竣工档案

竣工档案（精选5篇）

竣工档案 篇1

一、引言

我国城市轨道交通建设正处于前所未有的快速发展阶段, 截止2012年底, 中国大陆地区共有17个轨道交通运营城市。以成都市为例, 依据新一轮的《成都市城市快速轨道交通线网规划》, 成都共规划建设23条轨道交通线路, 线网总里程1070公里。届时成都轨道交通工程将形成大量的竣工档案。

竣工档案是轨道交通工程验收的重要文件, 也是工程项目在日后运行过程中检修、维修工作的重要依据, 对轨道交通日常管理、维护、改建、扩建起着十分重要的作用。做好轨道交通工程竣工档案质量管理, 既是轨道交通工程本身的需要, 也是档案管理人员的职责。

二、竣工档案质量管理中存在的主要问题及原因

轨道交通工程竣工档案是指经过鉴定、整理并归档的、轨道交通工程竣工时形成的、反映施工过程和工程真实面貌的文件, 主要包括施工文件、监理文件、竣工验收文件、竣工图。结合成都轨道交通工程竣工档案质量管理实践, 竣工档案质量管理主要存在以下问题:

(一) 原件不齐全

有些非常重要的施工文件、监理文件, 在下发或转发时就是复印件, 有些原材料质量证明文件、复试报告甚至丢失, 难以满足《成都地铁公司竣工文件编制移交管理办法》规定的“竣工文件应为原件”的基本要求。

(二) 填写不规范

工程定位测量记录、混凝土强度合格评定、隐蔽工程检查记录、质量验收记录、竣工验收报告等文件, 有的栏目没有签署意见, 有的监理工程师签名与注册方章不一致, 有的签字随意涂改, 有的代签, 有的用圆珠笔书写。

(三) 内容不真实

有的施工文件编制工作不能做到与工程同步进行, 最后只能杜撰完成, 形成假文件、假数据、假签名。有的变更通知单、技术核定单收集不齐全, 不能将设计变更全部改绘在竣工图上, 出现错、漏、缺等现象。

(四) 归档不及时

部分竣工档案没能及时归档, 有的竣工档案能够催要来但却不能完全满足归档质量要求, 有的竣工档案索要困难。特别是工程只经过第三方审计后就能结清合同款项的, 竣工档案归档或不归档完全由他们决定, 给归档工作带来不便。

(五) 造成问题的主要原因

首先, 与轨道交通工程实体相比, 竣工档案是一个“软件”, 没有领导和社会各界密切关注, 往往容易被忽视, 重视程度不够, 参建单位经常是等到面临验收了, 才抽调人员, 加班加点进行突击, 难以达到满意的效果。其次, 与参建单位签订的合同内容对竣工档案的归档责任、内容、深度、要求不具体、不细化, 档案管理人员对参建单位约束力度不够。再次, 有些施工单位作业层素质低, 技术力量薄弱, 培训少, 管理水平差, 造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高。最后, 在轨道交通工程各分部工程验收过程中, 对有效收集、整编工程竣工文件的控制不严密, 造成竣工档案的不完善。

三、轨道交通工程竣工档案质量管理对策

(一) 加强竣工档案管理法律法规教育

参与轨道交通工程建设的监理和施工人员必须要有较强的档案法制意识, 加强竣工档案管理法律法规的学习教育, 使他们真正认识到, 作为轨道交通的建设者必须一手抓工程质量, 一手抓工程竣工档案质量。

(二) 运用行政、经济手段确保参建单位重视档案工作

要确保轨道交通工程竣工档案的完整、准确, 必须从管理机制、企业行为予以约束。首先应对工程建设单位相关部门推行档案责任制, 明确相关人员的职责。其次是运用经济手段进行制约, 在合同中明确竣工文件整编归档的责任、内容和要求, 特别是由第三方审计的工程, 对是否及时移交竣工档案的参建单位, 由成都地铁公司档案室在验收竣工结算时签署结论及意见才能对此工程进行决算, 使参建单位重视档案工作。

(三) 加强对竣工档案质量管理的过程监督与指导

对监理人员、施工单位技术人员、资料员进行培训和指导, 着重于档案基础知识、原始文件签证操作方法、竣工文件整理编制和验收基本要求。加强对竣工档案的形成进行过程监控、全程指导, 切实执行“三同步”管理制度, 深入工地现场检查, 对参建单位遇到的问题, 及时指导解决。在各分部工程验收之前, 档案的收集、整编要进行控制, 促使参建单位按规范整理和检查竣工档案。

(四) 严格把好竣工验收档案质量关

进行竣工验收的一个重要条件是竣工档案必须达到项目要求。因此地铁公司档案管理人员和监理工程师要严把审查关, 对各参建单位编制的施工文件、竣工图是否完整、准确, 特别是隐蔽工程验收记录是否真实性、设计变更是否全部改绘在竣工图上, 进行认真审查。

