社区协同办公

社区协同办公（共8篇）

社区协同办公 篇1

摘要：随着信息技术的高速发展,我国政府信息化程度也越来越高,建立一套强大、灵活的社区综合服务平台具有重大的现实意义。未来的办公自动化将融合知识化、人性化、无线化、智能化、协同化、通用化等精髓,沟通、协作和信息整合于一体的异地办公、移动办公、家庭办公将成为OA发展的主要趋势。基于网络环境的社区协同办公能够充分享受互联网的信息资源,提高社区的办公效率,减少文件传送中出错和丢失的概率;基于网络环境的社区协同办公使工作人员和居民不再受上班时间限制,办公更加轻松自如,同时也节减了许多不必要的开支。

关键词：OA办公系统,网络环境,社区协同办公

1 引言

随着信息技术的高速发展,我国政府信息化程度也越来越高,我们深刻认识到建立一套强大、灵活的社区综合服务平台的紧迫性、重要性。同时,伴随着社会结构的分化,社区的政治与社会功能变得越来越重要,也得到更多的重视。经济转轨、社会转型后的现代社区承担了越来越多的功能。社会管理、社会服务、社会保障功能从政府和单位剥离出来,由社区承担。如何提高社区工作效率,更有效的高速的为社区群众服务,基于网络环境的社区协同办公能够在充分弥补传统的办公模式的不足,社区工作人员及居民办公不再受工作时间和地点制约,实现异地、实时、高效和快捷的办公。

2 OA办公系统的开发的研究现状

近年来,随着网络的迅速发展,出现了较多先进的OA开发平台和开发技术,目前OA系统的开发技术主要有以下几个。

2. 1 基于关系数据库管理系统的开发平台

基于关系数据库管理系统的开发平台主要使用VB、Foxpro、 Delphi和power Builder ( p B ) 等开发工具, 以My SQL、SQLServer、Oracle等作为开发平台。基于关系数据库管理系统的开发平台的优点是,访问速度快,强大的数据处理能力及广泛的适用范围。基于关系数据库管理系统的开发平台的局限性是无法提供工作流程控制,不能对用户的权限及安全进行管理。除此之外,系统的可伸缩性和扩展性也比较差。

2. 2 基于群件技术的开发平台

基于群件技术的开发平台比较适合处理OA系统协作办公流程中的非结构化数据信息。基于群件技术的开发平台的优点是提供了基于关系数据库管理系统作为开发平台所不能提供的具有强大功能的工作流程管理机制,能够处理非结构化数据。基于群件技术的开发平台的缺陷是在对结构化数据处理方面能力较弱。

2. 3 B / S结构基于关系数据库的开发平台

B / S结构基于关系数据库的开发平台采用互联网技术,其优点是开发人员只需要关注服务器端应用程序的开发维护,无须考虑客户端,与互联网上的其他系统易于结合,使软件系统维护更容易; 开发人员只用关注业务逻辑,对底层的通信和管理细节无须知道,在开发效率提高的同时,系统的稳定性得以提高。

3 基于网络环境的社区协同办公研究的目的和意义

未来的办公自动化将融合知识化、人性化、无线化、智能化、协同化、通用化等精髓,沟通、协作和信息整合于一体的异地办公、移动办公、家庭办公将成为OA发展的主要趋势。

基于网络环境的社区协同办公能够充分享受互联网的信息资源,提高社区的办公效率,减少文件传送中出错和丢失的概率。基于网络环境的社区协同办公使工作人员和居民不再受上班时间限制,办公更加轻松自如,同时也节减了许多不必要的开支。基于网络环境的社区协同办公有以下优点:①高效; ②省钱; ③全天候; ④减少错误率; ⑤协作性。

基于网络环境的社区协同办公力争用计算机代替人完成复杂而烦琐的工作,追求管理的快捷性和准确性,向智能型、开放型、分布式管理方向发展,具体的实际目标为:

(1)构建一个协作式的网络管理平台。

(2)提供一个开放式的管理方案。

(3) 建立一个稳定、高效、可扩展的办公管理系统。

4 基于网络环境的社区协同办公的设计

4. 1 基于网络环境的社区协同办公系统概述

根据国内外网络协同办公系统的设计经验和工作流程以及其工作特点,基于网络环境的社区协同办公系统将以网络为基础,以计算机技术为核心,采用B /S模式,使用PHP作为服务器端运行脚本,配合强大的My SQL数据库为支持,以AJAX技术提升用户体验,系统可以基于英特网或局域网平台。在统一的企业信息平台上实现对公务、人事、组织机构等方面的管理,设计成一套操作方便、运行安全稳定、实用的协同办公软件,逐步实现内部各部门及人员之间的信息共享和协同办公的目的,加速信息流程、强化信息控制、增强办公透明度,实现无纸化办公,以提高办公效率和办公质量,最终以提高社区的管理水平和运营效率为总目标。需求分析是软件开发进入实施的第一阶段,是系统开发过程中不可缺少的重要一环,是软件人员和用户一起根据系统所要达到的总体目标,明确用户对各个环节的需求,采用规范化的方法和步骤,进行调查、研究、分析和制定系统建设计划。如何充分利用现有的网络资源,构建网络协同办公系统,使用户可以用最小的代价使用网络协同办公系统,同时为了方便使用,需要整合现有的管理系统,把网络协同办公系统与其他应用管理系统相连接,通过共享用户的方式,采用一定的权限控制,从而实现办公用户无须在其他管理系统上注册即可登录其他管理系统访问其资源。

随着办公自动化运用的不断深入,将会产生大的文档管理工作,而且文档管理工作具有数量庞大且复杂的特点,这就使得文档管理工作变得效率低下。因此,要开发一个动态的文档管理机制,实现文档的高效传递和管理对工作流的管理传统的办公自动化系统大部分采用了C /S架构的程序,需要在服务器安装服务器端程序,在客户机安装客户端程序才能正常使用,这种架构的办公自动化系统的工作流设置非常烦琐复杂。鉴于这种情况,本系统的工作流管理模块采用了基于B /S架构的全新设计,只需安装服务器端程序,用户无需安装客户端,只要有浏览器就可正常使用。系统的管理和维护采用集中化和统一化,只需维护服务器端程序即可,客户端无须安装和维护,实现用户层、WEB服务器、应用服务器、数据库服务器的合理分布和群集技术。

社区协同办公 篇2

贝凯协同办公系统（2011版）简介

《贝凯协同办公系统》是一套以知识管理为核心的办公自动化系统，是贝凯科技多年的实践经验与先进管理思想相结合的产物。结合信息技术及市场需求发展的必然趋势，系统设计时切实从用户的实际需求出发，不仅充分考虑到了系统的安全性、稳定性、高效性、扩展性、灵活性和实用性，而且考虑到了用户的操作习惯，使操作傻瓜化，被广大用户誉为“人性化设计”。

