办公信息管理

办公信息管理（精选12篇）

办公信息管理 篇1

1 办公管理信息系统存在的潜在威胁

办公管理信息系统是基于先进的网络互联基础上的分布式软件系统, 通过有效的资源共享和信息交流、发布达到提高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间的协同工作, 以及相互之间进行有效的交流和沟通。近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境, 实现内外信息传递、工作日程安排、工作流应用自动化等等, 极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式, 提高了管理水平和工作效率, 节约了办公空间。但同时也带来了许多网络安全问题。其面临的安全威胁主要表现在以下几个方面:

1.1 数据保密;防止信息被截获或非法存取而泄密。

1.2 对象认证:通信双方对各自通信对象的合法性、真实性进行确认, 以防第三者假冒。

1.3 数据完整性:阻止非法实体对交换数据的修改、插入、删除及防止数据丢失, 导致不真实的信息服务。

1.4 防抗抵赖:用于证实已发生过的操作, 防止交易双方发生的行为抵赖。

1.5 访问控制:防止非授权用户非法使用系统资源。

2 办公管理信息系统潜在威胁的处理方式

以上办公管理信息系统所面临的安全威胁可以通过PKI系统有效加以解决。PKI (Public Key Infrastructure) 是一种遵循标准的利用公钥加密技术, 他能够为所有网络应用提供加密盒数字签名等密码服务及所必需的密钥和证书管理体系, 简单来说, PKI就是利用公钥理论和技术建立的提供安全的基础设施。用户可以用PKI平台提供的服务进行安全的电子交易, 通信和互联网上的各种活动。为解决Internet的安全问题, 世界各国对其进行了多年的研究, 初步形成了一套完整的Internet安全解决方案, 即目前被广泛采用的PKI-公钥基础设施。PKI (公钥基础设施) 技术采用证实管理公钥, 通过第三方的可信任机构-CA认证中心把用户的公钥和用户的其他标识信息捆绑在一起, 在互联网上验证用户的身份。目前, 通用的办法是采用建立在PKI基础之上的数字证书, 通过把要传输的数字信息进行加密和签名, 保证信息传输的机密性、真实性、完整性和不可否认性, 从而保证信息的安全传输。PKI是基于公钥算法的技术, 为网上通信提供安全服务的基础设施, 是创建、颁发、管理、注销公钥证书所涉及到的所有软件、硬件的集合体。其核心元素是数字证明, 核心执行者是CA认证机构。

3 PKI应用系统的基本组成

PKI技术是信息安全技术的核心。PKI的基础技术包括加密、数字签名、数据完整性机制、数字信封、双重数字签名等。一个典型、完整、有效的PKI应用系统至少应具有以下部分: (1) 公钥密码证书管理。 (2) 黑名单的发布和管理。 (3) 密钥的备份和恢复。 (4) 自动更新密钥。 (5) 自动管理历史密钥。 (6) 支持交叉认证。

PKI作为一种安全的基础设施, 可以为不同用户的不同安全需求提供多种安全服务, 主要包括认证性服务、数据完整性服务、数据保密性服务和不可否认性服务等。它不仅提供证书授权管理, 考虑了信息安全保密性、完整性、可用性、可控性以及防否认性的全面需要, 并且考虑了以基础设施的方式进行建设、提供服务, 这是至今为止解决网络信息安全问题的诸多方案中考虑问题最全面的一种解决方案。在办公管理信息系统中, 通过PKI技术的应用, 可以很好的实现应用系统的安全设计, 保证信息系统的安全。

4 PKI应用系统的主要作用

4.1 对办公管理信息系统身份认证的作用

身份认证系统是办公管理信息系统的一个重要关卡, 是保证办公管理信息系统信息安全方面的一个非常重要的手段。比如, 目前办公管理信息系统应用的身份认证仍采用"用户名/口令"的方式来验证用户的合法性。这种方式存在着许多安全隐患, 一是口令设置的太简单可能会被他人猜出来或盗用, 此外口令在网络上传输时可能被监听而泄露。

为了解决这一安全隐患, 可以在办公管理信息系统中采用PKI系统中数字授权证书将用户身份权限绑定, 替代原先的访问控制列表的方法, 实现基于数字证书的访问控制。

4.2 对办公管理信息系统文件处理的作用

文件处理系统是办公管理信息系统的核心组成部分, 在其安全性方面要考虑的主要是如何对办公文件进行加密盒签名处理, 防止文件的泄密和对签名抵赖。以往对文件加密通常使用对称加密方式, 这种方式密钥分配复杂, 管理的难度较大;而目前在签名处理上还没有实现真正意义的电子签名, 容易出现签名伪造, 签名重要, 对签名文件的篡改以及签名的抵赖等安全隐患。

在办公管理信息系统中采用基于PKI技术的数字信封可以保证文件传输的保密性和可认证性。数字信封综合了对称和不对称加密体制的优势, 即不直接使用对方公钥加密明文, 而仅用它保护实际用于加密明文的对称秘钥。这样在对文件进行加密时, 只有规定的接收者才能阅读原文, 并且每次加密信息是都使用不同的随机对称秘钥, 一次一密, 密码破译的可能性很小, 即使某次对称秘钥被破译了, 也只会泄露该次会话的信息, 不会影响到其它密文的传递。同样, 采用基于PKI技术的电子签名对文件进行签名, 使得签名文档的任何改动都会暴露出来, 保证了签名文档的完整性, 并且将用户数字证书与数字公章紧密结合, 使得数字公章可以唯一确定签章者的身份, 保证了签名的不可抵赖性。

建立一个安全、高效、稳定的办公管理信息系统, 是信息化建设发展的重要体现。PKI技术作为信息系统建设中安全基础设施的重要组成部分, 可为办公管理信息系统提供整体安全保障, 满足信息系统的保密性、完整性、可控性、不可否认性等安全需求, 在信息化建设中必将有着良好的应用前景。

办公信息管理 篇2

1总则

1.1 为推进公司信息化建设，规范和管理公司办公室及各种信息产品、信息资源的合理使用和投资，特制定本制度。

1.2 公司办公室职责在于统筹规划、规范和管理信息产品的使用和投资，组织和负责信息工程项目的实施，制定、修订信息管理制度、规则和规定。

1.3 公司办公室贯彻执行公司和集团公司办公室的信息化制度、目标和相关规定。

1.4 公司办公室管理内容包括：信息产品、信息资源、信息工程、监控系统、多媒体会议系统等。

1.5 本制度所指信息产品、信息资源包括计算机、外设及耗材和网络设备硬件，各类系统及应用软件，各类电子数据和网络资源等。硬件管理

2.1 信息产品硬件包括：

2.1.1 计算机硬件包括：网络服务器、主机、显示器、键盘、鼠标、存储器、各种接口卡（如视频卡等）。

2.1.2 计算机外设包括：打印机、复印机、传真机、UPS（不间断电源）、扫描仪、手写板、读卡器及其它外围部件在内的设备、备件和耗材。

2.1.3 网络设备包括：光纤及其转发器、双胶线、交换机、三层交换机、视频传输器、路由器、VPN、防火墙等。

2.2 信息产品硬件管理内容包括： 2.2.1 信息产品硬件的购置、调配、维护、维修、报废和随机资料保管等工作。

2.2.2 信息产品硬件（固定资产、配件）入库、登记。2.3 部门使用计算机及外设的安装、领用和调配 2.3.1 计算机硬件的装机、测试和相关备份。

2.3.1.1 新购置的计算机硬件，在公司办公室或使用部门处开箱验机，确保实物与配置清单相符；

2.3.1.2 公司办公室技术人员会同供应商对设备进行装机和测试；

2.3.1.3 公司办公室技术人员安装相关办公软件和完成基本配置，备份操作系统及驱动程序；

2.3.1.4 交由使用部门相关人员使用。

2.3.2计算机硬件及随机设备保管原则为，谁使用谁负责。

2.3.2.1计算机硬件检验合格后，公司办公室技术人员应认真填写保修卡，按要求寄回厂家或归档；

2.3.2.2驱动程序、使用说明、合格证、用户手册、光盘等随机所有文件和软件资料，由公司办公室按档案要求负责保管。

2.3.3计算机硬件入库和出库

2.3.3.1购置的计算机硬件验货合格后，公司办公室在送货单上签署，并据此填写入库单或固定资产增加单并录入相关数据库；

2.3.3.2使用部门填写领料单，部门经理审批，公司办公室核准后发出相应的计算机硬件，并据此录入相关数据库；

2.3.3.3公司办公室填写信息产品备查账。2.4计算机硬件升级和调配

2.4.1公司各部门计算机硬件不能满足工作需要时，由使用部门提出书面升级、调换申请，公司办公室签署意见，主管领导审批，交由公司办公室实施。

2.4.2计算机硬件的维护和保养。

2.4.2.1计算机硬件在使用过程中，应经常保持设备的清洁； 2.4.2.2计算机应配备UPS（不间断稳压电源）；

2.4.2.3非公司办公室相关人员不得打开计算机主机机箱和拆、换零配件，严禁带电插拔配件及外设，违者按公司相关处罚条例执行；

2.4.2.4计算机及主要外设保养周期定为每季一次。维护人员在保养结束后，填写计算机保养记录单。

2.5 计算机硬件的维修

2.5.1计算机出现故障时，应及时填写“申请单”并通知公司办公室，公司办公室专业技术人员在接到通知后，尽快到现场检查故障原因，进行故障鉴定并维修；公司办公室无法维修的，经公司办公室负责人准允，联系相应供应商或专业维修机构进行维修。

2.5.2计算机维修完毕后，公司办公室维修人员需填写“申请单”，经计算机使用者签字确认，归档备案。

2.6计算机硬件的报废 2.6.1计算机硬件报废的条件：

2.6.1.1部件严重损坏，无升级或维修可能的； 2.6.1.2计算机过于陈旧，且已经无法正常办公的； 2.6.1.3维修费用超过或接近同等效能价值的设备。2.6.2计算机的报废由使用部门提出申请，公司办公室鉴定，属固定资产的，由分管副总或常务副总审批后按固定资产相关规定办理报废手续。

2.6.3已作报废处理的计算机或部件，由公司办公室解体，凡可用零配件的要进行登记，另作备用，其它残体交于相关部门处理。软件管理

3.1 信息产品软件包括：

3.1.1各类操作系统（如Windows 2000、Windows XP、Windows 2003、Windows7等）。

3.1.2各类信息系统（如OA、ERP-u8、pims、监控系统、考勤系统等）3.1.3各类应用软件（如Excel、Word、AutoCAD等）。3.1.4各类电子数据、网络软体（网站、网络广告）等。3.2 信息产品软件管理内容包括：

