秘书工作中的模糊语言论文

2024-08-13

秘书工作中的模糊语言论文（共3篇）

秘书工作中的模糊语言论文篇1

“挡驾”是秘书的一项非常重要的日常工作, 所谓“挡驾”, 是指秘书人员为保证领导集中精力想大事、抓大事, 对领导日常工作中无关紧要或关系不大的人和事进行鉴别和剔除的一种把关性措施。秘书平时说话都力求把意思表达明白、清楚, 这是工作的需要、交际的需要, 但在挡驾工作的某些特殊语境下, 恰恰需要不直接、不明白的语言和表达方式, 以便让人自己去体会、去捉摸, 从而收到巧妙的表达效果, 这样模糊语言便在挡驾工作中找到了巨大的运用潜力。

模糊语言是外延不确定、内涵不定指的弹性语言。为了适应挡驾的需要, 有时秘书会有意把话说得模糊一些, 使语言表示的大小、范围、程度、态度等留有余地, 界限不那么分明, 像常常用到的“大约、基本、左右、大概是”这些词语, 它们所表示的意义都带有一定的模糊性。

一、模糊语言的类型

模糊语言主要包括以下两类:

(一) 词语的模糊。指一个词本身所表达的概念外延不明确, 即没有准确的范围和界限。在挡驾工作中常见的有“现在”与“过去”、“大”与“小”、“深”与“浅”、“快”与“慢”, 这些词看似明确, 实际它们之间没有一个明确的区别标准, 因而它们的外延都是模糊的。请看下面的例子:

1.一退休老干部, 就其儿女安排工作的事, 来找领导, 秘书挡驾:“这个事, 的确有点难, 必须上报批准才行。”“难”是个模糊词语, 意义范围界限不明确, 怎样才算难, 难到什么程度都很模糊。

2.一员工关于转正的事, 想走捷径, 要见经理, 秘书挡驾:“领导不在办公室, 找人去了。”找什么人?是张三还是李四?可见, 抽象的“人”离开了年龄、性别、国籍、职业等特征, 只剩下了与动物相区别的特征, 它的外延就很模糊, 例子中的“人”包括了一切活着的人。

(二) 语义的模糊。即有些句子从每个词看, 意义是明确的, 但从整个句子的意义看却是模糊的。这种语义模糊, 在整个句子中通常有副词“大约、也许、恐怕、未必、不见得”或动词“再说、研究研究、考虑考虑”等。例如:

3.一工人想见厂长弄清楚岗位工资近期是不是要进行大的调整, 秘书说:“这事, 领导还要研究一下。”秘书虽然明确说“领导要研究一下”, 实际这个回答既没有肯定说会调整, 也没有否定说不会调整, 其语义是模糊的。

二、模糊语言在挡驾工作中的作用

康德曾经说过:“人类生活中不能没有模糊语言, 不可能处处用精确语言代替模糊语言。”模糊语言在挡驾工作中不仅使用频繁, 而且还起着不可替代的特殊作用。

(一) 能表达含蓄的感情、丰富的内涵。如:

4.有一员工找领导闹事, 严重影响了单位办公, 秘书:“你还敢来找领导闹事, 你那个事, 领导都已经既往不咎了。”“那个事”, 秘书没有点破, 故意使用这种模糊语言, 表达了自己的立场和原则, 既有坚定的原则性又有策略上的灵活性, 充分体现了秘书的交际能力。

(二) 可加大语言的伸缩性, 巧妙打破僵局。在挡驾过程中, 来访人员总是想得到清楚、准确、具体的回答, 但秘书出于某种需要, 往往不便按照来访人的意图来回答, 这时, 巧妙地运用模糊语言, 往往能打破僵局, 避免出现难堪的局面。如:

5.年底本部门的职员都纷纷来问经理年度评优评先的结果, 秘书挡驾:“大家别心急, 结果总会公布的, 请等着看下一期的厂报好了。”评选还在进行中, 结果未定, 秘书当然不能泄露任何情况, 如果不回答, 谈话也就陷人了僵局, 怕员工有情绪, 秘书用“等着看下期的厂报”一句模糊语, 既不泄露单位的秘密, 又巧妙地回复了下级员工。

