检查档案材料

检查档案材料（精选9篇）

检查档案材料 篇1

摘要：本着“以评促改、以评促建、以评促发展”的指导原则, 中职学校每年需开展各类检查评估的迎检工作, 检查档案材料也大量形成。本文从中职学校检查档案材料的种类和重要性、中职学校检查材料的特殊性、做好检查档案材料与档案管理工作有机结合并促进档案管理规范化建设三个方面进行论述了如何做好中职学校检查档案材料的归档工作。

关键词：中职学校,检查档案材料,档案归档

我校是泉州市唯一的市直属公办、“国家级重点”中等职业学校, 随着中职学校不断发展, 以我校为例, 学校的各类指标检查评比评估活动越来越多, 因此经常要开展有关迎检工作, 整理大量检查档案, 迎接上级机关的检查验收, 检查档案材料也由此形成。

一、学校检查档案材料种类和重要性

检查档案材料是根据检查评比评估指标体系的要求进行收集整理, 并按类目汇编形成, 以供检查评比评估小组审阅的材料。时下, 各类检查评比评估繁多, 种类多样, 又与各部门各科室紧密联系着。主要有以下几种。

1.检查类:期初工作检查;安全生产检查;党风廉政工作检查;规范教育收费治理教育乱收费专项检查工作;创建全国文明城市检查;学生资助工作专项检查等。

2.评比类:德育工作先进校评比;先进教工之家评比;文明学校评比;平安先进校评比;城市卫生管理先进单位庭院等。

3.评估类:教学质量评估;专业设置认定评估;每年度上级单位对学校下达的工作责任目标、党建目标;校园文化建设评估;重点中等职业学校申报评估;国家二类城市语言文字工作达标评估等。

检查评估工作是上级主管部门对学校办学情况, 各项政策制度落实情况等方面进行调研的重要渠道, 而检查档案材料是各类教学检查评比评估工作的重要依据, 它展现了学校办学水平和教育质量, 体现了学校对各项政策制度的落实情况, 方便了检查评估小组进行研究分析。同时通过检查评估, 校领导发现并认真剖析存在的问题和薄弱环节, 及时整改, 不断完善制度及相关工作。

二、中职学校检查材料的特殊性

(一) 检查档案材料是一种临时性档案材料。

在检查评比评估档案的收集过程中, 由于平时不重视对原始文件材料的收集与保存, 有些工作没有留存文件材料, 开展活动没有留下过程性材料, 不能满足检查评估指标要求。为了应对上级检查, 为了能通过评估, 学校不得不花大量的人力、物力、财力进行临时补充、加工、拼凑, 也就产生了很多补充材料以及临时的新建材料等, 用于支撑检查内容。同时, 也使得检查档案材料的真实性和原始性受到影响。所以检查档案材料可以说是一种临时性材料。

(二) 检查档案材料是一种特殊档案材料。

检查档案材料是按照检查评估指标进行收集整理的, 由于要求不同、分类不同, 与档案整理标准存在差异。根据《归档文件整理规则实施细则》, 归档文件应采用“保管期限一年度一组织机构”或“保管期限一年度一问题”等复式分类法进行分类, 所以检查档案材料不是真正意义上的档案。因此, 检查材料档案需要按照档案整理规则进行重新分类整理才能转化为真正意义上的档案。

(三) 检查档案材料是一种针对性较强的档案材料。

检查材料是根据具体检查工作评估检查体系要求进行材料的收集整理和汇编形成的, 内容上具有针对性且专业性强。如平安先进校评估, 就需要收集近三年有关安全类一系列活动文件材料;教工之家评选, 就需要有关工会活动和工作方面的文件材料。

三、完善检查档案材料归档工作, 实现档案管理规范化, 提高信息服务质量

(一) 强化教职工档案意识, 注重过程性材料的收集。

利用迎检迎评这契机, 各部门应该发现日常工作中存在的问题并及时改正, 提高档案意识。检查档案材料是一个积累收集的过程, 学校的各个职能部门、各个科室要主动地将相关的资料进行归档, 将具有重要信息价值、保存价值的资料主动收集、整理。在日常工作活动中要有意识地关注检查评估指标所需要的材料, 注重过程性活动材料的收集。检查评估结束后, 要及时移交到档案室进行保存, 以便下次检查或者复查时再利用。

(二) 利用检查评估契机, 做好基础档案与检查评估档案的互补。

在检查评估中, 根据检查评估指标的要求需要学校提供的检查材材料范围广、数量多、种类繁多。如有活动开展的文件材料、宣传报道图片、活动照片、演讲稿件以及一些声像档案等等, 同时, 为了顺利通过检查评估, 检查档案材料中往往会有新建材料和补充材料。而这些在原先基础档案中是没有的, 而恰巧这些档案材料往往都是重要的有价值的文件, 是需要保存和归档的。因此, 档案人员应把这些有保存价值的材料及时收集补充到基础档案中, 确保基础档案更加全面、丰富、完整, 便于下一次检查评估的准备工作的再次利用。

(三) 为了保障档案安全, 应实行档案材料备份制。

由于检查评估时间不定性, 创建检查档案材料时间跨度大, 且迎检工作没结束, 很多文件原件需要备查无法归档, 与文件的收集时间和归档时间存在冲突, 对文件归档工作造成一定的影响。而档案原件在利用流转过程中, 容易造成损坏和丢失, 不利于安全保管。为了保证有价值的原件及时归档及安全, 应将原件进行复印备份, 把复印件放在检查材料中用于备查, 原件移交档案室及时归档。

(四) 完善档案管理机制, 促进检查档案材料的规范化管理。

各项检查评估工作与学校在本系统中的地位和学校的未来发展息息相关。学校领导应该高度重视档案工作, 借助检查评估工作, 将档案工作归入到日常工作中, 不断健全和完善档案管理机制。各科室部门应强化档案责任意识, 配备兼职档案人员, 明确本科室归档范围, 定期向综合档案室移交档案。综合档案室也应该主动参与到检查评估当中, 对检查档案材料情况进行跟踪指导, 对存在的不足之处及时纠正, 确保重要的及有价值的档案材料及时备份及时归档。

参考文献

[1]郭志敏.创建档案对文件归档的冲突和应对措施[J].档案管理2014 (03) .

[2]谭妮.关于高校教学评估档案管理的几点思考[J].中国科教创新导刊, 2009 (1) .

检查档案材料 篇2

一、执法检查工作基本情况

1．加强领导，认真准备。为了做好今年执法检查工作，档案局及时就此事向县人大、县政府有关领导作了详细汇报，成立了“长宁县档案执法检查工作领导小组”，加强对此项工作的组织领导，突出了档案局依法治档的行政管理职能。

2．精心组织，科学安排。五月初，长宁县档案局发出长档〔2011〕12号文件，确定了列入本次档案执法检查的范围，明确了执法检查的内容，制定了切实可行的检查方法和步骤。

3．自查和抽查相结合，突出重点，严格检查。这次检查工作分两个阶段：（1）自查阶段。各单位按照长档〔2011〕12号文件要求，根据规定的检查内容进行全面自查，自查中发现问题要及时予以整改，并以自查报告形式报我县档案执法检查领导小组。通过各单位上报的自查报告情况看，大部分单位都能做到认真对待，按要求及时开展对本单位档案管理工作检查，指出档案工作存在问题并制订整改措施，使自查工作落到实处；（2）抽查阶段：在结合前阶段各单位自查的基础上，认真确定了重点抽查单位，列入重点抽查单位的是长宁县今年列入复查的乡镇，机关部门。从抽查结果来看，大部分单位都能做到加强《档案法》的宣传、学习、教育，明确档案工作分管领导，落实档案人员，并投入一定经费用于档案工作。能结合单位自身实际建立健全各项管理制度。档案人员基本上经过专业培训，有一定的业务知识，能较好地执行档案管理各项制度。但在档案管理的“八防”

