企业秘书与保密工作

企业秘书与保密工作（共12篇）

企业秘书与保密工作 篇1

在市场经济条件下, 企业竞争更加激烈, 竞争手段也更加复杂化。有些人为了自身的发展, 会使用一些非法的手段, 窃取竞争对手的商业秘密, 以提高自己的决胜度。企业秘书作为企业的“当家人”, 经常参加企业的高层会议, 掌握着企业的各种机密。这就要求企业秘书时刻保持高度的警惕性, 保护企业的商业秘密。

一、强化防范意识是做好企业保密工作的根本

所谓商业秘密, 就是所有不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。进一步讲, 技术信息指凭经验或技能产生的, 在实际中尤其是工业中适用的技术情报、数据或知识, 包括化学配方、工艺流程、技术秘诀、设计图纸等;经营信息指有秘密性质的经营管理方法及与经营管理方法密切相关的信息和情报, 包括管理方法、产销策略、客户名单、货源情报等。商业秘密具有三个内在属性, 即秘密性、价值性和独特性。正因如此, 商业秘密就成了竞争对手争相猎取的重要对象。

企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 接触的信息量大、各种文件资料多, 这就要求企业秘书增强组织观念, 时时刻刻都要有保密意识, 严守保密纪律。把保密意识贯彻于工作的始终。在工作中特别要把握好两点:一是政治坚定, 组织观念要强。要将保密学习和政治业务学习结合起来, 增强企业秘书的政治敏锐性, 提高对具体问题的政治判断力, 从根本上提高保密意识。严格按照组织原则办事, 坚持个人服从组织。认真执行请示报告制度, 办每一件事都要讲原则、讲规矩、讲程序。有情况、有问题要及时向组织和领导汇报, 绝不能隐瞒事实真相, 弄虚作假。如果政治不过硬, 思想境界低, 组织纪律差, 就会浑浑噩噩, 分不清是非, 不知应该坚持什么, 反对什么, 在重大问题和原则问题上, 就会犯错误, 迷失方向。二是严守保密纪律, 提高安全保密能力。企业秘书接近领导核心, 在收集企业信息、辅助领导决策的过程中, 会知道许多秘密事项。这就要求企业秘书时刻用保密纪律来约束自己的思想, 规范自己的行为, 养成良好的保密习惯, 在任何场合、任何时候都做到不该问的不问、不该听的不听、不该说的不说。

二、提高业务水平是做好企业保密工作的前提

随着科学技术的发展, 各种窃密手段不断更新, 泄密渠道不断增多, 因此, 企业秘书在实践中要注意学习保密管理知识, 运用科学的管理方法, 把保密工作做好。一要

确定自己分管工作的涉密与非涉

密的内容。未公开前的企业发展战略和重大决策、企业生产经营资料、生产经营财务报表、企业客户的信息等, 都是企业秘书在为领导服务、撰写材料中要接触到的, 都属于企业商业秘密, 对于大型国企, 有些还是国家秘密。只有确定好密与非密的级别, 才能做到心中有数, 既方便工作, 又确保企业商业秘密的安全。二要学习保密基础

知识和法规常识, 掌握信息安全技

术防范技能。现在网络窃密手段繁多, 科技含量越来越高, 计算机的系统漏洞、简单的开机口令、移动储存介质的交叉使用、电子邮件等都可能让计算机成为他人收集信息的目标。知已知彼才能掌握主动, 了解窃密手段, 才能堵塞失泄密的漏洞, 掌握物防、技防手段才能防患于未然。因此, 制定严细的计算机网络信息安全措施, 采用涉密计算机物理隔离、对重要数据加密处理、充分利用办公自动化及网络操作系统自带的保密措施等防范对策, 从技术上确保信息安全, 杜绝各种泄密事件的发生, 是防止泄密的最佳途径。三要建立保密目标责任制。“凡事预则立、不预则废”。确立科学的工作目标是保密工作的基础, 是保证秘书工作上水平的内在动力。企业内部要做到公文管理规范, 涉密文件发放处理准确率100%;计算机信息处理安全高效, 网络信息失泄密事件为零;涉密会议组织有序, 制定周密的会议保密预案, 涉密资料回收率100%;本岗位保密责任制落实率100%;领导政务安排准确无误, 领导的个人信息及重要公务安排不得随意透露。

