秘书处部门手册

秘书处部门手册（精选9篇）

秘书处部门手册 篇1

秘书处部门手册 秘书处简介

自强弘毅，求是拓新。广西大学环境学院学生会秘书处正式命名于2011年6月末，负责上传下达与学院的财务管理工作，包括报账，清理，总账，结账等内容。秘书处工作具有多变性，灵活性，不确定性，所以秘书处力求严谨求实，团结创新。

自成立之日，秘书处一直奉行着“关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。”的行为标准严格要求着自己，所有学院下达的任务事无巨细，我们一直坚持着每个人都能参与到“干事”中来，在行动中不断认识自己，锻炼自己，提升自己。甚多的交流与合作促进了部门内部的融合。秘书处现设秘书长一名，副秘书长一名，干事若干名。我们一直在学习，一直在追求进步。

广西大学环境学院学生会秘书处

部门章程

目录

第一章：总则

部门简介 部门宗旨

第二章

组织机构

职务设置 分组设置 工作内容

第三章

基本职能

基本职能介绍

第四章

日常工作制度

值班制度 例会制度 培训制度 档案管理制度

第五章

成员的权利以及义务

成员考核 成员权利 成员义务 成员重用提拔原则

第六章

附则

第一章

总则

环境学院学生会秘书处，是系学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对环境学院学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。

宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。原则：公平、公正、公开。

中心：“团结、协作、自信、高效、创新” 工作范围：主要负责学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理；及时传达各项文件的通知；对学生会的会议进行记录；整理并管理学院的学生会共用财务等等。

第二章：组织结构

一、秘书长职责：

1、是学生会的一员,参与对学生会的管理工作,对学生会负责.协助系学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；

2、负责秘书处的对外工作,协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系.对秘书处的工作进行全面监督,做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；

3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副秘书长进行沟通交流；

4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结,协调秘书处开展活动；

5、负责每周学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理；

6、管理各个挂账处的财务总理及报账管账收集发票等。

二、副秘书长职责：

1、直接对学生会负责,接受秘书长的领导.在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；

2、全面负责秘书处内部工作,协调干事之间的关系,在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。

3、负责部内各组工作的分配、调控,协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系,并对部员的表现进行评估考核。

4、主管部内人事,负责部内成员的档案和活动资料的管理。

5、注意发现和培养优秀部员,关注他（她）们的进步,为他（她）们的发展创造必要的条件和环境。

三、干事职责：

1、认真及时地完成上级分配的工作,在活动策划时发挥创新意识；

2、团结协助,注重团队协作精神；

3、始终保持着对工作的热情；

4、做好每次例会的会议记录,登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果

6、负责各项活动的后勤工作,如资料收集、场地布置、秩序维持等。

第三章：基本职能

1、做好学生会各项工作汇报。

2、负责协调各部关系，使各部门工作顺利进行。

3、负责系学生会相关档案的管理工作，学生会通知的下达。

4、负责各项会议的记录工作，协助主席健全学生会各项规章制度。

5、负责本学院的办公室值勤及处理日常事务。

6、负责每次例会开会地点。

7、负责部长例会的通知工作。

8、负责收集发票，及学院账目管理。

9、负责每次例会会议内容的记录和整理，并保存归档。

10、负责做好各部门上交的工作计划、工作总结（）、活动方案、活动总结的整理工作以及收各部各活动的活动项目书。

11、负责管理会议室和杂物室，定期打扫和清点物品。

12、贯彻本系学生会的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。

13、组织对各项工作和活动的现场考核，为考核和评定准备材料。

14、定期向学生会主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席的有关工作部署。

15、为纳新成员工作提供考务安排等方案，公平、公开、公正地为本会吸收新

（名词解释）

1、收集发票：发票即用来报账用的小票，主要来自于易乐多，文体百货超市等等。发票中的单位一律写：广西大学。报账用的物品不必须是文体用品，比如钢笔，篮球，排球，中性笔，笔记本，透明胶，双面胶……等等一系列可以用来办公的东西。所有发票最最重要的是要求里面所有的物品必须表明单价与数量，否则不得用作发票。

2，账目管理。即负责学期末学院账目总结与各个挂账点的账目清总。（截止2011年11月20日，环境学院的挂账点一共有三个，分别是：西校园狗洞那里的腾飞文印店，西校园化学化工学院负一楼的西子文印店，东校园水塔餐厅旁边的非凡文体店）

3，会议提醒。即对每周一下午的部长例会的提醒，提醒包括保证每位理应出席会议的人得到通知，并交代会议大致事宜，保证出席人员心有准备，以确保例会省时高效的进行。

4，会议记录。即对每周一下午的部长例会进行会议记录，并从纪检部那里了解缺席的部门，以确保缺席的部门也可知道会议内容，及时完成所分配任务。

5，文件书写。文件即为包括主席，副主席，书记等人参加一些活动的发言稿。

6，协助任务。即各种大型活动（如校运会，院运会，青年环境友好使者选拔大赛等）的协助工作，看各个活动的任务分配与负责人员届时安排。

第四章：日常工作制度

1、值班制度：2011年第一学期秘书处的值班时间为每周四下午5:20——6:00。值班为每次2人，值班任务为：接受请柬，并及时传递给相关人士；与其他部门之间沟通交流，互相了解，互相帮助。不能按时值班的人员必须提前跟负责人联系，不可随意旷缺。

2、部长例会制度：要求部长（或者部长与副部长）必须准时出席，具体情况以临时需要为主。出席人员必须保证做好会议记录，并及时通知缺席部门相关事宜。

3、账目管理制度：原则上每 个人都要求有报账经验，鉴于财务管理事物的复杂性，可由每届秘书长（或者副秘书长）负责财务总管与总结。

4、培训制度：

确定正式干事以后，部门要不定期对成员进行培训，培训包括礼仪培训、工作职能培训、心理培训等方面，以及素质拓展培训活动若干（如举行气排球、篮球等体育类活动或外出聚餐、出游活动等）。2，各干事必须完成以上基本培训课程，实际情况记入个人人事档案。3，各干事必须具有至少一次独自处理问题的机会。（比如，一个人去财务处报账，收集发票，买东西挂账。。等等）

4、其他院重大活动考勤制度：迎新、校运会等院重大学生活动中，若需要咱系相关负责人必须各司其职，按时到岗，不得无故迟到、早退、缺席。

第五章：成员的权利以及义务

一、日常：

1、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退；

2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退：

3、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任,如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误,即予以除名；

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。

二、会议：

1、秘书处根据实际工作需要,会不定时召开工作会议,干事应准时参加例会,例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；

2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的议题顺利进行；

干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向秘书长或副秘书长提出；

3、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。

第六章：附则

广西大学环境学院团委办公室对此制度有最终解释权。本章程自公布之日起实行。

附件一：

广西大学环境学院团委办公室成员考核说明

。。

附件二：。。。

秘书处大事记

2011年

6月，环境学院团委学生会举行换届大会，会后经过结构调整，学生会新设立了秘书处一部门，由冯小红担任第三届环境学院学生会秘书处秘书长，陈远征任副秘书长。

2011年

9月，秘书处首次参与学院团委学生会招新。秘书处迎来建部以来首批干事；

2011年10月，秘书处开展了首轮业务培训，参与学生会各部烧烤联谊活动，增进了部门内部及各部之间的交流，加深了新一届团委干部干事间的友谊。

秘书处家谱

历届部长、副部 第三届秘书长：冯小红

女

环境工程103班

副秘书长：陈远征

女

环境工程102班 第三届干事：胡文科

男

环境工程111班

黄季椋

女

环境工程112班

乔荣涛

男

环境工程112班

刘大杰

陈涵涛

龙俊霖

男

环境工程113班 男

环境工程113班 男

环境工程112班

秘书处部门手册 篇2

日前 , 安徽省青阳县农机局联合县安监局组织专门人员精心编撰了《农机安全知识手册》, 以深入推进全国“平安农机”示范县创建进程, 进一步加强农机安全生产, 提高广大农民群众的安全意识和农机手安全行车的自觉性。目前已印制成册2 000本。新编撰的《农机安全知识手册》分为安全知识、安全管理、安全警示、违章处罚4个部分, 共59页, 内容详实。广大农机手通过学习《农机安全知识手册》, 能基本了解掌握道路交通安全、安全操作、农机牌证办理、农机安全教育培训、年度检审、农机事故责任认定、违法违章以及农机有关法律法规知识。