五、结语

轨道交通工程竣工档案质量管理, 是轨道交通工程建设过程中一项重要工作, 内容涉及到轨道交通工程各个专业技术部门。要保证轨道交通工程竣工档案质量, 就必须不断加强监理、施工单位的竣工档案管理水平。只有这样才能缩短交工验收的期限, 避免工作完工后还牵制建设单位和施工单位大量的人力、物力, 确保轨道交通工程竣工档案验收和移交工作的顺利完成。

参考文献

[1]芦亚杰;续强.浅析水利工程档案管理与工程质量的关系[J].北京:办公室业务, 2012 (24) :55。

[2]刘海波.合同管理强化建设项目档案管理的做法[J].北京:中国档案杂志社, 2010 (9) :50-51。

[3]GB50299-1999, 地下铁道工程施工及验收规范[S].北京:中国计划出版社, 2003.

竣工档案 篇2

一、建设工程竣工档案不能及时归档的原因

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、建设部《城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》、《内蒙古自治区实施〈中华人民共和国城市规划法〉办法》等法律法规的规定, 建设单位应在建设工程竣工后, 六个月内向城建档案管理部门报送一套完整的建设工程竣工档案。但目前还有一些建设单位仍然存在着不能及时向城建档案管理部门报送建设工程竣工档案的问题, 而这一问题也成为困扰城建档案管理部门并急需解决的难题之一。

1. 有些建设单位对建设工程竣工档案的重要性认识不够充分。一般来说, 建设单位对工程的审批, 工程的质量、安全及产生的经济效益比较重视, 但对工程档案的编制、收集、整理却不够重视。致使一些项目工程竣工档案的收集、整理和编制严重滞后于工程进度, 工程实体即将竣工, 工程档案尚未编制或编制不符合要求, 导致为应付检查和验收往往东拼西凑, 有的甚至是工程竣工后由施工员凭记忆补编, 结果是档案内容与工程实际情况不符, 失去了真实性。比较突出的是工程文件中许多重要内容需要当事人亲自签名, 实际是非当事人代签。

2. 城市基础设施建设 (道路、广场等) 的新建、改扩建工程, 建设工程竣工档案的归档也存在着一定困难。由于这类工程项目大多是政府主持下的重点工程, 相关手续的办理程序欠妥, 有些甚至是先开工后补办, 给签订《报送城市建设工程档案责任书》增加了一定的难度。

3. 建设单位缺少专职工程档案管理人员, 建设工程竣工档案的收集、整理和编制在时间上得不到保证, 加上工程施工中人员流动性较大等原因, 致使工程文件记录不规范、收集不完整、归类无头绪, 无法保证工程档案归档质量, 更不利于施工现场的查找利用和后期工程竣工档案归档。

4. 有些建设单位在工程竣工以后, 往往移师到外省市进行新的建设项目;有的建设单位在工程竣工后面临着资产重组甚至解体, 对员工进行裁减, 造成已编制或编制尚未完成的竣工档案无人管的情况, 使得建设工程竣工档案归档的困难。

二、建设工程竣工档案及时归档采取的对策

1. 加大有关档案法律法规的宣传力度。我们不仅要在建设项目的立项、审批、施工、验收等阶段对建设单位进行竣工档案法律法规的宣传, 而且还要对建设工程竣工档案的重要性进行宣传。如我馆档案管理室及相关科室都能积极向建设单位进行竣工档案法律法规的宣传。并免费向建设单位发放《建设工程文件归档整理规范》和《档案工作文件选编》用来指导建设单位的档案整理和编制工作, 取得了良好的效果。

2. 认真贯彻落实建设厅关于实行《建设工程档案责任书》制度。与时俱进, 不断创新工作模式, 加强同我局相关科室的沟通与协作。例如在办理工程建设审批手续时, 我局用地科会向我馆发出《建设项目审批征求意见函》有利于我馆即时掌握工程项目的审批情况。即时与建设单位签订《报送城市建设工程档案责任书》。凡未按规定签订《报送城市建设工程档案责任书》的用地科不予办理相关手续。在竣工验收前, 要进行档案的预审, 取得建设工程竣工档案验收意见书后方可备案。从源头上控制了建设工程档案的收集, 大大提高了竣工档案的准时移交率和质量。

3. 转变思想观念, 改进工作作风, 积极主动介入, 树立服务意识。对于某些开发商而言, 建设工程竣工档案管理工作是一项没经济效益且耗费人力、财力、物力的工作, 故收集、编制、移交竣工档案的积极性不大。针对于此, 我们要从“坐等收档”转变为“上门催档”。深入建设单位及施工现场, 针对性地开展业务咨询和业务指导, 协调解决档案收集及整理过程中出现的一些疑难问题。在解决建设单位困难的同时掌握建设单位竣工档案编制的进度和质量等情况, 使编制好的竣工档案能及时归档。

