某物业公司客户档案管理制度

某物业公司客户档案管理制度（共12篇）

某物业公司客户档案管理制度 篇1

某物业公司客户档案管理制度

A.物业部客户管理的日常工作包括：

1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真登记并制作各种表格。

2]协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3]做好与客户有关各类文件的档案管理工作，并定期整理，以备随时查询及跟进； 4]接听客户投诉，解决客户投诉；

5]听客户工程报修电话，及时联系修复；

B.客户档案管理

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档、保管及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：

1]收集客户资料

2]客户缴费记录包括各样应付之押金

3]户装修工程文件

4]客户迁入时填具之资料

5]户资料补充：

 客户联络资料

 客户紧急事故联络人的资料

 客户日常工作联系人的人事变迁资料

6]客户与管理中心往来文件

7]客户违规事项与欠费记录

8]客户申请维修记录

9]客户投诉记录

10]客户单位有关的工程档案（二次装修工程有关资料）

11]将客户资料分户进行保管，并由专人负责。如遇特殊情况需翻阅客户资料，须经物业经理批准后方可查阅。

12]物业员工应严守保密制度，不准将客户资料与信息泄露他人。

某物业公司客户档案管理制度 篇2

通过网络物业管理系统对小区物业进行管理, 使物业管理适应时代的发展要求, 大大提高了物业管理的工作效率。本物业管理系统提供对大楼房间, 业主, 收费项目, 物资设备等的管理。为了有效管理和各业主、租户的方便, 系统为管理员, 业主, 租户提供了不同的功能。有如下5个方面的目标:

1.提供物业信息的管理。

2.方便管理员异地管理人员信息。

3.提供对物业的查询统计功能。

4.提供对物业管理部门的辅助决策功能。

5.提供自动生成报表功能。

2、开发概述

本系统规划为B/S即浏览器/服务器模式, 数据库存放在服务器端, 管理员或其它各成员可以在任何Internet网络上随意通过浏览器打开来访问小区的物业管理系统, 并通过不同的权限进行管理和查询物业信息。

安全性主要体现在以下方面:

第一:不同用户具有不同的角色, 因此进入系统就具备不同的管理权限。

第二:合法的用户才能进入系统, 非法系统用户不能进入, 防止非法用户的攻击性破坏, 保证整个系统的安全。

第三:通过局域网还能防止公用网上的病毒侵蚀计算机。

3、系统设计

3.1用户设计

1.管理员:可对楼栋管理, 房间管理, 业主管理, 业主成员管理, 定义收费项目, 生成催费单, 业主缴费管理, 统计缴费, 物资出库入库, 物资详细信息, 系统人员进行添加, 删除, 修改操作, 也可以根据不同的信息进行查找。

2.业主:可以查询楼栋, 房间信息, 可以操作业主管理, 业主成员管理, 但是只能操作业主自己 (及成员) , 可以查看其它业主的信息。

3.租户:可以查询楼栋, 房间信息, 可以看到自己所租的业主信息, 可以看到业主出租房屋的信息。但不能查看其它业主信息。房间管理中的用途有 (居住, 出租, 仓库等) , 对于管理员无权过问业主自己的房间用途, 也无权将房间用途设置为出租。业主自己可将自己所属房间的用途设置为出租。

3.2系统流程图

如果是管理员登陆, 则可以对系统中的任何一个模块进行各种操作, 若是业主或是租户则除了不能进入系统管理中各页面外, 其它各模块中的某些功能也要根据角色权限进行各种操作。用户登陆系统流程如下:

3.3功能模块结构

物资管理系统功能结构如图2所示。

4、数据库设计本系统采用

本系统采用SQL Server 2000数据库, 系统数据库名为PMS, 数据库PMS中主要数据表设计如下:

5、系统模块设计

5.1大楼房间管理模块设计

(1) 楼栋管理:能根据楼栋, 房间代号, 业主, 入住时间, 房型, 用途, 开工时间, 竣工时间, 建筑面积, 得房率等信息查询房间信息。其列表页面如图3所示:

在这里使用了模糊查询的技术, 即只要输入查询的关键字, 就可以查出相应的结果, 如果输入查询的关键字越精确, 则查询的结果越精确。其相关查询方法源代码在com.softeem.pms.build.model包中的Floor DAO类中。

(2) 房间管理:能根据楼栋号, 房间号, 业主姓名, 房型, 房间用途, 房间面积等信息查询房间信息。

5.2业主管理模块设计

1.业主管理

业主添加功能:由管理员添加业主的信息:楼栋号, 房间号, 业主姓名, 性别, 联系电话, 房间类型, 入住时间, 籍贯, 身份证号码。在添加信息的时候, 如果有一项为空, 则系统会弹出一个提示对话框。

业主修改功能:由管理员修改业主的信息:楼栋号, 房间号, 业主姓名, 性别, 联系电话, 房间类型, 入住时间, 籍贯, 身份证号码。

业主删除功能:功能说明:由管理员删除一个或一些业主或业主成员的信息。

2.租户管理

主要实现租户的增、删、改、查功能。其列表页面如图6所示:

其主要功能实现与业主管理一样。只是在修改, 添加页面中, 在性别选择中, 加入了一个单选按钮。

5.3收费项目管理模块设计

1.收费项目

主要实现查询、添加和修改功能。查询与以上相同, 而添加和修改功能实现源代码分别在chargeadd.jsp与chargeupdate.jsp中。

2.收费记录

主要实现查询, 添加, 删除功能。查询方法与以上一样。添加和删除功能实现源代码分别在chargenoteadd.jsp与chargenoteupdate.jsp中。其中在添加员面中, 用到了AJAX技术, 主要实现信息的连动。当确定了收费记录中的租户名称后, 则这个租户所住的房间名称和房间所属的楼栋名称也肯定会确定。因此在这里要用到连动技术。然后通过chargenoteadd.jsp页面调用实现。

3.年度收费计录

主要实现年度收费计录的统计。管理员可根据条件查询收费记录, 统计收费金额。其方法在com.softeem.pms.charge.action中的Statistic Action类中实现。然后通过statistic.jsp页面调度, 实现统计图的生成。在这个统计图中, 可以根据不同的年份进行查询。

5.4物资设备管理设计

1.物资管理

主要实现物资的查询, 添加, 修改, 删除功能。其中查询的实现方法和前面一样, 添加, 修改功能分别由materialadd.jsp、materialupdate.jsp页面调度相关的方法实现, 删除功能则由materiallist.jsp页面调度对应的方法实现。

2.物资设备统计

主要实现物资设备的统计根据分类查询物质, 根据年、月统计在库物质的数量、金额。其方法在com.softeem.pms.material.acti中的Material Statistic Action类中实现。然后通过statistic.jsp页面调度, 实现统计图的生成。在这个统计图中, 可以根据不同的年份进行查询。

5.5系统管理模块设计

此模块只对管理员开放。

1.用户管理

管理员进入该模块后可进行用户的查询, 添加, 修改, 删除操作。

2.角色管理

管理员进入该模块后可进行角色的查询, 添加, 修改, 删除操作。

通过测试, 系统可以安全、快捷的运行。在调试过程中应注意以下几点:

1.从小入手, 化小块为整体逐渐扩大调试, 进行排查。

2.往往通过错误页面提示, 找到错误的地方, 结合网络资源, 发现解决问题。

程序中设置断点或输出中间值, 来发现错误之处。

3.在调试中, 做好备份工作, 以免操作失误带来的后果。

摘要：本文设计的物业管理系统采用了基于JAVA的JSP技术作为开发语言, SQL SERVER2000作为后台数据库支持。本文绍了从系统的需求分析、系统分析、概要设计、详细设计的整个开发过程。

某物业公司客户档案管理制度 篇3

一、委托调查单位

选择第三方做客户满意度调查，通过使用同一调查标准，按同一比例、随机抽查业主，公开、公平、公正地评价各物业公司的服务质量和管理水平，便于横向比较，发现各物业公司工作中存在的不足，为进一步提高服务质量和管理水平提供参考依据。

二、调查对象

依据《####集团物业管理调研方案》，######顾问有限公司对物业公司所提供服务管理的28个物业小区（含写字楼）的客户满意度进行了调查。

三、调查内容和调查时间

（一）调查内容

本次客户满意度调查内容分为6个大项25个子项，基本覆盖了物业公司提供的所有服务内容。分别是：

1、日常管理工作客户满意度

（1）业主对服务人员在礼仪、服务态度等方面的满意度；（2）业主对协防人员各项目的客户满意度；（3）业主对保洁人员各项目的客户满意度；

（4）业主对绿化人员各项目的客户满意度；

（5）业主对维修人员各项目的客户满意度；（6）业主对车辆管理人员各项目的客户满意度；

（7）业主对管理人员各项目的客户满意度。

2、处理业主投诉客户满意度

（1）管理机构对业主投诉处理的客户满意度；（2）管理人员受理投诉态度的客户满意度；（3）管理人员受理投诉及时性的客户满意度；（4）对投诉的信息反映及反馈的客户满意度；（5）对投诉受理结果的客户满意度；（6）重大投诉问题处理的客户满意度。

3、与业主日常沟通客户满意度（1）停水停电通知沟通客户满意度；（2）交费通知沟通客户满意度；（3）政府部门通知传达客户满意度；（4）防盗提示客户满意度；（5）意见征询客户满意度；（6）温馨提示客户满意度。

4、便民服务客户满意度（1）业主对无偿服务的满意度；（2）业主对有偿服务的满意度。

5、营造社区文化客户满意度

（1）业主对营造社区文化活动的满意度；（2）业主对社区整体精神面貌的满意度；（3）业主对社区文化氛围的满意度。

6、物业管理水平客户满意度（1）物业管理品牌认可度

（二）调查时间

1、本次客户满意度调查从5月10日开始，至6月25日结束，历时47天（不含2005年元月进行的高新枫叶物业公司12个小区的客户满意度调查时间）。

2、本次调研分为三个阶段开展工作，其中： 5月10日-5月20日：调研课题沟通阶段 5月21日-6月10日：入户调查阶段

6月11日-6月25日：汇总资料、拟写调研报告阶段

四、抽样原则

各个小区样本户的确定是按照基本保证每个单元一户的前提下，根据各楼住户数分配样本数量，并做到楼层高低均匀分布，从而基本保证了各小区样本分布的均匀性。抽样比例不低于业主总户数的10%。