秘书处部门手册 篇3

随着中共中央机关工作部门的发展，中央秘书工作和秘书部门也随之设立与发展。理清其组织发展演变过程，便于总结历史经验，继承优良传统，加强中央秘书工作部门的自身建设，提高秘书工作的效能。

[关键词]

中共中央;秘书工作部门;历史演变

[中图分类号] D231 [文献标识码] A [文章编号] 1009-928X（2015）09-0033-03

四、抗日战争时期的中共中央秘书长和中央秘书工作部门

抗日战争时期，党中央机关驻于陕甘宁边区延安，环境较为稳定安全。中央秘书工作和秘书部门也进一步得到充实和健全。

（一）中共中央秘书处的逐步健全及工作规则规定的制定。随着全国各地大批爱国知识青年奔赴延安，中央机关各部门吸收了一批优秀的青年党员干部参加工作，逐步健全了各部委内部科室等机构。1937年12月25日，党中央制定了《政治局工作规则和纪律草案》、《书记处工作规则和纪律草案》。1938年11月6日颁布的《关于各级党委暂行组织机构的决定》规定：“区委以上各级党的委员会之下，得分下列各部办事：……秘书处——管理文书、庶务、会计等事。在秘书处及各部之下，得视事务之繁简，分为各科办事，设科长科员若干人。各级党委的各工作部门，对于下级党委的各该部门，均得指导其工作，但关于各种重要问题的指示，应经由各该党委员会行使之。”[1]这是党中央又一次明文正式决定设立“中央秘书处”，并规定其主要工作。中共中央秘书处除原有的文书科、会计科、机要科、材料科、收发室外，陆续增设了交通科、电讯科、速记室、总务科等。中央秘书处的职能进一步拓宽、加强，主要是：负责制订机关工作制度。如1939年6月19日中央秘书处印发了《中央直属机关暂行工作规则》，规定了行政制度、办公会客制度、工作制度、会议制度等;负责全党全国性的电讯指导业务;奉命转发中央及各地文件材料;负责文件电报区分与管理;设立印刷厂、负责印刷党中央和中央军委各种文件材料等。

（二）抗战前期的中共中央秘书长。依现有文献史料看，李富春于1937年8月至1939年担任中共中央秘书长较为可信。其一，党的七大、八大“代表名录”均称李富春“1937年春起任中共中央秘书长”，未讲截止时间。但1938年9月至11月召开的六届六中全会，李富春任秘书长，而王首道仅是秘书，似亦说明六中全会以前中央秘书长是李富春，而不会是王首道。

其二，李富春当时多次参加中央常委、中央书记处会议。经查《张闻天年谱》上卷引会议原始记录所列人名排列，1937年至1938年9月，李富春先后17次参加了中央常委、中央书记处和中央政治局会议，排名多在中央常委、书记之后，参加者之前。如1938年2月20日中央常委会议“记录”所列人名为“康生、洛甫、凯丰、富春，参加者：仿吾、罗迈、邵式平、申力生”。11月30日六中全会后第一次中央书记处会议“记录”所列为“毛、洛、康、陈（云）、祥（王稼祥）、李（富春）参加”。12月5日中央常委会议“记录”所列为“毛、洛、陈、康、祥、李”，李显然指李富春。

其三，王若飞1940年1月13日至1941年9月28日曾任中共中央秘书长，主要根据是七大“代表名录”王若飞“同年（指1940年）春至1941年9月任中共中央秘书长”。此前他曾任中央军委总政治部秘书长，陕甘宁边区党委宣传部部长，中央华北华中工作委员会秘书长，中央军委参谋长（1941年1月27日免职，有军委命令）。另据《张闻天年谱》上卷称，1941年“3月5日主持中共中央政治局会议”，王若飞亦列席。张闻天提议“《政治简讯》今后由中央秘书处若飞、乔木负责起草，每周一次”，表明当时王若飞确实主持中央秘书处工作。另1941年9月王若飞曾起草《秘书长日常管理的业务》共八项任务，亦可证明他1941年9月前确曾担任过中央秘书长。[3]

以上李富春、王若飞担任的中央秘书长，事实上主要是主管中央秘书处、行政处（均有处长）等工作，不同于中央秘书处处长，但也不同于五大、六大后由蔡和森、李维汉、周恩来、李立三和随后任弼时担任的中共中央秘书长。他们均列席过中央政治局、中央书记处会议，但本身并非中央领导集体核心成员。

（三）中共中央书记处办公厅的设立及其组织。随着全国敌后抗日根据地和人民抗日军队的空前大发展，党中央机关的日常事务性技术工作日益增加，中央书记处政治和组织日常工作加重，中央秘书处组织已难以承担日益繁重的工作任务。1941年3月12日，中央政治局开会讨论七大筹备工作，决定“大会以任弼时为秘书长，王若飞、李富春为副秘书长，王首道、陶铸为秘书处正副处长”。7月30日中央政治局会议听取任弼时关于改革中央机构的报告，会议决定在中央秘书处下成立中央行政管理局，统一中央机关和直属学校的行政管理工作，“会议还决定：任弼时为中央秘书长”。8月27日“中央政治局会议决定：……任弼时任中共中央秘书长;李富春任副秘书长……中央书记处和中央政治局会议议程，由中央秘书长负责提出”。9月8日中央书记处工作会议决定：“以王首道、邓洁为中央秘书处的正副处长”。[4]从以上中央政治局决定可以看出，由任弼时担任的“中共中央秘书长”，与由李富春、王若飞担任的中央秘书处秘书长，职权明显不同，排在中央政治局委员第二位的任弼时是中央领导集体核心成员，负责安排中央书记处和中央政治局会议议程。其作用与五大后蔡和森，六大后周恩来、李立三，八七会议后李维汉所任中央秘书长相同。

1941年9月15日，“中央书记处工作会议决定，中央秘书处为中央书记处的工作机关，中央书记处的业务工作，由任弼时提出方案，提交中央政治局批准执行”。9月26日，中央书记处工作会议通过任弼时提出的《中央书记处的任务和组织条例》，规定了中央书记处五项职责，其“业务工作由中央书记处办公厅执行”。9月28日，“中央书记处发出正式通知：组织中央书记处办公厅，负责书记处的日常工作”。[5]中央书记处办公厅简称中央办公厅，此后是与中央组织部、宣传部等相同的部级工作机关。第一位主任由中央副秘书长李富春兼任，此后中央秘书处隶属于中央办公厅。据9月王若飞起草的《中央书记处办公厅的组织机构》规定，在中央秘书长、副秘书长之下辖有中央秘书处、中央机关事务管理局、特别会计科、交通科和中央直属党委。在中央秘书处之下辖有机要处、总务科、中央保卫委员会、杨家岭总支委。

