企业办公管理系统

企业办公管理系统（共12篇）

企业办公管理系统 篇1

0 引言

办公自动化(Office Automation,OA)自从20世纪70年代在发达国家迅速发展起来之后,在20世纪90年代中期开始在国内兴起[1,2]。而随着1997年5月“金叶信息系统工程”建设正式启动,烟草行业正式进入信息化改革,其中办公自动化就是信息化中的一个重要组成部分[3]。目前,全国各地大部分烟草企业已经实现了办公自动化,但是随着企业规模的不断扩大和OA理念的不断发展(现在成熟的OA系统已经发展到协同OA,并且可以增加移动办公和即时通讯等功能),以前的OA产品会出现新的不足。

目前已经有许多移动办公和协同办公自动化的研究文献。李栋[4]对将军烟草集团进行了协同办公自动化系统的设计和实现,提出应用移动短信机实现移动办公的方法;李宗盛[5]在对海南烟草局办公自动化系统的研究中指出该系统已经具备移动办公的能力,是通过短消息服务(SMS)技术实现移动办公的;吴伟明等[6]通过对IMS和SOA的研究和分析,提出了面向3G发展的移动办公模式,其可以与固定办公系统协同,能够即时提供移动多媒体服务;金玲春[7]等提出了基于短消息服务的移动办公系统;周寅[8]通过PHP技术实现了基于WAP的移动办公系统,能够简单方便的对各功能模块进行增减,具有可移植性和可维护性。

上述的研究工作具有重要的理论参考价值和实践指导意义。本文首先给出协同办公系统的架构,然后说明系统的各功能模块,最后着重说明协同办公系统中的移动办公系统,给出移动办公系统的架构形式以及移动办公系统在安全方面的设计。

1 协同办公系统架构

1.1 应用逻辑架构

协同办公系统可以分为三层,即:门户层、应用层和数据层,系统的应用逻辑如图1所示。

其中门户层主要是指系统的门户子系统,完成企业办公人员工作界面和客户登陆界面等功能;应用层主要完成门户层和数据层的交互工作,完成用户对系统数据的查询、更改、删除等功能;数据层主要用于存储系统中的数据。

1.2 协同办公系统网络构架

协同办公系统的网络架构如图2所示。从图中可以看出,系统可以防止单点故障,具备负载均衡能力,不会出现并发用户达到一定程度后,OA系统变慢甚至宕机的故障;系统的操作和读写通过阵列柜分配,不会出现系统IO性能瓶颈而导致的OA系统变慢甚至无法访问的问题;系统数据备份具有冗余特定,尽可能避免数据丢失风险。

2 协同办公系统主要功能模块

协同办公系统的功能模块可以根据企业的实际需要进行设计,一般主要功能模块包括协同工作、表单制定、电子邮件、公文管理、文档管理、日程会议计划和公共信息等。并且通过标准插件实现企业办公的进一步应用扩展,例如即时通讯系统插件。

1)协同工作。单位内部员工间的协同工作平台(包括异地协同)。

2)表单制定。表单提供在OA系统中收集和处理格式化信息的功能。

3)电子邮件。包括收件箱管理、发件箱管理、草稿箱管理、已删除文档管理和待删除文档管理等。

4)公文管理。按照国务院行政公文管理方式进行管理并自动归档。支持电子签章签名。

5)文档管理。实现公文文件的存档和对存档信息的管理。

6)日程会议计划。对企业生产、销售等各种计划的管理,并且对企业召开会议、个人日程等时间性较强的信息进行管理和安排。

7)公共信息。实现企业新闻、公告、调查等信息的发布。

8)即时通讯系统。办公人员之间可以实时通讯,支持文字聊天、语音聊天、视频聊天、传送文件、邮件辅助、发送短信等功能。

3 移动办公系统

移动办公系统也称为“3A办公”,通过在手机上安装企业信息化软件,使得手机具备和电脑一样的办公功能,而且它还让办公人员不受时间和空间的束缚,在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)处理与业务相关的任何事情(Anything)。企业通过移动办公系统可以方便地实现流动办公、协同工作和远程管理,有效提高办公和管理效率,从而推动企业生产效率。

3.1 移动办公系统整体构架

移动办公系统可以分为业务应用系统和移动化发布系统两大部分,如图3所示。

1)业务应用系统。负责实现用户业务功能的软件系统。这个系统只需在PC环境中开发和运行,而不必支持移动终端环境。

2)移动化发布系统。通过移动发布平台(需单独购买),可以将用户的业务应用系统发布到移动终端上。移动发布平台支持交互式镜像、终端资源管理、信息推送和离线应用四种移动应用机制,以及IMP通道、上传通道、下载通道、异步通道共四种通信通道。

这种架构具有以下优势:

1)与PC应用的融合和统一。使用移动化发布平台,实现将宽带固网和PC终端环境下的应用系统的展现层,发布到移动通信网络中的移动终端上,使得两种系统融合和统一。主要体现在两种系统架构的统一、数据的统一、逻辑的统一、界面和操作的统一四个方面。

2)通用性。在此架构的移动办公系统上,能够移植或发布企业的所有应用系统,无论这些应用系统是层次化很好的BS应用、层次化不太好的BS应用(如BS的Domino应用)、甚至是个性化很强的CS应用。

3)扩展性。能够很好的应对业务应用系统的扩展,可以根据企业移动化需求,随时将各类业务应用系统在当前的移动办公系统上进行移动化,而无需进行任何修改甚至重建;能够很好地应对用户规模的增长,当用户规模增长到现有系统难以承受时,可以通过横向、纵向扩容,来成比例线性地提高性能;能够很好的应对覆盖范围的增长。

3.2 架构安全性

由于手机终端是一种难以控制的终端,其使用环境复杂多样,因此,许多比较敏感的应用,在向手机终端发布的时候,都有一些安全方面的顾虑。而企业又有很多机密的内部数据,因此企业移动办公系统在设计时更应该考虑系统的安全性。可以采用移动办公系统的架构安全机制,来弥补手机终端的安全风险。通过数据不出内网和应用系统隔离两种方式来实现。

3.2.1 数据不出内网

手机使用环境复杂,安全性较低。从图4可以看出,移动办公系统可以实现数据与终端的隔离:移动终端只能以IMP协议与移动办公系统通信,而IMP是个与应用无关的表示层协议,其中不携带任何业务应用数据,所以,应用数据(包括页面数据)不会下载到手机终端上,也不会在外网的通信线路上传输,任何通信链路监听、木马病毒都难以危及应用数据,从而保证了应用数据的安全。

3.2.2 应用系统隔离

鉴于手机终端的安全性较低,手机终端如果直接访问业务应用系统,终端上的安全风险有可能直接威胁到业务应用系统,从而造成大范围的安全问题。可以采用手机终端和业务应用系统相隔离的方式进行设计,如图5所示。

移动办公系统将手机终端(包括PC终端)和业务应用系统隔离开,终端不能直接访问业务系统,只能通过移动办公系统进行代理访问,而且在移动办公系统的两侧,使用的通信协议完全不同(内网侧是应用系统自身的协议,外网侧是与应用无关的表示层协议IMP),任何恶意行为几乎都无法穿越这两种协议进行攻击,从而为业务应用系统提供了一个隔离的、安全的运行环境。

同时,如果业务应用系统不慎感染病毒,在移动办公系统的隔离作用下,病毒也不会向终端进行扩散,有效地控制了病毒的传播。

4 结论

移动办公系统能够把移动通信环境和移动终端环境,与传统的宽带固网环境和PC终端环境很好地融合统一起来,具有高通用性和高扩展性。并且解决了因为手机终端安全性低而对系统所造成的威胁。从而丰富协同办公系统的功能,提高企业管理效率,达到增加企业效益的目的。然而系统的缺点是开发周期较长,所需要的研发经费较多,而且需要单独购买其他的软件产品。

参考文献

[1]施文荣.如何运用O A系统提升烟草企业管理水平[A].中国烟草行业信息化研讨会论文集[C],2004,06.

[2]缪晶晶,张娅锋,许振华.基于工作流技术的烟草OA系统的应用与改进[J].硅谷,2009,18:69-70.

[3]王慧娟.浅谈安阳卷烟厂办公自动化系统[A].中国烟草行业信息化研讨会论文集[C],2004,06.

[4]李栋.将军集团协同办公系统的设计与实现[D].山东:山东大学,2007.

[5]李宗盛.海南烟草办公自动化系统的实践与思考[A].中国烟草行业信息化研讨会论文集[C],2004,06.

[6]吴伟明.面向3G发展的移动办公模式[J].办公自动化,2007,2:10-11.

[7]金玲春,王新.基于短消息服务(SMS)的移动办公系统[J].哈尔滨商业大学学报:自然科学版,2004,8:476-478.

[8]周寅.基于PHP的WAP移动办公系统的实现[J].电脑学习,2010,4:16-17.

