OA办公系统：电子政务在政府服务能力中的成功应用

OA办公系统：电子政务在政府服务能力中的成功应用（精选4篇）

OA办公系统：电子政务在政府服务能力中的成功应用 篇1

和您一样，内行青睐万户OA

电子政务在政府服务能力中的成功应用

自上世纪90年代“三金工程”正式启动开始，经过10多年的发展历程，我国电子政务建设已经进入了一个快速发展的阶段，各级政府的门户网站建设、办公OA建设、行政审批服务系统建设等纷纷展开，对我国经济和社会的发展，都带来了显著的推动。

但同时我们也可以看到，所有这些建设都是为了配合我国政府的转型：从管理型政府转向服务型政府。2004年，国务院总理温家宝正式提出了“建设服务型政府”的口号。到2011年3月，总理温家宝在十一届全国人大四次会议的政府工作报告上再次强调，要努力建设人民满意的“服务型政府”。很显然，政府服务能力的提升已经成为了衡量我国电子政务建设成效的重要标准之一。

虽然电子政务在促进服务型政府建设方面取得了成绩，收到了实效，但发展中还面临一些问题亟待解决，主要表现在以下几个方面：

一是，服务导向的电子政务发展理念还没有从根本上建立起来，在建设实践中面向企业和公众的服务项目偏少，重建设轻应用，重管理轻服务的问题仍然较为突出;

二是，电子政务应用的深度有限，电子政务服务的使用率、覆盖面不高，公众满意度、认知度有待提高;

三是，推进以服务为导向的电子政务总体框架的配套措施不到位，在规划、工程、资金等方面缺乏强有力的保障;

四是，服务导向的电子政务管理机制还不完善，电子政务决策协调、资金投入、绩效管理等方面需要继续加强。

五是，支撑电子政务发展的网络基础设施、法规标准等基础条件仍然较为薄弱。

万户网络自1998年成立以来，14年一直坚持自主研发成熟产品为核心，整合诸多优秀的第三方产品，是一个针对中国政府电子政务建设需求以及存在的主要问题的优秀解决方案服务商，万户OA—ezOFFICE系列产品在安徽省检察院、江西省公安厅、湖北蔡甸区政府、安徽省人民政府等单位中均有成功应用。

万户网络电子政务解决方案以落实政务公开、整合内部资源、实现协作办公和和强化综合监管为核心目标，针对政府单位实际应用需求，集一体化办公、信息资源共享、政务监督管理于一身的覆盖多级行政单位的一体化办公平台。以成熟的自有产品为基础，提出的“一个平台、两个门户、三级机构、四大应用”解决方案。

OA办公系统：电子政务在政府服务能力中的成功应用 篇2

随着社会信息化进程的加快,政府及公众机构在信息化建设中不断地改进电子政务的服务和运作方式促进与公众之间交互的效率和效力。电子政务的高质运作不仅体现在信息发布的及时和有效上,更应该体现在高效安全的在线服务中,如数据信息的归档和应用、税务的征缴和票据处理、商品的招标采购等。电子政务中涉及的敏感信息通过网络进行数据信息传递与处理,必须有良好的秩序和技术保证。基于PKI技术的网络安全处理可以在电子政务的OA系统平台运作中有效地解决身份认证问题,保障数据的机密性、完整性、不可抵赖性等关键问题,为敏感通信和信息安全提供有力的技术保障和数据支持。

2 电子政务(E-government)

2.1 功能

电子政务(E-govemment)是政府依托现代计算机网络和通信技术以及管理理论,面向社会提供开放式的服务和管理平台。将原有的办公系统重组结构、优化流程,构建政府与公众间协调而有序的管理和服务关系。

