OA智能办公系统

OA智能办公系统（精选9篇）

OA智能办公系统 篇1

1 研究背景及目标

1.1 研究背景

随着通信技术、计算机技术和网络技术的高速发展, 学校无纸化办公是一个趋势, 它的有效使用有助于推动学校的发展。这无形中为学校的发展提供了一个崭新的机会。可以说, 自动化办公系统的合理使用, 将让学校的发展进入一个新的高度。

1.2 研究目标

开发的办公系统, 基于学校本身内部管理及发展需求, 不再局限于过去的办公室, 使学校各个部门教师之间即使相隔万里, 依然可以自由办公, 应用PHP、Mysql、Java开发实现学校办公自动化, 管理信息化。它是为学校量身定做的一个自动化办公系统。

2 系统设计

2.1 系统的整体设计

整个系统分为快速通知、公文流转、请假申请、签章申请、数据统计五个版块, 主要流程图, 见图1。

2.2 手机客户端设计

信息传输模块设计。思路:保证数据的安全性;确保用户操作的流畅性。设计:数据传输通过客户端加密 (Des128位通用算法) 后再发送给服务器, 服务器根据秘钥进行解密后再处理, 处理完成后加密发送给客户端, 客户解密后使用, 这样的一个流程就确保了数据在网络传输中的安全性;为让用户有很好的使用体验, 所以在数据的传输或者操作上不能出现等待时间过长、卡顿、无提示等有碍流畅体验的情况, 所以传输使用异步通信的方式, 下面是其函数实现的主体部分:

2.3 (服务器端:PHP) 设计

手机OA最大的优势就是能在任何地方接收到信息, 并及时处理, 所以在提醒方式上本系统做了3 种设计。

2.3.1 邮件提醒

2.3.2 推送通知

客服端在登录时把本机的识别码上传到服务器数据库, 在有新的业务逻辑产生时调用这个函数进行发送。Android:p ush Message To Single (CID, "Android开通了! ") :// 通过个推服务器统一发送。

2.3.3 短息通知

在没有网络的情况下, 如何将新的工作任务发给接收人将是本系统讨论的重点, 在某些极端情况下手机不能上网那么就只能通过手机短息的方式发送消息, 通过购买第三方的短息发送服务, 自定义发送函数如下:

3 结语

开发办公OA是立足当前学校现状, 旨在解决越来越快的信息需求并开启学校无纸化办公的新局面, 目的明确, 意义深远。本系统对部分关键问题进行了完善的可行性分析, 接着做了从概要设计到代码分析步骤, 能够满足正常的学校办公需求。本系统存在的不足:事务流程固定无法适用更为复杂的业务逻辑, 面对不同的学校存在一定的使用差异。改进方向:动态的设置流程已达到不同学校同样适用, 增强程序的健壮性。

摘要：在学校办公流程中, 公文、请假、签章和快速通知是使用极其频繁的, 但是使用纸质和网页的流程却存在许多弊端, 如无法高效的进行年终汇总和统计, 无法及时处理, 无法高效办结等, 本系统开发的初衷就是要高效和及时的解决这些问题。

关键词：Android,OA,Php,Msql

参考文献

[1]W.Jason Gilmore.PHP与My SQL程序设计[M].北京:人民邮电出版社, 2011.

[2]艾佛瑞 (Shawn Van Every) , 巢文涵.Android多媒体开发高级编程[M].北京:清华大学出版社, 2012.

OA智能办公系统 篇2

杭州哲程软件有限公司 的 《哲程协同办公系统》(OA)经过3年的精心打造，是一套高质量、高效率、智能化的办公系统。

系统以办公管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，以通用、易用、稳定、安全为原则，融合了当前最流行的管理思想，为行政企事业单位和中小企业提供了一个先进、高效的现代化信息平台。

☆ 有效提升员工办公效率 哲程协同办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。

☆ 快速提升企业反应速度 对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。

☆ 立刻提升企业执行力 在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。

http:///

杭州哲程软件有限公司

OA智能办公系统 篇3

根据《国民经济和社会发展“十五”计划和2015远景目标》的要求,以国家卫生信息网为基础,重点抓好卫生政务信息网络等网络建设,扩宽网络覆盖面,实现互连互通、资源共享。

卫生信息系统开发和建立,对居民健康保健和疾病防治具有重大意义。因此对国家权威检测机构能否及时做出科学、准确的检测以及应对公共突发卫生事件的快速反应能力提出了更高的要求,传统的人工管理模式在这种形式下已显得不太适应。做为权威的检测机构-疾病预防控制中心也必须及时转变机构的管理理念,本着遵循“合理利用信息技术并使其在最大限度内得到共享;从整体上提高本身及其下属机构的管理水平、降低管理成本”的服务原则,利用成熟而又先进的INTERNET/INTRANET技术,构建先进的网络平台,以实现机构高效、科学运作和规范化管理。

2 网络架构设计

系统采用内外网物理隔离模式,按照“统一规划、需求主导、资源共享、安全保密”的指导思想来设计实施。采用J2EE技术构建三层B/S/S应用架构,该结构将应用逻辑全部置于服务器上,客户端利用WEB浏览器下载应用,在浏览器上执行。使用基于J2EE技术的服务平台,采用Asp.net并结合Active X技术,使用Java语言编写,完成系统的界面部分(前台)。Java中间件平台支持IBM Websphere6.1或者Tomcat6.0。使用oracle 11g建立数据库(后台)。

3 系统结构设计

3.1 系统平台的搭建

系统基于统一的电子政务支撑平台基础之上,实现办公自动化系统的搭建。该平台主要包括用户管理接口、组织机构管理接口、用户组管理接口、功能权限树管理接口、角色管理接口、系统日志接口、数据交换接口等功能。

3.2 单点登录和应用集成设计

在本次系统建设中将依托办公系统系统进行身份验证,借助系统建设将对原有系统整合,实现单点登录,网站系统只需在主界面上建立连接即可,其它系统,需要采用以下方式实现单点登录:(1)用户映射。以办公系统中用户基准用户,其他系统中用户与其建立映射关系,为单点登录提供保障。(2)身份验证。可采用抛送用户名、口令方式或通过用户凭证、令牌等方式进行身份验证,对采用令牌方式需要原有系统在身份验证上进行相应开发进行身份验证及相关信息映射。

