企业办公用品管理

企业办公用品管理（通用12篇）

企业办公用品管理 篇1

办公用品管理制度

为加强本公司办公用品管理，规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

办公用品由办公室管理，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。

一、办公用品的范围

1、固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、汽车等。

2、非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、铅笔刀、订书机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件筐、文件柜等。

3、消耗性办公用品，如：信纸、笔记本、复印纸、签字笔、水性笔、白板笔、圆珠笔、台笔、铅笔、橡皮、胶水、透明胶带、复写纸、钉书针、笔芯、电池、公司印刷品、墨盒、回形针、大头针等。

二、办公用品采购

1、一般办公用品的采购在每月末由综合办公室依据库存及办公用量情况提出采购计划，报主管领导批准后，集中购置；特殊办公用品的采购，由科室提出申请，经主管领导批准后，专门购买。

2、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买。否则，领导不予签字，财务不予报销。

3、办公用品采购要严把采购物品质量，做到秉公办事，货比三家，择优选买，不从中谋取私利。采购实行双人双岗制。

4、认真办理入库登记手续，未办理入库手续的用品，不准直接使用。

三、办公用品的领取

1、领用原则：办公用品必须由综合办公根据实际工作需要配发，不可多领乱领。除不可回收的消耗品（如笔芯、草稿纸、打印纸等）以外，办公用品实行以旧换新。

2、一般办公用品可根据工作需要，由科室工作人员填写《办公用品请领单》，由本科室负责人签字，经综合办公室主任审批后，可到后勤库房领取。《办公用品请领单》一式两份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。

3、特殊办公用品经主管领导审批后，由使用科室填写《办公用品使用登记表》，直接办理领用手续。

4、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由办公室统一调换或回收。

四、办公用品管理

1、综合办公室指定专人负责办公用品的管理工作，要做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

2、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。

3、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打印纸、钉书机、及工程部专用办公具。

4、消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。

5、领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。

6、管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。

7、管理性办公用品（办公桌、文件柜、打印机、电脑等）列入使用的个人台账内，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

8、办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”，交综合办公室统一采购。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。

9、各部门应设立“办公用品领用记录卡”，由部门内勤员统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。

10、办公用品严禁私用。

11、一般办公用品由综合办公室向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品综合办公室门无法采购者，可以经综合办公室同意授权各部门自行采购。

12、新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向综合办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交综合办公室。

13、印刷品（如信纸、信封等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合办公室统一印刷、保管。

五、办公用品报废

非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经主管部门审核，并报主管领导同意后，到综合办公室办理报废注销手续。

上述规定由公司综合办公室负责解释，各部门遵照执行。本制度自发布之日起施行。

企业办公用品管理 篇2

关键词：办公管理,企业运转,人力资源,资产,档案

1. 企业办公管理的核心职能

1.1 人力资源管理

我国企业针对于人力资源管理方面存在的问题主要表现如下:首先, 企业人力资源制度建设不规范, 涉及员工的招聘、录用、考核等各个方面, 对于员工之间的问题, 不能以完全公正的态度加以解决, 对于优秀员工, 没有合理的奖励机制对其积极性进行鼓励;其次, 企业的人力资源管理观念不强, 相当一部分的企业只顾企业效益, 殊不知人才更是企业产生效益的保障。由于观念淡薄, 企业对于员工的培训就不会加以重视, 对于人才的发展也会忽视, 这样就会造成人才的流失, 削弱发展后劲。

人力资源负责人应该针对企业特定的人力资源管理问题进行分析, 并加以改善。首当其冲的管理措施就是建议企业采取公正的用人制度。在招聘环节, 应该根据应聘人员的优秀程度加以录取, 不能为了“走后门”而放弃优秀人才;在录用环节, 企业应该从物质以及精神两个层次对员工进行激励, 使有积极性、有业绩的员工不仅能够得到提升, 又能感觉自身人生价值的实现;在考核环节, 企业应该以严格考核条件要求每位员工, 不能注重亲情观念。

1.2 企业资产管理

任何企业都有相关的资产, 包括硬件以及软件方面。企业办公管理系统应该对企业所有的资产进行入库管理。目前, 企业资产管理中存在诸多问题。其一, 流动资产的管理混乱。企业有些资产由于是闲置状态, 只能从企业账户中才能查询, 这部分资产的利用率极低。另外, 相当一部分企业存在较多的出借、无偿占用的资产, 而使企业本身却处于资金周转困难的窘境;其二, 企业固定资产管理不规范。有一部分企业随意购置固定资产, 不进行充分的市场调查, 甚至有些是出于领导的个人动机。还有一部分企业对于固定资产的折旧计提不合理, 未能与财务账目相一致, 账目混乱, 没有规范的监督机制;其三, 企业处理固定资产的方式不妥。有相当一部分的企业不适时保养重要设备, 自认为是从企业成本开销考虑, 殊不知有些昂贵设备不加以正确保养, 反而会减少其寿命, 增大开支。

因此, 企业资产管理作为企业办公管理的一部分, 应该得到有效的重视, 并采取合理对策进行规范管理。首先, 健全企业内部的资产管理制度, 特别是对设备管理人员、设备采购人员以及资产管理人员进行制约与规范。其次, 应该实施资产的集中管理, 对于企业的一些流动以及闲置资产, 该收回的收回, 该处理的处理, 能继续使用的应该进行技术改造, 实现花较少的钱得到更多的收益。另外, 企业应该注重账款的管理。这可以通过员工的业务培训加以强化, 相关合同应该以国家法律为准绳, 便于今后的对账。