企业办公管理系统 篇2

针对近期阳泉市煤炭工业局来矿检查出53条问题，引起了市局、县局的高度重视，公司经理层认真听取了检查组的处理见意和建议，并深刻的认识到安全工作不能有一点疏忽，瓦斯这条红线坚决不能触，探水这条底线不能丢，最重要的是思想认识和管理水平不能滑坡、退步。根据当前生产条件和工作环境，公司为进一步扭转干部职工的思想作风、工作作风和安全生产被动局面，及时召开了全体正职以上人员参加的动员大会，会议要求各单位、各部室统一思想，提高认识，认清当前形势，并结合实际情况，制定出切实可行的整顿方案及今后工作打算，将这次思想工作作风整顿的意义、目的和要求全部宣传到了每一位职工，才能保证我公司各项工作的顺利进行和完善。

我部室具体整顿方案如下：

一、首先要从思想认识上提高站位，加强领导，认清当前局势，使每一名人员要有大局意识和忧患意识，并积极传播正确舆论、传导正能量，振奋精神状态。通过整顿后，转变成思想到位、作风硬、素质强的队伍，每天早上要把调度会的精神、工作安排传达到部室每个人，建立起人人头上有责任，个个身上有压力思想氛围，促进各项工作打开新局面，塑造新形象。

二、其次要从业务素质提升上刻苦钻研，守岗尽责，精益求精，实事求是的开展工作，真正转变“要我干”到“我要干”的工作氛围。

1、认真按照2018年内部经济责任制方案的各项生产任务和经济指标进行严格考核，根据今年井下生产条件复杂和生产工艺开展多，形成点多面广，人员结构复杂，生产任务重的压力形势，我们应该分区分面、分队分组记载每个节点、时间段所做的任务分工情况，做到多记勤算，为本期各单位的材料费用和工资核算考核提供依据。如各承包单位的产量、销量、库存、费用划分结算；井上下工作人员投工情况、工资费用挂勾考核和百分考核情况，都必须做到日清月结，人人与生产任务挂勾，个个与考核指标牵联，提高管理水平、提升业务能力，形成精打细算，奖罚分明、制度健全的良好氛围。

2、认真做好所辖区域的环境卫生工作，转变环境意识，建立干净、卫生、明亮的办公场所环境。办公室卫生做到人人有责，无暴露垃圾，无脏点死角，日常保洁到位；卫生间卫生开展每周1次综合整治清扫行动。

三、最后要从劳动组织纪律上转变工作作风，创建“纪律严、效率高、服务优、作风硬、形象好”的优秀团队，积极参加公司开展的各项活动。主要解决和改进以下问题：

(一)突出解决干部职工大局意识较差，不讲规矩、不守制度，松松垮垮、我行我素；工作纪律涣散，上班迟到早退，擅离职守，工作不在状态，上班时间做与工作无关的事情；法纪意识较差，组织纪律涣散，有令不行、有禁不止，存有自由主义，热衷于传播小道消息，甚至乱发牢骚等问题。

(二)着重解决工作作风漂浮，华而不实、眼高手低、落实不力，习惯遥控指挥，凭经验、想当然干事；工作不切实际，不能、不愿、不敢解决具体问题，不愿下基层，不能深入一线，不敢面对面帮助基层解决问题；进取精神较差、开拓精神不强，缺乏事业心和责任感；工作效率低下，服务意识不强，工作“耍滑头”，办事“踢皮球”，能拖则拖，办事流程不规范，相互推诿扯皮等问题。

下一步的工作打算：

在未来几个月中，我们会继续努力，将我们的工作能力提高到一个新的档次，同时我们要切实做好以下工作：

一、根据公司实际情况，切实做好部室本职工作。

认真学习贯彻落实党的十九大精神，积极深入实际，解决问题，认真执行各项规章制度，特别是工作的落实最能考验一个人，一个团队，工作中需要细心、认真和一丝不苟；在以后的工作中我们一定会用心，做好自己本职工作和部室团体工作。

二、加强业务统筹和管理。

企业管理工作本身就会面临着很多繁琐的日常事务，解决问题要一件件解决;如果仅仅面对做单件事情，很容易遗漏一些环节，把点的工作提升到面上来，做到全局的统筹和管理，同时协调好各职能部室、坑口、车间、队加强内部经济责任制执行的检查考核核算工作，确保经济责任制方案的贯彻落实，促进安全生产稳定发展；

三、加强领导与部门内部人员协调工作。

工作中，在与业务人员、其他部门人员都要好好的配合，包括其他部门、财务部、人力资源部等，需要相互的帮助和支持，经常沟通和交流，发现问题、解决问题。

四、工作要有记录，便于掌握安生生产动态情况。

工作中经常记录，可以让工作避免遗漏，也可以帮助日后追查，有助于更好解决问题。

五、加强团队自我学习，提高团队凝聚力。

加强全室人员的政治思想教育和业务学习，努力提高业务技能和工作本领；加强劳动组织纪律，遵章守纪、守岗尽职；搞好室内外环境卫生；围绕中心，服务大局，积极完成公司组织的各项活动及义务劳动等工作。

剖析优化企业办公室管理的途径 篇3

关键词：企业；办公室；管理工作；措施

在企业管理工作中，办公室管理工作主要讲的是在企业内部管理中，办公室工作人员协同决策层和管理层，有效处理办公室事务的反馈活动、执行、控制以及其他相关行政性事务。在当前社会经济发展态势下，企业办公室管理工作的重要性不断凸显，对于企业管理来说，要确保自身经营质量的良好，提高管理水平，就需要重点强化办公室管理工作的重要性，依据办公室管理工作的自身特点，采取有效措施实现其进一步的创新和完善。

一、企业办公室管理工作的重要性分析

1.实现对企业各个部门之间的业务协调

企业的办公室管理工作是从企业的整体管理角度出发的，对于某些重要问题可以进行生层次的研究和分析。办公室作为企业内部的重要部门，可以在把握企业不同发展动态的基础上，为决策层的决策制定提供重要的参考作用，从而确保决策者可以进行全方位、多角度的分析，使各项决策更为合理。企业在制定某一阶段的规划目标时，办公室管理可以从全局角度出发，在满足企业领导层管理要求和不同部门的职能基础上来科学安排各项工作，保证企业各个部门之间在工作开展上可以相互合作，有机协调[1]。

2.明确分工，细化岗位责任

企业作为市场主体，在实际运行管理过程中会涉及到诸多方面，需要各个岗位之间有密切的配合，是需要多个岗位进行合作完成的，基于此，对于办公室管理工作来说，在进行实际工作的开展过程中就要严格细化各个岗位的职位分工，强化岗位责任制。此外，办公室管理工作还可以对不同岗位工作的权责进行合理的划分，确保不同的职位以及工作人员都可以做到尽守尽职，做好本分工作，进而使企业的生产效率提高，提高经济效益。

3.提高企业管理的信息化水平

科学技术的快速发展为企业的各项管理工作注入了新的动力，尤其是计算机技术和网络信息化技术的普及，使得企业办公室管理工作效率得到了大大提升。在信息化管理模式下，企业的办公室管理工作可以实现资源共享，促进办公效率的提升，进而为企业建立一个高效率、高质量以及高智能的办公体系，这样的话就可以更好的为决策层决策提供参考作用，同时也可以简化工作人员的工作量，实现对企业内部管理工作的进一步完善，这对于企业的市场竞争力提高也是十分有利的。

二、企业办公室管理工作的优化措施

1.提高企业办公室管理人员的业务素质水平

上述提到企业的办公室管理工作对于企业的总体经营发展来说是具有重要作用的，那么要做好办公室管理工作，就需要重视对办公室人员的教育和培训工作，因为办公室管理工作的主体是办公人员。对于企业来说，要尽可能的采用企业的有利条件来开展多样化的培训活动，鼓励办公人员积极参与其中，不断完善自身素质，例如上岗前的培训工作、各种技术等级的考证等等，促使办公人员的业务素质得到提高，可以对办公工作所涉及到各个方面有正确的处理，并且对企业可能面临的风险有正确分析。

2.进一步优化人力资源配置

在当前大多数企业办公室管理工作中，由于受到传统的计划经济机制的影响，导致工作开展在市场竞争中面临着被动的地位，实际所发挥的作用并不明显，基于此，就需要企业管理者改变企业管理的理念，树立新形势下的求真务实管理风尚，对办公室工作人员进行合理的安排和管理，实现办公室管理工作与企业实际生产活动相协调，达到精益求精的效果，同时还要对办公室员工的结构构成进行优化和改进，使之更贴近于现实的管理实际，而办公室管理工作人员也要进一步提高档案开发的意识，对于现行产业政策和决策动向有认真的把握和分析，使之具备实时的动态信息分析能力[2]。

3.对办公室内部机构进行合理分工

办公室管理工作对于企业的领导层来说，可以说是充当着一个辅助决策的作用，同时还可以起到连接上下级之间的作用，因此，从这方面来讲它就必须要具备有咨询、信息、服务等的多样化职能。那么要促进办公室管理工作的科学性，就需要对其内部结构进行合理的配置优化，把具体的责任落实到个人，细化工作分工，这样就可以大大降低管理工作中各种问题的发生机率，此外，在进行工作岗位的具体分配以及工作人员职责安排时，需要按照企业发展的实际状况，坚持最大程度的利用现有资源，实现对资源的高效率利用。

4.正确处理各个部门间的关系

如果从企业运营的整体角度来讲，办公室管理工作所充当的作用就是相当于工作枢纽，在它的作用下可以对各个部门之间的关系进行正确的协调，使部门间更好的进行配合合作，减少工作问题的遗漏点。在进行部门间的工作协调时，对于办公室管理工作人员来说，就要自觉主动的完成各项工作任务，拥有坚持不懈的精神[3]，同时还要把企业管理层会议中的各项内容和决策在第一時间传递到各个部门，能够对基层员工的工作情况进行客观的反映。

综上所述，在当前社会经济的快速发展推动下，作为市场主体的企业所起到的作用越来越重要。在企业经营管理工作中，办公室管理工作是重要的组成部分，它是企业内部各个部门间实现协调配合的重要保障，使企业各项经营管理决策更为科学合理，在新形势下对于企业来说，就要结合时代发展特点，采取有效措施提高办公室管理工作的质量和效率，减少不必要的管理问题产生，进而推动企业的健康稳定发展。

参考文献：

[1]聂海荣.办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].财经界.2014，（09）：285.

