OA办公系统实用性

OA办公系统实用性（共3篇）

OA办公系统实用性 篇1

1 背景

随着我国信息化进程的不断深入, Internet的使用得到极大普及, 社会生活对IT的依赖程度越来越大。特别是“国家信息化发展战略”发布以来, 电子政务的发展突发猛进, 各级政府、医院、学校、单位都已经开始把提高审批效率, 简化办事流程, 实行网上审批作为电子政务建设的重要内容。对企业而言, 拥有一套整合企业内部所有业务, 把企业人事、财务、资产、信息数据等资源高度集中运行的系统, 显得尤为重要。OA协同办公自动化系统 (以下称OA系统) 就是在这样的背景下快速发展。

2 设计思路

提升企业的管理水平和办事效率是OA系统开发的最终目的, 因此在设计阶段我们要根据不同企业不同岗位的差异性和特殊性来进行设计研发、充分调研。不仅根据企业目前的应用, 还要考虑系统的扩展性, 确保在系统设计前期打好“地基”, 使总体框架稳固, 让企业用户的需求得到满足。设计思路主要包括以下几个方面。

2.1 稳定性

OA系统是企业计算机系统的一款应用软件, 主要涉及到各部门之间的公文流转, 因此稳定性最为重要, 该系统应确保性能稳定, 访问速度快, 技术平台先进, 对服务器和计算机硬件的要求不高, 并在高数据、多用户使用的情况下能够长时间无故障地安全运行。

2.2 安全性

OA系统要符合对信息安全管理的要求, 建立完善可靠的安全保障体系, 编程语句要严谨, 尽量减少系统漏洞, 避免被非法入侵和攻击, 应具有较强的网络计算机病毒防范能力。系统的授权、保密、审批环节也需要高要求, 应具有严格的身份认证功能。

2.3 实用性

实用性主要表现界面和操作上: (1) 界面要直观、简洁, 用户可以直接点开想要进入的界面, 尽量减少不必要的点击过程和菜单的层级; (2) 操作过程要简单, 一目了然, 符合一般工作人员的工作习惯和思维方式, 在没有计算机专业人员指导的情况下, 也要能够快速上手掌握。系统的前期设置和后续维护不能过于复杂, 使办公人员能够自主操作。

2.4 兼容和扩展性

计算机系统是一个不断变化、更新的系统, OA系统也不例外, 所以在系统设计阶段要充分考虑系统的兼容性和扩展性, 要保证与现有系统、现有设备及现有仪器无缝兼容;还必须要考虑后期上线的新系统、新产品能否与本系统兼容, 实现扩展。特别是当外部环境发生变化, 系统的扩展性就更为重要, 所以应严格遵循现有的国际标准和国内标准进行开发, 以便后期扩展。

2.5 维护性

信息系统是人为开发的系统, 出现漏洞和错误不可避免, 出现漏洞和问题并不可怕, 最重要的是要能够及时快速解决, 维护性讲的就是这方面的问题, 要能够在不影响其他模块正常运行的前提下快速解决问题, 一句话概括就是局部不能影响全局。

3 系统开发阶段

根据设计思路, 开发人员着手进行系统开发, 主要包含基础平台、行文管理、车辆管理、后勤物资管理、人事考勤管理等模块, 这里重点讲解基础平台和行文管理。

3.1 基础平台

基础平台是OA系统的基础, 应提供以下基本功能:1统一登录页面, 系统登录前要求用户输入用户名、密码、验证码信息;2要提供统一的功能管理菜单;3要提供用户登录后科室 (部门) 切换功能;4要提供用户登录后有效公告信息浏览功能;5要提供个人常用功能定制功能。

3.2 行文管理

行文管理是办公自动化系统的最为核心的应用, 是组织管理中传递信息、交流情况的重要工具, 实现方式包含行文流程设计、角色分配、行文收发、行文办理、行文存档等内容。

(1) 行文流程设计。行文流程设计指的是在OA系统运行前要进行各类文件流程的设计, 根据不同的文件类型设计不同的文件流转流程, 如:“请假申请流程”只需要科室负责人审核, 分管领导进行审批。但是如果是“采购申请流程”, 则在科室负责人审核, 分管领导进行审批后, 还需要单位负责人进行审批。系统管理员将根据单位的实际情况, 对不同的行文需求配置不同的流程, 达到行文有效流转的目的。

