oa办公系统培训

oa办公系统培训（共9篇）

oa办公系统培训 篇1

x月xx至xx日，局团委组织团员青年及有关部门代表共40余名在孝感桃园水乡专业训练基地开展了oa办公自动化系统培训暨素质拓展活动，oa办公系统培训总结。在第一天的活动中，精心设计的“天使之手”、“空中抓杠”、“悬崖速降”等拓展项目，让团员青年在解决问题、应对挑战的过程中，体验紧张、恐惧、兴奋等各种感受，锻炼顽强意志，使其在面对困难时更加自信，并不断实现自我提升，从而达到激发自身潜能的目的，傍晚，同志们围着篝火，伴随着熊熊燃烧的火焰，舞动起来，欢乐起来，尽兴释放着自己的激情，难忘的篝火晚会在漫天飞舞的绚烂烟花中结束。

xx日进行了局oa办公自动化系统培训及测试。局计算中心高小莉副主任向团员青年们介绍了我局oa办公自动化系统，并对该系统的登录、收文、发文进行了详细的讲解，随后进行了现场测试。测试采取逐一过关的方式进行，所有参训同志必须根据《操作说明》中事先设定的模式、要求，严格按照步骤完成指定文件的收发处理。通过培训，同志们较好地掌握了该系统的常用基本技能，并能熟练地进行收、发文处理，培训活动达到了预期的效果。

活动结束后，局团委要求团员青年及时进行总结，通过网络交流自己的感受和收获，结合实际工作谈心得体会。在今后的工作中，局团委将紧紧围绕我局工作目标，通过喜闻乐见的方式，适时地开展形式多样的活动，不断增强局团委凝聚力，更好地为全局中心工作服务。

oa办公系统培训 篇2

随着我国信息化进程的不断深入, Internet的使用得到极大普及, 社会生活对IT的依赖程度越来越大。特别是“国家信息化发展战略”发布以来, 电子政务的发展突发猛进, 各级政府、医院、学校、单位都已经开始把提高审批效率, 简化办事流程, 实行网上审批作为电子政务建设的重要内容。对企业而言, 拥有一套整合企业内部所有业务, 把企业人事、财务、资产、信息数据等资源高度集中运行的系统, 显得尤为重要。OA协同办公自动化系统 (以下称OA系统) 就是在这样的背景下快速发展。

2 设计思路

提升企业的管理水平和办事效率是OA系统开发的最终目的, 因此在设计阶段我们要根据不同企业不同岗位的差异性和特殊性来进行设计研发、充分调研。不仅根据企业目前的应用, 还要考虑系统的扩展性, 确保在系统设计前期打好“地基”, 使总体框架稳固, 让企业用户的需求得到满足。设计思路主要包括以下几个方面。

2.1 稳定性

OA系统是企业计算机系统的一款应用软件, 主要涉及到各部门之间的公文流转, 因此稳定性最为重要, 该系统应确保性能稳定, 访问速度快, 技术平台先进, 对服务器和计算机硬件的要求不高, 并在高数据、多用户使用的情况下能够长时间无故障地安全运行。

2.2 安全性

OA系统要符合对信息安全管理的要求, 建立完善可靠的安全保障体系, 编程语句要严谨, 尽量减少系统漏洞, 避免被非法入侵和攻击, 应具有较强的网络计算机病毒防范能力。系统的授权、保密、审批环节也需要高要求, 应具有严格的身份认证功能。

2.3 实用性

实用性主要表现界面和操作上: (1) 界面要直观、简洁, 用户可以直接点开想要进入的界面, 尽量减少不必要的点击过程和菜单的层级; (2) 操作过程要简单, 一目了然, 符合一般工作人员的工作习惯和思维方式, 在没有计算机专业人员指导的情况下, 也要能够快速上手掌握。系统的前期设置和后续维护不能过于复杂, 使办公人员能够自主操作。

2.4 兼容和扩展性

计算机系统是一个不断变化、更新的系统, OA系统也不例外, 所以在系统设计阶段要充分考虑系统的兼容性和扩展性, 要保证与现有系统、现有设备及现有仪器无缝兼容;还必须要考虑后期上线的新系统、新产品能否与本系统兼容, 实现扩展。特别是当外部环境发生变化, 系统的扩展性就更为重要, 所以应严格遵循现有的国际标准和国内标准进行开发, 以便后期扩展。

2.5 维护性

信息系统是人为开发的系统, 出现漏洞和错误不可避免, 出现漏洞和问题并不可怕, 最重要的是要能够及时快速解决, 维护性讲的就是这方面的问题, 要能够在不影响其他模块正常运行的前提下快速解决问题, 一句话概括就是局部不能影响全局。

3 系统开发阶段

根据设计思路, 开发人员着手进行系统开发, 主要包含基础平台、行文管理、车辆管理、后勤物资管理、人事考勤管理等模块, 这里重点讲解基础平台和行文管理。

3.1 基础平台

基础平台是OA系统的基础, 应提供以下基本功能:1统一登录页面, 系统登录前要求用户输入用户名、密码、验证码信息;2要提供统一的功能管理菜单;3要提供用户登录后科室 (部门) 切换功能;4要提供用户登录后有效公告信息浏览功能;5要提供个人常用功能定制功能。

3.2 行文管理

行文管理是办公自动化系统的最为核心的应用, 是组织管理中传递信息、交流情况的重要工具, 实现方式包含行文流程设计、角色分配、行文收发、行文办理、行文存档等内容。

(1) 行文流程设计。行文流程设计指的是在OA系统运行前要进行各类文件流程的设计, 根据不同的文件类型设计不同的文件流转流程, 如:“请假申请流程”只需要科室负责人审核, 分管领导进行审批。但是如果是“采购申请流程”, 则在科室负责人审核, 分管领导进行审批后, 还需要单位负责人进行审批。系统管理员将根据单位的实际情况, 对不同的行文需求配置不同的流程, 达到行文有效流转的目的。

(2) 角色权限分配。在行文流程设计完毕后, 就要进行角色权限分配, 不同科室的不同人员拥有不同的角色权限, 根据人员的岗位来分配权限。如:办公室人员拥有建立行文的权限, 其他科室人员只拥有收文查阅的权限;科室负责人拥有审核的权限, 分管领导拥有审批的权限等, 单位的所有人员都需要根据岗位进行角色权限分配。

(3) 行文收发。角色分配后OA系统就能正常运行了, 根据收发文件的类型, 行文可以分为上行文、下行文。在发文界面都应按照固定的格式, 包含标题、文号、来文单位、来文时间、登记人、登记时间、主送单位、抄送单位、附件、印章等内容。在收文界面应具有签收功能, 要求必须在签收后才能显示行文内容, 避免没有真正查阅, 接收人员接收到文件后能够再转发至他人。此外, 还要有收文箱、发文箱、回执箱 (收到回执) 和行文跟踪功能, 行文在编写行文内容之外要能够添加多个附件, 要能提供对整个行文过程查看、打印功能 (包括审批流程) 。