[2]董南北.优化企业办公室管理的途径探索[J].科研，2015，（18）：149.

探讨企业办公管理的职能 篇4

关键词：办公管理,企业运转,人力资源,资产,档案

1. 企业办公管理的核心职能

1.1 人力资源管理

我国企业针对于人力资源管理方面存在的问题主要表现如下:首先, 企业人力资源制度建设不规范, 涉及员工的招聘、录用、考核等各个方面, 对于员工之间的问题, 不能以完全公正的态度加以解决, 对于优秀员工, 没有合理的奖励机制对其积极性进行鼓励;其次, 企业的人力资源管理观念不强, 相当一部分的企业只顾企业效益, 殊不知人才更是企业产生效益的保障。由于观念淡薄, 企业对于员工的培训就不会加以重视, 对于人才的发展也会忽视, 这样就会造成人才的流失, 削弱发展后劲。

人力资源负责人应该针对企业特定的人力资源管理问题进行分析, 并加以改善。首当其冲的管理措施就是建议企业采取公正的用人制度。在招聘环节, 应该根据应聘人员的优秀程度加以录取, 不能为了“走后门”而放弃优秀人才;在录用环节, 企业应该从物质以及精神两个层次对员工进行激励, 使有积极性、有业绩的员工不仅能够得到提升, 又能感觉自身人生价值的实现;在考核环节, 企业应该以严格考核条件要求每位员工, 不能注重亲情观念。

1.2 企业资产管理

任何企业都有相关的资产, 包括硬件以及软件方面。企业办公管理系统应该对企业所有的资产进行入库管理。目前, 企业资产管理中存在诸多问题。其一, 流动资产的管理混乱。企业有些资产由于是闲置状态, 只能从企业账户中才能查询, 这部分资产的利用率极低。另外, 相当一部分企业存在较多的出借、无偿占用的资产, 而使企业本身却处于资金周转困难的窘境;其二, 企业固定资产管理不规范。有一部分企业随意购置固定资产, 不进行充分的市场调查, 甚至有些是出于领导的个人动机。还有一部分企业对于固定资产的折旧计提不合理, 未能与财务账目相一致, 账目混乱, 没有规范的监督机制;其三, 企业处理固定资产的方式不妥。有相当一部分的企业不适时保养重要设备, 自认为是从企业成本开销考虑, 殊不知有些昂贵设备不加以正确保养, 反而会减少其寿命, 增大开支。

因此, 企业资产管理作为企业办公管理的一部分, 应该得到有效的重视, 并采取合理对策进行规范管理。首先, 健全企业内部的资产管理制度, 特别是对设备管理人员、设备采购人员以及资产管理人员进行制约与规范。其次, 应该实施资产的集中管理, 对于企业的一些流动以及闲置资产, 该收回的收回, 该处理的处理, 能继续使用的应该进行技术改造, 实现花较少的钱得到更多的收益。另外, 企业应该注重账款的管理。这可以通过员工的业务培训加以强化, 相关合同应该以国家法律为准绳, 便于今后的对账。

1.3 企业档案管理

我国相当一部分企业办公管理职能中的档案管理存在问题。其一, 是档案意识不强, 诸多管理人员没有认识到档案对于企业的重要性, 档案管理也是敷衍了事, 总认为这些档案没有太多价值;其二, 档案管理过程中投入经费不足, 好多企业的档案管理局限于人工, 没有投入经费购置相关的档案系统, 效率低且浪费人力;其三, 企业办公管理中的档案管理人员业务素质不强, 普遍是以学历较低的人员承担, 使得档案管理过程中存在太多错误, 严重影响档案质量。

因此, 企业办公管理人员做好档案管理对于促进企业发展有重要作用, 首先, 应该提高办公管理人员对档案管理的认识, 解放思想, 与时俱进, 借助于信息化技术对企业相关档案进行规范整理。其次, 要健全企业档案管理体系, 明确职能, 让不同类型档案的管理责任明确到人。对于不规范的材料应该进行统一的重新处理, 使其符合行业技术标准、文本标准等, 这不仅有利于企业的技术发展, 更有利于企业今后的信息采集以及与其他企业间的信息共享。

1.4 企业办公管理的其他方面

企业办公管理涉及面很广, 除了上面所述的几个方面, 还有很多, 比如:企业会议管理, 任何企业就会有会议的召开, 可见, 会议管理也是企业办公管理的一部分。企业办公管理人员应该负责完成会议通知的发布, 对于会议的时间、主题、主持人、地点等内容通知到各个需要到会的员工, 并负责会议签到记录。企业车辆管理, 办公管理人员对于企业车辆进行统一的安排与调度。企业意见管理, 办公管理人员对于任何员工以及客户的所提意见进行记录、上报以及反馈等等。

2. 结论

由于企业办公管理工作是一项很琐碎的工作, 因此必须符合市场和企业发展的要求, 加强科学决策和参与, 采用专业化办公管理模式, 并针对企业办公的自身特点, 进一步对企业办公管理模式进行优化, 体现企业办公管理的科学化、系统化、制度化、规范化, 在运作方式和管理思维模式上最大限度地利用内外资源, 使企业办公管理得以实施顺利, 最大限度地达到预期目标。总之, 企业办公管理是维护企业正常运转的基础, 只有履行了办公管理的所有职能, 才能保障企业更好地发展。

参考文献

[1]胡占友.行政办公管理工具箱.机械工业出版社, 2011

企业办公室管理制度 篇5

2、会议室定置、物品应放置整齐有序，指定专人管理，保持室内通风换气良好。

3、卫生员每日对会议室进行清理，负责会议室设备、物品的保管，经常保持室内卫生清洁，随时提供使用。

4、使用会议室者应注意爱护公用财物，会议结束后，应立即通知卫生员清理会议室。

资料室管理制度

1、技术档案应分类编号存放，所有资料图纸应有目录以便查找，各种资料永久保存。

2、资料有关数据变更应及时修改，确保图纸资料的可用性。

3、资料管理人员应及时收集有关技术资料，特别是新投运设备的相关资料，并保证资料齐全。

4、借阅时,请自觉办理借阅手续,更换出班盒并进行登记。

5、工作时，不要在资料上任意涂改或添加，有必要添加或修改时请附页备注由专职人员统一修改。

6、请爱护我们的图纸和各种资料，保持资料的清洁和完整。

7、归还时，请将图纸资料按顺序整理好后及时归还。

8、借阅图纸以外的资料，借阅期最长不要超过一个月。

库房管理制度

1、库房管理员要熟悉库房内材料名称，型号、规格、技术标准、存放数量和摆放位置。

2、材料入库要做“四验”工作，做到验收及时准确。

3、根据材料的物理、化学性质，分类摆放。

4、物品要摆放整齐，库存明细标签内数目要与实际存放物品数量相符。

5、领料人员进入库房要听从库房管理员的安排，不得私自换取材料。

6、库房内严禁吸烟。

7、库房内不得闲杂人员行走、逗留。

8、库房管理员要定期对库房内的物品进行盘点并检查消防器材是否齐全、完好

故障信息管理中心管理制度

1、与故障信息管理中心无关的人员不得入内。

2、室内严禁吸烟、闲谈或做与工作无关的事。

3、作好日常除尘工作，保持设备及工作台清洁。

4、作好系统定期维护工作，保证系统正常运行。

5、爱护室内设备、不得损坏或私自带出使用。

复印室管理制度

1、办公用品按用途分类摆放。

2、物品摆放整齐，标签与实际存放物品相符。

3、领料人不得私自拿走所放物品。

4、室内闲杂人员不得任意逗留。

5、室内严禁吸烟。

阅览室管理制度

1、室内保持清洁、室内严禁吸烟。

2、借阅杂志、报刊需履行借阅手续。

3、不得损坏借阅杂志、报刊，按时归还。

4、借阅杂志不得超过15天。

值班室管理制度

1、室内摆放须科学有序，做到合理、方便、高效、整洁。

2、值班室内保持清洁、严禁吸烟。

3、爱护值班室内各类电器设备、不得损坏或私自带出使用。

新时期企业办公室管理工作探究 篇6

关键词现代经济;企业办公室;管理理念;创新实践管理

中图分类号F2文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)072-0183-01

随着现代化企业经济的迅速崛起,办公室已经成为企业综合性的管理服务机构,担负着为企业发展谋划决策以及监查决策顺利实施服务的重要职责,作为企业的经营运作中枢,办公室在企业管理发展中,具有承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的特殊地位和作用;同时,也是协助企业领导进行重大决策的参谋。随着人类社会精神文明程度的不断提高,坚持以人为本,与时俱进,开拓进取,做好办公室管理工作,是现代企业发展的基本保障。强化民主、法治、服务和创新观念,是企业办公室提高管理水平和工作效率的关键。本文从企业办公室管理工作的特点出发,针对现代企业办公室管理工作中存在的问题,结合本人长期的企业办公室管理工作实践,探索性的提出了办公室管理工作的创新实践措施。

1企业办公室管理工作的特点

相对于企业来说,办公室是综合性的管理服务部门,是保证企业正常运转的桥梁和纽带。企业办公室管理工作具有以下特点:

1)综合性,全局性。办公室作为企业的经营运作枢纽,管理工作具有统领全局、综合性强的特点。担负着企业的发展决策及保障决策正常实施的重要职责,企业办公室的管理工作涉及到企业的各个层面。

2)协调性,操作性。企业办公室具有信息沟通、关系协调的管理操作功能。是联系企业内部、外界之间的信息沟通主渠道。是调整和改善各种矛盾关系,创造良好工作环境,培养团结协作精神的操作机构。

