外事接待工作（共4篇）
外事接待工作 篇1
摘要：清华大学生命科学学院近几年发展势头良好, 尤其是在国际合作上取得了引人注目的成绩。每年接待国外知名学者300余人, 最多的一年突破千人。频繁的高水平的学术来访, 凸显了学院在生命学科领域的国际影响力和竞争力, 同时也为学院师生营造了国际化的学术微环境。
关键词：学术,外事,国际化
高校学术型外事接待工作不同于一般的来访, 认识不同, 做法不同, 带来的效果不同。作为学院外事工作人员, 我们在多年的接待工作实践中积累了经验, 摸索出一些规律, 形成了规范的做法。我们主要从以下几个方面做好接待工作。
1 充分调研, 精心准备
俗话说:不打无准备之仗, 外事接待任务如何带兵打仗, 之前对敌我双方情况的调研充分不充分, 粮草准备的充足不充足, 是关系到战役胜败的重要因素, 同样, 细致的调研和精心的准备, 是外事接待任务顺利完成的重要基础。
来清华生命学院做学术型外事访问的主要有几个部分。
第一部分是诺贝尔奖获得者及有国际影响力的学者。这些知名学者的来访, 为我们的师生提供了十分难得的接触某学科领域最前沿的发展趋势, 而且也是个游说他们支持清华的人才培养和科学研究的难得机会, 一般这种级别的来访, 都由院长亲自牵头, 各个细节都要仔细确认。而且, 一般他们还会携家眷一起来到中国, 那么家眷是否需要安排个性化的项目, 日程如何和来访学者的日程相结合, 这些都是在制定计划时, 需要细心确认的。
第二部分是大的国际制药公司及国际会议。生命学院的发展离不开很多知名国际制药公司的支持, 我们通过科研成果转化和项目合作、奖学金等形式, 寻求与大公司的合作契机。在接待工作中, 既要充分展现学院在科研和人才储备上的优势, 又要把握分寸。例如学院在第一次与位居全球第四位某知名医药公司的首席科学家接触时, 日程非常紧张, 前期详细了解了这家公司正在研发的几个新药方向, 特意邀请了多位从事相关研究的教授介绍课题方向, 引起了来访团队的极大兴趣, 很快这家大医药公司与学院签订了合作协议, 稳定支持学院的师资队伍建设和科研成果的转化, 取得了明显成效。
第三部分是来自全球知名学府准备回清华建立实验室的优秀年轻学者。这几年, 清华生命科学的人才引进步伐不断加快, 每年来面试的优秀年轻学者在30人左右, 有一年甚至达到50人, 为了和国际接轨, 我们在安排这一类型外事访问时, 流程参考了美国常青藤大学教授的应聘流程, 基本分为三个部分:教授一对一面谈, 学术讲座, 研究计划介绍 (在美国叫做chalk talk) , 在具体实施过程中, 既需要热情周到, 也需要针对不同来访对象, 安排不同的人去见面和会谈。日程安排上, 也要从人性化角度, 多从面试者利益考虑, 例如, 有一次一位我们特别想引进的应聘者带着自己的爱人和孩子一起回来, 虽然孩子只有1岁多, 但考虑到他们以后也要入托, 入园, 我们特意在他们的日程里, 安排了参观幼儿园和附小, 果然他们表示了很大的兴趣, 事后他选择来到清华工作, 也很感激我们细心体贴的安排。
2 精心组织, 量体裁衣
学术外事接待, 尤其不能搞一刀切, 要圆满完成一项接待任务, 达到预期的效果和目的, 对进度的把握, 对细节的反复确认、沟通, 非常关键。
接待的日程, 英文我们称作itinerary, 遇到有重要嘉宾来访时, 需要先和主请老师沟通, 了解清楚来访者是第几次来中国, 甚至第几次来清华, 身体状况, 各种偏好等, 初步拟定好日程后, 发给主请老师确认, 再与嘉宾邮件联系, 在整个活动中还要极其注意邮件需要抄送给谁, 密送给谁, 这些细节都要考虑到, 一般大牌的教授都有自己的秘书会协助安排机票及行程, 所以邮件抄送给秘书, 十分必要, 在实际操作中, 有时我们认为已经考虑得很周到了, 但还是会遇到特殊情况, 有一次在重大接待活动中, 嘉宾在演讲前一天修改了PPT, 需要现场登陆邮箱, 下载最新的版本, 但当时现场没有Wi Fi, 也不能上网, 我们一方面调整活动议程, 争取了时间, 另一方面, 赶紧临时又用会议办公室的电脑登陆进邮箱, 下载了最新版本的PPT讲稿, 事后, 我们对全楼的无线网络进行重新布线规划, 实现Wi Fi全覆盖。
