水电站档案的和谐管理

水电站档案的和谐管理（精选8篇）

水电站档案的和谐管理 篇1

1 洪门区域水电站“一厂多地”的科技档案管理工作现状

随着电力体制改革,发电集团公司下面有全资、控股、参股的公司及下属许多水电站。原来的一个水电厂即“一厂”(如:洪门区域电厂,管理中心在鹰潭市),现在管理着多个产权或经营权不同的电站(如:洪门电站,廖坊电站,高店电站,铅山谢家、铁炉电站,黎川电站群及拟建的罗湖电站、阳西湾电站等),所辖的生产区域(如:洪门区域)往往跨越二至三个地区即“多地”(如:抚州、鹰潭、上饶地区等),形成了“一厂多地”的生产管理模式。在厂所辖的电站中,有发电多年的老水电站,有刚建好收购的新水电站及准备开工建设的水电站。水电站产权关系的错综复杂,发电机组机型种类多,有卧式、立式、灯泡灌流式、混流式、冲击式等等。设备大大小小、新老不均。有老电站的更新改造,有新电站的收购竣工验收及交接,有在建电站的工程管理,有准备建设电站的各种资料及报告等等。所有的发电机组设备的维护和检修又由独立两家公司管理。生产区域位置的多地化,生产经营方式的多样化,形成了科技档案管理方法的多元化,这就给科技档案的管理提出了新的挑战。如果按老的管理模式管理科技档案,显然不能适应当前的需要,不管是从文件材料的收集整理还是科技档案的检索利用都会存在很大问题。可以说,电站管理复杂的多元模式带来的科技档案管理难的问题,正是近年来水电站档案管理中新添的又一道难题。

2 充分认识“一厂多地”对科技档案的服务要求

与其它档案一样,科技档案表现为文字、图纸、图表、照片、声像材料等,但它不仅是一种历史的记载,而且作为安全生产活动的一部分,是安全生产、科研、技术创新活动中的劳动成果与经验总结。它来源于生产实践,同时又服务于安全生产及技术创新活动。而“一厂多地”各个电站的生产管理是从常规化过渡到多样化的必然阶段,因此生产管理也要求科技档案提供更优的服务品质,归纳起来共三句话:全面服务、准确提供、快速反应。

全面服务:就是利用科技档案为安全生产的正常运营及人员培训提供全面的服务。当前各电站一方面不能动摇安全生产局面,在深入总结安全生产经验基础上,不断提高安全生产管理理念和水平;另一方面在新员工及管辖范围不断增多和扩大,培训工作量逐渐加大的情况下,要圆满完成培训任务就必须充分利用科技档案,提供典型的生产技术文件材料作为培训教案。现今电厂已实现无人值班少人值守运行方式,并启用新编《运行·检修规程》,无不都是近年来对洪门区域电站的生产管理经验进行全面总结,以及大量的科技档案提供有关运行、检修、水工维护、管理等方面详实的数据和案例所为。

准确提供:就是要准确为“一厂多地”的电力生产管理提供用于佐证、辨识及参考借鉴的档案资料。洪门区域电站投运年限时间长的至今有四十多年了,随着时间的推移设备在不断老化,缺陷和问题随时可能出现,此时如果不能及时处理,势必造成大的事故,这时就需要及时、准确地提供科技档案解决问题。例如:2002年,洪门区域电站110kV升压站预留洪黎线间隔扩建过程中,档案室准确提供了历年来形成的洪门电站110kV系统的工程图、接线图、试验报告、设备说明书等档案资料共19卷,顺利完成了现场安装调试,较原工期提前11天投产。

快速反应:所谓快速反应就是生产人员急需时能快速地满足利用科技档案的要求。安全生产无小事,有时小事也是大事,凡是涉及电厂安全生产运行、维护及应急处理等事项需查询或借阅档案资料,作为档案管理人员思想要高度重视,及时响应各电站的要求。更重要的是体现科技档案服务的实际效果,及时提供完整的档案资料,满足安全生产及经营所需。

3 探索科技档案的服务途径,努力为“一厂多地”电站管理服务

记录设备设施健康信息并具有较高的利用价值是科技档案的特征。要充分发挥科技档案为“一厂多地”安全生产管理的服务功能,手工查(手工检索和人工调卷)、被动等(等用户上门查找)、粗放供(仅提供纸质文件)的传统档管模式已不能满足“一厂多地”安全生产管理需要,必须积极主动地了解掌握各电站的科技档案需求,增强档案管理工作的预见性、针对性和时效性,灵活多样、高效快捷地为各电站服务。

3.1 开展网上服务,完善档案信息管理系统

随着“一厂多地”高效地安全生产管理,利用快捷方式获取科技档案资源成为他们的共同愿望。建立以计算机、互联网为工作平台的档案管理系统(可安装在“一厂”的管理中心),这是满足各电站(“多地”)服务需求的最有效途径。一方面要充分利用电厂局域网建立档案主页,使档案管理系统与办公自动化系统关联起来;另一方面可通过对科技档案的信息资源进行深加工,按专题、类别等进行分析总结,建立多功能、多渠道的档案信息传递通道,最大限度实现档案资料电子化,使生产技术人员及时获取自己所需的档案信息,大大提高档案的利用率和使用价值。

3.2 因陋就简,全方位提供查阅和咨询服务

“一厂多地”的安全生产管理要求急安全生产之所急,千方百计地满足各电站现场持续的安全生产需求。一是简化普通档案资料查阅的审批手续,部分资料可由档案人员直接供其查阅,如设备图纸、零部件使用说明书等;二是由要用者直接咨询,档案管理人员采取口头回答提供生产数据和信息,如设备特征参数;三是采取传真、电子邮件等方式及时将档案资料传递到各电站的要用者手中。

3.3 不断地开发科技档案信息资源

按“一厂多地”安全生产管理要求,对科技档案的信息资源按专题、类别等进行分析总结,进行多次加工,建立多功能、多渠道的档案信息传递通道,方便要用者根据需要自查自用。如洪门区域电站就利用科技档案信息资源,开发编制了《洪门区域电站异常、故障及事故汇编》、《洪门区域电站机电设备运行规程·检修规程》、《洪门区域电站运行图册》等,从而为安全生产提供重要参考依据。

4“一厂多地”档案管理工作存在的问题

4.1 记录不规范、书写不正确

原始记录书写材料不符合文件归档基本要求,签字潦草不易辨认,有时用园珠笔或铅笔签字,主要技术人员有他人代签名现象,如盘车记录、间隙记录等项目与实际施工情况不相符,甚至同一个点的安装调试资料都前后矛盾,必填项漏填,重要技术数据有涂改等现象,降低了竣工文件的真实性,严重影响了竣工档案的使用价值。

4.2 竣工图编制不认真

有些技改或临时项目的竣工图的编制不认真,没有按规范要求将所有变更内容全部记录在原施工图上,竣工图修改字迹、线条模糊,有时不及时归档,影响今后有效地查找和利用工作。

4.3 归档文件不齐全

技术文件形成不完整,或人员临时调动档案就没见踪迹,或形成后收集保存不妥遗失,档案的完整性无法得到保证。如在项目过程中原始记录、部位或工序记录不完整,管理文件不连续,停工或检修周期后再复工或再检修无证可查等等。

