企业办公系统

企业办公系统（精选12篇）

企业办公系统 篇1

近年来, 信息技术日新月异, 信息化建设成为提升企业的综合实力、促进企业发展的重要手段。业务方面, 需要依靠功能强大的ERP软件支撑;管理方面, 则要充分发挥协同办公系统的作用, 实现管理的精细化、规范化。

协同办公系统是帮助企业搭建统一、融合、个性化的办公信息门户, 实现管控型的流程管理、活水化的知识管理以及跨组织跨地域的事项协作, 构建集公文管理、会议管理、档案管理、知识管理、电子公告以及论坛于一体的综合办公平台。

协同办公的发展经历了四个阶段:第一阶段是文档型办公, 即利用word、excel等办公软件, 实现文档的电子化, 打印、传递更加快捷;第二阶段, 邮件收发、电子公文交换使办公进入了网络时代, 实现了电子文档的流转与协作;第三阶段, 协同办公平台的开发推广, 实现了企业的工作流管理, 网上审批逐步应用, 企业内部的管理规范化、制度有形化, 同时集成了部分行政管理和知识管理功能;第四阶段, 协同办公平台逐步向企业应用门户方向发展, 全面整合企业ERP、人力资源、财务管理等多业务系统, 协同软件将成为企业整体应用的枢纽。

协同办公系统助力企业发展人所共知, 但多数企业应用效果却仅仅是“看起来很美”。企业在系统上线时信心满满, 期待着系统应用可以大幅度提升管理水平, 实际上使用几年下来, 往往仅实现了公文电子化, 很多企业甚至电子公文与纸质公文依然并行, 更别提其他系统功能的应用和推广了。

协同办公系统要达到好的应用效果, 应从以下几方面入手:

一、提高全员应用意识

一是领导层带头使用。办公系统中的审批和纸质单据的审批流程相同, 而且更规范、更明晰, 体现了企业管理的规范化和制度化。协同办公系统与ERP系统一样, 是“一把手”工程, 公文收发的流程、行政管理的审批, 各级领导都是关键节点, 只有领导层带头使用, 才能确保系统应用完整, 流程顺畅, 实现真正意义的协同。二是管理层全面倡导。企业的管理层同样在公文收发、行政审批中起着重要的作用, 必须坚持规范使用;另外, 管理层通过协同办公系统, 可以指导本单位员工的工作, 如分配工作任务、传达工作要求、查看工作结果, 汇总工作业绩等, 对日常管理有极大的帮助。三是员工层坚持应用。协同办公系统是普通员工接收企业文件, 查询企业制度, 接受工作安排的重要途径, 企业实现无纸化办公后, 基本上成为了唯一途径, 员工必须养成每日上班就打开办公系统的习惯, 查看是否有新发的文件, 是否有待办事项, 是否有需要汇报的内容, 做到每日工作心中有数, 合理安排, 无遗漏, 不拖沓, 逐步养成良好的工作习惯。

二、克服各种负面情绪

任何一个信息系统的上线应用都是对传统方式的变革, 很少会有人主动愿意改变自己的习惯, 接受新事物, 因而多多少少会对系统有抵触情绪;除了心理上排斥之外, 使用上的畏难情绪也比较常见。如果是纸质的审批单, 只需要自己看一下, 签一个名字就可以了, 使用办公系统还要打开电脑、点击登陆再进行处理, 是不是太麻烦了?操作会不会很难? 其实, 系统的使用并没有那么难, 至少不会比QQ聊天、上网炒股、在线观看视频更难, 关键是要克服自身的负面情绪。企业员工对任何的新系统, 会存在一个从排斥到接受、从不了解到了解、从被动要求到主动应用、从生疏到熟悉, 从不愿意用到离不开的过程, 协同办公系统也是一样。而一旦开始接受、主动使用, 就会发现以前传统办公没有的种种好处, 比如可以随时看到审批流程的进展, 比如系统中的文件随时可以调出来查阅, 比如可以记录自己的工作安排, 随时查看是否有待办工作, 比如可以登陆内部论坛, 看看单位有没有组织什么新活动……等等, 深入了解和熟练使用后, 协同办公系统将成为大家日常工作中的得力帮手。

三、发挥知识管理作用

知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程。每个企业成立以来都会积累大量的知识信息, 比如发展历史、荣誉称号、规章制度、管理办法、岗位技能等等, 但需要查找某些内容时, 却往往如大海捞针一般无从下手。利用协同办公系统中的“知识管理”模块, 通过文档的分级管理和有限授权可以将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人。如新招聘员工可以了解企业发展历史、了解企业文化、学习《员工手册》, 新到岗员工可以了解岗位制度、工作要求, 提交某项申请时可以查看相关制度, 起草文件时还可以参考以往的文档内容……, 既方便、又准确。企业的知识资源及时更新, 注意积累, 运用得当, 对企业的人员培训、业务传承、事项办理会起到非常好的作用。

四、利用移动办公手段

传统办公方式下, 如果某项工作涉及到的人员外出, 审批和信息传递就会无法处理, 影响办公效率。而现代化的协同办公系统的基本特征是:支持完全的移动性, 利用目前可以使用的一切网络资源, 能实现跨地域、跨组织、跨网络的互通性。因此, 通过覆盖全国乃至全球的互联网络, 企业人员可以随时随地使用电脑或个人手机登陆协同平台进行办公, 批示公文、审核事项、查看方案、处理工作、督办任务……几乎每项工作都不会落下, 真正实现“协同无处不在, 全局尽在掌握”。

五、搭建内部沟通桥梁

热情、民主、开放的氛围有助于企业的和谐发展, 这就需要利用多种内部沟通手段, 准确表达管理意图, 充分听取员工意见。协同办公系统的新闻发布、公告管理、内部论坛、调查问卷以及企业文化的功能, 可以在一些与员工日常生活工作有关的事情中发挥作用, 比如, 党团教育、体育比赛、甚至是期房团购等事项在召开会议、发文征求意见的传统方式外, 可以通过协同办公系统的公告、投票、论坛, 采集意见和建议, 促进互动与沟通。员工的投票意见、论坛发言既可以署名, 也可以匿名, 鼓励员工积极参与企业组织的各项活动, 充分发挥员工的主人翁精神, 提高企业的凝聚力。

综上所述, 协同办公系统的应用, 应该通过提高意识、宣传倡导、移动办公等手段, 充分发挥规范流程、知识管理和内部沟通的作用, 将系统全面推广、深入应用, 使协同办公系统真正成为领导层决策参考、管理层掌控提高、员工层协作沟通的简单、易用、高效、规范的管理工具, 为企业的大发展、大腾飞助力护航。

摘要：随着现代化办公技术的快速发展, 使用协同办公系统的企业逐年增加, 但实际应用中很难达到预期效果, 本文针对系统应用和推广中出现的各种问题, 从实战角度归纳提炼了“提高全员应用意识、克服各种负面情绪、发挥知识管理作用、利用移动办公手段”等几个应用要点, 旨在为企业的决策层、管理层、操作层以及信息化部门提供有价值的参考。

关键词：企业,协同办公,应用

企业办公系统 篇2

OA办公系统可以提升企业的办公效率

一、时间上的节省。

我们每天都要查看自己的日程安排，我们每天也都要添加日程，如果一个月有200个日程的安排，我们就得输入200条日程内容，这样就大大的加重了我们的工作量，效率也就降低了，但是通过新一代OA的“我需留意”，却可以大大的减少工作量和添加过程中浪费的时间。我需留意中设置支持员工自定义其工作台，员工可选择把与其工作相关的信息组件放在工作台上。自定义工作台允许员工定制个性化的工作台及工作台内的组件，方便员工登录系统后直接在工作台展开工作。工作任务指派、日历及提醒。允许员工进行工作任务指派、在个人电子日历上安排工作计划，系统会适时发出提醒和通知，确保员工的工作事项没遗落。实时任务狀况(自已及下属)允许员工通过工作日历实时跟踪任务的执行状况，并且上司可查看下属的任务安排及任务完成情况。从而节省了时间，工作效率大大提高

二、确保组织计划的准时推进。

企业在发展过程中，每一步的计划是否可以按时推进?推进的效果是否可以保质保量?如何才能保证企业的发展都是按照计划在进行?因为当前很多企业的发展计划都是非常不明确，某个时间段要发展成什么样都没有很明确的时间点，更不用说真正落实到实现计划的任务上是什么了，大多数都是感觉忙的不可开交，可是最后的结果照样不怎么地。新一代先进的OA 它能与CRM、HR及项目管理自动结合，而且所有数据也能自动相通。OA不但可为新任员工提供流程、沟通以及与团队协同的帮助, 还可帮助有经验的员工追踪、统计、自动生成报表、甚至使用商业智能。此外，OA还允许自定义菜单及界面, 新任员工和有经验的员工都可按需定义不同的菜单及界面。

3.三、信息、文档、知识最大的共享给有需要的人员。

让企业单位很头疼的事情就是，信息、文档、知识不能有效的共享给有需要的人员，每当想要寻找某个文档或某个信息时，总是无法找到，知道这类文档或信息单位里有，但就是不知道在哪里，找不到，最终有价格的文档或信息，变成了没有用的垃圾，使企业丢失了大量珍贵的材料。

企业生态系统 篇3

《财富》杂志公布全球企业最新排行榜

美国《财富》杂志公布了全球企业500强最新排行榜，美国连锁零售商沃尔玛以2879亿美元的营业收入连续4年蝉联榜首，英国石油公司和美国埃克森美孚石油公司分别位居第2和第3，营业收入为2851亿美元和2708亿美元。如果按利润排名，埃克森美孚石油则以253亿美元排在首位，英荷壳牌石油、通用汽车、戴克汽车、丰田汽车、福特汽车、通用电气及道尔达位居第4至第10位。中石化、国家电网和中石油3家中国企业入围500强的前50名。其中中石化的排名飞跃了23个台阶，从上年的第54位上升到第31位，成为中国方阵的领头雁。

