办公审批系统

2024-07-06

办公审批系统（通用4篇）

办公审批系统篇1

摘要：随着信息化建设的发展, 协同办公也得到了快速发展, 研究开发网上审批签名系统是协同办公的主要研究方向之一。本文首先对协同办公中签名审批系统进行了需求分析, 然后结合企事业单位的工作流程和实际需求提出了设计一套具有权限管理机制、材料确认与审核、数据共享与数据完整性、信息交换、传输与验证、操作的排他性与独占性、操作跟踪机制、网络互联互通的工作平台, 本论文还列举了系统的设计分析, 并通过实现的模块功能来展示产品的实用性, 最后对本系统进行一个简明的总结。

关键词：协同办公,审批签名系统,流转模式,环路模式,环路模式

1 问题的提出

随着企业规模的扩大, 管理难度也必将越来大, 各项任务命令和信息交换都以文件形式下发和上报, 办公室的大部分工作都与处理文档有关, 工作难度也越来越大, 一项事务的处理, 需要很多相关部门配合, 大部分还要异地办理。办理中每个部门经过收集材料、审核材料、开会研究讨论, 外加一些其他因素, 办完一件事, 短则几天, 长则几个月, 尤其是涉及的部门越多, 办理时间就越长, 大大降低了工作效率。随着信息技术的飞速发展, 网络的普及, 协同办公系统也得到了快速发展, 现正朝着整合各部门的各项硬、软件资源, 统一网络办公的规范标准, 实现联合办公的方向发展。研究开发网上审批签名系统是协同办公的主要研究方向之一。

2 系统分析

网上审批签名系统是项技术含量高且又复杂的系统, 涉及到计算机领域的信息系统管理技术、网络安全技术、网络通信技术、数据加解密技术等。

2.1 文档处理类型分析

在日常工作中, 我们处理的文档主要分为两种方式。

一种是发文处理, 经部门人员起草后, 交部门领导审核, 然后找相关部门会签, 文档发布条件具备后转单位秘书, 由秘书送单位领导审批签字, 再由秘书发布文件。其中发文处理又分单位发文、部门发文、联合发文三种方式, 每种发文方式不同的操作流程其处理过程都一样, 只是处理步骤不同而已。

另外一种是收文处理, 收文包括上级下发的文件、下级上报的文件以及其他送达本单位的文件, 文件收到后由秘书送单位领导批示, 秘书再根据领导的批示, 交相关部门办理, 各部门收到办理的文件后在部门领导的指导下办理或传阅。

2.2 功能分析

网上审批签名是基于计算机网络在统一数据传输和数据处理标准下, 多部门实现跨网络交换信息, 同时进行信息加密传输与认证的统一协调办公系统。在实际操作中, 审批签名主要包括的应用有签名、批示、盖章、修改文档内容等。

从应用的角度出发, 它应具备的功能有:一是完善的权限管理机制;二是材料确认与审核;三是数据共享与数据完整性;四是信息交换、传输与验证;五是操作的排他性与独占性;六是具有操作跟踪机制;七是网络互联互通。

2.3 审批签名模式分析

用户通过协同办公系统把文档提交到相关领导和部门, 对应人员收到文档后, 依照专业范畴、职能分工的不同进行审批、签名。整个审批签名在审批签名系统下将协调各责任部门按照逻辑顺序协同工作, 完成事务, 最后把事务结果反馈到网上或通知原提交文档用户。

根据流转模式的不同, 网上审批签名可分为5种模式:⑴线性模式:该模式是各办理用户依次以流水作业的形式处理, 处理顺序不固定。⑵树形模式:该模式是将审批文档依情况分发到相应的部门进行办理。⑶环路模式:该模式是将审批文档按职能分工, 按部门进行顺序审批, 直到最后审批完毕回到初始用户。⑷汇聚模式:该模式是将审批业务依情况分成若干个小业务, 每个小业务由相关部门审批处理, 最后汇聚。⑸混合模式:该模式是对一项复杂的审批业务, 审批中可能涉及到线性、树形、环路、汇聚等多种模式。