五、调查结果

（一）######物业公司

1、抽样情况

12个小区总住户数5555户，本次从中取样555户。各小区的具体取样数为：高层小区70户、南区80户、西区35户

2、调查结果

######物业提供服务的12个小区，客户满意度总体为80。其中各分项目客户满意度分别为：日常管理工作客户满意度为82.7、处理业主投诉客户满意度为73.8、与业主日常沟通的客户满意度为76.1、便民服务的客户满意度为74.4、营造社区文化的客户满意度为77.0、对物业管理水平的客户满意度为81.8。

其中各小区客户满意度分别为：

3、客户的反映及建议（1）满意之处

从调研统计数据及调研过程中业主的反映，调查公司感到####物业管理的总体水平得到了绝大多数业主的肯定，物业管理工作让绝大多数业主感到满意。

在调研取样过程中，客户普遍反映了对物业管理的满意之处，主要归结为以下几类：

①协防人员爱岗敬业，警惕性高，并时常帮助业主搬取物品。②清洁人员任劳任怨，时刻维护小区的清洁。③绿化人员兢兢业业，始终保持小区的美化。

④维修人员服务规范，辛苦工作无怨言，不接客户一支烟。⑤车辆管理人员跑前忙后勤查看，保持秩序保安全。⑥管理人员与业主亲如一家人，时刻关心客户并帮助客户解决生活工作中的各种问题。

⑦物业管理机构与业主的日常沟通形式多样、内容丰富、渠道畅通；营造了丰富、和谐、积极、文明的社区文化；提供了丰富方便的便民服务等。

（2）少数业主提出存在的问题

①个别保安人员精神懒散，值勤时吸烟，巡查时偷懒。②个别清洁人员清洁不及时，特别是对楼道的清洁。③对绿化问题，种草太多，树木少。④车辆管理工作中的服务不够细致。⑤维修工作有时很及时，有时不是很及时。

⑥对业主投诉的问题，有时处理不及时，或采取回避态度，没了回音。

⑦小区缺乏业主交流、活动的场所及设施。

⑧管理处与业主的沟通内容不够丰富，形式不够醒目。⑨社区内提供的服务项目较少。

⑩各小区物业管理的财务不分，对个别小区不利。

（二）####物业公司

1、抽样情况

7个小区总住户数2600余户，本次调查取样310户。各小区的具体取样数为：###大厦20户、###花园120户

2、调查结果

####物业公司在提供服务的7个小区，客户满意度总体为82。其中各分项目客户满意度分别为：日常管理工作客户满意度为85.3、处理业主投诉客户满意度为73.9、与业主日常沟通的客户满意度为75.2、便民服务客户满意度为78.8、营造社区文化的客户满意度为75.8、对物业管理水平的客户满意度为85.7。

其中各小区客户满意度分别为：

3、客户的反映及建议（1）满意之处

和￥￥￥物业一样，从调研统计数据及调研过程中业主的反映，调查公司感到高科物业管理的总体水平得到了绝大多数业主的肯定，###物业的物业管理工作让绝大多数业主感到满意；###房产在业主心目中有很高的地位，业主对高科房产的忠诚度较高。

在调研取样过程中，客户普遍反映了对物业管理的满意之处，主要归结为以下几类：

①协防人员勤岗敬业，认真负责，并时常帮助业主搬取物品。②清洁人员任劳任怨，时刻维护小区的清洁。③绿化人员兢兢业业，始终保持小区的美化。

④维修人员服务规范，辛苦工作无怨言，不接客户一支烟。⑤车辆管理人员跑前忙后勤查看，保持秩序保安全。⑥管理人员与业主亲如一家人，时刻关心客户并帮助客户解决生活工作中的各种问题。⑦物业管理机构与业主的日常沟通形式多样、内容丰富、渠道畅通；营造了丰富、和谐、积极、文明的社区文化；提供了丰富方便的便民服务等。

（2）少数业主提出存在的问题 ①个别保安人员精神懒散。

②个别清洁人员清洁不及时，特别是对楼道的清洁。③对绿化问题，种草太多，树木少。④车辆管理工作中的服务不够细致。⑤维修工作有时很及时，有时不是很及时。

⑥对业主投诉的问题，有时处理不及时，或采取回避态度，没了回音。

⑦小区缺乏业主交流、活动的场所及设施。

⑧管理处与业主的沟通内容不够丰富，形式不够醒目。⑨社区内提供的服务项目较少。

4、对高科物业、高科房产公司的建议

（1）对物业服务人员行为举止及工作进行细致明确的规范，并加强监督。

（2）制定量化标准。如规定车库管理人员从业主递出卡到接卡、刷卡，再将卡交回业主手中的整个过程必须在多少时间内完成；接到业主的投诉后多少个小时内须做出反应等量化标准。