3.2.1各类信息产品软件的安装、维护、规划、购置和开发等。3.2.2主要的信息系统和网站建设及网络广告推广。3.2.3各类信息产品软件的归档和保管。3.3 各类信息产品软件的安装、维护和开发

3.3.1公司各部门工作有软件需求的，提出书面或口头申请，使用部门负责人准许后，公司办公室方可根据实际情况选择是否外购或自行开发软件，以满足使用部门需求。

3.3.2属于财务部门的软件系统不得随便在其它部门计算机里安装。3.3.3计算机使用者或非公司办公室相关人员不得对计算机现有的应用软件进行删除。3.4 信息产品软件的归档和保管

3.4.1对于部门级或公司级的软件，公司办公室在机房服务器中备份。3.4.2对于部门级或公司级的软件原件，公司办公室移交档案室进行保管。4 使用管理

4.1 信息产品的使用包括：

4.1.1硬件的使用，如计算机、交换机、打印机、传真机、复印机等其它外设。4.1.2软件的使用，如操作系统、信息系统、办公软件等。4.1.3网络资源的使用，如局域网、因特网等。4.2 信息产品的使用管理内容包括： 4.2.1计算机及外设基本操作规程和规定。4.2.2信息系统等软件基本操作。4.2.3局域网和因特网资源的合理使用。4.2.4定期给公司计算机操作员开展培训业务等。4.3 计算机及外设基本操作规程和规定 4.3.1计算机使用实行定人定机。

4.3.1.1各部门的计算机由使用部门确定定人定机的名单，报请公司办公室备案；

4.3.1.2计算机使用者应充分利用计算机处理业务，不得在工作时间内利用公司计算机玩游戏、听歌等与工作内容无关的操作；

4.3.1.3变更计算机使用者或对计算机进行调配，应检查计算机原有配件是否完整，文档资料应该进行移交，个人资料应予删除，公司办公室据此更改备案。

4.3.2计算机正常工作时，下班后按正常顺序关闭主机、显示器及外设，禁止 非法关机。

4.3.3禁止非公司办公室维修人员擅自安装、删除和随意更改计算机程序和配置；禁止非本计算机使用者随意删除电子数据。

4.3.4禁止用软驱、光驱和其它移动存储器读取破坏计算机系统或网络的数据。4.3.5计算机操作人员应该避免计算机、打印机等疲劳使用，尽量降低设备损耗。

4.3.6降低办公设备成本，提高设备的利用率，能共享的计算机外设应尽量发挥其共享功能。

4.4 主要信息系统的基本操作

4.4.1计算机操作人员必须熟练操作和掌握与自己业务密切联系的OA、ERP考勤、公文收发等系统模块。

4.4.2上班按时登录OA系统查看通知、任务、公文等公众信息，及时完成工作流程中的任务。

4.4.3公司信息交流通过OA等内部统一邮件平台进行传递。4.5 局域网和因特网的合理使用 4.5.1局域网使用基本要求：

4.5.1.1网络上共享资料未经本人或上级领导同意，严禁擅自拷贝、更改、删除；

4.5.1.2各部门充分利用网络进行资料传输和数据共享，协同工作； 4.5.1.3严禁对局域网内计算机进行攻击、破坏。4.5.2因特网使用基本要求：

4.5.2.1充分利用上网时间，查找与工作相关信息； 4.5.2.2禁止登录不健康网站、上网聊天；

4.5.2.3禁止下载未经公司办公室允许的软件、程序和娱乐内容； 4.6 公司办公室应定期开展培训

4.6.1公司办公室应定期对公司计算机操作员进行必要的培训。

4.6.2公司办公室应考核和培训计算机操作员对自己业务范围内信息系统的应用。机房管理

5.1 公司办公室机房禁随意出入 5.2 公司计算机机房管理内容包括

5.2.1公用服务器和公用网络设备的购置、维护、维修、升级、报废等。5.2.2主要信息系统（OA、ERP等）的规划和建设。5.2.3网站建设和网络广告推广。5.3 公用信息产品硬件的管理

5.3.1公司服务器和公司网络设备入库与出库按计算机硬件入库与出库程序办理。

5.3.2公用服务器、公用网络设备与线路的维护、维修和保养。5.3.2.1定期对上述公用硬件进行维护、保养，保养周期为每季一次； 5.3.2.2需要维修的，交由公司办公室或相关职能人员鉴定并维修；公司办公室无法维修的，由相关人员填写故障鉴定报告和维修方案建议，公司办公室负责人批准，联系相应供应商进行维修；

5.3.2.3维修完毕后，须由公司办公室维修人员填写维修记录单，由公司办公室负责人确认并归档备案。5.4 公司主要信息系统规划和建设

5.4.1公司领导正确认识、积极参与和高度重视；

5.4.2公司办公室在整个信息工程实施过程中属于中心部门；

5.4.3实施前需了解、调查、熟悉、掌握公司各部门各环节工作流程和具体要求，制定相应方案；

5.4.4从性能、价格、日后升级、二次开发的难易度和售后服务质量等多方面考证信息系统并合理选购；

5.4.5提供试用版本的，公司办公室应该组织在一定范围内试用一段时间以观效果；

5.4.6要合理规划、预测和协调事前、事中、事后等各环节工作及进程；

5.4.7在协议或合同中明确、明晰投资双方权责；

5.4.8成立项目实施专门小组，项目中心负责人全权负责并制订项目实施可行性方案，项目中心负责人直接对主管领导或总经理负责；

5.4.9定期由主管领导或总经理召开项目实施总结推进会议；

5.4.10实施过程中注重员工对自己业务范围内的信息系统的熟练应用。5.5 网站建设和网络广告推广由公司办公室统一负责 5.5.1公司办公室负责对公司网站进行总体规划和建设。

5.5.2公司办公室或协同相关部门对网站基础数据进行发布和日常维护。5.5.3公司网络广告推广由公司办公室根据各公司的情况统一规划。6 采购管理

6.1 信息产品硬件采购包括部门用和公司用硬件采购

6.1.1部门需配置全新计算机，由所在部门使用人填写申请单，部门经理审核，公司办公室签署意见并填写详细配置等相关信息，总经理审批，由公司办公室统一购置。

6.1.2部门需购置计算机配件、耗材或维修用配件，由所在部门使用人填写申请单，部门经理审核，公司办公室签署意见，由总经理审批后由公司办公室统一购置。

6.1.3公用服务器和公用网络设备的购置，由公司办公室填写申请单和申请说明书，总经理审批，交由公司办公室购置。

6.1.4信息产品硬件购置时，应掌握如下原则： 6.1.5.1品牌力求统一；

6.1.5.2购置时要货比三家，对供应商的产品性价和售后服务双重考查； 6.1.5.3重要信息产品硬件的选购应考虑日后升级、扩展和基于集团应用环境； 6.1.5.4公司办公室有参与选择供应商的权力。

6.2 公司或部门需购置信息产品软件（重要业务信息系统），由公司办公室或使用部门填写信息产品软件需求申请报告，由主管领导与总经理审批后再交由公司办公室办理。

6.3 付款程序

6.3.1 公司购置、维修等信息产品硬件取得的发票或费用，须有相关凭证或附件（如入库单、固定资产增加单、信息产品清单、维修记录单等），公司办公室审核，财务部复核，总经理审批后报销。

6.3.2 信息产品购置、维修、维护等，未按上述付款手续办理的，财务部应拒绝付款。

6.3.3 公司制度和集团公司办公室制度没作特别规定的信息产品报销均按此 规定执行。安全、保密管理

7.1 公司办公室应负责公司计算机、服务器和网络安全

7.1.1定期对计算机和服务器等进行安全检查，关注、防止病毒和黑客的侵袭，定期升级安全软件。

7.1.2定期对服务器电子数据进行光盘等介质备份、存储。7.1.3定期对各部门的业务资料以一定的电子格式进行备份、存储。7.2 计算机操作者和公司办公室应遵守公司保密制度 7.2.1对于公司业务的一些机密、重要资料，不得外传。

7.2.2对于公司内信息系统平台内的私人和业务邮件，公司办公室人员不得泄露。

7.2.3违反公司保密制度并给公司和他人造成损失和伤害的，依照公司相关处罚条例执行。附则

办公信息管理 篇3

社会的发展、科技的进步，使得现代办公的地点不仅仅拘泥于室内或固定的场所，相当一部分行业中从业人员的办公地点、办公场所是不固定的，移动办公应运而生。

移动办公环境中信息管理工作所使用的文具往往来自传统的桌面文具，没有更好的考虑与复杂的办公环境、不同行业从业者的办公情景以及新兴办公设备（产品）之间的关系。这些缺乏系统和整体思考的文具，不像在固定场所使用时那么系统高效，为用户带来了许多困扰。

移动办公环境中的信息管理文具

移动办公环境与传统办公环境的最大区别就是没有一个有效的办公载体。在传统办公环境里我们以桌子、橱柜等办公家具为载体，可以将信息以及承载信息的产品进行有效的处理和归纳，可以说所有的办公活动都是围绕办公桌展开。而在移动办公环境中的工作同样是围绕对信息的收集、加工和输入、输出展开的。所以移动办公中的信息管理文具则可以成为整个办公过程的中心和载体。

1.不同行业中的信息管理文具

不同行业对不同从业人员的作业要求不同，所涉及的信息管理工作也大不相同，相对应的信息管理文具也会不同。但是所有的工作都离不开围绕信息管理进行的收集、传输、处理、储存等工作。无论是信息的传递分类还是加工存储，都需要多种文具产品与办公设备相配合，然而所有行业中的信息管理文具中都包含一种文具作为“信息的载体”。这个载体在不同的行业有不同的表现形式。如：医生、护士使用的病历本，快递派送员的文件夹，会计师的票据夹、公文包，仓库管理员的板夹等。

住院病历（case history）是医护人员对患者疾病的发生、发展、转归，进行检查、诊断、治疗等医疗活动过程的记录。病历夹则是在医护人员移动办公系统中信息的载体。关于病人病情、病史、体格状况以及医护人员对病人的诊断、医嘱、治疗、护理等相关信息的输入输出、加工处理、记录存储全部以病历夹为载体。

仓库管理员（storekeeper）是物流过程中，做好物资设备的进出库验收发放，明确库存状态，及时供应，高效率周转的重要岗位。库官员在办公过程中接触的单据、物资设备的明细表等重要信息，都需要各种文件夹、档案袋等文具产品，作为整个移动办公系统中信息管理的载体。

