物业档案资料管理方案

物业档案资料管理方案（精选12篇）

物业档案资料管理方案 篇1

第 部分物业管理服务档案管理方案

第一节档案资料管理方案

随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。

档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。

一、档案资料管理运作流程

收集——整理——归档——利用

1、档案资料的收集：

（1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员

集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。

二、档案资料的分类

三、资料的归档管理

（1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任。档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失。

（3）档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。

四、档案资料的运用：充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有管理处资料，如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作的监察和检查。

第二节住户档案管理

物业管理处在业主入住时应按规定程序，指导、协助业主办理相关手续，并同时进行业主档案的登记和建立。

在业主档案登记和建立之前，除进行相关的管理服务、验收房屋、交纳费用、签领钥匙和物资等之外，须进行前期物业管理服务协议、物业管理服务合同、业主公约、装修管理规定、住宅室内装饰装修管理服务协议、装修现场注意事项、物业使用守则、治安责任书等事项的受理与签订。

1、业主办理入住流程图

2、档案的建立

管理处在办理业主入住手续的同时，向业主发放《思兰雅苑小区办理入住手续情况登记表》，指导业主填写房号、姓名、联系电话、人户分离情况、入住手续、住房面积、合同编号等并要求业主提供身份证复印件，在收集和整理业主资料后，分户建立业主档案。

3、档案的管理

（1）物业管理处设资料管理员，对业主档案按照楼栋、单元进行分类，实行统一管理；

（2）业主档案必须实行资料专人专管，除公司有关部门查阅、公安执法部门因工作需要须持有证明调阅外，不得随意向他人借阅、透露和泄露；

（3）若物业所有人发生变更时，资料员应及时对档案进行补充和修改；

（4）管理处物业档案应用专用档案柜进行保存，并有明显标识，便于查用。

物业档案资料管理方案 篇2

一、物业档案管理的特点

1. 动态性。

物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护;业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更;住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。

2. 完整性。

物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以一个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。

3. 相关性。

物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅，这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。

4. 灵活性。

物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比，具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密，这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。

二、物业档案管理中存在的问题

1. 企业领导对物业档案管理重视不够。

很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强，物业档案利用率低，重“藏”轻“用”。

2. 物业档案管理人员素质有待提高。

目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情;物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。

3. 物业档案收集资料欠齐全。

物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的，物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等;另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。

4. 物业档案管理制度不健全。

俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是档案综合管理力度不够;三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

三、提升物业档案管理水平的建议

1. 领导重视，增强全员档案管理意识。

(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。

2. 全面提高物业档案管理人员素质。

物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本，无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导;积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。

3. 收齐资料，做好整理。

(1)要做到档案资料逻辑上的科学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范，做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“备以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。

4. 完善规章制度，依法管档。

(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任;二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平时要做一系列的防范工作。

5. 大力提高物业档案管理现代化水平。

随着信息技术的发展，物业管理手段也越来越先进。当前，不少物业企业在日常工作中已实施“无纸化办公”模式，即通过系统软件开展工作。通过信息技术在物业档案管理中的运用，可以系统地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、汇集等工作，使文件的形成、运行等各个环节与办公有机地衔接起来;利用信息技术整理档案，既可以降低人为因素在文件归档中的影响，又可以发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。

总之，物业档案管理是物业企业的一项基础性工作，加强物业档案管理，可以促进企业经济效益水平的提升;加强物业档案管理，可以提高物业管理服务水平;加强物业档案管理，可以提高企业的竞争能力;加强物业档案管理，可以促进社区和谐。

摘要：随着物业管理在我国的不断发展,物业档案管理的重要性也日益体现。文章从物业档案管理的特点,现状及提升建议三个方面阐述加强物业档案管理的意义。

关键词：物业档案管理,物业管理,加强

参考文献

[1].周泓.物业档案管理[M].中国建筑工业出版社,2000

[2].李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[D].安徽大学,2005

[3].乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风,2008

物业档案资料管理方案 篇3

关键词：任务驱动 工作过程 物业档案管理 学习领域

1 概述

《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。

2 任务驱动的目标性教学

任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。

3 基于工作过程的教学分析

①工作过程与职业教育。基于工作过程的职业教育，在教学设计上建构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。②职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理→档案收集→档案鉴定→档案整理→编目与著录→档案保管→档案编研→提供利用→统计分析。物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。③基于工作过程的教学环节。物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。

4 学习情境设计

2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源、……等等。

4.1 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。基于完整的工作过程来设计学习情境。任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。

4.2 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计档案的八大工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境①文件管理；学习情境②档案收集；学习情境③档案鉴定；学习情境④档案整理；学习情境⑤编目与著录；学习情境⑥档案保管；学习情境⑦档案编研；学习情境⑧提供利用；学习情境⑨统计分析；学习情境⑩现代化管理。

