协同办公系统

协同办公系统（共12篇）

协同办公系统 篇1

0引言

本文是在软件产品检测中心协同办公平台实际研究与建设的基础上撰写的,探讨和阐述协同办公系统建设过程中所涉及的软件选型、需求开发、系统设计与实现、知识库建立、测试等环节注意事项和相关细节,为协同办公系统建设提供借鉴。

近年来,软件产品检测中心一直在努力为业主做好计算机软件评测、应用系统验收鉴定、信息化咨询、 优秀软件产品奖(金慧奖)评审工作,随着业务需求的日益增长,原有以“检测项目”为管理模式的单机版检测管理系统出现管理瓶颈,企业内部信息沟通不畅、 传递时间长、损耗多,直接导致内部沟通成本增加、决策延迟等诸多问题。然而,协同办公系统的建立满足了用户网上申报业务办理,并可上网查询受理单的工作状态,提高工作效率和精细化管理水平,实现了无纸化办公。

笔者作为软件产品检测中心成员有幸担当该系统建设工作,整个建设工作经历了软件选型、知识库建立、业务流程梳理、系统设计与实现、软件测试等环节,PDCA过程管理模式贯彻整个建设过程。为提高用户体验,系统实用性、易用性等特点也是必须考虑的部分。

经需求开发,协同办公系统功能包括:为方便实验室固定资产审查工作的固定资产卡片借还登记及固定资产信息维护;为方便分析统计绩效的合同信息管理、著作权登记信息管理和员工日常检测工作管理,可实时监测各部门运作情况,辅助领导决策;为提高系统质量及可维护性的系统管理、流程管理和动态表单管理,不断改进系统功能、性能和安全性。对应的功能组件包括:测试管理、知识库管理、合同管理、固定资产管理、著作权登记管理、评审管理、质量体系文件管理、个人办公、电子邮件、系统管理、流程管理、动态表单管理等。

1软件选型

软件从管理的角度上方便企业运作、流程跟踪、 节省资源,而并非让企业从无管理到实现管理那么智能且完全自动化,所以不能有太理想的要求。选择适合企业运行的软件产品非常重要,应避免选择功能全、品牌、主流,最主要的是能提供接口可二次开发。 但每个企业各有自身的管理特性,因而需制定自身有特色、个性化的功能。项目开发团队的责任心与敬业精神也很重要,不能只从企业的总裁、技术主管的能力判断该公司的实力,主要得从公司管理层对项目的重视程度、组织架构、管理能力上权衡。建设方的项目负责人需对软件工程、软件开发有一定的实践经验, 否则只能听从开发人员的推卸。

没有完美的产品,每个产品都有自己的优缺点, 关键在于将自己的核心需求和软件的优势结合起来, 然后再有针对性地对比、测试、选择。综合来看,选择软件产品需要关注5大要素,即实用性、易用性、开放性、服务、性价比。

2需求开发

需求开发是整个建设过程中最为关键的环节,也是项目最终能够取得成功的基础。协同办公系统的需求开发所涉及的功能性需求和非功能性需求的实现方式、实现手段与原有单机版检测管理系统有着本质的区别,同时也远远超出传统办公自动化系统建设的范畴。笔者在需求开发之初就成立了需求分析小组, 明确任务,细化重点。而后组织访谈对象进行需求挖掘,由于笔者本身就是检测中心成员,所以在需求访谈的对象上有着明确的认识,如用户角色类型、用户任务类型、用户操作习惯和客户体验等均能敏锐地捕获,同时也使得需求分析的过程变得简单而清晰,继而撰写《用户需求说明书》,并提交访谈对象确认,保证需求的完整性和准确性。但由于管理的完善或更完美的追求,所以软件需求的变更也是在所难免的。

3知识库建立

将日常工作中的资料、方案、计划、纪要、经验等进行存储,利用设定的规则进行集中有效地管理,在不同版本使用和查找方面都将有知识管理理念支撑, 提高重复利用。通过“遇到什么问题,如何处理;什么问题,必须避免;什么问题,可以有更好的创新型解决方式”等类似问题的解决,实现隐性的知识显性化,可被更好地吸收、利用乃至创新。

通过建立多级知识分类,自定义标题与内容文档,存储创建人与创建时间信息,或以附件形式上传、 下载文档,方便员工对所需知识的快速查找。

4系统设计与实现

笔者在协同办公系统建设中体会最深的是需求分析到系统设计,其中质量管理模块因对用户需求理解模糊,跟写需求的人员沟通也有了障碍,怎么也走不出这个胡同,越想越复杂而且觉得不符合软件设计的基本原则,无法设计,甚至想放弃,当笔者将体系文件的元素复制到Excle文件的一瞬间,来了灵感,发现了体系文件既要对格式版本又要对内容版本进行管理的设计方法。分析用户需求时不单是读与思考还得多画多写,从中获得灵感。将问题想到并解决后才发现其实很简单。

5软件测试

在该软件的测试中总结了有关测试的几个要点。

(1)测试用例不能穷举,也不能过度测试,要做到用最有效的用例发现缺陷或错误,提高测试效率。

(2)测试计划与方案优先于测试标准,是针对项目背景、测试范围、测试要求、测试内容 、测试环境、 测试流程、测试策略与方法、测试资源、测试周期、进度安排、工作量估算等而制定的指导性文件。

(3)充分评估测试风险,避免因测试周期与测试人员的不足带来质量与进度的影响。

(4)作为项目管理人员,尽可能做到站在每个人的立场思考问题,特别是开发方的角度与建设方的角度, 对于下属提出的建议或意见,取其精华,去其糟粕。

(5)对于文本编辑框的验证,思考特殊字符(%/′′)、 前后空格、全空格、字符超长、唯一性测试的必要性, 特别是查询条件编辑框。精减反例配置用例,取消界面元素判断测试用例,因为是文档没有及时更新所导致的差异。这一点也要因地制宜,灵活应用,不能一概而论,如日本外包测试项目,则并非如此。

(6)一定要注意测试中的错误集中发生现象,这与程序员的编程水平和习惯有很大的关系,类似这样的问题提在一个缺陷中即可,如前后空格的BUG、唯一性的BUG、不同的菜单功能但使用同一个窗口产生的BUG,以便提高测试效率,并减少开发人员带来的负面情绪。

(7)对发现错误较多的模块,应进行更深入的测试。一般来说,一段程序中已发现的错误数越多,其中存在的错误概率也就越大。

6过程管理

过程管理的重要性不言而喻,但由于管理面广, 并非事事都能时时跟踪。即使工作通过OA系统实现了电子化,也依然难以实现理想中的过程管理状态。 软件项目过程管理不同于传统项目的过程管理,对于软件而言,其进展是不能立即看到的,软件项目管理就是使不可见的过程可视化。了解软件项目的费用是如何花费的,要比其他工程制品更加复杂。软件开发者必须与用户需求保持一致,这不仅因为从事该工作的人员可能不是同一个人,而且对于一个组织来说, 还由于内部交流不够畅通、决策也会失误。软件可以被方便地改变,通常认为这是软件的长处之一。然而, 因为变更引起的多方面风险更应该重视,如需求变更控制。

7平台特点

通过建设方或开发方多次的沟通交流,以及对业务需求的调研分析,协同办公平台实现了在整合、集成、协同、共享的基础上,提供统一的综合应用技术框架。全面支持构建:办公自动化OA、网上申报、网上审批、业务/事务流程管理、项目督办、信息发布、信息共享、智能知识库、即时通讯等各种具体业务应用的综合协同工作平台。

平台采用了面向服务的SOA和虚拟化VM-Ware的技术体系架构,各组件模块之间通过互相提供服务的方式进行互动。除了应用动态表单定制、动态流程定制等成熟技术外,在设计、开发的过程中做了大量的原创性工作,其中“动态子系统服务引擎技术”和 “动态在线业务开发技术”是2个主要技术创新点。

本平台采用模块化的体系架构,任何系统模块都可以根据需要随时动态地加载和卸载。开发的任何功能模块都可以方便地加载进平台中,具有权限的用户就可以使用该模块包含的所有功能了。

本平台的工作流引擎具有可视化的管理界面和流程配置工具,能够通过配置的方式快速实现流程的搭建、变更等工作。能够实现挂起、退回、分支、条件流转、子流程等功能。对引擎中处于运行状态的流程实现图形化的流程监控。对于当前的流程任务,支持具体任务委托他人执行管理的功能。

同时,在平台工作流及消息提醒机制的统一协调控制下,用户的待阅文件、待办任务、待办业务、预警、 催办信息等,都可以统一集中到任务提醒中心界面, 真正实现“事找人”。

摘要：软件从管理的角度上方便企业运作、流程跟踪、节省资源,而并非让企业从无管理到实现管理那么智能且完全自动化,所以不能有太理想的要求。选择适合企业运行的软件产品非常重要,应避免选择功能全、品牌、主流,最主要的是能提供接口可二次开发。但每个企业各有自身的管理特性,因而需制定自身有特色、个性化的功能。项目开发团队的责任心与敬业精神也很重要,不能只从企业的总裁、技术主管的能力判断该公司的实力,主要得从公司管理层对项目的重视程度、组织架构、管理能力上权衡。建设方的项目负责人需对软件工程、软件开发有一定的实践经验,否则只能听从开发人员的推卸。文章具体分析了协调办公的建设过程。

关键词：协同办公,软件选型,需求分析,系统设计,软件测试

协同办公系统 篇2

一、总体介绍........................................................1

二、系统特点........................................................1

三、系统原理及体系架构..............................................2

3.2系统原理.....................................................2 3.2.体系架构....................................................3

四、系统安全机制....................................................3

五、环境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件档案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常办公...............................................6 6.1.5电子邮件...............................................7 6..1.6电子论坛..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系统管理...............................................9 6.2、增强功能介绍...............................................9

6.2.1资源管理...............................................9 6.2.2总务管理..............................................10

一、总体介绍

协同办公系统（OA）是深圳国信通信技术有限公司推出的针对广大企事业单位及政府机关用户的网络办公系统产品解决方案。

我公司对几百家客户需求进行合理归纳总结，提取标准模型组件，采用模型组件与WEB技术结合的方式，全面提升了系统的广泛适用性及功能扩展可能。

我们的产品具有高度稳定性、安全性、易用性，还具有可装配性、灵活扩展性。

我们的产品凭借其先进管理思想、领先的产品技术以及客户至上的服务理念成为新时期下广大用户单位网络办公解决方案的最佳选择。

二、系统特点

 技术先进性：

全面采用模型组件+WEB技术方式实现，模型组件全部为公司自有技术产品。全面采用业界先进的。NET技术标准，支持XML标准，支持多种后台数据库。支持多种灵活自定义设置、支持在线实时通信、真正支持远程移动办公。 安全性：

全面严格的标准数据权限范围控制技术，支持多级授权体系。关键数据采用领先的加密存储技术。可扩展CA数字认证，可支持远程安全身份校验。 易用性：

全部操作页面符合标准WEB页面操作风格，标准WINDOWS文件编辑风格，WINDOWS标准风格帮助文件。 定义扩展性：

自定义组织机构、自定义数据属性、自定义数据表单格式、自定义流程管理、自定义数据访问权限、自定义统计等多项的自定义选项设置，充分满足客户功能个性化调整。支持多种复合信息格式。标准功能装配接口，支持客户自定义功能装配。

 产品装配化：

标准化产品安装过程，标准化功能装配设置，安装过程方便快捷。 易维护性：

全B/S结构产品，实现真正意义上的单点维护，全面升级。

三、系统原理及体系架构

3.2系统原理

3.2.体系架构

四、系统安全机制

 操作权限管理机制

基于多层授权搭建，同时对于数据范围权限进行了严格的控制，可以有效解决在系统管理中经常遇到的功能及数据范围控制问题。详尽的操作日志自动记录功能，可以准确反映所有用户的操作轨迹，最大程度满足用户对于系统权限的设置要求。

