秘书工作的基本要素（共8篇）
秘书工作的基本要素 篇1
秘书的基本要素
姓名：王寒冬班级：11金工四学号：2011245
5谈到秘书的基本要素，首先要谈秘书沟通的基本要素。沟通是一门学问，对于秘书工作者来说，尤其如此。
实现有效沟通的基本要素的前提是尊重和理解，把握沟通的关键是有效倾听，建立良好的倾听环境，客服倾听的障碍，实现有效倾听的准备以及提问要分清类别和适用的问题形式以及自信地提示要求，学会礼貌拒绝和了解提问的禁忌。
1、有效沟通 的基本要素：
A、有效沟通的前提（1）尊重（2）理解
B、把握沟通的关键（1）有效倾听（2）构建良好的倾听环境（3）克服倾听的障碍（4）实现有效倾听的准备（5）提问要分清类别和适用的问题形式（6）自信地提示要求（7）学会礼貌拒绝（8）了解提问的禁忌
2、有效沟通的原则：
A、“7C”原则（1）可信赖性（彼此信赖）（2）保证沟通计划与沟通环境的一致性（3）内容（准备好进行沟通的信息内容）（4）明确性（简单明了的语言）（5）连贯性（不要忽视补充新的信息内容，对客户进行必要的跟进，联系）（6）渠道（尽量选择已经有的，客户习惯用，熟练使用的信息沟通渠道）（7）准确判断接受能力（对方的接受能力了解后有针对性地表达信息）
B、用心去听，不要在乎对方的表达方式（这是避免冲突的重要条件）
C、积极去想，分析出弦外之音（限于一些复杂的因素影响，有些沟通目标不会被直接表达出来，这就需要我们去理会）
3、有效沟通的目标：（1）说明事物（2）表达情感（3）建立联系（4）和谐工作环境
4、有效沟通的过程：（1）做好沟通前的准备（明确自己的目标，对方的背景）（2）确认对方的需求（3）正确地阐述自己的观点（4）关注对方的反应（5）实施有效的提问（6）积极、认真地倾听（7）及时确认，应对（反馈）（8）适时进行总结。
5、需要沟通的工作关系：（1）与客户沟通）（2）与同事沟通（3）与上司沟通
另外，当秘书也要学习心理学。了解领导的心理，了解员工的心理，这样才能更好的上下沟通。了解客户的心理，才能更好地为公司带来更大的利润。了解心理学，但要少说话多做事。组织会议也是秘书的重要工作。
意识到不同的人有着不同的交流方式，你就能够更好地组织会 议。在制订会议计划时，要注意以下三个方面：
一、使每个人都有发言的机会
会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时间。在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者。这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会使他们能够轻松，有效地参
与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间。
二、使每位与会者都负起责任
让每位与会者调整自己的交流方式，以提高会议的成效。要使那些不喜欢发言的人意识到，考试大如果他们不发言，就没有人知道他们的主意。同样，要使那些喜欢发言和插话的人收敛一些，以满足集体的不同需要。会议组织者的任务是召开有效和成功的会议，并不意味着其他人就没有责任。
三、将插话和跑题降到最低限度
要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。有一家公司开会时，与会者总是不断打断别人的发言，最后，作为没有办法的办法，他们决定，谁打断别人的发言，就罚款25美元。这可是个聪明的主意，收到了效果。如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话，就得先把钱放进“罚款罐”中才能发言。由于性格和文化背景的不同，怎样组织成功的会议并没有标准答案。问题的关键是你必须注重策略，使得每次会议都取得成效，这样才对得起你付出的时间和努力。
秘书的工作繁重而且复杂，这就要求秘书工作者有清晰的条理，冷静的头脑，良好的心理科素质，良好的文学沉淀。
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秘书工作的基本要素 篇2
一、基本要素之一———人员。
公司的后勤工作, 既是一项理财管物、收收发发的事务性工作, 又是一项执行财务制度, 维护财政纪律的政策性、原则性很强的技术性工作。没有一定的专业知识, 缺乏廉洁奉公党性原则的人, 是难以胜任的。况且, 这项工作具有“一多”“二广”“三难”的特点。即:职工人人与后勤部门有关, 涉及人员多, 公司内外联系面广, 与职工接触面、工作面也要广, 在物质条件与公司发展需要不适应, 党风民风和社会风气尚未根本好转的地方和单位, 做好后勤工作确实存在着一定的难度。但只要有任劳任怨、甘为孺子牛精神的人, 后勤工作是干得好的。因此, 公司对后勤人员的要求应是高的, 对后勤人员的挑选应该是有条件的。笔者以为, 根据公司性质和后勤工作任务的要求, 后勤工作人员应具备如下条件:首先, 思想上忠诚党的事业, 热爱后勤工作, 有立足本职全心全意为公司服务、为职工服务的热情和决心。其次, 作风上要大公无私, 廉洁奉公, 勤勤恳恳, 兢兢业业, 吃苦耐劳, 任劳任怨, 不计较个人得失, 甘当无名英雄。第三, 工作上认真负责, 爱厂如家, 办事热心、细心、耐心, 不安于现状、勇于改革, 且有较强的政策观念, 勇于坚持原则。第四, 专业上懂得经营管理规律, 熟悉成本管理和有关财务政策与规定, 虚心好学, 掌握一定的有关后勤管理的知识和专业技能。
二、基本要素之二———经费。
后勤部门的主要任务之一是把好公司全部经费收支关。“巧妇难为无米之炊”。没有一定的经费, 确实难于办好后勤, 这是起码的常识。但是在提高后勤经费的使用效能方面, 却有高低之分, 大有潜力可挖。为什么有的公司少花钱可以多办事, 办好事, 有的公司却花大钱办小事.甚至办不成事?这里关键就在于后勤部门是否合理地、科学地安排和使用了有限的后勤经费。正是从这个意义上讲, 我们应该承认管好经费、用好经费是检验公司后勤工作好坏的标准之一。拨款有预算, 收支有标准, 管理有制度, 分析有资料, 监督有要求。首先必须抓好计划。明确规定工作目标及次序, 重视经费的预测、预算工作, 严格按照预算办事。编制预算应当注意:统筹兼顾, 保证重点, 照顾一般。既要保证安全生产工作需要, 又要考虑经费的可能, 把需要与可能结合起来:既要保持有多少钱办多少事, 又要充分发挥主观能动性, 力求少花钱多办事。此外, 还应坚持弹性原则, 留有余地, 控制一定的机动数。为了有计划地使用预算资金, 在上级批准的预算范围内, 公司还要根据计划进度, 季度变化及可能的支出, 分别轻重缓急, 编报全年、季度、月份用款计划, 作为上级计划拨款的参考, 以避免现在一些公司常见的用钱前紧后松或前松后紧的现象。其次必须抓实施。加强财务工作的监督和控制, 必须严格执行财务制度和财经纪律。坚持做到在决策中抓预先控制, 在实施中抓现场控制, 在结算时抓反馈控制。建立健全财务管理制度, 经费审批制度, 财会人员分工制度, 报销验收制度, 检查监督和民主理财制度, 坚持“一支笔”批钱原则;保证专款专用, 接受群众监督。再次, 必须抓好总结, 认真搞好经费的决算。决算是公司预算执行的年终总结, 也是公司财务活动为职工生活福利服务的最后检查。经费决算的编制以每月每季的会计账簿记载和有关会计报表资料为基础, 由会计人员按实际支出的项目数额核算, 实事求是地编制。通过数字核算, 找出规律, 从而更好地指导制订下一年度的预算。