在实际的外事接待工作中, 需要认真负责的态度, 还需要临时应变和多方协调的能力。生命学院这几年发展迅速, 随着一批高水平人才队伍的引进, 国际间学术交流频繁, 来院访问的团队及学者很多, 根据他们的研究背景、来访目的, 研究方向的不同, 需要安排来访者感兴趣的教授, 与之对接, 有时还需要安排本科生和研究生的面对面交流, 让他们体会到安排者的用心和周到。
要做好学术外事接待工作, 有三点非常关键。一是事先做好调研, 从来访者的角度多思考, 有针对性地安排些日程;二是具备随机应变能力, 处处留心留意, 随时收集反馈, 及时调整;三是保持高度的责任心, 以饱满的热情做好接待工作。
3 及时宣传, 分类归档
生命学院每年接待的国外知名学者很多, 每次活动以后, 都要及时撰写新闻稿, 通过相关媒体进行宣传, 同时这些重量级嘉宾的来访, 也会留下大量照片、录像和文字, 这些资料都是宝贵的财富, 见证了国内生命科学国际化步伐的加快, 清华生命科学国际影响力的提升。
对于这些资料, 我们进行了分门别类的整理归档, 纸版和电子版都要求并存, 并提交给院办负责档案的老师妥善保管, 对于重大外事接待活动, 则做好专题归档。值得一提的是, 除了将会议资料进行分类整理, 我们也按照会前、会中、会后三个类别将会议筹备资料, 各个沟通细节的内容, 都逐一归类, 后来这也成了学院举办国际会议必须参考的“葵花宝典”。将外事接待中的筹备资料收集齐全, 做到完整留存、系统整理、安全归档, 既能为以后类似的工作提供借鉴和参考, 也能有利于总结出经验和教训, 为以后工作的改进提供了有力的支撑。
外事接待工作 篇2
国际部 二O一三年
目录
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章 第八章 第九章
总则
外事接待工作对象
国外部长级代表团来华的报批
外事接待工作流程及要求
外事接待对外宣传工作
外事接待HSE工作
外事接待保密工作
外事接待工作具体要求
其他
第一章
总
则
第一条
为进一步加强和规范集团公司下属各企事业单位的外事接待工作，根据外交部有关规定及《中国石油天然气集团公司外事接待管理办法》（中油外字[2006]334号），制定本实施细则。
第二条
集团公司国际部是外事接待工作的归口管理部门。负责制定集团公司外事接待工作管理的规章制度及工作规范；监督、检查、指导集团公司外事接待工作相关制度及管理规范的执行；统一规范集团公司国外重要来访团组的接待方案。
第三条
集团公司所属各企事业单位的外事部门是本单位外事接待工作的归口管理部门。各单位对外事接待工作应高度重视，做到组织落实、人员落实，结合本单位的具体情况，建立完整的、符合本单位实际的外事接待体系。
第四条
本实施细则适用于集团公司各企事业单位。
第二章
外事接待工作对象
第五条
本细则中外事接待工作的对象
（一）外国政府部长级及大使代表团；
（二）外国公司高级管理层代表团；
（三）外国前政要。
第六条
接待外国代表团主要渠道
（一）集团公司总部邀请的团组；
（二）集团公司所属企事业单位邀请的团组；
（三）集团公司以外单位邀请的团组。
第三章
国外部长级代表团来华的报批
第七条