1.3 企业档案管理

我国相当一部分企业办公管理职能中的档案管理存在问题。其一, 是档案意识不强, 诸多管理人员没有认识到档案对于企业的重要性, 档案管理也是敷衍了事, 总认为这些档案没有太多价值;其二, 档案管理过程中投入经费不足, 好多企业的档案管理局限于人工, 没有投入经费购置相关的档案系统, 效率低且浪费人力;其三, 企业办公管理中的档案管理人员业务素质不强, 普遍是以学历较低的人员承担, 使得档案管理过程中存在太多错误, 严重影响档案质量。

因此, 企业办公管理人员做好档案管理对于促进企业发展有重要作用, 首先, 应该提高办公管理人员对档案管理的认识, 解放思想, 与时俱进, 借助于信息化技术对企业相关档案进行规范整理。其次, 要健全企业档案管理体系, 明确职能, 让不同类型档案的管理责任明确到人。对于不规范的材料应该进行统一的重新处理, 使其符合行业技术标准、文本标准等, 这不仅有利于企业的技术发展, 更有利于企业今后的信息采集以及与其他企业间的信息共享。

1.4 企业办公管理的其他方面

企业办公管理涉及面很广, 除了上面所述的几个方面, 还有很多, 比如:企业会议管理, 任何企业就会有会议的召开, 可见, 会议管理也是企业办公管理的一部分。企业办公管理人员应该负责完成会议通知的发布, 对于会议的时间、主题、主持人、地点等内容通知到各个需要到会的员工, 并负责会议签到记录。企业车辆管理, 办公管理人员对于企业车辆进行统一的安排与调度。企业意见管理, 办公管理人员对于任何员工以及客户的所提意见进行记录、上报以及反馈等等。

2. 结论

由于企业办公管理工作是一项很琐碎的工作, 因此必须符合市场和企业发展的要求, 加强科学决策和参与, 采用专业化办公管理模式, 并针对企业办公的自身特点, 进一步对企业办公管理模式进行优化, 体现企业办公管理的科学化、系统化、制度化、规范化, 在运作方式和管理思维模式上最大限度地利用内外资源, 使企业办公管理得以实施顺利, 最大限度地达到预期目标。总之, 企业办公管理是维护企业正常运转的基础, 只有履行了办公管理的所有职能, 才能保障企业更好地发展。

参考文献

[1]胡占友.行政办公管理工具箱.机械工业出版社, 2011

企业办公管理现状及发展分析 篇3

关键词：企业管理；办公管理；现代企业；办公管理模式；办公室；无纸化办公 文献标识码：A

中图分类号：F272 文章编号：1009-2374（2015）22-0168-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.22.083

在以前，很多企业大多是以纸质、人工等的方式来对办公涉及到的一些档案加以管理，这种办公管理的模式不仅仅是浪费时间、人力、物力，还会给管理工作带来许多不便。随着计算机互联网和信息技术的渐渐发展，企业的办公管理模式也进行相应改革。要进行改革，就需要明确规范办公管理的职责及其重要性。

1 企业办公管理的重要性

办公室是企业名下综合管理的部门，它的主要职能就是沟通协调企业各个部门的工作。办公室可以说是综合性能很强的一个行政管理部门，它是企业和员工之间的沟通桥梁，承上启下，工作的范围广，参与的事务多，内容也比较复杂。

1.1 协调企业各部门

办公室管理的工作可以从企业全局发展出发考量，对于某部分重要问题可以进行研究并深入探讨；办公室可以通过把握企业各个发展的动态，从而及时地向有关部门以及企业高层管理提供最新的信息，使得决策者可以更全方位地进行决策工作，提出更符合企业实际需求的发展战略决策；在布置企业目标时，办公管理能够以全局为出发点，基于符合企业高层管理要求和各部门职能的基础上，计划布置相关工作；在企业的日常运行方面，办公管理应当要沟通协调好各个职能部门，从而保证相关的工作可以更加顺利。

1.2 明确各个员工的岗位职责

因为企业在实际运行时所涉及的岗位工作比较多，要求多人进行分工合作完成，所以必须面向企业的工作人员及旗下部门实行岗位责任制。办公管理能够划分各岗的权责职能，使得每个部门以及每个工作人员都可以各司其职，进而提高其工作效率，降低企业的产品生产时间，增加企业经济效益。此外，办公管理还要考核企业员工的工作，处理那些旷工、不能及时完成工作目标、损害企业利益等的员工，进而提高企业的日常生产效率，增加企业经济效益。

1.3 信息化企业管理

伴随着我国市场经济的迅猛发展和信息技术的愈加创新，我国的计算机技术以及网络数据库技术等也有了很大的提高，与此同时，这给企业的办公自动化信息管理工作创造了有利的条件形势。办公自动化技术是将信息时代的管理模式和工作方式有效地结合，能够实现资源共享，从而提高办公效率。将计算机和通讯技术进行有效运用，就能够给企业建立一个高效率、高质量和高智能的办公体系，能够在日常办公时给高层管理和相关员工提供更加便利的服务，减少企业人员的不必要工作量，提高员工的工作质量和效率，完善企业的内部管理工作，进而加强企业的市场竞争力。

