鉴定销毁工作

2024-06-30

鉴定销毁工作（精选4篇）

鉴定销毁工作篇1

高校档案作为记录高校管理活动、学生信息资料、科研涉密等重要资料的载体, 其工作的科学度和完善度, 与高校日常工作的效率及质量密切相关。尤其是在最近几年, 伴随学校规模扩大、生源的扩招, 档案的销毁工作量及难度都有所提升。一方面, 源源不断的新档案占据大量档案装具和档案室场所, 并具有极大价值。另一方面, 鉴定与销毁的不及时与缺乏科学性, 对档案管理工作产生了一定滞碍。

一、当前我国高校档案鉴定销毁工作现状

高校档案的鉴定销毁工作, 即对于相关档案资料价值进行判断与甄别。经过科学合理挑选, 将具有一定价值的部分加以妥善保存, 并将不具有保存意义的部分予以适当处理甚至废弃。从内容上讲, 可分为归档前、后的鉴定及销毁。通常, 由于高校日常事务繁多, 学生数量庞大, 科研信息量繁杂, 因此相关档案的鉴定和销毁工作表现出很多问题。从宏观上来看 (以会计档案管理为例) , 学校财务实行统一管理, 会计档案管理任务重、时间紧。一方面, 很多档案仅仅交由档案馆并做了数目清点和核对, 而缺乏必要的后续鉴定和销毁工作。另一方面, 很多高校是由多家合并建立, 而会计档案的合并工作并没有跟上步伐。再以科研档案为例, 很多高校建校历史悠久, 现存的科研档案资料数额庞大, 不乏很多有期限保管变成了无期限保管, 然而保存空间有限, 造成了档案库房面积紧张的现状。

二、我国高校档案鉴定销毁工作的若干问题

(一) 未对档案材料进行准确性鉴定。尽管档案理应作为高校日常工作的详尽记录, 然而由于档案资料的形成容易受到客观条件及主观意愿的影响, 因此在实际运行当中其内容并不一定真实、原始。很多情况下, 档案资料会对于当下情形夸大、缩小及扭曲, 且因不同存在时期和工作模块而情况各异。例如, 会计档案资料中统计数字的虚报、科研工作成绩的夸大及学校基建档案资料与实际不符等。这些主观错误及客观过失, 都会造成档案材料有失准确性, 档案鉴定工作者有义务和责任降低甚至杜绝此类现象的出现。

(二) 亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大。通常, 这类问题是由以下两点引起的:其一, 鉴于很多高校档案室都错误地将馆藏量作为工作质量的衡量标准之一, 因此为了实现一定的规模要求, 将一些不具备实际价值的档案引入档案室, 片面追求档案数额的升级。其二, 很多档案在入管时缺乏及时地鉴定, 导致工作长期累积, 负担日渐增重。在上述情况下, 很多档案室需要完成的鉴定和销毁工作需要涵盖如约到期档案, 且还要涵盖很多被辅以永久保存之名, 而实则毫无价值的部分。

(三) 未进行完整性鉴定。在如今的高校档案室工作中能够发现, 很多归档资料文件拥有一定的价值, 但却缺乏必要的完整性。一方面, 归档部门缺乏必要的健全性。学校日常事务繁杂, 各个部门拥有的职能各异, 所产生的档案数量、内容不具有一致性, 很多仅仅是综合部门形成一定红头文件, 而其他部门档案材料形成较少甚至没有, 从而缺乏成体系的档案归整。另一方面, 档案材料门类不全。很多学校除了财务、科研、学生信息等档案之外, 其他方面信息缺失。同时, 档案资料自身不完整。很多档案资料缺页、缺补充附件等, 甚至很多核心部分漏失。

(四) 缺乏鉴定档案的条理性。很多档案室管理仅将档案资料保管期限作为鉴定依据, 缺少了一定的鉴定条理性, 如忽视了档案文件本身的价值高低。然而, 档案资料最为关键的并非为其馆藏是永久性还是暂时性, 真正重要的是其在高校发展过程中实际蕴含的价值和作用的发挥。因此, 在档案管理工作中, 要分次重地进行档案保护、抢救, 突出关键性档案的地位。

三、如何应对存在于档案鉴定销毁工作的相关问题

(一) 提升进馆档案的质量, 强化档案价值鉴定。在档案进馆之前, 筛选工作就已经属于档案鉴定工作的一部分, 若能工作到位, 将会为后期档案鉴定和销毁工作省却很多麻烦。在筛选和鉴定档案价值、立卷及确定档案报关期限的过程中, 工作人员需做到详细缜密, 坚持有价值的档案入馆, 无实际用处的档案不盲目接收。相关指导部门工作人员要定期、保质进行案卷质量抽查检验, 档案室需要在检查案卷之后入档。凭借全面合理的档案鉴定与销毁, 档案才可以立卷。在此过程中, 相关工作人员要以认真负责的态度, 对待每一步档案管理环节。

