办会工作案例分析报告（共4篇）
办会工作案例分析报告 篇1
秘书办事、办文、办会工作：请示报告工作
请示报告工作
请示报告是机关一项经常性工作。所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。
（一）请示报告主要形式和程序
请示报告主要分书面和口头两种形式。书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。书面报告分三种：一是工作情况报告。一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告；二是建议性报告。指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告；三是检讨性报告。指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。
书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。拟称时要按首长的意图表述清楚。请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。②签发和邮寄。需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。寄发时要有登记，可以采取特快专递、挂号或由保密室寄发的办法办理，不能用平信，以防丢失和泄密。请人代捎要办好登记手续，防止遗漏和遗误。③登记和留存。书面请示和报告要及时到保密室登记，并一式三份，一份上报，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以备查考。
口头请示报告适用于不是特别重要的问题或临时性、随机性的事情，拟请示报告的对象是直接首长。应把握的主要环节有四点：①事先打腹稿。对请示和报告的问题，要事先酝酿打好腹稿，力求具体详细，条理清楚，言简意明。②见面先声明。见到首长后，应先讲清是请示还是报告。比如：xx首长，我请示个问题；或xx首长，我汇报一下某项工作的完成情况。③陈述分先后。请示和报告表述的先后次序不一样。请示问题时，应先谈事
由，然后再谈意见和建议；报告情况时，应先讲事情的结果，然后再陈述事情发生的经过和处理过程。④认真作记录。向首长请示或报告工作时，要随身带着笔和本，对首长的指示，要仔细听认真记，以便及时准确地抓好落实。
（二）请示报告常遇到的问题
请示报告工作程序性很强，在实际工作中最常遇到的问题有4个：
1、程序遗漏。一项工作请示后应该进行的阶段和步骤没有进行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承办一份文电，呈报单位首长后，不注意及时把首长的指示意见及时反馈给部门领导，造成工作被动。
2、程序简化。处理某一项工作，图省事、怕麻烦，故意简化工作程序；有的凭主观经验和习惯办事，迈着锅台上坑。本该先报告主任的，却直接报告到单位首长。
3、程序异化。所谓异化，就是改变程序规定。办事情搞“变通”，该文字传阅的以口头代替；该开会研究的以传阅代替；该通知机关的却通知领导。比如对下布置工作，下达通知，本该找业务口，却直接通知下属单位的领导，给业务部门造成被动。
4、程序繁琐。简单的程序繁琐化，一般的问题复杂化。有的不论大小、份量轻重，动不动建议领导挂帅，成立小组，人为增加工作程序；有的一般性工作也要建议开会研究，要领导审批。
（三）请示报告应注意和把握的问题
俗话说：“没有规矩不成方圆。” 请示报告是一项程序性较强的工作。漏项、缺项、错项、都会影响工作质效。必须注意和把握以下几点：
1、不能拖而缓报。对大事、要事、急事要及时请示报告，需要领导了解和掌握的一般性工作，也要及时请示报告，不能拖拖拉拉，慢慢腾腾。更不能漏事、误事、错事。每个科（股）都要建立一个备忘本、一块小黑板，把需办的事情及时记下，以免遗忘。机关工作无小事，要把小事当成大事办，慢事当成急事办，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自觉做到事不过夜、案无积卷。
2、不能越级行事。对需要请示和报告的问题，不能越级行事。部门领导不在时，要想方设法联系，距离太远可通过电话，把主要精神作以陈述，得到许可后，再逐级请示报告。主任签给哪位首长就呈给哪位首长。同时签给几位首长时，先呈政工副职，再呈军事行政副职。需要政工主官定夺的最后呈政工主官，需要军事主官定夺的最后呈军事主官。牵扯到其他部门时，要先等首长批示后，再呈其他部门领导。需要常委传阅的呈批件一定不要漏人。不在位也要电话请示或回来后补阅。口头请示报告也是这个程序。按级请示报
告工作很重要，搞不好，会造成工作的被动，所以机关干部要养成按程序办、按职责办、按规矩办的严谨作风。做到有规矩的按规矩办，没规矩的按惯例办，没惯例的按首长要求办。
3、不能多变请示。所谓多变请示，就是一件事情请示一位首长不同意后，又去请示另一位首长。这样做极易造成首长之间的误解和矛盾。也有的当请示首长没有同意后，又找其它理由再行请示，这样做很容易引起首长的反感。这些都是非常忌讳的，在机关工作，一定不要动这样的心机。
4、不能有头无尾。请示工作要做到有头有腰有尾。所谓有头，就是首长的批示和答复；有腰就是工作落实的全程；有尾，就是结果和回音。一项大的任务和重点工作结束后，要将完成情况逐级报告，以便首长掌握工作落实情况。
5、不能重能轻德。机关干部不仅要有较强的业务能力，还要有高尚的道德品质。我们有些年轻同志不注意加强品德修养，在领导之间乱传话，打着领导的旗号乱办事，更有甚者模仿领导笔迹乱签字等等。要成为一名在机关呆得住、干得好、有发展的机关干部，必须坚持不断地加强品德修养。要像古人说的那样“知之非难，行之难也；行之非难，久之难也；久之非难，终之难也。”办任何事情，都要本本份份、踏踏实实、规规矩矩，不能欺上瞒下、随心所欲、先斩后奏。更不能报虚情、报假情，没办的事情说办了，正在办的事情说办完了，一定要培养说实话、报实情、办实事、重实效的思想作风和工作作风。来源:考试大-秘书资格
办会工作案例分析报告 篇2
交办会上的讲话
同志们：
今年建议提案交办会增添了一项新的内容，就是回顾总结三年来承办人大代表建议和政协提案工作情况，交流经验，表彰先进。首先，我代表市政府向受到表彰的先进单位和先进个人表示热烈的祝贺！向从事和支持人大代表建议和政协提案办理工作单位和个人表示衷心的感谢！市人大、市政协的领导对建议提案办理工作很重视，市人大、市政协分管领导
参加这次会议，并讲了很好的意见，希望同志们在今后的办理工作中认真落实。
下面，我就三年来市政府系统办理人大代表建议和政协提案工作
情况作一简要回顾，并对今年的办理工作讲几点意见。一、三年来市政府系统建议提案办理工作情况简要回顾
