关于档案管理员的岗位职责

关于档案管理员的岗位职责（精选14篇）

关于档案管理员的岗位职责 篇1

根据有关安排，**公司要作为成都市国有资产管理的优秀平台，肩负更大的责任。公司要做好国有资产的管理，首先就必须从形式上做好国有资产相关档案的完整接收工作。没有资产档案，对资产的管理就无从谈起。

公司档案管理总体目标：构建

和完善公司档案分类体系；加强档案制度建设，完善工作流程；强化档案指导、培训、检查工作，确保重要资产项目档案及时移交；加快档案管理现代化建设，充分开发档案信息资源，满足公司各项工作需要；加大培训力度，培养一支高素质地档案管理队伍；实现档案规范化管理。

现将公司档案管理有关情况及建议报告如下：

一、做好我公司档案工作的重要意义

企业档案是企业进行生产、经营、管理等活动的重要依据，国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证。收集和管理好国企档案对促进国有企业生产、经营和管理具有重要的意义。

我公司档案是公司经营活动的原始历史记录，是以后工作的考查凭据，为以后明确责任，对历史负责，为现实服务，有及其重要的作用，必须要对我公司档案进行规范的、持续性管理。

二、我公司档案管理现状

在新**公司组建以来，档案管理主要做了一下工作：

1、根据公司做大做强的需要，制定了《成都**资产经营管理有限公司档案管理暂行办法》，使公司档案管理基本做到有“法”可依。

2、根据公司档案管理暂行办法，明确了公司各部门兼职档案管理人员，初步建立了公司档案管理网络体系。

3、在基本设备方面，购置了缝纫机、装订机、打码机、市档案局监制的标准无酸档案盒等档案用具；在档案软件方面，购买了市档案局参与编写的“紫晶文档一体化管理系统”软件AMS增强版。

4、在档案实体方面，目前已经完成公司历年文书档案的立卷工作。全部文书档案已按永久、定期30年、定期10年进行了分类，目前正在进行文书档案目录的电子录入工作及校对、补充完善工作，下一步将对公司资产项目档案进行规范化整理。

5、在人员培训方面，2008年1月25日，邀请了市档案局的谢老师对我公司及子公司专职、兼职档案管理人员进行了档案管理基础知识的简短培训，通过这次培训增强了公司档案管理人员收集各类档案的意识。

三、现阶段我公司档案管理存在的主要问题

自老鼎力公司成立以来，就没有对公司档案进行规范化要求及整理立卷，也没有相应的档案管理办法及制度，导致公司档案管理方面一直比较薄弱。公司部分员工在档案的归集方面比较随意，借出公司档案不及时归还、长期占有，没有树立良好的档案归档意识，部分子公司档案管理存在较多问题。具体表现在：

1、经过对公司历年档案的清理，发现少部分文件只有文件主体，文件附件不全。主要原因在于立卷归档部门不注重公司档案的平时收集、归档工作，部分员工归档意识薄弱，对自己经手的外送文件没有存档留底习惯。

2、公司重要会议的原始记录缺失，公司人员外出考查学习及公司组织的员工活动的档案资料严重欠缺，公司声像档案资料及公司各部门形成的已正式报送文件的电子档案至今还是一片空白。

各部门兼职档案管理人员应加强这方面资料的收集，根据档案内容整理好并向公司档案室进行移交。

3、涉及公司保密的档案资料归档有一定难度，比如公司人事档案，奖惩考核方面档案、薪酬方案档案等。这部分档案由于涉及公司内部管理的保密问题，是归档立卷还是由当事人作临时保存不归档

关于档案管理员的岗位职责 篇2

一、加强档案管理工作方式的创新。

我国经济社会的快速发展, 使档案工作近年来有了很大的进步, 如档案工作的基础设施与业务, 档案信息资源建设都得到加强, 但是档案工作还存在一些问题, 如档案馆 (室) 收藏与管理上的矛盾, 服务对象的局限性, 服务项目的单一性, 服务手段的滞后性等。要解决这些新问题, 只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

首先, 创新是档案事业可持续发展的保障。要实现档案事业的可持续发展, 必须在目前的基础上不断提高档案工作的社会服务功能。要确立现代化管理意识, 把档案管理知识化、网络化、社会化, 把知识和创新作为档案工作的管理目标, 逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

其次是要规范档案业务。要适应档案工作快速发展的特点, 要采取一系列措施, 通过制度建设, 规范档案管理方法和程序。档案标准和规范本身是一个系统工程, 要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 增强档案意识, 建立高效档案管理体制, 建立健全档案管理制度, 与档案工作进程保持同步发展, 由于档案工作程序日趋完善, 档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨。

二、强化信息转化意识。

怎样更加有效地利用档案, 使档案在利用和管理过程中的效率更高, 是我们必须高度重视的一个问题。档案是一个庞大的信息库, 各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中。收集和整理档案的最终目的是利用档案。只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 才能更好的发挥档案的信息作用。把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息, 是档案管理人员义不容辞的职责。要改变过去档案工作无所作为的思想, 强化档案管理的效率意识, 充分发挥档案的价值。要提高档案使用效率。首要的就是开发和利用档案信息资源, 不断创新档案服务机制, 积极主动地为经济建设服务。其次就是要加强档案人员职责和信息标准化管理。加强档案标准化管理、运用科学规范化水平管理档案是当前档案工作者的重要使命。加强档案人员职责和信息标准化管理既是对个人能力的强化也是对档案工作管理的进一步升华。要通过计算机网络为用户提供服务, 加强各项事务管理, 促使档案管理现代化、科学化、系统标准化。

三、强化档案保管人员职业素质。

档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 它是一项重要的基础工作, 档案保管人员对档案的安全负有直接责任。认真履行档案工作职责, 切实维护档案的完整与安全, 是档案管理工作的基本任务, 也是档案管理工作的目的。

档案管理人员的素质是管理目标的实现的先决条件。必须从强调管理人员素质入手, 加强档案工作人员队伍建设, 不断提高保管人员的职业素质。档案保管人员要时刻提高警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。为此, 一是提高政治素质。要培养档案管理工作者的政治责任心和全心全意为人民服务精神, 使其热爱档案事业;二是强化业务素质, 要具备相应的专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是充实文化素质。要不断加强文化知识的学习, 提高文化知识, 培养档案工作者掌握总结和分析利用工作中的经验与问题, 掌握工作规律, 提高使用效能。此外, 还要有敏锐的观察能力, 能独立处理工作中出现的问题, 如对档案保管工作做到不坏、不丢、不散、不乱。就是要做到档案保管完好无损, 不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案, 要及时抢修。做到档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃。做到档案的保管相对集中, 不因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。做到档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有章可循, 有目可查, 分门别类, 管理科学。