(三) 符合人们交际中的礼貌原则, 便于人们更好地沟通。模糊语言在挡驾工作中被当作一种礼貌语言策略来使用, 它常会起到一种意想不到的积极作用。太过精确的语言有时会使表达直露让人难以接受, 而模糊语言能使表达谦虚、有礼貌, 能避免和减少语言的刺激性, 使话语如同增加了润滑剂。例如:

6.有两位员工找领导, 想问上个月他们申请的关于调动岗位的事, 什么时候能批下来。秘书:“说不好, 过几天, 可能会出结果。”这话中一连用了三个模糊词语, 这显然没能具体说明哪一天有结果, 但来访者能接受, 比硬邦邦的明确语言“不知道”要好得多。

7.客户打电话来找老总, 想尽早商定关于双方合作的条件。秘书:“老总现在不在公司, 请您放心, 老总会在合适的时候, 请你们过来。”这样回答既给自己留有选择的余地, 又表示对对方的尊重和礼貌。”

总之, 模糊语言在挡驾工作中起到了重要作用, 它有利于人际关系更加和谐, 有利于工作更加协调, 人们越来越认识到它的功能并在逐步地寻求更好地驾驭它的途径。

三、模糊语言在挡驾工作中的运用

在什么情况下, 如何使用模糊语言, 才能提高交际表达效果, 促使挡驾顺利进行呢?

(一) 秘书人员在挡驾时, 对于尚未确定的事项, 不妨使用模糊语言。如对待来寻求领导帮助的群众, 要对其抱有一种同情心, 在挡驾中, 以恰当的语言进行安慰、劝说, 但切不可对其给予肯定或否定的答复, 因为问题还没有经过调查。如:

8.“我们一定认真调查核实, 早日给你一个答复。”这里用“早日”恰如其分地模糊了一下, 对于秘书来说是有很大的回旋余地的, 不会受到时间太大的限制, 能使来访者心灵得到慰藉, 情绪得到稳定, 这便是挡驾场合中模糊语言独特的魅力。

(二) 秘书在挡驾过程中, 有些情况不便向对方说明时, 最好用模糊语言, 这种情况多数是为了保密或自我保护。如:

9.公司要评优秀部门, 总经理到各部门检查工作回来后, 各部门经理都打电话来要找总经理, 想询问情况并套近乎, 秘书一一挡驾, 其中一部门经理:“李秘书, 帮我约约总经理, 不知道他对我们部门印象如何啊?”秘书:“不要担心, 大致可以。”在此, 秘书如正答就可在“冷淡”、“关切”、“热情”、“不好”等界定词内选择, 而秘书使用了模糊语言“大致可以”, 以摆脱矛盾, 避免节外生枝。

(三) 挡驾时, 秘书在不能满足对方的要求时, 不直接说“不”, 而应使用模糊语言, 这样一方面减轻了对方的挫折感, 一方面也避免了冲突。例如:

10.一客户来公司, 在秘书处得知老板不在公司后, 该客户不相信仍坚持:“我找你们老板有很重要的事, 非见面商量不可啊。”这时, 秘书没有直接说不行”, 生硬的回复客户, 而是用了模糊的语言, 她说:“那我去帮您找一找, 看老板回来没有。”便借此机会请示领导, 如果领导表态不见, 秘书就回话:很抱歉, 都已经找遍了, 领导还没回来。”此时客户心里也能接受事实而打道回府了。

11.一下属单位来请领导出席活动, 秘书挡驾:“今天领导有要事, 可能去不了。”此处使用了模糊性的词语“可能”, 表达婉转之意, 听起来比较柔和, 不僵硬, 易于让人接受, 如果秘书直接说:“今天领导有要事, 不去了。”就显得呆板、生硬, 使人感觉领导在摆架子, 看不起人。

综上所述, 秘书在挡驾过程中, 有时必须借助模糊语言以提高语言表达效果, 从而达到挡驾的目的。秘书只有在学习、了解、掌握模糊语言的基础上, 才能真正的用好模糊语言, 使它发挥其特殊的作用, 让它能更好地为秘书挡驾工作服务。

参考文献

[1]朱千波.论模糊语言[J].石油大学学报 (社会科学版) , 1991, (2) .