五、党的七大后的中共中央秘书长和中央办公厅

（一）党的七大及其后的中央秘书长和中央办公厅。1945年4月23日至6月11日，在延安召开了中共七大，预备会议选出大会主席团，选出大会秘书长任弼时，副秘书长李富春。七届一中全会选举任弼时为中央委员会秘书长，李富春为中央委员会副秘书长。[6]中央秘书长和副秘书长，第一次由中央委员会全体会议选举，其职权相当于党的八大后中央委员会主席、副主席之下的“中央总书记”、副总书记。9月19日中共中央决定李富春调任冀热辽中央局书记。1946年11月2日中央书记处决定，饶漱石任中共中央副秘书长兼中共中央组织部部长，但饶并未到职。

（二）撤出延安后的中央办公厅工作人员一分为三。1947年3月党中央撤出延安后，中央办公厅携带大批档案资料撤至陕北。3月29日党中央决定，毛泽东、周恩来、任弼时留在陕北，由刘少奇、朱德、董必武组成中央工作委员会前往晋察冀边区;由叶剑英、杨尚昆等组成后方委员会暂留晋西北。中央办公厅将全部人员分组三个支队：第一支队随党中央转战陕北，编入中央纵队（昆仑支队）为第一大队，大队长龙飞虎，机要处处长李质忠，行政处处长邓洁，警卫处处长汪东兴。第二支队随刘少奇、朱德等经晋西北转移到河北省平山县西柏坡。中央工委秘书长安子文，下设办公处，处长伍云甫，秘书科科长刘火。另有机要科、通讯科、材料科、行政科、卫生科等。第三支队随叶剑英等转移至晋西北山西省临县三交镇。中央后方委员会秘书长杨尚昆，下设办公室，主任赖祖烈，交通科科长王凯。[7]

（三）重新组成的中共中央办公厅。1948年5月上旬，分成三部分行动的中共中央领导集体及中央与军委机关，先后会合于河北平山县。5月15日中共中央与中央工委合并，撤销中央后委。中共中央决定杨尚昆任中央副秘书长兼中央办公厅主任。此后陆续任命了中共中央秘书长任弼时，副秘书长杨尚昆，中央政治局及书记处秘书胡乔木，中央书记处办公处处长伍云甫，副处长叶子龙、汪东兴、赖祖烈，特别会计科科长赖祖烈，中央办公厅主任杨尚昆兼，秘书处处长曾三。[8]

1949年3月25日，中共中央领导人和中央机关各部门从平山西柏坡迁入北平。由于任弼时日益病重，中共中央秘书长工作实际由中央书记处书记周恩来，中央副秘书长兼中央办公厅主任杨尚昆，中央书记处政治秘书室师哲来承担。中央办公厅下辖：秘书处处长曾三，警卫处处长汪东兴，机要秘书室主任叶子龙，香山行政处处长伍云甫，特别会计室主任赖祖烈，新市区建设办事处处长范离，防空委员会（驻香山）主任伍云甫兼，副主任范离兼。[9]

六、社会主义革命和建设时期的中共中央秘书长和中央办公厅

（一）党的八大前的中共中央秘书长和中央办公厅主任。1949年10月以后，中央书记处成员和中央办公厅已迁住于北京故宫西侧的中南海院内，此后再无变动。中央秘书长仍由中央书记处书记任弼时兼，副秘书长仍是杨尚昆。1950年10月25日任弼时因病逝世，此后党的七届三中全会并未再决定中央秘书长人选，中央秘书长工作实际上继续由周恩来负责。1952年7月中共中央提出，“由于经济建设即将成为我们国家的中心任务，党和政府的中央机构必须加强。为此，中央拟于明年初调各中央局书记及其他若干同志来中央工作，并拟逐步缩小各中央局和各大区政府的机构与职权”。同时刘少奇在《加强党中央办事机构意见》中提出，“特别加强中央办公厅的机构，帮助中央处理大量的文电和材料”。[10]1954年4月27日，中共中央决定，邓小平担任中共中央秘书长，李富春、林枫、刘澜涛、谭震林、宋任穷、马明方、杨尚昆、胡乔木、李雪峰为中共中央副秘书长，仍由杨尚昆兼中央办公厅主任。

（二）党的八大将中央秘书长改为中央总书记。1956年召开的党的八大修订的党章规定，“党的中央委员会全体会议选举中央政治局、中央政治局的常务委员会和中央书记处，并且选举中央委员会主席一人，副主席若干人和总书记一人”。与七大党章不同，八大在中央政治局常务委员会之下设立了中央书记处。与七大后中央书记处即是中央常委会不同，八大后的中央书记处是“在中央政治局和它的常务委员会领导之下，处理中央日常工作”，即它并非一级决策机构，而是执行日常工作的机构。在设有中央委员会主席和副主席之下，新设立了中央总书记，实际上是做原来中央秘书长的工作，是中央常委会成员。八届一中全会选举邓小平为中央委员会总书记。杨尚昆被选为候补书记，仍兼中央办公厅主任。

（三）党的十一届三中全会决定重设中央秘书长。1965年11月10日，汪东兴继任中共中央办公厅主任。中央文化革命小组篡夺了党中央部分权力，中央书记处和中央各部门多被改组或削减职权，独有中央办公厅职权被扩大，仍由汪东兴任主任。1969年4月召开的党的九大修改党章取消中央总书记和中央书记处，规定“在主席、副主席和中央政治局常务委员会领导下，设立若干必要的精干的机构，统一处理党、政、军的日常工作”。汪东兴被选为中央委员、中央政治局候补委员，兼中央办公厅主任。1973年5月召开的党的十大，汪东兴被选为中央政治局委员，继续兼任中央办公厅主任。1977年8月召开党的十一大，汪东兴任大会秘书长，修改党章，删去了“设立若干必要的精干的机构，统一处理党、政、军的日常工作”一段，并未规定设立何种工作机构。汪东兴被选为中央副主席，仍然主管中央办公厅工作。

党的十一届三中全会决定重新设立中共中央秘书长，由新选为中央政治局委员的胡耀邦担任，副秘书长为胡乔木、姚依林。由姚依林兼中央办公厅主任。担任中央秘书长的胡耀邦，在中央主席、副主席之下，实际上做的是党的八大后中央总书记的工作。

参考文献：

[1]中共中央文件选集（一九三六——一九三八）[M].北京：中共中央党校出版社，1985：713-714.

[2][3]张闻天年谱（上卷）[M].北京：中共党史出版社，2010：593-598.647.

[4][5]任弼时年谱[M].中央文献出版社，人民出版社，1993：394-406.407-409.

[6][7][9]中共秘书工作简史[M].沈阳：辽宁人民出版社，1992：258-259.318.329.

[8]中国共产党组织史资料汇编[M].北京：红旗出版社，1983：502.

[10]刘少奇年谱（下卷）[M].北京：中央文献出版社，1996：300.