3 系统设计

系统设计以当前流行的三级体系统结构模式为主, 遵循客户端、应用服务器、数据库服务器结构。其中的应用服务器又为分为四层进行设计, 一是用户层, 二是数据交换层, 三是数据验证与跟踪层, 四是数据库服务层。整个体系结构如图3.1所示。

第一级客户端主要实现用户在物理端的操作, 第二级WEB服务平台主要是应用服务器端的处理, 担负着审批签名系统的完全实现, 第三级数据库服务器主要是数据存储。

用户层主要实现用户登录、注册、用户基本资料的修改, 文档提交、审批签字流程查询、文档审批状态查询、文档审批签字结果通知、文档检索与查询、后台管理、监控 (单位领导和部门负责人可以随时监控某一工作的进展情况, 并即时进行督办) 等。

数据交换层是协同办公平台的核心, 是实现跨网络协同工作的集成平台, 主要功能是构建网络间的信息交换体系, 统一信息交换规则与标准, 接受客户端服务请求, 并进行审批签字操作, 主要实现功能有审批、签字、盖章、手写签名、数位屏……

参考文献

[1]张海藩.软件工程导论学习辅导[M].北京:清华大学出版社, 2004年9月.

[2]萨师煊, 王珊.数据库系统概论[M].北京:清华大学出版社, 2002年2月.

[3]张海宽.管理信息系统概论.第二版.北京:高等教育出版社.2005.

[4]汪孝宜, 刘中兵, 徐佳晶, 等.JSP数据库开发实例精粹[M].西安:电子工业出版社, 2005年1月.

报销审批辅助决策系统研究篇2

报销管理系统是企业成本支出的窗口,对于控制企业成本、提升企业盈利能力和企业竞争力起着十分关键的作用。传统的报销管理系统仅停留在报销业务处理层面,没有对数据进行深入分析,导致审批人在审批报销单时缺乏相应的关键信息,从而使审批过程沦为走过场,无法对报销支出进行有效监控。

漏洞百出的报销管理常常给企业带来巨大损失,如美国广播公司ABC曾有报道,某公司的多位员工成功将苹果网上音乐商店的下载费用算到了公司头上,金额累计高达10万美元;诺基亚公司原人力资源经理曹威利用职务之便,以本单位已离职员工王某的名义,虚报各类费用52笔,共计人民币478万余元,后转入其个人账户内消费挥霍。

在报销单据审批过程中,各级管理者应当分别对报销单据的真实性、合规性、必要性、合理性、经济性分别进行审核,但由于缺乏审核所需要的相关信息,各级管理者,尤其是高层管理者根本无法履行自己的审批责任。比如,高层管理者难以判别一张住宿费单据是否具备经济性,因为不同时间、不同地区、不同档次的宾馆价格差异很大,高层管理者无法仅凭报销单据本身的信息作出准确判断。

2 报销审批辅助决策系统设计

报销审批辅助决策系统的主要目标是解决各级管理者在审批中的信息缺失问题,从而使审批真正落到实处。为防止问题报销单通过审批,系统设置了四道防线,分别是:真实性检验、合规性检查、经济性检查、支出报表分析。

2.1 真实性检验

报销内容的真实性是审批中最主要的检验项目,系统通过检验发票真实性,账实一致性和异常检测来实现真实性检验。

2.1.1 发票真实性

系统通过图像识别,自动提取发票扫描图像中的发票代码等信息,然后在后台查询税务系统发票数据库,根据发票代码等签别发票真伪。

2.1.2 账实一致性

原始票据信息通过图像识别录入系统后,可自动与报销单中的费用发生日期、费用金额等进行比对。如公司为减少旅程时间,规定出差应优先选用高铁普通座,若员工实际车票为普快硬卧,则系统可自动识别并提醒审核人员。

