公司oa系统介绍

公司oa系统介绍（共8篇）

公司oa系统介绍 篇1

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统

OA，办公自动化，OA是Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。

1、OA基本概念

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理„„等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。

企业流程不规范？企业物资无法有效的管理？

工作任务难以安排跟踪？与绩效无法接轨？

内部信息难以传达？缺少内部交流环境？文档没有安全的管理办法？

你是否面临以上的问题，是否缺少一个有效的管理工具？“天络OA协同办公系统”针对以上问题提供的“信息门户”、“行政管理”、“资源管理”、“工作管理”等能有效的解决您的问题。

适用性高

 结构、通知的类别、公文办理的表单和办理流程自定义等。使客户拥有更大的自主权，从而将客户间的差异性巧妙的化解。

提升内部交流效率

 模块可以实现企业统一的信息发布，文件的统一管理和提供内部的交流平台，结合消息提醒功能从而提升企业信息传递和交流效率；

灵活的公文管理

 个企业的流程都存在差异化，针对这一需求，我们提供了表单自定义、流程自定义功能，以适应不同企业的需要；

工作计划管理

 办任务可以明确工作任务的内容、完成时间等，结合修改留痕、任务日志及即时消息提醒能及时掌握工作计划；任务执行报表同时也可以作为绩效考核的依据之一；

资源有效管控

 了耗费品、资产、车辆管理等管理模块；可以实现物品管理责任到人，遵循库存管理原则，结合申请审批、领用确认流程能有效规范管理，避免资源丢失；

丰富信息提醒

 提醒信息订阅功能，从您登录到系统桌面开始您就能及时了解最新的内部信息及待处理文件和流程；其次动态提醒功能让你及时把握工作动态，包括：文件审批提醒、交办任务提醒，新通知、新闻提醒乃至论坛新文章的提醒；

数据安全

 保障系统；同时对敏感的数据和文件都实现了加密保存机制，每个企业都采用唯一的加密算法，最大程度的保障信息安全；

手机移动办公

 上网就能及时了解企业的信息动态和办理工作安排，包括：通知、新闻信息、公共文件、公文审批、交办任务等；

“公文管理”主要是提供企业管理及办理内部审批流程的模块，如费用报销、请假申请、购销申请、合同审批等。公文办理包括：公文办理、草拟公文、流程管理、流程统计、外发公文和代办管理六个子模块。在使用公文管理功能前管理员需先定义好相关的表单并定义每个表单的工作审批流程。详细介绍如下： 公文办理：主要是提供有公文办理权限的用户办理公文的子模块。用户可按不同的状态查看相关需要办理的事项，其状态包括：在办、已办和办结。在办

理公文过程中可查看已办理人的审批意见，可查看公文文件并支持WORD文件在线编辑及批注留痕功能，授权用户可嵌入相关电子印章。

工作日报主要是对企业员工工作的情况的一种报告形式，员工每天把工作内容记录下来。工作组组长可以查看工作组成员的工作日报；

功能及特点：

1.新建工作日报：要填写的内容包括今日工作内容、工作时间、明日计划、预计工作时间和工作建议；

2.修改工作日报：只有当天的工作日报可以修改；

3.分组功能：管理员可创建多个组，然后通过员工名录选择设置该组的组长

及组员；

4.日报查看：系统默认显示最近7天的工作日报，也可通过查询功能查询其

他时间段的工作日报；

5.查询功能：可按关键字和时间段查询日报信息，成员只能查询自己的日报，组长可以查询本组所有成员的日报；

6.按组查看日报：组长能查看本组的所有成员的工作日报；有管理权的用户

可查看所有工作组的日报；

“印章管理”主要是提供电子印章管理的功能，电子印章需授权给指定的用户方可使用。在办理公文过程中可在打开公文正文中嵌入电子印章

流程设置主要功能包括：

1、创建流程，包括：流程名称、关联表单、设置流程的使用者及管理者。

2、流程设计，流程设计主要的是定义各个节点，并设定每个节点的顺序和条件，包括：是否会签、是否内部办理、是否允许分发、是否可自选办理人等。同时还需定义每个节点的办理人。

3、流转控制，主要是定义每个节点的跳转条件。

111通过表单管理模块，管理员可把已经设计好的表单文件导入到系统中。表单文件要求是标准的HTML文件，文件建议使用Dreamweaver 或FRONTPAGE等网页编辑工具编辑。可支持的标志包括：

可定义的选项目包括：表格名称、输入匡标题、行、列、输入匡默认值、输入匡类型（单行、多行、单选匡、多选匡、下拉匡）。

办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这

仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：

[1]信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业

信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

[3]缺少信息化资金准备的企业

信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

公司oa系统介绍 篇2

公路交通运输是国民经济的命脉, 是经济建设不可缺少的基础设施, 它的进步与变革直接关系到国民经济的发展与变化。虽然我国公路建设蓬勃发展, 路网结构不断扩大, 但是我国公路使用效率不高, 重大特大事故不断, 公路信息化管理还是相当落后的。因此, 有必要建立一个先进、高效、科学的公路信息化管理系统。