4.4 档案管理意识不强、档案处于分散管理

现在有些生产技术人员和检修项目经理意识不到技术文件材料(是指在现行的工作和生产活动中正在产生或使用着的,记载和反映人们技术思想的技术图纸、技术照片和技术文字材料的总称)归档的重要性,他们出于自身的利益和惰性,总是想把该归档的技术文件材料留在自己手里不肯归档,使档案室收集的档案不齐全甚至形成“断链”,这样就会造成以后接手的人无案可查,对机组设备和曾经出现过的问题很难了解、认识,更何况现在人员变动频繁,如果不能有效地抓好归档问题,就等于说无木而求水,档案的利用也就无从说起了。由于各电站项目部对档案管理认识深度不一,对其中明确规定的档案集中统一管理的基本原则不明晰,管理制度在很大程度上还停留在自发性层面上。各项目部档案管理形式不统一,给档案资料的收集、整理、鉴定等工作带来诸多不便。

5 对“一厂多地”科技档案管理工作的建议

5.1 积极学习,提高认识,加强领导

科技档案是电站建设(或运行)的真实记录,是今后对水电站进行管理、运行和维护的重要依据。所有档案管理网络成员,都有义务认真学习有关档案管理法律、法规和国家标准,提高对档案管理工作重要性的认识。加强对水电站项目档案管理工作的领导,特别是针对“一厂多地”档案管理工作的特殊性不能只停留在口头上,要因势利导落实到项目岗位责任制中,并建立相应的考核机制,对有关责任人进行监督和考核。

5.2 过程跟踪,定期检查,档管工作与工程实施同步

过程跟踪是从工程的开始到结束,全过程地关注工程实施中有关档案的形成、收集和整理;定期检查是根据工程进度和节点有重点地检查有关文件材料的同步性和规范性。

5.2.1 提前跟进,熟悉情况

项目开展前期,档案人员就参与到工程实施的活动中去,了解工程进度。一方面向有关人员宣传有关档案法律法规;另一方面档案人员也可以借此拓宽知识面,不断提高档案管理水平。

5.2.2 定检与考核相结合

随着工程的进展,施工过程的文件材料形成越来越多,档案人员要定期对施工文件材料是否规范、是否与工程实施同步进行检查,及时纠正不符合标准和规范的做法。每月对科技档案进行检查,并将检查结果做为月考核会的一部分进行奖罚。

5.3 确保文件材料形成质量

5.3.1 把关源头过程控制

保证归档文件材料的质量,必须从文件材料形成的源头把关。由业主牵头,组织监理定期对各施工单位资料进行检查,对检查发现的各种问题,提出限期整改意见。对逾期不整改的,按规定进行处罚,使监督形成的项目文件符合有关规范、标准,也符合今后归档的要求。

5.3.2 设立兼职档案管理员

一厂多站还跨多个地区,这种状况的科技档案的收集、整理、编目、统计、编研、鉴定、提供利用,以及手工检索和人工调卷等一系列基础工作,采用传统档案管理模式已不能满足“一厂多地”安全生产管理需要,必须积极主动地了解掌握各电站的科技档案需求,增强档案管理工作的预见性、针对性和时效性,灵活多样、高效快捷地为各电站服务。这样仅靠档案室的管理人员是很难做得到的,可以在各站点设立兼职档案管理员,让他们负责收集、整理、编目、统计本站的技术档案,不是很重要的而且适用性很强的就可放在当地管理,这样提供利用也方便。对于重要的科技档案必须归到档案室的,在当地可保存复印件,特别重要的不能留复印件的,可在当地检索卡里注明,以便档案室调阅。当然,兼职档案管理员的待遇也要与其他人员有所提高,否则就很难激发他们的工作积极性。

5.4 严把竣工验收关

在竣工验收阶段,监理、业主工程技术人员及档案员要严格把好审查验收关,对施工单位编制的竣工图、施工记录等要进行认真审查,看是否齐全、完整、准确。总之,参验各方应密切配合,严把验收关,确保竣工档案的真实性和准确性。

5.5 运用法律手段做好归档的前期工作

多年的科技档案管理经验告诉我们,如果归档制度只是停留在纸上而没有相应的奖惩办法,那对档案管理工作是没有多大意义的。首先,随着电厂管辖电站的增多,人们的工作量也增加了不少,技术和生产人员如没有强有效的制度约束,头脑中是很难绷紧“归档”这根弦的。而相对制度约束不到的外单位,就应该运用法律手段在合同里明确提出来归档的内容和时间,否则可以用经济制约。

5.6 不断创新“一厂多地”科技档案管理方式

科技档案管理工作必须加快适应“一厂多地”新的形势发展已成为提高洪门区域自身管理水平的需要。一是要努力从手工“作坊”式劳动中走出来,充分利用现代化手段,多角度、多层次开发科技档案信息资源。二是要积极运用网络、影像等先进技术和手段,将照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录。努力探索将电子文件归档纳入办公自动化(0A)和信息化管理(MIS)的工作程序,逐步实现电子档案的收集、保管,利用工作规范有序建立电子档案数据库,提高科技档案管理效率,避免纸质文件的损坏和丢失情况。

6 结束语

总之,科技档案管理是电厂日常管理工作的重要组成部分。面对新时期水电站“一厂多地”模式,科技档案管理工作虽然存在诸多问题,但机遇存在也是挑战,我们要与时俱进,不断开拓创新,促进科技档案管理工作新发展、新突破,充分发挥档案资源利用,更好地服务于电厂,最大限度地为电厂创造经济价值。

参考文献

[1]裴玉兰.如何加强施工企业科技档案的征集管理[J].陕西档案,2009,(03).

[2]耿长秋.浅谈科技档案立卷与归档操作规范的建立[J].中国药事,2010,(06).

[3]胡泓.科技档案管理中存在的问题与对策探讨[J].中国市场,2010,(27).

[4]刘景莲.科技档案管理工作探讨[J].科学之友,2010,(05).

做好家庭档案管理　促进社会和谐 篇2

一、建立家庭档案的重要性

随着生活水平的提高，许多家庭的生活方式，由过去简单的吃饱穿暖，逐渐转向精神文明、生活质量的提高。越来越多的家庭更注重于子女教育、身体健康、娱乐时尚及学历、文化素质的提高。家庭生活方式的变化，形成的这些文字、表格、图像材料，不论是近期和将来，对家庭和家庭成员都有着重要作用。这些材料如果保管不当，将给家庭和个人带来不便。如买台电脑、冰箱或者数码相机、洗衣机，小到几十元的电饭锅，大到几十万的家庭轿车，都会随着购物的行为而产生各种各样的购物凭证，如：发票、使用说明书、保修卡、光盘等。这些单据少则一年至三年，多则十几年，对家庭有着重要查考、实用价值。保管不好或者丢失其中的某一样，都会给家庭带来经济损失和设备的使用不便。我们在日常生活中会碰到家里买的物品出现质量问题，由于没有完整的购物凭证（保修单、发票）而得不到应有的售后服务。有的由于没有保留好设备随机配件，如计算机打印机、数码相机的程序安装盘、启动光盘等而无法正常使用。

建立家庭档案为日常活动提供依据和帮助。如果把家庭每个成员的健康状况都记录在案，包括每年的体检表和既往病史及医务人员为个人提出的有针对性的医疗保健计划、饮食结构调整建议等。建立档案后，高血压病人可根据血压的变化，较好掌握控制血压的方法；糖尿病病人可了解血糖变化的规律，使病人对自己的病情变化做到心中有数。使家庭成员能及时发现自身健康状况的变化，疾病发展趋向、治疗效果等情况，有利于下一步医疗保健的决策，给医生进行诊疗带来很大的方便，同时为病人节约了医疗开支，为病人的早期诊断和治疗提供了条件。