根据《关于规范邀请或接待外国副部级以上官员来华有关规定的通知》（国际[2009]348号），集团公司所属企事业单位邀请部长级团组来华访问，应事先上报集团公司国际部。国际部按程序报外交部审批，外交部批准后方可正式邀请外宾来华。
第八条
各单位原则上不邀请外国敏感人员或未建交国官员来访，如确需邀请，应事先报国际部批准后方可邀请。
第九条
各单位需至少提前20个工作日将外方来华邀请事项通过石油专网报国际部。同时提供外方团组人员名单（中外文姓名）、主访者简历及在华接待日程草案。
第十条
因下属企事业单位未及时上报上述材料或其他原因，外交部不予批准该团组来华，邀请单位负责向外方做好解释工作。
第十一条
外交部对来华团组批复有效期为六个月。如超过六个月，需重新申请报批。
第四章
外事接待工作流程及要求
第十二条
集团公司总部邀请的高级代表团（参见第六条）4 赴所属各单位参观访问，由国际部下发接待函至拟安排参观访问的企事业单位。企事业单位需指定专人负责与国际部联络，并根据国际部要求制定具体日程安排。接待方案应至少包括：
（一）机场接送安排（包括礼遇安排等）；
（二）接待活动安排（包括会谈、参观、宴请安排等）；
（三）安全保卫工作（包括应急预案等）。
第十三条
集团公司所属企事业单位邀请外国部长级代表团访问，在获外交部批准后（参见第七条），需将具体接待计划报国际部审批和备案。
第十四条
集团公司所属企事业单位未经国际部批准，不得擅自邀请驻华大使（或临时代办）赴京外参观访问。
第十五条 集团公司以外单位邀请外国部长级访问团组的接待。国家有关部委以及企业所在省、市、自治区各级政府部门安排集团公司或下属企事业单位接待的国外部级访问团组，下属企事业单位需事先报国际部备案。
第十六条
所属企业不得擅自邀请和接受境内外外国媒体参观访问和采访；对境内外外国媒体直接或间接提出参观访问或采访企业，必须事先以书面形式报国际部，由国际部与接待单位协调安排参观访问或采访事宜。
第五章
外事接待对外宣传工作
第十七条
外事接待宣传介绍要体现集团公司的整体形象和实力。对外宣传介绍内容要体现集团公司的统一品牌。对外 宣传内容的表述力求简练，突出重点；表达要符合国外参观者习惯。
第十八条
外事接待宣传介绍内容应包括集团公司整体概况、本企业整体概况、本企业技术特点以及本企业国际业务开展情况；同时根据来访团组的性质和目的，安排宣传介绍内容，做到重点突出，以达到最佳宣传和交流效果。
第十九条
各接待单位，特别是集团公司外宾参观示范单位，对外宣传介绍要求用外语进行，座谈环节可视具体情况而定。
第二十条
接待单位的宣传介绍材料中，应包括集团公司整体情况，并明确表述企业与集团公司隶属关系。有关集团公司对外宣传表述资料由国际部负责制定并下发。
第六章
外事接待HSE工作
第二十一条
HSE工作是做好外事接待工作的保障。企业在接待外国代表团参观访问期间，HSE工作必须始终贯穿接待工作的全过程。内容包括：
（一）事先制定HSE方案和应急预案，并指定专人负责HSE工作，以保证代表团的正常参观活动；
（二）现场参观前，对参观访问者进行HSE教育。要着重强调参观期间发生紧急情况时的应对方案，逃生路线等；
（三）车辆必须保证车况良好，严禁超速行驶。驾驶员必须佩带安全带，并有义务提醒乘车人遵守相关规定；
（四）宾馆住宿安排要保证外宾安全，外宾下榻房间应相对集中；
（五）保证食品卫生安全。
第七章
外事接待保密工作
第二十二条
所属企事业单位必须制订外事接待工作保密规定并严格遵守。
第二十三条
与外国代表团进行交流和座谈时，要按照事先拟定的交流内容进行。在进行技术交流中，要注意保护商业秘密和技术秘密。
第二十四条
外事接待单位向外宾发放的宣传材料、技术资料、多媒体演示片和影视宣传片等宣传品，在制作和发行前，文字内容应履行保密审查程序。
第八章
外事接待工作具体要求
第二十五条