快递派送员是最常见的移动办公人员，他们的主要工作可以包括：接单收件、通知取件和邮件派送等，在这些活动中都需要完成运单信息获取、运单信息确认、运单信息梳理等，围绕邮件信息的相关工作的过程中以文件夹这一信息载体作为其信息管理文具。

这些载体作为移动办公系统中文具产品最重要的组成部分，是信息管理文具设计的关键和重要切入点。

2. 信息管理文具与快递行业

需要移动办公的行业与业务类别众多，我们不能一一列举。下面是对最常见的快递行业的信息管理文具载体的详细分析。快递员在移动办公系统中围绕信息的收集、传输、加工处理和储存工作不是一个简单的单向活动，它们往往周而复始的穿插融合于整个办公过程。

以货物派送业务为例：首先派送员需要接受总部的配送任务，取得订单信息和货物进行比对然后处理订单上的信息，并将处理结果通过电话或短信传递给客户；然后是到达指定地点确认相关信息完成派送，对订单处理结果进行存根；最后是将处理结果和存根信息反馈给总部完成工作。在这个过程中需要不断的查找信息、确认签字而这些活动往往是在户外环境中，经常由于找不到合适的文件梳理工具产生误操作；苦于寻找承载物签字而耽误时间；恶劣自然环境下无法对文件进行妥善保管造成无法挽回的损失。尤其是当货物、移动终端、各类手持工具加上一大堆全无头绪的纸质文档周而复始的出现在面前需要处理的时候，我们的快递员往往会疲于应对忙中出错。

由此可见为快递员设计的文件夹应有更符合其行业特点的功能、良好的系统性思考以及户外环境适应能力。

现代移动办公系统中的信息管理文具设计浅析

通过以上分析我们提出了快递员使用的文件夹的相关设计要点。

1.功能性

优良的移动办公文具应当考虑行业特点具备良好的功能性。有可以区分处理过的和将要处理的订单信息的隔断，将纸质信息或订单进行有效的梳理，方便查找和展开后续工作；还要有一定的强度可以为书写动作提供简单的支撑；同时应该考虑携带和使用的方便易手持、易收纳。

2.系统性

快递员工作繁忙，事务杂乱在对其使用的文件夹进行设计的时候尤其要注意该产品与整个办公过程中其他产品的配合问题。如：文件夹应有签字笔的搁置和挂靠位置；在处理信息时能够方便的将移动设备和文件夹组装成一个有机整体；文件夹作为整个办公活动的中心应该与其他工具以及产品形成良好的配合。

3.环境可适性

此类产品往往是在环境因素复杂多变的户外使用。因此在材料选择上应该有良好的耐热耐寒性能并且轻便牢固。设计时既要考虑寒冬酷暑的季节变化，又要考虑防风防雨等等天气变化因素。

结语

通过相关研究发现移动办公环境中信息管理工作所使用的文具应综合考虑用户、环境等相关事宜，从“人——事——物”的视角出发进行设计。希望本文能给各个行业移动办公中的相关文具设计带来新的思路，让移动办公更加便捷、高效。

企业信息化办公的开发与管理 篇4

人们对网络在办公中的使用从早期的收发邮件、跨地域通讯逐步进入到信息共享、协同合作、资源整合的新层面。再加上跨国公司的不断涌入, 将新的管理、经营、服务理念带入的同时, 也带来了更为激烈的市场竞争时, 企业对于办公平台的要求必然就越来越迫切:一个操作简单、功能实用、开放且灵活的信息化组织平台应运而生。

在这样的平台上, 企业可以实现组织层级的网状排列、企业的员工可以随时随地进行工作、组织内外的资源可以得到充分的共享、信息的传达更为高效便捷、个人与个人、组织与个人、组织与组织之间的工作可以同步协调。最终使企业的管理与经营得到统一、提升企业的运营效益、为企业的长远发展打下战略基石。这就是信息办公自动化。

二、我国企业信息办公自动化的现状

1. 意识与理念。信息办公自动化的蓬勃发展, 得益于互联网时代, 也得益于外资企业的涌入。这是因为, 随着市场化经济的不断深入, 产业结构的调整已然势在必行, 很多企业为了面对逐渐增大的竞争压力, 必须和国际接轨, 这其中就包括了信息自动化办公。也可以说, 大多企业在选择信息办公自动化的伊始是“逼不得已”, 并非自身的真实意愿, 这就决定了其在运用时的认识程度和重视程度[1]。

2. 需求与规划。我国的企业信息办公自动化发展可以一分为二的来看, 对于改革开放之后发展起来的新型企业, 市场观念意识浓厚, 愿意并能快速的吸纳任何先进的技术用在企业的管理与发展上。在基础建设之际可以将信息化建设纳入其中的一项, 使办公信息自动化和企业的发展步调一致。比如科技公司、电子商务公司等等。与之相反的是一些传统企业, 它们自身的发展历史足够长, 有辉煌的历史, 员工数量大, 经营与管理既有体制的影子又有家长式的作风, 因此, 对于办公信息自动化的认识和应用没有那么强烈。如果再遇上行业竞争领域相对狭小, 比如棉纺企业, 近年来的经济效益每况愈下, 他们宁可选择解体或重组, 也要比重新投入信息自动化办公的成本要小。

3. 运用与效果。就目前的情况来看, 我国的信息自动化建设, 在基础建设和应用普及方面与国际同步, 但是在重大的工程建设方面还是相对落后的。以企业的财务信息管理系统为例, 小型企业比较倾向于家族式管理, 财务信息掌握在家族人的手里;大型企业的基建成本相对富裕, 为了企业的战略发展乐于也易于投入大量资金在财务信息化的自动办公系统上;反而是中型企业, 处在一个比较尴尬的境地, 既不满足于家族式发展, 又不能走“财大气粗”的路线。这也从一个侧面反映出基于多类型企业的多样化信息系统开发的比较少。成因与信息自动化的发展历程和现代企业的发展都有着很大的关系。

4. 技术与资金。我国信息化建设的最大特点是, 理论研究和概念开发比较深刻, 实际开发和转换成产品则不够充分, 久而久之理论被束之高阁, 这是其在理论上无法形成体系的根本原因。另外, 企业在信息自动化中更倾向于将资金投入到硬件建设上, 用一个一个程式构建, 不愿意在软件方面多下功夫。其实, 自动化的进程中, 硬件和软件是齐头并进的两条腿, 甚至可以说, 软件更能反映出一个企业信息自动化运用程度。比较可喜的是, 新兴企业对于软件和网络产品已经有了足够的重视, 企业的后续服务与追踪维护已经初步得到受众的认可。

三、我国企业信息办公自动化的管理方向

1. 企业信息办公自动化的角色定位。针对目前国内信息办公自动化的现状而言, 是不是所有的企业都需要搞信息办公自动化, 这是一个值得深思的问题, 就笔者的观察和研究来看, 并不主张所有的企业都进行轰轰烈烈的信息化改革和自动化办公。一个企业是否运用信息自动化办公要取决于它在本行业所处的位置、其外部的生存竞争环境和自身的盈利情况。如果是一个外部生态环境非常良好的行业, 信息办公自动化的建设是有可能实现的, 一是因为发展前景的需要, 再一个信息办公自动化建设需要强大的物质保障, 绝不是一句口号或是简单几步就能完成的。如果一个企业的发展步履维艰, 员工的薪资难以为继, 让其发展信息办公自动化显然是不切实际的。那这样的企业怎么办?笔者认为应该在信息办公自动化不是太迫切的时候, 点滴展开, 量力而行, 以小稳慢为原则, 一边建设一边总结经验[2]。

2. 我国企业信息办公自动化如何与国际接轨。企业信息办公自动化的方便快捷高效最终都是为了提高企业的核心竞争力, 使企业有长远的发展和与国际同行相较的实力。所谓的与国际接轨既是环境所迫更是大势所趋, 因此我们的基础建设、资源配置都应该是站在放眼全球的角度。量化指标、基础数据、语言录入等等都要与国际接轨或是预留位置。

3. 工业化与信息化。我国在八十年代确立了建设工业强国的目标, 随着信息网络的迅猛发展, 信息战略越来越成为工业化的左膀右臂, 因此在新的十二五规划中, 我国明确提出“以信息化带动工业化, 发挥后发优势, 实现国民经济的跨越式发展。”的战略思想。也就是说, 信息化不再是辅助地位, 而是和工业化提到了同等的高度。那么关于二者的关系应该如何看待呢?笔者认为首先要认清二者的本质, 通过差异比较, 求同存异, 然后才能实现两者的并驾齐驱。

我国对于工业化的口号提出的比较早, 因为工业化主要是解决生产力提高的问题, 它实现的是人在身体上的解放, 所以说它更依靠的是资本[3], 资本决定论非常适用于工业化发展的描述。另外, 工业化的基础是农业化, 垄断经济是它得以快速发展的一个重要因素, 因此参与面和涉及面都是非常有限的。信息化的基础是工业化, 起步阶段显然是比工业化高的, 因此, 它解放的是人的头脑, 它依靠先进的技术不断调整产业结构, 带来技术上的突破促进产业的发展, 是技术决定论的忠实拥趸。信息化带动了社会多层面与多领域的联动, 无形中缩小了各个时段与空间的距离。

4. 自然人与企业信息办公自动化建设。中国的互联网是一个全面爆发的形态, 可以说, 每一个人每时每刻都在和互联网或互联网的衍生品打着交道。这样的说法是毫不夸张的, 比如就连偏远山区的人们都知道一些网络热词, 就是一个很好的证明。因此, 中国的信息办公自动化就绝对可以称得上是一件全面工程了。

从大的角度出发, 国家专门成立的信息产业部、改革发展司都是在为信息化建设提供着政策导向和基础保障;从小的角度来说, 任何一个企业的信息办公自动化建设都会牵涉到上至企业主要负责人, 下至企业普通职工的组织结构和办公方式;从微的角度来说, 每个人在互联网时代的偏好又关系到企业在市场定位和竞争中的生存与发展。所以, 笔者认为, 人作为信息化时代一个最为活跃和最为具有决策力的因素是毫不夸张的。

认识到这一点, 对于企业的信息办公自动化建设具有非常重要的意义。企业的决策部门就要有一个清晰的关于自然人的定位。他们的信息化意识直接决定了信息化基建工作是否能够顺利地开展。如果决策人有先锋意识, 开发部门在掌握企业各职能部门的信息与需求时就会更加全面, 开发工作的进展就会非常顺利。执行部门的每一个人对信息化建设都会呈现出一种主动和积极的态势, 更加理解企业建设信息办公自动化的意义与愿景。

决策部门、开发部门和执行部门是缺一不可, 相辅相成的, 只有三部门紧密配合, 一个企业的信息办公自动化建设才有可能高效实现, 便捷服务。

5. 关于信息办公自动的成本与收益问题。信息办公自动化的成本不像其他投入, 是可以通过数据或是事物进行衡量的, 这是因为他有许多的潜在成本, 比如企业的人事档案管理、薪资管理等等这些都是非常耗时耗力的工作。早在信息办公自动化之前, 一个部门的工作需要十几人承担, 如果遇到政策改变或是薪资调整则耗费的人工、工时更是无法计算。一旦在工作过程中, 出现了哪怕是一个极其微小的错误, 也会导致全部部门的返工, 在这期间进行的部门协调可能就会让企业失去很多稍纵即逝的宝贵机会。企业如果采取了信息办公自动化建设, 其前期成本确实是非常巨大的, 需要决策层坚定的信念与资金支持, 但是一旦步入正轨之后, 它的工作效率是人工的数以万倍。

结语

企业的信息办公自动化是一项综合性的系统工程, 它为企业带来的革新与发展已经被越来越多的决策者纳入到企业长期建设与发展的战略规划之中。我们应当清醒地认识到, 企业的核心竞争力与市场定位, 不同的企业根据不同的特点在进入信息化阶段时要有的放矢的加强信息办公自动化建设的步伐, 不盲目跟风与效仿, 对国家的政策、企业的未来、市场的走向等等有一个具体的结合与判断, 积极发挥人力资源, 善于利用内外部资源, 使信息办公自动化成为助推企业向更高阶段发展的有力依托与基石。

参考文献

[1]刘献军.信息资源开发与办公自动化[J].电子计算机与外部设备, 2000 (02) .