4.3 学习情境具体设计。每个学习情境由完成一个以上的学习任务来实现，在学习任务的具体设计上，也是按照工作过程来排序的，通过理论←→实践一体化教学模式，学生边学边做，在完成任务的过程中学习与理解专业知识，获取档案管理的能力，才能适合高职培养技能型人才的需要。学习情境，是对物业档案管理学习领域的具体化，它是小型的主题学习单元。每个学习情境，都是个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。在学习情境的具体设计中，主要结构有：具体任务，就是要完成的学习型工作任务；工作流程，完成任务的工作步骤；工作方法，引导学生自主学习，主动工作；与其他任务的关系，各个工作任务与过程间的无缝对接；培养的知识、能力与职业素养，教学要达到的目标；成果形式，即实施行动完成任务的结果；评价方法，即对每个任务结果的考核评估办法。学习情境的具体设计以学习情境①文件管理、学习情境②档案收集为例，见表2。

5 教学要素分析

除了上文提到的学习型工作任务、教学过程外，任务驱动基于工作过程的物业档案管理学习领域学习情境构成要素还包括：教学内容、教学资源、考核评价。

①教学内容。高职教育，不能是本科内容的压缩和模仿。高职院校物业档案管理教学内容的深度和广度要结合实际，要根据高职院校学生特点、教学资源情况以及课时等因素，确定教材和教学内容。将教学的重点放在档案管理过程、方法与专业知识的运用上，而不是对档案管理理论知识的研究，高职培养的是技能型人才而不是研究型人才。有了这样的理念，才能突出高职的特点，才能使教学内容具有针对性和实用性。②教学资源。教材和参考文献、教案和讲义、引导文案、多媒体课件、视频、网络信息资源、教学软件、多媒体教室，档案馆、物业管理公司等实习基地的多元化立体教学资源。③考核评价。通过考核，检验学习效果，通过评价，及时发现问题，解决问题。对高职物业档案管理课程的考核，要改变传统以一张考卷笔试的一次性考核模式，将整个教学过程作为学生学习成绩的考核过程，让学习过程考核与终结考试相结合，从知识掌握程度、实际操作技能、完成任务的质量、专业能力、工作能力、学习能力、行动能力、创新能力、职业素养、综合素质等多方面对学生进行考核和评价，评价的方式除传统的笔试外，可以多样化，如表2中的自评、互评、口试、教师综合考评。

考核评价体系由三部分组成：任务完成情况的评价与考核、学生平时成绩、期末笔试成绩。以此，达到笔试考核和操作考核相结合、知识能力考核和素质考核相结合、课程评价和常规考核相结合，全面考核学生的专业知识、工作技能、职业态度等综合素质。

参考文献：

[1]王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究[J].图书情报工作，2009（23）：91-94.

[2]王雅南.任务驱动工作过程导向的高职信息检索学习情境设计[J].图书馆学研究，2011（6）：16-19.

[3]王雅南.如何提高信息检索课程的教学效果[J].中国职业技术教育，2009（26）：41-42.

简论物业档案管理 篇4

［内容摘要］ 19世纪中叶到20世纪20年代，是旧中国房地产业萌芽和初步发展的时期。在当时的房地产市场上，已经出现了代理租赁、清洁卫生，保安服务等专业性的经营公司，这些专业公司的管理方式正是我国物业管理的早期形式。随着改革开放的深入，我国物业管理行业也有较大的发展。近年来，随着我国市场经济的发展和人民对生活质量的提高，人民对物业管理的要求越来越高。档案管理作为物业管理的一个重要内容在当今的物业管理过程中越来越为重要。但因为我国物业管理行业还不够成熟，物业档案管理方面仍存在许多问题。［关键词］ 物业管理 档案管理 问题 对策

21世纪，是中国物业管理行业进入发展、完善和成熟的重要阶段，在这个阶段将会出现一个竞争激烈、管理完善、服务理念提升的时期。对物业管理行业来说，质量理念和品牌理念的角逐市场环境的变化、竞争格局的形成、高新技术的应用、消费观念的更新，要求物业管理企业从服务观念到服务方式，从经营理念到市场定位，都要作出相应的变革，才能适应发展的需要。

物业档案管理工作是物业管理工作中的一项重要内容，也是一项基础工作。物业档案管理质量的优劣直接反映了物业管理水平的高低，已成为衡量物业管理企业规范与否的重要标志。随着《物业管理条例》的深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，在新的形势下对物业档案管理的要求也越来越高。因此，要解决物业档案工作中存在的共性问题，做好物业档案工作，真正发挥物业档案在物业管理工作中的基础性作用。

一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。但当前我国物也行业在物业档案管理方面仍然存在许多的缺陷及不足。

目前物业档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

一、档案材料不完整。例如员工入职表中本人签名、填表时间、审核签字不齐全；装修备案表中装修内容填写不完整。

二、档案管理不够规范。材料排序杂乱无章。很多档案中多年来形成的档案材料简单地塞到档案袋中，没有进行过整理和排序。

三、档案材料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范，档案材料在转递过程中手续不健全，对缺失的档案材料互相推委，造成档案材料收集、补充工作异常困难。