三、基本要素之三———资产。
公司后勤管理不但要重视开源, 而且更应当注意节流, 精打细算是公司后勤工作的基本方针。在目前财政尚不充裕、经费不足的情况下, 固然要重视能力投资, 根据需要与可能, 千方百计有计划地增拨后勤经费。不过对于公司自身来说, 与其努力向上级争取更多的经费, 倒不如致力于提高已有经费的使用效益。这就要求一方面计划用钱, 真正把钱用在刀刃上, 另一方面必须重视节约物力, 做好资产的保管、维修工作, 大力提高资产的使用率, 延长资产的使用年限, 加速资产使用的周转率。一是资产管理。管好资产必须建立和健全各种财产管理的责任制。所有资产都要建立账卡或登记簿, 分门别类登记造册, 进出库均应严格执行制度, 做到手续完备, 账目清楚, 账物相符, 杜绝贪污和浪费现象的发生。二是资产的修葺。三是加强爱护公共财物的思想教育。
四、基本要素之四———时间。
第一, 要做时间的结合者。后勤管理人员不仅要做到今日之事今日毕, 而且应该认识到, 今天耗用时间不只是为完成正在做的工作, 同时还得为明天将做的工作奠基, 为未来作好准备。第二, 要善于掌握自己的时间。后勤管理人员要在有限的时间内, 最大限度地做好工作, 提高工作效能。一要计划工作用时。什么时间做什么, 什么事情何时做, 要心中有数。二要分清主次工作。把众多的工作排个顺序, 依次办理。三要把握工作的内在联系。实际工作中, 不少事情往往是有联系的, 要善于把有联系的工作结合起来办理, 决定相应的实施措施, 可以节约时间。第三, 要善于处理上下关系中的时间因素。一是布置任务时要有时限。二是约人谈话要把握时机。三是对待请示汇报要及时处理。
秘书工作的基本要素 篇3
【关键词】图书馆 秘书工作
高职院校办公室是为保障学校各项管理活动的顺利进行提供综合性服务的办事机构。在这个机构工作的秘书主要负责调查研究、收集信息、协调关系、综合平衡等工作。通过信息的收集传递，起着承上启下、沟通左右的枢纽作用；经过对信息的归纳整理，提出有关工作的建议和方案，供领导使用。从总体上讲，高职院校办公室秘书的工作，就是当好领导的参谋和助手，为学校领导掌握情况、制定和执行各项政策提供服务。他们工作的优劣，直接或间接地影响到学校工作的大局。
一、 图书馆秘书工作的角色定位
目前对秘书职能范畴的研究有所拓展，但传统上还是把秘书定位为“收发员”，忽视其专业性，这种偏见大大的制约了图书馆秘书的发展。图书馆办公室是中枢机构，秘书人员是连接馆长和馆员的纽带，因此，重视高职院校图书馆办公室秘书素质的问题，是确保高职院校图书馆办公室工作质量的首要问题。
（一）服务者。服务对象的明确性要求馆秘书必须为图书馆建设服务、为全院师生服务。高职院校是知识分子的集合体，教师的职称、学科阅历等都有所不同，还要面对性格各异、家庭背景各不相同的学生群体，使得服务对象又有很大的特殊性。帮助馆员树立为一线教师及学生服务的思想，牢固树立服务意识，按照学院整体部署和教学资源的现状，把馆藏资源以最佳方式组合起来，充分调动师生利用馆藏资源的主动性、积极性，提高图书利用率，这样就达到了服务的目的。
（二）协调能力。作为日常事务的协调管理者，其工作对应面较广，既有与各处室之间、各系部之间的交流，又要与院（系）领导、系教学秘书联络，还要了解师生对馆藏资源的意见和建议。具有承上启下、沟通信息的作用，同时也担负着图书馆的流通部、信息部、采编部等的协调管理，协助人事处做好工作人员的职业资格评聘工作；负责文件的收发、传阅及有关文件的起草工作：以及文书档案的收集、整理和归档工作。馆秘书在协助馆领导管理常规事务，保证系统的正常运转方面，发挥了实实在在的协调管理作用。
秘书是需要与各种不同的人打交道，这也是秘书的一项基本工作。高职院校的办公室也是学校的“窗口”，无论是对外交流，还是对内服务，秘书人员都需要具备一定的协调能力。在交往中，秘书人员要迎难而上，敢于面对和处理各种棘手的问题，还要能够理智地与自己不喜欢的人打交道。同时，要具备很强的自控能力，不论发生了什么事，有什么挫折与烦恼，都要控制自己的情绪，保持克制的态度。
二、图书馆秘书的工作基本内容
（一）人才培养。信息技术的发展对图书馆的传统工作模式、工作人员的传统观念提出了挑战。因此必须加强人才培养建设，配备相当数量的计算机网络人员、文献资料二次开发人员，在争取引进专业人才的同时，对原有的采编人员进行培训。现在坚持馆内上课和馆外培训相结合的方式，邀请业内专家到这里传授经验，并向学校争取名额，让更多的工作人员有机会参加馆际之间的学术交流，开拓视野。
（二）网络化建设。高职院校图书馆是大学生的第二课堂，如何切合主流方向进行网络化建设是重要课题。我馆先后组织馆员到大连外国语大学、大连医科大学等高校图书馆进行实地参观学习，根据我校的规模和学科建设的实际，有的放矢，以实用性、安全性和稳定性为原则，逐步进行网络化建设。
工作平台特别强调的是图书馆的服务器，它存放大量的文献数据，在进行动态管理方面要求较高。主要处理包括采编、流通、典藏、期刊管理、公共查询、参考咨询与信息开发、网上业务、馆际互借、电子阅览室管理等数据。还有书刊检索、读者信息查询、新书通报、重要通知以及FPT服务等。
图书馆的主页设有读者指南、最新动态、新书推荐、电子资源下载等。通过主页，可以检索国内外有关信息。其中还设立了馆长信箱用于图书馆与全校师生之间的交流。在数据库的建设上，目前还要针对学科特点，充分发挥馆藏的资源优势，建设一批高质量、高水平的专业网络数据库，特别是学位论文数据库、重点学科导航库，为相关学科的教学、科研服务。
（三）文献资源建设。图书馆要实行实体馆藏与虚拟馆相结合的建设模式，除了上面的网络化资源建设之外，对实体图书馆藏的开发利用也是其工作重点，各项评估体系当中明确规定了纸质图书的数量、范围、专业类别等。根据本校师生的实际需要进行建设。
常用性文献是指读者经常使用的借阅频率较高的文献，图书馆应致力提高其拥有率，以满足读者经常性的阅读需求。保障性文献指不经常借阅的文件，但涉及面广，是各个学科建设的需要，但涉及经费来源等原因，单纯依靠增加本馆文献收藏来提高保障是不现实的，应通过馆际协调合作、馆际互借等途径来提高文献保障率。
随着文献生产电子化、数字化进程的加快普及，检索性文件、参考性文献的载体和传播方式发生了重要变化，往往以镜像数据形式存在。我馆现在使用的就是万方全文数据库，但在重点学科专业库建设方面还有所欠缺。应加大采购力度，使原始文献和检索性文献在馆藏虚拟化方向大步迈进。作为二级管理单位的图书馆，其文献中心的重要性不言而喻，在数字化背景下也对图书馆秘书的工作提出更高的要求。必须立足岗位不断进行业务学习，优化素质结构，具备良好的人文和专业素质，掌握现代管理知识，提高工作效率，坚持服务育人、以人为本，为学院的发展做一份努力。