三、突出重点是做好保密工作的关键

企业秘书在工作中既是商业秘密的接受者, 也是商业秘密的创造者, 是商业秘密的最主要载体, 并处在为领导决策服务、为机关组织经营管理服务的重要位置。由于工作的特殊性, 企业秘书保密工作的重点有以下几个方面:一是做好会议的保密工作, 以防密从会出。企业经常召开领导工作例会、总经理办公会议、经营形势分析会等重要涉密会议。要控制会议知悉范围, 核准与会人员, 无关人员不能参加、列席和旁听会议, 要求与会人员遵守相关保密纪律, 尽可能地缩小知情范围。很多会议资料可以说是企业的核心商业秘密, 有的时限性很强。会议期间分发的文件、领导讲话、讨论的材料等, 都要按照保密要求严格管理。需贯彻执行的文件, 要求与会人员带回本单位及时交单位文秘人员登记保管, 个人不得私自留存。需回收的会议文件材料, 要适时提醒与会人员, 会后如数回收登记。会议结束后, 要及时清理会场和与会人员住地, 检查有无遗落的文件和资料, 不能让无关人员随意处理。会议期间使用手机也是泄密的渠道之一, 涉密会议要求与会人员关闭手机, 取下手机电池。二是谨言慎行, 以防密从口出。秘书人员贴近领导, 经常参加企业的一些重要会议, 掌握着内部要情, 特别要注意信息传达的范围, 任何超越时间、地点、范围讲的话, 尽管无心却是违反保密纪律的。如果经不起有的人反复追问, 以利相邀, 将不该说的说了, 将不该问的问了, 其后果不堪设想。三是管好自己的计算机, 以防密从网出。企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 其使用的计算机中必然存放着大量商业秘密。如果在起草、处理、传输文件资料时, 或在连接互联网的计算机上处理一些涉及企业商业秘密的资料, 很容易在不经意之中使一些涉密事项在网络上公开。移动存储介质也是网络泄密的媒介之一, 与互联网计算机相连接, 就有可能被植入木马病毒程序, 将其再用到涉密计算机上, 涉密计算机上的信息就会在不知不觉中被窃走。因此, 企业秘书在处理涉密信息时要做到:上网信息不涉密, 涉密信息不上网, 涉密计算机不能连接互联网, 不准在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉使用移动存储介质、不准通过手机和其他移动通信工具谈论企业商业秘密、发送涉密信息。四是管好文件, 以防密从文出。纸介质的涉密资料历来都是保密工作的重点之一, 做到涉密资料管理规范是对企业秘书工作的基本要求。凡是涉及有秘密性质的技术信息和经营信息的公文都要加强管理, 对密级较高、内容重要的文件, 要严格落实保密制度, 采取严密的防范措施, 实行重点监控。公文起草时必须注明传阅范围、印制份数、是否收回、能否复印等内容;印刷时, 必须在内部打印室和指定有保密资质的印刷点进行印刷, 并及时收回历次印制清样和草稿;在传阅环节, 要及时递送, 限定传阅时间, 及时回收, 做好登记。企业秘书要从源头管起, 确保文件从签收、传阅、回收、保管到销毁每一环节的安全保密。

当前, 企业商业秘密作为企业核心竞争力的重要组织部分, 是企业生存和发展的基础, 保护企业商业秘密就是保护竞争优势, 就是维护企业的稳定与发展。企业秘书要确立“保密工作无小事”的理念, 时时提醒自己、告诫自己, 提高安全保障能力和管理能力, 以适应企业发展的需要。

企业秘书与保密工作 篇2

来到企业的第一个月，我只是跟着办公室主任打杂，把一些堆积很久都没有人处理的杂文件分别做归类，把还有用的文件挑拣出来，当做以后备用，无用的就挑出来销毁。这样的工作，我大概做了有半月。半月之后，我才跟着主任到会议室工作，帮助他记录一些会议上比较重要的东西，然后闭会之后整理交给他。在这一个月里，我逐渐熟悉并掌握了我工作的重点，我要做的就是帮助办公室的文件有一个归处，不要让其他同事以及主任要用到的文件被打乱，必须把每一份要用到的文件都要用上去。

我第二个月的工作，就比第一月的要多且正式的多，不只是打杂了。我已经可以拿着记录本和记录笔跟着主任走很多地方了，帮他把所有的活动都记录在册，方便主任工作。我逐渐的进入帮助主任接一些活动，并安排活动日期和地点。把办公室的工作都有效的运转起来，积极的帮助上级派的工作，参与到与其他同事一起整理资料的工作中。加强了自己办事的效率，工作的节奏也都有所加快，这都是上一个月的锻炼中得到的。

最后一个月的工作，我做得是比较得心和应手了。所有的文件我都能快速归类并排列好，在时间内把所有的文件浏览一遍，挑出办公室需要用到的文件上交到主任和其他同事手里，加快了工作的运转。这一个月办公室大小事情，我都掌握了精髓，能够很快的做到上级的要求，并很多次都被称赞了，工作得到了认可，这比什么都开心。由此我工作起来更加积极了，把秘书的职务完成的很好。

做好新时期企业秘书工作 篇3

办公室作为特殊部门，“窗口”单位，不仅要发挥桥梁和纽带作用，提供优质服务，还要承担文稿撰写、文件处理、行政管理、机要保密、信息收集、公关接待、综合协调、车辆调度、信访稳定等方面的任务，决定了其工作的特殊性。而这些工作大多是由秘书来承担并完成的，所以企业秘书在办公室的工作中则是担当着特殊而重要的角色。特别是新常态下，企业面临着新的机遇和挑战，秘书更是面临着新的问题和压力。如何做好新时期一名符合角色要求，为领导、机关和员工所接受的称职秘书，是摆在一名秘书面前新的课题。