2.1.3 异常检测

异常检测是指对异常报销行为进行自动识别。

(1)重复报销检查。例如一个月内报销两次宿舍水电/网络费或电话费,两次差旅费报销区间重叠,差旅费与探亲费报销时间区间重合,同一张发票用于两次报销(发票号相同)等。

(2)员工差旅费报销单与请假单时间重叠。

(3)差旅费报销单目的地与同时间接待费开票地点不一致,例如出差目的地为“湖北”,客户接待费开票单位为“广东XX公司”。

2.2 合规性检查

企业针对报销有很多规定,这些规定可以转化成校验规则,嵌入本系统。系统对嵌入的规则逐条检查,将每张报销单的违规情况通过信息展示界面展示给审批者。每张报销单提交时,系统都自动进行合规性检查。合规性又可分为个体合规性和整体合规性。

2.2.1 个体合规性

个体合规性即单张单据合规性,包括数据自洽性、金额及交通工具是否超标,报销项目是否在规定允许范围内等。其中数据自洽是指单据各项内容之间没有矛盾,例如:住宿天数不能超过出差天数(即出差结束日期-出差开始日期),出差补帖天数不能超过出差天数,费用截止日期不能早于费用开始日期,制单日期不能晚于费用截止日期6个月以上等。

2.2.2 整体合规性

检查员工、部门、项目各类报销总金额是否超出规定上限或者预算,具体检查项目取决于公司具体规定。对金额较大报销单,即使其未超出上限,也可将其对部门、项目总支出的影响情况报给审核人。

2.3 经济性检查

即使报销内容真实、合规,也不一定就是合理的。虚假报销的另一类表现形式就是价格虚高,针对这一问题,审批人需要对报销单据的经济性进行检查。本系统的经济性检查模块首先对报销单进行分类,找出与当前报销单同类的历史报销单,然后通过对比,检查当前报销单在成本上是否合理。对成本明显偏高的,相关信息将作为疑点通知审核人。

2.4 支出报表分析

报表分析模块预先设置好报表模板,根据审批人自身的审批职责和权限,提供相应的财务汇总数据及其分析结果。系统便自动把对应数据预先计算好,并同时对数据进行智能分析,最后将分析结果和数据以文字、数字、图形、表格等方式按报表模板格式展示给审批人。审批人通过查看当前报销单据对部门预算的影响、当前报销人的历史报销总金额、当前支出总金额等信息,决定当前报销单据是否审批通过。

3 结语

报销审批辅助决策系统可以为审批决策提供信息支持。借助本系统,审批人可以快速获取审批所需信息并作出合理的审批决策,从而提高审批效率,降低企业成本,提升企业竞争力。

摘要：传统的报销管理系统仅仅停留在报销业务处理层面,没有对数据进行深入分析,导致审批人在审批报销单时缺乏相应的关键信息,从而使审批过程流于形式,无法对报销支出进行有效监控。本文介绍了一种辅助审批系统,通过分析报销相关的数据,将分析结果和相关关键信息集中展示给审批人,辅助其审批决策。

关键词：报销,审批,辅助决策,报销管理

参考文献

办公审批系统篇3

今年以来，政务大厅紧紧围绕县委、县政府决策部署，继续深化行政审批制度改革，大力推行政务服务标准化建设，探索创新公共资源交易工作，积极筹建并顺利开通运行“12345”市民服务热线，加强镇街便民服务中心规范化建设，政务服务综合能力得到明显提升。

一、主要工作

（一）大力推行政务服务标准化建设

一是清理行政许可，摸清审批事项底数。依据市政府《关于保留和取消、下放市级行政审批事项的决定》文件，配合县法制局对全县行政审批事项进行梳理，经初步审查，计划把原来的204项行政审批事项精简到121项。