作者系中国人民解放军后勤学院教授

秘书处部门设置 篇4

会务通讯部：负责召集校学联日常会议以及会议记录工作；联络校学联各下辖组织单位，保持校学联内部信息通畅，平衡协调各单位资源。要求应聘者应具有良好的沟通能力和较强的组织协调能力，有耐心、有热情。有相关经验者者优先。

财务外联部：负责校学联会费的管理及校学联日常活动开支的预决算工作。要求应聘者应具有较强的沟通协调能力，原则性强，工作细致，对财务工作有一定了解。会计专业、有相关经验者优先。

网络技术部：负责管理维护“建大青年”网站，校学联对外宣传彩喷、KT板等宣传资料的设计与制作，校学联日常活动影像资料的采集。要求应聘者应具备一定的网络技术和计算机操作基础，热衷于从事网络技术工作，对待工作积极认真，耐心细致。工业设计、艺术设计、信息学院相关专业以及摄影爱好者优先录取。

宣传部：负责校学联一切活动的宣传工作，设计和制作对外宣传海报、展板。要求应聘者对宣传工作有一定认识，具备从事宣传工作的基本技能。沟通协调能力强，工作细致。设计类专业、绘画、书法特长者优先。

学生会秘书处部门总结 篇5

眨眼间，本学期的学生工作也快要结束了，回顾整学年秘书处这个小家庭的点点滴滴，感觉有太多的辛酸和美好的回忆！是啊，有时候感觉这就是我的家啊，干事们都是我的兄弟姐妹啊，我们都舍不得彼此分开，但有时却不得不面对换届这个现实，勇敢坚强走完自己剩下的路。好了，辛酸的话不多说了，说说本学期的总结吧。

一、工作总结；

在2012下半学期院学生会不失时机地开展了丰富多彩的澳华科技文化艺术节和运动会,满足了广大同学的精神文化需求,同时带领同学们走在了时代的前沿,以最新的理念,大胆的创意营造了积极健康的校园文化氛围,充分激发了广大同学的创造能力,提高了广大同学的综合素质，为12下半的学生会工作画上了圆满的句号。

该学期,秘书处根据学校及学院指示，完成了既定工作并组织了一定的学生活动，引导了院学生工作的发展，协调了学生会各部门的工作，为同学们提供了优质的服务。重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作，及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作，同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽工作关系到整个学生会的运转，极为重要，本已认真完成此项工作，使学生会的工作顺利进行。

学生会的管理秘书处负责很大一部分。在学生会的领导班子确立后，要做部门职能细化，分工明确，并对各部门进行干部培养，使

学生会成为具有战斗力的整体。

物品及财务管理。学生会的活动经费及物品多由秘书处备案管理。有部门要举办活动时，须向秘书处提交经费预算，经秘书处审批后方可领取经费。学生会物品不经秘书处批准不得擅自挪用。对于管理工作，秘书处认真负责并得到主席团认可。

总体上说，秘书处的事务比较细、杂，也很繁琐，需要一定的细心和耐心，“要沉得住气”。但较之其他部门，秘书处的工作应该还是很轻松的。如果没有重要活动，整理会议记录就是主要的活了。这很简单，但也有值得考虑的地方，比如哪些内容应该详细，哪些内容应该摘要，哪些内容不应纳入，等等。对执委会有一定了解之后，要做到这一点还是不难的。会议记录的小册子也是协会以后工作的重要依据之一，应妥善保存。

在重大活动期间，秘书处的工作也紧张起来。采购物品、整理资料、搞好后勤，很细碎，但也很重要。

良好的工作成效来源于团队的凝聚力、协作精神和有效的运行体制，因而本学期秘书处把工作的首要任务定位在建立健全完善的工作制度以及管理制度。

二、活动总结

广纳贤言“意见墙”

本学期，学生会举办了澳华科技文化艺术节大型活动，各部门基本上都开展了具有本部门特色的活动，在这些活动中有好有坏，针对这一现象，秘书处召开了“广纳贤言‘意见墙’”活动，对各部门

所办的活动经行了一次“批评与自我批评”。从活动的过程来看，该活动引起了同学们的巨大反响，大部分同学都能积极参与。通过总结同学们所填写的问卷调查来看，存在许多活动都是走形式，没有达到预期的活动效果，同学们都感觉在打酱油；同时，大部分活动同学们还是很满意的，希望可以不断的延续下去。总之，此次活动对澳华科技文化艺术节起到了另外一种形式的总结。

学生会秘书处部门规章制度 篇6

总 则

国际贸易系学生会秘书处，是学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对国际贸易系学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。

宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。原则：公平、公正、公开。

中心：“团结、协作、自信、高效、创新”

工作范围：主要负责团总支学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理；及时传达各项文件的通知；对团总支学生会的会议进行记录；整理修改各项活动的通讯并及时报导；对团总支学生会的财务管理等等。

第一章 秘书处各成员工作职责

一、秘书长职责：

1、是学生会的一员，参与对学生会的管理工作，对学生会负责。协助团总支学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；

2、负责秘书处的对外工作，协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系。对秘书处的工作进行全面监督，做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；

3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，并与副秘书长进行沟通交流；

4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结，协调秘书处开展活动；

5、负责我系每周团总支学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理；

6、负责国际贸易系团总支学生会物品采购的统一管理。及时进行财务登记，及时报销，及时总结，及时报账，账目清晰公开。

二、副秘书长职责：

1、直接对团总支学生会负责，接受秘书长的领导。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；

2、全面负责秘书处内部工作，协调干事之间的关系，在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。

3、负责部内各组工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对部员的表现进行评估考核。

4、主管部内人事，负责部内成员的档案和活动资料的管理。

5、注意发现和培养优秀部员，关注他（她）们的进步，为他（她）们的发展创造必要的条件和环境。

6、审核整理国际贸易系所有活动通讯，并做好记录。

三、干事职责：

1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识；

2、团结协助，注重团队协作精神；

3、始终保持着对工作的热情；

4、做好每次例会的会议记录，登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果；

5、负责与各部门的联系，于每周五将本周通讯发送至副部长邮箱；

6、负责各项活动的后勤工作，如资料收集、场地布置、秩序维持等。

第二章 规章制度

一、日常：

1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退；

2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；

3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以除名；

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。

二、会议：

1、秘书处根据实际工作需要，于每周一中午12:30召开工作会议，干事应准时参加例会，例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；

2、部内成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行；

3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长或副秘书长提出；

4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。

三、通讯：

1、每篇通讯要求有时效性，于活动结束的当天上交；字数为200—250字左右；

2、我系工作简报要求的通讯分为党建工作、教学科研动态、学生工作、表彰奖励、就业信息五部分，每部门应安排负责人及时跟踪报导；

3、副秘书长将收到的所有通讯整理后，于每月10日和25日发送至院报（E-mail:yuanbao@shfc.edu.cn）；每月18日将我系举办的大型活动的通讯发送至系 调研部（注：每学期与我系联系的调研部干事会有所变动，需每学期与调研部保持紧密联系）。

四、基层培训：

1、每学年开始，针对我系各部门新招聘干事进行基层干事培训，主要包括对各部门工作的认识以及相关注意事项；

2、在每次团总支学生会进行换届改选后，针对我系新任干部以及各班级团支委成员进行基层干部培训；

3、每次培训结束后，培训成员须上交心得小结；由秘书处统一进行整理保管。

五、采购制度

1、为了规范我系团总支学生会各部门采购物品，确保物品领用的公开化，从而保证各位学生干部及部门成员的工作效率，特制定采购制度如下：

2、采购者须以集体利益为采购原则，严禁一切损害集体利益的行为；

3、各部门应根据各自的需要合理的确定采购商品的种类和数量，不得采购私人物品；

4、各部门须采购物品时应当到秘书处填写采购登记表（见附表）并按要求详细完整的填写，经团总支同意后采购，未经审核同意的将不予报销；

5、采购商品过程中，采购者应向销售商索要发票以证明资金去向；

6、若由于采购者的疏忽而购买了错误的商品，则由采购者承担责任，并尽快购买到正确商品；

7、采购金额在100元以下时，采购者在采购结束后持相关发票到负责老师处办理采购报销，采购金额在100元以上时，可要求先行预支部分资金，采购者在采购结束后持相关发票到负责老师处办理余额的报销；

第三章 奖惩条例

为了提高部门成员在工作上的责任意识，加强部门内部管理建设每学期将对部门干事工作成绩进行评定，特拟条例如下（实行百分制）：

干事最终考核成绩有两部分组成，秘书长及副秘书长对其考核成绩分数占总分的60%，干事自评成绩占总分的40%；每位干事的基础分为70分；严格按照分数高低评选出优秀干事；每次评选优秀干事人数不超过总人数的20%。

