秘书处工作规划

秘书处工作规划（精选12篇）

秘书处工作规划 篇1

秘书处工作总结与秘书处工作总结合集

秘书处工作总结

尊敬的唐师傅：徒儿小猪近来思想比较活跃，想向师父汇报，但一直没有机会。主要是俺小猪口笨舌拙，不会说话，不能准确无误地表达自己的所思所想，加之那孙猴对您有意见，一见俺向您汇报工作，就在一边冷嘲热讽，说俺拍您老人家马屁，为避嫌疑也为杨长避短，故只好采取写信的方式向您汇报。那孙猴向来对师父不大尊敬，言行之间多有冒犯。想那孙猴原来不过是一只尚未进化成人的类人猿而已，集粗鲁、浅薄、无知于一身，当年就对领导不服而大闹天宫，本来要被判极刑，后因考虑他无父无母无人教养，佛祖以慈悲为怀，将其判了五百年有期徒刑，到我们取经小组来是接受改造和再教育的。师父对这种人不要心慈手软，要像秋风扫落叶一样残酷无情，一天至少要对念上七七四十九遍紧箍咒，这样才能让他脱胎换骨、重新做人、立地成佛，这样才能让他对师父您感恩戴德、心悦诚服！通过这段时间与师父朝夕相处，在您的帮助和教导下，使俺明确了取经的方向，坚定了取经的信念，增强了取经的斗志，对取经的重要性有了更加深刻的认识。同时，也越来越强烈地感受到了您老人家人格的伟大。首先，师父您就是徒儿的再生父母。俗话说“一日为师终身为父”想当年，取经小组的班子是您一手组建的，将俺从水深火热的野蛮之地解救出来，步入了取经的行列。经过您的教化，徒儿才知书达礼学会了做人，在您的一手栽培下，取得了佛大本科文凭。无论是过去、现在博学 将，您都是俺的师父。您是俺们的精神支柱。如果没有您，俺们早就是一盘散沙。俺相信，在您的英明念十，俺们紧密团结在您的周围（特别是妖怪来偷袭时）俺们一定会冲破重重艰难险阻，最后成

菌地取回真经。

其次，师父您身兼取经小组的组长，在妖魔鬼怪面前，常常身先众徒，奋勇当先，勇斗妖魔。为了探明妖怪底细，您放出风声说吃了您的肉可以长生不老，引诱妖怪将您抓去，您趁机将妖怪老窝情况一一牢记在心，为俺们最后铲除妖怪打下了坚实的基础。特别是，您在妖怪的洞里遭受严刑拷打、百般凌辱，师父您是宁死不屈，不向邪恶习势力低头，永保一颗取经的红心。为了取回真经，您甘愿抛头颅、洒热血．．．．．．师父！您受苦了！呜呼--（写到这里，俺已是热泪盈眶，无语凝咽）

第三，师父您能在功名利禄、金钱美色面前经受住考验，特别是后者。都说英雄难过美人关，但师父您就与从不同，您经受住了无底洞的老鼠精、盘丝洞的蜘蛛精、琵琶洞的蝎子精、女儿田的女国王等等的美色诱惑，不为所动，所以师傅你是英雄中的英雄，是大英雄、真英雄。不像俺们有些人，一出来接钥匙以花花世办，就经不起诱惑，屡屡犯错！想那孙猴，当年在王母娘娘开蟠桃盛会时，在蟠桃园里一人就调戏了七个仙女。师父呀，您老人家想想看，整整七个如花似玉、貌若天仙（不对，她们来来就是天仙）仙女，都被他一一调戏（一想到这里，俺小猪就忿忿不平，心如刀绞）。据说这厮当年喝了一点酒，还故意借酒疯跑到广寒宫调戏嫦娥姐姐，嫦娥姐姐的一世英名就毁在他手里！上次路过白虎岭，他又与大户人家小姐白晶晶生了私情，为怕师父怪罪，就杀人灭口，又怕其父母来告状、寻仇，竟将白晶小姐一家三口满门杀害，还胡说人这胆妖精（哪有那么漂亮的妖精？）。幸亏现在法制尚不健全，否则那孙猴早就被叛极刑了！总之，师父的丰功伟绩，就是三天三夜也说不完。要不是明天还要起个大早走路取经，徙儿还会写下十万余言。

此致阿弥陀佛你的忠心耿耿的徒儿

八戒猪年猪月猪日子时二刻又及：闻名为加强取经小组的领导，佛祖决定增加一名副组长（享受副处级待遇），徒儿愿在您老人家的领导下，不畏难险阻，勇挑此重担，还请师父在如来佛祖面前为徒儿多多美言。

秘书处工作总结

进爱心社一年以来，我参加了爱心社的各种活动，包括最开始的“爱心回收”、“帮扶结对及表彰大会”、“爱心义卖”、“社团双旦晚会”、”暑期社会实践队员招募”、“心语心瓶爱心回收”、还有正在开展的“图书衣物募捐”等等，每一次的活动都见证了秘书处的努力和成长。

爱心回收

我们有过两次爱心回收，一个是我进爱心社的第一个活动，还有一个是协助武汉的一个社会公益组织所做的一个“心语心瓶爱心回收”.第一个活动我是以一个普通的干事参加，社长和部长分配任务，我只负责执行。我那一次主要是在草莓园值班，早听说值班会是一个很乏味的活动，但是我亲身体验的时候却有一种乐在其中的感觉。每当有人驻足观看我们的宣传板，我会耐心试着去和他们交流，让他们了解更多的具体情况。那天我还随身携带着一个小的记事本，活动中的一些感悟和收获都记了下来，所以那一次值班我感受更多的是快乐。

秘书处工作规划 篇2

关键词：教学秘书,教学管理,创新

教务管理工作全面协调和负责教学的运行，是实施教学的中心。教学秘书在教务管理队伍中占有很重要的位置，在教学管理中起着桥梁的作用，主要沟通协调教务处和各教学单位的相关工作，教务处和上级领导的决策，都是由教学秘书来执行的;日常的教学工作和一些教学信息的反馈也是由教学秘书来完成;还有各教师之间，师生之间，以及各二级学院之间的沟通和联系，也少不了教学秘书的参与和联络。因此，教学秘书的综合素质、能力和观念意识都影响着教学的水平，对于教学质量、教学效果等起着至关重要的作用。

一、教学秘书在教学管理中的作用

教务处是学校教学管理的职能部门，二级学院是教学单位，在教务处的领导下进行各项教学活动。二级学院教学秘书受教务处、二级学院领导的双重领导。教学秘书不仅仅要做好二级学院领导的助手，还要作为教师、学生的沟通“桥梁”，直接参与教学活动的组织管理，具体操作教学行政事务，其工作繁杂又琐碎。在教学过程中教学秘书每时每刻都有可能遇到预想不到的问题，他们解决问题的能力，不仅影响着二级学院的教学管理工作，而且间接影响着教学质量，而教学管理工作是保障教学质量的核心工作之一，因此，我们必须重视教学秘书在教学管理中的作用。