 安全身份管理机制

用户数据加密存储，同时可根据用户要求扩展基于硬件手段的安全身份认证模块，有效解决了由于口令外泄所带来的安全隐患问题。 数据加密存储机制

由数据库底层入手解决数据安全问题，通过对系统后台数据整体进行加密设计实现，对于关键信息内容采用严格加密算法保存，彻底避免了由于数据服务器控制方面带来的信息外泄问题。 数据备份恢复机制

所提供的高效数据备份恢复功能，使系统备份数据在物理上分散保存,即使硬件系统遭受毁灭性打击，也可在最短时间内恢复软件系统正常运行，真正做到万无一失。

五、环境要求

 应用服务器：

CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高

内存：512M以上（推荐1G）

硬盘：1G以上的可用磁盘空间

 操作系统：

WINDOWS2000及以上操作系统（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推荐：Windows 2000 Server WWW服务：Microsoft IIS5.0以上 数据服务器（对于较小规模用户为了降低投资，可采用数据服务器与应用服务器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高

内存：512M以上（推荐1G）

硬盘：1G以上的可用空间

 终端用户机：

CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推荐512M)浏览器：IE6.0以上

操作系统：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

对于政府或企业来说，绝大部分日常工作属于流程式活动，如申请审批、公文办理、合同审核、请假报销等。流程式工作的最大特点在于根据处理信息内容的性质不同，流程结构将发生变化，各流程节点的具体处理方式根据节点的特性各有不同，同时由于日常工作中的不确定因素，流程本身应具备相当的弹性设置。通过工作流管理的应用，可以保持单位工作流程的清晰、规范、高效，最大程度提升工作效率。

通过应用中的工作流管理功能，用户可以轻松实现工作流程、表单数据、处理模式、监控提示、角色权限等方面的个性化定制。从而实现各类流程活动信息的规范化、电子化、自动化。通过此功能用户可实现项目审批、请假报销、合同审核等各类流程式操作。

 主要功能：

表单定义、流程定义、跟踪监控、查询统计。 功能特点：

＊ 支持表单数据信息自定义

＊

支持多种信息格式（图片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持处理流程自定义

＊ 支持流转条件自定义

＊ 支持自动代理条件设置

＊ 支持数据范围权限自定义

＊ 支持流程文件自动归档

＊ 支持查询统计自定义

＊ 支持与其他功能的动态装配

6.1.1公文管理

公文管理是用户单位日常办公活动中的重要组成部分，用于处理单位内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。

公文管理模块完全按照国家有关公文标准管理规范进行设计实现，相对于传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行，同时大大降低了公文管理人员的日常工作强度，使枯燥的公文管理变的轻松高效。

 功能包括：

＊ 发文管理

＊ 收文登记

＊ 公文办理

＊ 催办督办

＊ 文件归档

＊ 统计查询  功能特点：

＊ 收发文文件格式自定义设置

＊ 支持处理流程自定义设置

＊ 支持文件模版自定义设置

＊ 支持修改痕迹保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳转办理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手写批注功能

＊ 支持手写签名

＊ 支持自定义查询统计格式

6.1.2文件档案

文档管理是对用户中的各类文书档案进行登记、保存、调阅等相应的管理功能，实现单位内部档案信息的数字化管理。在文档管理中，管理人员通过对文档、案卷的权限设置，对各类型档案信息实现授权范围下的在线调阅。 功能包括：

＊ 文件登记

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 浏览使用

＊ 统计查询等  功能特点：

＊ 支持自定义设置编号规则

＊ 支持自定义多维权限管理

＊ 自定义查询统计格式

＊ 支持组卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密级管理规范

＊ 支持在线授权调阅

＊ 支持浏览日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通过计算机网络进行用户成员之间、部门之间信息交流与共享的公共平台。同时还包括了通知公告、调查问卷、内部通讯录等众多的实用功能。

 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 调查问卷

＊ 内部通讯录  功能特点：

＊ 支持信息栏目自定义

＊ 支持信息模版自定义

＊ 支持多种信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回复自定义设置

＊ 支持调查问卷全面自定义

＊ 支持栏目布局设置自定义

6.1.4日常办公

日常办公模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。通过此 功能用户可以及时了解需要本人办理的各项事务，订阅各类更新信息提示，进行有关工作日程安排，实现在线互动协同工作，进行个人档案夹管理等。

 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 协作管理

＊ 工作组管理

＊ 个人档案夹  功能特点：

＊ 个性化自定义工作提示设置

＊ 支持双向式代理日程安排设置

＊ 支持部门级日程统一管理

＊ 支持成员在线互动协同工作

＊ 支持个性化定义工作组群

6.1.5电子邮件

电子邮件管理模块是系统自身内置的一个小型电子邮件系统。通过电子邮件管理模块可以在系统内部用户之间发送、接收电子邮件，同时也可以收发系统外部的Internet邮件。电子邮件管理模块页面友好、操作简单、便于管理，极大地方便了员工之间及员工与外部的信息交流。

 功能包括：

＊ 内部邮件收发管理

＊ 外部邮箱设置

＊ 收发Internet邮件

＊ 邮件夹  功能特点：

＊ 个性化邮件签名信息设置

＊ 内部成员点击发送

＊ 内部邮件快捷、安全

＊ 个性化黑名单管理

6..1.6电子论坛

使用电子论坛功能，可以实现用户单位内部信息交互讨论，通过栏目设置可实现讨论组成员范围控制，根据需要确定论坛栏目采用实名或匿名方式，设置栏目管理员及栏目图标等个性化设置。同时支持内容检索及精华信息的收藏。

 功能包括：

＊ 栏目管理

＊ 论坛浏览

＊ 用户管理  功能特点：

＊ 个性化自定义栏目设置

＊ 支持栏目成员范围管理

＊ 支持内容变更信息订阅

＊ 支持实名或匿名发表方式

＊ 支持自定义内容检索

6.1.7常用工具

主要提供用户日常工作活动中经常遇到的各类工具类功能。

 功能包括：

＊ 在线通信

＊ 个人便签

＊ 口令修改

＊ 万年历 ＊ 邮编区号  功能特点：

＊ 在线情况准确浏览

＊ 支持P2P信息及文件传送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息临时存放

＊ 支持公历农历及节假日浏览查询

＊ 支持全国范围邮编区号浏览查询

＊ 支持个性化登陆ID及口令设置

6.1.8系统管理

系统管理是为系统的正常运行提供管理设置功能，首次安装完系统后，首先要通过系统管理模块中的组织机构管理功能建立起用户单位管理体系结构及系统用户信息。同时支持系统登陆界面设置、页面风格设置等管理功能。

 功能包括：

＊ 组织机构

＊ 用户管理

＊ 系统日志

＊ 数据管理  功能特点：

＊ 组织机构体系自定义

＊ 职位级别自定义

＊ 体现模块权限分级授权机制

＊ 实现操作日志及数据日志综合管理

＊ 可进行个性化登陆页面设置

6.2、增强功能介绍

6.2.1资源管理

 人事档案

人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的

调动分配、人员信息查询统计等。功能包括：

＊ 人事档案信息管理

＊ 统计查询

 用品管理

用品管理为针对用户单位需要进行采购、领用、库存统计的各类用品信息进行综合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采购管理

＊ 领用管理

＊ 统计查询  车辆管理

车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，可以实现车辆的基本信息、使用信息、维修信

息、年检信息等的综合管理功能。功能包括：

＊ 车辆档案

＊ 用车管理

＊ 维修管理

＊ 年检管理

6.2.2总务管理



会议管理

会议管理主要实现是对用户单位相关会议安排、会议通知以及会议纪要信息进行标准化统 一登记管理功能。功能包括：

＊ 会议安排

＊ 会议通知

＊ 纪要管理

＊ 会议查询

＊ 会议室预约



值班管理

值班管理是对单位值班信息进行综合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查询

.接待管理

接待管理主要实现对于用户单位的各类交流接待活动有关信息的登记管理。

功能包括：

＊ 接待登记

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

基于SaaS的协同办公系统模式 篇3

企业信息化概念的提出源于1993年的美国，此后日本、德国等纷纷效仿提出各自国家的信息化发展战略，中国的信息化战略起步虽晚，但随着国家信息化建设的不断增加，软件产业结构不断调整，从中央到地方的一批企业特别是国家重点企业对企业信息化工作越来越重视，企业信息化工程实施力度不断加大，近年来企业信息化建设的投入和计划投入也在逐年增加。企业开展信息化既是实现企业快速发展的前提条件，有助于实现传统经营方式的转变，信息化能够给企业带来实实在在的利益，减少业务成本，提高工作效率。

为了不断适应企业日益复杂化的办公流程和业务模块，管理信息化为解决业务问题产生了大量的财务软件、销售管理软件、库存管理软件、采购管理软件、生产管理软件和集大成的ERP管理软件，目前企业信息化管理软件包括CRM、OA、ERP、EIM等。据国家经贸委经济信息中心统计，目前国内67%的企业其OA、MIS等基础性管理信息系统已全部或部分实现，在综合性管理系统方面有36%的企业全部或部分实现了ERP、CIMS等综合性管理信息系统，63%的企业建立了财务管理信息系统。企业和部门间使用的业务软件不停地在诸如OA、ERP、CRM、EIM、行政审批、网站订单系统、客户故障处理系统等业务软件间进行频繁地切换，提高了企业办公效率。

随着云计算被列入战略性新兴产业开始，中国云计算产业加速，云计算的发展呈现出如火如荼的态势，据权威ICT咨询机构计世资讯发布的调研数据显示，2010年，中国云计算市场规模达到559.3亿元，同比增长29.3%。预计，2011年-2015年，中国云计算市场的年复合增长率在50%以上。

云计算概念的渗透和应用，是企业信息化战略的进一步完善和整合。云服务模式具有高效、灵活、降低成本，易于维护等优势，能够解决服务器等硬件资源利用率不高、现有架构应用无法应对不断扩展的并发访问需求以及突发大量访问请求等诸多问题，满足日益庞大的IT应用需求，云计算技术将使得中小企业的信息化建设成本大大降低，通过对业务模式的分析，帮助企业进行信息化平台搭建，对现有业务资源进行智能分配，减少用户使用系统的等待时间，用户也可根据自身业务的情况和规模，定制需求，并根据需求进行支付，避免传统软件的一次性大量投入而造成的浪费。

云计算这一全新的服务模式在企业软件市场上具有相当大的潜力，其服务模式之一SaaS是一种信息化管理平台，它以Iaas云平台为基础，为企业提供搭建信息化所需要的所有网络基础设施；以Paas云平台为依托进行软件运作平台，负责后期的维护等一系列服务，其0安装0维护、即需即用的特征为广大企业用户所青睐。随着企业对SaaS认知的不断提高，管理型SaaS软件被提上日程，传统管理软件通过在线服务的模式实现应用，包括在线OA、在线CRM、在线财务、在线ERP等管理型SaaS被用户接受和认可，中小企业信息化建设逐步推进。

企业协同办公系统的应用要点 篇4

协同办公系统是帮助企业搭建统一、融合、个性化的办公信息门户, 实现管控型的流程管理、活水化的知识管理以及跨组织跨地域的事项协作, 构建集公文管理、会议管理、档案管理、知识管理、电子公告以及论坛于一体的综合办公平台。

协同办公的发展经历了四个阶段:第一阶段是文档型办公, 即利用word、excel等办公软件, 实现文档的电子化, 打印、传递更加快捷;第二阶段, 邮件收发、电子公文交换使办公进入了网络时代, 实现了电子文档的流转与协作;第三阶段, 协同办公平台的开发推广, 实现了企业的工作流管理, 网上审批逐步应用, 企业内部的管理规范化、制度有形化, 同时集成了部分行政管理和知识管理功能;第四阶段, 协同办公平台逐步向企业应用门户方向发展, 全面整合企业ERP、人力资源、财务管理等多业务系统, 协同软件将成为企业整体应用的枢纽。

