接待准备工作

接待准备工作（共10篇）

接待准备工作 篇1

接待工作准备

一、受领接待任务

经有关领导批准后，秘书科受领接待任务。

二、搜集接待信息

秘书科受领接待任务后，及时搜集详细的接待信息，了解有关情况：

1、主要来宾情况，包括姓名、性别、民族、单位、职务、生活习惯等。

2、来宾来邱目的、抵离时间、活动内容、日程安排及具体要求等。

3、随行人员人数、名单、职务、性别等，来自少数民族地区的，还须包括民族、宗教信仰及饮食禁忌等。

4、其它相关情况，包括交通方式、联系方式和需要接待方办理的特殊事宜等。

5、重要来宾的相关资料，包括以前是否来过本单位，与领导是否相熟等。

6、接待信息收集整理后，及时呈送有关领导、供接待时参考。

三、拟定接待方案

1、征求意见。在充分领会来宾意图和领导对接待意见的基础上，广泛征求各有关方面对接待安排的意见。

①重点征求来宾身边工作人员或打前站人员对接待的具体要求，包括食宿安排上的特殊要求，活动内容和时间安排，以及领导会见、用车等。

②征求有关领导和部门对做好接待工作的意见、建议，并进行细化。

2、拟定接待方案，内容包括： ①接待对象主要情况。

②参与接待的领导名单。③来宾主要活动和日程安排。

④接待任务涉及的有关工作文件、资料及负责部门。⑤主要接待活动安排：

A、礼仪安排，包括迎送、会见、陪同活动等。

B、食宿安排，包括房间安排、客房布臵，就餐方式、地点、标准和陪餐人员安排等。C、车辆安排，包括来宾主车、工作车、行李车、备用车、警车等。

D、其它安排，包括安全保卫、交通疏导、卫生防疫、天气预报、新闻报道等。

E、到观摩点活动情况，包括来宾及陪同人员姓名、性别、职务、人数、到达时间、迎接地点、活动内容、食宿安排等。

F、陪同领导的住房、乘车、宴请安排。

G、责任分工，根据接待任务要求，明确相关部门的责任及责任人。

H、联系电话，包括主陪领导、接待人员、驻地值班电话等。

3、拟定接待方案的要求。①体现来宾和领导的意图。

②具有地方特色。

③时间、考察点和路线安排合理。

四、接待方案审批 ①接待方案拟定后，报主管领导审定并签批。

②根据领导意见，对方案内容进行调整和修订。

③重大接待任务的接待方案由主要领导审定签发。

④接待方案经审批后，及时印发有关领导、部门和乡（镇），并召开接待工作筹备会议。

五、前期准备工作

协调有关部门和单位做好各项前期准备工作。

1、食宿安排。

①客房。检查房间设施及房内水、电、冷、暖设备的有关控制；去除房间异味；保证电话、宽带网络畅通；电视频道按顺序调好；房间内摆放鲜花、办公用具、水果、干果、香烟等。

②就餐。确定就餐地点、方式、人数、标准、时间等；检查餐厅照明、音响、空调、桌椅等设施；督促搞好室内卫生和餐具卫生，保证室内空气清新；结合主宾饮食习惯及要求确定食谱，印制就餐座位卡等；保证各种物资齐全，及时供应。

2、活动安排。

上级领导视察、调研或慰问活动安排。

A、协调有关部门准备汇报、座谈会材料，注意宣传介绍。

B、提前准备视察、调研点和慰问对象及所在地的基本情况介绍，并提前进行现场勘查，做好迎送、资料准备、情况介绍、路线确定等工作。

C、做好汇报会、座谈会等会议组织。

3、行车安排。

按乘车方式、车辆类型等要求，确定主车、工作车、行李车、备用车、警车等各种车辆的到位时间，通知沿途高速路口、收费站，做好车辆免检通行安排，车内备齐热水、矿泉水、湿巾、纸巾等物品。