接待外国代表团，既要体现热情，友好，又要适度。应严格控制参与接待的人数，原则上不超过5人。接待工作不应影响企业正常生产工作。
第二十六条
接送。根据国际部具体要求和实际情况，做好接送工作。原则上请接待单位主管国际合作领导赴机场接送。
第二十七条 住宿。安排所在地的涉外宾馆。在无特殊要求的情况下，主宾安排一厅一卧套间；其他人员包括中方陪同人员安排标准间；房间要相对集中。
第二十八条
交通。原则安排主宾乘坐轿车，其他人员安排巴士车；如需到工作现场参观，主宾与其他人员同乘巴士车并要提前确定参观路线、踏勘路况。
第二十九条
宴请。代表团访问期间仅安排一次正式宴请，其余安排自助工作餐。要尊重外宾饮食文化习惯与风俗。严格控制用餐标准，正式宴请规格为冷盘1道、热菜不多于6道，点心2种，水果盘1个。不得食用高档菜、高档酒以及国家明令禁止和保护的野生动物。代表团赴现场参观就餐不得饮酒。接待穆斯林代表团严禁摆放酒具。
第三十条
礼品。对外赠送礼品价值不宜过高，原则上主宾礼品不超过900元，重在体现中国和地方特色，要根据团组成员层次区分档次。
第三十一条
报道。在不涉及保密内容的前提下，各企业在接待外国代表团参观访问期间，可安排本单位摄影、摄像人员随行，外国代表团在企业参观访问活动可在企业范围内进行报道并存档。
第九章
其他
第三十二条
本细则由国际部负责解释。第三十三条
论高校外事接待 篇3
1 外事接待应坚持的原则
1.1 举止文明
外事接待需坚持“举止文明”的原则。狭义上,外事人员举手投足所代表的是个人与学校形象,广义上,其所代表的是国家形象。外事接待中,个人形象指个人的精神面貌与生活态度,举止文明体现了个人饱满的精神状态与积极向上的生活理念。学校形象指高校自身的文化定位,举止文明体现了一所高校具有讲文明、树新风的浓郁氛围。国家形象指中华民历来以久的待客之道,举止文明体现了中国“有朋自远方来,不亦乐乎”的悠远传统。
1.2 准备充足
外事接待需坚持“准备充足”的原则。正所谓“人无远虑,必有近忧”,外事接待的准备工作尤为重要,其主要包含以下几个方面:第一,制定接待计划。外事人员需提前对整场接待拟定详细计划。第二,制定应急预案,对外事接待中可能出现的突发状况做好心理预设,预先拟定解决方案。第三,做好接待辅助工作。接待辅助工作主要有制定欢迎标语、预订食宿地点、安排人员与车辆等。此三方面的准备直接决定了外事接待的质量。
1.3 遵守礼仪
外事接待需坚持“遵守礼仪”的原则。古语云:“仓廪实而知礼节,衣食足而知荣辱。”随着我国改革开放步伐的跨进式发展,高校对外交流的层次与规模也在寻求突破式的扩展,中华民族素来是礼仪之邦,外事人员接待外宾时,要始终贯彻以礼待客的主旨。不仅要充分尊重外宾的特殊风俗习惯,而且还要坚持“主随客便”的原则。即在我方条件允许的前提下,应尽量照顾、体谅来访的外方人士,并且努力满足对方合乎情理的正当要求,从而真正令对方产生“宾至如归”之感。(2)
1.4 不卑不亢
外事接待需坚持“不卑不亢”的原则。不卑不亢包含两层涵义,一方面,需要努力做到“不卑”。在对外交往中,要以自尊、自重、自爱和自信为基础,表现得堂堂正正、坦诚乐观、豁达开朗、从容不迫、落落大方。(3)双方院校的合作交流是建立在“互惠、互利、平等”的基础上,外事人员不应以仰视的姿态来接待外国外宾,外事接待中主宾双方是平等的。另一方面,需要努力做到“不亢”,与外国人打交道时,务必在坚持开拓进取的同时,虚心学习其他国家先进的科学技术、管理经验和有益的文化,积极吸取、借鉴世界文明的一切成果,博采天下之长,弥补己方之短。(4)
1.5 从容应急