1.4 推动企业发展

办公室建立的出发点是给企业提供办事的部门，究其本质，就是提高企业面对不断发展的市场所能适应的能力。当下，在企业的发展过程中，通常都会遭受来自同行激烈市场竞争以及生存的压力，企业要想降低这种矛盾，就要利用好办公室职能，不断探讨并加以适应新型的市场发展。此外，在企业发展过程中，办公室管理的工作人员还可以着眼于市场需求，力求更好地把握未来的市场需求，从而给企业的未来发展提供一个方向，进而能够更好地引导并推动企业发展。

2 企业办公管理现状

我国市场经济在不断推进，而现代的企业制度也在不断完善，所以我国的企业管理也有了明显的进步。然而，现在的社会已经步入信息时代，现在的这种企业管理还是不能够完全满足社会发展的要求。

2.1 沟通的效率不高

（1）企业中大部分请示汇报、指令下达以及结果反馈都是语言表达，听的人再笔录，这就有可能由于表达能力、理解能力、记录能力或是记忆能力存在的差异，从而使得层层传递的信息内容出现失真，并且没有正式的书面内容，在重复使用信息以及共享时也比较困难；（2）地域差别，协同工作的效率较低。因为信息在传递过程中会出现人员外出等情况，进而导致审阅批复的周期较长，所以一些工作项目就不得不变成一个长时间等待的状态；（3）未能有效进行日程管理。日程管理可以说是一个现代员工所必须具备的能力。有效的日程管理能够帮助其进行更正确的判断，让企业整体的人力资源能够发挥更大的作用。

2.2 管理行为规范性难以保障

（1）控制能力不好。一些领导的事务繁多，就容易忘事，会顾此失彼；此外计划如果很多的话，但是与此相对的控制力却不够，这就会造成部分计划搁置；在多个事务都需要协同时，若是缺乏有效的监控手段，就会造成这些事务长时间的停滞；（2）缺乏有效的共享手段。日常办公的事务若没有正式的文档，就不能够共享信息。共享正式文档的途径一般都是电话和Email，这种方式的效率较为低下。但是如果不能够共享信息，就会进行重复的工作，从而浪费资源；（3）异地的管理成本高且效率低。传统的异地管理大多是通过出差来实现，由此就会产生通讯费用和交通费用，积少成多，成为运营成本中的累赘。出差时的通讯条件、交通条件以及办公条件等都会受到一些限制，会降低工作效率。

3 企业办公管理发展分析

伴随着信息化的逐渐普及，人们的生活方式也在发生着翻天覆地的改变，办公管理也在逐渐适应这种发展趋势并不断的改革，新型的办公模式定会逐渐替代传统的人工管理方式。改革并重新设计企业的办公管理的重要目标就是提高企业的办公管理质量及效率，从而可以更好地解决企业日常工作中的问题。对于旧的办公管理的框架结构，我们应当要全面分析企业的办公室管理模式，从而使得企业办公管理更加系统化、自动化，所以我们可以基于B/S结构，采用JSP面向对象技术与SQ L Server数据库提出一个办公管理的框架：（1）这个框架是基于B/S三层结构来建立的，可以避免C/S构架所需要的安装和不易维护的难题；（2）这个框架利用UML建模语言，总结企业的办公业务流程，来建立办公管理系统的框架，可以更好地加强模块实用性、降低耦合度；（3）这个框架主要包括会议管理、公告管理、人力资源管理、文档管理、系统设置、通讯录管理、论坛管理这七个部分，可以使得企业的信息传递更快，有利于企业的协同工作可以无纸化办公。

4 结语

企业的办公管理工作是一项比较琐碎繁杂的工作，因此应当在符合市场和企业发展的趋势下，采用更加专业化的办公管理模式，从而加强企业科学决策。此外，还要针对企业自身的办公特点，深入研究企业的办公管理模式并对其优化改革，使企业的办公管理更加系统化、科学化、规范化、制度化、规范化。总而言之，企业先进高效的办公管理模式是企业能够正常运转的基础，只有履行好办公管理的职责，才可以保证企业的工作效率和经济效益，才能够更好更远地发展。

参考文献

[1] 刘昭.基于AJAX的某军工企业进销存管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.

[2] 潘毅涛.基于工作流的油田公司科技项目审批管理系统设计与实现[D].电子科技大学，2014.

[3] 阎晓青.建立内部办公平台提升企业办公效率[J].科技视界，2014，（17）.

[4] 郭志宏.高校办公网络安全管理现状及对策分析[J].计算机光盘软件与应用，2014，（12）.

作者简介：王秀兰（1971-），女，山西山阴人，国网山西省电力公司朔州供电公司助理政工师，研究方向：政工。

企业办公室管理制度 篇4

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

文件收发规定

一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党支部书记签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。

文件由拟稿人校对，审核后方能复英盖章。

三、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

四、经签发的文件原稿送办公室存档。

五、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

六、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

文印管理规定

七、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司

保密事项。

八、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打樱各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打樱打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

九、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

十、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

十一、严禁擅自为私人打英复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

办公用品购置领用规定

十二、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办

理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。

十三、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。

十四、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。

十五、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

十六、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

电话使用规定

企业办公室5s管理制度 篇5

(1)办公桌上没有与工作无关物品放置。

(2)工作中的相关文件、记录分类摆放整齐、填写清楚无误。

(3)地面没有纸屑、杂物等。

(4)文件夹明确标识，整齐放置。

(5)标识牌悬挂端正，位置正确。

(6)私人物品放在抽屉，不得有贵重物品。

(7)电脑、电器等的电源线都束好，不杂乱无章抛落在地上。

(8)没有说笑打闹现象。

2、整顿要求：

(1)公标识与实际相一致。

(2)文件、记录的存放按不同内容分开存放并详细注明，档案柜贴有标签。

(3)工作区内的凳子摆放整齐，不用时放回桌洞内。

(4)通道上没有放置物品。

3、清扫要求：

(1)地面无灰尘，无碎屑、纸屑等杂物。

(2)墙角、电脑等下面为重点清扫区，保持干净。

(3)地面上沾染的赃物及时清洗干净。

4、清洁要求：

办公区卫生设有专门的保洁人员，公共区域的通道、楼梯、卫生间及各办公室地面由公司安排的保洁人员打扫;其余卫生由各科室负责人安排值班打扫，特别是公用设备的`整齐整洁;个人办公区域卫生各自负责。