【参考文献】
[1]王德明. 论高校教学秘书的角色定位与素质提升. 高教高职研究，2008（4）.
[2]贾利扬. 浅谈高等职业学院图书馆网络化建设. 图书馆论坛，2004（8）.
后勤管理工作基本要素 篇4
根据公司的发展需求，更好的丰富公司干部、员工的精神文化生活，为干部、员工提供良好的工作和生活环境，依托于大集团公司，完善品牌集团的后勤服务管理制度。体现部门职能，优化组织结构，提高人员素质，为全体员工提供一个良好的生活、工作、学习条件，为他们解除后顾之忧，一心一意地搞好本职工作；
(一)、人事行政部门的工作职责：
1.负责本部门的行政管理和日常事务：
协助总经理搞好各部门之间的协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。
2.人力资源管理与开发 ：
1）组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作；
2）招聘使用；
3）工作报酬；
4）培训开发；
5）人员考核；
3.公司各项规章制度的修订：
制定及检查监督运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合公司自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥控制命令硬性管理来达到目的。
4.总务管理：
制定相关制度。加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境、车辆的管理。
5.强调、宣传公司精神：
创建公司的企业文化企业文化不但能反映出企业生产经
营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归 属感。积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文 化还具有两种约束力，一种是硬的约束力制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。
6.塑造企业形象 ：
1）企业精神形象,它对于员工有强大的凝聚力.感召力,引导力和约束力,能增加员工对企业的信任感,自豪感和荣誉感。
2）企业环境形象因为创造良好的企业环境，是企业生产活动顺利进行的前 提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。
3）企业员工形象，制定<<员工日常行为规范>>，困为良好的员工素质和形 象，是企业形象的重要构成要素，也是企业文化的具体落实。员工良好的仪表 装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社 会公众一个整体印象。
(二)、明确本部门在公司中的角色和地位：
1、起了对公司起到助手和参谋的作用，作为公司的中层干部：首先，要从
意识上进地转变，要明白自已不再是公司的管家，不但和其他部门是伙伴合作 关系，更重要和老板是战略合作关系，那么我们从事人员就要发挥应有的作用，在公司人事政策，人事关系等问题上，为了公司的整体利益，要为老板提供建 议，成为老板的好助手和好帮手，只有这样，才能发挥该部门和人员的作用。
2、做好公司的服务者和监督者：
1）是为了公司发展和员工生活等提供服务；
2）是作为一个职能部门，又对各部门和劳动与人事工作进行检查，并对违 反者进行相应的处罚。
3、自律者和示范者：该部门和人员作为管理制度的制定者，又是执行者，我们首先要严于律己，打铁还要自身硬，如果自己不能严格要求自己，也就不 能严格要求别人，对部门的威信就会产生很坏的影响。
4、人事行政部门的人员，虽然是一个管理部门，但也是一个团队，公司设
立他的目的，是为了完成公司的目标，这就要求我们要像运动员一样和全体员 工共同朝着公司目标冲刺，又要像教练员一样随时对员工给予指导和帮助，共 同完成公司目标。
(三)、本部门有关人员的素质要求：
因该部门人员的主要工作是和公司人员打交道，所以对部门人员素质、知
识、技能和资格等要求都较高，不仅要求我们服务意识强，而且要求能长于沟 通和协调，对员工心理也要有一定程度的掌握，对相关的人事知识与技能也有 一定要求。
(四)、要发挥该部门的作用：
（三）后勤管理人员创新意识需要提高
虽然目前已经建立了一些服务设施及娱乐场地，但在原来的基础上还应继续 创新，继续提高改善及改进措施，多收集员工反馈的意见和建议，让员工全员 参与到管理中来，对建立的这些设施不定期的进行维护保养，及时发现问题，分析问题，不断在实践中提炼精华，不断改善不断创新，提高管理效率。
三、优化后勤服务的探讨
后勤在完成各项服务工作的过程中，我们追求的是服务质量，只有充分发挥 后勤服务功能，努力提高后勤人员的自身素质，提高管理水平，优化服务，树 立服务育人、管理育人、形象育人的观念，才能全面促进公司后勤管理，才能 适应新时期公司发展的需要。
(一)重视后勤队伍建设
公司必须要建设一支业务精、效率高和战斗力强的队伍是提高后勤服务质量，搞好后勤工作的关键。根据后勤管理的工作特点，选用后勤管理人员要做到:
1、选能干的人。
2、选廉洁的人。
3、选能吃苦的人。
4、选热心的人。
(二)加强后勤职工思想教育，增强后勤职工业务技术素质
思想教育是各项工作的统帅和先导，后勤的思想教育必须和业务、服务、质 量相结合。后勤管理者应具备主动性、自觉性的素质，这是由后勤工作性质所 决定的。做后勤管理工作的同志都有一个共同的感觉，就是后勤工作永远处于 被动地位，听不完的意见，挨不完的批评。究其原因，既有客观原因，又有主 观因素。关键还在于后勤本身，要在思想深处解决了为谁服务的问题，工作就
会由消极变为积极，由被动变为主动，就会做到积极、主动、自觉地为广大员 工服务。后勤部门在公司中承担着为公司、生产、员工提供服务和保障的重任，后勤管理和服务质量的好坏是直接或间接对公司的各项工作产生影响。
（三）丰富员工后勤生活的对策
公司在不断改善员工物质生活条件的同时，结合员工生产生活的实际情况，因陋就简、因企制宜，注重基本文化设施建设，并能积极开展丰富员工文化生 活的文化体育活动。
1、增加后勤文化活动设施
2、组织开展多形式活动
3、严格遵守劳动法规
4、完善职工集体宿舍及食堂等后勤管理。如定期进行宿舍慰问和检查，努力 为员工营造舒适的生活环境。
1）宿舍设施建立
公司在不断发展后勤管理也要不断提升改善设施，不断的为员工增加综合性 的服务，后勤部门建立房产、设备、设施、上下水、煤气、采暖、浴室、晾晒 衣服架、阅览室、配电系统的维修、维护及管理工作；后勤部门是一项综合管 理工作，其服务面大，服务范围广，内外关系多，需涉及到公司人员所需要的 各个方面，诸如人事、财物、物资、设备、基建、房屋、伙食、交通、医疗、卫生、绿化、环保、水、电等其它各项综合性服务工作，这些统统由后勤部门