四、建立和完善档案管理制度。

完善的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础。制度一般包括阅览制度、外借制度、复制制度等。要根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续。要在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。在完善制度的同时, 还应不断加强使用的监管。要根据不同对象的使用目的, 掌握其心理和思想动机, 加强监护。要采取安装摄像监视器, 来阅登记等制度, 防止查阅档案的利用者, 偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者, 要及时提醒。特别是要严格落实登记制度。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

五、在强化保管的同时, 充分挖掘使用功能。

关于档案管理员的岗位职责 篇3

关键词：档案管理岗位分析任务驱动教学法

培养生产、建设、服务、管理第一线的高端技能型专门人才是高职教育的主要任务。这一主要任务要求遵循高职人才培养技能性、应用性的特点，要求高职文秘专业档案管理课程教学应贴近社会人才需求和企业岗位要求，以社会人才需求为导向，以企业档案管理岗位职业任务分析为基础，改革课程教学模式，增强毕业生岗位适应能力。

一、企业档案管理岗位分析的必要性

企业档案管理岗位分析就是从企业档案管理岗位人才需求出发，分析企业档案工作典型工作任务和对档案人员的素质要求，把握档案工作的流程和职责规范。通过岗位分析，明确档案管理课程教学的目标定位，推动课堂教学改革。

1.有助于明确课程定位

高职文秘专业学生受学历层次和社会整体就业形势等因素影响，企业成为学生毕业就业的主要方向。根据岗位调研分析，企业档案室一般配备1-2名专职或兼职档案员，且文秘人员兼任较多，档案管理能力是文秘人员能力结构的重要组成部分。“中小民营企业是讲究效率和实用的，一般不太注重于员工的理论素养，而注重于实际动手操作能力。”[1]档案管理课程应更加注重于培养文秘专业学生档案管理实践操作能力，使学生熟悉档案工作流程，能胜任企业档案管理岗位。

2.有助于准确把握岗位需求

近几年来，学生实践能力的培养越来越受到普遍重视，“实践教学比重应达到总学分（学时）的一半以上”[2]。但由于教师对企业岗位的需求、特点了解不够深入，制约了实践教学的质量，导致课程教学内容不能有效适应岗位需求。因此，在档案管理课程教学中，深入调研和分析企业档案管理岗位的工作职责、工作流程、工作方法及对档案管理人员的综合素质要求，有助于教师准确把握企业档案管理岗位需求，使课程教学更加适应职业岗位需求。

3.有助于实现校内学习与岗位实际的一致性

从事企业档案管理工作，需要掌握多方面课程的知识和技能，其中檔案管理课程是核心课程，如何使学生学以致用，尽可能缩短企业档案管理岗位适应期是档案管理课程教学改革的主要方向。对企业档案管理岗位进行调研分析是实现有效教学的重要前提，通过分析以提高教学活动的针对性，实现档案管理课程教学与企业档案管理岗位的有效对接。

二、基于岗位分析的档案管理课程教学设计指导思想

档案管理课程教学要“使学生具备档案管理员职业岗位基本素质，熟悉档案工作环境与工作内容，掌握档案工作流程及档案管理技能”[3]。为此，档案管理课程教学设计中，应在充分分析企业档案管理岗位职业能力的基础上，坚持“一结合”、“两对接”的指导思想，即理论性与实践性结合，教学内容安排与档案工作标准规范对接、与实际岗位对接。

1.理论性与实践性相结合

档案管理课程内容主要包括基础理论知识和实践操作两大部分。结合岗位能力分析，合理确定知识目标和能力目标，以理论教学为基础，课内实践教学为重点，以具体档案管理工作任务为主线，使理论教学与实践教学紧密结合。以实践为主线设计教学内容，及时的实践操作，既加深了学生对理论知识的理解，同时又充分激发了学生主动参与课堂教学的积极性。

2.教学内容与档案工作标准规范、实际岗位对接

在课程教学过程中，适当引入档案工作行业标准、制度等，一方面增强学生规范操作意识和严格按制度办事的意识，另一方面增强了学生对实际档案工作的认识，实现档案管理课程教学和实践与实际岗位的对接。如开展档案统计工作，借助学校档案全文数据库平台，以档案馆统一编制的《档案室保存档案情况统计表》、《档案文件级数量统计表》等为基本材料，组织学生开展档案统计课内实训；组织学生讨论学习《某某省示范数字档案室建设测评标准》，掌握数字化档案室建设的基本要求，实现课堂教学、实践与标准规范、实际岗位的有机结合。

三、基于岗位分析的档案管理课程教学模式构建

企业档案管理岗位分析档案管理课程教学提供了方向和基础。按照教育部“继续推行任务驱动、项目导向等学做一体的教学模式”[4]的精神，构建基于企业真实档案工作流程的任务驱动教学模式非常必要。

1.以档案管理典型任务分析为前提开展教学

合理设计并明确工作任务，是任务驱动教学的前提。企业档案管理工作主要由八个工作环节组成，各环节之间既相互密切联系又相对独立，有各自的操作程序和要求。根据企业档案工作流程，可设置系列工作任务。同时，企业档案室多为综合档案室，保存的不仅有文书档案，还包括人事档案、会计档案、设备档案及各类业务档案。结合企业调研和与企业一线档案人员的交流，整理分析出企业档案管理工作的10个典型任务（见表1）。

序号1工作任务11编写档案归档和不归档范围，完成档案收集工作21编制档案分类表，开展归档文件整理工作31编制档案保管期限表，并据此开展档案价值鉴定41落实档案保管措施和配齐保管设施，维护档案的完整与安全51及时开展档案统计工作，掌握档案和档案工作开展情况61编制档案检索工具，开展手工和计算机档案检索利用工作71结合档案利用特点，编写大事记、组织沿革等基本的编研材料81科技、人事、会计档案等的收集、整理和保管等91特殊载体档案（照片、声像、电子和实物档案等）的收集、整理、保管等101利用档案管理软件等，开展档案数字化建设和档案全文数据库建设2.以岗位任务设置为主线开展教学

任务驱动教学法强调以任务带动整个教学过程，以任务的完成推动教学目标的实现，任务是教学活动的主线和核心。任务驱动教学法运用于档案管理课程教学，教学环节设计除明确档案管理典型工作任务以外，还包括任务准备、任务分析、任务过程管理、任务评价、延伸巩固等。

档案管理的岗位职责 篇4

二、坚持文书部门立卷归档制度，指导、监督、协助各部门文书立卷人员做好文件材料的收集、整理和归档工作;

三、对接收入库的档案进行分类、整理、编目上架并编制检索工具，为学校教学管理工作及社会提供档案信息服务。做好档案的借阅记、利用效果的登记及统计工作;

四、做好入库档案保密和“六防”(防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防高低温)以维护档案安全。定期对全宗档案进行检查，发现问题及时解决;