措施、特种载体档案的收集方面也存在一些问题。

二、贯彻实施《档案法》取得成效

通过今年执法检查情况可以看出，近几年我县在贯彻落实《档案法》工作上取得了一定成绩，主要体现在：

1．档案意识进一步提高，档案法制建设得到加强，没有发现违反《档案法》事件。《档案法》的宣传、贯彻、实施力度在加大，并运用《档案法》这个法律武器去开展档案工作，做好档案资料的收集、整理归档、管理和开发利用工作。开始重视专业、科技、声像、照片等不同类型、不同载体的档案材料收集、整理，尽量做到档案集中统一管理，逐步走上依法治档的发展轨道。

2．领导重视，组织健全，档案员认真履行职责。

各乡镇、机关单位都明确了档案工作分管领导，有的还是单位一把手分管，落实专门档案人员。一些单位还建立了档案工作管理网络，完善了档案管理机制。大部分领导能做到对本单位档案工作理解、关心、支持，不少单位还制定落实了档案工作岗位目标责任制，强化对档案工作的管理，并对有成绩、有贡献的档案员进行表彰。我县绝大多数单位的档案员均属兼职，有的是文书或收发，有的是微机管理人员，集数职于一身，工作繁忙，待遇低微，但他们都热爱本职工作，为我县的机关档案工作打下扎实基础。这次检查中，大部分乡镇、部门在接到执法检查通知后，都能抱着认真负责的态度，按照《档案法》的要求，切实开展档案执法自查工作。认真检查本单位的档案工作现状、业务建设、安全保护、开发利用等方面存在的问题，提出整改意

见，及时上报自查材料。被重点抽查的单位都能做到积极准备，认真配合检查组的检查，认真汇报本单位档案自查情况，并对检查组提出的意见、问题，虚心接受，积极整改，使整个执法检查工作顺利完成。

3．开展机关档案工作目标管理活动已初见成效。

随着我县机关档案工作目标管理活动的深入开展，机关档案工作已开始走向规范化、科学化、现代化管理的发展轨道。至目前全县98个机关单位档案工作达省级标准，使机关档案工作的管理体制得到加强，硬件设施得到更大投入，档案管理更安全、规范，档案资源进一步得到开发利用，档案工作开始由传统管理模式向现代化管理方向发展，档案工作层次得到提升，越来越发挥出档案为社会发展、经济建设提供服务的作用。

三、存在主要问题

1．档案员队伍不稳定，业务素质难以提高。

在一些部门和乡镇机关，档案工作岗位是一个不起眼，不被重视的岗位，存在“错位”现象。档案员往往是身兼数职，公务缠身，有的单位甚至安排工勤人员兼做。而且随着机关单位岗位责任制推行实施，一些单位工作岗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成档案工作岗位人员变动频繁，有的人是刚刚经过培训、学习对档案工作已有点入门，就被换岗位了，业务水平难以提高。

2．档案经费投入不足，档案管理“八防”要求 难以达到。

除了已通过目标管理考评的单位外，部分乡镇、机关部门在档案工作上经费投入与经济发展、办公条件改善相比显得严重不足。有的

机关单位连独立档案库房也难以落实，档案的装具有的还是六、七十年代的木箱，没有配置一定的保护安全设施，档案管理的“八防”要求难以达到。

3．文件材料归档不齐全、完整，利用服务工作相对滞后。

一些单位平时只注意对红头文件的收集、整理，而忽略了帐外文件的收集归档；只注意文书档案资料管理，而忽略了业务、科技档案资料收集整理；主要注意对纸质档案材料的收集归档，不注意对特种载体档案资料的收集。造成基层档案室室藏内容单

一、门类缺乏、信息含量少，检索工具单一，再加上一些单位不注意档案资源开发、编研，在档案利用上往往处在表面应付，不能提供深层次的服务。

四、整改措施

1．继续加大《档案法》宣传、贯彻力度，强化执法监督职能。我们要有重点、定期地开展多种形式的《档案法》宣传活动。一方面，要利用广播电视、报纸等新闻媒介，通过举办学习班和竞赛等方式来大张旗鼓地宣传《档案法》，增强全社会档案意识。同时，加强《档案法》执法检查力度，严厉查处档案违法事件，促进档案工作步上依法治档轨道。另一方面，要立足档案资源多方位的开发利用，拓宽服务渠道，提高服务质量，提升服务层次和领域，多编写、出版一些能给社会和个人带来经济效益的编研资料，扩大影响力，提高档案工作的社会地位。

2．加强档案员队伍建设，提高业务素质。

争取各级各部门领导的重视，进一步支持、关心档案工作，提高

档案员的地位、待遇，调动档案员积极性，安心本职工作。档案行政管理部门及时了解档案员变动情况，抓好短期培训，发挥机关档案工作协作组作用，互相学习、交流，提高业务水平。定期开展检查考核工作，评比先进，交流经验，增强工作责任心。

检查档案材料 篇3

大庆市档案局于6月21日至24日对中国人民银行大庆市中心支行、中国工商银行大庆分行、中国建设银行大庆分行、中国交通银行大庆分行和中国农业银行大庆分行等11家银行档案工作进行了为期4天的执法检查。从检查情况看,大多数银行对档案工作比较重视,具有较强的档案法律意识,不断改善档案安全保管条件,配备了必要的档案设备和设施,档案管理水平得到提高。但也发现了一些问题。针对检查中发现的问题,市档案局要求银行落实整改措施,限定整改期限,对未按规定落实整改的银行将做出严肃处理。

检查档案材料 篇4

要求:村小学以上的义务教育学校准备06年秋季至09年秋季三年内的材料（完全中学也要准备），分袋存放。材料袋要标名目录，便于查找。各项目的材料可在参考目录基础上依据本校实际增减。

一、行政管理

（一）严格执行教育法律法规

1.ⅹⅹ学校近三年严格执行教育法律法规自查情况

2.ⅹⅹ落实《教育法》、《义务教育法》、《教师法》等教育法律情况

（1）相关教育法规资料

（2）近三年“三率”统计表

（3）近三年学生毕业情况表

（4）近三年接受进城务工人员子女入学情况一览表（没有的可删除此项）

3.ⅹⅹ学校、学生遵纪守法情况（查阅资料，召开师生座谈）

（1）近三年法制教育情况（讲座培训、专题教育、参观、演练、版报、广播、网络、文艺等形式）

（2）近三年各部门落实法制教育情况（见部门计划、总结）

（3）近三年教师落实法制教育情况（见教师工作手册等）

（二）建章立制，依规治校

1.ⅹⅹ学校近三年建章立制，依法治校自查情况 2.ⅹⅹ学校章程

3.ⅹⅹ学校发展规划（五年、含近三年）（1）学校五年发展规划（2）学校三年工作规划（3）学校德育工作规划（4）学校教学工作规划（5）学校科研工作规划（6）学校后勤工作规划

4.ⅹⅹ学校各项规章制度（见《ⅹⅹⅹ学校规章制度汇编》）（1）行政管理篇（2）教师管理篇（3）学生管理篇（4）德育管理篇（5）教学管理篇（6）后勤管理篇（7）安全管理篇

（三）分工负责，科学管理

1.ⅹⅹ学校近三年分工负责，科学管理自查情况 2.ⅹⅹ学校的组织机构

3.ⅹⅹ学校各岗位人员分工及其明确职责（见《ⅹⅹ学校管理制度及岗位职责汇编》等）

（四）规范学校管理过程

1.ⅹⅹ学校近三年规范学校管理过程自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年工作计划 3.ⅹⅹ学校近三年工作总结 4.ⅹⅹ学校近三年各部门工作计划 5.ⅹⅹ学校近三年各部门工作总结

6.ⅹⅹ学校值周、值日制度（见《学校规章制度汇编》）7.ⅹⅹ学校近三年值周、值日安排

8.ⅹⅹ学校近三年各部门（岗位）检查工作记录（原始旁证材料）

（五）抓好开学和期末工作

1.ⅹⅹ学校近三年抓好开学和期末工作自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年各学期“5表”（1）校历表（2）学生座位表（3）教师任课表（4）课程表（5）作息时间表