2.2 系统需求

目前,我国电子政务主要实现内部办公和公众服务的事务处理。OA系统平台要求在信息化过程中满足内部与外部功能需求的同时,保证数据的安全与效率。

(1)对内部系统的高效性

电子政务的对内业务主要有自动化办公、信息化查询、数据传递及共享等。各种终端信息的对接与数据库的完善,要支持批量同步或接口调用方式获取数据,减少重复与缺失,保障信息及时有效地送达指定位置。

(2)对外部公众的服务性

电子政务对外向公众所提供在线服务与信息发布、个性化的信息查询、自助事务处理等服务,需保证双向的信息互通和对称。

(3)数据的安全性

电子政务中对重要文件和敏感数据的安全保障有很高的要求。在OA系统中的安全保障主要涉及:系统安全和数据安全。系统安全,主要是防火墙和病毒查杀等自我防护措施;数据安全,则是主动地进行身份认证以及确保信息的保密性、完整性、可靠性以及不可抵赖性。数据的安全性是网上办公系统安全稳定运行的关键。

3 PKI技术(PKI technology)

3.1 功能

PKI(Public Key Infrastructure)技术,建立在公钥技术基础上,用于提供安全服务的基础设施。PKI具备优质的非对称算法以及密钥管理,综合了密码学、数字签名和密钥交换等多项安全技术,使用一套成熟的安全密钥证书管理体系提供有效的具有普适性的网络信息安全服务。

PKI技术遵循证书管理用户公约,由认证中心CA将用户证书与公钥捆绑,有效地解决密钥分发的问题。统一的安全认证标准和规范基础提供在线身份认证,确保用户信息的机密性、完整性和无法否认性,为网络应用提供各种身份及信息确认的服务,营造并维持一个安全可信的网络环境。PKI是目前公认的最佳的网络安全保障体系,可以为电子政务的整体发展与OA系统的实践应用提供可靠的信任关系。

PKI的主要功能是完成证书的申请、签发、发布、撤销和密钥的产生、备份、更新等操作[1]。其中,数字证书是构成PKI体系的最基本元素。作为公开密钥体系的一种密钥管理媒介,数字证书将用户信息及密钥对等数据以电子文档的形式存储,通过检验用户的公开密钥验证其身份的合法性,建立信任关系,有效地确保用户的身份信息不被非法读取或篡改。数字证书的使用流程如图1所示。

3.2 架构

PKI一般由认证中心CA、注册系统RA、密钥管理系统KMC、安全策略管理SPM、目录服务系统、发布系统及应用接口等部分构成。证书管理遵循严格的主从关系:数字证书经RA注册、审核,由CA签发。PKI认证中心功能结构如图2所示。

认证中心CA(Certificate Authority)是证书的签名与管理中心。作为PKI的核心执行机构,CA具备管理用户数字证书和密钥的权威性和公信度。CA对每一个网络用户加以认证、验证密钥、签发和验证X.509国际标准格式的数字证书。

注册机构RA(Registry Authority)是证书的审核与注册中心。作为PKI连接用户与CA的接口,RA用于管理和维护用户身份信息,提供用户数字证书的注册申请、登记、审核和提交等各种证书管理服务。

4 基于PKI技术的电子政务OA系统安全方案 (Scheme of OA system security of E-government Based on PKI technology)

实现安全的电子政务的前提是解决好信息的:共享与保密、开放与隐私、互联与局部隔离。使用PKI技术创建可信的基础安全设施,将数字证书应用于终端访问到信息控制的整个过程中,控制信息的访问权限和保证信息的传递完整,为应用系统的安全平台提供安全服务,保障数据的完整性、真实性、可用性、不可抵赖性和机密性,保证电子政务系统安全策略的实现[2]。