（3）对客户投诉的较大问题填写反馈表，记录投诉及处理时间、处理结果等，并请客户对处理的情况是否满意发表看法。（4）在条件许可情况下可多栽一些成小片的高大乔木，树下设臵一些运动设施、座椅及留出部分活动空地。这样既解决了绿化率问题，又使客户有一个活动、交流的场所，也有利于形成良好的社区文化氛围。

（5）增加便民服务项目。

（6）在小区出入口和小区内活动中心处设立美观的较大告示牌，方便物业公司与业主的信息沟通。地产公司亦可利用设立的告示牌对在售项目做宣传。对已有的告示牌应充分利用。

（7）物业管理处可在社区内找一些热心业主，协助他们组织一些长期的文体活动。如组织业主跳老年舞、打太极拳、书画爱好者的书画展示交流等，以便丰富业主的生活，营造良好的社区文化。

物业公司员工档案管理制度 篇4

1.0目的:为确保公司人事档案的机密性、完整性和准确性，特订立本制度。2.0范围:公司所有员工的人事档案列入本办法范围。

3.0管理细则

3.1新进员工第一次建档后，日后有关个人人事资料，均要随时归档备案；

3.2进人员报到后，按“员工个人资料档案明细表”顺序进行建档，目录如下：

3.2.1职位申请表

3.2.2员工个人简历、学历证书复印件、身份证复印件、3.2.3健康体检表、计生证

3.2.4员工转正通知书

3.2.5员工奖惩记录表

3.2.6员工异动申请单

3.2.7劳务用工合同

3.2.8其他有关资料或证件

3.3管理

3.3.1所有人事档案都属于机密文件，应妥善保管，不得随意泄密；

3.3.2四职等以上主管本人亲自到行政部借阅档案方可，且仅限调阅本部门人员档案；

3.3.3任何人均不得向行政部借阅自己本人的档案。

4.0本办法的制定、修订、废止与实施

4.1本办法由行政部制定，经管理者代表核准、经理通过后公告实施；

4.2本办法由行政部负责修订、废止，经管理者代表核准、经理通过公告实施；

4.3本办法由行政部负责监督实施。

物业管理公司档案管理制度 篇5

一、物业管理公司档案管理规定：

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司管理保密规定：

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存

档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告

假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电

话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保

管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良

侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三． 物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3）机电设备保养合约；

4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；

5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）； 6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

2、物业管理公司二次装修档案：

1）用户单元二次装修图则及审批手续；

2）二次装修期间管理处监督检查资料；

3、业户资料：

1）入伙情况记录；

2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

4、物业管理公司管理文本汇编：

1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；

3）物业管理公司各项管理分包合约；

5、物业管理公司设备维修保养类：

1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；

2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录； 3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；

4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；

6、物业管理公司设施设备检测类：

1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；

2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；

3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；

4）避雷系统要有定期检测报告；

5）应有定期沉降检测报告；

6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；

7）其它设施设备检测记录资料；

7、物业管理公司物业管理处运作类：

1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录； 2）物业管理公司管理费收缴情况

3）物业管理公司管理费财务报告

4）物业管理公司物业管理处运作报告；

物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

某物业公司客户档案管理制度 篇6

关键词：档案管理,实施,应用,措施

档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展, 原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件, 数字化程度很低;档案检索效率不高, 检索结果质量不佳;档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理, 无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化, 促进公司档案管理水平的提升。

1 系统简介

档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用3个方面构成, 实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统, 即可实时浏览检索其所需的电子档案, 改变了以往只能借阅实体档案的限制, 实现了对档案内容的整合和利用, 真正实现了档案的数字化。

2 系统实施和应用

2.1 数据整理

基础数据整理。按照统一要求, 档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。

历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范, 按要求对档案进行数据整理, 对于有错误或不规范的内容进行修改, 并按照类别进行分类梳理, 确保档案迁移和数字化的质量。

2.2 系统配置

信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试, 系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统, 再由档案管理人员操作后, 实现了档案的借阅, 系统具备了上线条件。

2.3 系统培训

公司积极做好系统推广工作, 派人参加关键用户培训班。关键用户学成后, 对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训, 使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。

2.4 数据迁移

数据迁移前, 按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础, 是一项非常繁重而绵长的工作, 不是一蹴而就的, 需要分期、分批、有序进行。

2.5 应用中存在的问题

目前, 档案管理系统已在公司内部得到广泛应用, 成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足, 主要体现在下属单位档案收集整理不及时;缺少既懂档案业务又熟悉信息技术的骨干;档案的数字化进度缓慢;已办结电子公文自动流转至档案系统, 有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用, 因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。

3 档案管理的几个改善措施

3.1 建立健全公司内部档案制度, 规范档案管理

按照中石油统一的档案管理标准, 结合本单位实际情况, 建立健全企业内部档案制度, 完善档案管理业务流程和技术规范, 细化档案工作的各个环节和步骤, 同时划清各类管理人员的职责, 使各项工作做到有章可循, 促进了档案管理工作的规范化、制度化, 确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档, 避免材料遗失。公司档案部门的管理人员, 则严格按照统一的档案规范, 做好实体和电子档案的收集、整理等工作。