4、安全保卫

协调公安、交警、信访等有关部门，制定安全保卫、交通疏导方案，做好各项准备工作，确保接待过程中迎送、路途、驻地及活动场所安全有序。

5、卫生防疫。

协调卫生、防疫等部门，做好来宾紧急救护准备、随行保健以及客房、餐厅、会议室的环境卫生和食品检疫等工作。

6、新闻报道。

通知新闻单位，安排摄影、摄像、文字记者随同活动，按要求做好宣传报道准备工作。

7、到视察点活动安排。

来宾到视察点活动，将来宾活动内容、到达时间等情况和接待要求，提前通知有关视察点，并协助做好前期准备工作。

8、沟通联系。

掌握主陪领导、接待人员及相关部门负责人的联系电话，印制接待任务联系电话表。

9、印制接待服务手册。

重要接待任务，印制包括天气预报、食宿安排、活动日程、乘车安排、考察点简介、来宾和陪同领导名单、参加接待工作人员联系电话等内容的接待服务手册。

六、接待任务实施前检查

来宾抵达前，由主管领导对各项准备工作落实情况进行全面检查、调度，确保落实到位。

七、接待任务实施

1、迎接。

组织调度警车及其它有关车辆提前到位，引领领导及有关人员按确定时间到来宾下榻地点或参观、考察点迎候来宾。

①了解清楚来宾具体抵达时间及来宾乘坐车辆，了解清楚行车路线、抵达时间并确定迎接地点。

②提前与交通等部门沟通，协调迎接来宾有关事宜。

③出发前，了解清楚有无晚点误点、来宾人员变动等情况，并及时告知有关领导和部门。

④接到来宾后，引领上车并向来宾介绍前来迎接的县领导，然后一同前往驻地。

⑤来宾到达驻地后，及时分发接待服务手册，由专人负责引领来宾到房间，组织工作人员协助来宾将行李送到客房。

⑥根据需要安排好陪同领导的休息房间。

2、驻地服务。

①就餐。提前到餐厅检查，确认准备工作就绪后，引领来宾和陪同领导到餐厅就餐。

②会见。安排好会见场所，并提前检查，适时引领来宾和陪同领导到达会见场所。

③会议。提前到会场检查，确保各项工作到位后，引导来宾和陪同领导到达会场；必要时，为提前到达的来宾和陪同领导准备休息室。

④合影。安排好地点、参加人员、排位、摄影师等相关事宜。

⑤锻炼。提前联系安排好地点并准备相关物品，并引领陪同。

3、随行服务。

①了解清楚天气情况，并做好相应准备工作，如雨伞、遮阳帽等。

②出行准备工作。检查出行物品准备情况，协调警车及有关车辆提前到位，召集有关人员准时到达，等候领导外出。

③做好与有关单位和视察点的衔接工作，提前通报来宾人数、陪同领导、视察内容、活动要求等情况，随时通报行进路线、抵达时间等。

④必要时，派人到视察点打前站。

4、欢送。

①了解清楚来宾离邱方式、确切人数、离开时间。

②提前确定车辆送行领导，并提前通知交通等部门做好准备工作。

③组织人员提前装运行李，调度警车及有关车辆提前到位，并引领有关领导按时到位欢送。

5、在接待实施中，特殊情况需变更接待方案的，接待人员应请示主要陪同领导批准后，及时组织协调有关人员进行调整落实。

八、后续工作

1、按有关规定做好接待来宾的经费结算审核工作。

2、总结建档。重要的来宾接待任务，都应有比较全面的工作总结。

①工作小结。文字表述应当简洁明了，具体内容包括接待的对象、接待起讫时间、前往的地点、主要活动内容、来宾的主要

讲话和工作建议，重要来宾的生活习惯、工作特点、兴趣爱好，主要工作措施、经验体会、主要问题及改进措施。

②收集文字、音像资料。包括：值班报告、电话通知、领导批示、接待方案、领导和来宾重要讲话的文字稿及录音、摄影摄像、全程陪同人员的工作日志。

③对所有收集的原始资料进行整理，并按档案管理目录的要求进行分类建档。

3、接待任务完成后，应及时召开总结讲评会。

接待准备工作 篇2

对于接访者来说, 运用得体的言辞可以打开来访者心扉, 是打破信访矛盾僵局的“金钥匙”。而言辞得体的必要条件为:一方面是要讲究语言的完整和前后一致;另一方面还需注意与来访者密切相关联的客观因素。具体到实践中就是:首先针对不同的来访者要采用不同的谈话方式和内容, 不能都采取同一种模式;其次语言表达要准确、富有逻辑性和语言感染力;三是做到说话要把握分寸和留有余地, 要凭证据对事情做出判断, 结论要下得准确, 合情合理, 才能真正起到疏导和劝解的效果。

二、因人制宜

世上不可能存在相同的事物, 所以来访人员之间也存在着很大的差别, 他们的气质会显现出各种类别。针对不同气质类型的来访者, 首先要察言观色, 而后揣摩其心理, 采用合适的接谈方法分别对待, 才能对症下药。

正如我们对待以下几种类型的来访者要采用不同的方式:抑郁质型来访者的特点是:处世多数谨小慎微, 并且遇事容易消极退缩, 性格上抑郁寡欢, 对待这类访者要认真听取他们申述, 对其提出的问题要心平气和的做出合乎情理的解答, 使其气消恨平, 切莫火上添油、公开责备。多血质型的来访者的特点是:具有性格活泼和开朗、容易亲近, 对待这类访者可以用党的政策和国家的法律法规进行耐心说服, 真诚开导, 引导他们客观实在地看问题, 消除片面性和盲目性。胆汁质型的来访者的特点是:具有旺盛的精力, 情绪容易冲动, 喜好支配他人。对待这类受访者要尽可能长话短说, 才有利于有思想工作深入。

三、动之以情

面对来访群众, 接访人员要带着深厚的感情, 做到想群众之所想、忧群众之所忧, 让群众感受到亲切和温暖, 才能取得群众的好感, 增加群众的信任度。只有接访双方产生共鸣, 才可以让双方更好的沟通, 使来访者顺畅地接受疏导教育, 主动息访。

而做到这些的方式是:需要说好“三话”:首先是在接访开始时说好“欢迎话”。有的来访者带着呼声、愿望和要求而来;有的来访者带着来时带着怨气、怒气。而接访工作人员对待来访者都要平心静气, 不论他们带有多大的情绪, 都要设身处地为他们着想, 怀着一颗真诚的心为他们解决现实问题。同时谈话时要尽量营造出一个热情和温暖的接访氛围, 以便消除来访者恐惧、拘谨的心理和不安情绪, 同时会让来访者的怒气和怨气逐渐消除, 有效发挥信访“连心桥”的作用。另外对于重复来访者, 可以与之开点有分寸的玩笑和唠老唠家常, 这样会对其下的谈话产生更好的效果。其次在接访中过程中要说好“定心话”。来访者在陈述问题时, 说到动情之处, 往往会表现出各种情绪, 如骂骂咧咧、或急躁不安, 言语吞吐、或痛哭失声, 寻死觅活……这时, 接访人员要对待不同的人采用不同的安抚策略, 同时还要看准时机, 在恰当的时候说句“定心话”。比如, “事情既然已经发生, 请相信我们会进行认真调查, 作出满意的答复和处理”。关键时刻的定心话就好像一粒“定心丸”, 能使来访者心灵得到慰藉, 情绪得到稳定。即使无法做到来访者的要求, 也可以让其情绪得到稳定。三接访人员不能因为谈话即将进入尾声就认为接访成功而掉以轻心, 应当趁热打铁, 说好“希望话”。一番生动、对症下药的希望话, 会让来访者心灵放松和舒适。但一定要讲原则, 同时还要注意分寸。不然必然和给以后的工作带来不必要的麻烦。

四、以事为本

接访工作中需要辨清真伪、掌握事实真相。而行之有效的方法为:一是提问法。有备而来的来访者会把问题讲得清晰、流畅。但是, 是编造的情节就会存在漏洞。接访工作人员要针对陈述中破绽穷“问”不舍, 使被问者由“理直气壮”变为“理屈词穷”, 最终说出事情的真相。二是启示法。在来访者陈述之前, 接访者要严肃讲明所讲事件必须是客观和真实的, 而歪曲事实、造谣中伤要承担的相应的法律责任, 让来访者认识到陈述事实真相的重要性, 从而提高陈述事实的客观性、准确性。三是知识检验法。接访工作人员应根据政策、法律条文等, 对反映的情况是否符合规定加以判断, 达到去伪存真的目的。四是当面对证。在接访过程中, 出现双方各说各理的时候要将当事双方召集在一起进行当面对证, 并为双方牵线促其对话, 从而为核定事实情节, 消除误解、化解矛盾提供一个融洽的环境。

五晓之以理

接访人员要用党的政策和国家的法律、法规, 用社会道德规范去教育、引导来访者, 帮助其明辨是非、消除疑虑、澄清事实, 正确对待个人与集体、国家利益之间的关系, 引导群众正确运用和行使民主权利。讲“理”切忌空洞说教, 尽讲套话、大话, 更不能动辄训人或以理吓人, 乱“扣帽子”、乱“打板子”。讲理要求讲实理、讲真理, 既合情、又要合原则, 还要因人、因地、因时利导, 才能使来访者心悦诚服。

不仅如此, 信访工作人员要坚持不断地研究新情况, 解决新问题, 积极热情地从工作机制、职能管理、措施方法等方面, 求新、求实、求变, 增强大局观念、群众观念、服务观念, 树立上为领导分忧, 下为职工群众解难的服务意识, 不断加强学习, 掌握党的各项方针政策及有关法律法规, 提高分析和处理问题的综合能力, 为努力实现我局建设安全稳定和谐的新矿区目标贡献自己的聪明才智

参考文献

[1]姚翔信访接待工作者的谈话技巧之我见《时代教育 (教育教学版) 》2008年06期

[2]王悦发企业信访工作艺术谈《工厂管理》1999年01期

[3]统筹全局合理安排做好申诉信访工作《人民司法》1984年11期

[4]努力做好信访工作《人民司法》1981年07期

译员涉外接待的准备和礼节 篇3

涉外接待的准备

1、确认来访事宜。无论是官方活动还是民间来往，涉外接待首先应确认是礼节性访问、公务访问，还是仅为旅游观光；是为项目合作而来，还是希望达成某种意向。双方可通过电子邮件、电话、传真、正式信函等方式提前将访问事宜预告对方，以便准备。如果在对方抵达前仍未能确认来访有关事宜，会引起后来接待工作的被动，甚至造成损失。同时，译员所在的接待方还应对来访外宾的人员构成有所了解，包括其姓名、年龄、性别、国籍或民族、政治倾向、所属党派、宗教信仰、学历、职业、职务等。