如今，进入《财富》全球企业500强的争夺非常激烈，想跻身其中的确并非易事。今年全球企业500强中最后一名为美国的马斯柯公司，其营业收入为124.3亿美元，相当于约旦的国内生产总值。相比之下，去年全球企业500强的最低入围则为108亿美元，这意味着500强的入围门槛增长了14.8%，增幅创下了历史最高纪录。

当前，我国外贸已经进中国企业商标战略要有国际化视野

近来，中国本土企业的商标屡屡在国外遭到抢注或引发官司。海信商标在德国被博世－西门子公司抢注、海尔因“Haier”商标与德国一家公司打起了官司、厦门东林电子公司“萤火虫”商标被西门子欧司朗公司在欧洲18个国家抢注。如今麻烦又落到了新科、康佳和德赛身上，３家企业的商标在俄罗斯遭到一家公司抢注。

与国外企业相比，中国企业的商标保护问题很严重。目前，有来自129个国家和地区的外国企业到中国注册商标，其中通过马德里体系延伸到中国的超过13万件商标。而中国企业在国外注册的相对较少，通过马德里体系到国外注册的仅有2995件。另有资料显示，2004年世界品牌实验室公布的“中国500个最具价值的品牌”中，有46％未在美国注册，50％未在澳大利亚注册，54％未在加拿大注册，而未在欧盟注册的比率高达76％。试想，面对这么多拥有巨大财富的未注册知名商标，处于激烈竞争中的国外企业能不动心吗？

中国企业要加强保护意识，尽早针对国外的目标市场进行商标注册工作，以便在进入国际化市场之前解决好商标烦恼。

如何在并购中领先？

虽然中国汽车行业中的并购重组从未停止过，然而却从未像今天这样活跃和激烈。人们尚未从上汽重组金杯通用、中航科工整合哈飞与昌河、长安收购江铃等并购中感受到这一趋势时，却又传来了上汽欲重组重汽和南汽、长安欲重组中兴、奇瑞欲并购一汽扬子等一系列并购重组的计划和方案。并购重组是汽车企业获取竞争能力的很好的途径，那么汽车企业如何在并购中领先？首先，在制定具体的并购战略前，企业必须对以下几大关键问题予以明确回答，即：我们准备并购谁?并购目标是否符合企业的发展战略?企业自身是否具备并购的能力和相关的资源？通过并购最终能给企业带来多大的协同效应？双方的企业文化是否能够融合？其次，在并购的进行过程中要做好审计工作；最后要做好并购完成后的整合工作。

怎样“走出去”？

据资料统计，国际服务贸易已占全球贸易总额的25%，年平均增长速度超过15%，远远快于货物贸易的增长速度。面对世界服务贸易自由化的趋势，我国服务企业要生存和发展，不仅要守住国内市场，而且要积极主动“走出去”，开拓国外市场。

怎样“走出去”？第一，要发挥传统比较优势与培育信息比较优势并举；第二，要加大对服务基础设施以及专有技术与人才的投入；第三，要采取多种手段培育服务市场；第四，服务企业要尽快建立适应于跨国竞争的企业战略；第五，要树立现代服务业营销观念，提高服务业的管理创新能力。

多元化扩张的病灶在哪儿？

当中国家电企业纷纷从彩电、空调，扩张到手机通讯、音响、冰箱、洗衣机、小家电，甚至汽车领域，业务规模从几十亿快速增长到上百亿，并且打算实现国际化时，家电企业的品牌却出现了问题。固有的形象不但没有强化，而且面临空心化和模糊的危险，公众在家电企业的快速扩张中失去了品牌认知的方向。多元化扩张中的品牌陷阱的病灶在哪里呢？可以归纳为三点：第一，一流的市场，二流的品牌。“渠道为王”的习惯性思维直接影响了品牌形象的塑造。长期以来渠道主导的营销文化造成了家电企业推力有余，而拉力不足的现状，反映在消费者认知中，就大多数只是二流品牌的形象；第二，战略性品牌管理缺位，品牌管理体系缺失。第三，品牌管理理念老化，品牌策略摇摆不定，品牌管理方法论滞后。

如何做好人力资源管理？

许多房地产企业近几年发展困难，原因固然很多，但房地产从业人员专业素质较差，企业领导对人力资源管理工作重视不够是其中最直接的原因之一，因此房地产企业要在复杂环境中驾驭自己的市场经营活动，求得经济效益的提高，必须在企业人力资源管理工作上下工夫。

第一，通过对现有企业领导层人力资源的发掘和培养，使一般的企业经营者上升为知识型领导；第二，对决策层人员实行目标责任制；第三，加强内部的情感交流；第四，建立民主监督和决策制度；第五，加强房地产企业管理人员政策和理论上的学习，提高其业务素质，减少工作中的盲目性和决策失误；第六，丰富现有的激励手段。

人事

陈章良卸任北大高科

北大高科实际控制人变更为北京中农大科技企业孵化器有限公司后不久,董事会随即“换帅”，并发出公告,因公务原因,董事会同意原董事长陈章良不再担任本届董事会董事长,推举陈章良担任公司名誉董事长。董事会选举来自中国农业大学的傅泽田、胡金有分别担任公司董事长和副董事长。同时聘任王克昕担任公司总经理,郭景军担任公司财务总监,蒋伟诚担任公司董事会秘书。

董事会表决时,董事卢振威和郭景军对公司更换董事长的议案提出反对意见,认为陈章良对公司发展有重大影响力,目前公司处于重组阶段,陈章良继续担任公司董事长将更有利于公司发展。

柯愈强就任HDS中国区总经理

日立集团（NYSE: HIT）全资子公司、Application Optimized Storage(tm) 解决方案的提供商日立数据系统有限公司（HDS）8月15日正式宣布，任命柯愈强为日立数据中国区总经理，负责销售、运营管理、战略合作，推动HDS在中国的业务发展。

HDS亚太区高级副总裁兼总经理袁梦华先生表示：“HDS很高兴能够聘请这样一位经验丰富的专业人士来带领我们中国区的团队。中国是HDS最为重要的战略市场之一，我们对这个市场充满了信心和期望，希望能为更多的中国用户提供更完善的存储解决方案和服务。相信柯愈强先生的加盟能够推动这一战略的实现。”

对于此项任命，柯愈强先生表示：“我将与HDS的中国团队一道努力，进一步推动HDS在中国的战略发展。”

周鸿 将入行创投

于8月31日正式卸任雅虎中国区总裁职务的周鸿要正式兑现自己“去做投资人”的诺言。据可靠消息，一笔总金额达5亿美元的美国风险投资已宣布进入中国市场，周鸿将出任该基金的中国合伙人。“这笔基金依旧将主要关注于中国互联网产业，并寻找合适的进入机会。”透露该消息的知情人士说：“无论是搜索、电子商务、宽频娱乐还是网络游戏，都在其关注的范围之内。”

目前在国内创业型投资领域内有众多中小型基金比较活跃，但规模均不大。“5亿美元的盘子在国外属于中等规模，但在国内，尤其是互联网领域内可以说是屈指可数。”知情人士说，“受百度上市的刺激，中国概念和中国互联网产业正在被越来越多的美国人了解，中国互联网正在迎接一次新的发展高潮和资本风暴。”

声音

如果是一个企业变成一个方阵的话，是有风险的，而两个企业、三个企业或者是四个企业扎在一堆，才应该是最好的一个位次。

——面对激烈的市场竞争，蒙牛集团总裁牛根生如是说

企业家做一个企业，就好像他拥有一个苹果，同样一个苹果放在菜市场一块钱，放在商场几块钱，放到五星级酒店果盘变成几十块钱。苹果还是苹果，为什么价格不同？差别在于企业家对苹果附加什么样的附加价值，这决定了企业未来的发展空间。

——中科招商创投公司总裁单双祥认为，企业家要发展企业就一定要善于做资源整合

从公司内部培养出优秀的CEO，远比从外部挖来几个“天才”重要。

协同办公系统在企业的应用 篇4

1 系统实施目标

协同办公是员工进行日常办公的平台和工具, 可实现无纸化的协同工作, 提供对工作流的设定与控制功能, 实现安全有效的公文流转和工作流程。协同平台管理目标是建立适应企业信息化发展思路及业务应用系统整合方向、满足信息化建设管理要求的办公自动化信息平台, 以先进成熟的技术平台及办公软件为工具, 建成高质量、高效率的信息门户及办公信息互联和共享, 借助办公自动化平台实现信息门户及办公管理信息资源整合和优化。

具体表现在以下几个方面:

(1) 业务梳理和调整:对企业各个部门的信息化需求进行整理和疏导, 并根据各部门的实际需求对各部门的业务流程进行相应的调整, 从而为信息化流程平台建立基础。

(2) 建立信息门户平台:对企业各个部门的相关文档资料和信息进行整理和共享, 为整个信息门户平台创建信息基础。

(3) 树立公司的信息门户形象:将公司的企业文化、公司形象, 通过外联网的形式, 将其展现到总部、其他分公司、新老客户以及潜在客户的面前, 为湖北新冶钢赢得更多的潜在商机。

(4) 提高工作效率:将员工的办公整合到信息平台中, 从而提高员工整体的工作效率和公司的办公效率。

(5) 信息整合:通过对办公形式、信息共享、应用整合等各个方面为公司的业务发展提供更大的助力, 从而实现整个公司的信息化平台的整合, 以达到整个公司的信息化建设。

2 协同办公系统在企业的具体应用

(1) 系统基础服务。包含系统界面:进行办公系统界面设计, 界面美观大方, 分辨率设计为1024x768, 以蓝色为主色调的;组织用户管理:系统管理员可以对系统进行管理, 公司领导有各模块和二级网站的使用权限, 普通员工原则上只能进入自己单位的二级网站和公共模块, 二级门户网站管理权限在各二级单位系统管理员负责;工作流引擎设计:系统有灵活的工作流引擎, 用户经过培训可以自己进行定制。

