办公室OA系统

办公室OA系统（精选12篇）

办公室OA系统 篇1

引言

社会发展日新月异, 信息技术广泛应用于各行各业中。办公室作为整个单位的枢纽部门, 不同部门之间联系的中心环节, 随着企业的不断壮大, 办公室涉及的业务也逐渐增多。传统办公室管理模式已经不能完全满足现代化发展需求, 这就要求在原来工作的基础上加以改进创新, 使办公室管理工作更加科学化和精细化。

将计算机网络同办公系统结合起来, 通过建立实施OA (Office Automation, 简称OA) 系统, 使办公室管理工作制度化、规范化、标准化、科学化、精细化和现代化。实践证明, 在满足办公的前提下, 可极大地提高办事效率。

1 办公室管理职能

十一届三中全会以来明确了办公室管理的指导思想[1], 即为中央服务、各级部门和领导服务、人民服务的“三个服务”。也就是说, 上情下达和下情上达是办公室管理最基本的职能, 具体来说, 办公室还包括以下管理职能。

1) 参谋咨询职能。参谋作为办公室的首要职能, 主要表现在通过调查研究获取第一手资料, 为领导决策提供真实可靠的依据, 做到以文辅政, 服务领导决策。

2) 指导职能。办公室是整个单位的“发动机”, 要确保全部工作正常有序运转, 就要求办公室必须提前谋划, 精心安排, 及时做到上情下达和下情上达。

3) 管理服务职能。服务是办公室的宗旨, 办公室人员要摆正位置, 实实在在做好“三服务”工作, 确保各项工作有序开展。

4) 协调职能。作为单位的“桥梁”部门, 办公室人员不仅应协调好不同部门之间的工作关系, 还应搞好单位同外部单位的关系。

5) 安全职能。安全是开展一切工作的前提, 对涉及办公室的人员、设施、信息、资料等方面, 应确保其安全, 以防发生意外和泄密事件。

2 办公室管理存在的问题

办公室管理中存在的问题主要体现在三个方面:管理观念缺乏创新[2]、办事效率有待提高、管理制度不够完善。针对上述问题, 进一步加强完善办公室管理工作, 可通过建立实施OA (Office Automation, 简称OA) 系统, 将计算机网络同办公系统结合起来, 使办公室管理工作制度化、规范化、标准化、科学化、精细化和现代化, 极大地提高办事效率。

3 OA系统的构成

OA系统的优越性主要体现在工作流程的自动化和知识管理的自动化。一是OA可实现公文在流转过程中的实时监控和跟踪, 规范各项工作, 提高单位协同工作效率。二是传统办公模式下, 文档的共享、使用、检索和再利用难度较大, OA使文档电子化, 用户可以按权限进行使用和共享, 尤其对于新员工, 在网上就能看到身份权限内企业积累的各种知识, 大大减少培训环节。

以某集团OA系统平台为例, 办公系统主要由公文处理系统子系统、信息发布平台子系统、综合办公管理子系统、内部通讯平台子系统、收藏夹子系统、电子印章子系统、移动办公子系统等构成。

3.1 公文处理系统

公文处理系统主要由四部分组成:领导交办、催办提醒、领导信箱和公文流转, 其工作界面见图1。

领导交办指领导交给下级的一些任务和工作, 领导和办理人只能看到和自己相关的文档和文件。领导信箱用来接收员工来信, 加强领导和员工之间的交流, 使上级领导及时了解和处理员工的反馈和意见。催办提醒主要催办指定用户需要按期完成的事件, 可通过邮件和短信两种方式催办。公文流转包括收发文、请示报告、流程定义以及基本操作等, 通过建立统一的标准, 将相关系统连接起来, 实现上下部门之间、平级部门之间快捷、便利的公文流转、交换和管理。

3.2 信息发布平台

信息发布平台主要公示集团公司内部所有发布类信息, 以便用户及时掌握和学习公司工作动向。

3.3 综合办公管理

该模块由车辆管理、会议管理、物品管理、图书管理、电脑热线和贺卡管理等六项内容组成, 这些功能同日常办公物品的使用密切相关, 其操作界面见图2。当用户需要使用相关物品时, 首先提出申请, 由管理员统一审批安排。

3.4 内部通讯平台

内部通讯平台由个人事物和个人邮箱两部分组成, 具体内容见图3所示。

3.4.1 个人事务

个人事务子系统主要为用户提供个人办公相关的功能, 包括待办事宜、委托办理、公文阅览、个人日历、个人设置、个人地址薄等六个子模块, 同个人日常办公紧密联系, 同时又与其它功能模块存在关联。

待办事宜主要为客户提供一个快捷的视图, 以显示当前用户需要及时办理的各种事务, 通过单击相应的链接, 就可直接打开相关文档进行处理, 当处理完待办事宜时, 事务信息自动从待办事宜中消失。委托办理就是当用户外出或遇到特殊情况而不能处理事务时, 可以通过该功能设置委托代办人, 暂时代替自己处理公文。公文阅览主要用于浏览当前用户接收到的公文的状态。个人日历可为用户安排个人日程, 实现提醒备忘功能等。个人设置子模块下包括邮箱设置、委托办理、个人信息、修改密码、BBS设置、收藏夹设置等设置页面的链接, 方便用户快速设置自己在本系统中的相关信息。个人地址薄是方便用户查看地址薄中的个人信息, 同时可以对联系人进行导入和导出操作。

3.4.2 个人邮箱

个人邮箱是办公自动化系统的关键模块, 为用户提供了强大的邮件服务, 日常事物都可以通过电子邮件来发送通知, 主要由写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、废纸篓、文件夹、邮件搜索、邮箱配置等十二个子模块构成, 具体用法同我们平时常用邮件系统一样, 在此不赘述。

3.5 收藏夹

同其它浏览器收藏夹功能相同, 用户可以根据自己的使用习惯, 将经常访问的站点或者同工作相关的网站收藏起来, 方便下次访问。

3.6 电子印章

除上述五项内容外, OA系统还支持电子印章和移动办公。电子印章是以数字技术模拟实物印章, 其管理、使用方式符合实物印章的习惯, 加盖的电子文件外观同纸质文件相同。当电子文件流转到盖章环节时, 选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可, 若印章加盖错误, 还可以撤销印章, 这都是实物印章无法匹及的。

3.7 移动办公

随着智能手机的普及, 该系统也支持在手机上处理日常公务。可根据手机系统, 安装对应的手机移动办公客户端, 安装完成后, 在网络条件具备的情况下, 就可以登陆OA办公系统, 用户名及界面同在电脑上一样, 极大地方便了在外出差人员办公。

4 结语

计算机技术已经渗透到各行各业中, 将OA系统用于企业办公管理中, 一是提高了办事效率和质量, 二是知识管理实现自动化, 三是可远程申请和审批, 四是实现无纸化或少纸化办公。实践应用表明, 其具有广泛的推广价值。

参考文献

[1]方鲁.我国办公室管理理论的基本特征[J].办公室业务, 1997 (4) :6-7.

[2]周晓明.浅谈如何做好企业办公室管理工作[J].商城现代化, 2013 (17) :92.