协同办公系统助力企业发展人所共知, 但多数企业应用效果却仅仅是“看起来很美”。企业在系统上线时信心满满, 期待着系统应用可以大幅度提升管理水平, 实际上使用几年下来, 往往仅实现了公文电子化, 很多企业甚至电子公文与纸质公文依然并行, 更别提其他系统功能的应用和推广了。

协同办公系统要达到好的应用效果, 应从以下几方面入手:

一、提高全员应用意识

一是领导层带头使用。办公系统中的审批和纸质单据的审批流程相同, 而且更规范、更明晰, 体现了企业管理的规范化和制度化。协同办公系统与ERP系统一样, 是“一把手”工程, 公文收发的流程、行政管理的审批, 各级领导都是关键节点, 只有领导层带头使用, 才能确保系统应用完整, 流程顺畅, 实现真正意义的协同。二是管理层全面倡导。企业的管理层同样在公文收发、行政审批中起着重要的作用, 必须坚持规范使用;另外, 管理层通过协同办公系统, 可以指导本单位员工的工作, 如分配工作任务、传达工作要求、查看工作结果, 汇总工作业绩等, 对日常管理有极大的帮助。三是员工层坚持应用。协同办公系统是普通员工接收企业文件, 查询企业制度, 接受工作安排的重要途径, 企业实现无纸化办公后, 基本上成为了唯一途径, 员工必须养成每日上班就打开办公系统的习惯, 查看是否有新发的文件, 是否有待办事项, 是否有需要汇报的内容, 做到每日工作心中有数, 合理安排, 无遗漏, 不拖沓, 逐步养成良好的工作习惯。

二、克服各种负面情绪

任何一个信息系统的上线应用都是对传统方式的变革, 很少会有人主动愿意改变自己的习惯, 接受新事物, 因而多多少少会对系统有抵触情绪;除了心理上排斥之外, 使用上的畏难情绪也比较常见。如果是纸质的审批单, 只需要自己看一下, 签一个名字就可以了, 使用办公系统还要打开电脑、点击登陆再进行处理, 是不是太麻烦了?操作会不会很难? 其实, 系统的使用并没有那么难, 至少不会比QQ聊天、上网炒股、在线观看视频更难, 关键是要克服自身的负面情绪。企业员工对任何的新系统, 会存在一个从排斥到接受、从不了解到了解、从被动要求到主动应用、从生疏到熟悉, 从不愿意用到离不开的过程, 协同办公系统也是一样。而一旦开始接受、主动使用, 就会发现以前传统办公没有的种种好处, 比如可以随时看到审批流程的进展, 比如系统中的文件随时可以调出来查阅, 比如可以记录自己的工作安排, 随时查看是否有待办工作, 比如可以登陆内部论坛, 看看单位有没有组织什么新活动……等等, 深入了解和熟练使用后, 协同办公系统将成为大家日常工作中的得力帮手。

三、发挥知识管理作用

知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程。每个企业成立以来都会积累大量的知识信息, 比如发展历史、荣誉称号、规章制度、管理办法、岗位技能等等, 但需要查找某些内容时, 却往往如大海捞针一般无从下手。利用协同办公系统中的“知识管理”模块, 通过文档的分级管理和有限授权可以将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人。如新招聘员工可以了解企业发展历史、了解企业文化、学习《员工手册》, 新到岗员工可以了解岗位制度、工作要求, 提交某项申请时可以查看相关制度, 起草文件时还可以参考以往的文档内容……, 既方便、又准确。企业的知识资源及时更新, 注意积累, 运用得当, 对企业的人员培训、业务传承、事项办理会起到非常好的作用。

四、利用移动办公手段

传统办公方式下, 如果某项工作涉及到的人员外出, 审批和信息传递就会无法处理, 影响办公效率。而现代化的协同办公系统的基本特征是:支持完全的移动性, 利用目前可以使用的一切网络资源, 能实现跨地域、跨组织、跨网络的互通性。因此, 通过覆盖全国乃至全球的互联网络, 企业人员可以随时随地使用电脑或个人手机登陆协同平台进行办公, 批示公文、审核事项、查看方案、处理工作、督办任务……几乎每项工作都不会落下, 真正实现“协同无处不在, 全局尽在掌握”。

五、搭建内部沟通桥梁

热情、民主、开放的氛围有助于企业的和谐发展, 这就需要利用多种内部沟通手段, 准确表达管理意图, 充分听取员工意见。协同办公系统的新闻发布、公告管理、内部论坛、调查问卷以及企业文化的功能, 可以在一些与员工日常生活工作有关的事情中发挥作用, 比如, 党团教育、体育比赛、甚至是期房团购等事项在召开会议、发文征求意见的传统方式外, 可以通过协同办公系统的公告、投票、论坛, 采集意见和建议, 促进互动与沟通。员工的投票意见、论坛发言既可以署名, 也可以匿名, 鼓励员工积极参与企业组织的各项活动, 充分发挥员工的主人翁精神, 提高企业的凝聚力。

综上所述, 协同办公系统的应用, 应该通过提高意识、宣传倡导、移动办公等手段, 充分发挥规范流程、知识管理和内部沟通的作用, 将系统全面推广、深入应用, 使协同办公系统真正成为领导层决策参考、管理层掌控提高、员工层协作沟通的简单、易用、高效、规范的管理工具, 为企业的大发展、大腾飞助力护航。

摘要：随着现代化办公技术的快速发展, 使用协同办公系统的企业逐年增加, 但实际应用中很难达到预期效果, 本文针对系统应用和推广中出现的各种问题, 从实战角度归纳提炼了“提高全员应用意识、克服各种负面情绪、发挥知识管理作用、利用移动办公手段”等几个应用要点, 旨在为企业的决策层、管理层、操作层以及信息化部门提供有价值的参考。

协同办公系统解决方案 篇5

一、协同办公系统

co-office协同办公系统是x国信公司针对政府机关与企事业单位办公及协作需求推出的协同办公应用套件，涵盖了政府和企事业单位日常办公管理的基本内容，具有很强的通用性。co-office协同办公系统能够加快机构内部信息的流转、处理、协调和共享，为政府机关、企事业单位的日常办公、事务处理和辅助决策提供及时、准确、有效的信息支持，从而实现办公现代化、信息资源共享化、传输网络化和决策科学化。

1、系统概览

co-office协同办公系统按照政府或企业中每一层次的系统用户对系统的要求归类，提供满足机关及其事业单位各方面办公业务的需求。同时注重提取各类协作业务的特征，形成具有柔性架构的中间层组件、中间件和软件模块，支持用户自身对于系统的个性化定制与扩展。

2、适用领域

政府部门、企事业单位的办公自动化、协同工作、信息共享、企业应用集成。

3、系统功能

个人事务 个性化的虚拟办公室，类似个人效率手册的功能，使得系统中的每一用户可以在系统中存放与管理自己的私有信息，组织自己的日程，办理专属自己的业务。

领导日程 机构领导事务繁忙，通常由领导办公室或秘书负责工作协调、安排，并有选择的公布领导日程。本系统支持这类信息的网上发布与沟通。

办公事务 办公事务是办公自动化的核心业务，其他业务通常围绕该业务展开。一般的办公机构，特别是政府机关，日常业务均会包括收文、发文、业务签报、各类文件文档查阅等内容。本系统按照国家公文标准在网上重现手工流程，且效率更高、数据更安全。同时采用灵活的机制适应不同机构的习惯性规定。

会议管理 用户可以制定会议计划，发布会议通知，统计参会人员，采用申请审批过程合理分配会议室资源，记录并发布会议纪要等工作。

公共信息 机构内部的共享信息区，例如常用的列车时刻表、飞机航班、常用软件下载、常用网站、公共通讯录、规章制度等等。

内部交流 为组织内部提供了一个相互交流、相互学习的空间。采用包括电子公告板、电子论坛、内部刊物、意见箱、留言簿和faq库等形式在内的软件系统加强用户在办公网络上的沟通，使用户达到互 通有无，知识传递的目的。

行政管理 实现机构内行政支持工作的网上办理。将人事、后勤、总务等部 门需组织的信息在网上进行管理，目前本系统提供员工、资产、车辆、图书等方面信息的管理。

4、系统特点

业务针对性强，满足用户功能需求

针对政府部门多个需求层次进行设计开发，功能涵盖政府内外事 务的各个层面，满足政府不同部门、不同业务、不同层次人员的 多种需求。

多种定制工具，用户按需定制新应用

提供工作流程、信息栏目、界面样式等多种图形化定制工具，在业务增长或发生变化时，用户可以按照具体的需求定制新的应用 或修改现有应用。

强协作能力，提高协作效率 在多人协同工作时提供办公事务提醒、任务状态监控、任务临时 移交、工作量统计等协作辅助功能，极大地提高办公效率。

采用流行的b/s架构，支持移动办公

采用浏览器作为用户界面，用户可以在多种环境下，通过多种形式 连入系统进行办公。在网络安全与设施具备的情况下，可支持移动办公。

集成式管理，方便用户安装维护

系统软件的安装调试仅需在服务器上进行，实现了零客户端维护；

系统设置、用户设置、安全配置、数据维护集成在同一界面中，按 照相同的方式进行管理。

多层次的安全体系，确保业务信息安全稳固

在用户层、会话层、数据访问层、网络层等多个层次上提供安全机 制，集成安全第三方产品；提供覆盖全部业务功能的详细日志；安全措施严密。

结构体系开放，易于移植与扩展应用

支持所有主流平台，适应各种用户软硬件环境；开放的体系与接口，易与其他类型系统进行界面或数据的挂接。

二、协同工作平台简介

x国信公司凝聚多年服务于国家计委、国家粮食局、中国投资担保总公司等大型机构信息化的应用与实施经验，设计、研发包括中间件、应用软件模块的协同工作平台，可以快速响应客户需求，缩短系统建设周期。

1、co-office协同工作平台构成2、co-office协同工作平台主要功能

x国信协同办公平台具有应用模块集成、用户权限管理、公文流转定制、信息发布定制、纸质文档处理等众多强大功能。

流程建模功能

图形化建模过程

多窗口用户界面

基于xml的模型文件格式

用宏技术支持各种网页编辑器进行界面设计支持工作流程的权限管理

顺序流转/自由流转

分支、条件分支

跳转、跳转验证

退回

转交

全程监控

数据痕迹（包括文档正文）保留

流协作（互相触发/数据交换）

信息发布定制功能

信息栏目定制

信息结构定制

多种类型信息字段

信息栏目视图定制

统一提供增添、删改界面

列表式浏览界面

复合条件检索

排序、过滤

批量式数据读写接口

细分功能点的权限控制

应用模块集成功能

基于b/s的业务模块集成

统一入口

多层次组织

分布式

新增/原有模块集成

多层次

运行中调整

独立于业务

用户权限管理功能

单一登录

统一权限验证

独立于业务

可封装在目录服务器上

用户、群组、角色维护

用户、群组、角色权限维护

模块权限点登记

文档数字化功能

兼容多种输入设备的纸质文档输入

所见即所得的文档特征提取、局部文字识别全文识别

任意定制的分类体系

原文映像与文本同时保存

多种格式的输出，包括打印、文本输出、图像文件输出、html页面输出

文档格式自学习

相同格式文档批量处理

3、co-office协同工作平台特点

开放式接口

简单易用的图形化过程定制工具

任意设置的应用模块集成机制

安全性、灵活地处理各类公文

全面的纸质文档处理

分布式、跨平台

4、co-office协同工作平台应用领域

部门公文流转与处室级的信息共享

跨部门协同工作

企业应用集成三、系统运行环境

co-office采用j2ee作为基础应用平台，可以运行于多种操作系统和主流数据库系统，并支持主流应用服务器。

1、服务器端需求

*基于intel pentium iii 700以上的pc server或ibm rs6000 44p 270以上或hp pa8000或sun ultras arc平台。

*应用服务器与数据库服务器同机时，服务器至少配备1g ram；不同机时分别至少配备512m ram。

*服务器网络出口至少为100m带宽。

*应用服务器至少配备500 mb可用硬盘空间，数据库服务器随数据量确定。

*操作系统为microsoft windows XX server sp2或redhat linux红旗linux或sun solaris 7以上或ibm aix 4.3.3.0以上或hp-ux。