五、负责对校内各单位(部门)档案员的业务培训;

档案管理员岗位职责 篇5

1、认真执行《档案管理制度》，做好档案收集、整理、分类存档等管理工作。贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。

2、在校办公室领导下，按文件存档规定，及时收缴档案材料，对存档材料要以学期、为单位，进行整理、鉴定、立卷、归档。做好档案室的日常工作。

3、收集、整理、装订各级督导评估所需要的各类档案。

4、管理学校陈列室，收集、整理充实陈列室内容。

5、健全档案借阅制度：个人档案不允许随便查阅，本校教师查对学生类档案要签名登记，校外人员需留下组织介绍信并经办公室主任同意方可查阅；外调档案要用专用档案代加封后盖章，并做好登记手续。

6、凡达到最终保管期限的档案，需列出条目内容清单作为永久保存，原始材料经校长同意方可予以销毁。

7、加强安全工作，负责档案室的防火、防盗、防霉、防虫、防尘、防光、防止机械磨损等工作，保证档案材料的安全、保密。

8、每年对档案进行定期检查，发现问题及时补救，及时报废无效档案。

关于档案管理员的岗位职责 篇6

1 电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点, 与传统的纸质档案相比, 其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而, 电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上, 而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前, 关于电子档案的利用, 其途径主要有三种:提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.1 提供拷贝

拷贝是电子档案使用的第一途径, 目的是向使用者提供档案的原始状态, 确保其使用过程中的权威性。作为档案部门, 当向利用者提供载体拷贝时, 应将文件转换成通用标准文档存储格式, 由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台[2]。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时, 也可向这些用户提供打印件或缩微品。

1.2 通信传输

通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题, 而且可以节省时间和财力, 是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输, 即用网络传输电子档案, 在不同的馆际之间, 可以实现档案资源互相交流, 以及向相对固定的查档单位提供档案资料, 可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

1.3 直接利用

直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑, 在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持, 也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性, 取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

2 加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说, 还是一个新鲜事物, 加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者, 做好电子档案的管理, 从理念上说, 要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面, 我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

2.1 加强电子档案管理, 有利于节省人力物力

在传统档案管理中, 由于档案工作的特殊性, 特别是一些易破碎的档案资料, 一般需要大量的人财物力才能够更好地保管, 而且还不可避免地存在损坏的风险[3]。然而, 计算机及其网络的出现, 不但为归档提供了快捷的管理手段, 而且提供了信息利用的快速途径, 免除了立卷归档、检索查找的困难, 减轻了工作人员的劳动强度, 提高了归档质量和检索速度, 有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后, 就可把按“卷”立卷归档, 改为按“件”整理归档, 大大提高了档案管理的工作效率。

2.2 加强电子档案管理, 有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务, 加强电子档案管理, 资源信息实现电子化, 有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化, 大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中, 通过互联网进行传播, 这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理, 为读者提高高质量的服务, 要求我们必须拓宽知识面, 努力学习新技术, 增长技能, 提高驾驭现代化技术技能。随着社会的进步, 越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求, 他们不但要看原始的文字资料, 更要看原始的图像、视频等资料, 而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性, 逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性, 与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系, 随着社会发展和科学技术的进步, 档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化, 表现出一定的动态性, 加强电子档案的管理, 有利于满足这一多样化需求。[4]

3 做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化, 导致利用工作的复杂性。因此, 加强电子档案的利用管理是十分重要的工作, 需要多方面的密切配合, 并从多个角度展开工作。[5]

3.1 建立档案利用制度, 整合各类档案资源

要实现档案信息化, 就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统, 为此, 人们要做好以下几项工作:首先, 改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程, 使之适应档案熔化管理的需要;其次, 依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次, 在信息系统中建立完善的内部控制制度, 确保档案的安全。另外, 在电子档案使用过程中, 我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展, 电子档案涉及范围迅速扩展, 数量也急剧增加, 特别是计算机网络化的快速发展, 随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击, 确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题[6]。在实际工作中, 由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况, 多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因, 影响了档案的完整性、可靠性, 从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题, 通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定, 电子档案由于没有固定的载体, 所以, 制定相应的法律认定条文就有一定的困难, 这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

3.2 规范档案利用方式, 避免不可挽回损失

要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 必须获得档案主管领导的审批, 还要建立档案利用管理制度, 档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好的满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式, 实现电子档案需求利用质的飞跃[7]。电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.3 加强工作人员管理, 提高档案保护意识

现代化的设备需要人来操作, 档案工作信息化需要人来实现[8]。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求, 现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素, 同时, 也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构, 因此, 建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的:首先, 档案工作者必须具有多元化的知识结构, 现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识, 其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识, 它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次, 全面掌握档案专业知识, 如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案着录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次, 从档案管理现代化发展趋势看, 档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等3方面的能力[9]。

4 小结

现代社会正在跨入“信息时代”, 网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用, 是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展, 电子档案的管理与利用着眼点要高, 立足点要实, 要符合本单位的客观实际, 顺应其规律, 加强科学管理, 确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态, 使其在社会生活中发挥更大的作用。抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关系, 建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训, 吸收各方面人才, 善于发现人才, 壮大充实档案信息服务的人才队伍。

参考文献

关于企业电子档案的管理和应用 篇7

【关键词】企业；电子档案；管理

0.前言

在现今企业的管理与办公中，计算机得到了普遍的运用，许多企业的档案或资料均逐渐利用电子档来对其进行保存。企业传统的档案存储主要是通过归档立卷的方式进行管理的，这种方式的工作量较大，工复杂，查阅比较麻烦；而电子档案与之相比具有极大的优越性，例如电子档案具有海量的信息存储能力、密度性较高、集成和可用性较高，且能够进行智能化的管理和识读。笔者将结合质监工作中企业电子档案的管理与应用进行说明。

1.企业电子档案的管理

档案信息电子化指的就是将企业生产过程中所出现的档案信息机读或者是纸质形式为主的物质对象，通过微机对档案资料加以收集，且对其进行一定程度的加工处理，使其转变为微机软件形式的二次文献资料，提供给广大人们使用的一个过程[1]。

与传统的纸质档案相对比，电子档案具有一定的优越性，即传送速度较快，简单方便，比纸质图纸的生命力更加强烈，能够保存更长的时间，并且查找、存储、设计等方面都更加的便捷。因此，企业的各项管理工作当中，电子档案已经逐渐取代了传统的纸质档案。电子档案将企业的生产建设作为核心，紧抓档案工作作为企业服务的关键点，实现将准确的信息，在恰当的时间、以恰当的方式，传送至正确的对象，以便服务于企业的现代化生产与建设。