3.3 系统功能设计

OA智能办公系统根据功能分为公文管理、会议室管理、人事管理、车辆管理、信息管理、个人工作台和系统维护七大模块。(1)公文管理模块:对日常公文管理主要包括发文办理、收文办理、阅件办理流程组成,实现公文的发文、收文以及其它事务性审批工作。(2)会议室管理模块:实现会务信息的统一安排和管理,包括会议计划、会议安排、人员、时间、场地、会议通知、会议纪要等全过程的自动化管理。(3)人事管理模块:与传统的人事管理不同,由中心办公系统搭建的人力资源管理通过与其他模块的协同工作,实现人力资源管理的全方位化和个性化。(4)车辆管理模块:功能说明:对车辆的基本信息进行记录,可以进行添加、修改、删除和查询功能。用车申请及安排车辆驾驶员。(5)信息管理模块:电子通知、电子公告板。(6)个人工作台模块:系统为每个用户提供个人工作台,它包括个人事务、常用功能、个人信息、任务计划四个模块。(7)系统维护模块:系统维护是对整个系统的的权限管理、用户管理、流程管理、系统还原与备份、数据库管理、门户管理、字典管理、菜单管理、各类性能统计等进行管理。(8)安全设计:包括身份验证、权限管理、日志管理、数据备份、内容过滤。

3.4 数据库的设计

支持Oracle Database 11g。三种维护方式:本地维护:由管理员直接进行空间数据的编辑、修改。地址空间维护:随着时间的发展,原来的部分空间地址信息存在着变更的可能,同时各相关单位也会有最新的业务统计表格,这些数据的更新和维护可利用地址自动匹配技术实现对表格数据进行空间定位。这样最新的业务资料信息可以方便地更新到系统数据库中。数据提取:在授权情况下,由中心直接访问各下属单位业务子系统数据库,从中自动抽取所需的业务数据。

4 关键特征问题的解决

统一资源管理体系:功能是建立统一的资源管理模型和体系,包括统一的用户管理、统一的授权管理、统一的目录管理、日志管理、备份管理等。通过统一接口为其他功能模块提供用户授权服务和目录服务。

数据安全保障:中心网络系统的数据采用服务器双机热备份的方式,一台服务器配备了以四块硬盘组成的RAID 5加热备盘,一台服务器配备了以两块硬盘组成的RAID 1加热备盘。选用JVC大容量光盘塔。对于系统关键的业务数据可采取将备份格式转换为非通用格式进行存档备份。

5 结束语

随着OA智能系统一期在济南市疾控中心的全面实施,系统在公文生成及流转、人事管理等方面的解决方案得到了用户的首肯,同时,对系统的扩充性和安全性方面提出了更高的要求。双方项目组计划在系统二期开发中,首先根据业务需要扩充系统数据库对国内各类最新的检验标准的支持。其次,在安全性方面,计划在系统二期实现电子证书认证,实现电子签名。签名完成后的文件内容一旦被修改过,手写签名和电子印章立即失效,达到了用户对安全性的要求。总之,在系统二期开发中将使系统应用覆盖范围更广、功能更加完善。

参考文献

[1]杜龙.办公自动化的国内外发展状况及未来的发展方向[J].电脑知识与技术,2009,(9):36-37.

[2]王茜,邹悦临.B/S三层架构模式的使用分析.企业技术开发(下半月),2009,(6):108-108.

OA智能办公系统 篇4

行之有效的OA办公系统培训方法

早在上个世界末，OA(万户OA官网：)办公系统在国外就已经开始引发企业管理方面的改革，减轻企业发展所面临的压力和负担，创造信息化价值。如今，OA办公系统开始在国内普及应用，助力企业不断完善管理模式，拥有更高效的执行力。在这个过程中，OA办公系统的实施是个重要环节，以培训为例。

众所周知，OA办公系统在企业中的应用是一个复杂的系统工程，因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程;不仅涉及软件应用而且需协调组织;与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好OA办公系统就必须有好的实施，其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量，更重要的是对实施过程的控制。事实上，OA办公系统能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响，事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。

尤其是当OA办公系统经历过一系列的复杂操作，终于成功上线了，如何进行培训则成为需要重点考虑的问题。不少企业采取一刀切的方法，将全体员工集中起来以会议的形式，将整个办公自动化系统的使用过程从头到尾悉数讲解一遍，实际效果却往往不尽如人意。实际上，一方面将OA系统所有的功能讲清楚需要很长时间，讲得累，大家听得也累;另一方面各部门对其它部门业务不熟悉，不愿听也听不懂。

对此，成立于1998年，在协同软件领域内独树一帜的万户根据多年来的成功经验，提出了自己的见解。目前，万户总部位于北京，在上海，广州，南京，合肥，天津等多个城市设有分公司和办事处，目前全国有300多名员工，研发和技术支持人员的比例将近一半。成立10余年以来，万户始终在OA协同管理领域深耕细作，截止目前已经积累3000多家案例客户，6000多个项目经验，是一家在OA领域专业性强，注重技术实力和研发的协同管理厂商。在万户看来，OA办公自动化培训应该分角色、分批次进行，总结如下：

1、管理员的培训

系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。建议由本单位内懂技术的员工担任系统管理员一职，并由OA办公系统供应商直接对系统管理员进行培训。

2、各部门主管的培训

各部门主管的培训也非常重要，他们是各部门的直接领导人，对OA办公系统的后期推广、应用起着带头、指导和监督的作用，只有他们会用并且愿意用，才能将OA办公系统的成功应用落到实处。

3、一般用户的培训

一般用户是使用OA办公系统最频繁的人群，对他们的培训应该更细化、更有针对性。-1-

和您一样，内行青睐万户OA

万户建议由各部门主管对其部门员工进行培训，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式，这样有助于用户更快地熟悉系统。对于OA办公系统，很多企业员工都有不同程度的抵触心理，一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪，另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。如可以采用分享一条知识奖励一定金额的方式，带动一部分人分享知识的积极性，等到整体员工都有这种意愿时，即可取消奖励机制转而采取惩罚机制，以处罚仍不使用OA办公系统的员工。