系统特点：

 采用目前国际上先进的B/S结构、客户端基于IE浏览器操作，零安装、操作

简洁、易于维护，支持远程访问、移动办公。

 基于“平台+应用”插件模式的结构，以贝凯公司自主知识产权的贝凯协同办

公开发平台为基础运行平台，具有良好的稳定性、安全性、扩展性和可维护性；

 系统具有完毕的二次开发接口，支持工作流自定义、表单自定义,能够很好的解决用户对业务流程和业务处理表单的个性化需求。

 提供多种消息提醒方式，如：手机短信、在线消息、桌面精灵等。能够对新邮

件、工作任务、待办事项等进行实时提醒。及时通知工作经办人处理事务，提

高了工作效率。

 提供基于WEB的即时消息通讯功能，沟通随时随的。

 灵活的个性化设置，充分满足用户个性化需求。

 支持SSL协议传输加密、支持多种级别的文件存储加密。支持令牌方式身份认

证。

 基于优秀的IBM Lotus Domino平台，系统几乎可以运行于任何操作系统，与

其它应用系统有良好的集成性。

Copyright ©2011 by Besttech-inc.All rights reserved 版权所有©2011南京贝凯信息技术有限公司，保留所有权利2-

3、公文处理

 收文管理:外单位来文（一般是上级单位）登记->分办->处理（传阅）->办理

反馈->归档 等一系列过程管理。支持纸质文件扫描录入、自动编号等功能。 发文管理:发文 拟稿->核稿->签发->归档 等一系列过程管理。支持痕迹保

留、手写批注、电子签名、电子印章等功能。

4、日常公务

 会议申请：会议 申请->审批->会议室分配->发布与会通知->会议纪要发布

等一系列过程管理。

 会议室管理: 对会议相关的资源进行统一的管理，如会议室、投影设备、音响

设备等，建立全面的会议资源档案库，对会议室资源的占用、使用情况等进行监控。

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 用车申请:用车 申请->审批->车辆调度 等一系列过程管理 车辆管理: 记录单位所有车辆的信息，即车辆的详细档案，并对各车的保养、维修、年检、报废等情况统一管理；对车辆资源的调度、使用情况等进行监控。 办公用品管理: 对内部办公用品进行明细化管理，建立相关的台账信息，使办

公用品从采购、到库存、到领用、到报损都有据可查。

 固定资产管理：对内部固定资产进行明细化管理，建立相关的台账信息，使固

定资产从采购、到占用、到报损都有据可查。

 来访登记：对来访人员的情况进行登记与管理，根据内部管理的要求，有选择的进行登记，日后可以查询相关来访信息。

5、人事管理

 人事档案：可以建立多级的组织机构，既能对各级机构的人员进行统一的管理，也可以各级机构分别授权不同的人员管理，对所有人员的基本信息、试用、入职、调动、奖惩、离职等全面管理；

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Copyright ©2011 by Besttech-inc.All rights reserved 版权所有©2011南京贝凯信息技术有限公司，保留所有权利 考勤管理：对单位的各月度考勤情况进行统一管理，将考勤信息全面保存，以备日后查询；56-

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 苏州大学 淮阴信息职业技术学院 南通航运职业技术学院 同济大学 上海戏剧学院 上海商学院 上海应用电子职业技术学院 上海体育学院 厦门大学 福州大学 福建农林大学 福建医科大学 南昌大学 华东交通大学 江西农业大学 江西师范大学 南昌航空大学 郑州航空工业管理学院

移动协同办公研究综述 篇3

计算机技术和通信技术的飞速发展, 使得网络已经将不同地理位置的机器, 不同领域的人才紧密联系在一起。为了实现一个较为复杂的设计, 我们需要不同领域的设计专家运用不同的设计方法和技术来达到设计目的。在此背景下, 出现了一个崭新的领域:计算机支持的协同工作 (Computer Support Cooperative Work, CSCW) 。

CSCW这一概念最早是在1984年由美国MIT的Irene Grief和DEC的Paul Cashman提出, 用于研究计算机支持交叉学科的人们共同工作。协同的概念发展到“CSCW”是人类进入信息时代的必然产物, 它是在现代社会中, 以人们协同工作方式为背景, 以计算机和通信技术的发展和融合为基础, 以具有广泛应用领域为前提而形成和发展的。CSCW的出现标志着计算机应用的水平又上了一个新的台阶, 实现了计算机从单纯支持个体工作到能够同时支持群体协同工作的转化。如今CSCW已经被普遍认为是21世纪人类的工作方式。

计算机支持的协同工作 (Computer Supported Cooperative Work, CSCW) 是20世纪80年代中期才兴起的一个年轻的研究领域[1]。它由协同学发展而来, 并且跨越军事科学、信息科学、社会学、心理学等多个学科。计算机支持的协同工作技术 (CSCW) , 可将时间上分离、空间上分布而工作上又相互依赖的多个协作成员及其活动有机地组织起来, 以共同完成某一项任务。

CSCW是指地域分散的一个群体借助计算机及其网络技术, 共同协调与协作来完成一项任务, 它包括协同工作系统的建设、群体工作方式的研究和支持群体工作的相关技术的研究、应用系统的开发等部分。研究意义在于通过建立协同工作环境, 改善人们进行信息交流的方式, 消除或者减少人们在时间和空间上的相互分隔障碍, 节省工作人员的时间和精力, 提高群体工作效率。

最初的基于固定网络的CSCW系统并没有考虑到移动性的要求, 这种协同工作所适合的场景多是“白领”性质的, 即个人工作环境固定, 一般是室内环境如办公室、会议室等, 工作终端采用桌面电脑;而最初的CSCW系统也主要是面向这个方面的应用, 如企业的办公自动化、协同设计、协同写作、协同研究、电子商务、金融应用、电子政务、远程教育等, 而移动性在最初就被忽略了。在某些情况下, “蓝领”性质的工作更需要协同, 比如说大型的建筑工程、海关港口货物入关、制造业、现场维护维修以及物流仓库等, 分布于工地上或者现场的个人工作单位没有固定工作地点和固定的桌面电脑, 但是需要协调工作以提高工作效率和效益, 节省资源。但是当人们为分布的事务提供协作支持的时候, 总是觉得技术不够用, 因为大量的研究工作并不是解决参与者在环境中的灵活性, 而是将参与者紧紧地固定了。

