跟单的工作流程

2024-05-30

跟单的工作流程（共9篇）

跟单的工作流程篇1

一、外贸部各业务员签定销售合同后，跟单员必须全面准备并了解订单资料（客户制单数量、生产工艺要求、最终确认样模式），并由跟单员拟订生产任务单，由业务员签字、业务经理审核再由总经理复审签字后抄送：单证员、业务员、外贸业务经理、财务部出纳和经理、制造部经理和科长、品质部经理、技术部经理、采购部科长以及包装仓库，每人一份。

二、产过程中安排、督促工作

1、确认和安排定单：与业务员确认相应定单产品的材料、规格、数量以及包装唛头和标贴，并及时安排到包

装外协厂和本公司各相关部门。

2、跟进生产：在生产定单安排生产后，多到车间督促生产，向各工序的管理人员了解各款产品在生产过种中

所碰到的问题，并及时一书面形式向部门经理反映问题及建议。

3、货期和质量：督促生产部门确保定单的交货日期并让品质部门严格控制掌握好产品的质量。在此过程中跟

单员需积极发现问题并与制造部和品质部门协调解决。

4、产成品出货：产成品发货凭跟单员开具提货单发货，确保发货的产成品的包装唛头、材料以及彩标符合生

产单及客户要求。集装箱装柜日期确定后安排装卸人员小心装卸并记录好集装箱规格、箱号、铅封锁号以及装柜数量，及时配合单证员和业务员的工作。

票据、报表：将产成品发货开具的申请单、提货单、出库单、入库单的财务附联当日上交到财务部门，并做好当月的销售报表和样品室样品车的造册登记，于每月的25号上报财务部门。

一、职责表述：审核订单，根据订单要求安排生产

1、确认订单产品名称、规格、数量、单价、付款方式、包装要求、交货日期等。

2、填写《制造命令单》、附送相关电子文档，进行订单登记。

3、及时、准确的下达《制造命令单》，并做好文档管理。

4、根据《生产计划表》回复客户交货日期。

二、职责表述：维护客户关系，了解客户需求

1、建立详细的客户信息档案。

2、根据客户要求，进行产品询价、报价。

3、寄送样品给客户进行确认。

4、按照客户要求生产（彩盒、说明书、唛头、外箱、丝印等），确保正确无误。

5、维护好订单交期，跟进生产进度，按时按质交货。

6、处理好客户退货品质问题，并将相关信息传递到相关部门。

三、职责表述：协助财务部及时回收货款

1、查询货款是否到账，到账后方可发货。

2、及时催收公司应收货款。

3、做好相关开票资料。

四、职责表述：安排出货

1、通知客户验货。

2、要求客户及时传送相关进仓资料。

3、核算货物面积，安排相应的物流公司准时到厂装货。

4、填写《发货单》给财务签字确认，安排仓库人员装车，并做好ERP系统《销售出库单》。

5、及时整理已完工的订单，及时发货，减少库存压力。

五、职责表述：更新、整理网络信息资料，1、及时回复阿里旺旺客户相关咨询，达成销售意向。

2、经常更新阿里巴巴网络相关信息（图片、文字）。

3、了解其他竞争厂商相关产品和价格。

4、发布促销活动，提高公司知名度。

跟单的工作流程篇2

关键词：出口贸易,跟单信用证,贸易流程

一、出口贸易的基本流程

出口贸易的基本流程分为出口前的准备工作、对外进行洽谈与履行合同三个阶段, 详见以下流程图。

从以上流程图来看, 出口贸易跟单从接单、落实订单到交单结汇, 环节多且程序复杂。初做外贸的业务人员常常顾此失彼, 易出错, 给公司造成损失。笔者认为外贸跟单的流程看似复杂, 但只要理清外贸跟单工作的要素, 抓住重点, 跟单工作就变得简单易行。

二、出口贸易跟单的要素

简而言之, 出口贸易跟单的流程就是接单→落实订单→跟单出货→制单结汇, 其要素包括“货、证 (款) 、船、单”四个方面, 跟单工作即是“跟货、跟证 (款) 、跟船、跟单”。现将这四个要素详解如下:

(一) 跟货

“跟货”就是接单 (货) →落实订单 (货) →出货。

1.接单

接单 (货) 是落实订单 (货) 和出货的前提。接单 (货) 是一项复杂和技巧性较强的工作, 外贸业务员要想多接订单, 须了解公司的产品和其销售市场, 尽可能详细地收集客户资料, 充分利用身边的资源寻找客户并设法接近客户;询盘时要谨防客户套价, 还盘须提及所有异议;了解构成有效接受的条件;收到客户订单一定要仔细审查。如果要与客户进行商务谈判来确认订单, 商务谈判前要做充分准备, 做到知己知彼, 谈判之中要注意技巧;慎重对待每项每款, 根据业务需要选择合同订立形式, 对合同的内容了解透彻, 如数量、品质条款须明确具体;包装条款应避免含糊规定;价格条款要选择适当价格术语;装运条款应明晰;支付条款应加倍重视;保险条款应确定投保险别;检验与索赔条款要规定清楚;不可抗力条款一定要提出;仲裁条款要拟订适当;合同签订前要细心核对。

2.落实订单

落实订单 (货) 直接关系到能否按照合同的规定准时、顺利出货。按照《国际销售合同公约》的规定, 按合同交付货物、移交单据和转移货物的所有权是卖方的三项基本任务。

落实订单 (货) 时, 专业外贸公司须安排好采购计划, 外包生产须小心选择加工企业。自产自销型企业的外贸跟单员须协调采购人员采购需要的原辅材料;协助生产管理人员编制生产计划, 做好生产日程安排, 货物的数量必须符合出口合同的规定, 且由于产品合格率难以达到百分之百故下单时最好留有余地;协调车间解决生产中出现的各种问题, 严把质量关, 货物品质必须与合同规定相一致;货物备妥的时间应与合同和信用证规定的装运期相适应;交货期若有延误要及时处理, 与客户充分沟通, 避免造成客户索赔。

3.出货

出货是跟单的重要环节。发货前跟单员要选择适宜的运输方式, 一定要客户确认发货装箱资料, 接到客户出货通知即开立出货单, 认真计算装柜的货物数量, 以节省运费;出口货物需提前三四天联系出货事宜, 以留出制单、报检报关的时间;出货时最好到现场监督装货, 防止出现货损、装柜不满或装不完货的情况, 出货后要第一时间通知客户发货的时间和装箱资料。货物到达目的地后, 还需同客户沟通, 取得反馈资料, 如进口国的贸易政策的变化、市场的信息、用户对产品的意见和产品的销量等, 以利于以后改进产品, 提高服务质量, 为同客户建立长期的合作关系打好基础。

(二) 跟证 (款)

“跟证”意指催证→审证→改证;跟款即跟踪货款的收付。

1.催证

信用证结算的条件下, 为保证出口合同和信用证的顺利执行, 外贸跟单员在以下四种情况下应向买方催证:①在合同规定的期限内买方未及时开证;②签约时间与履约日期较远, 应及时提醒对方开证;③卖方货已备妥, 并打算提前装运;④买方资信欠佳。

2.审证

卖方收到信用证后, 跟单员首先要读懂信用证, 明确相关条款要求, 全面考虑实际业务情况, 并根据合同和《UCP600》审核信用证的条款是否与合同相符、是否符合《UCP600》有关规定和查找信用证中的不符点。

审核信用证要点包括:①开证银行的资信及信用证的有效期;②受益人的名称、地址是否正确;③付款期限 (即期、远期) 是否与合同一致;④装运期的规定是否符合合同的要求;⑤运输条款 (分批装运、转运) 是否可接受;⑥商品的描述、单价、总值是否与合同一致;⑦保险条款是否与合同一致;⑧单据条款是否可接受;⑨银行费用条款是否合理;⑩检查信用证中是否有“陷阱条款”。

