逾期档案统计

逾期档案统计（共6篇）

逾期档案统计 篇1

人事档案统计是人事档案管理工作的一个重要环节, 它以表册、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况, 是档案业务建设的一项基础性工作, 在档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用中起着承上启下的作用。通过统计资料, 可以进一步认识和掌握人事档案工作的基本规律, 进一步提高人事档案的管理和服务水平。

一、高校人事档案数量的统计

人事档案数量的统计是人事档案最基本的统计工作, 主要是对各类档案及档案材料的接收或征集、转递、库 (室) 藏数量的统计。为了档案数量统计准确无误, 必须事先做好以下几种表格的设计及填写。一是档案材料交接整理情况汇总表, 二是全校各部门案卷情况变动表, 三是个人人事档案材料变动统计表, 四是全校教职工档案材料变动统计表。下面就各部门案卷情况变动表 (见表1) 进行详细说明。设计此表是建立在按学院、部处为单位相对集中排列上架的基础之上。它再现了某年度某部门案卷新增数、减少数以及减少的原因或档案的去向等, 便于年终及时准确地统计案卷数量, 也能准确说明案卷变动的明细情况。便于对档案和档案工作进行定性和定量分析。

二、高校人事档案工作的统计

档案工作的统计, 即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计, 包括档案工作基本情况的统计、档案利用的统计及分析等等, 如:档案资料编研情况统计表、专兼职档案工作人员基本情况统计表、档案设施设备统计表、检索工具统计表、年度利用情况统计表、档案库房温湿度分析表、档案工作者撰写文章统计表等等, 这里选取档案材料交接整理情况汇总表 (见表2) 进行说明。此表一目了然地反映了某年度人事档案资料编研的详细情况, 通过统计数据可以掌握本单位人事档案信息开发情况, 以配合组织、人事部门的需求, 及时调整工作重心和人员, 更好地利用馆藏优势, 编研特色信息, 打造档案文化精品, 以优化馆藏结构, 弥补馆藏空白, 服务干部队伍和人才队伍建设, 服务广大教职工;还可以了解管理队伍的信息编研能力及综合素质等, 从而有步骤、有针对性地组织学习和培训, 提高研究技能和文化传播的文字表达与综合分析能力。

三、做好高校人事档案统计工作的对策

建立健全统计制度。根据组通字[1996]55号《干部人事档案工作目标管理考评标准》文件规定, 人事档案要建立健全八项制度, 即人事档案转递制度、查借阅制度、收集制度等, 唯独没有统计制度。据笔者对省内外高校的调查, 没有任何一所高校制定人事档案统计制度。因此, 当务之急就是要建立健全人事档案统计制度, 规范人事档案统计管理工作, 提高对人事档案统计工作重要性的认识, 把档案统计纳入人事档案工作目标管理程序, 使之成为档案工作考核的内容之一。同时要加强领导和监督, 将人事档案统计工作纳入档案执法检查, 这也是做好档案统计工作的重要保证。统计人员要自觉做好日常统计资料的积累和收集, 为完成档案统计和分析奠定坚实的基础。

科学设定统计项目。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分, 应执行组织人事工作政策、法规, 与组织人事工作保持步调一致。同时, 它又属于档案工作的范畴。因此, 人事档案统计项目的设定, 既要与其他类别档案统计项目总体上保持一致, 又要依据人事档案的特殊性, 本着系统性、实用性、时效性的原则, 科学合理地设定统计项目。既要认真分析档案业务各个环节的相互关系, 从整体上把握档案工作体系, 又要从实际需要出发, 从有利于指导工作且便于操作考虑, 不能过于笼统和繁琐, 还要与时俱进, 随着科学技术的发展和档案现代化管理水平的提高, 突破传统的设定范围, 适时增设新的项目和内容, 增加统计工作的科技含量, 调整结构体系。计量单位、计量方法、统计起止时间要口径一致, 避免重复统计和漏网统计。设置的项目力求科学、合理、全面, 具有针对性、指导性和可操作性。