3)辅助性,服务性。办公室管理工作具有协助和服务的双重属性。是协助企业领导围绕企业规划的总目标,直接为企业集团领导服务,为企业发展服务的辅助参谋。

2企业办公室管理的主要职责

从管理的角度来看,企业办公室面对的工作主要有以下几个方面:

1)辅助领导决策。在现代经济发展形势下,企业领导要及时对重大问题作出正确、科学的决策,需要借助综合素养能力强的办公室人员群体智慧的辅助,这是企业办公室最重要的任务。

2)协调内外关系。面对现代信息社会,企业要保持信息渠道的畅通,离不开办公室依靠科学的信息管理制度,在实际工作中要领会领导意图,贯彻工作原则,负责协调企业内部关系,沟通与外界的联系。

3)健全规章制度。健全各项管理制度,是现代企业科学管理的必然要求,也是企业发展的重要保证。所以组织制定以企业发展为中心的各项管理规章制度,是办公室重要的工作任务。

4)企业档案管理。随着信息技术的发展,企业办公室要根据自身特点搞好包括文书、人事、科技等档案的收集整理、统计保管,以便发挥企业档案的参凭利用价值,搞好企业档案管理服务工作。

5)日常事务管理。日常事务条理化是现代企业科学管理工作的前提。企业包括值班工作、接待工作、印信管理、事记编写、监督管理等大量的日常事务都是办公室负责管理的范畴。

3现代企业办公室管理工作的现状及问题

随着现代经济发展的促进,解放思想、开拓创新已成为现代企业发展的趋向。同时,企业办公室管理工作也突出了相关问题与不足:

1)办公室管理工作体制有待完善。现代企业管理制度的改革,初步形成了科學、有效的企业管理考核机制,但作为企业管理与监督的服务性机构,企业办公室管理制度的系统性、完整性仍需在实践中不断健全和完善。

2)重大突发问题的处理能力有待提升。现代企业的发展,离不开健康的运行环境,保障企业的稳定发展是办公室管理工作的职责。但在实际操作中,企业办公室往往对一些突发事件紧急情况的处置缺乏有效应对措施。

3)企业档案管理工作有待加强完善。现代化企业要求必须具备完整的档案管理制度。尽管企业加强了档案的管理意识,但少数办公室管理人员仍然存在思想懈怠现象,企业档案的及时整理保管等管理措施不到位。

4)办公室工作人员的综合素质有待提高。工作素质高,管理能力强是对企业办公室人员的基本要求。现代企业的快速发展,办公室人员承担着繁重的任务,缺乏继续教育,岗位培训的机会,综合管理素质还有待进一步提高。

4办公室管理工作的创新与实践

1)强化办公室工作的责任服务意识。认清企业发展的新形势,积极转变观念,明确办公室管理工作的责任与义务,增强服务意识,切实发挥参谋助手作用,协助企业领导建立规范有序的工作秩序,保证科学决策、有效指挥和政令畅通。

2)加强办公室管理的督查督办工作。督查是办公室管理工作的重要职责,是确保企业计划目标和工作任务落实的基本手段。办公室工作必须围绕企业工作重心,建立权威高效、运转自如的督查机制,推动企业发展。

3)全面开展办公室管理调研工作。办公室作为企业的参谋助手,最重要的是要结合实际情况,汇集国家产业政策、决策动态及相关行业,深入基层、贴近问题进行有效地调查和研究工作。同时,注重调研成果的推广运用。

4)做好重大突发问题的稳定工作。随着现代企业人性化管理理念的提升,认真贯彻以人为本的管理理念,统一思想、凝聚人心,要有超前思维意识,积极储备工作潜能,善于运用有效手段处理突发性新问题,切实做好企业的管理与稳定工作。

5)实现高效和快捷工作模式,落实档案管理工作。要针对现代企业发展的新形式,结合现代信息技术的应用,增强工作的主动性,创新档案管理方法,宣传档案开发的重要性;同时,加大现代信息技术的培训力度,提升办公室高效快捷的管理水平。

6)高度重视办公室管理人员的综合素质培养。具备高素质的综合管理能力,是办公室工作辅助企业领导进行企业管理的基本要求。企业要积极拓展各种有利条件,加强岗位培训和继续教育,充分发掘和调动办公室人员的积极性,凝聚综合管理素质。

5结束语

企业协同办公系统的应用要点 篇7

协同办公系统是帮助企业搭建统一、融合、个性化的办公信息门户, 实现管控型的流程管理、活水化的知识管理以及跨组织跨地域的事项协作, 构建集公文管理、会议管理、档案管理、知识管理、电子公告以及论坛于一体的综合办公平台。

协同办公的发展经历了四个阶段:第一阶段是文档型办公, 即利用word、excel等办公软件, 实现文档的电子化, 打印、传递更加快捷;第二阶段, 邮件收发、电子公文交换使办公进入了网络时代, 实现了电子文档的流转与协作;第三阶段, 协同办公平台的开发推广, 实现了企业的工作流管理, 网上审批逐步应用, 企业内部的管理规范化、制度有形化, 同时集成了部分行政管理和知识管理功能;第四阶段, 协同办公平台逐步向企业应用门户方向发展, 全面整合企业ERP、人力资源、财务管理等多业务系统, 协同软件将成为企业整体应用的枢纽。

协同办公系统助力企业发展人所共知, 但多数企业应用效果却仅仅是“看起来很美”。企业在系统上线时信心满满, 期待着系统应用可以大幅度提升管理水平, 实际上使用几年下来, 往往仅实现了公文电子化, 很多企业甚至电子公文与纸质公文依然并行, 更别提其他系统功能的应用和推广了。

协同办公系统要达到好的应用效果, 应从以下几方面入手:

一、提高全员应用意识

一是领导层带头使用。办公系统中的审批和纸质单据的审批流程相同, 而且更规范、更明晰, 体现了企业管理的规范化和制度化。协同办公系统与ERP系统一样, 是“一把手”工程, 公文收发的流程、行政管理的审批, 各级领导都是关键节点, 只有领导层带头使用, 才能确保系统应用完整, 流程顺畅, 实现真正意义的协同。二是管理层全面倡导。企业的管理层同样在公文收发、行政审批中起着重要的作用, 必须坚持规范使用;另外, 管理层通过协同办公系统, 可以指导本单位员工的工作, 如分配工作任务、传达工作要求、查看工作结果, 汇总工作业绩等, 对日常管理有极大的帮助。三是员工层坚持应用。协同办公系统是普通员工接收企业文件, 查询企业制度, 接受工作安排的重要途径, 企业实现无纸化办公后, 基本上成为了唯一途径, 员工必须养成每日上班就打开办公系统的习惯, 查看是否有新发的文件, 是否有待办事项, 是否有需要汇报的内容, 做到每日工作心中有数, 合理安排, 无遗漏, 不拖沓, 逐步养成良好的工作习惯。

二、克服各种负面情绪

任何一个信息系统的上线应用都是对传统方式的变革, 很少会有人主动愿意改变自己的习惯, 接受新事物, 因而多多少少会对系统有抵触情绪;除了心理上排斥之外, 使用上的畏难情绪也比较常见。如果是纸质的审批单, 只需要自己看一下, 签一个名字就可以了, 使用办公系统还要打开电脑、点击登陆再进行处理, 是不是太麻烦了?操作会不会很难? 其实, 系统的使用并没有那么难, 至少不会比QQ聊天、上网炒股、在线观看视频更难, 关键是要克服自身的负面情绪。企业员工对任何的新系统, 会存在一个从排斥到接受、从不了解到了解、从被动要求到主动应用、从生疏到熟悉, 从不愿意用到离不开的过程, 协同办公系统也是一样。而一旦开始接受、主动使用, 就会发现以前传统办公没有的种种好处, 比如可以随时看到审批流程的进展, 比如系统中的文件随时可以调出来查阅, 比如可以记录自己的工作安排, 随时查看是否有待办工作, 比如可以登陆内部论坛, 看看单位有没有组织什么新活动……等等, 深入了解和熟练使用后, 协同办公系统将成为大家日常工作中的得力帮手。

三、发挥知识管理作用

知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程。每个企业成立以来都会积累大量的知识信息, 比如发展历史、荣誉称号、规章制度、管理办法、岗位技能等等, 但需要查找某些内容时, 却往往如大海捞针一般无从下手。利用协同办公系统中的“知识管理”模块, 通过文档的分级管理和有限授权可以将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人。如新招聘员工可以了解企业发展历史、了解企业文化、学习《员工手册》, 新到岗员工可以了解岗位制度、工作要求, 提交某项申请时可以查看相关制度, 起草文件时还可以参考以往的文档内容……, 既方便、又准确。企业的知识资源及时更新, 注意积累, 运用得当, 对企业的人员培训、业务传承、事项办理会起到非常好的作用。

四、利用移动办公手段

传统办公方式下, 如果某项工作涉及到的人员外出, 审批和信息传递就会无法处理, 影响办公效率。而现代化的协同办公系统的基本特征是:支持完全的移动性, 利用目前可以使用的一切网络资源, 能实现跨地域、跨组织、跨网络的互通性。因此, 通过覆盖全国乃至全球的互联网络, 企业人员可以随时随地使用电脑或个人手机登陆协同平台进行办公, 批示公文、审核事项、查看方案、处理工作、督办任务……几乎每项工作都不会落下, 真正实现“协同无处不在, 全局尽在掌握”。