二是深入落实“两集中、两到位”。按照《深化行政审批制度改革落实“两集中两到位”实施方案》要求，深入落实两集中两到位管理工作，确保“厅外无审批”。根据实际工作需要，调整进驻窗口设置，增设了农机专项工作服务厅，配齐监控设备，确保有效监管。

三是推行“四个一”工作机制。审批事项一口受理。实行审批事项统一登记、“一口受理”，将审批工作由松散办理转为集中管理模式。加强督查考核力度，印发《临沭县政务大厅专项工作服务厅管理考核办法》；通过电子监察系统对窗口行政效能及办件情况进行实时监督，对窗口服务工作实行强制评价。行政事业性收费一表制；所有审批审批部门、收费项目、收费标准一次性告知办件人，为办件人提供简明直观提示；扩大涉企收费一费制范围。扩大收费企业范围，今年纳入一费制管理企业166家，完成谈费定费1320万元；代办服务一站式。进一步优化并联审批、代办服务流程，对重点项目，实行联席会议制度，同时深入企业和重点项目现场，上门指导服务，保障了各级重点项目顺利实施。今年1-10月份，累计受理各类办件22148件，办结22148件。按时办结率100%。实现审批收费7611.1万元。

（二）规范公共资源交易行为

按照“统一平台、资源共享，分类交易、全程监督，整合流程、高质高效”的要求，推进公共资源交易平台统一规范管理。1-10份累计完成交易项目332宗，实现交易总额26.9亿元，增收节支3.2亿元。其中，政府采购167宗，完成交易总额1.08亿元；建设工程87宗，中标金额5.7亿元；土地交易35宗，出让金额15.3亿元；产权交易5宗，交易额625.5万元。

一是提升中介服务水平。参照临沂市公共资源交易中心的有关规定和做法，结合实际，对中介机构实行服务项目跟踪绩效考核和定期评审制度，确保中介机构服务到位不越位。

二是实施交易规则、交易软件流程再造。对现有交易软件进行改造升级，完成了国泰新点软件的安装调试工作，与市公共资源交易中心的软件有效对接，推进市县联网，为探索远程交易、远程评标打下基础，力争尽快实现网上报名、开标评标。

（三）加强政务服务平台建设一是筹建运行12345市民服务热线。县12345热线场所自5月1日开工建设，累计投入220余万元，总面积800平方米，于7月1日在全市率先开通了与市12345热线统一对接的县级热线话务平台。9月5日，我县召开了县级班子全体成员参加的热线工作推进会议。10月12日，全市热线建设工作推进会议在我县召开，市政府秘书长谭庆功、市行政服务大厅主任杨主强等领导参加会议并作重要讲话，临沭县在会上作了典型发言。

1、建全工作机制。按照“集中受理、分级负责、归口管理、限时办结”的工作原则，明确117个热线承办单位，66个知识库管理维护单位，建立了以县热线办为中心，上承市热线办、下接各承办单位的工作体系。

2、完善规章制度。制定印发《关于切实做好临沭县12345市民热线办理工作的通知》《临沭县“12345”市民服务热线工作办理和考核办法、（试行）》、《12345市民服务热线工作责任追究办法（试行）》等管理和考核文件。同时，不断加强内部管理，制定县热线办话务员考核制度、工作日志制度、24小时值班制度、重大事项上报制度等内部运行机制，保障热线运转正常有序。

3、加强督办落实。坚持对每个转办到部门的办件，都做到100%回访；定期编发月报、周报，及时对外公布热线“接转办”情况及部门办件情况，已累计编发月报3期、周报7期，专报3期；在临沭新闻栏目开办《12345热线追踪》专题栏目，围绕群众反映的与群众基本生活相关的民生、公共服务等事项开展督办工作，现已连续播发35期，在观众中产生了积极反响。截止10月31日，累计接到市民来电11445余件，受理诉求事项5798件，10月份日均来电量102件。