办公室OA系统 篇2

承元OA增强版应用范围

1、适合于对OA办公有深入应用需求的用户单位。

2、集OA办公和业务管理于一体的用户单位。

3、适合有功能扩展和定制开发需要的用户单位。

承元OA增强版主要功能

(红色部分是相对于承元OA标准版增加的功能)

一、通知公告

通知公告的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索。

二、文件交换

部门与部门，部门与个人，个人与个人之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。（类似内部邮件系统功能）

三、信息发布

支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义，支持在线编辑和图文混排，支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。

四、公文收发文

适用于上下单位之间的公文收发，包括收文管理和发文管理。

五、个人办公

1、工作日记：日记录入、查询、上级的查询与批阅。

2、工作计划：周计划、月计划、年计划、周报、月报、年报，上级的查询与批阅。

3、个人日程安排与提醒。

4、任务管理：任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒。

5、私有通讯录和公有通讯录的管理。

6、短消息发送、接收、回复与提醒。

7、工作沟通单：实现内部工作的协调与沟通管理。

8、个人绩效考核

六、流程管理

流程管理的作用主要用于日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、发文、业务审批，内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括： 待办流程、在办流程、已办流程、流程跟踪与监控。

七、客户关系管理

客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料 企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点，是企业日常基础性工作。

八、资产管理（包含办公用品管理）

资产类别管理、资产采购管理、资产库存管理、资产领用管理、资产报废管理、库存台账、入库台账、个人领用台账、报废台账等。

办公用品入库、出库，办公用品申购、申领、审批，办公用品的修改、删除、查看详细、个人领用台账。

九、采购管理

物料管理、采购申请、采购分配、采购预付款、采购入库，采购付款、采购退货、其他费用结算、采购查询统计等。

十、财务审批管理

OA办公系统-承元OA增强版（www.chysoft.net）

员工的各项费用报销申请、费用报销理台账、借款申请、借款台账、还款申请，还款台账、其他款项支付、其他款项支付台账、工资支付、工资支付台账等。

十一、人力资源管理

包括人事档案管理、转正申请、离职申请、调动申请、辞退申请、人事合同新签、人事合同变更、人事合同终止、人事合同到期报警、人事合同台账、人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总等。

十二、行政事务管理

证照管理、用章申请、名片申请；

车辆管理：出车申请、出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理；

会议室管理：会议室的使用申请、查询、管理等。

十三、考勤管理

员工的上班签到、下班签退、请假申请、外出申请、出差申请、实时考勤管理、实时查询统计、考勤时间设置等。

十四、档案管理

包括卷库管理、案卷管理、档案管理、档案借阅、档案归还、档案统计、档案销毁。

十五、资料中心

资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

十六、考试管理

自定义的考试系统，包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分、试卷的查询和统计。

十七、网上调查

自定义网上调查内容和范围，网上调查的查询和统计。

十八、电子邮件

新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。（支持外部邮件的收发）

十九、网上论坛

可以自行设置分论坛和议题，为用户提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见。

二十、系统管理

包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。

承元OA增强版服务方式：

1、根据用户的个性化需求，提供不同程度的定制开发和功能扩展

2、一年免费远程技术支持服务

3、支持向平台版的平滑升级

办公室OA系统 篇3

关键词：办公自动化； 医院

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21603-01

The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application

LUO Keng-mei

(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)

Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work

Key words:word office automation;hospital

1 前言

所謂办公自动化，其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。

传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。

传统的办公模式

随着计算机网络技术的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化单位业务管理流程，再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自单位内部重重的阻碍。

而本解决方案的核心思想是：前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组，只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上，根据本院办公的特点和特性，开发出了B/S模式的在线协同办公系统。

2 系统模块

包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分；涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转，以及相关办公事务的管理。

3 系统技术特点

(1)强大的流程自定义工具，方便电子化企业现有管理流程；

(2)根据运作情况可灵活修改流程；

(3)建立医院员工信息管理平台，内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公；

(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；

(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环，加强协同办公；

(6)实现科技情报、资料的有效管理。

(7)建立院内部资源管理平台，有效利用企业各种资源。

(8)促进文化的建设，加强医院的凝聚力。

(9)建立内部电子档案管理中心，加强医院人事档案的利用。

(10)实现院内文书、办公设置的有效管理；

(11)项目进展、行政管理事物的督办查办；

(12)建立网上培训基地，使医院职工能不断学习新知识；

(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法，从而间接产生经济效益；

(14)提高办公自动化效率，为实施体制改革、增加效益奠定基础。

4 系统功能说明

(1)个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等。

(2)电子公文：发布、浏览并处理相关的公文。

(3)单位公告：管理层可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示。

(4)文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。

(5)政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件。

(6)单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息。

(7)公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递。

(8)系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助。

(9)事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒。

5 系统开发平台选择

目前有三种方式建设办公自动化系统： 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台，利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台，如果要求采用IE的话，就会稍稍让开发者为难，但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。

采用Microsoft Exchange Server作为软件平台，客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式，直接传递信息。

NOTES和Exchange的编程方便，流程定义易于实现，用户界面友好。

但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库，如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时，就会让众多的软件开发商止步。

根据我院现有的实际情况，加上目前已建成的局域网资源，采用数据库方式建立办公自动化系统，不仅数据随时可以和其他业务系统相关联，并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来，建设企业内部信息平台。

B/S模式（浏览器/服务器）随着Internet的发展，已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便，客户端统一采用浏览器，不限制客户平台，可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术，在编码过程中对数据访问进行了优化，保证了数据访问的效率、数据的安全，数据的承载能力和并发处理能力。

系统分为三层架构：

用户层（界面层Forms）--应用层（COM执行层）--数据层（存储层Storage）我们用一台服务器来实现所有的功能，也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器，这样就可以减轻服务器的负担，提高了执行效率，图示如下：

数据库连接一直是威胁到安全的问题，那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件，提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据，而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的，这样不但保证了运行的稳定性和执行效率，还保证安全性，以免数据库连接口令丢失造成损失。

由于采用的数据库为MS SQL Server，所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure)，该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率，另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误，可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件，所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。

6 系统开发配置

服务器：

Microsoft Windows 2000操作系统

Microsoft SQL Server 2000(中文版)

(1)Windows 2000 Server

Windows 2000 Server是一个开放的的系统，具备强大的管理功能及很高的性能，稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议，结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术，建立安全、稳固的开放网络应用平台，能够连接数千乃至数万用户的网络系统。

(2)SQL Server 2000

采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统，与Internet有机地结合，同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。

OA办公系统建设方案探讨 篇4

随着我国信息化进程的不断深入, Internet的使用得到极大普及, 社会生活对IT的依赖程度越来越大。特别是“国家信息化发展战略”发布以来, 电子政务的发展突发猛进, 各级政府、医院、学校、单位都已经开始把提高审批效率, 简化办事流程, 实行网上审批作为电子政务建设的重要内容。对企业而言, 拥有一套整合企业内部所有业务, 把企业人事、财务、资产、信息数据等资源高度集中运行的系统, 显得尤为重要。OA协同办公自动化系统 (以下称OA系统) 就是在这样的背景下快速发展。

2 设计思路

提升企业的管理水平和办事效率是OA系统开发的最终目的, 因此在设计阶段我们要根据不同企业不同岗位的差异性和特殊性来进行设计研发、充分调研。不仅根据企业目前的应用, 还要考虑系统的扩展性, 确保在系统设计前期打好“地基”, 使总体框架稳固, 让企业用户的需求得到满足。设计思路主要包括以下几个方面。

2.1 稳定性

OA系统是企业计算机系统的一款应用软件, 主要涉及到各部门之间的公文流转, 因此稳定性最为重要, 该系统应确保性能稳定, 访问速度快, 技术平台先进, 对服务器和计算机硬件的要求不高, 并在高数据、多用户使用的情况下能够长时间无故障地安全运行。

2.2 安全性

OA系统要符合对信息安全管理的要求, 建立完善可靠的安全保障体系, 编程语句要严谨, 尽量减少系统漏洞, 避免被非法入侵和攻击, 应具有较强的网络计算机病毒防范能力。系统的授权、保密、审批环节也需要高要求, 应具有严格的身份认证功能。