2、安排来访日程。了解对方行程，并根据日期、时间、交通工具、活动内容、餐饮地点、下榻酒店等，配合该行程制订详细的日程安排。在得到主管人员的批准后，一方面应及时将日程安排表传给来访外方，以征求意见或方便客人预先了解接待日程，另一方面通知有关各方准备接待。

3、确定迎送规格。按照身份对等原则，安排身份恰当的接待人员提前到机场、车站或码头迎候外宾。一般而言，对身份重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士迎接，亦可安排与来访者关系密切者接待，或根据需要安排特殊的人员接待；对于一般身份的来客，可由公关部门安排熟悉涉外礼仪、言谈举止得体、通晓来宾文化语言的人员到场接待。而不管是什么人去接待外宾，东道主身份相关的人员都应在客人抵达的第一站即本部门的接待室或下榻的酒店大厅或宴会馆所入口处迎候客人。

4、布置接待环境。良好的接待环境是对外宾表示尊重和礼貌。接待处环境应相对安静优雅，室内则应布置得明亮整洁，配置沙发、茶几、衣帽架、电话、茶具等以备客人之需。室内可适当点缀花卉盆栽，墙壁可悬挂得体字画，以反映东道主品味和增加雅致氛围。

5、准备接待来宾。联系好客人下榻的酒店，按客人要求预订好客房，准备客人膳食等。安排好会见、会谈或谈判场所，备齐必要的宣传资料和产品目录。如若需要，还要安排好投影仪或音响器材等。另外，交通工具、参观访问、文娱活动、异地游览、赠送礼品等都在准备之列。再者，迎送人员、陪同人员、翻译、司机等，都应在精神和物质两方面作好迎送客人的准备。

涉外交往的日常礼节

涉外交往与合作首先是人与人的交往与合作。在与外宾的交往中，要注意遵守时间，准时赴约；尊敬长者，女士优先；谈吐文雅，举止得体；讲究卫生，注意仪表；尊重客人，不犯禁忌；讲究国人形象，要拘小节等有关礼节。

1、遵守时间，准时守约。时间是一种最特殊、最稀有的资源。美国作家爱默生说过：“要以一个人对时间的重视程度来衡量这个人”。在现代，时间就是效率、是速度、是生命、是金钱的观念被越来越多的人所接受。守约，古往今来就是人们公共交往中最起码的行为道德规范，守约即是信誉，信誉即是资产。失约是极为失礼的行为。因此在涉外接待中，活动一定要如约开展。因故迟到，也应向主人或其他来客道歉。因故不能按时赴约，要礼貌地尽早通知主人，并表示歉意。

2、尊敬长者，女士优先。尊敬长者是东西方共同的美德，而女士优先源于中世纪骑士风度，敬老尊妇已成为国际社会人际交往中普遍接受的礼貌原则。一般而言，中、老年女士是男士应首先帮助或照顾的对象，其次是青年女士、老年男士。在公共场合要让老人、妇女先行；在困难时刻应主动照顾他们；上楼梯男子应让长者、女士先行；而下楼梯则要走在他们的前面；出入大门主动帮助开门、关门；对同行长者、妇女，男士应帮助提拿重物；同桌用餐，男士的左右两旁若有长者或女士，则应帮助他们入离座位；到别人家拜访作客，到达时别忘了向女主人致意，告别时则不要忘记向女主人的款待道谢。当然，这一条礼节有时也有例外。因为许多西方人十分看重“自立”，不愿意他人把自己看作弱者。这种情况下，除非十分明显地需要帮助，可不必搀扶老者和女士或帮他／她拿东西。

3、谈吐文雅，举止得体。涉外接待中谈话要温文尔雅，说话的态度要真诚大方，声音要自然平和，语气要亲切和蔼，表达要清楚达意。一方面不能自顾自滔滔不绝高谈阔论，或大声喧哗旁若无人；另一方面对方说话时要洗耳恭听，并给对方留有发表意见的机会。涉外接待的举止得体指译员要做到所谓“坐有坐相，站有站相”，谈话不要指手画脚、肢体语言过多。与外宾对面而坐，要注意聆听；同坐一排，身体应略微偏向说话人；站立与人谈话，不要离得太近，而应保持在一米左右距离；不是关系亲密或特殊场合，不要出现“咬耳朵根”的距离；听别人说话，身体应面向对方，目光注视对方以示倾听。

4、讲究卫生，注意仪表。译员妻有良好卫生习惯，保持个人卫生，注意仪容服饰。要经常保持发型、洗头洗澡、防止体味。接待外宾前，更应刷牙、梳头、刮脸、修剪指甲，女译员还应注意适时适当化妆。

着装最基本的礼仪是保持清洁整齐，不得残破或褶子过多，不得过分暴露透明，不应过于短小紧身。另外，还要根据所接待的外宾的身份与涉外活动的场合决定衣帽服饰的正式、中庸、休闲式样。着装三要诀是：公务场所强调“庄重保守”，社交场合穿出“时尚个性”，休闲场合讲究“舒适自然”。得体着装，能反映出个人修养及其品味。

男装按正式、中庸、休闲来区分，正是着装有深色礼服、深色西服配白色或浅色硬领衬衣、系领带或领结、单色袜子、硬底皮鞋；中庸着装有休闲西服、质地挺括的夹克衬衫、系或不系领带、配西裤、单色袜子、硬底或休闲皮鞋；休闲着装有休闲衫、T恤衫、牛仔衫配休闲裤、牛仔裤、穿休闲皮鞋或跑鞋(国内亦称旅游鞋)，更随意的则要算短袖T恤、短裤、白色棉织短袜、跑鞋。

女装比起男装来款式上更加新颖别致，色彩上更加丰富多彩，女士着装也更能表现译员的个人品味和风格。尽管西方最为正式的场合女士可以“坦胸露背”长裙拖地，但现代女士正式的服装应是西服套裙或套装、连衣裙、下摆超过膝盖的长裙、中式旗袍，而非正式服装主要指牛仔装、运动装、夹克衫、T恤衫、短袖衬衫、短裤等。值得一提的是，接待外宾的女译员着装不可过分时髦、标新立异、或显雍容奢侈。

服饰要讲究搭配，从头到脚要相得益彰，不可穿得不伦不类出“洋相”。女士着装还要注意帽饰、挎包或手袋，以及鞋袜搭配得当。国际交往中有礼仪从简趋势，因此除了特别隆重的正式场合和表示特别尊重的场合以外，译员的着装“中庸”也就可以了。

5、尊重客人，不犯禁忌。尽管“入乡随俗”许多人都接受，译员在涉外交往中仍需尊重来宾，不犯禁忌。首先要尊重“个人隐私”，坚持“八不谈”，即不谈年龄、婚否、收入、经历、住址、个人生活、宗教信仰与政治见解，以及不谈对其他人的看法。其次要尊重各国历史文化、风俗习惯等。除原则性问题需“针锋相对”以外，可能冒犯客人的话不说，能得罪客人的举止不做。