[2]李兰.浅论模糊语言[J].攀枝花学院学报, 2004, (4) .

[3]赵艳娥.浅说模糊语言的应用[J].教育探索, 1999, (6) .

[4]李振祥.模糊语言及其应用[J].三明高等专科学校学报, 1996, (1) .

秘书工作中的模糊语言论文篇2

彭

立

公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的文书。由于其功能的定位造就了公文严谨、准确的写作风格，所以有“一字入公文，九牛拔不出”之说。但是通过对具体公文的阅读，我们可以发现公文之中模糊语言的使用现象还是屡见不鲜的。甚至于可以说模糊语言的正确使用与否成了衡量一篇公文写作是否成功的重要标志之一。

一、模糊与模糊语言

模糊一词作为一个术语最早是由美国加利福尼亚大学机电工程系和电子研究室的教授查德于1965年在《信息和控制》一书的《模糊集》这篇论文中提出的。查德认为自然界中存在很多难以精确分类的事物如“高的房屋”、“大的整数”、“绿色”等，他将这些事物称为“模糊集”即不能泾渭分明地确定的类别。模糊性存在于人的认识中，是关于事物边界的亦此亦彼的属性。

语言是音意结合的词汇和语法系统，是人认知的产物。语言由于表达的工具性导致其具有精确的一面。与之相对立的，语言也具有模糊的一面。精确性和模糊性就好像硬币的两面共同组成了语言既相互对立又相互联系的基本属性。模糊语言是指那些表达了事物类属边界或性质状态方面的亦此亦彼性（或者说中介过渡性）的词语。

二、应用文中存在模糊语言的原因

（一）、人的认知是模糊化的。近代认知科学发现人类认知的过程实际上是范畴化的过程。人们总是希望通过自己的分析、判断、归类将事物定位。这种主客观相结合对事物进行分类的方法就是人类认识客观世界的方法。尽管我们希望把所有的事物都完美地分门别类，但由于世界万物的普遍联系导致很多事物是人类难以明确判断的，一些事物既属于此又属于彼，或既不属于此又不属于彼，因此人类的范畴实际都是模糊的。除范畴内部的模糊之外，范畴的边界也是模糊的，一个范畴在边缘上与其他范畴相互交叉。

作为反映客观事物、现实生活的文章也自然将这种认识的模糊性表现了出来。如“胖”、“瘦”“好”、“坏”、“高楼”、“早上”等词语是无法明确地鉴定的。而读者也会用这种模糊的认知方式去解读文本。所以从这个角度来讲模糊语言是一直伴随着应用写作的始终。

（二）、词语本身表达的模糊性。词语作为概念的承载物也具有模糊的特点。文章的遣词造句是对词语内涵和外延的限定。但即便如此，写到文章中的词语，其本身的表达也会存在着一些模糊。除了历时性的语义流变（如词的历史意义的变更等）外，词语的模糊现象主要有：1.词语本身存在的内涵和外延无法被足够精确化。如公文中常出现的“加大基础设施投入”这个短语就是一个模糊语言，因为读者不知道加大的程度和基础设施的确切含义。2.词语意义的不确定性。如“近来”、“左右”、“上下”等词语其本身所表达的就不是一个精确的概念。

（三）、公文的行文功能导致了模糊语言的产生。公文的功能是处理公务活动。公务活动往往是一个不断发展着的复杂的动态过程，很多因素无法事先完全精确量化。相对于精确的词语，有时使用模糊词语能让公文更加地客观和准确。如公文中常用的“增强”、“确保”、“十分”等词很难精确实施。随着公务活动的展开相应标准也会发生改变。公文中谈到具体数量时往往需要用“左右”、“上下”等模糊语，这是为了让数据显得更加客观。而一些号召和鼓励也需要用模糊语来实现。