4. 和建设单位及施工单位的有关人员建立良好的工作关系, 对保证竣工档案完整、及时归档有不可低估的作用。要保证竣工档案完整、及时归档和建设单位的大力配合、支持是分不开的。我们不仅要做到依法办事、热情服务, 谦虚谨慎, 而且还要尽可能地深入施工现场, 帮助解决建设单位在竣工档案管理工作中遇到的实际困难。将我要你交, 你要交给我的这种行政管理关系构建成新型的服务、协调、和谐的工作关系。

5. 定期举办建设工程竣工档案管理培训班, 邀请建设单位负责人和档案管理人员参加培训班, 学习有关竣工档案法律法规和竣工档案管理知识。通过培训, 使他们系统掌握建设工程档案编制、收集、整理、保管等方面的专业知识, 促使他们不断提高业务素质, 认真编制、规范整理各种工程文件, 以保障他们按照国家有关规定, 向城建档案馆按时移交完整而又合格的建设工程竣工档案。

通过以上对策的实行, 笔者认为对解决当前竣工档案归档的难题, 从而使竣工档案归档率和质量进一步提高有很大的促进作用。

摘要：建设工程档案是人们在城市规划、建设、管理等创造性活动中产生的直接记录, 是城市建设和发展的重要依据, 是建设工程质量管理的重要组成部分。那么, 如何规范报送工程竣工档案的管理程序, 如何保障工程竣工档案的及时、完整、准确归档, 自然就成为大家关注的热门话题。

关键词：城建档案管理,竣工档案,归档

参考文献

工程竣工档案归档要求(原件) 篇3

1、根据中华人民人和国标准(GB/T50328-2001)《建筑工程文件归档整理规范》，并结合钦州市的实际情况提出以下具体要求：

2、根据桂建城字［1996］第8号文转发建设部建办［1995］697号文，移交我馆的一切工程竣工文字材料、文件、图纸必须移交原件。

3、归档内容及组卷排列顺序：是指移交城建档案馆的工程竣工档案。大型工程按单项分别组卷；一般工程和小型工程可奖文字材料合为一卷，竣工图合为一卷，超5cm厚度分为若干卷。

4、案卷内容按以上规定排好先后顺序后，在每一张(页)右下角编上张号(页号)，并填写卷内目录、备考表。

5、工程竣工档案要做到图面整洁、字迹清楚，填写卷内目录时要用碳素黑墨水书写，不得使用易褪色的书写材料。文字材料纸张用规格A4(297×210毫米)大小的纸张装订成册。竣工图按手风式折叠成297×210毫米长度和宽度。图标露外，并到我馆购买统一案卷盒、表格等档案装具。

6、工程竣工图要与工程实物相符，逐张加盖竣工图章并由施工单位技术负责人、审核人、编制人、现场监理、总监签证才能向档案馆移交。

7、工程竣工档案经我馆验收合格后，方可办理移交手续。

8、竣工图章内容及规格尺寸如下图所示。(注：施工单位加盖公章)

建设工程竣工档案收集内容及排列顺序

第一部分 工程准备阶段文件

一、立项文件

1、项目建议书

2、项目建议书审批意见及前期工作通知书

3、可行性研究报告及附件

4、可行性研究报告审批意见

5、关于立项有关的会议纪要、领导讲话

6、专家建议文件

7、调查资料主项目评估研究材料

1、工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单

2、工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单

3、工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单

第二部分 监理文件

1、监理规划 ①监理规划

②监理实施细则

2、监理月报中的有关质量问题

3、监理会议纪要中的有关质量问题

二、建设用地、征地、拆迁文件

4、进度控制

1、选址申请及选址规划意见通知书

2、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设①工程开工/复工审批表

②工程开工/复工暂停令 用地批准书

5、质量控制

3、拆迁安置意见、协议、方案等

①不合格通知

4、建设用地规划许可证及附件

②质量事故报告及处理意见

5、划拨建设用地文件

6、造价控制

6、国有土地使用证(核原件收复印件)

①工程竣工决算审核意见书

三、勘察、测绘、设计文件

7、合同与其它事项管理

1、工程地质勘察报告

①工程延期报告及审批

2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

②合同争议、违约报告及处理意见

3、建设用地钉桩通知单(书)

③合同变更材料

4、地形测量和拨地测量成果报告

8、监理工作总结

5、申报的规划设计条件和规划条件通知书

①工程竣工总结

6、审定设计方案通知书及审查意见

7、有关行政主管部门(②质量评价意见报告 园林、市政、文物、通讯、保密、河源、教育、白蚁、防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议 第三部分施工文件