江西梨温高速公路OA办公自动化系统, 以日常运营管理为核心, 将从沿线路段管理处及公司机关部门采集到的各类信息及时准确地进行汇总、显示、分析, 在一个综合系统平台中实现了对高速公路运营的收费、公文、人事、资产等业务信息的综合管理, 为企业加强宏观调控和辅助决策提供了重要的手段和科学的依据。

1 系统分析

通过前期的调研分析发现, 梨温高速公路全长245 km, 实行三层体制结构, 但在办公信息交流等方面, 暴露出了不少管理难题, 如:1) 文件审批的时间长、文件流转缓慢;2) 文件查询困难, 文件以纸张形式分散管理, 容易丢失;3) 信息封闭, 沟通困难, 信息交流成本高 (需要来回用车、电话、传真等) , 信息不能及时共享利用;4) 分权、分部门管理下的资产台账反映不及时, 无法监控运行状态;5) 设备申请、报废、处置审核时, 往往需要跨区进行, 距离远, 耗时长。

传统的办公管理模式已经不能满足领导对全局业务的及时掌握监控, 无法提供适时、准确的决策依据, 建设适应于解决上述难题的OA办公自动化系统, 已经成为梨温公司的迫切需要。

2 硬件技术方案

硬件技术方案的核心是网络系统设计。我们利用梨温公司现有的空置光纤资源, 在梨温公司建立了高性能的内部局域网, 支持OA系统在大负荷数据交换的集群式部署。整个系统的网络部署模型图见图1。

3 软件技术方案

考虑到将来时代发展和管理水平不断进步的需要, 我们决定采取“长远规划, 分步实施”的策略。首期建设内容:软件基础平台、公文处理、信息交流、个人事务、文档管理, 并在此软件基础平台上搭建收费监控、固定资产、人事劳资管理三个业务系统, 以检验整体解决方案的思路和技术的可行性。后期还将长远考虑建设公路路政管理、公路养护管理、GIS地理信息管理等一系列业务的信息化。

3.1 综合平台构建思想

要解决“避免重复投资建设”这一难题, 我们建立以J2EE为标准的多级软件应用平台, 这个软件平台可以根据以后发展的需要扩展业务, 搭建特定的业务信息系统。

通过采用“基础组件平台+应用系统”的设计理念, 基于大型数据库、分布式计算模式, 面向对象模块化的设计方法, 将业务逻辑层进行封装, 形成一个软件应用平台。基于该软件应用平台的所有应用模块可以独立拆卸也可以整理合并, 还可以根据实际需求在此平台上快速扩展, 搭建新的业务应用模块。

3.2 工作流技术

建设OA系统的重要工作之一就是挖掘用户工作流程, 对业务过程进行建模、仿真分析、过程优化、过程管理与监控, 并支持业务过程的自动化以及经营过程重组。

我们的工作流管理引擎子系统遵循了WFMC (工作流管理联盟, Work Flow Management Coalition, 简称WFMC) 的定义和标准开发, 应用系统的终端用户通过可视化的方式分析和设计业务流程, 可以解决业务逻辑的灵活定制, 以适应单位未来不断变化的机构与管理模式调整。通过将各种业务应用连接在一起, 共享一个工作流引擎, 以组件的形式存在, 并服从整个工作流程管理系统的组件管理机制, 因而升级、维护和管理都十分容易。

系统通过工作流来达到流程流转的控制, 实现独立、串行、并行和混合型的各种流程。分布式的工作流引擎用来满足多级审批的要求。使用工作流技术实现流程控制, 使流程和应用相分离, 保证了应用的灵活性, 流程的变化不需要修改代码, 只需要修改流程, 保证了系统能够很好地满足审批流程经常需要改变的要求。工作流管理的系统组成图见图2。

3.3技术选型和技术指标

系统采用了纯Java开发工具实现, 基于B/S三层架构 (计算模式) , 达到分布式协作的要求, 能够实现软件的快速部署和方便使用, 支持远程、移动办公。可以跨Linux, Unix, Windows等平台运行, 在后台的数据库兼容性设计上, 支持目前流行的各种大型的关系型数据库, 比如:MS SQL Server, Oracle, DB2, Sybase等;可以减少系统移植成本, 保护前期投资。

系统的处理能力和技术指标见表1。

4结语

江西梨温高速公路OA办公自动化系统, 由于采用了“组件平台+应用系统”和基于B/S架构的工作流技术, 所有业务都在一个综合平台上操作, 实现了各部门间、业务间的数据共享和互联互通, 明显提高了企业的工作效率, 为今后高速公路的信息化建设积累了宝贵的经验。

参考文献

[1]俞佳飞.广东省高速公路运营管理信息系统的设计[D].南京:华南理工大学, 2005.

[2]康伟.安徽省高速公路综合管理信息系统[J].中国交通信息产业, 2004 (7) :16-17.

[3]张成英.信息技术在公路养护管理中的应用[J].山西建筑, 2007, 33 (7) :366-367.