五、搭建内部沟通桥梁

热情、民主、开放的氛围有助于企业的和谐发展, 这就需要利用多种内部沟通手段, 准确表达管理意图, 充分听取员工意见。协同办公系统的新闻发布、公告管理、内部论坛、调查问卷以及企业文化的功能, 可以在一些与员工日常生活工作有关的事情中发挥作用, 比如, 党团教育、体育比赛、甚至是期房团购等事项在召开会议、发文征求意见的传统方式外, 可以通过协同办公系统的公告、投票、论坛, 采集意见和建议, 促进互动与沟通。员工的投票意见、论坛发言既可以署名, 也可以匿名, 鼓励员工积极参与企业组织的各项活动, 充分发挥员工的主人翁精神, 提高企业的凝聚力。

综上所述, 协同办公系统的应用, 应该通过提高意识、宣传倡导、移动办公等手段, 充分发挥规范流程、知识管理和内部沟通的作用, 将系统全面推广、深入应用, 使协同办公系统真正成为领导层决策参考、管理层掌控提高、员工层协作沟通的简单、易用、高效、规范的管理工具, 为企业的大发展、大腾飞助力护航。

摘要：随着现代化办公技术的快速发展, 使用协同办公系统的企业逐年增加, 但实际应用中很难达到预期效果, 本文针对系统应用和推广中出现的各种问题, 从实战角度归纳提炼了“提高全员应用意识、克服各种负面情绪、发挥知识管理作用、利用移动办公手段”等几个应用要点, 旨在为企业的决策层、管理层、操作层以及信息化部门提供有价值的参考。

协同办公系统在企业的应用 篇8

1 系统实施目标

协同办公是员工进行日常办公的平台和工具, 可实现无纸化的协同工作, 提供对工作流的设定与控制功能, 实现安全有效的公文流转和工作流程。协同平台管理目标是建立适应企业信息化发展思路及业务应用系统整合方向、满足信息化建设管理要求的办公自动化信息平台, 以先进成熟的技术平台及办公软件为工具, 建成高质量、高效率的信息门户及办公信息互联和共享, 借助办公自动化平台实现信息门户及办公管理信息资源整合和优化。

具体表现在以下几个方面:

(1) 业务梳理和调整:对企业各个部门的信息化需求进行整理和疏导, 并根据各部门的实际需求对各部门的业务流程进行相应的调整, 从而为信息化流程平台建立基础。

(2) 建立信息门户平台:对企业各个部门的相关文档资料和信息进行整理和共享, 为整个信息门户平台创建信息基础。

(3) 树立公司的信息门户形象:将公司的企业文化、公司形象, 通过外联网的形式, 将其展现到总部、其他分公司、新老客户以及潜在客户的面前, 为湖北新冶钢赢得更多的潜在商机。

(4) 提高工作效率:将员工的办公整合到信息平台中, 从而提高员工整体的工作效率和公司的办公效率。

(5) 信息整合:通过对办公形式、信息共享、应用整合等各个方面为公司的业务发展提供更大的助力, 从而实现整个公司的信息化平台的整合, 以达到整个公司的信息化建设。

2 协同办公系统在企业的具体应用

(1) 系统基础服务。包含系统界面:进行办公系统界面设计, 界面美观大方, 分辨率设计为1024x768, 以蓝色为主色调的;组织用户管理:系统管理员可以对系统进行管理, 公司领导有各模块和二级网站的使用权限, 普通员工原则上只能进入自己单位的二级网站和公共模块, 二级门户网站管理权限在各二级单位系统管理员负责;工作流引擎设计:系统有灵活的工作流引擎, 用户经过培训可以自己进行定制。

(2) 企业信息门户管理。包含网站管理:为员工提供一个展示信息、协同工作的综合的平台, 包含各类常用的信息发布、待办事宜、邮件、常用功能模块入口、常用系统链接等;部门二级门户管理:部门门户可全面地展现各部门的信息, 如管理制度、生产计划、生产日报周报、成本核算、生产调度简报等日常生产管理内容;新闻发布及管理:用于发表新闻、大事, 可以发布图片, 支持视频新闻, 可在新闻正文中插入视频短片。各类新闻可统一展示在门户首页, 管理员可以对图片新闻进行发布和维护, 普通用户只能浏览图片新闻的内容;通知公告管理:公司通知公告发布公司内重要通知, 发布内容可统一展示在门户首页, 公司所有员工可以查看;在线学习管理:满足500人同时在线学习;交流论坛:为企业员工提供了进行网上讨论和思想交流的园地;集成统一搜索:实现对门户网站内的信息进行全文搜索, 支持权限控制, 即用户只能搜索到其有权限查看的信息文档;应用系统在企业协同办公的集成:与企业信息化应用系统相集成, 实现单点登录, 可在网站内查看或展示各种财务分析报表和数据, 充分利用其功能将办公与业务有机地集成起来;文档中心管理:提供多维度的文档分类管理, 用户可按时间、作者、文档类型等属性进行分类浏览, 对企业的各种制度、技术标准、工艺规程等文档进行集中管理, 并可分配不同权限。

(3) 办公自动化系统。包括公文流转、公司文件审批、行政办公、个人办公、企业级邮件系统、企业级即时通讯、移动办公等功能。通过利用信息网络实现了各种文件、公文的处理和管理的自动化, 体现协同办公的规范化、透明度, 提高工作效率, 降低办公成本。提供了综合行政办公统一系统, 对于各种综合性的业务处理提供一个一致的体验。所有的企业资源都被整合在统一的系统上, 并个性化地展示给不同的用户群组和个体, 使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。

协同办公系统已经成为跨地域分布式部署的, 融内容管理、业务流程管理、知识管理及应用集成于一体的大型协同应用系统。它依托于分布式架构, 充分体现了知识管理和协同应用的设计理念, 帮助企业很好地解决了现实问题, 并因此加强了企业管理能力, 提高了企业运作效率。

3 系统总体技术架构

整个系统构架分为六层。

表现层:将企业办公业务相关的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上, 并以统一的用户界面提供给内部员工的信息系统, 具有信息发布、信息查询及信息定制功能, 向分布各处的员工提供其所需的信息。

应用层:协同办公是企业员工进行日常办公的平台和工具, 可实现无纸化的协同工作, 提供对工作流的设定与控制功能, 实现安全有效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台, 实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统。

应用支撑层:为应用系统提供了众多的基本组件, 用以组合、搭配形成各种应用系统, 并且作为组件, 还可以加入到现有的业务系统中, 加强现有业务系统的功能。

网络层:指企业内部的局域网环境以及应用系统运行配备的服务器设备及操作系统, 它将是办公自动化系统的基础设施。

安全管理层:对于整个应用系统而言, 安全管理将贯穿系统的始终。应用系统应该包括以下几个层面的安全管理:存储安全, 可通过建立软、硬件的备份机制来实现;操作安全, 方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现;传输安全, 可通过加密传输手段予以实现。综合运用以上所提出的安全管理手段, 可以充分地保障应用系统在其整个生命周期中的安全。

规章制度、体系规范:为了使系统管理的效率更高、更方便, 一方面, 对于系统初始信息设置、系统日常维护等管理内容, 系统将提供专门的管理工具供系统管理人员使用;另一方面, 对于人员权限设置、人员部门划分等与实际业务紧密相连的管理内容, 则交给各部门相关领导来控制。这样既能减轻系统管理人员的工作负担, 也可以使各部门对该系统的使用更加方便灵活。

4 结语

协同办公系统的建立不仅解决了企业审批流程复杂、工作效率低下、人员之间沟通不畅等现实问题, 还为领导提供了直观的视图, 能够方便地看到公司的各种生产经营信息。随着系统的推广应用, 它所提供的办公辅助功能逐步渗透到各项管理工作和业务活动中, 不仅为行政部门提供了日常管理和行政办公的服务平台, 也逐步成为了业务部门的好帮手, 有效地服务于企业核心业务, 使企业在协同办公、信息集成、知识管理、决策支持等方面有了一个全面的提升, 加强了企业管理能力, 提高了企业运作效率。

摘要：近几年来, 企业在生产、经营、技术等方面发展迅速, 特别是ERP系统的实施, 使得企业的管理水平上升了一个新的台阶。然而公司层面的办公系统却一直没有实施, 为满足现代化办公管理, 在本部与各下属单位建设一套统一的、先进的、具有发展前途的管理模式, 已刻不容缓。

论实现企业办公室创新管理 篇9

从办公室的职能分析, 作为一个统筹部门, 办公室具有以下特点:一是统筹全局, 办公室是企业营运的核心纽带, 涉及到各个部门和企业运作的多个方面。因此, 办公室的管理需做到有大局观, 统一全局, 从大方面入手, 协调好企业各个方面的运作;二是沟通协调, 办公室作为一个联系的纽带, 能“承上启下”, 沟通上级同时协调下级。能够连接内外, 及时获取和处理外界信息, 掌握第一手资料;三是辅助和服务性, 高效的办公室管理能辅助领导进行高效的决策, 为领导做出准确决策提供明确的依据。

2 办公室的职能

从办公室的特点便可看出, 办公室在企业运作中扮演着重要的角色。而随着企业管理的日益重视, 办公室的职能就愈发明显和重要。在激烈的市场竞争中, 高效可行的办公室行政系统, 能帮助领导者把握住稍纵即逝的机会, 做到分秒必争。办公室是领导的助手, 在帮助领导处理日常事务的同时, 更是领导的参谋。因为办公室人员不仅与领导保持密切的联系, 同时也深入基层, 所以可以帮助领导倾听下级的意见, 并将领导的指令及时传达到下级。办公室人员对企业具体事务的处理, 倾听和总结基层人员的意见也颇为重要, 并可以及时向领导汇报总结, 提出建设性意见。