1. 协助二级学院领导处理日常教学管理工作的作用

教学秘书的工作量大，涉及面广，如统计教师工作量，排课，调课，学生毕业设计的安排等;检查教学进度，检查教学质量，听取教师的意见和反映;协助召开教师会议，组织教师和学生的教学或学习经验交流;执行教学计划，落实每个学期的教学任务及考务工作，教学档案管理，等等。教学秘书在工作中稍有疏忽就可能发生教学事故，所以只有抓住重要环节，才能保证教学工作的井然有序。教学计划是开展教学活动的主要依据，教学秘书要协助二级学院领导、教研室主任制订教学计划，并且严格按照教学计划要求，协助教学助理将教学任务下达给各教研室，落实到每位教师。同时还要协助教学助理处理解决教学过程中教师和学生发生的各种问题，定期检查教师上课的情况，检查教师是否迟到早退，以及学生的出勤情况等，以维护正常的教学秩序。此外，教学秘书还要做好期末考务工作、补考工作和学生成绩管理。从学期初补考，学期中的各类等级考试和专业技能考试直至学期末的期末考试，考务工作贯穿于整个学期的教学过程，因此，做好考务工作对保证考试正常进行尤为重要。在考试前，教学秘书要加强学生考风、考纪的建设，审查学生的考试资格，学生证、身份证一定要齐全，并办理相关的缓考、免考等手续，以严肃考场纪律;协助教务处制订考试安排表，落实监考老师。在考试结束后，教学秘书要督促教师认真批改试卷，将学生的成绩输入成绩管理系统，并对成绩进行认真审核，最后将各班成绩表进行存档、分析。

2. 院长助理（教学助理）的得力助手

教学秘书不但要周密细致地做好日常工作事务，而且要能够为学院领导拾遗补漏，协助领导下达和督促其他人员完成任务，组织好教学检查、教学观摩、优质课件评选、评教评学和学风建设情况，及时收集学生对课堂的意见和要求，做好通报和反馈工作，收集实施工作时的反馈信息，及时客观地向学院领导汇报，为领导作出正确决策提供有参考价值的意见或建议，并要充分发挥承上启下、协调左右的作用，准确地领会领导的要求，及时地传达给各位教师和学生。

3. 协调与沟通的作用

教学活动是一个不断变化的动态过程，只有与人有良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，得到必要的信息，获得他人的鼎立相助。教学秘书的协调意识体现在工作中是要有良好的人际关系，有为人接受的组织能力和较强的亲和力，要善于营造一个与同事和谐相处、与学生和睦共处的工作环境，为提高教学管理效益创造条件。在工作中，教学秘书既要完成教务处、二级学院领导所布置的各项工作，又要学会借助有效的沟通手段协调与各部门的关系，以及二级学院与二级学院之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系，更为重要的是要经常协调本院教师与学生有关教学的事宜，在协调中摆正自己的角色位置，做到到位不越位，沟通、协调各方面的关系，减少、消除不必要的冲突，使大家同心协力、步调一致地完成各项工作。

二、教学秘书要注重自身素质的提高

对于保证教务工作的顺利开展，提高整个教学的教学管理水平，教学秘书肩负着重要的责任。因此，教学秘书提高自身素质有着必然性和重要性。

1. 应努力提高自身的业务水平

教学秘书工作是一项专业性很强的工作，它要求教学秘书要掌握很多基础教学和管理材料，分析教学管理中的问题，研究其规律，增强理论研究能力，所以教学秘书除了努力提高教学管理水平外，还应该熟悉本学院开设专业的专业知识，因为教学秘书要安排课程，安排实验，会涉及一些科研、精品课程的建设的资料整理等，还经常与学生干部接触交流，所以熟悉本学院开设专业的专业知识，会使教务工作做得更好，而且对与学生沟通也会起到一定的作用。例如我院是机械类的，学生在实习或平时的上课过程中会到工厂里去实训，有时他们会提出一些疑问，如为何某课程的知识在实训或实习的过程中都用不上，或者某课程开设的课时太少等，教学信息员(学习委员)就会反馈给教学秘书，如果教学秘书对机械类专业的知识有所了解，就可以直接与学生进行沟通解释，与学生有一个良好的交流。

2. 应不断学习计算机的应用知识

21世纪是现代信息技术突飞猛进的时代，掌握计算机及网络技术成为现代办公人员最基本的能力，高校教学管理也不例外，我院也实行信息化教学管理，以教务管理为中心，将教学计划管理，课程管理、学籍管理、学生网上选课、评教，排课、调课等都纳入教务管理系统。利用计算来进行教务管理，方便快捷，提高了工作的效率。教学管理的信息化、网络化对教学秘书综合素质提出了更高的要求，除了简单的文字处理外，教学秘书还应熟练地使用计算机技术，特别是要提高Exce软件的应用能力。利用Excel表进行成绩管理、数据的分析等，教学秘书要能从繁琐的工作中解放出来，不仅提高工作的效率，而且分析数据的结果准确。在日常的工作中，教学秘书经常要分析师生比例，教师各层次的占有率，考证通过率、平均分等，使用了Excel表，数据很容易得出来，而且不会花很多的时间。教学秘书往往负责本学院教学资料的整理归档等，很多时候要利用计算机，使用计算机的能力反映了教学秘书的工作的能力，所以教学秘书必须努力提高计算机的使用水平，并将它应用于教务管理工作中。

3. 应提高思想品德素质

教学秘书面对繁杂的事物性工作，应具有强烈的事业心和责任感，有爱岗敬业的精神。在工作中，教学秘书应本着为教师、学生服务的宗旨，不计较个人得失，兢兢业业、踏踏实实地工作，这是做好教学秘书的关键。教学秘书只有具备良好的思想品德素质、高度的责任心和乐于奉献的精神，才能在工作中不怕苦、不怕累，任劳任怨地做好每项工作。

三、要加强创新意识，完善教务管理

创新是一个学校的灵魂，也是工作可持续发展的需求，加强自身的创新意识，提高创新能力，使教务管理工作达到一个更新更高的层次，是教学秘书面临的一个刻不容缓的课题。提高创新意识和能力是以对事物有清晰的、正确的认识为基础的。因此，教学秘书应该从教务管理的深刻认识中寻找突破点。首先，高校的教学是一个动态发展的过程，如培养计划每年都要更新，更新的信息来源于教学过程，这就要求教学秘书要不断、及时、准确地获取教学过程中的瞬时信息，根据信息反馈，及时调整各方面的工作关系。其次，高校的教学具有连续性，每个阶段每个环节的管理要连续进行，不可中断，不可脱节。因此，教学工作的计划性与教学秩序的稳定性对促进教学的连续性有重要意义，但并不意味着不能创新，创新可以出现在某个阶段或某个环节。如：如何利用电子系统检查毕业设计论文的规范性与档案管理，如何高效率地、正确地进行考试安排与通知、成绩整理与归档，等等。保持教学的连续性与发挥教务的创新性是统一的，是可以相互促进的，教学秘书要在这些连续性的工作中创新。教学秘书只有不断加强创新意识，才能在日常教学管理中真正做到高效率与高质量的统一，完善教务管理。

参考文献

[1]朱云飞.高校教学秘书素质之我见[J].辽宁行政学院学报, 2008, (1) :215.