(2) 企业信息门户管理。包含网站管理:为员工提供一个展示信息、协同工作的综合的平台, 包含各类常用的信息发布、待办事宜、邮件、常用功能模块入口、常用系统链接等;部门二级门户管理:部门门户可全面地展现各部门的信息, 如管理制度、生产计划、生产日报周报、成本核算、生产调度简报等日常生产管理内容;新闻发布及管理:用于发表新闻、大事, 可以发布图片, 支持视频新闻, 可在新闻正文中插入视频短片。各类新闻可统一展示在门户首页, 管理员可以对图片新闻进行发布和维护, 普通用户只能浏览图片新闻的内容;通知公告管理:公司通知公告发布公司内重要通知, 发布内容可统一展示在门户首页, 公司所有员工可以查看;在线学习管理:满足500人同时在线学习;交流论坛:为企业员工提供了进行网上讨论和思想交流的园地;集成统一搜索:实现对门户网站内的信息进行全文搜索, 支持权限控制, 即用户只能搜索到其有权限查看的信息文档;应用系统在企业协同办公的集成:与企业信息化应用系统相集成, 实现单点登录, 可在网站内查看或展示各种财务分析报表和数据, 充分利用其功能将办公与业务有机地集成起来;文档中心管理:提供多维度的文档分类管理, 用户可按时间、作者、文档类型等属性进行分类浏览, 对企业的各种制度、技术标准、工艺规程等文档进行集中管理, 并可分配不同权限。

(3) 办公自动化系统。包括公文流转、公司文件审批、行政办公、个人办公、企业级邮件系统、企业级即时通讯、移动办公等功能。通过利用信息网络实现了各种文件、公文的处理和管理的自动化, 体现协同办公的规范化、透明度, 提高工作效率, 降低办公成本。提供了综合行政办公统一系统, 对于各种综合性的业务处理提供一个一致的体验。所有的企业资源都被整合在统一的系统上, 并个性化地展示给不同的用户群组和个体, 使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。

协同办公系统已经成为跨地域分布式部署的, 融内容管理、业务流程管理、知识管理及应用集成于一体的大型协同应用系统。它依托于分布式架构, 充分体现了知识管理和协同应用的设计理念, 帮助企业很好地解决了现实问题, 并因此加强了企业管理能力, 提高了企业运作效率。

3 系统总体技术架构

整个系统构架分为六层。

表现层:将企业办公业务相关的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上, 并以统一的用户界面提供给内部员工的信息系统, 具有信息发布、信息查询及信息定制功能, 向分布各处的员工提供其所需的信息。

应用层:协同办公是企业员工进行日常办公的平台和工具, 可实现无纸化的协同工作, 提供对工作流的设定与控制功能, 实现安全有效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台, 实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统。

应用支撑层:为应用系统提供了众多的基本组件, 用以组合、搭配形成各种应用系统, 并且作为组件, 还可以加入到现有的业务系统中, 加强现有业务系统的功能。

网络层:指企业内部的局域网环境以及应用系统运行配备的服务器设备及操作系统, 它将是办公自动化系统的基础设施。

安全管理层:对于整个应用系统而言, 安全管理将贯穿系统的始终。应用系统应该包括以下几个层面的安全管理:存储安全, 可通过建立软、硬件的备份机制来实现;操作安全, 方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现;传输安全, 可通过加密传输手段予以实现。综合运用以上所提出的安全管理手段, 可以充分地保障应用系统在其整个生命周期中的安全。

规章制度、体系规范:为了使系统管理的效率更高、更方便, 一方面, 对于系统初始信息设置、系统日常维护等管理内容, 系统将提供专门的管理工具供系统管理人员使用;另一方面, 对于人员权限设置、人员部门划分等与实际业务紧密相连的管理内容, 则交给各部门相关领导来控制。这样既能减轻系统管理人员的工作负担, 也可以使各部门对该系统的使用更加方便灵活。

4 结语

协同办公系统的建立不仅解决了企业审批流程复杂、工作效率低下、人员之间沟通不畅等现实问题, 还为领导提供了直观的视图, 能够方便地看到公司的各种生产经营信息。随着系统的推广应用, 它所提供的办公辅助功能逐步渗透到各项管理工作和业务活动中, 不仅为行政部门提供了日常管理和行政办公的服务平台, 也逐步成为了业务部门的好帮手, 有效地服务于企业核心业务, 使企业在协同办公、信息集成、知识管理、决策支持等方面有了一个全面的提升, 加强了企业管理能力, 提高了企业运作效率。

摘要：近几年来, 企业在生产、经营、技术等方面发展迅速, 特别是ERP系统的实施, 使得企业的管理水平上升了一个新的台阶。然而公司层面的办公系统却一直没有实施, 为满足现代化办公管理, 在本部与各下属单位建设一套统一的、先进的、具有发展前途的管理模式, 已刻不容缓。

企业协同与OA办公系统的差异 篇5

企业协同与OA办公系统的差异

1.企业协同与OA办公系统有很大的差异：

首先是应用对象的范围不同：企业协同是以整个企业为对象或背景，包括对业务链的管理;而OA办公系统则是以行政办公应用为对象，以审批流为主要应用。

其次，二者所协同的内容也是有差别的：企业协同涵盖了企业所有的资源要素，如战略、组织、制度流程、知识资产、业务链、人员、信息，甚至企业文化;OA包含其行政事务处理所涉及到的内容，如流程、文档和日常事务管理等;最后，二者的产生过程也是不同的：OA直接来源于办公的信息化，以提高办公效率为目的;而企业协同来源于企业对效益的追求而采用的管理方法。

2.协同效应的产生取决两个重要的协同概念：

关联与共享，而关联与共享的内容则决定了协同效应的大小。

关联是产生协同效应的基础，无论是业务设计还是组织结构，首先是发现并建立可协同的要素，按照效率和效益原则建立关系。例如：现行的管理、研发、生产和销售各环节的协作计划;一次大型会展活动的策划等，都是利用了协同的关联特性。

企业办公系统 篇6

关键词：财务再造流程；传统会计流程

会计是社会生产力发展到一定程度的产物，是一项对会计信息处理、输出的经济信息系统，其主要职能就是为人们提供经济活动（价值运动）的状态、结构、历史及未来趋势的信息，会计的各项活动都可以体现为对信息的某种反映。企业的各相关利益群体，包括企业高级管理人员、债权人、投资人、政府机构等，会利用会计报表的信息内容，作出合适的投资与筹资等重要决策，使得企业的发展更符合客观实际和经济的发展趋势。

一、传统会计流程的概述

传统会计流程体现了劳动分工与合作理论下对会计业务的处理顺序，填制凭证—登记账簿—编制报表，在一定会计期间（一般为月度、季度或年度）结束后才能按照固定格式提供一份反映公司在对应期间或期末有关资产、负债、收入、成本即费用等财务状况、经营情况及现金流量信息。

（一）传统会计流程的缺陷

传统会计流程下，财会部门收到业务单据或信息时，首先必须按照相关会计原则和复式记账原理将这些信息转换成价值信息登记入账。由于这只是记录了有关经济业务的现金流入、流出等价值信息，并不是采集业务活动的全部数据，有可能造成一些价值信息以外的信息被遗漏。这是因为同一项经济业务的资金数据和营销数据分别处在不同的人员手中，财务人员所能获得的信息是十分有限的，往往会忽略大量非货币性的管理信息，这就导致财务信息的提供缺乏完整和有效性，不利于相关利益群体的使用。

传统会计流程下，会计信息数据通常是在业务发生之后才能获得，与此同时，财务人员需要对这些信息进行处理、记账、汇总、核查和作成报表等若干环节，并在一定时间（一般为每月、每年）之后才能提交到信息使用者手中。会计信息质量要求具有及时性，即使是可靠、相关的会计信息，如果不能及时提供，就失去了时效性，对于信息使用者的效用就大大降低，甚至不再具有实际意义。

传统会计流程下，财务部门通常提供的都是格式相对固定的会计报告，一方面可能会造成信息过量，使用者面对大量的信息不知道如何筛选，也有可能在众多的信息中找不到有用的信息。

（二）传统会计流程的特点

传统会计认为会计是对已经发生的历史费用进行分配的过程，采用的是历史成本计价方法。它忽略了市场环境等外部因素的影响，没有对资产和负债等会计科目进行重新计量。这会导致会计信息缺乏可靠性，不能提供真实的会计信息给企业经营管理者和相关利益群体，甚至会造成决策的失误。

二、企业财务管理业务流程再造

企业流程再造是对企业的业务流程作根本性的思考和彻底重建，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善，使企业能最大限度地适应以“顾客、竞争、变化”为特征的现代企业经营环境。

财务流程再造将企业财务系统所能达到的理想功能逐一指出，再经过综合评价，从中筛选出最关键、最基本的功能，并將其优化组合成为企业所要求的财务运行新系统。这一策略对企业财务资源进行优化配置，使企业的财务管理适应其所处的内外部环境的需要，从而改善企业财务职能，增强抗风险能力，提高决策能力。

（一）会计业务流程再造

针对传统会计流程中的缺陷和不足，大幅提高会计信息质量的相关性、及时性，有效的节约会计成本，企业针对发展要求进行会计信息系统流程再造。这里需要提出一个新的理念，就是构建“事件驱动“的会计信息系统。事件驱动是指当某一特定事件要求代码进入工作日，程序指令才开始执行。应用到会计上，对会计源数据信息不依照传统的会计顺序进行加工处理，而是当决策者需要某项专用信息时，只要驱动相关专用信息代码处理，随时可以满足不同的的要求，信息处理与业务活动的执行过程是同步的。传统的会计信息系统受到冲击是不可避免的，企业只有对各业务事件进行事中控制，才能给会计创造无限的生机和活力。