档案信息电子化能够确保档案信息和最新的技术顺利相接，网络当中拥有数量极为庞大的电子档案，要求人们对其进行合理、有效的管理，以便于人们的查找与应用。企业电子档案的管理具有三大特点，即价值性、真实性以及系统性，只有这样方能提供给企业更为全面、周到、人性化的服务。可见，在企业中实现档案信息的电子化管理是一种必然趋势。

2.企业电子档案的应用

2.1确保信息的安全

对企业档案进行管理最为主要的目标就是服务于企业的经营与生产。在目前社会信息快速发展的时代，电子档案的发展与建设已成为档案事业应对快速发展社会的一种必然趋势。而做好电子档案的基础条件就是加强对电子档案的管理。从最初的纸质胶卷、文档以及图片转变为电子信息化管理，必须经过一个发展的过程。因此，必须严格依据国家所规定的数据标准，对著录项目与检索语言进行统一化的管理，并且对数据的制作与检索标识进行标准化管理，以便确保档案数据的检索的真实、正确[2]。因为存储的设备的读写速度较快，一旦被盗取，那么将造成极为严重的后果。所以，应该要保证存储设备的安全可靠性，实行专机专用原则，且定期对其进行软件与硬件的优化升级，定时对其进行维护，从而确保存储设备拥有较好的运行状态。对档案信息进行转换、传送以及存储时，必须保证信息的完整、真实以及准确，特别是在电子文件归档与管理时，必须处理好标引与著录工作。此外，还应该构建文件的备份和恢复系统，一旦发生信息的丢失，只需开启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防，避免网络系统受到入侵。

2.2确保档案收集整理的完整性

传统的档案中，一次的处理失误或者是笔误，所引发的影响不大，并且在日后的录入时极易被发现。而对文件进行批量的收入，一次性处理的文件量较大，一旦出现问题将导致极大的影响。电子档案实现了信息的网络化与数据化。信息化的基础条件使得档案管理的作用被充分发挥出来，为用户提供了极为便捷的平台，用户只需在个人电脑上就能对所需的信息进行搜索。所以，电子档案可以达到档案收集与整理的目的。企业业务流程数字化的实现，最为直接的影响就是出现了大量的电子档案，其是企业业务正常开展了一个极为重要的因素[3]。由此可见，企业电子档案的长时间保存与使用，对企业的长远发展与运行效果起决定作用，具有极为重大的现实意义。

2.3电子档案具备长期可读性

伴随着科学技术的快速发展，电子档案和文件在企业中得到了普遍使用。档案信息是社会资源中一种十分重要的资源，对档案信息进行有效的管理，并且将其作用充分发挥出来，最重要的一点就是进行电子档案的管理。电子文件的特性使得电子文件的收集与积累手段受到了一定的限制。为了能够对重要文件的修改过程进行保存，应该收集并积累好文件的原件。此外，企业的档案管理建立在先进应用软件为技术依托，网站为平台的基础上，对电子文件进行全文数据化，并且在网站中进行实时的运用和管理，以确保企业的电子档案的管理处于正常、健康的状态，并且在一定的轨道中不断向前进步，进而为企业的健康、快速、可持续发展提供强有力的保证。

3.结束语

伴随着企业社会化大生产脚步的不断前进，电子档案管理的理念的不断发展，一定会给企业电子档案的管理带来巨大的改变。因此，质监工作人员应该对电子档案进行仔细的研究与探索，处理好电子档案的应用问题，并采取各种有效措施提升电子档案的使用率，提升企业档案管理为企业经营与生产提供服务的程度与水平，且采用相对应的管理方式、手段以及模式等对电子档案管理进行规范，以便促使企业电子档案管理工作朝更好的方向发展。 [科]

【参考文献】

[1]刘福才，刘玲玲.试论现代信息条件下企业电子档案管理系统的应用[J].科技风，2009，（10）：76.

[2]王慧桢.基于电子信息技术的企业档案管理研究[J].科技风，2010，（22）：103-104.

档案管理员岗位职责[大全] 篇8

十二、档案管理员岗位职责

为进一步明确档案管理员的岗位职责，加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据我所的实际情况，特制定本规定。

第一条 负责全部图书、档案的收集、整理、编号、归档、保管及安全工作。

第二条 负责报纸、杂志的保管和年终的装订工作；杂志及需保留的报纸资料要按年份装订成册，登记建档，妥善保管。

第三条 对所有图书都要建档管理，每季度要盘点、整理一次，作好登记、分类、编目、排列上架工作。

第四条 建立、健全图书、档案管理的各种卡片、目录及办公平台的录入工作，做到帐、物相符，查询便捷，排放整齐，努力提高管理效率和档案资料的利用率。

第五条 建立完整的图书、档案资料管理和借阅制度，做好入库和出借的登记工作；

第六条 根据所里的档案归档计划，及时收集律师已经结案的案卷归档，努力完成司法行政部门和所里规定的档案归档率。

第七条 对于档案资料的存放和借阅要严格按照司法行政部门和事务所的有关规定办理，未经批准，不得出借档案资料。

第八条 要严守工作中知悉的档案秘密，不得随意告知他人，更不得进行任何形式的传播和扩散。

第九条 对有污迹、被损坏的图书、档案资料，要注意及时发现，认真做好修补、保护工作，并要查明原因报所主任处理。

第十条 保持室内清洁，经常开窗通风，防止霉蛀，严禁在库房内吸烟及燃火，保证图书及档案的存放安全。

第十一条 每日下班前要进行安全检查，确定无安全隐患后方可离开。

第十二条 非因工作需要，档案室内谢绝任何人员来访，以免档案资料泄密、丢失或发生其它意外。

第十三条 努力学习图书、档案管理业务知识，不断提高业务水平。

物业档案管理员岗位职责 篇9

2、审核供应商的预工程、保安、保洁、客服、绿化等各项工作计划，及时掌握各项工作的进度;

3、检查落实各项工作的开展情况，及时纠正不合格现象，控制日常工作质量;

4、配合行政部门、IT部门、EA部门、租赁部门、项目部，负责所属区域的物业管理对接，装修改造、搬家协助、设施设备管理沟通工作等;

5、负责支持协助10000平米以下的装修及改造工作;

6、对所属区域范围的空间使用进行管理;

7、监督供应商的工作，并对供应商的服务进行绩效考核，对供应商的费用进行复核;

8、对大物业项目各类运营数据进行有效的管理及分析;

9、对用户各类需求提供迅速的响应及解决;

10、跟所服务范围内的用户有良好的沟通;

11、负责起草部门的OA、请款、会议纪要等文案类工作及物业档案管理工作;

关于高中学生成长档案管理的思考 篇10

关键词 高中生 成长档案 必要性 档案管理

学生成长档案最早是一种新的课程评价方法，最初使用这种形式的是画家及后来的摄影家，他们把自己有代表性的作品汇集起来，向预期的委托人展示。后来把这种做法应用到教育上，就是建立学生成长档案，目前已经在许多初级中学、高级中学甚至大学得到了应用，目的是为了展示学生的学习和进步状况，为学生记录他们的成长“故事”。