办理人大代表建议和政协提案是政府的一项重要职责。平凉撤地设市三年来，在市委的领导下，在市人大常委会和市政协的监督、支持下，市政府高度重视建议提案办理工作，统筹安排，开拓创新，扎实工作，完成了全部办理任务，解决和答复了代表委员提出的建议和提案，促进了党和政府与人民群众的血肉联系。据统计，市一届人大一次会议和市政协一届一次会议以来，市政府系统共承办建议提案783件，占总量805件的。其中，承办市人大代表建议286件，市政协提案497件。2005年，我们还承办了2件省人大代表建议。总之，经过各承办单位的不懈努力和扎实工作，三年来，市政府系统承办的建议提案均按法定时限全部办结，按时办结率均达到100，答复件规范化程度逐年提
高，绝大多数代表和委员表示满意，对个别建议提案代表委员不满意的，承办单位又重新进行了办理，作了二次答复。分类统计，建议提案所提问题已经解决或部分解决的99件和200件，分别占总承办量的％和％；正在解决或列入计划逐步解决的分别为134件和221件，占总承办量的％和％，两项加起来，建议提案已经解决、正在解决或列入规划逐步解决的总量分别为233件和441件，占承办总量的％和％。回顾三年来的办理工作，主要有以下几个特点：
一是各级领导重视。人民代表提意见和建议，政协委员、民主党派、群众团体和政协各专门委员会等提案者提提案，是法律赋予代表和提案者的权力和义务，是人民代表大会和人民政协行使职能的一个重要方面。认真办理建议和提案，是市政府和各部门的一项重要职责。三年来，市政府及各承办单位从讲政治的高度，不断提高对建议提案办理
工作的认识，把办理工作作为实践“三个代表”重要思想和落实科学发展观的具体行动，采取有效措施，加强组织领导，有力地促进了办理工作地深入开展。市政府主要领导非常重视办理工作，经常过问办理情况，班子成员根据各自工作分工，亲自协调、现场办理了一些重点建议提案，市政府常务会议专题听取办理情况，研究办理工作。市政府办公室把办理工作当作一件大事来抓，建立健全制度，积极组织协调，及时安排部署，突出工作重点，全力督查落实。各承办单位按照“实事求是、尽力而为、分类督办、务求实效”的工作思路，从实际出发，突出重点，扎实工作，努力让代表和委员满意，让人民群众受益。特别是承办量比较大的市财政局、交通局等部门的主要领导，亲自交办和过问，有些还直接参与办理工作，参加现场办理活动，起草修改给代表和委员的答复，保证了办理工作的质量和进度。总之，市政府各承办单位紧紧围绕一个“实”字，把办
理工作与依法行政相结合，与密切联系群众、改进工作作风、提高工作效率相结合，与政府中心工作和部门重点业务工作相结合，做到了思想认识到位，安排部署到位，责任落实到位和督促坚持到位，取得了较好的成效。
二是办理工作逐年规范。2003年，市政府办公室根据政府职能的转变，制定下发了《平凉市人民政府办理人大代表建议和政协提案工作办法》等配套性文件，通过与省政府办公厅联系，为各单位购买了《人大代表建议和政协委员提案办理工作手册》等资料，对办理工作的科学化、规范化、制度化起到了积极的指导作用。各承办单位通过三年的办理工作，逐步建立健全了内部办理工作制度，不断强化办理工作责任，采取多种有效措施，努力提高办理质量和效率。如市水务局、教育局、文化出版局等单位，在不断总结办理工作成功经验的基础上，制定了内部办理工作规则和奖惩制度；积极创新办理方式，切实加
强内部管理，确保了建议提案办理任务的全面落实。在近三年的办理工作中，市政府办公室有针对性地提出了“五定”和“六把关”的要求，即定领导、定人员、定时间、定任务、定责任；把好政策关、内容关、质量关、程序关、格式关、文字关。各承办单位按照“五定”和“六把关”的要求，把办理工作同西部大开发、建设小康社会相结合，同发展抓项目、改革抓企业相结合，同执政为民、服务基层相结合，同承办单位的中心工作相结合，同项目计划和资金安排相衔接，基本上做到了建议和提案的办理有安排、有计划、有资金保障。市政府办公室还在市政府网站的政务督查栏目对“市人大代表建议和政协提案办理进度”进行动态公布，方便了代表委员在网上直接查询和监督。
三是突出现场办理。各承办单位进一步加强了与代表委员的联系和沟通，采取走出去、请进来的方法，积极开展现场办理、面商办理、公开答复等形式
多样、切实可行的办理活动，虚心听取和征求代表委员对提案办理的意见建议，建议提
案办理的质量和效果有了新的提高。三年来，共组织开展现场办理活动10次，办理建议和提案10件。不论是市政协开展的“主席督办重要提案”活动，还是现场办理活动，都采取了与代表和委员面对面研究解决问题的方式办理重点建议和提案，保证了重点建议提案的落实，带动了整个办理任务的顺利完成。市委、市人大、市政府、市政协的领导同志和市人大代表工作委员会、市政府办公室、市政协提案委员会的领导同志通过参加现场办理、巡视督查等多种方式，加大了对建议和提案办理工作督促检查的力度。特别是在办理工作中注重研究解决与人民群众生产生活密切相关，而又迫切需要解决的问题；重点研究解决事关全市经济发展和大局稳定的难点问题，比如发展抓项目、改革抓企业，可持续发展、农业产业化、重大项
目建设、环境保护和生态建设等。
四是办理效果明显。2003年，市政府系统办理市人大代表建议108件，代表所提问题已经解决的37件，占；代表所提问题列入规划逐步解决的45件，占。代表所提问题已经解决和列入计划逐步解决的占承办建议总数的76。办理市政协提案199件，委员所提问题已经解决的67件，占；委员所提问题列入规划逐步解决的99件，占。委员所提问题已经解决和列入计划逐步解决的占承办提案总数的。2004年，市政府系统办理市人大代表建议106件，代表所提问题已经解决或基本解决的45件，占；代表所提问题正在解决或列入计划逐步解决的45件，占。代表所提问题已经解决和正在解决或列入规划逐步解决的占承办建议总数的85。办理市政协提案152件，委员所提问题已经解决的66件，占；委员所提问题正在解决或列入规划逐步解决的57件，占。委员所提问题已经解决和列入计划逐步解决的占承办提案总数 的81。2005年，市政府系统办理市人大代表建议72件，代表所提问题已经解决或基本解决的18件，占25；代表所提问题正在解决或列入计划逐步解决的43件，占。代表所提问题已经解决和正在解决或列入规划逐步解决的占承办建议总数的。办理市政协提案146件，委员所提问题已经解决的67件，占；委员所提问题正在解决或列入规划逐步解决的65件，占。委员所提问题已经解决和列入计划逐步解决的占承办提案总数的。各承办单位对代表和委员提出的问题，因目前条件限制或其它原因需待以后解决，以及留作工作参考的，都做了认真细致地解释和说明。市政府办公室把代表委员不满意的个别建议提案，列为跟踪督办对象，及时督促有关承办单位向代表委员作了二次答复。
总的来看，在过去的三年中，市政府办理工作思路、办理方法、督促检查等方面有所开拓、有所创新，收到了一定成效，也为今后进一步搞好办理工作
创造了条件。但实事求是地讲，办理工作中也还存在一些不容忽视的问题。一是极少数单位对办理工作的重要性仍认识不足，工作比较拖拉、办理质量还不够高，对能够解决的问题，解决的还不够彻底；对正在办理或列入规划逐步解决的问题，抓的不紧，进度缓慢，同时也没有向代表和委员作进一步的说明。二是办理程序还不够规范。有的承办单位对不属于本单位职责范围的建议提案，不按规定时限要求提出转办意见，造成二次交办延期，对合办的建议提案，主办单位与协办单位未能很好的衔接沟通，有的还存在相互推诿、扯皮的现象，造成了同一建议提案分别办理、答复，影响了办理质量和效果。三是答复格式还不够规范。答复件未标注类别及标错案件号的现象较多，不按正式文件逐人向代表答复的现象时有发生。四是办理方式还比较单一，尤其是开门办理、面商办理开展的还很不够。