8、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

一、建筑安装工程

(一)土建(建筑与结构)工程

四、招投标文件

1、施工技术准备文件

1、勘察设计承包合同

①图纸会审记录

2、施工承包合2、施工现场准备

3、监理委托合同

①控制网设置资料

五、开工审批文件

②工程定位测量资料

1、建设项目列入计划的申报文件

2、建设项目列入计划的批复文件或计③基槽开挖线测量资料

3、地基处理记录 划项目表

①地基钎探记录和钎探平面布点图

3、建设工程规划许可证及其附件

②验槽记录和地基处理记录

4、建设工程施工许可证

5、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等③桩基施工记录

④试桩记录 证明

4、工程图纸变更记录

6、工程质量监督手续

六、建设、施工、监理机构及负责人

①设计会议会审记录 ②设计变更记录 ③工程洽商记录

5、施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告

①砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总情

②砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件

焊条、沥青复试试验报告

④预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录

6、施工试验记录

①土壤(素土、灰土)干密度试验报告 ②土壤(素土、灰土)击实试验报告 ③砂浆(试块)抗压强度试验报告④混凝土(试块)抗压强度试验报告 ⑤混凝土抗渗试验报告

⑥商品混凝土出厂合格证、复试报告 ⑦钢筋接头(焊接)试验报告

⑧土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表

7、隐藏工程检查记录 ①基础和主体结钢筋工程 ②钢结构工程 ③防水工程 ④高程控制

8、施工记录

①工程定位测量检查记录 ②沉降观测记录

③现场施工预应力记录 ④工程竣工测量 ⑤新型建筑材料 ⑥施工新技术

9、工程质量事故处理记录

10、工程质量检验记录 ①基础、主体工程验收记录 ②幕墙工程验收记录

③分部(子分部)工程质量验收记录

(二)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

1、图纸变更记录 ①图纸会审 ②设计变更

③工程洽商

2、设备、产品质量检查、安装记录 ①设备、产品质量合格证、质量保证书 ②设备安装记录 ③设备试运行记录 ④设备明细表

3、隐蔽工程检查记录

4、施工试验记录

①电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录

②楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录

③ 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

④给排水、消防采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录

⑤电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录

⑥电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告

5、工程质量检查记录

6、工程质量检查记录

①分部(子分部)工程质量验收记录(三)室外工程

1、室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件

2、室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿化等)施工文件

二、市政基础设施工程

(一)施工技术准备

1、图纸会审记录(二)施工现场准备

1、工程定位测量资料资料

2、工程定位测量复核记录

3、导线点、水准点测量复核记录

4、工程轴线、定位桩、高程测量复核记录(三)设计变更、洽商记录

1、设计变更通知单

2、洽商记录

(四)原材料、成品、半成品、构配件、设备出质量合格证及试验报告

1、砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥

青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表

2、砂、石砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青涂料、涂料、混凝土外加剂、防水材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格让书和出厂检(试)验报告及现场复试报告

3、水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表

4、水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告

5、混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表

6、混凝土预制构件、管材、管件、钢结构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料

7、厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表

8、厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明(五)施工试验记录

1、砂浆、混凝土试块强度、钢筋(材)焊连接、填土、路基强度试验等汇总表

2、道路压实度、强度试验记录

①回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告

②石灰类、水泥类、二灰尖无机混合料基层的标准击实试验报告

③道路基层混合料强度试验记录 ④道路面层压实度试验记录

3、混凝土试块强度试验记录 ①混凝土试块强度试验报告

②混凝土试块抗渗、抗冻试验报告 ③混凝土试块强度统计、评定记录

4、砂浆试块强度试验记录 ①砂浆试块强度试验报告 ②砂浆试块强度统计评定记录

5、钢筋(材)焊、连接试验报告

6、桩基础试(检)验报告(六)施工记录

1、地基与基槽验收记录

①地基钎探记录及钎探位置图 ②地基与基槽验收记录

③地基处理记录及示意图

2、桩基施工记录

①桩基位置平面示意图 ②打桩记录

③钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录 ④钻孔(挖孔)桩混凝土浇灌记录

3、构件设备安装和调试记录

①厂(场)、站工程大型设备安装调试记录

4、预应力张拉记录 ①预应力张拉记录表

②预应力张拉孔道压浆记录 ③孔位示意图

5、沉井工程下沉观测记录

6、管道、箱涵等工程项目推进记录

7、构筑物沉降观测记录

8、预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录(七)隐蔽工程检查(验收)记录(八)工程质量检查评定记录