做到准确定位，积极主动作为

秘书工作是机关工作不可缺少的重要组成部分，工作主要是上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务。作为特殊部门，也决定了其工作的特殊性。这种工作性质同时也决定了秘书的工作特征就是默默无闻、按部就班，也就是说必须认真地、不折不扣地按“规矩”办事，按领导的意图办事。这既是工作纪律，又是职业道德。这些工作是对一名秘书综合素质的考验。不仅要去秘书具备更要有不怕吃苦、甘于献的精神。还应具备良好的心理素质、适应能力和沟通能力；不仅要有睿智的头脑，敏锐的洞察力，还要以阳光心态迎接挑战。对此，文秘人员要有“苦中作乐”的心态，要有自己的想法和思路，不断接受新知识，培养自己的工作能力和沟通能力，提高工作效率；学会在点灯熬夜中接受锤炼，在吃苦受累中提升素质，在心灵炼狱与思想炙烤中练就本领。

加强理论学习，提高综合素质

如今，企业的创新发展已成为时代的显著特征，企业之间的竞争也愈来愈激烈。作为办公室秘书人员，如果不能及时更新知识、更新理念，则会出现知识储备不足、视野不够开阔、综合能力不强的缺陷，要想胜任“领导助手”的职责，也会越来越感到困难。作为秘书，要按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求，进一步加强对相关政策、法律法规、业务知识等方面的学习，提高思想认识和这综合素质，学会从政治的角度来辨证的分析问题和解决问题；要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练，使自己成为“杂家”，做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”。做到履职有思路、办事懂规则、工作有水平，确保在以后的工作中在“节奏”上超前，在“精实”上下功夫，在“创新”中出思路，在“优质”上提水平，促进企业又好又快发展。要摆正自己的位置。秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。

强化“政治意识”，把握正确方向

不讲政治的秘书，就不是合格的秘书。秘书人员由于工作岗位的特殊性，常常涉及一些核心机密。这就要求秘书人员必须具有强烈的政治意识，在任何情况下都不能在政治上出问题。一要始终保持政治上的坚定，始终要保持正确的路线和观点。二要

严格遵守党和国家的政策法规。秘书人员必须增强政策观念，坚决维护党和国家政策法规的权威性和严肃性，只要是违反了有关的政策法规，都不是一名合格的秘书。三要从政治的高度严于律己。要始终保持政治上的成熟和清醒，严格遵守党的政治纪律，特别是在决定重要事项、敏感事件处理等问题上，不说三道四和品头论足。

树立创新意识，做到统筹兼顾

一是要有超前的思维。要求秘书工作人员要在平时的工作中，继承好的传统，根据新的形式，寻找新的办法。二是要有超前的思考。作为秘书人员就必须进行超前思考，在为领导提供文稿时，把自己思考的东西，融入到文稿之中，为领导参谋，替领导着想。在日常工作中，对一些涉及到企业形象的接待或事务，考虑细致，考虑全面，真正做到为领导分忧。三是要有实实在在的创新行为。要多问一些为什么。做不好、做不到位时要问为什么，做好了、做到位时也要问为什么，只有这样才能得到总结和提高。要多面看一些问题。在平时的工作中，如果我们换一个角度看问题，换一个思路想问题，换一种口径表述问题，或许会收到意想不到的效果。

改进工作方法，提高办事效率

浅析信息管理与企业秘书工作 篇4

一、现代信息管理在我国的发展

信息是主体所感知的能够反映事物运动状态及其变化特征的内容, 是具有特定含义的数据, 而管理信息系统则是以人为主导的, 并利用计算机硬件、软件、网络通讯设备以及其他设备, 进行采集、传递、储存、加工、维护和利用的人机系统。现代信息管理作为信息系统管理的一部分, 对我国企业尤其是秘书工作的开展提供了便利。信息技术孕育知识经济, 随着信息化技术的快速更新发展支撑着现代企业的良好发展与未来道路的走向。

信息化发展已经成为我国制造业转型升级的必走之路。信息化管理可以让企业在未来发展的道路上走得更加长远长久。

不过, 我国现有许多企业还未看见信息化管理的优势, 不能清晰认识到信息化管理对于现有企业发展的一个助力。或者说只有一部分大型企业才开始引进信息化管理的理念, 逐渐将信息化理念渗透到企业的内部, 但是这仅仅是一部分的企业而已。所以我国企业中, 信息化管理仍存在较大的问题, 提高企业管理的信息化还是需要很长一段的路要走。在未来企业发展道路上, 企业信息化管理是企业发展的一个必然趋势。