3.2 加强系统安全的监管和维护, 做好信息安全

档案是企业最重要的材料之一, 反映了企业不同时期的生产经营和管理情况, 因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护, 档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中, 也要注意信息安全和保密。

(1) 配备专用计算机, 通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用, 专人管理。禁止该机器上互联网或安装其他非涉密信息系统。定期做好操作系统的优化和升级, 经常清除系统垃圾, 清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度, 关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素, 通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统, 就可以确保数据的应用安全。

(2) 强化意识, 加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用, 系统用户将大幅增加, 系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束, 加强对系统用户的监管, 才能防患于未然, 确保系统的安全、可靠。强化表单管理, 细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更, 由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时, 做好用户信息核对和审批, 必要时可进行电话核对, 确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工, 由专人负责, 明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录, 禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。

3.3 建立健全应急机制, 提高处置突发事件的能力

结合档案工作特点, 建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案, 预防突发性事件的发生, 做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构, 加强应急队伍建设。明确职责, 确保发生突发事件时, 能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平, 特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏, 保证在不利用计算机检索的情形下, 找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练, 保证其在面对突发事件时, 能够快速反应、有效控制和妥善处理, 提高处置突发事件的能力。

4 结语

档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间, 目前系统运行平稳有序, 取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能, 完善档案信息化基础设施, 加大档案数字化的力度, 同时配合总部做好系统深化应用工作, 力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平, 为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务, 实现档案管理工作向新高度迈进。

参考文献

[1]金波.关于企业档案信息化建设的思考[J].上海大学学报, 2005, 12 (5) .

[2]汪英.E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会[J].科技创新与应用, 2012 (18) .

公司客户档案建档及管理规范 篇7

一、目的为了提升公司客户管理内涵，提升公司客户服务水平和客户满意度，特制定本规范。

二、适用对象范围

用来指导工程项目人员施工记录和竣工文档建立，用来指导内勤部客户服务的档案建立、整理、管理。

三、具体事项

1、客户档案建立

客户档案建立、归档都是由内勤部去负责，具体流程: 签订合同—临时档案，跟进文档资料的收集→工程完工—项目负责人递交竣工文档—全部整理归档—客户档案入柜→供售后服务工作需要借阅、影印使用。

2、工程文档的管理由内勤部负责，工程合同签定到竣工之间，也就是项目在建期间的文档称为临时文档，处于临时文档期间，内勤部要收集所有与工程有关的信息入档，工程结束收到竣工文档后5天内要把临时文档整理成正式的客户档案，并且上柜；文件柜锁匙分两份，一份内勤部配备，一份交总经理备份保存，用备份锁匙取文件柜资料，须知会内勤部经理，以免管理混乱。

3、客户档案原件不允许拿出公司阅读，在公司内可以登记后借阅，原则上当天借阅须当天归还；需要文档资料外出使用时，经内勤部经理同意可以影印使用，对经常使用的文档，内勤部可备份复印件，借技术人员借阅作用、使用，影印的借阅使用须登记及归还。

4、工程文档的借阅流程

到客户档案管理员处口述申请查阅内容，并说明使用用途→经同意后登记签名→领取相应客户档案在公司内借阅→归还客户档案非原件可以带出公司→检查《客户档案》完整性注销借阅登记。

5、客户档案影印使用流程

到《客户档案》管理员处口述申请影印内容，并说明用途→经内勤部经理同意→登记影印记录→领取《客户档案》影印需要内容→归还《客户档案》→检查《客户档案》完整性，还原存档→归还影印件→核对影印件完整性注销登记。

6、每月5日前统计《客户档案》的原件和影印件，借出未归还的去向列表，呈交总经理。

7、对《客户档案》的使用过程中，因拆旧破损的，应及时修复，以保证保存的《客户档案》的可用性。

8、工程竣工文档必须包含公司指定的表格内容（电话交换机安装参数一览表）。

9、对于公司常用的设备说明书，必须在档案柜里有保留一份以上。

物业公司客户投诉处理技巧 篇8

2.告诉对方你十分理解他现在的心情，并尽快作出反应，如拿笔立即进行记录，这样对方就会有一种被重视的感觉，火气就会消一些。

3.融入感情，分析令对方恼

怒的真正原因，甚至可以告诉对方你也曾有过类似的经历。使双方产生共鸣。

4.倾听对方传述，不要打断话头，满足对方的愿望是有效解决问题的第一步；在听的同时进行综合分析，确认客户是否说了所有事情，是否将问题说清楚。

5.承认你和你的公司做得不够好，并向他表示改进的诚意。因为很多时候被投诉的一方即使没有做错，但只要被人投诉，就意味着做得不好，您必须当着对方的面承认这一点。千万不要在客户投诉的火头上为自己找理由。

6.告诉对方你将代表公司认真处理此事。虽然你并不能全权处理，但你作出了反应，对方会有某种程度上的满足，因为人们投诉或反映问题的时候最讨厌别人推诿。

7.尽量风趣幽默一些，这样可以缓解紧张的气氛，减轻对方的心理压力，从而大事化小，小事化了。有些投诉并不是被投诉方一方能解决的，投诉与被投诉方协调一下即会解决得很好。