（二）财务人员再造

在经济全球化的趋势下，企业的结构日趋复杂，现代科技的发展也推动了财务业务的发展，尽管现在很多企业都采用ERP，但是财务人员在其中的作用仍然是不可或缺的。财务人员应该具备如下能力：1、能够充分利用各种工具和信息源，提供具有前瞻性的服务和战略；2、精于处理特殊账务和建立新的财务模式，并向企业提供建议和帮助；3、在各业务单位发展财务专家的作用，他们可以在企业作出重大决策和风险控制过程中发挥重要作用；4、运用改进的报告和控制系统，进行传统的交易记录、融资和监督活动。最后公司必须采用新的计划、衡量和控制方法，以取代传统的预算管理，实现以物流为依据、信息流为中心、资金流为主体的全新运作方式。

三、流程再造在企业财务管理中的应用

作业成本法主要用于对现有流程的描述和成本分析，这种管理思想给企业造就了一个良好的成本信息平台，为企业提供了一个多业务流程的活动视图。以下是一个典型的传统产品加工订单业务再造的分析。

公司会根据客户的要求编制订单，然后把客户的要求和订单信息传达至相关执行部门，执行部门接到任务之后会根据需要和相关标准进行加工。加工完成之后，会出具相应的完成情况和跟踪报告并由总部和制造部等部门进行统计。在这个流程操作过程中，对于订单信息的处理属于辅助动因，产品的加工和情况汇报为有效动因，最后各个部门根据不同需要所作的统计则属于无效动因。

如果我们把上述流程进行调整，可以将其转变为以下流程：企业利用信息系统编制并下达加工订单，加工部门可以通过信息系统获得加工任务，并且及时将完成情况输入至信息管理系统。与此同时，各部门能够进行实时监控，随时控制任务的执行情况，作出相应的调整策略。与传统的流程比较，企业管理不再是简单的对信息收集与统计，更多的是对信息进行分析和控制，这样会使企业的运作更为高效，有效的降低成本提高利润水平。

传统的企业管理中，手工信息收集和统计的成本非常大，它分布在每一个业务流程里，然而信息系统带来了不同程度的工作简化，不断满足企业管理的要求，是未来企业活力的标志，也是企业获得持续利润增长的关键。（作者单位：汇丰软件开发（广东）有限公司）

参考文献：

[1]张瑞君.“会计流程再造”[j].财务与会计，2003年9期

企业协同办公系统的设计与实现 篇7

国外工程软件公司最近对设计企业协同办公管理系统的研究已取得了不少成果, 如美国鹰图 (intergraph) 工厂设计和信息管理软件公司推出的新一代面向数据、规则驱动的Smart Plant 3D软件, 以及专门为工程承包商、工厂业主/运营商设计的Smart Plant Foundation集成系统平台。这些系统能够提高工程项目和工厂运营信息的有效性、完整性、准确性, 能够为企业建立一个全面的电子化数据库, 包括其结构、属性部件、设备和文件, 涵盖了工厂设计、修改、改造、更新, 在整个从工程设计开始到退役之间的过程中有效地管理企业。

国内对计算机支持的协同办公管理系统也进行了一些研究, 如中海油研究中心开发了一套设计院协同项目管理平台, 包括工程协同设计予系统、文档与设计成品管理子系统、综合管理与办公自动化子系统和工程项目管理子系统, 实现了设计与管理的一体化集成, 该系统在中海油与美国PHILIPS合作开发的蓬莱19-3海上石油开采项目中进行了实证。

本系统通过研究先进的协同办公管理思想, 针对公司存在的“信息孤岛”“应用孤岛”和“资源孤岛”, 明确协同办公系统最主要的就是要实现公司信息的协同, 业务的协同和资源的协同, 并结合工作流技术探索出适合自身企业的创新性的协同办公管理思想, 对公司日常管理、运营的业务模式进行需求调研和现状分析, 尝试用创新思维来解决现有业务流程的梳理和优化以及对人、财、物进行优化配置等问题。

针对三个孤岛, 协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。本文中提出, 协同管理理念主要体现为三大基本思想, 即“信息网状思想”“业务关联思想”和“随需而应思想”。本系统的创新点在于为实现上述管理理念, 将协同矩阵模型和齿轮联动模型进行综合运用及体现, 创新性地提出了企业信息网状管理及关联管理的一个解决方案。

在上述模型中, 如果用户找到一个信息点, 与这个信息点相关联的所有信息都被找到。齿轮联动模型主要功能是为提升系统各个功能模块的绞合作用。当启动某一个模块的时候, 其他的关联模块便可以随之启动, 并一起协同工作, 产生强大的齿轮联动效用, 大大加强单一模块的功能, 达成协同的功效。齿轮联动模型提供对各个业务环节进行整合的方案, 使得企业可以通过统一的协同平台面向整个业务过程来进行管理。

1. 系统的实现技术

目前, 信息系统体系结构已发展到分布式结构阶段。大多采用C/S、B/S模式或者将二者结合在一起的混合模式。采用C/S结构, 可以充分利用两端环境的优势, 将任务合理分配到客户端和服务器来运行实现, 降低了系统运行的开销成本。B/S是基于Web的一种新的架构模式, 是Internet上的最基本的、最流行的信息服务技术。此外, B/S结构模式的架构有客户端和服务器端两种。前者的使用者用户只需要根据一系列的web界面进行信息请求, 那么相应的服务器就会对这些请求及时处理, 并通过网络最终在请求端的浏览器来呈现, 例如, 数据库的添加、删除和修改, 等等。由此可以看出, 各种局域网在web模式下的正常运行是基于Web技术和B/S结构模式的成熟运用。

数据库技术作为现代信息科学技术的主要构成要素之一, 在计算机数据处理和信息系统中起着重要的作用。它主要研究和解决计算机信息处理的大量数据组织和存储的问题, 从而实现在确保数据安全的情况下, 去除多余重复数据, 并通过高效检索数据来实现数据的高效处理和共享。

2. 软件工程开发模型

针对目前流行的面向对象的需求, 我们最应该采取的是喷泉模型。这种思维方式把开发的思路和软件本身的功能完美地抽象为一体, 以完全面向对象的思维, 使每个软件开发阶段认定为周期并呈现互相重叠的状态, 所以可以参考客户的功能需求, 以对象为驱动。本模型倾向于面向对象的软件开发过程。其特点是每个阶段都有一定的独立性, 不存在明显的界限, 工作人员能够同时进行开发。

3. 系统总体需求

经过对外部环境、内部需求及内部基础硬件环境与软件环境的分析, 建立协同办公系统平台来解决目前遇到的管理方面的需求, 通过本项目希望实现文档、工作流程、沟通交流三个模块的需求。

以系统管理员和用户为例, 绘制出其在知识文档、工作流程、沟通交流功能模块的用例图。其中系统管理员关注于系统设置、功能搭建等方面。其工作流程管理分步实施, 要求流程功能实现。

(1) 支持多种节点类别定义, 可对节点权限进行终止、加签、跳签等功能。

(2) 在流程流转的节点权限控制过程中, 要求表单权限灵活控制到单个字段的“读”“编辑”“不可见”等权限。

(3) 在流程流转的过程中, 要能根据表单字段的值或执行人来判断流程的走向。自由节点控制能力, 在不修改流程模版的条件下, 能够动态指定各节点执行人, 能够动态添加节点。

(4) 在整个流程定义的过程中, 无需编程, 无需了解系统的数据库结构, 管理员或分级的管理人员可根据实际工作需求, 方便快捷的定义工作流。

(5) 支持快速方便的汇总、查询、打印、导出等操作, 实现对数据的筛选, 实现对管理决策提供支撑。

4. 系统业务流程梳理和优化

业务流程是协同办公平台的核心, 对业务流程的分析即对协同办公平台中的信息的流转、传递、处理、存档等一系列过程的分析。业务流程分析的目的主要是梳理工作的思路, 找出信息流通过程中的瓶颈和无价值节点。通过业务流程的梳理可以明确系统功能模块之间的关系, 通过优化提升工作协同能力。在功能模块基础上根据业务的具体需求分析出来的关键业务流程, 主要列出了9类40条关键业务流程, 如表1所示。

业务流程优化即在业务流程设计的过程中, 通过对节点价值链条的分析, 以价值为导向, 对业务流程进行相应的改进, 达到预期目标。业务流程优化主要从四个目标上考虑:一是提高效率, 减少运营成本;二是增强部门间横向协作;三是管理层对整体运转实现有效监督和控制;四是确保战略分解目标有效执行。为了实现预期目标, 就必须打破在手工管理模式下产生的问题, 对现有的业务流程进行梳理和优化, 下面以发文管理流程为例将对其中重要的流程进行相应优化。

该流程主要完成集团公文的起草、审核、审批、发文和归档操作, 实现发文管理的流程自动化和业务的协同性, 优化后的发文管理流程图如图1所示。

发文管理流程对原有业务进行了梳理优化, 减少了待发文件库的环节, 并将原来机要秘书承担的文件流转业务优化为根据规则自动流转, 减少了流程节点, 使得整个流程形成一个闭环。

5. 系统设计

系统的设计必须符合企业的日常办公需求, 能够根据企业的日常办公和个人办公需求完成系统设计, 设计上应尽量对流程进行简化和优化, 为提供便捷的协同办公系统提供基础。系统设计在界面设计上应重视客户体验, 即使非计算机专业人员也能够快速掌握基本操作功能, 系统设计应提供各种手段确保可靠性, 包括数据的可靠性、网络的可靠性、应用的可靠性, 特别是应对协同办公系统中的内外网接入部署提供有效的安全解决方案, 系统设计应该具备一定的先进性, 采用当前流行的主流软件技术架构和开发工具进行设计, 并对协同办公所用的平台进行选型, 确保平台的先进性和稳定性, 系统应预留相关的开放接口, 便于将来接入到统一门户中。

根据企业的实际需要, 在经过详细需求分析的基础上为系统设计了知识文档管理、工作流程管理、人力资源管理、数据中心等子模块。系统设计框架图如图2所示。

从图2中可以看出本系统在设计时采用的是表现层、业务逻辑层以及数据访问层这样的三层体系结构。其中表现层以界面和服务的形式与外面进行数据的交换和操作;业务逻辑层用于处理系统具体的业务, 通过对数据访问层的数据进行操作来实现对业务数据的访问与操作, 同时负责将数据结构返回到表现层中。

