政务OA系统

政务OA系统（精选10篇）

政务OA系统 篇1

1 引言(Introduction)

随着社会信息化进程的加快,政府及公众机构在信息化建设中不断地改进电子政务的服务和运作方式促进与公众之间交互的效率和效力。电子政务的高质运作不仅体现在信息发布的及时和有效上,更应该体现在高效安全的在线服务中,如数据信息的归档和应用、税务的征缴和票据处理、商品的招标采购等。电子政务中涉及的敏感信息通过网络进行数据信息传递与处理,必须有良好的秩序和技术保证。基于PKI技术的网络安全处理可以在电子政务的OA系统平台运作中有效地解决身份认证问题,保障数据的机密性、完整性、不可抵赖性等关键问题,为敏感通信和信息安全提供有力的技术保障和数据支持。

2 电子政务(E-government)

2.1 功能

电子政务(E-govemment)是政府依托现代计算机网络和通信技术以及管理理论,面向社会提供开放式的服务和管理平台。将原有的办公系统重组结构、优化流程,构建政府与公众间协调而有序的管理和服务关系。

2.2 系统需求

目前,我国电子政务主要实现内部办公和公众服务的事务处理。OA系统平台要求在信息化过程中满足内部与外部功能需求的同时,保证数据的安全与效率。

(1)对内部系统的高效性

电子政务的对内业务主要有自动化办公、信息化查询、数据传递及共享等。各种终端信息的对接与数据库的完善,要支持批量同步或接口调用方式获取数据,减少重复与缺失,保障信息及时有效地送达指定位置。

(2)对外部公众的服务性

电子政务对外向公众所提供在线服务与信息发布、个性化的信息查询、自助事务处理等服务,需保证双向的信息互通和对称。

(3)数据的安全性

电子政务中对重要文件和敏感数据的安全保障有很高的要求。在OA系统中的安全保障主要涉及:系统安全和数据安全。系统安全,主要是防火墙和病毒查杀等自我防护措施;数据安全,则是主动地进行身份认证以及确保信息的保密性、完整性、可靠性以及不可抵赖性。数据的安全性是网上办公系统安全稳定运行的关键。

3 PKI技术(PKI technology)

3.1 功能

PKI(Public Key Infrastructure)技术,建立在公钥技术基础上,用于提供安全服务的基础设施。PKI具备优质的非对称算法以及密钥管理,综合了密码学、数字签名和密钥交换等多项安全技术,使用一套成熟的安全密钥证书管理体系提供有效的具有普适性的网络信息安全服务。

PKI技术遵循证书管理用户公约,由认证中心CA将用户证书与公钥捆绑,有效地解决密钥分发的问题。统一的安全认证标准和规范基础提供在线身份认证,确保用户信息的机密性、完整性和无法否认性,为网络应用提供各种身份及信息确认的服务,营造并维持一个安全可信的网络环境。PKI是目前公认的最佳的网络安全保障体系,可以为电子政务的整体发展与OA系统的实践应用提供可靠的信任关系。

PKI的主要功能是完成证书的申请、签发、发布、撤销和密钥的产生、备份、更新等操作[1]。其中,数字证书是构成PKI体系的最基本元素。作为公开密钥体系的一种密钥管理媒介,数字证书将用户信息及密钥对等数据以电子文档的形式存储,通过检验用户的公开密钥验证其身份的合法性,建立信任关系,有效地确保用户的身份信息不被非法读取或篡改。数字证书的使用流程如图1所示。

3.2 架构

PKI一般由认证中心CA、注册系统RA、密钥管理系统KMC、安全策略管理SPM、目录服务系统、发布系统及应用接口等部分构成。证书管理遵循严格的主从关系:数字证书经RA注册、审核,由CA签发。PKI认证中心功能结构如图2所示。

认证中心CA(Certificate Authority)是证书的签名与管理中心。作为PKI的核心执行机构,CA具备管理用户数字证书和密钥的权威性和公信度。CA对每一个网络用户加以认证、验证密钥、签发和验证X.509国际标准格式的数字证书。

注册机构RA(Registry Authority)是证书的审核与注册中心。作为PKI连接用户与CA的接口,RA用于管理和维护用户身份信息,提供用户数字证书的注册申请、登记、审核和提交等各种证书管理服务。

4 基于PKI技术的电子政务OA系统安全方案 (Scheme of OA system security of E-government Based on PKI technology)

实现安全的电子政务的前提是解决好信息的:共享与保密、开放与隐私、互联与局部隔离。使用PKI技术创建可信的基础安全设施,将数字证书应用于终端访问到信息控制的整个过程中,控制信息的访问权限和保证信息的传递完整,为应用系统的安全平台提供安全服务,保障数据的完整性、真实性、可用性、不可抵赖性和机密性,保证电子政务系统安全策略的实现[2]。

4.1 功能设计

根据电子政务OA系统功能的需求,PKI将系统划分为:客户端、安全访问应用平台、服务器端三个层次进行安全访问控制管理。其体系结构如图3所示。

PKI技术在安全访问控制中,设置两重检测管理。客户端与服务器端间建立一个安全访问应用平台。访问者在客户端登录,需要通过USEKey进行可信终端验证,进行识别用户身份的第一重保障。访问者需要访问内部OA数据库中的数据,要通过访问授权系统的双向认证,经过数字证书、电子签名等多重验签的第二重保障,获取访问授权后方可进入。层层间界限分明,通过物理隔离与认证、加密技术实现可控的互联互通,各访问控制环节有序而严密地进行安全防护,降低整个系统访问权限控制的复杂性与风险性,有效地解决“信息安全的核心问题:信息保密性、身份真实性、数据完整性、授权合法性、不可抵赖性”[3]。

4.2 实现方案

PKI技术在信息安全访问控制体系中主要解决:身份认证、访问控制、安全审计以及数据加密等功能性问题。

(1)身份认证

在客户端,通过终端登录PC保护系统对计算机的主体进行验证、通过USBKey提供的PIN码对用户验证、通过浏览器发送基于安全套接字层协议SSL协议的访问安全认证网关发送握手信号,保护终端及网络登录安全,建立可信的访问终端。

SSL协议是由Netscape公司开发出来的一种使用安全通道传输数据的协议,可以让持有数字证书的浏览器软件和Web服务器间建立一条安全通道来进行身份认证和加密传输数据。建立SSL协议连接,客户端和服务器端之间传输的所有数据都以加密的形式传送,提供了非常高的可信任程度。

服务器端和客户端由双方信任的第三方颁发数字证书,通信时,双方可以通过数字证书确认对方的身份。结合SSL协议和数字证书,PKI技术可以保证公众与政府之间通信多方面的安全需求,使基于Internet的交互和直接的面对面一样安全[4]。

访问者身份管理中验证身份合法性的流程:

a.访问者在客户端登录,向服务器提供USBKey进行访问申请。

b.服务器根据其身份证明UID,提供需要下载的ActiveX控件。

c.客户端取得控件安装终端登录PC保护系统,并将证书下载到客户端,这样可以将客户端PC指定为可信终端。

d.访问者使用可信终端PC的Web浏览器以HTTP的方式向服务器发送访问请求,由PKI数据库验证合法性。在安全应用平台中,公钥密码体制中用户的私钥是提供用户身份唯一性的验证。

(2)访问控制

安全认证网关连接CA服务器确认访问者证书的有效性。信息系统的会话由访问者的身份给予相应网络资源访问权限进行统一访问控制。

认证网关将传输数据分段压缩后加密由传输层发送,采用公开密钥进行连接时的认证,专用密钥进行会话时的认证。身份验证后,客户端和服务器间通过协商层的约定和加密算法的认证建立可信连接,产生SSL加密传输通道。一次可信的访问控制会话,从客户端利用用户身份管理系统发送的数字证书和公钥加密客户端的随机密钥开始,到服务端通过私钥进行解密、处理后以同样的方式返还客户端结束。

(3)数据加密

保障传输数据的机密性、完整性和不可抵赖性,主要由数字签名、数字信封和电子公章技术实现。

数字签名是发送者利用私钥对生成的报文摘要进行签名。利用哈希算法具有判断输入数据的任何变化都会引起输出数据的不可预测的极大变化的特点,检测数据传送过程中被篡改的可能性。数字信封则是采用公钥与私钥相结合的密码技术进行双重验证,从而保证只有正确的的接收人才能阅读信件信息。

利用数字签名和数字信封实现数据加密的流程:

a.访问者在客户端PC访问服务器,在浏览器中填写表单,设置发送信息。

b.提交数据时,客户端将发送信息原始报文打包为XML式,通过Active X安全控件对数据进行Hash生成报文摘要,私钥进行加密形成数字签名附加于原文。

c.使用密钥对将发送者的数字证书、原始报文和签名摘要生成加密报文,使用公钥加密密钥对生成数字信封。加密报文和数字信封通过规定的组包协议封装为安全报文包,上传到服务器端。