管理。为完成这诸多的服务内容，后勤既要与公司的每个职工、每个部门打交 道，又要与社会上有关部门保持经常性的密切联系，不仅有纵向联系，还有横 向联系，不仅牵涉到人，而且涉及到财、物、时间和空间。要处理好人与人、人与物、物与物之间的各种关系，就要综合考虑问题，既要处理好内部上下左右关系，又要处理好外部关系，工作中要做到上下衔接，左右依靠，相互支持，相互配合，对于设施建立所取的成绩是首先服务放在第一位，公司员工对宿舍 配备设施比较满意，公司为员工建立这些设施配备，主要是丰富员工的业余生 活，让员工在工作中找到快乐，提高员工的工作质量及生活质量，让员工感到 公司的人性化管理服务，感到以公司为我家，一些重点服务设施如晾晒衣服架 为员工方便晾晒衣服，图书阅览室主要是提高员工学习能力及丰富文化生活知 识，让员工将学到的东西应用到我们的实践中来，让员工参与公司的管理，为 公司建言献策，这样公司与员工是亲如一家，密不可分，一方面提高了员工的 工作生活质量，另一面提高了公司的管理效率，因此后勤管理工作及设施建立 对公司做出了巨大的服务贡献。
宿舍设施建立的管理：
a.设置生活区、管理处和管理人员岗位，明确划分区域；
b.明确生活区域管理责任制度，例如：卫生，公司财物，公共场所设备，设施的维护和保养等等；
c.定期举行卫生大检查，评选先进部门，制订表彰办法。
2）食堂就餐质量的提高
古人云“王者以民为天，而民以食为天”自古以来饮食对人们来讲都是天
大的事情，食堂管理员穿梭在用餐的员工中，对员工进行现场询问及调查，这 是后勤工作的一项举措，目的是为了及时收集员工的意见，加快食堂对饭菜和 其他问题的改善进度。让所有在公司工作、生活的员工们感到满意和舒适是公 司食堂改进及发展的方向和目的，同时为了要确保食堂的就餐质量，公司食堂 同时建立了意见箱，并对食堂的就餐场所进行扩建，建立了新的食堂就餐场所，另食堂还建立了饭菜价格、饭菜质量、饭菜品种、饭菜卫生、食堂服务的管理制度，及管理流程，对员工每天所吃的饭菜建立“每天就餐菜谱”仅供员工参
考，员工在选菜可进行任意选菜，满足员工的口味，建立一定的质量监管体系，对公司食堂的饭菜质量进行监控，应对食品安全工作充分重视，建立健全集体 食堂食品卫生安全管理制度，并对个人卫生制度，严格要求食堂的消毒工作。员工对食堂的监控组织，在食堂显眼处公开投诉渠道,并使得员工意见能及时的反映到食堂，形成一定的例会等机制，保证渠道的畅通有效，对公司食堂进行 监管，有关部门在处理员工与食堂的矛盾的时候，应保持客观、公正的立场，对员工立场多加考虑，应尽量做到维护员工的利益。适当增加菜的品种，注意 营养搭配，并在条件可以的情况下增加一些地方小吃。加强对厨师的技能培训，掌握不同菜系的烹饪方法，以及引进竞争机制，对厨师所做的菜进行责任到人 的评价机制。员工也应加强自己的修养。在公共场合应有文明礼貌的行为，应 积极的维护排队的秩序，有较高的道德感，这样员工的后勤就餐质量提高了，员工的工作热情也就提高了，从而公司的效益同时提高了，因此后勤食堂就餐 质量的改善对员工的工作及生活起到了重要作用。
总结：
公司的后勤工作是一项既复杂又非常重要的工作，只有做好了每一个环节的具体事情，才能保证整个部门和全公司经营的有条不紊地运转，做到了分工 合理，责任明确，员工的积极性才能调动起来，团队才会有更强的凝聚力，公 司就会兴旺发达，繁荣富强！
参考文献：
1、R·J·斯蒂尔曼编著、李方等译：
《公共行政学》（上、下），中国社会科学出版社1989年出版。
2、西蒙：《管理行为》。北京经济学院出版社1994年版。
3、张成福等主编：《公共管理学》，中国人民大学出版社2001年版。
4、戴维·H·罗森布鲁姆：《公共行政学：管理、政治和法律的途径》，中国人民大学出版社2002年版。
5、戴维·H·罗森布鲁姆：《公共行政学：管理、政治和法律的途径》，中国人民大学出版社2002年版。
6、查尔斯·J·福克斯等：《后现代公共行政——话语指向》，中国人民大学出版社 2002
年11月版。
7、夏书章主编：《行政管理学》，中山大学出版社2003年版。
秘书的基本功 篇5
现在，社会舆论上对领导秘书的评价一直不怎么高。况且，在很多反腐题材的影视剧中，领导秘书的形象大都被丑化了，都是充当着“反面角色”，不是助桀为虐，就是同流合污。俗话说“伴君如伴虎”。其实，领导秘书这个特殊的群体，别看着表面上很是辉煌，一直以来都是在极其艰难的境况下生存着，他们活得其实并不容易，毫不夸张地说是非常艰辛坎坷。因为，他们要想得到领导的信赖、欣赏，必须具备七大基本功，过着苦行僧式的“悲惨”生活。
第一大基本功：身心投入，放弃自由。只要你当上了领导秘书，从此必须全身心投入，就再也没有了人身自由。领导要上班，你要提前到办公室打扫卫生；领导要出门，你要安排好行程，必须先到楼下、车下等着；领导要吃饭，你要安排好房间和领导喜欢的饭菜。领导晚上进了家，你才能迈开回家的第一步。一年三百六十五天，一天二十四个小时，从来都不敢怠慢。即使你回了家，你也要随时待命，手机不能关机，保持通讯畅通。只要担任领导秘书，基本是没有个人人身自由的，自己想安排活动几乎是不可能的，因为为领导全天候服务是你的基本职责。
第二大基本功：过目不忘，严谨细致。作为领导秘书，必须要对各类数字特别熟悉，尤其是经济指标；必须要对所服务领导的重要讲话精神了若指掌；必须对领导兴趣爱好生活习惯了然于胸。这就需要练就过目不忘、博闻强记的基本功。别看秘书们一般只跟在领导后面，提包开门打电话，好象没什么事一样。领导每一天的活动，包括开会、调研、走访、接待、批阅文件、学习、培训等等，都需要秘书们的精心、细致、周密安排。今天干什么，明天干什么，都要列出单子，精确精确到分钟。如果工作作风不严谨、不细致，如果没有过耳不忘的超级记性，遗漏了哪件事，那可是闯了大祸了。
第三大基本功：严守机密，铁嘴钢牙。作为领导秘书，每天和领导朝夕相处、形影不离，领导所作所为、所思所想，秘书最为清楚。但知道的越多越危险，保密要求更高。不该看的不能看，不该问的不能问，不该说的不能说。即使看了，知道了，明白了，也只能时刻保持低调、谦虚谨慎，装糊涂、装哑巴，必须严守秘密、不得泄露。如果你管不住口舌，到处乱说乱吹，肯定用不了一天就被领导踹出门外去了。功夫老练的资深秘书，就像是地下党员，刀架脖子，也不会泄露半句。
第四大基本功：代人受过，丢车保帅。有道是，有了成绩，都是领导有方、指挥得当；有了失误，都是部下工作不认真、不得力。当秘书的，一般都深知丢车保帅这个哲理。所以，一旦领导有了过错，秘书们会毫不犹豫地会冲上前去把事揽下来。只有这样，领导才会最多因对身边工作人员管束不严、要求不高，多少负点领导责任，挨个处分但可保住官身。之后，投桃报李，领导一般会把你安排好的。反过来，结局截然相反。
第五大基本功：默默无闻，甘为人梯。应该相信，能走到领导岗位上的，特别是主要领导岗位的干部，大多数绝对不是泛泛无能之辈。但也不否认有个别领导知识浅薄、不学无术。尽管有的领导可能不认识生僻字，读错句，尽管领导的讲话稿都是秘书写的，尽管领导做事的点子很多都是你出的，但作为秘书，必须有默默无闻、无私奉献，甘为人梯等精神，千万不能在任何场合，哪怕和老婆在枕头边也不能说其中有你的功劳。一切成绩都是领导的，至少领导从善如流、善于用人嘛。