(二) 提升监督与指导力度, 完善档案鉴定销毁制度。作为档案管理工作的指导力量, 领导层面要加强对于档案管理工作的监督, 严格按照《档案法》的相关规定安排工作, 次重点分明, 依法依章办事, 有部署、有安排、有检查, 形成上行下效的完善档案管理体制。因此, 要成立高效负责的领导班子, 通过划定出鉴定委员会、领导小组, 分工落实成员责任。同时, 要制定周密的工作计划, 按照一定时间、重要性等有序完善鉴定与销毁工作。对于不存在保存意义的档案资料, 要在建立完善的书面记录且经上级领导审核后进行销毁。

(三) 加强档案管理从业人员的整体素质。作为一项对于高校事业发展意义深重的工作, 档案管理从业人员需要具备良好的职业素养和综合能力。很多高校档案室的管理人员身兼数职, 甚至由其他部门人员监管相关工作, 这样做有失档案管理工作的完善性。高校在重视档案管理工作的同时, 要首先重视起从业人员的选拔和任职环节, 以必要的标准挑选专业档案管理人员。在日常工作当中, 定期安排相关培训与讲座, 为工作人员充电, 为其介绍和普及最新、高效的档案鉴定和销毁知识。经过专业化培训, 帮助工作人员形成科学的工作流程。

(四) 健全档案鉴定和销毁体系。完善的档案鉴定和销毁体系是保障高校档案管理高效、高质量完成的前提, 很多档案室工作人员仍旧沿用传统标准, 且忽视了对于电子档案管理工具的使用。如今, 高校的档案管理工作不应再沿用过去的期限管理模式, 应将档案价值视为首要, 例如, 一些会计档案资料, 如会议出差发票等, 那样的话不必要进行永久保存, 不仅占用库存, 而且缺乏必要的价值。通过综合权衡各档案资料价值, 形成明确的管理规定。

档案鉴定销毁工作质量的高低关系到高校生存及长远质量, 在本文中, 笔者针对当前我国高校档案鉴定销毁工作现状、存在的若干问题 (未对于档案材料进行准确性鉴定、亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大、未进行完整性鉴定、缺乏鉴定档案的条理性) 及有效的应对措施展开相关探讨, 提出了提升进馆档案的质量、强化档案价值鉴定、提升监督指导力度及完善档案鉴定销毁制度、加强档案管理从业人员的整体素质及健全档案鉴定和销毁体系等相关策略, 以期为行业提供一定借鉴。

参考文献

[1]杨齐蕴.档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J].办公室业务, 2012 (21) .

[2]刘琳.档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J].办公室业务, 2013 (01) .

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[4]陆桂枫.重点突破固本强基——江苏省南通市开展到期档案鉴定工作[J].中国档案, 2006 (02) .

鉴定销毁工作篇2

第一条为了优化档案室藏档案，加强档案的保管和有效利用，按照档案管理的有关规定，对己超过保管期限的档案，应本着“审查从细、留存从宽”的原则，及时进行鉴定销毁工作。

第二条档案鉴定销毁工作必须在本公司档案鉴定领导小组的领导下进行，小组成员由主管档案工作领导和有关职能负责人及档案室人员组成。具体工作由档案部门和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。

第三条测绘工程鉴定档案必须按照公司颁布的《档案保管期限表》进行。

第四条鉴定档案采用直接鉴定法，以案卷为单位，对档案的内容、名称、来源、完整准确率程度等，逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。对重新考证、修订的应在案卷备考表中说明。对鉴定结果要写书面报告。需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明第五条

销毁档案必须从严掌握。慎重从事。鉴定结束后，对确无保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，提出销毁报告，经主管领导和档案室审查后签字盖章，报公司审批或备案，再销毁。

第六条

销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密。销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。

第七条对保管期满但属国家重大工程项目的测绘档案，要根据需要适当延长保管期限。

第八条应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售。

第九条销毁国家密级图纸或测绘成果，必须经省测绘行政管理部门批准。

第十条被销毁的档案必须与销毁清册无误，为防止遗失和泄密，严禁将档案卖给废旧物资收购部门或收购人员。档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确认，以示负责。

鉴定销毁工作篇3

这个现象令人深思。在目前各单位普遍感到档案库房紧张、管理人员不足的情况下, 企业为什么对早已保存到期的档案不按照有关规定及时进行销毁, 而是任其无限度地与日俱增呢?究其原因, 主要有以下几个方面:

1. 旧标准产生遗留问题。

财政部、国家档案局1984年颁发的《会计档案管理办法》规定, 会计凭证的保管期限为15年, 其中“涉及外事和对外改造的”会计凭证和账簿要永久保存。1998年修订后的《会计档案管理办法》出台, 将会计凭证的保管期限统一规定为15年。在管理办法修订前的十多年中, 大部分与国外有业务往来的企业对会计档案保管期限的划分标准尤其是对外“涉及外事”几个字普遍感到难以把握。有的单位从建厂的设备、生产技术到所用的原料都是从国外购买, 生产的产品也大部分销往国外, 因而认为本企业的会计档案基本上都是“涉外”, 索性将会计档案的保存期限统统定为永久;有的企业认为十几年之后, 会计档案的利用率大大降低, 没有永久保存的必要, 即使部分档案归档时定的保管期限较短, 还有销毁前的鉴定这一程序来补救, 于是就不加区别地将会计凭证的保管期限全部定为15年。尽管以上这两种观点造成企业对会计档案鉴定标准的选择有宽有严、对保管期限的选择有长有短, 其结果却是相同的。前者将会计档案全部永久保存, 永远省略了“销毁”这一工作环节, 档案数量只增不减;后者因为会计档案归档时的鉴定简单粗糙, 对保存到期的档案须进行细致的鉴别, 工作量太大, 也造成了销毁工作一再延迟。

2. 鉴定销毁工作缺乏具体的操作办法和科学的档案价值评价体系。

在国家档案行政管理部门制定的各类档案管理办法中, 涉及档案的鉴定销毁工作这一内容时, 往往只是笼统地规定“根据档案的保管期限”、“按规定的程序报批”等, 而事实上, 具体到每份档案的销毁是很难根据保管期限来判定的。对保存到期的会计档案价值的鉴定不仅要依据档案所涉及的债权债务是否结清, 还需要根据各个单位的实际情况、保管档案的成本、社会发展的需要等外在因素来综合考虑, 需要有一系列综合评价体系进行评估和测定。而当前档案鉴定销毁工作方面的薄弱往往使企业需要对档案进行鉴定销毁时却不清楚销毁的工作程序和具体的工作方法, 有权决定销毁的部门也难以审批。

3. 会计凭证的立卷方法不利于鉴定销毁工作的开展。

目前, 会计部门对凭证的整理, 通常的做法是以“月”为周期按照“转”、“银”、“现”等资金使用方式将凭证进行分类, 在每类中根据时间先后顺序编制凭证号, 然后装订成册, 全年的会计凭证按月份顺序编制卷号。由此可以看出, “时间”是当前会计凭证整理立卷的主要依据, 因而目前的这种立卷方法很难将关于同一事件、同一组织或同一个人的会计材料集中一起立为一卷。而保存到期的会计档案的鉴定却必须围绕同一事件、同一组织或同一个人来进行。根据规定, 在对保存到期的会计凭证进行鉴定时, 必须要逐份进行调查核实, 弄清所记账款的来龙去脉, 以及与此有关的债权债务是否了结。对企业来说, 大都有长期业务往来的客户, 如果要对企业与某一客户多年来的所有业务往来账目都一卷卷查对, 对所有款项一笔笔算清, 可以说, 目前的会计凭证的立卷方法无法为此提供方便的服务。

4. 企业对销毁工作的不重视。

很多单位对档案的销毁工作没有足够的重视, 认为在目前企业机构精简、人员紧张的情况下, 抽调多个部门的工作人员来开展这项表面上看不能创造效益的工作无太大意义。还有一些企业的领导怕担责任, 认为档案既然已经存放那么多年, 再多存几年也就多占几间库房, 而一旦销毁了, 万一要用, 谁负责?所以, 缺乏企业领导的支持, 企业档案的销毁工作只能是写在制度中的内容, 企业档案库房中的档案信息资源只好是“日益丰富”的局面。

以上诸多因素严重地影响了企业会计档案鉴定销毁工作的正常开展, 但因为在国有企业改制完成以后, 企业已经拥有了对企业档案的决策权和处置权。修改后的《会计档案管理办法》也明确规定会计档案的鉴定销毁权为本单位所有, 因此, 企业作为一个以追求“利益最大化”为目标的经济实体, 绝不会无限期地付出巨大的费用去开展一项没有多少回报的工作, 企业会计档案的销毁工作肯定会随着档案保管费用的增加与企业对到期档案利用的减少而开始启动。