一、建立高中学生成长档案的必要性

首先，建立高中学生成长档案有利于推进学校的教育改革。高中学校的教学方式是在长期的办学实践中总结出来的，是一个不断探索、复杂变化的动态发展过程。通过建立学生成长档案，可以记录学生的发展变化过程，便于了解学生实际能力的演化情况，更为高中教育方式的进一步调整、深化提供丰富的材料支撑。其次，建立高中学生成长档案有利于学生认识自我。目前，已有的学生档案记载的内容一般都为学生成绩、班主任评语和学校的一些奖惩记录等，很少有关于学生的心理状态、特长兴趣、社会实践等其他方面的内容，这样的档案不能充分反映一个学生的整体素质。一个学生能否充分认识到自己的优缺点，对学生寻找适合自己的学习方法，培养自信心，形成积极的生活态度有着重要的作用。高职院校的学生可以通过成长档案了解自己的特长，充分认识自我，扬长避短，努力形成良好的个性品质和独特的成才方式。

二、学生成长档案的内涵及内容

本文所指的高中学生成长档案应当包括以下几方面：

（一）学生基本情况类

这部分内容主要是提供一些背景资料，以帮助老师全面了解学生的家庭情况、成长背景，以便于分析学生心理，及时与家长沟通。包括如下几个方面：第一，个人简介。主要包括姓名、性别、出生年月、籍贯、民族、政治面貌、就读学校、年级、家庭住址、爱好特长等。第二，身体状况。主要包括血型、一般健康状况、身体发育状况、生理缺陷、个人病史等。第三，家庭生活环境。主要包括家庭成员的工作性质及职务、文化程度、家庭的组织结构、家庭的居住环境、家庭的经济状况、家长的教育方式与态度、亲子关系、是否独生子女等。

该类档案的收集，可以由班主任来完成。班主任作为学生管理工作的基层工作者，是与学生接触交往的先锋，只有班主任切实掌握了自己学生的基本情况、家庭情况，才能有效开展工作，和家长保持联络，并且及时发现学生思想上的变化，找出学生产生问题的原因。另外，学生的基本情况应该是动态的，即应该及时记录对学生个人生活有影响的重大社会生活事件，如家庭成员的死亡、父母离异、生活条件改变、影响生活的重大挫折等。

（二）学生的学习情况、能力状况及教育建议类

这类档案建立在传统的学籍档案的基础之上，并加以补充扩展，主要包括几个方面内容：第一，学校学习生活情况。主要包括学生的学习成绩、思想品德、行为习惯、体育运动、交际水平、担任班干部情况、获奖情况等。第二，学生学习态度能力分析。主要是指学生的学习态度、学习动机、学习意志力、学习困难的分析。这部分内容可以弥补单纯记录学生学习成绩的不足，有不少学生学习态度非常认真，但可能由于学习方法不当或是其他原因而导致学习成绩不够理想。对于这些学生，记录他们的学习态度，分析他们的学习能力，注重学生学习的过程，而非仅关注学生最终成绩，也有利于学和良好心理状态的建立。

（三）学生的实践训练、技能水平、社会能力类

这类档案主要是记录学生在校期间的实践训练成果、社会实践情况等内容，并由学校对其职业特长加以分析指导。具体包括如下内容：学生各学期实践训练的成果记录、学生的社会实践情况等等。

三、高中学生成长档案的建立思路

鉴于成长档案的特殊性，对如何科学有效地管理学生成长档案提出几点建议。

（一）树立对学生成长档案的正确认识

学生成长档案从多角度、多方面真实记录学生成长的全过程，对于帮助学生认清自我，提高自我管理能力具有重要作用，需要学生的热情投入和高度重视。如果学生对成长档案抱有抵触情绪，仅将其作为一项任务来完成，那么就失去了建立成长档案的意义。因此，在入学之初，学校就应对学生进行档案教育，使其明确成长档案的价值，从而积极配合学生工作者建立学生成长档案，将自我的真实想法和体会认真記录下来，不断修正、完善成长目标。

（二）注重学生成长档案的连续性和过程性

与其他类型档案相比，学生成长档案的生命周期对连续性和过程性的要求更高，它贯穿于学生成长全过程，关注学生在各个不同时期的比较，侧重学生自身的知识积累、素质提高、能力培养和连续发展。通过学生成长档案这种连续性记录方式，可以看到学生的不断进步，看到他们辛苦付出所换来的成果。这种内在激励机制是成长档案连续性和过程性所决定的，所以，我们应本着对学生负责的高度责任感和敬业精神，不断积累学生信息，全程关注学生成长档案。学生成长档案是高等教育发展的必然要求，也是高校提高学生教育管理质量的有效手段。

（三）在坚持学生成长档案私密性的前提下，提高学生成长档案的开放程度

学生成长档案虽属于学生档案范畴内，但与一般的学生档案有着巨大差别。成长档案侧重学生个性，力求全面化、立体化、生动化地反映学生成长的全过程，绝非是学生档案中一张学籍表或成绩单所能展示和体现的。另外，学生不得直接查阅本人及他人的学生档案，而学生作为成长档案的第一形成者和利用者，需要依据成长档案中的发展计划来进行各项活动，并与其他同学、班主任、辅导员和授课教师等多种角色互动，从而不断反思自我，完善自我。因而，在不涉及到私密信息的情况下，提高学生成长档案开放程度，将学生档案提供给学生本人、班主任、授课教师等查看和利用，使他们能够深入、全面了解学生在校的真实情况，从而为学生的发展提供更加合理的建议、帮助。

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关于档案质量管理体系的构建 篇11

一、档案质量管理的状况

档案质量管理目前已确立了档案质量目标、工作宗旨及服务理念, 对档案信息资源的利用需求是其管理的唯一宗旨, 档案室为加强贯标工作, 确立了档案室的质量目标, 一定程度上强化了档案人员的服务意识, 电子档案管理达到行业先进水平。

制定了管理程序文件, 建立了档案管理工作的各种制度和各种登记账簿。档案管理程序文件包括一般规定, 工程底图管理, 科技档案管理, 电子档案管理, 科技图书管理, 文档管理。将档案管理纳入“三标一体”, 实施年 (月) 度指标评价与考核体系, 具体措施有:为保证归档完整和及时, 完善和建立档案管理组织机构和程序, 将对生产部室、公司、管理部门归档情况考核。

当前档案室在硬件配置、软件引进开发、馆藏数量等方面较好的解决了档案现代化问题, 没有形成完善的质量意识, 未运用过程方法进行管理, 在资源提供部分, 依然存在着“人才匾乏, 人员流失压力大”的问题, 缺少持续改进的管理承诺。档案人员不主动了解利用者需求, 不理会利用者感受, 无法为档案质量和服务质量改进方向提供基础。