1、分部工程质量评定记录(九)功能性试验记录

1、道路工程的弯沉试验记录

2、桥梁工程的动、静载试验记录

3、无压力管道的严密性试验记录

4、压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录

5、水池满水试验

6、消化池气密性试验

7、电气绝缘电阻、接地电阻测试记录

8、电气照明、动力试运行记录

9、供热管网、燃气管网等管网试运行记录

10、燃气储罐总体试验记录

11、电讯、宽带网等试运行记录(十)质量事故及处理记录

1、工程质量事故报告

2、工程质量事故处理记录(十一)竣工测量资料

1、建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图

2、地下管线工程竣工测量记录

第四部分竣工图

一、建筑安装工程竣工图

(一)综合竣工图

1、综合图

①总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)②竖向布置图

③室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 ④电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图 ⑤设计总说明收 室外专业图 ①室外给水 ②室外雨水 ③室外污水 ④室外热力 ⑤室外燃气 ⑥室外电讯 ⑦室外电力 ⑧室外电视 ⑨室外建筑小品 ⑩室外消防(11)室外照明(12)室外水景(13)室外道路(14)室外绿化

(二)专业竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、装修(装饰)工程竣工图

4、电气工程(智能化工程)竣工图

5、给排水工程(消防工程)竣工图

6、采暖通风空调工程竣工图

7、燃气工程竣工图

二、市政基础设施工程竣工图

1、道路工程

2、桥梁工程

3、广场工程

4、隧道工程

5、铁路、公路、航空、水运等交通工程

6、地下铁道等轨道交通工程

7、地下人防工程

8、水利防灾工程

9、排水工程

10、供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程

11、高压架空输电线工程

12、污水处理、垃圾处理处置工程

13、场、厂、站工程

第五部分竣工验收文件

一、工程竣工总结

1、工程概况表

2、工程竣工总结

二、竣工验收记录(一)建筑安装工程

1、单位(主单位)工程质量验收记录

2、竣工验收证明书

3、竣工验收报告

4、竣工验收备案表(包括各项验收认可文件)

5、工程质量保修书(二)市政基础设施工程

1、单位工程质量评定表及报检单

2、竣工验收证明书

3、竣工验收报告

4、竣工验收备案表(包括专项验收认可文件)

5、工程质量保修书

三、财务文件

1、决算文件

2、交付使用财产总表和财产明细表

四、声像、缩微、电子档案

1、声像档案

①工程照片(每个单体工程竣工后的外观正面、侧面及背面八寸相片各一张，相片背面写上建设单位、建设地点、建设名称、竣工日期并过塑)②录音、录像材料

2、缩微品

竣工档案 篇4

1 项目竣工档案特点

1.1 竣工档案编制依据

1.1.1 依据国家相关规范

为实现档案实体管理的规范化、标准化、科学化和现代化,使档案资源和档案信息管理工作适应现代企业制度,并更加有效地为项目“建设、生产、经营三位一体”管理服务,根据项目职能活动特点和档案构成实际,依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《国有企业文件材料归档办法》【2004】4号、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档【2002】8号)、《铁路客运专线竣工验收暂行办法》(铁建设【2007】183号)、《铁路建设项目竣工验收交接办法》(铁建设[2001]117号)、《铁路归档文件整理细则》(办档【2003】14号)、《铁路建设项目资料管理规程》(TB 10443-2010)及其他有关规定。

1.1.2 结合项目文件构成实际情况

京沪高速铁路项目竣工档案编制工作除了参照国家相关规范,主要依据业主单位编制的“关于印发《京沪高速铁路股份有限公司竣工文件编制立卷归档管理办法》(暂行)的通知【2010】19号”和施工单位编制的“京沪高速铁路项目管理文件制度”。

1.2 项目竣工档案编制要求

项目竣工档案有其自身的特殊性,一方面必须如实反映项目施工的整个过程,不能有任何增加、减少、遗漏和更改;同事又要对其进行精心组织,规范归档制度,科学分类,以便于今后工程使用过程中查询、检索和编研。因此,对于项目竣工档案编制工作总体目标要求是应保证项目竣工档案的“内在质量,注重提高外在品质”,进而进行集中统一管理。

京沪高速铁路项目文件在归档方式上采用物理归档,在归档时间上采用定期归档和实时归档相结合。京沪高速铁路项目竣工档案编制工作中的竣工档案指的是科技档案部分,形成由“业主单位、设计单位、监理单位、施工单位”四位一体的领导责任制,整个竣工档案形成及监管过程如图1所示:

2 提高项目竣工档案编制质量和效益的几点体会

2.1 强化项目施工单位竣工档案编制工作的管理

1)建立、健全项目档案管理机构,分工明确、责任落实到个人,杜绝重建轻管或者是只建不管的普遍思想。根据京沪高速铁路项目现场施工情况需要,项目部将部门分为工程部、质量部、安全环保部、计划合同部、实验室、测量队。这些部门统一由项目总工程师领导,由项目总工程师负责提出档案竣工编制总体计划、总体要求,并指导、监督和定期按照目标结点进行检查等,从领导层开始重视起来。根据以上分工,各部门目标清晰、分工明确、责任到人。要求相关人员按时按量完成施工任务,及时填报相关报表,通过验收和返回的资料应及时完整地交质量部归档管理。项目部还专门设置一名专业档案管理人员,及时将资料进行分类,统一归档。