*应用服务器装载bea weblogic 6.0或tomcat4.0+jboss2.2或ibm websphere4.0以上

*数据库服务器装载oracle8i/9i或microsoft sql serverXX或sybase 1.2以上

*提供pop3和smtp接口的邮件服务器

2、客户端需求

*intel pentium以上

*至少64m内存

*运行windows98 se/windowsXX/winxp *ie6.0，使用文档流转中的文件痕迹保留功能，客户端必须装有microsoft word XX或以上版本

协同办公系统 篇6

地 点：北京国际饭店会议中心三层紫金大厅

主持人：徐冠华，中科院院士、原科技部部长、中关村论坛组委会主席

整 理：本刊记者/吴炜、张越

营造良好的创新生态系统

张工

北京市副市长

众所周知，新一轮科技革命和产业变革正在全球范围内孕育兴起，世界各主要国家都在以前所未有的决心和力度推进科技创新，寻求突破口，抢占未来经济科技发展的先机，这既是前所未有的挑战，也是千载难逢的机遇，需要我们以全球的视野谋划和推动科技创新，积极融入国际创新网络，不断提高创新能力，营造良好的创新生态系统。

今年2月份，习近平总书记在视察北京的重要讲话中进一步明确了北京的城市战略定位，其中之一就是建设全国的科技创新中心。建设全国科技创新中心，中关村是主战场，是排头兵。经过30多年来的创新发展，特别是在建设国家自主创新示范区的过程中，中关村不断创新体制机制，最大限度地激发各类主体的创新活力，逐步构建起了以领军企业、高校院所、人才、资本、创业服务机构、创业文化等六大要素为支撑，具有中关村特色的创新创业生态系统，成为全国最具有吸引力的创新创业中心。

中关村要加大实施创新驱动发展战略力度

李平

中华人民共和国科学技术部秘书长

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭源泉，也是中华民族最鲜明的民族禀赋。习近平总书记去年在中关村强调了实施创新驱动发展战略的重要性、紧迫性，提出了要着力推进科技创新与经济社会发展紧密结合，着力增强自主创新能力，着力完善人才发展机制，着力营造良好政策环境，着力扩大科技开放合作。前不久，李克强总理在达沃斯夏季论坛上也指出，创新不仅是技术创新，更包括体制机制创新，管理模式创新，要打破一切体制机制障碍，让创新、创造的血液在全社会自由流动，掀起大众创业、草根创业的新浪潮。这就需要我们努力构建创新创业生态系统，营造良好的创新环境，增强各创新主体之间的协同能力，将市场、政府和社会资源有机融合，相互作用，构建适合创新要素的有序流动和高效配置的开放式创新体系，不断释放创新的活力。

中关村国家自主创新示范区作为中国第一个高科技园区，自成立以来坚持不懈围绕构建创新创业生态系统做了大量有益尝试，在构建开放、多元、共生的体制机制方面，在培育创业企业家精神和创业文化方面取得了良好效果。面向未来，中关村要加大实施创新驱动发展战略力度，加快向具有全球影响力的科技创新中心进军，为在全国实施创新驱动发展战略更好发挥示范引领作用。

向创新驱动转型的几个问题

陈清泰

国务院发展研究中心党组书记、副主任

向创新驱动转型是我国面对的不可逆转的大势，以怎样的理念把握这个形势，我有几个思路和大家分享。

第一，追赶型经济与创新型经济。较长时期以来，我国处于经济发展的追赶期，这期间的特点：一是重复工业化国家经历的过程，有现成的模板可以效仿。二是同质化的基础性产品和服务的刚性需求可以预测。三是所需要的是成熟技术，可以从国际市场多渠道购买。四是这些产业和服务业的发展涉及国土资源规划与政府的基本职能，有很强的关联性，政府有一定的信息优势。五是这些产业和产品具有特别强的规模效应。

在这些特点之下，政府主导举国体制依托国企大规模投资的发展方式发展，使我们较快地跃过了经济发展的追赶期。

第二，可持续的经济增长。可持续经济增长的核心是依托技术进步，使全社会的劳动力、土地、自然资源和存量资产动态地流向更高生产效率的部门。就是说，经济扩张阶段的经济增长基本上是各个企业增加值的总和。进入创新驱动发展阶段，则是高效率的产业和企业的产生和扩张，抵消低效率产业和企业的萎缩和关闭后的增量。竞争是效率的源泉，尽管竞争可能造成重复投资和企业的关闭，看似浪费，但竞争会激励高效率企业的增长，加快淘汰落后企业。正是持续的新旧替代才能保障经济效率的不断上升。例如苹果的智能手机终端出现，顿时使诺基亚、摩托罗拉、爱立信等从皇冠地位坠落，从而引发了一场影响未来的移动互联的信息革命。因此，实现可持续的经济增长就要创造条件，鼓励既有企业的技术进步和新兴企业的崛起和扩张。同时要为那些曾经辉煌但已经落后企业的退出开辟通道。此时，生产要素的可流动性至关重要。只有建立起升得顺利，退得顺畅的产业生态，才能保持经济的活力。

第三，现阶段中国产业的比较优势。种种情况表明，传统增长方式已经走到尽头，新的比较优势正在显现，并展现出了良好前景，其中最重要的：一是生产要素结构升级，创新要素日益充裕，特别是教育程度的提高，职业培训逐渐普及，产业工人队伍整体素质提升，本科生、研究生规模扩大，知识型人力资源的优势开始显现。二是企业的组织和管理能力有了很大的提高。企业家队伍逐渐成熟。三是技术和产品的配套能力大大增强，创新的成功率不断提高。四是市场需求旺盛，需求层次提高，多样化市场格局逐渐形成。

第四，产业的跟踪与跨越。一是引进的技术进行产业跟踪是技术追赶的一种重要选择。它的重要意义在于加速学习过程，并为技术跨越创造条件。所谓跨越就是在产业跟踪中强化自主创新能力，抓住时机，瞄准新一代产品，以自己的技术实现产业化，在这个领域实现超越。日本和韩国大体用了25-30年做到了技术自立。产业跟踪的依附性决定了：如果不能实现技术自立就永远不能成为领先者，对于我们这样一个经济大国，技术跟踪是不可持续的。

第五，把握技术跨越的机会。我们必须理解，如果我们的经济活动方式不能转变，不能向高效生产力的设计、研发、品牌营销、产业链管理等环节延伸，就永远没有属于自己的新兴产业。当前要防止接过发展新兴产业的口号，却推行升级版的外延扩张，结果制造了一场虚热，而在产业链当中仍然处于低端的地位。

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构建有效率的国家创新体系

吴敬琏

国务院发展研究中心研究员

自从2005年、2006年党中央和国务院做出了加快国家创新体系的建设和建设创新型国家的战略决策以来，我国在技术创新上取得了一系列新的成就。但是回顾这一段我们取得的成绩，有一个很大的问题。就是这些成就花了很大的代价，像新能源产业、电动车产业、光伏等等产业的发展，都表现出了高投入、高成本的特征。中国作为一个基础还很薄弱的国家，要靠用这样的办法去实现国家的现代化，所付出的成本过高是我们的国力所很难承担的。

其问题在什么地方呢？在我看来，它主要的症结就在于我们的国家创新体系是一个低效率的。过去我们采用的政府主导的技术变革的方式，它的局限性、无效率性越来越突出。在这种情况之下，我们就要用市场这样一个平台统和、协调他们各自的力量，发挥他们各自的优势。所以我们要使得我们国家创新体系提高效率，关键就是推进市场化的改革。

政府的作用不在于介入企业的微观经济决策，而在于促进共同富裕，弥补市场失灵，提供公共产品来弥补市场失灵。在这样一个指导方针下，我认为政府应该做到几点：一方面应当有所不为，要改变、由政府来作出产业发展计划，指定技术路线，插手企业的微观经济决策这样一种办法。二是政府必须保持宏观经济的稳定。三是政府要提供基本的社会保障。市场经济运行中必然地会出现一些贫富的差别或者说某一些人群收入不能够支撑他们获得基本的社会保障。四是需要建立良好的教育体系和科研体系。五是提供一些共用性的技术，因为它的不确定性很大，起始的投资规模也很大，在这种情况下由政府来组织共用技术的开发往往成本更低。六是按照有一些新的技术，往往具有“外部性”，在它起始的时候因为规模达不到最低的经济规模，所以需要得到某种补贴。七是监管，这种监管是要针对问题进行合规性的监管，而不是像我们现在这样以事前监管为主，以审批为主，而是要像十八届三中全会决定所讲的那样，以事中、事后监管为主进行合规性监管。最后一点是关于规划。政府需要改变自己的行为方式，这样政府才能发挥自己的作用，把我们有效的国家创新体系建立起来，促进我们的技术革新，走上一个有效率的道路。

打造开放式创新的生态系统

吴雄昂

ARM公司执行副总裁兼大中华区总裁

商业生态系统在科技界已经非常成熟，这么多年从各种各样的行业发展生态系统并不是新的东西。首先传统第一代生态系统大家都非常熟悉，往往有一个或者两个主要公司，带领产业链协作投入一个方向，通过资本投资和市场发展的协调而达到成功，里面最明显的例子就是x86、微软和PC生态系统。这个生态系统把计算带到各个家庭，也是全球最成功的一个生态系统。这样一个中央控制式的生态系统有几个非常大的优点，第一是在投资和目标发展上它的决定比较快，而且它是协作的。所以这个崛起是非常有利的。但是有一些缺点，这个生态系统往往靠其中的一到两个最大的决定者，当生态系统发展到一定程度的时候，各种经济和文化的关系。反过来会制约生态系统在新的创新领域的发展。这是一个中央式的生态系统，后来又有一个新的生态系统出现就是开源式的生态系统，在开源式生态系统里面，我们的一个理想就是每一个人作为个人都可以在生态系统里面提供发挥自己的专长，来共同建设各种各样的开源生态系统。这个生态系统有一个缺点是分散得比较厉害，在资本投入上、产业规模发展上往往受一些限制。

第三类生态系统是叫做开放式的社区的生态系统。在社区生态系统里面，我们结合第一类和第二类的优点，也就是说是建设像开源一样关系的生态系统，每一个族群和生态系统，又有自己的完全的生态系统，可以做到在每一个新的子系统或者市场的发展当中，这个生态系统可以协同做资源投入和投资，通过这个方式把这个市场打造起来。但是在每一个大的环境上来讲，这个社区生态系统里面互相之间有一定的平等度，没有说一到两个公司能够决定这个生态系统的发展，达到了相互制约共同发展的模式。这个生态系统的优点是我们今天讲的协作、分享、共赢的主题，这也是ARM成功的一个基础。

打造这样的生态系统有很多要求。首先必须要有一定的价值观的共享。二是合作共赢。三是推动开放创新。

硅谷的创造和创新生态系统

德尔·克里斯坦森

美国湾区委员会首席全球商务官

我们是旧金山湾区的商业协会，湾区是一个大的生态系统。

无庸讳言，我们这里的大学会提供提供创新的精神和创业精神，带来一种颠覆性的创新技术，同时大学彼此之间的合作非常地游刃有余。另一方面联邦政府也做了大量的一次性的投资来投资一些位于加州的联邦国家实验室，在硅谷也建立相应的实验室。这个投资的建设也有来自中方的一些力量，因此大家可以看到在湾区不光是本土力量，而且也变成一个国际力量的协同效应。另外，还有一些独立的学术研究机构，是一个庞大的系统，包括由一些单纯从事研发的私人机构运行的，还有一些非常标准的研究机构，它们占地非常之大。惠普建立了研发机构，Facebook也在斯坦福建立了他们的研究室。还有很多大企业的总部设在这个地区，他们在这里设了研发中心。