2.3 实用性

实用性主要表现界面和操作上: (1) 界面要直观、简洁, 用户可以直接点开想要进入的界面, 尽量减少不必要的点击过程和菜单的层级; (2) 操作过程要简单, 一目了然, 符合一般工作人员的工作习惯和思维方式, 在没有计算机专业人员指导的情况下, 也要能够快速上手掌握。系统的前期设置和后续维护不能过于复杂, 使办公人员能够自主操作。

2.4 兼容和扩展性

计算机系统是一个不断变化、更新的系统, OA系统也不例外, 所以在系统设计阶段要充分考虑系统的兼容性和扩展性, 要保证与现有系统、现有设备及现有仪器无缝兼容;还必须要考虑后期上线的新系统、新产品能否与本系统兼容, 实现扩展。特别是当外部环境发生变化, 系统的扩展性就更为重要, 所以应严格遵循现有的国际标准和国内标准进行开发, 以便后期扩展。

2.5 维护性

信息系统是人为开发的系统, 出现漏洞和错误不可避免, 出现漏洞和问题并不可怕, 最重要的是要能够及时快速解决, 维护性讲的就是这方面的问题, 要能够在不影响其他模块正常运行的前提下快速解决问题, 一句话概括就是局部不能影响全局。

3 系统开发阶段

根据设计思路, 开发人员着手进行系统开发, 主要包含基础平台、行文管理、车辆管理、后勤物资管理、人事考勤管理等模块, 这里重点讲解基础平台和行文管理。

3.1 基础平台

基础平台是OA系统的基础, 应提供以下基本功能:1统一登录页面, 系统登录前要求用户输入用户名、密码、验证码信息;2要提供统一的功能管理菜单;3要提供用户登录后科室 (部门) 切换功能;4要提供用户登录后有效公告信息浏览功能;5要提供个人常用功能定制功能。

3.2 行文管理

行文管理是办公自动化系统的最为核心的应用, 是组织管理中传递信息、交流情况的重要工具, 实现方式包含行文流程设计、角色分配、行文收发、行文办理、行文存档等内容。

(1) 行文流程设计。行文流程设计指的是在OA系统运行前要进行各类文件流程的设计, 根据不同的文件类型设计不同的文件流转流程, 如:“请假申请流程”只需要科室负责人审核, 分管领导进行审批。但是如果是“采购申请流程”, 则在科室负责人审核, 分管领导进行审批后, 还需要单位负责人进行审批。系统管理员将根据单位的实际情况, 对不同的行文需求配置不同的流程, 达到行文有效流转的目的。

(2) 角色权限分配。在行文流程设计完毕后, 就要进行角色权限分配, 不同科室的不同人员拥有不同的角色权限, 根据人员的岗位来分配权限。如:办公室人员拥有建立行文的权限, 其他科室人员只拥有收文查阅的权限;科室负责人拥有审核的权限, 分管领导拥有审批的权限等, 单位的所有人员都需要根据岗位进行角色权限分配。

(3) 行文收发。角色分配后OA系统就能正常运行了, 根据收发文件的类型, 行文可以分为上行文、下行文。在发文界面都应按照固定的格式, 包含标题、文号、来文单位、来文时间、登记人、登记时间、主送单位、抄送单位、附件、印章等内容。在收文界面应具有签收功能, 要求必须在签收后才能显示行文内容, 避免没有真正查阅, 接收人员接收到文件后能够再转发至他人。此外, 还要有收文箱、发文箱、回执箱 (收到回执) 和行文跟踪功能, 行文在编写行文内容之外要能够添加多个附件, 要能提供对整个行文过程查看、打印功能 (包括审批流程) 。

(4) 行文办理。行文办理简称办文, 指收阅人收到行文后, 根据行文的内容进行办理, 包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办等处理流程。

(5) 行文存档。在确定行文办理已经完成后, 将行文进行存档, 存档后的文件内容将被屏蔽, 只显示文件目录, 普通用户可以查看目录, 如需要查看内容可以点击申请, 得到有批准后方能查看。

(6) 查询统计。根据不同角色权限, 用户可以设定查询条件, 查知当前公文的处理和领导批示情况, 可根据发文单位、关键字、时间等组合进行查询, 能够按照日、月、年等时间节点为当前用户生成办文统计报表, 并有导出及打印功能。

(7) 流程监控。实现对公文处理的全流程监控, 可以查看本人所参与办理的公文的运作情况, 领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况。

(8) 短信提醒功能。由发信人定义是否在发送行文时, 向收信人发送短信提醒的功能, 收信人读取短信内容后, 该行文加入读取标记。

4 结语

OA协同办公自动化系统是提升企业管理的好帮手, 不仅避免人为因素, 实现了科学规范管理, 还提供互动交流平台, 增强团队协作沟通, 有利于企业形成健康、积极的文化氛围, 增强组织的凝聚力。

摘要：我国信息化进程不断深入, “国家信息化发展战略”发布以来, 电子政务的发展突发猛进, OA办公系统得到普及, 深受广大企事业单位的欢迎, 各级政府、医院、学校、单位都已经开始把提高审批效率, 简化办事流程, 实行网上审批作为电子政务建设的重要内容。文章就OA系统的建设方案展开探讨。

关键词：OA,自动化,方案

参考文献

[1]石家庄巨雷科技有限公司OA系统建设方案[OL].百度文库, 2012

[2]zhlubin OA办公系统建设方案[OL].百度文库, 2012

[3]忘夜的月儿OA系统设计方案[OL].百度文库, 2014

简介OA办公系统 篇5

来源：飞企OA办公系统研发中心

科学技术日新月异，无论是企业办公还是日常生活，对信息化的要求也越来越多，企业办公近年来的需求特别突出，国内70%以上的企业以及政务机关都使用了OA办公系统。

对于OA办公系统，或者还有一部分人相当陌生，简单点来说就是办公自动化系统。所谓OA办公系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。OA系统完成单位内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等工作。也叫做无纸化办公，发展到今天可以叫做“移动办公”，即使，可以通过你的手机处理办公文件，无论你的何时何地，只要有信号打开你的手机，公司所有人员的工作状况都掌握在你的手中。

关于OA办公系统详细介绍，请仔细阅读以下资料：

1.OA办公系统平台简介

关于OA办公系统的种类有很多，小编举例行业最具代表性的一款为大家作详细的介绍。

FE业务协作平台（以下称为：FE）是以“组织行为学”管理思想为核心，业务深度融合为基础的整体运营管理平台，能让企事业单位各级管理者及时掌握各纬度决策信息，支持企事业单位在快速发展的过程中顺利变革。FE是以工作流为中心，全面抽象管理业务要素，组合、关联各管理要素和经营资源，将信息和应用紧密集成在一起，并实现业务彼此之间的协作贯通和统一管理的系统平台，最终通过门户(portal）的方式进行展现。它是建立在企业业务应用系统及平台的持续及Web应用需求的不断扩展的基础之上的。

FE平台的总体目标是："以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现行政、企事业单位关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。

2.与传统OA的区别

 基于开发平台，涵盖传统OA产品功能；

 强大的客户化开发能力；

 能快速响应客户需求，构建个性业务模块；

 能实现与其他系统的深度融合；

 可供客户作为综合信息化运营平台来规划；

3.适用群体

FE根据多年企事业单位的信息化实战经验，推出了企业版、集团版及政务版的业务协作平台，以适应企业、集团化企业及政府、事业单位等组织的信息化管理需求。

4.平台优势

1）FE在实传统OA办公系统功能的基础上，更关注组织的决策效率。提供决策支持、知识管理、商业智能等全面系统服务。这已经远远超出传统OA办公系统的范畴，演变成为企业的综合性运营管理支撑平台。