所谓“陷阱条款”, 即信用证中的“软条款”, 主要有:①附加生效条件, 拖延信用证的生效时间;②规定苛刻的条件, 使条款难以执行;③受益人凭买方签发的货物收据议付。如信用证暂不生效条款;细分价格和认证的发票条款;限制运输的提单条款;规定内容的证明书条款;指定商检的检验证书条款;交单和付款的特别条款等。

对于信用证的“软条款”, 跟单员应有效加以防范。一是要严格审证, 及早发现“软条款”, 提出修改;二是对“软条款”不能做到的坚决修改, 不要急于出货, 能做到的尽量不改, 尽快处理, 以提高出口跟单的效率。

3.改证

跟单员在审核信用证发现不符点后, 要及时提出修改, 以保证订单的顺利履行。信用证的修改应掌握的原则和应注意的问题:①信用证的修改必须经过各有关当事人全部同意后, 方能有效;②对于那些非改不可的不符点坚决要改, 对于那些可改可不改的不符点要酌情处理;③对多项信用证的不符点, 受益人只能全部接受或全部拒绝, 不能只接受一部分而拒绝另一部分;④一份信用证有几处需要修改的不符点, 应集中一次通知开证人办理, 并提出具体的修改要求, 不可多次提出修改。

在汇付或托收结算的方式下, 外贸业务员跟款要控制风险。汇付结算时, 如T/T付款, 最好能要求客户先付款后发货, 至少要求客户先付两至三成的订金, 收到订金后再安排发货, 并且在收到余款后再放单给买方, 不可先发货后收款。托收 (如D/P, D/A) 结算时, 一定要先调查买方的信誉和支付能力。对于信誉好的老客户, 可考虑采用即期付款交单 (D/P) 的方式, 慎用远期付款交单和承兑交单 (D/A) 付款方式。对于新客户, D/P和D/A最好不要考虑使用, 可选用信用证或汇付的方式结算货款, 以防范风险。

(三) 跟船

“跟船”即租船订仓、办理货物出运手续以及办理报检、报关和投保。

1.租船订仓

发货前跟单员要查看船期表, 填写出口货物托运单 (B/N) 。货物应在合同或信用证规定的装运期内出运。运输单据的签发日期视作装运日期, 不能迟于信用证或合同规定的最迟装期。货物装运后, 出口方应立即向进口方发出装运通知 (Shipping Advice) , 以便对方及时办理投保或做好接货准备工作。装船完毕后, 由船长或运输代理公司签发正式提单。

2.报检

进出口货物的检验检疫流程为:报检 (审单) →施检部门接单→现场查验或取样检验、检疫、鉴定→出具检验检疫结果→计费 (收费) →出证。

出入境货物报检的要求及应注意的问题有:①报检的时限和地点。出口货物最迟应在出口报关或装运前报检, 报检地点原则上应坚持产地检验检疫;②准确填制《报检申请单》, 内容包括品名、规格、数量/重量、包装、产地等项;③报检时应附的资料包括合同、信用证、厂检单、发票、装箱单等。

3.报关

进出口货物的通关基本流程是:申报→查验→征税→放行。报关员须准备好相关单证向海关申报, 主要包括发票、装箱单、产地证、提单、配额证、许可证和登记证等。

一般来说, 企业应在货物的实际进出境口岸办理申报。另外经海关批准, 企业可以不在货物的进出口口岸而是在邻近企业的内地海关办理申报业务。

报关员填好出口货物的报关单后, 必须如实、及时向海关申报 (出口货物的报关时限为装货前24小时) , 到现场交单、配合查验、纳税、放行。出口货物不可少出多报, 低出高报。如进口货物不可多进少报, 高进低报一样。否则就是严重的违法行为。

4.投保

凡按CIF和CIP条件成交的出口货物, 由卖方办理投保手续。在办理时, 跟单员应根据出口合同或信用证规定, 在备妥货物, 并确定装运日期和运输工具后, 按规定格式逐笔填制保险单, 具体列明被保险人名称, 保险货物项目、数量、包装及标志, 保险金额、起止地点、运输工具名称, 起止日期和投保险别, 送保险公司投保, 缴纳保险费, 并领取保险单。如果发生了货损, 应向承运人或保险公司提出索赔。

办理保险时须遵循五个基本原则:最大诚信原则;可保利益原则;损失补偿原则;代位追偿原则;近因原则。

(四) 跟单

“跟单”即制单结汇。出口货物装运后, 跟单员应立即按信用证或合同的规定, 正确缮制全套单据, 包括汇票、发票、装箱单和出口收汇核销单, 并取得海运提单、产地证明书、保险单和检验证书。在信用证规定的有效期和交单期内送交银行, 办理结汇, 结汇后再去银行和外汇管理局办理核销手续。

制作审单的基本原则是正确、完整、及时、简明、整洁。要求是“五个一致”, 即单同一致、单证一致、单单一致、单货一致、单据与惯例一致。

如果出口的产品可享受国家出口退税, 跟单员须向国税局提交“三单两票”, 即出口货物报关单、出口收汇核销单、银行结汇水单、出口发票和增值税票, 货物报关出口之日起90天内 (远期收汇180天除外) 办理退税申报。

综上所述, 外贸出口跟单的工作可简化为:

三、出口跟单要素的相互关系

在出口合同履行过程中, 以上四个要素之间相互关联, 环环相扣, 构成了一个完整的外贸跟单流程, 一个环节出了问题, 就会影响其他, 从而影响到出口合同的顺利履行。因此理清和处理好跟单各要素之间的关系, 对出口贸易合同顺利履行至关重要。

四个要素中“款”是核心, “货”是重点, “船”、“单”要与之同步, 如果在订船和装运环节衔接不好, 就会导致货物不能及时出运;制单交单不符, 即使卖方严格按照合同交货, 也会导致银行拒付货款, 给卖方造成损失。因此, “款”、“货”、“船”、“单”之间须相互衔接, 协调平衡。具体来讲, 操作过程中外贸跟单员应做好“四排”、“三平衡”。

“四排”是指以买卖合同为对象, 根据合同项下的信用证是否开到, 货款是否收到、货物是否备妥, 按四种情况进行分析排队, 即“有证 (款) 有货”、“有证 (款) 无货”、“无证 (款) 有货”、“无证 (款) 无货”。

“四排”原则是在出口货物排单时, 首先安排“有证 (款) 有货”的订单, 即公司有现货, 并且有信用证 (即买方已开来信用证) 或已收到买方订金、货款的货物, 这样卖方就可早交货, 早交单, 早结汇。其次安排“有证 (款) 无货”的订单, 即收到买方已开来信用证或订金、货款后, 按计划安排货物的采购、生产, 以保证按合同或信用证规定的日期出货。“无证 (款) 有货”应放在第三位, 卖方应催促买方尽快开证或付款、收到证或款后再出货, 不可先出货后收款, 以降低出口收款的风险。对于“无证 (款) 无货”, 只有一纸合同的订单, 则应排在最后, 视款或证落实的情况再做安排, 如果款或证无法落实, 就只有终止履行合同。

“三平衡”, 即以合同或信用证为依据, 根据合同或信用证规定的装运期的远近, 结合货源和运输能力的具体情况, 分轻重缓急, 力求做到“货、船、单”三要素的协调平衡和有效衔接, 即及时备货, 提前租船订舱, 按时出货, 及时制单交单结汇。跟单过程中如果出现问题, 跟单员应想方设法予以解决, 尽量避免“货等船”或“船等货”;制单出错或交单延迟;无证 (款) 出货后收不到货款的情况, 应最大限度地降低出口的风险。

论进口跟单的要素及风险防范篇3

与出口跟单相比，进口跟单的要素和风险常不被重视。进口跟单可简化为“货、证、船、款”四个要素，即“跟货、跟证、跟船、跟款”。实际业务中进口跟单会有那些风险？该如何防范和应对？根据笔者的经验有对下几个方面做一些分析。