(4) 行文办理。行文办理简称办文, 指收阅人收到行文后, 根据行文的内容进行办理, 包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办等处理流程。

(5) 行文存档。在确定行文办理已经完成后, 将行文进行存档, 存档后的文件内容将被屏蔽, 只显示文件目录, 普通用户可以查看目录, 如需要查看内容可以点击申请, 得到有批准后方能查看。

(6) 查询统计。根据不同角色权限, 用户可以设定查询条件, 查知当前公文的处理和领导批示情况, 可根据发文单位、关键字、时间等组合进行查询, 能够按照日、月、年等时间节点为当前用户生成办文统计报表, 并有导出及打印功能。

(7) 流程监控。实现对公文处理的全流程监控, 可以查看本人所参与办理的公文的运作情况, 领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况。

(8) 短信提醒功能。由发信人定义是否在发送行文时, 向收信人发送短信提醒的功能, 收信人读取短信内容后, 该行文加入读取标记。

4 结语

OA协同办公自动化系统是提升企业管理的好帮手, 不仅避免人为因素, 实现了科学规范管理, 还提供互动交流平台, 增强团队协作沟通, 有利于企业形成健康、积极的文化氛围, 增强组织的凝聚力。

摘要：我国信息化进程不断深入, “国家信息化发展战略”发布以来, 电子政务的发展突发猛进, OA办公系统得到普及, 深受广大企事业单位的欢迎, 各级政府、医院、学校、单位都已经开始把提高审批效率, 简化办事流程, 实行网上审批作为电子政务建设的重要内容。文章就OA系统的建设方案展开探讨。

关键词：OA,自动化,方案

参考文献

[1]石家庄巨雷科技有限公司OA系统建设方案[OL].百度文库, 2012

[2]zhlubin OA办公系统建设方案[OL].百度文库, 2012

[3]忘夜的月儿OA系统设计方案[OL].百度文库, 2014

OA办公系统实用性 篇3

关键词：OA系统核心应用 功能 性能 办公自动化

OA系统主要是为了政府机关以及事业单位的办公信息上下传达以及信息采集等服务的，能够将政府机关各个部门以及下属单位之间通过信息系统联系在一起，实现了党政机关单位的日常办公的信息化，规范化，标准化。

首先对于一家应用单位来说如何选择适合的OA系统是个主要问题， 选择OA系统时都应该遵循一个原则，那就是只选对的，不选贵的，适合本企业应用所需，不然什么都免谈，产品不仅具有传统OA软件的核心应用：文档管理、信息发布等功能，还提供了工作流等代表数字化办公发展方向的功能模块。在功能设置上不是追大求全，没有任何“花架子”模块，而是关注核心应用，使得用户的软件投资花到刀刃上。专业版和高级版不限制用户数，使得用户的应用规模不因价格因素而受到限制，同时，随软件免费赠送一定时间的服务与升级。软件价位充分考虑中国国情，通过内部研发与营销模式的优化改良，降低了运营成本，而不是将过高的自身成本转嫁给用户。软件实施、应用、购买成本低就是给用户省钱，面对越来越务实的企业与政府采购，低价优质顺应民心。

1 选择OA办公系统时应当注意的方面

1.1 首先在选择办公系统的时候，需要查看所选的OA办公系统能不能满足所要求的功能，如果不支持即时通讯的功能，那么，可以说这个系统对企业是毫无用处的，不仅无法帮助企业，还可能会造成企业的损失。采用先进的B/S结构，客户端简单便捷，运行的速度快，无论是在公司，还是在家里还是出门在外，这个系统都能够满足工作的需求。如果采用的服务器是公网IP的话，那么就能够通过路由器从外界访问，不需要任何其他的设置，就能够实现办公的信息化。在未来，也许OA还能够支持移动手机，那时候，就能够真正的随时随地办公了。

1.2 OA系统的易用性应非常强。系统最好采用简单便捷的，不用安装或者采用傻瓜式的安装，能够让用户非常方便的设置访问权限以及工作流。要发挥软件性能的优势，使得多台电脑能够组合成一套高性能的集群，并实现企业信息化。

1.3 OA系统的性价比要高，企业客户案例要多，服务支持要好。OA系统的稳定性很重要，因为大量企业信息资料存入其中，OA系统的不稳定造成资料丢失会对企业造成大的损失，无法弥补。因此要对数据进行集中的控制，避免数据的意外泄露。

1.4 OA系统的扩展性也要非常的强，最好采用积木式结构，可以按需选配，自由组合想要的功能，或者可以二次开发，提供第三方接口，这样也便于管理和查找疏漏。

如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。

2 OA办公系统应具备的性能

2.1 开放性：把整合用到极致，从技术上看，万户OA采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。

2.2 易用性：学软件有难度，但上网人人都会。OA是目前国内唯一一款能真正做到彻底网络风格化的协同软件，平台从整体到细节，彻底坚持网络风格，甚至能实现与外网的全面打通，从而，让软件应用变得像上网一样简单。

2.3 健壮性：没有并发数上限的平台坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度；也就是说，从理论上讲， OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。

2.4 严密性：“用户、角色、权限”三维管控还不够企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。而万户OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式，彻底实现真正的门户应用。

2.5 逐级化：包括职级门户，如集团-公司-部门三级办公门户，各办公门户的入口统一但相对独立，需要协作的信息和流程也可以互联互通。还包括内外部门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。

2.6 平台化：提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。

2.7 移动化：未来的OA系统在PC上操作的时间将

越来越少，人们将更多的使用手机等移动终端来操作OA，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，OA系统在手机上的兼容性正在不断成熟。

2.8 业务化：OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA不会像ERP那样管理具体的业务数据，还是侧重于业务协作过程管理。可能还有人想到了云化、流程化、智能化、知识化等这样的概念。

办公的信息化是一个不断发展，不断向前的过程，伴随着信息技术的发展，办公的信息化可以分为以下几个发展阶段：网络办公的智能化使得办公的工作变得越来越轻松和便捷；电脑化办公使得单位储存文件，保存数据以及一些软件的应用更加方便；网络的程序化在办公的网络化的基础上，能够实现对整个网络的全面有序管理。总之，办公自动化的应用和发展，使得企业节约办公时间，提高了办事效率。本文中提到的OA系统正是将以上这些阶段全部都串联了起来，发挥了各个阶段的作用，为企业提供了最便捷的服务。

参考文献：

[1]孙敏.办公自动化[M].北京：理工大学出版社，2010.4.1.

[2]王宇翔.计算机办公自动化应用基础教程[M].北京：西北工业大学出版社，2008.1.1.

