照片整理软件设计

照片整理软件设计（精选4篇）

照片整理软件设计 篇1

摘要：区域站历史资料是我国气象部门进行气候分析和科研服务的宝贵资源, 但由于其数据量巨大而却以离散的文件形式保存, 还没有得到有效的开发和利用。本文结合开源数据库firebird实现了区域站资料整理软件, 该软件可以将全国区域站多种不同数据格式的数据文件进行解析并导入到firebird数据库系统中, 利用数据库的统计功能对区域站资料进行质量控制、日统计值数据计算, 最后按照新一代气象信息共享平台项目要求的格式输出数据资料。

关键词：firebird数据库,区域站资料,数据整理,数据质量控制

区域站历史资料是我国气象部门进行气候分析和科研服务的宝贵资源, 但由于其数据量巨大而却以离散的文件形式保存, 还没有得到有效的开发和利用。本文结合开源数据库firebird实现了区域站资料整理软件, 该软件可以将全国区域站多种不同数据格式的数据文件进行解析并导入到firebird数据库系统中, 利用数据库的统计功能对区域站资料进行质量控制、日统计值数据计算, 最后按照新一代气象信息共享平台项目要求的格式输出数据资料。

为便于对区域自动气象观测站资料进行统计处理, 提高区域自动气象观测站资料的利用率, 对区域自动气象站实时地面气象数据进行统一处理和存储, 开发区域自动气象站历史资料处理软件十分必要。

1 资料现状

区域自动气象观测站资料大多保存的是各要素整点数据, 每个站每天就有24个文件, 每个省的区域站数量达到了2千个, 每天各省收到的区域站资料文件数就已经达到了2万以上, 如此大的数据量, 还以这种离散的数据文件的形式来保存, 是不利于区域站数据的检索和应用的, 将这种离散的数据文件整理成一个统一格式的数据包是此软件完成的主要任务之一。

2 整理方法

2.1 软件的工作流程

此软件系统的处理流程分为三个阶段:将不同格式的区域站资料自动批量导入到Fire Bird数据库中, 在导入的过程中对数据资料进行格式检查;然后, 将数据库中的数据进行内部处理, 利用数据库的统计功能计算饱和水汽压等统计项, 同时按照预先在数据库中台站信息表中设定的气候极值对个数据要素进行质量控制;最后, 按照用户选择的时间段输出区域站文本资料。

2.2 Firbird数据库

Firbird数据库是一个跨平台的开源数据库系统, 其设计定位是面向企业开放源代码数据库, 是一个全功能的、高效的、轻量级、免维护的数据库。

2.2.1 Firbird数据库开发单机版软件的优势

MSSQL、Oracle、My SQL等传统的大型数据库软件发布和维护成本高, 不易移植, 软件的部署和安装需要先预安装数据库系统, 然后附加数据库实例, 与数据库连接的软件也要做相应的设置, 通常应用于大型的企业软件和网络软件。与传统的数据库相比, Firebird数据库在开发单机版软件方面具有以下优点:发布简易;功能强大且高效稳定;存储量大;支持SQL标准;高度可移植性;编译环境良好。

2.2.2 Firbird数据库的访问方式

Firebird支持多种数据库访问方式, 各种应用都能通过Firebird动态库fbclient.dll访问数据库;对于各种编译器访问Firebird应用, 可通过ODBC/ADO/JDBC接口访问;对于Firebird自身应用, 可通过自身解释器执行语句直接进行访问;如果Firebird要直接访问, 则可通过Firebird的C、C++和JAVA等接口直接访问。

2.3 区域站资料数据库基础表结构

如图1所示, 区域站资料数据库基础表由台站信息表、气候区域阈值表、全要素数据表、分钟雨量数据库组成。其中, 台站信息表保存有台站号、台站经纬度、拔海高度、台站历史沿革信息、观测要素数、所属气候区域键值等字段;气候区域阈值表的数据字段包括气候区域名称、区域键值、以及以要素的气候极值;数据表存放所有台站的观测要素数据。