三、公文中模糊语言的类型

何自然先生在《新编语用学概论》中将语用模糊分成了四大类：1.连续体型、2.范畴类型、3.命名评价型、4.模糊限制型。公文中的模糊语言主要是后面三种(其中由模糊限制语造成的模糊是最普遍的）再加上成语等固定结构的模糊语言，共有四大类：

（一）模糊限制型

模糊限制型模糊主要是由模糊限制语导致的，模糊限制语就是把句子的意义弄得模模糊糊的词语。模糊限制语可以对讲话的真实程度和话语内容涉及的范围进行修正，也可以表明说话人对话语内容做出间接评估。其又可分成两大类四小种：

1.变动型模糊限制语

变动性模糊限制语属于语义范畴，可以改变句子的原意，或对话题意义进行一定程度和范围上的修正。又可以分为两种：

A.程度变动型模糊限制语

程度变动型模糊限制语指限制变动程度的模糊性词语或结构。它可以把一些缺乏完全把握的话语说的更加客观，更加接近事实，避免非此即彼的武断。在公文中主要有相对、进一步、加快、大力、切实等词语。

B.范围变动型模糊限制语

范围变动型模糊限制语即限制变动范围的模糊性词语和结构，常常在说话者为了描述一个情况但又不能或者不便实际量化时使用。它通过限定范围，牺牲掉具体数量来实现交际意图。在公文中常用的有：左右、上下、一些等。

变动型模糊限制语在公文中使用频率很高，以《中共中央关于加强和改进新形势下党的建设若干重大问题的决定》一文为例。其中变动型模糊语出现的次数为：加大（9次）减少（2次）、一些（11次）、相对（1次）、切实（12次）、进一步（10次）、深入（14次）、加快（3次）、大力（7次）、必须（20次）。文中一些词语，如“必须”、“大力”等看似不是模糊词语，但却可以改变句子意义的范围或者程度，而对于其理解还存在着一定模糊性，因此作者也将其划入变动模糊限制语之中。

2.缓和型模糊限制语

缓和型模糊限制语不改变原话的意义而只是对原意作了补充说明。表明这是作者本人的看法或者是第三者的看法从而使得原来话语中肯定的语气趋于缓和。从是否直接表达说话人自己态度的角度又可将其分为两种：

A.直接缓和型模糊限制语

直接缓和型模糊限制语表示说话人对事物的直接猜测或本人所持的态度。在述职报告等第一人称公文中时常出现如“我相信······”、“我认为······”等词语就属于此类。

B.间接缓和型模糊限制语

间接缓和型模糊限制语间接引用第三者的看法从而委婉地表达自己的观点。虽然从形式上都不是作者自己亲口所说，但当使用这种形式时，作者肯定是同意第三方观点的。选择就是一种意义的传达，事实上作者往往借他人之口传达自己的观点，如报告等公文中出现的“据有关调查”、“专家指出”等。

（二）命名评价型

指说话人对命题进行评价时产生的含糊。具体又可以分为以下几种： 1.名物判断价值含糊。对于一个具体的事物，每个人都存在着不同的理解，这是导致这种语用模糊的原因。如公文中出现“我市经济发展良好”中经济到底怎样才算良好，可谓智者见智仁者见仁，很难绝对地精确。

2.抽象概念模糊。一些词语如“人权”、“民主”、“科学”等概念由于人们所处的立场、观点、理解角度的不同而产生一些差别。如“建立民主的社会”、“建立科学的消费模式”等。

3.相对概念含糊。指的是一些修饰语形容的概念是模糊的，不可能出现绝对一致的标准。公文中“私有化程度很高”和“市民收入很高”中两个“高”的概念是不一样的，人们只能通过联想来取得一个大致的概念。

4.近似概念含糊。这里指一些习惯固定的概念，如“前”、“后”“三角形”、“六角形”等。这些词语在语用上不求精确，或者说它们的隐喻功能决定了它们不可能是精确的。如“这个小区呈四边形”。这里只能将四边形理解为一个近似概念，决不能将其理解为几何学上的四边形。