(2) 角色权限分配。在行文流程设计完毕后, 就要进行角色权限分配, 不同科室的不同人员拥有不同的角色权限, 根据人员的岗位来分配权限。如:办公室人员拥有建立行文的权限, 其他科室人员只拥有收文查阅的权限;科室负责人拥有审核的权限, 分管领导拥有审批的权限等, 单位的所有人员都需要根据岗位进行角色权限分配。

(3) 行文收发。角色分配后OA系统就能正常运行了, 根据收发文件的类型, 行文可以分为上行文、下行文。在发文界面都应按照固定的格式, 包含标题、文号、来文单位、来文时间、登记人、登记时间、主送单位、抄送单位、附件、印章等内容。在收文界面应具有签收功能, 要求必须在签收后才能显示行文内容, 避免没有真正查阅, 接收人员接收到文件后能够再转发至他人。此外, 还要有收文箱、发文箱、回执箱 (收到回执) 和行文跟踪功能, 行文在编写行文内容之外要能够添加多个附件, 要能提供对整个行文过程查看、打印功能 (包括审批流程) 。

(4) 行文办理。行文办理简称办文, 指收阅人收到行文后, 根据行文的内容进行办理, 包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办等处理流程。

(5) 行文存档。在确定行文办理已经完成后, 将行文进行存档, 存档后的文件内容将被屏蔽, 只显示文件目录, 普通用户可以查看目录, 如需要查看内容可以点击申请, 得到有批准后方能查看。

(6) 查询统计。根据不同角色权限, 用户可以设定查询条件, 查知当前公文的处理和领导批示情况, 可根据发文单位、关键字、时间等组合进行查询, 能够按照日、月、年等时间节点为当前用户生成办文统计报表, 并有导出及打印功能。

(7) 流程监控。实现对公文处理的全流程监控, 可以查看本人所参与办理的公文的运作情况, 领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况。

(8) 短信提醒功能。由发信人定义是否在发送行文时, 向收信人发送短信提醒的功能, 收信人读取短信内容后, 该行文加入读取标记。

4 结语

OA协同办公自动化系统是提升企业管理的好帮手, 不仅避免人为因素, 实现了科学规范管理, 还提供互动交流平台, 增强团队协作沟通, 有利于企业形成健康、积极的文化氛围, 增强组织的凝聚力。

摘要：我国信息化进程不断深入, “国家信息化发展战略”发布以来, 电子政务的发展突发猛进, OA办公系统得到普及, 深受广大企事业单位的欢迎, 各级政府、医院、学校、单位都已经开始把提高审批效率, 简化办事流程, 实行网上审批作为电子政务建设的重要内容。文章就OA系统的建设方案展开探讨。

关键词：OA,自动化,方案

参考文献

[1]石家庄巨雷科技有限公司OA系统建设方案[OL].百度文库, 2012

[2]zhlubin OA办公系统建设方案[OL].百度文库, 2012

[3]忘夜的月儿OA系统设计方案[OL].百度文库, 2014

[4]cyy909行文流程和管理办法[OL].百度文库, 2012

OA办公系统的安全探析 篇2

关键词：OA办公系统,架构,安全机制

随着现代信息化水平不断提高,工作中对OA办公自动化系统的应用越来越广泛,并且已经逐步取代过去复杂的手工办公方式,以及传统的文件传输方式,极大地提高了工作效率。在人们享受自动化带来的便捷的同时,也存在一些严重的安全问题,这就造成OA办公系统文件在进行网络传输过程中经常会受到网络安全的影响,导致还不能完全脱离手工办公。

一、OA办公系统

OA办公系统是Office Automation System的缩写,指办公室自动化或自动化办公。OA办公系统是一个动态的概念,随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进,OA办公系统的含义也在不断更新改进和充实中。

近年无线局各发射台的网络建设迅速发展,为台里工作带来诸多便利,替代过去的手工办公,逐步实现“无纸”办公,不仅节约大量的人力物力,而且提高办公效率。同时与天南海北的兄弟台站间的联络与交流变得简单方便;与此同时在使用网络的过程中,网络安全的重要性也越来越显现,特别是关系到安全播出的OA办公网和技术网。因而提高网络安全就成为一项重要的工作。