二、企业秘书工作在我国的发展趋势与特点

所谓秘书, 是指组织或者主管的助手, 其任务是在认可的职权范围内, 提供辅助工作于综合服务, 并能运用办公室的工具设备, 从事组织与主管制定的行政性任务的人员。秘书既是一个古老的职业, 又是发展前途十分广阔的职业, 它随着时代的前进而前进, 随着社会的发展而发展。我国现有的秘书制度并不完善, 相对于国外一些先进的秘书制度而言, 我国公司里的秘书并没有相对而言那么多的法律地位和权力;因此, 进行秘书制度的改革, 为秘书工作立法, 科学的确定秘书的地位, 重新明确秘书的职权范围, 是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。秘书工作的不规范, 大部分行业都需要秘书这一职业的人来进行一部分工作, 为行业带来一定的收益与发展。但是我国大部分的秘书工作者对此项工作还是存在一些随意性和跟随自己的经验性来进行工作。我国之后的秘书工作定会进行法律制度的完善、秘书工作的规范、秘书工作公文的统一标准、实现秘书工作手段的现代化。随着时代的脚步, 秘书工作的发展一定会更加完善、秘书一定会作为辅助管理的角色存在于企业之中。

三、如何做好企业秘书

企业秘书主要指在公司企业中工作的秘书职业。企业秘书的日常工作有:

第一, 日常事务性工作。主要指秘书在没有上司指示、授意和监督下履行的常规性工作。

第二, 指派性工作。主要指上司临时交办的事项。这些工作大多时间紧、要求高, 无惯例可循, 综合性强, 要求秘书弄清上司的意图, 搞清工作的程序要求、时限, 并能很好地分清主次, 统筹兼顾, 合理安排, 准确、高效地完成。

第三, 独创性工作。是指秘书运用创造性主动性和积极灵活的工作态度和方法来帮助上司, 根据公司的各项计划和管理工作的某些可预见性的特点, 积极挖潜, 抢先做好某些工作。

作为一个合格的企业秘书, 必须牢固树立十种企业意识:学习意识、奉献意识、严谨意识、效率意识、创新意识、超前意识、保密意识、形象意识、全局意识、守纪意识。存在意识就会存在发展的脚步, 意识错误, 脚步就会混乱, 轻者停滞不前, 重者企业破产。除去意识, 秘书还必须具备并不断提高的四种素质, 过硬的政治素质帮助秘书人员在大是大非面前保持清醒的头脑, 运用科学正确的方法处理日常事务;扎实的文字功底帮助秘书人员轻松撰写材料;过硬的技术素质会满足日益发展的现代化秘书工作要求;健康的身体素质有利于秘书工作的平稳顺利的进行, 促进企业内部的管理工作更加顺利的发展。

四、信息管理在企业秘书工作中的发展与应用

信息化管理已然在现代企业管理中占有较大的份额, 实施企业信息化管理是企业发展到一定程度时的必然需求, 加快企业信息化步伐, 促进信息经济与传统经济的融合, 是推进企业技术创新、管理创新和制度创新的有效手段, 是企业获得竞争优势的最佳选择和必由之路。进行信息管理必须进行秘书的信息管理意识的提高和工作态度、心里素质的培养。信息管理在企业秘书工作中的必须做到以下工作: (1) 踏踏实实做好本职工作。做秘书, 最根本的一条就是实事求是, 尽心尽责的工作。 (2) 不断强化信息管理意识, 加强秘书在平时的工作中运用信息管理进行秘书工作。 (3) 实事求是, 恪尽职守。只有不断完善与加强本身的素质, 才可以成为一个合格的秘书。

五、总结

通过以上研究与分析, 不难发现, 秘书工作在企业管理中扮演着重要角色, 企业的健康稳定发展离不开完善的管理机制和高素质的秘书工作人员。企业秘书作为企业管理辅助的存在, 必须要全力发挥秘书存在的作用。现有企业秘书工作存在各类的不足, 在今后企业的发展中, 秘书工作一定会更加尽善尽美, 不断发展, 不断进步。在未来的企业发展中, 秘书工作是必不可少的, 所以发展企业就要发展秘书, 跟随着企业的未来发展脚步进行。

参考文献

[1]梁爽.浅谈信息化背景下国有企业文秘工作他点[J].企业研究.2013 (03) .

[2]孙晓峰, 叶润平, 陈传万, 郭其智.《现代秘书理论与实务》[M].合肥工业大学出版社.

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[4]杨慧.如何做好企业秘书[J].企业文明.2012 (12) .

[5]毛光喜.《管理信息系统》[M].吉林大学出版社.