4、企业高层领导人

实际实施案例中，我们发现很多企业高层领导人年龄偏大，对计算机不熟悉，学习新东西比较慢;又或者他们一般比较忙，坐下来听讲解的时间非常有限。针对这种情况，建议先对他们常用的查阅、审批功能进行讲解，后期再慢慢的培训其它方面的使用。

OA办公系统的安全探析 篇5

关键词：OA办公系统,架构,安全机制

随着现代信息化水平不断提高,工作中对OA办公自动化系统的应用越来越广泛,并且已经逐步取代过去复杂的手工办公方式,以及传统的文件传输方式,极大地提高了工作效率。在人们享受自动化带来的便捷的同时,也存在一些严重的安全问题,这就造成OA办公系统文件在进行网络传输过程中经常会受到网络安全的影响,导致还不能完全脱离手工办公。

一、OA办公系统

OA办公系统是Office Automation System的缩写,指办公室自动化或自动化办公。OA办公系统是一个动态的概念,随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进,OA办公系统的含义也在不断更新改进和充实中。

近年无线局各发射台的网络建设迅速发展,为台里工作带来诸多便利,替代过去的手工办公,逐步实现“无纸”办公,不仅节约大量的人力物力,而且提高办公效率。同时与天南海北的兄弟台站间的联络与交流变得简单方便;与此同时在使用网络的过程中,网络安全的重要性也越来越显现,特别是关系到安全播出的OA办公网和技术网。因而提高网络安全就成为一项重要的工作。

二、办公信息系统架构设计作用

随着办公系统的发展,系统架构越来越复杂,架构对一个系统来说越来越重要。一个良好的架构不仅对系统的升级开发起到指导性作用,而且还能有效降低系统开发管理的复杂性,提高复用的程度,减少系统开发的成本等,可以说它是信息系统详细设计等阶段的基础,使得不同的受益人及开发人员达成一致的目标,确保设计思路被清晰地传达和理解。近些年逐步发展起来的云计算为系统架构设计提供了新的思路。云计算能够提供动态资源池和虚拟化平台,给用户提供一种安全的、快速的、便捷的数据存储服务和计算服务,具有满足办公信息系统各种业务变化与各种软件应用能力,通过把复杂的计算从客户端转移到了云中,为企业建设信息化、智能化和移动化的办公信息系统搭建提供了强有力的基础和保障。

三、OA信息安全

许多单位为方便办公建立局域网,而这些局域网多使用TCP/IP网络,这个网的特点是标准的基础技术、独特的信息资源、较高的信息敏感度和严格的安全要求。而网络的安全性就是指保障网络信息的保密性、完整性、网络服务可用性和可审查性。网络中各节点在网络管理实体的控制下与管理站通信,交换管理信息对象的广播数据是在每一个网络中都会出现。如果管理的不好,广播数据将严重损害网络的性能,并可能导致整个网络的崩溃。而网络安全存在的威胁因素包括网络的中断、系统的破坏、数据的丢失等非人为因素,还有许多人为因素主要是利用系统资源内部的脆弱环节侵入而产生的。具体情况分为四种类型:(1)通信被中断,信息变得无用或无法利用。(2)未经授权的入侵者访问了信息资源。(3)未经授权的入侵者不仅访问了信息资源而且篡改信息破坏信息的完整性。(4)未经授权的入侵者在系统中添加伪造的内容。

因而针对网络安全问题的解决方向就是消除安全的脆弱环节,使网络保证其信息系统资源的完整性、准确性和有限的传播范围,并要求网络可能向网络内的用户有选择地及时提供各自应得的网络服务。保证网络安全的机制分为两类,一类与安全服务有关,用来实现安全服务;另一类与管理功能有关,用于加强对安全系统的管理。总的说来网络安全机制主要是要解决保护网络重要资源不被复制、删除、修改与窃取。

(1)加密机制。加密机制可用来加密存放着的数据或流通中的信息;它既可以单独使用,也可以同其他机制结合使用。一般有单密钥系统和公开密钥系统。

(2)数字签名机制。数字签名机制由两个过程组成:对信息进行签字的过程和对已签字的信息进行证实的过程。前者要使用签字者的私有信息,例如私有密钥。后者使用公开的信息和过程,例如公开的密钥,已鉴定签字是否由签字者的私有信息所产生。数字签名机制必须保证签字只能由签字者的私有信息产生。

(3)访问控制机制。访问控制机制根据实体的身份及其有关信息,决定该实体的访问权限。访问控制机制的实现通常采用以下某一或某几个措施:访问控制信息库、认证信息(例如口令)、安全标签等。

(4)数据完整性机制。在通信中,发送方根据要发送的信息产生一条额外的信息(例如,效验码),将后者加密以后随信息本体一同发出;收方接收到信息本体以后,产生相应的额外信息,并与接收到的额外信息进行比较,以判断在通信过程中信息本体是否被篡改过。

(5)认证交换机制。用来实现同级之间的认证,可以使用认证信息。也可以使用实体所具有的特征。认证分为实体认证和消息认证两种。实体认证是识别通信对方的身份,防止假冒,可以使用数字签名的方法。消息认证是验证消息在传送或存储过程中没有被篡改,通常使用消息摘要的方法。消息摘要不是身份认证的方法。

(6)防业务流分析机制。通过填充冗余的业务流来防止攻击者进行业务流量分析,填充过的信息要加密保护才能有效。

(7)路由控制机制。为了使用安全的子网、中继站和链路,既可预先安排网络中的路由,也可对其动态地进行选择。安全策略可以禁止带有某些安全标签的信息通过某些子网、中继站和链路。连接的发动者也可规定一些路由的要求。

(8)公证机制。公证机制是由第三方参与的签名机制。基于通信双方对第三方的绝对信任。让公证方备有适用的数字签名、加密或完整性机制等。当实体间互通信息时,就由公证方利用其所提供的上述机制进行公证。有的公证机制可以再实体连接期间进行实时证实,有的则在联接结束后进行非实时证实。公证机制既可防止接收方伪造签字,或否认收到过发给它的信息,又可戳穿发送方对所签发的信息的抵赖。