服务器收到安全报文包后,调用服务器端安全网关的相应接口验证签名(脱密、hash、比对)。根据摘要的一致与否判断数据传输和处理过程是否安全,保障传输的安全性与数据的完整性。会话安全,系统才会继续处理上传数据,将签名数据入库,交由应用服务器完成相应的报文拆解、解密、验证。公钥可以确认签名的正确性,可以保障数发送方无法对信息发送行为进行抵赖。

结合数字签名技术,基于PKI的电子政务OA系统可以实现电子回执的生成、下载、查询和第三方验证,为解决网上申报的业务纠纷提供可靠的技术基础,让公众安全、准确、快捷地办理相关业务[1]。

电子公章基于数字签名技术。以数字技术模拟传统实物印章或签名,作为个人信息与数字证书以及密钥共同存储作为电子钥匙,并使用PIN码进行保护。电子公章对电子文件进行签字盖章加密处理后,会与报文锁定,存于数据库不能随意修改。

在OA系统中使用电子印章进行发文时,可采用数字纸张技术保障公信视觉效果的同时控制版面的一致性、不可篡改性和不可分割性。此外,采用数字水印技术可以加密封装电子印章,以防盗取;采用指纹识别技术和数字签名相结合,有效地辨识文件签署者的身份。

4.3 设想

在我国电子政务系统的建设过程中,各地区设计和实现的安全策略不同成都地采用了身份认证和信息密文传送的方案。

当区域性的政务网络建设具备了一定范围的信任域后,结合PKI技术对已有的电子政务系统进行统一的改造:采用数字证书方式登录代替口令、IP地址等传统认证方式;运用SSL协议建立客户端与服务器端的数据传输可信通道;采用数字签名、数字信封及电子公章进行可视化数据加密等等。构建证书认证中心CA和密钥管理中心KMC的双认证体系,集成系统设计,也将减少日后系统维护的成本和复杂性。

5 结论(Conclusion)

本文将PKI技术应用于电子政务OA系统的安全方案进行了研究与设计,着重研究了基于PKI技术的数字证书和数据加密技术在政务系统的信息安全提供保障。

PKI技术是一个广阔的研究领域。基于PKI技术构建的OA系统在电子政务系统在改善系统安全运行的高效性方面起着不可估量的积极作用。随着PKI技术的不断发展,更加安全的加密和解密算法、更快更新的密钥管理方案将PKI技术对数字证书和密钥的理论和实践研究稳步地推向成熟期。作为确保互联网信息安全的最有利武器,PKI技术必将完美地结合电子政务的发展要求,保障了电子政务涉密数据的安全,成为我国安全、高效的电子政务发展的重要助力。

政务OA系统 篇2

甲方：

乙方：中国电信股份有限公司

甲方：*******人民政府（以下简称甲方）乙方：中国电信股份有限公司（以下简称乙方）

为进一步推动******政务信息化建设进程，加快电子政务办公系统（OA系统）建设和应用，经甲乙双方友好协商，并依照《中华人民共和国合同法》及相关法律规定,达成本协议，并由双方共同遵守。

第一条 总则

（一）市政府OA系统建设总体模式是“电信投资建设，政府租赁运行”；乙方向甲方提供安全可靠的技术保障和运维服务。

（二）市政府OA系统使用范围是所有在市公文交换站传输公文的使用单位（以下简称使用单位，具体名单由甲方提供）。

（三）通过市政府OA办公系统，使用单位所有非涉密公文全部网上办理，实现公文收发和公文内部网上流转。其中，公文收发是指在网上办理跨层阶、跨部门之间的公文签收和文件分发；公文内部流转是指电子公文收文管理（包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、催办和立卷归档等环节）及电子公文发文管理（包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、编号、制版、校对归档等环节）全过程网上办理。

（四）双方互相信赖，互相支持，优势互补，本着友好、务实、互利的原则共同处理在合作中出现的问题。

第二条 服务内容

（一）乙方负责市政府OA办公系统平台运维服务（功能模块、印章及CA授权认证等），负责对使用单位进行OA系统和移动OA办公手机客户端用户层面的点对点服务。

（二）建设时间。合同签订后4个月完成。

1、完成数据采集和流程再造（30天）。完成数据资料收集、办文流程再造等基础性工作。

2、完成网络接入（20天）。完成尚未接入政务外网的单位网络接入工作。

3、组织业务培训（10天）。乙方组织应用单位人员，分批次完成对覆盖部门和单位收发岗位人员的系统上线培训、测试工作。

4、试运行阶段（2个月）。检查系统运行状况，解决可能出现的问题。第三条 服务期限

服务期限***年，自 20** 年9月 1 日开始至 20** 年8月31日止。

第四条 服务要求和双方权利义务

乙方按照市县一体化大平台建设要求同步为甲方提供相应服务，包括：

（一）硬件平台升级改造要求。乙方负责对现有OA系统硬件设备进行升级改造（包括新增相应的服务器集群、数据存储系统与数据备份系统，更换网络设备、安全设备、负载均衡设备和大容量、高性能服务器等），并保障市政府OA系统在***年服务期内安全稳定运行，满足全市OA系统平台的运行需要。

（二）办公软件升级改造要求。乙方负责按甲方要求免费对现有市政府OA系统电脑版与移动版进行升级改造（包括公文处理、通知管理、信息专供、行政办公、督查督办、通讯录、电子邮件等应用模块），并保证在合同服务期内随时按照甲方新需求做好OA系统平台相关功能升级改造工作。

（三）电子印章和CA认证系统建设要求。

1、OA系统提供CA认证接口，支持身份证书模块集成，实现用户在CA认证环境下授权访问系统功能。

2、由乙方负责建设短信提醒的用户名、密码认证系统，并与OA系统实现无缝集成，实现基于数字签名安全的在线盖章功能。

3、各单位（市委办公室、市人大办公室、市政府办公室、市政协办公室、市纪委办公室和乡镇除外）印章数不超过3个。

4、平台服务印章和CA认证系统建设费用以及5年维护和服务费用由乙方支付。

（四）系统维护要求。

1、服务期内，乙方必须每周对系统软硬件进行一次巡检，保证OA系统安全稳定运行。

2、服务期内，乙方必须定期对系统数据进行备份，重要数据每天备份一次，全系统备份每周不少于一次。服务期满，甲方如需更换系统，乙方必须无条件提供全系统最终数据，并配合做好数据迁移工作。

3、乙方在系统故障修复方面必须保持实时响应，除不可抗具因素造成的故障外，一般故障修复时限为1小时，重大故障修复时限为8小时；可预见的故障和需中断服务的维护必须提前8小时通知甲方，年故障时间不得超过24小时。

4、乙方必须安排专人对市直单位进行OA系统用户端点对点服务，工作日服务受理响应时限为1小时。

（五）双方的权利和义务。

1、甲方有权对市政府OA系统使用管理，制定相关管理制度，建立监督和考核机制。

2、甲方有义务配合乙方做好OA系统接入单位印鉴、文头等相关资料收集和办公流程设臵、用户权限划分等工作。

3、甲方有义务协助乙方推进OA系统和电子政务专网接入。

4、甲方有义务协助乙方推进甲方指定使用人员的电信OA工作手机客户端的应用。

5、乙方负责市政府OA系统软硬件升级改造和运维服务，与市平台同步优化市政府OA系统功能。

6、乙方负责对接入市政府OA系统的单位和使用OA工作手机客户端的

用户进行业务知识培训，培训的组织工作由甲方负责，培训的技术人员、场地、培训资料由乙方负责。

7、乙方必须保障所有接入单位能够正常使用市政府OA系统；保障OA工作手机能够使用行政执法OA系统；各单位原则上使用光纤接入（特殊情况使用VPN拨号需经甲方同意）。

8、乙方安排一名专业技术人员在市政务中心指定场所驻点办公，及时解决OA系统使用是出现的问题。

第五条 费用标准、支付时间及支付方式，（一）费用标准。含平台使用费、非电信用户使用单位专网连接费（使用单位向市政府申请，经批准后的实际接入数量计算）、非电信用户使用单位工作手机套餐费和VPN账号费（使用单位向市政府申请，经批准后的实际接入数量计算）。