企业秘书工作存在的不足及对策 篇5

二、企业秘书工作存在的不足

（一）观念没有跟上职能转变的步伐

（二）效率不高，缺乏创新意识

（三）盲目听从、附和领导

（四）保密工作不到位

（五）公文处理不规范，办公质量不高

三、企业秘书在工作中存在不足的原因

（一）秘书自身的原因

1、自身素质和技能不够高

（三）企业对秘书的重视不够

四、改善秘书工作中存在不足的对策

（一）提升秘书的素质和技能

（二）加强对秘书的专业培训

（三）转变传统的秘书观念

（四）健全企业的保密制度

秘书的工作

接听电话、收发传真、整理办公室文件、记录来访人员、安排上司行程、订机票酒店等等，很杂很繁琐

回答者： 明月春水 | 四级 | 2010-5-19 16:59

秘书的工作岗位分为公司秘书、机关公务员。

一、秘书应是领导的助手，协助领导安排并督促日常工作。如：安排会议，领导的日程安排，安排接待方案

二、秘书要不断提高工作能力，能熟练起草、写作文件，有扎实的中文水平。根据不同的工作环境和要求，最好能有较好的外语水平。

三、秘书也是领导的参谋，协助领导收集资料、参与一些事宜的思考，从领导的角度去为领导设想问题、处理问题协助领导做决策。

四、处理文件。收、发文件，文件存档等。

五、对秘书的要求：多学习、人品好、正派、有文字功底、能熟练操作现代办公设备、有内含、保守密秘。

办公室行政秘书工作内容与责任

A、打字速度 权重30% 以每分钟60个单词的速度按照适当的格式准确的将来自以下各个方面的指令打印成文件：口头指示、录音内容、手写笔记或正式笔记、总经理的手写材料、手写会议纪要等；打印通知、会议议程、工作日程和其他以下内容材料；打印商业协会调查；汇总和打印经营报告和其他各种报告、包括文本和表格；打印从报刊在职上摘选下来的文章；整理和打印信件、备忘录、问家副本以及其他要求打印的文件；

B、接待 权重25% 当面或通过电话核定已经签订的合同，热心地帮助来电话者和来访者；回答打进来的电话，转达消息、提供信息或将电话例行转给某人；接待来访者，提供信息或直接将客人引到相应的办公室或个人处；作为主人在客人等待期间提供临时服务；操纵自动应答设施；与来电话者及来访者保持一种合作的态度

C、计划安排 权重20% 对工作日程惊醒有效管理、包括对约见、会议、旅行以及其他此类活动的安排；对工作日程进行安排；为总经理、董事会成员和其他人员约见会面人员；为办理出差补贴作好准备；协助进行会议的安排；为保证在职培训计划的实施等等

总经理的秘书：

1、负责协助总经理处理日常事务，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持；

2、负责总经理日常工作日程安排；

3、负责筹备公司各种管理例会，做好会议记录；

4、负责总经理商务旅行的各项准备工作；

5、负责应接电话，应答内外咨/询，做好外来人员的接洽；

6、负责接待总经理客人来访；

7、负责总经理文件，信件，函电的接收与转达，维护总经理名片簿和总经理交待的相关物品；

8、完成上级交付的其它任务

办公室秘书工作职责

一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、做好各种会议的记录及会务工作。

四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。

六、做好来访接待工作。

七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。

八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。

九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。

董事长秘书的工作职责

直接上级：文秘科 间接上级：董事长

岗位性质：负责董事会有关文书材料等文秘工作

管理权限：受董事长委托，行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限 管理责任：对所承担的工作全面负责 主要职责：

负责召集董事会议；

负责董事会议的记录；

负责公司印章、法人章的管理；

负责董事会会议筹备、通知；

负责会议材料的整理、存档工作； 负责会议资料的发放、收集；

负责董事长来往信件的处理工作；

做好保密工作，并严格遵守公司保密规定；

文秘科科长因公外出或不上班时，代职行使科长的职责，管理本科工作

回答者： miwu127558 | 二级 | 2010-5-19 17:02

办文、办事、办会（传统秘书）

现在也包括公关策划、接待、开车、打杂、应酬等等

秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。

一、商务沟通

（一）接待工作

1.全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4.了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5.送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

(二)沟通与协作工作

1.运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

2.组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

3.及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

（三）商务谈判

1.掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2.布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

3.做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一)会议筹备

1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

2.合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3.掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

4.掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

5.及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。

6.安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

(二)会议沟通与协调

1.掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作

2.运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。

3.做好会议保卫、保密工作。

4.组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。

5.及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行

（三）会议善后

1.做好与会人员的返程安排

2.检查清理会场和整理会议文件。

3.传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。

4.评估会议效果

三 商务活动管理

（一）商务活动

1.安排会见、会谈

2.组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动

2.掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。

4.安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

（二）商务旅行

1.协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品

2.做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

四 办公室的管理

（一）办公环境管理

1.合理设置办公室的布局

2.布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

3.维护责任区整洁的工作环境

4.应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理

（二）办公资源管理

1.采购、调配和利用各类办公资源 做好办公资源库存的监督管理工作 参与政府采购管理和招标工作

（三）办公效率管理

1.制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。

2.科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。

五、信息与档案管理

（一）信息管理

1.运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。

2.掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。

3.运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。

4.熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作

5.熟悉 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。

6.掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

（二）档案管理

1.掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料

2.熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。

3.了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

4.掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全

5.掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具

6.运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。

六．日常办公事务处理

（一）文书处理

1.熟悉处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作

2.科学做好文书的清退和传递工作

3.掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量

4.掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作

5.掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。6.掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书