第六大基本功：铁树开花，耐心等待。秘书工作是双刃剑，做得好，得到领导赏识，可能对成长、进步比较有利；若做不好，或出现失误，那就悔不当初了。不要以为你跟了领导几年，得到了信任和赏识就想提要求另谋高处。万一你被用顺手，领导还轻易不会放你单飞。有的恐怕要随他来回调动而南北迁移。碰到老到一点的领导，或许会是退休或离职前把你安排安排。碰到倒霉的领导，一旦中途遭遇不测，你可就惨了。不过尽管是这样的命运，只要你选择了这条路，就必须忍耐下去。
第七大基本功：外伤自舔，超级自恋。主要领导秘书是“颇受人尊重”的，虽官不上七品，但也是高处不胜寒了。哪怕是原先最要好的朋友，见到你也是让你三分。很多人见了你也都是点头哈腰的。但不要忘记狐假虎威的故事，你面前的人们，其实没有几个真正尊重你的。说好话给你听，无非是为了讨好你后面的领导。秘书基本上没有知心朋友，什么委屈，什么伤痛，只能靠自己自我安抚，自己给自己疗伤。如果没有这个功夫，估计坚持不了多久就崩溃了。
以上说的基本是那么回事，综合本人当秘书经验，再加一条，第八大基本功：心理过硬，承受力强。天天在领导身边工作学习，与领导接触时间最长，受领导影响最大。领导的表情就是秘书的心情。领导心情好时，秘书自然就好过一点；领导心情糟时，往往想发脾气但又要考虑影响、顾及形象，因此秘书就成了最好的“出气筒”，既体现了领导对身边人员的严格要求，又出了气，虽然秘书可能云里雾里挨了批，还不知道怎么回事。在领导身边时间长了，这种情况会经常遇到，如果心理素质不好，领导批一顿就背上了思想包袱，或是感觉自己冤枉，存在抵触情绪，那么乘早卷铺盖走人吧。
文字秘书应具备的基本知识 篇6
（二）［ 作者：谢亦森
来源：应用写作杂志社］
有的文字秘书可能文字基础非常好，但不一定能写好机关公文稿，只能说具备了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。
机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识，每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免说外行话，甚至还可能说错话。这一点，对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重要。
作为专业部门的秘书人员，也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行，而要在党委、政府统一领导下，与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识，仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是，那就有可能出现政策打架、步调不一的现象，就会影响机关总体工作的有效运转。
所以，作为一名称职或者基本称职的文字秘书，除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，还要重点掌握以下方面的基本知识：
一是历史知识。以史为镜，可以知替兴。忘记历史意味着背叛，不懂历史意味着浅薄。我们的民族历史悠久、文化灿烂，其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用。作为文秘人员，除非毕业于历史专业，不可能都对历史有全面的、详细的了解，但对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解，对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心，对地方史和有关专业史也应有所掌握。这不仅是拓宽知识面的需要，也是胜任本职工作的需要。起草文稿很多时候会用到历史知识，不少领导同志发表讲话也会运用有关史实，或用于探讨事物发展规律，或用于阐释某种道理，或用于印证观点、警示世人，如果我们不懂得一定的历史知识，常常会陷入对某个问题知其然不知其所以然，想说清楚但说不清楚，想说透彻但说不透彻的窘境，文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩。
二是理论知识。理论来源于实践又指导实践，没有正确的理论就没有正确的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想，在现阶段特别要全面、准确地领会和把握邓小平理论，用这一理论武装头脑，指导写作。也许有同志会说，理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理，我们不是搞理论的干吗要学？学了用得着吗?芽这话大错特错。首先，既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学，政治不能不讲，否则就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学，但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次，说到用得着用不着的问题，关键看你怎么用。不动脑筋，照抄照搬，当然没用；空洞说教，脱离实际，当然没用；望文生义，牵强附会，当然没用；固守教条，缺乏创意，当然没用。我们所需要的是，通过打牢理论功底，增强对实际问题的理性思考，学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中。
三是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心，包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象，一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要，因为党委是对两个文明建设起核心领导作用的，组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关，而客观上，文秘人员接触党务工作多，接触经济工作少，但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题，所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更主动、更自觉一些。政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些，因为你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道，但也有一个懂得多与少、深与浅的问题。概而言之，无论哪个行业的文秘人员，都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等，尤其要注意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点；随着我国加入ＷＴＯ和知识经济时代的到来，还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。有了这些知识，我们才能贴近改革与建设的实际需要，通过起草文稿为加快发展献计出力。
