办公管理信息系统

办公管理信息系统（共12篇）

办公管理信息系统 篇1

1 办公管理信息系统存在的潜在威胁

办公管理信息系统是基于先进的网络互联基础上的分布式软件系统, 通过有效的资源共享和信息交流、发布达到提高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间的协同工作, 以及相互之间进行有效的交流和沟通。近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境, 实现内外信息传递、工作日程安排、工作流应用自动化等等, 极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式, 提高了管理水平和工作效率, 节约了办公空间。但同时也带来了许多网络安全问题。其面临的安全威胁主要表现在以下几个方面:

1.1 数据保密;防止信息被截获或非法存取而泄密。

1.2 对象认证:通信双方对各自通信对象的合法性、真实性进行确认, 以防第三者假冒。

1.3 数据完整性:阻止非法实体对交换数据的修改、插入、删除及防止数据丢失, 导致不真实的信息服务。

1.4 防抗抵赖:用于证实已发生过的操作, 防止交易双方发生的行为抵赖。

1.5 访问控制:防止非授权用户非法使用系统资源。

2 办公管理信息系统潜在威胁的处理方式

以上办公管理信息系统所面临的安全威胁可以通过PKI系统有效加以解决。PKI (Public Key Infrastructure) 是一种遵循标准的利用公钥加密技术, 他能够为所有网络应用提供加密盒数字签名等密码服务及所必需的密钥和证书管理体系, 简单来说, PKI就是利用公钥理论和技术建立的提供安全的基础设施。用户可以用PKI平台提供的服务进行安全的电子交易, 通信和互联网上的各种活动。为解决Internet的安全问题, 世界各国对其进行了多年的研究, 初步形成了一套完整的Internet安全解决方案, 即目前被广泛采用的PKI-公钥基础设施。PKI (公钥基础设施) 技术采用证实管理公钥, 通过第三方的可信任机构-CA认证中心把用户的公钥和用户的其他标识信息捆绑在一起, 在互联网上验证用户的身份。目前, 通用的办法是采用建立在PKI基础之上的数字证书, 通过把要传输的数字信息进行加密和签名, 保证信息传输的机密性、真实性、完整性和不可否认性, 从而保证信息的安全传输。PKI是基于公钥算法的技术, 为网上通信提供安全服务的基础设施, 是创建、颁发、管理、注销公钥证书所涉及到的所有软件、硬件的集合体。其核心元素是数字证明, 核心执行者是CA认证机构。

3 PKI应用系统的基本组成

PKI技术是信息安全技术的核心。PKI的基础技术包括加密、数字签名、数据完整性机制、数字信封、双重数字签名等。一个典型、完整、有效的PKI应用系统至少应具有以下部分: (1) 公钥密码证书管理。 (2) 黑名单的发布和管理。 (3) 密钥的备份和恢复。 (4) 自动更新密钥。 (5) 自动管理历史密钥。 (6) 支持交叉认证。

PKI作为一种安全的基础设施, 可以为不同用户的不同安全需求提供多种安全服务, 主要包括认证性服务、数据完整性服务、数据保密性服务和不可否认性服务等。它不仅提供证书授权管理, 考虑了信息安全保密性、完整性、可用性、可控性以及防否认性的全面需要, 并且考虑了以基础设施的方式进行建设、提供服务, 这是至今为止解决网络信息安全问题的诸多方案中考虑问题最全面的一种解决方案。在办公管理信息系统中, 通过PKI技术的应用, 可以很好的实现应用系统的安全设计, 保证信息系统的安全。

4 PKI应用系统的主要作用

4.1 对办公管理信息系统身份认证的作用

身份认证系统是办公管理信息系统的一个重要关卡, 是保证办公管理信息系统信息安全方面的一个非常重要的手段。比如, 目前办公管理信息系统应用的身份认证仍采用"用户名/口令"的方式来验证用户的合法性。这种方式存在着许多安全隐患, 一是口令设置的太简单可能会被他人猜出来或盗用, 此外口令在网络上传输时可能被监听而泄露。

为了解决这一安全隐患, 可以在办公管理信息系统中采用PKI系统中数字授权证书将用户身份权限绑定, 替代原先的访问控制列表的方法, 实现基于数字证书的访问控制。

4.2 对办公管理信息系统文件处理的作用

文件处理系统是办公管理信息系统的核心组成部分, 在其安全性方面要考虑的主要是如何对办公文件进行加密盒签名处理, 防止文件的泄密和对签名抵赖。以往对文件加密通常使用对称加密方式, 这种方式密钥分配复杂, 管理的难度较大;而目前在签名处理上还没有实现真正意义的电子签名, 容易出现签名伪造, 签名重要, 对签名文件的篡改以及签名的抵赖等安全隐患。

在办公管理信息系统中采用基于PKI技术的数字信封可以保证文件传输的保密性和可认证性。数字信封综合了对称和不对称加密体制的优势, 即不直接使用对方公钥加密明文, 而仅用它保护实际用于加密明文的对称秘钥。这样在对文件进行加密时, 只有规定的接收者才能阅读原文, 并且每次加密信息是都使用不同的随机对称秘钥, 一次一密, 密码破译的可能性很小, 即使某次对称秘钥被破译了, 也只会泄露该次会话的信息, 不会影响到其它密文的传递。同样, 采用基于PKI技术的电子签名对文件进行签名, 使得签名文档的任何改动都会暴露出来, 保证了签名文档的完整性, 并且将用户数字证书与数字公章紧密结合, 使得数字公章可以唯一确定签章者的身份, 保证了签名的不可抵赖性。

建立一个安全、高效、稳定的办公管理信息系统, 是信息化建设发展的重要体现。PKI技术作为信息系统建设中安全基础设施的重要组成部分, 可为办公管理信息系统提供整体安全保障, 满足信息系统的保密性、完整性、可控性、不可否认性等安全需求, 在信息化建设中必将有着良好的应用前景。

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曲靖市人事管理网络办公系统个人信息

采集录入常见问题解答

1、系统登录地址？

管理员的登录址是：http://60.161.81.106/ 个人录入登录地是：http://60.161.81.109/grxxlr或http:///qjrsywxt/grxxlr

2、如何获取本人录入的登录号和密码？

管理员登录后，依次使用综合查询→人员信息查询→个人登录信息查询，即可查询到个人登录号和密码。

3、如何获取本单位管理员的用户名和密码？ 以管理员身份登录后，用户管理用户顺序查询。

4、资格信息和任职情况的区别？

资格信息是指公务员的职务级别、专业技术人员职称和工人的技术等级信息。任职情况主要是指所担任的行政职务或从事的主要工作。

公务员的资格信息记录其晋升领导或非领导职务信息，专业技术人员的资格信息记录其职称资格取得信息，工人的资格信息记录其技术等级证书获取情况。

9批准为参公的单位为第一批参公单位，在单位批准参公前进入登记的人员填写“第一批参公登记”；

第二批参公登记：云人社发【2009】143号文件（2009.6.18）批准为参公的单位为第二批参公单位，在单位批准参公前进入的人员填写“第二批参公登记”；

参公日常登记：上述单位批准参公后通过考试录用、军转安置、调动等方式进入后登记的人员填写“参公日常登记”。

8、离退休人员及己解聘的乡镇聘用制干部个人信息采集哪些项？

离退休人员及己解聘的乡镇聘用制干部信息采集录入时可只采集录入管理中必要的相关信息。具体如下：

基本信息：必录；

单位身份：必录，开始时间为退休时间，离开时间用默认的“9999-12-31”；

学历情况：录入退休时学历即可； 资格情况：录入退休时资格情况即可；

公务员登信息：退休前己登为公务员的要录入登记相关信息。

工资信息：只需录入当前退休工资；若相关工资项目较复杂，可进行合并后录入。

任职情况、考核、人事聘用、岗位聘任、个人简历、111、当前任职情况的起止时间如何填? 任职情况录入中对当前任职情况（任职起始时间通常表述为xxxx年x月x日至今）的终止时间填“9999-12-31”，查询打印中系统会显示为“今”。

12、单位自己可否登记系统用户？

单位自己可以登记系统用户，详细操作进入系统在操作如下：

用户管理添加新用户,弹出如下窗口，填写完整信息：

指定授权可操作的部门

3做任何更改。

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【关键词】重点项目；移动GIS；iOS

0.引言

重点项目是指符合国家产业政策和发展规划，对国民经济和社会发展有重大影响，带动区域经济和行业发展，关系到增强综合实力和发展后劲以及产业结构优化升级的重要项目，它是经济社会发展的关键环节，关系到经济发展的可持续性[1]。在既有桌面重点项目管理系统的基础上，开发基于iOS的移动重点项目系统，目的是作为桌面重点项目系统的有效延伸。将重点项目纷繁复杂的资料予以提炼整理分类，在iPad的有限屏幕空间内予以展现，并符合平板操作体验，力求界面简洁、操作简单、信息准确，让用户及时查看了解各重点项目的进展，为政府决策提供信息支撑，从而推进重点项目建设进度。

系统以国家天地图和地方地图服务为支撑，以重点项目数据为对象进行构建，针对用户对于重点项目移动办公的需要，对重点项目的信息进行展示。通过在iPad上的操作，快速读取、查询、定位并显示重点项目的空间位置及其详细信息，将重点项目与空间地理信息进行关联，让决策者一目了然地了解城市重点项目的空间地理分布和建设情况，实现了基于iOS的移动GIS在重点项目管理中的应用。

