展会策划操作流程解读

2024-08-23

展会策划操作流程解读（共3篇）

展会策划操作流程解读篇1

目

录

一、策划阶段.............................................................................................................1

（一）项目的选定.......................................................................................................1

（二）寻求支持单位...................................................................................................2

（三）寻求合作单位...................................................................................................2

二、实施阶段.............................................................................................................2

（一）广告攻势...........................................................................................................2

（二）招展和组团工作...............................................................................................2

1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络；.............................................................3 2.组织实施的具体工作项目；........................................................................................3 3.组织实施过程的阶段划分：........................................................................................4

三、展后阶段...............................................................................................................5

（一）展后跟踪阶段；...............................................................................................5

（二）总结阶段；.......................................................................................................5

（三）评估阶段；.......................................................................................................5

我们所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。

一、策划阶段

（一）项目的选定

1．执行项目市场调查。根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。

2．办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源。信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；社会关系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等；

3．同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑； 4．该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突。5．创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。

（二）寻求支持单位

寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观；能代表行业的发展状况和趋势；能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；

（三）寻求合作单位

寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。

二、实施阶段

（一）广告攻势

宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告：围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招展和组团工作

如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展： 1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络； 2.组织实施的具体工作项目；（１）认真做好项目预算。

（２）收集可能参展的客户名录，建立信息库。

（３）宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。（４）主办单位打印文件下发。

（５）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。（６）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。

（７）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。（８）印刷宣传资料一般有： a.招展邀请函、征询函、调查表等 b.展商须知（或参展手册）c.招商邀请函 d.门票 e.会刊 f.纸袋

g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。

（９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。（１０）上门拜访一些主要的牵头参展企业。

（１１）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。（１２）展位的销售安排及布置。

（１３）收集尽范围可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。（１４）与展览会有关的各项广告征集工作。（１５）展览工程业务和展具租赁的预定工作。

（１６）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。

（１７）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。（１８）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。（１９）展览会有关数据、信息的统计和收集。（２０）着眼于第二届的预告宣传工作。3.组织实施过程的阶段划分：从展商的角度划分：（１）初步认识展览会阶段。（２）进一步了解展览会阶段。（３）被展览会吸引阶段。（４）拍板决定参展阶段。（５）展览实施阶段。从主办单位工作划分：（１）信息发布阶段：

a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。（２）营造气氛阶段：

a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会； c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传； e.第二次发邀请函；f.合作单位发邀请函。（３）与展商直接联系阶段：

a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时开始招展工作。（４）与展商洽谈阶段：

a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹备进度报告；f.发送门票。（５）展览服务阶段：

a.广告征集；b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放； f.现场营造气氛；g.发送各种类型的调查表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。

三、展后阶段

展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。

（一）展后跟踪阶段；

展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。

1.感谢工作--对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。2.媒体跟踪报道--主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；

3.发布下届展览信息;4.给展商发放展后意见调查表、征询表。

（二）总结阶段；

一般展后总结分三部分：1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算；3.项目市场调查--本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。

（三）评估阶段；

评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评估，如：对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。

展会策划操作流程解读篇2

1.1 收集内容

1.1.1 常规文件。工程酝酿、决策、立项、可研、设计、施工、监理、试运行、竣工投产、成果申报、实测补制等活动中形成的，对反映工程概貌或对日后管理、维护、改建、扩建等活动具有保存价值的文件材料。

1.1.2 账外文件。上级领导检查、视察项目时的讲话、题词；引进设备和技术的境外培训材料；项目外审材料；成果申报和获奖材料等。

1.1.3 特殊载体文件。以光盘、感光材料等为载体的电子档案、影像档案，以及反映工程概貌的实物档案等。

1.2 收集方法

1.2.1 定向收集。通过合同条款明确参建单位在项目文件形成、归档中的责任，并实行名单制管理，向其定向收集应归档文件。

1.2.2 定时收集。把握三个时间节点；一、根据固定资产投资计划掌握立项时间，侧重酝酿、决策、立项等前期管理性文件的收集；二、通过监理单位掌握完工时间，侧重施工阶段各类文件的收集；三、通过“四参加”掌握竣工验收时间，侧重验收文件及应归档文件的查漏补缺。