2.4 区域站资料解析入库和格式检查

区域站的资料解析入库是从区域站历史数据资料中, 提取各数据要素的数值, 并将其保存到数据库表中的过程。在数据解析入库的过程中, 此软件要对数据文件做格式检查。格式检查是逐一检查气象数据文件名称、时间、内容排列是否符合此种数据格式的标准。主要检查文件中的文件结构、台站参数格式、要素顺序及完整性、数据长度及合法性、数据行数与组数的合法性等。

2.5 基于视图的统计量计算及质量控制

视图是数据库中基于SQL语句结果集的虚拟表, 其字段来自一个或多个数据库中的真实字段, 也可以向视图中添加SQL函数, 就像这些数据来自某个单一的表。

2.5.1 质量控制

质量控制的原理是按照台站之间的位置关系和气候极值特征将相邻台站分成若干个区域, 将观台站测值和所属区域的气候极值进行比较, 若观测值超出气候极值则不合格。

如图1所示, 这些区域及气候极值保存在气候区域阈值表中, 其地域ID号与台站信息表中的区域ID相互关联, 通过台站号就能直接找到其气候极值。因此, 将台站信息表、气候区域阈值表、全要素数据表三张表通过台站号、外键字段区域ID相关联并组成视图, 就能直接对数据要素进行质量检查, 输出质控后结果。以下统计量的计算就是基于质量控制之后的视图实现的。

2.5.2 区域站资料统计值计算

区域站资料统计值计算包括十分钟雨量、逐小时统计值、日统计值。其中, 逐小时统计值有海平面气压、水汽压、过去3小时雨量、过去6小时雨量、过去12小时雨量、过去24小时雨量;日统计值包括日平均气压、日最高气压及出现时间、日最低气压及出现时间、日平均气温、日最高气温及出现时间、日最低气温及出现时间、日平均水汽压、日平均相对湿度、12时-12时小时降水、0时-0时小时降水。

3 总结和展望

此软件系统在内蒙、湖北、甘肃等省进行了试点运行, 试点省认为软件的功能和正确性已经达到了预期目标。随着新一代气象信息共享平台 (CMMIS) 逐步向全国部署, 此软件系统也会向全国各省推广使用。本文实现了区域站资料整理软件, 并利用气候极值做了一定的质量控制功能, 但在质量控制方面还可以做进一步的改进, 可将观测序列的数据处理、不同时段选择不同气候极值、空间数据库等方法应用其中, 提高质量控制的效果。

参考文献

[1]李维.Delphi7高效数据库程序设计[M].机械工业出版社, 2003.

浅谈照片档案的收集与整理 篇2

新疆油田采油一厂是新中国发现的第一个大油田——克拉玛依油田的生产源头, 始建于1960年, 是新中国成立最早的采油厂之一, 建厂55年来, 采油一厂形成大量弥足珍贵的照片档案。近年来, 采油一厂在对这些照片进行收集整理的过程中, 发现了一些不容忽视的问题, 笔者就这些存在问题以及解决措施谈点自己的看法。

一、照片档案存在问题

(一) 无文字说明。根据《照片档案管理规范》要求, 固定照片和底片, 以及标注说明的纸质载体, 是组成照片档案案卷的材料。然而, 在我单位所接收的历史照片档案中, 均无相应的文字说明, 使得工作活动时间、地点、人物以及事件无法准确从照片档案中查到, 给照片档案的有效利用造成很大的困难, 照片档案的使用价值受到很大的影响。

(二) 收集混杂, 底片或电子文件缺失。一是照片收集管理制度不健全, 特别是照片管理部门收集无章可循, 不分时间、内容、价值去收集, 而且有一种“剜到筐里就是菜”的倾向。二是分类整理不科学, 一些照片未经整理分类就交到档案室, 照片杂乱无章, 底片或电子文件不对应, 缺失严重等, 严重影响了照片档案的质量。

(三) 比例失调, 覆盖面窄。一是照片档案的内容单一、连续性差, 反映领导的多, 反映一线员工的少;一般性事件多, 重要事件少。二是一个事件重复照片多, 重点不突出, 反映面窄。三是活动照片多, 反映生产一线的照片少。照片档案没有真正反映出本单位的历史面貌, 降低了照片档案的利用价值。