[2]张晓梅, 赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业, 2007, (6) :191.

秘书处工作规划 篇3

如何打造一个专业高效的秘书处工作团队，这里面有两方面要求，一是秘书处工作人员必须具有专业知识和敬业精神，必须是能干、精干和善干，即做起事情来要做得漂亮，做得圆满，这是对秘书处工作人员能力水平的要求。二是工作开展中要坚持原则性和灵活性相结合。工作要有执行力，没有规则和原则是不行的，但是执行过程中又不能是简单的机械式和教条式去执行。特别是商会的工作经常涉及协调企业家之间或者是企业家和政府之间的关系，很多时候很微妙，充满挑战，需要足够的智慧和应变去处理。秘书处工作中一方面必须秉承公平公正的服务原则，另一方面要努力消除企业家之间的隔阂和误会，努力创设团结发展的气氛和局面。

我们商会非常注重秘书处的建设工作。首先，秘书处工作人员实行公开招聘，综合素质严格把关，工作成绩严格考核，从而在根本上保证了工作人员优秀的综合素质，并力求德才兼备。我们商会秘书处目前专职工作人员四人，每个人都具备独特的专业能力水平，而且工作都十分敬业，尽职尽责。另一方面，通过各种规章制度保证秘书处工作制度化和规范化，商会针对办公室的日常管理，专门制定了一整套管理制度，并形成有效的监督管理。经过五年发展，秘书处具备了很强的执行力、策划运营能力、沟通协调能力和宣传交流能力，已经逐步建立起服务会员、联络沟通、对外宣传以及活动策划、商务服务等一整套有效的工作流程和一系列独特有效的工作方法，确保了商会日常工作、活动组织和服务会员的效率与效能。

秘书处工作汇报 篇4

下面我代表秘书处向大家汇报一下上学期秘书处的工作情况。主要有如下

几个方面：

一、传达团总支及主席对各个部门的工作安排。

秘书处是一个上传下达的部门，能否服务大家是衡量秘书处工作好坏的重要标准。上一学期，秘书处的确下达了很多通知，发了很多飞信。记得曾经有同学跟我开玩笑说，他手机收件箱里全是秘书处的信息。虽然同学没有很在乎，大家也没有丝毫的埋怨，但我的内心有一种愧疚感。换位思考一下，如果是我，收到那么多的信息，手机每天吱吱的响个不停，心里难免会有点烦。所以在今后的工作中对于下达通知这一工作，秘书处将进行一定的改善，尽量使通知精简，减少不必要的信息发放量，以此在提高通知质量的同时减少树量。

二 负责整理学生会各种资料。

对学生会的管理，秘书处负责很大一部分。学生会刚刚成立，新学期刚刚开始，秘书处就会整理各学生会干部以及班长团支书的联系方式、空课表等，为后面的工作做好铺垫。每周学生会例会上，秘书处负责做会议记录，整理、总结各部交上来的一周工作情况及计划。此外，秘书处就是老师的助手，为老师做一些力所能及的事情是我们秘书处成员应尽的义务和责任。

三 秘书处值班人员安排。

系里工作往往会比较繁忙，团总支秘书处需要学生会干部轮流值班。秘书处在负责安排值班时会加入一些人性化的考虑，比如某位值班者在某一天整天没课，那么一般不会安排他在这一天值班，因为大多数人都喜欢有一个比较长的时间自己进行一些规划。此外，对于有事不能按时值班的要秘 书 处

做出临时调整。上学期曾出现过这种情况，临近上课时间，忽然接到某位值班者的电话，说有事不能值班，但此时我们手中并没有空课表，所以只能挨个打电话问，比较受时间的约束。针对这种情况，秘书处想给学生会各个干部提一点建议，给我们自己提出一定的要求。建议大家以后在值班时，如果提前知道有事情耽误值班，一定要提前联系。对于秘书处，我们要求自己一定要做到空课表、联系方式随身携带。

四 收发邮件。

此项工作主要是由秘书处干事完成。当然他们完成的质量与我们安排的是否合理周到息息相关。可能对于大二的我们来说，给老师送份邮件报刊是一件在平凡不过的事情了，但对于干事们来说，他们要提前了解各个秘书处在什么地方，每个秘书处里有那些老师，只有这样才能把邮件准确无误的送到老师手中或秘书处里。下学期，我们将会对收发邮件这一工作做出一些改正，及时与收发室老师联系，以免一些新到报纸报刊的漏拿。对于收发邮件，我们的标准永远是：准确及时无误。

五 举办的活动。

上一学期，各个部门都举办了相当多的活动，许多活动秘书处也都参与其中，比如说元旦晚会秘书处主要负责了幕后服务工作。此外，秘书处还举办了快乐大比拼活动，此次活动的主要目的是团结各部干事，使干事们在娱乐之中收获知识，同时为各部门干事提供一个相互认识，相互交流和同台竞技的机会，从而提高学生会整体的凝聚力。这次活动总体上比较成功，但举办的时间有点晚，还有一些细节上的不足之处，我们在干事例会上都进行了总结。对于活动，对我们来说，过去了就已经过去了，我们能做的就是总结，将举办活动中的一些经验，所出现的问题跟干事们进行交流，使干事们从中吸取经验，避免下届举办出现同种失误。

总之，秘书处的工作比较细、杂，也很繁琐，需要一定的细心和耐心，需要沉得住气。希望大家互相监督、互相提醒，共同进步、共同发展。

最后，忘记哪位名人曾经说过：“什么叫不平凡，不平凡就是把平凡的事做无数次。”

秘书处汇报完毕，谢谢大家！

2012年2月21日

秘书处工作职能 篇5

学生会秘书处，是学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。

中心：“团结、协作、自信、高效、创新”

工作范围：主要负责团学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理；及时传达各项文件的通知；对学生会的会议进行记录；整理修改各项活动的通讯并及时报导；对学生会的财务管理等等。

第一章秘书处各成员工作职责

一、秘书长职责：

1、是学生会的一员，参与对学生会的管理工作，对学生会负责。协助团委学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；

2、负责秘书处的对外工作，协调好与学生会其它部门的合作关系。对秘书处的工作进行全面监督，做好承上启下的工作；

3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结，协调秘书处开展活动；负责监督和核实学院财务管理；随时保持电话的畅通；

5、负责每周学生会部长例会会议记录以及班长例会会议记录的整理；保持手中的钥匙的控制力；

二、干事职责：

1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识；

2、团结协助，注重团队协作精神；熟练掌握Word等软件；

3、始终保持着对工作的热情；定时对学院物品进行清点；定时轮班负责对学办的清扫工作；

4、做好每次例会的会议记录，登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果；

5、负责与各部门的干事有着良好的联系，以防突发事件发生；

6、负责各项活动的后勤工作，如资料收集、场地布置、秩序维持等。

第二章规章制度

一、日常：

1、秘书处成员要严于律己，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退；

2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；

3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究负责此项任务的干事及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以除名；