这些公司的OA系统很好用！ 篇3

这是当下OA系统的正确打开方式，它不再是一个单纯方便管理者掌握公司人工作流程的管理工具，而是一种服务公司人，让员工能更便利地工作的协同办公系统。

OA系统在1980年代就已经存在了，官方名称叫做办公自动化（Office Automation），一开始只是为了实现无纸化办公，方便管理生产。由于当时的企业多以工厂为主，为了让生产任务和管理精神下放，更有序地做好企业管理，OA系统诞生了—管理者有了追溯衡量工作过程的工具。

30年后再谈OA，我们发现这个词可能需要重新定义。OA的概念在2010年左右开始模糊，在2013年创业潮兴起之后更是突出—这是一个追求快速创新的时代，冗长的流程管理、繁复的事务处理会耽误很多时间，相反，高效的团队沟通、协作的需求被逐渐放大。OA的边界也因此打开，加入了企业协同的概念。

移动互联技术的加入让这件事情有了更大的想象空间。现在很多公司人日常的办公、考勤、行政流程都可以在一个手机App上完成，通过它还能集成公司邮箱、内部通讯、通知传达、项目管理等全方位功能，让信息始终处于流动的状态。尤其是很多技术类公司在这些事上玩得更high，它们自行开发了一些小功能比如订班车、监测食堂人流、发票报销、订健身房、找医生等，OA也从方便工作开始扩大到了方便生活。

OA系统在这个时候也开始成为企业文化的一部分，能帮助组织强化团队感。我们体验了4家大公司的OA系统，它们都围绕自己的公司文化、工作方式和员工需求开发了一些定制化的OA功能，我们甚至能从这些办公应用中判断出这是一家什么风格、以什么为导向的公司。

当然，就如很多人都在抱怨微信让我们变得24小时都在聊工作一样，移动OA方便了公司人的日常工作，同时也方便了公司对我们的管理。技术就是这样一种可爱又可怕的东西，这次我们来看看它可爱的一面。

复星：移动化实现扁平管理

特色功能

1 黄页：按照需求找到你需要的人

2 就餐小秘书：实时监测食堂人流量

3 健康小秘书：随时预约内部医疗资源

复星的移动OA系统叫做复星通，这个员工人数超过10万的超大型公司，部门众多，层级复杂，大家对办公软件的最大诉求就是化繁为简。

于是这个系统从设计之初就盯牢“实用”二字。因为是嵌入钉钉—一款针对企业的办公协同工具，再由公司IT部自行定制开发，一开始员工内部还组了一个“小白鼠群”，群里既有80后、90后的基层员工，也有CEO梁信军，每个人都基于自己的工作需要来提建议，现在这个OA上搭载的功能多达几十种，都是为解决实际的需求而存在的。

在手机App上打卡、报销、请假、订会议室等都只能算基础功能，前面提到的化繁为简体现在一些更高级的设置上。

比如一个审批的绿色通道功能，当事情比较急的时候，可以直接在系统里拉一个群，把相关的负责人都拉进来讨论、做出决定—这个通道允许之后再补上审批资料。“就因为OA系统里有这样一个绿色通道，之前我们建一个信息技术子公司前后只用了一周。”IT部总经理梁剑峰说，这是一个紧急情况，但按照传统OA一天要走完10个流程几乎不可能，于是他们在复星通上拉了个群，把各个流程环节的负责人都拉进群里并直接汇报，最终非常高效地在一周内完成了公司注册。

复星通另一个广受好评的功能，是黄页功能。在一般的企业通讯录里，假设你要修理电脑或者开视频会议却不知道怎么连接，这个时候即便打开通讯录，你也不知道该找里面的谁。复星员工的通讯录自带黄页功能，他们只要打开通讯录，根据自己的需要，比如“IT维修”，就可以找到对应的人，并给对方发送邮件寻求帮助。

这个友好的功能在公司新人里特别受欢迎，即便在刚进公司谁都不认识的情况下，他们也可以很快找到需要的人。“以前我们会用微信来沟通，但10万人的公司，总不能每个员工都加微信吧？”IT部总经理梁剑峰觉得黄页功能对于这样规模的大公司很实用。

OA要受欢迎，只单纯解决工作的问题肯定不够。对于大部分员工来说，“就餐小秘书”大概更加深得人心，毕竟它解决了实实在在的就餐问题。因为复星食堂里有一条比较狭窄的过道，以往在用餐高峰总是会出现大排长龙的情况，但现在大家吃饭前都会先看看就餐小秘书，它可以实时反映目前食堂的用餐人数，当它显示一个绿色微笑表情时，就表示“现在不是人流高峰，去吃饭不用排队了”。

此外，员工还可以在复星通上实现很多“省事儿”的功能，比如觉得身体不舒服的时候，可以直接在移动端预约和集团合作的医疗专家；想要锻炼身体，打开看看有没有空闲的羽毛球场……基本相当于一个智能助手。有没有一种坐在办公室里就把杂事顺手解决了的运筹帷幄感？