二、做好照片档案管理的对策

(一) 建立健全照片档案管理制度。一是要制定《照片档案管理制度》, 将照片档案材料的归档范围、照片档案的收集、整理、归档、移交、借阅、鉴定、销毁等工作环节纳入此制度中, 建立照片档案专兼职档案员管理网络和工作职责, 以文件形式下发, 举办照片档案业务培训班, 严格按照制度执行, 通过一系列相关制度的出台、培训的实施, 使照片档案的管理工作得到规范有序地推行, 从而实现照片档案的科学管理。

(二) 采用多种方法进行收集。由于归档部门工作人员档案意识不强, 且工作繁忙, 除加强对归档部门兼职档案员的培训外, 档案部门还应采取多种方法进行收集。一是定期收集, 主动与厂长 (党委) 办公室、党群工作科以及信息档案管理站宣传室兼职档案员取得联系, 督促这些归档部门定期收集。二是跟踪收集, 及时掌握单位重大活动信息, 这样不仅收集速度快, 而且照片收集齐全, 质量也高。三是进行阶段性收集, 始终与相关归档部门保持联系, 及时掌握活动的进展情况, 加强催收, 提高重大活动照片档案的连续性和完整性。

(三) 整理时力求做到分类合理、方法科学、格式规范。一是对照片进行科学分类。在对我厂照片进行初步分类时, 把同一内容或同一性质的照片归入同一类中, 以确保其内在的联系。 主要分为党群类、 科研类、 生产类、文体类、荣誉类和综合类六大类。二是格式规范, 做好归档照片的文字说明。 针对历史照片无文字说明这一问题, 我们一方面通过网站、当事人、老同志等进行征集, 另一方面对新产生的照片, 要求归档部门对移交的照片必须有文字说明, 文字说明应包括时间、地点、人物、事件、摄影者等6要素, 只有综合运用这6个要素, 才能概括地揭示照片档案所反映的全部信息。三是做好照片档案的整理立卷工作。照片档案按年度和时间顺序排列编目, 录入中国石油天然气集团公司档案管理系统, 自动生成档号, 洗出照片, 组成案卷。如采油一厂第一张经过整理归档的照片, 在系统中经“自动生成档号”后, 将出现起档号为:XJYT.4-S03-ZP-0001, 其档号基本结构由全宗号 (XJYT.4:新疆油田;4为采油一厂代码) 、一级类目代号 (S, S表示为声像类) 、二级类目代号 (03) 、载体代号 (ZP:照片) 和保管号 (0001) 组成。

照片整理软件设计 篇3

关键词：数码照片,归档,档案工作

一、数码照片管理的背景及现状

数字信息技术是个机遇也是一个挑战, 开拓了我们的视野, 但也对管理人员提出了更多更高的要求。数码相机的普及利用一方面带来更加鲜活的写实档案, 但另一方面也使电子照片的管理和使用面临更加尴尬的现状, 尽管国家、行业都有制定相关的照片档案管理规范或办法, 但往往只是浅尝辄止, 仍停留在纸质照片的管理上, 而对于数码照片的摘要著录、文档命名、刻录保存等较少触及, 导致出现以下几种情况, 从而影响了数码照片的收、管、用。

1. 盲目存储, 照片无说明。

归因于拍摄成本的大幅下降, 有些单位收集或是形成了大量的数码照片, 但遗憾的是内容重复严重, 一个场景的照片有几十张甚至上百张, 更有甚者只管拍不管存, 积累了大量的照片却无事件、时间、人物和地点描述, 筛选工作和著录工作严重缺失。

2. 习惯性存储, 无统一标准。

很多单位的数码照片整理方法是以事由、人物为单位建立一个文件夹, 夹内放置相关照片, 即通过文件夹来框定事件内容、对应所拍照片, 但一旦文件夹内文件脱离该文件夹, 照片将不易为人所理解, 也就成了“无主照片”。而且, 受制于管理者的电脑操作水平和档案意识等, 往往会出现千奇百怪的整理方式。

3. 保存随意, 命名无序。

众多单位在拍摄任务完成之后, 不及时将照片导出, 一来时间长了容易忘记拍摄事件始末, 二来在导出的过程中容易出现界限混淆, 将不同事件的照片归为一类, 从而影响了归档的准确性。