强化统计资料的积累。真实和准确是统计工作的生命, 如果没有了真实性和准确性, 统计数据也就没有了依据性和参考性, 统计工作也就没有了存在的价值。为了提高统计工作的质量, 确保统计数据的真实、准确、翔实、可靠, 做好各种基础统计台账的原始登记, 积累各种统计资料, 是开展档案统计工作的基础。档案的交接、转递、技术加工、分类编目、利用等情况只要有变动, 都要通过簿、册、表、单等形式加以记载, 只要坚持不懈、持之以恒, 使管理人员对馆 (室) 藏状况及工作内容心中有数, 保证各种统计工作按时准确完成。同时要建立统计数据质量管理责任制和审核制, 严把数据质量关, 最大限度地减少数据误差, 确保数据真实准确, 确保档案统计工作的质量。

加强统计数据的分析。档案统计分析主要是对统计数据进行分组、归纳、整理, 并对统计结果进行分析研究, 提出分析结论和工作建议, 这是档案统计工作的重点, 也是档案统计的最终目的。不能为统计而统计, 而要对统计资料进行深层次开发和应用, 以全新的思维和灵活的手段提供多层次、多角度、全方位的统计分析服务, 如:绘制档案工作发展曲线图、状态图, 便于直观了解和掌握档案工作形势;总结带有普遍性的规律, 找出工作中的不足之处和努力方向, 便于对症下药, 寻求工作突破口;甚至还可以对档案工作进行科学预测, 提出可行性意见和建议或提交专题报告, 为领导决策提供科学依据。

逾期档案统计 篇2

医院病历档案是医院各项工作的历史记录,它反映了全院临床、行政、人事、科技等各个方面的活动,是医院重要的信息资料宝库,也是医院最主要的信息资源,是各级领导及管理者的重要参谋助手。因此,搞好医院病历档案工作是搞好整个医院管理工作的重要一环。特别是在全国卫生系统开展的“以病人为中心,以提高医疗质量为主题”的医院管理年活动。信息统计工作在医院管理年活动中起着重要的作用,而医院统计病历档案是医院信息工作的重中之重,是医院领导决策和质量管理的一个重要组成部分,是评价医疗质量,医院管理水平以及医院社会、经济效益的重要依据,做好病历档案工作具有十分重要的意义。

1 提高病历档案的规范化、标准化,更好地为医院发展服务

医院要获得科学、完整的以及准确的医疗信息,就必须要有高质量的病历档案信息。医院统计工作质量的高低取决于病历档案质量的高低。通过统计信息来检验。首先落实病案书写规章制度,严格按病历档案管理的要求,建立健全完善的病历档案管理制度,提高病历档案实体质量,为病历档案工作实施标准化、规范化管理打下牢固的工作基础。医务人员要不断弘扬敬业精神,提高对病历档案质量重要性的认识,端正书写病历档案的态度,病历档案书写的内容要规范、标准,有条理,有重点,树立质量第一的观念,促进病历档案质量的提高。其次,医院应要求医务人员一律采取统一、规范的填写方法,由专人填写病案首页,做到首页内容必须与病历记录、病程记录等内容完全一致,病案计算机录入人员应具备一定的所学知识,掌握病案管理软件操作知识,必须认真将病案首页的内容准确无误地录入计算机,提高录入质量,保证录入的数据完整、可靠和准确,为医院的发展服务。

2 加强病历档案管理、强化法律意识

病历档案是国家档案和科技档案的组成部分,在现代医院管理中,无论是临床医学、教学工作,还是科研工作都不同程度地和病案发生联系,医院的统计工作更是离不开病案资料。病案作为记录医疗过程的法律文书的作用大大加强,如果不强化法律意识,不注意尽可能完整、真实地保存病案等资料,一旦发生医疗纠纷,在“举证责任倒置”面前便会十分被动[1]。因此,加强对病案资料的管理显得尤为重要。