2 移动CSCW研究总结

移动CSCW是CSCW的一个重要的分支, 它应用于主体和客体需要即时移动、工作地点不固定而且工作范围较大的协同工作环境中, 它强调由于主客体的移动造成的终端环境和网络通信环境时刻变化的情况下, 对群体系统的技术和工具进行研究[2]。

在计算机支持协同工作领域, 移动协同称作Mobile CSCW, 是该领域中的一个重要的分支研究领域, 于20世纪90年代中期兴起[2]。Mobile CSCW是指地域分散的一个群体, 在部分工作地点不固定的情况下, 借助计算机、移动设备、网络和移动信息技术, 相互协调与协作来共同完成一项或多项任务。Mobile CSCW强调了3个问题:

(1) 该群体的部分工作地点是不固定的, 也就是说, 该群体的部分人员要在移动的工作环境下工作。

(2) 使用移动信息技术, 包括无线通信技术 (例如EIEE802.116, Bluetooth, GPRS, GPS等) 、内嵌无线通信模块的软件 (包括嵌入件、应用平台、应用程序等) 和硬件 (包括便携式计算机、摄像机、PDA, 手机等) 。

(3) 可能要完成多项任务。传统的CSCW只是完成一项任务, 而Mobile CSCW在许多情况下要求该群体同时去完成几项不同的任务。

1993-1995年, 英国Lancaster大学的MOST (Mobile Open Systems Technologies) 项目是最早应用到工业实践中的无线多媒体协作系统, 该系统构建在GSM通信平台上。近几年, 随着CSCW研究的深入和Mobile Computing技术的发展, 这两个研究领域间出现了一种相互融合的发展趋势。一方面, CSCW的研究者们认识到移动性是CSCW系统面向许多应用场景不可或缺的特性, 1998年, P Luff和C.Heath从CSCW系统研究者的角度, 提出了CSCW系统移动性支持的必要性;另一方面, Mobile Computing的研究者们认为移动计算所提供给用户的不应该仅仅是无论何时、无论何地获取信息的能力, 而应该提供给用户以无论何时、无论何地进行协作的能力。在这样的背景下, Mobile CSCW渐渐成了CSCW领域中一个新的研究方向, 并将成为CSCW研究不可或缺的重要组成部门。在以工业界为CSCW研究主体的美国, 出现了以研究Mobile Workforce为宗旨的公司, Mobile CSCW被认为是第二代无线数据通信技术。

我们定义一下移动计算机支持的协同工作[3] (Mobile CSCW) , 它包括两个方面:第一, 携带移动电话或者便携式计算机设备的个人可能在几个不同的地方进行工作;第二, 在一起协同工作的人们物理上是分开的。移动协同工作意味着正在工作的人相对于同事或者客户在另外一个地方, 而且也暗示着在工作的时候位置可能是随时变化的。如一个公司员工选择在家里进行工作, 而不是在与他家有一定距离的办公室进行工作。另外, 移动工作的个人所处的位置可能是不固定的, 但是在不同的工作环境下, 他的工作一定是有效的。

在移动CSCW这个领域, 目前研究的方向主要集中在将传统CSCW应用合理地应用到移动CSCW中去, 主要是指企业级的应用。这个方向的研究机构和公司有Sun、IBM、Microsoft、Sybase等。另外一个主要研究方向集中在无线网络视频和音频的协作处理, 移动CSCW协作数据的传输和同步异步协作整合等方面, 主要的研究机构包括国内的清华大学和上海交通大学, 美国的卡耐基梅隆大学 (CMU) 及英国的剑桥大学等。

Mobile CSCW是借用传统CSCW的思想, 针对工作地点不固定的情况, 将计算机、移动终端和移动网络结合而产生的新的研究领域, 已在2001年被CSCW协会列为重要研究方向[4]。Wiberg (2001) 指出了Mobile CSCW的5个重要研究内容, 包括成员身份、协作和知识共享、用户服务和协调、过程优化对孤立和控制、移动社区维持等;同时还通过对原型系统Roam Ware的开发和评估, 指出协同知识的管理在Mobile CSCW系统开发中具有重要的作用。但是, 由于Mobile CSCW继承自CSCW, 其重要思想是“你见即我见” (What You See Is What I See, WYSIWIS) , 强调参与者看到相同的内容, 因此, 目前实现的原型系统以二维界面为主。

3 移动协同办公系统的提出

移动协同办公系统是综合移动通信技术、计算机数据库技术及Internet应用技术的大型远程移动办公系统, 它由系统软硬件、移动用户端软硬件及固定客户端软件3部分组成。移动商务作为电子商务的延伸和扩展, 正日益受到企业的重视、推广与应用。大多移动商务办公系统需要在移动终端 (如手机, PDA, 笔记本电脑等) 部署客户端程序, 与服务器端进行数据交换, 如信息检索与上载采集的数据等。然而部署过程中通常会遇到以下的困难:

(1) 移动设备的多样性。由于缺乏标准, 各个厂商之间的设备很难兼容;同时为了满足不同层次的需要, 设备之间的性能差异也很大。

(2) 移动设备的局限性。作为一种便携式设备, 它的运算处理能力、内存容量、存储机制、屏幕大小、电池寿命等都存在限制与不足。因而, 复杂计算、大量存储是不可行的。

(3) 通信网络的不稳定。在移动终端与Internet连接通信过程中, 需要经过无线网络、众多的网关与中继, 因而经常出现网络延迟, 甚至中断。这为数据的可靠传输, 保持用户的体验, 带来挑战。

针对这些困难可以采用与设备无关的系统平台来克服设备的多样性;可以采用数据服务器端处理、存储来克服设备的局限性;随着第三代移动通信 (3G) 技术的不断发展, 通信网络的不稳定性也会逐渐克服[5]。

现在移动CSCW已初步应用在不同行业和领域, 并逐渐显示出其巨大的优势。移动CSCW基本部署在移动设备上, 但系统的移动设备性能受到限制, 无线网络的支持能力还不够, 移动CSCW系统的终端设备没有统一的标准, 协同任务和环境越来越复杂, 协作关系越来越密切, 人们对协作的效率要求越来越高。在这种情况下, 深入研发一套可以跨平台的移动协同办公系统大有必要。

参考文献

[1]冷德宏.一个基于多代理系统的CSCL中间件[J].计算机工程, 2004 (16) .

[2]顾冉.一种基于移动CSCW的系统模型[J].计算机科学, 2004 (8) .

[3]付瑞峰.基于智能客户端的移动协同研究[D].武汉:武汉理工大学, 2007.

[4]张文涛, 郭乐深, 苏森.Mobile CSCW系统的关键技术[C]//第六届全国计算机应用联合学术会议论文集.北京:北京邮电大学出版社, 2002.