接待工作总结,接待工作总结 篇4

根据办公室的分工，主要在接待办从事接待工作，并兼任接待办的会计工作。三年以来，严格按照办公室的要求，坚持正确的政治立场，严守政治纪律，勤学好问，扎实肯干，取得了一定的成绩。

一、加强学习，坚定信念，强化岗位责任感

在日常工作中始终以“高标准”要求自己，在工作中不断加强自身的党性修养，坚持四项基本原则，积极参加政治理论，认真学习贯彻“三个代表”重要思想，转变观念，开拓创新，与时俱进；在干好工作的同时，利用业余时间，参加自学考试，获得四川师范大学汉语言文学的本科文凭。2004年5月，考察川南接待工作后，所写的考察报告《提高接待水平，助推经济发展》，获得了市、县领导的好评，并发表在市委机关刊务《决策与务实》上。通过学习，强化了岗位责任感，圆满完成了各项工作任务。

二、讲奉献，周密安排，合理部署，努力做好接待工作

接待工作是一项艰巨而又光荣的工作，特殊而又平凡的岗位。三年以来，自己以一颗平常的心，默默无闻，任劳任怨的工作。一接到任务，领导安排完毕，第一时间组织工作人员，根据客人的身份、喜好，作好详细周密的接待方案。在方案中体现“全、密、实、早”四个字，即：接待工作要全方位考虑问题，宾馆的吃住、房间的摆设，活动的安排，现场的准备，道路的畅通，材料的落实，会场的布置，媒体的宣传等一系列问题；突出一个“密”字，接待工作牵涉领导的安全，所以要注重保密工作的落实，做到不该问的不问，不该说的不说；重点突出一个“实”字，工作一旦确定，必须落实到位，落实到人；体现一个“早”字，做到早介入、早准备、早安排、早到位。在工作中做到“五心、四勤、三满意”，使客人有宾至如归的感觉。

三、严格执行财物管理制度，厉行节约减轻接待负担

在财务管理方面，作为接待办的会计，严格财务管理制度对公务接待和会议费实行统一管理。对各项费用报销和重大经费支出，坚持票据要素齐全，层层把关审批的原则。同时，严格按照接待预算方案执行，专款专用，做到了精打细算，坚持“从简、从细、从严”六字方针搞好接待工作，既节约了开支，又让来宾们满意，真正体现了接待是生产力，接待工作无小事，为宣传蓬安起到了积极作用，取得了良好的效果。

四、讲团结，求创新，高标准，高质量完成接待任务

三年来，我奉行“接待工作无小事，细节决定成败”的工作理念，甘于清贫，乐于奉献。克服人事少、事务多的困难，按照领导要求，与其他同志一道，出色地完成了各项接待工作。如：“ＸＸＸ工程”、“XX工程”、“ＸＸ”、“XX”事件，2005年的先教活动及省市大型会议等接待工作，同时，还参与市接待办接待中央、省领导等。多次被评为“先进工作者”。在每次接待工作中，本着热情大方、不卑不抗、有礼有节的服务宗旨，赢得了各级领导及社会各界友人的好评。

接待准备工作 篇5

前台工作，有些人或许觉得简单，不起眼，但是对于我来说，首先我尊重这份工作，其次我知道自己乐观、开朗、积极的性格适合这份工作，同时我也觉得在前台可以学到与接触的东西是很多的。学校前台作为学校涉外窗口，须经常性与家长，学生接触，具有较重大的责任，前台接待直接代表学校形象和服务质量。

下面我从四个方面谈谈本学期工作目标

一、我知道在前台工作，是一个服务性的工作，所以我要时刻热情、积极、主动。只要在工作我时间，就要保持一个良好的精神状态，让每一位来学校的家长都能感受到热情的服务，这会使他们增加对学校的好感。同时作为前台接待，另一方面也代表学校形象，所以，这份工作的重要性就彰显于此了。

二、态度决定一切，我尊重并喜欢这份工作，那么我在做好吃苦耐劳的准备的同时，也要注意工作中的变通，注重细节，让每一位来访者都能感受到新希望的热情周到服务。

三、任何工作都是相通的，职责明确不代表各做各的，互不相干。既然一起工作，大家就是一个整体，只要是学校的事，我们都有必要去处理好，学校的任何一分子都要以学校的总体大局为重。

四、工作中我大概需要做的事：接听电话、来访人员咨询接待、对外宣传、前台整理、星币兑换和奖品管理、仓库整理、耗材发放工作等等。

我觉得，其实工作本身或许并不难，但我要注意的是时刻保持热情，保持微笑，举止文明、大方，礼貌用语。相信在全校师生的共同努力下，新希望的明天将更加辉煌!2018年前台接待工作计划范文

转眼半个月结束了，这半个月使我改变了很多，也学到了很多，初入社会更多遇到的问题和需要学的是人际交往的能力。

经朋友介绍，我按期来到方圆快捷酒店工作，带着对第一份工作的热情，我走上了我人生的第一个工作岗位——前台接待，方圆快捷酒店共145间房，相对郑州来说客房间数还算不错的对于每个酒店来说都是一样的，前厅部是整个的酒店的核心，也应该是酒店的脸面，因此对于工作人员的要求比较高，尤其是前台接待，形象是一方面。

另外个人素质也是很重要，个人素质包括语言能力和接人待物的应变能力，以及处理突发事件的态度，是整个酒店的信息中心，绝大部分的客人从这里获取酒店的信息，所以工作人员必须对酒店的信息有很好的了解。总结起来可以用以下五条来阐述：

1、礼貌、礼仪。包括：怎样微笑、如何为客人提供服务、在服务中对客语言方面等。

2、前台人员也因该的楼层人员共同合作、团结起来这样才有利于酒店的利益。

3、前台业务知识的培训。主要是日常工作流程，前台的日常工作很繁琐，大致分为三方面，即位客人办理入住登记在客人住店期间为客人提供的一系列服务包括行李寄存，问询，最后是为客人办理核对信息并与客人交流。

4、语言方面。在前台平时对客服务中禁止对客人使用本土方言，为什么呢?