2.1 目前病案管理中存在的一些问题

有的医务人员缺乏对病案是法律文书的认识[2]。不了解自己所肩负的法律责任,影响了病案的真实性和客观性,削弱了病案作为证据的意义。如有些医护人员发现病案记录有误时盲目涂改;为了迎接检查,把以往不符合要求的病案重新修改抄写等。不重视书写的质量,缺乏思考敷衍了事,各种记录不及时、各项检查资料的诊断、时间不一致,内容不完整、不准确、不连贯,记录和各种检查单缺项、漏项,记录凭印象甚至虚构、张冠李戴等,保管失当影响病案完整性的现象。

2.2 强化法律意识、加强法制化管理

大力加强宣传教育,组织医务人员学习有关病案管理的法规文件,努力提高医务人员的法律观念,使其明白病案作为医疗文书的形成过程,也是重要法律凭证的形成过程,按法规要求,客观、真实、准确、及时地记录病历和进行管理,确保所有医疗文书必须在法律上站住脚。依照有关法规的要求,制定与病历记录、传递、利用、病案建立、保管,医务人员与患者查阅以及复印和复制病历等一系列可行性的规章制度和相关的管理程序,同时建立医务人员与病案管理人员的工作职责,使大家有法可依,有章可循地逐步规范有关病案的法律行为[3]。

2.3 强化质量、责任意识,发挥职能部门的作用

针对医务人员开展病案质量教育,使其认识到写好病案记录,保证病案质量,是杜绝因病案记录存在缺陷引起医疗纠纷的关键,客观、真实、准确、及时、规范地进行完整记录,制定切实可行的病案质量标准及其评价方法,将病案的质控方式由“环节质控”取代“终末质控”,强调在架病案管理,将不合格的病案发现和解决在临床形成的过程中。加强对病案管理职能部门(病案室)工作的管理。强化病案管理人员的责任意识,确保病案安全。病案的建立流程、跟踪、归档、业务处理、信息分析、保管,对院内外服务等。整个病案质量都直接由病案室管理和具体运作。如果放松对病案室的管理,对病案室的重要性认识不够,病案管理部门权威性不强,管理人员责任意识不强,制度执行中管理不严等,就会发生病案在流通过程中出问题,造成查找困难甚至丢失。对“复印或复制”病历要明确的理解,应该由病案管理人员为申请人提供复印或复制病案资料。如无特殊法律手续,禁止拍摄、扫描病案资料,查阅、复印病历和盖公章,应在病案室内完成,减少中间传递的不利环节,防止推诿扯皮,责任不清等隐患。

3 利用统计档案资料为医院管理服务

统计档案是医疗业务信息的资料源,利用病案中的相关资料和统计数据构成各种类别的工作质量统计分析。如:医院各临床科室医疗质量分析、工作效率指标完成情况分析、医院感染监测统计分析,以及单病种费用统计分析等综合信息。这为医院管理层在对科室管理进行考核时提供依据。各临床科室的管理者通过出(入)院人数、病床使用率,病床周转次数、手术台次、术前住院天数、平均住院日,药费比例以及平均单病种费用等指标,对科室工作效率和经济效益加强管理,进行针对性较强的统计分析,查找影响完成指标的原因,及时调整管理方案和工作思路,为医疗业务和改革发展服务[4]。

充分发挥统计档案的资源优势,积极扩展社会服务领域,拓宽病案资源服务领域,实行有偿服务,让病案资源成为真正的活信息,主动满足社会人们的需要。尽可能发挥其应有的使用价值和应用价值。建立健全院外人员借阅和查询病案的有关规章制度,使病案的对外服务做到制度化和规范化。病案管理人员应努力提高自身法律意识。正确处理病案资料的保密问题,合理使用病案。做到既满足社会需要,又给医院带来良好的影响,改变病案资源单一为医院管理服务的弊端,使之转向为社会服务范围的多元化。病案管理人员应继续开拓思路,努力提高管理水平,使病案资源更好地为医院管理服务,满足社会和人们的需要。

