物业档案建立与管理

物业档案建立与管理（通用9篇）

物业档案建立与管理 篇1

如何建立物业管理档案及使用方法

物业管理档案包括业主档案、图纸档案、维修档案、会计档案等。

由于其不动产的特点，物业的管理跨越时间长，变数也多，使得建立和规范使用档案成为物业管理工作中不可或缺的一部分。然而，在物业管理档案的建立和日常管理的过程中，管理者却经常遇到查询困难、内容缺失严重、借阅混乱等问题。在此，笔者结合实际工作，对物业管理档案的建档、分类、使用方法进行了归纳整理，希望能给物管同行带来帮助。

物业管理档案的作用：

物业管理档案主要有两个作用其一是凭证。凭证作用是物业管理档案最基本的特点，由其形成过程及内容决定，是使档案优于其他各种物业管理资料的一种作用。通常物业管理档案的内容从当时当事直接使用的文件转化而来，文件中保留着真实确切的时间标记。如果某业主搞装修设计时无法确认承重墙、柱的位置，物管即可通过查阅该房屋原始图纸帮助业主确认承重结构。

其二是参考。物业管理档案是事实、数据和经验的记录，是真实的可靠的原始资料，既为同一项目不同时期的情况提供比较参考，也为同时期的不同项目之间提供参照。如在年底确定某物业项目下一年度共用及公共水电费使用指标时，通常将同一项目过去几年的数据和同类型项目的本年度数据作为参考，并结合项目下一年度管理进行确定。

档案的建立：

形式上，物业管理档案分为电子档案和纸质档案，电子档案的特点是方便查询，纸质档案的特点是可作为有效凭证。内容上，物业管理档案分登记表格、签收资料、会议文件、合同文书、照片、电子记录等。类别上，物业管理档案分业主档案、维修档案、图纸档案、会计档案、合同协议、报事档案、员工档案等。

对于建立业主档案，笔者的经验是主要按资料类别进行整理归类，具体由入伙资料、装修资料、维修资料及其他资料组成。

业主档案中的入伙资料一般由6份资料组成，即《入伙通知书》、《入伙资料签收单》、《前期物业服务协议》、《业主情况登记表》、《管理规约》和《物业验收交接表》。该6份资料属业主档案中的必备资料。

业主档案中的装修资料由5份资料组成，即《装修申请登记表》、《装修试水表》、《装修巡查记录表》、《违章报告》和《违章整改通知书》，通常该5份资料视物业情况而异，如精装修物业，即不存在以上资料。

业主档案中的维修资料分“保修期内维修资料”和“维修资金维修资料”。保修期内的维修资料由《工程维修联系单》和《维修档案备忘表》组成。启用维修资金维修物业的相关资料则相对较多较杂，主要有《工程维修联系单》、《维修备忘表》、《维修申请书》、《维修资金申请委托书》、《业主身份证复印件》、《业主房产证复印件》、《维修预算公示》、《施工合同》、《维修工程施工方案》、《业主签名表》、《业主签名达标证明》、《维修资金首付款收据》、《维修资金使用预算表》、《维修资金使用申请表》、《工程维修验收证明》、《漏水及维修照片》、《验收报告》、《维修资金使用结算明细表》、《尾款收据》、《维修资金使用结算表》等20份资料组成。其他资料有《催费通知单存根联》、《律师函》、《协调记录》等。

无论是业主档案，还是图纸档案或其他档案，通常在建档前，就必须明白各类档案的内容，即各类档案中必须存在和可能存在的资料到底有哪些，只有搞明白各类档案资料的内容，才能使档案在建立起来之后分类清晰，在收集、整理和查询时有的放矢。

档案的使用：

建立物业管理档案最终的目的是为管理服务，即方便管理。从档案本身的作用来说，无论是凭证作用还是参考作用，都需要通过查询才能得到体现。

建立方便查询的电子档案

物业管理档案的管理属于一项时间跨度较长的工作。如同一时期的物业项目，有的业主装修入住已经几年了，有的业主却还没有交房；有的业主首次装修还没有进行，有的业主却要进行二次装修。特别是一些有关时间或数据性的资料，倘若每次都必须翻阅纸质档案进行查询，不仅浪费时间，而且也不利于纸质档案的保存（经常翻阅纸质资料，势必造成纸质资料的破损）。因此，在建立纸质档案的同时，还需建立方便查询的电子档案。以物业的图纸资料为例，当某部门（人员）需要借阅相关图纸时，我们可以通过电脑查询图纸档案的保存状况、位置后，再进行下一步工作，如查询结果是“未移交”或“已借出”，自然就无需到档案柜中搜罗图纸了。

物管企业建电子档案，一般有两种方式。一种是物业管理软件的形式，即物业软件中包含电子档案的内容，我们只需在每日工作中按程序进行录入就可以了；还有一种是普通“Excel”表格的形式，即首先我们根据工作的特点和要求，对“Excel”表格进行必要的设置，然后再逐一录入。

物业档案建立与管理 篇2

1.1 企业信用档案的含义

企业的信用档案是指企业和企业其法人的一些基本情况的数据, 也是指企业的信用状况和与之相关的文件资料的一个总和。企业信用档案是一种集中体现企业在市场上的行为过程之中的可靠性以及诚实性的综合的竞争能力, 是企业证实自己是否诚实守信、遵纪守法的一种标准, 也是企业对有无违法行为、违约行为、欺诈行为、拖欠行为以及逃避债务行为等的一种重要凭证和依据。企业的信用档案都有专门特定的内容。企业信用档案从形成的渠道来看, 可分为直接信息和间接信息两种。所谓直接信息就是指企业在自身的活动中固定形成的有关的信用资料数据, 比如企业自身的基本情况、资产的数据状况、借还的记录、纳税的有关记录以及会计报表的详细内容等;所谓间接信息就是指与企业有关的一些单位和部门所形成的反映企业的信用状况的所有数据与资料, 比如税务、金融、质量认证等, 是企业有关部门关于企业自身的经营记录、纳税记录、贷款产品质量记录等有关数据, 也包括企业对来自客户或者消费者的评价记录。企业信用档案的具体内容有来企业身份的信用部分、企业经济的信用部分、企业质量的信用部分以及其他配套材料部分的四个内容。