外事接待需坚持“从容应急”的原则。“从容”是指人的举止行动舒缓而不急迫,在事物发生变化时,能沉着、镇定、泰然自若以对,正所谓“处事从容日月长”。外事接待中较容易出现突发状况,例如,安排的车辆由于交通拥堵不能准时前往指定地点接待外宾,此时外事人员应理智沉着地分析状况,采取应急措施。如车辆能在数十分钟内到达,则应向领导请示,可否放慢谈话或是参观的节奏,以保证车辆的按时抵达。如车辆不能在较短时间内到达,那么应向领导请示,可临时调派就近的车辆前来接待外宾,同时向外宾解释原因,表达歉意,请外宾耐心等候。
2 外事接待的三大阶段
2.1 前期准备工作
外事接待的前期准备工作,使得接待工作的具体环节有章可循。主要包括以下几点:
接待计划的拟定:接待计划一般又称接待预案,它指的是接待方对于外宾的接待工作所进行的具体规划与安排。在正常情况下,制定接待计划不仅应当力求周详,而且应当强调接待计划的具体化、规范化,并应使之成文。(5)拟定完接待计划后,需报上级批准,并且及时通过电邮或其他方式告知外宾。
应急预案的制定:应急预案主要针对外事接待中出现的突发状况而制定的相关计划。外事人员应考虑各种可能出现的情况,并拟定应急方案。
相关知识的储备:外事人员应预先了解来访外宾的身份,包括国籍、性别、所在院校、职位、头衔等。古语云:“十里不同风,百里不同俗”,不同国家的人具有不同的风俗习惯,应提前对来访人员国家的礼仪有所了解,以保证接待工作的有序进行。
具体事务的安排:(1)车辆安排:根据来访外宾的人数以及行李的多少决定用何种车型的车辆;(2)宾馆预订:最好预订离接待地点较近,以及具有外宾接待资质的宾馆;(3)用餐地点预订:选择具有当地特色、环境优雅、较安静的地方用餐;(4)欢迎标语的安排:欢迎标语一般以中英双语呈现,横幅或是展牌的摆放位置应遵循“醒目、便于拍照留念”的原则;(5)礼物的准备:应根据来访外宾的性别、喜好及国籍提前准备好相关礼物;(6)人员分工:确定好接待陪同人员与翻译人员等;(7)出席领导的通知:预先安排好出席会谈的本校领导及相关人员,告知时间地点等。
2.2 执行接待工作
(1)迎宾。根据实际情况,确定是否需要安排专人迎宾。如需要,应安排外事人员准时前往指定地点迎接外宾。根据实际情况,外事人员可主动将纸质的接待计划交给外宾,向其简单叙述接待安排,并对我方高校以及所在城市做简要介绍。
(2)会谈及相关活动。会谈中要注意座位的安排,遵循“以右为尊”的原则,主人居左,主宾居右。双方其他人员,均以职务高低为序,分别在左右两侧就座,翻译人员安排在主人和主宾的后面,如图1:(6)
外事接待中,除了会谈,其他相关活动还会以讲座、座谈会等形式出现。
(3)拍照。第一,如果是合影,那么一般由主人居中,按礼宾次序,仍然坚持以右为尊的原则,主客双方间隔排列。第二,拍照人员应注意把欢迎标语收入镜头,为后期的新闻稿做好配图工作。第三,在取景上,尽可能避开通俗的“握手、合影、坐沙发”三部曲,应有孜孜以求的精神,耐心等待最佳拍摄时机,捕捉外宾的每个神情,呈现出有人物情感的外事新闻照片。
(4)参观。参观时应安排解说人员、翻译人员等陪同,并且外事人员也应对所参观地点的详情做到了然于胸,以便随时能够回答外宾在参观时所提出的疑问。如参观地有电梯,一般而言,进电梯时,我方人员应第一个进入电梯,站在楼层按钮旁边,为外宾摁下楼层;出电梯时,我方人员应最后一个出电梯,用手轻挡电梯门,避免出现外宾正要出电梯,而电梯门已关闭的尴尬状况。
(5)宴请。可采取“客随主便”的策略。同时,注意安排好座次。现在,中国的大型餐桌多位圆形,主陪坐在面对门的位置,以便招待到来的客人。主陪的对面是副主陪的位置,负责帮助主陪招待客人。主陪的左右两边分别是第二客人和第一客人的位置。副主陪左右两边分别是第四客人和第三客人的位置。(7)
(6)互赠礼物。在礼品的挑选上要突出礼品的纪念性和民族性,赠送礼品时需重视礼品的包装。在接受受赠礼品时,应面带微笑起立,并双手接过礼品,并与对方握手言谢。根据不同国家的风俗,决定是否当场打开礼物以表感谢。