1、平台使用费。含运维服务费、电子印章、CA认证系统建设和服务费，每年计*****万元整。

2、非电信用户使用单位专网连接费。每个接入单位**元/月。

3、非电信用户使用单位工作手机套餐费。单位主要负责人配备OA工作1部手机，套餐费^^^元/月

（二）支付时间。OA系统建成验收合格并正式投入使用后，次月支付第一年费用，以后各年费用逐年同期支付（法定节假日顺延）。支付时，乙方需提供正式票据。

（三）支付方式。甲方统一支付平台使用费、非电信用户专网连接费、非电信用户工作手机套餐费和VPN账号费。

第六条 保密条款

为确保信息安全，各方确定因履行本合同应遵守如下保密义务：

（一）双方通过本合同进行网间互联了解到的包括对方网络组织、业

务发展、用户资料等在内的信息均被视为对方的商业机密，双方均有义务为对方保密。

（二）根据《中华人民共和国保密法》规定，甲方及其各接入单位的全部数据，乙方都要为其保密。

第七条 协议的变更与解除

（一）甲乙双方中任何一方在合同有效期内如需变更、解除合同，必须采取书面形式,并提前10个工作日向对方提出，对方必须在10 个工作日内给予书面答复，负责视为确认。

（二）由于不可抗力导致协议不能履行的，双方均不承担违约责任，共同协商变更合同。

（三）由于上级政府要求使用本系统以外的统一平台，本合同自动终止。

（四）本合同与国家法律法规禁止性规定相抵触时，应依据国家法律法规变更本合同。

第八条 违约责任

（一）在服务期内，若乙方运维服务未达到约定要求的，甲方有权视情况按次扣除5%的运维服务费用；给甲方造成其他损失时，甲方有权提出赔偿。

（二）系统发生技术故障，乙方未及时采取有效措施排除故障，造成甲方超过一周无法正常使用，甲方有权解除合同，乙方退回30%的运维服务费用，并承担给甲方造成其他损失。

第九条 附则

（一）本合同的任何条款在任何时候变成不合法、无效或不可强制执行等不从根本上影响本合同的效力时，本合同的其他条款应不受影响，但法律法规另有规定的除外。

（二）本合同自甲乙双方法定代表人或者委托代理人签字、单位盖章之日起生效，相关招标文件是合同组成部分，对双方有同等约束力。

（三）合同期满后，一个月内双方如无异议，则协议顺延。合同期满后，同等条件下，乙方享有续约优先权。

（四）本合同未尽事宜，由双方友好协商另行签定补充合同解决。补充合同与本合同具有同等法律效力。

（五）本合同一式陆份，双方各执叁份，具有同等法律效力。

甲方盖章 ： 乙方盖章： 法定代表人 法定代表人

或委托代理人（签字）： 或委托代理人（签字）：

OA办公系统实用性 篇3

关键词：OA系统核心应用 功能 性能 办公自动化

OA系统主要是为了政府机关以及事业单位的办公信息上下传达以及信息采集等服务的，能够将政府机关各个部门以及下属单位之间通过信息系统联系在一起，实现了党政机关单位的日常办公的信息化，规范化，标准化。

首先对于一家应用单位来说如何选择适合的OA系统是个主要问题， 选择OA系统时都应该遵循一个原则，那就是只选对的，不选贵的，适合本企业应用所需，不然什么都免谈，产品不仅具有传统OA软件的核心应用：文档管理、信息发布等功能，还提供了工作流等代表数字化办公发展方向的功能模块。在功能设置上不是追大求全，没有任何“花架子”模块，而是关注核心应用，使得用户的软件投资花到刀刃上。专业版和高级版不限制用户数，使得用户的应用规模不因价格因素而受到限制，同时，随软件免费赠送一定时间的服务与升级。软件价位充分考虑中国国情，通过内部研发与营销模式的优化改良，降低了运营成本，而不是将过高的自身成本转嫁给用户。软件实施、应用、购买成本低就是给用户省钱，面对越来越务实的企业与政府采购，低价优质顺应民心。

1 选择OA办公系统时应当注意的方面

1.1 首先在选择办公系统的时候，需要查看所选的OA办公系统能不能满足所要求的功能，如果不支持即时通讯的功能，那么，可以说这个系统对企业是毫无用处的，不仅无法帮助企业，还可能会造成企业的损失。采用先进的B/S结构，客户端简单便捷，运行的速度快，无论是在公司，还是在家里还是出门在外，这个系统都能够满足工作的需求。如果采用的服务器是公网IP的话，那么就能够通过路由器从外界访问，不需要任何其他的设置，就能够实现办公的信息化。在未来，也许OA还能够支持移动手机，那时候，就能够真正的随时随地办公了。

1.2 OA系统的易用性应非常强。系统最好采用简单便捷的，不用安装或者采用傻瓜式的安装，能够让用户非常方便的设置访问权限以及工作流。要发挥软件性能的优势，使得多台电脑能够组合成一套高性能的集群，并实现企业信息化。

1.3 OA系统的性价比要高，企业客户案例要多，服务支持要好。OA系统的稳定性很重要，因为大量企业信息资料存入其中，OA系统的不稳定造成资料丢失会对企业造成大的损失，无法弥补。因此要对数据进行集中的控制，避免数据的意外泄露。

1.4 OA系统的扩展性也要非常的强，最好采用积木式结构，可以按需选配，自由组合想要的功能，或者可以二次开发，提供第三方接口，这样也便于管理和查找疏漏。

如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。

2 OA办公系统应具备的性能

2.1 开放性：把整合用到极致，从技术上看，万户OA采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。

2.2 易用性：学软件有难度，但上网人人都会。OA是目前国内唯一一款能真正做到彻底网络风格化的协同软件，平台从整体到细节，彻底坚持网络风格，甚至能实现与外网的全面打通，从而，让软件应用变得像上网一样简单。

2.3 健壮性：没有并发数上限的平台坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度；也就是说，从理论上讲， OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。

2.4 严密性：“用户、角色、权限”三维管控还不够企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。而万户OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式，彻底实现真正的门户应用。

2.5 逐级化：包括职级门户，如集团-公司-部门三级办公门户，各办公门户的入口统一但相对独立，需要协作的信息和流程也可以互联互通。还包括内外部门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。

2.6 平台化：提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。

2.7 移动化：未来的OA系统在PC上操作的时间将

越来越少，人们将更多的使用手机等移动终端来操作OA，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，OA系统在手机上的兼容性正在不断成熟。

2.8 业务化：OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA不会像ERP那样管理具体的业务数据，还是侧重于业务协作过程管理。可能还有人想到了云化、流程化、智能化、知识化等这样的概念。

办公的信息化是一个不断发展，不断向前的过程，伴随着信息技术的发展，办公的信息化可以分为以下几个发展阶段：网络办公的智能化使得办公的工作变得越来越轻松和便捷；电脑化办公使得单位储存文件，保存数据以及一些软件的应用更加方便；网络的程序化在办公的网络化的基础上，能够实现对整个网络的全面有序管理。总之，办公自动化的应用和发展，使得企业节约办公时间，提高了办事效率。本文中提到的OA系统正是将以上这些阶段全部都串联了起来，发挥了各个阶段的作用，为企业提供了最便捷的服务。

参考文献：

[1]孙敏.办公自动化[M].北京：理工大学出版社，2010.4.1.

[2]王宇翔.计算机办公自动化应用基础教程[M].北京：西北工业大学出版社，2008.1.1.

[3]栾跃.软件开发项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2005.8.1.

政务OA系统 篇4

基于解决政府机关办公信息化、自动化的系统也称为政务OA系统, 在设计系统时功能也会特别庞大复杂, 人机交互的特性也很强。

说到系统的设计, 在人和机器的互动过程 (Human Machine Interaction) 中, 有一个层面, 即我们所说的界面 (interface) 。合理的交互式界面设计包含三个基本原则:置界面于用户的控制之下;减少用户的记忆负担;保持界面的一致性[1]。

复杂的界面的设计工作则会遵从更高级的界面设计原则, 从对用户的调查分析开始, 针对用户的需求、用户心理分析、用户的网络常识、用户情感体验等分析来设计界面设计的设计原则。在一般的企业OA系统中, 设计师只需要注意系统的美观、按钮和按键的位置是否合理, 导航是否清晰, 界面是否清晰一致等方面的内容[2]。

在一般的系统中, 界面设计师只需要把握界面设计的基本原则, 就算成功的设计了一款OA系统的界面[3]。而在政务系统中则不然, 这主要是由政府工作的以下特点决定的。

(1) 政务OA系统的目的是用信息化来提高政府的工作效率和办事效率, 如:公文报送、信息通知和信息查询等;实现各类政府职能。核心是提高政府事务处理的效率和改善政府的组织和公共管理。政府办公人员要掌握一个复杂的信息处理系统, 没有进行合理交互式设计的系统, 会增加使用的难度。

(2) 政府机关处理公文经常使用的业务术语和一般企业用户存在很大的差异性。这需要界面设计工作者为用户提供一个方便用户人机交流的设计界面, 以此来提高政府人员在转换政务术语和计算机术语的能力。