一、跟货的风险及防范

（一）跟货的风险

实际进口业务中，跟货存在订货和收货两方面的风险如下：

1.订货的风险。有两种情况：一是盲目订货：包括（1）随意少订或多订，与公司的生产经营衔接不上，或库存增大，给公司资金周转带来压力；（2）业务员对国际市场的行情不了解，市场价格上涨较快时不敢多订货，价格下跌时却大量订货。如某公司用腈纶散纤维（ACRYLIC STAPLE FIBRE）600吨，价格高时会涨到USD2.30/KG（到岸价），价格低时会跌倒USD1.30/KG，如果价格下跌时每月的订货量少于600吨，则不能保证生产的正常用料；如果在USD2300/吨的高价盲目地大量订货，订货后价格下跌就会损失较大。二是订错货：即所订货物的名称、规格型号、品质与工艺要求不符。如生产毛毯用的腈纶散纤维的质量指标是包括3D，半光；长度，76-127mm；含油率，2-3%；回潮率，＜3%；等等。如果订货时不在合同上清楚地规定上述的质量指标，就存在着卖方所交的货物很可能会货不对版、或质量不符、或以次充好的风险。

2.收货的风险。进口业务中买方收货常发生的风险有三个方面：（1）不到货或延期到货，卖方到期不发货或拖延发货，其原因比较复杂，如上述的腈纶散纤维合同签订后，价格由USD1.80/KG上涨到USD2.30/KG，韩国的公司有时就不愿供货，要提价或找理由拖延发货。（2）货不对版或质量不符，如上述的腈纶散纤维到货后检验后发现，切长不在76—127MM之间；含油率<2%,回潮率>3%;干强度低于10 G/DENIER;干伸长小于20%，就是质量不合格的产品。（3）侵犯知识产权，近年来国际贸易中侵犯知识产权的案例时有发生。买方收到的货物有可能是卖方以外公司的商标、专利等。

（二）跟货的风险防范

1.周密计划、货比三家。跟单员要经常跟踪国际市场大宗商品的行情的变化，在市场价格平稳时，根据公司的生产的进度，进口相应数量的原材料，既满足生产用料的需求，又尽量减少库存，减轻了资金的压力；价格看涨时就适当增加订货数量，价格看跌时就尽量少订货，以有效规避跌价的风险，落实订货时最好“货比三家”。以腈纶散纤维为例，如果国际市场的价格处于USD2.30/KG的高位时，买方想拿到USD1.80/KG的货是不可能的，但货比三家后，则可以拿到相对便宜的货物。

2.严把质量关。合同上的品质条款须明确、具体，如上述的腈纶散纤维，每一项重要的指标都不可含糊，落笔签合同前要细心核对；合同的检验与索赔条款要规定清楚，最好订明“到货后复检，并以中国出入境检验检疫局的检验报告作为索赔的依据”。这样即使货到后发现品质不符，就可凭合同和检验报告向卖方索赔。

3.沟通协调、积极应对。要防范或化解涨价时卖方不交货或延迟交货的风险，跟单员要与卖方多沟通，讲明利害，说服卖方信守合同，及时发货，避免损失，如果卖方仍不守信用，则要做两手准备，寻思替代方案，减少损失。货到后及时报商检，将检验证书与合同仔细对比，如发现上述的腈纶散纤维的质量指标与合同的规定不符后，可凭商检证书向卖方索赔，索赔过程中要注意保管好货物，不可挪用或销售。

4.增强知识产权保护意识。对于涉及卖方公司以外的知识产权的货物，买方须小心对待，要卖方提供相关的授权证明书，防止货到后在报关时被海关验出而无法通关，并被海关处罚。

二、跟证的风险及防范

（一）跟证的风险

进口跟证包括进口前申领进口许可证，报关时向海关出示许可证，用好用足许可证的额度，在办理和使用过程中会出现领证和用证两种的风险。

1.领证的风险。申领许可证的风险有领不到证和“证同不符”两种。商务部是按年度计划许可证的额度，特别是一些管制较严的货物，申办的单位多，额度少，许可证比较难办，很有可能领不到证；“证同不符”是指办证填表时申请表上的货物的名称、规格型号、单价、产地等资料与合同不符，例如，合同上的货物名称是“ACRYLIC FIBRE(腈纶散纤)”，而许可证申请表上货物的名称是“ACRYLIC TOW（腈纶丝束）”，尽管也是腈纶原料，但办证时会因为“证同不符”而退回。

2.用证的风险。主要包括：（1）证货不符：进口报关货物的名称、规格型号、价格、产地与许可证不一致。笔者曾屡次遇到这样的问题,如货到港申报后，价格是海关审单的重点，进口单位申报的价格高于许可证上的价格还好说，如果低于许可证上的价格，如许可证上的腈纶散纤的价格是USD1.85/KG，价格发票上的单价为USD1.75/KG（由于从领证到进货有一段时间，这期间市场价格下跌，那么到货价格比许可证上的价格低是正常现象），海关会怀疑进口单位低报价格避税，无论怎么向海关解释都没用。如果通不了关报关单位就非常被动，超过规定的申报日期就面临被罚款的风险。（2）浪费额度：进口许可证原则上实行“一批一证”、“一证一关”制度，进口许可证有效期一年，跨年度使用不得超过次3月底，在其有效期内“非一批一证”最多可使用12次。自动进口许可证有效期6个月，累计使用不得超过6次。比如（腈纶丝束）许可证的数量是500吨，如果是“一批一证”，则只能一次性进口；如果是“非一批一证”，则要在有效期内不超过12批次进口，超过了有效期和批次，均不得进口申报，就会浪费额度，给管理部门留下不良的记录，影响下一批证的申办。

（二）跟证的风险防范

1.提前申办，证同相符。跟单员需根据公司的进口计划提前申办进口许可证，预留时间，争取主动，如果由于额度有限领不到证，还有时间采取其他的变通措施。申办许可证前一般要定好进口合同，跟单员再严格按照合同上货物的名称、规格型号、数量、价格、产地等条款填写许可证申请表，将进口合同和许可证申请表提交给管理部门申领许可证。跟单员在证未办妥前千万不可通知卖方发货，避免货到后无许可证而无法通关被海关收取滞报金，甚至被变卖处理。因为按规定进口货物入境后超过14天未申报的，海关从第15天开始按天数收取货物CIF价值千分之0.5的滞报金，超过3个月仍未申报的货物，货物由海关依照《海关法》的规定提取变卖处理。如果发货期已到，证仍未办下来，跟单员应同卖方协调，延期发货或取消订货。

2.按证申报，灵活处理。为避免进口申报货物的名称、价格不一致的问题，跟单员处理的方法有两种：一是严格按照合同的名称、价格申报，不能错报和低报；二是许可证办妥后，如果市场的价格变化不大，如腈纶丝束跌倒USD1.75/KG，则就按USD1.80/KG申报；如果价格变化较大，如跌到USD1.50/KG，则应申请更改许可证上的价格，防止出现申报时价格不符，还可为公司节省进口关税，货物的名称、产地有变化后，亦可作同样的处理。

3.用好用足额度。每张许可证的额度要用好用完。如果许可证到期而额度尚未用完，应提前申请延期许可证的有效期，或加大进口数量，或调剂其他单位使用，不可浪费额度。

三、跟船及风险防范

（一）跟船的风险

1.租船订仓的风险。按FOB成交的进口货物，买方租船订舱的风险主要体现在跟单员没有提前向运输公司租船订舱，或在繁忙的航线订不到舱位，造成货等船的被动局面；或由于衔接不到位货物在中转运输途中被耽搁，就会产生额外的码头费、仓储费、柜租费等费用。

2.投保的风险。主要包括：（1）跟单员忽视了投保，或抱着侥幸的心态不买保险，货物出险后就因小失大，损失惨重。（2）为节省保险费，故意缩小投保范围，货物出险后反而得不偿失，如本该投保ALL RISKS,却投保FPA或WPA。（3）办理保险时保险人名称，保险货物项目、数量、金额、起止地点、运输工具名称和投保险别填写错误，导致保险单上货物的资料错误，理赔时有可能得不到保险公司的赔偿。