1.2 建立企业信用档案的原则

1) 必须坚持客观性的原则。所谓客观性就是指企业信用档案的核心, 即企业信用档案要实事求以及客观公正的反应企业信用的真正情况, 不仅要客观地记录企业的不良行为, 还要对企业的不良行为提出有关的解决措施。2) 必须坚持强制性的原则。比如像工商、金融、税务、保险等机构要无条件的、及时的、准确的传送自己的资料信息给企业信用档案管理有关机构。企业信用档案管理的有权对所有企业进行信用数据、档案、有关文件及资料的调查, 企业都必须无条件的配合。3) 必须坚持权威性的原则。每个企业都应该树立该企业档案的权威性, 让企业信用档案发挥其重要的作用, 也是企业的信用保障所在。对于各级党委、政府等来说, 企业信用档案是作为评价企业信用的一种重要的依据, 任何部门、单位都不能擅自改动该企业的任何信用资料数据。4) 要坚持开放性的原则。即企业信用档案应向社会开放, 然后为社会所用, 是一个全方面开放的系统。5) 必须坚持动态性的原则。企业的信用度的保证是应该随着社会的发展而保持不变的, 就像人不管发生任何事都应该诚实一样。企业信用档案的管理机构要对企业的信用档案进行动态的管理, 及时、准确、全面地收集资料, 补充该企业最新的信用文件以及信用数据。6) 要坚持实效性的原则。企业信用档案的数据不仅要全面反映出企业的信用情况, 还要做到简明实用。

2 物业管理企业如何建立健全的信用档案

2.1 要与政府进行充分的合作

目前, 我国企业的信用档案还处于萌芽的阶段, 这就离不开政府的支持。我国要建立完善的信用档案, 就必须要政府领导、有关部门的大力配合。就物业管理而言, 各省、自治区的建设厅, 直辖市的建委、房地局等部门是物业管理企业的管理部门, 他们负责对物业管理企业的是否具备经营的资质进行审批。物业管理企业与工商、税务、物价等有关行政部门也有着密切的联系。就这样看来物业管理企业在建立信用档案的过程中是需要与各方面进行充分合作的, 这样才能快速建立起物业管理企业的健全信用档案系统。

2.2 要不断完善和利用已存在的房地产的信用档案系统

房地产的后期开发与管理工作都属于物业管理企业, 物业管理企业与房地产有着必然的联系。因此, 我们在建立物业管理企业的信用档案时就必须考虑到和房地产的信用档案系统的连接, 还要体现物业管理企业的重点和特点。据资料显示, 截至到2003年6月, 我国的房地产信用档案系统已全面或者部分开通就有14个地区, 还有17个地区也在陆续开通中。我国的31个省 (自治区、直辖市) 也建立了34个省级的房地产信用档案。总得来说, 物业管理企业在建立该企业的信用档案时必须要突出自身的优点, 还要注意吸取以前的房地产信用档案系统的经验以及教训, 然后根据各地区的环境不同建立信用档案系统, 坚决避免重复的建设。

2.3 要建立有自身特色的物业管理企业信息档案系统

据了解, 物业管理企业的信用档案系统有以下几个方面:1) 政府的行政机关来收集的物业管理企业的信用信息。比如市工商局的企业的登记注册档案、市工商局的企业的日常监督管理的信息。2) 物业管理企业自己在经营业绩和历史记录两方面形成的相关的信用记录, 比如物业管理企业的资质的审定状况, 以及企业所管物业项目的获奖情况, 还有业主的投诉和满意度情况等。总得来说, 各个物业管理企业的自身发展情况, 因此就形成种类繁多的信用档案, 只有“苦练内功”即做好基础工作, 才能开展有特的企业信用档案, 这样既能提高企业的竞争能力, 在市场中占有一席之地。

2.4 对物业管理企业信用档案系统的进行动态的管理

物业管理企业信用档案系统还是一个需要不断完善的系统, 要不断更新。据资料统计, 我国第一批参与房地产信用系统的物业管理企业在2003年6月就完成了。物业管理企业要进行信用档案的动态管理, 就必须要不断提高企业自身资质, 还要主动配合政府来收集和补充企业的信用数据。

3 物业管理企业建立健全的信用档案的重要性

企业的信用是社会所有信用体系中组合中一个重要的部分。对于物业管理企业来说, 建立信用档案系统是对社会诚信一种呼唤, 当然也是物业管理企业自身发展的需要。企业信用档案是一种集中体现企业在市场上的行为过程之中的可靠性以及诚实性的综合的竞争能力, 是企业证实自己是否诚实守信、遵纪守法的一种标准, 也是企业对有无违法行为、违约行为、欺诈行为、拖欠行为以及逃避债务行为等的一种重要凭证和依据。对于物业管理企业来说, 建立健全的信用档案系统并不简单, 根据自身的一些抑制因素, 还要加强各方面的提高, 这样才能在市场中占有一席之地。其重要性有以下几点:1) 对业主和使用权人来说, 建立企业信用档案对物业管理企业有加深了解的作用。通过企业信用档案系统的完整性建立, 可以了解物业管理企业业绩、历史等, 这样可以消除市场上的信息不对等, 大大保护了业主的权益。2) 对于物业管理企业的自身来说, 建立健全的企业信用档案是可以提高企业的管理水平的, 对企业核心竞争力也有提高和培养的作用。3) 对于政府主管部门来说, 建立健全的企业信用档案还有利于物业管理企业的规范化管理。S

参考文献

[1]管理精英业界楷模:《城市开发 (物业管理) 》杂志携全体编委单位贺中国物业管理协会第三次会员代表大会胜利召开[J].城市开发, 2010 (13) .

[2]朱柏润.物业管理企业信用档案建设是构建和谐社会的需要:全国一级资质物业管理企业信用档案工作会议在长沙召开[J].中国物业管理, 2006 (03) .

[3]符春, 廖月华.企业诚信任重而道远:第四批全国一级资质物业管理企业信用档案工作座谈会在上海召开[J].中国物业管理, 2005 (03) .

[4]曲德彦.浅谈建立健全物业管理企业信用档案的重要性[J].城市开发, 2006 (07) .

教师业务档案的建立与管理初探 篇3

【关键词】教师业务档案建立管理

近几年来，随着中学教育改革的日益深入，学校在管理方面逐渐趋于科学化和规范化，教师业务档案的建立与管理作为高效管理工作的重要组成部分，也逐渐受到学校管理者的重视，教师业务档案是反映教师的学术水平、业务能力以及工作实绩的主要凭证，能够鲜明地反映教师的教学素质，体现学校的办学水平和教师队伍结构，做好教师业务档案的建立和管理工作，能够有效地防止学校档案资料的流逝，实现现代教育办学的科学化和规范化，深入教育体制改革。

一、教师业务档案有效建立与管理的重要意义

1、为评估教师的各项工作起到了参考性的作用

传统的学校教学模式中缺乏完善的教学管理体系，造成了教师的教学质量模糊不清的现象，人们常说“教师工作是一种良心工作”，其实际的意思就是教师在工作当中缺乏一个正确的评价标准，教师干多干少、能力高低没有做好有效地区分，这种制度的缺失使得教师缺乏上进的积极性，使教师的进取精神受到严重的挫伤，学校在对教师进行评价时往往只靠学生的印象和反映来评判，缺乏一个科学的评判标准，建立教师业务档案管理制度之后，就能使得学校对教师的评价有章可循，为学校评估教师的工作状况起到了很好的参考作用。