[2]张超.王锦田.Internet/Intranet系统上的安全技术及安全性建设原则[J].计算机应用与软件, 1999 (06) .

办公信息管理 篇5

我室保持共产党员先进性教育活动第二阶段已基本结束，按照市委保持党员先进性教育活动领导小组的统一部署，从现在起转入第三阶段，即整改提高阶段。今天的会议，主要是回顾第二阶段的工作情况，安排部署第三阶段的工作任务，进一步统一思想，明确要求，确保我室党员先进性教育活动取得圆满实效。下面，我讲三个问题。

一、正确估价第二阶段活动的主要成效，切实增强做好第三阶段工作的责任感和紧迫感

自保持共产党员先进性教育活动转入第二阶段以来，在市委督导组的具体指导下，室党组以高度的政治责任感，组织全室党员坚持高标准、严要求，认真开展“自我检查，民主评议”活动，取得了明显的成效。主要有以下几个特点：

第一，征求意见广泛。一是向市直、县市区有关部门和全室党员发放《征求意见函》和《征求意见表》吸纳意见，共发送《征求意见函》40封，《征求意见表》48份;二是召开党小组征询意见会、党员座谈会，直接听取意见;三是设立意见箱、专线电话，向群众收集意见;四是党员之间相互谈心征询意见，全室党员同志本着坦诚相见，与人为善，沟通思想，增进团结，找准问题，形成共识的目的和愿望，打破职务级别界限，采取“一对一地谈”、“几个人一起谈”、“反复多次地谈”等方式，普遍开展交心谈心活动，相互交换意见，帮助查找问题，促进了相互了解，增进了整体团结。支部对收集到的意见进行了认真、仔细的分类归纳、汇总，共梳理出意见49条，其中对党组意见19条，对支部意见1条，对党员个人意见29条，并及时将这些意见向党员本人作了反馈。

第二，党性分析深刻。每个党员根据支部反馈的意见，对照保持党员先进性的具体要求，结合自身实际，深入反思，认真查摆理想信念、宗旨观念、组织纪律和工作作风等方面存在的问题，从世界观、人生观和价值观上剖析思想根源，提出了十分明确的整改方向，形成了完整、深刻的书面材料。

第三，民主评议中肯。在广泛开展谈心活动、认真撰写党性分析材料的基础上，党组和支部分别召开了专题组织生活会。市长郭有明同志以一个普通党员的身份参加了我室支部专题组织生活会，并在会上进行了深刻的自我剖析。室党组成员带头发扬民主，认真开展批评与自我批评。普通党员也敞开心扉，坦诚解剖自己，诚恳批评他人，开展健康的思想交锋。对于来自同志间的批评意见，大家本着“言者无罪，闻者足戒”，“有则改之，无则加勉”的态度，虚心听取，认真反思。克服了过去生活会上存在的谈现象多，谈实质少;谈成绩多，找问题少;找工作差距多，找思想差距少;自我批评多，相互批评少等问题，切实做到了严肃认真、民主和谐。党组专题民主生活会后，对党组成员的党性分析情况、成员间开展互相批评的情况以及今后努力方向的情况以《情况通报》的形式在室内党员中进行了传阅。支部专题组织生活会后，对每个党员实事求是、客观公正地提出了评议意见，并以书面形式如实向本人进行了反馈。

我室保持共产党员先进性教育第二阶段自查评议活动，虽然进展顺利，达了预期目的，但还存在一定差距，主要表现在征求意见还不够广泛，挖掘问题根源还不够深刻。这些问题需要我们在今后的工作中认真加以整改和解决。下一阶段，即整改提高阶段是在学习培训、分析评议两个阶段工作的基础上，集中精力解决党员、党组织和领导班子在思想、工作和作风等方面存在的突出问题，抓落实、见实效的重要阶段。这一阶段能不能在解决党员、党组织和领导班子中存在的突出问题，是衡量先进性教育活动能否取得实效的重要标准。做好整改提高阶段的工作，事关先进性教育活动的全局，至关重要。我们一定要充分认识整改提高阶段工作的重要性和必要性，切实增强做好各项工作的责任感和紧迫感。

二、抓住四个环节，扎扎实实做好第三阶段的工作

整改提高阶段，时间紧，任务重，我们必须坚持把学习实践“三个代表”重要思想贯穿始终，紧密联系实际，注重工作实效，扎实抓好以下四个环节的工作。

1、理清突出问题，制定整改方案。党组要对前两个阶段中征求群众意见、开展党性分析中查找出来的问题进一步进行梳理和分析，找准群众反映最为突出、最为集中的问题，制定整改措施落实责任人，抓紧解决。每个党员都要针对存在的突出问题，在制定个人整改计划上，立足当前、着眼长远，把近期、中期和长期整改结合起来，有步骤、分阶段地进行合理安排。制定整改方案要结合工作实际，突出整改重点，防止在整改问题上出现避重就轻、平均用力和敷衍应付的倾向。党员领导干部要把落实科学发展观、正确政绩观和做到为民、务实、清廉等作为整改重点;党员个人要把改进作风、提高效率，改善服务、增进群众感情等作为整改重点。

2、听取群众意见，完善整改方案。整改方案要通过一定形式、在一定范围内公布，充分吸纳群众意见;要组织党员干部深入基层，深入扶贫联系点，结合开展送温暖、宣讲政策形势等活动，直接听取群众意见，并根据群众意见进行修订完善。党组的整改方案，由领导班子集体研究讨论，并听取督导组意见，修改完善后，报上市委先进性教育活动领导小组办公室备案;领导班子成员的整改计划由党组主要负责同志审阅;其他党员的整改计划由党支部审阅。

3、建立工作制度，集中精力整改。按照“提高党员素质、加强基层组织、服务人民群众、促进各项工作”的目标要求，对纳入整改方案的突出问题，要集中时间、集中精力，认真加以整改。要建立整改工作责任制、整改承诺制、整改公示制等，对具备整改条件的问题，马上整改;对于群众反映强烈、通过努力能够解决的问题，限期整改;对那些应该解决但由于受客观条件限制一时解决不了的问题，向群众说明情况，采取措施逐步解决;对情况复杂、涉及面大，单靠本单位难以解决的问题，要积极争取上级党组织协调加以解决。凡是向群众作出整改承诺的，必须抓好落实。

4、公布整改情况，组织检查测评。集中整改工作基本结束后，要在一定范围内公布党组和支部整改措施落实的情况，听取群众意见，接受群众监督。群众有异议或要求说明的问题，要作出解释。整改提高阶段工作结束后，要对先进性教育活动情况进行认真自查，并以问卷调查、召开座谈会等形式开展群众满意度测评，查找先进性教育活动中存在的不足和问题，采取“缺什么，补什么”的原则及时进行“补课”。在此基础上，要对先进性教育活动总体情况进行总结，形成总结报告，经督导组审阅同意后上报市委先进性教育活动领导小组。

三、加强组织领导，确保第三阶段工作取得实效

教育活动越是深入开展，政策性越强，越要加强组织领导。我们一定要把整改提高工作作为一项重要任务抓紧抓好，切实做到思想认识到位，精力投入到位，工作措施到位。

一是要认真履行职责。党组要加强对整改工作的领导。党员领导干部要以身作则，率先垂范。先进性教育活动领导小组要充分发挥联络协调作用，协助党组扎实抓好第三阶段每一环节的工作，要为教育活动的深入开展多出主意、多想办法，增强工作的主动性和预见性。支部要充分运用电脑网络、报刊和公开栏等媒体与形式，积极宣传整改工作取得的成效，宣传整改工作取得的成效，宣传集中教育活动中涌现出的先进个人，充分展示党员干部的良好精神风貌。

二是要认真做好思想工作。教育活动越是到了后期，就越有可能出现麻痹和松懈情绪。支部要充分发挥自身优势，继续深入细致地做好党员的思想政治工作。要坚持正面教育、自我教育为主，引导和帮助党员提高思想认识，正视存在的问题，增强改正问题的信心和决心。要注意从政治上、工作上、生活上关心党员，激发党员同志搞好整改的内在动力。要通过思想政治工作，教育引导党员坚定理想信念、实践根本宗旨、严守组织纪律，把解决突出问题、保持先进性与履行岗位职责结合起来，以整改推动工作创新和发展。

三是要加强督促检查。先进性教育活动领导小组对每项整改任务，都要明确完成时间，落实责任人，并认真进行督查。要及时掌握整改提高阶段工作的进展情况，发现问题，认真研究解决，保证整改提高阶段工作健康开展。同时，还要主动接受市委督导组的督促检查和指导，确保整个整改工作取得实效。

办公信息管理 篇6

国家互联网信息办公室成立 强化互联网内容管理

本报综合消息5月4日，经国务院同意，国务院办公厅日前就设立国家互联网信息办公室发出通知。国务院新闻办公室主任王晨任国家互联网信息办公室主任，国务院新闻办公室副主任钱小芊任国家互联网信息办公室副主任，工业和信息化部副部长奚国华、公安部副部长张新枫任国家互联网信息办公室兼职副主任。