3 办公室管理面临的问题

在发展中, 成功的企业也提出了很多新的管理思路, 然而, 目前国内绝大部分企业, 办公室管理发展并不成熟, 有不少问题存在。首先, 办公室人员的素质标准和职责分工不够明确, 很容易出现管理的漏洞。其次, 缺乏主动性和积极性, 没有主动参与到企业的经营活动中, 只是单纯地理解领导的命令, 上传下达, 并没有很好地发挥办公室的参谋作用。最后, 企业缺乏科学的监督机制, 办公室作为企业的监督部门, 往往没有切实履职, 这样, 容易导致企业的内部操作风险。

4 实现办公室创新管理的途径

第一, 需要建立完善的管理制度。首先需要明确人员的分工和工作标准, 完善考核机制, 进行人性化、民主化的管理。达到“工作有标准, 奖励有考核”的制度目标。根据每一岗位的工作性质、工作特点, 明确每一个岗位上人员的工作要求、人员素质的要求, 管理准则、考核细则及奖励明细等。这样不仅可以使各个部门各个方面的工作都能够有条不紊地开展, 保证企业的高效运转, 而且能充分调动办公室人员工作的积极性、主动性。其次, 需要建立信息反馈机制, 进行民主化的管理。定期了解办公室人员对所在岗位的见解, 对工作的看法, 对企业生产经营的看法等, 从个人的不同角度了解公司, 对岗位的职责进行微调, 更为明确分工。

第二, 健全监督制度。许多企业缺乏有效的监督机制, 由此引发了很多公司内部的操作风险问题。由此, 需要加强对办公室的监控管理。关于此问题, 可以通过对资金预算规划和对企业办公室的管理费、差旅费和招待费的监控得到解决。首先需要明确资金的规划预算, 然后加强对资金使用的督查。可以通过定期抽检等方式明确资金的使用方向, 减少不必要的支出, 同时, 防止亏空腐败的发生, 维护企业的效益。这个是管理费用控制的一个重要方面, 体现企业办公室的监督管理水平, 同时提高了企业的营运效率。

第三, 培养团队协作能力, 提高工作效率。企业在强调个人素质的同时, 应更为注重团队的协作能力。每个人都有各自擅长的领域, 需要取长补短, 共同合作完成任务。所以, 在办公室的管理中, 除了明确分工外还要强调人员的协作意识和奉献精神。在工作分工中, 不仅能够做到“不缺位”和“不越位”, 还要做到能“补位”。就是在人员出现调动、缺勤等特殊情况下, 能保障工作效率不受影响。

第四, 关注效率, 提高质量, 同时提升人员素质。首先, 需要对办公室人员明确, 必须做到:“今日事, 今日毕”。同时将事情分好轻重缓急, 做事不拖欠, 不推卸。其次, 提高工作质量, 明确完成工作和做好工作的区别, 这在前面提到的建立完善的考核系统中已有所提及。对工作质量高、工作效率高的员工给予适度奖励。最后, 鼓励员工自觉提升素质, 让各岗位员工都充分认识到工作的重要性, 明确提升素质对工作的帮助、对个人修养及收入提高的帮助, 引导员工自觉抓紧机会学习, 进行自我提升。

第五, 强调主动, 积极奉献。办公室的工作不仅是对日常事务的简单处理, 办公室人员应该充分认识到办公室作为枢纽的重要职责。同时, 还需要对员工强调办公室的服务性。办公室工作是为领导决策服务的, 各岗位员工均需掌握企业的基本知识, 对企业有全面的认识, 纵观全局, 收集信息, 并且深入调查, 为领导的决策提供建设性意见。关于这方面, 在健全激励机制的同时, 也应该培养员工积极参与、主动参与的正确意识。并且, 需要改进工作作风, 在调查收集信息后, 对信息整理, 发现问题, 并提出意见。这样, 企业才能更为高效的运转, 办公室的职能才可以得到更加充分的发挥。

参考文献

[1]黄宇.关于化工企业办公室工作创新的几点思考[J].东方企业文化, 2013, (18) .

[2]创新管理提升办公厅工作价值[J].秘书工作, 2013, (8) .

[3]庄垂衔.探索当前办公室管理工作[J].办公室业务, 2013, (15) .

企业办公管理系统 篇10

1 系统关键技术

1.1 系统数据库

该系统选择Microsoft SQL Server作为后台数据库。数据库系统是一种管理数据的工具, 从这个简单的定义中, 可以了解到它必须具备如下的特点:

大量:现代的数据库系统往往非常庞大, 因此任何一个数据库系统都必须以可靠的外部存储器作为硬件基础。

持久:数据库系统中的数据必须能够长久的保存下去, 不能一应用完成数据就随之消失。数据库系统中的数据必须长久的保存在可靠的存储器中, 持久地为各种各样的客户服务。

可靠:万一数据库系统发生软件或硬件方面的故障, 应该能够快速将系统恢复到系统出现故障之前的状态。

共享:众多使用数据库的用户, 应该能够按照特定的有序的方式存取数据。

SQL Server是一种高效的关系数据库系统, 是基于结构化查询语言 (SQL) 和客户机/服务器模型的高性能的关系数据库管理系统。

总之, SQL Server数据库系统具备了关系型数据库管理系统的所有特征, 对于复杂的客户/服务器系统来说是一个很好的选择。

1.2 网络体系结构

本系统在B/S三层体系结构中, 系统开发人员可以通过浏览器向分布在网络上的许多服务器发出请求。三层体系结构的B/S系统能够从根本上简化客户机的工作量, 客户机上只需要安装、配置少量的客户端运行软件即可, 服务器将担负大量的工作, 对数据库的访问以及应用程序的执行都将由服务器来完成。在三层体系结构的B/S系统下, 表示逻辑层、控制逻辑层、数据表示层被分割成三个相对独立而又相互联系的单元。

2 系统总体设计

办公资源网络管理环境提供对整个企业所有资产的管理。资产管理员可以对一个资产的生命周期全程跟踪管理, 可以使用出/入库管理方便地登记资产进入和离开仓库的各种信息, 可以使用办公用品、固定资产、库存管理和查询统计功能方便地查询目前企业资产方面的当前状态和历史状态, 如查看哪个资产目前在哪个员工手中使用, 哪些资产可以分配, 哪些资产应该申请报废等。资产管理系统提供统一的管理, 提高了资产管理员的工作效率, 减少了资产管理数量的混乱, 加快企业资产的流转周期, 为企业资产效用最大化提供了一个方便、快捷的平台。

传统的办公资源管理是以手工的方式记录下数据, 这种方式因为效率太低且易出错已不多用。现在随着办公自动化的发展, 办公资源管理将网络技术和数据库技术结合, 通过应用程序来处理信息, 这是目前较为流行的做法。本系统是基于ASP.net技术和Microsoft SQL Server数据库实现办公资源网络管理系统的, 操作者只需掌握上网的基础知识, 就能使用本系统, 无须进行专门的培训。

3 系统模块设计

3.1 图书管理模块设计

图书管理主要用于对企业内部的相关书籍资料进行管理, 包括对图书信息的录入、查询以及借阅操作。这里, 借阅是指将图书借给企业内部人员, 它将对图书的借出和归还信息进行记录, 包括借阅人、借阅时间等。

在本系统中大部分信息的新增界面与已有信息的编辑界面均是合二为一的。默认情况下, 界面为新增信息。当页面带有参数ID时, 界面为编辑信息。

3.1.1 图书入库

可对图书的信息进行设置, 其功能分为两部分:新增图书信息、编辑现有图书信息,

在页面加载事件中, 首先通过Request[“id”]来获取页面所传递的变量ID。如果该变量的值为空, 表示当前页面所实现的功能为新增图书信息。如果该变量的值存在, 则表示当前页面所实现的功能为编辑图书信息。此时, 可根据参数ID的值从数据库中获取该ID所对应的图书信息, 然后将信息显示在相应的文本输入框中, 以便用户进行编辑。

在保存事件中, 同样需要对页面参数ID进行判断。如果参数ID的值为空, 则此页面的功能为新增图书信息, 此时需要通过INSERT语句来向数据库中插入新纪录。如果参数ID的值不为空, 则此页面的功能为编辑图书信息, 此时需要通过UP DATE语句来更新编号等于ID参数的图书信息。

3.1.2 图书查询

图书查询是对已有的图书信息进行多条件的组合查询, 并可执行相应的操作, 其操作包括借阅、编辑及删除,

在图书查询中, 所提供的查询条件包括图书名称、出版社、内容简介、备注、当前状态及借阅情况等。其中, 当前状态包括在库可用、在库停用和丢失, 借阅情况包括在库及已借。由于对查询条件的判断以及过滤查询已集成在用于绑定数据显示的Bind Data过程中, 因此当用户单击“查询”按钮时, 只需重新调用Bind Data过程即可。

3.1.3 图书借阅

在Bind Data过程中, 我们为Data Grid中的“借阅”链接按钮设置了点击事件。如果当前图书的借阅状态为“已借”, 用户在单击“借阅”按钮时, 系统将通过JavaScript脚本中的Alert函数弹出提示框, 提示无法借阅, 而当图书的借阅状态为“在库”时, 表示该图书尚未借出, 此时用户在单击“借阅”按钮时, 经执行JavaScript脚本中的open win函数, 该函数用与弹出一个模态对话框页面, 以便对图书的借阅进行操作。

3.2 办公用品模块设计

办公用品可对企业内部常用的办公用品进行管理, 如文件夹、笔记本、圆珠笔以及活页纸等。这些办公用品的使用较为频繁, 因此对其进行管理是必不可少的。办公用品的管理包括办公用品的信息录入、库存查询以及对办公用品的领用管理。