（三）类属范畴型

指在一个范畴内部产生的含糊，多是由上下位范畴所引起的。例如在公文中写的“大力发展公共交通”中的“公共交通”就属于一个上位范畴。公交车属于公共交通，地铁也属于公共交通，在认知时就会产生差异，如果实际的语境中这个地方没有地铁则公共交通中就不包括地铁这一项。

（四）固定结构型

这里指的是一些成语和一些固定的搭配，如寒暄语和口号性话语，其作用是让读者产生一种共鸣，或者是出于礼貌让读者更好的接受公文所提出的事项。如“请酌情办理”、“请研究执行”等。

四、公文模糊语言的使用模式

与公文写作的格式性相一致，公文模糊语言的使用也有一定规律可循。公文中的模糊语言主要是由变动型模糊限制语与命名评价型或类属范畴型模糊语言组合而成。而缓和型模糊限制语和固定结构的模糊语言则一般单独使用。现将主要组合模式陈列如下： 1.程度变动型模糊限制语+命名评价型模糊语（或类属范畴型模糊语）如 “加强新形势下党的建设”中“加强”属于程度变动型模糊限制语，我们不知道怎么才算加强或者要加强到何种程度。而“党的建设”也没有具体指出，这属于类属范畴的模糊。

2.范围变动型模糊限制语+命名评价型模糊语（或类属范畴型模糊语）如“公共设施建设投入资金应在40万元左右”中“公共设施”是一个模糊语言，因为在一个狭隘的语境中我们并不能知道其具体的所指，而“左右”则属于范围型模糊限制语。

3.程度变动型模糊限制语+范围变动型模糊限制语+命名评价型模糊语（或类属范畴型模糊语）

如“进一步扩大社会主义民主”中“进一步”是程度变动型模糊限制语，“扩大”是范围变动型模糊限制语，而“社会主义民主”是一个抽象名词，属于命名评价型中的抽象概念模糊语。

需要指出的是尽管公文中的模糊语言使用很频繁，但是其必须与精确语言一起使用才能发挥价值。如上面几种组合模式的模糊语句多出现于公文段落中的开头，起到一种总领本段的作用。而展开内容时则往往用精确语言。这说明了我们在使用模糊语言时候要注意与精确的语言相结合，处理好二者之间的关系，使二者相映生辉，不可一味搞模糊而使得公文丧失了应有的精确性和执行力。

参考文献

秘书工作中的模糊语言论文篇3

关键词：商务秘书,语言表达能力,语言技巧

随着社会的发展, 秘书职业的分工也越来越细, 出现了不同行业的专门秘书, 商务秘书就是行业细化的结果。商务秘书的工作范围很广, 几乎覆盖了企事业单位、社会团体和个体经营者的各个层次。在市场竞争日趋激烈的环境下, 企业的成败不仅在于产品的质量, 员工的素质能力及其工作效率也起到了关键作用, 商务秘书既处于企业的管理层, 又是连接上下级沟通的桥梁, 在企业的运转中地位显著。随着现代企业制度的建立, 为适应市场经济模式, 秘书人员除了具备过硬的心理素质与秘书素养外还必须具有一定的专业能力。而在商务秘书的职业技能中, 语言表达能力是核心技能, 在工作中发挥着重要的作用。

一、商务秘书语言表达能力的形式

语言表达能力就是通过口语、书面语和体态语等形式传递信息、相互交往、合作共事的本领。可以说, 秘书的各项工作都离不开语言表达能力的运用。

(一) 口头语言表达能力

口语是秘书工作最直接的一种形式, 秘书工作的性质更加决定了其口才的重要性。商务秘书处在公司经营管理层, 除了要在公司内部上下级交流沟通之外, 还要对外交际, 专业的口语能力就成为秘书人员的必备技能。良好的口头表达能力表现为:语速适中, 简洁准确;语言平实, 语气自然;语言规范, 坚持原则;温和有礼, 不卑不亢。