4、结束语

OA办公系统的开发与设计 篇6

OA办公系统(Office Automation),又称办公自动化系统。但是对于OA办公系统,并没有任何一个权威部门能够给出一个全面、准确的定义。因为OA办公系统是与计算机编程和网络通信相结合的一门学科,随着计算机相关技术的飞速发展,OA办公系统也随之不断更新换代,任何时刻给出的任何定义都是已经或者很快过时的,因此,OA办公系统可以笼统的看作是一个动态的概念。

OA办公系统是应企事业单位对无纸化办公需求的一种集中体现。把过去日常工作中的文件流转、事务申报等等事项,通过计算机,通过网络来实现,员工不必拿着厚厚的打印材料去不同的部门申报、盖章。

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟,功能也由原先的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化,使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

2 OA办公系统需求分析

此次OA办公系统的设计是应某管道公司委托设计,,构建面向内部的企业门户,初步实现了员工访问企业信息和应用的统一入口。通过企业门户建设,整合企业内部信息资源,实现处级、站级的横向信息共享和统一访问,为员工访问企业信息和应用提供统一入口,使其成为一个企业知识共享的中心,提高企业对信息和应用的利用能力;建立企业安全认证体系,实现安全认证及统一身份管理等;通过OA升级和改造,优化完善OA系统各项功能,充分满足广大员工日常办公、协作交流的需要。

主要完成如下功能:

1)系统管理:包括部门管理、用户管理、权限管理、日志管理、数据备份等功能。

2)隐患跟踪:分为站级隐患、处级隐患、观察项、上报明年计划项。按期完成隐患进行隐患整改、隐患审核、隐患评估等功能;未按期完成隐患小信封提醒。

3)公文流转:包括发文、收文、公文传阅等功能。

4)车辆管理:实现车辆统一调度功能。

5)施工计划管理:实现对施工计划的统一管理功能。

6)物资管理:实现站场、科室物资集中管理功能。

鉴于论文篇幅,本文仅简要介绍系统管理模块和施工计划管理模块的设计与实现。

3 系统管理模块

部门管理:

编辑单位基本信息;

对本单位的部门进行管理,可增加或删除部门。当删除部门,该部门下的员工被作为“自由人”,可编入其他部门;

部门可进行分级,即可包含子部门;

部门中可设定职务。

用户管理:

新建、删除用户,为用户选定部门及职务;

支持用户工作调动;

支持用户身兼多职;

用户密码初始化,密码可修改。

权限管理:

系统默认权限为初始设定,管理员可进行修改;

可针对某一用户进行权限的调整。

日志管理:

任何用户对系统的操作(包括添加、修改、删除等操作)均会被记录下来,供管理员查看;

可按时间顺序查看日志;

可分类查看日志;

数据备份:

数据备份功能可实现对系统数据的备份,保证数据的安全。当系统维护出现故障时,系统管理员可将系统恢复到最近备份数据当天的记录(数据自动备份的周期尽量短,最早的数据自行删除)。

自动备份功能,用户自定义备份日期和时间并指定备份路径,系统会自动将数据备份至指定驱动器;手工备份功能,用户可不定期的进行手工备份,可“一键备份”数据。

4 施工计划管理:

施工计划分为周计划和月计划两种。该功能可实现施工作业计划的汇总:

1)各二级单位及各专业的工程师每周四12点前上报下周施工计划,超过12点,系统关闭。系统小信封每周三自动提醒(各站指定用户),填写提交完成后,填写人不得修改,需向施工管理员申请。内容包括作业内容、作业性质、是否影响供气、开始时间、结束时间、联系电话等。

2)施工管理员可对所有的施工作业计划进行查看、修改,随时检查完成情况,并归档。超出结束时间的,系统自动在“变更原因”中修改为延期,管理员需重新填写“作业所需时间”(开始时间不变,结束时间顺延)。每周四12点后,小信封提醒审核。

3)对在计划时间内未完成的各项内容,各站及各专业要重新填写作业所需时间、计划开始时间、计划结束时间,并在备注栏内注明延期;计划管理员在确认无误后,提交河北输气管理处周施工作业计划。生产科计划管理员(设备专业工程师)施工计划管理员审核各专业及站场上报的周施工作业计划;

4)审核提交后,系统归档关闭,自动生成表格,确定保存位置,同时将自动生成表格转发到公司指定工程师(郭民),且小信封提醒将该表转发成功。各站、管道科、生产科各专业工程师填写施工作业计划提交后,可实现自动保存(以便今后查询),保存期一年,其它(综合表格、自动生成表格)保存期同为一年。

5 结论

OA发展到现在,其内涵已经发生了根本的转变,从最初的文档管理发展成为企业的信息化中心平台,可以说是完成了从一个士兵到将军的转变。目前对传统OA需求呼声最高的还是,希望能把OA扩展到手机上,公司管理者随时可以看到待审批事件。当然,这个转变从理念上说已经完成,但从应用上来说还刚刚开始,我们可以肯定的说,平台化的时代已经到来。

参考文献

[1]祁淑霞.企业OA系统的发展趋势[J].科技信息,2006(8).

[2]马振婴,郑磊.基于Lotus Domino/Notes与基于Microsoft Exchange Server平台OA系统开发技术的比较和研究[J].计算机应用研究,2003(9).

[3]唐婷.企业OA系统的分析与设计[J].成都电子机械高等专科学校学报.2005(3).