1.系统设计与实现

1.1系统总体设计

本系统基于iOS平台，利用ArcGIS Runtime SDK，将用户当前位置、重点项目地理信息显示于国家天地图和地方地图底图之上。整个系统采用客户端/服务端结构，客户端与服务器端通过无线网络进行交互，如图1所示。客户端主要负责用户的交互操作，展示用户所需信息。而服务端的主要功能是响应客户端的请求，根据业务逻辑的需要将客户端所需数据传回。复杂的逻辑运算均在服务端完成，尽量减轻客户端的负担。

图1 硬件与网络结构

1.2系统功能设计

桌面重点项目管理系统满足了重点项目业务系统的应用需求，其功能完备、界面复杂。而由于iPad的屏幕尺寸和内存的限制，本系统提炼出用户关心的核心功能并根据平板的特点扩展其特有的功能，主要包含三个部分：重点项目管理、地图操作和个人助理，系统功能结构如图2所示：

图2 系统功能结构

重点项目管理主要从微观和宏观两方面着手。前者通过模糊查询、分类查询、手势查询等多种查询方式找到需查看的重点项目，并通过定位功能查看项目所在地理位置和范围。对于单个重点项目的进一步了解可从基本信息、文书、相册、大事件、最新情况汇报五个方面进行。后者通过地图符号化从整体上展现重点项目的地理分布情况及所属类别，利用统计图表功能从计划汇总、建设阶段、项目类别几个方面把握所有项目的投资额情况。

除了重点项目管理功能外，系统还实现了地图操作功能，主要包括地图切换、测量、定位、标绘、比对等地图功能，用户可借助这些功能更快速准确地了解重点项目及其周边情况，简要记录个人意见。

除了以上两大类专业功能外，系统还提供了个性化的个人助理功能，具体包括管理用户临时文件的公文包，导引用户驾车出行的地图导航以及重点项目数据更新等。

1.3重要功能建设

1.3.1重点项目数据更新

用户可根据自己的需要更新重点项目的数据，更新过程如图3所示，用户发起数据更新的请求，以Json格式传至服务端，服务端通过调用数据更新服务查看oracle数据库中重点项目数据是否有更新，并将查询结果以Json格式传回客户端，若服务端数据无更新则通知用户数据已是最新的，若服务端数据有更新则更新客户端SQLite数据库并用图标标识已更新的项目方便用户查看，如图4所示。

图3 数据更新模式

图4 数据更新界面

1.3.2重点项目详细信息展示

重点项目的详细信息从基本信息、文书、相册、大事记、最新情况汇报五个方面进行展示，这里重点说明文书、相册和大事记的实现：

（1）文书包括预审资料、用地报批资料、建设用地批准书、相关图件四方面的内容，该部分通过iOS SDK的UIWebView类实现的功能主要是PDF文件和JPG、PNG格式图片的浏览。

（2）通过iOS SDK的UIImagePickerController类实现相册管理，拍照、摄像、图像保存等功能，相册主要存储了与项目有关的照片即施工现场、用户视察等照片。

（3）大事记主要指对项目有重要影响的事情，例（下转第149页）（上接第43页）如项目开工、用户视察等，并提供与该事件有关视频的播放功能。系统利用流媒体技术的实时流传输方式进行视频的播放，要求流媒体服务器支持HTTP Live Streaming协议且其视频类型为H.264视频编码的mp4文件。

2.系统关键技术

2.1数据加密技术

作为政府部门使用的软件，最令人担心的就是数据安全问题，因此数据加密变得尤为重要。这里主要从两方面来阐述：客户端数据加密和传输过程数据加密。

客户端的数据包括矢量数据文件和重点项目的信息，这些都存放在自己设计的CSHP格式数据库中，使得窃取者无法快速有效地还原出原本的数据，而且加密程序在客户端，即使拿到数据也无法进行解密。

数据传输安全性方面，Web服务的调用采用SSL/HTTPS进行传输。SSL （Secure Socket Later ）是由网景（Netscape）公司提出，为数据传输提供安全保障的协议。SSL对计算机之间的整个会话进行加密，在建立连接过程中使用非对称密钥而在会话过程中使用对称密钥。在客户端和服务器传输数据前，它们就协议的版本、加密算法的选择、是否验证对方及公钥加密技术的应用进行协商以产生共享的密钥[2]，完成此握手过程客户端和服务器才开始交换数据。通过SSL可以保证数据传输的机密性、完整性以及数据的不可否认性。

2.2地图缓存技术

在理想情况下，用户通过无线网络连接天地图服务器获取地图。但在实际情况中，由于无线网络资源不足以及建筑、树木等的遮挡等各种原因，无线网络信号可能非常弱甚至没有，此时客户端难以连接到服务器，也就不能获取地图。

鉴于此，系统在无线信号良好时将用户浏览过的地图生成离线地图缓存数据，方便用户在离线状态下也能查看地图。本文利用ArcGIS for iOS提供的框架建立自定义离线瓦片图层以供程序调用，而不用去访问服务器。

2.3矢量加载技术

虽然iPad的性能相比其他移动设备更强劲，但随着重点项目矢量数据的增大，加载速度会变慢，用户等待时间会变长。因此本文将加载过程分成两阶段，在欲加载阶段选取具有代表性的200个要素在初始线程进行加载，其他要素转入背景线程加载，以此提高矢量数据的展示速度。

3.结语

重点项目对国民经济和社会发展影响重大，能够带动区域经济和行业发展，关系到增强综合实力和发展后劲以及产业结构优化升级。本文基于iOS平台移动GIS的重点项目移动办公系统充分利用了iOS平台的优势及ArcGIS API的地图功能，探索了移动GIS和重点项目管理相结合的应用开发过程，可为移动GIS向其他领域的拓展提供参考，实现项目的进展情况和存在问题的及时、准确汇总，对推动重点项目的建设具有重要意义。

【参考文献】

[1]李加军.谈如何提高重点建设项目的管理水平[J].山西建筑，2012，38（17）：279.

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1.1 B/S模式

B/S模式,即Brower/Server(浏览器/服务器)模式。与之对应有C/S模式Client/Server(客户端/服务器端)模式。

首先,B/S具有异地浏览和信息采集的灵活性。任何时间、任何地点、任何系统,只要可以使用浏览器上网,就可以使用B/S系统的终端。B/S模式浏览器客户端可以完成浏览、查询、数据输入等基本功能,而其它绝大部分工作由服务器承担,这样使得整个系统的经济性大大的提高。

另外B/S模式构建的系统升级性强,有利于今后系统的逐步完善。而C/S系统的各部分模块中如果有某部分改变,就要关联到其他模块的变动,使系统升级成本比较大。B/S与C/S处理模式相比,则大大简化了客户端,只要客户端机器能上网就可以。对于B/S而言,开发、维护等几乎所有工作也都集中在服务器端,当企业对网络应用进行升级时,只需要更新服务器端的软件就可以,这减轻了异地用户系统维护与升级的成本。

因此,系统选择基于B/S(浏览器/服务器)模式构建适合于中小型企业使用的办公自动化信息管理系统。网络管理员只要维护、管理好局域网中的服务器,就可以保证网络办公的正常开展,这也是B/S构架系统流行的原因。

1.2 硬件平台

公司或企业内部各客户机通通过局域网与服务器关联,服务器再通过宽带ADSL或专线、无线上网等方式与Internet连接。需要的硬件设备有:服务器、路由器、客户机、网线等。下图是一个基于B/S模式架构的信息管理系统结构图。

可以看出系统网络一以Web服务器为中心,采用TCP/IP技术,以HTTP为传输协议,客户端通过Browse访询Web服务器以及与之相连的后台数据库,客户机只需要安装浏览器就可以访问多个应用服务器,形成点到多点,多点到多点的结构模式,采用TCP/IP技术,以HTTP为协议,可以与企业网络很好的结合;B/S的扩展性好,可直接接入Internet获得广域网的支持,无论PSTN、DDN、X25、ISDN是新出现的CATV、ADSL等接入方式。B/S模式都能良好支持。

1.3 软件平台

系统采用微软M ic r o s o f t公司的动态服务器页面ASP(Active Server Pages)编程技术,数据库管理系统采用小型关系型数据库Access,因此它需要在Windows2000Server+IIS 5.0+Access 2000环境下才能正常运行。

Windows2000 Server版是优秀的网络平台,它是保证办公平台稳定运行的基础。基于B/S的办公信息管理系统需要Web服务器的支持才能运行,Windows2000 Server内置了Internet信息服务(IIS5),它对APS技术有良好的支持。

1.4 数据库管理系统(DBMS)

系统使用Access 2000小型关系型数据库管理系统,它利用ODBC数据源的MDB数据库驱动程序访问数据库。Access2000是Office 2000工具包中的一个功能组件,只要在服务器上安装Office 2000时选择组件Access 2000即可。办公信息管理系统中的所有信息和数据库都存放在Access数据库中,所以必须先对ODBS数据源进行设置。

2 系统实现的关键技术

基于B/S模式应用系统开发的关键,在如何实现客户端与服务器端的交互以建立数据驱动的动态网页,本系统采用动态服务器页面ASP技术实现Web应用界面的开发。ASP是由提供用于开发服务器端的技术,能使用任何符合脚本标准的语言,能产生和执行动态、交互式的站点服务器应用程序。脚本运行在服务器上,因此用创建的应用程序可以跨越平台运行而被多种浏览器访问,可以将等其他语言语句嵌入页面,可以接受来自客户端的执行参数并在处理后将结果以指定的格式返回。ASP不受限于浏览器的种类,无需编译、连接生产执行文件,程序代码与HTML相整合。ASP文件编程有编写容易、灵活性好、程序独立于浏览器、面对对象等优点。