我们在这个地方有80-90左右个孵化器。如果你想进入某个产业，就可以先进孵化器，很少的资金，门槛很低，但是他们能够带来非常大的收益。孵化器可能需要更有针对性和选择性，能够鼓励更多的公司加强管理，加强会计、审计以及财务方面的管理，让这些公司能够更好地成长。

风险投资，这是硅谷非常重要的动力来源之一。我们可以看到大部分美国的VC投资都是在硅谷这个地方，还有天使投资人，这也是非常关键的，有很多顶级的天使投资公司聚集在硅谷。

整个生态系统图里有不同的板块，有很多的大学、实验室，还有私人的研发中心、企业。他们之间都保持非常频繁的沟通和交流，在硅谷形成了良好的生态循环。

我们在加州的华人人口是很大的，同时还有来自印度、越南、韩国的很多亚裔人口，有很多的移民，有很多人在这里工作。那里也是建立非常良好的社区，人们经常分享信息，风险是可以接受的，失败也是可以接受的，共同分享是最重要的。

中国创新生态系统

冯桂婷

世界银行国际金融公司副总裁

中国想可持续的方式去发展，一个非常重要的因素就是要支持普惠性的、包容性的发展，创新在某种程度上确实支持了经济的发展，不光是在技术领域需要创新，那些非技术集中型的领域也需要创新，像媒体等等。同时，对低端和中端的科技创新支持同样重要。中国已经变成一个中等收入国家，要想进入到高收入国家，意味着要创造更多的就业机会，提升老百姓的收入，怎么样实现这个路径呢？阿里巴巴是一个有力的证明，实际上一些传统的行业可以使用新的技术来创造就业机会，而并不是在极端的技术层面进行投资。像食品、饮料、纺织、汽车、石油、橡胶、塑料，这些传统领域都需要一些技术层面的创新支持。这个因素可以帮助中国实现从中等收入国家转向高等收入国家，这种要素可以促进中国未来创新的持续发展。

在印度，我们可以看到技术创新在班加罗尔非常活跃，我们可以看到像传统的行业，像塔塔集团有持续不断的技术创新，这个创新是温和的，不是极端的技术创新。现在塔塔已经成为全球500强公司。其他的国家怎么样做到这一点呢？德国和印度他们取得了成功，因为他们是通过创新生态系统的方式实现了这个成就，使得各个企业在不同的产业链上进行创新。另一方面，生态系统是一种物理环境和技术环境背后的一种纽带因素。他们让整个系统之中的要素互相依存，互相依靠，因此，我们必须要在各个生产要素之间进行互动，互相学习彼此的最佳实践，能够进一步加速创新。

协同办公系统流程功能的应用 篇7

关键词：公文,协同办公系统,流程功能,应用

1 概述

随着时代的不断进步, 企业不断的发展, 协同办公系统越来越多的被各行各业广泛使用, 它改变了企业传统纸质公文办公模式, 通过协同办公系统可以实现起草、传阅、审批、归档等电子化流转方式, 实现企业无纸化办公。2008年跟随集团公司集中部署, 公司建立了第一套基于domino开发的协同办公系统 (以下简称OA系统) , 到目前为止系统已经使用7年时间, 在这7年的时间里随着公司业务不断的发展, 管理不断的提升, 对公文流程要求也不断的提高, 为了让OA系统更好的满足公司以后的发展需求, 公司于2014年12月新建设了基于JAVA平台开发的OA系统, 新OA系统于2015年1月上线试运行以来, 得到了大家的一致好评, 新OA系统更加的人性化和智能化, 从公文管理到业务表单等功能上更加强大, 更能满足公司未来几年在公文及业务上的需求。

2 流程功能的对比与介绍

在新OA系统里, 流程设计模块相比旧OA系统里的功能更加完善、功能更多, 无论在应用广度和应用深度上都较旧OA系统更适合公司现在精细化的管理。下面将新OA系统的公文管理里流程设计的某些常用功能应用向大家进行讲解:

2.1 补正

顾名思义, 补正的意思指:增补订正、补充, 修正。文件从发起到最后归档, 需要通过层层节点的审批、会签, 流转过程中可能会遇见需要补充辅助文件或者文件内容需要修改等情况。在旧OA系统里, 这种情况会退回到需要补正的节点后, 需按流程的节点再一步一步进行提交, 然后流转到退回前的节点, 这样就会出现相同的节点可能流转两次, 重复的操作耽误了整个文件的流转效率。但是在新OA系统里有了补正这个功能后, 需要补正的文件退回补正后, 不再需要按照流程的节点一步一步提交后才能流转到退回的节点, 例如:A节点提交的补正, 补正后A节点在提交的时候系统就会默认返回到发起补正的A节点, 不能人为进行追加人员和修改节点, 这样点对点的补正功能, 少去了重复进行流转的过程, 提高了流转的效率。

2.2 会签

在旧OA系统的流程节点里有会签节点, 但是并没有真正的会签功能, 会签的文件是需要文书人员将文件一次发给一个部门或领导, 等文件返回后再发给其他的领导, 这样如果文件需要10个部门会签, 文书人员需要传送10次, 文件需要流转20次, 10个部门的会签才完成, 这样造成了工作量大、耗时长。新OA系统转变的传统只能选择一个的问题, 真正意义上达到了会签功能, 文书人员只需要将会签的部门或者领导一次性选择完成进行提交, 选择的人员会同时收到文件, 并可以同时进行处理, 会签人员在提交的时候系统是默认返回到发起会签的人员账号上。会签功能减少了文书人员相同文件重复工作的问题, 也大大的减少了文件流转的次数, 提高了文件的审批速度。

2.3 条件判断

条件判断就是:事先预设一些条件或者信息, 系统根据选择的预设条件进行的自动判断。旧OA系统的功能是不满足条件判断的, 只能人为的进行判断和选择提交的节点。在新OA系统里是满足这个功能的, 在一些表单和公文流程上也运用了条件判断, 比如出差审批单, 旧OA系统我们需要选择部长或者部长以下、党群或者行政, 经常会出现在拟稿后提交的时候选择错误;新OA系统里这一步系统直接就进行条件判断, 对拟稿人的职务和是否党群、行政进行了判断, 通过判断来决定拟稿后的流程应该往哪一个节点提交。这样免去了在流程中人为的进行判断和选择, 更加的智能化。

2.4 手机移动APP

新OA系统手机移动APP的上线, 改变了必须在电脑上进行审批文件的传统;实现了不受地域限制、只要在有网络的情况下就可以审批文件;解决了在外出差, 没有电脑审批文件困难的现状;避免了出差后没有条件审批而造成的文件积压情况, 随时随地的关注流程流转动向, 大大缩短了文件流转过程所需的时间。通过手机移动APP, 不仅能满足审批文件, 同时还能够发起表单审批流、查看公司网站新闻、查阅文件中心归档文件, 更加方便的实时了解公司动态。

2.5 智库门户

新OA系统的智库门户, 集知识问答、知识库、知识百科为一身。通过智库门户, 用户可以上传知识库文档、词条;也可在系统内提出问题, 由管理员或者其他知道解决方法的人来回答问题。通过这种方式, 长时间的积累, 不仅可以给用户提供站内的知识查询和问题解答, 还可以给自己积累积分, 来激励大家共同解决问题。智库中还有一个知识地图, 主要是公司各单位上传一些单位内部资料的地方, 让公司资源在公司内部流动起来, 发挥最大的实用性。

3 结语

企业协同办公系统的设计与实现 篇8

国外工程软件公司最近对设计企业协同办公管理系统的研究已取得了不少成果, 如美国鹰图 (intergraph) 工厂设计和信息管理软件公司推出的新一代面向数据、规则驱动的Smart Plant 3D软件, 以及专门为工程承包商、工厂业主/运营商设计的Smart Plant Foundation集成系统平台。这些系统能够提高工程项目和工厂运营信息的有效性、完整性、准确性, 能够为企业建立一个全面的电子化数据库, 包括其结构、属性部件、设备和文件, 涵盖了工厂设计、修改、改造、更新, 在整个从工程设计开始到退役之间的过程中有效地管理企业。

国内对计算机支持的协同办公管理系统也进行了一些研究, 如中海油研究中心开发了一套设计院协同项目管理平台, 包括工程协同设计予系统、文档与设计成品管理子系统、综合管理与办公自动化子系统和工程项目管理子系统, 实现了设计与管理的一体化集成, 该系统在中海油与美国PHILIPS合作开发的蓬莱19-3海上石油开采项目中进行了实证。

本系统通过研究先进的协同办公管理思想, 针对公司存在的“信息孤岛”“应用孤岛”和“资源孤岛”, 明确协同办公系统最主要的就是要实现公司信息的协同, 业务的协同和资源的协同, 并结合工作流技术探索出适合自身企业的创新性的协同办公管理思想, 对公司日常管理、运营的业务模式进行需求调研和现状分析, 尝试用创新思维来解决现有业务流程的梳理和优化以及对人、财、物进行优化配置等问题。

针对三个孤岛, 协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。本文中提出, 协同管理理念主要体现为三大基本思想, 即“信息网状思想”“业务关联思想”和“随需而应思想”。本系统的创新点在于为实现上述管理理念, 将协同矩阵模型和齿轮联动模型进行综合运用及体现, 创新性地提出了企业信息网状管理及关联管理的一个解决方案。

在上述模型中, 如果用户找到一个信息点, 与这个信息点相关联的所有信息都被找到。齿轮联动模型主要功能是为提升系统各个功能模块的绞合作用。当启动某一个模块的时候, 其他的关联模块便可以随之启动, 并一起协同工作, 产生强大的齿轮联动效用, 大大加强单一模块的功能, 达成协同的功效。齿轮联动模型提供对各个业务环节进行整合的方案, 使得企业可以通过统一的协同平台面向整个业务过程来进行管理。

1. 系统的实现技术

目前, 信息系统体系结构已发展到分布式结构阶段。大多采用C/S、B/S模式或者将二者结合在一起的混合模式。采用C/S结构, 可以充分利用两端环境的优势, 将任务合理分配到客户端和服务器来运行实现, 降低了系统运行的开销成本。B/S是基于Web的一种新的架构模式, 是Internet上的最基本的、最流行的信息服务技术。此外, B/S结构模式的架构有客户端和服务器端两种。前者的使用者用户只需要根据一系列的web界面进行信息请求, 那么相应的服务器就会对这些请求及时处理, 并通过网络最终在请求端的浏览器来呈现, 例如, 数据库的添加、删除和修改, 等等。由此可以看出, 各种局域网在web模式下的正常运行是基于Web技术和B/S结构模式的成熟运用。

数据库技术作为现代信息科学技术的主要构成要素之一, 在计算机数据处理和信息系统中起着重要的作用。它主要研究和解决计算机信息处理的大量数据组织和存储的问题, 从而实现在确保数据安全的情况下, 去除多余重复数据, 并通过高效检索数据来实现数据的高效处理和共享。

2. 软件工程开发模型

针对目前流行的面向对象的需求, 我们最应该采取的是喷泉模型。这种思维方式把开发的思路和软件本身的功能完美地抽象为一体, 以完全面向对象的思维, 使每个软件开发阶段认定为周期并呈现互相重叠的状态, 所以可以参考客户的功能需求, 以对象为驱动。本模型倾向于面向对象的软件开发过程。其特点是每个阶段都有一定的独立性, 不存在明显的界限, 工作人员能够同时进行开发。

3. 系统总体需求

经过对外部环境、内部需求及内部基础硬件环境与软件环境的分析, 建立协同办公系统平台来解决目前遇到的管理方面的需求, 通过本项目希望实现文档、工作流程、沟通交流三个模块的需求。

以系统管理员和用户为例, 绘制出其在知识文档、工作流程、沟通交流功能模块的用例图。其中系统管理员关注于系统设置、功能搭建等方面。其工作流程管理分步实施, 要求流程功能实现。