4.1 功能设计

根据电子政务OA系统功能的需求,PKI将系统划分为:客户端、安全访问应用平台、服务器端三个层次进行安全访问控制管理。其体系结构如图3所示。

PKI技术在安全访问控制中,设置两重检测管理。客户端与服务器端间建立一个安全访问应用平台。访问者在客户端登录,需要通过USEKey进行可信终端验证,进行识别用户身份的第一重保障。访问者需要访问内部OA数据库中的数据,要通过访问授权系统的双向认证,经过数字证书、电子签名等多重验签的第二重保障,获取访问授权后方可进入。层层间界限分明,通过物理隔离与认证、加密技术实现可控的互联互通,各访问控制环节有序而严密地进行安全防护,降低整个系统访问权限控制的复杂性与风险性,有效地解决“信息安全的核心问题:信息保密性、身份真实性、数据完整性、授权合法性、不可抵赖性”[3]。

4.2 实现方案

PKI技术在信息安全访问控制体系中主要解决:身份认证、访问控制、安全审计以及数据加密等功能性问题。

(1)身份认证

在客户端,通过终端登录PC保护系统对计算机的主体进行验证、通过USBKey提供的PIN码对用户验证、通过浏览器发送基于安全套接字层协议SSL协议的访问安全认证网关发送握手信号,保护终端及网络登录安全,建立可信的访问终端。

SSL协议是由Netscape公司开发出来的一种使用安全通道传输数据的协议,可以让持有数字证书的浏览器软件和Web服务器间建立一条安全通道来进行身份认证和加密传输数据。建立SSL协议连接,客户端和服务器端之间传输的所有数据都以加密的形式传送,提供了非常高的可信任程度。

服务器端和客户端由双方信任的第三方颁发数字证书,通信时,双方可以通过数字证书确认对方的身份。结合SSL协议和数字证书,PKI技术可以保证公众与政府之间通信多方面的安全需求,使基于Internet的交互和直接的面对面一样安全[4]。

访问者身份管理中验证身份合法性的流程:

a.访问者在客户端登录,向服务器提供USBKey进行访问申请。

b.服务器根据其身份证明UID,提供需要下载的ActiveX控件。

c.客户端取得控件安装终端登录PC保护系统,并将证书下载到客户端,这样可以将客户端PC指定为可信终端。

d.访问者使用可信终端PC的Web浏览器以HTTP的方式向服务器发送访问请求,由PKI数据库验证合法性。在安全应用平台中,公钥密码体制中用户的私钥是提供用户身份唯一性的验证。

(2)访问控制

安全认证网关连接CA服务器确认访问者证书的有效性。信息系统的会话由访问者的身份给予相应网络资源访问权限进行统一访问控制。

认证网关将传输数据分段压缩后加密由传输层发送,采用公开密钥进行连接时的认证,专用密钥进行会话时的认证。身份验证后,客户端和服务器间通过协商层的约定和加密算法的认证建立可信连接,产生SSL加密传输通道。一次可信的访问控制会话,从客户端利用用户身份管理系统发送的数字证书和公钥加密客户端的随机密钥开始,到服务端通过私钥进行解密、处理后以同样的方式返还客户端结束。

(3)数据加密

保障传输数据的机密性、完整性和不可抵赖性,主要由数字签名、数字信封和电子公章技术实现。

数字签名是发送者利用私钥对生成的报文摘要进行签名。利用哈希算法具有判断输入数据的任何变化都会引起输出数据的不可预测的极大变化的特点,检测数据传送过程中被篡改的可能性。数字信封则是采用公钥与私钥相结合的密码技术进行双重验证,从而保证只有正确的的接收人才能阅读信件信息。

利用数字签名和数字信封实现数据加密的流程:

a.访问者在客户端PC访问服务器,在浏览器中填写表单,设置发送信息。

b.提交数据时,客户端将发送信息原始报文打包为XML式,通过Active X安全控件对数据进行Hash生成报文摘要,私钥进行加密形成数字签名附加于原文。

c.使用密钥对将发送者的数字证书、原始报文和签名摘要生成加密报文,使用公钥加密密钥对生成数字信封。加密报文和数字信封通过规定的组包协议封装为安全报文包,上传到服务器端。