1.2.3 定量收集。通过事先制定的同类建设项目文件清单模板，对照清单进行定量收集，同清单名称不一致的应注明原因。

1.3 收集要求

1.3.1 制度要求。完善项目文件登记和积累制度、信息系统智能控制制度等，为收集工作保驾护航，实现依法依规收集。

1.3.2 质量要求。收集的文件材料应做到完整、准确、系统、安全。

1.3.3 手续要求。无论何时何地通过何种方式收集项目档案，交接双方应对照清单详细清点，并履行签字手续。

2 流程二：鉴定

2.1 完整性鉴定

2.1.1 归档内容齐全。所有建设阶段和专业形成的具有保存价值的文件材料应齐全，并且文件应办理完毕，各项内容填写完整，不缺项漏项、缺张少页、遗漏附件、破损污渍。

2.1.2 载体形态完整。纸质、声像、电子等各种载体形态的档案，以及相关的实物档案等应完整。

2.1.3 法定手续完备。印章、签字等法律手续完备，责任人的全称、签字日期、签署意见应清楚、规范、完整。

2.2 准确性鉴定

一致性是项目档案准确性的核心，项目档案反映的内容必须与工程概貌一致，并随改、扩建活动及时进行相应的变更和补充。具体体现在设计文件与建设目标的一致性；建设合同与招标文件的一致性；竣工文件与工程概貌的一致性；财务决算与概预算的一致性。

2.3 归档范围鉴定

2.3.1 无关的。将属于其他项目、其他档案类型的文件剔除，在无关内容的页面加盖“此页无效”章。

2.3.2 重复的。把内容和形式完全相同的重份文件剔除；将复制件（传真除外）剔除；保留完整设计文件后，将施工图分册、预算分册、器材预算分册等重复部分剔除。

2.3.3 无保存价值的。项目建设者举行文体活动，一般性的参观学习，合同副本或未中标厂家的合同正、副本等与项目有关但对反映工程概貌和日后维护工作无查考利用价值的文件材料不应归档。

2.4 保管期限划分

2.4.1 区分归档主体。区分归档主体是建设、施工、设计或其他单位，因保管要求不同，不同单位对同一文件期限划分存在较大差异。

2.4.2 定位重要程度。同一项目在级别、性质、规模不同的单位地位大相径庭，划分期限时应判断项目在归档单位职能活动中的地位、作用、影响等因素。

2.4.3 量化价值大小。综合考虑项目档案的技术、功能、时间、典型、作者、名称六大因素，一般将依据性、结论性、资产性、竣工、验收、涉外等文件的期限定为永久；将日常性、辅助性、过程性文件的期限定为短期；将其他有参考价值文件的期限定为长期。

3 流程三：分类

3.1 分类规则

3.1.1 排他规则。项目档案在立档单位整个分类体系中的位置是唯一的，类列类系之间具有严格的平行或隶属关系，同位类目相互排斥。

3.1.2 效用规则。分类结果要适应本单位项目档案特点，既涵盖所有项目档案科学分类需要，又不能虚设类目导致个别类目长期无档可归。

3.1.3 可扩展规则。业务转型升级后原有类目不能涵盖新的建设项目时，应能够进行扩展和补充，且不影响原分类结果。

3.2 分类方法

根据本单位项目档案性质特点，采用对象、特征分类法，或综合运用“性质-工程项目分类法”进行分类，并保持相对稳定。

3.3 分类号编制

分类号是反映和固化项目档案分类层级和结果的代码，可由单纯的代字或代码组成，也可混合组成，各层级标识号之间用实心“.”隔开。下图为中国联通河南省分公司项目档案分类示意图（见表1）：

4 流程四：组卷和排序

4.1 组卷

4.1.1 组卷方法。组卷应体现文件之间的有机联系和专业特点，兼顾文件数量和复杂程度，综合采用阶段、子项、专业、问题、名称、地区等组卷方法。

4.1.2 具体要求。①管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷；②施工、原材料试验文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；③竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等组卷；④监理文件按文种组卷；⑤声像文件单独组卷，通过互见号进行关联。

4.1.3 注意事项。①不同阶段、专业、期限的文件不宜放在一起组卷；②符合保管要求的已装订文件应独立成卷；③按问题组卷时依文件数量确定问题的内涵和外延；④案卷厚度与档案盒相适应；⑤内容密不可分且单一档案盒无法容纳的文件，可分拆组卷。