2、有利于形成良好的教师激励机制和竞争机制

对教师的业务档案进行及时地收录和管理，是形成教师激励机制和竞争机制的重要环节，因为教师的业务档案主要记载了教师在一定时期内的工作业绩、综合评估情况以及量化考核情况，通过对教师业务档案的评估审查，就能够对教师的业务水平高低、工作情况好坏、贡献大小作出～个功过分明的分析判断，使得教师的工作情况有据可查，也促进了教师激励机制的形成，能够极大地调动教师工作的积极性，激励教师在教学工作中不断地奋发上进，坚持学习新的业务技能，树立与时俱进的精神，不断进取，增强教师的整体教学能力和教学素质，推动我国师资队伍的建设。

3、为学校选拔人才干部提供了有力的依据

我国的传统教育体制中明显存在着人事档案不足的现象，使得学校在进行优秀人才选拔的时候缺乏有力的依据和信息支持，建立健全教师业务档案管理工作，健全了我国教育体系中人事档案的结构，为学校选拔干部和优秀教师提供了重要的信息依据，有利于学校合理调整师资结构，有效地提高了我国教师队伍的整体素质，促进我国的教育管理体制逐渐趋于规范化和科学化。

二、建立教师业务档案有效体制的措施

1、积极进行原始资料的搜集

对教师专业技术职务的评审工作是教师业务档案建立的基础，在对教师进行职务评审的过程中主要要用到教师的组织评审资料和教师本人的申报资料，这也是进行教师评审所需要的基本资料，这些基本资料能够较为全面地评定教师在某一阶段的教学技术水平，为教师评估提供有效的依据，另外，教师每年度的教学工作考核表也能及时地反映教师的教学动态情况，教师的学历证明也是评定教师技能的重要依据，教师在教育工作过程中所获得的各类荣誉证书以及学术成果也是评定教师业务水平的重要依据，在对教师进行评估时要求教师必须一并上交。

2、对教师资料进行整理和归档

在对教师进行技能及水平评估时，要随时收集教师的有关资料，管理部门应当对教师的各类资料进行及时地验收核实，并且要遵循一定的规范，做到不残缺、不错失，管理部门要对教师的业务档案做到定期的整理归档，以便更好地为教育教学评估工作服务。

3、加强对教师业务档案的利用和管理

教师业务档案具有一定的特殊性，既存在着一定的透明度，又要具有一定的保密性，教师业务档案的这种性质决定了其档案管理工作存在着一定的管理难度，在对教师业务档案进行管理的过程中，管理人员一定要灵活进行智能的操作，既要遵循一定的保密要求，又不能太过死板，保证教师档案管理工作的有效进行，保证档案的准确性和完整性。

结语：教师档案管理工作日趋完善是新时期教育发展的必然趋势，对教师业务档案进行有效地建立和管理，能够促进教师评价系统的完善和科学，对教师的教学工作起到很好的激励作用，教师在评价系统的激励之下，能够不断强化自己的各项技能，完善自己的业务素质和专业教学素质，提高教师的教学质量。伴随着新时期教师评价制度的日趋完善，教师业务档案的管理工作也必须引起学校相关领导的足够重视，对教师师德的评价、公开课的评价、教师与学生的谈话记录以及教育教学反思做好及时地记录和审核，加强对教师教学工作的激励，促进我国教师专业化的发展。

参考文献：

[1]李焰，加强教师业务档案管理，完善学校档案管理体系[J].龙岩师专学报，2002，(04).

[2]赵勇，浅谈中等学校教师业务档案的管理[J]，延安教育学院学报，2001，(03).

物业档案建立与管理 篇4

作者

（单位）

摘要：主要阐述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发人事档案管理系统，介绍了人事档案管理系统数据库的建立和系统的各项功能及各项功能的实现方法。该系统由主画面和子画面组成，界面美观，操作简单，能大大提高工作效率，适用于企事业单位的人事档案管理。

关键词：数据库；管理；人事档案

1前言

随着信息技术的发展，人事档案的信息化管理已经是企业必然的选择，特别是Internet 以及企业网站的日益普及，各级人员希望能够迅速、快捷地查询档案资料，这就要求人事档案管理系统要具有网上查询的功能。随着人事变动的增加，人事档案数据日益庞大，人事档案管理系统的复杂度也随之提高，要求达到使用高效、安全存储的目的。

为配合企业信息化进程，采用实用型关系数据库V-FOXPROW编写了人事档案管理系统，改系统具有良好的图形用户界面，操作方便，简单易学，它能更好地实现人事档案的微机化管理，减轻人们负担，提高工作效率。

2档案管理系统的功能设置

本系统开发以高内聚、低耦合为基本设计原理，并以自顶向下逐步求精的数据结构流程模式进行问题的分解，结合档案管理系统中业务流、数据流、人机边界、数据接口等将档案系统进行自然语言的流程设计。

根据档案管理的要求和我中心的实际情况，对本系统的运行平台作出如下要求：本系统的客户端程序要求运行在Windows98或以上的Windows操作系统平台上，数据库服务器也采用Windows平台，客户端程序与数据库服务器的连接模式采用Client/Server(C/S)模式，客户端软件与数据库系统进行直接通讯处理。因本系统中数据处理流程相对简单，数据传输要求较高，因此本系统采用结构简单的单层数据处理方法，所有数据处理流程均在服务器端

完成，从而不涉及中间件的数据处理。客户端软件要求不限制同时在线的操作用户数量。

2.1 用户及操作人员权限设置

本系统的用户分管理员和普通用户。管理员的职责是负责对使用用户、数据表式、数据显示格式的设置、修改，以及数据库备份和数据库还原工作。普通用户由于工作职责不同拥有不同的使用权限；档案资料的增加及修改权、档案库的查询统计权、档案报表和各类证明材料的打印权，以及人事代理管理权，各种权限可以进行组合分配。用户在使用档案管理系统时要求根据相应的用户名称及该用户的密码进行登录，登录后系统将根据当前用户所获得的权限分配相应的功能权限。

2.2 查询统计功能

查询统计功能要求有多种较智能化的查询统计方式，在系统中要求将查询统计分类为单项查询、综合查询、单项统计、综合统计四项，单项查询及单项统计是针对档案项目中某一项进行的全匹配或部分匹配的查询统计；综合查询及综合统计则是根据档案库中所有项目进行的全方位智能化查询统计，其查询统计的方式有完全匹配(即等于)、大于、小于、包含(模糊方式)、范围等，可根据不同的条件进行组合条件查询。

2.3 打印功能

打印功能主要是嵌入在查询统计功能中，要求实现查询统计结果的打印、档案保管证明、工作简历(工龄)证明以及调档函的打印，此外还要能实现常用的档案报表和档案清单的打印。系统的实现环境和总体方案设计