参考文献

[1]李海瑛，刘成刚．加强病案管理、适应法律需要[J]．中国医院统计，2004，12：372-373．

[2]刘芳，杨天桂，高凤琼．病案在医院管理中的应用[J]．中国卫生事业管理，2001，3：152—166．

[3]黄和银，邓小燕．如何从法律角度规范医疗行为[J]．重庆医学，2004，3(9)：1290—1291．

浅谈如何做好档案统计工作 篇3

一、档案统计意识要增强

档案工作是揭示各项社会事业有关情况及其发展规律的一项重要工作。做好档案工作, 不仅是当前工作开展的需要, 还是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。档案工作通常有六个环节, 即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用, 在这六个环节中, 统计是其中的重要环节, 它具有承前启后的作用, 是搞好档案综合管理的必要条件。档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况, 揭示档案管理活动的规律, 为档案事业发展提供建设性规划, 其用定量的方法, 以档案工作领域中的大量现象为对象, 通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究, 揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括:档案数量的统计, 这是最基本的统计, 涵盖各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目;档案工作的统计, 即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计;档案工作基本情况的统计;档案利用的统计及分析。档案统计作为了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段, 可以使人们进一步认识和掌握档案工作的基础规律, 提高档案的管理、服务水平;可以准确地反映馆 (室) 藏档案的数量、利用档案情况、档案部门工作量大小以及人力、物力、财力需求等, 以便在领导制订档案事业发展规划时作参考和依据。此外, 档案统计还可作为上级部门对档案事业监督的工具, 通过档案统计材料, 可以客观地反映档案工作的发展水平, 便于上级部门检查督促。因此, 我们必须正确认识档案统计工作的重要意义, 增强档案统计意识。

二、档案统计方法要科学

档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同, 只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可分为档案统计指标选定、档案统计调查、档案统计整理、档案统计分析。统计指标的确立是进行档案统计的基础, 也是档案统计工作的前期准备阶段, 档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面, 用数字的形式来描述档案工作中的现象。档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据, 根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式, 保证统计数据可靠、真实、准确。档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。

三、档案统计重点要明确

加强档案统计工作是搞好档案管理的重要条件。搞好档案的统计工作, 做到心中有数, 以有效地发挥档案的历史作用及参考凭证作用, 服务于本单位, 服务于全社会, 这是档案管理工作的根本所在。做好档案统计工作不是最终目的, 利用档案统计数据为社会提供服务才是实现档案价值的关键所在。现在大多数的档案统计工作只限于把档案部门工作人员的业绩以量的形式表现出来, 仅仅让每个工作人员了解到自己或他人的工作状况以及根据当前档案统计工作做好统计调查和统计数据的整理上报。这只是档案统计最基本的利用, 不能很好地对档案统计数据进行统计分析, 使档案统计工作发挥其应有的作用。因此, 必须把档案统计工作的重点放在档案统计数据的综合分析研究上, 加强对档案统计数据的分析, 充分发挥档案的最大效益, 更科学、更合理地利用档案。在日常工作中, 可以通过整理、利用、定期检查核对和统计工作来防止人为和自然毁损现象的发生, 同时及时采取修复和预防措施, 使本来完整的档案继续保持完好, 从而延长档案的寿命, 充分发挥档案的作用。目前, 我国的档案数量正在以几何级数的势态增长, 利用统计数据可以清楚了解我国档案的增长速度和趋势, 进而有目的、有计划地合理安排经费的使用;通过统计数据还可以掌握本单位信息开发的利用情况以配合社会需求及时调整人员、设备的配置, 以便更好地开发档案信息资源, 服务用户;档案统计工作还能反映档案管理工作的规模、水平、发展速度, 为档案部门加强管理提供重要的依据:从某个单位统计的馆藏档案的数量、库房面积、设备的配置等数据中, 能反映出这个单位档案部门的大致规模;从各种不同的角度统计出来的数据和统计项目中, 又能在一定程度上显示出档案工作人员的业务水平和人员素质情况。