二、建立档案质量管理体系的必要性和可行性

产品质量有一个产生、形成和实现的过程。了解产品质量形成的客观规律, 是质量管理的理论基础, 对于现代质量管理的发展具有重大意义。档案质量形成呈纵式螺旋上升, 是一个循序渐进的过程即是一个PDCA循环, 要建立档案质量管理体系, 首先要明确档案质量管理体系的概念, 档案管理过程中应用ISO9000标准建立质量管理体系以提高档案质量是必要的。

基于ISO9000标准的档案质量管理体系是企业建立合理的档案质量方针和质量目标的有效途径, 能够提高档案实现过程的管理水平, 可使每一位工作人员树立起档案质量意识;基于ISO9000标准的档案质量管理体系是企业发展的要求, 是全面质量管理的要求。健全了档案管理制度, 扩大了档案管理的队伍, 档案管理是企业管理中的一个重要环节, 及时识别不断变化的需求, 不断改进, 提高档案质量。

建立档案质量管理体系的可行性。企业档案部门的管理对ISO9000的质量管理理念和方法具有高度的适应性, 是描述质量管理体系的基本要素。国内许多档案馆 (室) 已经积累了全面实施的成功经验, 创建一流企业档案部门提供了机遇。工作质量是档案个体质量的前提和保证, 以档案质量为中心、以满足利用者为目的, 为企业档案工作制定和改进合理的方针与目标提供依据。综合利用各种质量管理方法, 持续改进档案信息资源和服务质量的系统。对文件形成、收集、整理、保管、利用的全过程进行严格质量控制, 激发他们的内在潜力, 树立良好的档案职业意识。

三、档案质量管理体系的构建

档案质量管理体系构建的基本原则。牢牢把握质量管理原则的精神实质, 做好质量管理工作。以顾客为关注焦点, 应满足顾客要求并争取超越顾客期望;

档案部门实施本原则时, 应采取以下主要措施:确保档案质量目标能直接体现利用者的需求和期望, 调查、识别档案利用者的需求和期望, 确保利用者的需求与期望在整个档案质量管理体系中得到沟通, 处理好与档案利用者的关系, 力求做到使利用者满意;

领导者应确立组织统一的宗旨及方向, 档案室领导要做到透明、务实和以身作则。对员工在档案质量管理方面的贡献予以承认和激励, 使其积极性和创造性的以充分发挥, 全面考虑相关方的需求;全员参与。员工是组织之本, 是档案管理的具体实施者。

档案部门实施该原则应采取的措施:进行档案专业知识教育, 全面提高员工素质, 使员工明确自己所作贡献的重要性;过程方法是将相关的资源和活动作为过程进行管理, 应用过程方法时, 必须对档案管理所有的过程有一个清晰的认识。采取以下措施:确定为取得预期结果所必需的关键活动, 规定档案职能内部及外部活动的接口, 识别档案管理的所有过程, 注意改进档案管理活动中的各种因素;

管理的系统方法。建立一个以过程方法为主体的档案质量管理体系, 控制、协调档案质量管理体系各过程的运行;坚持持续改进, 档案质量才能得到不断的完善和提高。建立档案质量目标以指导、测量和追踪持续改进, 使持续改进成为一种制度。以事实为决策基础;对数据和信息进行鉴别, 确保精确性和可靠性。根据对事实的分析、过去的经验和直觉判断做出决策, 档案收集是确保入馆档案质量的首要的工作实施原则应采取的措施是与有关部室之间创立畅通公开的沟通渠道, 与有关部室共享技术和档案信息, 对有关部室的归档工作成果进行评价。

四、档案质量管理体系的运行

进行档案质量管理体系实施前的准备。进一步认识档案质量的重要性, 加强对档案工作的领导。认真落实有关文件精神, 建立各级档案督导机制, 树立正确的档案质量观, 明确档案工作指导思想, 加强档案队伍建设, 营造持续改进的软条件, 注意探索有效的档案质量检测和评估机制, 真正做到环环紧扣, 促进档案贯标工作自始至终有条不紊地开展。

档案质量管理体系实施过程中的管理。在遵循质量管理原则的前提下采取具体的控制方法和手段。运用过程方法对影响档案质量的各过程实施质量监控, 根据档案质量体系运行情况对质量控制点进行删减、增加, 从而使档案质量的整体水平得到提高。主要控制点包括超前控制、归档控制、利用反馈监制, 通过档案教育, 强化档案意识。

参考文献

[1]李怀林主编:《ISO9000质量管理体系内部审核员培训教程》, 中国计量出版社, 2004年。

图书管理员、档案管理员岗位职责 篇12

1、全面负责图书室的日常管理工作，认真履行岗位职责，遵守图书借阅管理制度。

2、建立建全图书账册，新购进的图书要及时分类、编号、登记、摆放，并定期清点核对，做到账物相符。

3、管理好各类报刊、杂志及分类上架，严格借还手续，并对过期报刊、杂志等进行分类收藏。

4、保持图书室清洁卫生、书架整齐、干燥、通风、避光，同时做好阅览室的防火安全工作。

5、做好领导交办的其它工作任务。

档案管理员岗位职责

一、根据规划建设部门提供的验收证明和初装费收费凭证等相关手续，签定用户供气合同，办理用户手册。

二、分类保存用户供气合同、规划建设部门验收通知单、开户通知单、用户花名、竣工图纸等各类用户档案信息，确保档案资料的详尽、完整、有效。

三、及时统计居民用户、商业用户的开户数量，按月、季、年做好统计报表，报表要真实、准确。

四、严格遵守公司营业厅相关服务规范和现时办结制度，提高工作效率和服务标准，维护公司良好的社会形象。

关于提升档案管理水平的思考 篇13

关键词：档案管理,主要问题,水平提升,对策

档案管理工作对于企业发展而言具有十分重要的作用。这是因为, 随着信息共享程度的不断提高, 档案在人们生活中发挥的作用越来越大, 一个人的档案是必不可少的考察、评价依据。由于当前的交通、信息技术获得较快发展, 工人在不同企业的流动性的现象也非常常见。这就需要依赖于先进的信息技术手段, 以实现档案信息的共享, 提升档案管理水平。然而, 在我国目前企业的档案管理工作中, 管理手段还较为传统, 信息化程度不高, 给档案管理工作水平的提升带来诸多不便。

一、当前企业档案管理管理工作存在的主要问题

虽然目前的很多企业在档案管理工作中引入了较为先进的管理理念, 也在档案设施建设中进行了一定的探索, 但是, 在实践过程中仍然存在着部分不足之处, 仍需完善。主要表现在以下几个方面。