人事档案管理系统是在IBM微机上的WINDOWSXP操作系统下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发而成的。该系统根据人事档案管理要求，分为人事档案数据库和数据库管理两部分。人事档案数据库根据需要建立34项基本内容，每一项有一个名称、数据的类型和最大长度。一个人员的34项内容构成一个记录。其中数据的类型有：字符型、数字型、日期型、备注型。数据库管理部分按照对数据库的操作不同，分为主画面模块和功能模块。

主画面模块用来完成会员档案管理系统的数据录入、修改和功能设置。整个程序的工作是在主画面模块的控制下，根据用户的要求，选择不同的功能模块来完成对数据库指定的操作。功能模块包括∶姓名查询模块、电话查询模块、前插记录模块、后插记录模块、增加记录模块、删除记录模块、打印记录模块、导向记录模块及综合查询模块，用来完成档案建立

和维护、档案查询、档案输出等系统功能。本系统程序采用模块化设计，有利于扩充程序的功能，以满足用户的各种要求。系统编程调试及运行情况

根据总体方案要求，利用V-FOXPROW提供的开发系统，编写出人事档案管理系统软件。由于该系统为模块化设计，因此采取调试的方法是:单个模块调试→各功能模块与主画面模块相结合调试→整个系统调试。调试正常后，利用开发软件提供的项目管理器及编译功能完成程序的编译，形成XX.EXE执行文件。

该系统软件经调试后，在不同类型的微机上(带有WINDOWS中文版操作系统)安装使用，运行正常。本软件除完成主要功能的程序设计外，还完成了一些辅助功能的设计。如:进入系统需要输入保密口令；检查是否有重记录功能；采取一些保护措施，即使用户操作上有错误，系统也能正常运行，并给出一些提示，帮助你完成任务；系统程序中设计了“序号”自动增减功能，可以大大方便用户，免除了在增减记录和插入记录时修改序号带来的麻烦，提高工作效率；设计中还考虑到画面前后的一致性，在没有查询到记录和打印输出完记录后，仍回到原来的记录；综合查询部分能够对人员的任意情况进行查询、排序、组合，可同时输入26个条件进行查询。所有这些，给用户的使用带来很大方便。使用效果

通过调查和用户反映，该人事档案管理系统运行正常，可靠性强，效果良好。

(1)采用计算机对工会会员档案进行管理，打破了传统式的会员档案管理模式，可以达到高水平的信息存储、查询、打印，它不仅节省人力，使人们从繁琐枯燥的劳动中解放出来，大大提高工作效率，而且可以减少人为的差错，能正确、及时地提供人员档案资料。

(2)传统卡片式管理，会员个人资料项目固定，且内容较少，而工会会员档案管理系统可根据需要，灵活添加所需内容，且项目数量增多，可以包含会员基本情况，使得会员档案管理更具有灵活性和实用性。同时，工会会员档案的调转非常容易。

(3)为科学决策某项工作提供依据。由于各种查询、统计和打印的便捷性、准确性，使该系统成为许多工作不可缺少的助手，为工作的科学决策和顺利进行奠定了基础。

(4)提高了人们使用现代化工具的意识，带动了其它工作的微机化管理，同时也为今后的人员档案信息共享提供了有力的保证。

5结语

通过以上数据表与数据库及应用模块的设计，我们完成了人事档案管理系统的设计，该系统不仅可以提高工作效率和档案管理的准确性，而且非档案管理人员也可以通过内部网随时了解自己的情况，为今后数字化档案管理系统的整体建设奠定了基础。

参考文献

[1]晶辰工作室编.VISUAL FOXPRO6.0操作指南[M].北京：人民邮电出版社，1998

[2]张之超编.VISUAL FOXPRO6.0开发指南[M].北京：人民邮电出版社，1999

[3]孙伟.人事档案管理系统的设计[J].中国科技信息，2005，(06)

物业费第三方评估建立管理办法 篇5

《北京市物业服务第三方评估监理管理办法》的通知

京建发〔2010〕383号

各区县住房城乡建设委、房管局，各有关单位：

为了规范北京市物业服务活动，维护业主、建设单位、物业服务企业的合法权益，建立和完善质价相符的物业服务市场机制，促进物业管理行业健康有序发展，现将《北京市物业服务第三方评估监理管理办法》印发给你们，请遵照执行。

附件：《北京市物业服务第三方评估监理管理办法》

二〇一〇年六月二十六日

北京市物业服务第三方评估监理管理办法

第一章 总则

第一条 为了规范北京市物业服务活动，维护业主、建设单位、物业服务企业的合法权益，建立和完善质价相符的物业服务市场机制，促进物业管理行业健康有序发展，根据《北京市物业管理办法》(北京市人民政府219号令)及有关法律、法规和规章，制定本办法。

第二条 本办法所称物业服务第三方评估监理，是指物业服务评估监理机构接受业主、业主大会、建设单位、物业服务企业或有关部门的委托，依照法律、法规、规章规定和合同约定，对物业服务质量和服务费用、物业共用部位和共用设施设备管理状况等提供专业评估监理服务的活动。第三条 北京市积极培育物业服务独立第三方评估监理机构；鼓励物业服务各方权益主体在确定物业项目收费标准、物业项目交接查验等环节及物业服务全过程，委托评估监理机构进行评估监理。

物业服务评估监理机构从事物业服务评估监理活动，应当遵循独立、客观、公正的原则。

第二章 物业服务评估监理活动

第四条 物业服务评估监理机构接受委托从事物业服务评估监理活动，应当与委托人签订书面评估监理委托合同，约定评估监理服务内容及费用。

委托人应当提供与委托事项有关的证明材料。业主应当提供身份证明、房屋权属证明；业主大会或者业主委员会应当提供备案证明；建设单位应当提供有关行政主管部门核发的立项、用地、规划等任一许可证明；物业服务企业应当提供物业服务合同。

第五条 物业服务评估监理业务范围包括：

(一)物业项目交接查验；

(二)物业服务费用评估；

(三)物业服务质量评估；

(四)其他需要评估监理的事项。

第六条 建设单位向全体业主移交物业项目时，可以共同委托物业服务评估监理机构进行交接查验。物业服务评估监理机构依据《北京市新建物业项目交接查验标准》及其他相关规定，对物业管理区域内业主专有部分以外按照规定由业主共同管理的建筑物、构筑物及配套的设施设备和相关场地、物业项目图纸资料及设施设备运行维修记录等查验后出具查验报告。

全体业主选聘新的物业服务企业、其他管理人或自行管理时，可以共同委托物业服务评估监理机构进行查验。

第七条 建设单位应当在销售房屋前确定物业服务事项和标准，从市房屋行政主管部门公布的第三方评估监理机构名录中，随机抽取物业服务评估监理机构对服务费用进行测算，测算结果应当在销售场所予以公示，并写入房屋买卖合同和前期物业服务合同。建设单位应当同时向物业服务评估监理机构提供项目类型、建筑面积、共用设施设备情况、拟承诺的服务事项及标准等相关资料。