四、档案统计手段要现代化

档案工作体制文献计量统计分析 篇4

一、文献年度发表情况

从样本的发表年度分布看,210篇样本文献分布在自1981年以来的34年间。最高为年23篇,最低为年1篇,平均每年发表文献7篇。34年间有4年没有文献发表,这4年将整个档案工作体制研究分割为三个阶段,见图1。第一阶段只有一年,甚至不能够算做一个阶段。第二阶段从1985年到1999年,这15年间文献发表数量均在平均值下,年发表文献的数量在2~6区间波动,基本上属于低位运行。第三阶段从2001年起到2014年,14年间大总分年度发表的文献数量在平均值以上。2003年至2010年区间文献量较第二阶段有明显增加,研究活跃度明显提高,整个研究上了一个台阶。2011年后,文献量激增,研究活跃程度达到了顶峰。从文献的年度趋势上看,文献量增加较快的年份,大都与国家行政管理体制改革相关,也与国家档案工作体制改革与调整相关。

二、文献研究层次情况

从样本的研究层次分布看,210篇样本文献来自社会科学、自然科学、文化及其他4大类9个不同层次。按大类分社会 科学180篇、占85.7% ; 自然科学11篇、占5.2%;文化1篇、占0.5%;其他18篇、占8.6%。档案工作体制研究属于社会科学研究的范畴,但也涉及到其他学科的内容。

从文献的具体研究层次看,略为偏重于理论性研究。实践性的研究占比数量与理论性研究相差无几。

三、文献的作者情况

从样本的作者分布看,210篇样本文献仅以第一作者计,涉及193位作者。其中发表2篇文献以上的作者有8人,占作者数的4.15%;发表文献17篇,占全部文献的8.1%。这8位作者中魏震声3篇,郭子岩、肖文建、刘亚静、窦晓光、方新德、李兆明、罗军各2篇。发表1篇文献的作者有:隋智芹、吴双英、王徐球、张旭霞、王岳岚等。总比超过95%。与洛特卡定律写一篇论文作者的数量约占所有作者数量的60%相差甚远。研究缺少有组织性与系统性。研究还没有核心作者,更没有核心作者群出现。在210篇文献中,2人以上合著的文献32篇,占全部文献的15.24%,合著率相对比较高。其中3人合著的8篇,2人合著的24篇。

四、文献的机构情况

从样本的机构分布看,210篇样本文献仅以第一机构计,涉及186个机构。其中发表2篇文献以上的机构有14个,占机构数的7.53%;发表文献38篇,占全部文献的18.1%。这14个机构中中国人民大学6篇,安徽大学4篇,安徽交通职业技术学院、杭州大学、武汉大学、黑龙江省林业设计研究院各3篇,中国铁路物资总公司、上海市档案局、黑龙江省大庆市人事局、上海大学、中国土木工程集团公司、商洛学院、北京大学、湘潭大学各2篇。其中大学占比数量最高。

发表1篇文献的有:海南大学、上海市仪表电讯工业管理局、黑龙江省哈伊高速公路管理处等。在全部机构中高校所占比例最高,其次是各级档案行政管理机构。

五、文献的关键词使用情况

从样本的关键词情况看,210篇样本文献中使用2次以上的高频关键词有31个。其中使用频率最高的是档案管理(38次),其次是改 革、管理体 制(21次),随后是体 制(16)、档案管理体制(15),体制改革(13),档案(9),企业档案、人事档案(7),企业(6),企业档案管理、模式(5),管理、思考、建议(2)问题、创新、管理模式、管理体制改革、发展、分析、管理方法、信息化、新时期、市场经济、特点、机构改革、高校、方向、制度改革、方法与对策(2)。除了上述热词之外,文献还使用了:网络化、影响及对策、托管方案、文化事业机构、发展演变、体制调整、实践、转型期、城建联合档案管理模式等词。