3.ⅹⅹ学校近三年各学期开学和期末工作检查记录（原始记录）4.ⅹⅹ学校近三年学生学期成绩评定记录（学生期考试卷或成绩原始记录）

5.ⅹⅹ学校近三年假期工作安排

6.ⅹⅹ学校办公室、教室、实验仪器室等功能室在开学和期末工作中所起的作用（实地查看开学准备和期末登记入册保管维修等状况。可见41.健全财物登记制度中有关帐册）

（六）坚持工作例会制度

1.ⅹⅹ学校近三年坚持工作例会制度自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年会议记录（原始）（1）行政会议记录（2）部门会议记录

３.ⅹⅹ学校近三年国旗下讲话稿

（七）民主管理学校

1.ⅹⅹ学校近三年民主管理学校自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年教代会代表名单及工作职责 3.ⅹⅹ学校近三年教代会议案 4.ⅹⅹ学校近三年教代会会议记录 5.ⅹⅹ学校近三年校务会议记录 6.ⅹⅹ学校校务公开栏及内容 7.学校设立校长信箱、邮箱

8.ⅹⅹ近三年校长信箱、邮箱收到的师生反映意见、建议及其回复情况 9.ⅹⅹ学校近三年组织教师代表对学校经费收支情况等校务进行审核的记录

（八）抓好档案资料管理

1.ⅹⅹ学校近三年抓好档案资料管理自查情况

2.ⅹⅹ学校档案室、档案柜的设立（平面图、照片等）

3.ⅹⅹ学校档案室管理规则（包括专职或兼职档案员姓名、职责）4.ⅹⅹ学校档案齐全、分类清楚、保管妥善（现场查看）

（九）规范进校书刊管理

1.ⅹⅹ学校近三年进校书刊管理自查情况 2.ⅹⅹ学校进校书刊管理机构和具体负责人

3.ⅹⅹ学校进校书刊监督检查工作制度和工作情况记录

（十）加强校长自我管理

1.ⅹⅹ学校近三年加强校长自我管理、自我发展自查情况 2.ⅹⅹ学校校级领导的岗位证书复印件

（1）校长岗位证书、学历证书复印件

（2）普通话测试、计算机培训合格证复印件

3.ⅹⅹ学校校级领导近三年按照规定参加提高培训进修学习凭记

（1）校级领导近三年继续教育登记表

（2）校级领导近三年培训进修学习心得体会、教育教学论文、总结

4.ⅹⅹ学校校长自我发展规划 5.ⅹⅹ学校校长近三年述职报告

6.ⅹⅹ学校校长近三年述廉报告、廉洁承诺

7.ⅹⅹ学校校长近三年理论讲座、经验介绍情况（一览表、相关文章、课件、图片等）

8.ⅹⅹ学校校长近三年深入课堂情况（任课情况、听课评课记录、承担或指导教科研情况记录）

二、教职工管理

（十一）实行岗位目标责任制

1.ⅹⅹ学校近三年实行岗位目标责任制自查情况 2.学校各岗位设臵及工作职责

4.学校近三年与教职工签订的劳动合同 5.学校督查、奖惩、考核记录情况

（1）岗位目标督查相关制度（含计划、方案等）

（2）岗位目标奖惩相关制度

（3）岗位目标考核制度（如，《教职工考核暂行办法》《人员聘用制度管理实施办法》等）

（4）岗位目标督查记录（包括对学校所有部门、教职岗位工作的督察）

（5）岗位目标奖惩记录（近三年教职工获奖、奖励情况）

（6）岗位目标考核记录（教职工考核登记表、常规考核记录等）

6.ⅹⅹ学校教师持证上岗情况

（1）教师花名册

（2）教师资格证、学历证复印件

（3）教师计算机培训合格证

（十二）抓好政治业务学习

1.ⅹⅹ学校近三年抓好政治业务学习自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年抓好政治业务学习计划

3.ⅹⅹ学校近三年抓好教师继续教育工作计划、方案

4.ⅹⅹ学校近三年教师政治业务学习和教师继续教育工作总结 5ⅹⅹ学校近三年教师外出学习培训通知凭据 6.ⅹⅹ学校近三年请进来辅导讲座方面资料 7.ⅹⅹ学校近三年校本培训方面资料 8.ⅹⅹ学校近三年教师继续教育学分登记表 9.ⅹⅹ学校近三年组织教师政治业务学习记录本 10.ⅹⅹ学校近三年教师继续教育成果（1）骨干教师一览表（包括“学科带头人”、“各类培养对象”、“中心组成员等）

（2）学校获奖情况登记册

（3）教师获情况登记册（教育类、教学类、指导类等）

（4）教师获奖证书复印件

（5）教师获奖论文集

（6）教师讲座、经验交流推广一览表

（7）其他

（十三）抓好师德修养工作

1.ⅹⅹ学校近三年抓好师德修养工作自查情况 2.上级《中小学教师职业道德规范》等有关规定 3.ⅹⅹ学校近三年抓好师德修养工作学习、讨论记录 4.ⅹⅹ学校近三年抓好师德修养工作评价制度 5.ⅹⅹ学校近三年抓好师德修养工作考核记录 6.ⅹⅹ学校近三年师德教育活动计划 7.ⅹⅹ学校近三年师德教育活动总结 8.ⅹⅹ学校近三年师德师风情况调查问卷

9.ⅹⅹ学校近三年关于教师有无体罚、变相体罚情况的自查报告 10.ⅹⅹ学校近三年优秀教师事迹材料

（十四）加强教职工出勤管理

1.ⅹⅹ学校近三年加强教职工出勤管理工作自查情况 2.ⅹⅹ学校考勤制度 3.ⅹⅹ学校近三年考勤记录

（十五）健全教师业务档案

1.ⅹⅹ学校近三年健全教师业务档案工作自查情况 2.ⅹⅹ学校教师业务档案（分部门、学科）

三、学生管理（十六）健全学籍管理制度

1.ⅹⅹ学校近三年健全学籍管理制度工作自查情况（含有否迫使学生转学或退学现象、是否有学生留级现象的汇报）

2.ⅹⅹ学校学生学籍管理工作规程

3.ⅹⅹ学校近三年学生变动情况登记、分类保管（转入、转出、免学、休学、辍学等）

4.ⅹⅹ学校近三年在校学生花名册 5.ⅹⅹ学校近三年毕业学生花名册

6.ⅹⅹ学校近三年学生入学率、按时毕业率统计表 7.ⅹⅹ学校近三年中小学生学籍卡或学籍管理系统 8.ⅹⅹ学校近三年农民工子女材料（有则备、无则删）（十七）规范学生编班

1.ⅹⅹ学校近三年规范学生编班工作自查情况（包括是否编有尖子班、重点班或快慢班情况）

2.ⅹⅹ学校在校学生花名册 3.ⅹⅹ学校学生座位表

4.ⅹⅹ学校近三年学生编班、班额情况（十八）加强学生考勤管理

1.ⅹⅹ学校近三年加强学生考勤管理工作自查情况 2.ⅹⅹ学校学生考勤制度

３.ⅹⅹ学校近三年学生考勤记录及相关资料

四、教育教学管理

（十九）严格执行课程计划和课程标准

1.ⅹⅹ学校近三年严格执行课程计划和课程标准工作自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年按上级有关规定开齐课程开足课时、安排作息情况

（1）近三年学校教学工作计划

（2）近三年学校周工作安排（3）近三年学校课程表

（4）近三年学校作息时间表

（5）近三年节假日放假通知

（二十）规范教学工作

1.ⅹⅹ学校近三年规范教学工作自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年规范教学各环节要求

（1）近三年教学工作计划（同（十九）严格执行课程计划和课程标准）

（2）近三年学校和教务处、教研处工作安排

（3）近三年学校和教务处、教研处工作记录

（4）近三年学校和教务处、教研处检查教师备课情况记录

（5）近三年学校和教务处、教研处检查学生的作业及批改情况

（6）近三年学校和教务处、教研处到课堂听课情况（含教学督导、评教评学等）

３.ⅹⅹ学校检查学生作业量检查情况

（1）减负文件精神、通知等资料

（2）学校减负工作措施

（3）学校减负工作总结（4）学生课外作业量表（5）学生作业情况问卷调查表

4.ⅹⅹ学校教师使用普通话教学情况

（1）学校教师普通话水平（合格证、等级一览表）

（2）学校教师普通话演讲、上课、赛课、说课例举（课件、获奖等）（二十一）落实教学工作检查

1.ⅹⅹ学校近三年落实教学工作检查自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年教学各环节质量监控机制情况