二、办公信息系统架构设计作用

随着办公系统的发展,系统架构越来越复杂,架构对一个系统来说越来越重要。一个良好的架构不仅对系统的升级开发起到指导性作用,而且还能有效降低系统开发管理的复杂性,提高复用的程度,减少系统开发的成本等,可以说它是信息系统详细设计等阶段的基础,使得不同的受益人及开发人员达成一致的目标,确保设计思路被清晰地传达和理解。近些年逐步发展起来的云计算为系统架构设计提供了新的思路。云计算能够提供动态资源池和虚拟化平台,给用户提供一种安全的、快速的、便捷的数据存储服务和计算服务,具有满足办公信息系统各种业务变化与各种软件应用能力,通过把复杂的计算从客户端转移到了云中,为企业建设信息化、智能化和移动化的办公信息系统搭建提供了强有力的基础和保障。

三、OA信息安全

许多单位为方便办公建立局域网,而这些局域网多使用TCP/IP网络,这个网的特点是标准的基础技术、独特的信息资源、较高的信息敏感度和严格的安全要求。而网络的安全性就是指保障网络信息的保密性、完整性、网络服务可用性和可审查性。网络中各节点在网络管理实体的控制下与管理站通信,交换管理信息对象的广播数据是在每一个网络中都会出现。如果管理的不好,广播数据将严重损害网络的性能,并可能导致整个网络的崩溃。而网络安全存在的威胁因素包括网络的中断、系统的破坏、数据的丢失等非人为因素,还有许多人为因素主要是利用系统资源内部的脆弱环节侵入而产生的。具体情况分为四种类型:(1)通信被中断,信息变得无用或无法利用。(2)未经授权的入侵者访问了信息资源。(3)未经授权的入侵者不仅访问了信息资源而且篡改信息破坏信息的完整性。(4)未经授权的入侵者在系统中添加伪造的内容。

因而针对网络安全问题的解决方向就是消除安全的脆弱环节,使网络保证其信息系统资源的完整性、准确性和有限的传播范围,并要求网络可能向网络内的用户有选择地及时提供各自应得的网络服务。保证网络安全的机制分为两类,一类与安全服务有关,用来实现安全服务;另一类与管理功能有关,用于加强对安全系统的管理。总的说来网络安全机制主要是要解决保护网络重要资源不被复制、删除、修改与窃取。

(1)加密机制。加密机制可用来加密存放着的数据或流通中的信息;它既可以单独使用,也可以同其他机制结合使用。一般有单密钥系统和公开密钥系统。

(2)数字签名机制。数字签名机制由两个过程组成:对信息进行签字的过程和对已签字的信息进行证实的过程。前者要使用签字者的私有信息,例如私有密钥。后者使用公开的信息和过程,例如公开的密钥,已鉴定签字是否由签字者的私有信息所产生。数字签名机制必须保证签字只能由签字者的私有信息产生。

(3)访问控制机制。访问控制机制根据实体的身份及其有关信息,决定该实体的访问权限。访问控制机制的实现通常采用以下某一或某几个措施:访问控制信息库、认证信息(例如口令)、安全标签等。

(4)数据完整性机制。在通信中,发送方根据要发送的信息产生一条额外的信息(例如,效验码),将后者加密以后随信息本体一同发出;收方接收到信息本体以后,产生相应的额外信息,并与接收到的额外信息进行比较,以判断在通信过程中信息本体是否被篡改过。

(5)认证交换机制。用来实现同级之间的认证,可以使用认证信息。也可以使用实体所具有的特征。认证分为实体认证和消息认证两种。实体认证是识别通信对方的身份,防止假冒,可以使用数字签名的方法。消息认证是验证消息在传送或存储过程中没有被篡改,通常使用消息摘要的方法。消息摘要不是身份认证的方法。

(6)防业务流分析机制。通过填充冗余的业务流来防止攻击者进行业务流量分析,填充过的信息要加密保护才能有效。

(7)路由控制机制。为了使用安全的子网、中继站和链路,既可预先安排网络中的路由,也可对其动态地进行选择。安全策略可以禁止带有某些安全标签的信息通过某些子网、中继站和链路。连接的发动者也可规定一些路由的要求。