通知表示，国家互联网信息办公室的主要职责包括，落实互联网信息传播方针政策和推动互联网信息传播法制建设，指导、协调、督促有关部门加强互联网信息内容管理；负责网络新闻业务及其他相关业务的审批和日常监管；指导有关部门做好网络游戏、网络视听、网络出版等网络文化领域业务布局规划；协调有关部门做好网络文化阵地建设的规划和实施工作；负责重点新闻网站的规划建设，组织、协调网上宣传工作，依法查处违法违规网站；指导有关部门督促电信运营企业、接入服务企业、域名注册管理和服务机构等做好域名注册、互联网地址（IP地址）分配、网站登记备案、接入等互联网基础管理工作。

人人网、网秦启动中国互联网公司新一轮上市潮

本报讯 （记者 汤浔芳） 美国时间5月4日，人人公司在美国纽交所上市交易，截至收盘，人人上市首日报收18.01美元，较发行价上涨28.64%。根据收盘价计算，人人市值已达70.7亿美元，与百度、腾讯、新浪一起跻身中国互联网上市公司前四强。

人人公司开盘前发行价确定为14美元，按此价格计算，融资金额达7.4亿美元，这也创造了中国互联网企业赴美IPO募资的新高。

据了解，此次上市的人人公司旗下拥有3家网站，分别是人人网、人人游戏和糯米网。人人网公司CEO陈一舟表示，所融资金的投资将主要瞄准3个方向——一、人人网将大力投资研发，中国互联网用户对产品要求更高，竞争激烈；二、人人将重点投资无线互联网，社会化网络是移动互联网最大受益者；三、人人网意欲通过投资或者其他方式扶持第三方APP合作伙伴。

公开资料显示，陈一舟持有公司2.7亿股普通股，持股比例为22.9%，为公司第一大个人股东，投票权高达55.9%，拥有18.17亿美元的身家。

人人网的上市也开启了中国互联网企业赴美上市潮。上周，网秦也在纽交所上市，近期，凤凰新媒体、土豆网、淘米网也可能赴美上市，确定排队的还有盛大文学、迅雷、和讯网以及开心网等。

联发科营收净利润大幅下滑 山寨手机市场萎缩

本报综合消息近日，全球手机芯片领导厂商、大陆山寨手机芯片主要供应商台湾联发科技（下称MTK）发布的一季财报显示，2011年一季度，MTK营收198.67亿元新台币，同比减少39.3%；实现净利润30.65亿元新台币，同比大幅下滑72.3%；整体毛利率仅为46.2%，环比下滑3%，同比减少了10.5%。

MTK在财报中表示，由于消费电子市场淡季效应，加上产品价格下滑，导致收入和产品毛利率水平下滑。

除了财务上的困境外，抵御更低价的展讯的进攻将是MTK面临的更大困难。市场调研机构iSuppli的数据显示，截止去年年中，展讯芯片在低端GSM市场占有率已超过10%，而Mstar每月也有近百万件的出货量，联发科的市场份额则滑落至90%以下。

2010年年底，iSuppli指出，中国大陆山寨手机将从2012年开始呈现负增长。现在，这一时间点已提前到2011年。

德勤中国首个全球交付中心

落户上海

本报讯 日前，德勤中国全球交付中心（GDC）在上海举行开业庆典。作为德勤全球战略的组成部分，德勤中国GDC将成为继德勤印度、美洲及欧洲之后建立的又一个集客户响应、方案解决和全球支持于一体的服务交付中心。

今年中国视频游戏业规模

将达58亿美元

本报讯 美国市场调研机构Niko Partners周四发布预测报告称，今年中国的视频游戏市场规模将达到58亿美元。比去年的48亿美元增长21.4%。中国2009年的社交游戏营收首次达到8000万美元，这一数字到2010年时增长至5亿美元，Niko Partners预计这一增长态势还将延续到2015年。

7家企业首批通过会计核算软件

数据接口国家标准认证

本报讯 近日，由审计署、国家标准化管理委员会联合主办，全国审计信息化标准化技术委员会承办的《财经信息技术 会计核算软件数据接口》（GB/ T 24589-2010）国家标准实施推进成果发布会召开。会议通报了《财经信息技术 会计核算软件数据接口》系列国家标准的实施推进成果，并向首批通过GB/ T 24589认证的用友、金蝶、浪潮、金算盘、新中大、甲骨文、SAP等7家企业颁发证书。

英特尔投资在中国新投资两个项目

本报讯 近日，英特尔投资宣布注资中国的存储产品和解决方案提供商创新科存储技术有限公司（创新科），同时与中国医疗解决方案提供商创业软件签订投资协议。两项注资均来自于总额5亿美元的“英特尔投资-中国技术基金II”。

上海汇智国际商业中心5月动工

局域网信息管理对单位办公的影响 篇7

1.1 局域网的概念

局域网是指在某一个特定的地理范围内由多台计算机、外部设备和数据库, 通过一定的手段连接起来的计算机通信网络。这个范围一般是以一台计算机为中心的周围几千米以内。严格意义上的局域网是封闭的, 在局域网的内部我们可以实现打印机共享、应用软件共享、文件管理、电子邮件、传真通信服务、工作组内的日程安排等多方面的办公信息管理。局域网也可以通过一定的网络传输介质, 与另一个局域网、数据中心或者数据库相连接, 从而形成一个较大的信息处理系统。

1.2 局域网的发展现状

目前, 我国在办公中已经广泛的使用局域网。任何一个单位都有着自己独立的办公网络。但是, 我们对局域网的了解和使用仍然不是很深入, 不少单位对局域网的理解, 仍然是停留在文件共享和打印机共享等基本功能上, 没有深入的对局域网的功能进行挖掘, 对于局域网的其他功能并不能真正运用。不过, 随着科技的不断发展, 局域网不断的被人们所了解, 必将让局域网的办公环境变得更方便快捷, 更有效率。

2 局域网对办公信息管理的影响

随着经济不断的发展, 信息技术也在飞速的发展, 互联网已经是每一个接触网络的人都会知道的技术。随着资费的不断降低, 几乎每个家庭都接入了互联网, 而局域网也被越来越多的应用于单位的日常办公中, 从而为办公工作带来了许多的方便之处, 不仅加强了员工之间的交流, 也便于管理各部门的资源共享, 从而节省了很多不必要的开支。通过局域网相关技术的应用, 我们可以将工作中的信息方便快捷的进行处理。但是, 任何事物或技术都有优点以及弊端, 就局域网在办公信息管理中的应用来说, 它的优点是方便快捷, 而它的不足之处直接影响着一个单位整体的信息管理, 对单位信息的安全会造成很大的威胁。随着一个单位的不断发展, 它的局域网的规模也在不断的壮大, 单位对于计算机软件、硬件方面的投入也会不断加大。如果忽视对单位局域网的信息管理, 将会面临巨大的影响。

2.1 企业的重要资料可能会被泄露

很多情况下, 一个单位的局域网中最常用的功能, 就是文件共享功能。通过这个功能我们能够信息资源的快速传输, 但在此同时, 这个功能也可能会让一些重要的资料发生流失。由于资料在局域网中共享, 曝光范围较大, 就有可能会有一些员工为了自己的利益而盗取单位的资料或者机密性文件。这样的行为轻则会给单位带来一定的损失, 给单位的形象带来负面影响;重则会严重阻碍单位的发展, 对整个团队的利益造成巨大的损失, 还会使员工之间的关系变得复杂化, 造成团队内部的混乱, 在一定程度上会影响到整个团队的管理。

2.2 容易造成资料的丢失

通常情况下, 局域网中共享的资源都没有进行一定的权限设置, 这样造成的结果就是, 这些资源都能被所有使用共享的人员看到和使用。另外, 如果单位的员工对单位的各项共享资料没有树立起保密意识和管理意识的话, 极易造成相关的资料可能会在局域网共享使用的过程中, 发生人为的流失或丢失, 给单位的信息管理带来不利影响。

2.3 局域网病毒的问题

由于互联网的普及, 每个单位都有自己的外网线路。而在平时的工作中, 员工闲暇的时间, 总想上网浏览网页或玩游戏, 放松自己在工作中的紧张神经。这本是无可厚非的事情, 但是员工有时候有可能会浏览到一些不良信息网站, 或者网站本身带有病毒等原因, 就会造成员工自己所用的电脑感染了病毒。而如果员工的安全意识不强, 或者是局域网并没有加装相应的防护措施, 那么当这台中毒的电脑接入局域网的时候, 就有可能造成整个局域网中毒瘫痪, 如常见的局域网蠕虫病毒。这样就会影响局域网的使用, 进而阻碍正常工作的进行。

3 局域网的管理建议

对于局域网技术而言, 我们不但要用它, 更要用好它。我们要想更好的利用局域网的优点, 完善局域网的不足之处, 就要从以下几个方面对其进行改造。

第一, 完善局域网的监控机制。对于一个局域网来说, 为其量身设计一个完善的局域网监控系统, 并将其付诸行动是有必要的。这样, 当局域网中的用户如果想要获取单位的信息资料的时候, 这个局域网监控系统就会对其实施监控, 并将这些行为记录下来。其次, 通过使用局域网监控系统, 可以监控局域网内的所有计算机及其所安装的各种软件, 以及使用者的操作行为。这样的方法, 不仅可以对员工的上网怠工行为起到限制作用, 还能够提高工作人员的自律意识和安全意识, 能够有效的防止资料被盗和流失的现象发生, 加强了企业资料的安全。另外, 机密文件和重要文件应当使用专用电脑进行保存, 不要接入局域网或者互联网, 在文件传输时也应当由专人监督, 专线传输。

第二, 对单位的局域网环境要定期进行必要的安全检查, 包括单机电脑的病毒检查, 扫描是否存在漏洞, 进行系统漏洞的修补等工作, 从而及时发现影响网络安全的因素。一般来说, 当一个网络的网络安全系数较低的时候, 它受到黑客或者病毒侵害的可能性就会变得比较高。因此, 在日常工作中, 就有必要加强对公司网络的安全检查和杀毒工作, 通过对单位网络的安全维护, 确保局域网可以正常有效的工作。

第三, 安装杀毒防毒软件。对一个局域网来说, 安装单机版的杀毒软件是不方便的, 也是具有较大风险的, 因为你无法保证每一台计算机上的病毒库都是最新的, 每一台电脑上的漏洞都需要进行修补。因此, 应当安装网络版的杀毒软件, 由局域网的中央控制台对整个局域网进行检测和控制, 从而达到全网防毒的目的, 保障网络运行安全。

第四, 加强资料被破坏后能够进行恢复的能力。通过各种备份手段, 加强对各类资料文档的备份, 确保当资料被破坏或者丢失的时候, 能够很快的恢复, 从而保证相关工作的正常开展, 减少损失, 不致于一次丢失而形成永久丢失的局面。

4 结论

当前, 局域网技术在不断进步, 从过去的有线局域网发展到了现在的无线局域网。我们在办公中运用到的科学技术也是层出不穷。要让员工能够在工作中提高工作效率, 从而能够更好更快完成相关的工作, 引进先进的技术和设备是不可或缺的。那么, 我们在对相关技术和设备的运用中要对其进行恰当的运用, 做好相关的权限设置, 在发现问题时, 要及时想出解决方案。局域网技术的使用, 能够对日常办公的信息管理有更多的正面影响, 有助于帮助一个公司, 一个团队能够更好更快的发展, 从而创造出更多的效益。

参考文献

[1]编委会.局域网组建、管理、应用与维护实务全书[J].中国知识, 2010, 10.