服务器收到安全报文包后,调用服务器端安全网关的相应接口验证签名(脱密、hash、比对)。根据摘要的一致与否判断数据传输和处理过程是否安全,保障传输的安全性与数据的完整性。会话安全,系统才会继续处理上传数据,将签名数据入库,交由应用服务器完成相应的报文拆解、解密、验证。公钥可以确认签名的正确性,可以保障数发送方无法对信息发送行为进行抵赖。

结合数字签名技术,基于PKI的电子政务OA系统可以实现电子回执的生成、下载、查询和第三方验证,为解决网上申报的业务纠纷提供可靠的技术基础,让公众安全、准确、快捷地办理相关业务[1]。

电子公章基于数字签名技术。以数字技术模拟传统实物印章或签名,作为个人信息与数字证书以及密钥共同存储作为电子钥匙,并使用PIN码进行保护。电子公章对电子文件进行签字盖章加密处理后,会与报文锁定,存于数据库不能随意修改。

在OA系统中使用电子印章进行发文时,可采用数字纸张技术保障公信视觉效果的同时控制版面的一致性、不可篡改性和不可分割性。此外,采用数字水印技术可以加密封装电子印章,以防盗取;采用指纹识别技术和数字签名相结合,有效地辨识文件签署者的身份。

4.3 设想

在我国电子政务系统的建设过程中,各地区设计和实现的安全策略不同成都地采用了身份认证和信息密文传送的方案。

当区域性的政务网络建设具备了一定范围的信任域后,结合PKI技术对已有的电子政务系统进行统一的改造:采用数字证书方式登录代替口令、IP地址等传统认证方式;运用SSL协议建立客户端与服务器端的数据传输可信通道;采用数字签名、数字信封及电子公章进行可视化数据加密等等。构建证书认证中心CA和密钥管理中心KMC的双认证体系,集成系统设计,也将减少日后系统维护的成本和复杂性。

5 结论(Conclusion)

本文将PKI技术应用于电子政务OA系统的安全方案进行了研究与设计,着重研究了基于PKI技术的数字证书和数据加密技术在政务系统的信息安全提供保障。

OA办公系统：电子政务在政府服务能力中的成功应用 篇3

和提升公共服务能力的重要手段。交通运输部经过近十年的建设，电子政务建设初见成效，但发展的同时也存

在很多风险和困难。为了迎接信息社会的挑战，利用当今先进的计算机网络和信息技术来改造政府、重塑政

府、构建电子化政府、实施电子政务，提升公共服务能力，成为我们学习和工作的目标。

关键词：电子政务 公共服务 信息

电子政务快速发展有效提升公共服务能力

当前，世界各发达国家借助于先进的计算机网络与信息技术争相进行的电子政务建设，已经成为国际公共行政改革的一个新亮点或者说新动向。电子政务能够使网络在发挥政府职能和政府管理方面起到更加积极的作用，从而带来巨大的社会效益和经济效益。同时也给全社会的各个层面带来良好的发展机遇和前景。

我国政府部门的职能正从管理型转向管理服务型，承担着大量的公众事务的管理和服务职能，应及时上网，以适应未来信息网络化社会对政府的需要，提高工作效率和政务透明度，建立政府与人民群众直接沟通的渠道，为社会提供更广泛、更便捷的信息与服务，实现政府办公电子化、自动化、网络化。通过互联网这种快捷的通信手段，政府可以让公众迅速了解政府机构的组成、职能和办事章程，以及各项政策法规，增加办事执法的透明度，并自觉接受公众的监督。同时，政府也可以在网上与公众进行信息交流，听取公众的意见与心声，在网上建立起政府与公众之间相互交流的桥梁，为公众与政府部门打交道提供方便，并从网上行使对政府的民主监督权利。