最近，听说那个很多公司OA系统里都有的“规章制度”功能要在复星通里被下架了，原因很简单，因为通过每日后台监测的日活和员工反馈来看，这个功能“大家使用得不多”。

IBM：让全球的员工都可以一起工作

特色功能

1 打标签：智能机器人给大家设置了标签，让你可以快速搜索到需要的能力专家

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2 邮件驱动：项目工作都从邮件入口，提供即时聊天、资源库、会议纪要、组织架构图谱等功能

要在IBM里找一个专家，可能用不了10秒钟，一同提供的，还有对方的电话、邮件、企业微博，在这个全球化的公司，唯一可能阻碍联络的，就是时差。

员工只需要在OA系统中输入关键词，其他就交给智能机器人Watson处理。它早就给全球的专家们打好标签，只要接到搜索指令，它会立刻把符合要求的对象筛选出来，并按照和关键词的相关性排序。之后，员工可以直接点开候选人的个人页面，看到对方之前参与过的项目和所在的团队，来验证对方是不是符合自己要求的人。这种情况下，即便是几个完全不认识甚至在不同国家工作的人，也有机会很快地组成一个临时项目组，并在线上合作一段时间。

邮件是他们开始工作的入口，当这个临时项目团队组建完成，组织者可以给团队成员发送任务邮件，如果有附件，还可以直接拖拽到网盘，形成虚拟小组的资源库。邮件来往次数多了以后，对方就会被默认成“重要联系人”，当重要联系人的邮件来了，系统会提醒使用者要不要考虑优先处理。

遇到需要讨论的问题，团队成员可以在邮件中即时聊天，而聊天记录可以直接备份成“会议纪要”。

新加入的成员可以查看自动生成的人员架构图谱，了解自己该向谁汇报、和谁合作。

因为虚拟团队中经常存在异地工作的情况，所以成员彼此未必很了解对方当下的的工作状态—是不是在忙别的事情。所以邮件系统里关联了音视频系统，也就是说，当对方正在音视频会议中时，他的头像旁边就会显示“会议中”的小标识—嗯，那就稍后再议。

是不是还挺方便的？尤其对于这个全球化企业来说，虚拟团队的工作形式很常见，所以IBM现在的OA系统更强调协同工作的功能。作为OA系统的鼻祖，IBM从1995年就开始建立OA系统，所以他们的大部分员工从进公司开始就已经在使用这套系统。“如果你问IBM员工，我们的OA系统怎么样？他们可能并不明白，因为很多人都没有意识到，自己已经随时都处在OA系统中。”IBM社交商务技术总监徐刚告诉《第一财经周刊》。

京东：开放平台，允许各部门自行开发

特色功能

1 班车查询：可找到最方便的上车点

2 提供电子书：每周可在App上免费领取

3 预订会议室：摇一摇即可自动匹配合适的会议室

4 报销：一键报销员工外勤或加班用车的对公结账

开会前还在跟前台预约会议室？实在太out了……看看京东的小伙伴，要找会议室时只要打开手机OA摇一摇，就能轻松get到一个最符合他们要求的闲置会议室，不过这大概只能在京东OA系统的实用排行榜中排第二名。

使用得更多的是班车系统。下班后只要打开应用定位自己的地理位置，系统就会根据附近班车的分布给你推荐一个最适合上车的站点，并且它还会告诉你这趟班车之后的行驶路径，不仅如此，你还能查到班车司机的联系方式。

这些好用的功能都可以在京东的移动OA系统ME里实现，不过这还远远不能满足一群技术控。尽管ME里已经有30个通用功能了，但当各个部门又提出更独特的需求时，怎么办？

那就自己开发吧！ME的一大特点是它是一个开放平台，允许各个部门在这个平台上开发、增添自己需要的功能—当然也只有技术公司能这么玩。于是，用户体验部开发了一个可以横向比较京东App客户满意度的功能，它可以按周统计用户的评价并反馈到体验部；营销部的人开发了一个“京东罗盘”，这样他们就能每周检测不同产品的销量和价格。“目前ME上自主开发的功能有近20个。”移动办公团队产品经理李卓说。

京东有一个很特殊的地方在于，除了办公室员工，它还有近8万名一线员工，比如仓储、配送、客服等岗位，这些员工没有配工作电脑，所以设计移动版也是为了方便他们的工作。这样，即便是在新疆、陕甘宁等偏远地区的一线员工也可以通过移动版OA随时打卡、查询工资。

爱奇艺：少即是多，做员工需要的

特色功能

1 视频会议：多终端会议系统

2 打卡：摇一摇150米内自动打卡

3 同步报销：平级部门可同时审批

只要进入了设定的距离范围（公司方圆150米），就可以提前打卡，避免迟到，这个“充满爱”的设置叫做“附近打卡”，估计能在爱奇艺员工喜欢的OA系统功能中排名前三。

和前几家公司相比，3000人左右的爱奇艺规模算不上庞大，日常使用的OA系统也相对精简，更追求实用，用开发团队的话来说，就是“用什么就装什么”。

比如差旅申请的审批。新的OA系统允许几个平级的部门同时在系统里审批这笔差旅，任何部门发现不合理的需求都可以立刻喊停，这能减少很多时间的浪费，出差任务很急的同学最喜欢，“这个功能很方便，假如我要向3个部门申请一个差旅而且明后天就要走，3个部门可以同时在系统里审批，节省了很多时间。”爱奇艺副总裁王学普说。