(2)各部门间相互沟通,相互协作。这里各部门沟通除了指项目施工单位内部沟通,还指与业主、监理、设计相关单位对口部门的沟通。各部门间加强技术协作的同时,应加强相互间的监督与检查力度,制定相关制度,以求达到最佳效果。完成的资料通过质量部检查后,及时填报质检报表,并交工程部核查,以确保竣工档案准确真实反映施工情况,最后由质检部上报监理验收。

(3)加强资料的过程控制管理。

(1)提高竣工档案资料形成过程的完整性。不完整的档案会导致片面性,不能系统、全面的反映单位工程的实际状况。京沪高速铁路项目由项目领导牵头开展了所有相关人员的档案管理专题会议,编制项目档案管理制度文件,明确责任分工。并严格项目收发文登记制度等,使施工资料管理工作做到“收发文有存档,检查有根据”。同时,建立了相应的借阅制度。

(2)确保竣工档案资料形成过程的真实性、及时性。档案资料的真实性和及时性,就是要求及时收集施工过程中的一手资料,在工程一开始就要从原材料、构件、半成品、成品和施工过程中的各个施工环节收集资料。比如:进出场设备记录、原材料检验记录、半成品检验记录、成品检验记录、单元工程工序验收资料、隐蔽工程验收记录和试验记录、工程技术核定单、设计修改通知单、工作联系单等,做到边施工、边验收、边收集归档,把握好过程中的各个环节,确保竣工档案资料的真实性,有效避免以“回忆录”形成收集资料。

2.2 建立、健全归档制度、明确收集范围,科学分类,统一集中保管

竣工档案编制整个过程中,各项管理制度健全,各参建单位职责、归档制度及收集范围明确,分类存放。京沪高速铁路在项目竣工前期的资料收集过程中,就严格按照档案馆的工程竣工档案检查清单顺序分类归档;对于施工中与政府、业主、设计、监理等相关单位的来往函件虽在施工过程中不归档,但在日常业务中业务中也要进行分类整理,最后工程竣工验收时再进行统一归档;对于用于施工中的各种表格根据监理单位提供的划分标准分单位工程、按编号放好。便于迅速、准确使用,再根据单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

2.3 重视竣工档案编制人员的业务素质

竣工档案编制工作是档案管理工作中一项复杂的项目,从事此项工作的人员必须具备综合业务能力,只有在了解工程结构的组成及作用之后,才能有条不絮地进行整理,并且能及时发现资料中存在的问题,便于及时查找、补齐。同时竣工档案的编制人员,还要了解工程资料归档的规范和业务的特殊要求,才能按工程资料归档要求做好竣工资料的目录编制和装订。京沪高速铁路项目在监理的牵头下定期对档案员进行档案业务培训和考核,项目部还外派技术骨干进行业务再学习,开展以老带新、示范帮助活动,全面提高档案员业务素质,提升档案员日常管理水平。

3 提高竣工档案编制工作质量与效率还需要注意的事项

3.1 建立检查、约束的自我监督机制

从绩效考核制度和激励机制入手,将竣工档案编制工作纳入基建工程目标管理,并将其作为工程相关部门的职能范围和总工程师、技术人员的岗位责任制,是项目管理工作的重要组成部分。项目明确责任指标,严格考核,并将竣工编制工作列为先进评比的条件,不断强化相关部门收集原始资料的意识。

3.2 汇总、审核竣工档案

在竣工档案即将形成时,及时检查清点报验资料中有无保漏、书写错误等情况;将所有工序评定表的点数汇总并计算填写工序质量评定汇总表、分部质量评定表、单位工程质量评定表,所有工序、分部和单位工程的合格率都在这三种表格中反映,完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按相关规范统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。同时,在建立资料的过程中由对口部门的人员进行审核,即当施工过程在某一阶段时应由项目负责人进行审核,竣工验收之前根据档案类目由业主、监理的对口部门进行审核。

3.3 加强竣工档案文件数字管理

随着人类社会进入信息化以来,信息化浪潮不断冲击人们生活方方面面,当然也给档案管理工作带来了机遇和挑战。在计算机环境下,把数据录入、鉴定、数字化加工、整理、数字化归档等形成一条流水线。档案数字化冲破了档案实体管理的瓶颈,使档案竣工编制工作更加完善。当然,竣工档案文件后期进行的电子文档备案是一项竣工档案数字化工作重点,目的是避免出现因计算机问题造成重要文件丢失。

3.4 提高项目声像档案管理质量

虽然很多项目对声像档案都有或多或少不同程度的记录,但对声像资料的形成、收集、制作、保管都不太重视,造成声像档案流失,致使竣工档案不完整。竣工档案材料有文字、图表、计算机、声像等不同形式的载体记录,但声像是最富有形象、生动特殊载体材料,特别是在隐蔽工程中突显出来的作用更加明显。因而,从工程开工至完工过程中的各个阶段形象面貌及节点目标面貌进行及时拍摄记录。