(1) 支持多种节点类别定义, 可对节点权限进行终止、加签、跳签等功能。

(2) 在流程流转的节点权限控制过程中, 要求表单权限灵活控制到单个字段的“读”“编辑”“不可见”等权限。

(3) 在流程流转的过程中, 要能根据表单字段的值或执行人来判断流程的走向。自由节点控制能力, 在不修改流程模版的条件下, 能够动态指定各节点执行人, 能够动态添加节点。

(4) 在整个流程定义的过程中, 无需编程, 无需了解系统的数据库结构, 管理员或分级的管理人员可根据实际工作需求, 方便快捷的定义工作流。

(5) 支持快速方便的汇总、查询、打印、导出等操作, 实现对数据的筛选, 实现对管理决策提供支撑。

4. 系统业务流程梳理和优化

业务流程是协同办公平台的核心, 对业务流程的分析即对协同办公平台中的信息的流转、传递、处理、存档等一系列过程的分析。业务流程分析的目的主要是梳理工作的思路, 找出信息流通过程中的瓶颈和无价值节点。通过业务流程的梳理可以明确系统功能模块之间的关系, 通过优化提升工作协同能力。在功能模块基础上根据业务的具体需求分析出来的关键业务流程, 主要列出了9类40条关键业务流程, 如表1所示。

业务流程优化即在业务流程设计的过程中, 通过对节点价值链条的分析, 以价值为导向, 对业务流程进行相应的改进, 达到预期目标。业务流程优化主要从四个目标上考虑:一是提高效率, 减少运营成本;二是增强部门间横向协作;三是管理层对整体运转实现有效监督和控制;四是确保战略分解目标有效执行。为了实现预期目标, 就必须打破在手工管理模式下产生的问题, 对现有的业务流程进行梳理和优化, 下面以发文管理流程为例将对其中重要的流程进行相应优化。

该流程主要完成集团公文的起草、审核、审批、发文和归档操作, 实现发文管理的流程自动化和业务的协同性, 优化后的发文管理流程图如图1所示。

发文管理流程对原有业务进行了梳理优化, 减少了待发文件库的环节, 并将原来机要秘书承担的文件流转业务优化为根据规则自动流转, 减少了流程节点, 使得整个流程形成一个闭环。

5. 系统设计

系统的设计必须符合企业的日常办公需求, 能够根据企业的日常办公和个人办公需求完成系统设计, 设计上应尽量对流程进行简化和优化, 为提供便捷的协同办公系统提供基础。系统设计在界面设计上应重视客户体验, 即使非计算机专业人员也能够快速掌握基本操作功能, 系统设计应提供各种手段确保可靠性, 包括数据的可靠性、网络的可靠性、应用的可靠性, 特别是应对协同办公系统中的内外网接入部署提供有效的安全解决方案, 系统设计应该具备一定的先进性, 采用当前流行的主流软件技术架构和开发工具进行设计, 并对协同办公所用的平台进行选型, 确保平台的先进性和稳定性, 系统应预留相关的开放接口, 便于将来接入到统一门户中。

根据企业的实际需要, 在经过详细需求分析的基础上为系统设计了知识文档管理、工作流程管理、人力资源管理、数据中心等子模块。系统设计框架图如图2所示。

从图2中可以看出本系统在设计时采用的是表现层、业务逻辑层以及数据访问层这样的三层体系结构。其中表现层以界面和服务的形式与外面进行数据的交换和操作;业务逻辑层用于处理系统具体的业务, 通过对数据访问层的数据进行操作来实现对业务数据的访问与操作, 同时负责将数据结构返回到表现层中。

协同办公系统重要价值在于它是可以使用户能够与人、内容、应用和流程进行个性化的、安全的、单点式的互动交流。系统设计强调以用户为中心, 重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流, 提供单点集成界面, 实现信息的集中化访问。系统主要包括知识管理、流程管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、客户关系管理、项目管理、财务管理、数据中心等功能模块。系统功能模块图如图3所示。

6. 数据库设计

本系统当中牵涉到的数据库表设计较多, 此处以关键模块图纸管理为例进行核心数据表的设计说明。

图纸管理模块数据库主要由目录、共享、权限、文档类型、日志等表围绕DOCdetail表构成该模块数据库设计。核心数据表如图4所示。图纸管理模块核心数据表说明见表2。

7. 系统详细设计

(1) 基本功能设计。用户登录与权限判断, 系统登录模块的验证是通过读取用户输入的用户名和密码, 然后到后台数据库中进行查询相关来判断此用户的合法性。公文管理, 公文流转管理模块主要包括接收公文、发送公文、发送记录等项目。物资管理, 物资管理模块中, 包括科室的录入、物资的录入、编码的录入、仓库的录入、使用人的录入等所有与本系统有关的数据输入模块。知识文档管理, 此模块主要用于存档图纸电子档案, 并对图纸电子档案进行分权限管理, 包括申请下载, 审批。

(2) 项目协同设计。该系统的“设计协同管理”模块主要用于项目、工程的登记, 合同的登记以及合同的开票收费登记, 客户单位的管理。此模块主要用于工程进度情况查询, 各人员在办、已完、超期工作任务查询, 工程策划过程为:经营室立项并发起任务通知单, 任务通知单审批通过后, 工程负责人策划本工程参与的专业以及相关专业负责人, 专业负责人策划本专业的设计、校对、审核、批准人员, 本专业的提资, 本专业的卷册, 设计人员处理任务, 校对、审核、批准填写审核意见。设计协同管理实现界面如图5所示。

8. 系统测试

基于系统的详细设计, 经过编码之后, 就是系统测试阶段。系统的测试阶段主要分为功能测试和性能测试。测试过程主要分为决定测试方法, 搭建测试环境, 整理测试流程, 进行系统测试。通过对系统功能及性能进行测试得到的结果可以进一步得出:系统总体在功能性、安全性、可靠性以及易用性等方面已经达到了预先设定的目标, 说明本系统不但实现了功能需求, 而且在满足用户基本需求的前提下实现了非功能性需求, 而系统预先设定的易用性、并发性以及稳定性等指标也达到了。

9. 结论

该系统是结合某公司的管理现状和具体需求, 以新型协同理念引导, 以日程行政办公和项目设计管理需求为中心, 综合使用成熟和领先的软件技术而构建的应用系统, 具有一定的先进性。该系统经过6个月的试运行和优化, 现已投入正式运行, 功能满足用户需求。总结整个设计和实施过程, 我们总结出以下几点成果:

(1) 对某公司办公流程进行了梳理和优化。梳理并优化了包括公文管理、日常工作、行政事务、报表填报、财务费用、资产管理、信息化管理等大类下的50余个流程并在协同办公系统中得以固化。该项工作使得岗位和业务职责得到了明确, 整体工作效率带来了较大提升。

(2) 完成了以协同为理念、以项目为中心、以流程为纽带的协同办公系统的设计。某公司协同办公系统设计强调以用户为中心, 重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流, 提供单点集成界面, 实现信息的集中化访问。系统完成了知识管理、工作流管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、项目管理、数据中心等功能模块的设计。

(3) 完成了系统实施工作, 效果良好。经过该系统的实施, 基本实现了公文的统一管理和自上而下的贯通, 规范了各种请示、报批、填报等流程, 提升了企业三级之间的协同办公能力。

摘要：在推动企业信息化的进程中, 企业办公自动化系统就一直很受人们的重视, 也不断出现了共享各种不同数据库之间数据、交换数据等的问题, 而且有越来越突出的趋势。本文论述了建立协同办公系统的背景和必要性, 阐述了基于JAVA和J2EE架构开发设计的协同办公系统所采用的关键技术和新的协同理念, 分析了国内外协同办公系统的研究现状, 提出了该新型协同办公系统应着重研究解决的问题和准备实现的功能, 提出了公司协同办公系统设计的原则, 对协同办公系统的三层体系架构和B/S结构进行了研究, 详细阐述了协同办公系统各功能模块的功能结构设计、数据流设计和数据库设计以及系统主要模块数据库之间的关系、软硬件接口设计方法, 并对系统的运行环境和网络等进行了详细设计、测试与实施。

协同办公系统 篇9

办公自动化(Office Automation,OA)自从20世纪70年代在发达国家迅速发展起来之后,在20世纪90年代中期开始在国内兴起[1,2]。而随着1997年5月“金叶信息系统工程”建设正式启动,烟草行业正式进入信息化改革,其中办公自动化就是信息化中的一个重要组成部分[3]。目前,全国各地大部分烟草企业已经实现了办公自动化,但是随着企业规模的不断扩大和OA理念的不断发展(现在成熟的OA系统已经发展到协同OA,并且可以增加移动办公和即时通讯等功能),以前的OA产品会出现新的不足。

目前已经有许多移动办公和协同办公自动化的研究文献。李栋[4]对将军烟草集团进行了协同办公自动化系统的设计和实现,提出应用移动短信机实现移动办公的方法;李宗盛[5]在对海南烟草局办公自动化系统的研究中指出该系统已经具备移动办公的能力,是通过短消息服务(SMS)技术实现移动办公的;吴伟明等[6]通过对IMS和SOA的研究和分析,提出了面向3G发展的移动办公模式,其可以与固定办公系统协同,能够即时提供移动多媒体服务;金玲春[7]等提出了基于短消息服务的移动办公系统;周寅[8]通过PHP技术实现了基于WAP的移动办公系统,能够简单方便的对各功能模块进行增减,具有可移植性和可维护性。

上述的研究工作具有重要的理论参考价值和实践指导意义。本文首先给出协同办公系统的架构,然后说明系统的各功能模块,最后着重说明协同办公系统中的移动办公系统,给出移动办公系统的架构形式以及移动办公系统在安全方面的设计。

1 协同办公系统架构

1.1 应用逻辑架构

协同办公系统可以分为三层,即:门户层、应用层和数据层,系统的应用逻辑如图1所示。

其中门户层主要是指系统的门户子系统,完成企业办公人员工作界面和客户登陆界面等功能;应用层主要完成门户层和数据层的交互工作,完成用户对系统数据的查询、更改、删除等功能;数据层主要用于存储系统中的数据。

1.2 协同办公系统网络构架

协同办公系统的网络架构如图2所示。从图中可以看出,系统可以防止单点故障,具备负载均衡能力,不会出现并发用户达到一定程度后,OA系统变慢甚至宕机的故障;系统的操作和读写通过阵列柜分配,不会出现系统IO性能瓶颈而导致的OA系统变慢甚至无法访问的问题;系统数据备份具有冗余特定,尽可能避免数据丢失风险。

2 协同办公系统主要功能模块

协同办公系统的功能模块可以根据企业的实际需要进行设计,一般主要功能模块包括协同工作、表单制定、电子邮件、公文管理、文档管理、日程会议计划和公共信息等。并且通过标准插件实现企业办公的进一步应用扩展,例如即时通讯系统插件。

1)协同工作。单位内部员工间的协同工作平台(包括异地协同)。

2)表单制定。表单提供在OA系统中收集和处理格式化信息的功能。

3)电子邮件。包括收件箱管理、发件箱管理、草稿箱管理、已删除文档管理和待删除文档管理等。

4)公文管理。按照国务院行政公文管理方式进行管理并自动归档。支持电子签章签名。

5)文档管理。实现公文文件的存档和对存档信息的管理。

6)日程会议计划。对企业生产、销售等各种计划的管理,并且对企业召开会议、个人日程等时间性较强的信息进行管理和安排。

7)公共信息。实现企业新闻、公告、调查等信息的发布。

8)即时通讯系统。办公人员之间可以实时通讯,支持文字聊天、语音聊天、视频聊天、传送文件、邮件辅助、发送短信等功能。

3 移动办公系统

移动办公系统也称为“3A办公”,通过在手机上安装企业信息化软件,使得手机具备和电脑一样的办公功能,而且它还让办公人员不受时间和空间的束缚,在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)处理与业务相关的任何事情(Anything)。企业通过移动办公系统可以方便地实现流动办公、协同工作和远程管理,有效提高办公和管理效率,从而推动企业生产效率。