[3]栾跃.软件开发项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2005.8.1.

oa办公系统培训 篇4

目录

1.培训范围.............................3 2.培训内容.............................3 3.培训方式.............................3 4.培训时间.............................3 5.培训地点.............................3 6.组织与责任.........................3 7.培训制度要求............................4 8.方案确认.............................41.1.1.培训范围

吉泰环保节能材料有限公司职员（公司OA用户操作使用）。

1.2.2.培训内容

1、协同审批工作流处理使用操作

2、协同工作文件传阅使用操作

3、知识中心使用操作

4、通知公告、新闻中心等使用操作

5、移动应用使用操作

1.3.3.培训方式

普通用户：现场集中讲解，课后分散操作。

系统管理员：分发系统管理员操作材料，集中辅导培训。

1.4.4.培训时间

（见附件）

1.5.5.培训地点

普通用户：公司会议室

系统管理员：点对点培训（与吉泰系统管理员协商约定）

1.6.6.组织与责任

1、由吉泰环保节能材料有限公司负责组织相关人员参与培训，并负责协调培训资源，如时间、场地、投影设备、资料打印，必须督促学员课后进行上机操作练习。

2、金蝶方顾问须提供协同OA系统培训课件、按培训进度完成现场讲解、提供上机操作支持。其中培训课件包括课程大纲、用户手册。

1.7.7.培训制度要求

1、遵守培训时间，不得迟到与早退。

2、请假必须通过项目领导小组成员同意。

3、不得在培训现场做与培训无关的事情。

4、不得影响他人听讲。

5、不得妨碍顾问讲课。

6、学员课后必须进行上机操作，不得以工作为由疏于练习。

1.8.8.方案确认

吉泰项目经理：金蝶项目经理：

签名（日期）：

签名（日期）：

附件一：

OA办公系统-承元OA增强版 篇5

承元OA增强版应用范围

1、适合于对OA办公有深入应用需求的用户单位。

2、集OA办公和业务管理于一体的用户单位。

3、适合有功能扩展和定制开发需要的用户单位。

承元OA增强版主要功能

(红色部分是相对于承元OA标准版增加的功能)

一、通知公告

通知公告的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索。

二、文件交换

部门与部门，部门与个人，个人与个人之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。（类似内部邮件系统功能）

三、信息发布

支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义，支持在线编辑和图文混排，支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。

四、公文收发文

适用于上下单位之间的公文收发，包括收文管理和发文管理。

五、个人办公

1、工作日记：日记录入、查询、上级的查询与批阅。

2、工作计划：周计划、月计划、年计划、周报、月报、年报，上级的查询与批阅。

3、个人日程安排与提醒。

4、任务管理：任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒。

5、私有通讯录和公有通讯录的管理。

6、短消息发送、接收、回复与提醒。

7、工作沟通单：实现内部工作的协调与沟通管理。

8、个人绩效考核

六、流程管理

流程管理的作用主要用于日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、发文、业务审批，内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括： 待办流程、在办流程、已办流程、流程跟踪与监控。

七、客户关系管理

客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料 企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点，是企业日常基础性工作。

八、资产管理（包含办公用品管理）

资产类别管理、资产采购管理、资产库存管理、资产领用管理、资产报废管理、库存台账、入库台账、个人领用台账、报废台账等。

办公用品入库、出库，办公用品申购、申领、审批，办公用品的修改、删除、查看详细、个人领用台账。

九、采购管理

物料管理、采购申请、采购分配、采购预付款、采购入库，采购付款、采购退货、其他费用结算、采购查询统计等。

十、财务审批管理

OA办公系统-承元OA增强版（www.chysoft.net）

员工的各项费用报销申请、费用报销理台账、借款申请、借款台账、还款申请，还款台账、其他款项支付、其他款项支付台账、工资支付、工资支付台账等。

十一、人力资源管理

包括人事档案管理、转正申请、离职申请、调动申请、辞退申请、人事合同新签、人事合同变更、人事合同终止、人事合同到期报警、人事合同台账、人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总等。

十二、行政事务管理

证照管理、用章申请、名片申请；

车辆管理：出车申请、出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理；

会议室管理：会议室的使用申请、查询、管理等。

十三、考勤管理

员工的上班签到、下班签退、请假申请、外出申请、出差申请、实时考勤管理、实时查询统计、考勤时间设置等。

十四、档案管理

包括卷库管理、案卷管理、档案管理、档案借阅、档案归还、档案统计、档案销毁。

十五、资料中心

资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

十六、考试管理

自定义的考试系统，包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分、试卷的查询和统计。

十七、网上调查

自定义网上调查内容和范围，网上调查的查询和统计。

十八、电子邮件

新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。（支持外部邮件的收发）

十九、网上论坛

可以自行设置分论坛和议题，为用户提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见。

二十、系统管理

包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。

承元OA增强版服务方式：

1、根据用户的个性化需求，提供不同程度的定制开发和功能扩展

2、一年免费远程技术支持服务

3、支持向平台版的平滑升级

简介OA办公系统 篇6

来源：飞企OA办公系统研发中心

科学技术日新月异，无论是企业办公还是日常生活，对信息化的要求也越来越多，企业办公近年来的需求特别突出，国内70%以上的企业以及政务机关都使用了OA办公系统。

对于OA办公系统，或者还有一部分人相当陌生，简单点来说就是办公自动化系统。所谓OA办公系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。OA系统完成单位内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等工作。也叫做无纸化办公，发展到今天可以叫做“移动办公”，即使，可以通过你的手机处理办公文件，无论你的何时何地，只要有信号打开你的手机，公司所有人员的工作状况都掌握在你的手中。

关于OA办公系统详细介绍，请仔细阅读以下资料：

1.OA办公系统平台简介

关于OA办公系统的种类有很多，小编举例行业最具代表性的一款为大家作详细的介绍。

FE业务协作平台（以下称为：FE）是以“组织行为学”管理思想为核心，业务深度融合为基础的整体运营管理平台，能让企事业单位各级管理者及时掌握各纬度决策信息，支持企事业单位在快速发展的过程中顺利变革。FE是以工作流为中心，全面抽象管理业务要素，组合、关联各管理要素和经营资源，将信息和应用紧密集成在一起，并实现业务彼此之间的协作贯通和统一管理的系统平台，最终通过门户(portal）的方式进行展现。它是建立在企业业务应用系统及平台的持续及Web应用需求的不断扩展的基础之上的。

FE平台的总体目标是："以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现行政、企事业单位关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。

2.与传统OA的区别

 基于开发平台，涵盖传统OA产品功能；

 强大的客户化开发能力；

 能快速响应客户需求，构建个性业务模块；

 能实现与其他系统的深度融合；

 可供客户作为综合信息化运营平台来规划；

3.适用群体

FE根据多年企事业单位的信息化实战经验，推出了企业版、集团版及政务版的业务协作平台，以适应企业、集团化企业及政府、事业单位等组织的信息化管理需求。

4.平台优势

1）FE在实传统OA办公系统功能的基础上，更关注组织的决策效率。提供决策支持、知识管理、商业智能等全面系统服务。这已经远远超出传统OA办公系统的范畴，演变成为企业的综合性运营管理支撑平台。