2）FE提供可视化、可自定义的表单与工作流配置功能，能快速构建和落实企事业单位的流程制度；还能有效帮助组织存储、管理、搜索、分享各种信息、文档、知识，实现知识资本增值，提高核心竞争力。

3）FE具有良好的扩展能力，可以通过图形化的界面，零代码操作，对用户的个性需求进行快速响应，不仅仅是审批流程和表单的配置，甚至是二次开发都可快速实现，在满足用户单位日后发展过程中对系统功能修改扩展的需要，避免了传统开发过程可能出现的“因理解不当而造成的开发结果不符合客户需求”等风险。

4）FE具有强大整合能力，能与ERP、财务、人事等系统进行整合，抓取这些系统中的各种信息、数据，为领导的日常事务审批提供决策支持。同时，也能将FE平台中的审批的业务数据或审批结果推送给这些系统，实现数据来源可循、减少员工的录入工作量，避免数据录入的出错，充分发挥各信息系统之间的业务联动性，提高工作效率。

5.功能介绍

5.1标准功能

OA办公系统的标准功能应用需要包括：办公门户、事项管理、协同管理、公文管理、信息管理、人事管理、车辆管理、会议管理、内部交流、日程管理、文档管理等功能，其中办公门户的数据来源于系统所有的功能应用及整合业务系统而来的数据并统一展现出来。

功能模块 功能介绍

办公门户:将信息进行分类展现，实现多级门户设置，如集团门户、单位门户、个人门户、知识门户；同时用户可自定义新的门户；

事项管理:包括新建事项、待办事项、已办事项、跟踪事项、事项监控和协同应用；区分事项紧急程度，同时，可以按人员区分重点关注信息；流程流转过程中，支持手机短信提醒；

实现对公文、审批、协同等所有流程文件进行监督、统计和管理。

公文管理:提供公文的撰写、登记、流转、传阅、审批、归档等管理功能。文件可分为急件、平件、阅件，支持单一节点送办时可以同时送多人；能实现“收文转收文”和“收文转发文”；可以和其他外部系统进行收文接口衔接；实现限办、催办、督办、补充意见等监管功能；公文流转过程中支持消息提醒、手机短信提醒等功能；收文管理可以通过后台工具快速、方便地设计表单流程；支持在线编辑，痕迹保留，以及各种格式和任意数量的附件；实现收文自动编号，发文自动套红、电子印章、手写批准、表单打印等功能。公文正文可转换为PDF正文，并且下载以后不能修改公文正文。

信息管理：支持公告管理、内部论坛、调查问卷。

人事管理：登记所有职工的基础信息、工作信息、调动信息；每个职工都有个档案，全面地记录其职业生命周期。

车辆管理：列出所有的可用车辆以及车辆的使用详细情况，自动生产用车看板，能对车辆进行多维度报表统计分析。

会议管理：会议室管理、对于各类会议进行登记，根据参加人员自动发送会议提醒；对于各类会议精神、决议等会议记录进行管理，可设置有权限的人员才可以查看。

内部交流：支持工作邮箱，可以收发多个外部邮箱的邮件；能够将邮件转给内部协同处理；支持短信平台，可以对单位或个人通讯录中的人员进行群发短信；通讯录，提供单位通讯录和个人通讯录功能，个人通讯录由用户自定义。

日程管理：可实时安排自己的工作日程，查看他人的日程安排。并能设定提示时间；根据日程安排，自动生成工作任务，系统能根据任务时间要求自动提示，支持短信提醒；提供多样化的视图报表，可以方便、直观查看日程。

协同管理：提供临时事项发起和处理机制，即发起者自定义流程、接收角色。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同之间能方便的相互进行关联，协同能引用知识库的相关文档。协同与邮件间能互转。

文档管理：实现对各类文档进行分类管理，包括：私有、共享等，按权限进行使用和共享。如果共享目录则对其他职工有浏览权限。文档体系的建立，要求参照类似于Windows目录树的形式建立。能够将完结后的流程或协同包括相应的文档自动或手动归档。支持用关键字进行文档检索，要求能检索出没有权限的文档，但在阅读前进行借阅申请。支持RSS管理。

外勤管理：支持外勤人员手机报到、位置定位、标注、考勤管理等。

5.2 移动办公

OA办公系统的智能客户端版本支持iPhone（iPad）、Android等手机操作系统，且能自动升级。支持的主流手机品牌包括苹果、HTC、诺基亚、多普达、三

星、LG、摩托罗拉、华为、中兴等。

模块名称 功能描述

行政办公

待办事项：所有待办均在此显示，支持协同流程和协同表单应用，支持多附件的查看，包括WORD、EXCEL、PDF、PPT、TXT、JPG、BMP、RAR等格式。已办事项：查询已办内容，可查阅他人意见，查看附件。

待发事项：系统中的待发协同，可以直接在手机上进行待发事项的发送操作。已发事项：查询个人已发协同，进行内容查看和他人意见查看。

新建事项：实现在手机上新建协同并发送功能，同时可支持“拍照”、“语音”转到系统的协同进行应用。

公共信息

公告：通知、公告等在手机上查看。支持多种附件格式。

新闻：手机新闻查阅。支持多种附件格式。

通讯录：查阅个人PC上的通讯录，并可直接拨打电话。

短信：手机短信应用 实现协同、公文等的到达、审批提醒，实现通知公告、新闻、日程等提醒。

5.3 可选购的增值功能

功能模块 功能介绍

资产管理：实物资产完整生命周期管理，从购置、入库、领用、转移、调拨、维修、检定、清理到报废等方面进行全方位准确监管，结合资产状态表、变动明细表、资产分类统计等报表，真正实现“帐、卡、物”相符。

对资产管理模块自定义计划设置，满足不同设备、不同行业、不同企业对设备管理的个性化需求。同时，根据设备检定计划，OA办公系统系统提供自动提醒和预警机制。

行政采购：将单位采购的各个环节纳入到整个系统中，保证采购过程中各个环节之间的信息畅通，提高工作效率。全面提升单位运营效率。帮助单位建立人、财、物、供科学完整的管理体系。

5.4 可选购的系统插件

功能模块 功能介绍

BQ、BI集成插件：智能报表、智能分析报告、多维报表、经营地图(MAP)、智能图示化分析、跨数据源、数据泵出。

ERP集成插件：与用友U8、NC等ERP集成的插件，可以实现与ERP中的财务、人事、供应链等功能模块的集成，为企业领导提供一体化信息决策支撑。

高级Office插件：支持痕迹保留、过程跟踪、公章管理、套红、电子签章。电子签章插件：支持在WORD、EXCEL上使用，具有公章的密码管理、真伪性校验、支持USBkey硬件方式加密。

安全传输插件：通过内部授权的CA认证，实现HTTPS的加密传输和防DOS攻击，实现互联网下的通道安全传输。

短信插件：与即时通讯集成插件同时使用，实现信息短信提醒，并支持网络视频插件集成。

OAbangongxitong

办公室OA系统 篇6

OA公文系统中的“OA”是英文单词“office automatic”的首字母缩写，意为办公自动化。随着社会发展和科技进步，现代企业在生产经营的过程中，需要新的思维和现代的管理方法，才能跟上时代的步伐，需要先进科学的办公手段来保障企业的高速发展。传统的办公模式逐渐退出历史舞台，办公自动化在现代信息化社会的大潮中得到了推广和使用，并且取得令人瞩目的实践成果。本文立足实践工作，注重实效，对企业行政事务进行客观分析，将办公自动化与传统办公模式进行对比，进而阐述自动化的在现代企业管理中的高效运用。