社区协同办公 篇4

关键词：协同办公平台,棒线型办公子系统

现代办公提供的服务不断增加, 信息不断的发展, 单靠人工管理已远远不能应付, 这就要求办公自动化系统必须实现自动化、集成化。充分采用网络技术, 实现棒线型材厂各部门之间的信息交流和沟通, 以及业务数据的共享和统计分析。充分利用计算机网络优势, 提高企业办公效率, 辅助领导决策, 使企业整体经营管理水平上一个台阶, 同时也可以把企业长期保存下来的信息资源, 连同专业技术人员、员工积累的实践经验和创新思想进行有效地整理、挖掘、共享和利用, 使企业利用这些知识来进一步发展、壮大。

在利用柳钢协同办公平台基础上, 开发构建棒线型材厂的办公子系统是针对棒线型材厂现状提出的具体要求, 结合冶金轧材行业特点进行的设计开发项目, 旨在通过该项目的实施, 提高棒线型材厂在公司内部形象、增加服务内容、提高办公质量, 加大业务的数字化程度, 节省人力物力, 提高工作效率。办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公自动化, 或者说实现数字化办公, 可以极大地优化现有的管理组织机构, 调整管理体制, 在提高效率的基础上, 增强协同办公的能力, 强化决策的一致性, 最后实现提高决策效能的目的。

1 背景

棒线型材厂管理着9条生产线, 涉及高线、棒材和型材, 年生产能力达600万吨, 9条生产线的作业区与厂机关相距甚远, 每天都有大量的数据、文件、报表、会议纪要等信息需要传送和发布。随着网络技术和计算机应用的飞速发展、棒线型材厂认识到信息的快速搜集、处理和传递将决定生产过程控制与优化, 同时更能决定市场环境中的竞争优势, 因此必须通过高科技手段来提高办公效率。

2012年以来, 棒线型材厂的信息化工作以服从公司和服务于生产管理建设为宗旨, 以信息网络建设为重点, 随着棒线型材厂的网络逐步完善, 首先应用的是柳钢协同办公平台, 以实现企业管理过程中计划、组织、领导、协调、控制五大职能。这个系统是基于B/S结构的软件系统, 由万户软件股份有限公司根据公司的实际需求量身定制的办公自动化系统, 主要由系统管理、日常办公、公共信息、综合应用、个人服务、综合查询六大模块组成。棒线型材厂主要是通过这个系统平台, 搭建功能模块, 以满足棒线型材厂的办公需求。

2 体系构建

棒线型材厂办公子系统门户作为厂信息化建设的重要组成部分, 采用先进的计算机、网络技术、群件技术、多媒体技术等现代信息技术, 构建覆盖全厂的电子信息交互平台。实现收、发文管理、档案管理、个人办公、日程安排、工作流、文件管理、会议室管理、图书管理、部门日程、车辆调配、公共信息、综合应用、电子邮件等功能, 实现办公的资源化、电子化、网络化。

该系统提供一个协同的、集成的办公环境, 使所有的办公人员都在统一且个性化的信息门户中一起工作, 摆脱时间和地域的限制, 实现协同工作与知识管理。

具体来说, 系统主要实现以下几个方面功能:

(1) 建立内部管理和信息发布平台;

(2) 实现工作流转的自动化, 以及流转过程的实时监控与跟踪;

(3) 实现文档管理的自动化, 各类信息有序地进行存储, 并可按权限进行查询使用;

(4) 实现信息集成, 将各种业务系统的数据集成到办公自动化系统中;

(5) 支持分布式办公与移动办公;

(6) 可对客户资源进行管理;

(7) 可实现人力资源的管理。

(8) 将所有的信息进行集中管理, 并做到所有信息相互关联。

3 系统功能模块介绍

系统各功能模块包括子模块如下:

(1) 系统管理:系统配置、权限管理、工作流管理、组织机构、报表管理、图章管理、IP管理。

(2) 日常办公:工作流 (含数字签名) 、资源管理、文件管理 (含文件加密) 、会议管理、图书管理、部门日程、车辆调配。

(3) 公共信息:电子公告、电子论坛、电子刊物、信息收集与发布、网络会议、政策法规、电子书库、时刻表、邮编、公共通讯录。

(4) 个人服务:个人日程安排、个人通讯录、个性化配置、个人文件夹、电子邮件。

(5) 综合查询:公告查询、会议查询、资源查询、文件查询、论坛查询、图书查询、信息采集查询、刊物查询、车辆查询。

4 系统实施过程

棒线型办公子系统实施, 我们采取如下方面的实施方式:

整个实施过程是一个“整体规划、分步实施、不断深入”的过程。主要包括系统安装;调研和业务方案确定;系统修改、培训;模拟运行、全面试用、功能测试验收;局本部系统正式运行;全部机构的系统正式运行等。

(1) 建立一个项目小组至关重要。OA系统实施的成功, 需要项目小组的不断推进, 巩固每一阶段所取得的成果, 确保每一阶段的工作落到实处。也就是所谓的“一把手”工程, 由领导带头, 贯彻落实。因此我们在实施之前就组建了一个项目小组, 小组成员由东软软件公司经验丰富的项目经理、工程师和厂科技与信息中心的管理领导层组成, 负责整个项目的组织管理和相互协调, 跟进整个项目的进程, 负责系统的调研, 流程的调整确认, 培训等工作。

(2) 项目文档资料的重要性。在整个系统的实施过程中, 为确保实施的质量, 在软件的验证与确认以及使用与维护等阶段中需要编制软件需求规格说明书、软件设计说明书、软件验证与确认计划、用户文档、项目实施计划和项目实施总结等文档。

(3) 健全的培训方案是项目实用化的重要保障。虽然整个项目的实施构建了先进的电子平台, 但在实用化推广过程当中, 还是遇到不少的困难。由于系统覆盖面广, 为了提高操作人员的计算机应用水平, 棒线型材厂组织了5次大规模培训, 涉及人员500余人次。

5 应用效果及取得的效果

网络协同办公的设计与应用 篇5

1 传统OA的缺陷

当前, 随着信息化技术和网络技术的不断发展与进步, 传统的OA办公模式已经无法满足管理工作的需求, 特别是电子政务的兴起, 给OA办公带来了机遇和挑战。传统的行政办公模式不仅限制了办公的进度和效率, 而且容易造成不必要的失误而引起多方面的问题。因此传统的OA模式的缺陷和自身的问题要坚决杜绝, 通过现代信息技术的辅助作用下, 进行不断地创新和改革, 提高办公效率, 并且尽可能地减少错误, 才会让行政办公更加人性化和高效化。同时在网络的背景下协同办公系统的开发更是大势所趋, 需要各个单位和部门深入基层, 对办公系统的开发更贴近实践, 而不是普遍性系统, 需要有针对地去开发和设计, 满足各个不同部门的需求。协同化电子政务是传统电子政务软件的进一步的协作与沟通。