2）FE提供可视化、可自定义的表单与工作流配置功能，能快速构建和落实企事业单位的流程制度；还能有效帮助组织存储、管理、搜索、分享各种信息、文档、知识，实现知识资本增值，提高核心竞争力。

3）FE具有良好的扩展能力，可以通过图形化的界面，零代码操作，对用户的个性需求进行快速响应，不仅仅是审批流程和表单的配置，甚至是二次开发都可快速实现，在满足用户单位日后发展过程中对系统功能修改扩展的需要，避免了传统开发过程可能出现的“因理解不当而造成的开发结果不符合客户需求”等风险。

4）FE具有强大整合能力，能与ERP、财务、人事等系统进行整合，抓取这些系统中的各种信息、数据，为领导的日常事务审批提供决策支持。同时，也能将FE平台中的审批的业务数据或审批结果推送给这些系统，实现数据来源可循、减少员工的录入工作量，避免数据录入的出错，充分发挥各信息系统之间的业务联动性，提高工作效率。

5.功能介绍

5.1标准功能

OA办公系统的标准功能应用需要包括：办公门户、事项管理、协同管理、公文管理、信息管理、人事管理、车辆管理、会议管理、内部交流、日程管理、文档管理等功能，其中办公门户的数据来源于系统所有的功能应用及整合业务系统而来的数据并统一展现出来。

功能模块 功能介绍

办公门户:将信息进行分类展现，实现多级门户设置，如集团门户、单位门户、个人门户、知识门户；同时用户可自定义新的门户；

事项管理:包括新建事项、待办事项、已办事项、跟踪事项、事项监控和协同应用；区分事项紧急程度，同时，可以按人员区分重点关注信息；流程流转过程中，支持手机短信提醒；

实现对公文、审批、协同等所有流程文件进行监督、统计和管理。

公文管理:提供公文的撰写、登记、流转、传阅、审批、归档等管理功能。文件可分为急件、平件、阅件，支持单一节点送办时可以同时送多人；能实现“收文转收文”和“收文转发文”；可以和其他外部系统进行收文接口衔接；实现限办、催办、督办、补充意见等监管功能；公文流转过程中支持消息提醒、手机短信提醒等功能；收文管理可以通过后台工具快速、方便地设计表单流程；支持在线编辑，痕迹保留，以及各种格式和任意数量的附件；实现收文自动编号，发文自动套红、电子印章、手写批准、表单打印等功能。公文正文可转换为PDF正文，并且下载以后不能修改公文正文。

信息管理：支持公告管理、内部论坛、调查问卷。

人事管理：登记所有职工的基础信息、工作信息、调动信息；每个职工都有个档案，全面地记录其职业生命周期。

车辆管理：列出所有的可用车辆以及车辆的使用详细情况，自动生产用车看板，能对车辆进行多维度报表统计分析。

会议管理：会议室管理、对于各类会议进行登记，根据参加人员自动发送会议提醒；对于各类会议精神、决议等会议记录进行管理，可设置有权限的人员才可以查看。

内部交流：支持工作邮箱，可以收发多个外部邮箱的邮件；能够将邮件转给内部协同处理；支持短信平台，可以对单位或个人通讯录中的人员进行群发短信；通讯录，提供单位通讯录和个人通讯录功能，个人通讯录由用户自定义。

日程管理：可实时安排自己的工作日程，查看他人的日程安排。并能设定提示时间；根据日程安排，自动生成工作任务，系统能根据任务时间要求自动提示，支持短信提醒；提供多样化的视图报表，可以方便、直观查看日程。

协同管理：提供临时事项发起和处理机制，即发起者自定义流程、接收角色。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同之间能方便的相互进行关联，协同能引用知识库的相关文档。协同与邮件间能互转。

文档管理：实现对各类文档进行分类管理，包括：私有、共享等，按权限进行使用和共享。如果共享目录则对其他职工有浏览权限。文档体系的建立，要求参照类似于Windows目录树的形式建立。能够将完结后的流程或协同包括相应的文档自动或手动归档。支持用关键字进行文档检索，要求能检索出没有权限的文档，但在阅读前进行借阅申请。支持RSS管理。

外勤管理：支持外勤人员手机报到、位置定位、标注、考勤管理等。

5.2 移动办公

OA办公系统的智能客户端版本支持iPhone（iPad）、Android等手机操作系统，且能自动升级。支持的主流手机品牌包括苹果、HTC、诺基亚、多普达、三

星、LG、摩托罗拉、华为、中兴等。

模块名称 功能描述

行政办公

待办事项：所有待办均在此显示，支持协同流程和协同表单应用，支持多附件的查看，包括WORD、EXCEL、PDF、PPT、TXT、JPG、BMP、RAR等格式。已办事项：查询已办内容，可查阅他人意见，查看附件。

待发事项：系统中的待发协同，可以直接在手机上进行待发事项的发送操作。已发事项：查询个人已发协同，进行内容查看和他人意见查看。

新建事项：实现在手机上新建协同并发送功能，同时可支持“拍照”、“语音”转到系统的协同进行应用。

公共信息

公告：通知、公告等在手机上查看。支持多种附件格式。

新闻：手机新闻查阅。支持多种附件格式。

通讯录：查阅个人PC上的通讯录，并可直接拨打电话。

短信：手机短信应用 实现协同、公文等的到达、审批提醒，实现通知公告、新闻、日程等提醒。

5.3 可选购的增值功能

功能模块 功能介绍

资产管理：实物资产完整生命周期管理，从购置、入库、领用、转移、调拨、维修、检定、清理到报废等方面进行全方位准确监管，结合资产状态表、变动明细表、资产分类统计等报表，真正实现“帐、卡、物”相符。

对资产管理模块自定义计划设置，满足不同设备、不同行业、不同企业对设备管理的个性化需求。同时，根据设备检定计划，OA办公系统系统提供自动提醒和预警机制。

行政采购：将单位采购的各个环节纳入到整个系统中，保证采购过程中各个环节之间的信息畅通，提高工作效率。全面提升单位运营效率。帮助单位建立人、财、物、供科学完整的管理体系。

5.4 可选购的系统插件

功能模块 功能介绍

BQ、BI集成插件：智能报表、智能分析报告、多维报表、经营地图(MAP)、智能图示化分析、跨数据源、数据泵出。

ERP集成插件：与用友U8、NC等ERP集成的插件，可以实现与ERP中的财务、人事、供应链等功能模块的集成，为企业领导提供一体化信息决策支撑。

高级Office插件：支持痕迹保留、过程跟踪、公章管理、套红、电子签章。电子签章插件：支持在WORD、EXCEL上使用，具有公章的密码管理、真伪性校验、支持USBkey硬件方式加密。