二、对今年建议提案办理工作的几
点要求
市政府承担着市“两会”建议和提案办理工作的主要任务。今年，“两会”交由市政府办理的建议和提案分别为90件和127件，分别占建议提案总数的％和％。因此，我们一定要本着围绕政府中心工作、服务全市发展大局的目标，坚持实事求是、尽力而为、分类督办、务求实效的原则，严格按制度和法定的时限、程序，扎扎实实地做好办理工作，努力使办理效果一年比一年好，力度一年比一年大，各方面的满意程度一年比一年高。
（一）深化对建议提案办理工作重要性的认识
一是要从实践“三个代表”重要思想的高度深化认识。办理建议提案的过程，就是践行“三个代表”重要思想，维护、实现和发展广大人民群众的根本利益的过程，是民主政治建设的过程，是构建社会主义和谐社会和政治文明建设的过程，也是落实“权为民所用、情为民
所系、利为民所谋”的过程。如何对待建议和提案办理工作的问题，说到底是对待人民群众的态度和感情的问题。
二是要从构建和谐社会、全面贯彻落实科学发展观的高度深化认识。构建和谐社会、树立和落实科学发展观，要广泛听取和吸收各方面的意见建议，特别是人大代表和政协委员提出的意见和建议，使政府制定的政策措施更加符合科学发展观的要求，更加符合实际。
三是要从建设社会主义政治文明的高度深化认识。建议和提案的提出有严格的程序和规范的要求，一经确立，在办理上具有严肃性和强制性，承办单位必须不折不扣地办复。建议和提案承办单位大都是政府组成部门，办理的过程，实际上是人大、政协实施监督和政府及政府部门接受监督、转变作风、改进工作的过程。办理建议提案是尊重代表和委员的民主权力，依法行政，加强和推进社会主义民主与法制建设的一项政治任务，要从推进社会主义政治文明
建设的高度来认识，扎扎实实地做好。
（二）明确办理工作的主要任务
市“两会”期间，市人大代表和政协委员、各民主党派、人民团体提出的建议和提案大都是人大代表和政协委员经过调查研究和深思熟虑提出的，选题广泛，内容丰富，质量较高，涉及全市政治、经济、文化和社会生活的方方面面。其中有对政府决策的建议，有对部门工作的意见，有对人民群众关心问题的呼吁。这些建议和提案，充分反映了人大代表和政协委员对全市工作的重视、关心和支持，各承办单位一定要高度重视，认真对待，及时办理，抓好落实。在办理过程中，要进一步加快办理进度，提高办理质量，既重办理又重答复，保证按期办结率和答复规范率都达到100，力争每件建议和提案的办理结果都能赢得代表和委员的满意或基本满意。尤其要突出以下几方面的重点：
一是突出解决项目建设问题。每年的市人代会和政协会上，代表和委员都
十分关注项目建设问题，有关项目建设的建议和提案占到了建议提案的三分之一左右，甚至更高。各承办单位一定要认真分析这些建议和提案，抢抓机遇，挖掘政策潜力，积极争取国家和省上的资金支持，落实一批建议和提案提出的能带动地方经济发展、优化经济结构和增加财税收入的项目。
二是突出解决“三农”问题。要围绕建设社会主义新农村这个重点，认真研究办理有关农业方面的建议和提案。要在增加财政支农资金和农业基本建设投资的基础上，优先安排“六小工程”和生态家园富民工程建设等。特别是要关注关于少数民族地区经济社会发展的建议和提案，认真落实扶持少数民族地区经济社会发展的政策措施。
三是突出解决企业深化改革加快发展的相关问题。“改革抓企业”是实施工业强市战略，走新型工业化道路，增强我市整体实力，加快全面建设小康社会的必由之路，也是实现这一目标的重
要战略举措。要高度重视实施工业强市战略和企业改革发展方面的建议和提案，对建设性的意见建议，要积极采纳，在广泛调查研究的基础上形成用以指导全市工作的制度。
四是突出解决与人民群众生产生活密切关系的问题。要把解决代表和委员提出的事关下岗失业人员再就业、企业破产和改制重组中职工安置、“两个确保”、城市“低保”、城市困难群众和弱势群体生产生活的问题，特别是基层和农民代表委员提出的农民“医保”、离土农民再就业等具体问题，作为重中之重，加大办理力度，确保人民群众的生产生活正常进行。
（三）改进办理工作的方式方法
要在认真总结前三年办理工作经验的基础上，积极探索，大胆创新，采取灵活多样的办理方式和方法，减少中间环节，让代表和委员直接参与办理工作，面对面研究解决有关问题，增强办理工作的透明度，以达到代表和委员的
满意或理解。
一是重点突出现场办理工作。今后对于人大代表建议和政协提案现场办理总的要求是，承办量在10件以上的承办单位至少要有1次现场办理，20件以上的至少要有2次。现场办理要做好扎实细致的准备工作，确保质量和效果，不能只追求场面，搞形式主义。市政府办公室要及时和各承办单位进行协商，交办会之后尽快拟定现场办理计划，务必在4月20日前下发实施。
二是加大沟通力度，提高面商率。要积极采取走出去、请进来和走访等形式，直接与代表和委员面对面进行交流，认真研究解决问题的办法。不要怕麻烦，不要怕路远，也不能以联系不上为借口，要加大沟通力度，提高面商率，今后每年的沟通率要达到100，面商率达到60。
三是加强跟踪办理，确保解决问题有始有终。市政府办公室要把每年列入计划需要逐步解决的，以及代表委员对办理结果不满意的建议提案，作为跟踪
办理对象，加大跟踪督办力度，务求抓好落实。所提问题什么时候解决了，什么时候向代表和委员进行二次答复，以防止承办单位应付办理差事、放弃不管。对办理不认真的单位和办理不到位的建议提案要抓住不放，一抓到底，并作为办理工作中的典型进行通报。
（四）加大对办理工作的组织领导 市委、市人大、市政府、市政协都十分重视建议提案的办理工作，对各承办单位寄予了很高的期望。各承办单位尤其是负责同志要高度重视，认真对待，认真扎实地去办，不折不扣地办好。
一要及时研究安排部署办理工作。今天交办会后，各承办单位都要根据各自的办理任务，抓紧进行安排部署，真正使建议提案办理工作与部门年度工作结合起来，做到同安排、同部署、同落实，要实行严格的建议提案办理工作领导负责制，主要领导要督促过问、分管领导要认真负责，主办人员要全力以赴，切实抓好每件建议提案的办理工作，真
正使人大代表建议和政协提案办理件件有结果、事事有回音，让人民代表满意，让政协委员满意。
二要注重解决问题的质量和效率。要注意从实际出发，区别不同情况，分类办理，把着眼点放在抓落实上。能够解决的要及时解决；条件尚不成熟的要列入议事日程，创造条件，逐步解决；由于客观原因不能解决的也要认真参考借鉴，并把国家的相关政策向代表和委员解释清楚，以求理解。市政府办公室要抓好跟踪督促检查工作，及时通报各承办单位的办理情况，必要时可组织协调有关方面进行现场督办，督促各承办单位加快办理进度，提高办理质量。各承办单位也要对本单位的承办科室和具体承办人员进行经常性的督促检查，防止工作滞后和延误。
三要加强各承办单位之间的协调和联系。有相当一部分建议和提案内容丰富，涉及面广，需要几个单位共同承办。对于这类建议提案，主办单位和协
办单位要积极建立联系渠道，密切协作，多酝酿、多协商，不推诿、不扯皮，共同研究解决，共同行文答复。需要上级机关和部门协调落实的建议提案，承办单位应先行研究，提出方案，主动衔接汇报解决。