1、是对客人不尊重。

2、是降低了个人素质和酒店带来了不好的影响，所以时刻运用普通话是工作中的基本要求。

5、对于本地的相关景点及最新信息的收集及掌握。来酒店住宿的大部分客人都是来各个城市及国外的，这就要求我们不仅要对郑州旅游景点等有一定的掌握，还要我们对河南省多些景点的了解甚至各国各民族的一些风俗习惯有全面的了解，这些都是我们更好的为客人服务的前提。

新生接待工作方案 篇6

为做好201*级新生报到接待工作，特制定本方案，请各院、各部门遵照执行。

一、组织领导

（一）成立领导小组。在院党委领导下成立新生报到接待工作领导小组，全面负责组织开展各项迎新工作。领导小组组成人员名单如下：

组 长： *** 副 组 长： *** 成 员： ***

（二）成立工作组。

根据2016级新生报到接待任务分工下设五个工作组： 1.宣传与舆情控制组：负责指导调度宣传及舆情控制工作。总指挥:**。

2.后勤服务与保障组：负责提供后勤服务，保障水电饭菜供应等工作。总指挥：**。

3.督导检查组：负责检查各商业网点、通讯公司、校园内乱摆乱放及各单位接待工作完成情况。总指挥：**。

4.现场接待组：负责指导调度协调现场接待的各项工作。总指挥：**。5.治安保卫组：负责指导调度治安保卫及车辆停放工作。总指挥：**。

领导小组下设办公室，办公室设在学生工作处，**任办公室主任。

二、任务分工

（一）宣传与舆情控制工作 1.责任人：***

2.工作职责：负责2016级新生接待工作宣传报道、氛围营造及舆情控制等工作。

3.工作要求：

（1）搞好迎新生宣传策划，利用宣传栏、宣传橱窗等阵地宣传学院建设和发展成果、师生典型及各专业教学及就业情况；学院宣传牌摆放在东附楼东侧，各院宣传牌摆放在接待现场对面。

（2）在**路东侧（招生就业处门口）安装LED屏，播放学院系列宣传片。

（3）接待现场照相、摄像，校外记者邀请、接待，新闻报道等相关事宜。

（4）制定校园大门、校园内主接待现场、主干道等氛围营造实施方案，经领导审定后，于*月*日上午10：00前完成各类宣传品布置；（5）*月*日至*日，广播站课余时间播出以招生、新生报到为主题的专题广播。

（6）负责各类舆情的控制工作。

（二）后勤保障工作 1.责任人：** 2.工作职责：负责新生接待过程中水电供应、环境卫生干净整洁、保障餐饮服务等工作。

3.工作要求：

（1）预备备用电源，为每个接待单位提供多功能插排一个及照明电源。

（2）*月*日组织各院、各部门按分配区域打扫卫生并进行检查；

（3）**路家长休息区、塑胶运动场内、学生公寓4号、10号、14号公寓楼前设置家长休息场所及热水供应点五个，各处备座位若干，纸杯实时供应，做好指示牌，并安排专人带领志愿者做好服务；

（4）在各新生接待区域的醒目位置，摆放公共卫生间指引牌，并提前清理好体育场看台下卫生间；做好新生接待期间环境卫生的保持工作。

（5）*月*日前修整塑胶体育场草坪。（6）*月*日至*日，学生餐厅全天供饭。

（三）督导检查工作 1.责任人：*** 2.工作职责：负责督查参与新生接待工作的各相关部门的工作准备、工作开展情况及工作效果；做好大学生服务中心等商业运营单位经营秩序管理工作；划分各通讯公司的营销场地并监督其营销方式。按照“六禁止”要求，严查新生入学违规行为。

3.工作要求：

（1）督查各相关部门、接待单位、接待试运行及运行情况；

（2）协调安置各通讯公司及相关商家集中在学生公寓北侧东区篮球场内开展合法经营活动，严禁在校园内其它地方摆摊设点；

（3）检查大学生服务中心经营商户等商家的经营范围及商品质量，严禁各商家在大学生服务中心门前及校园内摆摊设点；有效制止可能出现的销售“黑心棉”等劣质商品现象；凡发现“黑心棉”进学生公寓的，一律没收或由学生家长及时处置；

（4）*月*日下午16：00以前调度各相关单位完成新生接待的准备工作，*月*日进行接待工作；

（5）及时处理报到过程出现的各类问题。

（四）综合协调与现场接待工作 1.责任人：*****及各院主要负责人。

2.工作职责：负责2016级新生接待工作方案的组织实施，协调新生接待过程中的各项工作的分工协作、处理应急突发事件、接待上级领导及来宾的参观指导等事务。负责新生接站及家长休息区、报到区、宿舍区等校内接待现场协调事宜。

3.工作要求：

（1）党委（院长）办公室负责上级领导的接待，安排值班车辆一部，及时调度协调接待过程中的问题。

（2）学生工作处拟定接待工作经费支出计划报院领导审定后执行，并负责联系新生接站所需车辆的租赁（*日2部车，*日6部车，*日4部车）、接站横幅（标识牌）制作、公寓用品供应商的组织、接待场地的划分及联系通讯公司提供所需帐篷等物品、制定2016级学生宿舍分配方案、设立家庭经济困难学生入学“绿色通道”；印制“新生接待手册”“学生管理制度”“心理健康教育手册”；制作“新生入学报到流程”、“学院平面图”、“新生入学六禁止”三个标牌等。

（3）学工处负责接站人员安排及具体接站工作的组织；（4）网络中心负责迎新生网络技术支持，一卡通使用答疑，各院负责发放校园卡；

（5）招生就业处负责新生报到相关信息上报事宜；统计新生报到人数，并及时通报给各位领导及有关部门；（6）医疗学院安排医疗救护人员现场值班；

（7）各院根据学院统一安排，负责做好新生报到接待处、家长休息区设置和人员安排，做好接待咨询、专业咨询、班级划分、注册登记、党团关系转移、宿舍安排、后勤保障、突发事件处理等工作；负责组织新生接待志愿者管理；负责新生报到后的联系、慰问、释疑等服务工作；负责新生宿舍卫生清理，重点是卫生间、洗手盆、风扇、阳台、挂衣橱下面等卫生死角，于*月*日17：00前完成。

（五）治安保卫工作 1.责任人：*** 2.工作职责：负责新生接待期间车辆的停放安排，行车路线的组织引导，校园公共安全的维护、接待秩序的维持、处理各类突发事件的预案制定。

3.工作要求：

（1）各处停车场、主干道分别安排专人负责，保障校园交通通畅，停车有序；*月1-*日校园内*路以北除各院接送学生车辆外，其他车辆严禁停放；

（2）校园区安排专人负责组织巡逻，清理校园内私设的商业摊点，特别是通讯公司服务区、大学生服务中心、学生公寓周边，应重点关注，确保校园稳定安全；

（3）*月1-*日安排保卫人员在塑胶体育场、大学生服务大厅值班，维持缴费秩序和报到秩序；（4）把好大门口出入关，严禁携带“黑心棉”及危险物品进入校园；

（5）制定迎新工作突发事件处置预案。

（六）新生缴费工作 1.责任人：*** 2.工作职责：新生学费、住宿费、教材费、医疗保险费、体检费、校服费等费用的现金收取及电汇手续办理工作。

3.工作要求：

（1）提前按照预计入学人数对收费人员进行合理分组，避免新生报到缴费期间出现拥堵；

（2）与银行提前沟通，并做好安全防范工作，确保收费现场秩序与现金安全；

（3）现场收取各类费用；

（4）将已汇款至学院账号的学生缴费收据提前分发至各二级学院，由各院发放给学生。

（七）教室调配工作 1.责任人：*** 2.工作职责：负责调配各院教室；

3.工作要求：*月*日前把教室分到各院、各班。

三、新生报到流程及相关要求

1.9月2日至3日，新生按以下流程自主办理报到手续： 2016级新生进入校园后到各院家长休息区（设在***路以东）签到→需现场缴费的新生持录取通知书到一站式大学生服务大厅（设在东附楼一楼）缴纳各类费用（学费、住宿费、书费、医保费、体检费、军训服费）→到各院接待处（塑胶体育场内）报到，办理班级登记、宿舍安置等手续→办理校园一卡通→购买公寓用品→入住学生公寓。（学费已通过银行转账的新生，直接到各院接待处领取缴费单据办理报到手续）