四是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技革命的历史，了解科技创新对于经济发展的重大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。
五是法律知识。依法治国是党中央提出的宏伟治国方略。随着我国社会主义法制的逐步完善，各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动，有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需。因此，作为机关文秘人员，毫无疑问要努力学法、懂法，包括基本法和有关专门性的法律法规，即使不可能全部学深学透，也要尽可能地多学、多懂一些。这样，起草文稿时才能体现依法办事的原则，正确使用有关法律概念和规定，不至于出现与法律法规相悖的现象。当然，作为政法机关和行政执法部门的文秘人员，则应学得更精、懂得更多一些，在学法、守法、用法方面当表率。特别在对外经济交往当中，很多关系需要依*法律来调整，很多矛盾需要运用法律来解决，所以不仅单位负责人要懂法，文秘人员也应懂法，否则就可能给经济造成不必要的损失。
六是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导，但所从事的工作是直接为领导服务的，就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解。只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上，文秘人员天天与领导打交道，包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等，对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”，这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，不善于捕捉和积累这方面的知识，自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。
除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识，各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了。总之，学历史可以使人深刻，学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明，学科技可以使人聪慧，学法律可以使人机敏，学领导科学可以使人成熟，一句话，有了这些知识，工作中就能得心应手，左右逢源。当然，如果能懂得一些文学和音乐知识，那就更好了。
世界上的知识浩如烟海，一个人的精力和时间是有限的，这就需要我们掌握一些正确的学习方法，不断充实和更新知识。第一，根据本人的知识基础和工作需要，采取缺什么补什么的方法，做好学习计划，选定一批必读的书目；第二，根据难易程度和业务的关联程度，把必读书目分为粗读和通读两大类，粗读即一般了解，把主要的东西记住就可以了，哪怕一目十行也不要紧；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到基本弄懂弄通；第三，在粗读、通读的同时，择定个人的主攻领域，即“专”的方向，然后重点研读这方面的书目，即精读，并结合实践进行思考，举一反三，加深记忆和理解，达到触类旁通、融会贯通的目的；第四，在精读的同时，不能疏忽了粗读和通读有关书目，即不能片面求“专”而疏于求“通”，要通过合理分配学习时间?穴如零碎时间用于粗读和通读、整块时间用于精读?雪、采用不同记忆方法?穴如一般内容记大意、重点内容记原意?雪，区别不同理解程度（如全面理解和局部理解，深度理解和一般理解）等，使学到的知识既全面又有重点，既不因过于宽泛而停留于一知半解，又不因过于偏狭而显得孤陋寡闻。
在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。为此，我们必须以一种强烈的“知识恐慌”感迫使自己：学习、学习、再学习！
秘书工作的基本要素 篇7
1“爱心”是做好读者服务工作的前提
1.1 首先, 爱岗敬业是重心
爱岗敬业四个字, 说起来容易, 做起来更难。“态度决定一切”, 我相信岗位的设置不是随意根据人的喜爱来定的。图书馆工作多重复机械的工作。首先是适应和热爱, 有句名言“人如果不能改变环境, 那么就请改变自己”。只有首先适应、热爱这个工作, 才有了和平共处的基础。有了基础, 接下来就是尽心投入工作中, 从平凡的工作中不断捕捉那一瞬令人喜悦, 鼓舞人心的气息。这种气息反过来又使你能坚持下去, 再到得心应手, 最后到满足自己的工作。这样就有了一种良好的心态。好的心态会促使自己对工作求善求美。这样, 也就有了创新的源动力。如何才能更有效的完成同样的事情?如何才能做更多的事情?如何才能将自己从日常重复的工作中解放出来, 使自身的各方面素养迈向一个全心的高度?不断地挑战自我, 不断实现自我?我想, 这才是爱岗的宗旨所在。也只有这样, 才能在图书馆平凡的岗位上变得不平凡起来。只有对自己的本职工作有深厚的感情, 才能把自身融入其中, 在为读者服务过程中达到一种忘我工作的精神状态。
1.2 爱岗敬业更多展现的是一种精神理念、心态境界
而怎样才能体现对读者服务实际行动的核心, 是营造一种“以人为本, 读者至上”的图书馆人文环境, 体现在对读者的关心与帮助, 给读者以人文关怀。包括人性化的服务理念, 人性化的馆纪制度, 体现出人文关怀的物理环境、文化氛围、功效布局、操作流程及服务设施等多个方面, 图书馆的实质始终是人文的, “以人为本”应当贯穿图书馆服务理念的全部过程, 其核心的价值是“读者第一”其最终目的是读者的需要, 其实现的过程是以最大可能地方便读者需求。一切满足读者需要为前提, 点点滴滴体现“助人”的一面;尊重、平等对待每一位读者, 不因其经济、身份、个性、成绩的差异, 身体的残疾、缺陷、感情的亲疏而厚此薄彼、区别对待。[2]图书馆人应努力以高尚的人格, 良好的师德去熏陶和感染学生, 真正实践以读者为上帝的服务理念。只要对读者有爱心, 在服务过程中就可以实现与读者的沟通, 缩短与读者的距离, 给读者一个美好的印象。
2“热心”使读者服务的关键
“热心”表现在服务过程中就是对读者主动热情, 为读者排忧解难, 以主人翁的态度来对待自己的本职工作, 热情地对待每一位读者, 主动为读者服务, 这也展示了图书馆人良好的工作素养和精神风貌, 这就是牢固树立“一切为了读者”思想理念。怎么样满足读者的信息需求呢?