六、结论

综上所述,1981年以来“档案工作体制”或者“档案管理体制”文献从量上反映出如下特点:

1、研究前中期活跃度较低,后期活跃度高,与国家行政管理体制改革正相关

1999年前年发表文献的数量多 在2~6篇区间小幅 波动,2003年至2010年区间文献量较1999年前有明显增加,研究活跃度明显提高。2011年后,文献量激增,研究活跃程度达到了顶峰。从文献的年度趋势上看,文献量增加较快的年份,大都与国家行政管理体制改革相关,也与国家档案工作体制改革与调整相关。

2、理论性研究与实践性研究大体相当

从文献的具体研究层次看,理论性研究文献只略多于实践性研究文献,二者占比数量相差无几。表明“档案工作体制”或者“档案管理体制”研究既是理论问题,也是实践问题。这一点从文献作者及机构中高校作者与档案行政管理机构作者人数大体相当也能够得到印证。

3、研究主题集中,高质量成果较少

浅谈如何完善人事档案统计管理 篇5

一、加强基础设施的建设

基础设施是人事档案统计管理的物质保证, 其建设应严格遵守档案统计规定:一是完善专用档案库房性能, 确保其坚固耐用够用, 确保每千卷占有20 ~ 25m2, 档案柜是铁质的。二是增设灭火、去湿、空调等设备, 做到防潮、防盗、防高温、防火、防光和防蛀, 做到办公室、阅档室、库房分开。

二、加强材料的收集

随着社会的发展, 考核、培训、职称晋升、考察、聘任、学历、技术等需要入档的材料不断增多, 应加强这些基础材料的收集。管档人员因在严格遵循归档制度的基础上及时收集并归档职工的学历、职称、考核成绩。当有查档需要时, 调用的材料要按时、按固定流程放回原位, 以备下次再用。对档案的整理装订应严格遵循全国统一标准。

三、完善统计内容

统计内容应进一步完善, 以便能更加真实、全面地反应一个人的真实情况, 比如个人的技术专长、信用、违法记录、业务水平、职业培训、工作业绩等。基于提升人事档案统计信息利用价值和方便人力资源管理的目的, 还可以增设个人工作态度、业绩变化的统计, 让个人的工作表现一目了然。

四、加强人事档案统计工作的考核评估

为了确保人力市场能公开、透明、公平、公正地发展, 应基于市场化、人事档案统计规范化的目标加强统计工作的考核评估, 在完善企事业单位人事档案统计工作的同时带来更大的社会效益和经济效益。一是定期对企事业的人事档案统计工作进行考核, 人事组织部门、各级档案局等主管人事档案的政府部门, 应推行更加高效实用的考核制度, 通过定期和不定期相结合的考核方式来监督、评估企事业人事档案统计工作。二是建立完善的测评体系, 政府应把相关的评级权利下放给以人事档案统计管理领域的学者、研究人员、从业人员组成的非盈利性机构或组织, 对企事业的人力资源统计管理水平进行评级, 为人力资源统计管理发展建立统一的专业性更强的标准。三是注重异议的审核和鉴定, 如果档案人对档案材料有异议, 应本着对档案材料发布的机构和档案人负责的态度加强异议部分的审核和鉴定。

五、加强人事档案统计人员队伍的建设

选择档案管理专业出身的人才作为人事档案管理员, 并根据相关的规定和要求对其展开相应的培训工作, 使他们工作上认真负责、热情好学, 政治上觉悟高、能保守秘密。为了进一步提升他们的积极性和创造性, 应加强团队建设, 并关心每个成员的工作和生活, 增强团队的凝聚力。对于老员工, 每2年培训1次, 并进行考核, 考核合格后方可继续工作;对于新进员工, 开展入职前配合, 使他们熟练工作流程、内容和制度, 确保工作的有序开展。