更好发挥信息交换与协同在电子政务建设中的作用

分析近些年中国电子政府发展的现状，电子政务可以归为两类模式，信息交换模式与协同工作模式，但两者之间无明显界限。

信息交换模式。在现代计算机、网络通信等技术支撑下，政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化、网络化的环境下进行。政府机关的各种数据、文件、档案、都以数字化形式存贮于网络中，这些数据构成了海量信息，信息技术可以实现制快速检索查询、即用即调。这些信息可以通过电子政务应用系统的形式实现电子政务，交通运输部在为社会提供信息服务的电子政俯方面取得显著成果，政府网站、公路出行服务、交通科技信息资源共享平台和交通统计信息系统等，有效提高了公共信息服务水平。

协同工作模式。在政府内部，各部门之间，政府与企业之间，政府与公众之间充分提高协同工作的水平和效率，可以通过网络实现信息资源的共建共享联系，可以通过应用系统实现工作联动，实现互动机制，既提高办事效率、质量和标准，又节省政府开支。电子政务协同工作系统通过政府部门间的资源共享和协作来提高办事效率,完成政府的服务功能。为了实现安全、高效的协同工作,利用网格在资源共享、互操作性、可靠性、安全性等方面的特点,并结合了多代理程序在处理任务、进程间的协同性和并行性的优势,把政府各职能部门组织成一个协同工作电子政务系统。

目前交通运输部已经相继开发了一系列协同工作的系统，如网上行政许可、网上审批、网上执法、网上公共服务、网上公共资源交易、网上监督等系统。在行业领域开展了物流公共信息服务平台示范工程和中日韩三国物流交换网络建设，在信息化促进综合运输与现代物流发展方面做出积极探索。建设了水上安全联网管控系统、海事应急辅助指挥系统、中国船舶远程识别与跟踪系统、船舶船员“一卡通”等工程，大大提高了协同工作的水平。

电子政务基础设施建设进入高速发展期

网络基础建设达到一定规模、服务覆盖率大幅提高。

政务专网建设：交通运输部在十一五期间，建成覆盖行业各单位的政务专用网络，网络覆盖涉及交通、海事、救捞在内的省市县三级政务部门，并与国家电子政务外网互联互通。政务网络真正实现跨部门、跨地域联通，形成行业政务网络平台，业务信息系统实现从中央到地方的联网运行。

互联网发展状况：按照最新的互联网发展报告分析，网民规模稳步增长，每年持续保持近20%的增长率，总数已经突破5亿。国家三网融合的规划逐步落实，云计算应用广泛启动，新一代移动通信技术成熟推广（wifi技术）、下一代互联网进程加快（IPv6），网民通过三幕：电视屏幕、电脑屏幕、手机屏幕广泛使用互联网，这为电子政务的应用推广奠定了坚实的基础。网民互联网应用水平的提高，既为公共服务能力的提升提供了基本条件也带来了压力。

政府网站建设：政府网站是政府提升公共服务能力的主要手段之一，我国政府网站的普及率已经达到较高水平，据统计中央和省级政府网站的普及率达到100%，地市级政府网站普及率达到99.1%，超过85%区县级超过85%。全国建设的县级以上政务服务大厅有4500个，都实现了信息化支撑，全国各类农村信息服务站总计愈100万个，覆盖率超过70%，总体而言，电子政务为民服务能力明显提高。

电子政务建设的几点认识

1、电子政务发展中信息管控的矛盾（舆情）日益突出

网络舆情异常活跃。近年来，3.14西藏打砸抢烧事件、奥运事件、艳照门、许霆取款事件……通过网络舆情传播放大，造成了广泛社会影响。政府部门承受着巨大的舆论压力，有关专家认为这等同于新型的公共危机。但是，部分网站片面追求经济效益，无视政府法规，大量播放、传播不良内容的信息。同时，国内外一些敌对势力和邪教组织，也利用互联网这一新型视听媒体传播其意识形态，宣扬西方“民主自由”，破坏民族团结，散布邪教和迷信言论的，对我国的信息安全和文化安全构成严重威胁。