8.当问题解决后，打个电话问候一下对方。这样做既给对方留下一个完整的印象，也体现了一个公司良好的工作作风。心要时，应征求一个对方对问题如此解决是否满意。

9.加强自身学习，熟悉本行业的法律、法规、从而以理服人，以法制本，这是处理投诉很重要的一点。试想一下，有人来投诉，你却一问三不知，好范文版权所有，全国文秘工作者的114!什么也不懂，什么也不会，光知道说对不起，对不起。这样永远不起作用，其问题也永远不会得到解决。

10.有必要进行总结一下，发生这次投诉的原因是什么？从这次投诉处理中我们学习到了什么？在日后的工作中应怎样避免类似问题的发生？需要作哪方面的调整。

某物业公司安全月活动方案 篇9

树立要用“一万”的努力，防止“万一”的发生，10000-1=0的安全工作理念，积极行动，认真对待，从核安全的高度做好各项物业管理服务安全工作，通过活动，提高安全意识、安全管理水平，确保完成安全责任目标。

二、活动主题

1、全员行动，提高安全意识，牢记：“安全管理、重中之中”;“安全是最大的效益

事故是最大的浪费”;

“一人把关一处安、众人把关稳如山。”

2、防盗窃、防“两抢”，加强公共秩序管理，为业主、用户提供安全的办公、居住环境。

三、活动时间(5月1日---5月31日)

四、活动内容及具体安排：

时间

具体活动内容

负责单位4、30前

宣传发动，在全体员工中形成重视安全管理的意识和氛围。

各部门、管理处、经营单位

5.1-5.7

加强五一节假日期间的安全管理，认真做好值班、检查、督察。

各部门、管理处、经营单位

8－12号

公司通过网络、内刊，管理处和经营单位通过宣传栏等进行一次安全管理宣传活动，营造重视安全管理的良好氛围。

安全部、管理处、经营单位

12－191、进行安全管理责任制考核专题培训

2、进行安全意识、安全常识与安全案例、安全心理学等专题培训

3、各部门、管理处进行各项安全管理程序和作业指导书培训。

物业（安全）部、工程部、各管理处

15－19

进行“查安全管理制度是否完善，查各项制度是否落实，查还存在哪些隐患”的三查活动。

物业（安全）部、工程部，各管理处

10－191、进行全体员工安全防范建议活动，汇集到安全保卫部，及时督促进行整改。

2、开展安全管理征文及宣传活动。

3、整理编印公司安全管理案例集。

各部门、管理处等

25-31

公司安全保卫部牵头组织安全月活动专项检查及整改情况复查。

安全部组织

20－25

组织安全队员外出参观学习

安全部

1－31

加大夜间安全检查力度，确保秩序良好

安全部

6月5日前

评选活动月先进集体、个人。（评选办法另外公布）

安全部

6月10日前

对安全月活动进行总结，对活动中表现突出的部门、管理单位、个人进行表彰、奖励。

办公室

安全部

三、活动组织

由公司安全管理委员会负责领导，安委会办公室(安全保卫部)负责具体组织实施组织。

四、活动要求

1、严格按照核服集团要求，认真搞好本次活动。

2、以上培训计划及外出参观学习具体实施时间另行通知。

3、各部门、管理处、经营单位6月2日前将活动总结报公司安全保卫部汇总。

4、安全保卫部做好安全活动月每周简报、宣传报道和活动总结报告。

某物业公司安全生产月活动总结 篇10

为加强本次安全月活动的组织领导，确保安全月活动的有效落实，****公司分管安全生产****副经理、安保科****科长亲自负责本次安全月活动的方案规划及组织实施，各级单位、部门积极配合开展。在六月初转发了公司《关于开展安全生产月活动的通知》文件，并根据文件要求，紧紧围绕“我要安全，幸福平安”这一主题开展此次活动，对活动进行认真组织，使活动开展得有计划、有布置、有检查、有落实。

二、开展了形式多样的安全月活动

转发****公司下发的安全生产月活动方案文件和安全宣传挂图、安全知识招贴画、班组安全知识读本和事故警示案例学习落实到各单位，同时组织全体员工参加了****公司和****公司安全知识竞赛答题及演讲活动。以****公司推荐的20xx年“安全生产月”主题宣传片《人命关天》作为“安全生产月”活动教材组织员工观看。同时还结合实际开展了人身安全专项检查活动，深入查找问题症结，总结事故教训，时刻警钟长鸣。在安全月完成了****公司大楼、物业公司管理处、加油站、车队等大面积过期和报废的消防器材的全面更换。并于20xx年6月**日在********现场组织60人开展了物业公司应对突发火灾实战演练活动。通过各种形式的宣传，激发了员工自觉参与安全月活动的热情，使安全生产真正进入了员工心中，增强了我公司各级员工的安全生产意识，提高了公司安全生产水平，为公司安全发展打下了坚实的基础。