此外，作为视频网站，爱奇艺的OA系统在各项远程办公活动里植入视频的功能自然也是出神入化。视频会议是基础配备，他们甚至可以在团建时做视频直播，加入VPN后也可以随时和任何一个同事通过视频讨论工作，并且，绝对不卡！

互联网行业最讲究的大数据，OA系统也能支持。在后台，他们还能看到属于业务板块的视频大数据分析，可以直接了解自己板块的工作效果，比如滤镜筛选的观众最喜爱片段、观看完成率等，当然，有些数据会有权限设置。

公司oa系统介绍 篇4

10oa在设置权限时，是按岗位角色来设置的。也就是说企业发生人员变动时，原本A职员所拥有的权限不会随着他的调离而转去别的部门，相反地，人员A由于 被委任了新的职务而被赋予了新职务所负载的权限。更准确的说权限的载体并不是具体到每个人，而员工要是转部门的话，只需要将自己的职称改变就可以解决这个 问题了。

10oa权限的继承性还体现在员工可以自动继承所在部门公开的权限，假如，你现在身处销售部，那么你就可以看到销售部门的系统信息。一旦离开了销售部将不再有此权限。权限管理对于高层管理者、中层管理者、普通员工都有着不同含义。

对于公司的高层管理者而言：OA系统就是整个企业的监控室和运营室，高层管理者可以便捷地获取公司在管理运作过程中 的所有分析结果，通过直接观察工作分析结果来对企业大的发展方向做出决策。尤其是年终总结和新年计划时，系统详细记录了一整年所有员工的工作完成指标、完 成情况以及工作过程、工作成果等等，有利于分析一年的利弊得失；而计划也可以依据这些数据来制定，这样的计划更有据可依、更合理。这些都是高层管理者决策 时最大的支撑。

对于公司的中层管理者而言：OA系统就是一套完备的信息管理系统，它能让中层管理者统一管理下属各级员工，并能在日 常的办公中及时了解具体工作的进度和执行情况，同时还可以在OA系统中快速发布通知和其他信息，保证信息的精确传达；通过对办公和业务各个环节的监控与分 析，管理人员可以便捷地对数据和记录进行分析，进而提炼出对管理有用的信息，把握工作进度，监督执行效果，降低可能存在的问题和风险，提高管理的效率，优 化管理效果。

公司oa系统介绍 篇5

第一章 总 则

第一条杭州市房地产联合开发总公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是联合房产公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条 为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》 等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二章组织职责

第三条 OA系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下：

（一）公司综合办是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

7、负责组织各公司人员操作培训；

8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；

11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

13、负责系统用户注册、注销等管理；

14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

（二）其他子公司主要职责为：

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门（分公司）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章文件管理

第四条公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。

第五条OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司办公室申请正式文件。

第九条各类电子公文处理程序按照《公文处理暂行办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，公司收文办理程序为公司

办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。

第十条各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。

第十一条在OA系统中，公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。

第十二条公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司二级单位党政领导、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十三条办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

第四章系统模块

第十四条各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

第十五条本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。

公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后，由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布； 审批过程可使用工作流程。

新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由宣传部负责审核并发布。

文件柜模块：此模块的权限由企划部信息中心自上而下设置，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章用户权限

第十七条系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第十八条用户主要权限如下：

（一）普通员工

在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。

（二）科级员工

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审核、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。综合科长（分厂办公室主任）具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。

（三）部门（分厂）领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

（四）公司办公室秘书

在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。

（五）公司分管领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。

（六）公司领导

在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。

（七）OA管理员

1、部门（含分厂）OA管理

在系统中具有普通员工的所有权限；部门（分厂）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照《公司公文管理办法》规定，负责分发、归档部门（分厂）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（分厂）的公文，传送给办公室（分厂办）领导审批，根据领导批示传送相关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（分厂）所有公文的办理情况。负责部门（分厂）收文的催办工作。

2、公司OA管理员

负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。

（八）公司办公室文印员

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照《公司公文管理办法》的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。

第六章登陆规范

第十九条系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第二十条系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

第二十一条登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第七章安全保密

第二十二条所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的有关规

定。

第二十三条按照公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装企划部信息中心指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

第二十四条OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十五条OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十六条涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第八章附则

第二十七条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司M5考核制度的处罚。

第二十八条本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

第二十九条本办法由公司办公室负责解释。

第三十条本办法自发布之日起施行。

物流公司信息管理系统介绍 篇6

物流公司信息管理系统介绍

EDI(Electric Data Interchange电子数据交换)

EDI主要实现与客户信息系统交换数据。如将客户资料，产品资料，收货人资料，收货订单，发货订单资料导入到OMS系统，再将实际运作的数据反馈给客户。EDI系统支持多种标准的EDI接口。同时也支持FTP方式（平面文件、Excel文件、XML文件）。