二、怎样建立家庭档案

家庭档案的建立，可根据家庭事务管理的需要，不同阶段、不同时期建立不同门类的档案。如家庭档案中子女教育的个人档案，在子女结婚后将个人档案从家庭中分离出来组成新的家庭档案；建立家庭健康档案，使家庭成员能及时发现自身健康状况的变化，疾病发展趋向、治疗效果等情况。家庭档案与家庭成员的个人档案两者密切相关，各自的内涵和外延不同。一般说家庭档案包括个人档案，个人档案是家庭档案的组成部分，但不能完全代替家庭档案。因此，家庭档案的建档方式、方法是灵活多样的，只要保证档案齐全、完整、安全、方便查找利用即可。建立家庭档案既可展示家庭生活的变迁和家庭成员的成长过程，又能起到管理家庭事务的助手作用。从某种意义上讲，家庭档案的建立体现了社会文明的进步，是生产力发展和家庭文化、家庭生活水平提高的必然结果。

三、家庭档案的分类及归档内容

家庭档案既是一个有机的整体，又是若干不同类型成员的组合。根据家庭档案的形成规律和特点，可将其分为两大类：第一类是以家庭成员为主形成的各种材料，按不同人员进行分类、归档；第二类是以家庭组织为主，形成的家庭综合性材料，按问题进行分类、归档。

（一）家庭成员的归档内容

1、家庭个人档案类

（1）个人学习过程中，学校历次填报的简历、考核材料；

（2）参加各种活动的邀请函等；

（3）学生证、毕业证、学位证、工作证、党团证、身份证复印件等；

（4）各种记事本、笔记本、日记等；

（5）各种荣誉证书、奖状、聘书等；

（6）各种读书资料卡片、目录等。

(二)家庭组织生活的归档内容

1、证书类

（1）房产证、产权证、户口本、结婚证；

（2）各种契约、合同、债权债务等文书；

（3）家庭荣誉证书、聘书、奖状；

2、家庭财务类

（1）各种购物发票、单据凭证；

（2）家庭收（支）账本记录；银行存折、账号、密码等记录本；工资单存根；

（3）各种交纳费用的原始单据；

（4）购买各种商业保险的合同、单据及记录材料；

（5）购房（购车）发票或贷款、分批付款单据及记录材料；

3、家电设备类

（1）购置各种大小家用电器（如照相机、手机、电脑、电视、冰箱等）以及汽车、摩托车等物品的保修单/卡、使用说明书；

（2）购置大件物品的装箱单、随机光盘、配件等材料；

（3）历次家电维修记录原始单据；

4、家庭保健类

（1）医疗证、不同医院病历本；

（2）历次住院出院检查结果等记录材料；

（3）各种疾病或慢性病的化验单、检查报告单；

（4）历次体检结果及报告单；

5、家谱、家族名录类

（1）家庭人物生辰、祭日；

（2）家庭成员联系通讯录；

（3）家谱族书、家史、自传、回忆录；

（4）家庭活动的重要记事；

6、影像照片类

各种反映家庭成员活动，如婚庆、旅游的照片、录像、录音等材料。

四、家庭档案的归类、编目

（一）家庭成员档案的归档

以家庭成员为单位进行整理材料，按一事一归档方法归类。材料整理以人为主线、以问题为中心，进行归类、编目、编号。

一盒内的材料一个流水号。盒号视材料的多少而编盒号。

（二）家庭组织档案的归档

以家庭组织的形式按材料类别归档。每个类别下按内容进行收集、入盒，再按材料产生的时间先后顺序编目。一盒编一个流水号。装满一盒再另起一盒。每一类编一个大流水号。

五、家庭档案的整理、装具及保管

首先，将有保存价值的材料及时归档，对破损的要进行加工、粘贴、修补，保持其完整性；有的要注明标题，说明材料的日期和来源；其次，按类分门别类整理，填写卷类目录，装订成册。也可采用废旧杂志或预先准备好的本子，以剪报的形式把某一类内容的材料，按顺序粘贴在一个本子上，如购物发票等；第三，除证件、声像档案外，都要分年度、按类别组合；第四，认真编写案件目录。在档案的装具、档案盒上写清各种类别、内装材料的名称、内容等。家庭档案数量多、内容复杂的还应制作案卷目录作为查找工具，有条件的还可以录入家庭档案计算机管理系统软件，进行全文及图像管理。第五，定时清理家庭档案，对无保存价值、时效性已过的进行鉴定剔除。第六，家庭档案装盒后，可放入专柜或其它家具中。照片类装入相册。影像类装入专用的盒子。同时，要注意防水、防火、防尘、防霉、防虫、防晒，妥善保管。

浅谈密松水电站工程档案管理 篇3

密松水电站位于缅甸伊洛瓦底江首端——恩梅开江和迈立开江汇合口下游5.6km, 是伊洛瓦底江密支那以上流域水电开发的最下游一级。密松水电站的开发任务以发电为主, 兼顾密支那市防洪。工程建成后可增补下游河道枯水期流量、为库区航运创造发展条件。密松水电站工程档案采用“统一领导, 分级管理”的管理模式, 主要项目文件包括左右岸场内道路、密松大桥、密松水电站主体工程及各辅助工程的竣工文件。2011年9月30日密松水电站被搁置后, 所实施项目在施工过程中被迫停工, 工程进展与档案工作同步, 所以形成资料不全, 无法进行完整、系统的整编, 更达不到竣工要求。各参建单位开始把工作重心放在索赔谈判工作中, 随着缅北局势动荡, 继而发生战乱, 在密松水电站的参建人员开始陆续撤离, 撤离过程中有的单位将形成资料全部带回国, 有的单位仅仅将能为索赔提供依据的支持性文件带回国, 造成项目工地、公司后方资料不齐全、档案人员无法整编, 同时出现文件遗失的现象。

2 驻外项目参建单位档案管理存在的共性问题

2.1 参见单位往往强调抓工程建设而忽视资料的整理工作。在项目的建设过程中, 由于工程建筑物是实体, 属于硬件, 因此参与工程各方都积极的关系工程建筑物的质量、进度等, 不论是领导、员工还是社会的目光都聚焦了实体工程上;而工程资料是一个软件, 往往被忽视, 往往都是到了最后竣工验收的时候再加班突击各项资料, 补充各种文件等。因此, 项目部以及有关部门领导、技术管理人员等对竣工资料整编的态度和重视程度是能否做好资料的关键。

2.2 日常的资料管理不规范在施工过程中, 对于平常的资料管理单位一般也花费了一定的人力、物力和财力, 也做了相当一部分的工作, 但这些工作都是侧重于满足日常工作的需要, 由于资料的管理深度不够, 依据规范程度较低, 因此, 平时做的资料并没有与最后的整编归档联系在一起。同时, 很多资料由于人员变动或者保存不当, 在最终资料归档的时候发现资料不全或遗失。有一些资料虽然存在但是仍旧不符合最后竣工归档的要求。在最终整理资料归档时, 很多资料都需要重做或者补做, 再一次造成了时间、人力和物力的浪费。

2.3 档案管理制度不健全目前很多单位虽然建立了一些关于档案管理方面的制度, 但是一般都不系统不健全, 阻碍了资料整编工作的有效开展。很多单位都缺少定期整理资料和分类的管理制度, 没有规范的资料查询和索引制度, 没有资料保管和移交的专门制度。一般的建设项目建设周期都比较长并且人员的变动也非常频繁, 但是很多人员变动时资料的交接手续不到位, 这些都造成了资料的遗失和不合格, 给归档工作带来了很大的困难。