用品领用的新增操作界面可分为用品领用信息和用品信息查询两部分。用品领用信息通过Data Grid显示了此次操作中所领用的用品信息, 包括用品名称、数量等;用品信息查询则显示了所有的用品信息, 以便用户进行选择并将其添加至上面的领用清单中。

3.3 固定资产模块设计

固定资产是企业内部的重要资源之一, 对固定资产的管理包括固定资产信息的录入、查询和分配使用。由于固定资产可以重分配, 因此对已分配使用的固定资产还存在归还操作。只有尚未分配的或者已经分配使用但已归还的固定资产, 才可以进行分配使用操作。

资产分配主要用于查询对固定资产所进行的历次分配记录, 在资产分配的查询界面中提供了资产编号、使用人、是否归还等3种条件进行过滤查询, 对查询出来的资产分配记录可进行相应的归还操作。

4结论

本文主要介绍了基于B/S架构的企业办公资源网络管理系统, 该系统具体实现了图书管理的图书入库、图书查询、图书借阅等功能;办公用品的用品入库、用品查询、用品领用等功能;以及固定资产的资产信息、资产查询、资产分配和归还等功能, 具有一定权限的工作人员可以随时上网对企业办公资源进行管理。

参考文献

[1]胡玉华.基于网络的办公自动化系统的初探[J].上海城市规划.2003 (01)

[2]曹科宁, 胡志刚, 辛国江.一体化综合办公信息系统的设计[J].中国科技信息, 2008 (05) .

[3]杨秀臻.学校办公自动化 (OA) [J].边疆经济与文化, 2006 (09) .

[4]胡雪莲.分布式数据库在校园一卡通中的应用[J].电脑知识与技术, 2010 (14) .

企业办公管理系统 篇11

关键词：电力企业；办公室管理；行政管理；精细化；对策

一、前言

在电力企业的发展过程中，办公室管理始终是企业发展的重要部分，是企业有效管理的核心，对企业的运作起着承上启下，相互沟通与协调的重要作用。因此，企业的办公室工作水平与工作效率的高低对企业的工作目标的完成以及公司的形象等方面都有着较大的影响。在电力企业的管理工作中，也要注重以电力企业的发展实际为基础，在掌握电力公司的发展规律与发展目标的基础上，不断推动精细化管理与电力企业的发展相结合。并树立创新意识，对办公室的工作流程以及工作步骤进行细化，明确各部门之间的责任与义务，制定严格的考核制度，强化落实办公室管理制度，提高管理工作的效率。

二、精细化管理的内涵

精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度的减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式[1]。

三、电力企業的办公室精细化管理的主要内容

首先，是对办公室各部门职能的精确化，在当今时代，随着科学技术与管理技术的发展，办公室工作已经不再是单纯的对办公材料进行编写，对相关活动材料进行组织等等。单纯的通过对材料的管理已经完全无法满足电力企业的发展需要。因此，电力企业必须要制定相关“定岗、定责、定标准”的要求，将办公室中的相关职能体系进行细化，明确各部门的职责与工作内容，将办公室工作尽可能的细化，以加强各部门之间的相互协调。

其次，办公室行政管理流程规范化。建立科学严密、规范的办公室行政管理工作流程，是推进电力企业办公室行政管理工作精细化的前提，同时也是电力企业行政管理精细化的重要内容。办公室行政管理精细化要求电力企业必须要根据企业办公室的具体职能以及企业的实际情况设计规范的行政管理工作流程，在提高了电力企业办公室行政管理效率的同时，减少出错的可能性[2]。

再次，管理制度的精细化。管理制度的精细化也是企业行政管理精细化发展的重要方向之一，电力企业的办公室行政管理工作的精细化的确立必须依托于行政管理制度的精细化管理。通过详细的管理制度的建立与健全，最终使得电力企业的办公管理中的各个环节都能够做到有章可循，减少在办公室管理工作中出现的漏洞与真空地带的出现。在对电力企业的办公室管理制度进行改革的同时要注意，对办公室的管理工作中现有的管理制度中的不足之处进行分析，对于合理的行政管理制度要及时给予保留与补充，对于那些不合理的行政管理制度必须要及时进行废止，进而实现办公室行政管理制度的精细化，从而为实现企业办公室行政管理精细化奠定基础[3]。

四、提高电力企业办公室管理精细化的对策

1.树立行政管理精细化理念

要想实现办公室行政管理的精细化，就必须要树立行政管理精细化理念，以此作为工作方针的制定依据和参照标准。首先，对办公室的行政管理人员进行相关的知识培训，提高其思维创新能力以及工作中的主观能动性。其次，推动精细化管理的具体实践。因为只有在实践中才能发现存在的管理问题，以及自身能力的不足，在后期可以进行更加针对性的学习，从整体上提高办公室行政管理的精细化标准。

2.推进办公室行政管理制度化

制定相应的办公室行政管理制度是保证各项措施有效执行并取得良好效果的关键。电力企业需要根据具体的发展需求和当前的工作状况，建立一个系统的、完整的、全面的且细致的制度体系，并在后期的管理工作中监督实施效果，使其最终成为企业精细化管理的主要依据。首先，要在电力且办公室建立科学合理的工作考核制度，并根据员工的工作能力和企业运行需求制定考评标准，保证考核结果的公平公正性。其次，制定与考核制度相配套的奖惩制。对于考核中长期表现良好的员工给予升职加薪机会或者相应的福利待遇；对于长期考核结果不理想的员工，对其执行相应的惩罚措施，以提高其他员工的工作积极性。

3.强化办公室管理人员的综合能力与素质

办公室管理人员的素质与办公能力等对实现行政管理精细化具有较大的影响，因此，应当着重加强对管理人员的综合素质与工作组织能力的提高。具体来说，一方面要强化行政管理人员的责任意识与效率意识，提高工作效率，以防治工作中出现相互推诿扯皮的事情发生，另一方面，端正管理人员的工作作风，使得每位管理工作者能够以认真负责的态度完成工作。

总而言之，电力企业的精细化管理能够有效提升企业的办公室行政管理水平，是提高管理工作效率，优化企业管理结构的重要方式。因此在电力企业的管理过程中，首先要树立对精细化管理工作的正确思想认识与管理理念，从各个方面入手，提高电力企业的精细化管理的水平，强化落实管理责任制。最终提高电力企业的企业竞争力与凝聚力，使得电力企业在我国能源行业的竞争中能够获得长远的健康发展。

参考文献：

[1]聂亚丽.探讨企业办公室工作管理精细化的实现同[J].办公室业务，2012，（5）：172-173.

[2]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，（34）：32-33.

企业协同办公系统的设计与实现 篇12

国外工程软件公司最近对设计企业协同办公管理系统的研究已取得了不少成果, 如美国鹰图 (intergraph) 工厂设计和信息管理软件公司推出的新一代面向数据、规则驱动的Smart Plant 3D软件, 以及专门为工程承包商、工厂业主/运营商设计的Smart Plant Foundation集成系统平台。这些系统能够提高工程项目和工厂运营信息的有效性、完整性、准确性, 能够为企业建立一个全面的电子化数据库, 包括其结构、属性部件、设备和文件, 涵盖了工厂设计、修改、改造、更新, 在整个从工程设计开始到退役之间的过程中有效地管理企业。

国内对计算机支持的协同办公管理系统也进行了一些研究, 如中海油研究中心开发了一套设计院协同项目管理平台, 包括工程协同设计予系统、文档与设计成品管理子系统、综合管理与办公自动化子系统和工程项目管理子系统, 实现了设计与管理的一体化集成, 该系统在中海油与美国PHILIPS合作开发的蓬莱19-3海上石油开采项目中进行了实证。

本系统通过研究先进的协同办公管理思想, 针对公司存在的“信息孤岛”“应用孤岛”和“资源孤岛”, 明确协同办公系统最主要的就是要实现公司信息的协同, 业务的协同和资源的协同, 并结合工作流技术探索出适合自身企业的创新性的协同办公管理思想, 对公司日常管理、运营的业务模式进行需求调研和现状分析, 尝试用创新思维来解决现有业务流程的梳理和优化以及对人、财、物进行优化配置等问题。

针对三个孤岛, 协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。本文中提出, 协同管理理念主要体现为三大基本思想, 即“信息网状思想”“业务关联思想”和“随需而应思想”。本系统的创新点在于为实现上述管理理念, 将协同矩阵模型和齿轮联动模型进行综合运用及体现, 创新性地提出了企业信息网状管理及关联管理的一个解决方案。

在上述模型中, 如果用户找到一个信息点, 与这个信息点相关联的所有信息都被找到。齿轮联动模型主要功能是为提升系统各个功能模块的绞合作用。当启动某一个模块的时候, 其他的关联模块便可以随之启动, 并一起协同工作, 产生强大的齿轮联动效用, 大大加强单一模块的功能, 达成协同的功效。齿轮联动模型提供对各个业务环节进行整合的方案, 使得企业可以通过统一的协同平台面向整个业务过程来进行管理。

1. 系统的实现技术

目前, 信息系统体系结构已发展到分布式结构阶段。大多采用C/S、B/S模式或者将二者结合在一起的混合模式。采用C/S结构, 可以充分利用两端环境的优势, 将任务合理分配到客户端和服务器来运行实现, 降低了系统运行的开销成本。B/S是基于Web的一种新的架构模式, 是Internet上的最基本的、最流行的信息服务技术。此外, B/S结构模式的架构有客户端和服务器端两种。前者的使用者用户只需要根据一系列的web界面进行信息请求, 那么相应的服务器就会对这些请求及时处理, 并通过网络最终在请求端的浏览器来呈现, 例如, 数据库的添加、删除和修改, 等等。由此可以看出, 各种局域网在web模式下的正常运行是基于Web技术和B/S结构模式的成熟运用。