四、档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉物业档案内容，能进行物业档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

五、档案材料缺失情况比较严重。很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书、装箱清单、安装使用说明书、产品合格证书、产品原理图等随机文件，设备安装、调试记录、验收单、移交清册等重要档案材料缺失，从而影响设备档案的质量和设备的使用。

针对当前物业档案工作存在的主要问题，究其根源，主要有五个方面的原因：

一、物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。

二、对档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少或是没有，相关的制度和检查考核措施没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。

三、档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。

四、规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。

通过对当前物业档案工作中存在的问题及主要原因的分析，我认为，要进一步做好物业档案工作应从以下几个方面入手：

一、强化业务培训。统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，对档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划，提高档案管理人员的管理水平，改变思想观念，建立档案管理人才梯队，紧跟时代的发展，创新档案管理手段，激发工作活力。

二、上至下加强档案意识。业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工

作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。

三、案管理人员的责任意识和奉献意识。安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，进一步规范工作程序。案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，严格执行档案管理制度，并结合实际制定切实可行的具体措施，抓好物业档案管理的每一个环节的工作，使物业档案工作走上规范化管理轨道。同时，在工作中，要严格执行工作规程，做到手续完备，为物业档案管理工作奠定良好的基础。

五、开发档案资源，为物业管理工作服务。通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。论文发表。同时，通过利用档案为物业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。

第十二章 物业管理档案管理 篇5

一、单项选择题

1.物业承接查验的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属

设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为（）

A.物业基础资料档案B.物业图纸资料档案

C.物业技术资料档案D.物业日常管理档案

2.电子媒体档案一般分为两类，一类是保存于电脑硬盘的文字和图像资料，另一类是视频监控设备产生的录像资料。新的监控设备已将二者合一为（）形式存贮。

A.数字B.录像磁带

C.硬盘数位D.磁带

3.房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋本体安全、设备运行状况和事故分析中有时起十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限一般不能低于设备的使用年限（）倍。

A.1B.2C.3D.44.（）是指利用计算机和网络信息手段，将物业管理企业及执（从）业人员的基本情况，经营业绩，经营中违规、违法劣迹及受到的处罚等按规定格式进行记录，并向社会公示、接受社会监督的信用信息管理系统。

A.物业管理企业档案B.物业管理企业信息档案

C.物业管理经营档案D.物业管理企业业绩档案

5.物业管理企业信用档案的建立范围是所有（）等执（从）业人员。

A．物业管理企业

B．物业管理师

C．物业管理经理

D．物业管理企业和物业管理师

6.物业管理企业信用档案的目标是以物业管理电子政务系统、（）自律管理系统和企业经营管理系统为基础，形成覆盖物业管理行业所有企业及执（从）业人员的信用档案系统，并通过中国住宅与房地产信息网实现各级物业管理行政主管部门、行业协会网站的互联互通。

A.政府部门B.物业管理行业协会

C.物业管理企业D.执（从）业人员

7.物业管理企业信用档案投拆信息转给被投拆企业后，被投拆企业应在（）天内将处理意见反馈给信用档案管理部门，反馈意见应由当地物业管理行政主管部门签章。无正当理由不按期反馈的，可作为不良记录记入企业或执（从）业人员的信用档案并进行公示。

A.3B.10

C.15D.30

8.（）期物业管理档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料和验收文件档案，档案收集索取对象较单一，主要是建设