孤立的各信息系统之间无法有效地提供跨部门、跨系统的综合性的信息, 各类数据不能形成有价值的信息, 局部的信息不能提升为管理知识, 决策支持只能是空谈。因此, 传统OA已经不能完全满足企业日益增长的需求, 企业迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统, 从而提升其管理水平, 提升企业的整体竞争力。

2 网络协同办公的设计与应用

网络协同办公系统, 是一种基于互联网 (Internet/Intranet) 应用的软件系统。属性的选择是基于一个启发式规则或者一个统计的度量。当一个节点上的数据都是属于同一个类别或者没有属性可以再用于对数据进行分割时停止分割, 也可以引入闭值的参数, 用以快速生成决策树和决定树的规模和深度。

开放性编码的具体实施步骤:首先对数据进行编码与命名。一般命名都会遵循原生编码原则, 即尽量使用数据中所使用的词汇进行命名;然后, 将原生编码进行初步地概念化;最后将初步概念化的编码范畴化。

网络协同办公系统的开发旨主要是基于工作流的原理, 不同部门的涉及的管理内容不同, 就需要收集相关的资料和数据进行需求分析, 同时在管理需求分析的基础上进行网络协同办公系统的开发, 通过团队协作, 将办公系统作为单位和部门之间相互沟通和协作的平台, 主要模块包括公文办公模块、信息发布模块、会议实时模块, 以及管理模块, 设置管理者主要是负责对系统的维护和后台的管理, 设置使用者是针对不同单位和部门不同工作性质和内容而设置的用户模块。用户在登录网络协同办公平台时要进行身份认证。与传统OA相比, 网络协同办公平台更适应于同一单位不同部门之间的信息交流和信息发面, 有利于各项工作的实时开展, 确保了工作的效率和工作效果。

网络协同办公信息系统采用纯Web技术, 使得总部与下属公司之间以及不同地理位置的下属公司之间进行网络化协同办公成为可能。对于单位的领导来说, 它是决策支持系统, 能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者, 它是信息管理系统;而对于普通管理者, 它又是事务/业务处理系统。该系统是采用Browser/Server模式, 完全基于Internet/Intranet平台, 功能包括虚拟工作室, 邮件系统, 短消息收发, 信息中心, 公文起草、登记、流转、审批和归档, 人事管理, 考勤管理, 计划制定, 工作汇报, 工作日志, 公文管理, 会议管理, 办公用品、用款管理, 报销管理, 资产管理, 资料管理, 文档管理, 消息管理、车辆管理, 公务接待、客户资源管理等, 共有108项办公事务可以转移到计算机上来完成。

3 结论

随着信息网络的不断发展, 还应该看到病毒、木马和黑客可以通过互联网进入企业网络的危险性, 另外, 尤其重要的是在网络上进行数据传输时, 存在数据被黑客窃取和修改的风险。综合考虑多种因素, 采取防火墙+入侵检测系统+VPN系统+扫描器系统+防病毒软件+重要文件数据保护软件+双网隔离系统的安全方案, 以保证企业网络系统的高度安全性。

参考文献

[1]苏庆林.Ajax技术在基于Domino的油田协同办公中的应用[J].信息技术, 2014, 01:121-123.

[2]侯新星, 张锴, 熊亮, 龚正.基于Agent供电协同办公系统的研究与实现[J].硅谷, 2014, 01:18-20.

[3]郭佳良.电子政务中的互用性与跨部门协同——以固定资产投资项目的网上行政审批为例[J].陕西行政学院学报, 2014, 01:51-55.

社区协同办公 篇6

关键词：网络办公,现代办公系统,设计理念,主要功能

优良的工作系统可以提高工作效率, 保证产品质量, 从而推动企业和民族经济的快速发展, 移动网络办公系统将相关软件应用于通讯工具手机的身上, 建立了随身的工作系统, 人们拿着手机就可以完成操作, 进行管理与监测。例如高线内部的办工资统, 移动网络办公操作系统可以让人工作人员坐在家里、走在路上, 随时随地的进行信息的观看查阅, 并可以及时发布信息。

一、现代移动网络体系状况1.1现代移动网络办公技术

现代移动网络办公技术的中心功能是配合移动办公设备, 创新一个移动办公综合处理的客户端。武汉市规划管理移动办公系统首先开发此计划的典型案例。移动网络技术在网络拓扑方面主要由无线专网和无线公网建构。这2种类型的链接都存在一定的缺陷和优势, 需要正确认识它们, 并合理应用。移动办公网络的专网类于一般的区域网或者是内网。这样方式的网络具有一定的安全性能, 通过专网专用, 可采用严格的身份认证机制, 保证系统的安全、高效。但是这样的专网需要构建的工程太复杂, 费用也比较昂贵。公网是一类不用架设专门通信渠道的网络联接, 可以在短时间能构建出整个移动办公地系统, 但是当工作人员应用这个系统时需要采用繁琐数字编程技术, 防火墙和安全防护等设置就保证不了用户对于移动办公的安全需求。表1是这两种网络方式的性能比较。

1.2面对移动网络办公体系的协同办公系统的设计的必然性

现代网络科技高速发展, 便利的同时必然会带来许多问题, 如果办公系统的硬件设施无法快速更新, 工作过程中没有一定的安全性, 可靠性, 还有信息的应用管理不够灵活, 也就无法满足各领域的需求。开发一套全新的智能办公系统得到了普及, 便捷的同时同样的压缩了企业的成本, 节省了人力资源, 是各部门的工作结构简单且严谨。所以, 新一代的移动网络被协同办公系统具有很高的研发价值。具体规划与基本思路同样是极其重要的一部分, 在系统中让每一个工作人员以及同学拥有一个信息查询的通道。并赋予一部分工作人员信息管理以及信息修改的权限, 可以利用特定的账号密码进行操作。另外修改的信息在第一时间得到自动发布, 可以让其他人及时的查询合了解, 做到下一次登陆后可以直接使用修改的信息资源, 避免使用陈旧信息造成麻烦。

二、面对移动网络办公体系的协同办公系统的设计的构建

2.1协同办公系统的框架

对于新时代的办公系统的移动性主要在两个方面体现, 实际实用板块和移动流动的板块。实际中应用板块主要与个人笔记本连接已经是传统的模式, 随着现代科技的高速发展, 办公的移动性更强, 灵活度要求更高。应用板块中引进了很多新型的移动概念, 如“云技术”的应用使得移动办公更加的虚拟, 更多办公软件直接壮大, 使得日常办公事件在互联网和云客户端就直接实现计划的完成。另一方面就是移动的技术板块, 这部分主要与IT行业有着密切的结合。如何使得技术和移动办公得到大范围的使用, 首先是这板块的推广和客户如何使用。通过移动办公系统需要再一定的平台上公布发行, 构成一个足够大流量的客户端。