(3) 政务OA系统的操作较为繁琐。一个公文从形成到各级部门、领导的传阅、批示、存档等过程, 需要非常多的操作流程, 如何简化这些流程, 合理的快捷方式设置以及界面布局安排可以有效的减少操作的难度和步骤。因此, 也需要我们针对政务OA系统进行一个科学的界面设计来满足用户的需求。

2、设计合理的交互式的操作界面对政务OA系统尤为重要

政务办公自动化系统比一般企业OA系统拥有更加复杂的业务流程和信息严谨性要求。这要求界面设计不仅仅要满足三大原则, 还需要针对系统的特点进行别的改进, 系统交互式界面设计还需要同时满足以下要求:

(1) 简单明了:由于政务办公处理的信息窗口比较多, 选项比较繁琐。如果系统中的选项和程序不能做到简单明了, 用最直接的方式和最容易理解的方式把功能展示在用户面前。用户一整天面对着这个庞大复杂的办公自动化系统, 就极易造成用户对系统操作产生的误操作, 直接降低用户的工作效率。

(2) 方便使用:由于系统设计庞大、公文流转等信息处理程序繁琐, 操作起来会产生较多的操作步骤。而有的时候, 一个简单灵活的浮动式导航模块及简单的JS可以有效的减少操作步骤或者鼠标的移动。这就要求系统要尽最大的努力去减少用户的键盘鼠标操作, 减少鼠标的短距离移动等操作, 方便用户使用。

(3) 能提供实时帮助:用户对于办公自动化系统的操作熟练度再高, 也难免出现对于某些功能不了解不清楚的状况。如果这时候, 在界面上有一个方面快捷的按钮或者快捷键可以让用户方便的提取自己需要了解的内容, 会大大提高用户的工作效率。这就需要在界面设计的时候能够把握设计原则, 给用户提供用户需要能随时响应问题的用户帮助。

(4) 高级自定义设计:系统面对人群从年龄、性别和职位等方面分为很多种, 而各个年龄阶层、性别、职位所习惯的操作方式以及经常进行的操作都是不同的。这就要求设计在进行界面设计的时候把这一方面考虑进去, 对已经确定的常规操作以及系统的方方面面进行灵活的自定义设置, 包括常规操作、界面排版、界面样式、字体大小、背景颜色等。

(5) 界面色彩柔和:计算机屏幕的发光成像和普通视觉成像有很大的不同, 应该注意这种差别作出恰当的色彩搭配。政府人员一般特点都是长时间使用系统, 所以在进行界面设计时要着重考虑界面的美观性和环保性, 不至于需用户长时间使用后出现视觉疲劳的情况。

(6) 界面平面版式整齐:密集的排版容易导致用户的过度疲劳, 系统本身功能和模块都比较强大复杂, 如果排版再过于密集, 用户就很容易产生疲劳。

如果不能做到以上几点, 而仅凭借一般系统设计原则来对政务OA系统的界面进行设计, 用户在使用的时候, 不能及时获得有效的帮助、不能进行符合自己工作要求的自定义设计、不能得到来自系统的及时反馈、每天要进行众多的短小的鼠标移动工作, 无疑对工作造成了很大压力和难度[4]。所以说, 政务OA系统的界面交互式设计更为重要。

3、结语

因此政务OA系统的界面设计, 必须要对人机交互操作进行合理的设计, 来满足用户的需求, 方便用户对于系统的使用。这样才能做到以用户为中心、合理减少用户思考、体现专业的界面设计服务和迎合用户的使用习惯, 打造出完美的政务O A系统。

摘要：面对一个功能复杂的政务OA系统, 如果仅仅从功能上, 而不是从界面设计上去开始把握这个OA系统的设计, 最终可能造成的结果是开发出来的OA系统实用性差, 从而带来功能繁杂。合理的交互式界面设计可以使得政府用户更加方便、快捷、合理的操作处理各类复杂的文件信息, 这也是系统设计时要特别注意的。

关键词：政务OA系统,交互式,界面设计

参考文献

[1]王莉, 刘厚泉, 刘迎春, 陆亚萍.可定制办公自动化系统的设计与实现《.计算机工程与设计》, 2006第11期.

[2]许永涛, 王延章, 陈雪龙.基于角色网络理论的政府办公自动化系统开发平台的研究与实现《.计算机应用研究》, 2007第2期.

[3]查宗祥.OA”、业务办公自动化系统和电子政务《.国土资源信息化》, 2003.

政务OA系统 篇5

杭州哲程软件有限公司 的 《哲程协同办公系统》(OA)经过3年的精心打造，是一套高质量、高效率、智能化的办公系统。

系统以办公管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，以通用、易用、稳定、安全为原则，融合了当前最流行的管理思想，为行政企事业单位和中小企业提供了一个先进、高效的现代化信息平台。

☆ 有效提升员工办公效率 哲程协同办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。

☆ 快速提升企业反应速度 对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。

☆ 立刻提升企业执行力 在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。

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杭州哲程软件有限公司

基层OA系统研究 篇6

1 OA系统设计构想与目标

1.1 OA系统特性

OA系统涵盖单位内部主要日常公务、事务工作，是行政管理的主要工作平台、数据中心和信息交流平台。我在多方调研论证的基础上，结合其它已有的建设经验，没有一味地“贪大求全”，而是遵循“统筹规划、分步实施、先易后难、扎实推进”的工作思路，先上OA系统项目，而后逐步建设“数字化办公”的其它子系统，最后完成打造“无纸化办公”的任务。因此，在考虑OA系统具体设计时主要强调了系统的如下特性：

先进性：采用的技术既要反映当今技术的先进水平，又要具有很好的发展潜力。主要体现在技术先进和结构先进两个方面。

扩展性：采用主流的软件体系，基于构件的软件设计思想和迭代法，保证系统的高度可扩展性;网络建设在采用先进技术的同时，更要注重该技术的成熟性，选择的技术符合国际标准，与主流厂商产品及网络技术可兼容。

实用性：确保系统功能实用、操作简单、易学易用，适合各类人群。系统将提供统一的界面入口，使得用户能够一打开页面，就可以方便地查看主要工作动态，有哪些待办的工作事项，并可点击立即开展工作，而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。

集成性：系统在设计时，充分考虑到了与数字化办公平台系统的集成，与办公自动化系统的信息交叉点。在数据的编码、认证的过程和信息发布的方式上，按照常规的、基础的规范进行。将来数字化办公应用平台建成后，可以方便的集成OA系统，避免大规模的二次开发和改造。

1.2 OA系统目标

目标之一是满足单位内部各级工作人员高效率处理日常事务的工作需要。在提供的自动办公平台上，应当自动完成以往由人完成不需要思考但需要花费时间的工作以及按规定程序完成的简单重复工作，减少需要工作人员传送实物的过程，最大限度地避免人工操作。采用合理的工作流方式处理影响工作效率的各个环节，有效的协助各岗位人员顺利完成各项工作。OA系统能够提供监督功能，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，使各部门之间的协作更加简单方便，并通过系统的建设促进工作方式向科学化和合理化方向转变，进一步提高办公效率。

目标之二是满足远程办公自动化的工作需要。根据本单位部门设置的特点，各平行单位及上下级单位间距离都较远，造成平时日常办公极为不便，工作效率也很低，对OA系统的要求极为迫切。因此，我设想建立基于Web标准开发，采用完全B/S应用模式的OA系统，直接实现当前局域网内的远程办公。

2 OA系统设计方案

2.1 OA系统软硬件平台的选择

由于OA系统的总体设想与分步实施建设“数字化办公”的工作思路，必然要求软件系统平台必须是先进且成熟的技术，因此我们选择Lotus Notes/Domino作为OA系统工作流平台，主要是基于以下几点思考：

1)Lotus Notes/Domino可以高度集成各类信息资源，包括个人办公软件、数据库应用软件、ERP软件和WEB应用程序。主要的联结工具有：DECS、Lotus LEI、ESB和与WebSphere共用的开发工具包等。

2)Lotus Notes/Domino拥有丰富的增值应用软件，可以帮助建立知识门户和基于知识管理的第三代OA系统，管理高校档案，实现网上会议和远程办公，集中收发传真，快速定义工作流。

3)Lotus Notes/Domino具有良好的外在接口，以后可以直接通过Lotus接口进行电子政务的二次开发，也可以通过Lotus进行以后的协同网站的内容管理。

由于Lotus Domino本身是跨平台的，它能在多种平台上运行：Windows NT、Windows2003、Aix、Solaris、Linux等，在不同平台上运行不需改动或重新编译。因此在搭建OA系统的过程中，在硬件平台的选择上我们采用一台IBM主服务器和一台备份服务器的方案。