（二）跟船的风险防范

1.提早订舱，确保船期。跟船要密切注意合同上的发货日期，尤其是多单同时操作时，不能顾此失彼，忘记或延误了船期。跟单员在卖方发货前，要与运输公司联系，填写进口货物托运单（B/N），并提前订舱，通知卖方船期、航次、船名、装货港，与卖方和运输公司衔接好发货的日期和接货的安排。如果买方安排运输不方便，下次订货时可改为到岸价，由卖方安排运输；大宗散杂货订船时，最好订船龄不超过15年的船舶，以确保安全，并与船方定好装卸费用。

2.合理投保，规避风险。跟单员要注意根据货物的品种、运输距离的远近和风险程度，选择适当的险种，以节省费用，如从香港进口腈纶散纤维，由于运输时间短，又基本上是内河运输，风险较小，一般没必要投保一切险，投保平安险或水渍险可节省费用，但不能为了节省费用而不买保险，一旦货物在运输途中遭遇了风险，损失就很大。办理保险时要向实力强、信誉好的保险投保，出险后能得到合理的赔偿。

四、跟款及风险防范

（一）跟款的风险

进口付款常采用开信用证、电汇或托收三种方式。如申请开信用证；前T/T或后T/T付款；D/P或D/A付款，无论采用哪一种付款方式，或不同的付款方式相结合，买方都有一定的风险。

1.信用证的风险。信用证诈骗在国际结算中时有发生，信誉不良的卖方勾结银行、运输公司伪造假单据，如B/L欺骗买方；或发货时短斤少两、以次充好，如果买方不加以防范，就面临款货两空的风险。

2.电汇的风险。后T/T是买方收货后再付款，没有风险，但在实际业务中很难做到；而前T/T付款，如果卖方不讲信誉，买方就有收不到货的风险。

3.托收的风险。D/P或D/A付款买方风险较小。相对于D/A付款，D/P即期付款，买方的风险与上述的LC付款类似。

（二）跟款的风险防范

1.争取有利的付款方式。三种结算方式中，采用D/P或D/A或后T/T货款对买方最为有利，但是卖方一般不同意。就风险大小而言，对买方有利的付款方式依次为：后T/T或D/A→LC→D/P→前T/T，订合同时买方应按此顺序尽量争取，将风险提前锁定。如果买卖双方就一种付款方式难以达成一致，可采用不同的付款方式结合使用，如LC与T/T相结合，30%的货款开LC,70%的货款T/T付款，或T/T与 D/P、D/A相结合，把风险控制在最低程度。

2.严格审单。用LC或D/P、D/A付款时，跟单员要认真审核单证，谨防诈骗或单证、单单、单货不符。可采用纵向审单和横向审单两种方法，纵向审单是将每份单据仔细审核，查核单据的真伪和单内是否一致，如发票里的单价与总额不符；装箱单的货物的总重量的累计错误等；然后再横向审核，查看单与单是否一致，如发票上货物的名称、规格与合同、信用证是否一致？发票与汇票的金额是否一致？装箱单与海运提单上货物数量、重量、体积是否一致？发现问题不能同意付款赎单。

3.跟款与跟货同步。用T/T或D/P、D/A付款时，跟单员要密切跟踪货物的发货、到货情况。如采用T/T付款，切不可在发货前将全额的货款付给卖方，最多付两到三成的订金，等货验货后再付余款；D/P、D/A结算时，买方最好等到货到后再付款赎单或承兑单据，防止付款或承兑后发生卖方不发货或货物有问题的风险。

采购跟单的工作职责和工作流程篇4

一、采购跟单的职责：负责安排公司所有的订货计划、生产跟踪、发货情况、货物发出后与财务的对接（就是把单子交到财务做帐）、跟踪物流情况。

二、三、采购跟单的工作流程：

订货单里有不同厂家的产品的单子要分开填写采购单，并分别传至生产厂家。

四、然后把客户订货单的内容汇总至“昆明文港商贸有限公司订货单”内，填写备注栏信息，并在相应产品后备注已下至哪一生产厂家，订单号填写完成后扫描传至郑办五、六、不同厂家的采购单按订单号管理，下班后放到相应未发货订单盒内。每天自己下的订单心中有数，要清楚自己下了些什么单,登记在发货跟踪表上。

七、八、样品采购单直接扫描传至郑州办，不用传到生产厂家。

每天收到强民乳业发货明细后，复印两份（核对了价格、规格后再复印）原件给出纳，复印件一份给财务开单，一份自存“强民发货明细”

九、每天收到“发货确认函”和“托运单”时，在“发货跟踪表”上填写“实发、运费、发货日期、汇款情况”等。

十、按单子上的信息每个客户发短信，通知客户货物已经发出，短信内容必须说明货物的总件数、运费、物流单号等。

十一、把“采购单”“发货确认函”“托运单”呈A4纸大小形状粘在一起，订单注明“到岸价”的托运单要复印一份。

十二、粘好后按发货日期顺序整理好后，将相应信息登录在跟踪本上确定是登记信息与“发货确认函”一致。

十三、登记完以后，给财务打单，如没有“发货确认函”和“托运单”则打电话到郑办跟踪。

十四、若“订货单”或“托运单”上写明到岸价的，则托运单要复印一份给财务，写明出厂价的则不用。

十五、财务把红联销售单拿过来就要核对价格、产品数量以后，按销售单号粘贴，并在跟踪本上注明“销售单号”

十六、按销售单号顺序归档《已发货确认函及相应订货单》以备查，然后把一个月所有的销售单收订。

十七、收到三峰的发货明细按“跟踪表”填写相应“发往地、收货人”核对其件数、金额是否正确。如正确复印两份原件给出纳，复印件一份留，另一份粘贴。再写请款单，单上注明：收款单位、申请金额：请款人：