四要深入开展调查研究。各承办单位要把调查研究贯穿于办理工作的始终，不能闭门造车，隔靴搔痒，而是要深入基层，调查研究。通过调查研究，了解代表和委员提出建议提案的初衷，找准问题的症结，弄清解决问题的最佳途径和方法，增强解决问题的针对性和时效性。
五要加强办理队伍建设。建议和提案办理工作是一项长期性的工作，各承办单位要及时充实和调整办理工作人员，搞好新老交替和以老带新工作，保证办理工作队伍的稳定性和办理工作的连续性。要通过举办培训班、召开经验交流会和外出参加培训等形式，进一步加强对办理工作人员的教育培训，努力
建立一支热心办理工作，掌握政策、熟悉业务的高素质办理队伍，以适应办理工作的新要求。
办会须知 篇3
筹备组织会议是机关的一项基础性工作，是每个机关工作人员必须掌握的基本技能。在现行的政务运行机制中，会务工作十分重要，涉及的事项繁琐，每个细节都必须力求尽善尽美。本人简单梳理了一个《办会须知》，供大家在日常会务工作中借鉴参考。
一、会议的分类
常见的会议类别比较繁多，对会议进行分类是一件比较困难的事情，目前还没有统一的标准，常见的会议分类有：
1、按照举办单位划分，可分为公司类会议、协会类会议、组织类会议（典型代表是政府机构会议）。
2、按会议规模划分，可分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。
3、按照会议活动特征划分，可分为商务型会议、度假型会议、展销类会议（商品交易会、展销会、展览会）、专业学术会议、政治性会议、培训会议
4、按照会议形式划分，可分为传统会议、电视电话会议、网络视频会议。
二、会议的一般流程
各种会议的流程有很大的区别，现在以全省性商务工作会议为主要参照物，简要概括会议的一般流程。
（一）会议的提出。一项工作，是否需要通过会议的形式来传达、部署、研究、落实、解决，筹办方必须首先有明确的意见。有时候，会议的提议也直接来自于领导的布置。会议提出者或组织者一般需要先拟定“会议方案”。
（二）会议的申请。会议的申请，主要指拟召开会议的部门（单位或个人）向上级请示，厅机关内部的请示可以用呈批件的形式报厅领导审定（附会议方案）。需提请省政府同意召开的会议，必须正式行文上报。
（三）会议筹备。会议经同意后，就进入实质性的筹备阶段。
1、落实会场。如涉及到分组讨论，需准备分会场。
2、下发会议通知。一般必须有以下内容：召开会议的背景、时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求（上报名单、明确是否收费、是否安排住宿等）。会议通知现在可
以通过政务通下发，并加上短信提醒，如发传真，请确认对方是否收到。
3、收集参会名单。一般以传真方式收集为妥，以备查。
4、编印会议须知。主要包括目录、会议议程、会议作息时间表、参会名单（住宿安排）、分组讨论安排、乘车安排、用餐安排、会议座位表、注意事项等等。
5、会场的布置。会标（横幅、背景板、投影板）、主席台布置（鲜花摆放、话筒调试、发言台）、席位牌（制作和摆放）。会见座谈类会议，一般在席位上备好铅笔和信签纸。座位按约定俗成的习惯规范进行排序。
6、会议材料的准备。领导讲话、主持词、各类经验交流和会议参阅材料，及会议材料的印制、装袋（配笔和本子）。
7、新闻媒体邀请。根据需要决定。
8、落实有关后勤保障。用车、用餐、住宿；涉及到省外参会代表，安排接机（站）；会议纪念品。
（四）会议现场工作
1、会议报到。签到、分发会议材料、安排食宿。
2、会议入席引导。迎候领导和引导参会代表入席。
3、会议录音。如由录音师（音响师）录音，需提供会议议程，并作交代。
4、会议摄像、摄影。
5、会议记录。
6、涉及表彰的事项。奖牌（证书）提前制作带入会场，落实领奖人员和上台领奖排序。
（五）会后有关工作
1、清理会场。涉密会议材料收回或按规定办理，遗留在会场的材料统一清理。
2、后勤保障。省外参会代表会后的有关安排及送机（站）、清退会议代表住房、会场租金及食宿结账。
3、整理录音。重点是出席会议领导的讲话。
4、整理会议纪录。根据需要印发会议纪要。
5、会议代表的意见反馈及处理。
6、根据实际情况印制代表通讯录，常见于召开系统内分口的专项工作会议
7、领导交办的其他事项。
三、有关材料的准备
1、拟定会议的方案。会议方案是会议顺利组织的基础，也是汇报召开会议思路时常用的书面材料。会议方案主要包括会议召开的缘由、目的、任务、时间、地点、参会对象、主要内容、议程及会务组织分工等等。
2、会议领导讲话。另行介绍。
3、会议主持词。
4、有关经验交流与参阅材料。根据会议安排确定。
四、会务接待有关礼仪
1、主席台席位的摆放。当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的右边，2号首长排左边，其他依次排列。
2、关于签字仪式的座次安排。签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一 般对等，按主客左右排列。
3、关于乘车的座次安排。小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。
4、关于宴席座次的安排。宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。
机关干部如何办会？ 篇4
第一个问题：弄清会议的基本概念
一、会议的内涵
我们讲承办会议，首先要明确什么是会议。
具体讲，会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针政策、决定重大事项、贯彻上级指示、监察部署工作、解决存在问题的一种行之有效的工作方法。
开好会有利于集思广益，有利于采取最优的方式做工作，有利于统一思想、协调一致、沟通信息和交流经验。
会议的规模有大有小，但都表现为解决问题、进行工作的一种手段，在现代政治、社会活动中，会议已成为一种经常性的活动方式。
会议，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。
会议的基本要素有以下几点：
（1）会议名称。（2）会议时间。（3）会议地点。（4）会议组织者。（5）与会人员。（6）会议议题和内容。（7）会议成果。
二、会议的作用
会议是社会政治生活中一种常见的活动形式，尽管各类会议的具体作用不尽相同，但作为处理和决定问题的方式方法，任何会议都是为了实现领导意图，达到一定目的而召开的。
会议的作用一般表现在以下几个方面：
第一，会议是实行集体领导的基本方法之一。第二，会议是集思广益、交流信息的重要方式。第三，会议是协调关系、解决矛盾的有效手段。
需要注意的是，会议是一种工作方法，但不是唯一的工作方法。
我们承认会议的重要性，但不能把它的作用无限夸大，更不能用它代替其他工作方法，以至于造成“文山会海”的现象。
具体讲会议的作用有以下八个方面：
①科学决策的作用。②宣传动员的作用。③总结部署的作用。④检查督促的作用。⑤调查研究的作用。⑥交流沟通的作用。⑦指导推动的作用。⑧密切联系的作用。
三、会议的分类
会议可以按照多种形式进行划分。
1.按照规模划分，主要有三种：①小型会议（百人以内）；②中型会议（千人以内）；③大型会议（千人以上）。