2.1 首先, 强化主动性服务观念, 信息需求表现为信息种类增多、数量增加、质量提高, 所提供的信息要有针对性、时效性、适用性
研究读者的信息需求是开展信息服务工作的依据和前提。[3]高校图书馆读者文化层次比较高, 但个人能力、专业、爱好各有差异, 对文献信息的需求不尽相同。同一读者, 由于具体时间或任务的变化, 其需求也会存在差别。因此, 图书馆工作人员必须了解读者需求行为的变化, 并随着变化即时采取有针对性地主动信息的服务, 以满足读者的需求, 做好服务工作。图书馆文献的结构、数量、质量和文种与读者需求相适应, 才是最佳的藏书结构。主动性服务倡导个性, 提倡主动, 以用户为中心。根据用户的不同特点, 采取有针对性地主动推送信息的服务模式了解了读者对文献的需求, 工作人员才能想读者之所想, 才能做到“一切为了读者”。
2.2 其次, 加强现代化信息技术的培养
随着现代化信息技术的飞速发展, 高校图书馆服务技术水平、硬件建设越来越完善, 这为高质量信息服务提供了有效的技术支持和保障。但就目前高校图书馆工作的实际而言, 加强服务队伍建设是提高服务质量的当务之急。有人说高校图书馆是“家属队”“收容所”, 并不完全有失公允。多元化的信息服务条件下, 提高服务质量的关键在馆员的素质和修养的培养。一、全面理解掌握以人为本的理念内涵和精髓, 创建以人为本的现代管理机制, 可以充分调动馆员的积极性, 发挥馆员的最大潜质, 提高图书馆的服务的水平。二、不断挖掘馆员潜力, 通过科学培训与有效激励, 改变服务方式, 形成各部室的特色服务产品。三、必须大力发展大学后继续教育, 鼓励在职人员参加新技术培训班及各种进修班。在培养人才过程中, 注意人才结构和知识结构, 多专业、多层次培养图书情报信息人才。提高系统分析和综合思维能力是培养情报信息专门人才的关键, 无论对内为教学和科研所提供的二、三次文献服务, 还是对外提供有偿的信息服务, 都需要信息开发人员从最初的信息综合开始, 利用自己复合型知识结构、智力资源来把握整体与个体之间的关系, 从繁杂的研究对象中分清主次, 找出其内在规律。[4]没有相应的系统分析与综合思维能力是很难胜任信息开发工作的。
3“细心”是做好读者服务工作的核心
细心是指在工作中认真负责, 以及在读者服务过程中注意细节, 留意读者的需求反应。另一方面, 对待读者要细心, 体现在留心读者的情绪反应, 发现读者有需求, 要及时上前关心询问, 并及时地给予帮助, 细心地对待每一位读者。作为一个图书馆人必须要具备细心地观察问题和果断地处理问题的能力, 才能使读者服务工作做得更周到, 更有力于诠释“读者至上”理念。
3.1 具体来说, 一要满足读者无尽的知识信息需求
图书馆员不能只是一个看门人, 还应是知识信息的管理者和提供者。图书馆员要为读者提供快速的、准确的有效的知识信息服务, 想尽办法尽可能地满足读者多样性的知识信息需求。尽量减少读者查找和利用文献信息时, 出现不必要的手续和环节, 提供直观、简明的指导标识, 提供便捷的“一站式”服务, 避免读者使用和利用图书馆时产生不必要的心理压力, 节约读者的时间。
3.2 二要提供良好的服务态度
态度决定一切。良好的服务态度包含着对“一切为了读者”理念的认同, 是指导读者服务工作的最根本的动力。图书馆员要明白, 知识信息管理和服务是自己的职责和义务。图书馆人不应是高高在上的施与者, 而应是为读者寻求知识信息提供帮助的服务者, (下转第362页) (上接第354页) 应有认真负责的态度, 助人为乐和乐于奉献的精神和高度的职业使命感。[5]
3.3 三要讲究服务的语言艺术
语言是态度的外化, 是实践“一切为了读者”理念的媒介。文明优质的读者服务少不了文明的语言沟通。这语言不仅包括口头的, 还包括文字的, 甚至还包括人体语言, 在馆员的言行举止中要表现出对读者的关爱、理解和尊重。恶语相向, 冷眼对人只会让读者退避三舍, 使读者知识信息需求被生生扼杀。
综上所述, 读者服务工作基本要素, 无论在什么环境下始终是图书馆的工作一项任务, 它体现了图书馆的服务意义所在, 这样才能体现“以人为本”、“一切为了读者”、“读者至上”的服务理念。S
摘要：读者服务是高校图书馆的一项重要的业务内容, 也是图书馆面向受众群体的直接体现, 当下我国高校的图书馆的读者服务存在着种种亟待改善之处, 笔者认为提升高校图书馆读者服务质量应着重于增强提升服务观念为基础, 以“爱心”、“热心”、“细心”全面提高工作人员的职业伦理素养, 把握和重视不同读者需求, 扩大服务范围并提高服务水平, 从而才能更好的促进高校读者服务事业的发展。
关键词：爱心,热心,细心
参考文献
[1]杨挺, 刘丽娟.中国图书馆:新世纪的挑战与对策[J].图书馆建设, 2001 (2) :9-10.
[2]周圆.面向21世纪的高校图书馆读者服务工作的思考[J].科技情报开发与经济, 2001, 15 (7) :28-30.
[3]李昌彩.“读者至上”服务理念的实践要求[J].科技情报开发与经济, 2005, 15 (15) :13-14.
[4]邱维民.图书馆服务理念的创新与特色服务观的构建[J].高校图书馆工作, 2003 (5) :78-81.