[2]刘瑞挺.信息管理实用技术教程[D].清华大学, 2006.

[3]梁为民.局域网组建于管理专家培训教程[D].电子科技大学, 2003.

浅议电力企业办公室管理信息化 篇8

关键词：电力企业,办公室,管理信息化

企业办公室管理对企业的发展起着至关重要的影响, 信息化管理是当今企业管理中非常有效的一种管理技术, 是时代进步的产物。电力企业办公室管理信息化就是利用先进的技术, 在为企业服务过程中更好地发挥作用。办公室是企业各个部门联系的枢纽, 在日常工作中, 企业的各项流程都是由办公室进行整理的, 办公室信息化管理可以有效地提高企业的工作效率。

1 电力企业办公室管理现状

目前电力企业办公室管理存在一些问题。在日常工作中, 办公室是整个企业的中心与枢纽, 是将整个企业其他部门工作联系起来的关键部门, 如果办公室的工作出现问题, 会直接影响到整个企业的工作状态。

电力企业是一个比较复杂的工业性企业, 每个部门的分工都比较明确, 但是对于办公室这个部门来说, 其工作是非常繁重的, 办公室负责的工作非常多, 其性质也可能不尽相同, 在办公室的日常工作中, 经常会因为管理制度不够完善、工作流程不够顺畅而出现问题, 从而影响到整个企业的运行状况。办公室虽然不是企业一些重大决策的制定者, 但是其工作却是服务于这些重大的决策, 很多办公室的工作人员在工作中只会遵从指示办事, 缺少一种主动性, 在工作中还缺少一定的创新思维, 认为只要将一些日常小事做完了就是完成了自己的工作, 普遍缺乏一种服务意识。

2 电力企业办公室管理信息化的内涵与作用

电力企业办公室管理信息化, 很大程度是要实现办公室管理的自动化, 就是运用先进的科学技术, 将办公室的工作进行系统的管理, 然后将管理内容和数据录入管理信息系统, 系统能够在相应的时间自动提醒工作人员需完成的工作任务, 能够有效协助企业短办公室做好管理工作。此外, 管理信息化是包括很多方面的, 办公室的工作范围很广, 需要负责各个部门工作的整理及策划, 例如在电力企业生产过程当中, 办公室需要将财务部所做的成本预测进行检测, 这就需要办公室熟知电力企业生产过程自动化的过程, 需要根据其工作成果, 为财务部提供有力的信息支持。

电力企业办公室管理信息化是企业管理信息化的前提, 电力企业办公室信息化是为了能够将信息化转化为资源与财富, 让企业的决策者在做一些重大决策的时候可以有效地利用办公室提供的数据, 使企业的决策更具有针对性, 还能够在一定程度上提高企业的经济效益, 从而促进企业的发展。

办公室是整个企业的运行枢纽, 是各个部门联系的桥梁, 办公室管理信息化可以让各个部门之间更好地进行沟通, 在某个部门出现问题的时候, 可以及时地通知其他部门准备应对之策, 而且, 随着科技的进步, 电力企业的工作难度也有一定的提升, 各个部门的工作范围可能也有所扩大, 上下级之间的沟通对提升工作效率也有一定的效果, 办公室管理信息化可以确保上下级之间的沟通更加顺畅。此外电力企业办公室管理信息化还能够有效地处理各个部门在工作上的协调问题, 促进各个部门的合作, 所以, 很多企业对办公室管理信息化的建设更加关注。

3 加强电力企业办公室管理信息化建设的对策

要实现电力企业办公室管理信息化, 首先必须要有一套健全、完善的办公室管理制度, 企业要为办公室的工作人员制定好工作方针, 为了能够让他们更好地服务于企业的工作, 要实行综合管理、效益结合的管理方针, 在办公室的工作体系中, 将一些复杂的工作联系起来, 这样才能使办公室的工作人员在繁杂的工作有条不紊地将工作完成好。在现阶段的电力企业办公室中, 工作人员的数量往往相对不足, 这就要求企业在人手不足的情况下, 构建科学合理的管理体制, 这样才能提高工作人员的工作效率, 为实现办公室管理信息化打下良好的基础。

办公室要树立良好的工作作风, 工作人员要具有较高的专业知识水平, 企业也要注重对工作人员的培养, 让他们有机会去学习更新的知识, 要具有一定的应变能力, 在遇到一些紧急状况的时候, 能够冷静地与同事一起讨论, 在最短的时间内找到解决的办法。技术是实现信息化管理的前提, 所以对于办公室内的一些高科技设备, 一定要注意定期更新, 对于计算机、网络等先进技术, 工作人员要非常熟练地掌握好使用技巧, 这样不仅能够实现办公室管理的信息化, 还能有效地减轻工作人员的负担。

面对企业信息化管理中存在的一些问题, 企业不仅要加强自身的管理, 还要结合市场的需求, 通过一些先进的技术手段, 提高管理的效率, 企业办公室管理信息化水平提高了, 可以在很大程度上促进企业的发展, 提升企业在市场上的竞争实力。

参考文献

[1]李浩.浅析如何加强电力企业办公室改革的信息化建设[J].广东科技, 2012 (11) .

办公信息管理 篇9

1 信息时代高校办公室档案管理工作存在的不足

1.1 信息风险意识差

信息时代下办公室档案管理工作环境更加开放, 管理理念上实现突破。但在互联网技术的应用下, 办公室档案管理的信息风险逐渐增加, 如黑客的恶意攻击等, 直接给信息安全带来隐患。办公室档案管理中包括重要部门的重要文件信息, 如上级部门文件、各机关部门政策方针等等, 都是重要的信息文件。这些文件中分为省级、学校文件, 具有单一性特征, 同时其保密性较高。目前办公室档案管理主要人员属于兼职, 由于工作量大, 工作内容繁琐, 因此忽视了信息安全管理[1]。另外, 即使在信息管理过程中按照正常的信息保存与管理, 但由于技术水平限制以及管理能力有限, 对信息安全的保护存在一定不足, 风险意识差, 易造成档案管理信息泄露。

1.2 信息化管理人员素质不高

信息时代下, 计算机应用和普及成为社会主流形势, 使高校办公室档案管理有了更高的管理水平和管理质量。但应用现代化信息技术进行档案管理, 除了具备专业的理论知识外还需要掌握全面管理方法, 实现对知识的管理, 促进信息管理科学化、自动化和智能化。例如, 在档案管理中要求管理人员能够实现数据库的建立和管理, 掌握专业技能。由于目前档案管理人员兼职较多, 面对高技术管理要求, 其自身综合素质不高, 制约了信息化管理的进一步发展。

1.3 管理组织不健全

在调查中显示发现目前高校档案管理中主要依靠行政部门进行管理, 缺乏独立的管理机制和管理组织, 且制度体系尚不完善, 没有实行岗位责任制, 即使一些高校设有独立的组织, 也往往流于形式, 忽视了内在管理的重要性[2]。由于管理组织的不完善, 直接造成档案管理工作缺失, 对保管、保密等工作都没有按照规定严格执行, 易造成资料流失, 影响档案应用效率。

2 加强档案管理工作创新的有效对策分析

针对目前高校档案管理工作形势来看, 在信息时代背景下, 无法实现高效应用和管理, 因此, 为实现管理工作的改革和创新, 要从多方面展开详细研究。要实现信息化管理平台的建立, 将数字化管理形式应用于档案管理工作中, 促进数字化管理方式的实现, 进一步推进档案管理工作改革。

2.1 档案材料信息化处理

高校办公室的档案材料来源于学校开展的日常工作和举办的各种日常活动中形成, 并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。如会议记录、会议决定、人事材料、财产登记本、重要电话记录、收发电文、珍贵照片、录音带以及具有保留价值的各种文稿等。将档案材料信息化、数字化就是利用技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案, 统一由系统组织成具有有序结构的、完整的档案信息库、数据库, 使所有档案信息都以数字化的形式储存[3]。在系统长期管理工作中要建立数据库, 要应用层次化形式进行逐步建立, 从低到高, 逐步推进, 为信息化管理打好基础。

2.2 加强定义接口, 打好自动化管理基础

当前我国完全实现网络办公、自动化办公的高校比例很低, 有些高校办公模式仍处于半手工半自动化的管理模式 (计算机辅助管理模式) , 文件的生成方式大都以电子文件的形式存在, 多高校各学院缺乏全局和长远的网络资源建设规划, 各个部门之间的办公软件相对独立, 软件之间缺少接口定义, 信息数据兀余, 重复劳动。加之高校部门之间条块分割现象严重, 缺乏整体规划, 导致我国高校行政办公信息资源不能实现校内共享[4]。所以说, 高校管理过程中要加大统筹规划, 通过各部门之间的信息共享和配合, 定义通用接口平台, 进一步推进档案管理的信息化, 以最大限度发挥出信息时代下档案管理的行政职能作用。

2.3 建立档案信息资源管理系统

信息化管理形式的应用和创新, 要实现档案信息资源管理系统的建立。在系统中主要将各种档案资料转化为数字信息, 存储在信息系统中, 以便于快速检索、网络传输等等。实现资源管理系统的建立, 能够为各个不同部门的工作人员提供所需信息, 根据需要直接进行信息检索, 充分体现出信息资源共享, 提高信息应用效率[5]。在档案管理工作中, 要充分认识到管理工作创新的重要性, 要逐渐完善工作内部体系, 加大重视力度, 积极引进专业技术进行系统管理和完善。在高校档案管理中, 要将其管理系统与校园信息平台管理结合在一起, 统一管理条件下有利于管理工作创新进程的进一步推进。