十八、大唐发货单复印两张，原件出纳，一张写清款单，一张存档

十九、顶真（DZ）加工清单复印3张，原件出纳，一张财务开单，一张留底（付请款单时再复印一张贴在请款单上）

二十、收到昆明的发货确认函留存不用开销售单，登记在跟踪本上复印一份给库房经理。

二十一、采购单数量比较大的，强民直接托运，传《强民货物运输合同》与采购单粘至财务打单“到岸价”的把复印一份给财务。

二十二、雪域的“托运单”复印两份，一份出纳，一份粘贴采购单至财务打单“到岸价”的复印3份。二

十三、生产厂家是“大唐、雪域 ”发往外地的单据财务打完销售单后，填一份《入库单》红联交财务，昆明的不用填《入库单》。

日文跟单的个人简历篇5

姓名：刘女士性别：女

婚姻状况：未婚民族：汉族

户籍：湖南-邵阳年龄：29

现所在地：广东-东莞身高：155cm

希望地区：广东-东莞、广东-深圳、广东-广州、广东-中山

希望岗位：翻译类-日语翻译

教育经历

2004-09 ～ 2007-06 湖南涉外经济学院商务日语大专

**公司（2011-07 ～至今）

公司性质：私营企业行业类别：其它生产、制造、加工

担任职位：日文跟单岗位类别：市场助理/专员

工作描述：公司以喇叭五金零件产品为主，主要客戶有：松下、歌尔声学、志丰电子、富士康、丰达等大型企業.1.新产品开发跟进，产品报价以及模具报价，样品承认确认

2.关于新产品开发，以及量产品出现问题时与品保工程出差客户端，现场翻译解决疑问

3.客户邮件，图纸翻译转达给相关部门

4.接客户订单,排生产计划，回复客户交期，跟催生产进度以及跟催电镀进度，跟进品質、交期及售后服务

5.下外购订单，跟催外购产品进度

6.送貨單簽回的確認及跟進,与客户进行对账作业，模具请款资料制作

7.报关资料以及商业发票的制作

离职原因：个人原因

**公司（2009-01 ～ 2011-07）

公司性质：其他行业类别：电子、微电子技术、集成电路

担任职位：日系業務兼翻譯岗位类别：业务员

工作描述：公司以生产變壓器产品为主，主要客戶有：三星、SHARP、TPV、PHILIPS、川士摩等多家國內外企業

1.及时将客户的相关信息(包括邮件及传真资料)翻譯传递给相关单位人员，以及翻譯品質不良對策报告。个人简历表格 http://

2.确认交期协调交期,回交期客户,并了解后续的订单状况

3.及时了解厂内产品的各项情况和进度,以利产品的顺利生产和出货

4.经常与客户沟通联络以及到客戶端拜訪,了解产品走向,有问题及时处理

5.客戶來訪確認時，進行對應及翻譯

6.产品的制样/报价/及SPEC的申请及完成,及时跟催工程，新机种PP开始到承认下单，进行跟踪确认

7.客户要求SPEC变更时，对厂内资料进行设变

8.了解库存的情况和原因,及时与客户进行沟通确认

9.货款的跟催及确认

离职原因：個人原因

**公司（2007-07 ～ 2008-12）

公司性质：外资企业行业类别：印刷、包装

担任职位：业务助理岗位类别：销售助理

工作描述：公司以印刷標簽為主，主要客戶有：富士康、光宝、偉创力、聯想、飛宏等十多家大型企業.1.负责与客戶的沟通、客戶訂單的处理,对內与PMC及采购等其它部門的协调.2.对銷售产能进行预測,加強訂單变更的灵活性,根據产能进行合理的下單安排及回復客戶

3.根據客戶每月的產品需求量,對於特殊物料及海外物料提前申請備料跟進到料狀況.4.跟进国外客户订单，用英文进行简单邮件来往，以及相关报关资料及商业发票的制作.5.负责客户资料整理,部门會議的記錄整理.6.負責接待日本客戶，帶其參觀各部門，簡單介紹公司企業文化.离职原因：个人原因

技能专长

专业职称：

计算机水平：全国计算机等级考试一级

计算机详细技能：

技能专长：能熟练运用Word/Excel办公软件，公司相应系統：SAP、ERP、AS4001，了解印刷廠生產工藝流程以及電子廠与五金厂的运做模式，熟悉業務跟單工作流程,日語流利，能夠自如地與人交流

语言能力

普通话：粤语：

英语水平：

日语：熟练英语：一般

求职意向

发展方向：能熟练运用Word/Excel办公软件，公司相应系統：SAP、ERP、AS4001，了解印刷廠生產工藝流程以及電子廠与五金厂的运做模式，熟悉業務跟單工作流程,日語流利，能夠自如地與人交流,希望继续从事日语相关工作

其他要求：

自身情况

审查报销单的流程篇6

1.办事处经理每月的话补和交补报销上限：

交补：有车900，无车：500；

话补：200 注：以实际贴的话费单子钱数给补助 2.办事处经理助理每月的话补和交补报销上限：

交补：500

话补：

3.销售每月的话补和交补报销上限

交补;有车：800，无车：300；

话补：100 注：以实际贴的话费单子钱数给补助

公式：交补=上限/每月工作日天数（包括周六）*实际出勤天数

话补同上

二、差旅费报销审核

1.大区经理、办事处经理和销售的差旅费报销中的餐补、交补、住宿补助等都按公司制定的“差旅费报销制度”执行，其中，在出差地给予交补，那么核算当月交补时出差日的交补就要扣除。

2.审核时，先打开钉钉—审批—出差，从后台导出出差审批，核实业务申请的出差日期与报销单的日期是否一致，一致后从这里查看最后审批人是否有梁赛慧经理，有的话才能给报销，没有梁赛慧经理批准的报销单通知到各办事处内勤，通知他们不予报销。

3.审查过程中，查看钉钉签到地点与出差地点是否一致，如果不一致，跟领导汇报

三、付款和招待/送礼

从办事处寄来的报销单中有送礼或招待费费时，打开钉钉-审批-招待/送礼和付款，查看申请是否有梁赛慧经理的审批，梁赛慧经理同意的，在付款审批记录里看看申请有没有财务给付款，没有的话，给予报销；如果没有梁赛慧经理的审批，此费用不予报销，将此单通知到各办事处内勤。

四、物品申领

查一下各办事处内勤购买的办事处用品钉钉上-审批-物品领用，导出的记录里有没有闫总的审批，有闫总的审批给予报销，没有的话不给报销。

五、打开云盘-

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打开考勤表，密码是kk88kk88，把业务出差地点在考勤表出差的日期上做批注，批注注明：出发地-到达地

跟单员工作流程篇7

2、商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就能够办理商检了。如果工厂安排商检，则带给商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排。换证凭条只显示实际商品的第一项商品及总金额，有效期一般为三个月，实际金额能够小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。

3、办理C/O或FormA：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或FormA。FormA是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，能够享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书在贸促会办理，而普惠制的在商检局办理就能够了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料(包括合同，发票，装箱单等)后再发过去，待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次，合格后就能够去领取了。

生产跟单员工作流程篇8

1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。

下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。

2．订单的审查

每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。

要分清此单是加工单还是OP单。

3．开生产单、流程卡

每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。

5．小样

打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6．修改定单

一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。

当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7．大货生产出来后，还要按排出货。

三．售后服务

客户投诉或是退货时：

对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。

客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。

很严重的就重新生产，补单生产再送货。

还有采用相互让步的折扣法。

有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。

四．如何沟通好使跟单工作做得更好

同本厂内的各部门沟通：

面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。

服装跟单流程篇9

一.阅订单资料

1.服装接到订单资料后，仔细查看资料是否完整准确。订单资料是跟单员跟进订单的唯一依据，只有完整的资料才能确保跟单的跟进工作。

核对分析资料的具体内容：

a)资料是否完整 b)文字描述是否与款式图一 c)确认面、辅料 d)查看绣印花等其他设计要素 e)了解客户特殊要求

2、制作办单，查办，寄办。

跟单研究订单资料，制作出办单，列出所需的面辅料并配好，交给板房打纸样及做办，做好办后交洗水部洗水，洗回后交板房做后整及查验，技术部核查OK后寄给客户批核。

同时根据办房报用料，整理出用料成本表一式二份，一份给香港跟单员，一份留底用于成本核算及订购物料作准备。

a)初办：目的是让客户确认服装的款式造型是否准确、设计风格是否一致，缝制工艺是否达到要求等。生产办可以使用代用面料制作。生产办的数量根据客户的需求而定。

b)大货办：是订单生产前客户最后一次确认的样衣，因此大货办制作的要求比较高，需要用订单中的面、辅料，要求制作的规格全色全码。大货办得到客户的确认后才能进入大货的生产。

c)样办检验细则：主要检验样衣的面辅料材质和颜色、核对款式。检验尺寸规格和包装等。

成品服装的各部分的规格范围必须符合客户的要求的公差范围，款式造型必须依照工艺文件中的款式图和款式描述来逐一核对，缝制工艺的检验。

3、定购大货面、辅料，报价、检验

跟单依照客的定单数量及客提供的资料，计算清楚各物料的用量，并跟进客户直接提供的面，及物料尽快上厂。香港供料时，跟单向香港方面索取价格，输进XXXX系统；[没有使用系统的自己打单] 除香港供料外，其他物料原则上由采购部统一采购，跟单员将详细资料交采购部门，由采购部门进行大货面辅料采购。但某些物料由于货期紧等原因，将由跟单自己采购。

跟单自采购物料，选定、联系供应商，将价格输进系统，打出采购单，交给供应商，告知数量、交货期。跟单将所有物料的价格输进系统，计算出总价，交组长及总经理批核，通过后，方可进行生产。