网络舆情与国家安全。网络这把锋利的“双刃剑”在提供了下情上达的便捷方式的同时，也对我国政治安全和文化安全构成了严重威胁，具体表现在以下方面：一是西方国家利用网络对我国进行“西化”、“分化”，网上思想舆论阵地的争夺战日趋激烈。二是传统的政治斗争手段，在网上将以更高效的方式实现，利用网络串联、造谣、煽动将比在现实中容易得多，也隐蔽得多。

提高公共危机事件处理能力。公共危机事件舆论的形成与发展，往往是由一个议论开始，并沿着若干级差从无序向有序逐渐递进或者消减的过程，因此及时监控、汇集、研判网上舆情，是引导公共危机舆论的重要前提。

为政府决策提供支持。目前，网络舆情正在成为行政部门决策的重要依据。因此新形势下，在每次突发性事件发生后，政府相关职能部门如何以最快速度收集网上相关舆情信息，跟踪事态发展，及时向有关部门通报，快速应对处理等，是每一个政府职能部门思考的问题。

加强网络舆情管理。胡锦涛总书记在党的十七大和全国宣传思想工作会议上，对网络文化建设和管理提出了具体要求，强调“要高度重视网络文化建设，加强对互联网、手机短信等新兴媒体的应用和管理”。中央办公厅、国务院办公厅关于加强网络文化建设和管理工作明确提出了“建设中国特色网络文化的战略任务加强网络文化建设和管理，形成文明的网络环境，维护网络文化和信息安全，促进中国特色网络文化健康发展”，要“一手抓建设，一手抓管理。遵循信息网络的特点和规律，文明办网、依法管网，在建设中加强管理，以管理促发展，谁主管谁负责、谁经营谁负责、谁审批谁监管、谁办网谁管网，实行属地化管理”。

2、加强电子政务管理组织、业务使用、技术支撑建设，提升公共服务水平

强有力的管理组织。信息化的建设发展需要一个强有力的、具有统筹能力的组织管理体制是得到广泛认同的。目前在交通运输部以及全国各系统存在同样问题，带来的结果是缺乏统一规划、统筹协调，各部门各自为政重复建设难以避免，信息资源不能共享，基础建设重复投资，建设效益不能发挥等等。这个问题是我国的国情，需要中央政策的支持，有需要各系统、各单位的领导和体制主管部门高度重视，结合各单位的实际情况，有针对性的解决机制体制上的问题。

高效的信息技术支撑。目前我国的电子政务发展还属于单纯的技术推动型，世界上最先进的技术和理念，我们都在利用和探索，先进技术的出现：云计算、虚拟化、网格、嵌入式系统等等，是我们在探索一些高端的应用领域，如物联网、传感网、智慧地球等。经过统计我国信息化基础设施建设和信息化技术的使用处于世界中等水平或偏高，但信息化综合利用水平却处于偏下水平。

整合网络平台。网络基础设施发展迅速，网络规模不断扩大，但网络建设与实际应用之间矛盾日益突出，首先网络总体设计不清晰，各政府部门存在多个自成体系互不连接的网络，涉密网、内网、外网、专网等等，如此众多的网络不仅没有加强网络的安全性，反而从管理、控制、投资、使用等方面带来了更大的风险和困难。整合网络系统，建立统一的网络平台，适度加强网络安全措施，才能够避免重复投入，发挥集约性效益。

调整信息化建设相关的业务关系提升工作效率。交通运输部各部门的业务系统都有信息化的规划和设计，而且大部分都是实现了电子政务建设，但是在实际应用工作中发现，业务系统都是简单的利用信息技术，对原有的工作流程网络化和数字化，大部分业务应用范围都局限在部门内部或局部，缺乏针对服务型政府改造、协同工作和服务创新的应用系统。下一步应该调整信息技术支撑部门和业务部门的关系，强化业务部门在电子政务建设中的作用，实现由技术驱动向业务驱动的转变，各级业务部门确定电子政务的工作管理职责，技术部门做好业务需求分析、信息资源规划、项目管理、系统运维和技术支撑等保障性工作，并将工作覆盖整个系统生命周期。