(1)办公桌、门窗等无灰尘、无油污。

(2)地面保持无灰尘、无油污。

(3)清洁用具保持干净。

(4)不做与工作无关的事。

(5)严格遵守执行公司的各项规章制度。

(6)按时上下班，按时打卡，不早退，不迟到，不旷工。

(7)桌面文具、文件摆放整齐有序。

(8)桌面物品都是必需品;传真机、复印机内纸张齐备，并准备费纸箱。

(9)电源、线路、开关、插座没有异常现象出现。

(10)办公桌、电脑及其它办公设施干净无尘。

5、素养要求：

(1)按规定穿戴服装。

(2)对上级及来宾保持礼仪。

(3)不随地吐痰，不随便乱抛垃圾，看见垃圾及时收好。

(4)上班时间不进食，如早餐零食等。

(5)上班时间不看报纸、杂志等与工作无关的刊物。

公司、企业办公室管理制度范本 篇6

一、总则

1.为了加强劳动纪律和工作秩序，特制定本制度。

2.本制度包括考勤制度、电话制度、行政办公制度、卫生制度。

3.本制度使用于公司全体员工。

二、考勤制度

1.公司上班时间为冬季：7：40~11：40，13：30~17：30

夏季：7：40~11：40，14：00~18：00

2.考勤范围

（1）公司除经理外，均需在考勤之列。

（2）特殊员工不考勤须经经理批准。

3.考勤办法

（1）任何员工不得委托或代他人签到。

（2）员工忘记签到时，须说明情况，并留存说明记录。

4.考勤设置种类

（1）迟到。比预定上班时间晚到。

（2）早退。比预定下班时间早走。

（3）旷工。无故缺勤。

（4）请假。（请假需写假条，请假一天由部门主管签字，一天以上（不含一天）

由经理签字）。

（5）外勤。全天在外办事。

（6）出差。

（7）休班。

5．迟到一次扣工资20元，早退一次扣工资20元，旷工一次日扣当日工资的两倍，月矿工三日以上辞退处理。

三、电话制度

1.本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不允许员工在公司内打私人电话。

2.员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

3.员工接听外线电话的标准用语为：“您好，XXXXXX公司”等。总的要求是规范、简洁、礼貌。

4.公司不允许员工在公司挂私人长途电话。员工不经同意即私挂国内长途电话，视情节给予罚款。

5.员工接听外来公事电话，应做好电话记录，并及时落实。

四、行政办公制度

为使公司企业管理及企业文化建设提升到一个新的层次，现制定以下办公制度。

1.本公司员工上班要带配胸卡；

2.坚守工作岗位不要串岗；

3.上班时间不要玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情；

4.办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；

5.不经批准不得随意上网；

6.打印材料要及时记录；

7.吸烟应到卫生间，否则给予罚款；

8.凡出远勤达1天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单；

9.因故临时外出，必须请示部门主管；各部门全体外出，必须给综合办打招呼；

10.不得将公司烟缸、茶杯、文具等公物带回家私用；

11.无工作需要不要进入经理办公室、财务室等。

五、卫生制度

为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。

1.每天上班后首先打扫环境卫生和室内卫生，养成讲卫生、爱清洁的习惯。

2.保持室内清洁、湿润、窗明几净，书籍、文件、资料摆放整齐；痰盂、纸篓干净清洁，地面无碎纸、烟头等杂物，确保良好舒适的工作卫生环境。

3.卫生管理的范围：公司各部门、厕所、花坛、绿地及走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。

4.卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；花坛、绿地内无杂草、杂物。

如何做好企业办公室管理工作 篇7

关键词：办公室,管理工作,人性化,科学化

办公室作为一个职能部门, 承担着文秘、新闻传播、会议筹备。接待、文件收发、档案管理等工作内容。办公室工作不仅繁琐复杂还要求工作人员具备极强的原则性;要不偏不倚的传达领导的命令还要把各部门的意见统一上报给上级领导。当今快速发展的时代, 快速的城市生活节奏使城市生活人群不得不被迫的接受并且适应快节奏;在这一过程中办公室管理就起到了规范城市白领、高薪阶层各方面综合工作能力和效率的作用。这就要求办公室工作人员应当敬业, 要具备极强的独立工作能力可以自主高效的完成工作, 还要具备良好的工作作风和认真的工作态度;在平凡的岗位上做出不平凡的贡献。而办公室的管理工作应当做到透明化、科学化、人性化。