安全传输插件：通过内部授权的CA认证，实现HTTPS的加密传输和防DOS攻击，实现互联网下的通道安全传输。

短信插件：与即时通讯集成插件同时使用，实现信息短信提醒，并支持网络视频插件集成。

OAbangongxitong

高校OA办公系统实施情况探讨 篇7

1 高校OA办公系统建设的必要性

随着计算机技术及网络技术的推广和普及, 无纸化办公已成为高校办公的发展趋势。高校OA办公系统建设的必要性主要体现在:其一, 高校校园网硬件建设已逐渐完善, 各办公室利用计算机进行工作也比较普及, 且高校办公人员文化素质较高, 对新知识的接受能力较强, 因此, 高校是一个很理想的实施OA办公系统的场所;其二, 高校教学岗位的教师基本没有固定的办公室, 有课则来, 这对教师了解学校最新动态和学校传达行政通知等造成了一定的困难, OA办公系统的建设能够使教师在家也能及时跟学校各部门进行联网, 进行办公;其三, 高校系部和行政办公室都分布在校园各个角落, 特别是近几年来分校区的设立更是加大了高校传送文件的难度, OA办公系统能够让办公人员足不出户传送各种文件;最后, OA办公系统的建设是无纸化办公的必要条件, 符合低碳经济的要求, 有利于节约办公成本, 减少办公环节, 更好的提高办公的效率。

2 高校OA办公系统建设存在的不足

目前, 我国许多高校已初步建立了本校的OA办公系统, 各种各样应用系统也应运而生, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等等, 其他有些是直接通过采购方式取得, 有些是学校依靠自身力量进行开发。这些系统建设水平参差不齐, 且不一定适应高校自身的需求, 在实际应用中也存在各种问题。归纳起来主要有:

2.1 电子签名技术仍未普及

在高校办公流程中, 各类审批程序是一个重要的组成部分, 办公人员经常奔波于学校各个角落找各个领导签名审批, 往往一整个审批流程办下来至少都要好几天, 遇到领导出差等情况则更加冗长, 不仅使办公人员疲惫不堪, 也使审批领导疲于应付。当前正在高校中使用的OA办公系统多数都只停留在会议通知、邮件传送、信息登记等应用层面上, 电子签名技术并为被广泛使用, 然而, 其优点是显而易见的, 它能够使办公人员足不出户便可把需审批的文件送到相关领导的电脑桌面, 而审批领导也能高效率地集中处理, 大大的提高了高校办公效率。

2.2 各种应用系统亟需整合

由于历史原因, 高校各管理部门在选择应用系统方面出现了“各自为政”的不利局面, 财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等各部门或采购或自行开发的系统都有各自的数据库, 我们通常称之为异构数据库系统, 异构型数据库中各局部数据库管理系统在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制 (有效规则、完整性规则、数据库触发器、存储过程) 等方面存在着许多差异, 未能实现数据共享, 这给高校实际工作造成了极大的困扰, 财务处在发放工资及奖学金时需要采集人事管理系统中教职工的相关信息和学生管理系统中学生的相关信息, 而人事部门在核算教师工资时也需要采集教务系统中教师课时完成情况的相关信息, 学生管理部门在发放毕业证时也需要采集财务系统中学生学费缴纳情况的信息, 然而, 由于各数据库之间未能实现数据共享, 这些工作很难进行, 甚至出现教师离岗但工资照发、学生未缴纳完全部学费而顺利领到毕业证书等情况。因此, 异构数据库中的数据共享问题是当前高校OA办公系统亟需解决的问题。

2.3 系统安全性有待加强

目前建设办公自动化系统大多采用Lotus Notes, Exchange Server作为软件开发平台, 或是采用多层CS (Client Server) 模式, BS (Browser server) 模式 (完全自行开发) , 其办公系统本身各功能模块的设计实现已不存在太多的技术问题, 倒是其系统的安全性一直成为我们开发办公系统的技术关键。[1]高校在人事组织、科研项目、教职工及学生个人信息等数据都有保密需求;教职工工资数据、学生缴费数据、科研成果数据等的安全也是OA办公系统必须保证的需求;在审批程序方面, 防止系统外部人员侵入及操作人员的越权操作等也是我们有效办公的基本保障。

3 当前高校OA办公系统的改进策略

随着高等学校管理对信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高, 迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统, 来完成信息的收集、整理、传递和分析, 实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用。[2]针对目前高校OA办公系统存在的问题, 提出以下几点改进策略:

3.1 引进电子签名技术, 提高审批效率

我国于2005年4月1日起实施的《中华人民共和国电子签名法》规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这部法律的实施为电子签名确立了法律效力。鉴于电子签名技术的引入对高校办公流程中的审批程序有极大的实际意义, 高校的下一步的OA办公系统开发中应根据《电子签名法》规范, 引进在可靠性、正确性、稳定性均有较好保障的技术方案, 积极实施电子签名审批, 配合网络办公的使用。

3.2 从整体角度, 更长远地规划OA办公系统

高校OA办公系统是一项系统工程, 在建设过程中应从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划, 全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设, 按照规划协同地推进学校的办公自动化。整体规划的制定需要在充分了解学校的办公现状、需求, 特别是学校发展对于信息化需求的基础上, 结合信息技术的发展形势做出科学、全面的规划。高校OA办公系统中的主要信息包括财务信息、教务信息、科研信息、教职工信息、学生信息、学校综合信息等几大类。这些信息来自学校的各管理职能部门, 应保证各部门相关信息的同步共享。高校OA办公系统的下一步规划应在充分调查实际需求的基础上, 满足各部门间横向、纵向信息共享的需要, 应仔细研究异构数据库在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制等方面的差异, 把各数据库的分散管理在逻辑上进行集中, 从整体应用的角度建立一个全局数据库, 为高校的长远发展打好坚实的基础。

3.3 加强OA办公系统安全性能

高校OA办公系统的安全是高校办公能否正常运转的关键所在, 应在以下几个方面对OA办公系统的安全性能进行加强:一是在网络安全方面, 可对用户的可访问性运用防火墙技术, 或在wed服务器上安装双网卡, 运行不同协议等措施, 防止系统信息的泄露;二是对于电子签名审批, 应采用更加科学合理的密钥加密算法, 并指定经国家认证的第三方权威机构来颁发密钥证书, 加密的私钥文件必须由专人直接送到电子签名使用者手中, 以保证密钥的安全性和电子签名的权威性;三是在数据安全方面, 应在数据备份方面采取足够措施;最后对使用OA办公系统的人员应加强在保密及数据安全方面的培训。

总之, 高校OA办公系统是一项长期、系统的工程, 其建设过程并非旦夕之间, 我们应该充分利用现代计算机网络技术, 站在整体的高度, 对下一步的实施方案充分论证, 认真实施, 为高校的跨越式发展铺平道路。

参考文献

[1]李文印, 叶润国, 邓春燕, 周斌.办公自动化系统安全性设计及实现[J].吉林大学学报:信息科学版, 2003 (4) .