协同办公系统重要价值在于它是可以使用户能够与人、内容、应用和流程进行个性化的、安全的、单点式的互动交流。系统设计强调以用户为中心, 重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流, 提供单点集成界面, 实现信息的集中化访问。系统主要包括知识管理、流程管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、客户关系管理、项目管理、财务管理、数据中心等功能模块。系统功能模块图如图3所示。

6. 数据库设计

本系统当中牵涉到的数据库表设计较多, 此处以关键模块图纸管理为例进行核心数据表的设计说明。

图纸管理模块数据库主要由目录、共享、权限、文档类型、日志等表围绕DOCdetail表构成该模块数据库设计。核心数据表如图4所示。图纸管理模块核心数据表说明见表2。

7. 系统详细设计

(1) 基本功能设计。用户登录与权限判断, 系统登录模块的验证是通过读取用户输入的用户名和密码, 然后到后台数据库中进行查询相关来判断此用户的合法性。公文管理, 公文流转管理模块主要包括接收公文、发送公文、发送记录等项目。物资管理, 物资管理模块中, 包括科室的录入、物资的录入、编码的录入、仓库的录入、使用人的录入等所有与本系统有关的数据输入模块。知识文档管理, 此模块主要用于存档图纸电子档案, 并对图纸电子档案进行分权限管理, 包括申请下载, 审批。

(2) 项目协同设计。该系统的“设计协同管理”模块主要用于项目、工程的登记, 合同的登记以及合同的开票收费登记, 客户单位的管理。此模块主要用于工程进度情况查询, 各人员在办、已完、超期工作任务查询, 工程策划过程为:经营室立项并发起任务通知单, 任务通知单审批通过后, 工程负责人策划本工程参与的专业以及相关专业负责人, 专业负责人策划本专业的设计、校对、审核、批准人员, 本专业的提资, 本专业的卷册, 设计人员处理任务, 校对、审核、批准填写审核意见。设计协同管理实现界面如图5所示。

8. 系统测试

基于系统的详细设计, 经过编码之后, 就是系统测试阶段。系统的测试阶段主要分为功能测试和性能测试。测试过程主要分为决定测试方法, 搭建测试环境, 整理测试流程, 进行系统测试。通过对系统功能及性能进行测试得到的结果可以进一步得出:系统总体在功能性、安全性、可靠性以及易用性等方面已经达到了预先设定的目标, 说明本系统不但实现了功能需求, 而且在满足用户基本需求的前提下实现了非功能性需求, 而系统预先设定的易用性、并发性以及稳定性等指标也达到了。

9. 结论

该系统是结合某公司的管理现状和具体需求, 以新型协同理念引导, 以日程行政办公和项目设计管理需求为中心, 综合使用成熟和领先的软件技术而构建的应用系统, 具有一定的先进性。该系统经过6个月的试运行和优化, 现已投入正式运行, 功能满足用户需求。总结整个设计和实施过程, 我们总结出以下几点成果:

(1) 对某公司办公流程进行了梳理和优化。梳理并优化了包括公文管理、日常工作、行政事务、报表填报、财务费用、资产管理、信息化管理等大类下的50余个流程并在协同办公系统中得以固化。该项工作使得岗位和业务职责得到了明确, 整体工作效率带来了较大提升。

(2) 完成了以协同为理念、以项目为中心、以流程为纽带的协同办公系统的设计。某公司协同办公系统设计强调以用户为中心, 重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流, 提供单点集成界面, 实现信息的集中化访问。系统完成了知识管理、工作流管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、项目管理、数据中心等功能模块的设计。

(3) 完成了系统实施工作, 效果良好。经过该系统的实施, 基本实现了公文的统一管理和自上而下的贯通, 规范了各种请示、报批、填报等流程, 提升了企业三级之间的协同办公能力。

摘要：在推动企业信息化的进程中, 企业办公自动化系统就一直很受人们的重视, 也不断出现了共享各种不同数据库之间数据、交换数据等的问题, 而且有越来越突出的趋势。本文论述了建立协同办公系统的背景和必要性, 阐述了基于JAVA和J2EE架构开发设计的协同办公系统所采用的关键技术和新的协同理念, 分析了国内外协同办公系统的研究现状, 提出了该新型协同办公系统应着重研究解决的问题和准备实现的功能, 提出了公司协同办公系统设计的原则, 对协同办公系统的三层体系架构和B/S结构进行了研究, 详细阐述了协同办公系统各功能模块的功能结构设计、数据流设计和数据库设计以及系统主要模块数据库之间的关系、软硬件接口设计方法, 并对系统的运行环境和网络等进行了详细设计、测试与实施。

企业办公系统 篇8

关键词：电力企业,协同办公系统,设计,实现

电子一体化和互联网技术是协同办公系统的基础平台, 以这个平台为基础协同办公系统可以满足企业对时间、空间的“跨域化”办公要求。电力企业作为具有明显集体化性质的国企, 协同办公系统是非常适用的。通过对各种实用模块的建立来满足电力系统办公的不用需求, 更利于对其系统化的综合管理, 从而将电力企业内部运行实现信息化。

1 协同办公系统的概念

以电子一体化和互联网技术为基础搭建的协同办公系统作为一个综合的办公平台, 它能够将企业的办公信息融合成统一的个性化门户, 从而实现管控流程、知识流通跨组织、跨地域的协同管理, 以此实现公文、会议、档案、知识等一体化。近年来, 随着协同办公系统的发展与运用, 其主要存在四种方式, 这四种方式也正是其发展的几个主要阶段:

第一种方式是纯文档型办公, 通俗来讲即offi ce办公软件的系统化运用, 有效的帮助人们实现文档电子化, 使其能够更加方便快捷得到运用。这一方式也是协同办公系统发展的第一阶段。

第二种方式是协同办公系统升级阶段, 因为它可以通过, 电子信息交流平台 (例如:e-mail) , 将电子文档进行传递, 实现其协同交流。

第三种方式正是以协同办公系统文档电子化和信息交流传递为基础, 实现企业对行政管理、知识管理等工作流程管理的网络化, 以网络为平台实现企业内部管理的规范、制度化。

第四种方式则是综合以上三个阶段, 针对各行各业的需求所开发出来的系统协同软件。这一阶段目前已经深入各行各业, 例如:财务管理软件、工程预算软件、人力资源软件等。

2 电力企业协同办公系统设计的必要性

为了积极响应国家信息化发展的战略方针, 近年来, 国内很多企业都已经开始通过信息化手段对企业的内部管理进行优化, 其成效比较显著。而电力企业为了在自己的市场能够获得绝对竞争力, 也纷纷追随企业信息化管理的脚步。为了使精细化管理渗透企业, 目前我国的电力企业已经全面启动推广使用协同办公系统的运用。同时在运用过程中也暴露出了许多问题:

(1) 电力企业作为人民群众重要的能源供应部门, 其覆盖面较广、涉及用户较多。如何正确、高效的实施、推广电力供应、电费收缴等工序是电力企业协同办公系统设计的关键。

(2) 在实现电力企业工序流程电子化之前, 必须先解决过程中可能存在的不稳定、不明晰、不规范因素。

(3) 有效的实现各营业点信息共享、远程协助也是亟待解决的问题

(4) 由于电力营业网点分布较广, 操作人员的素质各有差异, 对于信息化系统的接受能力以及操作水平同样存在差异, 这也是阻碍电力企业协同办公系统推广的关键。

(5) 系统上线运行前期, 信息收集以及技术力量和团队支持也是必须解决的问题。

3 电力企业协同办公系统的设计

基于目前电力企业协同办公系统运行中可能存在的问题, 现“以需求为主导, 以应用促发展”为基础提出几项电力企业协同办公系统的建议:

(1) 针对电力企业办公的特性, 以强化“随需而变”作为原则, 以模块化“松耦合的设计”为主, 设计便于扩展的框架, 以此来提升系统响应能力。

(2) 以物理集中和业务分部模式对系统进行同一开发与部署。同时为了强化职能表单流程组装以及系统的安全性, 必须严格身份认证和权限管理。

(3) 电力企业协同办公系统的设计必须以国家电网公司“SG186”工程要求为基础, 以一个系统、两级中心、三层应用为原则, 形成一个独有的企业一体化集成信息平台。

(4) 随着协同办公系统在各行业的逐步运用与推广, 在进行电力企业协同办公系统设计的过程中, 应该以现有的成熟思路, 学习和借鉴现有的先进协同办公思想进行系统开发。

4 实现电力企业协同办公系统的运用

传统的公司单位办公系统 (AB) 在经历了长期的发展与应用后, 目前其建设水准已经达到了一定高度, 对于企业办公信息处理基本可以满足。然而随着市场经济的不断发展, 各企业对集团化办公的要求也越来越精细。那么协同办公系统的出现从根本上顺应了时代的发展, 可以有效的满足企业办公信息的处理。

首先在传统单纯办公系统基础上, 为了更好的实现协同办公系统的运用, 可以针对企业强化功能模块集成, 建立多项信息窗口, 通过不同手段实现功能模式自主化。

其次在由传统办公系统向协同办公系统的转化过程中, 应该注意将传统办公自动化与档案管理共同包含至任务协作办公系统中。

第三协同办公系统的运用应该深化传统办公系统, 以其为基础, 灵活的对文件形式进行变换, 增加办公系统的智能性。由此以来, 业务管理人员, 即可自由的将待办信息进行抄送。

第四协同办公的应用企业应采用企业级流程引擎;集成企业级搜索引擎;集成统一的消息平台;提供统一的用户

第五在协同办公系统的运用中, 系统可以记录流程每一步的办理时间;针对不同用户群配置不同的界面方案;更加注重人性化, 实现全面的个性化定制。

5 结语

在电力企业协同办公系统正式上线应用之后, 可以看到它对于企业的流程管理和结构优化调整有着非常重要的意义。一方面在对其的运用对于电力企业内部运行有着高效的促进作用, 方便了人与人之间的任务沟通, 另方面随着网络与移动智能设备等技术的不断革新, 协同办公系统在未来将得到广阔的发展空间, 也将成为方便人类社会发展的一重要工具。

参考文献

[1]阚立新.鞍钢集团协同办公平台的设计与实现[D].大连理工大学, 2012.