奖惩细则：

1、及时传达各项任务加2~5分/次，不能及时传达工作任务将视其情节扣2~5分/次；

2、积极完成下达的工作任务视其效果加2~5分/次，对不能完成任务而无情况说明者将视其情节扣2~5分/次；

3、在执行工作中，认真负责家5~10分；玩忽职守，寻私舞弊者，扣5~10分/次。若造成严重后果、有损学生会或部门形象者，将给予警告或开除；

4、在活动策划及开展中，大胆提出创新意见者加2~5分/次；

5、对于每次例会，应准时参加，生病或有事应事先请假。无一次缺勤者加5分；如无故缺席扣其5分/次，迟到扣2分/次，无故缺席三次者当自动退出；

6、秘书处干事参加秘书处举办活动一律不得加分。

注：该规章制度即日起生效；

国际贸易系秘书处保留此规章制度的最终解释权。

秘书处部门手册 篇7

及岗位说明

山西省保险行业协会是经山西保监局审查同意并在省民政部门登记注册的山西省保险业内的全省性自律组织，是非营利性社会团体法人。山西省保险行业协会的宗旨是：遵守宪法、法律、法规和经济金融方针政策，遵守社会道德风尚，督促会员自律，维护行业利益，促进行业发展，为会员提供服务，促进市场公开、公平、公正。山西省保险行业协会业务活动接受业务主管单位山西保监局的监督和指导，并接受省民政部门的监督和管理。

一、山西省保险行业协会职责

协会的基本职责是：自律与服务。重点发挥自律职能，促进市场公平，维护消费公正。同时做好维权、协调、交流和宣传等工作，为会员和消费者提供优质服务。

1、协会履行以下自律职责：一是接受山西保监局委托，制定从业人员道德和行为准则、行规行约，对保险从业人员进行资格管理；二是督促会员依法合规经营，组织签定自律公约，约束不正当竞争行为，维护公平竞争的市场环境；三是接受山西保监局委托，组织制定保险业产品、技术、服务等方面的指导性条款，报山西保监局审查同意后对外发布；四是推进行业信用体系建设，探索建立信用评价机制，大力培育诚信文化，加强诚信检查和监督；五是进行自 1 律管理，对于违反协会章程、自律公约、损害保险人和被投保人合法权益、参与不正当竞争的会员，可按照章程或自律公约的有关规定，实施警告、业内批评、公开谴责、支付违约金和提请山西保监局依法对其进行处罚等惩戒措施。

2、协会履行以下行业服务职责：一是积极参与政府和山西保监局的政策论证，提出保险业政策、立法和行业规划等方面的建议；二是积极开展调查研究，及时向山西保监局和政府反映保险市场存在的问题，并提出解决意见和建议；三是加强同政府部门和市场主体的沟通，争取有利于保险业发展的社会环境和政策环境，维护保险业、会员和消费者的合法权益；四是主动听取会员单位意见、倾听会员单位呼声，积极代表会员单位与有关方面协调沟通，维护会员单位利益；五是认真受理保险咨询和投诉，化解各种矛盾，及时向山西保监局上报重大投诉案件，做好山西保监局批转的投诉案件调查处理工作；六是组织会员开展业务、技术和工作经验交流。通过刊物、网站、信息平台等形式，完善信息数据，反映业内动态，建立信息分享机制；七是整合业内宣传资源，加强与媒体的沟通，正面引导舆论宣传，积极开展保险业宣传工作，大力提高保险业的社会影响以及公众保险意识，强化市场主体法律意识；八是经山西保监局授权和委托，开展保险职业与实务方面的教育培训工作；八是加强与省内外保险协会组织间的交流与合作，借鉴先进做法，维护行业利益；九是承办山西保监局委托办理的其他事项。

秘书处是山西省保险行业协会的日常办事机构，其具体职责是： 负责协会的日常办公；代表协会进行对外联络；制定并组织实施工作计划；组织落实理事会、常务理事会的决定事项，接受理事会、常务理事会的工作考核；组织推动并积极协调各专业委员会开展工作，具体落实各专业委员会的决定事项；组织协会重要会议；具体承办山西保监局授权委托事项；组织开展行业自律，签订自律公约并监督执行；开展行业服务等。

二、秘书长主要职责

1、主持秘书处日常工作；

2、经公开招聘选拔、批准备案等程序后，具体办理内设机构负责人及其他专职工作人员聘任手续；

3、负责协会各项规章制度的建立和执行；

4、制定并组织落实工作计划；

5、组织协调各办事机构和各专业委员会开展工作；

6、组织落实理事会、常务理事会及各专业委员会的决定事项；

7、向常务理事会汇报工作，接受常务理事会的工作考核；

8、负责协会会员代表大会、理事会、常务理事会及其他重大活动的组织、协调；

9、负责与业务主管部门、民政部门、各会员公司、各地市协会、地方政府及有关部门的联络、沟通与协调；

10、掌握保险市场状况，组织开展行业自律与服务；

11、组织落实山西保监局授权委托办理的工作事项；

12、签发协会日常文件；

13、处理其他日常事务。

三、副秘书长主要职责

1、协助秘书长工作，接受理事会、常务理事会、秘书长的工作考核；

2、根据工作分工，组织、协调分管部门和相关专业委员会开展工作；

3、根据工作分工，负责与业务主管部门、民政部门、各会员公司、各地市协会、地方政府及有关部门的联络、沟通与协调；

4、根据工作分工，组织开展行业自律，维护市场秩序；

5、根据工作分工，组织落实山西保监局授权委托办理的工作事项；

6、完成秘书长交办的其他工作。

四、综合行政部（培训部）：

1、部门主要职责：

拟定协会办公规章制度，组织协调日常办公；督办秘书处领导批办的重要事项；组织承办协会重要会议；负责协会公文处理工作，对各类公文进行核稿，承担有关文件的起草；拟定秘书处人力资源管理的制度、办法并组织实施，负责人员调配、考核任免、人员工资管理、人事档案管理和员工教育培训等工作；处理与协会有关的法律事务，受理保险行业的信访投诉；负责行业发展的信息收集与统计、协会网站的维护，编写宣传刊物，向保监局及地方有关部门报送协会工作信息和保险行业重要情况；负责协会的档案、机要、保密及安全、保卫、消防工作；负责秘书处的行政后勤、物资采购与管理工作；负责秘书处的财务管理工作，编制秘书处财务预决算；负责协会外事管理；负责协会与保监局、政府部门、各地市协会以及其他行业社会团体、组织等的协调、交流与合作；负责协会会员发展与管理工作；组织开展行业有关教育培训工作；完成协会领导交办的其他工作。

2、岗位设置：

根据以上职责，拟设部门主任、综合文秘岗、人事教育培训岗、宣传岗、财务会计岗、档案管理岗、法律事务岗、财务出纳岗，行政后勤（司机）岗，门卫收发岗10个岗位。

五、人身险工作部

1、部门主要职责：

负责组织落实行业人身险领域自律协调与服务工作；承担人身险领域各专业委员会（小组）的日常联络、沟通与协调组织工作，归口处理与落实人身险领域各专业委员会（小组）的决定事项；对口负责与各会员公司、保监局相关处室的工作联系、沟通交流与协调；负责处理涉及人身险业务的信访投诉；负责组织开展行业人身险领域的专项业务指导和业务培训工作；负责行业人身险领域发展状况的信息统计与调查研究，收集人身险会员公司意见和建议，向政府及相关部门反映，维护会员公司利益；完成协会领导交办的其他工作。