会“写”是秘书人员的基本功 篇8
博学多识是前提。读是写的源头，写是读的“终端”。一个人会“写”的背后，其实是知识积累、思想修养和实践锻炼的结果。作为秘书人员，必须是一个善于学习、勤于学习的人，努力学习党的路线方针政策和创新理论，学习与自己工作领域相关的东西，努力掌握马克思主义世界观、方法论，打牢理论功底，增加知识储备。这样，写起来才能旁征博引、信手拈来，有观点、有见解、有新意，真正能够打动人、吸引人、鼓舞人。毛泽东一生酷爱学习，无论是在炮火纷飞的战争年代，还是在任务繁重的建设时期，无论条件多么艰苦、环境多么恶劣，他都从未间断过读书。正是由这种长期勤于学习、善于学习、嗜书如命的良好习惯所奠定的坚实理论功底，才成就了他治党、治国、治军的雄才大略，同时，也使他成为一位下笔如有神的文章大家。
勤记善积打基础。“好记性不如烂笔头”“再淡的墨水也胜过最强的记忆”。一个人即使有很好的记性，也敌不过海量信息的轰炸。作为秘书人员，读书时要勤记、善积。我国著名数学家华罗庚说过：“聪明在于学习，天才在于积累。”如果说写好文章是一条很艰辛的道路，那么勤记、善积就如同这条路上的垫脚石，帮助你一步一步地走向辉煌、取得成功。勤记、善积可以增加知识储备，积累观点和案例，使你写作起来才思泉涌、妙笔生花，如行云流水、酣畅淋漓。勤记、善积贵在有心、上心、用心。读书、看报、开会、参加学习培训时，把看到、听到的一些精彩片段、精彩观点和名言警句随时记录下来，不仅能够积累有形的物质资料，还能积累无形的精神资料，使自己积累时发现值得重视、值得深入思考和研究的问题。这对提高写的能力和水平大有裨益。
潜心静思出灵感。如果说“读”作为写的源头和基础至关重要，那么比“读”更重要的则是“思”。“学而不思则罔，思而不学则殆”，说的正是这个道理。秘书人员一定要善于把学习与思考结合起来，坚持学以致用、用以促学、学用相长。对党的一些重大理论创新成果，要及时、深入、系统地进行学习、研究和思考，准确把握其观点、体系和脉络。对本地区、本部门工作中的一些重大问题、重要情况，特别是基层干部群众的生动实践、鲜活经验和工作创新，经常性地进行一些深入思考和理论概括，从而形成新的观点和见解，并在以后的文稿起草中充实进去。这样写出来的东西，不仅有“鲜”度，而且也有深度和高度。火花往往在“冷思考”中产生，观点往往在“踱方步”中形成。对初步形成的文字材料，还要善于“冷处理”，适当放几天，然后反复研究、思考，反复比较、推敲，反复提炼、升华，增强逻辑性和系统性，使文章更具有可读性和感染力。
多写苦练长本领。吉林大学教授孙正聿先生说过：“必须通过长期的、艰苦的学习和实践，才能够‘在游泳中学会游泳’。”知识靠积累，能力靠磨炼。作为秘书人员，既要勤于在“游泳中练习游泳”，又要多学、多悟，善于在阅读别人的文稿中感悟别人的写作之“巧”，善于在别人对自己文稿的修改中发现自己的写作之“拙”，以人之“巧”，补己之“拙”，久而久之，“写”的能力就会大有长进。另外，写作的过程不单是对文字的简单堆砌，还是对平时读书学习的收获、工作实践的体会、思考感悟的成果进行系统归纳、梳理的过程。经常性地进行这样的梳理、归纳，可以锻炼提高逻辑思维能力、文字表达能力，使自己的文章不仅文字流畅、文采斐然，而且条理清晰、言之有物、富有感染力和启发性。就像老舍先生所言，“才华是刀刃，辛苦是磨刀石，很锋利的刀刃，若日久不用石磨，也会生锈”；“熟才能生巧。写过一遍，尽管不像样子，也会带来不少好处。不断地写作才会逐渐摸到文艺创作的底。字纸篓子是我的密友，常往里面扔弃废稿，一定会有成功的那一天”。
反复修改成华章。“文章不厌百回改，反复推敲佳句来”。文章写完后要反复进行修改。真正的扛鼎之作、传世之作，无一不是反复修改、精心打磨出来的。曹雪芹写作《红楼梦》“披阅十载，增删五次”，“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常”。鲁迅先生写《藤野先生》，前后修改了一百多处。巴金更是“写到死、改到死”，努力“用辛勤的修改来弥补自己作品的漏洞”。毛泽东不仅是写文章的大家，也是改文章的高手，一生改过的文章无数。1963年，他在会见外宾时谈道，“写文章和写诗不经过修改是很少的。为什么要修改？甚至还要从头写？就是因为文字不正确，或者思想好，但文字表达不好，要经过修改。”毛泽东同志在七大闭幕式上的著名演讲《愚公移山》，其中的一些思想先是在1939年召开的延安庆贺模范青年大会上提到，后又在七大上的口头政治报告和结论中两次讲述，最后经反复修改，将愚公移山的故事写入七大闭幕词，成为七大文献中的点睛之笔和激励人们矢志奋斗的精神旗帜。可见，文章是写出来的，好文章则是改出来的。
总之，会写很重要，写好不容易，而真写又是个苦差事。东汉末文学家刘桢的诗句“驰翰未暇食，日昃不知晏。沉迷簿领书，回回目纷乱”，把秘书人员埋头文稿，忘记用饭，不知早晚，头昏眼花的状况描写得十分形象。难怪有人说，写材料不是人干的活儿。其实这句话只说对了一半。正确的、完整的说法应该是：写材料不是平常人、普通人、一般人干的活儿。真写材料的人、会写材料的人、材料写得好的人，都是那些有思想、有思路、有境界的人；都是那些有大格局、大智慧、大担当的人。写，虽很苦、很累，但苦中有甘甜、累中有快乐。这需要一种不写不快的兴趣，需要一种耐得住寂寞的定力，需要一种咬定青山不放松的执着，需要一种以苦为荣、以苦为乐的豁达，需要一种淡泊名利、超然物外的心境。只要有了这种兴趣、这种定力、这种执着、这种豁达、这种心境，自然就会身入其中、心入其中、情融其中，自然就能乐在其中、得在其中、成在其中。
著名新闻理论家、《人民日报》原副总编辑梁衡先生说过：“一个好的官员，如果他真的把工作当成一种事业；真的想为社会、为百姓干一点事；真的想探寻真理，研究规律，那他最后必定是一位政治家、专家、学者、思想家和文章家。”愿更多的秘书人员能够拿好手中的笔，以自己的激情和才华、责任和担当，把领导要求的、工作需要的以及个人的所见所闻、所思所想、所感所悟写出来。不必追求最后都成为“政治家、专家、学者、思想家和文章家”，但至少对工作是个促进、对社会是个贡献、对个人是个锻炼和提高。
既如此，何乐而不为呢？