2.2框架特点

首先, 协同办公系统是由多元化办公体系构成, 例如, 互联网, 移动通讯设备, 云端, 以及更多的信息存放发布平台, 将各个领域集中起来, 形成全新的技术手段机型数据处理以及逻辑分析是各个部分高度统一。新的办公体系功能齐全, 使用起来并不复杂, 操作界面简单实用, 各个领域皆可安全使用。部分企业资源以及工作方向随时会发生变动, 主要取决于用户的需求, 而古老的工作体系极其浪费人力物力, 新的办公系统将会与永固的需求保持紧密联系, 因为客户可以随时将自己新的需求发布到工作平台, 这样就可以得到及时处理。

2.3架构安全性

如果没有大量的信息资源如何能使工作效率得到提高, 更无法满足人们的需求, 可部分信息资源的公开必然会带来一定的安全隐患。另外协同办公系统的运行程序也会在外界的干扰下中断, 或遭到恶意破坏, 所以就必须对系统的安全框架进行设计和构建。可以在部分个人信息资源设置权限, 这样除了一些专业工作人员用特定账号和密码可以查看以外, 其他人员就无法看到。工作人员对客户的个人信息资源拥有查阅的权利, 但绝对禁止商业行业, 要规定相应的法律法规。在使用的同时会就有使用人员的身份信息, 方便事故出现后的责任追踪。针对协同办公系统的保护的特点, 设置特定的防火墙, 保护客户远程客户端。

三、面对移动网络办公体系的协同办公系统的设计

3.1建立虚拟平台

在这个协同工作平台上, 所有工作人员携手办公, 可以相互查询他人工作进度, 这样不仅可以完善自己的时间规划, 还可以变相的激励自己更高效的完成任务, 工作人员相互督促同样会提高企业的效益。同时便于不能领导随时监督工作人员的工作进展情况, 并可以在工作中做出必要的指示, 对不满意的部分可以在平台内部就是的修改, 各部门员工工也可以通过平台相互交流, 交流经验提出宝贵建议。同样具体操作要将自己的账号登陆在平台之上, 协同办公系统将提供语音视频等功能, 然后工作人员的交流更加便利, 每位工作人员的意见都是实名制的, 这样便于提高工作人员的自觉性和自律性。

3.2工作流管理

在协同办公系统平台之中, 各个企业单位必须要明确分工, 划分工作人等级以方便平台内部授权问题, 不同的等级拥有不同的权限, 如此才能够更好的实现内部管理。具体操作还要落实每一个工作人员的账号之上, 内部应配有相应的决策功能, 管理功能, 监督功能, 参考功能。依照企业的分工不同来划分工作人员权限, 例如, 不同工作人员仅享用资源参考权限, 不具有决策, 监督功能, 以此类推, 如此下来就可以让协同办公系统协调有序的进行。

3.3个人办公平台的建立

无论是工作人员还是客户, 都可以依据自己的个人喜好和喜欢来设计自己的远程客户端, 具体玩遵从分工特点来进行构建, 从而每一位员工里用户都可以顺心的投入工作, 享受平台带来的乐趣。为企业带来更好的收益, 为客户提供更好的服务。

四、移动网络办公体系优势

协同办公功能构建极其重要, 所有的便捷操作都要依靠于相应的功能构建, 将功能平台进行单位划分可得:工作流程管理功能, 公文管理功能, 个人事务功能自己系统维护功能。

4.1管理的流通优势

工作流程管理功能是一项核心功能, 因为内部存在很多具体事项, 在工作中的相应工作人员都会有具体分工, 各部门依靠信息的自动化和普及化的优势来更好的完成任务, 企业高层掌握着工作流程管理的权限。具体有文件的收取与发放, 对员工完成的文件进行审核, 企业高层在必要的情况下可以实时指导并提醒员工。另外, 协同工作系统需要配备自动的工作流程, 具有优化文件, 筛选文件的功能, 可以自动添加, 删减, 尤其是一些病毒性软件的踢除, 得到优化软件和文件, 节省大量人力资源。

4.2移动办公对于公文管理的优势

为了加快工作效率, 协同办公系统需要建设相应的文本处理功能, 利用公文管理功能处理文件的传入和输出, 将公文管理功能智能化, 对外界文件进行分类存档并合理发放, 发放后公文管理系统将会识别各类文本类型, 对各类文本进行自动模板设计, 例如识别工作人员的印章以及领导的亲笔字迹等。有爱公文管理功能作为协同办公的基础功能也为其节省了大量的时间和精力。

4.3移动办公对于个人事务的优势

这项功能便是每个员工自己客户的记事功能。员工们可以在其中发表自己所遇到的问题, 积累的宝贵经验供大家分享, 还有个人日程的安排, 这样极其重要, 相关领导会根据每个人不同的日程安排进行合理的工作分配, 如此便于统一规划和管理。

五、结论

综上所述, 移动网络协同工作体系在各行业的作用可想而知, 根据现代移动网络工作特性状况存在的一些现实问题进行本质上的修订, 首先发现现代工作体系在信息资源整合上单一的弊端进行信息共享功能进行设计, 将各层次工作人员以及客户群体建立紧密联系, 达到及时沟通的工作流程, 而后在理想设计的同时进行设想, 在新的构思与实际状况相结合的基础上寻找新的缺陷, 用户的信息保密工作是相对现实的问题, 从而能加强隐私防护工作, 将系统防火墙与工作人员办公实名制结合来寻求解决方案。然后建立一系列的内部功能体系, 包括智能化的文档处理系统, 将筛选修订功能相互整合并在实际当中加以利用。最后移动网络协同工作体系进行内部完善, 主要目标便是构建员工之间, 员工与管理者之间的香菇沟通协作, 监督, 管理体制。希望这套新的办公体制回发挥他应有的作用。

参考文献

[1]尤宝山, 刘楷锋.基于手机短消息的报警系统设计与实现[J].山东建筑工程学院学报, 2004, 19 (2) :41-43

[2]蔡斌.办公自动化系统建设的发展趋势[J].计算机系统应用, 1999, 25 (8) :120-1241

企业协同办公系统的应用要点 篇7

协同办公系统是帮助企业搭建统一、融合、个性化的办公信息门户, 实现管控型的流程管理、活水化的知识管理以及跨组织跨地域的事项协作, 构建集公文管理、会议管理、档案管理、知识管理、电子公告以及论坛于一体的综合办公平台。