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。

二、部门会议：

1、秘书处根据实际工作需要召开工作会议，干事应准时参加例会，例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；

2、部内成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行；

3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长提出；

4、如遇特殊情况应事先向秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。

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秘书处奖惩条例

为了提高部门成员在工作上的责任意识，加强部门内部管理建设，每学期将对部员工作成绩进行评定，特拟条例如下（实行百分制）：

干事最终考核成绩有两部分组成，秘书长对其考核成绩分数占总分的60%，干事对其考核成绩占总分的40%；每位部员的基础分为70分；严格按照分数高低评选出优秀部员；每次评选优秀部员人数不超过2人。（总结大会时，予以通告表扬）

奖惩细则：

1、积极完成下达的工作任务视其效果加2~5分/次，对不能完成任务而无情况说明者将视其情节扣2~5分/次；

2、在执行工作中，认真负责加5~10分；玩忽职守，寻私舞弊者，扣5~10分/次。若造成严重后果、有损学生会或部门形象者，将给予警告或开除；

4、在活动策划及开展中，大胆提出建设性意见者加2~5分/次；

5、对于每次例会，应准时参加，生病或有事应事先请假。无一次缺勤者加5分；如无故缺席扣其5分/次，迟到扣2分/次，无故缺席三次者当自动退出；

6、秘书处部员积极参加学院举办的活动加2分；

7、最终评分计算公式：秘书长及组长评分×60%+干事互评×40%+基础分70=最终评分

秘书处工作心得 - 副本 篇6

工 作 心 得

法学系学生会（分团委）秘书处干事XXX

2012年6月30日

工作心得

我是叶莎莎，担任吉林财经大学信息经济学院法学系秘书处干事。转眼间，我已经加入秘书处这个大家庭半年多了。时光在指缝间悄然流逝，进入大学后让我最开心的事情之一也许就是成为了这个家庭的一分子。这一个月来，我和其他的几个干事一起，我们更像是在摸索着前进，怀揣着喜悦、兴奋、好奇、不安，一步步、一点点地走过了过去的一段时光。如果说万事开头难，那么我更愿说那个学期恰恰也是考验我们耐心和锻炼我们能力的佳期！在过去的时间中，我逐渐了解了秘书处的主要工作，也认识到了我们部门的重要作用。

其实说到当时报我们秘书处的初衷，就是一个很简单的想法，因为秘书处听起来是个很牛的部门，能写，能说，能表演，将来自己在这个平台上能够更好的展示自我，提升自我。但是因为自己的种种原因，我也一直犹豫，差点与秘书处失之交臂。这里要感谢学姐学长们，是你们给了我一个机会，让我有幸成为这个大家庭的一员，所以我在这里想衷心的说一句：谢谢你们。

说到我们秘书处的工作，其实说起来很简单，主要工作就是每月的工作计划和工作总结，同时在学院内进行信息的传达工作。说到工作计划，第一次写的时候着实是让我很是纠结了一番。因为之前没有写过，毫无经验，只能依照之前的模板依葫芦画瓢。这是我们部相对最重要的工作之一。但相对来说，也是一份很枯燥的工作，但我可以很负责的说每份工作简报的每一个字我都看过，许多句子我也都反复斟酌过，但是做出来的结果仍然不尽如人意，可以说是疏漏百出，一塌糊涂。但是经过学长学姐的指点我也慢慢的改变。

除了这些，我们还参与着其他活动的组织和建设，方阵的训练，迎新晚会的准备，看着大家一起吹着气球，编织着彩色的气球帘，装饰着整个会场，一滴滴的汗水低下来，欢声笑语不断，这些回想起来都是一种宝贵的财富，合作的力量是伟大的，我们整个学生会的配合才促成活动的有序进行，大家是一个有机的整体，我们都是大家庭的一员。其实作为法学系的学生会还是很特殊的，我不只是参与着秘书处的工作，我还积极代表我系参与学院各项大型活动，职业生涯规划大赛，读书报告交流会，舌战群儒辩论赛等等，从准备到正式比赛，刘斌学长和希聪学姐的指导深入人心，我最后所获的荣誉与他们密切相关，大学学会的是一份成长，是一种成熟。

此外，这大半年来让我更加明白的就是责任。身为学生会的一员，我比其他人更多了一份压力，别人不愿意，我们是必须。我现在还记得李宗岩书记说过的一句话：学生干部首先是学生然后是干部，学生不要忘记认真学习的责任，只有在学习和工作掌握好平衡之后，才可以真正做到优秀学生干部。

我的大学生活也才刚刚开始，我相信经过这段时间的学习，我的学生会生活也会更加精彩的。

秘书处工作规划 篇7

秘书工作是指办公室的一些程序性工作, 主要是协助上司处理政务工作和日常事务并且为决策及实施提供服务。通俗一点来讲秘书就是充当着上司的左右手, 但这并不能完全概括秘书的工作, 因为秘书的具有特殊性和复杂性, 这与秘书的职业角色特点有关:

首先, 秘书的工作主要是辅佐领导的日常工作, 具体体现在秘书的工作必须按照领导的要求和意图来进行, 充当着配角。但是, 秘书的活动又会在某种层面上影响着领导的活动, 在某种特定的情况下又扮演主角。这就体现了秘书工作的双重性;

其次, 秘书的工作内容及其丰富, 活动范围及其开阔。不管是在医院, 还是在酒店, 秘书无处不在;不管是起草公文, 还是组织会议, 秘书都样样在手。这就表现了秘书职业角色的多样性;

再次, 秘书存在职业角色期望的差异性, 这主要是社会各界对秘书工作的不同看法所造成的;

最后, 秘书的工作活动还具有潜隐性。相对于领导公开化的活动而言, 秘书的工作躲在进行, 其活动的内容和过程鲜为人知, 但是领导的活动成果中却凝聚着秘书人员的心血。

二、秘书职业生涯发展的特点

1、工作成绩的潜隐性

秘书的工作通常是辅助性和服务性, 这决定了秘书的工作成绩难以外显, 从而呈现一种潜隐性特征。

2、服务对象的广泛性

秘书在工作中必须广泛听取各级领导各类同事的意见, 这样才能有效收集信息, 正确地开展工作。

3、自我提高的机遇性

秘书工作涉及面广、时效性强, 领导要求高, 这对秘书既是一种压力, 又给秘书的成长提供了环境和条件。另外, 秘书位居领导身边, 因为工作关系很容易与领导建立感情, 得到领导的器重和赏识;秘书部门所处的枢纽位置也使秘书比其他人员了解的情况要多一些, 接触的领域要宽一些, 这些都有利于秘书的迅速升迁。