单位。

A.物业入住B.物业承接查验

C.日常物业管理D.早期介入

9.小区及共用设施清洁服务记录是（）的收集范围。

A.物业运行记录档案B.物业服务记录档案

C.物业管理公司行政管理档案D.物业维修维护记录档案

二、多项选择题

1.物业承接查验的档案收集范围较为明确，主要是（）

A.权属资料档案B.技术资料档案

C.业主信息档案D.验收文件档案

2.物业入住期物业管理收集工作重点集中在（），即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。

A.建设单位B.物业业主

C.物业使用人D.业主委员会

3.物业入住期应收集的业主权属资料一般包括（）

A.项目批准文件B.用地批准文件

C.房屋产权证D.购房合同复印

4.物业入住期应收集的业主个人资料一般包括（）

A.身份证复印件B.户口本复件

C.联系方式D.家庭成员及其职业

5.日常物业管理期档案的收集主要包括（）

A．物业运行记录档案

B．物业维修记录档案

C．物业服务记录档案

D．物业管理公司高层管理人员档案

6.物业管理档案常用的纸介质档案检索工具种类有（）等

A.简介B.薄式索引

C.指南D.卡片式检索

7.常用检索工具的编制方法包括（）等

A.分类卡片目录B.专题卡片目录

C.主题卡片目录D.主要内容索引

8.物业管理企业档案记录内容的采集主要通过政府部门、（）其他中介机构社会等多种途径依法采集。

A.新华书店B.协会

C.物业管理企业D.执（从）业人员

9.档案信息安全管理中由于档案载体的不同，保障档案信息安全的方式也有不同。电子媒体档案主要是通过（）方式管理。

A．设立严格的多级权限机制和密码保管制度，严格进入检索

系统、复制和下载的管理

B．对档案的查阅、外借、复制和销毁不应设定权限

C．只要档案本身不受到损坏与丢失，档案信息可以公开查阅

和传播

D．对进入互联网的计算机应安装防火墙和杀毒软件，经常更

新，防止黑客入侵和非法人员进入等方法保障电子档案的信息安全。

单选

1.A2.C3.B4.A5.D6.B7.C8.B9.B

多选

1.ABD2.BC3.CD4.ABC5.ABC6.BCD7.ABC8.BCD

物业公司档案管理制度范本 篇6

为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。

查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

（二）项目档案查/调阅

查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

（三）密件档案查/调阅

密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。

物业档案资料管理方案 篇7

物业管理作为房地产市场消费环节之一, 是对房地产开发建设等环节的延续和完善的一种综合性经营服务, 物业管理在国外广受欢迎被称为现代化“朝阳”产业。广义的物业管理指一切有关房地产开发、租赁、销售及售后服务。狭义的物业管理以维修养护楼宇和管理所使用机械电气设备和公共设施, 以治安保卫与环境绿化, 分发信报与传呼电话, 清洁卫生等为主要任务的服务行业。一般而言, 物业管理在管理层面上主要包括物业发展及施工, 绿化环卫, 道路及车辆停泊, 租约事务, 物业装演;管理公共设施及设备运行, 对财产权利与财产登记和业主及用户进行管理等。

房产市场迅猛发展产生大量房产档案, 房产档案属于专业档案, 具有保存价值和重要法律凭证价值, 是进行房产权属登记与房屋交易, 房产抵押与处理房产纠纷, 城市拆迁规划的主要依据, 业主与用户的个人信息具有明显私密性, 房产档案工作是重要基础业务建设。但目前物业公司涉及的档案管理的现代化与信息化处于起步阶段, 远远没有达到科学化水平。房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程形成的台账与图, 卡与照片, 文件及一切能证实房屋历史变化过程资料, 是房屋真实缩影和全部历史记录。人们一直使用传统方式管理文件档案, 大多还停留在纸介质基础上, 这样的管理效率低下, 保密性差, 并费时费力, 如发生意外则很难弥补。

2 物业公司在房产档案管理方面存在的突出问题

物业公司在房产档案管理观念方面与发达国家存在较大差距。我国长期实行福利制住房分配制度, 物业管理还没有从财产与契约及消费角度得到充分认知, 导致契约精神缺失和公共权利漠视, 使得业主缺乏主动参与和守约意识, 造成物业管理服务主体错位和缺位。对业主而言, 少数业主对现代物业管理服务理念不认同, 对物业公司提供的包括档案管理在内的各项服务持漠视态度, 对自己的信息缺乏足够的重视和保全意识等。对物业公司而言, 在档案建设中增强透明性, 提高专业化, 更好感化广大业主, 树立自身良好公共形象等意识不够强烈。

物业公司房产档案建设责任界定不清晰。物业公司房产档案建设的服务观念不强。部分物业公司依然以管理者自居, 没有定位自己服务业主位置, 淡化了服务特征。有些物业公司违背合同, 不给业主提供相应档案建设与保密等服务, 引起业主强烈不满。物业公司房产档案建设的行业自律人才队伍储备不够强。《物业管理条例》及配套政策在执行过程遇到诸多阻力。国内尚未建立物业公司与业主诚信档案记录, 物业公司专业化和社会化的程度偏低。物业管理的档案市场缺乏活力, 需要必要监督和竞争, 管理水平低下, 运作不规范, 必要监管机制体制缺失, 造成了物业管理档案建设市场的持续混乱。物业公司档案建设管理队伍素质良萎不齐, 相对缺少人才储备, 队伍建设跟不上行业发展需要, 缺乏称职的职业经理人, 房产档案建设专业人员的技能培训也跟不上行业发展需要。

3 物业公司适应物业特性对房产档案进行科学管理

首先, 要适应物业管理的适时性和无形性对房产档案进行管理。物业管理的实质是产品生产和提供, 物业公司提供管理、劳务服务等产品, 业主支付费用, 双方成为相应产品的提供者和消费者。生产与销售和使用消费是产品必备环节, 三个环节顺序发生, 但是物业服务没有流通环节, 物业公司应随时随地做好满足业主潜在物业服务需求各项准备。无形性是物业服务产品重要特征, 使业主在消费物业产品时, 难以感觉到物业服务产品真实存在, 档案管理与建设得好坏更多的是依赖于业主的主观评判。行政管理部门应制定物业管理的相关档案与信息建设得政策。