二是推进三级便民服务网络建设。在去年完成全县10个镇街便民服务中心场所建设基础上，完成了场所标识、工作流程的标准化改造，完善工作制度，保障便民服务制度化规范化；利用网络技术，实现县镇两级服务平台互联互通，为群众提供及时便捷的网上咨询、网上预审服务；对进驻事项进行重新梳理，按照“一人多岗、一人多能”的原则，优化窗口设置、合理配置人员；在全县推广实施“全科医生式”工作人员进驻模式，解决人员入驻和提高办事效率的矛盾，白旄镇实行“前柜台、后办公”工作模式效果很好；逐步建设村居服务室，为下一步县乡村三级便民服务网络建设奠定基础。按照全市要求，县政务大厅网络视频与市纪委监察平台互联对接，全面实现了市县联网监督。

三是建立农村产权交易体系。初步梳理三权交易、流转工作流程和规章制度，拟定了我县农村产权制度改革实施意见，初步确定了农村产权交易中心建设规划，明确了布局设计、科室、职责、人员配备。

二、存在的问题和困难

办公审批系统篇4

关键词：建设用地,图形审查,功能设计,GIS

0 引言

近年来国民经济快速发展, 城市规模迅速扩张, 国家对农用地转建设用地和集体土地征收为国有土地的审批日益严格。目前已有一些学者发表了很多关于GIS在建设用地审批、土地执法监察等国土资源管理方面的论文, 孟凡荣等论述了国土资源部建设用地审批系统中GIS的应用[1], 王慧珍等论述了GIS数据管理和空间分析功能在建设用地管理中的应用[2], 谈媛媛等介绍了建设用地审批系统的总体架构[3], 张云鹏等介绍了GIS技术与建设用地审批系统的无缝集成[4], 孙亚琴等论述了国土资源电子政务中GIS和工作流的集成应用[5]。韩杰, 江鹢, 于冠男等论述了GIS在土地执法监察中的应用[6,7,8]。目前大部分建设用地审批系统功能局限于申报审查材料的表单填写、附件上传和审查意见填写, 能够利用GIS技术与建设用地审批审查要点结合, 深入剖析国土资源各类数据库在建设用地审批中如何应用的文献较少, 本文通过分析建设用地审批过程中的审查要点和国土资源各类数据库之间的内在关系, 介绍建设用地审批图形审查功能设计内容。

1 现有数据情况及审查要点

以图管地、以图管矿是国土资源管理的客观要求, 以现有数据库为基础结合审批审查要点, 对建设用地地块范围内的国土资源各类数据库进行叠加分析, 利用GIS技术从国土资源各类数据库中自动提取建设用地范围内的相关数据, 并与填报材料中的数据之间进行比对, 通过报表的形式给出审查结果。结合填报材料中的数据、现有数据库和审查要点要点总结如下:

1) 建设用地审批填报所需数据

建设用地申请表、建设用地呈报说明书、农用地转用方案、土地征收方案、土地供应方案、补充耕地方案、勘测定界材料、土地利用现状图、土地利用规划图等。

2) 与建设用地审批相关的数据库情况

与建设用地审批相关的已有的主要数据库包括, 土地利用现状数据库, 土地利用规划数据库, 基本农田数据库, 区片价数据库。

3) 审查要点

参加建设用地审查的主要处室包括征转用地管理处、地籍处、规划处、耕地保护处等处室。征转用地管理处依据区片价数据库对申报项目征地补偿方案进行审查, 地籍处依据土地利用现状数据库对权属地类进行审查, 规划处依据土地利用总体规划数据库对申报项目是否符合规划进行审查, 耕地保护处依据基本农田保护数据库对申报项目是否占用基本农田进行审查。