(7)安排住宿。当天活动结束后,需送外宾至宾馆入住。抵达宾馆后,可先向服务人员索取房卡,让外宾先行入住,我方外事人员拿着外宾的护照办理登记,登记后再把护照还给外宾,并询问外宾对房间是否满意。
(8)送别。一般情况下,应由我方邀请单位负责人或其正式代表出面给客人送行,包括话别、送行、告别等具体程序。若宾主双方关系较为熟稔,亦可根据实际情况给外宾送行,不必太拘泥于普通的送别程序。
2.3 后续总结工作
送别外宾后,后续总结工作也尤为重要。主要包括以下几个方面:(1)写信/邮件。当外宾赠送了较为贵重的礼品给我方,需在外事接待结束后的一周内发邮件或写信向对方正式致谢。(2)撰写新闻。一般而言,重要外事接待活动的新闻报道计划应向外事外宣部门报批,必要时可通知新闻单位到场。报道稿可由接待方提供,亦可由接待方负责审定。(8)对于高校外事接待而言,撰写新闻稿件时应注意以下几点:突出细节,避免笼统,揣摩读者心理,选择新颖的报道角度。(3)总结/归档。外事接待后,坚持外事无小事的宗旨,对此次接待做出反思与总结,避免下次出现同样的错误。并将会谈记录相关材料收录归档。
3 外事接待的具体涉外礼仪
3.1 衣
高校外事接待中,外事人员良好合体的衣着与打扮直接代表着对外宾的好感与尊重,总体而言,衣着打扮应坚持符合身份、区分场合与遵守规范的原则。公务场合里,外事人员的衣着应为制服、西装、套裙等。而休闲装、时装、家居服等都不事宜出现在公众场合。针对女性外事人员,依照国际惯例,其应进行简单淡妆,以表示对外宾的尊重,但切忌浓妆艳抹。
3.2 食
高校外事接待中,宴请是主宾联络感情的必不可少环节。选择菜肴主要以外宾爱吃与不爱吃、能吃与不能吃为准绳,所谓爱吃与不爱吃,可根据个人口味禁忌来选择菜肴,例如,有人喜清淡,有人喜咸辣。所谓能吃与不能吃,可根据外宾的国籍、宗教信仰等信息来选择菜肴,例如,美国人不喜吃鲤鱼与螃蟹,伊斯兰教人禁食猪肉等。
3.3 住
高校外事接待中,根据我方的经费预算情况,预订的宾馆应具有外宾接待资质,且口碑较好、配套设施齐全、交通便利。总体而言,住宿安排上应注意以下几点:对于欧美国家的外宾来说,宾馆切记避免13这个楼层;尽量不安排同性别的外宾共居一室,在很多国家,只有同性恋者才与同性别的成年人住在一起;若外宾超过一人,应尽量安排在同一楼层或相近楼层居住,便于其集体活动。
3.4 行
高校外事接待中,一般而言,所安排的车辆是双排五座轿车。如配有专门司机人员,常规来说,座次级别从高到低排列应是后排右座、后排中座、后排左座、前排右座。如我方代表驾车,一般来说,座次级别从高到低排列应是前排右座、后排右座、后排中座、后排左座。基本上,仍然沿袭了“以右为尊”的原则。
4 如何提升外事接待的质量
4.1 加强高校涉外人员外事礼仪的培养
高校外事接待中,外事人员必须时刻遵守涉外礼仪。现有部分高校外事人员并不是专门从事外事工作,礼仪知识储备不足,使得主宾双方在跨文化交际中出现问题,引起不必要的误会,因此需加强对涉外人员外事礼仪的培养。主要是提高外事人员的礼仪知识储备与自身的文化素养,认真学习世界各国的风俗习惯,熟记涉外礼仪中约定俗成的基本原则与国际惯例,提高高校外事接待的质量,促进高校国际合作与交流的开展。
4.2 统筹学校各部门力量
高校外事接待不仅需要外事部门的整体运作,还需要高校其他部门的配合。随着我国高校规模的不断扩大,高校外事接待面临着多级协调、分级负责的局面,尤其需要学生管理、后勤保卫、教学管理等部门的协助,以确保每次外事接待的有序进行。
4.3 建设高素质的外事接待队伍