高校OA办公系统实施情况探讨 篇7

1 高校OA办公系统建设的必要性

随着计算机技术及网络技术的推广和普及, 无纸化办公已成为高校办公的发展趋势。高校OA办公系统建设的必要性主要体现在:其一, 高校校园网硬件建设已逐渐完善, 各办公室利用计算机进行工作也比较普及, 且高校办公人员文化素质较高, 对新知识的接受能力较强, 因此, 高校是一个很理想的实施OA办公系统的场所;其二, 高校教学岗位的教师基本没有固定的办公室, 有课则来, 这对教师了解学校最新动态和学校传达行政通知等造成了一定的困难, OA办公系统的建设能够使教师在家也能及时跟学校各部门进行联网, 进行办公;其三, 高校系部和行政办公室都分布在校园各个角落, 特别是近几年来分校区的设立更是加大了高校传送文件的难度, OA办公系统能够让办公人员足不出户传送各种文件;最后, OA办公系统的建设是无纸化办公的必要条件, 符合低碳经济的要求, 有利于节约办公成本, 减少办公环节, 更好的提高办公的效率。

2 高校OA办公系统建设存在的不足

目前, 我国许多高校已初步建立了本校的OA办公系统, 各种各样应用系统也应运而生, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等等, 其他有些是直接通过采购方式取得, 有些是学校依靠自身力量进行开发。这些系统建设水平参差不齐, 且不一定适应高校自身的需求, 在实际应用中也存在各种问题。归纳起来主要有:

2.1 电子签名技术仍未普及

在高校办公流程中, 各类审批程序是一个重要的组成部分, 办公人员经常奔波于学校各个角落找各个领导签名审批, 往往一整个审批流程办下来至少都要好几天, 遇到领导出差等情况则更加冗长, 不仅使办公人员疲惫不堪, 也使审批领导疲于应付。当前正在高校中使用的OA办公系统多数都只停留在会议通知、邮件传送、信息登记等应用层面上, 电子签名技术并为被广泛使用, 然而, 其优点是显而易见的, 它能够使办公人员足不出户便可把需审批的文件送到相关领导的电脑桌面, 而审批领导也能高效率地集中处理, 大大的提高了高校办公效率。

2.2 各种应用系统亟需整合

由于历史原因, 高校各管理部门在选择应用系统方面出现了“各自为政”的不利局面, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等各部门或采购或自行开发的系统都有各自的数据库, 我们通常称之为异构数据库系统, 异构型数据库中各局部数据库管理系统在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制 (有效规则、完整性规则、数据库触发器、存储过程) 等方面存在着许多差异, 未能实现数据共享, 这给高校实际工作造成了极大的困扰, 财务处在发放工资及奖学金时需要采集人事管理系统中教职工的相关信息和学生管理系统中学生的相关信息, 而人事部门在核算教师工资时也需要采集教务系统中教师课时完成情况的相关信息, 学生管理部门在发放毕业证时也需要采集财务系统中学生学费缴纳情况的信息, 然而, 由于各数据库之间未能实现数据共享, 这些工作很难进行, 甚至出现教师离岗但工资照发、学生未缴纳完全部学费而顺利领到毕业证书等情况。因此, 异构数据库中的数据共享问题是当前高校OA办公系统亟需解决的问题。

2.3 系统安全性有待加强

目前建设办公自动化系统大多采用Lotus Notes, Exchange Server作为软件开发平台, 或是采用多层CS (Client Server) 模式, BS (Browser server) 模式 (完全自行开发) , 其办公系统本身各功能模块的设计实现已不存在太多的技术问题, 倒是其系统的安全性一直成为我们开发办公系统的技术关键。[1]高校在人事组织、科研项目、教职工及学生个人信息等数据都有保密需求;教职工工资数据、学生缴费数据、科研成果数据等的安全也是OA办公系统必须保证的需求;在审批程序方面, 防止系统外部人员侵入及操作人员的越权操作等也是我们有效办公的基本保障。

3 当前高校OA办公系统的改进策略

随着高等学校管理对信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高, 迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统, 来完成信息的收集、整理、传递和分析, 实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用。[2]针对目前高校OA办公系统存在的问题, 提出以下几点改进策略:

3.1 引进电子签名技术, 提高审批效率

我国于2005年4月1日起实施的《中华人民共和国电子签名法》规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这部法律的实施为电子签名确立了法律效力。鉴于电子签名技术的引入对高校办公流程中的审批程序有极大的实际意义, 高校的下一步的OA办公系统开发中应根据《电子签名法》规范, 引进在可靠性、正确性、稳定性均有较好保障的技术方案, 积极实施电子签名审批, 配合网络办公的使用。

3.2 从整体角度, 更长远地规划OA办公系统

高校OA办公系统是一项系统工程, 在建设过程中应从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划, 全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设, 按照规划协同地推进学校的办公自动化。整体规划的制定需要在充分了解学校的办公现状、需求, 特别是学校发展对于信息化需求的基础上, 结合信息技术的发展形势做出科学、全面的规划。高校OA办公系统中的主要信息包括财务信息、教务信息、科研信息、教职工信息、学生信息、学校综合信息等几大类。这些信息来自学校的各管理职能部门, 应保证各部门相关信息的同步共享。高校OA办公系统的下一步规划应在充分调查实际需求的基础上, 满足各部门间横向、纵向信息共享的需要, 应仔细研究异构数据库在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制等方面的差异, 把各数据库的分散管理在逻辑上进行集中, 从整体应用的角度建立一个全局数据库, 为高校的长远发展打好坚实的基础。

3.3 加强OA办公系统安全性能

高校OA办公系统的安全是高校办公能否正常运转的关键所在, 应在以下几个方面对OA办公系统的安全性能进行加强:一是在网络安全方面, 可对用户的可访问性运用防火墙技术, 或在wed服务器上安装双网卡, 运行不同协议等措施, 防止系统信息的泄露;二是对于电子签名审批, 应采用更加科学合理的密钥加密算法, 并指定经国家认证的第三方权威机构来颁发密钥证书, 加密的私钥文件必须由专人直接送到电子签名使用者手中, 以保证密钥的安全性和电子签名的权威性;三是在数据安全方面, 应在数据备份方面采取足够措施;最后对使用OA办公系统的人员应加强在保密及数据安全方面的培训。

总之, 高校OA办公系统是一项长期、系统的工程, 其建设过程并非旦夕之间, 我们应该充分利用现代计算机网络技术, 站在整体的高度, 对下一步的实施方案充分论证, 认真实施, 为高校的跨越式发展铺平道路。

参考文献

[1]李文印, 叶润国, 邓春燕, 周斌.办公自动化系统安全性设计及实现[J].吉林大学学报:信息科学版, 2003 (4) .