加强电子政务绩效管理。电子政务的整体服务水平不高，管理和维护的工作跟不上用户的使用需求。面对公众用户对在线的有效性和互动的即时性需求都有待提高，网民的满意度不高。在电子政务的日常工作中建立绩效评估制度，及配套的指标体系和工作指南。鼓励第三方的评估机构参加绩效评估，强调服务成效和用户满意度，并将评估结果向社会公布。

OA系统在办公室管理中的应用 篇4

社会发展日新月异, 信息技术广泛应用于各行各业中。办公室作为整个单位的枢纽部门, 不同部门之间联系的中心环节, 随着企业的不断壮大, 办公室涉及的业务也逐渐增多。传统办公室管理模式已经不能完全满足现代化发展需求, 这就要求在原来工作的基础上加以改进创新, 使办公室管理工作更加科学化和精细化。

将计算机网络同办公系统结合起来, 通过建立实施OA (Office Automation, 简称OA) 系统, 使办公室管理工作制度化、规范化、标准化、科学化、精细化和现代化。实践证明, 在满足办公的前提下, 可极大地提高办事效率。

1 办公室管理职能

十一届三中全会以来明确了办公室管理的指导思想[1], 即为中央服务、各级部门和领导服务、人民服务的“三个服务”。也就是说, 上情下达和下情上达是办公室管理最基本的职能, 具体来说, 办公室还包括以下管理职能。

1) 参谋咨询职能。参谋作为办公室的首要职能, 主要表现在通过调查研究获取第一手资料, 为领导决策提供真实可靠的依据, 做到以文辅政, 服务领导决策。

2) 指导职能。办公室是整个单位的“发动机”, 要确保全部工作正常有序运转, 就要求办公室必须提前谋划, 精心安排, 及时做到上情下达和下情上达。

3) 管理服务职能。服务是办公室的宗旨, 办公室人员要摆正位置, 实实在在做好“三服务”工作, 确保各项工作有序开展。

4) 协调职能。作为单位的“桥梁”部门, 办公室人员不仅应协调好不同部门之间的工作关系, 还应搞好单位同外部单位的关系。

5) 安全职能。安全是开展一切工作的前提, 对涉及办公室的人员、设施、信息、资料等方面, 应确保其安全, 以防发生意外和泄密事件。

2 办公室管理存在的问题

办公室管理中存在的问题主要体现在三个方面:管理观念缺乏创新[2]、办事效率有待提高、管理制度不够完善。针对上述问题, 进一步加强完善办公室管理工作, 可通过建立实施OA (Office Automation, 简称OA) 系统, 将计算机网络同办公系统结合起来, 使办公室管理工作制度化、规范化、标准化、科学化、精细化和现代化, 极大地提高办事效率。

3 OA系统的构成

OA系统的优越性主要体现在工作流程的自动化和知识管理的自动化。一是OA可实现公文在流转过程中的实时监控和跟踪, 规范各项工作, 提高单位协同工作效率。二是传统办公模式下, 文档的共享、使用、检索和再利用难度较大, OA使文档电子化, 用户可以按权限进行使用和共享, 尤其对于新员工, 在网上就能看到身份权限内企业积累的各种知识, 大大减少培训环节。

以某集团OA系统平台为例, 办公系统主要由公文处理系统子系统、信息发布平台子系统、综合办公管理子系统、内部通讯平台子系统、收藏夹子系统、电子印章子系统、移动办公子系统等构成。