业主大会首次选聘或更换物业服务企业时，可以委托物业服务评估监理机构进行物业服务费用评估。

业主和物业服务企业等相关利害关系人就物业服务费用发生争议时，可以共同委托物业服务评估监理机构进行评估。

第八条 业主、业主大会或其他相关部门可以委托物业服务评估监理机构根据相关法律、法规、规章、服务规范、行业标准及物业服务合同约定等，对物业服务质量进行评估。

物业服务各方权益主体可以委托第三方评估监理机构在约定期间内对物业服务进行跟踪评估。

第九条 物业服务评估监理业务应当由物业服务评估监理机构接受委托，个人不得承揽评估监理业务。第十条 物业服务评估监理机构及从事评估监理业务的人员与委托人、第三人或评估监理事项有利害关系、可能影响公正评估的，应当回避。

第十一条 建设单位、物业服务企业与相关当事人应当协助物业服务评估监理机构进行实地查勘，如实向评估监理机构提供必要的资料，并对其所提供资料的真实性负责。

第十二条 物业服务评估监理机构应当按照相关法律、法规、规章和合同约定的要求从事评估监理活动，并按照市房屋行政主管部门制定的评估规范出具评估监理报告。评估监理报告应当包括评估监理目的、依据和方法，评估监理日期和基准日，评估监理查勘数据，评估监理结果及有效期限，评估监理人员签章等内容。

第十三条 物业服务评估监理机构应当保持评估监理档案资料的齐全完整，物业项目交接验收评估报告相关资料保管期限不得低于5年；物业服务费用评估、物业服务质量评估报告相关资料保管期限不得低于3年。

第十四条 物业服务查验交接报告和物业服务质量评估报告应当作为物业管理资料归档备查，其摘要文本在物业管理区域内予以公示。

第十五条 物业服务评估监理按照“谁委托谁付费”原则，由委托人与物业服务评估监理机构以物业服务项目查验点为基础协商确定收费金额。

建设单位向全体业主移交物业项目时，建设单位和全体业主共同委托物业服务评估监理机构进行查验交接的，由建设单位承担评估费用。

第三章 物业服务评估监理机构和专家

第十六条 物业服务评估监理机构应当具备下列条件：(一)具有独立法人资格，专业从事物业服务评估监理业务；

(二)注册资本100万元以上；

(三)有固定的办公场所和开展评估监理业务所需设施、设备和办公条件；

(四)具有工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于5人；

(五)法律、法规、规章规定的其他条件。

符合上述条件的物业服务评估监理机构应当到市房屋行政主管部门备案，市房屋行政主管部门应当定期公布备案机构名单。

第十七条 市房屋行政主管部门建立物业服务评估监理专家库并定期公布专家名单，物业服务评估监理机构从事物业服务评估监理时应当从专家库中选择专家。

物业项目交接双方共同委托评估监理机构进行查验交接的，委托人可以从专家库中选择专家，也可以从专家库外选择专家。

委托人在专家库外选定专家的，应当向市房屋行政主管部门提供专家的简历和具体联系方式。

第十八条 物业服务评估监理专家出具评估意见并对评估监理机构负责；评估监理机构出具评估监理报告并对委托人负责。

第十九条 物业服务评估监理机构应当按照北京市相关规定从事评估监理业务，不得出具有偏向性、虚假内容、误导性陈述和重大遗漏的评估监理报告。第二十条 物业服务评估监理专家在物业服务评估监理活动中不得有下列行为：

(一)以个人名义出具评估监理报告；

(二)收受委托合同以外的酬金或其他财物，谋取其他不正当利益；

(三)与委托人串通损害相对人利益；

(四)允许他人以自己的名义从事物业服务评估监理业务；

(五)签署有偏向性、虚假内容、误导性陈述和重大遗漏的评估监理报告；

(六)法律、法规、规章禁止的其他行为。

第四章 法律责任

第二十一条 物业服务评估监理机构违反本办法第十条、第十九条规定的，由市房屋行政主管部门责令限期改正并予以公示；造成损失的，依法承担赔偿责任。

第二十二条 物业服务评估监理专家违反本办法第九条、第十条、第二十条规定的，由市房屋行政主管部门约谈告诫；情节严重的，取消专家资格并予以公示；造成损失的，依法承担赔偿责任。

第二十三条 建设单位、物业服务企业违反本办法第十一条规定的，由市房屋行政主管部门责令限期改正并记入企业信用档案；造成损失的，依法承担赔偿责任。

物业管理服务档案管理方案 篇6

第一节档案资料管理方案

随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。

档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。

一、档案资料管理运作流程

收集——整理——归档——利用

1、档案资料的收集：

（1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员

集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。

二、档案资料的分类

三、资料的归档管理

（1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任。档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失。

（3）档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。

四、档案资料的运用：充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有管理处资料，如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作的监察和检查。

第二节住户档案管理

物业管理处在业主入住时应按规定程序，指导、协助业主办理相关手续，并同时进行业主档案的登记和建立。

在业主档案登记和建立之前，除进行相关的管理服务、验收房屋、交纳费用、签领钥匙和物资等之外，须进行前期物业管理服务协议、物业管理服务合同、业主公约、装修管理规定、住宅室内装饰装修管理服务协议、装修现场注意事项、物业使用守则、治安责任书等事项的受理与签订。

1、业主办理入住流程图

2、档案的建立

管理处在办理业主入住手续的同时，向业主发放《思兰雅苑小区办理入住手续情况登记表》，指导业主填写房号、姓名、联系电话、人户分离情况、入住手续、住房面积、合同编号等并要求业主提供身份证复印件，在收集和整理业主资料后，分户建立业主档案。

3、档案的管理

（1）物业管理处设资料管理员，对业主档案按照楼栋、单元进行分类，实行统一管理；

（2）业主档案必须实行资料专人专管，除公司有关部门查阅、公安执法部门因工作需要须持有证明调阅外，不得随意向他人借阅、透露和泄露；

（3）若物业所有人发生变更时，资料员应及时对档案进行补充和修改；

浅谈医德档案的建立与管理 篇7

一、医德与医德档案的关系

在卫生改革不断深化的今天, 医德医风建设在医院工作中的地位不断提高。它是关系医院生存、发展的关键。可以说没有良好的医德医风和高素质的医务人员队伍, 即使医院有过硬的技术和硬件建设, 也不可能在今后的竞争中站稳脚跟。因此, 加强和改进医德医风建设, 是时代的呼唤, 也是医院深化改革的必然要求, 更是医院在激烈的医疗市场竞争中立于不败之地的重要保证。