3.1 移动办公系统整体构架

移动办公系统可以分为业务应用系统和移动化发布系统两大部分,如图3所示。

1)业务应用系统。负责实现用户业务功能的软件系统。这个系统只需在PC环境中开发和运行,而不必支持移动终端环境。

2)移动化发布系统。通过移动发布平台(需单独购买),可以将用户的业务应用系统发布到移动终端上。移动发布平台支持交互式镜像、终端资源管理、信息推送和离线应用四种移动应用机制,以及IMP通道、上传通道、下载通道、异步通道共四种通信通道。

这种架构具有以下优势:

1)与PC应用的融合和统一。使用移动化发布平台,实现将宽带固网和PC终端环境下的应用系统的展现层,发布到移动通信网络中的移动终端上,使得两种系统融合和统一。主要体现在两种系统架构的统一、数据的统一、逻辑的统一、界面和操作的统一四个方面。

2)通用性。在此架构的移动办公系统上,能够移植或发布企业的所有应用系统,无论这些应用系统是层次化很好的BS应用、层次化不太好的BS应用(如BS的Domino应用)、甚至是个性化很强的CS应用。

3)扩展性。能够很好的应对业务应用系统的扩展,可以根据企业移动化需求,随时将各类业务应用系统在当前的移动办公系统上进行移动化,而无需进行任何修改甚至重建;能够很好地应对用户规模的增长,当用户规模增长到现有系统难以承受时,可以通过横向、纵向扩容,来成比例线性地提高性能;能够很好的应对覆盖范围的增长。

3.2 架构安全性

由于手机终端是一种难以控制的终端,其使用环境复杂多样,因此,许多比较敏感的应用,在向手机终端发布的时候,都有一些安全方面的顾虑。而企业又有很多机密的内部数据,因此企业移动办公系统在设计时更应该考虑系统的安全性。可以采用移动办公系统的架构安全机制,来弥补手机终端的安全风险。通过数据不出内网和应用系统隔离两种方式来实现。

3.2.1 数据不出内网

手机使用环境复杂,安全性较低。从图4可以看出,移动办公系统可以实现数据与终端的隔离:移动终端只能以IMP协议与移动办公系统通信,而IMP是个与应用无关的表示层协议,其中不携带任何业务应用数据,所以,应用数据(包括页面数据)不会下载到手机终端上,也不会在外网的通信线路上传输,任何通信链路监听、木马病毒都难以危及应用数据,从而保证了应用数据的安全。

3.2.2 应用系统隔离

鉴于手机终端的安全性较低,手机终端如果直接访问业务应用系统,终端上的安全风险有可能直接威胁到业务应用系统,从而造成大范围的安全问题。可以采用手机终端和业务应用系统相隔离的方式进行设计,如图5所示。

移动办公系统将手机终端(包括PC终端)和业务应用系统隔离开,终端不能直接访问业务系统,只能通过移动办公系统进行代理访问,而且在移动办公系统的两侧,使用的通信协议完全不同(内网侧是应用系统自身的协议,外网侧是与应用无关的表示层协议IMP),任何恶意行为几乎都无法穿越这两种协议进行攻击,从而为业务应用系统提供了一个隔离的、安全的运行环境。

同时,如果业务应用系统不慎感染病毒,在移动办公系统的隔离作用下,病毒也不会向终端进行扩散,有效地控制了病毒的传播。

4 结论

移动办公系统能够把移动通信环境和移动终端环境,与传统的宽带固网环境和PC终端环境很好地融合统一起来,具有高通用性和高扩展性。并且解决了因为手机终端安全性低而对系统所造成的威胁。从而丰富协同办公系统的功能,提高企业管理效率,达到增加企业效益的目的。然而系统的缺点是开发周期较长,所需要的研发经费较多,而且需要单独购买其他的软件产品。

参考文献

[1]施文荣.如何运用O A系统提升烟草企业管理水平[A].中国烟草行业信息化研讨会论文集[C],2004,06.

[2]缪晶晶,张娅锋,许振华.基于工作流技术的烟草OA系统的应用与改进[J].硅谷,2009,18:69-70.

[3]王慧娟.浅谈安阳卷烟厂办公自动化系统[A].中国烟草行业信息化研讨会论文集[C],2004,06.

[4]李栋.将军集团协同办公系统的设计与实现[D].山东:山东大学,2007.

[5]李宗盛.海南烟草办公自动化系统的实践与思考[A].中国烟草行业信息化研讨会论文集[C],2004,06.

[6]吴伟明.面向3G发展的移动办公模式[J].办公自动化,2007,2:10-11.

[7]金玲春,王新.基于短消息服务(SMS)的移动办公系统[J].哈尔滨商业大学学报:自然科学版,2004,8:476-478.

协同办公系统 篇10

企业间信息系统 (Inter organizational information systems, IOIS) 是以信息和通信技术为基础, 嵌入在两个或者两个以上企业之内, 能够支持或者赋能企业间关系、交易和合作的信息系统。IOIS可以跨国界、跨地区、跨企业对企业提供信息技术支持, 同时它又能利用其独特的功能创造新的经营模式 ( (Business Model) 、新的组织形式和新的企业间合作、协调方式, 甚至改变竞争规则。IOIS己经成为企业间电子商务和电子化企业中最重要的要素, 正快速成为企业竞争成功的基本资源。

根据IOIS是用来支持价值系统中企业之间垂直的买方-供应商关系, 还是作为执行共同价值活动的企业之间的水平连接, 可以将IOIS分为垂直型IOIS和水平型IOIS。垂直型IOIS是由互补的、具有不同核心能力的企业组成, 它们不仅所执行的活动不同, 而且各自的议价能力也不同;水平型IOIS不仅支持同一个产业内竞争者之间合作, 而且可能也跨越不同的产业。

2 协同商务

协同商务 (Collaborative commerce , 简称cc) , 它被誉为下一代的电子商务系统, 其基本思想最早是由Gartner Group在1999年提出的, Gartner Group对协同商务的定义是:将具有共同商业利益的合作伙伴整合起来, 主要是通过对与整个商业周期中的信息进行共享, 实现和满足不断增长的客户的需求, 同时也满足企业本身的活力能力, 通过对各个合作伙伴的竞争优势的整合, 共同创造和获取最大的商业价值以及提供获利能力。

就协同商务概念而言, 企业信息化建设目的不仅是管理企业内部的资源, 还需要建立一个统一的平台, 将客户、供应商、代理分销商和其他合作伙伴也纳入企业信息化管理系统中, 实行信息的高效共享和业务的一系列链接。“协同”有两层含义:一层是企业内部资源的协同, 有各部门之间的业务协同、不同的业务指标和目标之间的协同以及各种资源约束的协同。另一层是指企业内外资源的协同, 也即整个供应链的协同。协同商务本质就是实现企业间资源共享和知识的传播, 协同强调的是整体的组合效能大于个体的功能, 而没有对整体效能大于个体效能之和的原因进行严格区分。

3 企业间信息系统的协同

3.1 企业间信息系统的协同的特征

企业间信息系统的协同所要求的是在系统的层面上协同沟通, 达到企业间资源共享。它具有如下一些特征:

(1) 现代网络技术与Internet的广泛运用。企业间由于地域性的差异, 其信息系统的协同离不开Internet的运用和现代网络技术的支撑。

(2) 企业间信息系统的交互性。要构建企业间的协同信息空间, 离不开协同双方信息的交换、由此形成双方的互动和反馈, 由此最终形成信息系统之间的协同。

(3) 各企业信息系统相对独立。在进行企业间信息系统的合作之后, 企业内部商业机密有信息泄漏的可能, 各个企业的信息系统在协同工作构造协同环境的同时, 仍会保持各自的独立性。

(4) 企业间数据标准的一致性。数据实时交换, 意味着企业间要能达成协议, 彼此之间使用共同标准和格式的数据。

3.2 企业间信息系统协同的难点及不足

(1) 企业间信息系统的兼容性问题。

要在信息系统之间达成协同, 需要不同企业间的信息系统可以通过某种协议或其他技术手段连接, 共同工作。然而大多数企业都在考虑协同应用之前就有了自己的信息系统, 要求协同的信息系统绝大多数都是由不同的软件公司开发的, 这造成了企业间信息系统的异构性, 这就为企业间信息系统的协同带来了巨大的障碍, 解决企业间信息系统的异构性, 保证信息系统之间的兼容性, 成为当前企业信息系统跨边界协作的一大难点。

(2) 信息系统协同的安全问题。

信息系统本身就具有一定的脆弱性, 而企业间协同化的信息系统要求信息系统具有一定的开放性, 这更加为企业的信息系统安全增加了隐患, 具体来看, 企业间信息系统的协同化主要有以下几个隐患:涉及商业机密的信息泄漏;使企业内部信息系统于更易遭受黑客及病毒的攻击;企业内信息系统对外部协同系统的依赖性, 使企业内信息系统运行时稳定性下降。

(3) 信息系统协同的数据存储和格式问题。

大多数的企业间的业务数据库系统中的数据是分散而非集成的, 不同的信息系统的数据库之间存在没有统一定义的数据格式、测量单位差异等问题。

4 基于协同商务环境下的企业间信息系统的协同化

协同商务的核心是各有关企业进行全面合作, 并进行相关信息的共享。作为协同商务在企业信息系统的方案, 协同信息系统实施策略应该是实现与协同伙伴的信息系统协同, 以系统的整体应用为核心, 将企业内外部的所有系统集成在一起, 实现有效的绩效管理。企业间信息系统的协同化, 它一方面需要的是各个信息系统之间能够互相访问, 对各个信息系统的数据能够集中统一的管理。另一方面, 企业在完成信息系统的集成后, 同时增加信息系统的透明度, 使企业之间全方位的信息系统协同, 从产品研发、制造、销售到最终的客户服务, 都需要与合作伙伴进行沟通。这样才能达成企业间战略合作的口的, 整个价值链网达到价值最优、资源配置最佳, 由此带来整个供应链竞争力的上升。

协同商务环境中有其成熟的理论支撑和全面的技术支持, 它能够克服不少在企业间信息系统协同过程中的不足。基于协同商务环境下的企业间信息系统的协同是解决协同过程中所产生矛盾的有效方法, 是企业间信息系统的协同进一步发展完善的有效途径。

(1) 通过协同商务在企业间建立的一个统一的信息平台, 将客户、供应商、代理分销商及其他合作伙伴纳入企业信息化管理系统中, 实现信息的高效共享和业务有效的链接。

(2) 协同商务平台的集成入侵检测功能和协同商务基于权限的设定方式, 提供各企业的登陆、安全认证和授权, 完成企业身份的授权、审查和管理, 以确保数据交换的安全, 让所有企业的认证统一在同一个模块下完成并接受用户的查询条件。

(3) 协同服务中心用于记录协作企业间的共享的数据, 并提供数据格式的转换和统一。企业需要将共享数据上传到协同服务中心, 同时企业也需要从协同服务中心获取其他企业所共享的数据, 即企业间信息交流传递要在协同服务中心进行信息交互, 联合信息采集、查询结果集成也要在此功能模块中进行处理, 为企业产品的协同开发提供公共的工作空间。

参考文献

[1]刘骁.面向协同商务的工作流系统的研究与设计[D].中南大学, 2007.