OMS（Order Management System订单管理系统）

OMS管理公司所有收货、发货、转仓、运输、包装等订单；管理客户，收货人，产品，承运商资料。其中内含OTS（Order Trace System订单追踪系统）子系统及事故子系统。

OMS主要功能有：

 伙伴管理

 产品管理

 订单管理

 追踪管理，即OTS（Order Trace System订单追踪系统） 事故管理，即事故系统

WMS系统（Warehouse Management System仓库管理系统）

WMS负责管理仓库收货、发货、转仓、退货、包装等作业及库存管理。

吕进博客 物流论坛

WMS主要功能有：

 基础资料管理

 收货管理

 推荐货位

 批次管理（上架策略）

 批次管理（如生产批号、生产日期、到期日期等）

 库存管理（库存冻结、货物状态管理）

 库存报警，自动产生采购订单

 库存ABS分析，产品运作分析，库存优化

 库存盘点（实时盘点）

 批量处理订单（波次处理）

 配货管理（配货策略）

 发货管理

 产品追踪

 批量拣货

 补货

 扫描复核，装箱

 RF作业（无线射频，手持终端）；RF收货/上架；RF补货；

货；RF发运；RF移动；RF盘点；RF库存查询

 产品组装（包括BOM）

 自动配车（装载时间表，装载计划）

RF拣

 人工管理

 接驳管理

TMS（Transport Management System 运输管理系统）

TMS系统包含了三大功能，主要是对订单，装运，费用的处理。主要实现运输配载、运输调度及成本管理；成本管理包括运输成本与装卸成本。

TMS主要功能有：

 基础数据（系统基础数据维护，有组织资料维护）

 运输配车（完成运输计划及车辆配载）

 运输计费（计算运输费用）

 费用审核（审核计费人员计费数据的准确性）

 预算成本（设置成本预提标志及预提功能）

 费用调整（对于存在差异的计费数据做调整）

 系统日志功能

BMS（Billing Management System计费管理系统）

根据客户合同，自动结算客户费用。

EM（Event Management事件管理）

EM 系统可以捕获系统中满足指定条件的数据；对关键，异常等数据

进行监控，对例外事件进行报警及跟踪（可以发送邮件）。

DashBoard（内部管理控制平台）

对整个仓库进行全方位监控，及时了解仓库整体运作情况，合理进行资源分配。

GPS应用系统（车辆监控定位服务系统）

GPS-Global Posittioning System全球定位系统

进行车辆追踪。及时掌握车辆状态，行踪。从而了解货物在途情况。

短信平台系统（SMS）

通过手机短信方式，通知收货人，货物已发出；短信交付确认功能。

网上查询系统

提供客户网上查询库存，查询订单状态及网上下单功能。

其他系统

ILIS（仓库管理系统）；

海运系统；

Cognos ReportNET（企业报表平台）

Email（邮件系统）；

浅谈OA系统的数据清理 篇7

办公自动化系统 (Office Automation System, OA) , 是基于网络互连的分布式软件系统, 通过有效的资源共享和信息交流、发布, 达到提高工作效率, 降低劳动强度, 减少重复劳动的目的。

一个常见的OA系统应包括以下功能[1]:

工作流转功能, 如公文处理、日常审批、工作监控、修改痕迹保留等。

文件管理功能, 如可以根据需要设置文件库, 文件库中提供多重访问权限控制等。

信息发布功能, 如电子公告、在线新闻、电子论坛等。

内部通讯功能, 如电子邮件、即时通讯等。

辅助办公功能, 如会议室管理、日程安排、物品管理、人事管理、考勤管理等。

为完成上述功能, 典型的OA系统多采用基于J2EE技术的Web应用系统[2], 既可以方便地存取数据, 也可以对JSP、EJP和XML等提供良好支持。Web中应用程序除了访问数据库数据外, 一般还要访问非数据库数据, 特别是XML文档[3]。所以, OA处理的数据从文件形式上可以分为数据库文件和文档文件两大类。数据库文件主要是工作流、邮件等的相关记录, 如流程名称、流转环节、审批意见、收件人、发件人等。文档文件则既包括独立的文档, 如文件库中的文档, 也包括各类流程、邮件、公告和新闻的附件, 而且由于其不局限于文本, 还可以是图纸、照片等, 因而往往文件较大。

2 数据清理的重要性

一个OA系统成功上线运行后, 随着时间的推移, 系统内就会积累大量的数据。这些数据从有效性的角度可以分为两类:一类是正常业务的记录, 是有效数据;一类是因各种原因而产生的无效数据或垃圾数据。

出于下述几个方面的考虑, 应对OA系统的数据进行清理:

2.1 减少系统资源占用, 提高系统运行速度

这是针对OA数据库文件中的垃圾数据而言的。数据库文件中存放着工作流、邮件等的相关记录, 而且一般会将进行中的流程与已完成的流程记录文件分开存放。在尚未完成的流程文件中, 伴随着工作流程和邮件等的流转, 会记录下各个环节的办理人、办理时间、审批意见等内容;当一个工作流完成了全部环节后, 就会从尚未完成的流程文件中转入已完成的流程文件中, 并供历史查询。一个尚未完成的工作流, 或由于实际工作已不需要而不再流转下去, 如人事经理发起的为某核心员工加薪的请示流程尚未完成全部审批, 该员工已不辞而别, 这个流程显然已没有必要再流转下去;或由于软件本身的故障, 导致工作流无法正常流转完成后续环节。这都导致在尚未完成的流程文件中, 产生了垃圾数据, 并造成流程文件增大, 从而在OA系统运行时占用更多的资源, 系统运行速度由此而下降。

2.2 节约存储空间

这是针对OA系统中的垃圾数据而言的。因为只有有效数据才有存储的价值, 垃圾数据只是白白浪费了存储空间。OA系统将数据存在服务器磁盘阵列上, 而且一般会将数据库文件与文档文件分开存放, 但不论是数据库文件中的垃圾还是文档文件中的垃圾 (如未完成的垃圾流程所对应的附件文档) , 都占用了宝贵的磁盘空间, 应当将其清理出去。

2.3 便于系统备份和恢复

这是针对OA系统的数据库文件和文档文件而言的。OA系统和其他应用系统一样, 是需要通过平常及时备份, 以便在系统崩溃时得以恢复的。由于OA系统中存放流程的数据库文件和存放流程附件的文档文件有具体的对应关系, 因此在备份时需将数据库文件与文档文件同步备份。备份数据库文件可以选用复制或日志的方法, 而备份文档文件则只能用复制的办法。如果系统中存在着没有清理出去的垃圾数据, 显然会占用更多的备份空间, 也会导致备份与恢复消耗更多的时间。

2.4 利于促进实际业务的及时完成

用户会根据实际业务的需要在OA系统中发起相应的工作流程, 并按照最终的审批结果开展实际业务, 但由于各种各样的原因, 会导致流程无法按员工的预期完成, 最终影响实际业务的按时开展。比如, 采购员甲办理借款预付货款后, 应按公司财务规定及时取得采购发票完成报账手续, 但甲发起相应流程后却迟迟无法取得正规的发票, 因而流程无法通过财务审结, 变成了长期呆滞流程。如果系统管理员坚持定期清理逾期流程, 就会将这一问题暴露出来, 从而引起相关部门重视并采取相关措施, 避免形成呆账。

3 数据清理的原则

3.1 分析系统的功能应用, 确定数据清理的重点

系统管理员是OA系统数据清理工作的主要承担者。为了做好数据清理工作, 系统管理员首先应该进行系统的功能应用分析, 梳理所使用的OA系统功能, 确认这些功能会产生哪些有效数据, 可能伴生哪些形式的垃圾数据, 并统计分析这些数据的大小与时间的关系, 从而有针对性地确定清理的方法和频率, 使数据清理工作整体建立在科学的基础之上, 既可以保证清理的及时有效, 又可以保证不会出现大的遗漏。

以本公司实践为例, 经过统计分析得知, 内部邮件积累速度很快并容易产生大量垃圾数据, 是影响OA效率的重要因素。为此, 本公司加强对内部邮件的管理, 首先限制邮箱大小, 将一般用户的邮箱容量从50M下调为20M, 需要更大容量的用户须向信息中心提出申请;其次, 要求各位用户及时清理本人邮箱, 必要的资料备份到本机, 既要防止用户邮箱溢满无法收发新的邮件, 又要防止用户长期存放邮件将OA当成了自已的文件柜, 使OA长期超负荷运行;最后, 对于滥发和错发的邮件等由系统管理员清除其数据库记录和附件文档。

3.2 定期与不定期清理并重

数据清理工作不能一劳永逸。一次清理后, 系统的效率会有相应改善, 但随着时间的推移, 新的数据包括有效数据和垃圾数据会继续沉淀积累, 这就导致清理工作必须持续进行。系统管理人员根据统计分析得出的规律, 可以确定符合实际的清理周期, 定期进行清理。但工作时间有忙时、闲时之分, 反映在OA中也会导致办公数据在特定时间数量激增, 这时就要进行不定期的及时清理。

笔者所在公司, 一般是每两个月进行一次定期清理, 但在全面预算、年度总结这些工作开展期间, 或者组织机构大面积调整期间, 则会视情况进行及时清理, 来确保系统工作效率。

3.3 前台操作为主, 后台操作为辅

从清理操作的角度, 可以将OA数据清理工作分为前台操作和后台操作两种。

前台操作的主体既包括普通用户, 也包括系统管理员, 他们可以依据各自不同的操作权限进行相应的数据清理。例如, 流程流转完毕回到申请人环节, 需要申请人在阅读完领导批示后, 将该流程提交结束并归档到档案库, 从而将该流程从尚未完成的流程记录转为已完成的历史流程记录, 这样可以提高系统未完成流程的数据库运行效率;而系统管理员可以通过系统提供的流程监控功能, 监督申请人是否及时进行提交结束的操作, 并可对其进行提醒, 一旦出现人员离职等无法正常继续的情况, 系统管理员可以将其交给其他人员及时清理或直接将原申请人账户密码清除后进入执行清理。这些都是前台操作。前台操作的好处是可以分散进行, 由各位用户自已进行, 工作量相对较小, 而且是借助系统程序界面进行, 可以将记录和附件同步清理, 比较彻底, 一般也比较安全。