4.2 案卷排序

案卷宜按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收及后评估顺序排列。排序中把握如下技巧：①设计文件按设计分册的顺序排列；②竣工技术文件与对应的设计文件排序一致；③同一建设阶段内的合同按照合同签署日期或合同流水号排序。

4.3 卷内文件排序

①项目前期及管理文件：批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；文字在前，图纸在后。②施工记录：按施工工序排列。③施工质量验收文件：按报验单、验收表、支撑记录排序。④调试试验文件：区分不同专业后按管理文件、调试记录、调试质量验收文件排列。⑤监理文件：按管理文件、日志、记录、月报、会议、总结排列。⑥原材料质量证明文件：按质量跟踪记录、原材料进场报审表、出厂质量证明、复试委托单、复试报告顺序排列。⑦设计变更文件：按执行情况汇总表、设计变更文件、执行情况记录排列。⑧施工图、竣工图：区分专业后按图号排列。⑨配套设备文件：按质量证明、设备技术文件及随机图纸、安装调试、运行记录文件顺序排列。⑩财务审计文件。按审计结论、申请、承诺函，竣工决算报表、报表编制说明顺序排列。

5 流程五：编目

5.1 卷内文件编页

5.1.1 页码编制原则。①使用阿拉伯数字；②保持连续；③清晰醒目；④位置相对固定；⑤最小干预。

5.1.2 页码编制方法。利用铅笔或打码机在有效归档文件正面的右下角或背面的左下角空白处编制页码。注意事项：①筒子页作为1页编写页码。②封底、封面、扉页应编写页码。③大规格图纸折叠后作为1页编制页码。④空白页或内容与项目无关的页面不编写页码。⑤已连续编制页码的文件隔页不编制页码。⑥案卷封面、备考表、卷内文件目录不编制页码，但文件自身作为索引使用的目录应编制页码。

5.1.3 页码修正技术

5.1.3.1 重编。如果第17页编了两次，可以修改为17-1，17-2，并在备考表注明第17页为2页，总页数为最后一页页码数加1。

5.1.3.2 漏编。如果第17页和第18页之间漏编了一页，可以把17修改为17-1，把漏编的一页编为17-2，备考表说明同上。

5.1.3.3 错编。如果第39页后直接编了50，可以把39修改为39-49，备考表注明第39-49页为1页，总页数为最后一页的页码减10。

5.2 卷内目录编制（卷内目录式样见表2）

5.2.1 序号。用阿拉伯数字从1流水编制，不宜用汉字或其他字符，不同案卷内的序号不宜连续编写。

5.2.2 文件编号。文号不应省略、简化或变字符规格，如：不能将“﹝﹞”改成“[ ]”；合同、设计、图纸、设备文件的文号分别为合同号、设计编号、图号、型号等；没有编号的文件此项空缺。

5.2.3 责任者。指对文件负有主要责任的单位或个人，党政公文填写单位全称（规范化简称）或签署人姓名、职务；合同填写合同对方；设计、竣工、监理文件分别填写设计、施工、监理单位名称；竣工测试记录填写测试人姓名、竣工验收文件填写竣工验收领导小组或委员会等。

5.2.4 文件题名。文件题名照抄文件标题，没有标题或标题不能准确反映文件内容时，应重新拟制标题，并外加[ ]。

5.2.5 日期。指文件的形成日期，而非印发日期、生效日期等。正式公文填写落款处的成文日期，合同签字日期不一致的填写后签字日期，文件内有多个日期的填写最晚日期，传真电报填写发出日期。没有日期的文件应及时考证，并加盖公章或签字说明。

5.2.6 页数。填写每份文件的总页数，正文与底稿，译文与外文，请示与批复，传真件与复印件，转发与被转发件，正文与附件等作为一件整理时，页数合并计算。文件页码经过修正的填写实际页数。

5.2.7 备注。填写卷内文件需要说明的异常情况，如破损、复印件、移出、补充等。

5.3 案卷封面编制（案卷封面式样见表3）

5.3.1 档号。档号由全宗号、分类号、项目号、案卷号等部分构成，各部分之间用“-”连接。全宗号由接收档案的档案馆确定，不移交的可不填；分类号见3.3；项目号是区分不同项目的代码或流水号；案卷号是用阿拉伯数字编写的案卷流水号，不同项目之间可以连续编写。