当客户端向服务器发出Http请求,客户操作管理界面以网页的形式返回给客户。当远程客户需要对数据库中历史记录进行查询时,像Web服务器申请访问一个ASP文件,Web服务器调用ASP文件,然后解释执行每一条脚本语句,用ADO(Active Data Objects)组件通过ODBS接口访问数据库,再把执行结果生成HTML文件传给客户端。ASP访问数据库的模式如下图。

3 安全性问题

鉴于办公化信息化服务的对象多为企业或公司,我们必须从技术上提供一定的安全措施保证整个网络的系统安全。具体措施有以下两点:

3.1 防火墙技术

一个有效的防火墙应该可以确保所有从互联网流入或流向互联网的信息都将经过防火墙并所有经过防火墙的信息都接受检查。通过防火墙可以防止外来入侵;监控网络的安全并在异常情况下给出报警提示,尤其对于重大的信息量通过时除进行检查外,应做日志登记;提供网络地址转换(NAT)功能,有助于缓解IP地址资源紧张的问题,防火墙还可以为用户提供特定的如WWW和FTP服务,互联网用户仅可以访问此类服务,而禁止对保护网络的其他系统的访问。

3.2 地址绑定

MAC地址是网卡的唯一标志,通过捆绑交换机端口和MAC地址就可以轻松防止非法接入,阻止非法入侵的破坏。同时将交换机剩余不用的端口禁用。另外,还可以建立一个IP地址与MAC地址的对应表,然后通过查询此表,只有IP-MAC地址对应的合法的用户才能获得正常的ARP应答(地址解析协议)。由此达到防止IP地址被盗用的目的。

4 系统功能模块

信息管理系统划分为七个子系统:(1)公文管理子系统;(2)档案管理子系统;(3)行政管理子系统;(4)综合信息查询子系统;(5)公共信息发布子系统;(6)个人辅助子系统;(7)系统维护管理子系统。其功能结构如图3所示。

结合当今计算机及网络的最新技术,讨论了办公自动化信息管理系统系统开发的新办法;采用Browser/Server方式架构系统,充分应用当今先进的计算机及网络技术,不仅能开发出为客户端提供的应用,还能开发基于本身系统维护的服务端的应用;此外,这种系统开发方式有利于降低成本,系统具有易使用、易维护、易升级的特点。总之我们要求的办公信息管理系统是和其他应用系统紧密集成,完全采用了Web技术,流程优化以及基于知识管理的办公信息管理系统,这就是办公信息管理系统未来的发展趋势。

摘要：随着网络技术的迅速发展,电子商务、电子政务在企业和机关单位得以迅速普及,办公的网络化、资源化和自动化已经成为现代办公的主流,针对企业和行政单位信息网络化管理的需要,结合信息管理系统和办公自动化系统的优点,探讨了基于B/S模式的办公信息管理系统的构建、开发与应用的研究。

关键词：信息管理B/S模式,数据库,APS技术

参考文献

[1]戴伟辉,孙海,黄丽华.信息系统分析与设计[M].高等教育出版社.2004.

[2]宁多彪,陶中平.基于B/S模式的校园办公工作流系统的设计与实现[J].福建电脑2008,05.

[3]赵泉.信息管理基础[M].机械工业出版社.2003.

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/sps可直接进入信息系统。

（二）信息系统使用帮助。

信息系统首页的“登录说明”中对各类用户登录方法进行了说明。各单位在登录后，可点击界面的右上角“帮助”，下载《冶金等工贸企业安全生产标准化达标信息管理系统用户手册》和在线观看《冶金等工贸企业安全生产标准化达标信息管理系统说明》视频教程，熟悉、掌握信息系统应用。

（三）信息系统用户类别及权限。

信息系统面向省、市两级安全监管局和评审组织单位、评审单位、申请企业开放，用户权限如下：

1.省、市两级安全监管局。

登录用户名和密码由国家安全监管总局统一激活。省、市两级安全监管局登录系统后，在“评审组织单位管理”栏中创建所管理的评审组织单位的用户名和密码；在“评审申请审核”栏中核准经评审组织单位初审通过的企业评审申请、“核准报告”栏中核准评审组织单位报告。

2.评审组织单位。

评审组织单位登录信息系统后，须在“评审组织单位管理”栏中为本级评审单位创建用户名及密码，完善本单位和评审专家库信息；在“评审审核”栏中处理本级申请企业的评审申请；在“证书管理”栏中，完成对相应等级已公告的企业进行安全生产标准化证书的打印。

3.评审单位。

评审单位登录信息系统后，可在“评审报告管理”栏中接收评审组织单位下发的“评审通知书”和上报评审方案、评审报告；在“评审单位管理”栏中完善本单位和评审员库信息。

4.申请企业。

申请企业首次使用“信息系统”，请点击首页的“注册”按钮，根据提示如实填写企业基本信息完成注册，并进行登录。登录信息系统后，可在主界面左侧“注册信息维护”栏中修改完善企业基本信息；在“评审企业管理”栏的“评审申请”中，填写评审申请信息，完成评审申请表，并上传附件等相关材料。

三、有关要求

1.省、市两级安全监管局要充分认识信息化建设在安全生产标准化建设工作中的重要作用，将本通知及时转发到有关单位和企业，督促申请企业、评审组织单位、评审单位正确使用本信息系统。同时，要做好信息系统当前用户的管理及下级用户的创建及授权管理。

2.评审组织单位要及时通知申请企业通过信息系统进行申请提交；指导申请企业正确使用信息系统，确保填报材料的真实性、完整性和准确性；严格执行申请材料在线审核、证书在线打印等制度，做到各环节审核人明确、审核流程明晰；做好评审专家、评审单位的管理工作。

3.评审单位要加强评审员的管理，加强评审工作上报管理，确保评审方案的及时性和评审报告的完整性、准确性。

4.申请企业要按照信息系统及相关要求，如实、完整地填报申请信息，及时上报评审申请。

请各省级安全监管局于5月15日前，将信息系统使用管理人员名单报送中国安全生产协会标准化办公室，并联系获取信息系统登陆用户名和初始密码。

联系人及电话：王曦、杨松柳，010-64463934。

国家安全生产监督管理总局办公厅

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关键词：办公室；信息工作；纵向管理；横向管理

办公室是将企业内外、上下、左右联系在一起的中心枢纽，是企业各类信息聚集和中转的地方，为充分发挥办公室信息工作的作用，企业应该注重办公室信息工作的纵向管理和横向管理。

一、信息工作的作用

信息工作主要包括以下几个方面：传达公务文件，确保指令执行到位；及时反映工作状态，及时掌握情况；广泛征集建议，提前发现苗头；收集舆情信息，控制形势稳定等[1]。

二、办公室信息工作纵向和横向管理特点

（一）整体性

信息的传达不是单一的传达，往往以纵向与横向相互结合的方式传达，为了实现共同的传达目标，纵向和横向信息传达应彼此互相补充、互相完善，因此对办公室信息工作的管理应该结合实际情况，灵活的进行管理，以达到更全面的处理信息的目的，除此之外，管理者还要谨慎的规划办公室信息管理工作的总纲，避免出现脱离实际的现象。

（二）差异性

纵向和横向传达的信息存在着本质的区别，信息的接受对象和与预期效果也不同，因此，传达的信息的作用也不同。办公室的纵向管理要求信息高度综合，可以很好的将信息进行集中处理，减少层级，但常常造成办公室管理压力过大。办公室信息工作的横向管理不要求信息的高度集中，可以对专业信息分别进行处理，在处理过程中要求分工要足够细化，加强对信息的审核，因此，办公室信息工作的管理往往互相重叠且管理环节十分复杂。

（三）精确性

传达信息的准确性对办公室信息工作管理具有重要的影响，因此，进行信息的传达时要客观实在、言简意赅，一定要确保信息的来源真实可靠，信息汇报时要实事求是，收集有用的信息，围绕信心中心进行信息的编写，反应问题时应客观准确，贴近基层收集关键信息，除此之外，对信息的分析应定要深刻精确，对反馈信息应持续跟进并及时分析，对发现的问题进行深度分析并立即解决。

（四）时效性

信息是具有时效性的，因此，无论是办公室信息工作的横向管理还是纵向管理都应该把时间作为管理工作的执行标准，把“第一时间”的观念贯彻到办公室信息工作的各个环节，争取在最短时间内掌握信息并及时提出处理信息的决策，在最大程度上实现“整体覆盖、快速反应、制度规范”的要求，以最快的速度建立起上下衔接、左右联动的工作网络[2]。