传统办公模式回顾及弊端

传统的收文。从接收一份上级文件为例，首先进行手工登记造册，注明时间、文号、内容以及来文单位等等。然后经办公室主任进行手写拟办，由文秘人员送至相关领导等待批示，待领导批示完毕后再由文秘人员送至相关部门的负责人进行阅办，阅办人填写具体的阅办结果后，这份上级来文才能返回文秘处进行闭合，并且留存纸质文本文件。处理一份来文，大至可划分5个工作环节，其中涉及到的基础表单为：《上级来文登记表单》、《上级文件处理表单》、《上级文件传阅表单》等等。这种收文管理模式，不仅表现出繁重琐碎的特点，最大的弊端是办文时间过长，每个环节会产生停滞，严重时会延误工作。

傳统的发文。从制发一份文件为例，拟稿人将稿件送至部门负责人审核，部门负责人同意后，由拟稿人送至办公室文秘处，由文秘进行对此文件的登记，并进行报送办公主任复核以及公司领导人签发，再由文秘岗位人员进行制发、油印、盖章、装订、分发等工作，共计9个环节。其中涉及到基础表单为：《公司发文登记表单》、《公司发文处理表单》、《部门领取文件记录表单》等等。由此看来，传统模式制发、分送一份文件所耗费时间及人力、物力可观。

办文效率低，精准度差，占用人力，耗费纸张。传统的收文与发文，都具有效率低、精准差的特点。主要突显为工作量大，细化比较困难，容易混乱。员工之间、员工与领导之间的协同度比较差，公文运转周期较长。企业内部之间的沟通交流不顺畅，信息不能及时反馈，企业文档收集整理较难，文档丢失、失秘现象比较严重。多点办公、异地办公较难管理。通讯费用、办公耗材浪费严重。人员冗杂，人为因素的干扰导致工作效率低。致使企业管理成本高，在很大程度拖了企业的后腿，不利于企业发展。

OA办公自动化企业管理中起到的作用

OA公文系统的前期设置。OA公文系统需要进行前期设置。首先，根据企业公司的部门机构建立网络机构，设立用户，按角色分配权限。在每个部门科室设立专职或兼职的文秘人员进行管理，扫描相应负责人的电子名章，用以签署办文意见。根据不同文种设计制作电子的红头模板，扫描各级公章成电子公章，以及在电脑上安装支持OA系统的的控件和插件以及安全证书等等。

OA办公自动化的构成。OA办公自动化是Internet网络结构，其整体对象为内网上所有的用户，这个网络平台负责所有用户对象的管理以及网络资源的分层授权与资源共享。OA公文系统主要推行一种无纸化办公模式，所有纷繁琐碎的工作都可以在网络计算机上完成，可有效解决多点与异地办公问题。系统设立收文、发文、公文查询以及个人助理应用区块，并且与档案系统接口相连，归档文件可自动归入档案的A6系统。

OA公文系统的功能简介

收文区块功能。公文的收文是一项日常重复发生的工作。OA公文系统设置了收文流程，每天可自动接收上级的来文、来函、批复以及各类通知。流程设置分为：流程启动、文件登记、公文拟办、呈送领导批阅、分送阅办以及平行传阅6个环节。文秘人员可根据办公室主任的拟办意见和领导的批示意见及时发送给阅办部门办文任务。另外，如果接收到非本系统的纸质文件也可扫描成电子文档后录入登记信息，使用此收文流程。

发文区块功能。OA公文系统根据企业需求可设置行政发文、党委发文、上行请示发文、工会发文、党政工联合发文、HSE发文、专业会议纪要等等诸多文种的流程。每类发文流程都设有：拟稿、部门审核、分管领导审核、办公室秘书核稿、办公室主任复核、公司主要领导人签发、发文中心制发文件、网络发送、部门签收等9个环节。在成文之前的7个环节，都可在系统中修改并留有修改痕迹。部门签收后，与收文流程衔接，实现科室流转。

公文查询功能。OA公文系统设计了完善的公文查询功能，涵盖了大量文件信息。查阅区块设置个人查询、综合查询、传阅件查询以及公文统计功能。查阅人可根据自己的权限依据已知信息如：文件年份、来文单位、文件字号以及文件关键词查阅个人用户里的文件，方便快捷，并且遵守保密原则，不能越级查阅。

个人助理功能。个人助理功能是OA公文系统的辅助功能，设置了文件催办、用户关联、常用语设置、个人授权、文件提示等功能。

OA办公系统的开发与设计 篇7

OA办公系统(Office Automation),又称办公自动化系统。但是对于OA办公系统,并没有任何一个权威部门能够给出一个全面、准确的定义。因为OA办公系统是与计算机编程和网络通信相结合的一门学科,随着计算机相关技术的飞速发展,OA办公系统也随之不断更新换代,任何时刻给出的任何定义都是已经或者很快过时的,因此,OA办公系统可以笼统的看作是一个动态的概念。

OA办公系统是应企事业单位对无纸化办公需求的一种集中体现。把过去日常工作中的文件流转、事务申报等等事项,通过计算机,通过网络来实现,员工不必拿着厚厚的打印材料去不同的部门申报、盖章。

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟,功能也由原先的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化,使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

2 OA办公系统需求分析

此次OA办公系统的设计是应某管道公司委托设计,,构建面向内部的企业门户,初步实现了员工访问企业信息和应用的统一入口。通过企业门户建设,整合企业内部信息资源,实现处级、站级的横向信息共享和统一访问,为员工访问企业信息和应用提供统一入口,使其成为一个企业知识共享的中心,提高企业对信息和应用的利用能力;建立企业安全认证体系,实现安全认证及统一身份管理等;通过OA升级和改造,优化完善OA系统各项功能,充分满足广大员工日常办公、协作交流的需要。

主要完成如下功能:

1)系统管理:包括部门管理、用户管理、权限管理、日志管理、数据备份等功能。

2)隐患跟踪:分为站级隐患、处级隐患、观察项、上报明年计划项。按期完成隐患进行隐患整改、隐患审核、隐患评估等功能;未按期完成隐患小信封提醒。

3)公文流转:包括发文、收文、公文传阅等功能。

4)车辆管理:实现车辆统一调度功能。

5)施工计划管理:实现对施工计划的统一管理功能。

6)物资管理:实现站场、科室物资集中管理功能。

鉴于论文篇幅,本文仅简要介绍系统管理模块和施工计划管理模块的设计与实现。

3 系统管理模块

部门管理:

编辑单位基本信息;

对本单位的部门进行管理,可增加或删除部门。当删除部门,该部门下的员工被作为“自由人”,可编入其他部门;

部门可进行分级,即可包含子部门;

部门中可设定职务。

用户管理:

新建、删除用户,为用户选定部门及职务;

支持用户工作调动;

支持用户身兼多职;

用户密码初始化,密码可修改。

权限管理:

系统默认权限为初始设定,管理员可进行修改;

可针对某一用户进行权限的调整。

日志管理:

任何用户对系统的操作(包括添加、修改、删除等操作)均会被记录下来,供管理员查看;

可按时间顺序查看日志;

可分类查看日志;

数据备份:

数据备份功能可实现对系统数据的备份,保证数据的安全。当系统维护出现故障时,系统管理员可将系统恢复到最近备份数据当天的记录(数据自动备份的周期尽量短,最早的数据自行删除)。

自动备份功能,用户自定义备份日期和时间并指定备份路径,系统会自动将数据备份至指定驱动器;手工备份功能,用户可不定期的进行手工备份,可“一键备份”数据。

4 施工计划管理:

施工计划分为周计划和月计划两种。该功能可实现施工作业计划的汇总:

1)各二级单位及各专业的工程师每周四12点前上报下周施工计划,超过12点,系统关闭。系统小信封每周三自动提醒(各站指定用户),填写提交完成后,填写人不得修改,需向施工管理员申请。内容包括作业内容、作业性质、是否影响供气、开始时间、结束时间、联系电话等。

2)施工管理员可对所有的施工作业计划进行查看、修改,随时检查完成情况,并归档。超出结束时间的,系统自动在“变更原因”中修改为延期,管理员需重新填写“作业所需时间”(开始时间不变,结束时间顺延)。每周四12点后,小信封提醒审核。

3)对在计划时间内未完成的各项内容,各站及各专业要重新填写作业所需时间、计划开始时间、计划结束时间,并在备注栏内注明延期;计划管理员在确认无误后,提交河北输气管理处周施工作业计划。生产科计划管理员(设备专业工程师)施工计划管理员审核各专业及站场上报的周施工作业计划;

4)审核提交后,系统归档关闭,自动生成表格,确定保存位置,同时将自动生成表格转发到公司指定工程师(郭民),且小信封提醒将该表转发成功。各站、管道科、生产科各专业工程师填写施工作业计划提交后,可实现自动保存(以便今后查询),保存期一年,其它(综合表格、自动生成表格)保存期同为一年。

5 结论

OA发展到现在,其内涵已经发生了根本的转变,从最初的文档管理发展成为企业的信息化中心平台,可以说是完成了从一个士兵到将军的转变。目前对传统OA需求呼声最高的还是,希望能把OA扩展到手机上,公司管理者随时可以看到待审批事件。当然,这个转变从理念上说已经完成,但从应用上来说还刚刚开始,我们可以肯定的说,平台化的时代已经到来。

参考文献

[1]祁淑霞.企业OA系统的发展趋势[J].科技信息,2006(8).

[2]马振婴,郑磊.基于Lotus Domino/Notes与基于Microsoft Exchange Server平台OA系统开发技术的比较和研究[J].计算机应用研究,2003(9).

[3]唐婷.企业OA系统的分析与设计[J].成都电子机械高等专科学校学报.2005(3).

办公室OA系统 篇8

一、OA系统在高校管理工作中应用的必要性

随着计算机、信息网络、多媒体技术和应用软件的快速发展及应用, 实行办公无纸化、OA自动化办公适合当前高效节能型社会建设的要求, 是现代化办公方式发展的必然趋势。当前, 传统的办公模式在科学发展的新形势下面临着以下几大难以解决的问题: (1) 学校的高层和中层领导平时比较繁忙, 经常开会和外出考察等, 有些事情需通过集体会议讨论决定或需领导签字审批等, 在这种情况下, 传统办公方式通常采取领导回校后再办理, 在很大程度上影响了办公的效率。 (2) 有了OA办公系统以后, 签呈变为无纸化, 可以直接发给院领导的账号, 领导可通过客户端随时看到就可以及时批复, 移动终端的使用可实现随时随地的办公。 (3) 随着高校扩招, 不断扩建办公区域甚至建设新校区, 跨校区办公已经是不可回避的问题, 从而导致传统办公的方式在上传和下达各种信息和文档时, 难以保证信息能够迅速的传达到各个部门得到及时的反馈和处理, 影响办公效率。

二、OA办公系统在高校办公室工作中的作用

近些年来, OA办公系统在企事业单位办公中越来越多的被应用于, 特别是在异地办公方面, 针对异地的信息交流与沟通, OA提供了更快速便捷的工作平台, 它的使用提高了各部门间的工作效率, 实现无纸化办公、节约办公经费。在高校中, 系部办公室是学院的综合管理办事部门, 承担着信息传递、组织协调、服务师生等任务。业务范围广, 工作内容复杂。随着高校教育改革的不断深入, 高校办公室工作人员在实际工作中任务也发生着改变, 不仅需要完成岗位本职工作, 还要承担教务、财务、人事、后勤等各项工作。针对繁杂的信息交流工作, OA办公系统的应用对提高工作效率, 保证部门正常运转起到至关重要的作用。

1、公文处理更加方便有序。

收发文是高校办公室中一项重要的工作, 在没有应用OA办公系统之前, 基本上都是以纸质为主, 采用分类判别, 然后通过影印、人工传递, 最后回收存档等。在高校的日常管理中需要向领导发的相关报告, 常常需要学校几个不同部门做出批示;传统的审批手续往往会造成大量人力和时间的浪费, 办事效率低下, 而且当需要在多个部门同时传递时, 会出现工作任务漏办、错办和重复办的情况, 不便于信息传递的时效性。OA办公系统的应用可以有效的、全面的避免这种错误的发生, 根据流程审批等手续使得处理公文更加有序和规范。

2、档案管理更加科学规范。

OA办公系统的建立, 为档案管理提供了科学化的管理平台。达到了高校各个部门间的信息共享的目的。在公文、信息传递等处理的同时, 可以根据权限设置分档, 通过分类归档, 将分散的信息资源连接在一起, 方便教职工查阅各类文档信息, 为教学科研工作提供了便利。

3、促使管理工作更加规范。

不同的办公方式, 需要不同的管理方式。新的办公方式的出现, 要求办公室管理工作制度也要进一步的完善, 才可以适应信息化的工作形势。建立一套完成的工作规范流程, 制定相关的规章制度, 明确信息的处理、报送和反馈流程, 规定信息传递和处理者的权限, 建立信息化安全保障措施, 使得高校办公室的各项工作有章可循, 有规可依。

三、OA办公系统推动优化高校办公室管理工作

OA办公系统带来了信息化的办公方式, 程序化的信息传递模式, 促使办公管理工作的制度化。传统的办公模式已不再适应现在的办公要求, 这就需要办公室工作人员接受更加专业的知识培训学习, 不仅需要熟悉各种流程, 懂得办公软件的使用, 还要根据OA办公系统的设计及操作方式, 学习和了解新的管理理念, 提升自身业务素质, 更好的适应现代化的办公要求。

通过以上情况来看, OA办公系统给高校办公室管理工作带来了极大的影响和冲击, 其发展与应用是顺应时代的潮流。虽然OA办公系统在实际的推广使用过程中也碰到各种各样的困难, 但在这个信息时代, 一切困难和挑战都会被克服。高校OA办公系统是一项系统、长期的工程, 其建设过程并非旦夕之时, 现阶段应充分利用现在网络技术, 对下一步实施成分论证, 为高校的办公、管理工作提供一个高效、无缝、协助的信息管理处理平台, 为高校的跨越式发展铺平道路。

摘要：OA是office automation的简写, 也叫办公自动化系统, OA办公系统是通过电脑或其他终端进行的操作, 进行办公;利用计算机网络快速便利采集和处理信息的功能, 达到协同工作、资源共享, 提高办公效率的目的, 进而实现办公自动化的新型办公方式。

关键词：新型办公方式,高校办公室

参考文献

[1]李伟红, 刘小淼.高校实施OA系统初期的若干问题及对策——基于某高校办公自动化实践[J].延安职业技术学院学报.2010 (05)

[2]张秀霞, 张丽清.OA技术在行政管理中的应用[J].行政论坛.1998 (03)

企业办公自动化OA系统应用分析 篇9

关键词：办公自动化,OA系统,管理

0 引言

随着信息化和知识经济时代的到来,中国的企业正面临着前所未有的挑战,知识经济时代的企业不再是单纯的金融资本或物质资源作为企业生存发展的根本,而是以企业运作知识为生存发展的根本。

在此之前,公司的办公仍然采用传统的办公模式,各种报告采用逐层提交、逐层审批,在很大程度上制约了办公效率的提高,而且造成了办公资源浪费。为改善这种状况,适应公司的不断发展以及管理水平的不断提高,实施办公自动化(OA)系统已是大势所趋。