5.3.2 案卷题名。案卷题名由“项目名称+单项工程名称（或阶段名称）+文件名称”组成，如：中国联通2015年长途传输工程河南省光缆线路单项工程竣工技术文件。题名应简洁明了，不宜简单堆砌卷内文件标题。

5.3.3 立卷单位。立卷单位一般填写对案卷整理质量负有责任的单位，但不应填写档案中介服务机构等非参建单位的名称。

5.3.4 起止日期。指卷内文件最早至最晚的形成日期，如：2013.09.13-2015.12.05，如果卷内只有一份文件，则起止日期相同。

5.3.5 保管期限。保管期限的划分方法参考2.4，因文件数量较少联合组卷时，保管期限从长划分。

5.3.6 密级。密级划分应根据批复文件或可行性研究报告首页标注的密级确定，如：“机密★10年”等。

5.4 备考表编制（备考表式样见表4）

5.4.1 档号。见5.3.1。

5.4.2 互见号。填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。

5.4.3 说明。对卷内文件的总件数、总页数、图纸张数以及复印件、副本等情况进行说明，也可记载保管、利用、鉴定工作中卷内文件发生变动的情况。

5.4.4 立卷人。应由立卷责任者签名或加盖签名章，一般指项目专、兼职档案员。

5.4.5 立卷日期。填写立卷完成的时间，具体到年、月、日，年度用4位阿拉伯数字填写。

5.4.6 检查人。由案卷质量审核者签名或加盖签名章，不宜直接打印，不应与立卷人相同，一般指项目档案整理或接收单位的负责人、经办人。

5.4.7 检查日期。填写案卷质量审核时间，不应早于立卷时间，填写要求同5.4.5。

5.5 案卷目录编制（案卷目录式样见表5）

序号填写登录案卷的流水顺序号；档号、案卷题名、保管期限的填写方法同5.3；总页数填写案卷内全部文件的页数之和；备注可根据管理需要填写存放位置等。

6 流程六：案卷装订

6.1 装订准备

6.1.1 去除。装订前去除塑料皮、金属物、空白页等不符合长久保管要求或与档案内容无关的部分。

6.1.2 折叠。对幅面大于档案盒规格的纸张进行折叠，折叠方法参照GB/T 10609.3。

6.1.3 修补。对破损档案应在装订前进行修复，对幅面过小容易掉页、压字的纸张进行修补。

6.2 装订方式选择

6.2.1 按卷装订。采用细棉线三孔一线左侧装订时，要做到左、下方对齐，三孔圆心距下边缘距离分别为65mm、148.5mm、232mm，距左边缘15mm为宜。棉线摆向整齐，不宜过紧过松，打结不宜过大。