2.4 档案专职经验不足虽然各参建单位配有专职的资料员, 但这些资料员往往没有竣工文件整理的经验, 对需要归档的内容、归档要求、分类方式、立卷方法等各方面业务都不熟悉, 甚至完全不懂对档案的基本概念。这就致使资料员只会简单的收集各部门的文件, 各参建单位的资料整理也始终停留在收集这一阶段。到工程竣工验收, 需要移交资料的时候, 由于前期工作不足, 文件大量积压, 归档工作量及难度巨大, 再加上人员频繁调动, 各档案整理人员都存在着拖着不做, 等人接班的心理, 这样就造成了项目档案归档严重滞后。

2.5 档案工作正常开展所需的硬件设施配备不齐全, 有些参建单位达不到必备的办公设备和档案库房设备。

2.6 不能很好的运用现代化科学管理手段, 没有规范的资料查询、索引体系, 有些单位依然手写目录, 不能及时更新, 造成查阅困难。

2.7 档案工作与工程建设进程不能够完全同步我们在档案检查过程中一再强调“档案工作与工程建设进程同步管理”, 目的在于工程建设的全过程完成工程资料的收集、整理工作。由于工程建设过程不同阶段会产生大量的原始资料, 这些原始资料之间的内在联系, 只有当事人在当时才是最清楚的, 及时收集整理比较容易。随着工程建设进程的深入, 产生的文件材料越积越多, 如果工程建设各阶段不能及时完成应归档文件的收集整理, 若到竣工阶段再进行整理, 会带来很多意想不到的困难, 如由于时间过长或工程技术人员的工作变动, 应归档的文件材料不全, 可能散失于个人手中或者发生丢失等, 这些问题在当时是很容易弥补或避免的。残缺不全或不成系统的档案资料不仅给整理工作带来困难, 而且对日后的档案利用留下隐患。

3 建设单位存在的问题

3.1 过程控制不够严格

项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的各种形式的文件。它贯穿整个项目的始终, 如果过程中不重视资料的收集、不按档案的格式要求形成文件, 那么在最后整理资料的时候要进行大量的补做、重做归档资料, 严重影响到档案的归档效率。现在档案管理过程中对进行中的项目档案资料的管理不够严格, 致使很多在过程中就能够避免和发现的问题积累到最后档案移交的时候, 加大了施工单位和建设分公司档案管理人员的工作量。

3.2 加强对监理的管理

监理在项目档案归档中起着非常重要的作用, 但是就目前项目文件整理中, 监理的作用都没有发挥出来。首先是对施工单位档案整理的催促力度不够, 其次是在资料形成过程中档案规范认识不足, 再次, 对项目文件的审核不够认真, 文件往往存在着监理漏签、漏盖公章等显而易见的情况。这些都说明业主对监理的管理不够, 不应该只把注意力放在施工单位上, 要注重对监理的管理, 使监理的作用充分发挥出来。

4 资料整编和归档工作的对策

4.1 对各参建单位归档工作的建议

4.1.1 建立完善的资料管理制度

施工单位的资料整编应当从工程施工开始就设置专门人员在施工的整个过程负责收集、整编和移交所有相关的资料。同时, 按照国家和行业相关部门的有关规范和标准制定相应的管理制度, 不但设置专人负责还要把责任落实到人。资料的形成、日常管理、收集整编一直到移交保管应当是一套完整的制度, 在整个施工过程中, 由于情况不断的发生变化, 资料的整编工作还应当根据工程的具体情况及时的补充或调整资料管理制度。

4.1.2 强化日常资料管理工作

切实做好日常的资料管理工作是确保最后竣工资料整编和归档的基本前提。如果平时的资料没有仔细认真的对待, 缺少资料或者遗漏资料或者签字盖章不明确等都会对最后的资料归档造成很大的困难。只有保证平时的资料规范、齐全、系统以及完整, 才能为归档提供良好的基础。日常中整理资料时应当注意记录按照要求填写、统一文件规格、分类存放以及专人保管等, 同时还要对设计图纸和设计变更加强管理并做好登记。

4.1.3 加强人员学习、培训

为了切实提高资料人员和管理人员的综合水平, 在施工过程中, 施工单位当对工程技术人员和行政管理人员进行重视资料管理和整编方面的培训和学习, 通过对档案知识进行系统的培训, 使他们变成既懂技术又懂档案管理的复合型人才。只有掌握档案方面的相关规定和要求, 才能在平常的工作中高标准的做好基础资料。

4.1.4 大力运用计算机进行资料管理和整编

在这个计算机信息化的时代, 越来越多的领域都应用计算机解决工作和生活中的问题, 计算机技术已经成为了人类生产和生活不可或缺的重要部分。因此, 工程资料的管理也不例外, 应当从工程开始起将计算机应用到资料的管理和整编中。利用计算机对资料进行管理不仅可以提高工作效率更可以提高整编工作的质量。将重要的原始资料或文件通过扫描的形式输入计算机或者做成光盘, 可以延长保存的年限。

4.2 对档案管理工作的建议

4.2.1 运用合同手段, 严把档案管理关

在社会主义市场经济条件下, 由于工程参建单位往往注重眼前的经济利益, 把经济效益放在首先考虑的位置, 对档案工作不重视, 制定的档案管理制度形同虚设, 没有约束力, 不起作用。因此, 要把合同作为约束各施工单位的有效手段, 把提交竣工资料列为工程价款结算的必要条件之一, 档案管理部门与分公司计划处密切配合。在与各单位签订合同时, 设立档案资料的专门条款, 规定合同单位档案资料方面的责任, 明确竣工资料的质量要求、整编要求、份数要求、提交时间要求及明确处罚条款, 从源头上为竣工档案资料整编打好基础。在实行档案部门对竣工资料验收入库后方予结算的制度的同时, 对项目档案移交严重滞后的单位予以一定的经济处罚。

4.2.2 严格过程管理, 定期开展档案专项检查

定期率相关处室人员深入到各监理、施工单位, 对其档案资料整理情况进行检查, 听取档案资料整理过程中的问题和建议。尤其在单项工程竣工验收进入高峰时, 要每月到各单位现场检查指导。通过检查, 一是提高各单位对档案整理工作的认识, 督促各单位落实档案整编人员;二是掌握了各单位档案整理情况, 规范了档案整编要求, 加快了整理进度;三是检查各施工单位档案资料编制的规范性, 及时制止敷衍塞责、弄虚作假的现象, 催促整改不符合要求的地方。

4.2.3 积极开发利用档案资料

树立正确的服务意识, 认识到档案的价值在于利用, 为工程建设服务, 为企业管理服务是档案工作的宗旨。在做好档案基础查阅服务的同时还要做到以下几点:第一, 要积极开发档案信息。根据工程建设进展情况, 搜集工程所需要的相关信息, 主动为工程建设服务。二是创新服务方式。全部档案都实行计算机管理, 方便管理和查询, 提高查找效率。充分利用现代化条件, 改革档案服务方式, 充分发挥档案的价值, 从而使分公司内部及各单位加强对档案的重视程度。

4.2.4 档案信息化已成为企业现代管理的需求

水电建设工程是国家重点建设项目, 项目档案只有从一开始就实行“双轨制”归档, 才能为水电企业档案工作实现信息化建设打下基础。项目文件大多是在计算机上形成的, 这为项目档案实现“双轨制”归档奠定了基础, 实行电子文件归档, 首先要注意平时对电子文件的积累, 没有电纸版本的纸质文件, 如收文等应采取将纸质档案电子化的方法进行归档。

5 结语

由于境外项目的特殊性, 使项目档案工作责任重、难度大、要求高的问题日益显现。档案是企业的重要组成部分, 它真实地反映了驻外工程建筑项目的全部技术含量, 如何做好境外建筑施工企业工程项目档案的收集、归档工作, 逐渐成为我们档案工作者必须面对的新课题。

摘要：项目档案是水电建设工程的重要组成部分, 是工程建设的重要财富, 是工程竣工验收、项目稽查和审计的重要依据, 是维护资产和权益的凭证, 是运行管理、维修改造的保障, 同时也是工程达标投产、创优质工程的重要考核内容。

关键词：境外工程档案,管理

参考文献

[1]许春珠.规范工程建设的档案管理[J].水力发电, 2004 (08) .