OA智能办公系统 篇8

目前,国内许多地方党校大都建立了机构内部网的OA平台。应该说这些OA平台某种程度上降低了地方党校的运作成本,实现了无纸化办公的目标,但并没能完全开发利用OA平台的功能。比如,这些OA平台只是简单搭载在官方网站上,缺乏内外网的无缝衔接,无法与业务对象实现双向的沟通,无法提高各个部门工作的协同性等。有鉴于此,本人在深入分析地方党校办公办学特点的基础上,结合办公自动化技术,提出了建设地方党校新型OA平台的参考建议。

1 我国办公自动化的发展及现状

随着上世纪70年代个人电脑的出现,我国企业和党政机关开始了办公自动化进程,实现了个人办公的自动化,提高了文件处理水平,实现了文档的无纸化转变。到上世纪90年代,互联网技术和协同办公技术进一步推动办公自动化的发展,进入了办公流程自动化时代,实现了数据、信息、设备的共享,传统的手工方式也转向工作流自动化方式。办公自动化从单一电子文档的处理变成多部门协调的内部网络办公系统。这虽在某种程度上解决了信息孤岛问题,但还存在很多其他问题,比如某些部门的信息传递和事务交接仍需人工操作,领导与职工、部门与部门无法及时沟通,无法真正实现所有部门的协同工作等。进入21世纪,办公自动化实现信息处理向知识管理的转变,集信息处理、业务流程和知识管理为一体。它不仅能够为单位领导层提供决策支撑,而且基本实现移动办公、远程办公和单位内部工作流程自动化办公,达到快捷传递信息和改变工作方式的效果。

当前,各企业和党政机关大都建立了相应的OA平台。主要实现了流程审批、协同工作、公文档案管理、电子论坛、任务管理、会议管理、门户定制、问卷调查和信息发布等功能。OA平台贯穿了生产、销售和售后服务整个流程,提高了领导与职工之间、各部门之间的协同性,是单位、企业提高整体运转能力、进行判断决策的重要平台。而地方党校的OA平台目前大多停滞在公文流转和流程审批环节上,并没有充分利用OA平台的功能,难以满足地方党校办公办学的需求。

2 地方党校办公办学特点

2.1地方党校的基本性质

当前,我国的干部培训主要集中在地方党校、行政学院、社会主义学院、延安干部学院、井冈山干部学院和浦东干部学院。而地级市的干部培训主要在前三所学院进行,且大多合并为一个单位,简称地方党校。地方党校主要是对学员进行党性、党史、党风和革命传统、马克思主义理论、中国特色社会主义理论体系、公共行政管理、领导能力、依法行政和忠诚党国等方面的教育培训。

2.2地方党校的业务范围

随着国家经济社会快速发展,各类型企事业单位对职工的知识结构、工作技能和个人修养等方面培训的需求越来越大。地方党校利用自身拥有的资深教师队伍、成熟的培训流程和完善的硬环境条件,除了对地方干部进行常规培训(也称为主体班培训)外,也开展多类型、专题的成人培训(称为非主体班培训),比如:与中央党校、高校合作的在职研究生教育、高层次人才研修班培训和专业技术人员的继续教育培训等等。

2.3地方党校的学员特点

地方党校主体班的学员主要来自地方各机关单位的公务员。在职研究生教育主要对象是本区域的处级干部和本科学历的成人。高层次人才研修班的学员主要是具有副高以上职称的人才。而专业技术人员继续教育主要是为评职称的事业单位人员提供的培训。由此可见,地方党校培训的学员来自各行各业、层次高低不齐、身份各有不同。

2.4 地方党校的教学特色

地方党校可以说是地方干部培训的主阵地。其主体班教学主要是结合时代发展的需要,满足当代领导干部的需求,进行党的革命传统、党性锤炼、基本国情教育和国家发展思路等方面的宣讲教育。主要采用传统的课堂授课、情景模拟、案例教学、现场教学、分组讨论等方法进行培训。除此之外,地方政府和党委要求党校充分发挥智库、思想理论阵地和科研咨政的作用,为市委、市政府提供决策参考。这也促进了地方党校教学和科研考核制度的完善,保障了各类型培训的教学质量。

2.5 地方党校的办公管理

地方党校的日常办公包括了公文的审批和流转、档案管理、教学计划安排、学员管理、学员咨询报名、后勤保障服务、图书馆信息服务、官网信息发布等。大多数地方党校OA平台只开发了内部办公功能,还没实现整个工作流程的数字化、网络化。比如,采用纸质传真、现场报名缴费、餐饮住宿人工服务、学员手册纸质化、学员培训无电子档案、教学课件课程无法网上点播、图书馆数据库利用率不高等。

3 地方党校OA平台的建设

基于以上对地方党校办公办学管理的剖析,该文提出以下建设地方党校OA平台的参考建议,以期未来的地方党校OA平台能够增强各科室的工作协同性,注重人性化设计提高OA平台的使用率,实现学员管理的针对性、持续性和完整性,实现地方党校OA平台内外网络无缝对接,达到办公管理、教学服务和培训流程全面数字化、网络化的目标,形成独具特色的地方党校办公文化,进一步提高地方党校办学质量和拓宽办学业务。

3.1 培训人员引进人才

由于我国计算机网络技术知识普及较晚,部分教职工惯于采用手工、纸质记录传递信息,难以快速、自如地使用OA平台。解决的方法主要有两种:在不影响安全性、系统性和合理性的前提下,对OA平台各功能操作上注重人性化设计,尽可能方便使用;加强对教职工的计算机信息技术的培训。另外,地方党校必须引进计算机专业类人才,负责OA平台的维护管理,及时排查、解决OA平台的问题,保障OA平台正常运转。

3.2 设计学员管理功能

学员管理成功关键是培训前期的调研,只有真实、准确把握学员培训的需求,才能明确培训的目标,进而有效的考核培训的效果。受到地方党校调研条件不足的制约,在OA平台上应针对性设置一个学员培训需求调查问卷,及时了解学员需求。

目前,大多地方党校OA平台只供内部职工使用,并没有充分利用。学员培训管理比如咨询、通知、报名和缴费等工作可以考虑通过OA平台实现数字网络化管理。地方党校OA平台中应设计开发学员管理系统功能。这样不仅学员可通过OA平台便捷办理入学手续,及时掌握培训信息,而且地方党校也能够通过OA平台掌握学员的电子培训档案,更有针对性的开展培训创新工作,实现学员管理的针对性、持续性和完整性。