其次, 要适应物业管理的公共性与广泛性对房产档案进行管理。物业公司与业主是在物业服务合同基础上形成的契约关系。从不同交易关系看, 物业管理主要对房屋及其配套设施设备和相关设施的管理与维修维护, 但物业共用部位和机电设施设备是由业主共同所有, 提供服务商品所满足的是特定社会群体的事务和信息档案建设需求。当事人权利和义务等约定, 依据全体业主整体意见制定, 相关的档案建设具有公共性与通用性。

第三, 适应房产档案时空数据变化规律进行科学管理。房产档案管理主要业务包含房地产权属档案归档, 查档与档案服务, 纸质档案库存管理与房屋产权限制等。房地产权属档案具有专业性与动态性, 历史延续性, 真实性与法律性。房地产权属电子档案包括数据库数据和纸质档案扫描图像资料 (如申请书与申请人身份证明, 土地使用证与规划许可证, 权证附图等纸纸档案资料扫描图像) 和影像资料以及该房屋的其它信息。产权信息包括的收件材料所形成的电子表单, 如产权房屋与房地产业务受理单, 房地产登记申请书与房屋产权转移登记审批表, 房屋共有权证存根与房屋所有权证存根, 房屋共有权证与房屋所有权证, 收费统一票据与商品房按揭备案登记证明, 房屋他项权利审批表, 在建工程抵押 (按揭) 备案登记证明与在建工程抵押登记审批表等。

总之, 物业公司房产档案建设是一项兼具私密性与公共性, 时空性很强的长期持续的服务管理工作, 需签订期限较长合同, 物业公司在房产档案建设过程中应该接受客户长期监管和考验, 业主委员会和行政职能部门应长期协调解决房产档案建设过程出现的新情况和新问题。

参考文献

[1]朱爱华等.物业管理[M].北京:社会科学文献出版社, 2007.

话物业说档案 篇8

在物业档案管理上，我们搞房管工作的，尝过甜头，也吃了不少苦头。1９７1年天安门城楼大修工程惊动国内外，如果没有相应的档案资料参考，大修这样一个复杂的木结构工程是难以想像的，而实际上只用了不到一年时间，就把这一巧夺天工的浩大工程完成了。尽管工程技术人员的作用功不可没，但档案资料在其中也发挥了特殊作用。北京市危房改造十几年方兴未艾，全市各类工程多年保持年竣工千万平米以上，其中抢救、保留了大量历史文化建筑。如果没有历史的记载，没有大量档案资料的查证，损失将是不可估量的。

在我们日常维修管理工作中，既有因档案解决问题的例子，也有由于资料不全或档案遗失造成工作被动的例子。上世纪８0年代后期，我们所接管了两栋十八层居民住宅楼，其中一栋连续两年室温不达标，居民饱受煎熬、怨声载道。热力泵房一共负责同时竣工的三栋十八层居民楼供热，偏偏安置拆迁户的那栋楼暖气不热，热的两栋却是建设单位的宿舍。居民便以为是热力泵房搞鬼，弄得我们有口难辩。幸喜档案发挥了作用，我们从供热管道入口“按图索骥”，一节管道、一个截门都不放过。终于查出了问题，原来是给回水管道的接口在施工中安装反了。经过重新焊接调整，问题解决了，居民的误会也消除了。而我们所管理的一个四层楼房的小学校舍档案资料遗失，一次下水堵了，污水流向操场，由于没有管道图，下水管敷设比较深，只好盲目顺墙横挖，结果在楼房的四面墙外，挖了三面才找到堵塞处，既浪费了人力，又破坏了整体环境，成为档案管理的一大教训。

物业档案管理是个复杂细致的工作，好人不愿干，懒人干不了。但物业档案的管理在物业管理工作中确实又有着举足轻重的作用，管理好了，受益的是业主；管理不好，吃亏的也是业主。物业管理从小处说，直接影响一方百姓的安居乐业、冷暖疾苦，从大里讲，则关系构建和谐社会的宏大目标。我在房管所工作多年，从一般干部到所长、支部书记，在风雨交加的夜晚值班时，最怕的就是接到百姓电话，不是房顶漏水，就是屋里进水，于是立即带领工人，顶风冒雨赶赴现场抢修。那些年，危房多，百姓意见大，什么难听的话我们搞维修的都得听着，不能还嘴，也不应该还嘴。

现在新房多了，但新房有新房的问题，特别是开发商一走了之，遗留下的质量问题有时比危房还棘手，使物业管理再次成了躲也躲不开的众矢之的。好在这些年毕竟目睹了物业档案管理发展的全过程，有经验、有教训，在痛定思痛之余，深感物业档案管理再也忽视不得，而其关键就在领导人的档案意识。所以，如今我们所坚持从接管物业起，就要接管好相关档案资料，做到：人员再紧张，也要指定专人负责；地方再狭小，也要给档案资料找个专柜存放；再大的领导，借档也要登记，用毕归还。如今，《中华人民共和国物权法（草案）》正在广泛征求意见中。我们相信，一旦该法出台，不会说话的物业档案，在关键时刻将发挥“不鸣则已、一鸣惊人”的作用。