（1）教学质量监控网络（学校教学部门、教研组、教师自控）

（2）教学质量监控制度（3）近三年教学质量监控计划方案

（4）近三年教学质量监控分析总结

（5）近三年教学质量监控原始档案

①教师备课记录

②教师互相听课记录（公开课、观摩课、邀请听评课、说课比赛等）③教师上课情况（随堂检查）

④教学质量检测情况（练习、监控、质量统计、质量分析等）

⑤薄弱的班级及学困生辅导措施、总结

⑥教研组开展教学质量监控情况（教研组各项活动安排和工作记录）

（二十二）加强教育教学研究

1.ⅹⅹ学校近三年加强教育教学研究工作自查情况 2.学校加强教育教学研究工作制度、激励机制 3.学校近三年落实教科研情况

（1）学校教研工作计划（在学校工作计划中体现）

（2）学校教研工作总结（在学校工作总结中体现）

（3）教科研处教研工作计划（包括工作方案、安排）

（4）教科研处教研工作总结

（5）教研组教研工作安排

（7）教研组教研工作总结

4.学校近三年加强教育教学研究工作记录（会议、各项活动、获奖及奖励等）

5.学校近三年教育科研课题一览表

６.学校近三年教育科研课题实施进展情况一览表（包括立项及时间、实施情况和阶段性成果、结题及时间等情况）

７.学校近三年教育科研课题原始档案

８.学校近三年教师每人每学期完成一篇论文或教学总结情况一览表 ９.学校近三年教师每人每学期完成一篇论文或教学总结原始档案（二十三）改进和完善评价制度

1.ⅹⅹ学校近三年改进和完善评价制度工作自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年改进和完善评价制度情况

（1）教师评价制度

（2）学生评价制度

（3）评价教师原始材料（在工作计划方案、奖惩方案、会议记录；教师自评、互评、学生评等体现）

（4）评价学生原始材料（在工作计划方案、奖惩方案、会议记录、《学生成长素质报告手册》等体现）

（5）近三年各年级学生学科期末素质测试统计表（查是否以考试成绩排名次或作为评价教师、学生的唯一标准）（二十四）加强思想品德教育

1.ⅹⅹ学校近三年加强思想品德教育工作自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年德育工作领导小组和工作机构 3.ⅹⅹ学校近三年德育工作计划 4.ⅹⅹ学校近三年德育工作总结 5.ⅹⅹ学校近三年政教处工作计划 6.ⅹⅹ学校近三年政教处工作总结 7.ⅹⅹ学校近三年团队工作计划 8.ⅹⅹ学校近三年团队工作总结 9.ⅹⅹ学校近三年班主任工作计划 10.ⅹⅹ学校近三年班主任工作总结 11.ⅹⅹ学校近三年德育专题活动方案

12.ⅹⅹ学校近三年德育专题活动宣传（包括图片资料、版报、网站、媒体报道等）

（二十五）加强学校、家庭与社会的联系

1.ⅹⅹ学校近三年加强学校、家庭与社会的联系工作自查情况 2.ⅹⅹ学校家庭、学校、社区共建相关材料

（1）家长会制度

（2）家访和家长接待日制度

（3）家长学校章程

（4）家校共同教育管理协议书

（5）德育基地资料

（6）校外教育辅导员名单

（7）家访问卷调查表

（8）致家长、学生的信

（9）培训工作及相关资料（二十六）抓好学校体育艺术工作

1.ⅹⅹ学校近三年抓好学校体育艺术工作自查情况 2.按规定开足体育课、艺术课

（1）近三年学校工作计划

（2）近三年学校课程表

３.课外体育活动

（1）近三年学校课外体艺（课间）活动安排表

（2）近三年学校参加校内外体艺竞赛、表演活动相关资料（赛程安排、日程表、成绩公布、图片资料等）

（3）早操、眼保健操、课间操活动（现场察看）

４.校运会、艺术节工作

（1）近三年学校开展的校运会及相关资料（秩序册和成绩册等）

（2）近三年学校开展的艺术节及相关资料（节目单和图片等）

五、安全管理

（二十七）建立健全安全工作机构和工作制度

1.ⅹⅹ学校近三年建立健全安全工作机构和工作制度自查情况 2.ⅹⅹ学校安全工作领导小组及人员分工 3.ⅹⅹ学校安全工作制度 4.ⅹⅹ学校安全工作应急预案（二十八）加强对学生的安全教育

1.ⅹⅹ学校近三年加强对学生的安全教育工作自查情况

2.ⅹⅹ学校近三年对学生进行安全教育记录及相关资料(包括学校、年级、班级各类形式的安全教育活动及版报、图片、相片等）

3.ⅹⅹ学校近三年开展每期1次的应急演练的相关资料

（1）学校近三年开展学生应急演练的方案（每学期1次）

（2）学校近三年开展学生应急演练的总结（每学期1次）

4.ⅹⅹ学校近三年师生安全防范意识、防范知识培训学习记录及相关资料(请进来、走出去讲座、培训、观看电教影片、卷面问答及相片资料等）（二十九）做好安全防范工作

1.ⅹⅹ学校近三年做好安全防范工作自查情况

2.ⅹⅹ学校近三年门卫值班制度和巡逻制度（含值班人员安排、来访登记表册）

3.ⅹⅹ学校近三年学生校外集体活动审批制度和相关记录（1）学生校外集体活动审批制度（2）学生校外集体活动报批记录

（3）学生校外集体活动学校工作（活动）方案（4）学生校外集体活动年级组、班级安全管理方案

4.ⅹⅹ学校学生宿舍管理制度（检查制度是否健全、查看现场）5.ⅹⅹ学校校舍安全检查工作制度（实验仪器室、电脑室等各功能室安全检查工作制度）

6.ⅹⅹ学校校舍安全检查相关记录（实验仪器室、电脑室等各功能室安全检查工作记录）

7.ⅹⅹ学校消防设备设施情况（1）学校消防设备设施设臵情况一览表（包括设臵地点方位、名称、数量、有效期、质量情况、检查记录、责任人等）

（2）近三年学校消防设备设施检查记录（每月至少1次）

（3）近三年校园周边管辖范围消防设备设施检查记录（同上）

８.ⅹⅹ学校是否有和使用D级危房情况说明（三十）实行事故报告制度

1.ⅹⅹ学校近三年实行事故报告制度工作自查情况（含有否瞒报、漏报、延误报告事故现象）

2.ⅹⅹ学校事故报告工作规程

3.ⅹⅹ学校近三年事故报告记录本和相关记录（原始材料）（三十一）加强卫生工作

1.ⅹⅹ学校近三年加强卫生工作自查情况

2.ⅹⅹ学校卫生工作制度（包括校园环境、食堂、小卖部、厕所、师生宿舍、校卫生室、办公和教学场所等）

3.ⅹⅹ学校近三年校园卫生检查记录集相关资料（同上场所、尤其厕所。巡检校园）

4.ⅹⅹ学校食堂卫生许可证、食堂工人健康证（有效期内）

5.ⅹⅹ学校小卖部卫生许可证（有效期内。查看资料、现场看有无“三无”食品）

6.ⅹⅹ学校对学生提供开水或安全卫生饮水相关资料（设施设臵平面图、照片。巡检校园）

7.ⅹⅹ学校开展卫生知识宣传教育工作、师生了解掌握卫生知识情况(请进来、走出去、校本讲座、培训，观看电教影片、板报宣传、卷面问答及相片资料等）

六、校园管理

（三十二）合理配臵校园设施

1.ⅹⅹ学校近三年合理配臵校园设施工作自查情况 2.ⅹⅹ学校合理配臵校园设施情况

（1）国有土地使用证（2）校园规划图

（3）学校规模表（可使用合格学校评估原蓝皮本的表1）

（4）学校平面图

３.ⅹⅹ学校校园设施维护（修）情况（巡察校园，检查正确使用操作情况、完好情况。）

4.ⅹⅹ学校校舍、功能室达到基本要求情况（1）班级学生平均班额人数统计表（2）校舍面积统计表

（3）行政、生活用房、功能室、图书、体育设施情况表（三十三）搞好校园绿化

1.ⅹⅹ学校近三年搞好校园绿化工作自查情况 2.学校近三年校园绿化情况

（1）学校校园绿化面积、生均面积

（2）花草树木名称数量统计表

３.ⅹⅹ学校近三年校园绿化管理

（1）校园绿化管理制度

（2）全员参与绿化活动相关资料

（3）校园绿化经费投入情况（包括自力更生、自筹、下拨等）（三十四）保持校园整洁美观

1.ⅹⅹ学校近三年保持校园整洁美观工作自查情况

2.ⅹⅹ学校校门、围墙、校牌、旗杆的设臵情况（巡察校园）3.ⅹⅹ学校校园主要通道平整、硬化情况（巡察校园）4.ⅹⅹ学校校园净化情况（巡察校园是否做到整洁美观）（三十五）抓好校园文化建设