3.5 保证竣工档案编制人员稳定性

施工单位人员流动性大,很多项目自始至终往往不能由一人主要负责一个项目的档案管理工作。人员变动时,资料交接不清楚,不齐全,资料失散严重,使资料的准确性,完整性得不到保证。因此,施工企业在成立项目部之初,应组建竣工档案编制小组,并确保人员组成稳定。如有特殊情况需要工作调动,必须将其所负责的全部资料移交清楚,并办理交接手续。

4 结语

针对铁路工程规模庞大、路线长、工期紧、参建单位多、人员更换频繁的特点,做好档案管理工作,需要我们实行竣工档案管理“三同步”的管理制度:即工程开工与竣工档案收集同步,工程施工过程与竣工档案形成同步,工程完工验收与合同竣工档案验收同步,做好“人、财、物、环境”几方面的和谐共进。

摘要：对于施工单位来说,档案管理工作是项目管理的一项重要而最关键的内容。笔者亲自参与京沪高速铁路项目竣工档案的收集、分类、编目、组卷和排架等竣工档案的编制工作。现将在竣工档案编制工作中的几点体会与心得进行总结,为以后项目科技档案管理相关人员参考。

关键词：京沪高速铁路,竣工档案,编制,管理,体会

参考文献

[1]王传宇.科技档案管理学第三版.中国人民大学出版社.2009.

竣工档案 篇5

输变电项目工程形成的工程档案主要有:前期管理文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、声像及电子文件、竣工验收文件等。竣工档案资料是对工程质量等级评定的重要依据, 一套齐全、准确、系统、真实的竣工资料, 将为工程建成投产、安全使用和发挥经济效益起到十分必要的保证作用, 同时更是工程大修技改的主要原始资料。本文就以归档文件为侧重点, 总结并分析其中存在的一些普遍问题。

在输变电项目工程建设过程中, 各个参建单位都能出色完成从基础到安装到竣工投运的所有工作, 业绩都不错, 有些还被评为优质工程。在光鲜亮丽的成绩背后也经历过问题整改闭环, 在一大批工程检查中整理了竣工档案过程中看到的资料管理若干问题, 给各参建单位共同探讨, 有则改之, 无则加勉。提出粗浅的解决措施, 借此抛砖引玉, 共同推进工程档案管理工作的提升。

二、资料前端管控常见问题和竣工档案系统、规范性方面常见错误

资料前端管控常见问题主要表现为部分建设单位的业主项目管理文件、勘测设计单位文件、监理单位文件、施工单位文件在齐全性、完整性方面常出现错误或遗漏。

竣工档案系统、规范性方面常见错误包含: (1) 重要的归档文件应是原件的都是复印件; (2) 归档文件复印件不清晰, 文件不完整; (3) 设计变更通知单普遍存在通知单无编号, 无对应变更图纸的图号; (4) 竣工文件包括各类表式签字不规范, 存在代签、计算机签名、漏签, 编制成册的结算书等没有审核人、审批人签名等; (5) 竣工图章不规范, 没有按标准要求刻制, 存在盖章位置不对、没有使用红色印油、竣工图章签名为人为笔迹等; (6) 征地文件、物资招投标文件等整理混乱, 脉络不清, 没有规律可循; (7) 归档文件整编责任人不明确, 档案整编不符合要求; (8) 卷内文件目录中文件题目笼统, 不能揭示特指内容; (9) 归档文件材料的载体和书写材料不符合耐久性要求, 有热敏纸, 有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹, 特别是重要文件的签字书写材料不合乎要求; (10) 档案整理欠规范, 没有按有关标准、规程执行。

三、原因分析

1.思想认识偏颇。目前, 单位对工程档案资料的收集、报送、归档的意识还不强。普遍存有轻视档案管理的事实, 甚至有工作人员也误认为工程档案是档案主管员的业务范畴, 无关紧要;还有的同志将工程档案资料作为一种知识产权, 不愿移交归档。

2.管理工作失职。目前输变电工程档案管理制度不健全, 问责机制未明确, 造成推诿扯皮现象时有发生。具体负责人员多为兼职。业主档案网络未能形成一个覆盖设计、监工、验收等各个方面的立体化的档案工作网络。

3.考核措施缺位。工程档案管理工作没有与年中绩效挂钩, 又无制度性明朗的奖惩方案, 竣工档案资料保存与保管质量就显得无足轻重, 放任处之。由此可见, 考核措施缺位, 也是造成工程档案管理不当的重要原因之一。