2.2 OA系统软件设计

OA系统，主要体现为一系列的工作流程处理，在工作流系统设计中，参考了国际工作流管理联盟(WFMC)建议的工作流参考模型，充分利用Domino Web技术进行开发，结合办公程序的具体实际，整个系统设计中体现灵活性，网络管理员通过页面工具可以根据实际需要自定义工作流程，如图1所示。

2.3 OA系统功能的设计

根据事先征求的单位内部各部门对OA系统的需求情况，结合自己积累的开发、实施OA系统的经验，因此在设计OA系统时，充分考虑现有技术和业务需求的统一，当前应用与长远变革的统一，业务实现与制度管理的统一。系统设计的主要功能包括：公文管理、日常办公管理、系统管理等几部分，具体情况如图2所示。

3 OA系统设计中应注意的几点问题

3.1 OA系统安全问题

由于OA系统采取集中存放、统一管理数据的方式，因此信息安全至关重要，从项目刚开始便受到各级领导的高度关注，我们试图从不同角度建立多层次的安全控制体系。

从物理层面上，对系统所在环境、设备及数据进行安全保护。即对主要设备的防盗、防毁、防电磁辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等，通过严格管理及提高员工的整体安全意识来实现。为保证信息网络系统的物理安全，除在网络规划和场地、环境等要求之外，还在防止系统信息在空间的扩散上做了一些工作。

在网络层面上，对网络的边界都安装了防火墙，并需要实施相应的安全策略控制。另外，根据对外提供信息查询等服务的要求，为了控制对关键服务器的授权访问控制，并把对外公开服务器集合起来划分为一个专门的服务器子网，设置防火墙策略来保护对它们的访问。

在操作层面上，为了加强系统的安全管理，根据网络的业务和服务，我们采用加密技术、防病毒技术、以及对各种应用服务的安全性增强配置服务来保障网络系统在应用层的安全，并重点在病毒集散地发作频繁的网络邮件/群件系统及文件服务器上部署防病毒保护设置。

3.2 OA系统用户认证问题

OA系统的认证过程，可以经由统一身份认证系统进行认证登录，实现SSO功能。即用户可以直接从办公系统登录，也可以从信息门户登陆后，通过门户上OA入口进入OA系统，在此过程中，无需再次输入认证信息，实现单点登陆。对于相同的用户，只需要记忆一套用户名和口令即可通行于其它门户与OA之间，其使用权限也预先设定。

不仅如此，建设后的OA系统还要求支持后续与第三方手写签名、电子印章控件的集成。OA系统自身嵌入了业界成熟的、通过公安部检测的中间件――iWebOfficeSign全文批注中间件、iSignature电子签章软件，主要应用iWebOfficeSign全文批注控件实现办公自动化文档全文批注、在线编辑、保存、痕迹保留、手写批注、B/S数据实时交互、支持原痕迹稿件、模板套红定稿和标签管理等功能;可以利用iSignature电子签章软件为客户文档提供完整性保护，采用第三方CA认证机构的数字证书，以标准的散列算法(HASH产生文件内容数字摘要，确保电子签章和被签文件紧密绑定，提供安全可靠的文档保护。

3.3 OA系统集成问题

OA系统与门户的集成主要是考虑到需要选取一些全局性的公用功能集成到门户上，并为OA用户在门户上提供一个访问入口，通过这个入口，可以直接进入OA系统。具体来讲，在门户上提供访问OA的入口，并且这个入口只针对OA用户开放：即OA登陆门户后，在页面上显示这个入口，并可以通过这个入口进入OA系统中，整个过程不需要再次输入用户名和密码;而对于非OA用户，在登陆门户时，页面应该不显示OA入口的链接。此外，我们在OA系统中预留其他接口，支持将信息门户对OA系统其他页面的集成。

在推进OA系统的过程中，我们深刻体会到OA系统三分是技术，七分靠管理，关键是积极促进各级各类管理人员更新观念，转变习惯，同时逐步建立了一支包括系统主要负责人及部门网控人员在内的系统管理队伍，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则。

参考文献

[1]Riggsby M.Lotus Notes和Domino R5应用程序开发指南[M].北京:电子工业出版社,2001.

[2]Brown K.Lotus Notes与Domino5实用大全[M].北京:水利水电出版社,2001.

[3]杨小平,谢红,聂慧静.Lotus Domino/Notes项目案例导航[M].北京:科学出版社,2002.

[4]卫军,夏慧军.EXTJS WEB应用程序开发指南[M].北京:机械工业出版社,2009.

[5]龙马工作室.ASP+ACCESS网站开发实例精讲[M].北京:人民邮电出版社,2007.

浅谈OA系统的数据清理 篇7

办公自动化系统 (Office Automation System, OA) , 是基于网络互连的分布式软件系统, 通过有效的资源共享和信息交流、发布, 达到提高工作效率, 降低劳动强度, 减少重复劳动的目的。

一个常见的OA系统应包括以下功能[1]:

工作流转功能, 如公文处理、日常审批、工作监控、修改痕迹保留等。

文件管理功能, 如可以根据需要设置文件库, 文件库中提供多重访问权限控制等。

信息发布功能, 如电子公告、在线新闻、电子论坛等。

内部通讯功能, 如电子邮件、即时通讯等。

辅助办公功能, 如会议室管理、日程安排、物品管理、人事管理、考勤管理等。

为完成上述功能, 典型的OA系统多采用基于J2EE技术的Web应用系统[2], 既可以方便地存取数据, 也可以对JSP、EJP和XML等提供良好支持。Web中应用程序除了访问数据库数据外, 一般还要访问非数据库数据, 特别是XML文档[3]。所以, OA处理的数据从文件形式上可以分为数据库文件和文档文件两大类。数据库文件主要是工作流、邮件等的相关记录, 如流程名称、流转环节、审批意见、收件人、发件人等。文档文件则既包括独立的文档, 如文件库中的文档, 也包括各类流程、邮件、公告和新闻的附件, 而且由于其不局限于文本, 还可以是图纸、照片等, 因而往往文件较大。

2 数据清理的重要性

一个OA系统成功上线运行后, 随着时间的推移, 系统内就会积累大量的数据。这些数据从有效性的角度可以分为两类:一类是正常业务的记录, 是有效数据;一类是因各种原因而产生的无效数据或垃圾数据。

出于下述几个方面的考虑, 应对OA系统的数据进行清理:

2.1 减少系统资源占用, 提高系统运行速度

这是针对OA数据库文件中的垃圾数据而言的。数据库文件中存放着工作流、邮件等的相关记录, 而且一般会将进行中的流程与已完成的流程记录文件分开存放。在尚未完成的流程文件中, 伴随着工作流程和邮件等的流转, 会记录下各个环节的办理人、办理时间、审批意见等内容;当一个工作流完成了全部环节后, 就会从尚未完成的流程文件中转入已完成的流程文件中, 并供历史查询。一个尚未完成的工作流, 或由于实际工作已不需要而不再流转下去, 如人事经理发起的为某核心员工加薪的请示流程尚未完成全部审批, 该员工已不辞而别, 这个流程显然已没有必要再流转下去;或由于软件本身的故障, 导致工作流无法正常流转完成后续环节。这都导致在尚未完成的流程文件中, 产生了垃圾数据, 并造成流程文件增大, 从而在OA系统运行时占用更多的资源, 系统运行速度由此而下降。

2.2 节约存储空间

这是针对OA系统中的垃圾数据而言的。因为只有有效数据才有存储的价值, 垃圾数据只是白白浪费了存储空间。OA系统将数据存在服务器磁盘阵列上, 而且一般会将数据库文件与文档文件分开存放, 但不论是数据库文件中的垃圾还是文档文件中的垃圾 (如未完成的垃圾流程所对应的附件文档) , 都占用了宝贵的磁盘空间, 应当将其清理出去。

2.3 便于系统备份和恢复

这是针对OA系统的数据库文件和文档文件而言的。OA系统和其他应用系统一样, 是需要通过平常及时备份, 以便在系统崩溃时得以恢复的。由于OA系统中存放流程的数据库文件和存放流程附件的文档文件有具体的对应关系, 因此在备份时需将数据库文件与文档文件同步备份。备份数据库文件可以选用复制或日志的方法, 而备份文档文件则只能用复制的办法。如果系统中存在着没有清理出去的垃圾数据, 显然会占用更多的备份空间, 也会导致备份与恢复消耗更多的时间。