2、岗位设置： 根据以上职责，拟设部门主任、业务管理岗、行业信息统计与研究岗3个岗位。

六、财产险工作部

1、部门主要职责：

负责组织落实行业财产险领域自律协调与服务工作；承担财产险领域各专业委员会（小组）的日常联络、沟通与协调组织工作，归口处理与落实财产险领域各专业委员会（小组）的决定事项；对口负责与各会员公司、保监局相关处室的工作联系、沟通交流与协调；负责处理涉及财产险业务的信访投诉；负责组织开展行业财产险领域的专项业务指导和业务培训工作；负责行业财产险领域发展状况的信息统计与调查研究，收集财产险会员公司意见和建议，向政府及相关部门反映，维护会员公司利益；完成协会领导交办的其他工作。

2、岗位设置及人员编制：

根据以上职责，拟设部门主任、业务管理岗、行业信息统计与研究岗3个岗位。

七、中介工作部

1、部门主要职责：

负责组织落实保险中介领域自律协调与服务工作；承担保险中介领域各专业委员会（小组）的日常联络、沟通与协调组织工作，归口处理与落实保险中介领域各专业委员会（小组）的决定事项；对口负责与各会员公司、保监局相关处室的工作联系、沟通交流与 协调；根据保监局委托授权，负责保险营销员管理信息系统的日常管理与维护，负责保险营销员的登记注册、诚信记录管理；负责处理涉及保险中介业务的信访投诉；负责组织开展保险中介领域的专项业务指导和业务培训工作；负责保险中介领域发展状况的信息统计与调查研究，收集保险中介机构会员公司意见和建议意见和建议，向政府及相关部门反映，维护会员公司利益；完成协会领导交办的其他工作。

2、岗位设置及人员编制：

根据以上职责，拟设部门主任、业务管理岗、保险营销员管理岗3个岗位。

八、电子化考试中心

1、部门主要职责：

根据保监局的委托授权，负责组织保险中介从业人员（保险代理、保险经纪、保险公估）资格考试工作；拟定考试各项规章制度，完善考务工作流程；负责固定考点、流动考点的工作开展；负责考试档案管理；对口负责与各会员公司、保监局相关处室的工作联系、沟通交流与协调；负责保险中介从业人员资格证书的打印、发放、换发工作；负责协会IT基础设施、办公系统、协会信息网站的管理与维护；完成协会领导交办的其他工作。

2、岗位设置：

根据以上职责，拟设部门主任、资格证书管理岗、考务管理岗、信息技术岗、考试档案管理岗5个岗位。

九、各部门主任（或负责人）负责本部门具体工作岗位及职责划分

部门秘书简历 篇8

目前所在： 广州 年 龄： 21

户口所在： 江西 国 籍： 中国

婚姻状况： 未婚 民 族： 汉族

诚信徽章： 未申请 身 高： 157 cm

人才测评： 未测评 体 重： 47 kg

◆ 求职意向

人才类型： 应届毕业生

应聘职位： 保险核保/理赔， 保险内勤/客户服务

工作年限： 0 职 称：

求职类型： 全职 可到职日期： 随时

月薪要求： 3000～4499元 希望工作地区： 广州,,

◆ 工作经历

平安人寿广州分公司 起止年月：-09 ～ -01

公司性质： 股份制企业 所属行业：保险

担任职位： 部门秘书

工作描述： 1、负责部门的早会管理、交单初审、业绩追踪、营运费用报销等行政工作

2、营业区各种培训通知下达、部门产说会及推介会的`安排及总结

3、部门保险代理人入职及离职办理、差勤扣款等人事工作

离职原因：

精英辅导班 起止年月：-07 ～ 2011-08

公司性质： 其它 所属行业：

担任职位： 合伙人及英语教师

工作描述： 组织中小学生暑期辅导班，期间负责招生工作并担任英语老师兼英语家教，锻炼了合作能力、沟通能力和处理问题的应变能力。

毕业院校： 江西中医药大学

最高学历： 本科 获得学位: 经济学学士学位 毕业日期： 2013-07

专 业 一： 保险学 专 业 二：

起始年月 终止年月 学校(机构) 所学专业 获得证书 证书编号

◆ 语言能力

外语： 英语 良好 粤语水平：

其它外语能力：

国语水平：

◆ 工作能力及其他专长

认真、仔细，执着、坚定地向着自己的目标奋斗。偶尔安静，一个人看书，偶尔好动，跑跑步，打打羽毛球。

◆ 个人自传

热情 执着 连续3年冒严寒早读、晨跑，一日不落

务实 速度 凡事不喜在最后关头再做，机会只给有准备的人

秘书部门的功能与职能 篇9

什么是功能，什么又是职能?这是常易被混为一谈的问题。这里讲的功能，是指事物(具体讲是指系统、机构)主体所具有的能力和作用的总和，它是由这一事物(系统、机构)内在的索质及其结构组成所决定的。简言之，功能是某一事物(系统、机构)所能发挥的效能与作用。例如政府的基本功能是保卫国家与管理(建设)国家。或者说政府的行政功能主要有：保卫功能、管理功能、服务功能等。当其一个组织机构建立、出现的时候，它的功能基本上也就确定了,一般是不以人们的主观意愿随意变化的。好比秘书部门通常不是行政执行部门,如果领导人硬要把它当作行政执行部门去使用，那就必须改变它的内在组成状况与改变它的内部结构才行，而经过这样改造后的机构，实质上成为行使政府职权的机构，已经不再是原来意义上的秘书机构了。

职能与功能既有联系，又有区别。职能通常指领导、上级根据其需要与某一机构的功能，而要求、交付给这一机构的职责任务。功能与职能都含有我们通常所说的“作用”的意思。但功能含有先天的客观性，人们不能任意夸大某一种机构的功能，例如说秘书部门具有行政管理的功能,就不准确；职能则含有外在的领导赋予性，上级可以赋予下级某些职能，不过最多不能超过上级本身的职能权限，职能的概念比功能小，不能超越功能的范围，比如要求秘书部门发挥保卫祖国的职能，显然也是不准确的。

(一)秘书部门的基本功能是“服务”与“辅助”

l.秘书部门的基本功能是“服务”，这是1985年以来历届全国秘书长座谈会精神都指明了的。从历史上也可以看出，自古领导人设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁、政务日重，必须要有一个或大或小的机构，—批或多或少的秘书为之服务，为之分担一部分辅助性的、事务性的工作，才能进行其领导任务。党中央多次强调的秘书部门“三服务”——为领导服务，为各部门服务，为人民群众服务的根本指导思想，也是从秘书部门的功能出发，并反映了这一功能的。

人们通常说秘书职业是服务性职业，秘书部门是服务性部门，秘书是服务人员，就是从其功能的角度讲的。

2.秘书部门的职业性功能是“辅助领导”的“辅助功能”。也就是通常所说的助手作用的意思。前面已讲到的，秘书部门的基本功能是“服务”，这是不错的。然而，服务—词是一个广泛社会化的词语，使用范围极其广阔。可以说几乎没有什么行业与服务无关的。小平同志说“领导就是服务”。我们说教师为学生服务，医生为病人服务，炊事员为吃饭的人服务，社会上所有的职业部是直接间接为他人服务，为人民服务的。但各行各业又都有其不同的、独有的服务特点，教师通过教书育人为人民服务，医生通过治病救人为人民服务，炊事员通过做好饭菜为人民服务。秘书部门则是通过做好领导的助手，辅助领导来体现为人民服务的。因此，也可以直接说，秘书部门的功能是辅助领导的“辅助”功能，秘书是对领导起一种助手作用的辅助性的服务人员，秘书部门应当发挥辅助领导进行领导工作的功能。由于助手作用仍然含义较广，许多其他部门也是领导人的助手部门，其他许多工作人员也是领导人的助手，总书记在1990年全国秘书长座谈会上，称秘书部门为领导的“左右手”，这就较之笼统地谈助手更明确了。领导的助手很多，而“左右手”部门则只此一家。