三、纵向管理和横向管理在信息工作中的实际应用

（一）信息收集阶段的应用

对于信息的收集应该从横向和纵向两个方面进行，实现对所需信息的全面覆盖收集，在扩大信息的覆盖面积时，应该注重把握高层领导关注的重点问题和员工关心的热点问题，并及时反应发展过程中的难点问题。为提高信息的收集效率，办公室信息工作的管理应该对信息工作进行标准化和制度化，编制一套客观、量化、可操作的标准，对信息收集工作进行明确，将一些具体工作分配到相应的岗位职责上。在办公室信息工作的纵向管理上，可以采用上下多级联动模式，即借助数字化平台、电子办公系统等现代工具的优势，利用工作报表、公务文件以及图片视频等方式，收集基层信息，建立信息资源库；在办公室信息工作横向管理上，可以采用左右全多方位合力的模式，在企业内部，组织各部门之间进行工作协调例会、信息分享以及学习观摩，帮助企业内部各部门学会换位思考并实现各部门联合办公，在信息收集时做到广泛收集、精细分类以及一体化掌握。除此之外，为强化信息的质量，办公室信息工作的管理还应该有计划有针对的进行信息收集工作，盲目的进行信息的收集，虽然可在短时间内获得大量信息，但是一部分信息根本就是无用的信息参考价值不高，而且进行信息的整理非常困难，因此，在进行信息的收集工作时，要尽可能的在最短的时间内收集到大量有用的信息；在纵向管理上，可以围绕企业的重点工作进行信息的收集，如企业的生产建设、经营管理以及安全环保等，也可以围绕企业重点工作中出现的新情况和新问题以及新型发展中的新形势和新举措收集信息，提前拟定信息收集的提纲，划出具体的信息收集范围，信息收集人员可以通过对企业基层进行调研、专题讲座以及会议等方法，对信息进行定向收集，并且在企业的日常运作中要持续进行。在横向管理上，要谨慎处理信息工作中出现的交叉环节，以确保信息收集工作可以正常进行，企业内部的各部门必须学会信息分享，实现信息的多点收集，另外，办公室应该将其内部各个方面的信息进行统一汇总，避免出现信息缺失造成管理决策不全面的问题。

（二）信息筛选阶段的应用

信息的筛选工作主要是将真伪并存、零星分散、复杂多样的信息进行优选、整理以及修改，之后提供给企业高层领导，作为他们提出决策的信息参考，因此，信息筛选是信息管理工作的关键。随着信息技术的不断发展，对信息筛选的精细化要求也日渐增高，为适应这种变化，企业相关人员应该在信息收集的基础上，不断地进行信息的精选，提炼出有用的信息，做好初步的信息筛选工作。在进行信息筛选工作时，同样应该从纵向管理和横向管理两方面进行考虑；在信息工作的纵向管理上应该考虑管理工作的深入程度，不应该浅尝辄止，与此同时，还要保证筛选出来的信息的内容足够真实，确定信息的实际来源，排除没有实际来源的空话与没有实质内容且缺乏实际意义的信息，因为，这些信息不但不能为企业管理高层提供有效的信息依据，而且，还可能因为信息有误对企业高层领导造成误导，提出不合理的决策，导致企业不能正常运营，造成巨大的财产损失；因此，在进行信息筛选时，特别是对数据图表进行筛选时，要在企业内部不断地进行上下沟通、反复核实，在最大程度上保证信息的真实性。在信息工作的横向管理上，因为信息的基数一般比较大、种类多并且信息的更新速度也较快，因此在信息筛选时要严谨，划出规定的范围进行信息筛选，排除一些内容空洞的假信息和无意义的口号性的大字报，优选出专业性和针对性强的信息，用简练的语言、朴实的文字对信息进行整理，以点带面，保证整理出的信息具有代表意义，可以作为高层领导提出决策的参考依据[3]。

（三）信息传递阶段的应用

信息的传递方式主要包括横向传递和纵向传递两种传递方式。纵向传递指企业高层领导决策的具体落实和对基层信息的收集，具体表现为上情下达，下情上传；在纵向传递过程中，一定要做好信息的保密工作，生产信息和管理信息内容都要进行严格的保密，纵向信息传递的接受群体是固定的，因为，提供给企业高层领导的一部分信息是不能够在企业内部的全面公开，而且，企业高层下达的管理信息也有专门针对的部门，必要时，为做到信息的保密传递，相关信息应该有企业高层领导专门指派的人员通过纸质文件传达或进行口头传达；利用网络进行信息传递时，虽然传播速度快，但是保密性相对较差。办公室信息的的横向传递是指企业内部部门之间互相进行工作的协调与监督，主要表现为平行的督促与沟通；横向信息传递呈辐射状，信息的发射点和接收点都是办公室，因此，办公室信息的传达必须准确，确保没有被遗漏的传达对象和信息内容，以保证生产管理工作执行到位，促进正确管理决策的形成。

（四）信息反馈阶段的应用

纵向信息落实情况需要按时反馈。企业应将高层领导的下发的管理信息及时地传达到企业内部相关部门，对于一些必要的信息应对信息的落实情况及时进行反馈，并针对反馈信息进一步提出详细要求，例如，阶段性的工作总结和落实情况报告等，办公室也应该对信息的落实情况进行监督与追踪，在特殊情况下，企业相关部门要对企业内部多个部门的反馈信息进行汇总，针对具体情况整理出有效信息，汇报给上级或高层领导，为决策的提出提供更具体的参考信息。横向信息执行效果需要主动反馈。为提高管理措施应有的作用，企业应该培养企业内部职员形成主动总结经验的良好习惯，对信息的运行情况进行真实的反馈，不仅要将好的效果及时进行上报，还要将不好的效果及时的反馈，以便企业高层领导可以及时地对决策进行改正，使管理决策更科学有效；及时地进行信息的有效反馈有益于信息工作更好的发挥其参谋助手的作用[4]。

四、总结

综上所述，办公室信息工作的纵向管理和横向管理充分地体现了系统管理思想，良好地运用这种办公室信息管理方法，可以帮助企业高层领导提出更合理的决策，推动企业持续健康的发展。

参考文献：

[1]常夏玮，杨智荣.浅议办公室信息工作的纵向管理和横向管理[J].办公室业务，2014（7）：11-12.

[2]马庆.做好新形势下企业办公室信息工作[J].内蒙古煤炭经济，2013（12）：17-18.

[3]林浩然.浅谈如何做好当前办公室信息工作的思考[J].企业文化（中旬刊），2016（7）：319-319.

办公管理信息系统 篇7

1 J2EE技术概述

J2EE相对于传统应用开发技术架构表现出了一定的差异性, 它涵盖组件较多, 同时可对应用系统开发进一步规范以及简化, 再通过系统化的开发与部署使得其安全性以及移植性得以提升。由于J2EE核心中包含了相关的技术指南以及技术规范, 当采用J2EE架构进行平台构建时, 即便是不同的平台之间也具有良好的兼容性, 使得平台的扩展功能得到了极大的强化, 促进了不同平台之间的交互。与JAVA相比J2EE还是表现出了一定的差异, 其组件是被置入与某个应用当中, 这使得组件具备了固定的格式同时也要符合相应的规范并受到相关服务器管理。但从特点上来看J2EE为商务系统构建提供了良好的伸缩性、灵活性, 并且在维护上也较为简易, 它可对现存IT资产进行保留, 也就是说J2EE产品可在任何操作系统上运行, 无需为了匹配应用而更换硬件设施, 大大地节约了平台开发成本。从开发角度上来看J2EE具有高效性, 在J2EE环境下可以让服务端任务由供应商去实现, 而开发人员便可将精力投入于商业逻辑上从而促进程序开更快进行, 另外能够让编程人员编制出性能更优的系统使得整体部署的伸缩性得到大幅度提升。从稳定性、适用性以及伸缩性来看J2EE结构较传统架构无疑更具优势并且符合企业实际需求。

2 基于J2EE的办公管理信息系统的可行性分析

评判办公管理信息系统是否可行主要从以下几个方面进行评定:

(1) 效益性。对于企业而言其最终目的为实现效益并借助效益推动企业朝着更高的层次发展。而从效益的角度来看事实上包括了多个方面, 而信息系统的核心目的则是通过有效的信息为企业创造效益。

(2) 经济性。在办公管理信息系统的构建过程中经济性不仅仅体现在构建成本方面, 同时还体现在办公管理效率上, 涉及到文本管理、新闻管理等多种形式, 其本质还是为管理层决策提供服务。

(3) 技术性。在构建办公管理信息系统之前手首先则需要考虑所采取的技术是否符合系统要求以及战略目的, 选择J2EE作为系统架构正是由于该架构已经十分成熟, 其简洁、高效的特点与系统需求能够相匹配。

3 基于J2EE的办公管理信息系统设计分析

该系统在实际应用过程中应该满足稳定性、精确性、开放性、安全性、先进性以及易用性等特点, 其面向人员包括企业领导、部门领导、职工以及系统管理员等。系统主要以三层式架构为基础包括应用层、功能层以及数据层。

最底层为数据层, 通过使用开源数据库My SQL实现, 功能层则对文档管理、会议管理等核心功能代码进行储存, 应用层面向于用户使用户能够与系统进行有效交互。三层式结构可让系统的并发处理能力得到发幅度提升, 有助于系统单方面压力减缓, 介于分散式管理让系统的整体性能得以提升, 使得系统的稳定性与安全性均得到优化。综合角度来看三层式结构可满足办公管理信息系统的实际功能。对于办公管理信息系统而言其主要结构为B/S结构, 也就是说用户可借助网络对办公系统进行随时性访问, 使得系统的便捷性得到增强[4]。对于该系统而言安全设计是十分重要的一个环节, 是保证用户体验以及企业运行的重要基础, 为了提升系统安全性可在服务器端设置硬件防火墙, 让系统得到有效保护, 杜绝外部环境攻击。另外在服务器端设置相应的权限登录识别, 从而保证对用户进行严格验证, 让非法用户无法加入进来。从宏观上来看系统的规模必然会从初期逐渐扩充, 同时企业内部信息需求也处于不断增长的趋势, 那么就会涉及到大量的信息交流, 办公信息管理系统的实际作用也体现于此, 让信息处理实现了高效化。借助于办公管理信息系统为企业内部营造了一个良性的信息发布平台并且实现了自动化工作流程以及知识管理自动化, 另外还实现了写协同化办公, 让办公效率较以往得到大幅度提升。