以上状况说明了随意性的、自主性的管理方式并不能适应现代数码照片的管理需求, 我们急需一个涵盖收集、筛选、命名、著录、存储等环节的, 科学的、严谨的、自成体系的工作方式。

二、数码照片档案整理的几个原则

正因为数码照片具有内容杂、来源广、成像快、处理快、编辑快等特点, 所以客观上要求我们即时归档, 以避免经年累月堆积而难以处理或是难以辨认等, 这也要求我们必须制订和掌握数码照片管理的一般原则。

1. 照片可视易查。

数码照片在拍摄之后一般不加以编辑, 一般性的数码相机成像格式为JPG, 或是RAW格式, 在可视上不会出现问题, 即一般性图像浏览软件就能打开;但数码扫描所形成的数码影像, 必须保证其格式通用, 可以采用TIF、JPG等格式归档。在归档的过程中, 管理人员也必须严查EXIF信息, 保证图像未经修改, 对于非标准格式的图像如GIF、BMP等, 可以通过软件转换为JPG等标准格式。

2. 载体可读易用。

数码照片必须存于某一介质载体上, 可以是磁盘 (本地磁盘或是脱机磁盘) , 也可以是光盘或是磁带。但无论采用哪种载体都必须保证载体可用, 照片易查。所以我们倡导数码照片不能进行自主随意式管理, 应有一定的规则, 如刻录光盘保存, 光盘之中的文件夹结构和层次、目录的格式和项目、刻录的规格和参数等相关说明必须遵循一定的规范。

3. 著录科学规范。

应摒弃习惯性整理方式, 即建个文件夹, 写个年月日, 描述大概事件, 这种不科学的整理方式容易造成摄影事件的细节丢失、人物辨认不清, 甚至可能会因为误操作等原因使文件夹内照片脱离文件夹而造成事件不详等情况, 违背存档初衷, 丧失存档意义, 既不科学, 也不规范。所以, 我们应明确具体的著录项目和著录方法, 保证照片事实清楚、人物清晰、时间明确且永久可读。

4. 号序准确清晰。

数码照片管理中会形成一系列的号序, 包括档号、光盘号、存址号等。在管理过程中, 要明确各号序的功能、命名方式以及相互关联。如若干档号的照片存于哪个号码的光盘中, 该光盘又存址于哪个防磁柜中等, 各号序并不独立, 而是相关的。

三、如何进行照片档案的归档及保存

1. 数码照片命名。

数码照片在拍摄完成后会由相机直接生成字符串加计数的文件名, 如IMG_001, DSC_013等, 该命名无任何关联性, 因而在脱离了一定的说明性范围后 (如文件夹或TXT文本) 就变得扑朔迷离, 极易与其他事件或是人物混淆。本文所提的数码照片归档命名是指档号命名法或是标识符命名法, 可在一定程度内体现其来源原则。如:D010-ZP·2010-001-0001, 如果由各归档部门自行制作移交光盘, 可视情况在案卷号前加上两位部门代码, 以圆点分隔开。此法须在进行照片分类后才可进行, 即将照片按照一定的主题事由、保管期限等进行汇总组成案卷, 再在案卷内进行命名。命名的方法直接在照片上点击重命名, 或是通过批量重命名软件, 编辑好命名规则后进行, 如BATTELRENAME等, 图像处理软件ACDSEE也有批量命名功能。