6.2.2 按件装订。采用以件为单位的方式装订时，参考DA/T 22-2015，并加盖归档章。

6.2.3 不装订。对于符合长期保管要求的文件可不进行装订，直接在文件前面放置封面、案卷目录，文后放置备考表即可。

6.3 装订质量要求

整齐、美观、结实、不压字、不掉页、不倒页。

7 流程七：装盒

7.1 装具选择。直接购买或定制符合制成材料和规格要求的无酸档案盒，并用pH值测试笔判别真伪。另外，定制时可将单位标识印制在盒脊上方，便于区分不同全宗。

7.2 盒内数量控制

7.2.1 一盒一卷。根据案卷厚度选择档案盒，一盒一卷，适合盒脊填写案卷题名，充分利用卷盒和柜架空间。

7.2.2 一盒一或多卷。档案盒厚度相对固定，将一卷或多卷项目档案装入一个盒中，排列整齐美观，但脊背不宜填写案卷题名。

7.2.3 一盒一册。对于特别厚的文件材料，可根据卷盒厚度和文件内容进行分册，将一个分册装入一个档案盒。

7.3 盒脊及封面编制

7.3.1 保管期限、档号、案卷题名的填写方法。参照5.3，但采用一盒多卷装盒时，盒内案卷保管期限应一致，档号填写盒内案卷的起止档号，盒脊不宜填写案卷题名。

7.3.2 编制方式。可用签字笔、毛笔等填写、加盖印章、打印粘贴、打印机直接打印等多种方式，但尽可能保持一致，确保盒脊及卷盒封面编制整齐、清晰、美观。

8 流程八：上架

8.1 上架准备

对待上架档案进行消毒、清点、排序、台账更新。

8.2 库位规划

8.2.1 大流水方式。档案数量较少，或现代化管理水平较高的单位按入库时间顺序排列，便于统计数量，节省空间，但割裂项目档案之间的关联，让分类失去意义。

8.2.2 分类方案方式。以分类表中类列和类系的逻辑关系为主线排列，便于精确检索，但需要“空架”或“倒架”。

8.2.3 分类流水结合方式。先按分类表分类，类内再按入库时间顺序排列，可以兼顾大流水和分类方案方式的优点。

8.3 上架排列

确定排架方式后，按从左到右、自上而下的“Z”字形方式进行上架，并保持稳定。

8.4 示意图编制

会议营销操作流程和策划篇3

一般会议营销操作流程有以下三个阶段计26个环节：会前营销

会前部分是产品销售前进行的一系列吸引顾客、亲近顾客、使其关注你并对你的为人、你的产品和你的企业产生足够兴趣的过程。顾客在联谊会上是否购买，有80%的因素取决于会前沟通工作做得是否扎实和到位。因此，会前部分是联谊会销售的重点部分。

1．会前策划

通过对确定的准顾客的了解，进行系统的会前策划。会前策划是会议成功与否的根本，没有好的会前策划也就没有好的会议成绩。会前策划主要包括企业形象、产品包装、会议主题、会议程序、会议管理、会议中可能出现问题的应急解决方法等。会前策划要尽量提前，要考虑到整个会议的每一个细节。

2．数据搜集

通过各种渠道收集准顾客信息，这些信息包括准顾客姓名、年龄、家庭住址、联系电话、家庭收入、健康状况等，建立准顾客档案，并对这些档案进行分析整理。根据准顾客需求状况，对准顾客档案进行分类，分析哪些准顾客是我需要的，是对我有用的，确定目标消费人群，并且用适当的方法进行会前电话沟通与上门沟通。

3．会前邀请

在确定会期后，先将目标顾客进行筛选，然后进行电话邀约、上门送函和电话确定。邀约顾客之前一定要将顾客情况掌握清楚，考虑顾客需求，给顾客提供理由，让顾客到会。同时及时送函，确定顾客一定会到。打邀约电话时要注意语气，要处处体现自己是在为顾客着想。

4．预热与调查

顾客到会后，员工并不知道哪些顾客会在现场购买产品，因此在会前对顾客的调查和预热就显得十分重要，如果在会前能充分预热，当会议进行到售货环节时，员工便可以直接提出要求准顾客购买的信息。

5．会前模拟

为了确保联谊会每个环节都能顺利进行，会议组（包括策划、主持人、专家、音响师、检查人员、销售代表）等应在会前进行模拟演练，发现漏洞及时调整。比如，销售代表应何时配合主持人鼓掌？何时音乐响起？何时专家出场？如何激励顾客互动等细节。6．会前动员

会前动员也是联谊会之前的预备会，主要动员内容有以下三点：（1）员工激励，让员工在联谊会中积极主动。（2）确定明确的会议目标，让大家为之努力。（3）人员分工，将联谊会中每个环节都责任到人。7．会场布置

把体现企业文化、产品文化、产品价值以及其他有利于企业及产品宣传的要素通过展板、挂旗、易拉宝、条幅、投影等手段充分体现出来，以烘托会场的氛围。

8．签到和迎宾

登记准顾客详细资料，员工与顾客间并不认识或熟悉时最好登记两次电话，以便核准。同时也要利用语气、态度和肢体语言加深与准顾客的交流，尽快熟悉。

9．引导入场

就是将准顾客领到指定位置上。因为，在会前邀约时就已经提到会为准顾客留一个位置，所以在准顾客到达会场后，一定要根据准顾客邀请函上销售代表的名字，由专人将准顾客领到该代表负责的座位上。

会中营销

1．会前提醒

正式开场前注意提醒顾客去洗手间，并且再次确认麦克风、音响、vcd是否好用。开场时间一般不宜超过规定时间15分钟。

2．推荐专家

对专家包装要得当，一般主推专业医师或心理咨询师。-3．情绪调动

包括两个方面：（1）员工情绪调动。主要是在会前以激励为手段，进行员工情绪调动，员工情绪高了才会带动顾客情绪。（2）顾客情绪调动。主持人通过场景布置、游戏设计和语言刺激等带动顾客情绪。-4．游戏活动主持人在会中一般会设计多个游戏，包括原地不动的、站立的、活动局部的等。主要目的是通过游戏来缓解顾客因听讲座而带来的困倦感，拉近与顾客的距离，以促进销售。