2 系统架构

建设用地审批系统主要功能包括审批业务办理和图形审查功能, 系统运行于国土资源内网, 采用B/S架构, 图形平台采用Arc GIS Server 9.3, 开发语言采用C#, 总体架构如图1所示。系统基于国土资源数据中心开发, 数据中心中包含三部分数据, 分别为审批业务数据库、审批业务信息配置数据库和国土资源空间数据库。审批业务数据库包括建设用地审批填报所需数据和建设用地批复数据;审批业务信息配置数据库包括流程、用户信息、权限、角色信息等内容;国土资源空间数据库主要为与建设用地审批相关的空间数据库。建设用地审批业务办理和图形审查功能的实现通过调用数据接口和服务, 从国土资源数据中心中获取和写入数据。

3 图形审查功能设计

图形审查功能设计的主要思想是通过分析建设用地审批过程中的审查要点和国土资源各类数据库之间的内在关系, 利用GIS技术从国土资源各类数据库中自动提取建设用地范围内的相关数据, 并与填报材料中的数据之间进行对比, 通过报表的形式给出审查结果, 为科学审批提供辅助参考和依据。

3.1 权属地类审查功能设计

权属地类审查是建设用地审批过程中审查的重点内容, 系统将建设用地呈报说明书中填写数据与从土地利用现状数据库中地类图斑层中的地类面积和权属性质进行对比, 审查结果的展现形式如图2所示, 包括申请用地总面积、新增建设用地面积, 申请农用地面积, 申请建设用地面积, 申请未利用地面积等以及相应的审查面积。土地利用现状数据库中地类图斑层属性表结构如表1所示[9]。

3.2 土地利用总体规划审查

建设用地项目必须符合土地利用总体规划, 系统将建设用地地块空间范围与土地利用总体数据库中建设用地空间管制区图层进行叠加分析, 将分析结果以审查表格的形式展现, 审查结果如图3所示, 包括总面积、符合规划面积、不符合规划面积、有条件建设区面积、限制建设区面积、禁止建设区面积。建设用地空间管制区图层属性表结构如表2所示[10]。

3.3 基本农田审查

涉及占用基本农田的建设用地项目, 需经国务院审批, 按照数量不减少, 质量有提高的原则进行基本农田补划。系统将建设用地地块空间范围与基本农田数据库中基本农田保护图斑图层进行叠加分析, 将分析结果以审查表格的形式展现, 审查结果如图4所示, 包括报批占用基本农田面积, 审查占用基本农田面积。基本农田图斑图层属性表结构参见表1。

3.4 征地区片价审查

建设项目涉及集体土地征收为国有土地时按照区片价格给与集体土地所有权人补偿, 补偿标准按照区片价执行, 系统以区片价数据库为依据, 对申报项目的征收土地方案中的数据与区片价数据库中区片价图斑层进行叠加分析, 审查结果如图5所示。区片价图层属性结构表如表3所示。

3.5 常用图形工具

在以上介绍的四种审查功能结果表中都有图形查看图标, 点击图形查看图标可进入图形审查界面, 图形审查界面内具有常用的放大、缩小、平移、属性查看等功能, 如图6所示。

4 结论

本文紧密结合建设用地审批对图形审查的实际需求, 设计出了符合审批人员业务办公习惯的智能审查工具, 既减轻了审查人员的劳动强度, 又提高了审批效率, 为建设用地审批规范化、科学化起到了积极的推动作用。

参考文献

[1]孟凡荣, 吴洪涛, 等.基于“一张图”的部建设用地审批系统建设[J].国土资源信息化, 2010 (6) :37-39.

[2]王慧珍, 称雄, 等.基于GIS的建设用地管理系统设计与实现[J].测绘科学, 2009, 34 (5) :178-180.

[3]谈媛媛, 高飞, 胡小华.建设用地审批管理系统的分析与设计[J].合肥工业大学学报:自然科学版, 2008, 31 (11) :1821-1824.

[4]张云鹏, 孙燕.基于WebGIS的市县级建设用地审批系统的设计与实现[J].国土资源科技管理, 2007 (6) :108-112.

[5]孙亚琴, 闾国年, 等.国土资源电子政务中GIS与工作流的集成应用研究[J].测绘科学, 2008, 33 (5) :189-191.