快捷化、易用化的高效办公方式。OA协同办公系统在未来的发展中,主要面向两个个方面进行探索,一是人机交互的方向转换,在进行OA办公时,都是由人主动向OA提出工作要求,提出信息查找要求等等,OA系统仍然处于信息存储和初级的统计阶段,在未来的企业管理当中,OA应当发挥其智能系统的优势,转换人机交互的既定模式,实现系统主动管理的交互理念;二是打造个性的门户平台,目NOA协同办公系统的门户界面基本是统一的,企业上至领导下至普通员工,都需要登录一个相同的办公界面,在通过二三级菜单来获取自己的工作信息,OA应该开发自定义的门户模块,按照不同的部门、职级和岗位,并设定相应的权限,只有获得权限的用户才能够在门户上添加模块,或者系统可以根据员工信息智能的进行模块设定,为每一位员工提供个性化的集成界面,需要关注的工作内容一目了然,极大的提高了管理工作的效率。
参考文献
[1]曹静,OA办公系统在办公室管理中的应用[J]工会博览(理论研究),2011(12)
[2]贾欣;屈若卿;巩宇,通用网络办公自动化(简称OA)系统的重要性[J]数字技术与应用,2012(12)
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