“左右手”是形象化的语言，它说明的有两点含义：一是秘书部门处于领导核心的左右，具有“近身”的特点，也有人称之为“围核性”，这种位置可说是秘书部门所独有的位置，人们说秘书部门居于领导机关的枢纽地位、是领导同外部接触的桥梁等，都含有类似的意思。二是指它的重要性，领导人如无左膀右臂辅助，就会耳目不灵，事务缠身，可以说连一个通知也发不出去，一个电话也接不进来。显然就不能正确决策与贯彻决策。

(二)秘书部门辅助功能的两大方面

秘书部门辅助功能有两大方面，其一是发挥事务助手作用；其二是发挥智力助手作用。

1.协助领导处理各种事务，具体说就是做好办事、办文，办会(还可以加上办信访……)等工作，以达到保证领导机关与领导工作正常运转，把领导人从繁琐的日常事务中解放出来，集中精力抓全局、抓大事的目的，这叫做事务助手作用。给领导当好事务助手，是领导设置秘书部门的本来用意，事务性工作也是秘书部门天天都有、工作量最大的基础性工作，是秘书部门第—位的功能。我们设置秘书部门的分支机构，培训提高秘书人员的工作素质，都要首先考虑到这一基本功能的发挥。

“办事、办文、办会”这“三办”中当然也含有大量的智力服务内容，“三办”都是要用脑筋，靠智慧才能做好的。但它们毕竟是程序化了的日常工作。另外我们把办事放在办文之前，并无轻视秘书的文字工作之意，而是说办文虽系最传统意义上的秘书工作,但作为群体的现代秘书机构，最多的人员、最大的工作量还是办事。就是高级领导的机要秘书、民间的私人秘书，绝大多数时间也是在办事，只有少数专门的“秀才型”秘书，才以写文章为主。至于办会，是因为我国的会议具有多、大、长特点，成为领导活动和领导方法中极为为的一种，消灭会海尚属遥遥无期，必须依靠一批秘书来办会，提高会议的质量，发挥会议的效果。

２.辅助领导正确决策，起好智力助手的作用，是秘书部门辅助功能的另一方面，也是现阶段各级领导所特别强调的。大家知道，决策是领导的领导功能的集中体现，也是领导的最主要的职能之一。在我国历史上，曾经出现过“大跃进”、“文化大革命”等多次战略性的重大决策错误，给国家和人民造成巨大损失，充分说明了决策的失误是最大的失误这一真理。我们付出了许多学费，才懂得了必须实行科学决策民主决策的道理。而领导人的正确决策，离不开正确的信息支持，也就离不开秘书部门发挥智力助手作用。所谓参谋作用，就其实质来说，也是建立在信息加工基础上的智力助手作用。领导人要正确决策，必须依靠大量精确信息的支持，通俗地说就是必须依靠参谋、外脑的智力支持，否则任何再高明的领导也必然有其所不知不懂的领域。但我们必须懂得，领导人的参谋外脑，主要地并不是靠的秘书部门这一家，更不是靠的某一个秘书个人。秘书并非各种专业领域的专家，例如外贸、司法、土壤、建筑等等许多专业，一般的党政秘书大概是都不大精通的。秘书部门的人员结构，也大量配备的是办事型的秘书或偏政偏文的秘书，所以秘书部门并不可能充当领导机关的参谋部，而只是一个信息加工厂。秘书部门并非领导的信息源，而是信息与领导的中介，能够做好信息加工工作就算发挥了很大的参谋作用了。同理，秘书个人也要紧紧掌握智力辅助的界限，有的领导称秘书为他的“高参”，那或许是很特殊的情况，或者是个别领导人的信口开河；还有的学者写文章要求秘书做领导人的“谏客”，像魏征谏唐太宗李世民那样发挥参谋作用，其实魏征是专职的谏议大夫，后来是太师，是进入了领导核心的几个高级领导之一，而并非现今意义上的高级秘书或办公厅主任。有的学者要求秘书当领导的谏客，显然也是超越了秘书功能的信口开河。正确的说法只能是“参谋提醒”，这已经是很高的要求了。

秘书部门发挥智力助手作用，辅助领导正确决策的主要途径，是发挥信息加工的作用，所以信息工作在秘书部门工作中越来趣为重要。

二、秘书部门的基本职能

秘书部门的职能，也就是领导或上司根据领导工作的客观需要，也根据秘书部门的功能、能量的主观因素，所要求秘书部门发挥的作用与承担的职责任务。职能与功能有时是交叉一致的，比如说秘书部门具有办事(指“三办”)与参谋(指智力助手)的职能或功能，就比较一致并无矛盾。但职能的含义范围显然应当小于功能，而大于具体的各项任务。有的同志把职能与工作任务完成等同起来，因而得出秘书部门有办文、办会、信访、档案……等等一二十种职能，则又过于繁琐具体，就事论事，缺少必要的理性上升。在改革开放中，典型的秘书部门的职能既有较大拓宽，也有缩减的地方。以下只就基本的职能作用，按其性质相近情况，分述如下：

(一)后勤保障的职能

1.后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。各种各类秘书部门，其他职能也许有时不那么强调，比如有的单位文字与文书工作可能很少，有的单位没有下属因而督促检查工作很少；但是任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种“运动”就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作，由秘书长统辖。例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。

2.后勤保障的职能，是秘书部门工作中花费人员、精力与钱财最大的一系列工作。广义的机关行政管理的内容很宽，主要的有机关(含企事业的领导机关)财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、产权管理、机关所属产业管理、职工生活管理、大单位的交通与治安管理、以及职工与家属的福利事项与文化生活的管理等等。这些工作象一颗颗的螺丝钉一样，保证了机关机器的正常运动，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，机关常需再细设分技职能机构或科室专管，如附属医院、伙食团等；财务科则通常由一位领导分工领导，秘书长协助具体管辖。

3.后勤工作是科学性很强的一系列工作，秘书部门要发挥好后勤保障的职能作用，一是要从革命分工的角度，认识后勤工作的重要、光荣的意义，教育职工牢固树立“三服务”的服务思想；二是要加强后勤改革，理顺关系，转换机制，提高管理水平，实行部分后勤工作的社会化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又红又专，精通科学管理，掌握现代化先进技能的后勤队伍；四是要充实后勤服务手段与必要的设备、设施。

(二)办理文书的职能

l.办理文书的职能是秘书部门传统的职能，古代领导人使用秘书的一个重要原因，就是为了协助领导人处理文书事务。由于随着领导人的政务日繁，各级政权机构的文书越来越多，而且办理文书的专业性也越来越强，已非一般官员所能办理，从而逐渐产生了各级机关领导身旁专门处理文书事务的秘书机构。如秦代的御史大夫寺专门“掌天下文书”，兼“主柱下方书”；唐代的翰林院等官员“协理批答四方章表疏议，起草制诏书敕”；明代内阁设中书科起草公文，设制敕房缮写公文等。及至到了现代社会，由于各种各样的机构单位数量激增，办文要求更为严格与规范，这就使得办理文书成为机关单位秘书部门的一项经常性的也是基础性的工作。

2.办理文书的职能又可分为四个方面的系列工作：

（1）起草撰写公文与其他应用文书。任何实体机构，或多或少都有一定的文书撰写任务，如请示问题、报告情况、制定计划……等。过去人们称秘书为“秀才”、“笔杆子”，就是指此。

