工时管理对设计院各级人员的好处

2024-10-21

工时管理对设计院各级人员的好处

工时管理对设计院各级人员的好处篇1

商略达工时管理研究资料实施工时管理对设计院各级人员的好处分析

商略达软件公司 2011年12月

1.设计院实施工时管理的必要性

随着社会的不断发展和设计院间竞争日益激烈，设计院和工程公司对精细化管理的要求越来越迫切。我国拥有众多的勘察、设计、咨询单位，一般以“设计院”、“勘察设计院”、“工程公司”的形式存在。当前，我国经济建设不断加快，基础设施建设项目的增加，这给各设计单位带来了很大的市场机遇。然而，在带来良好经济效益的同时，也给设计单位的项目管理能力提出了新的挑战，尤其是针对多项目、跨专业、时间紧、质量要求高、跨地域多项目的综合运作带来了问题。

设计行业属于典型的知识密集型企业，涉及专业及人员众多，设计复杂且工作量巨大。设计师是一种独特的不可替代的稀缺资源，如何提高设计师的工作效率并准确核算设计师人力成本，是管理设计项目的关键。

如何提高设计师的工作效率并准确核算人力成本，是设计项目管理的关键；如何能逐步积累形成每个设计项目的各个任务的工时标准数据，能快速有效对设计工程进行报价和形成标准的项目人力成本是非常重要的；而如何充分利用人力资源，减少资源的闲置率，是提高设计院综合效益和综合竞争力的关键。各设计院如何充分提高设计师资源的利用率，降低设计师闲置率，努力降低设计成本，是提高设计院综合效益和综合竞争力的关键！

商略达作为中国著名的工时管理软件的行业领导者，目前已为众多设计院实施了项目人员工时管理，2006年就专门推出设计院、工程公司、工程勘察设计院等企业的精细化工时管理软件解决方案，以便进行各设计项目的设计师工时的计划、填报、控制、审核和自动统计分析，进一步提高设计师的利用率(Utilization)，从而提升设计院和工程公司的核心竞争优势！

2.传统设计院手工工时管理的问题

传统的以Excel手工记录、收集和汇总工时信息，不仅费时费力，而且由于信息交第 1 页

换量大传递频繁而导致严重的延迟，无法实现工时数据实时共享。设计院管理层也无法及时获知每个设计师的工作计划和项目进展，难以全面了解整个公司资源利用率和每个项目资源占用情况。由于没有设计师准确的工时数据，自然也就无法准确核算项目成本和人力成本，无法对设计师和项目分别进行科学的绩效考核。

传统的以Excel手工记录工时的方式，存在着很多弊端，具体来说，有以下几点：

1）工时数据不科学

以Excel文件为载体，手工输入工时数据，对工时数据范围不做控制，无法保证数据的合理性和科学性；并且，当一个设计师在多个项目中并行工作时，由于没有统一控制，很容易出现设计师一天工作时间在多个项目中合计大于24小时甚至更多的情况。

2）工时管理不科学

传统的手工记录设计师工时数据方式，设计师工时数据以Excel文件的方式传输，无申报和审批的控制环节；而且工时数据在传递中也容易发生丢失或错误，无法保证数据的唯一性和安全性，自然也就无法实现对工时进行科学的管理和控制。

3）项目进度不可控

传统的以Excel统计项目工时和项目进度的方式，由于无法对项目工时进行科学管理和精准控制，不仅设计师工时数据不精确，而且也容易发生差错。基于不准确的设计师工时数据统计的项目进度信息，自然也就不科学和不精准，从而也就无法对项目进度进行精确预测和合理估计。

4）项目成本不可控

项目人力成本主要以设计师工时数据来进行统计和核算，而传统的以Excel记录和统计设计师工时数据的方式，由于无法保证数据的唯一性和准确性，自然也就无法确保由此核算的项目人力成本的准确性。此外，以Excel手工记录的项目工时数据，因无法保证数据的唯一性、准确性等，自然也就无法保证统计分析结果的准确性和科学性。

5）设计师利用率低下

如何提高设计师人力利用率，是项目经理和设计院领导面临的重大挑战之一。传统的以Excel手工记录设计师工时数据的方式，无法保证设计师工时数据的唯一性、准确性和科学性；而且也存在着一定的虚假水分和不合理性，由此统计分析的结果自然也就没有说服力。因设计院领导无法对比各设计专业室和各项目人员的人力利用率，因而也就无法提高人力资源利用低，导致设计师利用率低下。

3.实施现代工时管理软件的价值

信息时代的设计院工时管理主要是工作时间统计管理功能，通过使用浏览器来实现设计师工时计划、工时申报、工时审批、工时控制等闭环处理功能。通过建立基于Web方式的统一工时管理系统，不仅能帮助设计院准确记录设计师工时信息并自动对工时数据进行收集和汇总和实现项目工时信息实时共享，还能帮助设计院对已经记录的设计师工时数据进行综合分析和管理决策支持。