(二) 书面语言表达能力

秘书除了要有较好的口才之外, 书写能力也是极其重要的, 优秀的秘书应该是既能说又能写的。商务秘书在工作中可以根据交流和沟通的对象、内容和环境等因素选择不同的语言要素和语言风格, 因此对于秘书人员来说, 具有深厚的文化底蕴, 积极的学习能力, 对党和国家的政策及各种理论知识有深刻的理解, 对专业知识精通, 对其他的科技知识有所了解, 能够根据所掌握的知识和经验认识问题、分析问题及解决问题, 这种能力是一个优秀秘书不可或缺的。

(三) 体态语言表达能力

人的表情、动作和体态姿势等非言语交际形式在工作中能够起到辅助交际的作用, 能够体现说话人的思想情感, 这种非言语交际的形式即为体态语言。体态语是一种辅助性的表达方法, 伴随语言行为的发生, 和有声语言相比, 在表达感情、交流思想方面更直观、更形象。还可以通过观察对方的表情、动作、手势更准确地理解对方的意思, 获取更多的有价值的信息, 促进双方沟通, 提高交流质量。

二、商务秘书缺乏语言技巧可能造成的影响

王总带着秘书小刘参加商务洽谈会, 王总公开发表了下一季度商业发展计划, 洽谈会上, 小刘直接指出王总采用的统计方法不正确导致计划中统计数据不准确。这一举动惹得王总很不高兴, 提前离开了洽谈会。会后老秘书给小刘提醒说, 提意见也要注意方式方法, 要照顾到别人的感受, 尤其是领导。你在这么多人的场合跟领导提意见, 虽说你的意见是对的, 但是让领导下不了台, 这种做法也是不可取的。

提意见不分场合, 不照顾别人感受, 是秘书工作的一大禁忌。案例中刘秘书的做法就是没有注意自己的表达方式, 也没有分清场合。正因为刘秘书的这一举动, 丢了领导的面子, 这样很容易引起领导的不满, 不利于维护秘书与领导间良好的交往关系。秘书在与领导相处的过程中, 若发现领导的言语或行为存在错误, 应该适当提醒并注意说话方式。如何使自己的意见被领导采纳, 又不致使领导反感, 是很讲究艺术的。

案例中, 刘秘书提问题没有错, 但是, 他在公共场合没有给领导留下回旋的余地而直接指出领导错误, 使领导的权威受到了挑战。其正确做法是, 首先, 选择适合提意见的场合, 比如会前或者会后和领导私下商谈, 这样有利于维护领导的面子;其次, 选择恰当的方法, 比如私下提醒领导而不是当面指责, 这样效果会好很多。同时也要注意语言表达, 即商务秘书的语言技巧。比如当商务秘书认为领导的决策不正确时, 如果是事前, 可以婉转地提出正确的做法以代替目前的决策, 要和领导商量;如果事后且已经实施并产生了损失, 不要埋怨领导, 要及时向领导汇报前因后果, 分析其中出错的环节, 促使领导重新思考, 做出正确决策。缺乏语言技巧或是错误的语言技巧都可能影响商务秘书与领导之间的关系。要做一名合格的商务秘书, 对领导言听计从是必要的, 但是不是毫无选择的, 因为每一位领导并不是总是正确的, 可领导又都希望自己是正确的, 因此, 提意见时的语言技巧就极为重要。秘书对工作负责, 就要敢于提意见, 并且善于提意见。但作为商务秘书, 在向领导进谏时一定要运用适当的语言技巧, 让领导乐于接受自己的意见和建议, 不恰当的语言会令领导产生反感, 造成不必要的矛盾, 最后可能产生严重的后果, 反而得不偿失。

三、商务秘书掌握语言能力的意义

商务秘书处于商业环境之中, 导致其不得不掌握一定的语言智慧来应对复杂多变的商业环境。另外, 很多领导都希望秘书能够成为自己的得力助手, 而一个能够正确掌握并运用语言智慧的商务秘书, 便是能够帮助领导的左膀右臂, 这样就使得领导能够从繁忙的日常事务工作中解放出来。