1企业办公室管理工作要做到人性化

办公室管理工作主要针对企业大部分中低薪人群, 企业办公室既有一般办公室的共同性, 同时, 也具备自身的独特性。办公室是参谋和助手, 是眼睛和窗户, 也是警察和监察。企业办公室管理办公人员协助领导进行行政决策这一过程中, 不存在职位高低之分, 理应尊重不同职位不同职业的人群。随着快节奏的生活方大多数会缺乏心理安全感, 从而使城市白领在薪资方面有所改变。从原来的只注重高薪演变到如今的注重“五险一金”等社会保障福利是否健全, 所以要做人性化是更为重要的。在人性化的基础上在员工的能力心理承受范围之内, 适当的不断的加大企业的管理力度, 如不断完善管理条例制度, 把上层传达的大的原则落实到企业办公室的每个部门、落实到每一项具体的工作要求中去, 凡是要做到遵规守纪, 实行人性化的静态管理。说到人性化, 不得不提到服务。你对员工的服务态度决定而员工对顾客的服务态度, 要为员工服务为顾客服务。树立良好的服务意识, 对待员工要有赏有罚分开进行, 对待上层领导要做到不卑不亢。

2企业办公室管理工作要做到科学化

即使再好的制度没人执行, 照样不会起到好的正面的积极地作用。制度要靠执行才能得到实效, 才不会出现以金钱和权利交易;官员和商人勾结, 以权谋私不办实事的现象。作为管理人员要以身作则结合上级领导传达的内容和让制度在阳光下执行的原则, 从自身做起首先要做个好的传达着还要做一个很好的执行者。还要认真做好为领导决策服务;为各部门服务;为员工服务。要全面、准确、及时的掌握企业各部门的实际情况深入了解并关心员工;真实的反应基层情况, 做员工信息的反馈者做领导信息来源的筛选者。要认真解读领导思想意图, 认真学习相关文件和领导讲话精神, 不打折扣的完成上层决策人员交代的任务和工作。而作为执行者, 我们应该不遗余力的去执行正确的积极的制度, 要树立良好的服务意识, 在最大程度上配合管理者执行相关制度, 制造一个良好的工作环境。要准确传达领导讲话内容, 提高各部门办事效率, 要做到特殊的事情特殊办;着急的事赶紧办, 今天该完成的任务不推迟到明天。要提高工作能力和质量, 对内来说办公室面向的是企业各有关部门、各领导和员工, 对外来说办公室面对的是整个社会结构的某个部门 (如公关部门面向的是除本企业公关部外与本企业宣传内容所有公关单位、宣传机关和社会人群及其所在的机构) 和社会成员。所以办公室对外工作质量和工作效率会影响整个企业的形象及其发展前途。

3企业办公室管理人员

办公室管理人员要继续深化学习, 进一步加深对办公室工作的认识, 更深刻的了解办公室工作的重要性, 更好的做好办公室工作, 自觉围绕中心工作创新管理制度还要适当的扩展服务领域, 开发新型的合作关系和合作伙伴。要做到“眼勤、手勤、脚勤”三勤。要坚持科学发展观;树立良好的学习态度;认真学习管理技能扩宽并发展企业发展思路, 提高企业的社会竞争力和发展力。对员工实行精细化管理, 修订原有的不健全的不符合时代发展规律的落后的制度体系, 规范员工内部的行为方式, 适当组织各部门员工参加与企业最新发展动态相关的宣传活动和其他活动, 带动员工的工作热情, 增强员工与企业之间的联系。处理好企业内部与外部之间的关系、上下级之间关系, 要解决领导部门中存在的不良的工作作风问题。要积极引导员工改变传统工作习惯, 接受现代化管理提高工作水平。通过宣传活动提高员工的思想道德素质, 加强员工思想道德建设促进企业文化建设, 提高员工的科学文化水平, 形成一个有文化高素质的集中高能力人群。

在工作过程中抵制低迷的工作情绪, 适当用不同的方法激励员工的信心增强战斗力。影响管理的因素有很多;影响管理者工作的因素也很多, 其中最重要的也就是人与人之间的关系也叫做人际关系, 不同的人在社会生活中扮演着不同的角色, 处在不同地位的角色各司其职却又都相互联系, 我们生活在共同的社会中, 即使每个人的职责不同, 人际交往关系也会让我们存在共同之处。做好自己的本质工作固然重要, 但同时也要注意对他人的工作不造成影响, 对别人的工作, 自己这个外行人不多加指点, 尊重他人也会得到他人的尊重。要给自己定好位, 做个什么样的人, 做什么样的工作, 做好什么事。管理者要做好管理协调工作, 对企业来说, 管理者的管理能力是很重要的。而管理者的管理思想直接影响管理范畴内管理活动的效率和效益, 现代化的管理思想可以帮助管理者快速找到对管理影响较大的环境因素。对于一个企业来说, 目标是具有灵活性的, 每个时期的发展目标都是不一样的, 不应该停顿滞留在某个阶段而应该把握机会勇往直前, 重要的是要时刻都能明确目标。要具备极强的保密意识, 不论是亲朋还是好友都只字不提企业的保密内容, 做好保密工作, 企业机不外泄给他人, 保护企业权益, 维护企业的利益和管理人员自身的利益。要发挥领导班子的带动力, 要把蛋糕切好切均匀。理解每项相关政府出台政策, 坚持深化改革的过程中引导员工积极对待建立社会主义市场经济体制出现地问题。要主动积极地迎接挑战, 在挑战中把握机遇实现企业的跨步。工作中以我为荣, 以企业为傲, 满腔热血把自己全副身心投入到自己的工作中, 要具有一定的敏感性对企业发展和市场前景有一定的预见性, 把握企业未来的发展方向。办事工作要雷厉风行不优柔寡断。对每件事情要做到精益求精, 对自己要做到严格苛刻要不断完善自己, 不断学习新的思想观念并能将“新鲜的血液”充满活力的血液注入到企业中, 使企业变得年轻化。要言行一致, 对新员工要有足够的耐心, 对待员工要一视同仁不偏不倚。