1.ⅹⅹ学校近三年抓好校园文化建设工作自查情况 2.ⅹⅹ学校校风、校训等设臵（上墙情况。包括教育方针、中国版图、中小学生守则和行为规范、三风标语等等）

3.ⅹⅹ学校文化宣传栏（无不规范用字）

4.ⅹⅹ学校名人画像、名言、格言等宣传标语（无不规范用字现象，包括师生书写过程）

（三十六）规范室内布臵（此项为现场查看。文件夹中可以提供相应室内照片）

1.ⅹⅹ学校近三年规范室内布臵工作自查情况 2.ⅹⅹ学校规范室内布臵的情况（现场检查）

（包括教室、各功能室桌椅整洁、摆设布臵整齐规范；统一张贴课程表、作息时间表、学生座位表等）

3.ⅹⅹ学校教室、宿舍、办公室采光照明情况（现场检查，采光达标、通风好）

4.ⅹⅹ学校老师办公室摆设布臵规范、整洁情况

5.ⅹⅹ学校学生宿舍摆设布臵规范、整洁及安全防范情况（宿舍安全管理制度、安全通道、疏散指示图、责任人、消防设施等）

（三十七）维护校园良好秩序（此项为巡察校园，与师生随机访谈）1.ⅹⅹ学校近三年维护校园良好秩序工作自查情况

2.ⅹⅹ学校维护校园良好秩序条例（包括：制止闲杂人员在校园内聚集、闲逛；制止在校园内、门前乱摆摊设点；严禁在校园内放养家禽牲畜；严禁在校园内打场、堆物、取土、采石；严禁在校园内建祠堂、庙宇、坟茔等。以上条款为自治区常规管理规定内容，各校可根据城乡学校具体情况自行制定行之有效的管理条例。）

3.ⅹⅹ学校维护校园良好秩序协议书（与教职工或宿舍区职工家属、租户等签订的协议书）

4.ⅹⅹ学校维护校园良好秩序工作记录（会议、宣传、排查、制止及清除隐患、表彰等）

七、财务及资产管理（三十八）认真编制预算

1.ⅹⅹ学校近三年认真编制预算工作自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年预算方案

3.ⅹⅹ学校近三年校务会讨论预算方案的记录 4.ⅹⅹ学校近三年上级批准经费专款专用 5.ⅹⅹ学校近三年年终经费开支情况结算（三十九）规范收费行为和学校财务管理

1.ⅹⅹ学校近三年规范收费行为和学校财务管理工作自查情况 2.近三年上级下发的有关收费的文件 3.ⅹⅹ学校财务管理制度 4.ⅹⅹ学校收费许可证

5.ⅹⅹ学校行政事业性收费年审表复印件 6.ⅹⅹ学校近三年收费的存根 7.ⅹⅹ学校近三年开支审批报告 8.ⅹⅹ学校近三年经费决算报告 9.ⅹⅹ学校近三年财务报表

10.ⅹⅹ学校近三年专项经费使用及管理、结算（四十）规范物品采购

1.ⅹⅹ学校近三年规范物品采购工作自查情况 2.ⅹⅹ学校规范物品采购相关制度

3.ⅹⅹ学校近三年行政会议或校务会议物品采购会议记录 3.ⅹⅹ学校近三年政府采购记录

4.ⅹⅹ学校近三年食堂食品采购的原始登记（包括按规定专人验收、登记）

（四十一）健全财物登记制度

1.ⅹⅹ学校近三年健全财物登记制度工作自查情况 2.ⅹⅹ学校财产登记制度

3.ⅹⅹ学校近三年规范财产登记原始资料（查阅有关资料、账册、检查实物与账册是否相符）

（四十二）加强设备设施管理

1.ⅹⅹ学校近三年加强设备设施管理工作自查情况 2.ⅹⅹ学校近三年设备设施管理情况（1）功能室分布情况图（2）功能室规章制度及简介（3）教学仪器流水账（4）各功能室明细帐

3.ⅹⅹ学校近三年各功能室、仪器、图书使用情况（使用情况登记本、报废登记本、维修登记本、赔偿登记、实验通知单等、教师学生借阅图书记录）。

附：其他材料

1．某某学校常规管理工作总结（2011年9月—2013年9月，要全面总结学校三年来的常规管理工作情况、取得的成绩和今后努力的方向）。

检查档案材料 篇5

一、现行高校档案管理工作模式

高校档案工作的管理一般由三大部分组成,包括学校档案专业委员会、校档案馆、各二级立卷归档单位。其中学校档案专业委员会一般由一名分管档案工作的校级领导和若干名二级归档单位的档案负责人组成,负责全校档案工作重大决策方针的审核与通过。档案馆是高校档案工作的主管部门,负责全校档案的集中管理与利用。档案馆一般配备若干名专业档案人员来对各二级立卷单位的文件材料归档工作进行监督指导。二级立卷归档单位由各党群部门、行政管理部门、各院系、直属单位、各研究所中心及其他校内具有独立编制的机构组成。一般来讲,各单位应该配备档案管理人员,包括一名档案负责人、一名专兼职档案员和若干名立卷员,同时应将档案工作纳入其工作职责范围。

三者之间的关系见右图:

从右图可以看出档案馆和校内各二级立卷归档单位是一个双向互动的关系,档案馆对各二级立卷归档单位负有监督指导的责任,而各二级立卷归档单位负有对本单位形成的文件材料整理归档的义务,离开任何一方,档案工作不可能做好、做实,二者之间必须保持协调一致。学校档案工作能否落实、档案资源能不能得以及时归档,最终落脚点在各二级立卷归档单位。

档案考核评比工作正是立足于这一出发点,在档案馆和各部门之间架起一座桥梁,通过互相之间沟通与协调以及面对面的交流,找出部门存在的问题,并提出灵活实用的解决思路和办法。

二、档案考核评比工作的开展与实施

1. 档案考核评比的准备阶段。

(1)确定考核方式及对象。考核方式一般采用抽查与全面考核相结合。抽查只是检查部分立卷单位,而全面考核则要对全校各二级立卷归档单位进行一次性的集中考核。我校从全校档案工作的实际现状出发,2005年起开始实行全面考核与抽查两种方式轮流进行。抽查的对象一般是年度内机构、档案人员发生变动,或是档案工作存在缺憾、长期比较落后的单位或部门。(2)明确考核的内容和重点。考核的内容和重点实际上就是制定考核标准。考核标准的制定应该根据学校档案工作发展形势的变化,进行相应调整,使其具有一定的可操作性。如2005年我馆在全校考核中将文件材料归档的及时性、完整性作为考核重点;2007年在实体档案归档情况有较大改善后,又将考核重点转至档案电子目录的远程归档。(3)检查考核人员的构成。为了保证考核工作的公平与公正,一般检查人员应该由档案馆负责人、馆内相关科室人员以及第三方即校内二级立卷归档单位的专兼职档案员的代表构成。(4)相关材料的准备。考核前,档案馆内参与考核工作的人员应该对全校各二级立卷归档单位考核期间内的归档情况进行分类统计,并有针对性地对各单位在归档过程中存在的问题题写书面报告,一并提交检查小组,以便现场考察时做到心中有数,有的放矢,避免考评工作流于形式。