2.按照会议性质和内容划分，主要有五类：①规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会；②日常型会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议；③专业性会议，即为研究某项工作、讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议；④纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要历史人物、重要节日而召开的会议；⑤座谈性会议，包括各种座谈会、茶话会等。
3.按照会议形式划分，可分为两种：①有会有议的，多数会议属这种类型；②会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。
4.按照时间划分，可分为定期性会议和不定期会议，还可分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间没有特殊情况必须召开；不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议指两次以上会议；一次性会议指只需要开一次的会议。
5.按照会议阶段划分，可分为预备会议和正式会议：预备会议是整个会议的组成部分，是正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。
6.按照开会手段划分，可分为常规会议和电子会议：①常规会议是指传统的会议；②电子会议是指电视电话会议、视频会议、网络会议、卫星会议等。
我们政治机关经常组织的会议有以下几类：
（一）党团会议。包括党代表大会、党代表会议、党委全会、党委常委会、党委民主生活会、党支部大会、党支部委员会、党小组会；团代会、团委会、团支部大会、团支部委员会、团小组会等。
（二）行政会议。包括代表大会、首长办公会、主任办公会、部务会、处（科）务会、半年总结和年终总结表彰大会、誓师动员大会、教育部署（准备）会、抓基层协调会、经验交流会、形势分析会、公布任职命令和授衔、晋衔大会。政法委员会、安全委员会、纪律检查委员会、计划生育领导小组会、老干部工作领导小组会等等。
（三）其他会议。包括各类座谈会、各类现场会、各类纪念会、各类庆祝会、各类报告会、各类演讲会、各类茶话会、各类文艺晚会、各类电视电话会、新闻发布会等。
第二个问题：会议的组织，即会务工作
一、会务工作的含义和特点
会议活动是有组织、有目的、有秩序的多人集体参加的活动，需要一定的组织安排才能顺利进行。
通常把会议的组织、安排以及各种事务性服务工作统称为会务工作。
会务工作是会议过程中多种事务性、辅助性工作的总和，其根本任务是为参与会议的全体人员特别是领带提供全面服务，使整个会议活动必可缺少的一部分，其质量好坏和效率高低直接影响会议是否达到预期目的。
会务工作的特点有六个：
1.政治性。这是会议的内容所决定的。其内容具有政治性，会议必然具有政治性。会议的政治性主要表现在开会的时机、会议的形式和会议的内容。所以，会务工作也要讲政治性。
2.服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是给参与会议的所有人员提供良好的环境和方便条件，做好各项服务工作，保证会议顺利进行，达到会议预期目的。
3.事务性。组织会务的各个环节多有较强的事务性，繁杂而琐碎然而，正是通过这些事务性工作，保证了会议按照预先的安排顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好，也可能影响整个会议活动的进程。
4.综合性。参加会议的人员来自各个单位的各个部门，有时会议的内容涉及的也比较广泛。做好会务工作，要能够从全局出发观察和思考问题，具有高度综合的能力。
5.保密性。无论国家机关还是各类组织，许多重要事情都要通过会议讨论后作出决定，所以会议的内容就不可避免的涉及到各种机密。因而，许多会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密理所当然的成为会议的一个主要特点。
6.时间性。会议活动本身具有很强的时间性，作为与会者要遵守时间，按时参加会议，作为会务人员更应有高度的时间观念，绝不能出现诸如与会者已经到齐但会场还没有布置好，或记录人员还未到等现象。
二、会务工作的内容
会务工作的内容视会议规模而定。
一般规模小、会期短的会议，会务工作的内容相对简单些；而规模大、会期长的会议，会务工作的内容就会非常复杂。
如果按照时间顺序划分，可以将其分为以下三个方面的工作：
第一，会议的组织协调工作。其中包括：安排会议的议程、日程和程序；确定会议名单、会议分组；会场的选择与布置；会议的报到、签到工作；会议的组织联络；等等。
第二，会议的文字材料工作。其中包括：制定会议通知、证件；撰写各种会议文件（如会议报告、会议须知、会议简报、会议纪要等）；会议的现场记录；会议文件的清退、立卷归档工作；等等。
第三，会议的后勤保障工作。其中包括：会议的食宿安排，会议的接站、接待工作；会议的财务管理；会议的交通、保健、娱乐工作；会议的保卫、保密工作；等等。
会务工作千头万绪,要做好会务工作,应遵循如下原则:
一是细致周密的原则。
要根据会议的内容、特点和领导要求，认真细致地做好各项会议准备工作，严密协调地组织好各项会议服务，使会议善始善终，达到预期目的和效果。当然，不同级别、种类的会议，会务工作的重点也不同。
例如：一个大型的露天集会，工作的重点应该是队伍的入场、散场的科学调度以及安全保卫工作；而一个报告会，重点是会场的选择，音响、投影仪等设备的调试，与报告人的沟通等。
二是综合协调的原则。
由于会务工作涉及许多方面，造成有些大型会议的工作人员很多，包括秘书人员、服务人员、保卫人员等。要保证会议的顺利进行，每一个环节都要组织得非常严密。
各类工作人员应定人定岗、各负其责，还要密切配合，防止工作脱节。会议组织人员要做好统筹管理，做好监督、检查和协调工作，及时发现问题、堵塞漏洞。
三是灵活机动的原则。
俗话说，计划赶不上变化。由于种种原因，会议中难免出现一些特殊、突然的情况，组织人员应能够及时、灵活地加以处理。
四是热情礼貌的原则。
从总体上说，会务工作属于服务性工作，组织人员应该待人热情礼貌，全心全意为领导和与会者服务，要不怕麻烦，耐心细致，热情周到，将自己良好的个人风貌、职业素养体现出来，给与会者留下美好的印象。
办会的具体工作，一般分为三个阶段：
1、会前准备阶段。在会前准备阶段，组织会议人员必须从宏观方面了解掌握个方面的情况，确定会议主题，明确会议目的；起草相关文件，组织发言文稿；确定与会者并发送通知；做好行政性事务的准备工作。具体来说包括以下九项工作：
（1）确定会议的名称和议题。
（2）确定会议的规模和规格，提出与会人员范围或人员名单。
（3）拟定会议的时间、会期、议程与日程安排。
（4）做好会场的选择和布置工作，尤其注意仔细检查所需的音像设备。
（5）制发会议通知。若需要提前分发会议材料则将相关会议材料与通知一起发放给与会者。
（6）拟定会议的后勤保障方案，按与会人数准备好所需物品。