[2]赵伟.雅安市人民政府协同办公平台的设计与实现[D].电子科技大学, 2013.

企业办公系统 篇9

在全球一体化的市场环境和知识经济背景下, 企业发生着深刻的变化。一方面, 随着技术的不断成熟及与国际市场的接轨, 竞争日益激烈, 依靠产品销售产生利润的上升空间有限, 企业开始通过管理提升利润, 更多地依靠高效的运营和优化的管理打造竞争内核, 关注企业的可持续发展, 从“营销取胜”转向“管理取胜”;另一方面, 运营管理水平的提升又赋予了企业新的活力, 使得企业从成本、效率等优化中激发出新的利润增长点。在这种商业环境趋势下, 不可避免地要求企业更多集中精力于整合各种资源并打造高效协同的运作体系;同时, 立足于对单个资源或部分资源进行管理的传统软件无法满足企业新的要求, 应运而生的协同应用软件因其能够帮助企业适应新的市场环境而必将成为软件发展的趋势。继ERP之后, 协同应用软件成为被广泛关注的焦点, 协同软件市场也占据了应用软件市场的重要组成部分。从管理的角度上来说, 协同的本质就是打破资源 (人、财、物、信息、流程) 之间的各种壁垒和边界, 使它们为共同的目标而进行协调的运作, 通过对各种资源最大化的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。

二、企业实施协同办公的可行性

1.技术上的可行性

根据新系统的目标来考虑系统的软硬件设备、计算机联网能力、网络及数据安全保护设施、输入输出设备、大容量存贮设备等。软件方面应重点考虑操作系统、数据库管理系统等配置和功能。技术力量则不仅考虑技术人员的数量, 更应考虑他们的经验和水平。

2.经济上的可行性

新系统的经济上可行性指的是估算新系统开发和运行所需的费用, 以及新系统的效益, 将投资和效益进行比较, 实现经济效益最大化。

一般新系统所需投资包括以下4方面的内容: (1) 设备费用。计算机软硬件、电源设备、机房设施等; (2) 人员费用。开发费、操作人员、维护人员的工资及培训费用等; (3) 材料费用。打印纸等各种耗材以及电费等; (4) 其他费用。除以上所列以外的一切有关费用。

3.管理上的可行性

考虑当前系统的管理体制是否有条件提供新系统所必需的各种数据, 企业最高层领导及各级管理人员对开发建设一个新系统来替代现有系统的需求是否迫切, 即新系统的必要性。此外, 对新系统运行后将对各方面产生的影响也应加以考虑。例如, 用计算机处理大批信息, 提高了劳动生产率, 一般情况下会造成企业人员的过剩, 于是会涉及到过剩人员的工作安排问题。另外, 还应考虑当前系统的业务人员对新系统的适应能力等。

4.开发环境的可行性

企业领导意见是否一致, 有无资金, 能否抽出骨干力量参加新系统开发等, 简单地说就是企业能为新系统的开发建设提供一个长期的、良好的环境。这是可行性阶段必须要考虑的问题。如果企业不能保证资金按期到位, 必然会导致开发工作半途夭折。如果企业不能抽出业务骨干参加系统开发, 那么最终开发出来的系统很难满足实际工作的要求。如果企业领导、特别是高层领导间的意见不一致, 则系统开发方案会经常变动, 影响开发的时间进度。

三、企业应用协同办公系统的几大主要功能

1.电子化工作流 (e-workflow)

工作流管理是提高组织效率的有效工具。与传统的纸张上的操作相比, 在电子化工作流当中, 每个请求不会丢失, 而且在工作流的每个阶段由谁来负责处理请求也都有了明确的定义。工作流管理模块同时也提供了可定制的浏览和报告功能, 从这些报告中可以清晰地了解哪些请求是创建最频繁的, 哪些人处理的请求最多, 以及每一个工作流完成所需要的时间周期。

通过电子化的方式, 可以很方便地根据一个工作流程相关的政策信息和手续对工作流进行定义, 每一个请求的创建和批准都是基于一个规范, 这将有助于按照统一、合理、高效的方式处理各种请求。在系统中通过工作流管理模块可以按照组织的需求设置所需的工作流类型。

2.知识管理 (e-Document)

知识文档管理模块为存储和编辑各种不同类型的企业文档提供了一个平台, 核心是一个中心数据库, 用户可以方便地通过浏览器进行文档的搜索和读取。所有的文档都可以设置相关的安全权限, 只有具备相当安全级别或特定角色的人, 才可以对文档进行操作 (查看、编辑、删除等) 。另外, 可以将文档与相关的项目、客户、人力资源、资产产品等进行链接, 使各模块间的信息完全融合在一起。

知识管理模块的一个重要功能就是提供各种信息在系统中的结构化存储, 为了有效地对这些信息进行区分以方便用户的使用, 需要对这些文档进行类型分类, 并建立目录结构对这些信息进行分类管理。

在文档模块当中, 目录结构分成三个层次:主目录、分目录和子目录。一个主目录可以拥有多个分目录, 一个分目录可以拥有多个子目录。同时, 也可以通过定义文档目录树状字段来多角度查阅文档。

知识管理中对文档权限管理也较传统OA系统有了很大改进。可以规定哪些用户可以在此目录下创建文档、哪些用户可以将此目录下的文档复制或者移动到其他目录, 以及规定此目录下创建文档的默认共享范围。可以根据类型:部门、分布、角色、安全级别、用户类型进行权限组合。

3.邮件管理

相比于其他的邮件软件, e-cology系统邮件管理模块最突出的特点就是实现了与e-cology系统知识管理模块、客户管理模块的协同。在邮件管理应用方面, Ecology系统实质上提供了一个更人性化的用户收发、处理邮件的接口, 用户通过e-cology系统的窗口就能方便地通过邮件服务器接收发邮件, 从而实现用户邮件管理的深层次应用。

四、企业实施协同办公系统的几大益处

1.信息的高度共享

信息共享是为了最大限度地发挥其本身的价值, 无论是企业管理者、员工还是外部的合作伙伴, 都可以很方便地查找到相关的信息以支持事务的处理, 并利用信息创造新的价值。

2.各个业务的整合

这些业务尽管更多的时候从属于企业的不同人员、不同部门, 但本质上来说它们都是紧密关联的, 并形成企业特有的业务体系, 企业需要对各个业务进行充分的整合以使业务能够协调和平滑运作, 任何业务链断折或业务的死角都会对企业的运营产生影响。

3.各种资源的调配和优化

这些资源包括企业的人、财、物、信息和流程, 当企业实现了信息共享和业务整合后, 企业的“神经网络体系”才能够高效和通畅地运转, 并使这些资源能够突破各种壁垒和障碍, 在企业统一管理和协调下为共同的目标实现而服务。

总之, 企业希望在管理活动中其核心竞争力可以得到持续提升, 而核心竞争力的增强, 又在于企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作, 也能实时共享各种信息、关系资源, 从而最大化激发他们的创造力和主观能动性。同样的, 在一个完整的商业生态环境里, 企业如何最快地对复杂的市场需求做出反应, 如何最大化地发展和利用宝贵的商务关系, 如何无缝地衔接各种业务流程, 如何更成功地管理与合作伙伴的共有的知识资本与关系, 都可以通过协同办公系统得以实现。

摘要：论述了在全球一体化的市场环境和知识经济背景下协同办公软件产生的背景及企业实施协同办公软件的可行性, 企业实施协同办公软件可实现信息的高度共享, 各个业务的整合, 各种资源的调配和优化。

企业无纸化办公系统的研究与分析 篇10

1 系统分析

一谈到无纸化办公,自然而然很多人会认为实现无纸化办公就是在日常工作中不再需要纸张,其实这种想法是错误的。无纸化办公只是站在信息处理角度上而言的,是办公自动化的基本要求或者是自动化的直接效果,并不是字面意义的无纸张化。无纸化办公从广泛的意义上是指在用户需求中抽象出的通用模型,将办公应用中个性和变化的要素转化成软件中的自定义功能,利用最新软件技术开发出的商品化软件。

1.1 系统可行性分析

随着信息时代的飞速发展,现今的企业为具有更强的竞争力,效率办公不容置疑,国内外企业的办公自动化发展趋势由最传统的办公模式,简单的文字化办公处理,到现在的网络办公模式,日益发展的办公无纸化在一定的程度上成为了衡量一个企业是否实现现代化管理的标志。

近年来以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境,现代办公的多样化、复杂化及高效率的办公要求都得以实现,信息的传递、工作日程的安排、小组的协同工作、工作流的应用自动化等等,对于推动企业各部门的整体快速发展,管理水平和工作效率的提高,增强竞争实力都起到至关重要的作用。

我国企业的无纸化办公系统经过了几年的发展,从最先简单的单机辅助办公,发展到今天网络化整体办公,面向企业并应用于大型办公协同工作管理;从最先以工作流为中心的办公自动化系统提升至现今的以科学知识管理为核心的第三代办公自动化系统。现今企业大多都是基于Intranet网络,通过网络发布宣传自己产品及技术服务,实现电子商务;使用经二次开发的通用型的办公自动化系统实现企业内外部的信息发布、共享和协同工作;针对企业业务定制综合办公自动化系统,完善企业科学的管理和决策模式,增强企业的对外竞争力。完善的无纸化办公系统能够减少企业办公空间,提高工作效率,有效的企业管理,使信息共享和发布都得到更完善的管理等。