2. 档案考核评比的实施过程。

(1)各单位自查。在现场考察前,各单位向档案馆提交本单位自查报告,包括考核期间内本单位档案工作情况介绍以及对照考核标准作出的自我评价。(2)检查小组现场考察。检查小组亲自到各单位进行实地考察,包括与单位档案负责人、专兼职档案员以及立卷员进行面对面座谈,听取报告,实地查看单位档案人员工作职责、文件材料管理规范等相关规章制度的制定情况、文件材料的保管情况等,并将单位档案工作中存在的问题进行集中反馈,同时听取对方的意见,了解他们在从事实际档案管理工作中所面临的困难。双方在了解实际情况的基础上,再共同协商找出解决办法。一般来讲,这种工作方式非常奏效,检查前看似很困难的问题通常可以通过现场考察阶段的交流立即得到解决。(3)考核评议。现场考察全部结束后,检查小组就考察情况,结合单位的自查报告以及实际归档情况,形成各单位考核意见,提交学校档案专业委员会进行审议,形成最终考核结果。(4)题写全校考核评比工作总结报告。题写全校考核评比工作总结报告是考评工作中最为重要的环节。它是对考核期间全校档案工作的一次全面深入地总结与盘点,其中应该包括本次考核全校档案工作的实际情况、所取得的成绩以及存在的问题。(5)考核结果的公示与表彰。考核结果将以校制发文的形式与网站发布的形式同时进行公示,并对考核优秀单位进行表彰,树立典型。

三、档案考核评比的现实意义与作用

1. 通过检查考核评比工作建立健全全校档案工作网络体系。

建立健全全校档案工作网络体系是保证高校自身档案资源建设的基本前提,是做好学校档案工作的根本。档案资源建设是档案馆一切工作的出发点,离开档案资源建设一切无从谈起。而档案资源来源于高校内部自二级立卷单位形成的文件材料,他们对档案的重视与否直接决定着移交档案的质量与完整。

通过考核评比工作,可以全面系统地疏理档案工作盲区,不断完善学校档案工作网络体系:(1)将学校新成立的单位纳入学校档案工作网络。(2)对于合并、撤销以及机构内部发生人员变动的单位,其档案管理信息进行相应调整。

2. 强力推行部门立卷归档。

部门立卷归档是高校档案管理工作的立足点,因为学校档案材料均来源于各二级单位日常工作中形成的具有保存价值的文件,离开他们,档案工作形同空中楼阁。只有长期坚持部门立卷归档,才能保证档案材料的齐全与完整。通过档案考评工作,加强档案法制宣传,将部门立卷归档的工作方式深入人心。

3. 根据机构的变迁、业务职能分工的变化,完善部门立卷归档范围。

档案工作是一项操作性很强的工作,由于各单位从事文件材料归档的立卷员以及兼职档案员并非专业的档案人员,他们在归档过程中经常感到档案工作没有头绪,也无从判断文件材料的价值、哪些材料应该归档这些实际操作问题,通过对各单位立卷归档范围的划定,可以很好地指导他们来从事这一工作。然而由于机构的变迁、业务职能分工的变化,该单位的归档范围也应该随之进行修订。通过档案考核,面对面的交流,可以系统全面了解和掌握相关情况,为归档范围的修订打下基础。

4. 提高各单位档案管理人员档案专业素养和档案意识。

通过档案考评工作,让每一位档案工作者都真正了解掌握档案工作的法律法规和标准,可以较好地提高各单位档案管理人员档案专业素养和档案意识,克服单位档案工作管理混乱的局面,使档案管理工作落到实处、走向科学规范。我校在2005年推行档案考评工作之前,有不少单位的领导对档案工作不了解、不重视,给学校档案工作的开展带来诸多困难。领导不重视,档案人员工作也不积极、不主动,经常是档案收不上来或者是归档存在严重的质量问题,全校档案管理工作陷入混乱。现在这一局面已经得到根本性的扭转。

5. 促进档案科学规范管理,提高档案管理质量。

档案的科学规范管理是档案馆提供快速高效的查、借阅利用的基础。通过档案考评工作,树立档案工作典型,并公之于众,以点带面,促进档案科学规范管理,提高档案管理质量。

6. 促进加深各二级立卷单位之间的档案业务交流。

学校内各单位的档案工作的好坏不仅取决于该单位领导的重视程度,更依赖于专兼职档案员以及立卷员的档案业务水平以及工作责任心。通过档案考评工作,给这些平常工作相对独立的档案管理人员提供一个相互交流的平台,形成相互借鉴经验、互相学习的良好氛围,由此推动全校各单位档案管理水平的均衡发展。

总之,通过档案考核评比工作,可以极大推动全校各二级单位各类档案工作的健康发展,提高全校专兼职档案人员的档案业务水平和档案意识,充分调动全校档案人员的积极性和工作热情,同时也促进了档案馆的自身建设,从而真正发挥档案考核年检的整体效用。另外,我们也可以藉此发现全校档案工作所面临的诸多问题和困难,明确今后档案工作努力的方向和重点,使档案工作更好地服务于学校、社会、师生员工。

摘要：本文将从我校开展档案检查考评工作以来的实践活动出发,阐述其对高校档案管理水平的影响和作用。

检查档案材料 篇6

通过检查对比, 大家一致认为:黑龙江省高校档案工作的整体水平近两年有了明显的提高。各高校都明确规定由校 (院) 长或党委书记主管档案工作, 建立了学校档案工作委员会或领导小组, 配备了专职档案人员;在档案工作需要的经费、设备设施、档案管理用房等档案基础条件保障方面有了很大的改善;全部建立了档案管理的规章制度, 完成了2015年各类档案归档整理工作;各高校都非常重视档案现代化管理工作, 全部配备了计算机、扫描仪、复印机等档案现代化管理设备;大约2/3的高校档案部门使用了档案管理软件, 其中有近2/3的高校使用“南大之星”档案管理软件, 开展了档案目录数据库建设;部分高校开展了党群档案、行政、照片档案、学籍档案、基建档案等的扫描数字化工作。

在检查中, 许多高校在档案管理和档案现代化建设方面有所创新, 其中较为突出的亮点有:

一、在档案信息化建设方面, 哈尔滨工程大学投入专款91.7万元, 开展档案全文数据库建设, 完成档案系统与其他校园信息化系统对接, 使文件归档与档案管理系统无缝交互;东北林业大学以智能档案馆为发展目标, 初期投入30万元数字化经费, 用于解决档案数据库与档案形成单位的数据接口问题;哈尔滨工业大学档案馆的《档案信息管理系统》也完成了前期调研, 该系统将与学校智能网络系统完全对接, 实现全校各院系、各职能部门网上归档、存储, 目前档案馆正在与学校网络中心商谈招标具体事宜;东北农业大学采取租用宽幅图文扫描仪的方式完成了全部基建图纸的数字化转换工作, 并自行开发建设“东北农业大学档案提供利用系统”, 可以在线提供利用, 方便快捷, 提升了档案在校园中的认知度;东北石油大学档案馆采用引进数字化公司的方式, 大力开展档案数字化工作, 并投入大量资金配备了各种先进的设备设施;哈尔滨职业学院投资20万元购置了服务器、扫描仪等现代化管理设备……。

二、档案管理基础条件建设方面, 黑龙江科技大学今年投资50万元配备了档案库房气体灭火装置;油田系统的3所高校即大庆师范学院、大庆职业学院、大庆医学高等专科学校, 由油田系统为档案库房配备了具有网络传输功能、报警功能的温湿度记录仪, 该系统在库房温湿度超标时, 就会向本单位和上级报警;哈尔滨金融学院、哈尔滨华德学院都为档案部门扩大了库房面积, 充分满足未来30年的档案库藏需要。