（7）准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品（如表彰大会的奖品等）。
（8）制定会议的经费预算。
（9）制定出会议的卫勤保障和保卫工作方案。组织大型集会还要做好安全预案。
2、会议召开阶段。主要有八项工作：
（1）会务人员提前到达会场，反复检查会场准备情况。
（2）搞好会议签到和材料分发。
（3）落实主席台领导人、发言人是否到齐。
（4）按预定方案组织与会人员就座。
（5）维持好会场秩序。会议开始前关闭会场大门，要求无关人员离场，强调会议期间注意事项。
（6）做好会议记录，写好会议简报。
（7）安排好会议照相、摄像，以及会议结束时与会人员的合影留念（合影时的座次和站位事先安排好）。
（8）按需要提前为与会者准备或预定返程车船票等。
此外，还要注意可能发生的突然情况，做好随机应变的准备。
3、会后收尾阶段。主要有六项工作：
（1）印发会议简报和快报。会议简报是用简练的文字及时向上级部门反映情况、向与会者通报情况的一种文件形式。会议快报是会议简报的进一步精炼。重要的大中型会议都要出简报或快报。
（2）印发会议纪要和会议决定事项通知。会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成的一种公文形式，是传达贯彻党和国家的方针政策、指导工作、解决问题、交流经验等的重要工具。会议决定事项通知时将会议内容、决议等传达给有关单位的一种公文形式。党政军机关召开的工作会议一般均产生会议纪要，并须印发会议决定事项通知。有些专业性工作会议也产生纪要。
（3）按需要回收会议文件。会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有秘密性，一些会议文件在会后应收回。须带回传达或使用的，由会议保密员登记签字后带回。
（4）会议文件立卷。会议文件立卷是指将处理完毕并具有查找保留价值的零散文件，依其内在联系，分门别类的形成卷宗。
（5）汇编会议文件。汇编会议文件一般可分两种：一种是档案资料工作需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件要全。另一种是供学习用的汇编，是将会议的正式报告、主要讲话等汇编，以供学习用。日常工作会议文件，可按一年或半年时间单位，将同一类型会议的文件、参考材料等按时间顺序汇编或分专题汇编。
（6）会议总结工作。为总结积累经验，一般大中型会议结束后都要作会议总结，作为今后开好同一类会议的借鉴。会议小结材料一并作为完善的卷宗归入档案。
三、会务工作的流程
（一）会务工作的一般流程包括：
①拟订会议内容——②提出会议方案——③呈报首长审批——④召开会务准备协调会——⑤下发会议通知——⑥进行会务准备——⑦组织会议召开——⑧整理会议资料——⑨下发会议文件——⑩收集材料归档。
（二）会务工作的详细流程包括：
1.文件准备：
①安排会议议题、议程、程序——②准备会议文件（主报告、领导讲话、发言/经验材料、主持词、会议须知/指南等，文件打印校对装订）——③制发会议通知（包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点等）——④收集确定名单（单位职务、军衔、姓名性别、民族、人数、往返车船、飞机时间、会议人员分组、按会议人头制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证）；
2.会场准备：
包括：会标徽记、坐席形状、座次安排、音响效果、录像摄影、照明通信、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生、安全警卫等；
3.后勤保障准备：
包括：文件装袋、房间分配、伙食标准（菜谱）、食品卫生、就餐桌次、用车安排、医疗保健、文娱活动等；
4.会间服务：
依次包括：签到接待、安排会场、分发文件、协助控制会议议程、记录录音、摄影照相、编写简报、会议宣传、会场采暖降温、端茶倒水、安全警卫、食宿和医疗保健、返程票务、文娱活动等；
5.会议善后：
包括：会议文件（登记）清退、送别与会人员、暂住人员安排、会议文件归档、印发会议纪要或会议文件、会议财务结算、会务工作总结等。
为方便大家理解，下面，举几个会务工作的个例流程。
例1：党委全会会务工作流程：
第一步：根据规定和党委首长意图确定会与主题和开会时间；
第二步：筹划会议拿出方案并起草会议呈批件；
第三步：召开会务筹备工作协调会；
第四步：下发会议通知；
第五步：以组织和纪检为主调研起草会议党委工作报告和纪委工作报告；
第六步：征求对党委工作的意见和建议；
第七步：准备会议其他文件（包括会议主持词、会议须知、上级党委全会精神传达提纲、领导在会议上的讲话发言、各相关业务部门工作要点等）；
第八步：搞好会场、会务和后勤保障准备；
第九步：按计划开会；
第十步：做好会议善后工作。
例2：年终总结表彰大会会务工作流程
第一步：根据规定、惯例和首长意图确定会议主题和开会时间；
第二步：筹划会议方案并起草会议呈批件；
第三步：召开会议筹备协调会；
第四步：下达会议通知；
第五步：准备会议讲话、表彰通令通报、会议议程、会议主持词；
第六步：准备奖状、奖牌、奖章、奖证、奖品、奖金、绶带和发奖人员；
第七步：做好会场准备，包括会标、音响、音乐、摄像照相、鲜花摆放、暖气等；
第八步：搞好发奖预演；
第九步：协调参加会议首长安排好主席台座次；
第十步：开会：奏乐（一般会前奏《国歌》）、宣读通令通报、组织大会发奖、首长讲话、奏乐（一般会议结尾奏会议代表歌曲，如党组织的会议应用《国际歌》、军队会议应用《军歌》）；
第十一步：会后首长与受奖单位和个人分别合影留念。
第三个问题：会务工作的实施
一、会务工作的总体要求
主要是搞好会议控制，提高会议质量。具体包括以下五条：
（一）控制会议审批。一般能够通过更简单、更高效的方式解决问题的，就必要开会；内容相近或参加人员相同的会议合并到一起开，尽量的减少会议。
（二）控制会议规模。严格按会议内容确定出席人员，参加会议的一定是必要的，非出席不可的人员。会务人员也要精干。
（三）控制会议时间。会前要对会议和会议的每个阶段的时间进行精确预测。要准时开会、准时结束。必要时限制个人发言时间，有效把握会议进程，防止松散拖沓。
（四）控制讨论过程。如果发生与会议议题无关或深入到不必要的细节上，会议主持人或讨论主持人应及时引导回到议题本身。对分歧意见不能统一或讨论议题不能形成决议的，可推到下次会议讨论决定。
（五）控制经费开支。要节约每一个铜板。这与控制会议规模、控制会议时间直接相关，尽量减少不必要的开支。
二、会务工作的具体实施
会议的组织实施，要在上述总体要求下进行。按照会务工作的实施流程，下面我讲一下主要环节的实际操作。
（一）怎样筹划会议拟定方案起草呈批件报批？
会议主题和议题确定后，由会务主管部门根据主题和议题进行会议筹划，拟定开会方案，起草呈批件报首长审批。呈批件的内容包括：开会的依据、会议的主题、会议的名称、会议的时间、会议的地点、参加会议人员、会议的内容安排、会议的筹备分工和时间节点、会议的食宿安排及经费预算、会议的卫勤、保卫和车辆保障等。总的讲就是要把筹划和方案的内容全部写进去。