1 实施方案

如果一个公司统管几个分公司,可以在公司本部通过内部局域网登录OA系统,各生产基地通过Internet登录OA系统,进行文件接收、新闻查看、经营报表发布,实现本部与各生产基地共同使用OA系统,达到协同办公、信息共享的目标。

(1)软件介绍

在此使用的OA服务器采用Windows 2003 Server操作系统,办公自动化软件采用金蝶K/3 OA系统。K3/OA以先进的群件系统Lotus Note R5为平台,集计算机软件、硬件、网络、通讯、多媒体于一体的基于信息动态交换,协调各部门的活动,以达到单位整体目标的办公自动化应用软件。金蝶K/3 OA基于知识管理(KM)理论,完全采用WEB化设计,实现B/S结构;在整体架构上采用了XML数据接口,所有的模块设计采用独立的数据库,保证了模块的结构化。数据库设计支持自动分库,并且设计了函件数据库进行文件的异服务器传递。

(2)系统网络结构

系统网络结构如图1所示。

(3)服务器设置

OA服务器双网卡,一个网卡设置成内部地址用于公司内部网络访问;另一个网卡连接到防火墙的DMZ端口,设置此网卡的IP信息,在防火墙中设置外网访问规则,达到被外网访问的目的。

2 软件主要功能

(1)登录管理

每个使用者都有自己的用户帐号和密码,以区分每个用户在系统中的权限和使用功能,通过帐号和密码登录系统确保身份和安全。

(2)公文收发管理

公文收发系统是办公自动化系统中重点实现的功能模块。主要是用来实现收发文的自动化处理,缩短文件传阅和办理时间,进而提高各部门办公效率。通过系统菜单“网络办公”中的“收文管理”和“发文管理”可以方便的实现公文的办理和查阅。

(3) 企业工作流

办公自动化系统运行之后,公司的办公流程全部转移到系统中操作。在“企业工作流”模块中,可以实现工作报告提交审批等各种办公业务流的操作。

(4)办公事务

通过办公事务系统可以实现请示汇报和及时发相关信息,提高了各项办公事务的处理效率。

(5)个人事务

实现个人邮件收发和修改个人资料,以及实现日程安排和密码修改及出差授权等功能。

(6)档案管理

实现文件的登记、检索、打印、统计、归档、注销、借阅登记等操作,还可以上传文件的实体或扫描件,及对案卷进行排序、合并等编辑。该功能主要为系统档案管理员使用,其他工作人员主要使用在线借阅档案功能。

(7)网上交流

办公自动化系统集成了“在线交流”和“论坛”功能,可以满足工作人员实时交流和论坛发布帖子的需要,使得办公自动化系统的使用更加灵活和人性化。

(8)辅助办公

可以进行车辆管理、办公用品管理,满足办公室对办公资源的合理调配和管理的需要。

3 实施效果

(1)提高办公效率

可以方便快捷地共享信息,合理使用办公资源。改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理。从而提高办公质量,改善办公条件,减轻劳动强度,高效地协同工作,实现管理和决策的科学化,防止或减少人为的差错和失误,提高工作效率。

(2)节约办公经费

以前一份公文从拟稿到成文,要修改多遍,发文时又要耗费大量的人力物力进行复印和分发,实施办公自动化后,各种文件资料全部电子化,通过电脑管理和存取,实现无纸化办公,减少损失浪费,节约经费支出,减少办公成本。

(3)工作人员责任心增强

实施办公自动化系统之后,工作人员在系统中办公的操作都会被系统记录,使得每一步骤的细节都有据可查,出现问题时责任更加明确,提高了工作人员的责任心。

(4)提高工作人员素质和管理水平

网络办公是管理方法的升华,是一种改革,要求每个工作人员对自身素质培养要更加重视,进一步学好计算机等知识,以适应时代的要求。同时,规范的操作养成良好的习惯,使公司的管理也更加规范,管理水平逐步提高。

(5)保密性增强

原有的纸质办公文件,如果保管不当会造成信息泄露,而应用办公自动化系统之后,由于采用了帐户密码的方式进行了管理,权限分配明确,没有权限的人员看不到保密的文件,也不存在纸质文件流失的可能,大大减少了保密文件信息泄露的几率。

4 结束语

OA系统的应用,可以使公司文件、公司新闻、生产经营报表、规章制度等内容都在OA系统中发布,极大提高了办公效率,节省了办公经费。OA系统应用到各生产基地将更加有利于信息交流和共享,有利于提高管理水平,为整个公司的运作搭建一个统一高效的办公信息平台。

高校OA办公系统实施情况探讨 篇10

1 高校OA办公系统建设的必要性

随着计算机技术及网络技术的推广和普及, 无纸化办公已成为高校办公的发展趋势。高校OA办公系统建设的必要性主要体现在:其一, 高校校园网硬件建设已逐渐完善, 各办公室利用计算机进行工作也比较普及, 且高校办公人员文化素质较高, 对新知识的接受能力较强, 因此, 高校是一个很理想的实施OA办公系统的场所;其二, 高校教学岗位的教师基本没有固定的办公室, 有课则来, 这对教师了解学校最新动态和学校传达行政通知等造成了一定的困难, OA办公系统的建设能够使教师在家也能及时跟学校各部门进行联网, 进行办公;其三, 高校系部和行政办公室都分布在校园各个角落, 特别是近几年来分校区的设立更是加大了高校传送文件的难度, OA办公系统能够让办公人员足不出户传送各种文件;最后, OA办公系统的建设是无纸化办公的必要条件, 符合低碳经济的要求, 有利于节约办公成本, 减少办公环节, 更好的提高办公的效率。

2 高校OA办公系统建设存在的不足

目前, 我国许多高校已初步建立了本校的OA办公系统, 各种各样应用系统也应运而生, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等等, 其他有些是直接通过采购方式取得, 有些是学校依靠自身力量进行开发。这些系统建设水平参差不齐, 且不一定适应高校自身的需求, 在实际应用中也存在各种问题。归纳起来主要有:

2.1 电子签名技术仍未普及

在高校办公流程中, 各类审批程序是一个重要的组成部分, 办公人员经常奔波于学校各个角落找各个领导签名审批, 往往一整个审批流程办下来至少都要好几天, 遇到领导出差等情况则更加冗长, 不仅使办公人员疲惫不堪, 也使审批领导疲于应付。当前正在高校中使用的OA办公系统多数都只停留在会议通知、邮件传送、信息登记等应用层面上, 电子签名技术并为被广泛使用, 然而, 其优点是显而易见的, 它能够使办公人员足不出户便可把需审批的文件送到相关领导的电脑桌面, 而审批领导也能高效率地集中处理, 大大的提高了高校办公效率。

2.2 各种应用系统亟需整合

由于历史原因, 高校各管理部门在选择应用系统方面出现了“各自为政”的不利局面, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等各部门或采购或自行开发的系统都有各自的数据库, 我们通常称之为异构数据库系统, 异构型数据库中各局部数据库管理系统在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制 (有效规则、完整性规则、数据库触发器、存储过程) 等方面存在着许多差异, 未能实现数据共享, 这给高校实际工作造成了极大的困扰, 财务处在发放工资及奖学金时需要采集人事管理系统中教职工的相关信息和学生管理系统中学生的相关信息, 而人事部门在核算教师工资时也需要采集教务系统中教师课时完成情况的相关信息, 学生管理部门在发放毕业证时也需要采集财务系统中学生学费缴纳情况的信息, 然而, 由于各数据库之间未能实现数据共享, 这些工作很难进行, 甚至出现教师离岗但工资照发、学生未缴纳完全部学费而顺利领到毕业证书等情况。因此, 异构数据库中的数据共享问题是当前高校OA办公系统亟需解决的问题。