三、职业锚

职业锚是指当一个人面临职业选择的时候, 他无论如何都不会放弃的职业中至关重要的东西, 是人们内心深层次价值观、能力和动机的整合。如果缺少对自己职业锚的清楚认识, 人们可能做出错误的职业选择。类型如下:

技术/职能型这类型的人对自己的认可来自于其专业水平, 他们喜欢面对专业领域的挑战, 追求在技术/职能领域的成长和技能的不断提高。

管理型这类型的人追求并致力于工作晋升, 倾心于全面管理。

自主/独立型这类型的人喜欢随心所欲安排自己的工作和生活方式。追求能施展个人能力的工作环境, 最大限度地摆脱组织的限制, 宁愿放弃提升也不愿意放弃自由与独立。

安全/稳定型这类型的人追求工作中的安全与稳定感。他们的安全取向主要为两类:一种是追求职业安全;另一种注重情感的安全稳定。

创业型这类型的人希望用自己的能力去创建属于自己的一片事业, 而且愿意去冒风险, 并克服面临的障碍。他们可能正在为别人打工, 但同时他们在学习并寻找机会, 一旦时机成熟, 他们便会走出去创立自己的事业。

服务型这类型的人一直追求认可的是为别人服务, 帮助他人。他们一直寻找这种机会, 这意味着即使变换公司, 他们也不会接受不允许他们实现这种价值的变动或工作的提升。

挑战型这类型的人喜欢解决看上去无法解决的问题难题, 战胜看似不可战胜的对手。他们需要新奇、变化和困难, 如果工作非常容易, 他们马上变得非常泄气。

生活型这类型的人喜欢平衡个人的、家庭的和职业的需要, 因此, 需要一个能够提供弹性的工作环境来实现这一目标, 有时甚至可以牺牲职业的一些方面来换取三者的平衡。

四、秘书从业人员与职业测评

秘书也是个职业, 同千千万万个职业一样, 从业者也千千万万, 这就必然会导致其从业人员的类型千差万别。自己到底适不适合从事秘书, 可从秘书的胜任力模型中得到答案。有的人也许只是拿秘书职业当做跳板, 而有的人则会兢兢业业一直从事下去。所以具有不同职业锚的人, 也就应该有不同的职业规划。建议如下:

1、管理型的秘书从业人员的职业目标是成为一个领导者。那么在其从业之初就应该占领较高起点, 有较高的素养, 努力把握每一次晋升的机会。同时还要处理好自己的人际关系, 要沉着稳重, 不能急功近利, 拟定出自己在某个时间段的奋斗目标, 同时不能对自己的付出斤斤计较。适合从事一些政府机关的秘书工作, 为重要领导出谋划策。

2、自主独立型的秘书从业人员只是暂时性的担任秘书工作, 最终会很快改变自己的职业。所以对于这类型的从业人员, 最主要的是对工作中人际关系的把握和工作中的经验积累。适合从事一些快节奏行业的秘书工作, 这样积累的经验也会很多。为自己的自由职业打下基础。同时也可注意到市场上的短期秘书行业。

3、安全稳定型的秘书从业人员适合的是一些政府机关的中低层秘书。

4、创业型的秘书从业人员追求的是管理和独立自主的综合, 所以在从事秘书工作的时候主要是积累经验和人际关系, 为以后自己的创业打下基础。但要注意自己给自己划定从事秘书工作的时间。

5、服务型的秘书从业人员的职业追求就是服务他人, 不追求功名利禄, 所以其适合在广泛的行业中担任秘书, 但是也应注意到年龄问题, 所以应选择在比较稳定的单位工作。

6、挑战型的秘书从业人员有两种职业选择, 一种是担任具有挑战性工作的秘书, 或者是在具有开拓精神的上司下担任秘书;另一种则是继秘书工作后转行, 可选择自主创业。但是最终的工作岗位应该是能让自己独当一面的。

7、生活型的秘书从业人员与稳定型的追求者有着大同小异的职业追求。

参考文献

论秘书调研工作 篇8

关键词 秘書工作 参谋职能 调查研究

调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，保证参谋职能的质量和成效，就必须深入调查研究。调查研究作为秘书的重要工作之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作，具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点。

一、调查研究在秘书工作中的作用

领导工作常常比较繁忙，不可能事必躬亲，因此秘书须为其代劳。秘书调研相比领导不容易受干扰，还可以较全面地反映情况，对领导的帮助最大。因此，调查研究是秘书的重要职责，其主要作用如下：

首先，调查研究是秘书做好各项工作的基础。调查研究贯穿于秘书工作全过程和各个环节，是一项经常性的工作。秘书只有深入实际，到基层去调查研究，了解和掌握真实情况，才能更好地为领导服务。其次，调查研究是秘书辅助领导科学决策的首要前提。任何决策都离不开调查研究，通过调查研究，可以掌握大量的一手材料，并对其进行分析研究，探求其本质及发展趋势，这既是科学决策的基础，也是科学决策的依据和要求。第三，调查研究是秘书获得信息的重要途径。秘书获得真实、可靠、有价值的信息，离不开调查研究，否则信息就失去了来源，数量和质量也难以保证。第四，调查研究是锻炼和提高秘书工作能力的必由之路。通过调查研究，秘书向社会学习、向群众学习，既可以改进工作作风，又能够提高各方面的工作能力等。

二、秘书调查研究的内容与方法

秘书调查研究的内容包罗万象，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容有所不同。一般来说，秘书调查研究的内容如下：①政策性调研，如了解调查对象对有关法律、法规的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况等，为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要依据和反馈信息。②基本情况调研：通过对相关单位基本情况的调查，了解情况，减少工作的被动性，增强工作的主动性。③市场调研：如了解重大的经济活动状况、经济发展趋势，企业发展状况和趋势，组织投资前景、市场地位等调研，主要为有关部门分析经济状况提供信息参考。④专业性调研：如对自然资源、社会生活及人文状况，有关事故、事件的调查，先进人物、先进集体事迹等进行的调研。⑤舆论热点调研：针对基层所关心的舆论热点及带有倾向性、显露“苗头”问题的调研，主要为领导提供启示性信息。

秘书的调查研究是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门时间单一地做调研工作，常常是在开展其他工作的同时，获取调研信息。所以，秘书开展调查研究工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。秘书的调查方法多种多样，如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法等；秘书的研究方法也丰富多样，如分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书必须全面掌握，灵活运用，才能获得高质量的调查研究结果。

三、秘书调查研究的过程和要求

从秘书普遍进行的调查研究工作来看，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。

（一）准备阶段

首先，明确调研题目：有领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能是有关部门委托秘书组织实施的题目。其次，选择调研对象：应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位、调查范围及具体的被调查人员、现场现象和事物发展过程等。第三，选配调研人员：可以由秘书自己做，也可由秘书临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。第四，准备相关信息资料：主要包括查阅有关资料，了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识及技术参考信息等。第五，编制确认调研计划：主要包括调研的目的和要求、调研的项目、调研所采取的方法、调研的组织分工、调研的对象、调研要求与注意事项、必要的表格与问卷、具体实施步骤等内容。