4办公室管理工作四关键

(1) 有效管理。管理工作要有明确的方向和目标, 要不断跟进目标、检查管理。在管理过程中寻找标榜, 找到标榜和普通员工之间的差距, 根据差距进行调整和整顿提升, 因人而异分类做出不同的措施针对不同的员工。培养员工的主动思考的能力从而激发员工的热情。

(2) 建立工作标准。在优秀标榜员工和普通员工之间寻找一个公约值, 按照这个公约值制定标准, 帮员工做好定位。要树立工作不是为了谁而做的思想, 工作是自己应尽的义务而薪资是自己赢得报酬, 所以既然做了就要认真做好, 这也是工作态度问题。鼓励员工创造自身的价值从而得到领导的认可和赏识, 离梦想就差咫尺之遥。 (3) 赏罚分明及时。在公司企业活动中和工作中, 管理者要做到赏罚分明, 不管是赏还是罚都要及时。处理问题不要拖泥带水, 法不容情在处理赏罚问题室要公平公正, 遵守原则。竞争又是无时无刻存在的, 管理者要利用好各部门的竞争关系, 促进积极地竞争关系的发展, 在资金, 财务方面做到不偏不倚努力维持良性的竞争关系, 尽可能去平衡竞争现象。 (4) 人性化关怀。要积极主动的关心员工, 一视同仁, 在企业管理过程中要注重以人为中心, 充分重视人性。努力为员工赢取舒适愉悦的工作氛围, 使员工在工作中体会到自身的价值所在, 使员工对工作充满高度的热情和信心。人性化管理能够让员工充分发挥自身所长体现自身价值, 奉献自己的精力和热情, 为企业兴起、发展, 从喏小转变为强大做出不可估量的贡献。

5结束语

随着改革开放的不断深化, 经济体制的转变, 企业也更加注重管理化, 办公室是为企业提供了综合性管理的服务部门。身为办公室管理人员要具备较强的个人素质, 要坚持原则又在以企业利益为上基础上圆滑的处理事务, 还要具备较高的工作效率。办公室工作如何做到科学人性化管理, 将会直接影响或间接制约企业以及本部门各项工作的顺利开展进行和完成。对企业来说, 办公室是综合性的管理服务部门, 是协调各部门关系的“中枢神经”又是推进企业发展的垫脚石, 所以做好企业管理工作至关重要。

参考文献

[1]记者王琦.全市政府系统办公室工作会议召开[N].孝感日报, 2014.

[2]李彦博.中国单位组织中的成员依赖心理[A].福建省社会学2007年会论文集[C].2007.

企业办公用品管理 篇8

近日，著名的倚天内外网安全隔离与文件交换系统、倚天应急管理信息服务系统的研发人吴秀岩女士又推出了移动办公应用方案，为不同行业的企业提供了合理的任务管理解决方案。目前已服务超过6万多用户，并取得了相当不错的口碑。究竟研发人吴秀岩对移动办公领域有着怎样独到的看法？她的倚天移动办公应用又是如何给企业管理做减法呢？笔者带你走近吴秀岩，来了解她的研发历程。

传统OA系统弊端凸显

其实，互联网已经不再被认为只是一个虚拟的世界，所谓的“云”也不是一个飘在空中的概念，而是越来越快地影响到整个社会的各个层面。在网络应用如此广泛的今天，人们的思维模式已深受互联网的影响，更喜欢网络交流甚于面对面的交流，同时更加关注互联网产品的使用体验。因此，传统OA系统也显示出了其无法修正的弊端。

谈及研发初衷，吴秀岩介绍说：“我也是公司的管理者，每天都会接触到管理软件。对传统OA系统的弊端很了解，也忍了很久。所以就一直计划着研发一套新的管理系统。恰逢云技术发展成熟，于是就基于云计算开发出了这套移动办公应用方案。”

在吴秀岩看来，传统的OA系统费用高昂，上手困难，软件操作复杂，目.系统更新缓慢。而如今的人们已经习惯了离不开手机的牛活节奏，因此，企业办公的节奏也应该被基于云的移动瓦联网新型软件所改变。当传统的OA软件系统无法摆脱天然存在的弊端，而用QQ、excel、project等级办公方式也难以满足高速发展型企业的工作协作需求时。倚天移动办公应用方案作为新一代移动互联网云办公软件的代表，成为了办公软件一个新的引爆点，引领了企业管理新方向。

给任务管理和团队协作做减法

关于倚天的移动办公应用是如何为企业管理做减法的，吴秀岩坦言：“是收集了多家企业的管理需求，并结合我们自身的感受研发而出的。”

关于倚天移动办公应用，用户可以创建、查看同自己相关的任务，可以组件群组完成任务的分配和效果追踪。最新的版本还特别注意减少移动端的交互层级，改变了原有列表+ Tabs，并将三个主要功能外其他数据入口放在二级菜单的导航形式，转而将所有功能入口以图标方式排列在一页，作为同一层级用Switcher供用户与任务列表视图切换。

在IM版块中，基于公司组织架构功能，公司或者组织可以根据自己的需求，创建部门以及部门下的项日组，而与组织架构相匹配的，是权限分级。比如销售部主管可以查看销售部所有成员的情况，平级的一组与二组之间，则只能查看所属组队的任务情况。此外，倚天移动办公还设置CRM模块，配合新组建的“顾问式”容服团队，打造针对企业的专业解决方案。