3.1 公文处理系统

公文处理系统主要由四部分组成:领导交办、催办提醒、领导信箱和公文流转, 其工作界面见图1。

领导交办指领导交给下级的一些任务和工作, 领导和办理人只能看到和自己相关的文档和文件。领导信箱用来接收员工来信, 加强领导和员工之间的交流, 使上级领导及时了解和处理员工的反馈和意见。催办提醒主要催办指定用户需要按期完成的事件, 可通过邮件和短信两种方式催办。公文流转包括收发文、请示报告、流程定义以及基本操作等, 通过建立统一的标准, 将相关系统连接起来, 实现上下部门之间、平级部门之间快捷、便利的公文流转、交换和管理。

3.2 信息发布平台

信息发布平台主要公示集团公司内部所有发布类信息, 以便用户及时掌握和学习公司工作动向。

3.3 综合办公管理

该模块由车辆管理、会议管理、物品管理、图书管理、电脑热线和贺卡管理等六项内容组成, 这些功能同日常办公物品的使用密切相关, 其操作界面见图2。当用户需要使用相关物品时, 首先提出申请, 由管理员统一审批安排。

3.4 内部通讯平台

内部通讯平台由个人事物和个人邮箱两部分组成, 具体内容见图3所示。

3.4.1 个人事务

个人事务子系统主要为用户提供个人办公相关的功能, 包括待办事宜、委托办理、公文阅览、个人日历、个人设置、个人地址薄等六个子模块, 同个人日常办公紧密联系, 同时又与其它功能模块存在关联。

待办事宜主要为客户提供一个快捷的视图, 以显示当前用户需要及时办理的各种事务, 通过单击相应的链接, 就可直接打开相关文档进行处理, 当处理完待办事宜时, 事务信息自动从待办事宜中消失。委托办理就是当用户外出或遇到特殊情况而不能处理事务时, 可以通过该功能设置委托代办人, 暂时代替自己处理公文。公文阅览主要用于浏览当前用户接收到的公文的状态。个人日历可为用户安排个人日程, 实现提醒备忘功能等。个人设置子模块下包括邮箱设置、委托办理、个人信息、修改密码、BBS设置、收藏夹设置等设置页面的链接, 方便用户快速设置自己在本系统中的相关信息。个人地址薄是方便用户查看地址薄中的个人信息, 同时可以对联系人进行导入和导出操作。

3.4.2 个人邮箱

个人邮箱是办公自动化系统的关键模块, 为用户提供了强大的邮件服务, 日常事物都可以通过电子邮件来发送通知, 主要由写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、废纸篓、文件夹、邮件搜索、邮箱配置等十二个子模块构成, 具体用法同我们平时常用邮件系统一样, 在此不赘述。

3.5 收藏夹

同其它浏览器收藏夹功能相同, 用户可以根据自己的使用习惯, 将经常访问的站点或者同工作相关的网站收藏起来, 方便下次访问。

3.6 电子印章

除上述五项内容外, OA系统还支持电子印章和移动办公。电子印章是以数字技术模拟实物印章, 其管理、使用方式符合实物印章的习惯, 加盖的电子文件外观同纸质文件相同。当电子文件流转到盖章环节时, 选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可, 若印章加盖错误, 还可以撤销印章, 这都是实物印章无法匹及的。

3.7 移动办公

随着智能手机的普及, 该系统也支持在手机上处理日常公务。可根据手机系统, 安装对应的手机移动办公客户端, 安装完成后, 在网络条件具备的情况下, 就可以登陆OA办公系统, 用户名及界面同在电脑上一样, 极大地方便了在外出差人员办公。

4 结语

计算机技术已经渗透到各行各业中, 将OA系统用于企业办公管理中, 一是提高了办事效率和质量, 二是知识管理实现自动化, 三是可远程申请和审批, 四是实现无纸化或少纸化办公。实践应用表明, 其具有广泛的推广价值。

参考文献

[1]方鲁.我国办公室管理理论的基本特征[J].办公室业务, 1997 (4) :6-7.