2.4 利于促进实际业务的及时完成

用户会根据实际业务的需要在OA系统中发起相应的工作流程, 并按照最终的审批结果开展实际业务, 但由于各种各样的原因, 会导致流程无法按员工的预期完成, 最终影响实际业务的按时开展。比如, 采购员甲办理借款预付货款后, 应按公司财务规定及时取得采购发票完成报账手续, 但甲发起相应流程后却迟迟无法取得正规的发票, 因而流程无法通过财务审结, 变成了长期呆滞流程。如果系统管理员坚持定期清理逾期流程, 就会将这一问题暴露出来, 从而引起相关部门重视并采取相关措施, 避免形成呆账。

3 数据清理的原则

3.1 分析系统的功能应用, 确定数据清理的重点

系统管理员是OA系统数据清理工作的主要承担者。为了做好数据清理工作, 系统管理员首先应该进行系统的功能应用分析, 梳理所使用的OA系统功能, 确认这些功能会产生哪些有效数据, 可能伴生哪些形式的垃圾数据, 并统计分析这些数据的大小与时间的关系, 从而有针对性地确定清理的方法和频率, 使数据清理工作整体建立在科学的基础之上, 既可以保证清理的及时有效, 又可以保证不会出现大的遗漏。

以本公司实践为例, 经过统计分析得知, 内部邮件积累速度很快并容易产生大量垃圾数据, 是影响OA效率的重要因素。为此, 本公司加强对内部邮件的管理, 首先限制邮箱大小, 将一般用户的邮箱容量从50M下调为20M, 需要更大容量的用户须向信息中心提出申请;其次, 要求各位用户及时清理本人邮箱, 必要的资料备份到本机, 既要防止用户邮箱溢满无法收发新的邮件, 又要防止用户长期存放邮件将OA当成了自已的文件柜, 使OA长期超负荷运行;最后, 对于滥发和错发的邮件等由系统管理员清除其数据库记录和附件文档。

3.2 定期与不定期清理并重

数据清理工作不能一劳永逸。一次清理后, 系统的效率会有相应改善, 但随着时间的推移, 新的数据包括有效数据和垃圾数据会继续沉淀积累, 这就导致清理工作必须持续进行。系统管理人员根据统计分析得出的规律, 可以确定符合实际的清理周期, 定期进行清理。但工作时间有忙时、闲时之分, 反映在OA中也会导致办公数据在特定时间数量激增, 这时就要进行不定期的及时清理。

笔者所在公司, 一般是每两个月进行一次定期清理, 但在全面预算、年度总结这些工作开展期间, 或者组织机构大面积调整期间, 则会视情况进行及时清理, 来确保系统工作效率。

3.3 前台操作为主, 后台操作为辅

从清理操作的角度, 可以将OA数据清理工作分为前台操作和后台操作两种。

前台操作的主体既包括普通用户, 也包括系统管理员, 他们可以依据各自不同的操作权限进行相应的数据清理。例如, 流程流转完毕回到申请人环节, 需要申请人在阅读完领导批示后, 将该流程提交结束并归档到档案库, 从而将该流程从尚未完成的流程记录转为已完成的历史流程记录, 这样可以提高系统未完成流程的数据库运行效率;而系统管理员可以通过系统提供的流程监控功能, 监督申请人是否及时进行提交结束的操作, 并可对其进行提醒, 一旦出现人员离职等无法正常继续的情况, 系统管理员可以将其交给其他人员及时清理或直接将原申请人账户密码清除后进入执行清理。这些都是前台操作。前台操作的好处是可以分散进行, 由各位用户自已进行, 工作量相对较小, 而且是借助系统程序界面进行, 可以将记录和附件同步清理, 比较彻底, 一般也比较安全。

如果通过前台操作不能解决问题, 就要使用后台操作, 由系统管理员直接对数据库或文档进行清理。例如前面提到的内部邮件错发问题, 两个技术员之间通过邮件传递产品图片, 附件比较大, 可是作为发件人的技术员误将收件人选为全公司, 造成全公司用户都收到了这些图片, 很多不相干的用户邮箱都被塞满了而无法正常收发邮件, 更重要的是还可能造成商业秘密泄露。这时, 就可以由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。又例如, 工作审批流程由于用户审批时使用非法字符, 导致流程无法正常进行后续流转, 造成流程作废, 形成垃圾, 这时也需要由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。一般的OA数据库由于范式化的要求, 会将相关记录分散到多个表中, 有些还采取了加密处理, 这导致后台操作要像前台操作那样完整清除记录和附件, 是有相当难度的。同时, 直接对后台数据库进行操作, 也容易误清有效数据或带来影响系统运行的后果。所以, 对后台操作要十分慎重。

因此应以前台操作为主, 系统后台操作为辅。同时, 要规范前台日常操作, 比如禁止在审批意见中使用非法字符, 在发送内部邮件时要认真选择收件人, 禁止向全公司发送邮件等。这样, 大多数的工作放在前台正常进行, 就可以减少对后台的危险操作, 起到预防的作用。

3.4 重视对历史存档数据的清理

OA系统的数据清理, 不仅限于垃圾数据, 也包括历史数据。历史数据主要用来存档查询, 但系统运行时间长了, 历史流程数据库和相应附件文档会积累得相当庞大, 并占据OA系统的主要空间, 这时如不想办法对历史数据进行清理, 不仅使历史查询效率很低, 而且当前流程运行都可能受到影响。

笔者所在公司的OA从系统架构上, 将当前流程数据与历史流程数据进行了分离, 但对历史流程数据却没有再提供按年度分类的功能, 近10年的历史数据存放在一张表中, 这个巨大的表文件对数据库系统形成了压力, 查询历史资料缓慢, 而当有用户进行历史查询在长期等待时, 整个OA系统会出现效率下降的现象。为此, 系统管理人员对历史数据进行了分析, 发现大部分的历史查询是近两年期间的, 超过两年以上的历史查询频度是较低的, 于是决定将历史数据库人工分割成两个, 近两年的保留在原表名下, 供用户在系统中进行前台查询, 超出两年期的数据存放在另一张表中, 并由系统管理员根据用户申请, 人工切换为原表名, 供系统调用给用户前台查询。这样, 历史查询缓慢的问题解决后, OA系统的总体运行效率得到了保证。

总之, 数据清理是保证OA系统有效运行的重要工作。在重视数据清理工作的前提下, 只有科学分析OA系统的功能和运行现状, 遵循数据清理工作的原则, 确定清理工作的重点, 明确清理对象, 事前做好谋划, 防治结合, 采取正确操作方法, 及时进行清理, 才能更有效地发挥OA系统的作用。

摘要：本文从阐述OA系统的功能与数据的关系入手, 论述了OA系统数据清理的重要性, 并结合所在公司的具体实践, 总结了OA系统数据清理的若干原则。

关键词：OA系统,数据,清理

参考文献

[1]俞雪华.基于J2EE的OA系统的设计与实现[J].计算机光盘软件与应用, 2012 (3) .

OA系统实现技术的研究 篇8

1.1 OA的概念

办公自动化 (Office Automation, OA) 是指办公信息处理的自动化。它利用先进的技术, 使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息, 提高工作效率和工作质量, 提高生产率的目的。

70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化下了如下的定义:办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。

80年代中期, 我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划, 同时, 国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义:办公自动化是利用先进的科学技术, 不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中, 并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人———机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源, 提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定 (即经济、政治、军事或其它方面的) 目标。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。

二、OA的体系结构与组成

2.1 OA的体系结构

随着OA系统的发展、应用日趋成熟, 其体系结构也随之发生变化。目前OA系统的体系结构主要集中在C/S (客户端/服务器) 、B/S (浏览器/服务器) 两种方式上。

C/S结构 (即客户机/服务器模式) 分为客户机和服务器两层, 客户机不是毫无运算能力的输入、输出设备, 而是具有了一定的数据处理和数据存储能力, 通过把应用软件的计算和数据合理地分配在客户机和服务器两端, 可以有效地降低网络通信量和服务器运算量。由于服务器连接个数和数据通信量的限制, 这种结构的软件系统适于在用户数目不多的局域网内使用。

B/S结构 (浏览器/服务器模式) 。是指在TCP/IP的支持下, 以HTTP为传输协议, 客户端通过Browser访问Web服务器以及与之相连的后台数据库的技术及体系结构。它由浏览器、Web服务器、应用服务器和数据库服务器组成 (如图2-1所示) 。是随着Internet技术的兴起, 对C/S结构的一种改进, B/S模式突破了传统的文件共享及C/S模式的限制, 实现了更大程度的信息共享, 任何用户只要通过浏览器即可访问数据库, 从而克服了时间和空间的限制。

三、OA的实现技术

3.1 OA的主要系统平台

三家主流协同办公软件供应商为:IBM、微软、Novell的协同办公软件 (组合) 分别是Lotus Domino/Notes、Exchange/Outlook和Group Wise。下面我们分别讨论其实现技术。

3.1.1 Lotus Domino/Notes R5

该系统是先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统, 提供了工作流自动化以及标准的Web服务、应用和开发环境, 是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台。