整体来看，移动办公方案就包含OA、协作和CRM-个企业内部管理常见的部分，权限明确、桌面简单，还便于跟踪管理，大大提高了企业的管理效率，助力用户在各行各业中实现飞跃发展。吴秀岩介绍说，企业还可以根据自己实际的人员分配，个性化的定制不同的功能组，以便最大限度的满足客户的管理需求，为企业提供一个纯净无T扰的办公协作平台。

移动云办公趋势不可挡

倚天办公应用的出现，就像一个强烈的信号，在这一领域引起了不小的轰动。作为电子政务系统的研发企业，倚天深得用户信赖，并已为数万家企业提供服务，成为人们日常办公不可或缺的一部分。这让很多人不禁疑问，这样一来，是不是那些传统厂商都会死？SaaS企业服务相关创业者会遭遇灭顶之灾？

在吴秀岩看来，不一定。“相对于传统办公软件来说，移动办公这两年的发展确实迅雷不及掩耳，但是也仅仅是处于起步阶段，相对于2C的产品来说，移动办公软件市场的发展速度难以望其项背，创新性还远远不够。”

而对于移动办公的发展方向，吴秀岩有自己的观点。“在企业需求特性和资本市场对移动办公软件的发展推动力有限的情况下，移动办公软件研发企业应当找准企业需求，在产品设计中进行聚焦。实际上，大而全的移动应用在日前的形势下难以从应用深度上取胜，只做表面功夫的全功能应用对企业和我们自己来说都是一种伤害。他们认为传统的办公软件70%左右的功能都是大家不常用的，只要做好两三个精致功能，而其他的不管需不需要，都打包给客户，这在移动办公应剧中是不得人心的。所以，移动办公必须从移动办公的应用场景出发，而不是大家想方设法地一股脑地往移动办公上靠。”

关于未来倚天的发展，吴秀岩表示，她还会继续完善移动办公方案，并更加注重从企业实际的工作场景出发，帮助企业解决移动办公的入口问题，融入整个企业级移动应用的生态圈，将沟通做到极致，为用户送上更加实用优质的移动应用。她深信：“或许目前移动云办公领域还有点冷，但它一定会逐渐成为资本角逐的下一个处女地。”

中小企业办公室管理规章制度 篇9

1.本制度规定了公司员工的行为规范，旨在统一和规范公司员工日常工作行为和公务礼仪行为，提高工作效率，充分展现企业形象。

2.本标准适合于本公司市场部员工的日常行为及管理。

员工行为准则：

1.对人对事应坦诚、公正、客观，与同事之间应和谐相处，互相帮助，共同营造良好的工作氛围。

2.认真了解公司各项规章制度，正确理解公司经营方针，热爱本职工作，积极进取，培养良好的工作态度和工作作风，努力钻研业务，勤奋好学，力争达到尽善尽美的工作标准。

3.在工作场所及活动中要言行得体、仪态大方、穿着整洁清爽、严禁打赤脚、穿拖鞋。

4.仪容得当，不提倡染发、烫发、蓄胡须，男士不得留长发、女士不得穿超短裙。

5.及时整顿办公环境卫生，不得大声喧哗、打架斗殴，不得在工作区域吸烟，不得带酒意上班。

6.工作时间不得闲聊，不得在INTERNET上交友、翻阅与工作无关的图书报刊，不准在公司上私

人QQ、玩游戏。

7.员工不得以任何理由拒绝公司安排的培训，必须按时参加培训。因故不能参加者应事先请假，无故不到者以旷工论处。

8.迟到、早退：以公司规定上下班时间打卡计算，工作时间开始后超过1分钟上班者视为迟到，下班铃声未响下班者为早退，迟到超过30分钟或无故提前30分钟以上下班者按时间长短以旷工论处，但因公外出或请假并经批准者除外。

9.请假应办理书面请假手续，不得以电话/短信请假，事假不得超过3天/月，病假必需出示证明。

10.不得在工作区域会见私人朋友，业务交流在会议室进行，严禁串岗，搬弄是非，扰乱工作次序。

11.工作中要严守职业道德，一切从公司大局出发，不得营私舞弊、破坏公司利益不得泄露或传递

公司任何保密资料。

12.尽职尽责，坚守岗位，严格执行岗位责任制，按时完成领导交办的工作任务。

13.未经公司许可，不得在其他公司兼任任何职务或从事第二职业。

对于违反本制度的员工，公司将进行考核，具体规定如下：

1.违反规定造成公司内一定范围不良影响的，给予经济处罚10－50元；

2.违反规定影响公司形象、情节过轻的，给予经济处罚50－100元；

3.违反规定且严重影响公司形象、情节恶劣的，予以辞退。

本制度由公司办公室及相关领导负责检查考核。

企业办公用品管理 篇10

对于企业而言。办公室工作是企业与外界联系的主要活动窗口。同时也是保持企业内部工作正常运行的关键部门。不论何种企业的办公室在结构中都具备一种“承上启下”的服务作用。主要表现在上传下达、沟通企业内外活动等方面。这就需要企业制定相应的管理方式。强化企业办公室的服务理念。更好的让办公室为企业服务。从某种意义上来说。企业对办公室工作的管理程度的好坏。会直接影响企业的政策落实、制度的执行以及公司工作的展开，同样也是企业管理方式和管理效率好坏的重要表现。因此，只有企业办公室的工作人员具备服务大局的工作理念。

才可以更好的担负起自身应尽的责任。做到企业素质与效率的全面提高。下面本文将对如何提高企业办公室的服务意识。加强企业的管理水平展开深入的研究

一、强化办公室服务理念的意义与内容

企业办公用品管理 篇11

关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理

中图分类号： TP317.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-41-2

0 引言

伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。

1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响

1.1 为实现文档一体化创造了条件

对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。

而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率

企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。

2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法

2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来

企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。

2.2 实现在线实时归档

在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。

下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。

企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。

对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。

2.3 电子文件的安全管理

随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：

①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。

③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。

④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。

2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管

尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。

保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。

2.5 建立文书档案的现代管理模式

传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。

而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。

2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署

制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。

3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用

在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。

办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。

4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进

在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。

通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。

参 考 文 献

[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.