这些公司的OA系统很好用！ 篇8

这是当下OA系统的正确打开方式，它不再是一个单纯方便管理者掌握公司人工作流程的管理工具，而是一种服务公司人，让员工能更便利地工作的协同办公系统。

OA系统在1980年代就已经存在了，官方名称叫做办公自动化（Office Automation），一开始只是为了实现无纸化办公，方便管理生产。由于当时的企业多以工厂为主，为了让生产任务和管理精神下放，更有序地做好企业管理，OA系统诞生了—管理者有了追溯衡量工作过程的工具。

30年后再谈OA，我们发现这个词可能需要重新定义。OA的概念在2010年左右开始模糊，在2013年创业潮兴起之后更是突出—这是一个追求快速创新的时代，冗长的流程管理、繁复的事务处理会耽误很多时间，相反，高效的团队沟通、协作的需求被逐渐放大。OA的边界也因此打开，加入了企业协同的概念。

移动互联技术的加入让这件事情有了更大的想象空间。现在很多公司人日常的办公、考勤、行政流程都可以在一个手机App上完成，通过它还能集成公司邮箱、内部通讯、通知传达、项目管理等全方位功能，让信息始终处于流动的状态。尤其是很多技术类公司在这些事上玩得更high，它们自行开发了一些小功能比如订班车、监测食堂人流、发票报销、订健身房、找医生等，OA也从方便工作开始扩大到了方便生活。

OA系统在这个时候也开始成为企业文化的一部分，能帮助组织强化团队感。我们体验了4家大公司的OA系统，它们都围绕自己的公司文化、工作方式和员工需求开发了一些定制化的OA功能，我们甚至能从这些办公应用中判断出这是一家什么风格、以什么为导向的公司。

当然，就如很多人都在抱怨微信让我们变得24小时都在聊工作一样，移动OA方便了公司人的日常工作，同时也方便了公司对我们的管理。技术就是这样一种可爱又可怕的东西，这次我们来看看它可爱的一面。

复星：移动化实现扁平管理

特色功能

1 黄页：按照需求找到你需要的人

2 就餐小秘书：实时监测食堂人流量

3 健康小秘书：随时预约内部医疗资源

复星的移动OA系统叫做复星通，这个员工人数超过10万的超大型公司，部门众多，层级复杂，大家对办公软件的最大诉求就是化繁为简。

于是这个系统从设计之初就盯牢“实用”二字。因为是嵌入钉钉—一款针对企业的办公协同工具，再由公司IT部自行定制开发，一开始员工内部还组了一个“小白鼠群”，群里既有80后、90后的基层员工，也有CEO梁信军，每个人都基于自己的工作需要来提建议，现在这个OA上搭载的功能多达几十种，都是为解决实际的需求而存在的。

在手机App上打卡、报销、请假、订会议室等都只能算基础功能，前面提到的化繁为简体现在一些更高级的设置上。

比如一个审批的绿色通道功能，当事情比较急的时候，可以直接在系统里拉一个群，把相关的负责人都拉进来讨论、做出决定—这个通道允许之后再补上审批资料。“就因为OA系统里有这样一个绿色通道，之前我们建一个信息技术子公司前后只用了一周。”IT部总经理梁剑峰说，这是一个紧急情况，但按照传统OA一天要走完10个流程几乎不可能，于是他们在复星通上拉了个群，把各个流程环节的负责人都拉进群里并直接汇报，最终非常高效地在一周内完成了公司注册。

复星通另一个广受好评的功能，是黄页功能。在一般的企业通讯录里，假设你要修理电脑或者开视频会议却不知道怎么连接，这个时候即便打开通讯录，你也不知道该找里面的谁。复星员工的通讯录自带黄页功能，他们只要打开通讯录，根据自己的需要，比如“IT维修”，就可以找到对应的人，并给对方发送邮件寻求帮助。

这个友好的功能在公司新人里特别受欢迎，即便在刚进公司谁都不认识的情况下，他们也可以很快找到需要的人。“以前我们会用微信来沟通，但10万人的公司，总不能每个员工都加微信吧？”IT部总经理梁剑峰觉得黄页功能对于这样规模的大公司很实用。

OA要受欢迎，只单纯解决工作的问题肯定不够。对于大部分员工来说，“就餐小秘书”大概更加深得人心，毕竟它解决了实实在在的就餐问题。因为复星食堂里有一条比较狭窄的过道，以往在用餐高峰总是会出现大排长龙的情况，但现在大家吃饭前都会先看看就餐小秘书，它可以实时反映目前食堂的用餐人数，当它显示一个绿色微笑表情时，就表示“现在不是人流高峰，去吃饭不用排队了”。

此外，员工还可以在复星通上实现很多“省事儿”的功能，比如觉得身体不舒服的时候，可以直接在移动端预约和集团合作的医疗专家；想要锻炼身体，打开看看有没有空闲的羽毛球场……基本相当于一个智能助手。有没有一种坐在办公室里就把杂事顺手解决了的运筹帷幄感？

最近，听说那个很多公司OA系统里都有的“规章制度”功能要在复星通里被下架了，原因很简单，因为通过每日后台监测的日活和员工反馈来看，这个功能“大家使用得不多”。

IBM：让全球的员工都可以一起工作

特色功能

1 打标签：智能机器人给大家设置了标签，让你可以快速搜索到需要的能力专家

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2 邮件驱动：项目工作都从邮件入口，提供即时聊天、资源库、会议纪要、组织架构图谱等功能

要在IBM里找一个专家，可能用不了10秒钟，一同提供的，还有对方的电话、邮件、企业微博，在这个全球化的公司，唯一可能阻碍联络的，就是时差。

员工只需要在OA系统中输入关键词，其他就交给智能机器人Watson处理。它早就给全球的专家们打好标签，只要接到搜索指令，它会立刻把符合要求的对象筛选出来，并按照和关键词的相关性排序。之后，员工可以直接点开候选人的个人页面，看到对方之前参与过的项目和所在的团队，来验证对方是不是符合自己要求的人。这种情况下，即便是几个完全不认识甚至在不同国家工作的人，也有机会很快地组成一个临时项目组，并在线上合作一段时间。

邮件是他们开始工作的入口，当这个临时项目团队组建完成，组织者可以给团队成员发送任务邮件，如果有附件，还可以直接拖拽到网盘，形成虚拟小组的资源库。邮件来往次数多了以后，对方就会被默认成“重要联系人”，当重要联系人的邮件来了，系统会提醒使用者要不要考虑优先处理。

遇到需要讨论的问题，团队成员可以在邮件中即时聊天，而聊天记录可以直接备份成“会议纪要”。

新加入的成员可以查看自动生成的人员架构图谱，了解自己该向谁汇报、和谁合作。

因为虚拟团队中经常存在异地工作的情况，所以成员彼此未必很了解对方当下的的工作状态—是不是在忙别的事情。所以邮件系统里关联了音视频系统，也就是说，当对方正在音视频会议中时，他的头像旁边就会显示“会议中”的小标识—嗯，那就稍后再议。