就系统而言必然少不了数据库的支持以及功能化模块的支持, 至始至终数据库都处于系统的核心地位, 在数据库的支持下还需要各模块的匹配方能让功能得以实现, 其中包括角色管理、用户管理以及模块管理等。角色管理可让用户能够清晰地了解到自身与系统角色间的关系;用户管理主要是为用户提供权限;模块管理是对系统功能性模块进行整合化处理。在经过一系列模块构建后还需要对系统进行有效调试, 当得到反馈性问题时应该进行立即处理, 实现对系统的有效优化, 使系统得到完善。

4 结语

办公管理信息系统为企业日常运行提供了良好的信息交互平台, 促进了企业运行的稳定性, 从长远来看推动了企业的深层次发展, 以J2EE为架构对系统进行构建保证了系统的稳定性与使用效率, 值得推广。

摘要：在自动化技术水平不断提升的过程中使得办公管理信息工作也朝着新的方向进展, 办公自动化系统使得企业办公变得高度集成化、网络化以及智能化, 这也与当前信息化时代的要求所契合。将信息管理技术与企业办公结合起来从而促使办公效率得以提升, 让企业获得更为丰厚的利益并逐步实现企业战略目标。本文对基于J2EE的办公管理信息系统进了分析并提出了相关构想, 供以参考。

关键词：J2EE,办公管理,信息系统

参考文献

[1]王玫丽.浅析OA系统 (网络办公自动化) 的开发[J].科技信息 (科学教研) , 2008 (22) .

[2]张俊平.办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析[J].科技信息 (科学教研) , 2008 (02) .

[3]滕树江.基于B/S结构的科技项目管理信息系统的实现[J].鸡西大学学报, 2009 (01) .

办公管理信息系统 篇8

在计算机和网络技术飞速发展的今天,如何利用这些新技术实施单位办公信息的高效管理,显得尤为迫切。伴随信息技术的发展,一定规模的企事业单位办公信息管理已发展成一门独立的课题--办公自动化(O A),相比之下,规模较小的单位,日常办公信息的系统化管理却显得滞后。

药检所规模虽小,但所负的责任重大,是国家对药品质量实行技术监督检查的法定机构,是国家药品监督保证体系的重要组成部分。食品药品质量事关百姓生命安危,国家对药检行业要求越来越高,并提出高速、高效精准的药检工作要求。同时,随着我省医药事业快速发展以及我所综合检测能力的提高,我所工作任务不断加大,员工劳动强度日趋增加。目前正在应用的以lotus为平台开发的《药品检验管理系统》,经过几年的运行实践,系统在检品流程管理和检品信息管理方面发挥了很大的作用,但也存在很多不足,最主要的是系统功能比较专一,未将日常办公中的辅助信息管理有效纳入其中,不能满足药检所综合发展的需要。因此如何运用计算机、网络的新技术进行科学、标准、规范化的办公信息管理;如何借鉴办公自动化(O A)理念、经验,搭建方便、实用、集成化的信息管理平台、提高管理层次和效率,是本文要探讨的问题。

二、C/S、B/S体系架构

C/S架构,也就是客户机/服务器(Client/Server,简称C/S)结构,通过将任务合理分配到客户端和服务器端,降低系统的通讯开销,充分利用两端硬件环境的优势。服务器通常采用高性能的PC、工作站或小型机,并采用大型数据库系统,如O racle、Sybase、Inform ix或SQ L Server,客户端需要安装专用的客户端软件。

B/S架构,即浏览器/服务器(Browser/Server,简称B/S)结构,在这种架构下,用户界面完全通过W eb浏览器实现,一部分事务逻辑在前端实现,主要事务逻辑在服务器端实现,形成所谓三层结构。这种结构客户机只要安装一个浏览器如Internet Explorer或M axthon、Firefox等即可,服务器安装SQ L Server或O racle、Sybase、Inform ix等数据库。浏览器通过Web服务器同数据库进行数据交互。

考虑到采用B/S架构体系具有易开发、易移植、易维护、易使用等优点,本系统采用B/S架构。

三、系统分析与设计

1、系统需求分析

该系统要建立一个集成化的统一操作平台的信息管理系统,所谓集成化即系统中包含的管理信息覆盖大部分的日常办公业务,因此需要一个用于存放各种类型数据的数据库。在使用过程中,像药品质量标准目录(国家药品质量标准和颁布件、国家行业标准、药材地方标准等等)其中的信息具有严密的时效性,为避免系统在为员工提供服务时产生误导,管理者应及时将失效信息删除,及时增加新增信息;另外,该系统管理的大部分数据都不具有任何规律性。如何保持库中信息的准确、及时、有效,即如何方便维护数据库是本系统首先要考虑的问题。其次,应考虑系统功能的易维护和可扩展。

通过调研,分析,结合单位实际工作流程,系统设计需满足以下特点;系统功能较为完备,适合实际需求;系统结构扩展性强,便于升级和维护;支持多种格式数据的存取,符合用户日常使用习惯;基于B/S架构为将来实现远程办公奠定基础。

2、系统设计目标

(1)严密的安全保密措施

安全性是基于B/S架构系统首先要考虑的问题。在采用C/S架构的系统中,由于通信是客户端和服务器端点对点的,安全问题基本可以保证。而采用B/S架构的系统,由于暴露在网络环境下,要保证系统安全,除了对服务器的软,硬件环境安全进行确认,系统本身的安全性、程序代码书写严谨性尤为重要。

(2)操作方便、界面友好

由于本系统是一个集成化的信息管理系统,系统涉及的管理页面多,且操作者的电脑操作能力参差不齐,要保证系统“傻瓜化”即易用和方便;要求界面美观.操作单一,与操作者无关的页面通过身份验证,权限识别加以屏蔽。非专业管理者只需进行少量培训,即可独立使用本系统的各项管理功能。

(3)架构易于维护和升级

系统的体系结构决定系统的升级和维护方便于否,B/S架构相对C/S显得容易,只需通过更改、更新服务端程序就可完成系统升级。另外,系统充分考虑维护的方便和功能的可扩展性,采用组件式技术,整体设计采用模块化设计。

(4)功能齐全,费用低廉

本系统基于实用性考虑,功能涵盖日常办公信息的管理,扩展web信息发布审核流程管理。

3、系统功能模块

系统分前台和后台两部分,其中前台包括信息展示、信息查询、员工登录、内部论坛等;后台是系统管理与维护平台,主要包括:(1)前台展示栏目管理模块;(2)前台展示信息发布管理模块;(3)信息查询管理模块;(4)信息查询浏览模块;(5)部门/员工(权限)管理模块;(6)管理用户管理模块;(7)密码管理模块等。功能图如图1所示。

4、系统主要功能模块的设计与实现

本系统功能广泛,本文就如下最主要、最具特色的功能模块进行描述。

(1)“信息查询数据管理”模块导出Excel数据模块的设计与实现

目前大部分操作人员比较习惯Excel等平面表格的应用,为了让系统使用更方便,特别是对入库信息的二次利用,系统在设计时,强化该模块的设计。

此模块能够让操作员利用自己熟悉的Excel等工具完成已入库信息的二次利用;对时效性要求不高的信息,为方便操作,管理者可利用如下图所示“保存为EX CEL文件”功能作为完成信息日常维护的平台,周期性的完成数据导入。为验证导入数据的准确性,系统实时将导入数据反映到客户端的浏览器,以便操作员核对。操作如图2:

实现导出数据代码如下:

(2)“信息查询数据管理”模块的设计与实现

“信息查询数据管理”模块,即管理者完成数据维护的平台(如图2)。为确保数据库中数据安全,管理者必须通过用户名和密码的验证放在可登录管理界面,任何人都不能越权操作。管理者可根据需要随时登录系统进行数据维护,从而保证数据库信息的准确及时。

(3)栏目管理模块

栏目信息采用数据表的方式进行管理,管理者只需明确上级栏目以及增加栏目显示类型(单一文档、目录文档),进入后台按图3所示选择操作即可;删除修改同样方便,操作如图3所示:

(4)“前台展示信息发布审核管理”模块

前台展示信息的发布实行流程化、无纸化操作。首先,信息发布者通过身份验证,从展示的窗口完成信息起草,提交后,信息即流入部门领导层,部门领导初审完毕,信息流入分管所领导,分管所领导审核完毕,信息即可发布。审核人既可将信息退回修改也可自行修改。