2.4 实行全面管理策略

针对信息化背景下的高校档案管理工作, 为有效实现其创新管理, 促进档案管理改革, 就要运用全面管理模式进行推进。一方面, 学校要建立健全管理机制。完善管理机制的目的在于为档案管理打好基础, 在规定的标准下进行规范管理, 使管理行为有效落实[6]。同时, 在管理机制的影响下能够实现规范化、系统化管理, 将档案资料管理的全过程进行高效监督, 从资料的收集到资料的归档, 都以规范形式进行。另一方面, 要加大档案管理工作的人才培养。目前高校办公室档案管理工作主要是由非专业人士或兼职人员管理, 既缺乏专业管理知识, 同时信息化管理技术也有一定缺失, 使档案管理工作效率受到较大限制。因此, 在信息时代下, 要加强专业人才培养, 提高管理人员的责任感, 促进综合能力的培养和提高。主要可以通过教育培训的形式进行管理能力的培养, 在培训过程中促进管理人员的交流和学习, 提高培训效率, 达到自身素质提升的目的。另外, 还要全面增强档案管理人员的综合素质, 从安全意识、信息风险意识以及保密意识等, 完善管理人员内部结构, 优化管理效果, 在管理人员获得新技术、新理念的同时, 有效提高办公室管理效率, 推进管理工作改革和创新。

摘要：信息时代背景下, 高效办公室档案管理工作也以信息化手段为主。但就目前高校办公室档案信息化管理形势来看, 仍存在一定制约性问题, 影响信息化水平的提高。下面文章将以此为切入点, 对加强高校办公室档案管理信息化对策展开详细探讨, 使办公室档案管理工作在信息化时代背景下实现规范、高效、科学管理, 推进档案管理工作的创新和改革。

关键词：信息时代,高校,办公室档案管理,创新

参考文献

[1]徐淑凤, 董娟, 付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报 (教育科学版) , 2004, 5:119-121.

[2]张玉华.关于信息时代高校档案管理工作可持续发展问题的思考[J].北京交通管理干部学院学报, 2005, 3:34-37.

[3]李钰.中外合作办学模式下高校档案管理研究[D].苏州大学, 2013.

[4]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新—以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济, 2014.

[5]邹波.基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用[D].山东师范大学, 2004.

办公信息管理 篇10

1.1 B/S模式

B/S模式,即Brower/Server(浏览器/服务器)模式。与之对应有C/S模式Client/Server(客户端/服务器端)模式。

首先,B/S具有异地浏览和信息采集的灵活性。任何时间、任何地点、任何系统,只要可以使用浏览器上网,就可以使用B/S系统的终端。B/S模式浏览器客户端可以完成浏览、查询、数据输入等基本功能,而其它绝大部分工作由服务器承担,这样使得整个系统的经济性大大的提高。

另外B/S模式构建的系统升级性强,有利于今后系统的逐步完善。而C/S系统的各部分模块中如果有某部分改变,就要关联到其他模块的变动,使系统升级成本比较大。B/S与C/S处理模式相比,则大大简化了客户端,只要客户端机器能上网就可以。对于B/S而言,开发、维护等几乎所有工作也都集中在服务器端,当企业对网络应用进行升级时,只需要更新服务器端的软件就可以,这减轻了异地用户系统维护与升级的成本。

因此,系统选择基于B/S(浏览器/服务器)模式构建适合于中小型企业使用的办公自动化信息管理系统。网络管理员只要维护、管理好局域网中的服务器,就可以保证网络办公的正常开展,这也是B/S构架系统流行的原因。

1.2 硬件平台

公司或企业内部各客户机通通过局域网与服务器关联,服务器再通过宽带ADSL或专线、无线上网等方式与Internet连接。需要的硬件设备有:服务器、路由器、客户机、网线等。下图是一个基于B/S模式架构的信息管理系统结构图。

可以看出系统网络一以Web服务器为中心,采用TCP/IP技术,以HTTP为传输协议,客户端通过Browse访询Web服务器以及与之相连的后台数据库,客户机只需要安装浏览器就可以访问多个应用服务器,形成点到多点,多点到多点的结构模式,采用TCP/IP技术,以HTTP为协议,可以与企业网络很好的结合;B/S的扩展性好,可直接接入Internet获得广域网的支持,无论PSTN、DDN、X25、ISDN是新出现的CATV、ADSL等接入方式。B/S模式都能良好支持。

1.3 软件平台

系统采用微软M ic r o s o f t公司的动态服务器页面ASP(Active Server Pages)编程技术,数据库管理系统采用小型关系型数据库Access,因此它需要在Windows2000Server+IIS 5.0+Access 2000环境下才能正常运行。

Windows2000 Server版是优秀的网络平台,它是保证办公平台稳定运行的基础。基于B/S的办公信息管理系统需要Web服务器的支持才能运行,Windows2000 Server内置了Internet信息服务(IIS5),它对APS技术有良好的支持。

1.4 数据库管理系统(DBMS)

系统使用Access 2000小型关系型数据库管理系统,它利用ODBC数据源的MDB数据库驱动程序访问数据库。Access2000是Office 2000工具包中的一个功能组件,只要在服务器上安装Office 2000时选择组件Access 2000即可。办公信息管理系统中的所有信息和数据库都存放在Access数据库中,所以必须先对ODBS数据源进行设置。

2 系统实现的关键技术

基于B/S模式应用系统开发的关键,在如何实现客户端与服务器端的交互以建立数据驱动的动态网页,本系统采用动态服务器页面ASP技术实现Web应用界面的开发。ASP是由提供用于开发服务器端的技术,能使用任何符合脚本标准的语言,能产生和执行动态、交互式的站点服务器应用程序。脚本运行在服务器上,因此用创建的应用程序可以跨越平台运行而被多种浏览器访问,可以将等其他语言语句嵌入页面,可以接受来自客户端的执行参数并在处理后将结果以指定的格式返回。ASP不受限于浏览器的种类,无需编译、连接生产执行文件,程序代码与HTML相整合。ASP文件编程有编写容易、灵活性好、程序独立于浏览器、面对对象等优点。

当客户端向服务器发出Http请求,客户操作管理界面以网页的形式返回给客户。当远程客户需要对数据库中历史记录进行查询时,像Web服务器申请访问一个ASP文件,Web服务器调用ASP文件,然后解释执行每一条脚本语句,用ADO(Active Data Objects)组件通过ODBS接口访问数据库,再把执行结果生成HTML文件传给客户端。ASP访问数据库的模式如下图。

3 安全性问题

鉴于办公化信息化服务的对象多为企业或公司,我们必须从技术上提供一定的安全措施保证整个网络的系统安全。具体措施有以下两点:

3.1 防火墙技术

一个有效的防火墙应该可以确保所有从互联网流入或流向互联网的信息都将经过防火墙并所有经过防火墙的信息都接受检查。通过防火墙可以防止外来入侵;监控网络的安全并在异常情况下给出报警提示,尤其对于重大的信息量通过时除进行检查外,应做日志登记;提供网络地址转换(NAT)功能,有助于缓解IP地址资源紧张的问题,防火墙还可以为用户提供特定的如WWW和FTP服务,互联网用户仅可以访问此类服务,而禁止对保护网络的其他系统的访问。

3.2 地址绑定

MAC地址是网卡的唯一标志,通过捆绑交换机端口和MAC地址就可以轻松防止非法接入,阻止非法入侵的破坏。同时将交换机剩余不用的端口禁用。另外,还可以建立一个IP地址与MAC地址的对应表,然后通过查询此表,只有IP-MAC地址对应的合法的用户才能获得正常的ARP应答(地址解析协议)。由此达到防止IP地址被盗用的目的。

4 系统功能模块

信息管理系统划分为七个子系统:(1)公文管理子系统;(2)档案管理子系统;(3)行政管理子系统;(4)综合信息查询子系统;(5)公共信息发布子系统;(6)个人辅助子系统;(7)系统维护管理子系统。其功能结构如图3所示。

结合当今计算机及网络的最新技术,讨论了办公自动化信息管理系统系统开发的新办法;采用Browser/Server方式架构系统,充分应用当今先进的计算机及网络技术,不仅能开发出为客户端提供的应用,还能开发基于本身系统维护的服务端的应用;此外,这种系统开发方式有利于降低成本,系统具有易使用、易维护、易升级的特点。总之我们要求的办公信息管理系统是和其他应用系统紧密集成,完全采用了Web技术,流程优化以及基于知识管理的办公信息管理系统,这就是办公信息管理系统未来的发展趋势。

摘要：随着网络技术的迅速发展,电子商务、电子政务在企业和机关单位得以迅速普及,办公的网络化、资源化和自动化已经成为现代办公的主流,针对企业和行政单位信息网络化管理的需要,结合信息管理系统和办公自动化系统的优点,探讨了基于B/S模式的办公信息管理系统的构建、开发与应用的研究。

关键词：信息管理B/S模式,数据库,APS技术

参考文献

[1]戴伟辉,孙海,黄丽华.信息系统分析与设计[M].高等教育出版社.2004.

[2]宁多彪,陶中平.基于B/S模式的校园办公工作流系统的设计与实现[J].福建电脑2008,05.

[3]赵泉.信息管理基础[M].机械工业出版社.2003.

网络自动化办公的信息安全 篇11

关键词：网络；自动化；办公；信息安全

中图分类号：TP393.08文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 03-0000-01

The Information Security of Network Automation Office

Wang Ruifeng

(Daqing Oilfield Co.,Ltd.Downhole Branch,Information Center,Daqing163453)

Abstract:Universal use of computers led many company to achieve a network office,enhance the overall efficiency of enterprise personnel.But,after all,is a virtual network of the platform,in the course will also face different security issues.With the growing number of illegal intrusion on the network information security measures are not taken to the missing link.This paper focuses on office automation in the network information security issues.