在社会主义现代化建设与改革发展进程中, 广大医务工作者艰苦奋斗, 任劳任怨, 忠实地履行了党和国家赋予“白衣战士”的神圣职责, 展示了良好的情操和精神风貌, 为保障人民健康, 促进社会进步作出了巨大的贡献。然而, 在市场经济条件下, 医疗卫生行业在行风建设中存在一些不容回避、不可忽视的问题, 损害了卫生行业的良好形象, 阻碍了卫生改革与发展。如:少数医务人员收受药品和器械回扣、红包, 接受请吃, 开单提成, 检查不合理, 开药不合理;少数医务人员服务态度冷漠, 责任心不够, 医患沟通不到位, 医患关系不断恶化;为了避免医德建设停留在一般性部署和应付上;对违纪问题的查处失之于宽, 失之于软, 有的甚至把责任推向患者, 在社会上造成不良影响, 破坏医务人员救死扶伤、济世救人的崇高形象。医德档案是记录、反映医院行风建设状况的具有保存价值的文字、证书、报表、实物、音像等材料, 它涵盖整个医疗活动的方方面面, 载体形式多种多样。医德档案作为医院的稽考依据, 是对医务人员行医情况进行评估的重要手段。没有了医德档案, 就没有了医德记录考证, 更谈不上对医务人员的医德评价。因此, 建立健全医院医德档案体系, 对提高医院在医疗市场的竞争力, 促进医院健康有序发展具有重大意义。

二、医德档案的建立及管理方法

1. 医德档案的组成。

医德档案主要包括二大部分。第一部分:凡是医疗系统为了加强行风建设, 进行职业道德教育, 提高医务人员整体素质, 严明医德医风制度的执行过程中所产生的文件材料, 一般归属医院文书档案, 属单位综合管理内容。第二部分:凡是反映医务人员在接受执行职业道德规范中产生的涉及个人内容的文件材料, 一般归属于个人医德档案。

2. 医德档案的内容。

医德档案产生途径广, 内容多, 可涉及上级主管部门、医院的各业务综合职能部门、基层科室直至社会。内容包括: (1) 进行行风建设, 开展职业道德教育, 组织对有关法律、法规、制度的学习以及有关活动中所产生的文件材料。 (2) 医德医风监督、制约机制、激励机制产生的有关材料, 奖罚措施等。各种奖罚制度措施;有关的奖励证书、处分决定;意见本 (箱) 、特约监督员、群众来信来访等有处理结论的反馈材料;定期的医德考核自我评估、科室及主管部门定期对个人医德考评材料、考评等级。 (3) 在进行医疗诊治过程中, 因多种原因出现的各类纠纷, 经主管业务部门鉴定后产生的文件材料。 (4) 开展新技术新项目, 并获有关部门论证或鉴定的科研、论文等。

3. 医德档案的分类。

医德档案是不断更新的, 医德主体只要存在就会有大量新的信息产生, 为了遵循医德档案产生的分散性, 内容多样性的特点, 结合其操作方便, 将属于文书档案的有关医德材料, 分为四类。第一类:管理类。上级有关部门和本院开展职业道德教育活动的有关材料。如:《医务人员行为规范》、《重点部门、关键岗位人员的定期轮岗制度》、《医院物资采购管理办法》、《违规行为惩处规定》、《医德医风专刊》等等。第二类:医疗监督类。由监督激励机制所产生的医疗服务方面的有关材料。如《病人满意度调查制度》、《优质医疗优质服务制度》、《院务公开》、公开收费标准、社会监督员反馈意见等内容。第三类:优质医疗类。各种反映医院医疗质量、技术、医疗纠纷的各种鉴定材料。第四类:其他类。其他反映医德医风的有关材料。

对于医德档案中个人医德部分的整理采用以“人名”为基本保管单位进行立卷, 一般有以下内容。第一类:个人接受各种职业规范教育, 参加有关法规学习的成绩单、结业证等。第二类:医德测评考评表。包括医德测评表、医德考评表。具体内容有自我评估、科室考评意见、主管部门考评意见、考评等级等。第三类:奖罚类。由上级医疗管理部门和本院有关人员医德情况进行奖励或处罚 (分) 的文件材料。如:以医谋私开大处方、搭车药, 医疗事故的发生、鉴定、处理情况等。第四类:科研论文类。本院有关部门或个人有关医德医风问题的论文、科研成果等文件材料。第五类:其他类。包括病人及家属、新闻单位表扬、批评文件, 报道、锦旗镜框的次数, 拒收红包的次数、金额等, 由档案部门定期统计预以登记。

4. 集中管理, 是建立医德档案的重要环节。

提高档案管理的最佳方法莫过于建立一个档案管理的综合部门。其好处:一是使全院形成的医德档案有了归口处、有了专门的档案管理机构、有了专门档案管理的人员;二是有了档案管理人员后, 就会建立相应的档案管理, 包括医德档案管理在内的一系列制度, 如医德档案的收集、归档、立卷、阅卷、借阅以及交接手续制度, 并公布于众, 使全院职工了解医德档案的意义;三是有助于开发医德档案的信息资源, 努力为病人提供优质、高效、放心、满意的服务, 更好地提高医院在社会中的声誉。

5. 建立网络化的医德档案。

物业档案建立与管理 篇8

关键词：社区健康档案建立管理

【中图分类号】R-1【文献标识码】B【文章编号】1008-1879（2012）12-0460-02

居民健康档案是对居民健康过程的规范和科学的记录，是医疗文件的一种，包括一个人及其家庭的基础资料，患病记录，健康检查记录，疾病影响因素等[1]。随着世界人口逐渐老年化，加强社区中老年人的健康管理刻不容缓，通过阅读这些健康档案，医生和疾病预防控制机构可以及时了解某一社区居民的健康状况，掌握居民的疾病构成，及时掌握辖区居民的健康和卫生状况，从而为疾病管理和实施有针对性的疾病预防工作提供第一手资料。本文调研了扬州市两老社区55以上人群生活习惯、身体状况、基础疾病等资料，以对该类重点人群进行健康管理。

1资料与方法

1.1本次调研选择了扬州市长居人口较为集中的琼花观和荷花池两社区，琼花社区长居人口5180人，受调查人口401人，荷花池社区长居人口4099人，受调查人口为300人。

1.2老年居民健康档案的构建方法。采用入户调查法建立健康档案，居委会工作人员专人负责，各小组长负责通知本组的居民，调查人员携带血压计入户开展工作，调查人员为医学专业的专业人员。

1.3老年居民健康档案的构建内容。个人基本资料包括：年龄、性别、教育程度、职业、婚宴、种族、社会经济状况、身份证号码等。健康行为资料：吸煙、饮酒、饮食习惯、运动、就医行为等。临床资料：既往史、家族史等。

2结果

2.1建立社区老年居民健康档案的基本情况：建立档案55岁以上每人一份，琼花观社区建立401份，荷花池社区建立300份。

2.2健康档案的管理。

2.2.1体检。55岁以上居民接受了本课题的免费体检，完成慢性疾病筛查，检查项目包括常规检查、血、尿常规、心电图、肝胆B超等。由于中老年女性好发退行性骨关节病，对两社区55岁以上女性加拍了膝关节正侧位片。