[2]郭兴华.论国家重点工程档案的管理[J].水力发电, 2001 (12) .

加强水电工程项目档案管理的探讨 篇4

众所周知, 水电工程施工的工程量大, 规模大, 技术工种多, 施工强度大, 受环境干扰严重, 需要反复比较论证和优选施工方案, 才能保证工程质量。水电工程多处于交通不便的偏远山区, 机械设备进出场、建筑材料采购运输等, 又使其具有成本费用高, 投资大的特点, 受自然条件条件影响大。

正因为水电工程的工程量大, 规模大, 标段多, 从而使档案管理工作显得更加纷繁复杂。标段多, 使得形成的档案比较分散, 难以组织, 因而造成档案的集中统一管理难度大。在编制档案过程中, 还可能遇到各个施工单位的编制方法不同的情况, 从而不能按照统一的标准编制, 这又增大了档案管理的工作量。

二、水电工程档案整理中存在的不足

(一) 档案管理的信息化意识不强

当前, 对档案管理工作的意识不强, 跟不上信息时代的节奏, 而今很多工程建设单位仍采用纯手工归档的方案, 保存设施和存档设备过于成旧, 严重影响档案管理的现代化进程, 信息化意识薄弱。

(二) 从事档案管理的现代型人才缺乏

目前, 施工单位从事水电工程档案管理的人员大多由非工程专业人员担任, 对工程知识了解不够深入, 对档案管理工作了解不够全面, 无法对归档资料进行完全正确的整理, 从而经常出现归档资料案卷质量差, 不规范等问题。

(三) 档案管理设备、技术落后

由于工地条件限制, 加上部分单位不够重视, 工程档案管理制度不够健全, 完全依照开发单位要求实施, 扫描设备、电脑设备、信息系统等配置较低, 甚至缺乏配置, 信息化成都不够。

(四) 培训工作开展普通不到位

由于熟悉档案管理和工程建设的人员较少, 加上水电站条件所限, 档案培训相对较少, 尤其针对水电行业的教材、教师及培训机会都较为缺乏, 造成档案整理相对不能形成合力, 往往只有档案人员进行, 返工较多。

三、水电工程档案管理方案之我见

(一) 提高水电工程档案管理意识

加强工程管理人员档案意识的提升, 确保在工程管理过程, 同步形成较为规范标准的过程资料, 在后期整理过程, 只需采用档案管理方法汇编录入即可, 提高档案整理的效率, 也减少漏错现象的发生, 更能促进档案管理的长远发展, 更有效的致力于整个工程的推进。

(二) 提高档案管理人员的信息化思想

定期为档案管理人员提供专业培训, 组织学习理论知识, 并不断拓展知识面, 提升技能, 普及信息化管理知识, 并且要熟练掌握计算机理论知识和各种现代化的信息工具, 提高档案管理人员的计算机操作技能和信息化管理意识, 同时还要大力引进专业的档案管理人员, 为水电工程项目档案管理提供更优质、高效的服务。

(三) 加大投入, 实现信息化的档案管理模式

各档案管理单位应当引进先进的计算机产品, 为档案管理工作顺利进行提供保障, 通过计算机技术, 因特网信息, 加强对水电工程档案管理工作的信息化、网络化管理, 大力推广电子文件档案在工程档案中运用。

(四) 加强沟通, 确保归档进度

承建单位档案整理者应与工程建设单位、监理单位或分管该标段的工程师进行沟通, 以便更清楚该标段工程档案的保存年限等相关要求, 从而尽可能的避免档案整理过程中产生的一些不必要的返工。

(五) 加强档案管理工作的交流和学习

鉴于水电站建设工程规模一般较大, 参建单位众多, 各单位均设有档案整理岗位, 建设单位或监理单位宜组织专业交流, 进行档案工作研讨会, 对该工程存在的问题及时进行梳理和交流。从而促进整体档案管理意识和水平的提升。

四、结束语

水电站档案的和谐管理 篇5

关键词：水利水电,档案,管理,科学性

提高档案管理的科学性, 能使水利水电勘察设计工作的真实性得到维护, 因此, 提高管理的科学性是目前水利水电管理工作的重中之重。想要更好地实现这一目标, 就必须坚持科学发展观的领导, 使档案管理工作更具科学性。

一、准确把握水利水电档案形成的过程和特点

要做好水利水电档案的管理工作, 就必须从档案的形成阶段入手, 准确把握其特点, 在此过程中, 工作人员要利用先进的科学技术, 将科学技术与档案管理相结合, 提高管理的科学性。以往的档案录入工作一般都是由人工抄写的形式来进行, 档案的查找实质上是围绕着一个工作项目开展的, 因此文件材料总体的程序和内容都紧密联系在一起, 形成一个有机的整体。在档案的形成过程中, 要做到面向社会, 提高档案的社会性, 通知结合水利水电的具体工作特点, 不断加档案的利用率和宣传力度。

二、加快档案管理的信息化、科学化建设

(一) 夯实基础提高水利水电科学管理水平。在档案的管理过程中, 资源的搜集、归档等都是必要的工作环节, 这是档案管理中最基本的工作, 更是提高档案管理科学化水平的基础。夯实基础主要可以从实施科学的流程和采用科学规范的标准两个方面入手, 对档案的搜集、归纳等每个环节都加以控制, 使水利工作实现统筹。在纸质档案方面, 要使用较耐用的纸张, 在折叠时也要严格按照国家规定的折叠方法, 从而优化档案的管理与保存工作。同时要加强硬件基础设施建设, 优化档案保存的环境, 降低纸张的破坏程度, 尽可能地延长档案的保存时间。

(二) 加快水利水电档案信息化管理进程。信息化建设是目前档案工作的重中之重, 已经成为档案管理主要的方法。加快信息化管理过程, 可以建立档案管理的相关系统, 使档案管理实现全国联网, 形成一个系统化的档案网络, 便于档案资料的查找和使用。还可以加强建立信息化的档案数据库, 对纸质等载体的档案进行数字化建设, 完整、系统的信息数据库建设能够使档案的查找更加快捷, 有效地增强档案的实用性, 数据库的存储比纸质材料的存储量更大, 使水利档案管理更加科学化。

(三) 加强水利水电档案规范化管理。水利水电相关单位要根据国家的相关规定和法律, 制定完整的档案管理制度, 对档案进行更加规范化的管理。对档案资料的搜集、管理、安保方面都进行严格的规范, 对档案管理工作的义务进行明确的规定, 在档案的形成与管理过程中都要保证其完整性、真实性。在查阅档案资料时, 要进行登记, 严格对档案的使用进行记载, 让管理工作更加有条理。