(8)公证机制。公证机制是由第三方参与的签名机制。基于通信双方对第三方的绝对信任。让公证方备有适用的数字签名、加密或完整性机制等。当实体间互通信息时,就由公证方利用其所提供的上述机制进行公证。有的公证机制可以再实体连接期间进行实时证实,有的则在联接结束后进行非实时证实。公证机制既可防止接收方伪造签字,或否认收到过发给它的信息,又可戳穿发送方对所签发的信息的抵赖。

4、结束语

基层OA系统研究 篇3

1 OA系统设计构想与目标

1.1 OA系统特性

OA系统涵盖单位内部主要日常公务、事务工作，是行政管理的主要工作平台、数据中心和信息交流平台。我在多方调研论证的基础上，结合其它已有的建设经验，没有一味地“贪大求全”，而是遵循“统筹规划、分步实施、先易后难、扎实推进”的工作思路，先上OA系统项目，而后逐步建设“数字化办公”的其它子系统，最后完成打造“无纸化办公”的任务。因此，在考虑OA系统具体设计时主要强调了系统的如下特性：

先进性：采用的技术既要反映当今技术的先进水平，又要具有很好的发展潜力。主要体现在技术先进和结构先进两个方面。

扩展性：采用主流的软件体系，基于构件的软件设计思想和迭代法，保证系统的高度可扩展性;网络建设在采用先进技术的同时，更要注重该技术的成熟性，选择的技术符合国际标准，与主流厂商产品及网络技术可兼容。

实用性：确保系统功能实用、操作简单、易学易用，适合各类人群。系统将提供统一的界面入口，使得用户能够一打开页面，就可以方便地查看主要工作动态，有哪些待办的工作事项，并可点击立即开展工作，而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。

集成性：系统在设计时，充分考虑到了与数字化办公平台系统的集成，与办公自动化系统的信息交叉点。在数据的编码、认证的过程和信息发布的方式上，按照常规的、基础的规范进行。将来数字化办公应用平台建成后，可以方便的集成OA系统，避免大规模的二次开发和改造。

1.2 OA系统目标

目标之一是满足单位内部各级工作人员高效率处理日常事务的工作需要。在提供的自动办公平台上，应当自动完成以往由人完成不需要思考但需要花费时间的工作以及按规定程序完成的简单重复工作，减少需要工作人员传送实物的过程，最大限度地避免人工操作。采用合理的工作流方式处理影响工作效率的各个环节，有效的协助各岗位人员顺利完成各项工作。OA系统能够提供监督功能，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，使各部门之间的协作更加简单方便，并通过系统的建设促进工作方式向科学化和合理化方向转变，进一步提高办公效率。

目标之二是满足远程办公自动化的工作需要。根据本单位部门设置的特点，各平行单位及上下级单位间距离都较远，造成平时日常办公极为不便，工作效率也很低，对OA系统的要求极为迫切。因此，我设想建立基于Web标准开发，采用完全B/S应用模式的OA系统，直接实现当前局域网内的远程办公。

2 OA系统设计方案

2.1 OA系统软硬件平台的选择

由于OA系统的总体设想与分步实施建设“数字化办公”的工作思路，必然要求软件系统平台必须是先进且成熟的技术，因此我们选择Lotus Notes/Domino作为OA系统工作流平台，主要是基于以下几点思考：

1)Lotus Notes/Domino可以高度集成各类信息资源，包括个人办公软件、数据库应用软件、ERP软件和WEB应用程序。主要的联结工具有：DECS、Lotus LEI、ESB和与WebSphere共用的开发工具包等。

2)Lotus Notes/Domino拥有丰富的增值应用软件，可以帮助建立知识门户和基于知识管理的第三代OA系统，管理高校档案，实现网上会议和远程办公，集中收发传真，快速定义工作流。

3)Lotus Notes/Domino具有良好的外在接口，以后可以直接通过Lotus接口进行电子政务的二次开发，也可以通过Lotus进行以后的协同网站的内容管理。