2.2.2健康档案保管。健康档案实行以家庭为单位统一编号保管[2]，在社区内设有专门的档案室，集中存放，专人负责，以保证健康档案信息的准确性、连续性、规范性，使健康档案完整、准确，全面地反映个人的健康状况[3]。

2.2.3记录。老年居民建立健康档案后，为老年居民制作发放医疗就诊卡，上面注明患者的健康信息以及健康档案编号[2]，在患者就诊时医生可获得健康信息。

2.2.4开展健康宣教。中老年人健康档案建档后，分析其内容，将中老年人中的各种疾病人群分别管理，实施相应的健康教育。根据中老年人的需求，定期邀请专家为患者讲授关于慢性病治疗过程中的一些不良生活习惯以及如何进行更好的预防等，并开展形式多样的讨论活动，如座谈或义诊，以加强他们关于健康知识的储备以及对良好健康行为的掌握与坚持，以对慢性病的发展进行防范[4]。

3讨论

近年来，各级政府高度重视社区卫生工作，将发展社区卫生服务作为深化卫生改革、提高人民生活健康的重要举措，为了实现“人人享有卫生保健”的目标，政府列举了公共卫生服务为：健康档案、健康教育、预防接种、传染病防治、儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、慢性非传染性疾病防治、重性精神疾病管理等九类基础环节。开展社区卫生服务工作最基础的工作，是将建立居民健康档案列为九类公共卫生服务项目之首，社区卫生服务机构和卫生管理机构通过社区居民的健康档案能够及时的了解居民健康信息，进行健康管理与防病干预治疗。

居民健康档案详细地记录了个人的健康问题、所患疾病及相关危险因素，利于及时、恰当地诊断疾病，开展个体化的药物非药物治疗[2]，为防未病和已发疾病的干预管理提供依据。

随着生活水平的提高和人口老年化，慢性非传染性疾病正严重威胁着我国人民的身体健康，慢性疾病引起的死亡率逐年增加，社区卫生服务机构是管理慢性病患者的主导力量，对社区中老年人建立真实的健康档案，从中筛选出重点人群，慢性病高危人群，针对不同人群的需要开展健康管理。开展对该类人群如高血压、糖尿病等慢性病筛查及掌握社区老年人的有关资料，社区卫生服务各项工作将可以顺利开展，如根据居民健康档案资料可以筛查出需要进行慢性病管理和健康教育的目标人群，糖尿病病人对其进行宣传教育、协助患者进行生活方式的调整，通过提高患者的自我管理能力，有效地帮助患者控制病情[5]。重点疾病管理利于分析掌握老年居民健康问题的发生、发展规律和变异等流行病学特征，便于诊断和处理早期发现的问题，并及时总结和发现规律性疾病，提供以社区为范围的服务，促进社区健康发展[6]。

为社区居民建立有效的健康档案，建立社区卫生服务信息管理系统，并与各级医疗机构、社区健康管理系统、医疗保险机构连成网络，在现有信息化网络平台的基础上，发放健康信息卡，将就诊卡、医保卡等融为一体，将信息联网融合资源，实行一卡通，实现医疗健康资源共享[7]。当病人就医时，临床医生在诊疗过程中都可以直接查看健康档案，病人就诊的临床信息可以随时更新，健康档案和就诊信息的有机结合。有效提高医疗服务质量。

医疗机构通过对健康档案的疾病分类和综合研究，了解社区老年患病人群的特点，研究影响老年人群健康的因素，调整医疗保险对社区预防保健的投入，促使医疗卫生服务从单纯治病逐步走向社会家庭的预防保健，降低医药费用[6]。

参考文献

[1]李学信.社区卫生服务实用手册[M].南京：东南大学出版社，2008：65

[2]王佐卿，王树山，祝丽玲.关于社区居民健康档案建立的思考[J].中国民康医学，2010，22（14）：1894

[3]诸葛毅.农村社区老年居民健康档案的构建与应用[J].中国老年学杂志，2011-6：2066-2077

[4]李玉莲.基层医院对慢性病的管理域防范对策[J].中医药管理杂志，2011-5：466

[5]张平.浅谈社区医院对慢性疾病的管理小结[J].中外健康文摘，2011-3：34

[6]陈爱钦.社区医疗健康档案在居民保健中的作用[J].海峡预防医学杂志，2007-13：73-74

物业公司档案管理实施办法 篇9

（试 行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，从而更好地为员工各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据《光大集团档案管理制度》的规定，结合公司实际，特制订本实施办法。

第二条 本制度适用于公司各部门及各管理处的档案管理工作。第三条 根据业务档案特点，管理范围暂时不包括会计档案、人事档案，其管理工作暂由相关部门负责。

第二章 档案体制及职责

第四条 组织机构及岗位设置

1、公司行政人事部下设档案室，并设两名兼职档案管理员；各部门分别设一名兼职档案资料员；各管理处设立资料室，并设一名兼职档案资料员。

2、档案室负责公司档案工作的全面领导，并设置专门档案库房对公司档案实行集中统一管理。

3、财务、人事等业务性、保密性较强的部门，须设置一名兼职档案员对会计档案和人事档案进行专门管理。

第五条 档案室主要职责

1、贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件 材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。

2、负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。

3、监督落实同步归档制度，指导各部门做好文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。

5、负责公司档案的编研工作。

6、协助推行集团档案管理信息化建设工作。

第三章 归 档

第六条 本办法中的归档是指文书部门或业务部门将办理完毕且有保存价值的文件材料，经系统整理交本公司档案室保存的过程。

第七条 归档范围

1、公司文件材料的归档范围、保管期限和归档责任部门（见附件一）

2、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片及底片、实物等载体形式。

3、对于规定的应当归档的文件材料，必须按照规定，向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有或拒绝移交。

4、日常工作中，各部门兼职档案资料员应按照归档范围要求做好本部门形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遗失。

第八条 归档时间

（一）各类文件材料归档时间要求：

1、管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

2、外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

3、员工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。

4、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，移交公司会计档案室保管。

5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

6、光盘、照片及底片、实物等形式的文件材料在工作结束后及时归档。

7、下列文件材料应随时归档：

（1）变更、修改、补充的相关文件材料；

（2）公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（3）其他临时重要活动中形成的文件材料。

（二）各部门形成的文件材料具体归档时间（见附件一）

（三）各部门必须严格按照归档时间进行归档，不得推迟和延误。否则，将追究有关人员的责任。

（四）如确因工作需要不能按时归档的部门，应主动向公司档案室报备，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。

第九条 归档文件质量要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，齐全完整。

2、归档的文件材料应为原件。如确实无法保存原件的，可以保存复印 件，但必须说明原因并注明其原件存放处，必要时须加盖印章。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的，利用频繁的和有专门需要的可为一式二份或以上。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、声像类、实物类档案画面要求清晰完整，符合有关规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。