三、编研工作方面, 高校档案部门现已具有较强的档案信息开发意识, 充分利用库藏档案, 积极开展编研工作。比较突出的是, 哈尔滨医科大学档案馆编写了《哈医大九十年大事记》;哈尔滨学院档案室编制了毕业生集体照集锦、离任领导工作纪念册《永远昌盛———胡永昌校长在哈尔滨学院工作纪念》等汇编;黑龙江民族职业学院依据室藏档案的民族特色编研《培育民族团结的种子———教育管理服务内地新疆籍学生工作材料汇编》;哈尔滨工程大学开展了多项专题编研, 还利用档案开展了《历史印迹中的文化景观专题展》、《国际情谊历久弥新———20世纪50年代苏联专家在哈军工》等专题展览;东北农业大学选定数字档案汇编专题, 共享到本校档案提供利用系统中, 得到广泛使用;齐齐哈尔工程学院不仅每年有学院层面的年鉴汇编, 就连基层部门如教务处、各下属学院也有自己的年鉴汇编;绥化学院结合最近两年干部档案核查认定工作需要编制了“历年干部任职名录”和“历年专业技术职务任职名录”等既能人工检索又能机器检索的编研材料……。编研工作普及性的开展, 证明了高校档案工作提档升级进程的加速, 档案资政作用的加深。

四、各高校在制度建设、档案基础业务工作、队伍建设方面也有许多好的做法。齐齐哈尔医学院非常重视兼职档案员队伍建设, 允许兼职档案员晋升档案专业职称, 较好地稳定了兼职档案员队伍;绥化学院、黑河学院的专职档案员在学校为学生开出了档案选修课;齐齐哈尔工程学院建立了独具特色的班级档案, 使学生在校期间就对档案工作有所了解, 增加了档案知识、提高了档案意识;为保证档案馆出具的证明真实可靠, 不被伪造, 黑河学院使用了多色防伪公章和能加入数字水印的彩色打印机, 而齐齐哈尔大学则使用了带防伪水印的证明专用纸;黑龙江农业经济职业学院档案员利用速录方法进行档案著录, 提高了著录速度;黑龙江艺术职业学院、黑龙江建筑职业学院、黑龙江公安警官学院的档案人员积极参与校史馆建设, 挖掘档案在学校发展历史中的价值, 发挥了学校档案的作用, 提高了档案工作的影响力。

检查档案材料 篇7

一、高校档案是条件核查与评估的重要信息来源

国家组建广东开放大学的条件核查与评估检查专家组的一个重要工作, 就是进校查阅论证组建广东开放大学的所有管理、教学、科研、实验、社会服务、校企合作、政府支持等文件与会议记录, 包括学校基本的办学条件数据档案, 论证本科专业建设的有关文件、材料、会议记录, 学校保证教育教学质量规范性文件, 办学系统建设相关文件及资料, 政府重视及财政支持相关文件资料, 教职工基本情况等佐证材料。其材料要求具有原始性、真实性与权威性, 能够反映学校全面真实情况的信息。

专家组进校收集信息的基础工作就是查阅档案资料, 查阅档案获取信息是最根本、最重要、最有效的方式。这是由档案作为信息载体的特点所决定的。高校档案是高校在教学、科研、管理、生产等实践活动中, 形成的以图形、文字、声音、影像等方式记录下来具有查考价值历史信息, 真实地记录了这些活动的运动状态和存在方式。这就决定了从高校档案中获取的信息具有其他信息所不具有的原始性、真实性和历史性, 最能准确地反映高校发展的真实面貌。专家们非常认真仔细地阅读了所有档案资料, 学校的档案成为了他们了解学校办学情况的重要信息源。

二、组建开放大学工作是推动档案工作的有效动力

(一)

通过评估检查, 提高了档案工作在学校的地位。高校档案工作目前还适应不了学校发展的需要, 档案资源利用滞后, 服务手段单一, 业务部门工作重视不够。这使得档案工作所受重视的程度不够, 在整个学校管理工作中地位不高。

在组建工作过程之中, 学校领导高度重视档案管理工作, 在多次大会上特别指出存在很多重要的活动与成果没有形成档案或者档案材料不全, 档案整理不规范等问题, 对档案管理工作提出了严格要求, 而且强调是全员工作, 档案部门也需要做好业务指导工作。通过问题限期完成与工作任务书的形成, 以及事后检查督促工作, 从而大大推动了业务部门对档案工作的重视。学校评估检查过程中, 参与的业务部门与人员都很多, 扩大了档案工作的影响面, 从而提高了档案工作的地位。

(二)

增强全员档案意识, 提高了专兼职档案员素质。本次评估检查工作事关学校的大局, 档案资料是本次评估检查的重点之一, 档案资料的齐全、完整直接影响本次检查的结果, 这使得各级领导高度重视, 把档案建设作为一项重要的工作来抓。组建与迎接检查工作给档案室专职工作人员提出了更高要求。首先要非常熟悉室藏情况;其次要掌握业务技能, 各种检索工具都要非常熟悉;最后是需要增强自身服务意识。对于兼职档案员队伍也是一种锻炼和促进, 他们经常要到档案室查找资料, 认同了自己的角色, 也学习到了档案管理的一些基本知识。

三、组建开放大学工作大大推进了学校档案建设

(一)

通过本次评估检查, 加快了学校档案信息化建设进程。专家们检查工作时要求档案材料的内容全面、收集齐全、查阅快、准确率高, 这对档案信息化提出了很高的标准。

通过档案信息管理系统与档案资源建设, 以及各个系统之间的数据信息资源共享, 来提高档案管理的水平。我们首先将室藏各类目载体档案转化为电脑可存的文献信息, 成为文字、图表、数据、图像、声音等直观、简单、明了的信息媒体, 强化室藏档案中利用率高的学籍档案、保管期限为永久保存档案的全文数字化工作;其次, 将检索工具全部实行机检, 将历年存放的档案目录加工成为电脑存储, 并将档案管理软件更换为网络版, 实行异地目录级档案检索, 提高档案查找效率;再者, 要整合学校档案资源, 实行统一管理, 统一集成各个系统到学校门户网站之中, 建立统一身份认证系统, 建立统一的数据标准, 统一网络数据存储, 再辅助利用QQ工具、电子邮件等开展交流, 并开展人员培训。通过这技术手段, 大大推进了档案建设。

(二)

通过本次评估检查, 切实推进高校档案编研工作。高校档案编研工作是高校档案室提供知识服务的一项重要工作。本次检查评估工作中, 学校相关部门对档案室现存的《大事记》《基础数字汇编》等多种编研材料进行查找并提供佐证材料, 使档案编研工作得到了加强。在工作中, 我们需要注意坚持以下几项原则:

1. 编研工作要计划性与真实性相结合。

档案部门要关注利用需求和工作重点, 制定出可行性的选题规划。在多元化、多层次的现实需求中, 服务学校重点工作, 研究本单位的实际需要, 选取材料, 真实完整地反映某一工作活动。

2. 编研工作要实用性与原始性相结合。

档案编研工作既考虑学校活动对档案信息不同层次的需求, 又要考虑用户的普遍需求。只有这样才能既满足学校和社会各方面对档案资源的现实需要, 又能满足特殊用户对档案资源的需要, 选取材料要以室藏档案为基础, 凡入选材料一定要经过考证, 保护历史原貌。

3. 编研工作要宣传性与现代化手段相结合。

加强提高档案编研材料成果的传播与推送, 要从传统单一的书籍型向书籍型、电子型、声像型等多种类型转变, 充分利用现代信息技术手段, 根据需要及时开发同一题材多种载体形式的编研材料。可以利用电子邮件、电子期刊、主题网站等工具, 通过档案数字化管理平台, 广泛传播档案编研成果, 把成果主动推送到需要的用户中。同时注意开发现代检索工具, 方便利用者检索和查阅, 满足利用需求。

参考文献

[1]张玉瑛.教学评估与高校档案建设关系之分析.杨凌职业技术学院学报2009.8 (94-96)

[2]陈兆悮, 和宝荣, 王英玮.档案管理学基础第三版中国人民大学出版社 (41, 45)

[3]王永华.从高校教学评估角度视角谈高校档案馆建设商丘师范学院学报2009.8 (135-136)

[4]薛思新.档案馆信息化与档案管理变革机械工业出版社 (310-311)