一次高质量的外事接待依赖于高素质的外事接待队伍。所有外事接待人员都应遵循外事无小事的宗旨。通过外事培训,加强业务知识、文化素养的训练,不仅定期开展部门内的外事研讨活动,还要开展与兄弟高校的外事交流会议,互相借鉴经验,形成思想觉悟高、业务水平以及协调能力强的高素质外事接待队伍。
摘要：随着高等学校迈向国际化趋势日益扩大,高校外事接待工作变得尤为重要。本文主要从高校外事接待应坚持的原则、外事接待的三大阶段、外事接待中的涉外礼仪以及如何提高外事接待的质量四方面来探讨当代高校外事接待的内涵,旨在国际交流中树立良好的高校形象,实现高校外事工作的科学有序的发展。
关键词：高校,外事接待,涉外礼仪
参考文献
①洪海星.高校外事接待工作研究[J].黑龙江教育(高校研究与评估),2012(10):76.
②金正昆.接待礼仪[M].北京:中国人民大学出版社,2010:160.
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⑤⑧周国宝,张慎霞.外事管理实务[M].广州:华南理工大学出版社,2005:212.
⑥关小燕.礼仪规范行为的学问[M].北京:清华大学出版社,2008:264-266.
外事礼仪与接待 篇4
对应邀前来访问者，无论是官方、专业代表团还是民间团体、知名人士，在他们抵离时,均安排相应身份人员前往机场(车站、码头)迎送。
(一)确定迎送规格
确定迎送规格,主要依据来访者的身份和访问目的，适当考虑双方关系，同时要注意国际惯例，综合平衡。主要迎送人通常要同来宾的身份相当，但由于各种原因，不可能完全对等。遇此情况,可灵活变通,由职位相当的人士,或由副职出面。总之,主人身份总要与客人相差不大，同客人对口、对等为宜。当事人不能出面时，不论做何种处理，应从礼貌出发，向对方作出解释。其他迎送人员不宜过多。
(二)掌握抵达和离开的时间
必须准确掌握来宾乘坐飞机(火车、船舶)抵离时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化应及时通知。
(三)献花
如安排献花，须用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环,或者送一二枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后，将花献上。有的国家由女主人向女宾献花。
(四)陪车
客人抵达后，从机场(车站、码头)往驻地,以及访问结束,由驻地到机场(车站、码头)，有的安排主人陪同坐车,也有不陪同坐车的。如果主人陪车，应请客人坐在主人的右侧。上车时，最好客人由右侧门上车，主人从左侧门先上车，避免从客人座前穿过。遇客人先上车，坐到了主人的位置上,则不必请客人挪动位置。
(五)迎送工作中的几项具体事宜
(1)迎送身份高的客人,事先在机场(车站、码头)安排贵宾休息室。
(2)安排汽车，预定住房。如有条件,在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。
(3)派专人协助办理入出境手续及机票(车、船票)和行李提取或托运手续等事宜。
(4)客人抵达住处后，一般不要马上安排活动,应稍作休息，起码给对方留下更衣时间。
会见会谈
会见，国际上一般称接见或拜会。接见和拜会后的回访,称回拜。
(一)会见座位的安排
我国习惯在会客室会见，客人坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。坐位不够可在后排加坐。
(二)会谈座位的安排
以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。
(三)会谈和会见中的几项具体事项
(1)准确掌握会谈、会见时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位做好必要安排。主人应提前到达。