物业档案资料管理方案 篇9

***一期

物业管理服务费备案

申

报

资

料

**物业管理有限公司

二〇一*年**月

目录

一、物业管理收费备案申请

二、关于***属于高档住宅小区的情况说明

三、已签约业主清单

四、前期物业服务合同（业主临时规约样本）

五、重庆**物业公司营业执照、资质证书

六、***项目一期预售许可证

***一期

物业管理服务费收取标准的备案申请

***市物价局：

***项目是由重庆*****有限公司投资开发的高档住宅小区，该项目位于***区重点开发区域***片区，紧邻国家AAA级景区***城，交通便捷，区域环境优美。与**公园、**公园，**文化广场等相邻，该项目作为**新中心——“国际休闲生活城” 重点进行打造。

项目位于重庆市****区***路**号，总建筑面积近***万㎡。其中一期总建筑面积为***万㎡，共有商品房***套，现已销售****套，占总户数的76.2%，将于2011年**月底陆续交付业主使用。

在销售过程中，与购房业主签订了《**业主临时管理规约》，在规约中明确了双方的权利和义务。其中在该规约的第***页第***条中明确约定了各项物业服务费用的收取标准。具体约定如下：

1、高层住宅按照建筑面积***元/㎡计算收取（含电梯费）。

2、商铺按照建筑面积***元/㎡计算收取。

3、车位按照***元/个计算收取。

根据上述情况，现特到贵局来办理***一期物业服务费收取标准的备案事宜。

特此申请

****物业管理有限公司

浅析优化物业档案管理问题论文 篇10

3.1提升管理层物业档案管理意识

物业企业领导人员对物业档案管理的重视程度直接影响到物业档案管理的效果，因此在对物业档案管理问题进行优化时，首先需要提升物业企业管理层物业档案管理的意识，让他们充分意识到加强物业档案管理对提升物业服务质量的重要性。为此需要加强对物业企业管理人员档案服务工作的宣传教育，通过宣传教育来改进和提升他们的管理意识。

3.2不断完善物业档案管理制度

物业档案管理工作的开展必须具有完善的档案管理制度，才能够更好地对管理工作进行约束和规范，从而提升物业档案管理的质量，其主要可以从以下几方面加以完善：第一，建立统一完善的标准，对物业档案信息的分类、保存时间做出明确的规定，对于重要档案信息需要做好保密工作等，实现对物业档案的规范化管理。第二，根据物业企业的实际情况，选取科学合理的物业档案管理方式。明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高。

3.3提升物业企业档案管理人员综合素质

提升物业企业档案管理人员的综合素质对优化物业档案管理问题起到关键性的作用。首先，物业企业档案管理人员应当在招聘时选取更加专业，具有较强的专业知识和专业技能，能够独力高效地处理各种物业档案管理问题的人才;其次，物业档案管理人员必须具备较强的信息技术能力，能够熟练应用相关的管理软件，这也是现代物业管理工作必备的技能之一;最后，物业企业应当加强对档案管理人员的培训工作，通过定期对物业档案管理人员进行培训，提升他们的专业知识和专业技能。

4结语

综上所述，物业档案管理工作在现代物业服务中有着非常高的重要性，物业企业应当对此引起足够高的重视，对当前物业档案管理工作中存在的问题引起关注，并针对这些问题采取科学有效的优化策略，以此来不断提升物业档案管理的质量，让物业服务的整体质量得到提升，从而有效提升当前物业企业的综合竞争力，促进物业企业的健康发展。

参考文献

[1]杨志刚.新形势下物业档案管理初探[A].新常态下的档案工作新思维[C].国家档案局档案科学技术研究所,.

[2]周雅枫.完善由“房管所”起步的物业档案管理的思考[J].黑龙江档案,(1).

[3]张建中,常旭红,李立新.管好“家园档案”迫在眉睫——对住宅小区物业档案管理情况的研究[J].中国档案,(3).