(一) 语言能力是秘书的核心竞争力

秘书的工作内容和性质决定了语言能力在其工作中的特殊地位和作用。秘书的工作质量和效率与秘书人员的语言技巧是直接相关的。秘书语言技巧高, 有利于提高工作质量走向成功;反之, 则可能会降低工作质量导致失败。社会越发展, 越需要人与人之间的公平竞争, 在经济飞速发展的今天, 尤是其如此。语言运用就成为了竞争的关键, 要想成功就必须掌握语言技巧。当今商业社会急需大批训练有素、能力卓著的职业秘书, 企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性, 只有依靠秘书的协助, 自己才能更有效地从事经营和管理。商务秘书的语言能力也是不可或缺的职业技能, 必须重点培养。因此, 掌握秘书语言技巧具有很重要的意义。作为一名合格的商务秘书, 业务能力、知识结构、文化修养和熟练掌握语言技巧一样都不可或缺。语言能力是商务秘书综合能力的体现, 是衡量个人能力、涵养、学识的重要依据, 良好的口语表达是重要的职业技能, 它有利于建立良好的人际关系, 有利于沟通的顺利进行, 从而有助于秘书工作的进一步发展。

(二) 语言能力能够有效提高办公室效率

由于缺乏理论及传统的影响, 导致我国在秘书制度方面并非完美无缺, 许多秘书在工作中语言表达过于随意。商务秘书在工作中需要接触到方方面面的人, 若不考虑工作关系, 一味地根据个人喜好表达想法, 而不注意自己的言语, 完全忽视工作环境随心所欲, 则会给工作的严肃性造成威胁。这是因为秘书认为自己表达的是真实的想法, 是对工作、对他人负责任的表现, 其实, 这种在任何场合都想说就说不考虑他人感受的表达方式容易与他人产生误会、分歧, 在与领导交流时也会影响信息的传递, 归根结底在于没有摆正自己的位置。

上文也提到过, 正确的语言技巧能够形成良好的交往关系, 能够营造融洽的气氛, 这些都有利于提高商务秘书的办公效率。现代化的办公室工作, 秘书不仅要能说, 而且要能写, 这是现代化条件下秘书所必须具备的基本素质。与传统“笔杆子”型的秘书相比, 现代秘书要面临复杂的人际关系和多变的社会环境, 掌握语言智慧是提高效率的有效途径。

(三) 语言能力是现代化社会交往的必然趋势

经济基础决定上层建筑, 经济的发展促使我们的思想也随之发生变化, 语言是思维的物质形式, 这些变化体现在我们平时的交际中。不同的语言形式表示不同的交际目的, 反映不同的会话含义, 传递不同的语用信息。现代社会科学技术的飞速发展使地球成为了地球村, 作为交际工具的语言的功能则大大增强。中国古代的“说客”以口才去打动诸侯实现自己的抱负, 因此有“一言可以兴邦”之说, 可见语言交际的重要作用。

西方国家也很重视语言的重要作用, 把代表语言的“舌头”作为珍宝, 美国在许多大学设置“说学系”, 主要目的在于培养专门的语言交际人才。经济的发展使得社会对商务秘书的需求大大增加, 对秘书专业人才的培养提出了新的要求, 尤其是语言交际方面的要求也越来越高。作为一名秘书, 在企业中要协助领导综合处理各方面的情况, 诸如接待客户、办文办事、处理信息、协调各个方面等, 除了具备过硬的政治素质、文化素养、职业素养之外, 还要具备良好的语言交际能力, 我们可以通过一个人的言谈举止判定一个人的知识结构与文化涵养。秘书的语言交际能力怎么样关系到工作的效率, 甚至会影响到一个企业的形象, 因此掌握语言智慧是秘书交际能力的重要体现。

四、如何提高商务秘书的语言表达能力

(一) 商务秘书的口语表达能力

口语能力的提高是一个循序渐进的过程, 不是一蹴而就的。具体来讲, 主要从以下几个方面入手:

1.语言简洁精练。商务秘书的工作对象不仅有领导还有和本公司有利益关系的集团人物。商场如战场, 时间非常宝贵, 这就要求秘书的口头沟通务必简洁精练, 要理清思路, 语言连贯, 重点突出, 恰如其分地表达自己的观点和见解, 用语言去感染别人。

2.叙述形象生动。沟通时, 形象生动是非常重要的语言技巧。生动形象的语言能够使自己的语言富有感染力, 以激发对象倾听的兴趣;生动形象的语言能够把抽象的道理具体化, 把无形的东西转变为有形的东西, 更易于被理解并反馈。

3.表达含蓄委婉。商务秘书在对外交流时, 应采取温和的语气、柔美的言辞以及令人易于接受的含蓄委婉的表达方式, 以免不良的情感刺激和尴尬场面。委婉技巧的使用常常可以保持交际过程的融洽和高雅的氛围。

(二) 商务秘书的书面语言表达能力

商务秘书不仅要有好的口才, 良好的人际关系, 更要做一个好的“笔杆子”, 好的文章具有很强的感召力, 起到事半功倍的作用。

1.注重逻辑结构。商务应用文属于书面语言, 只有表达正确才能使理解者正确理解文章主旨, 所以要写出好的文章, 既要重视语言问题, 又要注重逻辑结构, 实践证明, 思维越缜密, 驾驭语言的能力就越强, 所写出的文章获得的效果就越好。

2.概念准确。商务文书是一种独立文体, 具有很强的实用性。因此, 商务秘书在撰写文章时, 必须对市场规定、商务准则、文章格式、引文、数字、日期以及标点符号等都要认真对待, 做到准确无误。在商业活动中, 双方订立的合同是最为常见的一种文体。由于概念不准确或者定义不具体, 现实生活中, 总会出现合作双方打官司的事情, 比如:甲乙两家汽车公司订立合同, 约定甲公司改进乙公司旧式汽车, 完成改进后, 双方共同开发新型汽车。合同执行后, 双方不断发生争执, 究其原因在于签约时没有对“新型”做出准确的解释:是外形新还是内部结构新?是对乙公司来说新还是双方都是新的?对于关键性词语没有准确定义, 导致合作失败, 这种情况不少见。

(三) 商务秘书的体态语言表达能力

秘书的体态语包括表情、手势、站姿和坐姿等方面, 良好的体态语言不仅能够提升个人价值, 而且能够提高自己对职业的自信心。对于商务秘书来说, 顺利进行职业活动和实现职业生涯的成功离不开体态语这个主观的保障。

目前, 商业发展规模越来越大, 对于训练有素、才能卓著的秘书的需求也越来越多, 因为社会分工的细化导致企业的经营者想要更有效地管理企业, 必须依靠专业秘书的帮助。反过来, 商业秘书要想实现自己的人生价值, 必须在工作中展现自己的魅力, 因此, 商务秘书的形象在企业和社会中显得至关重要。

1.仪态优雅。商务活动中, 秘书的言谈举止无一不关系到企业的形象, 比如站立时不要歪头、屈腿抖脚, 而应该挺胸收腹, 站稳直立;坐下时应该使身体占据位子的大部分位置, 背部要挺直, 这样的姿势给人一种优雅大方的印象。

2.表情端庄。眼睛是心灵的窗户, 一个人的目光是面部表情的核心, 秘书在与人交谈时, 要注视对方, 不能目光闪烁, 让对方感觉不到你的诚意和尊重。

3.仪表得体。作为商业秘书, 形象美很重要, 而形象美得益于体力充沛、行动敏捷, 这样可以给人一种健美的感觉。形象美的另一种体现是衣着得体, 形象宜人, 向他人传递一种朝气蓬勃、乐观积极的人生态度。

语言表达是商务秘书的一项工作技能, 在工作中发挥着至关重要的作用。语言技巧有利于建立良好的交往关系, 有利于营造和谐的工作气氛, 还有利于维护自身的利益。商务秘书面对日趋激烈的市场竞争, 只有准确把握自身工作的性质和发展方向, 不断提高专业水平和职业素质, 才能在工作中事半功倍, 实现自身的价值。

参考文献

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