新生办理报到手续过程中，各院接待人员负责组织随行学生家长在休息区休息，谢绝学生家长进入收费区（一站式服务大厅）和报到区（塑胶体育场）。

四、应急处置

如遇雷雨天气，通讯公司提供雨伞，由学工处分配到各接待单位。其他应急事件处置方案由各责任部门和工作小组制定实施。

接待上访工作中的思考 篇7

上访的主要原因

医务人员的服务态度问题:医务人员的服务态度好坏是发生医疗纠纷的一个重要因素。尽管医疗行政部门已经三令五申不许对待患者冷、硬、顶、推, 但仍有一些医务人员对待患者态度冷漠, 给患者造成心理上的阴影, 如果在诊疗过程中再让患者有不满意之处, 于是患者就到医院上访, 甚至起诉医院。

医院的医疗收费、药品回扣问题:很多办理出院结算的患者家属针对收费情况总是提出异议, 尽管有关部门通过微机管理程序给患者出据了结算清单, 但对于医疗处置中一些收费项目患者还是有不清楚的地方, 需要医务人员细致耐心的解释。个别疗区护士工作责任心不强, 或者是因为相互倒班交接不清, 造成重复报费的现象, 给患者带来经济负担;药品回扣问题也是最主要的问题, 目前我国在医药购销领域中, 有一大批的所谓“医药代表”, 他们长期“奔波”在各家大大小小的医院“前沿”, 对于他们的“层层”劳动付出, 换来的是不菲的收入, 这个收入来自于疗区里患者所使用的药品, 临床医生在药品回扣利益的诱惑下, 开药不能完全从患者的实际病情出发也就在所难免了, 对于有回扣的药品总是能“积极主动的”开出。

医疗技术水平和责任事故问题:医院的医疗技术水平受到医疗队伍整体水平和医学发展水平的限制。患者作为一个复杂的有机体, 病情千差万别, 就医过程中容易出现一些预料之外的情况。医学上的难题也是比较多, 在治疗过程中医患双方经常会产生分歧。还有的医生法律意识淡漠, 术中发生的问题本应和家属沟通并要求签字, 结果有时只是口头告知, 导致事后家属要求赔偿。还有时医生的工作做的不够细致, 本应把术后有可能发生的一切后果告知家属, 让他们有个心理准备, 但是因为疗区的工作繁忙, 医生没有给家属耐心的解释术后可能出现的问题, 没有让家属认真阅读手术知情书, 就草草地签字了, 术中出现一些问题, 或者是术后出现一些个体差异, 其实都是在所难免的, 但是家属因为没有之前的心理准备, 不能接受这个现实, 就跟院方产生了纠纷, 个别家属在医院办公区大吵大闹, 影响医疗机构正常的行政办公, 甚至向医院无理索赔。

医患之间的红包问题:这是一个备受社会关注的热点问题。据上访患者反映, 多数人认为, 只有术前交了红包心里才有底, 患者间还互相宣传, 在疗区造成恶性循环, 这就给一些职业道德差的医生以可逞之机。手术成功后, 一切顺利, 患者不会有反映, 否则, 遇到手术不成功或是在治疗过程中遇到不满意的地方, 就会在上访、医疗纠纷期间把某些医生收受红包的情况说出来, 导致加深医患矛盾。

医院信访部门积极应对上访患者

患者及家属上访对于医院来说不能算是一件坏事。它作为一种工作动力可以促使医院管理者及时发现问题, 正确解决问题, 从而改善和提高医疗服务质量, 实现经济效益和社会效益双赢。

众所周知, 医院的最大优势在于临床, 最大的资源是患者。而创造临床优势和赢得患者市场的关键则是高水平的医疗队伍和一流的服务质量。谁不以患者为中心, 不以提高医疗质量为主题, 谁就必将是时代的落伍者。医务工作者是人道主义的楷模, 对深受病痛折磨的患者理应视同亲人, 给予精心的治疗和热情的服务, 设身处地, 想患者之所想, 不遗漏每个细节, 这样医患之间的关系就会融洽, 现代的医务工作者, 不仅仅是要求学好本专业的知识技能, 还要善于表达, 先了解所管患者的病情, 再用自己所掌握的医学知识通俗易懂的讲给患者及家属, 让他们对自己的病情有个基本的了解, 这样也会更好的配合医生完成治疗工作, 做到这些才能使医院在激烈的市场竞争中立于不败之地。

接待患者上访的工作岗位是医院面向社会的窗口, 做好上访接待工作也是“患者市场”的需要。市场经济决定患者是医院的“上帝”。因此, 对于患者的上访投诉问题, 我们必须重视。应建立和健全接待患者上访的组织机构, 选拔有一定思想政治工作基础, 有涵养, 懂医学, 从事或兼职医疗工作的干部出任这项工作。

依法治院, 不回避矛盾, 不掩饰过错, 是赢得患者市场的关键[2]。努力提高医疗质量, 强化服务意识, 亲密医患关系, 将是使患者上访变为医院发展动力的根本保证。

摘要：目前, 患者的法律维权意识、角色意识与证据意识都在不断增强, 而且新闻媒体对一些医疗单位的丑恶现象报道的日益增多, 因此上访患者越来越多。面对倡导以人为本, 要求人性化服务的大环境, 怎样正确对待和妥善解决医患之间产生的矛盾和纠纷, 就成为医院发展致关重要的一环。本文就怎样正确对待和妥善解决医患之间产生的矛盾和纠纷作一简单介绍, 以期望对未来工作有所帮助。

关键词：上访,医患关系,纠纷

参考文献

[1]赵秀梅.构建和谐医患关系, 创建美好就诊环境[J].中国社区医师, 2012, 10 (29) :347.

会务接待工作要点 篇8

一、接待是一项展示形象、体现水平、彰显实力的工作，接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平，因此，各级领导历来都高度重视接待工作。

一、接待全过程：

1、接待前准备；

2、接待过程；

3、接待后安排。

二、接待各个环节注意事项

1、接待前：

⑴确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及有何具体要求。一般情况下，对方都会有传真发过来，接待方必须认真核实以上内容，并根据来访人数确定1—2具体联络人，以便及时沟通联系。

⑵根据来访规模和分工负责的原则，召集负责后勤、具体业务、公安交通、城管、信访稳定、参观点等部门负责人，安排具体事务，以便明确职责，分工负责。

①办公室拟定接待方案。一是接待期间天气提示。二是目录。三是来访人员名单及级别（注意核对姓名）。四是陪同人员名单（注意对等接待）。五是接待路线（行程）安排。六是乘车安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是参观点简介。