5．专家讲座

这个环节可以通过专家的专业知识来解决顾客心中的疑问，突出产品的专业性和科技含量。员工要注意听，注意观察顾客的反应，配合专家讲解进行销售工作。

6．产品讲解

由主持人借助专家讲座中提到的专业知识，结合实际功效，提出本品牌与其他品牌有何不同，有何优势。

7．有奖问答

针对顾客关注的问题和希望顾客记住的问题，提出一些简单明了的问题，以加深顾客对产品的印象。

8．顾客发言

这是联谊会中的一个重要环节，目的是让顾客现身说法，顾客的话比销售代表更有说服力。一般要求销售代表与发言顾客事先做好沟通，确认发言顾客可以到会，并且把发言顾客介绍给主持人认识和了解。发言顾客的发言要求简单、质朴，不要有过多的修饰，时间最好控制在三分钟左右。在会场准备三四个发言顾客为宜。

9．宣布喜讯

具体的好消息主要是现场的检测及优惠政策。主持人的语言要重点放在检测的重要性和优惠政策的难得上。

10．仪器检测

利用专业仪器为顾客做健康检测，通过检测更深层地了解顾客需求，并且留给销售代表上门送检测单进行第二次沟通的机会，同时也是留住顾客的有效手段之一。

11．专家咨询

针对理性的顾客，仅让他们听专家讲座是不够的，必须依靠专家一对一的沟通来解决他们的具体问题。要求专家除了具备专业知识外，最好还要具有营销意识。

12．区分顾客专家讲座之后，员工可对a类顾客直接进行促销，将b、c类顾客（注：关于如何划分a、b、c类顾客，在下面有详细论述）分别送至体验区、检测区、咨询区排队等候，以延长沟通时间，不浪费顾客资源。

13．销售产品

销售产品的过程要注意造势。如将已经购买产品的顾客留住，并将他们所购买的产品高高举起，放在桌上显著位置，以制造场效。

14．开单把关

对于陌生顾客销售，这是个最重要的环节。单据最好以三联单为宜，上面必须有顾客、员工的签名，对于订货的顾客要在单据上注明回款时间、家庭住址、电话等相关信息。如果订货的顾客已经交完订金，要让顾客把所得的赠品拿走。

15．结束送宾

这是体现服务的环节，不可轻视。在这个环节中，对已买产品和不买产品的顾客要一致对待。如果是在酒店，应该要求员工将顾客送至电梯口。

16．会后总结

总结的内容包括：通报销量、到会人数、销售冠军、到会率最高的销售代表，将好的经验总结推广，并给予一定的鼓励。会议尽量简短，以先表扬、后建议和批评为好。

17．送货回款

按顾客指定的时间送货上门并及时收回货款。

会后营销

对已购买产品的顾客一定要进行售后跟踪服务，指导他们使用，并对使用前后的效果进行比较，形成良好的口碑宣传。对没有购买产品的顾客也要继续进行跟踪，通过一对一的沟通，找出他们不买的原因，消除他们的顾虑，促成他们下次购买。售后服务的重要性还在于，通过老顾客良好的转介绍去发展新顾客，同时维护好老顾客，让他们成为稳定的盛大流通会员，并且长期购买。