三、优化资源与创新服务机制

(一) 整合信息资源。信息资源的整合和优化是档案科学化管理的重要部分, 也是现在信息技术不断发展的要求。目前的信息资源已经不能很好地满足服务的需要, 因此水利水电单位的档案资源要向一体化、科学化发展。主要途径就是加强规划工作, 使各部门之间不断加强协作, 保证各部门都参与到这个工作中来。还要保证档案记载的完整性和科学性, 在不同的主题中, 要根据具体情况对资料进行细致的归纳和分析, 使档案内在价值不断得以体现, 使档案的信息蕴含量不断增加。最后要将整合好的资料进行联网, 更好地为社会提供服务, 使档案资料的查阅和使用更加方便, 提高档案的使用效率。

(二) 创新服务机制。坚持服务理念是档案工作的基础, 现代的档案工作已经不再停留在传统意义上保存资料的层面上, 而是向服务功能逐渐转变。因此, 在档案相关工作中, 要不断创新服务机制, 使服务的领域不断拓宽, 不断促进水利水电管理的科学性。要做到这一点, 首先要加强归档力度, 在服务的内容上进行创新, 保证查阅到的资料不断更新, 在检索工具上也要实现创新, 使检索体系向系统化的方向发展。

在服务机制方面, 工作人员要不断转变服务理念, 要真正从使用者的角度考虑, 更要主动对档案使用者进行服务, 同时也要加强档案的后续服务工作。最后是要对不同层次的数据库进行建设工作, 要对使用者的使用权限进行严格的规定, 对档案使用者的身份也要进行严格把关, 还要不断加强档案材料的保密工作, 确保档案的安全性。

总而言之, 提高水利水电档案管理的科学性需要工作人员从各个方面进行工作上的完善, 因此还要注重对档案管理人员素质的培养, 加强档案管理队伍的建设, 认真负责档案相关的各项工作。水利水电档案管理科学性的提高有利于档案资料向系统化、完整化发展, 能够有效地促进档案相关各项工作的发展。

参考文献

[1]曹磊.档案现代化管理中存在的问题与对策[J].黑河学刊, 2006 (04) .

[2]姚唯波.浅谈档案现代化管理[J].陕西水利, 2005 (03) .

浅淡水电企业科技档案管理与开发 篇6

由于水电企业有其特殊性, 我厂对档案从业人员有着更高的要求, 就是不仅具有较高的档案管理业务水平, 而且还要熟悉一定的水力发电专业知识。他们大多来自生产部门, 没有的也要到生产一线锻炼一段时间。经过一定的生产技术培训与跟班学习, 熟悉水力发电一定的专业技能, 为更好地开展科技档案的管理打下坚实基础。因为水电企业不仅有大坝、引水发电系统、泄洪系统及发电厂房等电站枢纽工程主建筑物, 而且还有机械电气设备、消防设备、金属结构及自动化元件等设备, 设备种类繁多, 而且专业性强。因此, 要想做好水电企业科技档案的管理与开发工作, 档案从业人员不仅具备良好的思想政治素质和较高的档案专业知识, 还应熟悉一定的水力发电相关专业知识, 掌握相关的水电科技档案管理技能, 只有这样才能在复杂的文件材料收集中分清档案资料的特性和种类, 才能做好前期的文件材料的归档和后期的科技档案的有效利用与开发。

二、完善档案归档管理流程, 确保文件材料归档的及时性、完整性

水电企业为了确保安全生产, 不断地对所属主要设备进行更新及技术改造, 因而设备更新比较频繁。为确保设备档案材料收集、归档的完整性和及时性, 我厂档案管理部门及时修订文件材料归档制度, 进一步完善档案归档管理流程, 使文件材料的收集有制可依, 科技档案材料的归档有度可循。一是档案管理部门积极参与电厂技术改造工程项目竣工验收及重要设备开箱验收工作。验收当中, 如有工程项目竣工资料不全或重要设备合格证、产品说明书及试验报告等不全的, 不予验收结算。这样保证了工程项目竣工资料及重要设备资料收集的及时与完整。二是在每次机组大小修和主要设备技术改造过程中, 档案管理人员深入检修施工现场, 及时收集该归档的机组大小修文件资料和技术改造项目竣工资料, 力求做到档案资料收集全面, 不遗漏, 不丢失。三是我厂成立了以综合部、生产经营部、发电部、检修部等为主的以厂长为组长的厂档案领导小组, 明确了各个部门领导及兼职档案人员在档案管理工作中的职责, 形成了领导亲自挂帅、各部门积极参与的全厂档案管理网络。更进一步提高档案资料收集的工作效率和效益。

三、完备的档案设施设备是改善科技档案保管条件的物质基础

科技档案是水电企业主产经营的技术保障和重要参考, 因此, 保证科技档案实体的安全刻不容缓。我厂始终把完备综合档案室基础设施设备建设放在首位。一是综合档案管理用房建有三室即档案室、阅览室和办公室, 并且三室分开。档案室要求达到防火、防盗、防水、防尘、防鼠、防高温高湿、防光、防虫、防霉、防有害气体等“十防”措施, 而且不能设在建筑物的顶楼及底层。阅览室和办公室也满足相应的条件。二是档案室除了配置档案密集柜、防磁柜、密级文件柜、装订机、除湿机、空调等设备外, 还安装了库房温湿度自动控制系统、气熔胶消防自动报警系统、监控系统及红外线报警系统等, 大大提高了档案保管的必要条件。三是加强档案库房巡查制度, 每天对档案室设备设施、电器线路、温湿度等进行检查并做好记录, 确保档案室能够满足档案实体的保存条件。

四、定期开展科技档案鉴定, 保证科技档案实体质量

正因为水电企业的主要设备不断地进行技术改造和技术革新, 因而更新设备的设备档案也要不断地更新与完善, 才能满足档案需求部门查阅到准确、可靠的科技档案, 这就要求对原来的设备档案进行鉴定和销毁。我厂成立的由综合部牵头, 生产经营部、发电部、检修部的专业技术人员参与的档案鉴定领导小组在科技档案的鉴定工作中始终保持谨慎细致的工作作风, 杜绝粗心和草率的不良行为。一是在每年夏秋季机组非检修期间, 档案鉴定小组对保管期限即将到期的科技档案重新鉴定, 对续存的科技档案该更新保管期限的要更新, 并重新归档上架保存;对无利用价值的、无保存意义的科技档案该销毁的要剔除销毁, 确保科技档案的适用性。二是针对每项修理、技改、科技项目形成的更新设备的档案资料, 要及时鉴别及时归档, 保证设备档案与新设备的同步性。三是在档案鉴定及归档文件材料鉴别过程中, 如发现有档案资料残缺, 要及时补充, 确保档案资料的准确性和完整性。

五、应用现代信息技术, 实现科技档案数字化管理, 提高档案的利用效率

迅速发展的信息化建设在各个领域的广泛应用, 为档案管理工作带来了极大的便利, 加快了档案查阅的速度, 也提高了档案利用的工作效率。我厂档案信息化应用得以普及, 一是应用档案管理信息系统软件, 实现信息化管理档案, 使得档案著录、统计、编辑及查阅等档案日常工作能够在档案信息系统中完成, 大大减轻档案管理的工作量;二是对非涉密科技档案及图纸资料进行扫描并上传档案系统中, 实现科技档案数字化管理, 为档案高效利用提供便捷条件。三是通过企业局域网络, 生产部门的技术人员可在自己的电脑上能够浏览到权限范围内所需的档案、图纸资料等, 减少了借阅环节, 缩短了查询时间, 提高了档案的查阅效率。