3.3 完善教学管理功能

地方党校的教学一般具有针对性和时效性,能够正确的解读中央和地方的政策,深入研究经济社会发展变革并提供分析现实问题的理论工具。许多学员都有政策解读和联系实践的理论需求。而地方党校的教学条件有限,现场教学也无法完全满足每个学员的培训、学习需求。那么,地方党校在专题性培训后,可将相关课件、讲义、视频等教学资料放到地方党校的OA平台,供学员和教职工下载点播,实现网络教学和资源共享。这不仅让学员可以随时随地进行有针对性的学习,提高教学效率和效果,同时也是党校教师学习交流、提高教学能力的一个途径。

3.4增强后勤管理功能

地方党校的学员来自全国各地,其饮食习惯各有不同。而地方党校餐饮一般是酒店式管理模式,以自助餐为主。有些学员不到食堂吃饭,没有提前通知后勤部,或者因不合口味吃得很少,造成巨大的浪费。因此,在地方党校的OA平台上应设计学员饮食预约下单系统。后勤部不仅可及时掌握就餐的人数,也可提前了解学员的餐饮要求,针对特殊的需求,也可提前安排。学员也可通过饮食预约下单系统对地方党校的饮食评分,促进地方党校饮食服务质量提高。

3.5 完善图书馆信息建设

浅谈OA系统的数据清理 篇9

办公自动化系统 (Office Automation System, OA) , 是基于网络互连的分布式软件系统, 通过有效的资源共享和信息交流、发布, 达到提高工作效率, 降低劳动强度, 减少重复劳动的目的。

一个常见的OA系统应包括以下功能[1]:

工作流转功能, 如公文处理、日常审批、工作监控、修改痕迹保留等。

文件管理功能, 如可以根据需要设置文件库, 文件库中提供多重访问权限控制等。

信息发布功能, 如电子公告、在线新闻、电子论坛等。

内部通讯功能, 如电子邮件、即时通讯等。

辅助办公功能, 如会议室管理、日程安排、物品管理、人事管理、考勤管理等。

为完成上述功能, 典型的OA系统多采用基于J2EE技术的Web应用系统[2], 既可以方便地存取数据, 也可以对JSP、EJP和XML等提供良好支持。Web中应用程序除了访问数据库数据外, 一般还要访问非数据库数据, 特别是XML文档[3]。所以, OA处理的数据从文件形式上可以分为数据库文件和文档文件两大类。数据库文件主要是工作流、邮件等的相关记录, 如流程名称、流转环节、审批意见、收件人、发件人等。文档文件则既包括独立的文档, 如文件库中的文档, 也包括各类流程、邮件、公告和新闻的附件, 而且由于其不局限于文本, 还可以是图纸、照片等, 因而往往文件较大。

2 数据清理的重要性

一个OA系统成功上线运行后, 随着时间的推移, 系统内就会积累大量的数据。这些数据从有效性的角度可以分为两类:一类是正常业务的记录, 是有效数据;一类是因各种原因而产生的无效数据或垃圾数据。

出于下述几个方面的考虑, 应对OA系统的数据进行清理:

2.1 减少系统资源占用, 提高系统运行速度

这是针对OA数据库文件中的垃圾数据而言的。数据库文件中存放着工作流、邮件等的相关记录, 而且一般会将进行中的流程与已完成的流程记录文件分开存放。在尚未完成的流程文件中, 伴随着工作流程和邮件等的流转, 会记录下各个环节的办理人、办理时间、审批意见等内容;当一个工作流完成了全部环节后, 就会从尚未完成的流程文件中转入已完成的流程文件中, 并供历史查询。一个尚未完成的工作流, 或由于实际工作已不需要而不再流转下去, 如人事经理发起的为某核心员工加薪的请示流程尚未完成全部审批, 该员工已不辞而别, 这个流程显然已没有必要再流转下去;或由于软件本身的故障, 导致工作流无法正常流转完成后续环节。这都导致在尚未完成的流程文件中, 产生了垃圾数据, 并造成流程文件增大, 从而在OA系统运行时占用更多的资源, 系统运行速度由此而下降。

2.2 节约存储空间

这是针对OA系统中的垃圾数据而言的。因为只有有效数据才有存储的价值, 垃圾数据只是白白浪费了存储空间。OA系统将数据存在服务器磁盘阵列上, 而且一般会将数据库文件与文档文件分开存放, 但不论是数据库文件中的垃圾还是文档文件中的垃圾 (如未完成的垃圾流程所对应的附件文档) , 都占用了宝贵的磁盘空间, 应当将其清理出去。

2.3 便于系统备份和恢复

这是针对OA系统的数据库文件和文档文件而言的。OA系统和其他应用系统一样, 是需要通过平常及时备份, 以便在系统崩溃时得以恢复的。由于OA系统中存放流程的数据库文件和存放流程附件的文档文件有具体的对应关系, 因此在备份时需将数据库文件与文档文件同步备份。备份数据库文件可以选用复制或日志的方法, 而备份文档文件则只能用复制的办法。如果系统中存在着没有清理出去的垃圾数据, 显然会占用更多的备份空间, 也会导致备份与恢复消耗更多的时间。

2.4 利于促进实际业务的及时完成

用户会根据实际业务的需要在OA系统中发起相应的工作流程, 并按照最终的审批结果开展实际业务, 但由于各种各样的原因, 会导致流程无法按员工的预期完成, 最终影响实际业务的按时开展。比如, 采购员甲办理借款预付货款后, 应按公司财务规定及时取得采购发票完成报账手续, 但甲发起相应流程后却迟迟无法取得正规的发票, 因而流程无法通过财务审结, 变成了长期呆滞流程。如果系统管理员坚持定期清理逾期流程, 就会将这一问题暴露出来, 从而引起相关部门重视并采取相关措施, 避免形成呆账。