[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.

水泥企业办公室管理的实践与思考 篇12

一、水泥企业中的办公室管理

(一)日常工作。在水泥企业当中,办公室管理的一项重要工作内容就是处理企业中大大小小的日常工作,在水泥企业的生产经营过程中必然会有大量的文献资料、签署的合同,对于这些数据材料档案的管理是办公室需要落实完成的工作,除此之外,帮助水泥企业组织召开和主持各项工作会议、公文的报备和审批等等事务均需要由办公室进行完成和处理。

(二)决策领导。虽然水泥企业中的各项重大的方针和决策是由领导作出决定,但是办公室是为领导的决策提供必要的准备工作,比如说搜集和整理相关的数据资料,根据水泥企业的实际情况预先制定出几套合适的方针政策供领导挑选,在领导宣布决策的过程中进行仔细地记录,并且将其传达至企业的各个生产经营部门当中,在某种程度上来说,办公室管理相当于水泥企业的“左膀右臂”,是企业中至关重要的工作部门。

(三)工作协调。为了能够充分发挥水泥企业的最大价值,合理配置企业中的各类资源,需要办公室在其中进行协调和调配工作,通过办公室作为桥梁和纽带,使得水泥企业上上下下各部门之间都能和谐共处,紧密联系其各个部门之间的关系,加强合作意识,共同为实现水泥企业大踏步前进贡献出自己的力量。

(四)处理突发事务。办公室经常需要为水泥企业处理一些突发事项,比如说领导临时交代的任务、合作商临时增加的要求等等,这些任务突如其来,毫无准备时间,因此办公室必须充分发挥其灵活的特性,认真完成和处理好各种紧急情况或是突发事务。

二、做好水泥企业办公室管理

(一)提高服务意识。办公室是企业职工向企业进言献策的地方,特别是很多时候企业员工提出的宝贵意见和建议能够切实帮助水泥企业提高工作效率、节省成本,创造出更大的经济效益。现在有许多水泥企业的办公室人员服务意识越来越高,对于来访的企业员工办公室人员能够认真接待,并且将员工提出的建议或意见进行仔细记录,尤其是有利于水泥企业发展的建议和意见在进行整理汇总之后迅速上报给企业领导,除此之外,当前水泥企业的办公室还非常重视企业员工所反映的真实情况,并且能够进行及时处理,在平时办公室人员会经常深入一线与企业员工进行亲切交谈,深入了解内部员工的最新动态和真实情况,帮助员工切实解决工作和生活中的困难,在不断提高的办公室管理下,水泥企业的员工对企业更加信任也更加愿意积极投身到工作当中,不断为水泥企业创造巨额利润。

(二)站定政治立场。水泥企业建设办公室部门就是为了能够帮助企业实现长效发展,为此,办公室需要站定政治立场,坚决拥护中国共产党的方针政策,比如说现在有很多水泥企业经常组织办公室人员开展党的政策方针学习活动,在企业会议上提出争取建设廉洁的水泥企业的战略目标,并且将企业的集体利益放在第一位,帮助水泥企业寻找和制定出适合自身的发展方向和发展道路。

(三)强化硬件条件。提高办公室的管理效率需要水泥企业为其配备现代化的设备,强化办公室的硬件条件,比如说为办公室配置性能较好的电子计算机,并且安装专业的管理软件,组织办公室人员学习电子计算机操作和学习使用管理软件,将传统的人工办公逐渐过渡到现代化办公上来,充分利用先进成熟的现代信息技术和互联网,将领导下达的任务或命令通过互联网或电子邮件的形式传达至水泥企业的各个部门,改变以往人工口耳相传的方式,有效提高办公室的工作效率。此外,办公室工作人员还需要建立专门的工作电子档案,将档案按照工作时间、工作性质、工作部门等进行及时的归档整理并且进行妥善保管,方便日后的翻阅和检查。

(四)规范管理方法。将办公室中每一位工作人员的职责进行明确规定和划分,并且制定出规范统一的管理流程,所有的管理工作都要按照规定和流程来,有效提高和保障办公室的管理质量。与此同时,办公室人员能够全面接受监督检查,现在水泥企业的办公室管理中已经树立起了公平、公正、公开的观念。

三、结论

总而言之,办公室的管理工作关乎着整个水泥企业的生存和发展,因此针对现在企业当中办公室人员的工作意识差、管理能力弱和管理方法不科学等一系列问题,结合水泥企业自身的实际情况作出相应的调整,通过提高办公室的管理水平和管理能力,从而全面推动水泥企业的发展和壮大。

参考文献

[1]程建飞.关于唐山冀东水泥股份集团公司办公室管理的研究[D].燕山大学,2016.

[2]贺永刚.浅析如何做好JD水泥公司办公室管理的实践与思考[D].西北大学,2016.