六、结束语

我厂档案管理工作运用以上几点科技档案管理方法和手段, 使企业档案的开发利用效率明显提高, 在企业生产经营各项工作中发挥着建设性的作用。例如, 在我厂荣获2014年度广东省“五一劳动奖状”、国家能源局“电力安全生产标准化一级企业”等荣誉称号和“2014年我厂完成46.8亿千瓦时的年度发电任务”等的企业发展过程中, 档案管理工作创造了显著的经济和社会效益。我厂在2014年集团公司档案管理年度评估工作中也达到优秀等级。

摘要：水力发电企业由于其生产特点, 对科技档案管理有着特殊的要求。作为国家“八五”时期重点建设的水电行业的大型企业, 天生桥一级水电厂在日常档案工作中总结出一套卓有成效的科技档案开发与管理措施, 在企业年度机组大小修、设备改造、生产经营及解决维稳工作等方面发挥了建设性的作用。

水电站档案的和谐管理 篇7

一、充分认识加强民生档案管理工作的重大意义

1. 抓好民生档案工作是档案部门在新形势下的重要任务。

民生档案工作是关系构建和谐社会的一个重要方面, 档案部门必须把“解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”作为档案工作的出发点和落脚点。多年来, 档案工作都普遍存在“重事轻人、重物轻人;重机关团体利用轻个人利用;重为机关团体服务轻为群众服务”的片面认识, 导致目前很多基层群众不了解档案, 甚至不知道档案的保存价值、查考价值、利用价值等。因此, 尊重民意、维护民权、服务民生是档案部门在新形势下的重要任务。

2. 抓好民生档案工作是新时期档案事业的发展方向。

坚持以人为本, 坚持以人民群众为主体, 实现档案事业又好又快发展, 是时代发展的要求, 更是档案事业持续发展的不竭源泉和永恒动力。因此, 我们必须紧跟新时期档案事业发展方向, 从领导体制、工作体系、运作机制到归档范围、保管范围、利用范围, 都做出相应的调整和变革, 不断推进档案事业科学发展。

3. 抓好民生档案工作是档案工作者义不容辞的历史责任。

随着社会的快速发展, 物质文化生活的日益提高, 人们对档案需求必将与日俱增。档案工作者必须以不断满足人民群众对档案日益增长的需求为己任, 增强紧迫感、责任感、使命感, 扩大建档覆盖面, 拓宽档案资源范围, 丰富馆藏储备量, 把所有涉及人的档案收集好、管理好、利用好, 把档案利用服务扩展到人们生活的方方面面。

二、当前民生档案管理工作问题现状

一是对民生档案重视不够。有的单位档案人员变动频繁, 管理设备和经费不到位, 有的部门和单位还没有专门的档案室, 特别是村、社区和基层企事业单位的档案管理薄弱, 该归档的档案还存在没有及时归档的问题, 档案随意保存的情况时有发生。二是民生档案管理政出多门、各自为阵, 没有统一的管理体系。不同种类的民生档案分别归属不同的部门管理, 形成了多头管理问题, 致使档案资源分散、利用效率不高、信息沟通困难;部门之间协作配合差、管理规范不一致、管理方法不科学, 查全一个人的民生档案往往要跑多个部门。三是民生档案数量大、种类繁多、管理难度很大。民生问题涉及众多领域和各个社会阶层, 形成的档案数量大, 种类五花八门, 时间跨度较长, 管理不易到位, 民生档案资源存在散失和毁损风险。四是管理标准和规范不健全。社保档案、医保档案等关系老百姓切身利益的档案, 部分制度条款已不适应工作需要, 一些企事业单位特别是民营企业缺少规范的档案管理办法, 造成档案管理混乱, 查阅不便。

三、加强民生档案管理工作的策略

1. 强化宣传工作, 提高全民档案意识。

千方百计利用各种宣传手段、方式和渠道, 广泛宣传民生档案管理工作的重要性, 宣传民生档案在促进社会和谐中的重要作用, 提高每一位公民的民生档案意识, 使其充分认识到加强和规范民生档案管理工作的重要性, 努力在全社会形成人人都来关注民生档案、人人都来重视民生档案工作的良好氛围。

2. 认真履行职责, 切实加强管理。

档案行政管理部门要按照科学发展观的要求, 在档案工作中坚持贯彻“以人为本”的方针, 扎实抓好我省的民生档案管理工作。要以对老百姓负责、对历史负责、对国家负责的态度, 强化监督管理、强化指导服务, 确保各类民生档案资源的安全完整和有效利用, 努力为构建和谐社会提供优质的民生档案服务。

3. 统筹协调, 强化协作配合。

民生档案资源管理涉及面广、内容复杂、任务繁重, 仅靠档案部门的力量是不够的。因此, 必须统筹协调好各涉民部门的力量, 充分发挥其主动性和创造性, 强化其管理民生档案的责任, 加强协作配合, 形成强大合力, 有效实施对民生档案的管理, 避免因体制原因造成的重复投入、分散管理、利用低效的弊端, 达到事半功倍的效果。各级领导干部要经常关心、经常过问、经常研究, 加大人力、财力、物力投入, 切实解决民生档案工作中存在的人手紧张、资金短缺、物资匮乏、设施落后等实际问题, 为抓好民生档案工作创造有利条件。

4. 面向城乡基层, 努力提高服务质量和水平。

一是坚持不懈地抓好农业农村档案工作, 开展档案下乡、服务“三农”活动, 为社会主义新农村建设提供有效服务。指导帮助农村土地承包档案、林权档案、宅基地档案的建立和利用, 为解决土地林地权属纠纷提供依据。二是坚持抓好国有企业档案工作, 为国企改制、破产、兼并等提供有效服务。帮助民营企业建档, 推动民营企业上质量、上档次、上水平, 延伸档案工作的范围。三是积极主动地开展好社区档案工作, 让档案为社区进行居民管理服务、居民医疗保险服务、居民再就业服务、居民生活服务等提供依据, 有效地提高社区管理的水平, 方便社区居民的生活和就业。四是围绕构建社会主义和谐社会, 提高社会文明程度, 维护社会安全稳定, 强化民生档案工作;围绕以改善民生为重点的社会建设开展民生档案工作。指导各地、各部门把涉及民生的档案及时收集并完整归档, 优先整理并有效利用, 为群众的衣食住行提供及时服务。

参考文献

[1].罗莉亚.杨春梅.也论档案与民生[J].湖北档案, 2009.10

水电站档案的和谐管理 篇8

电站工程建设的特殊性决定了工程建设期间档案工作的复杂性。电站工程建设包含了电站的勘探、设计、施工、监理、工程管理五个部分, 涉及地域范围广, 涉及专业领域多。它的复杂性主要体现在以下几个方面:一是电站工程建设工艺复杂且要求较高、流程较多又难以控制;二是建设周期长, 一个中大型电站的建设周期少则四五年, 多则十几年;三是参建单位多, 每个大中型电站工程建设参与单位至少有十个以上;四是供货单位多, 电站使用生产设备较多, 涉及供货商上百家;五是人员结构复杂, 每个参建单位的专业技术水平和综合素质参差不齐;六是管理水平不一, 每个参建单位的管理人员水平差距较大。由于工程建设的复杂性和多样性, 给电站工程建设档案管理带来了很大的困难。针对这些困难, 笔者提出一些有效的管理办法和设想。