1.2 系统的架构和开发环境

针对现今市场竞争力日益激烈的情况,企业要适应经济的快速发展,提高自身竞争能力,传统的C/S模式无纸化办公系统,已不能很好满足网络办公的需求,也不能充分融合新技术的特点,进而无法充分发挥新管理模式的优势。通过设计企业网络办公自动化系统,总结研究出基于Web的无纸化办公系统-B/S模式系统。

C/S模式系统虽然现今适合于企业单位的网络化,无纸化需求,也能较快提高工作效率,但仍存在较多问题,系统维护相对复杂,数据传输速度慢,无法真正达到移动办公。基于Wed的B/S模式系统则充分运用网络技术,只需在服务器端安装,每个具有访问权限的客户端都可以通过浏览器自行打开办公系统,简单方便快捷地应用,不需员工单独安装软件系统,更加体现人性化一面,不需对员工的计算机专业知识有更高要求,减少了系统培训费用;同时系统升级也只需在服务器端进行,减少系统维护的工作量。

系统采用ASP.NET技术开发,服务器操作系统采用Windows Server2003,Web服务器采用IIS,用户端用简单的Wed浏览器即可访问。前台开发环境为Visual Studio2003,开发语言使用C#2.0,Web开发技术采用ASP.NET;后台数据库采用SQL Server2003。

1.3 系统需求分析

系统的设计与开发关键还是从用户的专业领域中整理出需求。企业无纸办公系统是通过先进成熟的计算机和通信技术手段建立的一个高质量、高效率、智能化的办公系统,为领导决策和企业办公提供信息服务,提高办公效率,减轻工作人员工作负担,节约办公经费,从而实现企业的办公无纸化、资源信息化、决策科学化。

企业无纸化办公技术主要分为3个不同层次。最简单的只局限于单机或简单的小型局域网的文字处理、表格数据等辅助处理,一般称之为事务型办公自动化系统。随着网络通讯、计算机和数据库技术3大核心技术的成熟,现今的无纸化办公已进入到新的层次,新系统具有集成化、智能化、多媒体化和运用电子数据交换4大特点。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。

2 系统设计

2.1 系统总体设计

依据系统的需求分析,对企业无纸化办公系统进行总体设计,系统分为两层,一层是用户表现层,即一个友好的用户操作界面;另一层是系统管理层,系统由管理员通过管理层注册用户,分配用户权限,运行时,管理层拥有除用户个性化的数据之外的一切数据操纵的权利。

2.1.1 用户表现层

用户表现层主要是为普通员工进行办公而设计的一个友好的用户操作界面。在此层中可进行办公自动化,但不具有对系统的管理功能。主要有电子邮件,在线短信等通讯功能以及公文审阅,会议管理,档案管理等日常办公功能,根据自己不同权限进行范围访问。

2.1.2 系统管理层

系统管理层是系统设计的重点,是整个系统的核心,提供集成的系统定制与管理环境,方便系统管理员进行系统的定制、管理和维护。各种管理任务自动化执行,减少了系统管理员日常维护的工作量。不仅有用户的管理,同时完成数据库信息的录入,档案、会议、公文等如何实现审批、登记、公布,不同的权限如何实现不同的功能,各部门之间如何的衔接,都是管理层需要做的。

这个层次不同于以往的只局限日常办公的系统而具有的新特点是运用电子数据交换特点,可以通过数据通讯网在计算机间进行交换和自动化处理。企业在使用由综合数据库系统提供的信息中针对所需做出决策,构造或选用决策数字模式,结合有关内外部条件,由计算机执行决策程序,做出相应的决策,实现企业无纸化办公系统的决策功能。

2.2 主要功能模块设计

2.2.1 日常办公功能

1)公文管理:公文签收、已收公文、公文发布、已发公文。

2)会议通知:通知签收、已收通知、通知发布、已发通知。

3)生产管理:报表管理、生产调度。

4)综合信息:动态、简报、通报等信息。

5)公司制度:关于技术、生产、行政、人力资源等各类型制度。

6)档案资料:学习资料、通讯录等。

7)邮件管理。

2.2.2 系统管理功能

1)用户权限管理;

2)数据后台管理。

无纸化办公系统实现了公司内部各部门、总公司与各分公司之间、分公司内部各科室3大组织内部协同办公。行政管理通过网络实现了协同,提高了相应的办公效率,节省相应的办公费用;公文管理、生产调度、信息档案、共享资料、通讯录、邮件系统等主要功能,也全部同时实现了网络协同管理,随时都可以方便地了解企业管理过程中各类管理请示、批复、命令、指令、资料等信息,不仅极大方便集团公司的管理,而且在较大程度上从技术角度推进了企业现代化管理的贯彻和实施,在一定程度上增强企业的市场竞争力。

在方便管理的同时,系统相继实现了公司主要管理数据与报表的同步管理、数据共享、经营生产,销售采购等主要的生产经营数据通过管理系统,全部实现了随需随查,统计分析科学迅速,决策迅速,调度更迅捷,企业效益得到更高层次的提高;各类生产调度报表通过系统实现了网络同步报送,数据共享、数据分析、数据利用达到新的高度。生产管理日报、快报、周报、月报、库存报表以及各类统计分析报表通过本系统实现了高效的统计;系统强大的统计与分析功能同时也方便了企业管理人员的工作,过去繁杂的低层次数据收集被现在精确细致的数据分析和科学调度所代替,信息价值实现了最大化。

3 系统实施

实施企业无纸化办公首先在企业内部需要构建出通信平台,员工之间先建立初步的网上协同和网上工作的基本信息交流;其次在企业人员的计算机应用水平得到普遍提高,基本建立起网上协同办公的意识之后,考虑在办公网络内进行一些日常的办公流程如会议管理、公文审批、通知纪要、信息采集审批与查询,以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段,基本实现组织内部办公自动化;在internet上建立公用网站,进行信息采集、发布,部门间公文交换乃至简单的电子贸易等,将办公自动化的范围进一步扩大至跨地区、跨省市。

在以上过程中,网络信息系统的安全性、稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强大的网络信息安全防范系统,在某种程度上决定着信息化建设的成就。

但是在系统完善的同时,企业部门之间,员工之间还需分工明确,权限清晰,这样可以有效地简化工作流程,减少中间环节,提高团队协作能力,确保各项工作快速、准确、规范、高效处理,同时,领导能够实时掌控工作进度和过程情况,方便进行工作管理和监督。

4 结 论

结合现今企业的发展,无纸化办公已经是大势所趋,一个完善的办公系统能够加强员工之间,领导之间的工作沟通,确保交流畅通无阻;实现了知识的统一管理,利于企业信息化发展,数据共享,统一与分析都提高企业在市场的竞争力,打破过去企业的“信息孤岛”,实现了信息价值化;提高资源利用率,降低办公成本,节约行政开支,降低了工作的强度和难度,避免无效重复劳动;方便企业内部、分支机构及驻外出差人员,使他们都可以在同一系统环境下共同完成工作,形成信息门户,所有信息和工作一目了然,实现办公随时性。

对内增强企业凝聚力,持续产生隐性效益,对外提高企业的快速反应能力,树立良好形象,形成竞争优势。

摘要：文章探索出一种基于web的企业无纸化办公系统——建立在Brovrser/Server/Database 3层构架之上的B/S模式系统。该系统具有模块化设计、用户权限自定义、会议讨论、在线交流功能和支持大型数据库的特点。

关键词：无纸化,信息管理型,决策型,协同,软件工程

参考文献

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[2]麻志毅.面向对象分析与设计[M].机械工业出版社,2008.

[3]张大方,李玮.软件测试技术与管理[M].湖南大学出版社,2007.

[4]Martin Fowler.企业应用架构模式[M].机械工业出版社,2004.

[5]薛华成.管理信息系统[M].清华大学出版,2007.

企业办公系统 篇11

印刷企业管理信息化的最终目的是将企业的资金流、信息流、生产流、业务流等多方面进行数字化、网络化管理，进而实现企业的自动化运营，形成现代化的企业制度。结合印刷企业管理信息化的内容，本文将介绍基于ERP系统的印刷企业管理信息系统建设。

做好信息基础建设

信息化实施是一个阶段性过程，在这个过程中，搞好信息基础建设是一个不可忽略的重要环节。信息基础建设主要是全面准确及时地收集企业全方位的信息，如原材料供应信息、设备使用和维护信息、工艺流信息、工时定额、物料使用定额、各车间的产能数据、客户档案、人力资源信息等。这些信息是保证管理信息系统运行的基本元素，其准确性和真实程度直接关系到信息化建设的成败。

在进行信息基础建设的同时，构建企业的信息化网络不仅能提升企业的管理水平，也能为企业的信息化建设打下坚实基础。印刷行业的特殊性决定了公司提供的印刷品除了质量好、价格低之外，还需要快速的接单至交货流程，而为保证公司系统能快速作出响应，必须有强大的网络支撑。此外，印刷生产过程中会产生大量格式不同的图形图像文件，这就要求公司加大图像处理软件、存储服务器和云计算平台的引入。

引入ERP系统

目前，我国应用ERP系统的印刷企业数量占比仍很少，层次较低，多数印刷企业停留在MRP和MRPⅡ阶段。其实，MRP、MRPⅡ和ERP是企业管理信息系统发展的不同阶段。MPR主要对制造环节中的物流进行管理，使企业达到既要保证生产又要控制库存的目的；而MRPⅡ则集成了物流和资金流，将人、财、物、时间等各种资源进行周密计划，合理利用，以提高企业的竞争力；ERP系统将供应链、企业业务流程和信息流程都囊括其中，除了具备对客户订单、在库物料、产品构成、加工工时、企业生产能力等方面的管理能力之外，还增加了包括财务预测、生产能力、调整资源调度等功能，可配合企业实现全面质量管理和生产资源调度管理。