由于Lotus Domino本身是跨平台的，它能在多种平台上运行：Windows NT、Windows2003、Aix、Solaris、Linux等，在不同平台上运行不需改动或重新编译。因此在搭建OA系统的过程中，在硬件平台的选择上我们采用一台IBM主服务器和一台备份服务器的方案。

2.2 OA系统软件设计

OA系统，主要体现为一系列的工作流程处理，在工作流系统设计中，参考了国际工作流管理联盟(WFMC)建议的工作流参考模型，充分利用Domino Web技术进行开发，结合办公程序的具体实际，整个系统设计中体现灵活性，网络管理员通过页面工具可以根据实际需要自定义工作流程，如图1所示。

2.3 OA系统功能的设计

根据事先征求的单位内部各部门对OA系统的需求情况，结合自己积累的开发、实施OA系统的经验，因此在设计OA系统时，充分考虑现有技术和业务需求的统一，当前应用与长远变革的统一，业务实现与制度管理的统一。系统设计的主要功能包括：公文管理、日常办公管理、系统管理等几部分，具体情况如图2所示。

3 OA系统设计中应注意的几点问题

3.1 OA系统安全问题

由于OA系统采取集中存放、统一管理数据的方式，因此信息安全至关重要，从项目刚开始便受到各级领导的高度关注，我们试图从不同角度建立多层次的安全控制体系。

从物理层面上，对系统所在环境、设备及数据进行安全保护。即对主要设备的防盗、防毁、防电磁辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等，通过严格管理及提高员工的整体安全意识来实现。为保证信息网络系统的物理安全，除在网络规划和场地、环境等要求之外，还在防止系统信息在空间的扩散上做了一些工作。

在网络层面上，对网络的边界都安装了防火墙，并需要实施相应的安全策略控制。另外，根据对外提供信息查询等服务的要求，为了控制对关键服务器的授权访问控制，并把对外公开服务器集合起来划分为一个专门的服务器子网，设置防火墙策略来保护对它们的访问。

在操作层面上，为了加强系统的安全管理，根据网络的业务和服务，我们采用加密技术、防病毒技术、以及对各种应用服务的安全性增强配置服务来保障网络系统在应用层的安全，并重点在病毒集散地发作频繁的网络邮件/群件系统及文件服务器上部署防病毒保护设置。

3.2 OA系统用户认证问题

OA系统的认证过程，可以经由统一身份认证系统进行认证登录，实现SSO功能。即用户可以直接从办公系统登录，也可以从信息门户登陆后，通过门户上OA入口进入OA系统，在此过程中，无需再次输入认证信息，实现单点登陆。对于相同的用户，只需要记忆一套用户名和口令即可通行于其它门户与OA之间，其使用权限也预先设定。

不仅如此，建设后的OA系统还要求支持后续与第三方手写签名、电子印章控件的集成。OA系统自身嵌入了业界成熟的、通过公安部检测的中间件――iWebOfficeSign全文批注中间件、iSignature电子签章软件，主要应用iWebOfficeSign全文批注控件实现办公自动化文档全文批注、在线编辑、保存、痕迹保留、手写批注、B/S数据实时交互、支持原痕迹稿件、模板套红定稿和标签管理等功能;可以利用iSignature电子签章软件为客户文档提供完整性保护，采用第三方CA认证机构的数字证书，以标准的散列算法(HASH产生文件内容数字摘要，确保电子签章和被签文件紧密绑定，提供安全可靠的文档保护。

3.3 OA系统集成问题

OA系统与门户的集成主要是考虑到需要选取一些全局性的公用功能集成到门户上，并为OA用户在门户上提供一个访问入口，通过这个入口，可以直接进入OA系统。具体来讲，在门户上提供访问OA的入口，并且这个入口只针对OA用户开放：即OA登陆门户后，在页面上显示这个入口，并可以通过这个入口进入OA系统中，整个过程不需要再次输入用户名和密码;而对于非OA用户，在登陆门户时，页面应该不显示OA入口的链接。此外，我们在OA系统中预留其他接口，支持将信息门户对OA系统其他页面的集成。

在推进OA系统的过程中，我们深刻体会到OA系统三分是技术，七分靠管理，关键是积极促进各级各类管理人员更新观念，转变习惯，同时逐步建立了一支包括系统主要负责人及部门网控人员在内的系统管理队伍，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则。

参考文献

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