3 数据清理的原则

3.1 分析系统的功能应用, 确定数据清理的重点

系统管理员是OA系统数据清理工作的主要承担者。为了做好数据清理工作, 系统管理员首先应该进行系统的功能应用分析, 梳理所使用的OA系统功能, 确认这些功能会产生哪些有效数据, 可能伴生哪些形式的垃圾数据, 并统计分析这些数据的大小与时间的关系, 从而有针对性地确定清理的方法和频率, 使数据清理工作整体建立在科学的基础之上, 既可以保证清理的及时有效, 又可以保证不会出现大的遗漏。

以本公司实践为例, 经过统计分析得知, 内部邮件积累速度很快并容易产生大量垃圾数据, 是影响OA效率的重要因素。为此, 本公司加强对内部邮件的管理, 首先限制邮箱大小, 将一般用户的邮箱容量从50M下调为20M, 需要更大容量的用户须向信息中心提出申请;其次, 要求各位用户及时清理本人邮箱, 必要的资料备份到本机, 既要防止用户邮箱溢满无法收发新的邮件, 又要防止用户长期存放邮件将OA当成了自已的文件柜, 使OA长期超负荷运行;最后, 对于滥发和错发的邮件等由系统管理员清除其数据库记录和附件文档。

3.2 定期与不定期清理并重

数据清理工作不能一劳永逸。一次清理后, 系统的效率会有相应改善, 但随着时间的推移, 新的数据包括有效数据和垃圾数据会继续沉淀积累, 这就导致清理工作必须持续进行。系统管理人员根据统计分析得出的规律, 可以确定符合实际的清理周期, 定期进行清理。但工作时间有忙时、闲时之分, 反映在OA中也会导致办公数据在特定时间数量激增, 这时就要进行不定期的及时清理。

笔者所在公司, 一般是每两个月进行一次定期清理, 但在全面预算、年度总结这些工作开展期间, 或者组织机构大面积调整期间, 则会视情况进行及时清理, 来确保系统工作效率。

3.3 前台操作为主, 后台操作为辅

从清理操作的角度, 可以将OA数据清理工作分为前台操作和后台操作两种。

前台操作的主体既包括普通用户, 也包括系统管理员, 他们可以依据各自不同的操作权限进行相应的数据清理。例如, 流程流转完毕回到申请人环节, 需要申请人在阅读完领导批示后, 将该流程提交结束并归档到档案库, 从而将该流程从尚未完成的流程记录转为已完成的历史流程记录, 这样可以提高系统未完成流程的数据库运行效率;而系统管理员可以通过系统提供的流程监控功能, 监督申请人是否及时进行提交结束的操作, 并可对其进行提醒, 一旦出现人员离职等无法正常继续的情况, 系统管理员可以将其交给其他人员及时清理或直接将原申请人账户密码清除后进入执行清理。这些都是前台操作。前台操作的好处是可以分散进行, 由各位用户自已进行, 工作量相对较小, 而且是借助系统程序界面进行, 可以将记录和附件同步清理, 比较彻底, 一般也比较安全。

如果通过前台操作不能解决问题, 就要使用后台操作, 由系统管理员直接对数据库或文档进行清理。例如前面提到的内部邮件错发问题, 两个技术员之间通过邮件传递产品图片, 附件比较大, 可是作为发件人的技术员误将收件人选为全公司, 造成全公司用户都收到了这些图片, 很多不相干的用户邮箱都被塞满了而无法正常收发邮件, 更重要的是还可能造成商业秘密泄露。这时, 就可以由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。又例如, 工作审批流程由于用户审批时使用非法字符, 导致流程无法正常进行后续流转, 造成流程作废, 形成垃圾, 这时也需要由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。一般的OA数据库由于范式化的要求, 会将相关记录分散到多个表中, 有些还采取了加密处理, 这导致后台操作要像前台操作那样完整清除记录和附件, 是有相当难度的。同时, 直接对后台数据库进行操作, 也容易误清有效数据或带来影响系统运行的后果。所以, 对后台操作要十分慎重。

因此应以前台操作为主, 系统后台操作为辅。同时, 要规范前台日常操作, 比如禁止在审批意见中使用非法字符, 在发送内部邮件时要认真选择收件人, 禁止向全公司发送邮件等。这样, 大多数的工作放在前台正常进行, 就可以减少对后台的危险操作, 起到预防的作用。

3.4 重视对历史存档数据的清理

OA系统的数据清理, 不仅限于垃圾数据, 也包括历史数据。历史数据主要用来存档查询, 但系统运行时间长了, 历史流程数据库和相应附件文档会积累得相当庞大, 并占据OA系统的主要空间, 这时如不想办法对历史数据进行清理, 不仅使历史查询效率很低, 而且当前流程运行都可能受到影响。

笔者所在公司的OA从系统架构上, 将当前流程数据与历史流程数据进行了分离, 但对历史流程数据却没有再提供按年度分类的功能, 近10年的历史数据存放在一张表中, 这个巨大的表文件对数据库系统形成了压力, 查询历史资料缓慢, 而当有用户进行历史查询在长期等待时, 整个OA系统会出现效率下降的现象。为此, 系统管理人员对历史数据进行了分析, 发现大部分的历史查询是近两年期间的, 超过两年以上的历史查询频度是较低的, 于是决定将历史数据库人工分割成两个, 近两年的保留在原表名下, 供用户在系统中进行前台查询, 超出两年期的数据存放在另一张表中, 并由系统管理员根据用户申请, 人工切换为原表名, 供系统调用给用户前台查询。这样, 历史查询缓慢的问题解决后, OA系统的总体运行效率得到了保证。

总之, 数据清理是保证OA系统有效运行的重要工作。在重视数据清理工作的前提下, 只有科学分析OA系统的功能和运行现状, 遵循数据清理工作的原则, 确定清理工作的重点, 明确清理对象, 事前做好谋划, 防治结合, 采取正确操作方法, 及时进行清理, 才能更有效地发挥OA系统的作用。

摘要：本文从阐述OA系统的功能与数据的关系入手, 论述了OA系统数据清理的重要性, 并结合所在公司的具体实践, 总结了OA系统数据清理的若干原则。

关键词：OA系统,数据,清理

参考文献

[1]俞雪华.基于J2EE的OA系统的设计与实现[J].计算机光盘软件与应用, 2012 (3) .