Keywords:Network;Automation;Office;Information security

目前，很多企业为了提高内部工作效率，开始创建了自动化办公模式，计算机网络的使用价值得到了更大的体现。但与正常的计算机使用一样，网络自动化办公在为用户提供方便的同时也面临着各种安全隐患，“信息安全”则是其中最为重要的一个方面。

一、网络办公，提高办事效率

计算机没有普及之前，各个行业人员在办公时主要依赖于人工方式操作，对于内部大大小小的事物都要逐一处理。这种传统的办公模式不仅增加了职员的工作量，且办事效率不尽人意。网络自动化办公模式推广后，发挥出了多个方面的优点。

（一）活动范围，缩小。早期企业人员在办公过程中常常要四处走动，工作范围分布在各个地区，这就增加了办事人员的工作强度[1]。而网络自动化办公模式推广后，企业人员只需借助电脑平台则能完成各项事务的处理，整个工作范围大大减小，也方便了人员之间的交流沟通。

（二）经营成本，降低。“虚拟化”的网络办公不仅提高了企业办事效率，也能避免实际办公中带来的成本开支，如：交通费、住宿费等。所有业务往来、合作商谈、合同制定都可以在网络上进行，这样就能显著降低企业的经营成本，让企业获得更大的經济利润。

（三）行业模式，创新。尽管受到经济、技术等方面的影响，网络自动化办公在我国还没有全面推广。但长远的角度看，未来各个行业的办公操作一定会朝着自动化方向发展，这不仅符合了企业经营的需要，也是信息化时代进步的要求，促进了各个行业人员办事效率的提升。

二、数据信息，面临多种威胁

网络化办公模式推行后，企业感受到了新自动化办公带来的很多方便。而另一方面，日趋增多的网络入侵行为给企业带来了诸多困扰，大量商业信息被窃取及账户密码被攻破，对于企业造成的经济损失也是相当大的。目前，网络自动化办公面临的信息安全威胁有以下几点：

（一）病毒感染、“危害大、传播快、感染强”这是计算机网络病毒的特点，网络自动化办公时常会因为一个文件、图片、连接都有可能导致网络病毒感染。计算机服务器的硬盘感染病毒后，则会导致系统受损、数据被窃等，很多企业业务信息瞬间消失，造成的经济损失甚大。

（二）黑客入侵。虽然国家技术部门公布了防范黑客攻击的措施，但黑客们也在不断更新自己的攻击方式，更强大的入侵袭击逐渐破坏着网络办公的运行[2]。黑客入侵的目的一是为了破坏网络系统正常运行，而是为了破解商业账户密码以获得经济利益，两方面对于企业都是很不利的。

（三）数据受损。由于网络锁服务的行业不同，自动化办公中存储了各个方面的数据信息。导致数据信息危险的因素较多，除了黑客袭击、病毒传播外，还有其它因素也会导致计算机内的数据信息受损。如：外围设备受损、电源供电不足等，这些阻碍了设备的正常运用。

三、安全防范，依赖操作技术

（一）保护屏障。确切的说这道屏障就是“防火墙”。大部分计算机内部都安装了防火墙，用户在进行网络操作后需立刻开启防火墙，这样可以在被保护网络和外部网络之间建立保护层。

（二）入侵检测。“检测”的最终目的是为了及时发现网络威胁。当前，入侵检测技术主要依赖于收集网络上各种数据信息、安全日志、操作记录等资料，综合评估网络所处的状态[3]。

（三）软件扫描。常用的软件有“卡巴斯基、360、瑞星、金山词霸等，用户只需定期对网络查杀、扫描、清理，不仅能降低网络垃圾的占有率，且保持网络的畅通运行，也起到了防止入侵的效果。

四、硬件故障，科学诊断处理

硬件是计算机的重要组成，很多网络办公操作都需要借助于外部的硬件设置。可以说，硬件作用的发挥对于网络自动化办公也有着很大的影响，做好硬件故障处理也是维护信息安全的方法。

（一）替换法。当用户难以判断硬件故障时，需把可疑硬件装置替换掉，通过替换设备的方法判断故障状况。若替换装置后硬件故障消失，则说明此处为故障点，再进行故障处理则缩小了处理范围。

（二）接触法。外部线路连接错误或线头接触不良，也是造成硬件故障的因素之一。用户可通过线路、设备的交叉接触判断硬件设备是否存在接触不良、线路连接等问题[4]。

（三）模拟法。在网络上编制一段操作程序，然后利用模拟软件运行指令。观察各个硬件设备的状态，若某个硬件设备出现故障则会发出故障信号。用户根据信号来采取针对性的故障处理。

五、结论

网络自动化办公是现代企业运行的新模式，在充分利用网络平台的同时，我们也要做好网络威胁防范工作，这样才能避免计算机内部信息出现各种安全问题。

参考文献：

[1]潘文友.网络自动化办公模式的运用现状[J].管理观察,2009,13,8:41-42

[2]陈兴兴.现代企业自动化办公技术研究[J].中小企业管理，2009，29,11:73-75

[3]陆志发.我国网络信息面临的安全威胁[J].计算机技术,2009,20,12:54-56

办公信息管理 篇12

面对繁杂的办公室日常管理工作,有效推进办公自动化使得系办工作效率能得到很大提升。而推进办公自动化的重要目的就是在日常工作中做到信息能准确、及时、全面地传达和接收。传统的做法是利用电话或手机逐一通知,这样做既费时又费力,特别是在办公室管理人力和精力有限的情况下,尤显捉襟见肘。

信息网络发展的今天,我们可以通过有很多途径可以实现信息的点对点传递。最常用的是飞信、移动桌面助理和企信通等即时通讯工具软件。

1 飞信

飞信(英文名:Fetion)是中国移动推出的“综合通信服务”,即融合语音(IVR)、GPRS、短信等多种通信方式,覆盖三种不同形态(完全实时、准实时和非实时)的客户通信需求,实现互联网和移动网间的无缝通信服务。飞信不但可以免费从PC给手机发短信,而且不受任何限制,能够随时随地与好友开始语聊,并享受超低语聊资费。[2]

飞信是办公日常管理中重要的“信息使者”,不用担心打扰对方工作,就能把有效信息及时传递给对方。[3]飞信有如下特点:

1)点对点即时沟通

在工作中,以前单位发布通知,都是在单位公告栏上张贴,这既不能保证每一位教师都能看到,长期下来也浪费了大量人力的纸张。我们实现将教师加为飞信好友,通过飞信PC客户端向飞信好友发送信息不收取信息费,好友如不在线,信息将以短信的形式自动转发到对方手机上,保证信息即时到达不丢失。利用飞信发通知,既快捷又节省,还可以把重要通知存储起来以备核查。比如,要布置一次会议任务,可以把会议的时间、地点和要求等,用飞信的方式发给教师,便捷明了,尤其是在教师不便接听电话的时候,飞信短信凸显出其优势。

2)随时随地沟通

飞信全面支持手机和电脑的多终端登录以及应用时的任意切换,保证用户的永不离线。实现无缝链接的多端信息接收,让您随时随地都可以与好友保持畅快有效的沟通。例如:出差在外地,漫游长途电话费用是相当高昂的,利用手机飞信,可以随时随地与同事进行线上和线下交流,而上手机飞信只收取流量费,我们可以通过开通手机上网流量包来节省手机上网流量费。

3)防扰安全沟通

信息化时代,个人信息泄密现象屡见不鲜,垃圾短信铺天盖地,飞信可以做到只有被用户授权为好友时,对方才可与自己通话和发短信,不用手机号码只留飞信号码,安全方便。但飞信可以和手机一样,向移动手机发送短信,只需向对方手机发出好友邀请,即使对方并非添加也可发送短信。

4)定时短信

每逢节日,大家总会向同事亲友发短信祝福语或致谢,收到大量的短信祝福让我们难以一一回复。现在有了飞信,我们可以采用电脑上飞信的方式群发短信,很好地传递了友谊。

5)异网短信

通过飞信发送或群发短信时,常常需要顾及到非移动号码,群发短信往往也是飞信与手机并用。飞信异网短信功能通过PC客户端,可以同时向移动号、联通号和电信号发送短信,打破运营商界限,可向任意手机号便捷的发送短信,当然发送异网短信会收取每条0.1元或0.15元的短信费。

目前飞信已经开通异网用户注册飞信的功能,给非移动用户使用飞信提供了极大的方便,唯一不足之处,异网用户目前只能无法实现点对点短信发送功能,只能通过PC客户端与在线用户进行交流。

飞信注册下载地址:http://feixin.10086.cn。

2 移动桌面助理

手机桌面助理(Mobile Desktop Assistant,简称MDA)业务是中国移动提供的一个让客户利用互联网使用手机功能并管理自己手机的服务,同时MDA还能辅助中国移动在互联网上开展业务营销和客户服务。[4]它有如下业务特点:

1)可以在电脑上用真实手机号码发送短信和彩信。

2)超大容量(10000条)的个人通讯录和便捷的手机通讯录导入导出功能。

3)拥有强大的共享通信录功能,一人创建,群组共享的通信录,其他共享成员登录MDA即可查看,无需单独创建,还有通信录智能搜索、二级分组管理、号码归属地查询等功能。

4)短信和彩信可以定时发送。

5)强大而易用的彩信DIY功能、海量精品彩信搜索。

6)事务提醒等便捷的手机辅助工具。

7)可以体验和办理中国移动业务(如设置彩铃、体验和订阅手机报、查询和缴纳话费等)。

8)MDA的登录界面可以分省分地市设置,可以增加本地宣传活动,并且可以根据各省公司个性化设置。

移动桌面助理与飞信不同之处是发送短彩信会收取短彩信费,目前部分省市短彩信可以计入短彩信套餐,对于开通短信套餐的移动用户,使用桌面助理发送短彩信也比较上算。移动桌面助理注册下载地址:http://mda.10086.cn。

3 企信通

“企信通”是江苏电信开发的一个客户管理系统,它包含了CRM管理、企业通信录共享、互动短信、短信转移等众多实用功能。“企信通”平台突破性的实现了短信互动功能,用户收到短信后,可以进行回复,回复的内容您可以通过企信通平台查看。[5]

“企信通”为我们提供了细致入微的互动交流功能,通过“企信通”平台向对方发送的短信,均可直接回复。并且发送短信的号码可以是固定电话号码,有效提升单位形象。普通群发短信,对方不能直接回复,而“企信通”突破性的实现了短信可直接回复的功能。

在日常办公中我们亦可以实现点对点信息的发布,只要使用电信的固定电话申请注册“企信通”就能实现全网(含电信、移动、联通)点对点信息发送,还能看到短信的发送状态,及时掌握信息发布的即时有效性。企信通下载地址http://www.1183300.com。

在技术迅猛发展的今天,越来越多的单位在日常工作中普及使用即时通讯软件,因此熟练使用这些软件,可以为我们提高办公效率增色达到事半功倍的效果;尤其是在讲究经济效益的时代,这些免费应用软件的投入使用;大大节省了我们的办公开支;从环保的角度讲,减少了打印设备的使用,有效降低了办公环境的污染。

参考文献

[1]李桂娥.高校二级学院办公室科学化管理的思考[J].学术问题研究,2011(1).

[2]百度百科.飞信[EB/OL].[2012-3-9].http://baike.baidu.com/view/501543.htm.

[3]短信走进学校管理—“飞信”在教育教学(或班级)管理中的应用[J].福建基础教育研究,2010,8.

[4]中国移动.移动桌面助理.[EB/OL].[2012-3-9].http://mda.10086.cn/mdanew/mdanew_mdats.htm.