六、建立人事档案统计的信息系统

信息化建设是时代的主题, 人事档案统计管理也应有意识、有计划地引入信息技术、设备, 并运用相应的理念构建人事档案统计的信息系统, 以更好地统计浩瀚的档案资料, 减低工作强度, 提高工作的效率。企事业可根据自己需要, 引入或建立人事档案统计信息系统, 录入电子档案, 实现电子档案的在线检索和浏览, 减少纸质档案的磨损。建立人事档案统计信息系统的必要性主要体现在人事档案信息是在不断变化和改动的, 这是社会多元化发展的结果之一, 传统人事档案统计耗时耗力又不讨好。经常变化的档案信息有:专业技术、学历、聘用岗位、党政职务、学位、任职时间等, 为了确保人事档案的真实性, 应定期对其进行更新, 首先是要做好这些变化信息的收集、鉴定工作, 然后创建电子表格, 并录入这些信息。在建设信息系统的过程中, 要做好以下工作:一是确保人事档案基本信息工作表的完整、准确, 其不仅技术难度高、内容多样复杂, 还牵涉甚广, 极容易受到政策的影响, 对此可选用业务熟练、工作认真负责、熟练计算机操作的人员来承担这项工作, 满足人事档案信息的认定要求, 以档案记载为依据, 确保档案信息的准确、全面、权威。二是制表要实用、科学, 能使档案信息条理化, 易于检索。报表项目要齐全, 又要简明扼要, 避免相互矛盾和重复。

摘要：本文从基础设施的建设、材料的收集、统计内容、考核评估、队伍建设、信息系统来展开论述, 涉及人事档案统计管理的具体工作, 也关注组织体系的构建, 全面完善人事档案统计管理, 充分发挥人事档案的作用。

关键词：企事业单位,人事档案统计管理

参考文献

[1]赵金卓, 程荣.高校人事档案统计结构分析[J].华中师范大学学报 (人文社会科学版) , 2011, (S2) , 43~45.

[2]唐菊华.对人事档案统计工作的几点思考——以省地方病预防控制所为例[J].青海统计, 2013, (04) , 39~41.

档案利用数据统计与实际效益 篇6

1 当前, 在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题。

1.1局限于档案利用数据统计, 不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门, 每到年终在要求基层档案馆 (室, 下同) 编制年报, 了解档案利用情况时, 只需统计几个利用数据, 如利用人数、利用档案卷 (册) 数、页数及复印数据数等, 而不了解通过档案信息资源的开发与利用, 而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据, 虽然亦能反映档案的利用情况, 但这是表面现象, 说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说, 统计几个数据只能揭示表现现象, 而不能揭示档案利用的实质, 即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。1.2在档案馆查 (借) 阅利用时, 只要求填写其利用目的, 不求深层次了解, 失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下, 利用单位和利用人来档案馆查 (借) 阅档案时, 均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外, 就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单, 如“工作参考”、“提供产权依据”等。由于不作深层次了解, 利用结束亦就了结, 而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用, 可分两个阶段。第一阶段, 又可称初级阶段, 即利用者到档案馆查 (借) 阅档案或档案馆主动为利用者提供档案, 这时只反映档案利用情况;第二阶段, 又可称为高级阶段, 即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用, 不同程度会产生一定的社会效益和经济效益, 也就是体现了利用档案的作用和价值, 通过信息反馈而求得。而要取得这种信息, 事先必须有所了解和掌握, 即在利用时有目的地作些深层次了解, 并一一记录在案, 以利日后跟踪调查。1.3有了利用实例, 不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作, 收集有价值的档案利用实例, 但只是作为档案目标管理认证和达标的材料, 因此收集后就将实例束之高阁, 不汇编发表, 重返社会, 影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发, 不但会促进档案的开发利用, 使社会和全民更加认识档案、了解档案, 使档案的使用价值得到进一步发挥, 而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。1.4编研工作滞后, 远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为, 利用单位不了解馆藏情况, 即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此, 档案管理人员必须了解信息社会动向和需求, 结合馆藏实际, 有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料, 提供社会利用。然而, 各地各级档案馆编研工作滞后, 跟不上社会发展和经济建设的需求, 影响档案信息资源的开发与利用。