ERP系统因能提升企业的核心竞争力和生产效益，而吸引了众多企业家的目光。印刷企业应根据自身的管理情况，引入ERP系统。

第一种引进方式是购买现成的管理信息系统，直接应用或者根据企业业务流程的要求局部改进再加以应用。国内印刷业的ERP系统有傲思奇印刷ERP、方正印略ERP系列、用友ERP、金蝶ERP等。在ERP系统选型时，除了要求ERP系统能满足印刷企业的业务需求之外，还需要考察ERP系统的功能深度和ERP系统供应商的售后服务。印刷企业处在持续不断的发展过程中，期间可能会面临ERP系统的升级或者改造等问题，这则需要ERP供应商要有一定的研发实力，能够实时、连续地为印刷企业进行ERP系统的升级或者改造提供技术层面的支持。

第二种引进方式是印刷企业根据自身的实际情况，提出管理信息系统的具体要求，委托开发公司设计研发，这种方式需要印刷企业雄厚的经济和技术实力的支持。

印刷企业成功引入ERP系统的关键在于对行业特点的认识和自身条件的把握。首先，印刷活件品种杂，批次多，生产工艺流程复杂，产品必须按照客户订单生产，且具有艺术性和严格的工艺标准，这必然造成管理难度的增加。其次，不同的印刷原材料、印刷设备、印刷方式及印后加工工序生产出的产品档次不同，加之客户的不同要求，造成印刷业的报价困难。最后，企业应用ERP系统是一项庞大的管理信息化建设工程，除经营者的决策要及时果断之外，在ERP系统正式导入公司前，印刷企业应做好基础管理工作，梳理管理流程并提供基础数据。企业管理人员必须清醒地认识到这些困难并逐一解决，才能真正使ERP系统发挥其最优能效，进而为企业带来效益。

借助ERP系统提升整体管理水平

各部门、各生产环节的数据全部导入ERP系统之后，印刷企业的管理人员可以通过ERP系统的查询模块查询到企业各项产品的生产进度、财务应收应付账款信息、原材料和产成品的库存信息等，进而能够及时发现问题，究其原因，并提出解决办法。

一方面，ERP系统可对企业业务流程和企业管理机构进行重组。印刷生产过程十分复杂，涉及的部门也较多，在保证与客户约定的交货期的前提下，需要经过方案策划、工艺设计和组织生产三个步骤。业务流程重组的目的是建立一个能对客户需求做出快速反应的生产流程，企业管理机构重组的目的是建立一个以客户为中心的扁平、高效率的组织结构。其中，业务流程重组的具体做法如下：通过将打样与产品设计融合在一起，建立一个能在最短时间内按客户要求提供样品供客户选择的快速反应流程。

另一方面，ERP系统可对生产控制系统进行重组。订单业务人员严格按照ERP系统的要求下订单，并对业务做详细说明，管理人员随时随地查询企业的订单，了解企业的经营状况，保证必要的供货周期。订单传至生产管理部门后，生产调度人员根据订单统一开制生产传票。不同的传票传至不同的工序部门，各工序部门根据传票的规定安排生产。各工序完成本职工作后，需在ERP系统上实时反馈进度和生产量，生产调度人员则根据实时生产进度及时安排和调整生产任务，对整个生产流程实时监控，确保生产指令的下达和执行。各个工序的信息实现了共享，打破了以前各个生产工序存在的“信息孤岛”现象。

此外，印刷企业人员还可以从ERP系统中方便地查询对部门和员工的绩效考核所需的成本投入，获得及时准确的考核数据。ERP系统的监控功能还产生了新型的员工奖惩制度。通过ERP系统，企业相关人员可以了解哪些员工既能保质保量地完成生产任务，又能节约资源，有利于推行奖罚分明的制度，提高员工的积极性。

开展全员ERP系统培训

开展全员培训是企业管理信息化过程中非常必要的一环。员工是企业管理信息化建设的主导因素，他们影响着从接受订单到货款回笼的每一个过程，如果企业的员工都不了解企业管理信息化的基本知识，那么企业管理信息化建设就无从谈起，引入ERP系统也就毫无意义了。企业经营者应意识到，培训是员工循序渐进地认识、熟悉并掌握ERP系统的有效途径，应该贯穿于整个ERP系统的实施及应用过程。培训应分层次、分阶段，由浅入深、由易到难地进行，使员工之间形成自我学习、逐步提高的良好氛围。

组建IT部门加强与管理层的合作

管理信息化建设是企业的一项重大改革和创新工程，是一个循序渐进的过程，不能一蹴而就。所以在整个建设过程中，除了需要领导者和经营管理者的大力参与支持外，还需要既熟悉印刷业务又精通计算机技术的高科技人才。印刷企业在引入ERP系统之前或引入过程中，应投入适当的人力、物力和财力组建企业内部的IT部门，专门负责与ERP供应商的接洽工作。IT部门组建后，企业应赋予其相关的权利并做到责权对等。同时，企业管理层要重视与IT部门人员的合作，做好交流沟通工作，促进双方构成一个有机的系统。

电力企业办公自动化系统及其应用 篇12

1 电力企业常用的办公自动化系统概况

随着经济与科技的发展, 现代电力企业办公在自动化应用上逐渐实现了计算机网络相连接, Offi ce Automation就是这样的产物, 经常被人们称为OA办公系统。从上世纪八十年代中期开始, 我国就开始利用计算机进行办公, 计算机技术的应用将数据统计与文档写作逐渐转变为电子化, 并将原来的纸质介质转化为电子介质。近年来, 科技发展较为迅速, 人们对于计算机办公系统的应用也不再满足于打字、处理文件, 而是实现了办公联网, 也就逐步发展为现在的办公自动化。

2 办公自动化在电力企业中的应用研究

2.1 办公自动化在电力企业中应用所起到的主要作用

办公自动化在电力企业中的应用十分广泛, 除了生产控制不能应用以外, 在所有信息平台中都需要办公自动化的应用, 它所服务的对象是整个企业的所有计算机用户, 它的应用使得电力企业实现了信息的综合管理与共享。办公自动化可以为高层管理者提供必要的决策支持, 为中层管理者提供信息管理, 降低风险, 实现低成本低投入, 不仅可以使信息流转速度加快, 还能进一步提升工作效率。

2.2 OA系统在电力企业中的应用

首先, 在公文管理中, OA系统的应用改变了以往的纸质文件管理, 从发文角度看, 以往的纸质文件都需要先将发文经办人进行拟稿, 然后交给部门领导核审, 再交给相关负责人进行会签, 最后再由总经理进行签发, 在这一过程中经办人要拿着文件走完各个流程, 如果某一环节文件被驳回, 就需要重新修改, 十分浪费时间。而OA系统的应用则方便了很多, 在OA系统上就能轻松的模拟出发文的一系列流程, 相关工作人员只需要点击鼠标就能完成发文工作, 不仅减少了大量人力、物力的使用, 还使企业工作效率大大提升。其次, 在电子邮件与信息公告中, OA系统的应用更是方便了电力企业人员开展工作。在电力企业中, OA不仅可以利用电子邮箱进行交流, 还能跟踪对外邮件, 并根据自身需要设定邮件优先等级等, 这种模块不仅能够实现大量传输, 还能使信息传输更加安全、可靠。在信息公告上, OA系统的应用将以往的固定公告转变为移动式公告, 方便企业员工实时查看相关通知与学习信息, 极大的方便了电力企业内部工作的开展。最后, 在档案管理中, OA系统的应用能够将归档工作在管理者的操作下实现自动归档, 管理者只需要进入文档数据库中就能查看相关文件, 并完成相关处理工作。

2.3 协同办公系统在电力企业中的应用

协同办公系统的事务处理工作主要涉及的是供电公司办公室日常职能工作, 由于供电公司办公室是协同办公系统正常运转的核心, 是协助领导开展日常工作以及对各处室工作进行协调调配的重要职能部门, 其主要职能包括以下几点:

(1) 负责文件的收发、传阅、督办工作;

(2) 负责电力信息、信访、保密、档案、宣传报道、规章制度的建设和贯彻落实工作;

(3) 对供电公司各处室的工作计划进行制定, 并对工作进行总结管理;

(4) 负责对到访人员的接待工作;

(5) 负责供电公司管理工作, 主要有经济责任考评、班组管理、标准化管理、创一流等管理工作;

(6) 负责供电公司其他部门的日常办公事务, 主要有接收上级单位来文、起草部门文件、制定工作计划、执行领导交付的任务、对日常工作进行汇报、安排人员日程等。

3 电力企业办公自动化应用的相关策略

3.1 多手段并用, 保障管理落实

针对内部管理要素函待整治的现状, 个人认为必须要综合运用多种手段, 保障科学、合理的管理模式得以落实, 尤其是办公领域OA自动化的落实。在人员考核方面, 要建立完善一套完备的考核方式, 将志愿的收人、升迁等各方面要素, 结合在对其考核的成绩上, 客观的评价职员的业务能力、办公能力、工作态度等;打造“阳光办公”平台, 对于涉及公众利益的办公处理内容, 要鼓励予以公示, 以接收公众的监督与考察;对于关系复杂化的现象, 不妨通过严格的法制予以约束, 同时要加强企业内部监督机制的建立。

3.2 加强技术研发, 培养创新精神

办公自动化必须依托于计算机网络技术, 所以想普及其应用, 就需要对计算机网络技术做出革新, 为其发展提供技术支撑。个人认为不妨学习和引进西方国家先进的网络技术, 这样可以避免我国技术层面夺走弯路, 在引进的基础之上培养创新能力, 只有如此才能创造出符合我国实际情况的民族技术。

4 结论

OA系统在电力企业中的应用极大地方便了企业内部工作的开展, 不仅可以为企业高层管理者提供决策支持, 还方便中层管理者开展相关工作, 尤其是在文件传输以及企业内部交流上更是发挥了不可替代的作用。随着办公自动化技术的发展, 相信电力企业的OA系统也会更加完善、更加安全。

参考文献

[1]张建平, 王静.电力企业办公自动化系统设计概述[J].华北电力技术, 2009, S1:171-173+176.

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