协同作战信息系统的功能与设计 篇11

自美国海军第一次提出“协同作战系统”之后，协同作战技术得到得到各国的广泛重视。协同作战系统是指将战争中各个独立的作战单元通过通讯技术有效的联合起来，从而实时掌握准确的战场情报，形成一个统一的作战实体，从而形成更强的作战能力，进而满足现代国防对作战布线的需求。

1 协同作战系统组成

协同作战系统作为一体化综合性战术系统，其由超大容量的高速率战术通信技术、高精度的导航与定位技术以及高可靠性识别技术等现代化高科技技术构成。协同作战系统是由多个通信站以及空中固定翼等组成的MANET。系统中各个结点之间的数据传输是通过定向天线完成的。在协同作战系统中，各结点间的位置和链路方向是灵活的，根据实际需求做出适时改变。协同作战系统的组网技术将分散的各作战单元灵活的组合在一起，有机的整合了传感器、武器以及信息资源，从而对攻击目标形成多方位、多武器的作战平台，极大提高了打击精确度，提升了作战优势。

2 协同作战信息系统网络节点设备构成

协同作战系统系统的节点主要有四部分组成：网管单元、应用数据单元、通信单元以及指控接口。其中网关单元是作战信息系统的显示界面和控制界面，使用者通过网关单元对网络目前的状态进行观察，制定节点在网络系统的作用，并实时控制和监视节点。同时网关单元对整个协同作战系统的节点进行管理。如果某一节点是中心节点，则网关单元会根据全网统一的拓扑计算，并对信道资源进行分配。

应用数据单元是作为数据的源和宿，主要的业务是产生各种传感器数据或者随机数据，然后送达本结点的通信单元，并通过本结点的通信单元发送出去。与此同时，还处理来自网络其他结点的应用数据。

通信单元的主要功能是在每个时间间隙中，完成相应数据的准确发送和接收。该单元主要包括结点控制模块、数据处理模块、通信处理模块以及测角平台处理模块四大模块。其中數据处理模块能够一起打包应用数据单元中产生的传感器数据和接收到的带转发数据，还能够打包应用数据单元产生的随机业务数据，此外还能解包通信处理模块接收到相应数据。而结点控制模块则按照已经存在的时隙表准确的声场时隙节拍，同时对通信单元的其他模块进行指挥和调度，确保其各个模块有序的工作。通信处理模块的主要功能是雕制解调数据，而测角平台处理模块的主要功能是天线位置的指向。

指控接口的主要功能则是完成optask link等指控命令，实现协同作战信息系统的报文转换。

3 协同作战系统结构

协同作战系统的物理层面是利用QPSK/CCK调制方式，同时为了提高系统的隐蔽性和抗干扰性能采用了跳帧技术。该系统的物理层的通信天线是采用相控阵电扫描定向天线和全向天线构成，其中相控阵电扫描天线的波速宽度可以实现在4～60度之间的调节。

协同作战系统的网络管理层主要分为两层：链路子层和网络子层。链路子层采用的技术是中心式的时分+空分+频分的多址接入技术。其中，时分是指将时间分割为时帧和时隙实现时分复用和多址接入；而空分则是通过相控阵天线窄波束完成对空间复用度的定向收发，并将相同的时隙分配给空间上互不干扰的两条及多条链路，以便极大的提高网络的空间容量。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第565期2014年第33期-----转载须注名来源频分是通过物理层的跳帧多址技术，实现不同的链路使用不同频率的载波，同时还能够互不干扰。协同作战信息系统利用中心结点实现集中式管理分配，中心结点通过获取的网络拓扑结构设计出时隙分配方案，并及时地传达给全网的各个结点，其他结点根据中心结点的指令执行。网络子层的基本功能是完成网络初始化，拓扑发现与动态更新，分组路由选择。

4 协同作战信息系统的应用

协同作战信息系统主要业务是协同制导、协同探测、网管以及随机作业。其中协同制导是指协同作战系统中全部结点共同分享战场态势和目标信息，每个结点需要在最短时间内向其他结点周期性的发送本结点的传感数据，以便各个结点能及时获取其他结点的信息。协同探测是系统中具有强大探测能力的节点参与的共享传感器原始信息，根据探测的需要，对参与结点进行初始化设置和参数配置。网关主要是对系统进行管理和信息维护，例如，信息道资源动态分配，新结点入网、旧结点退网等。而随机到达业务又包括两种，一种传输中心结点对其他结点的调度和指派命令，另一种是传输的是CEIS网络中的某一结点与其它结点的临时通信数据。

总而言之，计算技术、通信技术以及大规模的集成电路技术的飞速发展，使得现代战争逐渐从局部作战转向了全局作战，战场指战员需要通过分析各个作战单元的信息来全局把控战场态势，并做出准确、高校的决策，进而赢得战争的胜利，由此可见，协同作战是现代作战的主要模式，因此，相应的专家、技术员以及指挥员要紧密合作，利用现代化先进技术，研发出更加高效、精密的协同作战系统，以提高作战的胜率，更好的保卫国土安全。

协同办公系统 篇12

我校于2000年在北京校部自行开发并运行了办公自动化系统,之后保定校区也使用了由公司开发的OA系统,两个地区的系统独立运行,无任何数据交换,主要用于校内公文流转和信息发布,在使用过程中发现两校区的两个OA系统存在很大问题,表现在:

1、两个OA系统均存在着系统不稳定和使用复杂的情况,经常出现文件“丢包”、“失踪”、保存困难等诸多问题,北京校部的OA更突出,影响正常的文件流转等,反而降低了工作效率;

2、两个OA系统存在功能严重缺陷,如无法实现“电子图章”、“领导个人电子签名”、“文档归档”、“信息查询”等;

3、两个OA系统都无法实现跨地区办公的需求和部门内部办公的需求;

4、两个OA系统所使用的技术已经落后,其落后的兼容性和扩展性使其变成了“系统孤岛”,无法实现与将来学校的“数字化校园”平台的良好对接;

5、两个OA系统平台扩展性差,技术升级存在很大困难。

鉴于以上因素,需要重新考虑大学校园新协同办公系统的设计,以加快实现在新形势下切实形成新思路、新举措,加快高水平大学建设的进程。

二、新协同办公系统设计的要求与原则

按照建设高水平大学的标准和要求,就要全面提高教学、科研、管理和服务水平,各方面业绩都要有新突破。最大效益地利用好各类资源,构建好现代大学管理制度,实现学校的改革创新和跨越式发展。根据协同办公具有整合、个性化、实时、标准化、新架构等特征和数据“统一交换、数据共享、统一监控”的原则,对新协同办公系统设计的要求需从以下几方面考虑:

1、标准规范性

选择的技术符合国际标准,设计必须符合中国教育部《教育管理信息化标准》规范和我校的信息化标准。

2、先进前瞻性

采用的技术既要反映当今的先进水平,又要具有很好的发展潜力,主要体现在技术先进和结构先进两个方面。

3、扩展兼容性

采用主流的软件体系,基于构件的软件设计思想和迭代法,保证系统的高度可扩展性;网络建设在采用先进技术的同时,更要注重该技术的成熟性。充分考虑整个校园资源计划的接口特性,可与其它系统进行无缝联结。

4、简易实用性

系统在工作流程上要符合学校特色,要确保系统功能实用、操作简单、易学易用,适合各类人群。用户易操作,流程少,节省大量的培训时间和费用;降低系统维护、升级的难度和费用。

5、集成开发性

OA系统与门户的集成主要是考虑到需要选取一些全校具有共性的公共事务集成到门户上,并为OA用户在门户上提供一个访问入口,通过这个入口,可以直接进入OA系统。此外,在办公自动化系统中预留其他接口如“浏览登陆”,支持信息门户对OA系统其他应用页面的集成。

OA系统的总体设想要符合将来建设“数字化校园”的工作思路,必然要求软件系统平台必须是先进且成熟的技术。系统在设计时,就充分考虑与数字化校园平台系统的集成,全面考虑数字化校园集成后,与办公自动化系统的信息交叉点。在数据的编码、认证的过程和信息发布的方式上,按照数字化校园常规的、基础的规范进行。将来数字化校园应用平台建成后,可以方便地集成办公自动化系统,避免大规模的二次开发和改造。

6、安全可靠性

建立多层次的安全控制体系,提供强大的安全性保障。新办公OA必须具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制,必须适合目前多校区办公的需求,由于新办公OA涉及到重要文件的传输,因此对系统的安全性和可靠性有着很高的要求,能够为学校办公自动化系统的高安全要求提供强有力的保证。从物理层面上,对系统所在的环境、设备及数据进行安全保护,主要包括设备的防盗、防毁、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等;在网络层面上,对网络的边界应安装防火墙,并需要实施相应的安全策略控制;另外,根据对外提供信息查询等服务的要求,为了控制对关键服务器的授权访问控制,并把对外公开服务器集合起来划分为一个专门的服务器子网,设置防火墙策略来保护对它们的访问。在操作层面上,为了加强系统的安全管理,根据网络的业务和服务,要求开发方采用加密技术、防病毒技术、以及对各种应用服务的安全性增强配置服务来保障网络系统在应用层的安全;应用层通过严格的权限分配来对系统的不同访问用户进行限制,通过定时、周期性的数据备份,保证数据的安全性、可用性。

7、灵活适应性

办公自动化系统,主要体现为一系列的工作流程处理,在工作流系统设计中,要求必须参考国际工作流管理联盟(WFMC)建议的工作流参考模型,充分利用先进技术进行开发,结合学校行政办公程序的具体实际,整个系统设计要体现灵活性,网络管理员通过页面工具可以根据实际需要自定义工作流程。在体系结构的设计上,做到整个应用系统的体系结构灵活多级分布式结构,以适应Internet/Intranet技术的不断发展,如基于Web(HTML、HTTP)信息发布和检索技术的发展等。系统对客户端机器的硬件要求不高,用户可保留原有的软硬件投资。具有良好的跨平台特点,支持Unix、OS/400、Linux、Windows等多种操作系统,用户可以根据自己的使用习惯选择硬件平台。

8、协同统一性

充分考虑现有技术和工作需求的统一,当前应用与长远变革的统一,工作实现与制度管理的统一。系统将提供统一的界面入口,使得用户能够一打开页面,就可以听到系统的工作提示,可以方便地查看主要的工作动态,有哪些待办的工作事项,并可点击立即开展工作,而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。

三、新协同办公系统设计实现目标

办公自动化(OA)是综合利用计算机技术、网络技术和办公管理技术,在单位内部建立一个多任务、多功能的综合办公自动化系统,实现整个大学跨地域远程办公自动化、文档一体化、日常工作信息化,最终实现办公无纸化。新办公OA要帮助办公人员利用现代科学技术的最新成果,使用先进的办公设备,实现办公活动的科学化、自动化和规范化。办公OA的实施要最大限度地提高学校办公效率和改进学校办公质量,改善办公环境和条件,减少或避免各种差错和弊病,缩短办公处理周期,并用科学的管理方法,借助于各种先进技术,提高管理和决策的水平。新OA在设计上应实现以下主要目标:

1、实现跨地域远程无障碍办公和应用。

利用专线光缆通过网络技术解决跨地域校区间的一体化办公的目标,如校领导和一体化部门领导无论在哪个校区都能够自如便捷地通过新办公OA处理各种公文、浏览或查询新办公OA中的各种信息;

2、实现多级办公和应用的整合。

即校级办公、部门之间、校区办公、部门内部等形式的协同办公在同一个平台,既可一体,又可以相对独立;

3、实现日常校务和信息管理的全覆盖。

新办公OA要涵盖学校主要有共性的校务和主要工作信息,它既是日常行政管理的主要工作平台、也是各类数据信息的交流平台。

四、新协同办公系统设计需求框架简图

五、结束语

新办公OA将被分阶段逐步建成一个小的综合平台,要视为未来学校“数字化校园”的一部分,所以其设计的理念、思路、架构和技术等必须虑及未来学校“数字化校园”平台的无缝对接;结合其它高校建设“数字化校园”的经验,不要一味地“贪大求全”,而是遵循“统筹规划、分步实施、先易后难、扎实推进”的工作思路,先上OA系统项目,而后逐步建设“数字化校园”的其它子系统,最后完成打造“数字化校园”的任务。

摘要：在教育管理与信息技术紧密结合的今天,协同办公自动化OA(以下简称“OA”)是高校办公系统发展的必然趋势,是高校加强自身建设、改革与发展的客观要求,也是打造“数字化校园、节约型校园”的必然选择,OA不仅提供了相当于自动办公环境的平台,提高了工作效率,而且节约了管理成本,提升了大学整体的信息化管理水平。对于规范管理,提高工作效能,节余人财物等方面有着重大意义。本文就协同办公系统的设计、需求、原则、框架和实现目标进行了探讨。