（二）调查实施阶段

首先，联系确认调查对象，与被调查者、调查对象有关的人员取得并建立联系，确认调查对象与调查方式的选择是否准确，要时要向对方详细说明调查内容、目的、时间、步骤和方式，商量互相配合的方法。其次，实施调查，要注意点面结合，科学安排穿插调查时间，力争节省开支。第三，阶段性小结并复查验证调查结果，可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。

（三）研究分析阶段

这是调查研究工作的重要环节，是对调查所获得的大量情况资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律，找出对调查对象的分析结果。研究分析阶段主要包括四个工作环节：对调查材料的取舍、审定、核对和证实；分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息；利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计；确定研究结果。

（四）结论报告阶段

主要包括组织撰写调研报告和调查研究的总结善后两项工作。调研报告写作是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一调查报告因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备的基本功。调查研究的总结善后是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。

四、结语

秘书处工作总结 篇9

转眼间这个学期就要过去了，这期间，学管会成功的完成了换届工作，我也由一名委员成了秘书处的副秘书长。下面是秘书处本学期的总结：

一.工作内容

1.第八届换届大会的成功召开。期间,秘书处的工作有：换届文件的书写以及打印、统计各部发放聘书人员名单、聘书的购买以及制作、工作证的购买以及制作、第八届学管会通讯录的制作、会议期间的座次安排以及考勤、会议现场聘书和工作证的发放以及台前幕后的后勤工作。

2.图书漂流活动的成功举行。秘书处主要负责的有：挂文学知识问答题目的小纸条、学管会成员考勤、登记捐书的信息、答案的核对和奖品的发放。

3.考勤制度和听会制度文件的顺利出台。考勤文件是在秘书处全体成员的共同努力下完成的，其适用于学管会所有成员，包括对活动、会议、值班等的考勤详情以及对违反文件规定人员的惩罚方式。听会制度文件中对以前听会过程中的一些不好的地方进行了改革，并融入了新的听会方案，更加规范了听会的形式。考勤和听会文件的出台，使学管会在管理制度方面更加的健全。

4.南湖科技之光100期活动。活动期间秘书处参与了其活动策划的讨论，给出了一些意见。活动现场，秘书处所有成员都出席并观看了当天的电影，还负责现场的考勤，同时当天秘书长蔡思思担任现

场主持人，本人也代表秘书处了上台发言.5.其他事务的处理。秘书处是个杂务繁多的部门，在积极参与学管会重大活动的同时，我们也顺利的完成了自己部门的本质工作，如，对往届文件以及档案的归类处理、对各部的考勤进行统计、各类表格的制作届文件以及档案的归类处理、对各部的考勤进行统计、各类表格的制作、物品的采购以及财务总结等。

二．工作瑕疵

1.消极怠工泛滥。自从本学期开学来之后，秘书处委员出现一些消极的心态。态度不端正，开会以及听会时懒懒散散；工作不热情，对布臵下去的任务有抵触情绪，不愿意去执行；执行效率不高，对于部员完成的任务总需要领导重新的修饰。

2.制度执行不力。部员们在熟悉学管会后，无视规章制度，我行我素。纪律涣散，有时开会时缺勤人数甚至大于到勤人数，致使有些工作无法在会上安排下去，工作效率大打折扣；开会氛围不佳，有时开会时就领导在讲话，部员都埋头自己干自己的，不带笔纸以及工作证，领导无法传达上面布臵下去的任务；碍于人情关系，对于多数违反规章制度的成员，秘书处都没有开出惩罚条文，导致制度成为一纸空文，没有起到应有的约束效应。

3.没有展示舞台。秘书处的工作多是些小、杂、繁的事情，却又非常的重要。部分部员觉得事情太小，做起来对自己的能力提升没有太大的意义，体现不出自己的价值，故不愿意去做，甚至对于布臵下去的任务产生抵制的情绪。这使得整个部门的工作热情大大降低，工作效率大大降低。也导致了小事没人愿意做，大事没人做的了的局面。这给部门的正常运转造成很大的危害。

三．解决方案

1．让部员独立的领导部分人去完成某项任务，让他们体会领导者站在领导岗位上的艰辛，同时也要让部员参与更多的决策讨论，或让他们独立的策划或组织活动，在客观条件允许的情况下尽量实施；给秘书处每位部员一份全学管会的通讯录，方便他们和任何一位领导或是部员沟通，加强交流；每次部员执行任务时，领导者尽量要露面，让部员感觉到领导总是和他们站在一起的，同时对于任务完成优秀的部员要予以奖励；让部员有更多的之情权，在允许的情况下，让部门了解领导层以及各部的动态，方便他们能够参与更多事情的讨论和决策。

2.加大制度执行的力度。强调规章制度的重要性，所有部门均应重新组织部员学习规章制度，让部员熟悉规章制度中的条例。秘书处每两个月对学管会所有成员的工作进行统计，严格按照规章制度对相关成员开出奖惩条文，交由常委会审核。使学管会规章制度的执行落到实处，管理得到规范。

3.拓展部门活动，向其他校会组织学习，开展相应的带娱乐性的活动，吸引部员的兴趣；给予部员独立组织活动的权利，只要你有才，就可以尽量满足你施展才华的意愿；人尽其才，将部员分成若干组，各组人员才能均衡，在平时工作进行评优制度，对于优秀小组予以奖励，各组也可以独立的组织活动；部员中有人参加其他组织的个人竞

赛活动时，领导者应积极的组织部门的全体人员前去为该部员加油助威，使部员更加的对部门产生依赖和感情。

以上从三方面对本学期的工作进行了总结,秘书处的工作取得了不少的成果,也暴露了不少的问题.出现了问题并不可怕,下学期我们将汲取经验教训,改正错误,大步的向前走!

秘书处工作总结 篇10

时光荏苒，瞬间已至2011学年第一学期的尾声。这一学期，秘书处继续本着“全心全意为同学服务”的宗旨，积极认真做事，做好自己的本职工作。我们秘书重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作，及时将主席团的决策及团总支和学生分会文件传达给各部、分配各部工作，同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协阿调活动中各部任务，以备主席团及时做出工作调整。同时，在工作中，我秘书处成员积极发现问题，总结经验，使学生会的工作顺利进行，为推动团总支学生分会的发展做出自己应有的贡献。

1.在迎新晚会，运动会，篮球赛，普法活动等各种活动比赛中，我秘书处成员在在活动开展的时候提早到场，活动中努力做好事前分配的任务，坚守岗位至活动结束，对人员的调配和物资的管理以及人员签到都做得很到位，发挥了学生会“管家”的作用，体现了学生干部应有的素质和面貌;

2。在团总支和学生分会的各项会议里做好点名和会议记录工作，会议记录做到了内容真实详细，记录快，效率高。

3.在团总支学生分会的各项活动中，秘书处做到了准确快速的通知各个部门，各个位系干的工作。管理学生会各种文件、信函、报纸等，并对文件、信函登记，存档。协助主席团调配人手、传达通知、撰写各种活动的有关文件，对各部门的文件做到编号，打印，分发。