第十条 归档手续

1、各部门兼职档案人员先检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，然后填写档案移交（接收）登记表（见附件二），打印一式两份随文件材料一起向档案室移交。

2、档案室接收档案时，应根据档案移交登记表，与移交人共同逐页清点，并要求双方在档案移交登记表上签名确认，各自保留一份以备查。对重要、机密类的案卷，需要认真仔细核对，经查验确信无误后方可办理签收手续。

第四章 档案分类

第十一条 档案分类及其内容

根据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，将公司档案分成以下七大类：

1、文书档案：主要包括公司文件、往来函件、上级来文、经营管理等管理性文件材料。

2、设备仪器档案：主要包括办公设备、机械设备等跟设备有关的文件材料。

3、合同档案：主要包括行政、后勤、工程、租赁等合同方面的文件材料。

4、声像档案：主要包括照片（附底片）、光盘等声像方面的文件材料。

5、实物档案：主要包括奖旗、奖牌、奖杯、赠品等。

6、会计档案：主要包括凭证、账簿、报表、银行对账单等。

7、人事档案：主要包括在职员工的录用、转正、考核、奖惩等员工个人形成的文件材料。

第五章 档案利用及保密

第十二条 档案借阅的办理

（一）借阅手续

1、公司员工借阅本部门或本管理处档案，由所属部门或管理处负责人审批后，档案管理员可办理借阅手续；借阅其他部门档案，须先由所在部 门或管理处负责人审批，再提交公司行政人事部负责人批准后方可借阅。（借阅档案审批单见附件三）

2、借阅非本部门的有密级档案，须先经原形成档案的部门的负责人批准，再提交行政人事部负责人批准后方可借阅。

3、光大集团范围内其它单位员工借阅本公司档案，须提出借阅申请，并详细注明借阅原由、利用范围及内容，经所在公司负责人同意后，提交至档案室，由档案室报公司总经理审批。

4、公司档案主要供本公司及集团范围内员工工作利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员应持盖有该单位公章的介绍信，并注明利用者的身份、利用目的、范围及内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅。

5、借阅、查阅档案，须填写档案借阅登记表，对借阅档案相关情况进行登记；凡已解决重大问题或取得较大效益的事项，应及时反馈给公司档案室，并及时填写档案利用效果登记表。

（二）借阅要求

1、借阅者须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，更不得将借阅的档案资料丢失或失窃。

2、复印档案须在复印件上注明用途及时间，并在其上注明“再复印无效”字样；复印完毕须将其原件当场归还，并由档案管理员核实后办理相关手续。

3、查阅档案应在档案室进行，不得私自抄录或复制查阅的档案。利用 完后应及时归还档案室，由档案管理员核对清点无误后，方能签收。

（三）借阅规定

1、借阅档案最长应在14个工作日内归还，如需继续使用，须办理续借手续，但只可续借一次，如过了续借期限还需使用，须重新办理借阅手续；对于逾期不还且未办理续借者，档案室将发档案借阅催还单或电话通知其归还，若逾期一个月仍不归还者，对于一般档案将按每月100元予以罚款处理，有密级档案按每月500元予以罚款，直至其归还为止。

2、若集团总部监察部门根据集团领导指示对本公司及其部门开展具有查处办案性质的工作，档案借阅无须上报相关领导审批。

3、在职工作人员调动岗位或离职时，须退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离，否则，人事部门不得办理相关手续；档案管理员调离，应由相关领导监督办理，档案交接之后，方能调离。

4、借阅的档案须妥善保管，一旦发生损坏、丢失等，应立即向档案室报告，档案室将根据档案的价值和数量报公司总经理批准后，责令其赔偿一切损失。

第十三条 档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

3、档案室在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中都应注意保密。

4、档案分为一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级，各类档案密级暂由档案原形成部门确定。各部门在确定密级时，应同时确定保密期限，一般情况下绝密事项不超过三十年，机密事项不超过二十年，秘密事项不超过十年。保密期限自标明的制发日期起算。

5、查阅有密级的档案，只能在档案室内或指定区域查阅，不得私自抄录或复制。

6、对已到保密期限的档案要请相关部门鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7、各部门应做好有密级档案归档前的保密工作，属于公司秘密的文件、资料和其它物品的办理必须由专人负责执行，采用电脑传送的公司秘密性文件材料由相关责任部门负责保密。

8、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。

9、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，或者依法追究刑事责任。

10、档案有下列情况之一者，不予开放利用：（1）涉及企业商业机密的；（2）涉及企业专利或技术秘密的；（3）涉及企业员工个人隐私的；（4）档案形成部门有特别规定的。

第六章 档案鉴定、统计和保管

第十四条 档案鉴定与销毁

（一）鉴定工作内容

1、初始鉴定：各部门在文件归档时，剔除没有保存价值的文件材料，对需要归档的文件材料进行初步鉴定以确定其保管期限。

2、归档鉴定：档案室对各部门的鉴定情况进行检查，将不需要保存的档案加以剔除，将原保管期限划定不当的档案，重新进行价值鉴定，调整保管期限。

3、定期复查鉴定：主要是鉴定库存档案的完整、损坏等状态。

4、到期后鉴定：主要是对超过保管期限的档案重新进行价值审查，将失去保存价值的档案剔除销毁。

（二）档案鉴定与销毁工作流程

1、建立档案鉴定工作小组。鉴定工作小组由档案管理人员组织，相关部门负责人与有关专业技术人员共同组成。

2、档案鉴定时，须逐件、逐卷审查并判定其价值，鉴定后须写出鉴定报告，并由鉴定小组人员签名；如果一个案卷中部分文件已失去保存价值，需抽出并在备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组人员签名，并注明日期。

3、对经鉴定确无保存价值的档案材料，进行登记造册，并写出销毁报告，经公司总经理批准后方可销毁。（不属于归档范围的文件材料的销毁流程和已归档档案的鉴定销毁流程见附件四）。

（三）档案销毁规定

1、档案立卷、归档后，未经公司档案鉴定小组鉴定且报公司总经理批准，任何部门或个人不得擅自销毁。

2、经批准销毁的档案由档案室组织统一送造纸厂销毁，严禁将要销毁 的档案作为它用，或作废纸出售。

3、为防止档案的遗失和泄密，销毁档案必须有至少两名监销人，销毁完毕后，监销人要在销毁清册上签字。

第十五条 档案统计

1、档案室应做好平时的档案统计台帐和基础原始登记工作，并在每年年中或年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。

2、统计工作必须做到实事求是，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。

第十六条 档案库房的管理

1、档案库房由专人进行管理，任何人员不许随意进入库房。

2、档案室应按照“八防”要求对库房进行管理，尽可能全面妥善保管好各类档案。

3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁烟火。

4、库房应进行定期检查，每年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

第七章 附 则