四、系统开发环境与效果分析

本系统软件开发环境为A SP+Sqlserver2005,完成系统各模块源码设计,即投入试运行,用实践完成系统的测试,并根据反馈建议及时维护和改进。

服务器平台:硬件为IBM x Series 346 intel(R)X eonTMCPU 3.00G H z,2.00G B内存。

软件平台:W indows2003 Server自带IIS6.0,Sq IServer2005等。客户端要求接入网络环境,不作浏览器具体要求。

经过实际应用,服务器端/客户端系统运行良好,切实提高工作效率,达到设计预期目标。

五、结束语

本文阐述基于B/S架构办公信息管理系统设计与开发,目的是为准备开发设计同类系统的同行提供参考。单位现有的B/S架构办公信息管理系统以及Lotus D om ino/notes平台的《药品检验管理系统》的应用,能基本满足现有条件的信息化管理。但应用还基本停留在数据存储、工作任务安排的水平。当软硬件达到一定的条件,引入LIM S(实验室管理系统)才是真正意义的信息化管理。

摘要：办公信息管理是企事业单位信息化管理的重要组成部分。为改变手工管理的低效现状,充分利用单位现有软、硬件资源,本文从单位的实际应用入手,提出并组织实施一种基于B/S架构的办公信息管理系统,提高办公效率和管理水平。

关键词：B/S架构,办公信息管理,基于W,EB,集成化

参考文献

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[2]陈菊.新版药品检验所管理系统软件的实际应用[J].电脑知识与技术2009年第12期

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[4]杨延军等.基于W eb的高校工资办公信息管理系统的开发与研阅[J]中国科技信息.2006年3月

办公管理信息系统 篇9

在2013年, 随着党的十八大的召开, 在各个单位进行了深化地改革, 改变了以往的局面, 即不高的办事效率、繁琐的业务程序、不透明的信息等, 为了提高服务的水平, 从制度的建设开始, 还要提升在单位的信息化的建设等水平, 使得OA办公具有自动化的系统。

目前, 软件平台的特点为成熟的技术、低廉的成本、普及率高等, 被作为单位首先推进信息化的建设, 即作为第一个被推广的对象, 对于OA办公系统, 包括以下特点。

1.1 信息公开、信息共享

在单位, 每一天进行的工作, 包括:处理公文, 对公文进行拟稿、核稿、会签、审签、制文、盖章和归档等, 对于这些工作, 按照一定的工作流的方式来完成, 在以前各科室所收发的公文, 往往是经办的人员所能看到的, 在OA系统的使用后, 不包括那些密件、敏感件, 其他的公文, 在单位内部的人员均是透明的, 即在内部实行了监督和信息的共享。

1.2 优化流程、明确时限

之所以单位在办事方面的效率不高, 是因为一层一层进行审批, 在这个进程中, 上、下级之间的审批工作是避免不了的, 但是, 同一级别的审批能够优化进行, 即并联审批, 如同一等级的处室通过并发会签、梳理流程, 来忽略一些环节, 以及对每一个环节的办理时间给予设定, 以超时督办为方式而加速办文的时间, 进而提高整个工作的效率。

1.3 远程办公

对于任意一份公文, 在最终阶段均需厅 (局) 领导的签批, 而领导出现错误的时候也很多, 这样, 造成公文被积压很多, 工作的进度受到阻碍, 而在OA办公系统的使用之后, 方便了领导的工作, 即用平板电脑把远程与内部的局域网连接起来, 这样就能够及时及地进行批阅。

1.4 捆绑推送业务系统

对于OA办公系统的发展, 包括四个阶段:第一阶段, 单机阶段, 以个人事务为主, 其借助的是OFFICE办公软件, 这样使得个体工作形成自动化;第二阶段, 流程化的发展阶段, 通过计算机、网络技术的模拟的业务办理的流程, 使得群体能够协同工作;第三个阶段, 管理型OA阶段, 对于OA, 除了承担企事业单位在办公流程方面的管理, 还对知识进行传播与共享。第四个阶段, 业务智能型的OA阶段, 使得行政与业务在办公方面结合为一体, 这样形成了超越功能的、全面的信息与流程得到整合, 以及智能型OA, 这是未来发展的趋势。对于OA的特点, 除了具有第二、三阶段OA特点之外, 正朝着第四阶段进军, 而用户不好改掉以往的工作习惯, 尤其是业务软件的开发与完成, 受到束缚, 不好得到推广与应用, 对于单位OA系统, 通过深度的整合, 使得业务系统, 包括:行政审批系统、地籍管理系统、上地开发整理系统等, 通过使用捆绑的方式而进行推送, 而用户在平时, 在使用OA系统时, 方便接受业务系统[1]。

2 OA系统在单位的应用

2.1 OA系统功能设计

对于OA系统的组成, 包括两大部分, 即常用功能、收发文功能, 其中, 而常用功能, 包括:新闻、短信、邮件、通知、公告、任务的处理等功能, 还包括:领导的日程、问题的反馈等特殊的功能, 而收发文功能, 若按照政府部门在办公时候的特点来划分, 包括:发文、收文、请示、报告等。下面详细介绍常用功能的一些方面, 对于新闻, 可以引入的新闻是国际的、国内的、省内的、单位的、环境的等, 这些新闻, 任何用户均可以随便进行查寻或者观看, 从而把握单位系统在工作中的动态;而对于短信, 是在单位的OA系统中, 建立了组织机构树, 涉及到省厅、市 (县) 局、乡镇单位等, 人数大约是3 000人, 所有的人员均能够按照系统所授的权力来利用组织机构树, 即向少数人或所有人发出短信消息, 这样便于沟通和工作, 与此同时, 电子邮件的功能和短信一样, 能够解决一些不好的问题。

对于任务办理, 包括:个人需要执行流程的任务、领取流程的任务、己挂起流程的任务, 以及用户对公文进行批阅于处理等。而领导日程, 由于领导们公务多, 领导的秘书或本人通过这个功能来发布一周的日程, 这样便于工作。另外, 由于用户多, 利用这个模块来提问题, 确保问题及时响应与解决, 对于系统, 具有时效性、流程性、可追溯性等特点, 最后一个功能是收发文功能, 方便用户在网上进行签写、审批等, 另外, 通过行政许可审批系统、地籍管理系统、信访管理系统, 实现软件的复用[2]。

2.2 OA系统权限设计

对于OA办公系统, 按照纵向来分, 包括:省单位厅的OA办公系统、省单位厅下属事业单位的OA办公系统、市或者县单位局的OA办公系统、市或者县国上、局下属的事业单位的OA办公系统等, 每一个子系统, 在编辑、查询的设计上, 以上级对下级的查看为主, 而同一个等级之间不能查看, 对于省单位厅的人员, 对本级所收发的文件可以编辑与查看, 而省厅的下属事业单位的人员, 对事业单位所收、发的文件, 或者由市、县局所收、发的文件进行查看。但是一些公文敏感件, 仅仅由经办的人员进行查看, 若用户要看, 则凭借“公文借阅流程”, 待领导审核之后, 方可查看。对于这种做法, 往往与OA办公系统的功能不一样, 所以, 单位要设计OA系统的查看权限[3]。

2.3 OA系统内部建设与推广

在OA办公系统的初期, 针对内部建设与推广来看, 任务比较艰巨, 需要借鉴以下几点:第一, “一把手”, 即厅长、局长, 关注政府等机关所执行的负责制, 即“一把手”, 使得OA系统得以顺利运行, 同时, 对每一个部门的调研, 需要与负责人积极配合。第二, 在OA办公系统的过渡期, 采用的是纸质件、电子件来审批。第三, 建立了管理制度, 包括:用户管理、签章密钥等, 并有配套的工具、软件, 这样就提高了OA系统的权威, 对任一个用户所发放的是电子签章密钥, 其具有法律的效力, 而用户要妥善保管, 一旦用户入职、离岗、变换时, 均要办理相关手续。

3 结论

总而言之, 在OA办公系统中, 往往利用的是一些成熟的技术, 包括工作流的技术、电子签章的技术、文档批注的技术、网络的技术等, 给用户打造一种全新办公模式, 实现了信息的公开、流程的规范、效率的提升、成本的降低等, 借助OA办公系统, 使得单位内部员工观念得到转换, 而信息化建设、应用的水平也得到提高。

摘要：随着信息技术、网络技术、电子签章技术、文档批注技术和工作流技术等发展产生了OA办公系统, 而OA办公系统已经逐渐得到很好地建设、推广与应用, 使得单位的工作效率被提高了;同时, 办公所用的成本不高。在本文中, 通过分析单位在使用OA系统方面的特点, 以及简单分析了OA系统的一些方面, 包括:具有核心功能的模块、权限设计的思想、以及在推广、使用等过程中的经验。

关键词：办公自动化,单位,信息化建设

参考文献

[1]邓晋琦.OA系统使用现状浅析[J].中国高新技术企业, 2010 (1) .

[2]刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].西南军医, 2009 (3) .