2.3 系统安全性有待加强

目前建设办公自动化系统大多采用Lotus Notes, Exchange Server作为软件开发平台, 或是采用多层CS (Client Server) 模式, BS (Browser server) 模式 (完全自行开发) , 其办公系统本身各功能模块的设计实现已不存在太多的技术问题, 倒是其系统的安全性一直成为我们开发办公系统的技术关键。[1]高校在人事组织、科研项目、教职工及学生个人信息等数据都有保密需求;教职工工资数据、学生缴费数据、科研成果数据等的安全也是OA办公系统必须保证的需求;在审批程序方面, 防止系统外部人员侵入及操作人员的越权操作等也是我们有效办公的基本保障。

3 当前高校OA办公系统的改进策略

随着高等学校管理对信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高, 迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统, 来完成信息的收集、整理、传递和分析, 实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用。[2]针对目前高校OA办公系统存在的问题, 提出以下几点改进策略:

3.1 引进电子签名技术, 提高审批效率

我国于2005年4月1日起实施的《中华人民共和国电子签名法》规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这部法律的实施为电子签名确立了法律效力。鉴于电子签名技术的引入对高校办公流程中的审批程序有极大的实际意义, 高校的下一步的OA办公系统开发中应根据《电子签名法》规范, 引进在可靠性、正确性、稳定性均有较好保障的技术方案, 积极实施电子签名审批, 配合网络办公的使用。

3.2 从整体角度, 更长远地规划OA办公系统

高校OA办公系统是一项系统工程, 在建设过程中应从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划, 全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设, 按照规划协同地推进学校的办公自动化。整体规划的制定需要在充分了解学校的办公现状、需求, 特别是学校发展对于信息化需求的基础上, 结合信息技术的发展形势做出科学、全面的规划。高校OA办公系统中的主要信息包括财务信息、教务信息、科研信息、教职工信息、学生信息、学校综合信息等几大类。这些信息来自学校的各管理职能部门, 应保证各部门相关信息的同步共享。高校OA办公系统的下一步规划应在充分调查实际需求的基础上, 满足各部门间横向、纵向信息共享的需要, 应仔细研究异构数据库在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制等方面的差异, 把各数据库的分散管理在逻辑上进行集中, 从整体应用的角度建立一个全局数据库, 为高校的长远发展打好坚实的基础。

3.3 加强OA办公系统安全性能

高校OA办公系统的安全是高校办公能否正常运转的关键所在, 应在以下几个方面对OA办公系统的安全性能进行加强:一是在网络安全方面, 可对用户的可访问性运用防火墙技术, 或在wed服务器上安装双网卡, 运行不同协议等措施, 防止系统信息的泄露;二是对于电子签名审批, 应采用更加科学合理的密钥加密算法, 并指定经国家认证的第三方权威机构来颁发密钥证书, 加密的私钥文件必须由专人直接送到电子签名使用者手中, 以保证密钥的安全性和电子签名的权威性;三是在数据安全方面, 应在数据备份方面采取足够措施;最后对使用OA办公系统的人员应加强在保密及数据安全方面的培训。

总之, 高校OA办公系统是一项长期、系统的工程, 其建设过程并非旦夕之间, 我们应该充分利用现代计算机网络技术, 站在整体的高度, 对下一步的实施方案充分论证, 认真实施, 为高校的跨越式发展铺平道路。

参考文献

[1]李文印, 叶润国, 邓春燕, 周斌.办公自动化系统安全性设计及实现[J].吉林大学学报:信息科学版, 2003 (4) .

盾安 全面铺设OA系统促发展 篇11

据了解，盾安集团创建于1987年，经过20多年的艰苦创业已发展成为一家集装备制造、民爆化工、房地产开发、新材料开发、资源与能源开发等产业并行发展的多元化产业集团。拥有员工超过1.4万员工，下属骨干企业70余家。

集团规模的迅速扩展给管理带来了巨大挑战，信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题，导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增加，而效率却无相应增长等情况。为此盾安集团从2004年开始决定在集团内部建设OA协同系统。

“盾安集团的OA需要满足三大要求。”朱向荣告诉记者。首先盾安旗下有70余家公司，横跨6个产业，下设产业集团和二级、三级子公司，组织结构复杂、员工数量多，OA必须要方便集团化管控；其次集团内部的信息化水平差异巨大，有些分公司已经使用了SAP ERP系统，有些还停留在纸上办公，所以OA要在满足日常工作需求的基础上，兼容SAP ERP系统；最后系统要满足集团用户数量大的需求，至少能够支持2000人同时在线，而且要有极大的平台性、灵活性和可扩展性。

办公室OA系统 篇12

二十世纪九十年代信息技术的迅猛发展, 特别是互联网技术的普及应用, 使电子办公的发展成为当代信息化的最重要的领域之一。据联合国教科文组织在2000年对62个国家进行的调查, 89%的国家都在不同程度上着手推动电子办公的发展, 并将其列为国家级的重要事项。数字化和网络化在给高校OA带来便利的同时, 也带来了新问题, 网络安全问题变得越来越重要, 需要建立一个动态的、整体的网络安全体系。

本文从某高校办公OA系统目前存在的安全风险与安全需求分析入手, 结合目前的实际应用情况及未来行业信息化建设的发展规划, 运用先进的网络与信息系统安全的理论和方法, 提出整体安全体系的设计方案。论文首先概述了某高校办公OA系统网络存在的主要安全问题, 从而引出研究的系统问题的必要性。然后, 论文并从信息安全分析了某高校办公OA系统存在的安全风险。针对某高校办公OA系统通信网络安全的实际需求, 提出了网络设备和安全设备的技术选型、安全设计方案及具体的实施方案。

1 系统设计安全原则

高校OA系统安全设计原如图1所示。

系统是要与人交互的, 如果安全体系过于复杂, 则对操作人员的要求也就更高, 这样自然也就降低了系统的安全性。其次, 安全措施的实施不能影响系统的正常运行。安全性分为系统内部安全、访问安全及与其他系统对接时的安全性。内部安全体现在系统数据库的安全以及非法数据屏蔽等, 可通过防火墙、划分网段来防范非法程序对数据库的破坏, 对数据库进行备份, 对录入数据进行核查, 对不满足条件的内容提示修改, 非法数据进行屏蔽。

2 系统安全设计目标

建设某高校高安全可靠的OA系统, 将最先进的安全管理理念与信息安全技术相结合, 实现系统信息共享, 促进OA进步, 让系统更实时, 信息传送更快捷。给高校办公人员带来先进办公方式。具体目标如下:搭建全方位的信息安全保障体系;实现OA系统边界防护安全;实现OA系统的应用平台安全。

3 系统安全方案的架构设计

将某高校高安全可靠的OA系统分四级区域, 分别为校级、院级、系级和互联网区, 总体拓扑结构如图2所示:

系统信息安全体系结构主要从两个方面考虑:数据安全和环境安全, 安全策略总体框架如图3所示。

4 结语

把不同安全级别的网络相连接, 就产生了网络边界。在实际情况中, 如果在网络边界上没有强有力的控制, 则其外部黑客就可以随意出入系统及各个分支机构的网络系统, 内部各种数据和信息就可以随意流出, 那么, 泄露问题就无法避免。本文通过全方位的防护体系确保办公应用环境服务连续;确保网络系统的实时可用性;防止非授权和非法访问网络资源。

参考文献

[1]廖志芳, 杨玺.计算机网络技术与应用.北京:人民邮电出版社, 2009.