大货布料及物料回厂后，大货布由仓库验布员验布，提供验布报告，并需给一份给客。跟单员根据验布报告进行跟进，同时剪疋头布和缩水布。要洗水的要交由洗水部根据客要求去洗水。回厂后由洗水部，分出LOT色办交客批核（有些客是要求整个布封的疋头布，去批颜色的，并且要求洗前与洗后的，但有些是不用的，根据客人的要求来做，并且要留意布的正反面，中边色差，倒顺毛等等）然后根据做办的用料，初步计算该单的用布量，加裁或缩裁交客户确认，跟单员必须在大货生产前整理好制单资料和物料咭，在裁剪之前分发给相关部门。

物料管理控制：必须做一份物料跟进表，进行追踪。每单物料回厂后，清楚地做好明细登记，并核查物料的规格，数量是否正确，要有处理物料质量和数量分配及物料差异，有物控的能力。节约公司成本，并在大货物料发料前列出一份物料发放表，发给仓库及车间，以作为发料，用料参考，不足的物料，负责追补回，保证生产需要。

审批用料及通知开裁：核实大货物料是否跟报给客人的相同，计算用布量，是否够用.如在有多/少的情况下，问客人是否可缩裁/加裁.遇有绣/印花的，需整理好绣/印花样办，核对正确后，才可外发.二、中期跟单

客户批办OK后，接下来生产大货，首先跟生产部排期，标准办样办返厂后，根据客人的评语，要求和样办，制作大货生产单，交技术部审查。

召集工厂管理人员、QC以及客户QC开产前会议。核对工厂的生产工艺单是否与客户标准一致，核对的重点包括：面、辅料的材质、颜色是否正确；款式是否正确注意事项：

生产过程中，将资料交QC，由QC跟进生产质量监控跟进生产进度，及时做好客户要求与车间生产之间的协调和沟通，遇有客更改资料，需在第一时间传达到相关部门，并要保持资料的最新版本，做好签收记录。

发现在未能达到生产计划要求的情况，反映给上级部门，以督促解决，并了解和部门的生产实情，以求完成预定的任务，保证货期和质量.大货因客观问题需要延期，必需写出廷期原因及廷期后的交货期，与客户商讨，要求尽快回复，需客人出邮件/书面签回。

成品洗水时，必须要车间尽快做几件去洗水，以了解尺寸及洗水效果，同时给客人批核洗水颜色是否OK，确定接受后，方可洗大货。

当成品在总查后发现有太多次品需每件查看，如有轻微的次品挑出可给走货，严重的属于哪个部门的责任去追查该部门的当事人，通知生产厂长。

三、后期跟单

核查包装办：大货包装前，核查包装的第一件包装办，确保物料齐备及包装方法正确后，方可进行包装，如有客要求要批核后再进行大货包装，就需提前包装一件样办给客去批办。

积极准备及配合客户初查，中查，尾查的查货，并且将客户查货信息反馈到各部门。

生产成品后按客要求挑船头办或收货办给客户，目的是让客户预先了解大货的生产情况和订单质量，样办的数量根据客人的要求 1 而定。

并需走货前一星期做好商检资料交报关员做商检，商检需要什么资料，要问明报关员后提供。客验货合格后，核实走货数量，整理装箱单及出货通知书，并向相关部门汇报可以安排出货。

资料整理及保存：出货后，整理并保存好有关的生产资料及标准样办，遇有次布及不合格的物料，整理好数据资料报客，以安排退回给客户，修正生产中的不足之处，以免翻单时不清楚。

服装跟单的工作职责

跟单工作比较繁琐，小事，杂事，难事不少，如果借助于一些跟单方面的工具，会解决不少日常重复处理的工作，从而提高跟单效率，减少出错的可能性。比如：跟单网提供的跟单系统，就是这样一个工具:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单再无难事.跟单英文walkthrough的直译 ,意思是从业务的起始一直到业务的结束——一般都是到财务做账结束——一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。

跟单员的定义Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。以下是服装业的跟单员：

跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象。

一、日常工作安排： ⒈ 全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致！（最好要有文字证明）

⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。

⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。

⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。6.订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，出于双方的利益着想，双与对方沟通，将问题降到最低限度。

二、生产过程中的验货工作程序：

⒈ 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。⒉ 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。

⒊ 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。

⒋ 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。

⒌ 投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。

⒍ 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书（大货生产初期/中期/末期）及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。

⒎每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。

⒏ 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。⒐ 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。

⒑ 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。⒒ 加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。

⒓ 对生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。

13.在检查过程中一定要公平，客观。不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责.2 怎样做好面料与服装跟单员？

面料跟单与服装跟单流程 :

一、首先跟单进入工作前需准备以下资料： 1．颜色原样。2．原手感样。

3．客人确认的小样（也就是工厂第一次打的色样）。4．原品质样。

5．合同复印件（上面有对工厂的质量要求、标准、交期，数量等，跟单可参考）。6．以及相关资料。

二、工厂打颜色小样：，跟单需做以下事情： 1．按客供样（原色样）的颜色，要求工厂放小样，放小样必须有书面要求，也就是打色通知书，《打色通知书》的内容包括（对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大小、打样坯布规格、完成时间）等。

2．打样坯布：打样坯布与大货一致，杜绝使用其它规格的坯布进行打样，针对大货生产特点，应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。

3．根据打样通知书，正确使用光源（如：D65、TL84、U3000等）避免跳灯现象，提高打样准确率。

4．根据客人或市场部要求，《打样通知书》须注明小样大小和版数（印花和色织要注明循环问题，色织小样要附纱样，基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样）。

5．时间要求：染色烧杯样3天，印花样10天，色织样10天，特殊情况酌情解决处理。

6．文字说明：小样须贴在规定表格内（公司色样卡），根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等。7．色样卡管理：妥善保管，防止腿色，编号放好，做到用的时候随时能找到。

三、中样或大货头缸样（也就是生产大货前的第一次生产试样）：

提供中样或大货头缸样（如品质样、手感样、样衣面料等）应同大货一致，在条件许可情况下，应尽量模仿大货生产工艺，对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录，特别是面料门幅，要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水，对所提供的中样或头缸一定要要留样可查。

四、生产大货过程中：

1．明确要求：明确订单合同的的各项要求，物别是内外质量的标准要求和交期。

2．制定生产计划：根据服装交期要求，制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。同时填写《面料组织生产进度表》每周或每次有新的变化要及时改动。然后不定时间的向主管部门领导汇报。以传真、邮件形式发给主管。3．每道质量进行跟踪，主要注意： ①是否在规定灯源下对色。

②小样、确认样或头缸样是否正确一致。

③色差控制：边中差、头尾色差、匹差、阴阳面色差、缸差等。④经纬密、幅宽、色牢度、缩水率、手感、克重、气味等。

五、大货检验：

4．检验标准和方式：按美国AATCC国际标准，十分制与四分制检验方法或公司内部检验标准，而且须根据材料的用途进行不同的检验（比如：尼丝纺，有的客人是用作制雨伞的，这样就要求检验的时候一定要把底灯打开）。

5．在规定的光源下，以确认样为准，同时参考小样或原色样进行对色，色偏控制在4-5级，不得低于4级，如超标必须进行返修或投新坯重做。3．外观质量：

1．布面检验：重点检查污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等。

2．总体检验：幅宽（须量三次，头中尾）、克重（头尾）、经纬密、长度、色差、六、包装要求：

根据不同的面料性质，可采用匹装或卷装或塑料袋或蛇皮便袋等包装。而且唛头上一定要注明：款号、颜色、数量、缸号，色号，日期，订单号，卷号等。

七、测试样布３－５Ｍ带回公司进行相关物化性要求测试。

八、测试ＯＫ，方可发货（按公司程序要求发至相关工厂或本公司仓库）。

九、交期与品质的跟催和检验是很重要的，跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户或向部门主管反映问题及建议或征求意见……

还有，跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象。

A.跟版要求：

1）要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对（面料/服装）生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）--车缝--手工--后整--查货--包装等等。

2）接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品（注意：“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的！！3 因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大提高了生产成本……），把客户各项要求清楚地标明在办单上。3)布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。

4）看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办（这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西），看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。