2. 数码照片著录。

传统纸质照片的著录中, 只规定诸如事件、人物、地点、摄像者、底片、册号等标识要素, 但随时代的进步, 数码照片的著录有了新的内容。笔者认为, 在对数码照片进行著录的过程中, 有三个部分是要著录的, 一是照片的背景信息, 即照片的题名、时间、地点、人物、背景;二是照片的摄影信息, 包括摄影人、摄影时间 (数字化时间) 、原始图像生成属性 (是否为数字化) ;三是照片的档号存址信息, 包括档号、年度、档案门类代码、案卷号、部门代号、张号、册号、离线存址号 (载体编号) 等。著录项目越详细就意味着我们在管理和搜索利用这些照片时就越轻松。著录可以在档案管理系统中进行, 也可用EXCEL制作成XLS文件统一保存, 此文件在后期存储时需刻录封装在光盘或是目录结构中, 与所存的照片相互映照。对于一些可使用提取摘要信息的照片档案管理系统而言, 进行数码照片的摘要编辑也是势在必行的, 很多部门在拍照完成后往往采用重命名的方式对照片进行简单标记然后刻录保存, 这种方法有两个问题:一是著录过于简单, 很多关键信息因为字段长度等原因不能完全反映;二是容易受到一些来自网络或是外界病毒、甚至是误操作等影响。这是一种不规范的命名和著录方法。强烈建议档案管理部门或是照片形成部门的管理人员进行摘要信息著录, 这一步可以通过WINDOWS操作系统自带的属性编辑功能实现, 即单击照片右键, 选择属性就可以进行著录了。

3. 数码照片存储结构及脱机载体编号。

数码照片的归档存储可以选择光盘或是磁盘等形式脱机保存, 此步骤我们强调层次清晰, 目录完整, 在根目录下以年度、事由主题或是保管期限为分类依据建立第一级子目录, 而后在该子目录下放置Data、Description、Other三个文件夹 (如刻录光碟则直接写在光盘根目录下) 。在Data文件夹中, 有该类目下的所有照片, 照片以档号命名, 著录信息完整;Description文件夹中, 装有XLS格式的数据目录, 与数码照片一一对应, 著录项目如前所述;Other文件夹内保存非标准格式图片的支持性或辅助性识读软件等。除此之外, 子目录下还有Readme.txt说明文件, 用来说明载体编号、光盘套别 (A、B、C) 、备份时间、迁移次数、迁移原因、内容摘要、数据源信息、制作人、数据检验、检验人等事项, 如果是光盘还需要记录刻录参数、光盘参数、关联光盘等内容。

照片保存好之后, 载体的编号依照下述格式进行。载体类型代码中, 光盘标识为GP, 磁盘标识为CP, 数据类别代码中, 原生性数码照片和纸质照片的数字化都统一标识成为I (IMAGE) , 基层档案室或是企事业单位档案馆可以填写全宗号。如此便组合成为位数为16位的载体编号。当然为了数据的安全, 我们在保存之前须对数码照片及脱机介质进行检测和检验, 同时采用多套保存策略, 满足平时使用与数据安全的要求。

照片整理软件设计 篇4

关键词：高校,新闻数码照片,采集,整理归档

照片档案以影像为记录方式, 真实、直观地再现了高校各项工作的生动场景, 尤其是在占学校主导的教学、科研工作的历年历次重大活动、会议等具有重要纪念意义的历史事件中形成的照片档案, 是极其珍贵的, 它们在今后的校史编研、科学研究、校史展览等工作中将发挥重大作用。因此, 档案工作者应十分注重对新闻照片档案的收集、整理和归档, 对其重要性要有足够的认识, 并且付诸行动, 结合本校的实际, 想方设法地尽最大努力将全校各类重要新闻照片收集齐全, 继而对其进行规范整理和归档。

一、新闻数码照片档案的采集

1.新闻照片归档单位的确定。把学校宣传部确定为全校照片归档的主要对口单位是多数高校的做法。对于一所发展成熟的重点高校来说, 其宣传工作也是做得十分到位的。以华南理工大学为例, 除宣传部负责全校性的重大新闻事件的宣传报道以外, 全校近80个二级单位均配有一至两名新闻宣传通讯员。各单位一旦发生了任何重要事件, 本单位的通讯员们都会第一时间撰写通讯稿, 结合新闻图片发至党委宣传部主管的学校新闻网后台, 经宣传部审核后进行发布。所以, 宣传部较为全面地掌握了全校各单位各部门重要新闻事件的照片资源。