办公管理信息系统 篇10

关键词：企业办公自动化,SQL Server 2000数据库,系统构建

0 引言

目前, 现代企业的经营理念与传统运营模式具有很多不同之处, 这是由于办公自动化技术为企业带来的先进的经营模式。在社会市场竞争日益激烈的环境下, 企业信息化建设的速度是企业运营成败的关键。企业办公自动化信息管理系统正是对企业各个业务部门的数据信息进行收集整理和处理分析, 为企业领导者的科学决策提供有力支持。国际上优秀的企业在经营管理方面远远领先于我国大部分企业, 因此, 我国企业急需利用办公自动化信息管理系统来改善其经营管理的现状。

1 企业办公自动化信息管理系统总体设计

1.1 系统功能结构设计

1.2 系统体系结构设计

本文提出的企业办公自动化信息管理系统构建方案采用的是B/S架构模式, 与传统C/S架构模式相比来说具有较强的灵活性和扩展性。系统在B/S架构模式环境下, 由浏览器端负责实现用户工作界面, 仅有少量的逻辑事务需要浏览器端来实现。企业办公自动化信息管理系统中大部分事务逻辑都是在服务器端实现的, 由此形成了三层体系结构。三层体系结构的应用真正降低了系统维护和管理的资金成本, 减轻了客户端终端的负荷。

1.3 系统数据库选择

SQL Server数据库是微软公司开发设计的数据库产品, SQL Server关系型数据库应用广泛, 我国大多数企业信息化平台建设和门户网站建设都是基于SQL Server数据库实现的。随着现代企业市场竞争的日益激烈, 企业内部需要不同类型的数据库系统进行有力支持, 而数据库系统的扩展性、伸缩性和可靠性对数据库的应用来说至关重要。SQL Server数据库不但具有优良的核心品质, 还能为企业数据信息的分析和处理提供灵活方式, 保证了企业相关业务系统的正常稳定运行。

2 企业办公自动化信息管理系统模块设计

2.1 用户身份验证模块

对于企业办公自动化信息管理系统来说, 用户身份验证子系统需要负责实现用户名与密码的匹配功能, 控制系统用户登陆的次数, 将系统中每一个用户的登陆状态进行实时记录, 由此实现用户访问系统其他页面时不需要重新登陆。

2.2 员工信息管理模块

2.2.1 系统员工信息管理子系统页面

主要负责实现数据信息查询和管理功能。其具体功能包括:根据排列顺序实现企业全体员工的信息查询, 也可以按照企业不同部门实现企业全体员工的信息查询, 还可以选择某一个员工查询其信息, 以及选择企业某一个部门经理查询其信息, 同时, 该模块还负责实现用户信息的修改, 以及系统管理员登陆管理员页面等。

2.2.2 系统修改个人信息页面主要负

责实现用户对自己的个人信息记录进行修改。为了保证系统的安全性和可靠性, 每个用户都拥有不同的访问权限。作为普通用户来说, 不能对个人全部信息字段进行修改, 包括用户所在部门、职位、访问权限等, 只有系统管理员才能对这些信息记录进行修改。

2.2.3 系统管理员管理页面负责实现

以下功能:系统管理员进入到该页面后, 选择需要修改信息记录的用户, 由此进入到该用户的个人信息页面, 在对需要修改的信息进行修改;系统管理员还可以添加、删除用户等。

2.3 财务信息管理模块

2.3.1 系统财务信息管理子系统的页

面与添加财务信息模块、生成财务信息报表模块和修改财务信息模块相互连接。

2.3.2 添加财务信息模块只有系统授

权的财务信息管理人员可以登录, 完成财务信息的添加工作。模块中每一条财务信息记录都不可以出现空字段, 例如资金使用部门、会计经手人、所属财务项目等。

2.3.3 生成财务信息报表模块可以实

现四种财务报表的生成, 包括财务项目报表、财务总流水账报表、企业部门财务报表和企业个人财务报表。

2.3.4 修改财务信息模块包括两种状

态, 一是系统用户首次登陆该页面, 用户可以根据自己的实际需求进行财务信息记录查询;二是用户输入自己查询财务信息的条件, 确认后系统页面会自动显示全部符合查询条件的财务记录信息。

2.4 内部信息交流模块

2.4.1 内部信息交流子系统负责与企业内部通知公告页面、企业意见箱页面和企业投票站页面进行连接。

2.4.2 用户通过企业内部通知公告页

面中的信息能够看到企业内部的全部通知, 企业通知包括三种, 一是企业公共通知, 企业内部用户都可以进行浏览;二是企业部门通知, 只有所属部门员工可以进行浏览;三是个人通知, 只有成功登陆系统的个人用户可以浏览。

2.4.3 企业发送新通知主要包括三种,

一是给企业全体员工发送公共通知;二是企业给某个业务部门发送部门通知;三是企业个人用户发送个人通知。同时, 还可以对这些通知进行修改、删除、清空等。

3 结论

综上所述, 本文提出的企业办公自动化信息管理系统从根本上降低了企业运营成本, 减轻了企业职工的工作强度, 提高了企业经营管理的运转效率, 具有良好的应用前景。

参考文献

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办公管理信息系统 篇11

关键词：二级学院 办公室 信息管理

二级学院办公室作为高校的基层综合性办公机构，处于二级学院的中心枢纽位置，是学校和二级学院教学、科研、管理等各类信息的重要集散地，起着承上启下、联系内外、沟通左右的桥梁作用，承担着为学院领导、老师和学生服务的重要职能。因此，新时期面对高等教育的巨大变革，深入研究二级学院办公室如何不断加强信息管理工作，提高办公室工作效能，提升服务水平，是办公室工作人员都应思考的一个重要课题。

一、加强二级学院办公室信息管理工作的重要意义

信息是高校实现现代化管理和内涵式发展的重要资源，对高校的稳定发展起着重要的推动作用，而且高校各项工作的顺利开展也离不开信息工作的大力支持。随着高校的不断扩招，师生数量迅速增长，二级学院办公室的工作量和工作范围都大量增加，工作任务更加繁重，汇聚的信息更是保罗万象，信息管理工作的重要作用也愈加突显。因此，加强高校二级学院办公室信息工作的管理，具有重要的现实意义。

一是为领导作好参谋作用。决策的基础是掌握有效的信息资源。二级学院的信息工作可以为二级学院战略性发展决策提供所需的关键性信息，使学院领导熟知校情、院情，捕捉学科发展新动态，发现学院新问题，从而做出科学的决策。因此，在在领导做重大决策的时候，办公室一定要做好信息调查研究工作，收集掌握大量详实的基础信息，为学院领导的各类决定提供基础依据，当好领导的参谋助手。

二是提高基层工作服务水平。加强信息管理工作，能够及时掌握二级学院院情，了解师生思想动态，化解各类矛盾。做好信息管理工作，就能够不断提高办公室工作的服务质量，改进服务方法，提高办公室工作效率，充分发挥办公室的管理与服务保障功能，保证学院各项工作的顺利开展。

三是把握高等教育发展新形势。随着高等教育的深入改革，二级学院办公室成为了学院内外各种信息的聚集地和中转站。面对纷繁复杂的各类信息，只有做好对信息的收集、处理和提炼工作，才能有助于把握高等教育发展的新形势。

二、二级学院办公室信息管理工作面临的问题

信息是领导进行规划和决策的重要依据，是实现管理目标的基本手段。加强信息工作管理，对于促进高校实现决策民主化、科学化，深化高校改革、确保高校稳定发展发挥着日益重要的功能。但在实际工作中，高校二级学院办公室信息工作普遍面临以下问题：信息管理工作不够重视，信息工作队伍不健全，信息工作管理制度不够完善。

1、信息工作的重要性认识不够

部分二级学院领导在实行管理和决策还主要依靠以往经验， 没有认识到信息工作在科学管理、转变工作作风和民主办学等方面的重要性，认为信息管理工作可有可无。对二级学院信息工作的开展政策支持不够、人员安排欠少、指导关心欠缺、任务分配不多，严重影响了二级学院信息管理工作的开展。

2、信息工作队伍建设不健全

由于缺乏重视，多数高校和二级学院均未设立专门的信息管理工作人员，反而多为办公室行政管理人员兼任，其队伍建设严重滞后。同时信息管理工作人员能力不足，业务水平不高，不能适应当前形势发展需要。而且不少信息工作人员信息意识不强，缺乏对信息管理工作的必要认识。

3、信息工作管理制度不够完善

由于主客观方面的原因，多数高校还未建立起完善有效的科学考核、奖惩、信息报送、人员培训、定期分析、重大信息失职责任追究等信息工作机制，信息工作还未走向制度化、规范化和科学化。

4、信息工作质量不高

作为学院的中枢，办公室工作人员收集的信息往往较多，但大多信息工作人员仅仅满足于就事论事，单纯、平面地反映学院在各个方面存在的问题，而对产生这些问题的原因却不加分析或分析肤浅，对信息的加工、凝练太少，没有提出解决的意见和建议。同时由于信息工作的目标通常不确定，工作人员反映大多是学院教学、科研、综合管理等方面的日常工作，没有抓住学院校的中心工作和阶段性主要工作，导致信息的参考价值和服务功能不能充分发挥。

三、加强二级学院办公室信息管理工作的措施

1、加强信息管理工作的再认识

信息是管理的基础和保证，没有信息，科学管理就无从谈起。当前随着计算机网络、通信等信息技术的飞速发展，社会信息化已是大势所趋。传统的信息傳递的内容、方式等都发生了根本改变，信息管理工作面临着诸多挑战。因此，高校二级学院办公室的管理工作者必须转变观念，进一步提高对加强信息工作的重要性、紧迫性的认识。同时还要认清信息工作飞速发展的客观现实，采取科学的应对措施，才能实现对信息工作的有效管理，促进高校二级学院办公室的信息管理工作的发展。

2、建立、健全信息管理工作队伍

要做好高校信息工作，一支数量充足、质量高的信息管理工作队伍必不可缺。因此，在选拔信息工作人员时，要注意遴选业务水平突出和工作作风优良的人员。同时还要加强对信息管理人员的业务培训，要求能够熟悉高校工作，有较强的计算机操作能力、文字表达与综合分析能力等。要组织信息管理工作人员与同行进行交流，取长补短，汲取先进的信息管理工作经验。最后要强化对信息工作队伍的管理，完善队伍管理制度，能者上、庸者下，始终将优秀人才保留在队伍中。

3、完善信息管理工作机制

建立健全的信息网络是信息工作的基础，只有在全面掌握各类信息的基础上，才能有效地调整工作动态，有效地实行管理和服务。要建立健全灵敏高效的信息工作运行机制，明确信息机构、信息载体及其职责，明确学院内部信息工作分管负责人和信息人员，落实工作责任制。明确信息管理考核奖励机制，要加强制度建设，健全科学的信息编写、报送、审核机制，确保信息的质量，建立信息、评比制度，定期召开会议，通报信息开展情况，交流心得体会，推动工作深入开展，并将信息工作纳入岗位目标管理之中，使信息工作有章可循、有制可依。

4、拓宽信息收集渠道

二级学院办公室信息工作必须突破旧的封闭体系，充分发掘社会信息资源，要积极整理、收集教育、经济、科技等其他方面的信息，特别是要分析社会经济和科技等方面的发展对高校人才培养和科研工作、教研工作的要求，从而增强高校适应社会发展、参与社会竞争和争取社会支持的能力，不断加强高校与社会各界的联系与合作。

参考文献：

[1] 朱娜.办公室信息管理研究[J].中国管理信息化，2011（12）.