如果通过前台操作不能解决问题, 就要使用后台操作, 由系统管理员直接对数据库或文档进行清理。例如前面提到的内部邮件错发问题, 两个技术员之间通过邮件传递产品图片, 附件比较大, 可是作为发件人的技术员误将收件人选为全公司, 造成全公司用户都收到了这些图片, 很多不相干的用户邮箱都被塞满了而无法正常收发邮件, 更重要的是还可能造成商业秘密泄露。这时, 就可以由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。又例如, 工作审批流程由于用户审批时使用非法字符, 导致流程无法正常进行后续流转, 造成流程作废, 形成垃圾, 这时也需要由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。一般的OA数据库由于范式化的要求, 会将相关记录分散到多个表中, 有些还采取了加密处理, 这导致后台操作要像前台操作那样完整清除记录和附件, 是有相当难度的。同时, 直接对后台数据库进行操作, 也容易误清有效数据或带来影响系统运行的后果。所以, 对后台操作要十分慎重。

因此应以前台操作为主, 系统后台操作为辅。同时, 要规范前台日常操作, 比如禁止在审批意见中使用非法字符, 在发送内部邮件时要认真选择收件人, 禁止向全公司发送邮件等。这样, 大多数的工作放在前台正常进行, 就可以减少对后台的危险操作, 起到预防的作用。

3.4 重视对历史存档数据的清理

OA系统的数据清理, 不仅限于垃圾数据, 也包括历史数据。历史数据主要用来存档查询, 但系统运行时间长了, 历史流程数据库和相应附件文档会积累得相当庞大, 并占据OA系统的主要空间, 这时如不想办法对历史数据进行清理, 不仅使历史查询效率很低, 而且当前流程运行都可能受到影响。

笔者所在公司的OA从系统架构上, 将当前流程数据与历史流程数据进行了分离, 但对历史流程数据却没有再提供按年度分类的功能, 近10年的历史数据存放在一张表中, 这个巨大的表文件对数据库系统形成了压力, 查询历史资料缓慢, 而当有用户进行历史查询在长期等待时, 整个OA系统会出现效率下降的现象。为此, 系统管理人员对历史数据进行了分析, 发现大部分的历史查询是近两年期间的, 超过两年以上的历史查询频度是较低的, 于是决定将历史数据库人工分割成两个, 近两年的保留在原表名下, 供用户在系统中进行前台查询, 超出两年期的数据存放在另一张表中, 并由系统管理员根据用户申请, 人工切换为原表名, 供系统调用给用户前台查询。这样, 历史查询缓慢的问题解决后, OA系统的总体运行效率得到了保证。

总之, 数据清理是保证OA系统有效运行的重要工作。在重视数据清理工作的前提下, 只有科学分析OA系统的功能和运行现状, 遵循数据清理工作的原则, 确定清理工作的重点, 明确清理对象, 事前做好谋划, 防治结合, 采取正确操作方法, 及时进行清理, 才能更有效地发挥OA系统的作用。

摘要：本文从阐述OA系统的功能与数据的关系入手, 论述了OA系统数据清理的重要性, 并结合所在公司的具体实践, 总结了OA系统数据清理的若干原则。

关键词：OA系统,数据,清理

参考文献

[1]俞雪华.基于J2EE的OA系统的设计与实现[J].计算机光盘软件与应用, 2012 (3) .

浅析OA系统应用实施存在的问题 篇8

1 建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改变了员工传统的作业习惯。在推广过程中，难免要遇到各种阻力。因此，要从制度、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2 重视数据迁移与数据共享

信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况。OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单和其他系统进行数据整合。生成各种统计报表，预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

3 充分运用人性化的设计与管理

OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西。比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度。在审批的界面可以设定一些常用的审批语言以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程，比如，对于有些使用者在电脑操作上不是很在行，可以配合使用手写板，在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性地群发。而随着3G移动网络的部署，移动OA系统可将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机上，让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利。从而更乐于接受系统。

可以通过分布实施系统进行人性化的管理，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计，相对简单的工作流程作为初期实施功能，如信息发布等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的，如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户。弱化用户对新系统的抵触情绪。以确保实施和推广的效率。

4 要进行全面的用户培训

网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的用户，对用户的培训决定了OA软件的使用程度，用户培训是成功实施OA系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行。针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户）。不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过对OA理论、OA软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。使用户明确OA原理、相关管理理论和具体的OA实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识。提高积极性和主动参与意识。提高和增强全员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。

5 结束语

OA系统实施时需要重点关注的有制度的保证、数据的支持，并辅以一些人性化的设计与管理，实施全面的人员培训，让OA系统能真正融入企事业单位日常工作中，达到提高内部工作效率、节约运营成本、规范企业管理、提高单位竞争力，加强员工凝聚力的作用。