会议营销策划

一、会议操作流程第一部分：会前准备

1、人员分工

2、场地准备

3、物品准备

4、会场布置

第二部分：现场部分

1、现场工作流程

2、会前准备工作

3、顾客入场登记（发布促销信息及会议流程）

4、会议正式开始前（1、促销员与顾客的沟通

2、公司产品的宣传广告视频等）

5、开场白（见主持人串词）（6、文艺表演）

6、专家演讲

7、游戏互动、有奖问答、老顾客发言等

8、产品促销信息发布

9、咨询、促销、签单（十一、现场抽奖）

第三部分：会后部分

一、送宾（一视同仁）

二、顾客服务管理（新客、未购买者继续跟进服务）

三、会后总结

二、会销流程具体细节

（一）会前部分

顾客在会上能否产生购买，有80%的因素取决于会前的工作做的是否扎实、到位。因此，会前部分是会销活动的重点部分，主要包括：

1、宣讲专家的联络；提前预约、有效沟通协调。

2、会议时间地点的选取，综合考虑天气、方便等因素。

3、顾客的通知；新客与老客比例合适，提前短线通知，电话预约，电话确认等。提前给各促销员及医务人员派发任务，保证到会人数和效果。

4、会场的布置，现场人员的分工。

5、奖品、宣传资料等物料的准备到位，会前预估销量准备产品。

（二）会中部分

1、需准备物品: 笔记本电脑一台:制作好幻灯片，录像，并保存好相关培训资料。数码相机一台：现场照像及录制。登记表：为现场来的客户进行登记。条幅：挂在联谊会会场的四周。胸卡：工作人员佩带。

展板和写笔：用于讲师写东西。抽奖箱：放置抽奖券。小礼品：给现场客户发放。

二、会议程序：

1、会务人员全部提前准时到会场。

2、各部门自我检查，了解本部门应到人员情况，物品准备情况，机器设备情况等。

3、会前动员：着重对各部门工作人员讲解会场维护和会后促销事谊，讲完后大家相互击掌。

4、工作人员站在门口欢迎客户入场，一定要显的隆重； 

迎宾、签到

规范迎宾登记顾客详细资料，特别是对待陌生销售时，员工与顾客间并不认识或熟悉时一定要登记两次电话，以确认顾客的电话是否真实。同时也要利用语气、态度和肢体语言加深与顾客的交流，尽快熟悉。

引导入场

将顾客领到指定人员的位置上，因为在会前邀约时就已经提到会为他留一个位置，所以在顾客到会场后，一定要根据顾客邀请函上员工的名字由专人将顾客领到该员工指定的座位上。

5、客户到来后，由主持负责，如有录像可放一些相关产品的录像资料，先让早到的客观看，达到一个好的气氛。

6、主持人开场白；开场前注意提醒顾客去洗手间，并且再次确认麦克风、音响、VCD是否好用。开场时间一般不宜超过规定时间15分钟。

7、娱乐节目或小游戏，让我们的工作人员和全场顾客全部参加，再次让气氛活跃起来。主要是通过游戏来调动顾客的情绪，缓解因听讲座而带来的困倦感、消除顾客的戒备心，以促进销售。

8、宣讲专家开始讲座：产品讲解。由主持人借助专家讲座中提到的专业物质，提出本品牌产品与其它产品牌有何不同，有何优势。

9、核心顾客发言：（每个发言客户发放一些小礼品，发言时间控制在两分钟左右。）说明：会议营销中的重要环节。顾客说服顾客，要求员工要对发言的顾客事先做好沟通，确认他可以到会，并且介绍给主持人认识，了解。顾客的发言要求简单，质朴，不要有过多的修饰，时间最好控制在三分钟左右。在会场准备三、四个核心顾客为宜。

10、有奖问答

针对顾客关注的问题，和我们希望顾客记住的问题，提出一些简单明了的问题，为了是加深顾客对产品的印象。

11、宣布好消息

具体的好消息主要是现场的优惠政策。主持人的语言要重点放在优惠政策的难得。由主持人宣布促销活动政策，然后所有促销人员全部到达现场，按分工的内容开始与顾客沟通促销产品。

12、对现场定购的客户，主持人一定要大声叫出来，让所有人都知道，并告诉额外奖品。此活动一直到结束全部要围绕定单进行，销售产品的过程也是造势的过程。售出的产品员工一定要找理由将顾客留住，最好可以现场演示，制造场效。中间可贯穿能引起客户共鸣的小节目。

13、促销活动（大概半个小时）结束后，可举行一次抽奖等）

（三）会后的售后服务跟进售后服务

电话跟踪（包括业务员咨询专家）：

亲情跟踪：联谊会上未购产品的顾客两天内回访，进一步探求顾客未购原因并做相关解释，借专家的势进行深入沟通，力争促成购买。

回访跟踪：询问情况（若购产品了解使用方法，是否有投诉抱怨并作解释）回访时间第一次从购物之日起一周内，第二次回访时间，即首次回访后一月内；

会后总结

总结的内容包括：通报销量，到会人数，销售冠军，到会率最高的员工，可以给予一定的鼓励。会议尽量简短，以先表扬，后建议、批评为好。