检查档案材料 篇8

关键词：空勤,疗养档案,质量检查

空勤疗养档案是由疗养科室和各临床专科及辅诊科室的医护人员共同协作完成的, 是衡量医务人员总体医疗水平高低的主要内容, 也是检查和评价医疗管理质量的重要组成部分。为了规范疗案管理, 提高医疗质量和医务人员素质, 促进业务发展建设, 我们对2009年期间的1306份空勤疗养档案进行调查分析, 现将结果报告如下。

1 基本资料与检查方法

全部资料取自2009年期间来我院疗养的1306名空勤疗养档案, 包括有飞行员、空中领航、通信、射击、特设人员和专业军士。按照总后勤部卫生部《疗养技术常规》中疗案质量标准的相关内容[1]进行检查与评定。

2 常见问题与统计分类

2.1 疗案首页填写缺项或填写不全105份, 包括:

疗案号、身份证号、特勤名称、联系人及地址和电话空缺未填;疗养类别和疗养方法中各项内容应该圈出的未圈出;接诊诊断未填写及接诊医师未签名等现象。

2.2 疗案首页与疗程记录内容不符12份, 包括:

出院诊断和新发病诊断填写不全或出、入院疾病诊断不符;首次疗程记录中上年度健康鉴定结论和出院小结中健康等级划类与疗案首页不符, 或前后矛盾。

2.3 出院、入院小结和疗程记录不规范79份, 包括:

疗程记录不及时或时间过长;用药、治疗、处置无记载;医学术语不标准, 或以心电图及仪器诊断代替临床诊断;检查有阳性体征但对既往病史无追述、无分析、无对照;生化检验异常者无复查、无诊断、无处置;记录过于模式化, 与检查结果及个人的真实情况不相符合, 或有出入, 如把血脂或血尿酸增高记录为生化检验正常。

2.4 专科检查与记录发现问题疗案23份, 包括:

专科体检缺项或医师未签名;病史记载不清楚或描述不当, 如"发作性头痛2年余休息后可缓解", 但对头痛的性质和特点以及既往情况无详细记载, 无法鉴别诊断。

2.5 医嘱记录单不符合要求18份, 包括:

临时用药医嘱不明确, 如"达克宁霜20克", 不注明外用, 也不注明部位;医嘱与疗案首页体检内容不符, 如首页圈出部分体检, 医嘱却是大体检常规, 抽血进行各项生化检验, 但又无任何检验报告单。

2.6 其他问题26份, 包括:

特诊与辅诊检查报告不准确;错别字及涂改明显;疗案装订顺序颠倒或不齐等。

3 原因分析与改进措施

空勤疗养档案是空勤人员在疗养期间进行各项医疗和护理活动的综合材料, 是空勤健康状况及诊疗处置经归纳、整理、分析后归案存档的完整记录, 更是评判和鉴定空勤人员健康等级与年度体检结论的可靠依据。同时, 是进行各项医疗统计的基础, 能够为临床经验总结和科学研究提供基础资料, 并且具有一定的法律效果。所以, 疗案质量是医疗质量的主要内容与体现, 更具有重要的实用价值。

通过对1306份空勤疗案的检查, 我们发现问题疗案共263份, 其中疗案首页填写缺项或不全105份, 疗程记录不规范79份。由此可以看出, 医务人员责任心不强和业务素质欠缺是造成疗案质量降低的主要原因。

能够有效保证疗案质量的主要措施是: (1) 加强教育, 提高全体医务人员对空勤疗养档案质量管理重要性的认识, 培养认真负责的精神和增强工作责任心; (2) 业务培训, 努力提高人员的专业技术水平和业务素质, 同时还要进行疗案书写能力、语言文字写作及表达能力的学习与培训; (3) 严格规章, 实行分级医疗质量监管与疗案审查制度, 科室每月进行疗案讲评, 全院每季度进行疗案展评, 并与奖惩相结合。

参考文献

检查档案材料 篇9

《档案工作检查标准》分3大主类 (14个项目、41项检查内容、60余个检查点) 和1个辅类 (8个项目、8项检查内容) 。其特色如下:

1. 明确高校档案工作的机制保障

高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。《档案工作检查标准》在其保障建设中明确规定:“校 (院) 长分管档案工作, 并能及时解决档案工作中存在问题”、“档案工作列入了领导的议事日程和目标责任制”、“关心档案馆 (室) 的建设与发展, 从人力、财力、物力上给予支持”;“建立与学校工作相适应的高校档案机构。其中, 满足以下条件之一者设立档案馆:A.建校历史在50年以上;B.全日制在校生规模在1万人以上;C.已集中保管的档案、资料在3万卷 (长度300延长米) 以上者。不满足以上条件者设立综合档案室, 且为正式建制机构。有条件或特殊需要的高校设立分室 (高校档案机构的分支机构) ”。突出领导职责和事业发展的基本保障。

2. 突出高校档案工作的内涵建设

《档案工作检查标准》在其保障建设中明确规定:档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”, 还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”, 人员配备“列入学校事业编制, 其中, 全日制在校生1万人以下不少于3名专职档案员, 每增加2千名折合在校学生 (本专科生1:1, 硕士研究生1:1.5, 博士研究生1:2, 函授生1:0.1, 留学生1:3) , 增加1名档案人员”。档案馆领导应“热心档案事业, 具有高级专业技术职务任职经历”, “有组织管理能力, 具有开拓创新意识和精神”, 同时要“年富力强, 身体健康”, “根据需要配备副馆长 (副主任) 1至2名”。突出了以人为本、人才兴档、人才强馆的理念。

在其业务建设中明确了“规章制度健全, 制定了单位档案管理细则”, “档案完整、准确、系统”, “案卷质量达到国家标准”;为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势, 保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务, 明确“档案管理现代化与学校管理现代化同步发展”, “建立档案数据库, 开展存量档案数字化工作”, 突出了时代特征。

在其外延建设中明确了“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”, “有代表学校出具档案证明的专用公章及合理的收费权”。突出了档案工作的学术性, 将“编研、出版档案史料, 开发档案信息资源”, “有条件的高校, 应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”列入了高校档案机构的工作职责。

3. 强调高校档案资源建设的“大档案”理念

《档案工作检查标准》中明确规定:“完成了11大门类和各种载体的文件材料立卷归档任务。归档率达98%。对新列入的学生类档案根据本校的管理模式有相应的措施保障”。学生档案纳入归档范围, 而且单独设类, 彰显了以人为本和重视民生档案的理念;强调“重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案, 按归档范围完整率达95%”;强调高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照 (胶) 片、录像 (录音) 带等各种载体形式”, 这对于高校档案信息资源的全面和完整, 对于加大高校档案信息化建设的力度, 方便学校和社会利用档案信息资源, 具有重要的现实意义。

强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”, 突破了传统归档理论的限制。

4. 指明高校档案工作服务的方向

“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件”, 首次赋予高校档案服务社会的新职能;明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源, “采取多种形式 (如举办档案展览、陈列、建设档案网站等) , 积极开展档案宣传工作”, 以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。

5. 强化高校档案工作的条件保障

为保证高校档案事业的健康可持续发展, 为学校和社会提供优质和高水平的服务, 《档案工作检查标准》中强调, “在学校事业经费中, 有满足学校档案工作的基本经费”、“为档案事业发展增加了专项经费”, 促进档案信息化建设, “加快数字档案馆 (室) 建设”, 提高档案工作服务学校和社会的能力。“档案的安全、保护和库房管理符合国家相关标准或规范”, 对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库, 要按照《档案馆建设标准》 (建标103-2008) 的要求及时进行改扩建或者新建。这些检查项目, 对全省高校具有普遍的针对性, 是高校档案资源体系和服务体系建设的根本保障。

6. 提升高校档案机构的享誉度

《档案工作检查标准》辅类要求高校档案机构要成为学术化、档案文化精品化、档案工作知名化与特色化的文化机构, 在国内核心刊物、公开出版刊物发表学术论文、主持或参加省部级科研课题、获得省级以上档案协会论文奖、受到省、厅 (局) 以上或校级表彰的先进集体或先进个人、某一门类或某一方面工作特色明显、积极参加学会各项活动等检查项目是档案馆 (室) 知名度和美誉度建设的有力保障。