Domino/Notes的最大特点在于它是跨操作系统平台和多种网络协议的, 这对于那些不想全部都限制在某一平台上的企业与政府机构, 更具有重要的意义。

Domino/Notes有坚固、可伸缩的目录服务, R5增加了对LDAP v3标准的全面支持, 同时单个目录中可以支持多大百万级别的目录项, 不论用户使用的是Domino的目录结构还是基于Internet标准的目录, 相互之间可以交换信息以及授权。

Domino/Notes安全机制的优越之处在于集成性、自成系统的完备性和独立于操作系统的特性。首先系统本身内置了PKI, 用户认证信息统一保存在Domino目录中。其次, 所有的Domino/Notes应用都可以利用由这个PKI提供的权限控制、加密解密和数字签名功能。同时, 它支持SSL、X.509和S/MIME等标准。

R5不仅支持Notes客户端, 而且还支持其它种类的Web浏览器对邮件和日历服务的访问。用户可以直接通过他们的Web浏览器起草、编辑、接收和发送邮件等。这是通过使用集成在Domino的实时转换引擎, 动态地直接以HTML形式提交邮件、日历和其它的Domino服务。

Domino是围绕一个应用开发为中心进行产品设计的, 可以帮助用户快速地创建工作流应用。企业可以利用Domino集成开发环境的优势, 利用以文档为设计元素, 以表单驱动的方法极大地缩短开发周期。Domino Enterprise Connection Services扩展了Lotus编程模型的功能, 使Web应用只要编写很少的代码就可以访问几乎任何后台数据、应用或处理环境。数据可以以多种格式存放 (关系或非关系的) , 来自多个不同厂商的数据库, 并且能以实时或异步的方式来访问。

3.1.2 Microsoft Exchange Server

Exchange Server是伴随着Internet的发展而发展的, 它是以邮件系统为基础的。用户主要用它作为邮件服务器, 对应的客户端程序是Microsoft Outlook。

它是具有优化数据备份功能的消息系统, 还采用了微软集群技术, 提供了服务器检测系统, 一旦出现问题就可以及时发现。

Exchange Server企业版是一个具有无限数据库存储的消息与协作系统, 内在的支持SMP的特性可以在多CPU的对称多处理服务器上, 支持14000个用户同时利用这一台服务器收发、处理电子邮件。

Exchange与Windows NT Server紧密集成, 从而充分利用Windows NT的安全模式, 还提供多种加密技术确保信息安全, 提供数字签名或双重密钥加密机制。

Exchange Server的多协议体系结构能够保证那些系统里已经有其它邮件系统的用户, 在不需要添加组件的前提下, 实现与原有邮件交换和合作环境并存, 或将原有环境的数据顺利移植到新环境中。

Exchange Server的根本优势在于和Outlook、Office软件的集成。借助Outlook, 用户能够轻松的把利用Word、Excel等创建的文件发送给协作伙伴。Outlook在个人客户端是一个优秀的消息处理和协作应用软件, 它可以提供联系合作管理、日程表、工作进度表和任务、会议管理等功能。

Exchange是一个可扩展的系统。开发者可用Exchange或Outlook表单、Visual Basic或C++和MAPI来编写基于该平台上的应用程序, 用户可以应用ASP编写出用VBScript或Java Script来访问Exchange数据的Web应用程序。

Exchange可以与Back Office家族其它服务器进行集成, 包括与MicrosoftSQL Server、Microsoft Systems Management、IIS的集成, 这将有助于用户建立整体解决方案。

3.1.3 Novell Groupwise 5.5

它将电子邮件扩展成一个完全的协同环境, 将Internet/Intranet技术无缝地集成在一起。它提供全功能电子邮件功能, 将电子邮件、Web地址、传真、语音邮件、文档、约会以及工作列表等等放在一起, 然后提供一个像管理电子邮件一般简单的界面, 就是“通用信箱”, 从而节省了用户的时间。

利用Group Wise文档管理, 用户可以有效管理公司中的所有信息 (工作表、文档、图表、电子邮件、日历等) , 通过搜索文档文本和属性查找信息, 分享文档以及限制访问, 追踪多个文档版本, 自动为旧文档存档, 追踪文档历史 (建立人、修改人、复制人、时间) 和通信。

Group Wise支持各种平台环境, 包括Net Ware、Windows NT以及UNIX服务器, 同时还支持各种流行的客户端以及Internet协议, 包括:SMTP/MIME, LDAP, POP3和IMAP, 它使用TCP/IP在工作站与服务器之间通信。

Group Wise的可扩展性很强, 可以根据任何企业及网络规模大小进行调整。Group Wise还具备开放的应用程序接口 (API) , 这使得它可以容易地兼容用户定制的或第三方提供的解决方案。

Group Wise还可以减少网络拥有成本, 因为网络平台、Web服务器和消息/协作平台可以运行在同一个服务器上。不仅如此, Group Wise还减少了培训开销。电子邮件、Internet浏览、日历、计划、文档管理和工作流等工具都紧密地集成到了一个简单而统一的环境之中。

3.2基于不同平台的O A实现

当前OA系统主要有三种主流的OA实现技术:

3.2.1基于Lotus Domino/Notes平台的OA系统

Lotus (目前已被IBM收购) 是办公自动化应用的最早倡导者之一。Domino/Notes是一个集文档数据库、邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台, 适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息, 并可利用灵活的邮件机制在企业内部传递文档。Domino/Notes现已几乎成为我国政府办公自动化系统的标准平台。

基于Domino/Notes平台的OA系统显著优点:系统平台具有内置的E-mail系统 (不需要额外购买E-mail软件) ;系统安全性高 (这是在政府领域广泛应用的重要原因) ;支持多种操作系统平台;系统开发速度快。其不足之处有:对关系型数据的查询统计功能相对较弱;系统平台软件较贵;对系统维护人员的要求较高;基于C/S结构, 每客户端都需要安装软件--虽也可基于B/S结构应用, 但那样就必然牺牲Domino/Notes最为突出的基于“交叉验证”的高安全性。

3.2.2基于Microsoft平台的OA系统

A、ASP (ASP.Net) +MS SQL Server模式

这是在Microsoft平台上应用较为广泛的OA开发模式, 采用Windows NT/2000作为操作系统。MS SQL Server数据库采用ASP或ASP+作为开发语言, 提供内容存储, IIS提供Web服务。

采用这种模式开发的OA系统具有系统简单易用--采用B/S模式, 客户端实现零维护, 只需要浏览器 (IE) 就可以访问OA系统、投资成本低、开发速度快、易于维护等特点。但该模式的运行只局限于Windows NT/2000操作系统, 而不适用于Unix/Linux等其他操作系统;与Domino/Notes平台相比, 其系统安全性较低。

B、ASP (ASP.Net) +MS SQL Server+Exchange模式

采用这一模式开发的OA系统与ASP (ASP.Net) +MS SQL Server模式基本相同, 两者主要区别在于该模式增加了Exchange, 可作为企业内部E-mail服务器, 并利用Exchange作为OA中文档的传递工具。

3.2.3基于JSP/Java平台的OA系统

基于JSP/Java平台开发的OA系统, 其原理与基于Microsoft平台的OA系统类似, 主要区别在于采用了JSP/Java开发语言, 因此可实现跨操作系统平台, 可采用Windows NT/2000、Unix、Linux等多种操作系统, 运行于多种硬件服务器, 且该系统简单易用--采用B/S模式, 客户端实现零维护, 只需要浏览器 (IE) 就可以访问OA系统。然而, 这类系统的开发和维护成本相对较高。

参考文献

[1]王金霞:《现在OA系统的研究》。http://ckrd131.cnki.net/tpi50/detail.aspx-QueryID=16&CurRec=2, 2002.3.1。

[2]王继承、朱明富:《基于B/S三层结构的oa系统设计》。http://ckrd131.cnki.net/tpi50/Brief.aspx curpage=3&RecordsPerPage=20&QueryID=62&ID=1&turnpage=&sys-temno=&NaviDatabaseName=&NaviField=CS&navigatorValue=, 2001.5.1。

[3]杨杰、刘丹:《基于工作流和B/S结构的OA系统设计》。http://ckrd131.cnki.net/tpi50/Brief.aspx curpage=12&RecordsPerPage=20&QueryID=62&ID=1&turnpage=1&systemno=&NaviDatabaseName=&NaviField=CS&navigatorValue=, 2005.1.1。

谈谈OA邮件系统应用 篇9

关键词：OA,邮件

OA邮件系统在办公自动化中有着广泛应用,本文以成都公司OA系统邮件使用为例,从发邮件、分类邮件和过滤邮件三个方面详细介绍OA系统邮件使用方法。

一、发邮件

点击“写信”或“新建”,即可新建邮件。

1. 选择“收件人”