二、电站工程建设期间档案管理存在问题及解决办法

(一) 提高认识, 加强领导重视程度

由于档案管理是一项比较特殊的系统工程, 它的管理存在一定的特殊性, 档案工作对企业规范化管理起着促进作用。通过企业档案找出企业各个历史阶段存在的问题, 便于不断改进和完善企业管理。通过企业档案了解企业不同时期的文化, 便于改进企业文化建设, 牢固企业文化底蕴, 提高企业知名度。

由于现代企业管理都比较注重短期经济效益, 而档案管理短期效益不明显, 不容易做出成绩, 导致领导对档案工作并不重视。领导对档案工作的了解也并不深入, 认为档案管理就是借阅一下材料, 管理一下库房, 人员要求低, 什么人都可以做, 岗位设置少, 岗位级别低。很多企业人员对档案工作也不了解、不支持, 档案管理给群体的印象只是流于表面。其实档案工作非常复杂, 许多档案工作人员终其一生也无法把档案工作做得尽善尽美。它需要工作人员在具备较强的责任心、较好的职业道德和较高的专业素养的同时, 也要有较强的原则性, 不会因怕得罪人而放弃严格执行行业标准和国家标准。因此, 企业里很多人员都不愿意做档案管理工作。

众所周知, 档案专业是一个专门的学科, 专业性非常强, 特别近年来档案工作实行数字化管理, 对档案管理人员提出了更高要求。档案管理工作繁杂, 需要耗费巨大的精力、体力和时间。首先, 它要求工作人员要熟悉国家、行业及地方近50个规范标准, 掌握档案管理流程中的多个环节不出任何差错, 才能保证入库档案达到相关标准要求。其次, 要在建设过程中不间断的指导设计、监理及参建施工单位按照规范整理档案归档, 按标准做好验收, 入库、保管等工作。虽然《企业档案工作规范》已经执行了很长时间, 进行了大量的宣贯, 但在实际工作中并没有得到较好的重视。针对这些情况, 可以通过国家职能机构对企业领导进行培训、宣传, 提高企业领导对档案工作的认识, 让大家认识到档案工作的重要性;通过法律途径和强制性手段, 如档案管理纳入主管领导绩效考核, 纳入工程验收强制性指标等, 提高领导对档案管理的认识和重视程度, 从而顺利解决企业档案管理中的难题。

(二) 改善档案工作人员待遇, 提高档案工作人员地位

许多企业档案工作人员由于在单位不受重视而跳槽, 导致档案工作人员的流动性较大。这样不仅不利于档案专业人才的培养和发展, 也不利于档案工作的开展。目前在国内档案专业系统的专家较少, 对档案工作的重视程度不足也是导致其结果的原因之一。很多企业档案工作人员不愿意从事档案方面工作, 觉得不利于个人的长远发展, 即使已经身处档案工作岗位, 也未真正用心工作, 更不会进行专业技术研究。要改善这种情况, 途径之一是要通过改善档案工作人员待遇, 提高档案工作人员地位, 稳定档案工作人员队伍, 从而改变档案工作的现状。

(三) 加强档案工作人员培训, 提高档案工作人员整体素质

由于建设单位人员流动性较大, 导致档案工作人员要做到术有专攻, 业有专用比较困难, 目前做档案工作的大部分都是非专业人员, 甚至有的只是兼职档案工作。为了改善档案人员的整体工作水平, 提高归档工作质量, 需要组织开展系统的档案培训工作, 提高档案工作人员的整体素质, 真正解决档案归档工作中的难题。针对档案人员专业性不强的问题, 需制定强制性标准, 规定参建单位从事档案工作的人员必须通过省级档案专业基础知识培训, 并取得专业培训合格证。同时系统的组织专业知识培训, 具体培训方式主要通过邀请专业人员进行讲座培训、组织系统内部档案管理交流会、邀请专家作专业知识授课, 现场提出并解决工作人员在归档工作中遇到的难题。在实际归档工作中, 加强对建设档案归档标准、规范和要求的宣贯力度, 以保证建设单位档案工作人员对归档的标准、规范和要求充分了解并严格执行, 从而保证归档工作的顺利开展。

(四) 明确参建单位档案工作机构, 综合交叉管理, 定期对参建单位档案进行检查

从工程建设设计时期开始, 就要监督参建单位落实档案工作机构, 明确档案工作岗位的职责和制度, 特别是必须明确档案分管领导, 以及档案管理具体负责人员。通过对监理进行管理, 由监理直接对参建单位进行管理, 过程期间参与指导和检查工作, 定期检查归档, 发现问题并提出改进建议, 由监理监督建设单位整改, 并进行预验收, 对整改后的档案进行复查, 先由竣工办公室检查验收, 最后由档案专业人员复查验收, 达到国家和企业归档标准要求后方能入库保存。通过综合交叉检查, 形成闭合管理, 实现多重验收, 以保证档案归档的及时性和准确性。

(五) 加强过程档案管理, 单位工程分项验收, 分项工程总体验收

一个分项工程由若干个单位工程组成, 在档案验收过程中, 采取单位工程分项验收, 分项工程总体验收, 以确保在工程建设过程中, 档案验收与工程验收同步完成, 切实杜绝档案验收与工程验收脱节的情况发生。由于电站工程建设分项工程多, 工期长, 如果不采取单位工程档案分项验收, 就会出现档案工作远远滞后于工程竣工、大量档案工作堆积, 工作任务繁重的现象, 导致档案造假, 数据不真实。只有通过单位工程档案与单位工程竣工同时完成验收, 实现单位工程完成一项, 建设档案验收一项, 分散工作量, 才能避免造成工作堆积。把分项工程档案分成若干单位分项档案, 在过程中就完成验收, 为分项工程档案顺利竣工验收提供前提基础。因此为便于工程建设过程中的档案管理, 对建设期间的档案工作进行优化和调整, 以确保分项工程竣工与分项工程档案在规定时间内同步完成。

(六) 落实保证措施, 确保档案工作顺利开展

好的方法需要有力的保障措施去落实实施, 好的制度也需要较强的执行力度。在工程建设过程中, 经常存在工程完成竣工验收结算后, 档案归档工作远远滞后, 甚至无限期拖延的情况。为杜绝这种情况发生, 在建设过程中通过采取经济控制手段, 把档案工作纳入竣工验收强制性指标, 防止建设档案远远滞后、归档工作推诿拖延的情形发生。采取在竣工尾款结算时, 档案还没有通过最终验收的, 根据项目的大小采取不予竣工结算或尾款结算的方式, 来控制参建单位对档案归档工作的拖延, 避免工程竣工验收完成后, 建设档案工作还未开展, 造成档案工作严重后延, 补、赶建设档案, 档案数据造假, 责任人签字造假, 整体档案数据失真等情况。杜绝档案数据不能反映实际工程历史面貌, 数据不真实、不完整的现象发生。

工程建设档案归档管理问题, 是一个普遍而棘手的问题。搞好建设过程中的档案管理, 是每个工程管理者的共同期望。虽然在建设档案管理过程中, 我们已经逐渐总结了一些经验, 但还是远远不够。为长远搞好建设过程档案管理, 在今后的工作中, 还有很多东西需要档案管理人员去进一步探索和实践, 找出更多行之有效的方法, 解决实际工作中遇到的难题, 推动档案工作不断向前发展。

摘要：工程建设档案归档管理问题, 是一个普遍而棘手的问题。搞好建设过程中的档案管理, 是每个工程管理者的共同期望。结合个人工作经验, 总结一些建议, 以供参考。