（二）怎样组织会务分工召开协调会部署？
一般会议呈批件首长批准后，按首长批准的计划组织会务分工、召开协调会部署。
会务分工，一般分为秘书组（负责会议的总体控制）、材料组（负责会议主要文件的起草）、会务组（负责会议的后勤保障等）。
召开协调会部署。会前，会务主办部门要制定《会务工作流程表》。因为整个会务活动是一个系统工程，必须进行流程管理。
流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。
流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。
会后，大家按流程表规定的要求和时限抓好各方面准备工作的落实。
（三）怎样拟定会议议程、日程和程序？
会议议程是指对会议所要通过的文件以及要讨论、解决的问题的概略安排。
大型会议通常有一个或几个议题，还有一些相关工作，会务组织人员应根据这些议题和工作的内在联系、主次关系，安排好各项工作的先后次序并将其打印成文件，这就是会议议程。
会议日程是指在一段时间内会议进程的具体安排，一般用简短的文字或表格形式将会议的具体活动顺序列出。
例如：某一会议要开一天，就要将这一天中每一项活动的时间安排、具体地点和要求（包括吃饭、娱乐等集体活动）以表格或文字的形式打印出来，提前分发给与会者，让大家心中有数。
会议程序是一次会议按照时间先后依次安排的工作顺序。会议程序可繁可简，一般由主持会议的人掌握即可，不必发给普通与会者。
安排会议日程应注意以下事项：
（1）要把握会议的目的，即了解会议召开的原因。根据会议的目的和目标组织活动，安排日程。
（2）掌握重要人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。一般会议都有首长参加，或邀请一些嘉宾。这些首长或嘉宾是否与会直接关系到会议的效果。因此、在安排会议日程时要考虑他们的时间安排。
（3）根据多数人的意见安排会议日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。
（4）要围绕中心工作安排会议日程，即根据会议的需要安排会议日程。如议题较多时，最重要的议题排列在最前面。
（5）会议日程的安排要科学、合理。首先，要控制会议的总会期，会期不能太长。其次，会议期间要适当休息。再次，在会议的安排上要保证在最佳的时间开会。如上午多安排报告、演讲，下午则以讨论或参观为宜，而晚上则适合安排娱乐活动或非正式讨论。
（四）怎样做好会议文件准备？
会议所用的各种文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。
需要认真准备的会议文件材料，主要是：会议须知、会议主持词、开幕词、闭幕词、主题报告、首长讲话、发言材料等。
会议报告，是会议领导在会议上所做的中心发言、讲话，一般文件起草小组起草。
会议报告的起草要注意以下几点：
（1）要按照首长的意图起草，并根据领导者的身份、年龄、文化程度及性格特点撰写，力争写出领导者的特色。
（2）在内容上要注意实事求是，正视现实，不夸夸其谈，让听众心服口服，还要进行分析说理，提高听众的认识。
（3）要针对听众的年龄、职业构成去构思通篇讲话，用最恰当的语言去感染听众，启发听众。
（4）在文字上要注意简短生动，通俗上口，具有吸引力。
开幕词，是在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。
开幕词是会议开始的前奏曲，在开幕词中要郑重宣布会议正式开幕，营造一种隆重的气氛。
开幕词中还要阐明会议的目的、任务、意义，明确交代会议的议程，扼要说明会议的开法、原则、交代会议的主要精神，起到点题的作用。
这是为了使与会人员明确会议主题，做到心中有数，便于积极主动地参与。
撰写开幕词时，篇幅要短，要求文字简练，有针对性，内容切忌重复、啰嗦；语言要求口语化、富有感情色彩，富有鼓动性，生动活泼。
领导致开幕词时，语气要热情、友好、富有激情，要调动起与会者对会议的热情和希望。
闭幕词，是在会议闭幕时，由相关领导人向大会所做的总结性讲话。闭幕词是会议的结束语，必须与开幕词相呼应。它要切实总结会议成果，补充会议内容并适当深化和发挥。
闭幕词既是对会议的总结和评价，又是对会议精神的延伸和补充，对于会议虽未展开、但已认识到的重要问题，应当在闭幕词中提到，适当强调，做必要发挥。
闭幕词必须从会议的实际情况出发，着力提高与会者的认识。
在闭幕词中要归纳会议精神，提出希望和要求，激发与会者贯彻会议精神的积极性，要高度综合概括，富有鼓动性和号召力。
因会议已近尾声，所以，无论是总结成果，还是提出要求，都应简洁明了，点到为止，不要拖泥带水，切忌画蛇添足、节外生枝。
同时，行文要灌注热情，号召要有力，语调要昂扬，使会议在高潮中圆满结束。
会议须知，是参加会议人员的行动指南，是与会者和会议工作人员必须遵守与了解的注意事项，通常由秘书组（会务组）负责编印。
会议须知的编印一要准确，二要明细。特别是参加会议人员的编组、姓名、性别、单位职务、房号等一定要准确无误。
会议须知应根据领导审批过的会议预案和会议最终报名情况来编写，再经领导审定后印制，并在会议报到时发给每位与会者。大中型会议和重要会议召开之前，都应撰写会议须知。
会议须知的主要内容包括：会议日程、会议名单、会议编组、保密纪律、请假制度、安全要求、作息时间、生活保障和其他注意事项等。
会议材料起草后，要认真做好三项工作：
一是检查文件的准确性。检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人和与会人员名签等，要确保每一项都无差错，每个文件都无错漏。
二是印制文件。会议文件在审查报批改定后，方可付印。印制文件要专人负责，原则上谁起草谁负责。要根据与会人数并注意留出足够的份数备用。印制好的文件要按照与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。
三是分发文件。人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议，文件要提前装袋，在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。
（五）怎样布置会场？
会场的布置，包括会场气氛的营造，会场格局的设计，会场坐次的排列，会场会标的制作和悬挂，会场音响的设置，会场花卉的摆放等。会场气氛的营造。
不同内容的会议，要求有不同的气氛，其会场的布置是不一样的。
营造会议气氛首先应从会场布置着手。
比如党的代表会议要求朴素大方，军人代表大会要求庄严隆重，庆祝大会要求喜庆热烈，追悼会要求庄重肃穆，座谈会要求和谐融洽，纪念性会议要求隆重典雅，日常工作会议要求简单实用。
会议的气氛首先是通过会议场所的大小、色彩、旗帜、饰物、灯光、音乐等烘托出来的，所以，布置会场时要注意从这些方面营造与会议内容相适应的气氛。
会场格局的设计。会场格局应该根据会议的内容来安排，同时要考虑与会者的人数及彼此的关系，还要顾及会场的建筑形状，符合美学原理和与会者的审美观等。会场可以布置成圆形、椭圆形、长方形、回字形、山字形等。