②后勤安排来访人员食宿问题。一是就餐安排。一般分为主桌和副桌。主桌要根据客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和红酒、烟都要准备），并注意客人忌口的东西。主桌要摆席卡。副桌一般安排工作人员和驾驶员就餐，可以随意一些。在就餐的过程中，要随时注意主桌上菜的速度和酒水是否足够用。二是住宿安排。住宿房间要根据对方人数和性别事先预定、排定。一定级别的领导要安排套房，并在房间内摆放好洗漱用品、鲜花、水果、水、烟等。

③业务部门根据对方来访目的做好交流准备。业务部门要事先了解对方来访目的，安排分管人员或业务较熟的人员参加座谈交流，可以实现准备讲话提纲，准时参加座谈交流。④公安交通部门做好保卫及道路畅通工作。⑤城管部门搞好沿线卫生保洁工作。⑥信访部门做好群众稳定工作。

⑦参观点做好内部保洁、安全生产、情况介绍等工作。注意事项：

1、对各参观点及路线事先要进行踩点，做好路线畅通，参观点准备充分。

2、在接待前，要注意获取各部门接待负责人的联系电话，以便及时联系。

3、车辆的安排要事先通知驾驶员何时、何地待命。

4、讲解人员要做好充分准备，包括音响设备的事先调试等。

5、通知新闻媒体做好新闻报道工作。

2、接待中：

⑴安排人员及领导到交界处迎接。要提前10分钟到达交界处，以示尊重。⑵引导车要做好引导工作，到达参观点后要及时调度车队停放。⑶联络人员每到一个参观点前就要和下一个参观点负责人联系（也可安排打前站车辆），做好大门开放工作。

⑷在参观过程中，要注意摄像、照相保存资料。

⑸密切关注沿途的信访稳定工作，防止群众集体上访事件发生。

⑹参观过程的临时休息地点要做好各项接待工作。水、烟、水果、湿巾以及卫生间的保洁工作。

3、接待后： ⑴礼送客人至交界处（可以赠送礼品）。⑵做好新闻报道工作。⑶做好接待总结工作。

接待工作小结 篇9

东盛房地产开发有限公司5-10月份接待工作小结

尊敬的公司领导,各位同事大家好: 国庆节来临之际,本人到公司5个月当中,从土地揭牌至今,接待成为了公司协调左右,巩固人际关系的重要工作,为推进项目进展起到了决定性作用,下面本人对5个月以来的接待工作作一小结.2013年6月7号土地揭牌,自此公司的项目落地了,为切实推进项目发展,开展下一步设计等工作,提供了强有力的依据,为此6月7号晚公司宴请土地储备中心的领导及工作人员以示感谢.2013年6月21号,杨总携同深圳设计院蒋总等一行2人来石河子对石总场11号﹑12号地块做现场考察,王总和杨总对于地块及地块周边的商业氛围做了现场考察和讲解,对于总场的项目规划和公司要求,目前接洽主要是规划报建需设计公司做总体规划,明清一条街的效果图等图纸,为更好的促进设计工作的推进,宴请深圳设计院工作人员用餐做进一步沟通.2013年6月24号,为顺利推进项目实施,王总介绍总场土地局王建及规建局刘斌去九胜用餐.2013年7月3号,为巩固在石河子的人脉关系,王总宴请市土地局洪局夫人用餐.2013年7月4-5号,为全面推进项目实施,由王总介绍拜访了总场招商局陈局长,由陈局引荐总场陈副场长及拆迁办曾主任,由于土地手续已完善,目前的首要工作重点就是拆迁和规划设计报建.为更好的开展工作,建立并熟悉主管项目领导的关系,公司全体领导及工作人员去九胜用餐.最终达到了加深相关领导的熟悉和总场领导对本公司项目的了解.2013年7月9号,为了解项目地块周边的红星美凯龙的土地款是否交完及地块周边其他项目地块的缴费情况,掌握具体情况,为公司决策提供重要的依据,请土地储备中心的主任王辉用餐.2013年7月12-14号由于前期的公关工作略有成效,14号晚上由总场部门领导回请我们用餐,本人及小段代表公司出席参加.2013年7月24号,为推进项目地块的拆迁进度,进一步分析未拆迁的原因,请拆迁办曾主任吃饭,了解具体情况.2013年7月30号,公司王总去和新疆建筑科学研究院董院长多次接洽中,因设计上未有新的突破,为进一步挖掘项目的设计优化理念,请董院长吃饭共同商讨项目的设计方案.2013年8月3号,因总场陈副场长主管拆迁工作,为督促拆迁工作有实质性进展,了解到11和12号土地现目前已评估8户(两块地共计),未有实质性拆迁,所以请陈副场长吃饭,分析未能拆迁的原因,理清思路,想办法,解决目前的瓶颈状态.2013年8月9号,朱总,王总为突破拆迁工作的瓶颈状态,总结问题出在由于之前的接待工作中的失误,导致总场孟场长对公司有些偏见,为了扭转局面,朱总,王总想以洪局为线,李文艺做陪请孟场长吃饭,尽快的转变孟场长对公司的态度,对项目做进一步的了解.2013年8月16号王总和本人,董院长用餐沟通,商讨将其他设计院发过来的设计方案﹑效果图及合同做分析修改.2013年8月19号,经董院长介绍,请农八师王希科副政委吃饭,由于本项目属于招商引资属文化产业范畴,而王副政委恰好是主管文化产业领导,所以吃饭时由本人对于项目的概况及未来的发展和市场定位对王副政委做了详细汇报,让领导对本项目的印象加深.2013年8月25号,由于拆迁导致设计方案规划报建等工作延误,请石总场李伟局长吃饭,汇报未能按时报建的原因,和进来工作的情况.2013年8月30号,从曾主任那得知本项目拆迁工作将要上总场常委会,下一步将列入第四季度的拆迁任务,宴请曾主任吃饭以示感谢.2013年9月1-4号,本公司项目在乌市石河子大厦顺利签约,之后王晓婷﹑杨贵良杨总一行两人来到石河子对石总场地块及石河子市市区66亩地做考察分析,正常接待.2013年9月7号,由陈副场长告知石总场本项目地块已列入到今年第四季度的拆迁任务,总体由他负责,为推进工作请陈副场长一家用餐,以示谢意.2013年9月8号中午,由王总及公司人员与深圳设计院王总﹑高工对项目的设计合同做进一步沟通修改,中午用餐并给他们送行.晚上董院长外出考察回来,简单介绍考察泰州老街情况,王总及公司人员为董院长接风用餐.2013年9月10号跟土地局储备中心主任王辉沟通土地出让合同中土地出让金分期还款计划的拟定,已沟通好变更土地出让金合同条款,请王辉用餐,以示感谢.2013年9月13号,参加完本公司项目在总场的拆迁分配任务会议,宴请拆迁各部门负责人用餐答谢.2013年9月14号,接待陕西驻疆办谭主任一行三人来石河子对本公司项目地块考察用餐.2013年9月18号,中秋前夕,为促进感情,洪局一家请我和王总用餐.2013年9月23-24号,接待陕西文院的设计团队来石河子市考察本项目地块,并定于24号上午10点在董院长他们设计院做项目对接.主要是项目定位做纯仿明清还是局部带有仿明清特征.沿街门面如何与高层衔接.项目的整体布局和仿明清建筑的程度,以及主入口的位置,如何依靠利用石河子市打造北泉至纪念碑红色旅游线路的优势,依托国家政策向大丝绸之路的文化理念靠拢,最后感受新疆特色文化在西部风情园用餐.2013年9月25号接待上海设计院赵总一行两人对本项目地块考察,正常接待用餐.以上是5-10月份重点的一些接待工作汇总,通过接待,我们从中取得的信息为推进项目发展,分析及进行下一步的工作部署提供了重要的参考依据,在以上的接待工作中我们存在了很多的不足,沟通不及时,迎来送往就餐中出现了衔接断档准备不充分等等问题,在今后的工作中,接待作为公司的一项重要工作事项,逐步实现接待安排工作一体化的流程,加强员工的自我强化意识,通过培训,实际参与接待过程中培养员工的独立接待能力,保存被接待客人的信息,做好接洽工作中的文字记录,为以后的工作中提供重要宝贵的资料依据.总结人:于慧灵