然而, 档案部门如何利用好宣传部的这一资源, 做好照片档案的采集工作, 却是要颇费心思的。宣传部毕竟不同于档案馆, 他们的主要职能在于在上级方针政策指引下, 虽掌握着大量照片资源, 但是对于照片档案的全面收集和信息完善等方面, 在思想认识和实际操作上都显不足, 也无暇兼顾, 无法做到对形成的大量照片逐一进行认真整理、编号、录入信息等一系列完整流程的操作, 档案馆人员切不可坐等着别人来交档案, 而应主动出击, 想方设法, 用心去完成更为细致而扎实的照片采集整理工作, 这就需要档案工作者具备强烈的责任感和使命意识, 心中要有一个坚定的信念, 即一定要做好照片档案的搜集工作, 不让任何珍贵档案流失。

2.采集新闻数码照片的具体做法。

(1) 建立电子版数码照片档案的存储地址:在本地服务器新建几个一级文件夹, 分别以“学校要闻”和“校园快讯”、“创先争优”等命名, 将学校主页这几个栏目的每条新闻的图文信息分别下载后, 存储在这几个文件夹内。然后在其中以新闻发生的年度、月份、每条新闻标题逐级新建子文件夹, 新闻逐条下载之后, 再根据具体信息分门别类, 对号入座, 清晰地存储在相应位置。

(2) 新闻照片原图的采集和筛选。学校新闻网对外发布的新闻图片是被裁剪过后的、分辨率较低的小图, 且加上了“华南理工大学”的logo, 不符合作为照片档案的存储要求。我们所需要保存的照片档案是原始的、未被裁剪的、清晰度高的照片原图。可点击每条新闻标题下方的“图片下载”, 在弹出的窗口中, 输入档案馆工作人员在学校办公门户登记的个人账号和密码, 即可下载每条新闻的照片原图。各单位的通讯员通常会选择高清晰度、高分辨率、拍摄效果最好的照片原图上传至学校新闻网, 宣传部的工作人员在发布新闻时会结合该条新闻的内容, 从新闻的重要程度等方面进行综合考虑, 对即将发布的新闻照片进行再次审核和筛选, 确保照片的质量。所以, 档案工作人员在面对各单位通讯员们上传的较多的照片原图时, 也无需多费工夫去做筛选工作, 只需要参照宣传部人员筛选出来的正式发布在新闻网上的照片去选择整理即可。

(3) 照片背景信息的补充完善。一张照片, 即使拍摄效果再好, 若对其中的信息一无所知, 那么也是一无是处的, 所以, 照片背景信息的标注相当重要。可分别点开“学校要闻”、“校园快讯”、“创先争优”等栏目下的每一则新闻, 那么该则新闻的题目、配图、文字报道、图片拍摄人员、文字撰写人员等信息均清晰呈现无余。为保证本条新闻的文字和图片等信息的完整和有效结合, 在每条新闻展开后, 点击电脑屏幕右上方的“工具”——“网页截图”, 利用这一工具将该条新闻从题目到图片和正文进行完整截图, 利用电脑剪裁工具将与这条新闻无关的周边信息裁剪干净, 然后将处理好的截图以jpg格式存储在本地服务器的该条新闻的相应文件夹内。新闻的网页截图将每则新闻的图片和文字报道紧密结合, 具备了照片档案所应有的全部要素。从文字报道中, 可以获取新闻发生的时间、地点、主要人物、事件经过、摄影者等信息。

二、新闻照片档案的整理归档

1.电子版新闻数码照片原图采集到本地服务器后, 要在原有的基础上对其进行进一步的整理、归档。下载至馆内服务器上的所有照片, 需要按照一定的顺序和规律进行有序保存。如前所提及, 首先新建几个一级文件夹, 如“学校要闻”、“校园快讯”等, 在一级文件夹下, 再按照新闻所属年度、月份逐级建立子文件夹, 然后给该月的每条新闻新建一个以该条新闻标题命名的存储文件夹, 将本条新闻的所有照片原图及相对应的标注有背景信息的图文结合的网页截图一齐保存在其中, 每张照片原图以该图的文字说明来命名。如此, 可使纷繁、海量的新闻照片得以清晰、有序地保存。