三、以安全月为契机，重在落实，稳步推进各单位班组安全建设

为了将本次安全月活动落实到实处，使活动的开展有成效，****公司安保科人员经常到基层、现场进行安全检查，针对活动中出现的不良现象，及时指导、督促，并认真落实对所查出隐患的整改工作，保证了安全月活动的正常开展。根据****公司班组建设标准，安全月下发****公司要求统一阅读的《生命第一》安全书籍要求各单位班组加强安全知识的学习，稳步推进班组安全建设，按时、按质完成班组安全工作，认真组织开展班组安全标准化建设。

四、抓安全稽查、完善应急预案，提高事故防范能力

根据****公司文件要求各单位提高应对突发事件处置能力，****公司编制****项应对突发事件处置方案，在安全月对部分突发事件处置方案进行演练并不断完善。公司安保科定期、不定期地对公司管理的变电站、物业管理处、加油站、车队等现场进行安全检查，尤其是安保工作的门岗制度、出入管理、工作记录、安全档案等是否执行管理到位，跟踪或督查隐患情况整改情况对违章行为和安全责任事故严肃查处，彻底消除安全隐患不留死角，确保公司安全生产稳定。

某物业公司客户档案管理制度 篇11

一、（晨操：向前冲）

会前友情提示:

(1)首先为了照顾我们会场中许多女士，请在座的男士不要在会场内吸

烟！(2)为了让您享受到安静和谐的气氛，请大家将手机关闭或调至震动档。(3)请勿随意走动。

二 主持人开场白

男：女士们先生们,女：亲爱的来宾朋友们，合：大家晚上好！

男：我是今天的主持人、大家的老朋友,xxx.“玉兔辞旧岁，辰龙报平安”,今天是”跨越2011,喜迎2012”辞旧岁迎新春客户联欢会的活动现场.女：乘着祖国昌盛的东风，我们送走了硕果累累的2011年，迎来了充满希望的2012年。在我国改革开放的伟大进程中，2011年的中国写下了精彩篇章，面对复杂多变的国内外环境和自然界的严峻挑战，党中央、国务院带领全国各族人民沉着应对，取得了全面胜利.男： 2011，对于一个伟大的国家，灾难不仅带来挑战，也历练国家能力；对于一个坚强的民族，灾难不仅意味风险，也砥砺民族精神。对于一个发展的企业，灾难不仅象征着困难，更带来了机遇与希望。

女：可以肯定的是，我们在即将逝去的一年更加懂得了真诚和责任的深远意义。2011，我们走过了坎坷，走过了荆棘；2011，我们体验严冬暖夏，春暖花开。在这不平凡的2011年里，您陪我们走过了风雨，经历了彩虹，见证了阳光！您的支持和信任让我们在这一年里战胜了困难，收获了真情！会销公司全体同仁在此感谢您！谢谢！

三 领导致辞

今天的盛会是对过去的一年做总结,也是对新一年的展望,今天,也有部

份领导和嘉宾出席本次的庆典活动,接下来为大家一一介绍,他们是

„„„„„„„..让我们用最热烈的掌声，对领导、嘉宾和各界朋友的到来表示热烈的欢迎！欢迎你们!

各位亲爱的朋友,三江四水，看不尽江山多骄；人杰地灵，数不清壮志豪情。我们聚集了一批优秀的人才，一起弘扬健康长寿事业。尽管这条道路上一路坎坷，我们依然百折不挠、永不言弃！会销公司在x总的带领下,秉承自己的精神追求与价值追求。我们的追求就是: 帮助中老年人“身、心、灵”全面获得健康，打造一个中老年朋友的健康乐园,力争将健康长寿的事业传承与发扬光大，在今天的健康盛会上，首先我们将有请出覃总为大会致辞 ,掌声有请!

新的一年，我们面临新的挑战，新的一年，也将给我们带来新的机遇。让我们携手共进，去创造会销公司更加辉煌的明天！

四,专家讲座

某物业公司客户档案管理制度 篇12

20世纪80年代，物业管理作为新兴行业在我国内地悄然兴起，为物业管理企业的发展提供了先机。随着城市建设迅速发展、企事业单位后勤社会化改革全面推进，20多年后的今天，我国物业管理已形成了百花齐放的局面。上海德律风物业有限公司（简称德律风）作为从事企业物业管理的专业化公司，通过导入科学的管理体系，建立规范的管理模式，创建高质量的服务标准，在社会上取得了一定的品牌地位。随着生活质量的提高，业主的消费心理日趋成熟，对物业服务的需求不再是简单的保安、保洁和绿化，个性化、人性化的服务更受到消费者的青睐。德律风审时度势，从满足客户实际需求出发，以提高客户满意度为优势，全力打造物业管理精品。