5）成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。大家都知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失…… B.跟大货生产要求：

1）有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）--车缝--手工--后整--查货--包装

2）接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料----这部分工作得特别细心，如：做办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做法。

3）布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。

4）跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见……

5）货期及质量：跟进货期的同时要让QC控制好质量……

6）出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料……

7）包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦……

1、头办：设计图纸发外厂做头版，头版批核尺寸和板型（和设计师一起），若不确认，必须继续做复版。

2、确认生产款：做面辅料订购预算单交采购部订购。

3、发面辅料：开单发面辅料（CMT单不用发面料）

4、做产前版：用大货面辅料（如没有物料可暂代，但需标示清楚）做正确产前办，追办并批复（包括工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样）。

5、生产进度和质量跟进，确保货期和质量：开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料补订和补发，对FOB单数量的正常接受范围外的：要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质量问题如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键

跟单的步骤包括：产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。

还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人的联系，并安排出货方式和船期，付款等。当然对于面料（服装）的质量也相当重要。

跟内单的大致流程如下：从客户下单到签定完合同，根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作，同时可着手下投产资料单给各个部门（包括计划办、品质部、技术部、采购部）。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并及时让客人了解工厂的大货操作情况，以备在出现特殊情况下（如交期不及时、不能按时交货等）让客人在第一时间得到消息，避免出现客人提前订好船期或空运，因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。C.跟单注意事项: 1：物料是否正确。2：尺寸是否“准确”。3：款式是否错误。4：做工是否细致。

5：成品颜色是否“正确”。6：有无漏定物料。

7：物料是否能按预定时间到加工厂。8：时间上是否有问题。

服装出口贸易质量跟单管理

服装出口贸易是指我国内加工或自营出口的服装销往国外，外贸公司负责对外贸领域的商品流通，其商品生产则在国内服装厂承担。目前对外贸易有两种形式：一是外贸机构与工业部门合作完成服装出口任务；二是工业企业内部生产的自营出口的服装。无论那一个种形式，出口服装的质量要认真对待，出口公司或出口部门要组织专人对服装质量进行跟踪管理，行业中俗称质量跟单。由于服装出口贸易与服装生产休戚相关，没有出口的任务就没有生产，生产出质量不好的产品也就谈不上出口。为此，应该作为一个管理系统来理解。

从贸易的发生---进料-----试样----生产-----托运直至贸易结束，主要有24个环节，现逐一介绍如下: 1.询价又称询盘，是指买方或卖方为了洽购或销售服装，向对方提出的关于交易条件的询问。可以只问价格，又可以问一些其他交易条件，直至要求对方发盘。在实际业务中，由买方主要发问。可以只问价格，也可以问一些其他交易条件，直至要求对方发盘。在实际业务中，由买方主要发问询盘的比较多。

2.核价、报价根据客户对服装的要求，请工厂具体核价，计算面、辅料成本，加工费，加工利税等，扣除各环节费用，然后向客户报价。

3.样品试制，确认样品客户接受我方价格后，请厂方根据客户的要求制作样品，对各技术条件均应仔细考虑，符合批量生产的要求。如客户提供样品，则应认真复样。样品做好后必须寄往客户处进行确认。各项技术数据要妥善保存。

4.发盘和接受（要约和承诺）根据法律要求，国际买卖合同是经过发盘和接受程序而订立的。发盘和接受都是法律行为，必须符合法律规定。

5.签定出口合同根据要约和承诺的内容，即根据最后确定的价格和确认的样品以及合同的各个要求，签定书面合同。同时对确认样品进行封样。

书面合同的意义在于：一可以作为合同成立证据；二有时是合同生效的条件；三可以作为履行的依据。

书面合同一般包括三个部分：第一部分是合同的首部，包括合同名称、合同编号、缔约日期、缔约地点、缔约双方名称和地址等；地二部分是合同的主体，主要是交易条款；第三部分是合同的尾部，包括合同的份数以及缔约双方的签字和适用的法律、惯例等。签定合同要做到内容完备，条款明确、严密及前后一贯，与交易磋商的内容一致，合同对双方都有约束力，我们应根据重合同、守信用的原则，严肃对待。

到此为止完成了交易磋商与订立合同的工作，接下去是合同的履行。

合同的履行包括货（备货）、证（催证、审证、改证）、运（托运、抱关、保险）、款（制单收汇）四个主要环节。着四个环节的工作之间的有着紧密的不可分割的内在联系，在进行每个环节的工作时，都要互相配合，协调一致，防止货、证、运脱节和“单、证不符”等现象的发生，影响及时履行合同和安全收汇。

6.开信用证（催证、审证、改证）如果采用信用支付方式，要催客户及时来信用证，并认真审核。信用证（L/C）是指进口方银行应进口商的请求，给出口商开出的、在一定条件下保证付款的凭证。

信用征结算货款的方式,有利于缓解进、出口商之间互不信任的矛盾,也便于银行对进、出口商的融资。这是当今国际贸易结算中重要的支付方式。最常用的是不可撤消即期信用证。信用证内容：

（1）信用证的当事人：包括开证人、开证行、收益人、付款人、议付行等。（2）对信用证本身的说明：如信用证编号、种类、开证日期等。

（3）信用证金额与汇票条款：金额或汇票金额、出票人、付款期限及其确定方法和出票条款等。（4）装运期限、交单期限、有效期限和到期地点。

（5）单据条款：主要规定应交哪些单据（例如发票、提单、保险单、装箱单、重量单、产地单、商品检验证书等），各种单据的份数以及这些单据应表明的货物的名称、品质规格、数量、包装、单价、总金额、运输方式、装卸地点等。（6）特殊条款：根据进口国政治、经济和贸易情况的变化或每一笔具体交易的需要，做出特殊的规定。（7）开证行保证条款：开证行对收益人及汇票持有人保证付款的责任文句。信用证业务性质：属于银行信用。

信用证业务特点：开证行负第一性付款责任，信用证是一项自足文件，信用证业务所处理的是单据。信用证业务原则：“严格符合原则”，不仅要求“单、证一致”，而且还要求“单，单一致”。

信用证结算方式就是“一个原则，两个„只凭‟。就是“严各符合的原则单据必须与信用证规定完全一致两个只凭就是只凭信用证条款办事，不受买卖合同的约束；只凭有关单据办事，不问有关货物的真实情况。

审核信用证的要点：1开证银行；2信用证的性质（不可撤消）；3信用证金额（机动条款）；4有效期交单期和交货期（未规定有效期的信用证是无效信用证）；5转运和分批装运。

改证：在审核信用证时，如发现有不能接受的条款时，应及时向开证人提出，得到有关当事人同意，方能修改。

7.备货和质量跟踪我方收到信用证后，根据信用证的要求即与工厂签定生产合同。作为外贸部门的跟单人员，除了督促生产部门要严格按照客户的技术要求进行生产外，同时还要对产品的档次销往地区的特性合同认可的价格产品总成本结算方式等了解得一清二楚，以便于在跟单过程中对发生的问题采取对策。跟单时要认真做好以下几项工作：

（1）技术能力分析：跟单人员对加工部门或加工单位的技术能力必须做一次全面分析，检查其企业技术管理部门的技术管理能力及人员配置是否合理；检查其质量管理制度是否齐全，质量控制手段及其质量控制人员配备是否适应；检查操作人的技术熟练程度，是否适应本产品的生产技术要求。

（2）生产能力分析：为了确保按期交货，必须对生产单位的加工能力进行全面评估，了解生产单位的生产规模、员工及车台数、日产量、加工设备能力及生产计划安排等，是否达到执行合同交货的要求。

5（3）质量细则：跟单人员与生产单位技术人员共同研究，根据我国同类产品的国家标准，结合客户特定的技术要求，制定出符合该产品的质量检验细则，作为双方遵守的共同依据。