2 档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫。

综观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来, 即某某年查阅有多少人次、多少卷 (册) 档案, 但该年数百人次、数百卷 (册) 档案, 有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此, 认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计, 但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫, 即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果, 除了要求利用者主动反馈信息外, 档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益, 主要有以下六大作用:2.1有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称:“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值, 最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用, 最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发, 才能了解档案的价值。过去不少单位和领导, 为什么对档案工作不够重视和支持, 主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态, 单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明, 这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案, 一般都具有利用价值, 但其价值的大小, 必须通过利用, 一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。2.2有利于档案的鉴定工作。众所周知, 档案的保管期限定为永久、长期、短期三种, 档案到了规定的保管期限, 就要组织鉴定, 确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长, 即使已到规定的保管期限, 也应继续延长其保管期限;反之, 档案利用率较低, 保存价值不大, 即使未到规定的保管期限, 亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益, 大大有利档案的鉴定工作。2.3有利于了解和掌握档案利用信息, 进一步拓宽档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集, 可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理, 从而改进我们的服务形式, 拓宽利用渠道, 使更多的利用者了解档案, 熟档案, 利用档案, 为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益, 档案利用渠道就无法拓宽, 亦影响档案价值作用的充分发挥。2.4有利于编发档案利用实例, 加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益, 取得一个又一个的利用实例, 充分体现档案的保存和利用价值, 并筛选、整理, 编印成小册子, 下发至基层和领导, 使他们了解档案的作用, 这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说, 更是一个实际的宣传和教育, 使他们通过例证, 了解档案, 支持档案工作。2.5有利于档案馆业务工作实绩的体现。档案业务工作的内容很多, 而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”, 因为, 收集和管理档案的根本目的, 是为了利用, 否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个馆的工作与实绩, 在业务工作上, 开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案, 获取了社会效益和经济效益, 这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据, 又注意了解档案的实际效益, 那你的实绩就有血有肉。

3 开发利用档案信息资源, 获得档案实际效益的基本做法。

3.1认真做好查 (借) 阅登记工作。查 (借) 阅登记是各馆在档案查 (借) 阅时必须做的一项工作。在登记时, 一要认真负责, 按项目一一填写清楚, 必须填写的项目不要漏填;二要把查 (借) 阅档案的利用目的, 填写清楚, 不可填写得太简单, 如“工作参考”等, 而应填明作那一项工作参考, 填明具体内容和将起到的作用和效益, 这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。3.2建立用户联系制度。档案在查 (借) 阅时, 一般不会产生效益, 而要通过实践, 才能反映出档案的实。际价值, 产生一定的社会效益和经济效益。因此, 为了及时取利用信息, 可以建立用户联系制度, 即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册, 以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户, 以利用户及时反馈信息。同时, 也可定期召开用户座谈会, 以利加强与用户联系, 改进我们的工作和服务方法, 更好地为社会和用户服务。3.3分发档案信息反馈表。即在用户查 (借) 阅档案后发给一张档案利用信息反馈表, 主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点, 应有时间、地点、人物和具体事例。3.4及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会, 这样既可进一步宣传档案的作用和价值, 又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案, 来利用档案。特别要将实例送给有关部门 (单位) 的领导, 使他们认识档案作用, 支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来, 便失去了反馈工作的实际意义。3.5实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索, 可以及时到实地调查或电话采访, 掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 有时没有时间来编报利用实例, 档案人员应主动上门服务, 把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚, 便于编写。