（二）其他事务

1.运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。

2.掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。

3.掌握零用的管理方法和报销手续 了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。

七．常用事务文书写作

（一）行政事务文书写作

掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

（二）公关礼仪文书写作

掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

（三）涉外经济类文书写作

掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求

八 商务礼仪

（一）个人礼仪

掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求

（二）日常交际礼仪

掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。

（三）涉外商务礼仪

企业秘书与保密工作 篇6

关键词：石油企业；办公室；行政秘书；工作水平；提升路径

石油企业不仅是我国参与全球市场竞争的商业组织，更是承担国家能源安全的部门。在市场经济深化与石油企业改革进入深水区的情况下，石油企业面临更多的机遇与挑战。石油企业办公室作为综合管理部门，对石油企业生产、发展有着非常重要的作用。在办公室工作、任务不断增加的情况下，对办公室行政秘书提出了更高的要求，如何提升行政秘书工作水平是保证办公室日常工作顺利进行的关键，下面就这一问题进行了分析探讨。

一、新形势下石油企业办公室行政秘书工作的新要求

在市场竞争日益激烈、信息化水平越来越高、“走出去”战略和“供给侧改革”多重因素的影响下，石油企业生存发展环境更加严苛，对办公室行政工作提出了更高更新的要求。相应的办公室行政秘书作为办公室领导的辅助者，对其工作水平也提出了新要求。首先行政秘书思想政治水平要过硬，能够清晰认识石油是国家能源战略的关键，关乎国家能源命脉，坚定不移地服从领导。其次，专业技能需要不断更新，以适应新要求。从准确领会领导意图，到具备石油领域的专业技能，再到信息化处理手段的掌握和信息收集、處理能力，都需要得到提升。再次，行政秘书要具备外向型交往能力，掌握外语中关于石油的专业名词，能够准确翻译英语文件；并且同企业相关伙伴能够搞好关系，加强与其他企业的沟通交流。最后，行政秘书要具备服务精神，准确定位自身角色。不出格不越级，高效完成办公室的任务和事项。

二、石油企业办公室行政秘书工作水平提升的路径

面对新形势下办公室工作的新要求，行政秘书可以从以下两点提升自身工作水平。

第一，加强思想政治学习，强化政治素养。国有石油企业行政秘书有很强的政治、政策色彩，这是由国有石油企业的性质所决定的。那么就要求办公室行政秘书具备过硬的思想政治素养。一方面行政秘书要强化思想政治学习，将八荣八耻、两学一做等理论实践烂熟于心并能够应用在日常工作，另一方面要提高自身觉悟，自觉学习，更新观念，始终与最新政策接轨，与企业发展相契合。杜绝原则性错误的发生，能够透过现象看本质，做好领导的协助角色。

第二，加强秘书技能学习，提高综合素养。石油企业办公室行政秘书的工作内容和任务不在是传统的简单的文件收集、分发等简单重复劳动，更多是为领导服务、为全局考虑的事务性工作任务。所以加强秘书技能学习主要在三个方面：一方面不能忽视秘书工作的基本。公文写作能力、文书处理能力、档案处理能力和交流沟通能力要随着时代进步而与时俱进。公文写作能力不仅要速度，更要质量，格式规范、用语准确；文书处理能力要求处理上中下文种时能够分别处理，不出纰漏。档案处理能力要求归档准确无误，同时纸质档案与电子档案并行处理，档案数据库使用熟练；交流沟通能力要求行政秘书具有石油化工专业技能，与上下级沟通时能够跟上时代步伐，体现技术专业性。这些能力要求秘书勤学苦练，将简单工作熟练化、复杂工作简单化，做好基础性工作。另一方面，为领导服务的意识要增强。行政秘书的直接负责人就是领导，要第一时间领会领导意图，做好领导的参谋。这需要秘书善于察言观色，分得清事项的轻重缓急，也知道处理事务的底线。再一方面，人际交往能力的提升。行政秘书的角色定位很微妙，有时甚至会成为领导的“影子”，给上下级造成误解。这时秘书要时刻清楚自身定位，在人际交往和处理工作任务中避免让同事产生误会，更不能有意制造误会，以权谋私。

三、行政秘书工作水平提升路径的保障

上文探讨了石油企业办公室行政秘书工作水平提升的路径，那么就需要有相应的保障来实现。首先，培训与考核的设置。办公室为行政秘书提供专业的培训课程，行政秘书在学习后经过考核，形成部门内竞争，提高竞争意识与技能提升意识。其次，管理制度的完善。规范化、精细化的办公室秘书管理制度对秘书言行、工作内容、工作手段等进行了严格规定和约束，由外在强制力带动使秘书产生习惯而衍生出内化约束，间接提升工作水平。最后，明确奖惩制度。只有赏罚分明才能做到令行禁止。文秘工作复杂多变，石油企业办公室可以在年终或者季度进行考核，提高秘书的工作效率和水平。

四、结语

现代国有石油企业办公室行政秘书工作内容和目的发生了改变，提高其工作水平也要从多个维度进行。在实际工作中，行政秘书不仅要自觉提高自身的综合素质和专业水平，准确定位，企业和办公室也要做好保障工作，完善制度与规范，不断总结经验，切实保证办公室行政工作有序平稳的进行。

【参考文献】

[1]王涛.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展[J].山东社会科学，2015（s2）.

[2]张斌.关于在经济新常态下如何做好油田企业文秘工作的探讨[J].企业文化旬刊，2016（03）.