数据库技术作为现代信息科学技术的主要构成要素之一, 在计算机数据处理和信息系统中起着重要的作用。它主要研究和解决计算机信息处理的大量数据组织和存储的问题, 从而实现在确保数据安全的情况下, 去除多余重复数据, 并通过高效检索数据来实现数据的高效处理和共享。

2. 软件工程开发模型

针对目前流行的面向对象的需求, 我们最应该采取的是喷泉模型。这种思维方式把开发的思路和软件本身的功能完美地抽象为一体, 以完全面向对象的思维, 使每个软件开发阶段认定为周期并呈现互相重叠的状态, 所以可以参考客户的功能需求, 以对象为驱动。本模型倾向于面向对象的软件开发过程。其特点是每个阶段都有一定的独立性, 不存在明显的界限, 工作人员能够同时进行开发。

3. 系统总体需求

经过对外部环境、内部需求及内部基础硬件环境与软件环境的分析, 建立协同办公系统平台来解决目前遇到的管理方面的需求, 通过本项目希望实现文档、工作流程、沟通交流三个模块的需求。

以系统管理员和用户为例, 绘制出其在知识文档、工作流程、沟通交流功能模块的用例图。其中系统管理员关注于系统设置、功能搭建等方面。其工作流程管理分步实施, 要求流程功能实现。

(1) 支持多种节点类别定义, 可对节点权限进行终止、加签、跳签等功能。

(2) 在流程流转的节点权限控制过程中, 要求表单权限灵活控制到单个字段的“读”“编辑”“不可见”等权限。

(3) 在流程流转的过程中, 要能根据表单字段的值或执行人来判断流程的走向。自由节点控制能力, 在不修改流程模版的条件下, 能够动态指定各节点执行人, 能够动态添加节点。

(4) 在整个流程定义的过程中, 无需编程, 无需了解系统的数据库结构, 管理员或分级的管理人员可根据实际工作需求, 方便快捷的定义工作流。

(5) 支持快速方便的汇总、查询、打印、导出等操作, 实现对数据的筛选, 实现对管理决策提供支撑。

4. 系统业务流程梳理和优化

业务流程是协同办公平台的核心, 对业务流程的分析即对协同办公平台中的信息的流转、传递、处理、存档等一系列过程的分析。业务流程分析的目的主要是梳理工作的思路, 找出信息流通过程中的瓶颈和无价值节点。通过业务流程的梳理可以明确系统功能模块之间的关系, 通过优化提升工作协同能力。在功能模块基础上根据业务的具体需求分析出来的关键业务流程, 主要列出了9类40条关键业务流程, 如表1所示。

业务流程优化即在业务流程设计的过程中, 通过对节点价值链条的分析, 以价值为导向, 对业务流程进行相应的改进, 达到预期目标。业务流程优化主要从四个目标上考虑:一是提高效率, 减少运营成本;二是增强部门间横向协作;三是管理层对整体运转实现有效监督和控制;四是确保战略分解目标有效执行。为了实现预期目标, 就必须打破在手工管理模式下产生的问题, 对现有的业务流程进行梳理和优化, 下面以发文管理流程为例将对其中重要的流程进行相应优化。

该流程主要完成集团公文的起草、审核、审批、发文和归档操作, 实现发文管理的流程自动化和业务的协同性, 优化后的发文管理流程图如图1所示。

发文管理流程对原有业务进行了梳理优化, 减少了待发文件库的环节, 并将原来机要秘书承担的文件流转业务优化为根据规则自动流转, 减少了流程节点, 使得整个流程形成一个闭环。

5. 系统设计

系统的设计必须符合企业的日常办公需求, 能够根据企业的日常办公和个人办公需求完成系统设计, 设计上应尽量对流程进行简化和优化, 为提供便捷的协同办公系统提供基础。系统设计在界面设计上应重视客户体验, 即使非计算机专业人员也能够快速掌握基本操作功能, 系统设计应提供各种手段确保可靠性, 包括数据的可靠性、网络的可靠性、应用的可靠性, 特别是应对协同办公系统中的内外网接入部署提供有效的安全解决方案, 系统设计应该具备一定的先进性, 采用当前流行的主流软件技术架构和开发工具进行设计, 并对协同办公所用的平台进行选型, 确保平台的先进性和稳定性, 系统应预留相关的开放接口, 便于将来接入到统一门户中。

根据企业的实际需要, 在经过详细需求分析的基础上为系统设计了知识文档管理、工作流程管理、人力资源管理、数据中心等子模块。系统设计框架图如图2所示。

从图2中可以看出本系统在设计时采用的是表现层、业务逻辑层以及数据访问层这样的三层体系结构。其中表现层以界面和服务的形式与外面进行数据的交换和操作;业务逻辑层用于处理系统具体的业务, 通过对数据访问层的数据进行操作来实现对业务数据的访问与操作, 同时负责将数据结构返回到表现层中。

协同办公系统重要价值在于它是可以使用户能够与人、内容、应用和流程进行个性化的、安全的、单点式的互动交流。系统设计强调以用户为中心, 重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流, 提供单点集成界面, 实现信息的集中化访问。系统主要包括知识管理、流程管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、客户关系管理、项目管理、财务管理、数据中心等功能模块。系统功能模块图如图3所示。

6. 数据库设计

本系统当中牵涉到的数据库表设计较多, 此处以关键模块图纸管理为例进行核心数据表的设计说明。

图纸管理模块数据库主要由目录、共享、权限、文档类型、日志等表围绕DOCdetail表构成该模块数据库设计。核心数据表如图4所示。图纸管理模块核心数据表说明见表2。

7. 系统详细设计

(1) 基本功能设计。用户登录与权限判断, 系统登录模块的验证是通过读取用户输入的用户名和密码, 然后到后台数据库中进行查询相关来判断此用户的合法性。公文管理, 公文流转管理模块主要包括接收公文、发送公文、发送记录等项目。物资管理, 物资管理模块中, 包括科室的录入、物资的录入、编码的录入、仓库的录入、使用人的录入等所有与本系统有关的数据输入模块。知识文档管理, 此模块主要用于存档图纸电子档案, 并对图纸电子档案进行分权限管理, 包括申请下载, 审批。

(2) 项目协同设计。该系统的“设计协同管理”模块主要用于项目、工程的登记, 合同的登记以及合同的开票收费登记, 客户单位的管理。此模块主要用于工程进度情况查询, 各人员在办、已完、超期工作任务查询, 工程策划过程为:经营室立项并发起任务通知单, 任务通知单审批通过后, 工程负责人策划本工程参与的专业以及相关专业负责人, 专业负责人策划本专业的设计、校对、审核、批准人员, 本专业的提资, 本专业的卷册, 设计人员处理任务, 校对、审核、批准填写审核意见。设计协同管理实现界面如图5所示。

8. 系统测试

基于系统的详细设计, 经过编码之后, 就是系统测试阶段。系统的测试阶段主要分为功能测试和性能测试。测试过程主要分为决定测试方法, 搭建测试环境, 整理测试流程, 进行系统测试。通过对系统功能及性能进行测试得到的结果可以进一步得出:系统总体在功能性、安全性、可靠性以及易用性等方面已经达到了预先设定的目标, 说明本系统不但实现了功能需求, 而且在满足用户基本需求的前提下实现了非功能性需求, 而系统预先设定的易用性、并发性以及稳定性等指标也达到了。

9. 结论

该系统是结合某公司的管理现状和具体需求, 以新型协同理念引导, 以日程行政办公和项目设计管理需求为中心, 综合使用成熟和领先的软件技术而构建的应用系统, 具有一定的先进性。该系统经过6个月的试运行和优化, 现已投入正式运行, 功能满足用户需求。总结整个设计和实施过程, 我们总结出以下几点成果:

(1) 对某公司办公流程进行了梳理和优化。梳理并优化了包括公文管理、日常工作、行政事务、报表填报、财务费用、资产管理、信息化管理等大类下的50余个流程并在协同办公系统中得以固化。该项工作使得岗位和业务职责得到了明确, 整体工作效率带来了较大提升。

(2) 完成了以协同为理念、以项目为中心、以流程为纽带的协同办公系统的设计。某公司协同办公系统设计强调以用户为中心, 重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流, 提供单点集成界面, 实现信息的集中化访问。系统完成了知识管理、工作流管理、人力资源管理、数据中心、信息门户、项目管理、数据中心等功能模块的设计。

(3) 完成了系统实施工作, 效果良好。经过该系统的实施, 基本实现了公文的统一管理和自上而下的贯通, 规范了各种请示、报批、填报等流程, 提升了企业三级之间的协同办公能力。

摘要：在推动企业信息化的进程中, 企业办公自动化系统就一直很受人们的重视, 也不断出现了共享各种不同数据库之间数据、交换数据等的问题, 而且有越来越突出的趋势。本文论述了建立协同办公系统的背景和必要性, 阐述了基于JAVA和J2EE架构开发设计的协同办公系统所采用的关键技术和新的协同理念, 分析了国内外协同办公系统的研究现状, 提出了该新型协同办公系统应着重研究解决的问题和准备实现的功能, 提出了公司协同办公系统设计的原则, 对协同办公系统的三层体系架构和B/S结构进行了研究, 详细阐述了协同办公系统各功能模块的功能结构设计、数据流设计和数据库设计以及系统主要模块数据库之间的关系、软硬件接口设计方法, 并对系统的运行环境和网络等进行了详细设计、测试与实施。