协同办公的发展经历了四个阶段:第一阶段是文档型办公, 即利用word、excel等办公软件, 实现文档的电子化, 打印、传递更加快捷;第二阶段, 邮件收发、电子公文交换使办公进入了网络时代, 实现了电子文档的流转与协作;第三阶段, 协同办公平台的开发推广, 实现了企业的工作流管理, 网上审批逐步应用, 企业内部的管理规范化、制度有形化, 同时集成了部分行政管理和知识管理功能;第四阶段, 协同办公平台逐步向企业应用门户方向发展, 全面整合企业ERP、人力资源、财务管理等多业务系统, 协同软件将成为企业整体应用的枢纽。

协同办公系统助力企业发展人所共知, 但多数企业应用效果却仅仅是“看起来很美”。企业在系统上线时信心满满, 期待着系统应用可以大幅度提升管理水平, 实际上使用几年下来, 往往仅实现了公文电子化, 很多企业甚至电子公文与纸质公文依然并行, 更别提其他系统功能的应用和推广了。

协同办公系统要达到好的应用效果, 应从以下几方面入手:

一、提高全员应用意识

一是领导层带头使用。办公系统中的审批和纸质单据的审批流程相同, 而且更规范、更明晰, 体现了企业管理的规范化和制度化。协同办公系统与ERP系统一样, 是“一把手”工程, 公文收发的流程、行政管理的审批, 各级领导都是关键节点, 只有领导层带头使用, 才能确保系统应用完整, 流程顺畅, 实现真正意义的协同。二是管理层全面倡导。企业的管理层同样在公文收发、行政审批中起着重要的作用, 必须坚持规范使用;另外, 管理层通过协同办公系统, 可以指导本单位员工的工作, 如分配工作任务、传达工作要求、查看工作结果, 汇总工作业绩等, 对日常管理有极大的帮助。三是员工层坚持应用。协同办公系统是普通员工接收企业文件, 查询企业制度, 接受工作安排的重要途径, 企业实现无纸化办公后, 基本上成为了唯一途径, 员工必须养成每日上班就打开办公系统的习惯, 查看是否有新发的文件, 是否有待办事项, 是否有需要汇报的内容, 做到每日工作心中有数, 合理安排, 无遗漏, 不拖沓, 逐步养成良好的工作习惯。

二、克服各种负面情绪

任何一个信息系统的上线应用都是对传统方式的变革, 很少会有人主动愿意改变自己的习惯, 接受新事物, 因而多多少少会对系统有抵触情绪;除了心理上排斥之外, 使用上的畏难情绪也比较常见。如果是纸质的审批单, 只需要自己看一下, 签一个名字就可以了, 使用办公系统还要打开电脑、点击登陆再进行处理, 是不是太麻烦了?操作会不会很难? 其实, 系统的使用并没有那么难, 至少不会比QQ聊天、上网炒股、在线观看视频更难, 关键是要克服自身的负面情绪。企业员工对任何的新系统, 会存在一个从排斥到接受、从不了解到了解、从被动要求到主动应用、从生疏到熟悉, 从不愿意用到离不开的过程, 协同办公系统也是一样。而一旦开始接受、主动使用, 就会发现以前传统办公没有的种种好处, 比如可以随时看到审批流程的进展, 比如系统中的文件随时可以调出来查阅, 比如可以记录自己的工作安排, 随时查看是否有待办工作, 比如可以登陆内部论坛, 看看单位有没有组织什么新活动……等等, 深入了解和熟练使用后, 协同办公系统将成为大家日常工作中的得力帮手。

三、发挥知识管理作用

知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程。每个企业成立以来都会积累大量的知识信息, 比如发展历史、荣誉称号、规章制度、管理办法、岗位技能等等, 但需要查找某些内容时, 却往往如大海捞针一般无从下手。利用协同办公系统中的“知识管理”模块, 通过文档的分级管理和有限授权可以将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人。如新招聘员工可以了解企业发展历史、了解企业文化、学习《员工手册》, 新到岗员工可以了解岗位制度、工作要求, 提交某项申请时可以查看相关制度, 起草文件时还可以参考以往的文档内容……, 既方便、又准确。企业的知识资源及时更新, 注意积累, 运用得当, 对企业的人员培训、业务传承、事项办理会起到非常好的作用。

四、利用移动办公手段

传统办公方式下, 如果某项工作涉及到的人员外出, 审批和信息传递就会无法处理, 影响办公效率。而现代化的协同办公系统的基本特征是:支持完全的移动性, 利用目前可以使用的一切网络资源, 能实现跨地域、跨组织、跨网络的互通性。因此, 通过覆盖全国乃至全球的互联网络, 企业人员可以随时随地使用电脑或个人手机登陆协同平台进行办公, 批示公文、审核事项、查看方案、处理工作、督办任务……几乎每项工作都不会落下, 真正实现“协同无处不在, 全局尽在掌握”。

五、搭建内部沟通桥梁

热情、民主、开放的氛围有助于企业的和谐发展, 这就需要利用多种内部沟通手段, 准确表达管理意图, 充分听取员工意见。协同办公系统的新闻发布、公告管理、内部论坛、调查问卷以及企业文化的功能, 可以在一些与员工日常生活工作有关的事情中发挥作用, 比如, 党团教育、体育比赛、甚至是期房团购等事项在召开会议、发文征求意见的传统方式外, 可以通过协同办公系统的公告、投票、论坛, 采集意见和建议, 促进互动与沟通。员工的投票意见、论坛发言既可以署名, 也可以匿名, 鼓励员工积极参与企业组织的各项活动, 充分发挥员工的主人翁精神, 提高企业的凝聚力。

综上所述, 协同办公系统的应用, 应该通过提高意识、宣传倡导、移动办公等手段, 充分发挥规范流程、知识管理和内部沟通的作用, 将系统全面推广、深入应用, 使协同办公系统真正成为领导层决策参考、管理层掌控提高、员工层协作沟通的简单、易用、高效、规范的管理工具, 为企业的大发展、大腾飞助力护航。

摘要：随着现代化办公技术的快速发展, 使用协同办公系统的企业逐年增加, 但实际应用中很难达到预期效果, 本文针对系统应用和推广中出现的各种问题, 从实战角度归纳提炼了“提高全员应用意识、克服各种负面情绪、发挥知识管理作用、利用移动办公手段”等几个应用要点, 旨在为企业的决策层、管理层、操作层以及信息化部门提供有价值的参考。