是不是还挺方便的？尤其对于这个全球化企业来说，虚拟团队的工作形式很常见，所以IBM现在的OA系统更强调协同工作的功能。作为OA系统的鼻祖，IBM从1995年就开始建立OA系统，所以他们的大部分员工从进公司开始就已经在使用这套系统。“如果你问IBM员工，我们的OA系统怎么样？他们可能并不明白，因为很多人都没有意识到，自己已经随时都处在OA系统中。”IBM社交商务技术总监徐刚告诉《第一财经周刊》。

京东：开放平台，允许各部门自行开发

特色功能

1 班车查询：可找到最方便的上车点

2 提供电子书：每周可在App上免费领取

3 预订会议室：摇一摇即可自动匹配合适的会议室

4 报销：一键报销员工外勤或加班用车的对公结账

开会前还在跟前台预约会议室？实在太out了……看看京东的小伙伴，要找会议室时只要打开手机OA摇一摇，就能轻松get到一个最符合他们要求的闲置会议室，不过这大概只能在京东OA系统的实用排行榜中排第二名。

使用得更多的是班车系统。下班后只要打开应用定位自己的地理位置，系统就会根据附近班车的分布给你推荐一个最适合上车的站点，并且它还会告诉你这趟班车之后的行驶路径，不仅如此，你还能查到班车司机的联系方式。

这些好用的功能都可以在京东的移动OA系统ME里实现，不过这还远远不能满足一群技术控。尽管ME里已经有30个通用功能了，但当各个部门又提出更独特的需求时，怎么办？

那就自己开发吧！ME的一大特点是它是一个开放平台，允许各个部门在这个平台上开发、增添自己需要的功能—当然也只有技术公司能这么玩。于是，用户体验部开发了一个可以横向比较京东App客户满意度的功能，它可以按周统计用户的评价并反馈到体验部；营销部的人开发了一个“京东罗盘”，这样他们就能每周检测不同产品的销量和价格。“目前ME上自主开发的功能有近20个。”移动办公团队产品经理李卓说。

京东有一个很特殊的地方在于，除了办公室员工，它还有近8万名一线员工，比如仓储、配送、客服等岗位，这些员工没有配工作电脑，所以设计移动版也是为了方便他们的工作。这样，即便是在新疆、陕甘宁等偏远地区的一线员工也可以通过移动版OA随时打卡、查询工资。

爱奇艺：少即是多，做员工需要的

特色功能

1 视频会议：多终端会议系统

2 打卡：摇一摇150米内自动打卡

3 同步报销：平级部门可同时审批

只要进入了设定的距离范围（公司方圆150米），就可以提前打卡，避免迟到，这个“充满爱”的设置叫做“附近打卡”，估计能在爱奇艺员工喜欢的OA系统功能中排名前三。

和前几家公司相比，3000人左右的爱奇艺规模算不上庞大，日常使用的OA系统也相对精简，更追求实用，用开发团队的话来说，就是“用什么就装什么”。

比如差旅申请的审批。新的OA系统允许几个平级的部门同时在系统里审批这笔差旅，任何部门发现不合理的需求都可以立刻喊停，这能减少很多时间的浪费，出差任务很急的同学最喜欢，“这个功能很方便，假如我要向3个部门申请一个差旅而且明后天就要走，3个部门可以同时在系统里审批，节省了很多时间。”爱奇艺副总裁王学普说。

此外，作为视频网站，爱奇艺的OA系统在各项远程办公活动里植入视频的功能自然也是出神入化。视频会议是基础配备，他们甚至可以在团建时做视频直播，加入VPN后也可以随时和任何一个同事通过视频讨论工作，并且，绝对不卡！

互联网行业最讲究的大数据，OA系统也能支持。在后台，他们还能看到属于业务板块的视频大数据分析，可以直接了解自己板块的工作效果，比如滤镜筛选的观众最喜爱片段、观看完成率等，当然，有些数据会有权限设置。

OA办公系统建设方案资料 篇9

一、协同OA办公系统研发思想及设计原则

（一）研发思想

我国发布实施“国家信息化发展战略”以来，经济建设得到了飞速发展。企业作为国民经济的基本单元，其信息化应用水平是国家信息化建设的关键，也是企业提高核心竞争力，与国际接轨的重要途径。

随着电子政务的蓬勃兴起，各级政府、学校、企事业单位普遍已经开始把提高审批效率，简化办事流程，推进网上审批作为电子政务建设的重要内容。

对于企业来说，在这个信息资讯不断爆炸的现代社会，拥有一套整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，提升管理水平和办公效率，增强企业竞争优势的办公自动化系统，显得更加重要。

协同OA办公自动化系统，以高性能数据服务器和数据库管理系统为核心平台，以现代网络通讯技术为依托，覆盖整个行业的信息系统，以达到各项处理工作系统化，规范化，科学化和现代化。

（二）设计原则

协同OA办公自动化系统可充分考虑不同企业工作的差异性和特殊性，可按照以下内容为项目的设计原则，确保企业应用需求得到满足。

1、安全性。在计算机信息系统中，应用软件涉及到部门之间的公文传递等，因此对数据库管理和应用方面，有较高的稳定性要求和安全性要求，如信息的授权、保密、审批、监控等；

2、灵活性。系统具备灵活性，适应管理数据的变更等要求，适应各种情况；

3、稳定性。性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件和网络环境要求不高；

4、简易性。在用户使用方面，在保证各个功能完善和强大的基础上，简化操作模式，迅速能让大家熟练进行应用操作。系统设置和后续维护简单，对人员配备要求不高。

二、协同OA办公系统的应用价值

协同OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。同时也降低管理成本，提高管理力度。对下属企业而言，降低工作内耗，提高工作效率。可以从软件和硬件两个反面来体现它的价值。

（一）软件方面

1、整合企业资源。通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。实现各种资源的互相促进和增值，创造发展的最优环境，建立正规、科学、开放的制度和文化，保持行业协会旺盛的生命力，保证行业协会健康持续发展。

2、加快信息流通。下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。公司员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程。下属企业可以在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反映，还可以在网上轻松、直接的发言、交流，大大加快了信息的流通速度。

3、规范办公流程。建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理 2

机制，使办公流程变得规范、有序，消除信息传递中的阻塞、延误、失真，不但提高了工作效率，还能大大提升工作执行力。领导层可以清晰、准确的了解事件的倾向性以做出正确的决策。

4、提高办事效率。有效协调各部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。员工能够清晰的查看到当前负责的各项任务状态以合理安排时间。可以快捷的在线发送文件、通知和留言，随时随地都能够在系统中快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