（4）来样分析：跟单人员要组织生产技术人员对客户提供的样品及技术文件进行研究和分析,把可能产生的问题,形成文件,交客户确认或备案。

（5）确认样的鉴定:作为跟单人员确认样品,不是为了一件样品的合格,而是为了使一批产品的合格.为此,跟单人员必须督促生产单位的全部产品与确认样保持一致,要求生产厂实行逐级封样确认,即生产小组向车间封样,车间向厂部封样,跟单人员认为符合客户要求后,还必须交客户封样、确认、立据,才能批量投产。

（6）加强质量巡视:跟单质量管理人员心须随时检查各工序的质时量动态,发现问题立即纠正.（7）随时检查生产进度,以便及时调整生产计划。

（8）抽查检验人员检验过的合格产品，核实其是否符合质量细则规定的技术要求。

8.我方准备面、辅料与面料厂签定面料生产或采购合同：如面、辅料由工厂自行解决，出口公司应预付工厂30%的定金。9.客供原辅料如果是做进料加工，则在签定出口合同的同时，与客户签定进口合同，然后填写信用证申请书，请银行开出进口面料的信用证（是同一个客户可开归信用证），寄给客户。

10.办理加工手册凭进口合同和进料加工的保证函办理进口加工的手册。由于这批进口面料加工成成品后仍要出口，所以海关对这批进口面料免证关税，但是记录在册，作为出口核销时的凭证。

11.办理进口报关客户将面料运出后，立即将面料的提单，发票，装箱单等寄给方，我方凭此办理进口报关。12.提货到码头将面料提出，运至工厂（如采用国产面料，10-12项省去）

13.质量进度监督面辅料到位，工厂进行批量生产，在此期间，要一直与工厂保持联系，对货物的质量，进度进行监督。按客户要求，第一批产品寄一件样品给客户（批量生产的样品）

14.验货在服装生产或完成时，可请客户代表到现场验贷（附客户检查报告单）,并由工厂出交货通知单，列明箱号，箱数，花色搭配，每箱尺寸搭配，共计数量，每箱毛重，箱子的长，宽，高以及每箱体积等。15.到商检局办理商检手续商品检验的概念是指在国际货物买卖中：

（1）对卖方交付给买方的货物的品质，数量和包装进行检验，以确定其是否符合同的规定。

（2）有时还对装运技术或货物在装卸过程中发生的残损，短缺进行检验和鉴定，以明确事故的起因和责任的归属。

（3）商品检验还包括根据一国的法律或行政法规对某些货物进行品质，数量，包装，卫生，安全的检验和动，植物病虫害检疫。商品检验时间，地点的规定。在国际货物买卖中，关地于检验时间，地点的规定基本有三种做法：1在出中国检验，2在进口国检验，3在出中国装运港检验，进口国目的港复验。这种方法即以装运（地）检验、进口国目的港（地）复验。这种方法即以装运港（地）的检验证书作为收款的依据，货到目的地的港（地）后买方有复验权。这种做法对买卖双方都比较方便和公平合理，因而使用最广。

办理商检需要的单证有：出口合同，进口合同，信用证，出口发票，出口装箱单，出口报关单两份，标识查验放行单，商检申请书等。

预约商检日期，商检局办理商检通过后，在一份出口报关单，标识查验放行单上盖放行章，用于出口报关。

16.办理托船当货物全部备齐，信用证审核无误后，就可以办理托运，即按信用证和合同内有关装运条款以及货物名称，数量，装运港装运日期等填写托运单，作为订仓依据。在截止收单期前送交外运机构。

外运机构在收到托单后，根据载配原则，货物性质，运货数量，装运港，目的港等情况，会同中国外论代理公司，结合船期安排船只和舱位，然后由外轮代理公司签发装货单，作为通知船方收货装运的凭证。

外贸公司通知工厂在船只期前２～３天，将货物送低船公司仓库，并及时办理报关，保险等手续。外运机构根据期代各外贸企业往仓库提取物送进码头，凭装货单将货装船。

货物装缠完毕，由船长或大副签发“大副收据”，托运人则凭大副收据向外轮代理公司换取提单。

提单是由船公司签发的，证明以收到特定货物，允诺将货物运至特定目的地，并交付收货人的凭证。其性质如下：（1）提单是承运人或其代理人签发的货物收据。证明已按提单所列内容收到货物。（2）提单是一种货物所有凭证。可凭其提货、转让或抵押。

（3）提单是托运人与船公司间所订运输契约的证明。银行只接受“清洁的”“已装船”提单（对有不良批注和备运提单而言）。17.办理出口报关手续

货物装运出口前，必须先向海关申报。申报时需缴验出口许可证、出口货物报关单、商品编码（又称IIS商品编码、世界通用，比如62052000代表全棉男式长袖衬衫）．出口报关退税专用联、出口发票、出口装箱单、核销单以及商检盖过“放行章”的出口报关单和标识查验放行单（进料加工的好要“手册”）等必要的证件个单据。海关在查验核对无误后，在装货单上签章放行，然后才能装船。

18.办理保险凡按CIF条件成交的出口货物，在装船前均需按照合同和信用证规定（由谁办理保险，保险险别，包括“平安险、水渍险、一切险和附加险“等；保险金额的确定方法，生效日期等）向中国人民保险公司投保手续，并取得保险单据。19.运货在办理了托船、报关、保险等手续后，通知工厂在开船前2~3天，将货物运至船公司仓库。

20.制单结汇

信用证支付的只要特点就是“凭单付款”，因此当货物发运后，立即按照信用证规定正确制备各种单据，并在信用证有效期内送交银行，办理议付结汇。特别要注意的是“单证一致，单单一致”，在信用证业务中由于银行“只凭信用证，不管合同；只凭单据与货物一致，真实的代表货物，才能保证安全、及时收汇。

银行接到单据审核无误后，一方面向国外银行收款，另一方面，按照银贸之间约定的结汇方法，以人民币付给外贸公司。信用证主要结汇方法有三种：

（1）收妥结汇：又称“先收后结”，是指议付银行经审查外贸公司交来的单据，认定单、证一致后，将单据寄往国外付款行索汇，等接到国外银行将价款收入议付行帐户的贷记通知书时，即按当日的外汇牌价，结算人民币收入收益人帐户，一般需20~~30天。

6（2）定期结汇：定期结汇是指议付行根据向国外银行索偿的邮程远近，预先确定一个固定的结汇期限（例如银行审单认可后7~14天不等），到期不管是否收妥票款，主动将应收款结算成人民币记入外贸公司的帐户。

（3）买单结汇：也称“出口押汇”即国际上银行界通常采用的“议付”做法。是指议付行在审查单人口的情况下，按信用证的条款买入收益人的汇票和单据，按照票面金额扣除从议付到估计收到票款之日期和手续费，将净数按议付日外汇牌价折成人民币付给收益人。

出口押汇是出口的银行对外贸企业的资金融通，使外贸企业在交单议付时即可取得贷款，从而加速资金周转，有利扩大出口业务。常用的出口单据和凭证：

（1）汇票：是指一个人向另一个人签发的，要求在见票时或可以确定的将来时间，向特定是人或其指定的人或持票人无条件支付一定金额的书面命令。

汇票是一种票据，同时又是可以作为流通证券使用的收款凭证。在信用证业务中，它是随附单据的“跟单汇票”。

（2）发票：又称商业发票。是出口企业开立的凭以向买方收款的发货价目清单，是供买卖双方凭以发货、收货、记帐、收付款和报关纳税的依据，是出口企业必须提供发主要单据之一，分数一般就多。

（3）运输单据（提单）：在我国出口业务中，通常要求提供“全套清洁已装船作成凭证指标和空白背书的提单”。银行一般都不接受“备运”和“不清洁”提单。“全套提单”是指承运人在签发的提单上所注明的全部正本份数。一般是正本一式两份。

（4）保险单据：是保险人（即保险公司）与被保险人（即投保人，一般为进出商）之间订立的保险合同。在国际贸易中，货物运输保险单据如同海运提单一样，也是由被保险人背书，随物权的转移而转让。