5.我秘书处成员在活动中工作中表现出了高度负责的精神，联系并督促各部门，在人手紧缺的情况下做到不迟到，不早退，多负责，多做事，得到了各部门的肯定。

6.在即将开展的元旦游园之猜谜活动中，我部门会继续认真负责的做好系干的考勤工作，活动的筹备，兑奖，维持会场纪律等工作。

做好新时期企业秘书工作 篇11

办公室作为特殊部门，“窗口”单位，不仅要发挥桥梁和纽带作用，提供优质服务，还要承担文稿撰写、文件处理、行政管理、机要保密、信息收集、公关接待、综合协调、车辆调度、信访稳定等方面的任务，决定了其工作的特殊性。而这些工作大多是由秘书来承担并完成的，所以企业秘书在办公室的工作中则是担当着特殊而重要的角色。特别是新常态下，企业面临着新的机遇和挑战，秘书更是面临着新的问题和压力。如何做好新时期一名符合角色要求，为领导、机关和员工所接受的称职秘书，是摆在一名秘书面前新的课题。

做到准确定位，积极主动作为

秘书工作是机关工作不可缺少的重要组成部分，工作主要是上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务。作为特殊部门，也决定了其工作的特殊性。这种工作性质同时也决定了秘书的工作特征就是默默无闻、按部就班，也就是说必须认真地、不折不扣地按“规矩”办事，按领导的意图办事。这既是工作纪律，又是职业道德。这些工作是对一名秘书综合素质的考验。不仅要去秘书具备更要有不怕吃苦、甘于献的精神。还应具备良好的心理素质、适应能力和沟通能力；不仅要有睿智的头脑，敏锐的洞察力，还要以阳光心态迎接挑战。对此，文秘人员要有“苦中作乐”的心态，要有自己的想法和思路，不断接受新知识，培养自己的工作能力和沟通能力，提高工作效率；学会在点灯熬夜中接受锤炼，在吃苦受累中提升素质，在心灵炼狱与思想炙烤中练就本领。

加强理论学习，提高综合素质

如今，企业的创新发展已成为时代的显著特征，企业之间的竞争也愈来愈激烈。作为办公室秘书人员，如果不能及时更新知识、更新理念，则会出现知识储备不足、视野不够开阔、综合能力不强的缺陷，要想胜任“领导助手”的职责，也会越来越感到困难。作为秘书，要按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求，进一步加强对相关政策、法律法规、业务知识等方面的学习，提高思想认识和这综合素质，学会从政治的角度来辨证的分析问题和解决问题；要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练，使自己成为“杂家”，做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”。做到履职有思路、办事懂规则、工作有水平，确保在以后的工作中在“节奏”上超前，在“精实”上下功夫，在“创新”中出思路，在“优质”上提水平，促进企业又好又快发展。要摆正自己的位置。秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。

强化“政治意识”，把握正确方向

不讲政治的秘书，就不是合格的秘书。秘书人员由于工作岗位的特殊性，常常涉及一些核心机密。这就要求秘书人员必须具有强烈的政治意识，在任何情况下都不能在政治上出问题。一要始终保持政治上的坚定，始终要保持正确的路线和观点。二要

严格遵守党和国家的政策法规。秘书人员必须增强政策观念，坚决维护党和国家政策法规的权威性和严肃性，只要是违反了有关的政策法规，都不是一名合格的秘书。三要从政治的高度严于律己。要始终保持政治上的成熟和清醒，严格遵守党的政治纪律，特别是在决定重要事项、敏感事件处理等问题上，不说三道四和品头论足。

树立创新意识，做到统筹兼顾

一是要有超前的思维。要求秘书工作人员要在平时的工作中，继承好的传统，根据新的形式，寻找新的办法。二是要有超前的思考。作为秘书人员就必须进行超前思考，在为领导提供文稿时，把自己思考的东西，融入到文稿之中，为领导参谋，替领导着想。在日常工作中，对一些涉及到企业形象的接待或事务，考虑细致，考虑全面，真正做到为领导分忧。三是要有实实在在的创新行为。要多问一些为什么。做不好、做不到位时要问为什么，做好了、做到位时也要问为什么，只有这样才能得到总结和提高。要多面看一些问题。在平时的工作中，如果我们换一个角度看问题，换一个思路想问题，换一种口径表述问题，或许会收到意想不到的效果。

改进工作方法，提高办事效率

高职院校教学秘书工作探析 篇12

一、高职院校教学秘书主要的工作职责

(一) 负责阶段性常规教学管理工作

教学秘书要将教务处等教学管理部门的各项规定及相关决定或精神等, 及时、准确地传达给系主任、教研室里每位教师及全系学生, 使教学工作正常有序。比如, 期末考试通知, 教师组卷, 监考安排, 全校调、停课的通知, 学生选课通知, 英语四、六级考试和计算机考试通知等常规性的工作都必须及时准确地通知教师和学生, 否则将影响正常的教学秩序。

(二) 对上级的信息的反馈

系主任工作繁忙, 教师教学工作任务繁重, 两者平日接触不多。教务处与教师、学生有一定的“距离”。领导与普通教师、教务处与学生之间的信息传递与交流的任务, 都要由教学秘书完成。比如, 广大教师和学生对于学校的某些政策有一些自己的看法及意见, 学生对课程和上课安排的有关想法, 院督导成员、教师等在期中教学检查中发现的问题等, 教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理, 及时反馈给教务处, 为师生解决实际问题。

(三) 负责教学资料的管理与使用

凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属教学档案。教学档案主要有三种。

1. 教学计划、教学大纲、教学进度表、教学课表等信息。

这类资料, 保证了系主任和院教学督导人员随机听课等教学检查工作, 是改进教学工作、提高教学质量的重要信息资源, 也是迎接相关评估检查的重要材料, 必须做好教学资料的收集、整理、存档工作, 为系领导搞好教学管理提供基本依据。

2. 学生记分册、作业本、学生成绩表等。

这类资料, 可以作为教师教学活动和学生学习过程的原始记录, 并且方便学生在期末考试后, 一旦发现网上登录的成绩与实际成绩有出入, 就可以申请查询记分册等纸质资料, 以便进行成绩的重新评定。

3. 每年的试卷、系里的日常教务资料等。

这类资料, 既方便了教师和学生查找相关信息, 又为教师年终总结留下了可供查对的事实性材料。

(四) 负责考务和学生成绩管理工作

从学期期初补考, 学期中的各类等级考试直至学期末的期终考试, 学校考务工作贯穿了整个学期的教学过程。因此, 做好考务工作对保证考试正常进行显得尤为重要。教学秘书一方面要负责通知教师组卷、油印试卷、封装试卷及合理地安排监考教师等校内考务工作, 另一方面要协助教务处组织英语和计算机等级考试报名和发放等级证书工作。校内考试结束后一周内, 教学秘书将学生的成绩输入成绩管理系统, 最后将学生成绩表、试卷进行存档。