企业秘书与保密工作 篇7

一、对秘书职业能力要求的调查与分析

(一) 企业对秘书职业能力要求的调查

1. 社会对秘书专业人才的需求情况。

现代企业中的文秘工作人员是保证企业办公系统日常运转和为企业管理提供决策建议的特殊辅助人才, 既承担本部门工作, 又承担与其他部门沟通协调的职能, 在现代企业生产运行中起到至关重要的作用。根据相关调查数据显示, 当前全国各地各类企业对秘书人才的需求量保持相对稳定。其中, 中小企业需求量为大, 尤其需要专业基础扎实, 实践经历丰富的秘书人才。

2. 企业文秘工作的主要职责和内容调查。

文秘工作人员是领导的参谋和助手, 领导所涉及的工作范围, 文秘工作都要涉及, 为领导提供全方位的综合性服务。调查下来, 文秘工作大致有以下几项内容: (1) 接听电话, 来访记录。 (2) 在办公系统中收发文件。 (3) 查收和签发各类文件。 (4) 及时将文件、信件及其他记录等材料归档、备份。 (5) 撰写各种文件材料。 (6) 会议的组织准备。 (7) 固定资产管理工作。 (8) 办公用品的领发和管理。 (9) 领导交办的日常及临时性工作。

(二) 企业对秘书职业能力要求的分析

通过问卷调查和对企业实地走访, 综合起来看, 现代企业文秘工作应具备的素质要求包括以下几点。

1. 注重写作和办事能力。

现代企业要求秘书人员有较好的语言文字功底。新形势下, 秘书还要会办事、懂交际、善公关。能办事、善待人的“帮办型”秘书将成为企业秘书人才需求的要一种趋势。

2. 注重思想品德和实践经验。

在调查中发现, 在“从事秘书工作, 哪一项最重要”这个问题上, “思想道德素质”成了首选, “肯吃苦”“作风踏实”“思想端正”等秘书受到欢迎。因而, 我们在抓好学生的专业能力同时不能放松对学生的职业道德教育。此外, 学校文秘教育要重视培养学生的实践能力, 多设置实践教学环节, 帮助学生积累实践经验。

3. 注重电脑、英语与调研能力。

在调查的企业中发现, 现代企业信息化和国际化程度越来越高, 对秘书的信息技术和英语交流能力提出相应的要求。企业选择秘书时不仅注重其实际操作能力, 如拥有电脑证书、英语等级证和驾驶执照等, 同时还非常注重秘书的分析调研能力。调研能力是必备的素质, 它是促进秘书从“助手型”向“参谋型”转变的重要条件之一。

4. 注重办事效率和心理承受。

企业秘书往往是身兼数职, 既要处理办公室事务, 又兼公关接待员, 又要帮助领导收集调研等, 工作多, 压力大。所以, 秘书能否胜任工作, 取决于他工作效率和心理承受能力。

5. 注重经济和法律知识的掌握。

法律素质是秘书必须也应当具备的基本素质。掌握法律知识是新形势的必然需要, 是现代企业建设的客观需求。秘书只有不断增强法律知识的学习, 依法准确地对各种事情做出反应和判断, 才能发挥自身辅佐领导决策、参谋和助手的作用。

二、调查结果分析与对策建议

(一) 存在问题

在企业调查和对照企业标准的基础上来对比我们高职院校文秘专业学生的能力, 我们的文秘专业还存以下一些问题。

1. 教学理念落后于现代企业人才需求实际。

人才培养模式尽管有所改善但是依然是以知识的灌输为主, 教育现代化和信息化的水平有待提高, 导致学生专业技能不足, 基础知识薄弱, 使后续发展空间受限, 严重影响了学生的专业素质和就业竞争力。

2. 缺乏具有实践教学经验的双师型教师。

目前, 高职文秘专业的教师大多中文专业出身, 他们在汉语言文学方面有造诣, 但其中大多数人没有从事秘书工作, 所以教学上出现了“闭门造车”的现象。

3. 校内实训和校外实践体系不完备。

校内实验实训室设备简陋, 更新滞后, 学生实训存在走过场现象。很多学校没有能够建立起固定的、联系紧密的校外实践基地, 校外实践活动缺乏, 学生缺乏身临其境的实训效果的体验。

(二) 高职文秘专业职业能力与现代企业秘书能力要求衔接对策

高职院校要想培养出符合社会需求的秘书人才, 就必须构建以秘书职业能力培养为核心的课程体系, 改革教学内容和方法。

1. 以职业能力为核心, 科学课程教学设置。

高职院校文秘专业要将所有课程按照业务能力、办事能力、社会能力和个人能力四个维度进行设置, 对理论课程和实践课程比例进行调整, 改变以理论知识为主和理论知识脱离文秘工作实践的现状, 增加核心能力培养的实践课程的比重, 真正做到理论联系实际, 使学生在掌握语言文字表达能力、外语运用以及办公自动化运用等基本能力的同时, 文字处理能力、信息综合处理能力、调查研究能力、日常事务处理能力和公关策划能力等业务能力得到提升。