(一) 相关的法律法规仍不完善

我国现有的企业档案法规缺乏档案管理如何实现现代化的相关规定。关于档案的法规出台时间较早, 当时的档案管理技术手段与现在相比有很大差距。档案管理技术水平提高迅速, 而相关的法规没有及时跟进。对于某些基础性的问题, 如档案应该以何种格式进行信息化存储等都没有做出明确规定, 使档案管理工作水平的现代化提升缺乏明确依据, 在某种程度上阻碍了管理现代化的发展。

(二) 对档案管理现代化发展的重视程度不够

我国关于档案的规定各省、低市均不统一, 使档案管理工作无法规范地进行, 给档案的管理工作带来了一定的障碍。因为这个原因, 目前有部分企业, 不管是企业领导还是档案管理工作人员, 对于档案管理的现代化都不是很重视, 对档案管理的投入不足。档案管理现代化必须以引进先进的档案管理技术手段为前提, 需要大量的资金投入。资金短缺无疑极大束缚了现代化的进展。

(三) 缺乏档案更新意识

通常情况下, 在企业进行档案编制与管理的初期, 人们对于档案管理的认知十分重视, 能够保障档案构建的完备性。然而, 随着工作的持续性开展, 人们对于档案更新的意识出现了一定的之后状况, 这主要是因为运营方面的正常开展已经成为人们所主要关注的方面, 而核心工作团队及经济业务的稳定发展, 也使得档案更新处于一个较为缓慢的过程中。这种更新意识的缺乏在企事业组织发展过程中出现危机时往往难以从档案管理层面给予组织足够的帮助。另外, 对于档案管理规章制度的遵守方面存在意识方面的不足。企业档案制度管理不规范主要体现在:一是对于档案的更新不规范。二是企业档案管理队伍的人员素质不高。三是档案管理的人员制度不合理。

(四) 缺乏相应的档案管理高水平的人才

档案管理从传统的管理手段走向现代手段的是一个较为复杂的过程, 除了必须有足够的资金支持外, 还必须有优秀的技术人才支撑。档案工作在企业中属于后勤类, 工作挑战性不强, 对于职工晋升来说并不是多么必要的筹码, 因此, 档案管理工作难以吸引到优秀的人才。档案管理水平的提升进程需要的人才必须是同时具备档案管理专业知识和现代技术知识的复合型人才。有的企业不知道购买什么样的档案管理设备, 也有的企业“跟风”购买了先进设备却缺乏熟练的操作人员, 没有起到应有的作用。

(五) 企业档案管理人员的保密性较差, 导致档案信息外泄

每个人的档案都不能随便开拆, 甚至本人都不能自己私自开拆, 必须具有档案开拆权限的单位才有权利调阅档案。因此, 档案管理人员必须具有高度的保密意识。然而在实际情况中, 部分档案管理人员却没有对此引起高度的重视。有的企业档案办公室的现代化管理设施不够先进, 导致档案管理系统遭受病毒入侵导致瘫痪, 影响了日常工作的正常运行 (杨艳, 2012) 。有的企业对档案数据的备份工作不及时, 当数据丢失时无法及时恢复, 严重降低了工作效率。档案信息的丢失, 将会档案的当事人带来难以估量的损失, 给当事人的正常工作带来不必要的麻烦。

二、提升企业档案管理水平的对策分析

新时代的信息技术飞速发展, 给人们的日常生活和工作带来了很大方便的同时也节约了大量资源, 实现了资源的最优化配置。企业的档案管理也应该充分利用先进的技术手段, 提高档案管理水平, 从而整体上提高企业的档案管理水平。具体说来, 笔者有以下几点建议。

(一) 加强档案知识的普及

档案知识的普及涉及两方面人群。一是档案管理人员;二是档案使用人员, 包括国有企业、私营企业、个体业主等各行各业的人群。对档案管理人员来说, 应该强化自身的档案编制、更改等一系列管理工作的水平, 从而确保档案编制的科学性, 而这也能够确保对其使用的便捷性。对于档案使用人员而言, 目前绝大多数人并不了解档案的具体作用、存放内容、使用手续等相关知识。对于档案使用程序较为困惑, 而大多数企事业单位也并没有开设专门的讲座来为使用者答疑解惑。当人们需要解答这些疑问时, 只能到相关的档案部门去进行了解, 而由于档案部门的工作很繁忙, 只能针对使用者遇到的问题作出解答, 使用者仍然不能掌握系统的档案知识。因此, 企事业单位有必要开设专门的档案知识讲座, 由专门的档案管理工作人员为档案使用人员进行系统的讲解。

(二) 着力提高对档案管理信息化的重视程度

某些企业由于对档案管理工作不重视, 导致资金短缺、人才匮乏, 对提高档案管理水平产生不利影响。企业的领导要着力提高对这一工作重要性的认识, 加强组织领导。企业领导应认识到档案工作是企业必不可少的一部分, 事关每个职工的切身利益。领导要充分发挥引领作用, 制定档案管理信息化标准和细则, 制定信息化的战略, 对信息化过程进行全程掌控。与此同时, 对于信息化进程的投入要予以适当增加。档案管理工作的信息化需要相应的软、硬件设施, 首先就是必须充足的资金支持。如最基本的办公室常用设备, 打印机、扫描仪等都要配齐。企业的档案部门必须及时了解工作需要哪些设备, 并做好相应的预算, 争取能使档案管理工作有条不紊地进行。

(三) 提高档案管理工作的标准化和规范化水平

工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的。档案管理工作标准化水平和规范化水平的提高, 一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感, 另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且, 标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中, 在档案管理过程中尤其应该如此, 如档案的保存方式、个人档案信息的流转程序等, 都要进行统一规定, 避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费 (韩雅倩, 2009) 。同时要全力建设现代化数据库, 争取使职工对自己的档案有一个大体程度的掌握, 防止出现个人不知自己档案内容的情况。

(四) 提高档案管理人员技术水平和保密意识

档案管理工作水平的提升必须靠人来实施, 也只有高素质的专业人才才能推动管理水平的提高。目前企业的档案管理人员的业务素质基本能满足工作的要求, 但部分企业存在着档案管理人员平均年龄偏大的问题。此类人员对计算机操作不熟练, 无法熟练地进行计算机上的文件流转, 影响着工作效率。且档案管理人员中年轻人较少, 存在着年龄断层现象, 不利于工作经验的流传, 因而必须引进优秀的人才。同时, 要加强对在岗档案管理人员的技术培训, 当出现新的档案管理技术时, 及时开展培训课程, 让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识, 维护档案的安全稳定。

参考文献

[1]杨艳.市场经济下企业档案管理的创新实践分析[J].中国新技术新产品, 2012年第2期.