协同办公系统在企业的应用 篇8

1 系统实施目标

协同办公是员工进行日常办公的平台和工具, 可实现无纸化的协同工作, 提供对工作流的设定与控制功能, 实现安全有效的公文流转和工作流程。协同平台管理目标是建立适应企业信息化发展思路及业务应用系统整合方向、满足信息化建设管理要求的办公自动化信息平台, 以先进成熟的技术平台及办公软件为工具, 建成高质量、高效率的信息门户及办公信息互联和共享, 借助办公自动化平台实现信息门户及办公管理信息资源整合和优化。

具体表现在以下几个方面:

(1) 业务梳理和调整:对企业各个部门的信息化需求进行整理和疏导, 并根据各部门的实际需求对各部门的业务流程进行相应的调整, 从而为信息化流程平台建立基础。

(2) 建立信息门户平台:对企业各个部门的相关文档资料和信息进行整理和共享, 为整个信息门户平台创建信息基础。

(3) 树立公司的信息门户形象:将公司的企业文化、公司形象, 通过外联网的形式, 将其展现到总部、其他分公司、新老客户以及潜在客户的面前, 为湖北新冶钢赢得更多的潜在商机。

(4) 提高工作效率:将员工的办公整合到信息平台中, 从而提高员工整体的工作效率和公司的办公效率。

(5) 信息整合:通过对办公形式、信息共享、应用整合等各个方面为公司的业务发展提供更大的助力, 从而实现整个公司的信息化平台的整合, 以达到整个公司的信息化建设。

2 协同办公系统在企业的具体应用

(1) 系统基础服务。包含系统界面:进行办公系统界面设计, 界面美观大方, 分辨率设计为1024x768, 以蓝色为主色调的;组织用户管理:系统管理员可以对系统进行管理, 公司领导有各模块和二级网站的使用权限, 普通员工原则上只能进入自己单位的二级网站和公共模块, 二级门户网站管理权限在各二级单位系统管理员负责;工作流引擎设计:系统有灵活的工作流引擎, 用户经过培训可以自己进行定制。

(2) 企业信息门户管理。包含网站管理:为员工提供一个展示信息、协同工作的综合的平台, 包含各类常用的信息发布、待办事宜、邮件、常用功能模块入口、常用系统链接等;部门二级门户管理:部门门户可全面地展现各部门的信息, 如管理制度、生产计划、生产日报周报、成本核算、生产调度简报等日常生产管理内容;新闻发布及管理:用于发表新闻、大事, 可以发布图片, 支持视频新闻, 可在新闻正文中插入视频短片。各类新闻可统一展示在门户首页, 管理员可以对图片新闻进行发布和维护, 普通用户只能浏览图片新闻的内容;通知公告管理:公司通知公告发布公司内重要通知, 发布内容可统一展示在门户首页, 公司所有员工可以查看;在线学习管理:满足500人同时在线学习;交流论坛:为企业员工提供了进行网上讨论和思想交流的园地;集成统一搜索:实现对门户网站内的信息进行全文搜索, 支持权限控制, 即用户只能搜索到其有权限查看的信息文档;应用系统在企业协同办公的集成:与企业信息化应用系统相集成, 实现单点登录, 可在网站内查看或展示各种财务分析报表和数据, 充分利用其功能将办公与业务有机地集成起来;文档中心管理:提供多维度的文档分类管理, 用户可按时间、作者、文档类型等属性进行分类浏览, 对企业的各种制度、技术标准、工艺规程等文档进行集中管理, 并可分配不同权限。

(3) 办公自动化系统。包括公文流转、公司文件审批、行政办公、个人办公、企业级邮件系统、企业级即时通讯、移动办公等功能。通过利用信息网络实现了各种文件、公文的处理和管理的自动化, 体现协同办公的规范化、透明度, 提高工作效率, 降低办公成本。提供了综合行政办公统一系统, 对于各种综合性的业务处理提供一个一致的体验。所有的企业资源都被整合在统一的系统上, 并个性化地展示给不同的用户群组和个体, 使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。

协同办公系统已经成为跨地域分布式部署的, 融内容管理、业务流程管理、知识管理及应用集成于一体的大型协同应用系统。它依托于分布式架构, 充分体现了知识管理和协同应用的设计理念, 帮助企业很好地解决了现实问题, 并因此加强了企业管理能力, 提高了企业运作效率。

3 系统总体技术架构

整个系统构架分为六层。

表现层:将企业办公业务相关的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上, 并以统一的用户界面提供给内部员工的信息系统, 具有信息发布、信息查询及信息定制功能, 向分布各处的员工提供其所需的信息。

应用层:协同办公是企业员工进行日常办公的平台和工具, 可实现无纸化的协同工作, 提供对工作流的设定与控制功能, 实现安全有效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台, 实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统。

应用支撑层:为应用系统提供了众多的基本组件, 用以组合、搭配形成各种应用系统, 并且作为组件, 还可以加入到现有的业务系统中, 加强现有业务系统的功能。

网络层:指企业内部的局域网环境以及应用系统运行配备的服务器设备及操作系统, 它将是办公自动化系统的基础设施。

安全管理层:对于整个应用系统而言, 安全管理将贯穿系统的始终。应用系统应该包括以下几个层面的安全管理:存储安全, 可通过建立软、硬件的备份机制来实现;操作安全, 方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现;传输安全, 可通过加密传输手段予以实现。综合运用以上所提出的安全管理手段, 可以充分地保障应用系统在其整个生命周期中的安全。

规章制度、体系规范:为了使系统管理的效率更高、更方便, 一方面, 对于系统初始信息设置、系统日常维护等管理内容, 系统将提供专门的管理工具供系统管理人员使用;另一方面, 对于人员权限设置、人员部门划分等与实际业务紧密相连的管理内容, 则交给各部门相关领导来控制。这样既能减轻系统管理人员的工作负担, 也可以使各部门对该系统的使用更加方便灵活。

4 结语

协同办公系统的建立不仅解决了企业审批流程复杂、工作效率低下、人员之间沟通不畅等现实问题, 还为领导提供了直观的视图, 能够方便地看到公司的各种生产经营信息。随着系统的推广应用, 它所提供的办公辅助功能逐步渗透到各项管理工作和业务活动中, 不仅为行政部门提供了日常管理和行政办公的服务平台, 也逐步成为了业务部门的好帮手, 有效地服务于企业核心业务, 使企业在协同办公、信息集成、知识管理、决策支持等方面有了一个全面的提升, 加强了企业管理能力, 提高了企业运作效率。

摘要：近几年来, 企业在生产、经营、技术等方面发展迅速, 特别是ERP系统的实施, 使得企业的管理水平上升了一个新的台阶。然而公司层面的办公系统却一直没有实施, 为满足现代化办公管理, 在本部与各下属单位建设一套统一的、先进的、具有发展前途的管理模式, 已刻不容缓。