(2)文书处理工作，又包括收文与发文两大方面。文书只有经过处理，才能产生作用。

(3)档案工作，也就是把办完而有查考价值的文书，经过秘书部门或其他业务部门立卷归档，最后移交给档案部门保管。档案工作是办文的最后环节，是大秘书的范围。

(4)信息工作，本来主要是各种文书资料的加工工作，由于它的地位作用越来越强，将于后专门介绍。

我国各级办公厅(室)下设的秘书局、处、科，实际上就是办理文书的处室。党和国家对于文书处理有专门的条例规范。

(三)信息加工的职能

信息一词被广泛使用，不过是八十年代以来的事，但信息工作巳经成为秘书部门的重头工作，秘书信息是领导掌握外部情况，认识客观社会的主渠道。中央要求秘书部门发挥好对领导的参谋作用，主要是依靠秘书信息工作与调查研究相结合，向领导提供科学决策的依据。秘书参谋作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘书和秘书部门本身并不是信息源，而只是“加工厂”，所以，对信息加工然后提供给领导，成为秘书部门辅助领导正确决策的—项重要职能。

1.信息是至今人类尚未完全认识的东西，也还没有公认的科学定义，广义的信息很难准确下出定义来，最早把信息概念推广到人、动物与机械之中的科学家维纳认为,“信息是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”。这话不大好懂，日本学者把它简化发展成一句话：“信息是生活主体同外部客体之间有关情况的消息”。以上说法有三个要点：

(1)信息是指反映客观世界中客观事物的特征及其变化的表征；

(2)信息是客观事物的状态经过传递后的再现；

(3)信息对于接收者是一种有用的知识。

也就是说，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息是关于事物运动状态的表述。信息包括自然信息与社会信息，诸如星星闪动，刮风下雨，机器轰鸣，野兽狂嚎，都是一种信息。秘书处理的信息的范围显然要狭小得多，我们把它定义为“秘书信息”。这样，使用秘书信息这一词语，有助于明确秘书向领导提供的信息的范围与重点：即凡属一般秘书部门所必须掌握，为领导决策提供辅助、服务的信息，均属秘书信息，这就是秘书信息的特定范围。

有些领导同志要求秘书部门提供的信息“越多越好”，有的秘书部门也要求下属提供信息条数越多越受表扬，这其实是不科学的方法，会使大量信息无法加工应用，甚至造成信息污染，劳民伤财，这是信息工作的误区。

2.秘书部门的信息工作，从纵的方面，可分为收集信息、筛选信息(即筛选掉大量无用的、价值不大、重复过时的、虚假的信息)、研究信息(指科学地研究，包括统一口径与分类等)、传输信息、贮存信息、反馈信息等不同环节的工作。从横的方面讲，主要是信息工作与调查研究两方面，都是秘书部门的重要工作。

对于秘书部门来说，信息学是一门十分重要的学问，如何加工信息，如何提供对路(优质)信息，如何精简一般(无用)信息，如何处理忧信息，如何开发(增值)信息，都是有待进一步解决的课题。

(四)综合协调的职能

1.综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。协调则是协同动作，统一行为的意思。领导人要使所属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合协调的艺术。由于秘书部门前述的近身、超脱、综合等特点，使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。

秘书部门发挥好综合协调的职能，无论从促进科学管理，减少内耗，实现目标的角度，或从改善公共杜会形象的角度，都是非常重要的。

2.综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比如信息、保密、档案、文书等都可设立等门科室专司其事；而协调却存在于全部秘书工作之中动。办文有办文中的协调，办会有会前、会中、会后的大量协调，就是处理一件具体内部矛盾事务，比如各个科室之间分配电扇、安排人打扫卫生，也得做好协调才能减少阻力，顺利完成任务。

协调总的讲是领导的职责任务，秘书部门是处于做好辅助事务，辅助领导协调的地位。但对于纯粹机关内部非政策性事务的协调，如前所说的分配电扇一类事情，则秘书长、办公室主任应当大胆负责，把它搞好，这也是减少领导负担的一种服务方式。

(五)督促检查的职能

督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促检查，领导督查是决策落实的“第一推动力”。历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期检查各衙门文卷实行督查)和“催报督查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。按照中央领导同志的指示，如果只有决策、部署而没有督促检查，就叫做任务只完成了“一半”。这在秘书工作中叫做应树立“一半”意识，成为一个专门的新术语。

经过十几年的发展，秘书督查工作已经积累了一定经验，中央制定了有关督促检查工作的条例，各级领导机构的办公厅建立了督查处科。在新时期，秘书部门要加大督查力度，维护党和国家的重大方针政策的健康落实。

(六)“不管部”的职能

在各种领导机关中，还有许多无法归给某一职能科室管理的工作，也会有一些全面性的重要任务，无法交给哪一个科室去完成，领导通常把这类任务交付给秘书部门，这就使秘书部门常常发挥着一种“不管部”的职能。

“不管部”职能内容广泛，难以明确界定。大体上有两大类：一类是常规性的，指机关内遇到的没有其他职能科室专管的，带全面性的日常工作或临时任务。诸如前些年各单位发行公债，宣传部门只管宣传，财经部门只管财务，但总还得有个部门协助领导统筹总管，自然非秘书部门莫属。另一种是指执行机关公务中遇到的重大新情况、新问题，领导也常常交给秘书部门去代表或协助他调查处理，这在现实中也是很多的，特别是高层次的秘书长、办公厅主任，常常从事这类授权的特殊工作。

“不管部”职能使秘书工作产生了有限无穷的延伸，有限是讲它不能超越本机关、本级领导的职责权限；无穷是讲具体的事务各种各样，时刻可能发生，甚至可能赶过本来的工作量。秘书对此应有正确认识与思想准备，把发挥不管部职能作用看作是份内之事，才能有所准备地、积极愉快地完成这些任务。

三、秘书部门如何发挥它的职能作用

(一)需要进一步科学地明确规范秘书部门的基本职能。随着时代的前进、事业的发展、领导人素质的变化，秘书部门的基本功能没有变化，但职能任务则既有拓宽又有减缩。在这种拓宽与缩减的过程中做到科学合理，是一个重要的尚未引起有关方面充分注意的问题。秘书部门的职能应当明确集中，保证机关运转，保证领导重点，主要为领导决策与贯彻决策服务，其他的宜于缩减，不断地延伸会带来“力不从心”的结果。

(二)秘书部门的内部结构，需要进一步科学合理，理顺上下、纵横、左右、内外的关系。改善内部人员结构，以求发挥整体功能，才能在长期人少事多的情况下达到“l+1>2”，做好工作。

(三)提高秘书人员素质，是发挥秘书部门职能作用的基础，需要重视的问题主要有两个方面：一是秘书队伍从工农型到秀才型、经验型，偏政偏文是必要的，但实务技能的培养也是刻不宜缓的问题。没有良好的职业意识(对秘书职业的光荣感、自豪感)与良好的职业技能，均将难以适应现代领导人的需要。比如不懂经济、不会外语、不能操作现代办公与通讯设备的秘书，无疑将难以充分发挥参谋助手作用。另一方面是秘书观念的现代化问题，也是秘书培训教育工作的重点，特别在民间、私人秘书中，效率与效益是一回事。是民间企业生命攸关的头等问题，没有高度的效率与效益观念，慢腾腾的办事、办文，是不具备现代秘书的资格的。还有现代秘书的思维规律问题，也是值得研究的。

(四)加强秘书工作与秘书部门的有关规章制度的建设，如秘书的资格认定与晋升、秘书的工作方法与纪律、秘书工作中许多方面的标准化与程序化、秘书教学大纲等，有的已在着手之中，但要使之完善任务还较艰巨，需要国家有一个机构专门考虑这方面的问题。