充分发挥物业档案为民服务的作用 篇11

一、物业档案的主要内容

1、物业房屋管理档案

房屋管理档案是一户一档，其具体内容包括：（1）业主办理进住手续的委托书；（2）业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表；（3）房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单；（4）交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单；（5）物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单；（6）房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证，施工人员临时出入证、身份证及暂住证等；（7）更换物业产权人及其他变更资料等。

2、物业基建和设备类的科技档案

开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案，具体内容包括：（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（2）设施设备安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（4）物业管理所必需的其他资料。

3、物业文书档案

在物业文书归档过程中，应及时收集物业各项管理服务的文件材料，包括：（1）物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料；（2）小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐，信访接待、回访复查等检查记录表；（3）房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录，大、中修及更新改造工程验收记录表；（4）物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录；（5）公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录；（6）保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。

4、物业合同档案

物业合同档案主要包括：（1）小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同；（2）物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议；（3）房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。

二、利用物业档案，为百姓的安居生活服务

1、着眼长远，物业公司早期介入开发建设项目。

物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关，建立完整、有效的物业房屋档案，减少物业管理中的矛盾和纠纷，完善物业后期管理的基础。目前，有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期，物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾，物业服务质量不尽如人意的事情时有发生，如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量，直接导致服务投诉的增加，业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业，拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。

2、立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。

物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在我公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料，经过认真仔细调研，找出了断水的原因——变频器经常死机，圆满解决了高层断水的问题。诸如此类，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。

三、更新观念，创新物业档案服务

1、强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。

住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。

2、更新观念，创新服务，提供物业档案的个性化服务。

随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断的增加。在物业档案管理中，根据物业工作的特点，将静态档案放在物业公司机关档案室，将动态档案分类存放在物业小区项目部档案分室。动态档案按照业主的住房楼号、门牌号分类，便于随时查找、补充和利用。通过实施档案的动态管理，物业公司可以从中全面了解业主的情况和新的需求，适时为业主提供各种有针对性的周到服务，做到服务到人、服务到户，实现行业特色管理及个性化服务。

3、深入挖掘物业档案，完善服务。

用在民生工作中产生的档案来为民服务，使之维护公民权益，这有利于维护社会的稳定。在物业管理中，物业公司在为小区居民管理服务的过程中形成了大量的动态档案，包括各种交费记录，各种报修、维修记录，业主出租情况记录，信访、投诉及解决办法记录，档案利用效果记录，参与街道、社区居委会活动记录，冬季、雨季以及重大节假日进行安全检查的记录，对房屋共用部位进行日常管理和维修养护的检修和保养记录，对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录，对共用设施设备进行日常管理和维修养护的记录等。它们不仅是物业管理企业与物业产权人解决各种纠纷必不可少的依据，而且是解决各种突发事件的信息来源。因此，要从动态的物业档案中分析客户的需求，丰富服务手段，提高服务效益，用一流的档案工作为物业管理、为百姓安居乐业做出新的贡献。

物业档案资料管理方案 篇12

1.1 企业信用档案的含义

企业的信用档案是指企业和企业其法人的一些基本情况的数据, 也是指企业的信用状况和与之相关的文件资料的一个总和。企业信用档案是一种集中体现企业在市场上的行为过程之中的可靠性以及诚实性的综合的竞争能力, 是企业证实自己是否诚实守信、遵纪守法的一种标准, 也是企业对有无违法行为、违约行为、欺诈行为、拖欠行为以及逃避债务行为等的一种重要凭证和依据。企业的信用档案都有专门特定的内容。企业信用档案从形成的渠道来看, 可分为直接信息和间接信息两种。所谓直接信息就是指企业在自身的活动中固定形成的有关的信用资料数据, 比如企业自身的基本情况、资产的数据状况、借还的记录、纳税的有关记录以及会计报表的详细内容等;所谓间接信息就是指与企业有关的一些单位和部门所形成的反映企业的信用状况的所有数据与资料, 比如税务、金融、质量认证等, 是企业有关部门关于企业自身的经营记录、纳税记录、贷款产品质量记录等有关数据, 也包括企业对来自客户或者消费者的评价记录。企业信用档案的具体内容有来企业身份的信用部分、企业经济的信用部分、企业质量的信用部分以及其他配套材料部分的四个内容。

1.2 建立企业信用档案的原则

1) 必须坚持客观性的原则。所谓客观性就是指企业信用档案的核心, 即企业信用档案要实事求以及客观公正的反应企业信用的真正情况, 不仅要客观地记录企业的不良行为, 还要对企业的不良行为提出有关的解决措施。2) 必须坚持强制性的原则。比如像工商、金融、税务、保险等机构要无条件的、及时的、准确的传送自己的资料信息给企业信用档案管理有关机构。企业信用档案管理的有权对所有企业进行信用数据、档案、有关文件及资料的调查, 企业都必须无条件的配合。3) 必须坚持权威性的原则。每个企业都应该树立该企业档案的权威性, 让企业信用档案发挥其重要的作用, 也是企业的信用保障所在。对于各级党委、政府等来说, 企业信用档案是作为评价企业信用的一种重要的依据, 任何部门、单位都不能擅自改动该企业的任何信用资料数据。4) 要坚持开放性的原则。即企业信用档案应向社会开放, 然后为社会所用, 是一个全方面开放的系统。5) 必须坚持动态性的原则。企业的信用度的保证是应该随着社会的发展而保持不变的, 就像人不管发生任何事都应该诚实一样。企业信用档案的管理机构要对企业的信用档案进行动态的管理, 及时、准确、全面地收集资料, 补充该企业最新的信用文件以及信用数据。6) 要坚持实效性的原则。企业信用档案的数据不仅要全面反映出企业的信用情况, 还要做到简明实用。