2.给存储在服务器上的所有新闻图片编档号、逐条录入档案管理系统, 并上传照片原图。按照《华南理工大学声像档案工作规定》, 依照实体分类法, 将照片类别分为视察与参观、校内外重要会议及活动、校庆活动、学校管理工作、教育教学工作、校友工作、科研工作、社团活动、校园景色、军训及文娱体育工作、外事活动、毕业生集体合影等。每一类照片分别对应一个实体分类号。如视察与参观, 其分类号为SX1212, 其中SX12为声像大类中照片档案的分类号, 若再要将每类照片区分开, 则以三级类目来注明。

按时间顺序, 将每则新闻的每张电子版照片和相应的图文结合的网页截图归入相应类别的案卷。先在档案管理系统中设立各个照片类别的案卷, 然后将存储在服务器上的新闻照片依次逐张添加到相应类别的案卷中, 每卷编一个案卷级档号。一般每个案卷放50—60张左右的照片, 每张照片编一个文件级档号。各个照片类别的档号分别按年度独立、顺次编制, 不与其他类别的照片交叉混编。在照片的文件级条目录入界面, 根据需要尽可能详细地设置相应的录入字段, 如序号、案卷级档号、文件级档号、照片题名、照片说明、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、照片人物、录入日期, 等等。录入者可以根据每则新闻网页截图中的文字报道内容查看上述所有背景信息, 并将这些信息逐项录入到系统中, 信息录入越完备, 检索起来就越快捷。以每张照片的文字说明作为该条目的文件题名, 并在文字说明后加括号, 括号内打上该张照片所属的新闻标题, 这样就更为清晰地明确了每张照片的内容、来源和出处。每张照片的条目录入后, 将照片原图上传至系统中相应的条目下, 点击“看原文”即可轻松调阅电子版照片原图, 且对照片的详细内容一目了然。

3.将所有新闻照片刻录成光盘及冲洗出纸质版, 实行多套、异质保存。采集到的这种新型的数码照片档案属于数字电子档案, 不能为人直接识读, 其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。基于电子档案的这种特殊性, 为保证其安全, 我们将采集到的所有新闻报道数码电子照片, 实行多套、异质备份, 除保存一份在档案馆本地存储服务器以及逐张录入、上传至档案管理系统以外, 还刻录成光盘存储在库房的防磁柜中, 同时也冲洗一套纸质版放入专门的照片档案盒中保存, 这样就使所采集到的照片的安全保管有了多重保障。每张光盘刻录的照片内容、每卷纸质版照片与档案管理系统中所编的案卷内容相对应, 即同一案卷的照片刻录在同一张光盘上, 两者的档号保持一致, 可选用专门的光盘笔将档号书写在光盘表面的空白位置。照片纸质版和电子版的档号编制亦同此办法处理。

三、新闻照片采集、整理归档需要注意的几个问题

1.档案馆应保持与宣传部等相关部门以及通讯员的密切联系和沟通。比如在采集学校主页新闻照片的过程中, 会遇到不少这样那样的问题, 需要随时与宣传部进行询问和沟通, 共同解决。如据不少高校档案同仁都反映, 这种照片采集方式很好, 可操作性强, 但对他们来说有一个问题, 即他们的新闻网站主页并未将照片原图上传以供校内人员下载, 档案工作人员也就无法通过这一途径获取新闻照片资源。这就需要档案馆与宣传部进行沟通协商, 共同商议出一个办法使档案馆能够全面获取学校主页发布的所有新闻原图。若发现新闻照片中有任何问题, 比如对个别照片中重要人物的姓名、具体事件的个别信息存在疑问, 档案馆也可通过宣传部建立的全校通讯员QQ群, 及时方便地与相关通讯员联系, 进行确认。

2.档案工作者要做有心人, 经常保持一种高度的职业敏感, 始终胸怀责任感和使命感, 主动做好照片档案的管理工作。面对工作困难不怨天尤人, 在对各单位归档的现实情况进行客观、冷静分析之后, 根据各单位实际作出正确的判断, 然后对症下药, 采取措施逐步地强化二级单位兼职档案员们的责任意识, 并主动、全面、扎实、细致地做好归档工作。平时应时刻关注学校工作动态, 关心学校发展大计, 尽量做到“眼观六面, 耳听八方”, 对于学校各方面信息做到了然于胸。如此, 可大大促进档案管理工作的有效开展。