4.人员素质不高。众人皆知, 工程档案收集归档的工作的专业性强, 技术含量也很高。目前项目建设单位档案人员多为兼职, 专业素养亟待加强, 目前仅仅满足于档案不丢失的现状。人是生产力发展的第一要素, 目前档案人员素质不高、专职人员匮乏, 是造成工程档案收集整理不全的根本原因。

四、提高竣工档案管理水平的措施

1.加强宣传, 提高对竣工档案重要性的认识。工程档案管理工作水平的提高, 离不开领导的重视, 也离不开各部门的通力协作与大力支持。工程在竣工档案资料的收集过程中, 还应加大宣传力度, 通过耐心的宣传与疏导, 使广大工作人员认识到工程档案的重要性。此外, 工程档案兼职人员, 多向领导汇报工程竣工情况, 领导的档案意识增强了, 工程档案管理也就自然摆上了议事日程。

2.建立工作机制, 夯实竣工档案管理基础。一是加强组织领导, 成立档案领导小组和档案工作小组, 责任到人, 坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓, 健全管理网络。严把质量关;二是建章规制, 实行精细化管理, 将归档环节与程序制度化, 然后细化到每项工作程序之中, 并将工作人员的工作质量纳入年终考核, 采用奖惩措施, 与绩效工资匹配, 使工程档案工作走上规范化渠道;三是推行档案工作责任制管理, 对不按规定执行的基建单位, 在工程竣工验收备案后逾期不交档案的, 依照规定给予经济和政治上的处罚, 严重的实行责任追究;四是推进信息化建设。一方面做好纸质档案规范化、标准化的整理与保管工作, 档案要按标识码分类, 档案室要通风、防虫防蛀;另一方面要严格按照国家对电子文件的管理要求, 运用现代计算机信息技术建立数据库, 为以后数据的利用提供便利。

3.强化过程管控, 推进竣工档案规范化管理。竣工档案跟随工程进度, 在时间维度上跨度较大。为此, 要实现档案管理水平的标准化, 就必须强化过程管控, 对竣工工程进行规范化管理工作, 在档案管理的收集、整理、保管等各个环节, 都要按照统一的程序进行精细化记录与整理, 做到档案管理与工程建设同步进行, 实现全过程管理。

首先是前期介入工作, 坚持从档案材料形成的“源头”抓起, 做到源头管控。工程开工前, 档案主管部门要将工程档案按国标要求, 将竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。其次是中期控制管理。档案主管部门要加强现场的检查和督导力度, 做到全程参与, 确保工程档案各个管理环节始终详实记录。在业务指导方面应深入工地一线, 跟踪了解工程中的各项信息, 随时检查核实。在实施环节中, 把问题解决在档案提交之前, 遇到收集确有难度的, 要积极向上级主管汇报, 及时与施工建设相关单位沟通, 争取对方的理解支持。更重要的是后期检查工作。在参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后百天内, 应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等, 并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查, 发现不符合规范要求的, 坚决退回整改。

4.加强档案员队伍自身建设。档案人员的业务水平的提高也是优化工程竣工档案管理工作必然的路径选择。首先是主管部门, 通过组织专业档案管理人员业务培训工作, 通过系统地学习情报学及档案流程管理等相关知识, 先从理论上提升个人的认知水平;其次单位要给档案管理人员组织外出参观学习的机会, 通过与行家的沟通、与同行之间的相互交流与探讨, 提升专业水平;三是单位领导可邀请专家到单位进行专题知识讲座, 然后通过互动的方式答疑解难, 以此扩大视野, 促进管理水平的提升;四是档案管理人员要具有终身学习意识, 充分利用身边便利的学习资源和现代发达的网络信息资源, 在单位有组织地学习时间之外, 还要利用好个人业余时间, 结合工作实践, 虚心请教, 认真学习、总结与反思, 使自己真正成为一名新时期胜任档案工作的能手。

五、结语

总之, 提升推进输变电工程档案管理专业化水平, 不仅有利于监督与提升工程质量, 同时更有利于企业的和谐发展。首先应加强宣传工作, 来提高对竣工档案的认识;其次通过建章规制来夯实竣工档案管理基础与推进竣工档案管理规范化;更重要的是加强档案员队伍自身建设, 通过有组织的学习、培训与个人的业余自学相结合, 努力提高工程竣工档案管理水平。

摘要：推进输变电工程档案管理专业化水平提升以更好地适应新常态。当前发现输变电工程竣工档案资料存在常见错误、共性问题, 本文提出了改进措施, 按期整改纸质竣工档案, 做到闭环管理与电子档案同步归档, 确保工程竣工档案资料的完整性、准确性、系统性。

关键词：输变电工程,竣工档案,资料问题,措施

参考文献

[1]王铭丽.供电企业档案工作现代化管理探讨[J].办公室业务, 2013 (11) .

[2]张怡.供电企业档案管理创新理念[J].经营管理者, 2014 (10) .