(2)会谈如用长桌,事先排好座位图，现场放置中外文座位卡，卡片上的字体应工整清晰。
(3)合影一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，交叉排列。第一排人员既要考虑人员身份,也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。
(4)客人到达时，主人在门口迎候。可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅门口。
(5)会见时招待用的饮料，各国不一。我国一般只备茶水。
宴请
宴会为正餐，坐下进食，由招待员顺次上菜。宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。按举行的时间，又有早宴(早餐)、午宴、晚宴之分。一般来说,晚上举行的宴会较之白天举行的更为隆重。
(一)订菜
选材不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的爱好和禁忌，例如，伊斯兰教徒用清真席，不用酒，甚至不用任何带 酒精的饮料;印度教徒不能用牛肉;佛教僧侣和一些教徒吃素;也有身体原因不能吃某种食品的。如果宴会上个别人有特殊需要,也可以单独为其上菜。宴请,事先均应开列菜单,并征求主管负责人的同意。获准后,如是宴会，即可印制菜单，菜单一桌两三份，至少一份，讲究的也可每人一份。
(二)席位安排
正式宴会一般均排席位，也可指派部分客人的席位。国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话,如夫人出席,通常把女方排在一起,即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置相向，也可以以面对主桌的位置为主位。
(三)宴请程序及现场工作
主人一般在门口迎接客人。官方活动，除男女主人外,还有其他少数主要官员陪同主人排列成行迎宾,通常称为迎宾线。主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。如其他客人尚未到齐，由迎宾线上其他官员代表主人在门口迎接。主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就坐，宴会即开始。
各国的不同礼节
与外宾见面时，视对象、场合的不同，礼节也有所不同。
对日本等许多东方国家，鞠躬是常见的传统礼节,行礼时立正站直,双手垂在眼前，俯身低头,同时问候，弯身越低,越表示敬意。对日本人、朝鲜人的鞠躬礼，每次必须同样还礼。
对日本客人，眼睛的直接接触和身体的直接接触都不提倡，因为这代表傲慢，不要看他的眼睛，取而代之的是看他的领带打结处,以表示尊敬。在日本鞠躬要哈腰,头要低到身体一半处,双手放在一起。您见到的人年纪越大、职位越高,您鞠躬应越深。您的声音和态度应该平静,不要嘈杂。
欧洲各国更喜欢拥抱的礼节,有时还伴以贴面和亲吻。但要注意，不可以吻出声响。在商务活动中一般不行此礼，且中方人员不主动拥抱、亲吻外宾。男士还有特别的脱帽礼和对女士的吻手礼。
对德国客人,握手很正式并伴有几乎感觉不到的鞠躬，除非对主人很了解，其他的接触，例如拥抱和接吻面颊是不提倡的。
对英国客人，人们穿得很正式,最好不要有身体接触。可以拥抱,但不能有其他身体接触。对意大利客人,握手很重要,在业务活动中表示很正式的尊重。
对拉美客人,握手和拥抱很频繁, 说话时他们比美国人站得更近。向后站是不礼貌的。
阿拉伯和伊斯兰国家在社交场合中握手后又在双方脸颊上互吻，要同样回敬。