关于档案管理存在的问题及建议 篇14

摘要：隨着时代的进步，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为迫切。目前的档案管理工作存在着一些问题，针对这些问题，要强化档案管理意识，严格档案管理程序；档案交接要严格按程序进行；要健全档案管理制度，使档案管理工作有章可循，规范操作。本文作者对档案管理相关问题进行了简要分析，以供参考。

关键词：档案管理；存在问题；解决对策

随着我国高科技产业化进程的逐渐加快，正在向信息网络化、资源共享化方向发展，这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。现如今，发展档案管理工作越来越受重视，它将直接影响档案工作的规范化和标准化。因此我们要从观念上对档案管理工作有所更新，而采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进我国的和谐社会建设。

一、加强档案资源建设的重要性

1、把握好档案收集关。在当今服务型社会的大环境下，档案馆应把国家和社会的具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理。档案馆应向各级基层档案管理部门下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，让基层档案管理部门向社会各界广泛征集内容丰富，有特色，有价值的档案资料，及时修订和完善各种档案的归类、整理、保存，从而达到丰富馆藏档案，为利用者良好服务的目的。

2、档案工作要走“特色”路。所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色历史、特色文化以及风土人情、自然区域特色等方面的档案。档案管理部门应充分认识馆藏建设的“特色”性，认真研究、分析本地区的特色档案资源，广泛征集、整理、保管，丰富馆藏内容，优化结构，体现特色，打造精品。

3、要正确处理好档案馆藏的质量与数量关系。过去比较注重档案数量的多少来衡量档案馆藏丰富与否，但多年馆藏建设实践来看，仅仅片面追求数量是不够的，应该丰富馆藏，改变馆藏结构单一、缺乏特色，案卷质量不高等诸多发展档案建设的不利因素，辩证的处理好数量与质量的关系，按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，不断优化和丰富馆藏建设。

二、企业档案管理中存在的问题

1、档案管理工作执行力不够

企业的档案管理工作对企业部门活动具有辅助作用，对档案的重视程度，决定了企业档案工作的开展，档案工作到位与否，从一个侧面能反映出一个企业的整体素质。但是大多数企业将档案建立以后，很少查阅，并且在执行过程中，也存在一些难度。特别是工程建设档案，存在着重建设，轻档案的现象。工程的前期图纸资料还能上交档案室，但在工程的施工过程中产生的档案资料就不能及时上交档案室，如工程的变更，竣工验收等资料。档案人员在企业的基本建设工程中参与性不强，档案的管理工作不能与工程的建设同步进行，造成一些工程资料的丢失，影响归档率。有的虽然有资料，但有很大部分是复印件，影响了档案的质量。

2、档案管理人员专业素质和管理水平不高

档案管理人员的素质对档案工作质量有决定性作用，档案管理人员既要有很高的业务素质，又要有强烈的责任心，还要有踏实肯干的实干精神和科学严谨的工作态度。但是在实际工作中，由于对档案管理工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，在业务水平、文化程度、专业素质上都有很大的差距，在管理手段方面，也比较陈旧，与时代发展脱节。这已经不能适应新形势下企业档案管理的需要，如果企业想要提高档案的管理水平，必须把提高管理人员的素质放在第一位。

3、档案硬件设施老化

随着现代信息技术的发展，计算机网络技术应用于企业管理的诸多环节之中，管理水平在不断的进步。但是只有少数的企业利用计算机网络技术进行档案管理，多数还是采用手工整理。信息量小，检索进来也比较困难，利用和开发的价值不高。企业的档案室建设不规范，档案柜也老化，保密性大大降低，保管条件也极其简陋。引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

三、新时期加强企业档案管理的几点建议

1、加强培训，提高企业档案管理人员的素质

现代化的企业对档案工作管理人员的政治素养、专业技能的要求越来越高。档案管理的门类也在不断的增加，档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存；文书档案由卷为保管单位到以件为保管单位等。新的情况将导致新的问题层出不穷，档案人员也要加强自身的学习，提高自身的政治素质，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。要博学多才，既懂档案专业知识，又要懂行业管理知识，努力提高专业素质及开拓创新能力，把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

2、建立科学的档案管理体系，加强企业档案管理标准化

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。规范档案的管理机制，完善档案的管理制度，是档案管理的重中之重。随着现代信息技术的飞速发展，档案管理的科技含量和管理水平在不断提高，所以有必要建立一个能与之相适应的管理体系，并严格遵守企业档案管理流程。将各个部门、不同用途的档案进行统一的管理，让档案管理能与企业决策、管理同步发展。

3、加强对电子文件的管理

一是将部分传统的以纸质文件资料转变成电子文档的形式，这样数据生成以后，马上会贮存在企业的数据库之中，被档案管理人员和其它部门技术人员所共享，能够让信息在企业内部流通更畅通。二是在企业的管理活动中，电子文件比传统纸质文件更方便，快捷，失误率低，而工作效率会大大提高，电子绘图会比手工绘制有更大的优势，它的设计、修改、查

询比手工更方便、更准确。三是企业传统的档案分类方法被打破，如声像档案、人事档案、技术档案等等，可以被企业的信息集成系统分成几个管理模块和流程。一份档案信息可以被几个管理系统所分享，计算机可以依照规定的指令，依据工作目的随时设置和更改类目。

4、扩宽荣誉档案的归档范围

建立荣誉档案，首先要确定归档范围。一个单位的荣誉档案主要是反映本单位各项工作在各个历史时期所取得的成绩，它的归档范围应以本单位或本单位内部机构的名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作活动中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物为主。其归档范围主要包括：以本单位名义参加各项活动获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等；上级领导知名人士来本单位参加表彰奖励活动的题词、書画、照片、录音带、录像带等；本单位参加和召开的各种表彰大会所形成的录音带、录像带、照片、底片、光盘等，主要包括领导接见颁奖视察慰问获得荣誉的集体和个人，有先进集体和个人介绍经验、载誉归来、外地外系统、取经学习的活动等内容；本单位的科研成果证书及奖牌等；其他与表彰奖励有关的实物等。

5、统筹兼顾，做好档案的保密与利用

日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。档案的价值是通过利用来实现的，档案管理人员的管理价值也要在利用档案的效果中体现出来。档案人员在提供利用的同时，要跟踪利用效果，分析档案的投入与产出的经济效益，并加以广泛的宣传，使公司领导

和员工认识到企业档案也是生产力，是宝贵的资产，同时对提高全员的档案意识有积极的作用。档案人员要勤于思考，多动脑筋，分析、加工编研二次信息，服务企业中心工作。档案主管部门也应每年定期召开一次编研工作研讨会，开展业务探讨，交流档案管理经验，努力实现档案管理工作综合效益的最大化。

四、结束语

总之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，建立完善起相应的档案管理制度，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。

参考文献：

[1]张萍.对档案管理现状及对策的几点思考[J].孝感学院学报，2011.

[2]付帅.对档案工作创新与服务的思考[J].现代营销（学苑版），2012.