2 物业管理企业如何建立健全的信用档案

2.1 要与政府进行充分的合作

目前, 我国企业的信用档案还处于萌芽的阶段, 这就离不开政府的支持。我国要建立完善的信用档案, 就必须要政府领导、有关部门的大力配合。就物业管理而言, 各省、自治区的建设厅, 直辖市的建委、房地局等部门是物业管理企业的管理部门, 他们负责对物业管理企业的是否具备经营的资质进行审批。物业管理企业与工商、税务、物价等有关行政部门也有着密切的联系。就这样看来物业管理企业在建立信用档案的过程中是需要与各方面进行充分合作的, 这样才能快速建立起物业管理企业的健全信用档案系统。

2.2 要不断完善和利用已存在的房地产的信用档案系统

房地产的后期开发与管理工作都属于物业管理企业, 物业管理企业与房地产有着必然的联系。因此, 我们在建立物业管理企业的信用档案时就必须考虑到和房地产的信用档案系统的连接, 还要体现物业管理企业的重点和特点。据资料显示, 截至到2003年6月, 我国的房地产信用档案系统已全面或者部分开通就有14个地区, 还有17个地区也在陆续开通中。我国的31个省 (自治区、直辖市) 也建立了34个省级的房地产信用档案。总得来说, 物业管理企业在建立该企业的信用档案时必须要突出自身的优点, 还要注意吸取以前的房地产信用档案系统的经验以及教训, 然后根据各地区的环境不同建立信用档案系统, 坚决避免重复的建设。

2.3 要建立有自身特色的物业管理企业信息档案系统

据了解, 物业管理企业的信用档案系统有以下几个方面:1) 政府的行政机关来收集的物业管理企业的信用信息。比如市工商局的企业的登记注册档案、市工商局的企业的日常监督管理的信息。2) 物业管理企业自己在经营业绩和历史记录两方面形成的相关的信用记录, 比如物业管理企业的资质的审定状况, 以及企业所管物业项目的获奖情况, 还有业主的投诉和满意度情况等。总得来说, 各个物业管理企业的自身发展情况, 因此就形成种类繁多的信用档案, 只有“苦练内功”即做好基础工作, 才能开展有特的企业信用档案, 这样既能提高企业的竞争能力, 在市场中占有一席之地。

2.4 对物业管理企业信用档案系统的进行动态的管理

物业管理企业信用档案系统还是一个需要不断完善的系统, 要不断更新。据资料统计, 我国第一批参与房地产信用系统的物业管理企业在2003年6月就完成了。物业管理企业要进行信用档案的动态管理, 就必须要不断提高企业自身资质, 还要主动配合政府来收集和补充企业的信用数据。

3 物业管理企业建立健全的信用档案的重要性

企业的信用是社会所有信用体系中组合中一个重要的部分。对于物业管理企业来说, 建立信用档案系统是对社会诚信一种呼唤, 当然也是物业管理企业自身发展的需要。企业信用档案是一种集中体现企业在市场上的行为过程之中的可靠性以及诚实性的综合的竞争能力, 是企业证实自己是否诚实守信、遵纪守法的一种标准, 也是企业对有无违法行为、违约行为、欺诈行为、拖欠行为以及逃避债务行为等的一种重要凭证和依据。对于物业管理企业来说, 建立健全的信用档案系统并不简单, 根据自身的一些抑制因素, 还要加强各方面的提高, 这样才能在市场中占有一席之地。其重要性有以下几点:1) 对业主和使用权人来说, 建立企业信用档案对物业管理企业有加深了解的作用。通过企业信用档案系统的完整性建立, 可以了解物业管理企业业绩、历史等, 这样可以消除市场上的信息不对等, 大大保护了业主的权益。2) 对于物业管理企业的自身来说, 建立健全的企业信用档案是可以提高企业的管理水平的, 对企业核心竞争力也有提高和培养的作用。3) 对于政府主管部门来说, 建立健全的企业信用档案还有利于物业管理企业的规范化管理。S

参考文献

[1]管理精英业界楷模:《城市开发 (物业管理) 》杂志携全体编委单位贺中国物业管理协会第三次会员代表大会胜利召开[J].城市开发, 2010 (13) .

[2]朱柏润.物业管理企业信用档案建设是构建和谐社会的需要:全国一级资质物业管理企业信用档案工作会议在长沙召开[J].中国物业管理, 2006 (03) .

[3]符春, 廖月华.企业诚信任重而道远:第四批全国一级资质物业管理企业信用档案工作座谈会在上海召开[J].中国物业管理, 2005 (03) .

[4]曲德彦.浅谈建立健全物业管理企业信用档案的重要性[J].城市开发, 2006 (07) .