[2] 朱盈.论高校办公室信息工作的发展趋势与具体对策[J].科技风，2013（7）.

办公管理信息系统 篇12

当今时代, 网上办公作为企事业单位推动办公顺利实施的有效手段, 已经在国家诸多的事业单位以及大中型企业中得到了广泛应用, 而作为维持网上办公健康顺利运行的综合信息管理系统在办公工作中发挥了较为明显的作用。目前, 我国还未能真正达到对于综合信息管理系统的设计工作, 致使网上办公受到了颇多的阻碍, 加强对于此种管理系统的优化设计已经成为新时期相关信息技术人员必须落实的一项工作。本文分析了我市人力资源和社会保障局的网上办公对信息管理系统的设计工作所提出的要求, 并且针对这些要求讨论了对系统的具体设计, 最后还提出了系统的测试以及实现, 希望能够利用此系统为网上办公提供更多的助益。

1 网上办公对综合信息管理系统设计的要求

近几年来, 网络计算机技术对人们工作与生活的渗透日益加深, 各种信息资源在网络上的存储逐渐增多, 推动信息的有效管理成为人们顺利利用网络开展各项事务的必要保证。而目前人力资源和社会保障部门面临着越来越繁杂且重要性不断提升的人力资源以及社会保障的工作, 其为了有效提升工作的效率逐渐开始采用网上办公的形式来开展工作, 而与此同时, 大量的信息也被纳入到网络办公的系统中, 建立先进的综合信息管理的网络系统就成为工作人员有效利用这些信息的必然要求。下面主要讨论人力资源和社会保障部门当前的网上办公对综合信息管理系统设计的要求。

首先, 综合信息管理系统在此机构中的设立, 一方面必须满足机构内部的各个部门对于信息的有效应用, 另一方面还要保障隶属于此机构的其它外部工作部门对于信息的及时获取。所以, 此系统的设计必须在对内及对外两个方面实现独立运行, 系统必须建立在两个独立架构之间的结合处, 才能够保证各人力资源部门以及社会保障部门对信息的获取及应用。而且, 信息管理系统的设计必须要能够保障系统内部人员以及隶属于系统外部人员使用信息的便利性, 即保障各个部门能够顺利及时地实现对信息系统的有效链接。同时, 信息管理系统的设计还要尽可能避免其他不相干人员对系统的入侵, 切实保障信息的安全性及完整性。

其次, 综合信息管理系统在此机构中的设计, 还必须要能够实现其自身对各类信息的整合、分类及归档, 争取在最快速的工作状态下使各项输入到网上办公系统中的信息得以完善管理。而且, 此信息系统的构建还需要有高效的索引及查询命令, 使工作人员能够在繁多的系统中迅速精确地找寻到其办公所需的信息, 并且保证不会使不相关的信息受到不良的影响, 全面地提升信息使用的有效性。同时, 信息管理系统的设立还要能够根据用户需求的变动而实现及时地升级或调整, 保证其在设立完成之后还具备一定的灵活性, 避免管理系统落后于工作人员的使用需求。

此外, 信息系统的设计还应该实现对自身运行的有效维护及修复, 保障系统运行处于安全持久的状态中, 避免系统故障对各种信息造成损坏, 使系统运行能够在最大程度上实现无人操作的自动化运行及自我管理。

2 网上办公综合信息管理系统设计

信息管理系统的设计需要从系统登录、用户管理、数据库设计、档案信息查询、档案借阅记录以及信息统计报表等各个方面实现有效运行, 同时还要保障系统的管理人员与普通用户这两者对于同一系统的差别性运用。所以, 系统的具体设计工作极其复杂, 大致来讲, 设计出的系统所具备的功能如图1所示。

下面主要从系统的框架设计与细节设计对此系统的具体设计进行分析。

2.1 系统的框架设计

当前的综合信息管理工作所采用的系统是B/S与C/S二者结合的总体架构, 这两者各有其优缺点, 二者的结合应用能够实现保密、安全、反应速度以及灵活性、系统维护等方面的功能, 进而实现用户对系统操作及维护的便捷性。

以信息管理系统的网络架构来讲, 此系统主要将网络架构分作了两个部分, 系统的外部访问用户要通过广域网的网络访问端来进入系统, 而机构的系统内部用户则可应用机构的局域网或者是VPN等直接对系统进行访问。这样相互独立的网络架构不仅能够保证机构内外人员对于系统的差别性应用, 还可以确保不同用户之间操作的不相干涉, 进而促进系统的顺利运营。

对于系统的逻辑机构来讲, 目前的网络信息系统区域复杂, 各种项目也获得了日益拓展的规模, 要想使信息系统的各项功能得以全面有效的实现, 设计人员还必须保障系统的统一规划与分步实施设计原则的实现, 而这种设计原则就不可避免地要求信息管理系统必须实现软件分层。信息管理系统的逻辑架构大致由4个分层组成, 即应用于用户登录的用户表现层、提供全面信息服务的系统应用层、提高系统应用效率的系统支撑层、系统的硬件及软件平台层, 而最后一个平台层包括操作系统、中间层以及数据库服务等功能。

就系统的数据架构来讲, 此系统必须实现对于不同信息的处理、交流以及公布, 而满足这些功能的系统主要包括系统信息表、系统用户表、系统查询定制表几个主要的数据表以及其它小的数据表等。

从系统的功能架构来讲, 它必须包括人力资源模块、用户管理模块、系统登录模块、信息查询模块、数据统计模块、系统代码表维护模块、系统日志管理等几个方面, 以推动系统各项功能的全面发挥。

2.2 系统的细节设计

信息管理系统的细节设计主要围绕系统的用户需求以及系统的框架设计来开展更加深入的规划和设计, 保证系统用户能够实现对系统的有效操作。这种深入的规划设计主要包括规划阶段、分析阶段、概念设计阶段、逻辑设计阶段、物理设计阶段、最终实施阶段这几个方面。以系统规划设计阶段为例, 它涵盖了系统开发的名称、范围、性能、功能目标、资源、成本、路线、效益等细节方面的内容。

3 信息管理系统的测试与实现

网上办公信息管理系统极其复杂, 其各种架构设计及细节设计又分为很多细小的环节, 设计人员必须充分地根据人力资源与社会保障部门的应用需求切实做好各个环节的具体设计, 才能最终推动系统设计的完成及应用。下面讨论一下系统的实现及其应用测试。

以系统的实现来讲, 需通过各种架构设计及细节设计, 此系统的实现流程可通过图2来表示。

系统主要是通过几项较为重要的功能来具体执行任务从而最终实现操作的, 除了系统所具备的“打印”功能需要依赖于其它功能的运作才能实现外, 其它功能之间并没有操作顺序的限制。这种系统的应用清晰、自然、方便、实用, 能够使具备同一类别的工作性能的不同用户尽可能地集中于一个窗口中完成所有的操作, 极大地节省了用户的工作时间, 使得网上办公的工作效率得以有效的提升。

以系统的应用测试来讲, 用户通过控制面板迅速登录到系统中, 能够对其自身的各种信息进行更改和具体的管理, 然后又通过进入系统的系统管理模块, 对各种所需信息进行搜寻, 能够使用户在最短时间内实现对其所需信息的有效查询及获取。而对于机构内部的系统管理人员来讲, 它通过对系统的人力资源模块进行操作, 能够实现对于人员外出、请假、出差等审批的考勤管理, 以及由系统自主实现考核项目、考核任务、具体考核的制定, 从而对工作人员进行考核。所以说, 此系统对于机构的内部人员管理工作而言也是一种极其有效的管理手段。

4结语

就本文所阐述的系统来讲, 其对于当前的网上办公工作是较为适用的, 而在未来时期的办公中就必须根据工作需求的变化具体调整, 才能不落后于网上办公的时代要求。网上办公系统在未来人力资源以及社会保障工作中的应用必将呈现出更加巨大的需求, 办公机构要想切实地推动各项网上办公工作的有效实现, 就必须不断地对信息管理系统进行优化设计与管理, 确保信息管理系统能够始终与其工作需求相适应。

参考文献

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