(五) 教师年度工作量的计算

在教学管理过程中, 教学秘书应该全面服务于教学和科研。在一年一度结束的时候, 教学秘书负责系里教师的授课工作量和科研工作量的计算。授课工作量包括理论课时和实践课时两个方面, 因此在核定、计算工作量时, 必须以期初的教学安排为依据。科研工作量包括教师的论文、课题, 以及一些获奖成果, 这些都涉及教师的切身利益。因此, 教学秘书必须细心、谨慎地计算好每一位老师的工作量, 让每位教师都得到合理、满意的工作回报。

二、高职院校教学秘书必要的成长推手

如何使高职院校教学秘书更好更快地成长, 我认为有以下几个方面。

(一) 从教学秘书对自我提高的要求来看

1. 要有良好的政治素质和思想品德素质。

良好的政治素质是做好管理工作的基体保证, 良好的思想品德素质是做好教学秘书的关键。教学秘书作为管理者, 首先要爱岗敬业, 坚持以科学发展观统领和提高自己的政治素养。其次要树立良好的服务意识, 用自己的言行来熏陶、引导、感染和教育学生。最后要实事求是, 按原则办事, 使学校管理工作稳定、有序地进行。在工作中, 本着为教师、学生服务的宗旨, 不计较个人得失, 兢兢业业、踏踏实实地工作。

2. 要有较强的职业道德素质。

首先, 教学秘书从事具体的教学事务, 工作量大, 事务繁琐, 头绪多, 时间节点严格, 一不小心就会造成教学事故。这就要求教学秘书有较强的事业心和责任感, 发挥吃苦耐劳的精神, 加班加点赶在时间节点前完成工作。其次, 教学秘书在工作中要时刻保持热情、旺盛的精力、乐观的态度, 发挥自身的主观能动性, 更好地为全校师生服务。

3. 要有较强的协调、协作和沟通能力。

在教学管理过程中, 教学秘书是教务管理部门与各个院系之间的纽带, 是教学主任的参谋长, 是教师和学生沟通的桥梁, 处在教学运转的中心枢纽地位, 起着不可替代的协调作用。在处理日常教学管理工作中, 教学秘书必须处理好几个关系。第一, 与教务处的关系。要严格执行学校教学管理制度, 实现教学管理的规范化, 与教务处各个科员都要建立融洽的关系。第二, 与系领导以及教研室主任的关系。要把教务处的教学安排与本系实际相结合, 当好系主任的助手, 把各项教学任务及时地落实给各位教研室主任。第三, 与系里老师和学生的关系。教学秘书要把教务处的精神和主任的教学要求及时、准确地传达给各位老师, 把学生对老师的教学疑问反馈给任课教师, 为教学创造一个和谐的师生关系环境。

4. 要有较好的业务素质与文化素质。

良好的业务和文化素质是教学秘书履行职责的基本要求。这就要求教学秘书不断在工作中吸取经验, 完善自我, 加强自身的业务素质。一名合格的教学秘书必须具有较强的文字表达能力和良好的口头表达能力, 做到及时、准确、简洁地进行书面语言写作, 简明、扼要地完整地表达思想。同时, 教学秘书在处理日常人际关系时, 也应当注意自己的外表形象, 表现出教学秘书人员应有的修养和风度, 他们也是系对外形象宣传的窗口。

5. 要有健康的心理素质。

教学秘书工作是一项辅助性工作, 教学秘书必须具备健康的心理素质, 树立“全心全意为师生服务”的思想。健康的心理素质主要表现在:首先, 性格要坚韧顽强。要有较强的心理承受能力, 能够承受失败和困难, 具有百折不挠的精神。其次, 保持良好的情绪状态。秘书工作大都是与人打交道, 在工作中要协调好各种人际关系, 严于律己, 宽以待人。因此, 教学秘书对人对事要豁达大度, 在坚持原则的前提下采取宽容、忍让的态度, 对领导主动热情、细致周到, 对同事热情关心、乐于助人, 对学生要耐心、贴心。

6. 要有勇于创新的能力。

作为一名高素质的教学秘书, 不应只是一个“传话筒”, 应该具有开拓创新能力。创新是一个学校的灵魂。有创新才有发展, 教学秘书不是进行机械、繁杂的工作, 也不是简单意义上的“勤杂工”, 而是必须具有创新意识, 紧紧跟上高等教育发展的新形势、新路子, 树立全新的意识和理念, 在日常工作中不断总结、不断创新, 在工作中发挥主观能动性, 具备较强的创新能力。同时, 要善于利用现代化的管理手段, 不断创新工作方法, 充分利用OFFICE现代办公软件、教务管理系统、网络等工具, 以便提高工作效率。

(二) 从学校对教学秘书工作的关注度来看

学校应改变观念, 重视教学秘书工作。

1. 学校应改善教学秘书的待遇。

教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高, 付出的劳动得不到应有的尊重和理解, 取得的成绩得不到领导和同事客观、公正的评价和认可, 从而造成教学秘书积极性下降, 情绪波动大, 不安心教学秘书工作, 离岗、转岗人员比较多, 导致教学秘书队伍不稳定。有的大多数高职院校教学秘书是兼职教师, 上课之余还需要处理系里的教学事务, 不能够专心于教学管理工作。因此, 学校应该配备专职的教学秘书, 提高他们的待遇, 从而可以激发他们的工作热情, 充分调动其工作积极性, 有利于教学管理工作的连续性和稳定性。

2. 学校应经常组织教学秘书开展经验交流活动。

由教务处牵头, 把教学秘书召集在一起, 开展教学事务上的交流, 对教学管理中出现的一些典型事例进行研讨。在彼此的交流中, 可以发现他人的长处, 以达到取长补短之目的, 提高管理水平。

另外, 学校还应该为教学秘书提供到其他院校参观学习的机会, 借鉴好的经验, 开阔教学秘书工作视野, 提高工作效率。

3. 学校应给予教学秘书工作上的关心和帮助。

教学秘书的工作任务重而且繁杂, 对工作中出现的失误, 领导应给予理解和宽容, 帮助他们分析情况, 克服困难, 度过难关。

三、结语

随着高职院校二级管理体制的不断推进, 作为一名合格的教学秘书, 应该明确自己的岗位职责, 树立“四心”的观念———对待工作要细心, 对待学生要热心, 对待同事要爱心, 对待自己要有平常心, 坚持“以人为本”的理念, 通过沟通、协调学校、领导、老师和学生的关系, 全面地服务教学、服务教师、服务学生, 在全面推进学校发展中发挥出积极的作用, 使高职院校的教学管理水平迈上一个新台阶。

参考文献

[1]薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报:农林教育版, 2009.

[2]胡玉玲.教学秘书工作探讨.考试周刊, 2009.

[3]王鸿奎.高校教学秘书工作的几点初步体会.现代服务, 2008.