设计师是一种独特的不可替代的稀缺资源，如何提高设计师的工作效率并准确核算设计师人力成本，是管理设计项目的关键；而如何充分利用设计师人力资源，减少设计师资源的闲置率，是提高设计院综合效益和综合竞争力的关键。

3.1实施工时管理软件对设计院（高层）的价值

设计院实施工时管理软件后，会带来一系列价值。具体来说，设计院通过建立统一的工时管理系统，还可以为设计院（高层）带来如下好处：

1）精确的项目工时计划与控制

系统能够实现对设计院项目工时计划、任务工时计划和设计师工时的计划、申报和审批进行统一管理和控制。项目经理创建项目后，需要对项目进行逐层分解形成WBS，并对WBS的每一任务指定设计师。设计师可根据完成任务的实际情况，进行工时的填报、申报，并由项目经理来审批。系统通过设置统一的节假日和标准任务，并对工作日和节假日填报时间进行控制，来实现对设计师工时计划填报和申报进行精确的管理，使工时管理更科学，更具可评价性。系统默认设置的情况下，工作日的申报时间不得小于8小时大于24小时，非工作日的申报时间则只需要不大于24小时即可。

2）提高设计院工作效率

通过基于在线WEB技术，设计院领导、项目经理和设计师可以很方便随时随地进行工时申报和审批，提高了设计师工作效率！通过工时数据实时共享，减少了沟通环节，方便各相关人员及时了解项目进展，提升了设计院整体的工作效率。采用数据统一规划和存储，杜绝了以Excel手工记录数据的不准确和不完整性，确保工时数据的准确性、完整性和唯一性。

3）提升设计院40-60%人力利用率

通过统一的工时管理系统，设计院全部的项目工时和非项目工时都完整无误的计入系统数据库中。基于Java技术实现动态报表展现，管理人员可以方便的查看各个专业室设计师的利用率，以便更有效的分配设计师资源。管理层也可以根据各专业室设计师利用率并结合设计院战略来合理分配各项目的资源投入比例，以便更好的为设计院战略服务。

通过对各科室设计师工时数据和各设计项目工时数据统计分析，以及对类似设计项目的工时数据对比分析，基于Java技术实现动态报表展现，各级管理人员可以方便的查看各科室设计师利用率，以便管理层更有效的分配资源；从而提高了设计师利用率，减少了设计师闲置率。就可以分析出设计师的工作效率并采取相应的措施来对设计师工作进行精确管理，平均可提高设计院40-60%的人力利用率。

4）实现完整的工时闭环管理

系统自动实现设计院项目任务下达，并实现工时计划、工时申报、工时审批、工时控制等闭环处理功能。工时分为项目任务工时和设计专业室任务工时。设计师的项目工时由项目经理来审批，而项目经理的项目工时由设计专业室领导来审批。项目人员和项目经理完成专业室内人物工时统一由设计专业室领导来审批。

5）可控的项目成本管理

设计师人力成本在设计项目总成本中占极大比例，当对设计任务工时进行精确管理后，设计项目工时数据更科学和合理，而基于设计任务工时数据核算的设计师人力成本，也就很容易的统计出来。通过对设计师的精细化管理，设计项目管理与控制就变得更容易；同时项目例外也就很少出现，而为项目例外准备的预备金自然也就很少支出了，总体上提高了设计项目成本管理的可控度。

6）科学预测设计项目进度

通过工时管理系统，根据设计任务的计划工时、累计工时和和预计剩余工时来对设计任务工时进行更科学合理的估算，并对延迟的设计任务进行预警。当项目进度出现偏差后，可以通过工时管理系统对设计任务进行跟踪，从而采取有效的措施来保证设计任务或项目的进度，这样，整体的项目进度就变得更加可控。

7）提炼设计任务工时标杆

通过对组织累积的工时数据进行综合分析和对比，就可提炼出设计师设计工作的工时标杆，不仅估算设计工时有了更科学的依据，而且也提升了工时估算的科学性、合理性。此外，根据工时标杆，还可以解决不同投资规模、不同合同规模中设计师工时分配的不合理性和不公平些。

8）提高设计院的整体竞争能力

通过对设计院项目工时数据进行管理，充分利用设计师资源，减少设计师资源的闲置率，是提高设计院综合效益和整体竞争力的关键。

3.2实施工时管理软件对项目管理人员的价值

设计院实施工时管理软件后，会带来一系列价值。具体来说，设计院通过建立统一的工时管理系统，还可以为设计院项目管理人员带来如下好处：

1）能够科学制定项目工时计划，可以为项目和项目任务制定科学合理的工时计划，以便加强项目工作的计划性。

2）能实时收集项目和项目任务工时，以便及时掌握项目人力投入成本情况。

3）能有效控制设计项目人力成本，科学防止项目人力投入超支。

4）能实时控制设计项目人员投入成本，提高项目事中和事后控制能力。