2013年9月29日

接待准备工作 篇10

1 通过标准化、细节化的外宾接待服务，加强外宾对本院的了解与认同，逐步树立国际化医院的品牌形象

本院每年都会接待几十批、上百人次的国际和港澳台来访的个人或学术团体。本着“外事无小事”的原则，本办公室从2008年开始采用标准化的接待流程，将其分为接待前准备、接待具体任务分工以及接待后随访等三个环节、21项内容来逐一部署和落实。在采用标准化接待流程之前，本办公室的接待中曾出现过没有确定车位、未通知照相室等疏漏，而采用标准化流程之后至今，接待工作基本杜绝了疏漏。2009年，笔者办公室又先后借鉴了卫生部、北京大学国合部、北大医学部国合处等的外事接待的经验与程序，进一步规范了标准化的外事接待议程(英文版)和外事参观路线。2010年，本办公室还将礼品赠送单独登记，对礼品进行定期展示，以宣传本院的对外交流工作。2011年，本办公室将医院的英文介绍和院史馆的英文讲解稿进行了全新的增删和修改，并请外教审稿。外事接待人员均可以用流利的英语为外宾介绍人民医院近百年的悠久历史和发展现状。2012年笔者办公室更新了馈赠外宾的礼品。礼品从前几年单一的丝巾、领带发展成为现在种类丰富并充分体现中华文化和本院悠久历史的真丝绢画、书法、青花瓷鼠标垫、水晶镇纸、京剧脸谱优盘等，深受来访外宾的喜爱和欣赏。因此，笔者认为标准化、细节化的外宾接待服务会大大提高工作效率，减少出错的几率，减轻接待压力，提高外宾接待水平，加强来访外宾对本院的了解与认同，逐步树立国际化医院的品牌形象。

2 通过外事联络员制度为科室培养对外交流人才，加强科室对外交流的能力，协助国合办更好地开展外宾接待工作

本院采取了独特的外事联络员制度来增强各临床科室的对外交流能力，并使之更好地配合医院的各项国际交流活动。具体做法是：由各科室选派1名英语口语好、对外事工作积极热心的青年医生，作为该科国际交流活动的主要联系人，协助科主任和国际合作办公室的工作。国合办在接待外宾之前，根据外宾的医学背景和专业，联系对口科室的外事联络员参与接待，更好地让外宾了解本院的专业水平，并且更直接、迅速地建立科室与国外的联系。从2009-2012年，本院已选出两代外事联络员，发掘了一批能力强、业务精、工作勤的青年科室骨干，为医院的国际交流合作工作做出了积极而有效的贡献，很多外事联络员在参与接待的同时，与来访教授建立了联系，并在其邀请下赴国外参观进修，学习国外的先进技术。

3 加强与科室、处室的沟通与协作，建立服务型的外事接待作风

国际合作办公室是医院的管理部门，同时也具有为其他科室(处室)服务的职能。为此，国合办与各临床科室和职能处室保持及时的沟通与协作，科室或处室自己组织的国际交流活动都会得到国合办及时、大力的支持与协助。各科室邀请的来访外宾首先都要在国合办登记，国合办会根据来访外宾的特点，提供具体的服务。国合办工作人员以服务医院、服务科室的责任感，对科室和处室的国际交流与外宾接待工作提供充分、有条不紊的筹备、组织及后续服务。

4 建立访问教授制度，使来访的知名教授更好地为本院发展做贡献

本院每年都有来自世界各地的知名教授来访，本办公室对其中学术成就卓著，且对本院有很大贡献的教授授予本院访问教授荣誉称号。仅2011年度本院就聘请了4位著名外籍教授为本院访问教授。他们的讲学深受医生和学生们的欢迎，反响热烈。本院领导与他们在科研、教学等多方面的合作前景进行了实质性的洽谈，并取得了积极的成果。这些访问教授都表示会继续致力于与本院进行互惠互利的合作。此项制度加强了本院与国际上知名大学、医院的联系，可以更及时地了解和掌握各项先进技术及最新进展，对今后医院的国际化发展有着重要意义。

5 构建医院的国际化文化，更好地进行外宾接待工作，也为更广泛的国际交流奠定基础

医院的文化作为员工恪守的价值观念与行为规范，对塑造医院的形象和公众对医院的认知起到重要作用[3]。医院内先进的国际化文化建设，有利于本办公室更好地进行外宾接待工作，并对医院的发展和进步起到积极的促进作用。⑴修改、完善医院英文标识、英文网站、英文简介。为了更好地为国际友人服务，本院2008年在北京市卫生局外语标识的基础上，重新修订了全院的中英文标识、医院简介，并设立了医院的英文网站，以方便外国患者的查询和就诊。这些双语标识，充分满足了医院标识文化以人为本的基本要素[4]，又具有鲜明的医院特色，也展示了本院的国际化水平。2010-2012年，本办公室又对医院内所有的温馨提示进行了双语翻译，并做到与时俱进、随时检查、月月更新，最大限度地做到与国际接轨，方便国际患者与外宾就医、参观。医院的英文介绍和英文网站的修改和完善是本办公室目前工作的另一重点，将会增强来访外宾对本院的认知与欣赏，扩大本院的国际影响力。⑵通过各种英语培训活动，提高本院窗口服务人员对外接待与服务的能力。自2008年奥运年至今，本院多次对窗口服务人员进行英语培训和外事知识、外事礼仪的普及，并开设了高级、初级两个培训班，方便不同程度的员工学习，普遍提高了窗口服务人员的英语水平和接待能力。

通过近年来的工作改进，笔者认识到外事管理的工作要依靠细致周到的外宾接待服务来奠定对外交流与合作的基础；通过帮助科室建立广泛的对外联系，辅助以外事联络员制度、访问教授称号制度等来进一步扩展对外交流的渠道。然而，如何进一步有计划、有组织地开展更深层次的国际交流与合作，还需要进行继续探索和努力。

参考文献

[1]申光,石小燕,马燕.试论医院外事工作管理体制创新[J].中华医院管理杂志,2005,21(10):718-720.

[2]张罗姣.浅谈对外交流在医院建设中的作用[J].中华医院管理杂志,2003,19(5):186-187.

[3]路建明,康小明,马汉青.医院文化建设是优化医院道德环境的主题选择[J].中华医院管理杂志,2006,22(12):803-806.