（二）硬件方面

1、节约企业资源。大大节约了企业的人力、物力、财力。通过网络系统进行沟通协调，使不同地域的人集中在一起讨论办公，节约了企业的有限资源；通过网络而不必再电话询问某个项目的进度，可以节省大量时间、精力和电话费；可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本。

2、性能好，硬件配置要求不高。协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值的功能模块，具备智能流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特性，非常适用于企业的日常办公。对用户硬件配置要求不高，并能普遍适用于多种操作系统之上，可最大限度保护企业在各方面的投入，极大的节省了用户的投资。

三、协同OA办公系统的模块设置

（一）个人办公

个人办公提供个性化的工作界面，方便用户处理日常的工作事务。

1、个人设置

对一些信息进行个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。

2、首页自定义

根据用户各自需求以及习惯，选择系统主页的布局格式，以及展示信息，提供对系统各项工作、资料、信息的直接显示和调用。

3、菜单自定义

每个用户可以根据自己的需求，添加、排序、还原、隐藏、删除、编辑菜单，创建个性菜单而不影响其他用户系统菜单。

4、菜单快捷组

定义好最常用的项目，实现快捷使用。

5、个人通讯录

个人通讯录属于个人使用，只有自己可以管理和查看。

6、常务安排

常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务。

7、工作日志

工作日志属于个人日志工具，具有日志权限者，可以新建、编辑和删除自己的工作日志和个人日志，只有自己可以查看和维护。

8、个人文档

方便用户存放和管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改和删除，文档查看、编辑、删除、共享、日志。

（二）企业管理

提供了极具价值的企业管理功能模块，规范企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。

1、协作管理

协作区针对一项任务或者项目，临时组建一支团队进行任务的协 4

作执行。特别适用于针对多人员、多部门、多角色的任务协作。同时再任务执行过程中，可以设定时间期限，任务的后台监控人员（即时了解任务进展以及给予指导），任务过程中需要和产生的文档，任务交流和协作过程中交流、建议的记录。

2、流程管理

可实现对企业各种工作流程的定义，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，具体的工作处理体现为流程的流转，提供流程提交，表单填写，附件上传，流程审批、协办、委办、办理时间限制，流程跟踪，流程图查看，流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。

3、文档管理

文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件和网络图片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件，设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载。

4、人事管理

人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。

5、资产管理

包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。

6、用品管理

办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。

7、车辆管理

对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护记录添加和查询等功能。

8、图书管理

包括图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功能。建立一个统一、完善的图书信息库，并及时跟踪图书的使用情况。

9、会议管理

可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，同时被批准的申请具有短信提醒功能，并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。

10、商务管理

商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理。

11、计划管理

工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划，并设定发布范围。范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容。

（三）实用工具

提供多种实用的办公辅助工具，增强沟通和办事效率，使办公更为便利、快捷。

1、系统邮件

又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。

2、系统短信

短信是其他消息传递的辅助手段，可以迅速的把消息即时“推送”给用户，避免事务处理的延迟。短信又可分为PC短消息和手机短信，包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。

3、公司论坛

可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定，用户可就某个主题进行发贴、回复，并可对帖子进行排列、查询，查看精华帖子和积分榜等。

4、在线人员

查看系统中所有在线的员工，并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。

5、投票调查

可以通过系统发布在线投票调查，即时对内部管理以及这个计划征求意见，提高意见的沟通，后台数据可以统计，提供决策数据。

6、网络硬盘

网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进行相关操作。

7、图片管理

图片管理是针对图片进行浏览、下载、设置等操作。

8、生日贺卡

生日贺卡是根据在个性设置——个人资料中填写的个人出生年月来计算，由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺卡。

9、使用向导

帮使用人员熟悉系统。

10、快捷查询

方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。

11、公共相册

将公司的各种图片资料归集到系统里面，方便员工查看。

12、收藏夹

方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页，分为个人收藏夹和公共收藏夹。

（四）信息库

1、组织机构信息

可以查看本单位的单位信息和部门信息。

2、人员信息

查看员工的信息及在线、外出情况。

3、RSS资讯

资讯订阅就是免费的网络报纸，免费的竞争情报！看到你关注的、每日最新的最全的信息！同时可以将信息放置首页显示，满足领导层每日关注新闻的需求。

4、新闻发布

可编辑新闻并可与office组件进行集成，进行新闻的发布、修改、删除、查询和评论等操作，查看新闻列表，包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。

5、公告管理

用于管理公告通知的发布。

6、公共通讯录

管理和查看企业的公共通讯薄，并可按联系人分组、姓氏索引、8

关键词查询等。

7、我的助手

提供实用的信息以对企业的办公事务进行支持，包括电话区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。

（五）系统管理

系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理，企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。

1、组织机构管理

建立单位和部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业的组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；根据实际情况定义角色和权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作，保证企业的管理规范。

2、角色权限管理

提供对角色的快速定义，并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候，他就自动拥有了角色所被定义的权限。

3、印章管理

设置word文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的签名。

4、界面设置

自定义登录界面，设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。

5、菜单设置

为系统管理员提供一个自定义菜单的界面，使公司系统能够按照 9

需求和办公规划更改菜单的名称，以及根据公司的需要添加自定义模块，挂接在系统中。可以“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块。

6、系统日志管理

提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。

7、系统资源管理

可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况，进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，进行资源回收，以便优化系统占用的空间。

8、系统安全设置

用户可设定图形码，进行身份验证；还可设定密码，有效保证系统的安全。

四、协同OA办公系统的应用环境

（一）软件环境

数据库服务器：windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0 WEB服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20 客户端：windows 2000/2003/xp/98、IE6.0

（二）硬件环境

1、数据库服务器、web服务器

最低配置：奔腾600 CPU、128M内存、5G剩余硬盘空间 建议配置：奔腾2G CPU、1G内存、40G剩余硬盘空间

2、客户端

最低配置：奔腾233 CPU、64M内存、100M剩余硬盘空间

建议配置：奔腾1GCPU、256M内存、1G剩余硬盘空间

五、协同OA办公系统的开发步骤

（一）项目调研

对公司目前办公情况进行摸底调研（可采用问卷调查和直接访谈等方式），掌握公司办公情况，了解公司需要什么样的一个办公系统，为下一阶段工作做好铺垫。

（二）项目设计

项目设计阶段也是本项目的核心部分，成功与否关键在于项目的设计。双方需要详细沟通交流，认真考虑项目模块，多次循环模拟办公，逐步完善设计方案。

（三）项目实施

对项目设计进行系统测试，充分挖掘系统的优缺点，找出不足，促使项目进一步完善。

（四）信息反馈及项目修订

收集项目实施阶段的反馈意见，并认真研究解决方案，加进修改

（五）人员培训

确保项目设计完全符合公司办公要求时，对全体使用人员进行简单操作培训，确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件。

（六）项目正式交付使用

交付自动化办公系统，在全公司正式使用

（七）后期系统维护及升级