开展系统化的客户关系管理

“客户就是企业的财富”，由于每位客户的知识、生活背景、价值观都不尽相同，对服务的敏感度也会不同。德律风通过详细掌握业主的资料，对客户关系实施有效控制并不断加以改进，以使客户价值最大化。1999年，德律风导入ISO9001质量管理体系，提出了以“顾客为关注的焦点”，不断丰富其内涵，逐渐形成了客户关系管理的雏形。几年来，德律风始终以提高客户让渡价值为已任，建立了客户档案，完善了客户服务办法，并根据客户对企业发展的影响力，确立客户分层管理体系，强化了对客户关系的整体管理。由于客户的实际期望与企业对期望认识之间存在着差异，由此形成的认知缺口往往是造成服务缺陷的关键，德律风把准确了解客户需求作为物业服务的第一道工序，分别赋予揭示客户需求的五项关键性活动以丰富而具体的内容：通过策划收集客户既定或突发的需求；通过开展客户满意度测评、召开客户座谈会、设立热线电话等手段收集由客户表述的需求；开展客户分析并排出客户需求的优先次序；采取向客户承诺优质服务等方法将客户需求翻译成企业的语言；建立测量指标与测量手段，由此客户需求得到有效揭示和落实，“一切从客户需求的实际出发”的经营理

念得到完美诠释。

建立人性化的员工满意体系

服务价值链理论告诉我们:客户满意度最终是由提供服务的员工的满意度决定的。诚如希尔顿所言：今天你对客户微笑了没有？微笑能带给客户满足感、尊重感和愉悦感。而唯有对企业满意的员工，才能将这种微笑传递给他们的客户。德律风根据服务特点和服务过程需要，逐步建立起员工内部满意度体系，尽量减少或消除由于服务缺陷所带来的服务缺口：通过建立公平的竞争、考核管理体系，真正实现能者上、平者让、庸者下；通过搭建畅通的信息交流平台，随时了解员工的思想动态；通过组织各层次的培训、健全学历奖励制度，打造高素质的员工队伍；通过提倡“走动式管理、探讨式布置工作”，为员工直接解决难题；通过凝炼新型的企业文化、构建和谐的工作氛围，使员工产生归属感，激发巨大的工作热情。这些措施的实施，形成了员工价值与企业价值的统一，员工将对企业的满意转化为工作的动力，在提供超值服务的过程中传播微笑，散发温馨与热情。

制定个性化的服务标准

德律风的项目点多面广，通信用房占了50.7%的比例。作为国家通信枢纽重地，对保安服务、消防安全、设备设施管理有着特别的要求。德律风根据电信区域设置要求，设立了10个专门负责通信用房的物业管理小区，为客户量身订制服务，把物业管理及其延伸服务项目综合起来，包装成全业务的“一对一”服务模式，使物业管理小区成为直接面对业主的业

务受理窗口。

“一对一”的服务模式强调个性化服务，依靠内容详尽、多样选择的流程实现，在具体实施过程中需要标准指导和规范。在《普通住宅小区物业管理服务等级标准》（试行）的大背景下，结合本企业物业管理特点，1998年德律风与上海市房地产科学研究院携手成立了“上海电话物业管理标准化研究”课题小组，完成了《上海电话物业管理标准化研究》，获得“1998上海市房屋土地管理局科技进步三等奖”。随着业主需求日趋多样化，固定的物业管理收入与不断上升的成本支出日趋背离，德律风适时调整制定了质价相符的新的服务标准。2004年，公司再度与上海市房地产科学研究院携手，从服务内容、规程、作业频率、检查标准等方面对服务标准进行重新界定，形成了对客户需求符合性更强、更科学的新标准。

实施专业化的业务发包

大规模的物业管理服务必须由一支专业化的员工队伍来实现。以前德律风的保洁、保绿等低工种的劳务人员主要从社会闲散人员、下岗人员中直接招聘，经过简单培训后上岗，无论从岗位技能、服务理念上都与业主需求存在差距。特别是当业主选择服务越来越理性时，这种差距就愈加明显，也与公司实施的“服务单位的形象工程”和“窗口单位的满意工程”极不和谐。于是，德律风和社会上具备相关资质的专业化公司协作，对保安、保洁、绿化业务进行整体发包，由专业化公司来承担最容易被业主感知服务缺陷的低工种工作，通过设置合理的服务时段，使保洁、保绿等工作与业主的工作时间错开，服务质量明显提高，业主满意度大幅度提升。优质的服务来自有效的监督，通过建立完善有效的评审考核机制、畅通快捷的信息反馈渠道以及业务竞标程序，专业化公司所提供的专业化服务有效而规范。

开展科学化的满意度测评

为了真正了解业主对物业管理服务的满意程度，及时弥补服务缺陷，德律风还邀请第三方对所辖范围内的业主开展每年两次的满意度测评，涉及服务接待、保洁绿化、保安消防、设备运行维修、综合评价等5大模块共31个征询项目。根据测评情况，提出相应的纠正措施和整改措施，并通过回访业主对整改情况进行验证，服务系统中的疏漏环节得到了有效控制。满意度测评给企业带来了业主的真实信息，正确把握了业主的需求和期望，企业由此发现优势和不足，采取积极有效的对策和措施。公司管辖的平华大厦，满意度测评反映出电梯运行问题是业主不满意的焦点，于是公司与业委会商定方案，对电梯进行大修，业主的利益得到了保证。几年来，德律风的服务质量不断提高，业主满意度指数连续上升，由2003年的86.57、2004年的87.1，一直到2005年上半年的89.37，企业获得了持续健康的发展。