将鼠标放在“收件人”上,左键点击,弹出地址树,根据组织机构选择收件人,抄送人员和密送人员:

当该部门下还有子部门时,可以勾选“含子部门”,就会显示该部门下所有人员(例如:信息技术部下有档案馆,当勾选“含子部门时”,点击信息技术部,就能看到档案馆的人员)。

同时也可根据群组来选择收件人,如图所示:

(1)所有的部门都各自有个群组,群组里包含部门所有人员。例如:选中“信息技术部”,点击“群组”,在右侧会出现“信息技术部＿成都公司＿中国南车”,鼠标选中后,在下侧会出现部门所有员工,如下图:

(2)当鼠标选中“成都公司”,点击“群组”,在右侧会出现系统管理员配置的相关群组。同样,当鼠标选中其他部门时,点击“群组”,在右侧也会出现为该部门配置的相关群组。可以按照需求选择使用的群组。

2. 上传附件

鼠标左击“附件”,点击后,将出现下图,具体功能如图:

二、分类邮件

进入邮箱页面,在左侧导航右击“文件夹”,点击“新建”创建新的文件夹。

输入文件夹名称,点击确定按钮。

左键点击“文件夹”,就能看见新建的“南车邮件”文件夹。

在[收件箱]、[发件箱]、[废纸篓]等中通过右击邮件,选择文件夹->移入/拷贝文件夹,就可以将选中的邮件转移或复制到某一文件夹中。选择移入的文件夹,可以对[收件箱]、[发件箱]、[废纸篓]等中的邮件归类,便于查询。

三、过滤邮件

进入邮箱页面,在左侧导航右击工具→邮件规则→新建邮件规则,根据自己的需求,可制定相应的邮件规则。当新接收邮件满足规则中指定的条件时,就会对其做出规则中预先指定的操作。

基于3G环境的移动OA系统 篇10

1.1 JAVA技术——移动OA系统主要的技术支持

JSP (Java Server Pages) 是一种动态网页技术标准。该技术标准使得构造基于Web的应用程序更加容易和快捷, 而这些应用程序能够与各种Web服务器、应用服务器、浏览器和开发工具共同工作。

1.2 3G技术——移动设备访问OA系统的底层数据支持

3G是第三代通信技术的简称。相对于第一代模拟制式手机1G和第二代GSM、TDMA等数字手机2G而言, 第三代手机一般是指将无线通信与互联网等多媒体通信结合在一起的移动通信系统。3G技术让手机能够更快速传送大量信息, 如音频、视频、多媒体等。

本系统中主要利用了3G技术信息传输量大、支持音视频等多媒体数据的特征, 通过WAP来实现计算机与移动设置同步进入OA系统进行办公。

1.3 WAP技术——移动设备访问OA系统的主要的技术支持

WAP是无线应用协议的简称, 它是开发移动网络上类似互联网应用的一系列规范的组合。WAP协议与现在通行的互联网协议类似, 但它是专为小屏幕、窄带的用户装置 (如移动电话) 而制定的。

WAP网站有两种基本解决方案:WAP内容网站+公共网关、WAP内容网站+WAP网关。WAP网站是寄存于Web服务器上的, 是互联网业务向移动终端的延伸, 所以WAP网站需要Web服务器, WAP网站可以与Web网站共用同一服务器, 也可以独立使用。

2 移动OA系统的概要分析与设计

移动设备和计算机可同时访问OA系统服务器, 不同的是, 移动设备访问需要先经过WAP网关, 然后再转入INTERNET网连接到服务器, 而计算机访问可直接通过INTERNET进入OA系统。当移动设备和计算机的请求被服务器处理后, 返回数据依然按各自原路返回, 即移动设备的请求返回数据继续经过WAP网关返回移动设备, 计算机的请求返回数据通过INTERNET返回计算机, 两种设备的返回数据并不会相互干扰。

2.1 移动OA系统的功能模块分析与设计

移动OA系统在具备了基本的OA功能外, 还要支持计算机和移动设备 (手机、PAD) 通过INTERNET和WAP同时访问。

2.1.1 个人办公模块 (支持WAP)

具有添加个人工作计划、修改工作计划、删除工作计划、以日历方式查看个人从XX年到XX年所有的工作计划、查看本部门职员工作计划 (需要相应权限) 、查看所有员工工作计划 (需要相应权限) 等功能。

2.1.2 系统管理模块

具有部门名称管理、职位名称管理、内部交流管理、职员管理、权限管理等功能。由于考虑到安全问题, 暂不支持WAP后台管理。

2.1.3 内部交流模块 (支持WAP)

供公司内部交流使用, 具有查看话题、发表话题等功能。

2.1.4 常用工具模块

供办公时使用, 有计算器、世界成年历等。

3 移动OA系统详细分析与系统实现

3.1 使用MVC设计模式

使用MVC设计模式是实现本系统的重要技术之一。MVC设计模式强制性的把应用程序的输入、处理和输出分开, 使其分为模型、视图和控制器, 它们分别担负不同的任务。根据MVC设计模式, 在本系统中, 将视图模块分为计算机访问的Web页面和移动终端访问的WAP页面, 而将其控制模块和模型模块共用。这既降低了系统开发难度, 又提高了代码利用率。

3.2 数据库连接池

本系统采用了高效管理和分配数据库访问的数据库连接池技术。数据库连接池可以有效的解决传统Web数据库读取中资源耗费严重的问题, 在数据库连接池工作时, 当程序中需要建立数据库连接时, 只须从内存中取一个来用而不用新建。通过使用连接池, 将大提高程序效率。

本系统中数据连接池配置文件为wish.proper-ties, JavaBean为DBConnectionManager.class, 它们负责本系统中所有数据库操作连接的管理。在wish.properties 文件中定义了数据库名称、数据库驱动程序、日志路径、最大连接数等初使化信息。DBConnectionManager在类中定义了一个唯一实例的引用供数据操作时调用, 其他对数据连接管理的操作全部进行封装:

Static private DBConnestionManager instance;// 唯一实例引用

在数据操作的调用该实例:

3.3 数据存取预编译

在本系统中所有的JDBC应用中, 都采用了数据存取预编译技术, 它一方面提高了数据存取速度, 更重要的是它可以防范恶意的SQL探测语句, 大大提高了系统的安全性。

本系统中数据存取操作的JavaBean中始终以PreparedStatement对象代替Statement对象。因为预编译语句有可能被重复调用, 所以语句在被数据库的编译器编译后的执行代码被缓存下来, 那么下次调用时只要是相同的预编译语句就不需要编译, 只要将参数直接传入编译过的语句执行代码中 (相当于一个函数) 就会得到执行。

在本系统数据存取预编译的实现方法:

Pubilc viod prepareStatement (String strSql) {//strSql为SQL语句字符串

Try{prepstmt=this.DBconn.orepareStatement (strSql) ;}

Catch (Excepion e) { }

3.4 系统权限控制

本系统中, 权限分为职员权限和管理员权限。

职员权限包括可否查看本部门职员工作计划, 可否查看所有职员工作计划;管理员具有修改和配置系统的权限。当职员或管理员登陆系统后, 他的权限信息将保存在JavaBean Login或AdminLogin中, 并将此JavaBean在页面中的访问范围设为session, 之后在每个需要验证权限的页面再从JavaBean中取出权限信息, 如具有访问权限则通过, 否则给予错误提示。

3.5 移动OA系统界面设计

3.5.1 计算机访问界面设计

计算机访问移动OA系统时所看到的界面是传统的HTML标识性语言编辑的Web页。

3.5.2 移动设备访问界面设计

移动设备访问OA系统时所看到的界面是由WML标识性语言编辑的WAP、Web页, 可通过JSP动态输出。

4 总结

基于3G环境的移动OA系统是一个完整的办公自动化系统, 它的实现关键在于灵活的运用MVC设计模式, 使系统具有计算机和移动设备各自不同的访问界面, 而对页面请示控制和数据处理模块进行共用。系统还采用了数据库连接池和数据存取预编译技术, 这进一步提高了系统的运行速度和系统的安全性。

摘要：基于3G (The third generation mobile telephone technology) 环境的移动办公系统是为某IT企业开发的移动办公软件, 它打破了传统OA在线办公的模式, 利用3G环境中数据传输速度快、传输稳定、安全性高与个人手持移动设备易携带、易操作等优点, 将有线办公扩展到无线办公, 完全突破了时间与地域的局限, 可随时随地进行办公。就此讨论了开发该软件的有关问题。

关键词：OA,3G,WAP,JAVA

参考文献

[1]dale Bulbrook.WAP实用指南[M].北京:清华大学出版社, 2003.