主席台座次的排列方法：
我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。具体排法：
A、与会首长人数为单数时，1号居中，2号在1号左手位，3号在1号右手位，以此类推。
B、与会首长人数为双数时，1号位在中心点偏右的位置，2号在中心点偏左的位置（中心点在1、2号之间，双数与单数相反，右为上。这样能保持首长始终在原位不变。在军队，通常党的会议党委书记为1号，行政会议军事首长为1号），3号在1号右手位，4号在2号左首位，以此类推。
是凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。
排列听众席的座次，目前主要有两种方法：一是按指定区域统一就座。二是自由就座。发言席一般为单列席位。
（六）怎样进行会场服务？
会场服务，主要是按会议议程安排，监督会议进程。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。在会场之内，为与会人员服务，尽可能地满足其一切正当要求。
在会议开始以后，会务人员要协同服务人员、保安等工作人员共同做好会场服务。具体工作如下：
（1）引导座位、维护秩序。为了保持会场的秩序，工作人员应加强检查，制止无关人员入场，如果会场加大，如果会场较大，为了方便与会者，工作人员可以引导与会者入座。
（2）处理临时性事务工作。在开会过程中，会务人员要负责处理与会领导临时交办的各种事宜，做好内外联系、传递信息的工作。
（3）提供通讯保障，做好会议值班、热线电话接通工作，及时传递信息。开会的时候，不是特别紧急的电话一般都不传呼。一般的电话可记录下内容，待会间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。
（4）分发文件、资料、文具。可多准备一些纸、笔等必要的文具，以备不时之需。
（5）会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务。会场上这些服务一般由会议服务人员负责、会务人员要检查、督促他们做好各种服务工作。
（6）协助领导掌握情况，控制会议进程。会务人员对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向，都要心中有数。并及时向会议领导报告。会议进行当中，视会场气氛情况，可适时向主持人建议休息若干分钟。
（7）关心与会人员中老、弱、病、残者的健康状况，发现问题及时处理或请示有关领导。
（七）如何编写会议简报、做好会议记录、纪要？
1.会议简报：会议简报是会议期间编印的有关会议情况的简要报道，包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定事项等。会议简报是反映会议进程和交流会议信息的非正式文件，主要作用是：便于领导掌握会议的全貌，指导会议；便于与会者交流经验，沟通情况；为日后工作提供可靠资料。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报；无需分组讨论、会期只有三四天的会议，只在会议结束后编写一期简报即可。另外，有一种会议简报是专门给领导看的，称为会议快报，这种简报的编发应注意保密。
2.会议记录：会议记录是对会议的基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。会议记录是会议情况的真实反映，也是了解会议决定事项执行情况的依据和凭证。不论会议规模大小，一般均应形成会议记录。
会议记录的内容有：（1）会议名称；（2）会议时间、地点；（3）会议主席及主持人；（4）会议出席者名单或人数、缺席者名单或人数；（5）会议的主要内容，包括报告内容、讨论事项、选举方法及结果、临时动议等；（6）会议决定、决议事项；（7）与会议有关的应记载的事项；（8）记录者姓名。
以上内容包括两个部分：第一个部分是会议组织情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人（简单注明原因）以及记录人签名。第二部分是会议内容，是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实地记录下来。
3.会议纪要。会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的正式公文，要求与会单位共同遵守和执行。法定会议、工作会议和例会都可以形成会议纪要。
会议纪要的作用有：一是总结会议成果，促进会议议而有决；二是与会者贯彻会议精神的依据；三是供有关领导、档案部门留存备查。
会议纪要的内容由三个部分构成：
（1）开头部分。概述会议名称、召开单位、时间地点、参加人员、会议主题、主要程序等，用简要文字交代即可。如果拟写一般性例会纪要，还应对会议主旨所依据的理由、背景以及会议遵循的指导思想进行高度概括。这样，不仅使会议的重要性、必要性和会议主旨跃然纸上，也使会议议定事项有明确的方向，下文记述有顺理成章之势。
（2）主题部分：这是纪要的核心部分，既是对会议主要精神的阐述，也是会后贯彻执行会议精神的依据，写作要点是“纪实”和“扼要”。纪要应忠实于会议实际，不能将执笔者的个人见解掺杂进去，不可随意增减和发挥，这是撰写纪要的基本原则；纪要又要对会议基本精神的提炼和概括，它主要反映会议讨论情况，特别是领导人的重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。
（3）结尾部分。许多会议纪要，写完主题的部分的最后一个问题即止。有些会议纪要，写完主体部分之后，还要另写一段诸如希望、号召和对未尽事宜加以说明等一类的文字。到底采用何种写法，要依据实际情况来确定。
会议纪要的写作方法有以下几种：一是记录式写法。有些学术会、讨论会、研讨的问题比较单一，可按与会人员的发言摘要整理；有些日常例会，研究的问题较多，比较具体，可按议题顺序，在会议记录的基础上逐项整理，并进行提炼和概括。二是概述式写法。有些会议研究的问题比较集中单一，可把讨论的意见概括成几个方面或放几层意思，依次阐发。三是条款式写法。如果有些重要的工作会议围绕会议主旨形成的意见、确定的事项比较多，带有决定性质，不宜归并论述，可采取条款式写法，每个事项单列成文，分别冠以“一、二、三、四、……”的标号，一条写一个意见或一项事情。每条的开段领句，就是本条的中心意思，也可视为小标题。四是归纳式写法。有些工作会涉及内容较广，讨论的问题较多，实际上是某一部门业务工作的全面安排部署，这就要案讨论的问题、议定的事项分类整理，分别列出序号、标题来叙述。每个标题下面，视内容多少，或分段、或分条来写。
（八）怎样做好会议的善后工作？
在会议结束阶段，一般的组织工作主要有以下三项：1.形成可供传达的会议文件。2.处理有关会议的文件材料。3.为与会者提供方便。
最后，请大家记住三句话：一是要按首长的意图办会；二是要按规定按程序办会；三是要想全想细落实到位。
以上内容就是本次汇报交流的全部内容，希望同志们在日后的机关工作中能够善于总结思考、举一反三、游刃有余，早日成为机关优秀干部。