2. 整合校内外资源, 建立实训基地。

在校内建立文秘仿真实训基地, 在仿真的实训环境中强化和提高学生实践能力。因此, 学校应充分利用校内资源, 让学生到学校各个部门进行相关实习, 了解秘书工作的实际情况, 加强学生的实际操作能力。

3. 突出学生主体, 强化职业能力建设。

教师在教学的过程中要以学生为主体, 以能力训练为核心, 设置工作情景, 调动学生参与课堂教学的积极性、主动性, 注重强化学生办文、办会、协调、公关等方面能力的培养, 让学生在运用知识的过程中获得能力的提高。

4. 加强师资建设, 提升教师专业实践能力。

教师除了要提升自己的专业知识外, 还要积极主动深入企业去锻炼自身的实践能力, 用理论服务于企业, 获取更多的信息, 提高自己的实践经验, 更好地为教学服务。

三、结束语

社会发展需要具备社会适应性的新型人才。文秘专业更需要不断摸索, 才能培养出在更宽泛的领域参与社会建设的新型人才。通过调查研究, 我对文秘专业有了新的认识, 即加强学校与社会的衔接, 围绕人才职业能力这一核心, 进行教学改革, 更新高职院校文秘专业的课堂教学模式, 使其发展重点转向实践教学模式, 为职业化开道, 是必然趋势。

参考文献

[1]陈澍.高校文秘专业人才培养模式的思考.黑龙江社会科学, 2013 (6) .

[2]张爱梅.以就业为导向的高职文秘专业教育“症结”与改革策略[J].教育与职业, 2011 (11) :111.

新时期军工企业秘书工作要求 篇8

关键词：军工企业,秘书工作

目前我国的军工企业集团大都脱胎于各国防工业总公司, 按照自主经营、自负盈亏的要求, 实现了一分为二, 成为国资委下属的央企。其在央企中具有特殊地位, 维系着中国国防工业体系的命脉, 尤其是在经历机制体制变化后, 面临着市场化提速的必然趋势, 既要履行好国防装备建设任务, 又要积极应对市场竞争的挑战, 这对秘书工作提出了很高要求。

一、政治素质过硬是做好秘书工作的重要前提

军工企业从事的工作具有很强的政治性, 具备过硬的政治素质是做好军工企业秘书的首要前提。秘书工作必须围绕中心工作, 时刻以祖国利益为重。要具备较强的创新意识和市场意识。秘书工作作为管理运行体系的特殊环节, 必须能够适应时代要求, 创新工作思维、工作方法和服务方式, 在参谋助手、综合管理、服务协调、上传下达等方面树立强烈的市场意识, 不但要让领导和基层满意, 还要让上级机关和用户满意。同时, 要具备严格的保密意识。军工企业秘书多为重要涉密人员, 一旦出现失泄密问题, 将会给国家、企业和家庭带来严重后果和难以估量的损失。因此, 在各项工作中要具备高度的保密意识和熟练的保密技能, 确保万无一失。

二、写作功底扎实是做好秘书工作的基本条件

撰写各种材料、拟制文件是秘书的基本功。党内“一支笔”胡乔本就是典型, 他起草的文稿都得到大家认可。首先, 要增强大局意识。状元实业家张謇说:“办一县的事, 要有一省的眼光;办一省的事, 要有一国的眼光;办一国的事, 要有世界的眼光。”要正确认识领导在促进大局、保障大局中担负的职责使命, 正确认识领导讲话服务大局、推动工作的目的意义。要养成自觉从大局的高度立意、着墨起草各类文稿的习惯。同时, 要做足、做好了解大局这门“功课”。要认真研读上级的有关文件和领导讲话稿, 对上级精神、尤其是最新精神要了然于胸。同时, 要努力增强讲稿的思想性, 需要学哲学、用哲学, 培养独立思考、理性思考的良好习惯, 提高战略思维、创新思维和辩证思维能力, 运用发展、普遍联系和一分为二的方法观察和处理问题, 抓住关键、找准重点, 洞察事物发展规律, 撰写出富有思想性的文稿。

三、协调能力过硬是做好秘书工作的基本能力

秘书作为领导意图的传递者、各类信息的交汇点和管理者形象的体现者, 必须具有很强的领会意图能力、快速应变能力和协调重大问题的能力。随着我国军工事业的发展, 同时由于军工企业的特点, 会产生大量需要协调解决的问题, 增加了秘书的综合协调量。秘书在其中起到了重要的枢纽和润滑作用, 只有协调的结果令双方都感觉满意, 才能说明协调到位。对于已经形成的决策和领导明确要求的事项, 秘书首先要带头执行, 为各方面作出表率。同时, 要立足本职, 充分协调各个方面的资源和力量, 确保决策事项的推进和实施。加强沟通交流, 确保上传下达精确、畅通。同时通过加强监督检查力度, 确保政策执行真正到位。

四、信息化手段熟练是提升管理水平的重要途径

面对繁重的工作任务和大量的会议, 同时各级领导也会做出诸多要求和批示, 形成了大量的待办事项。秘书必须学会利用信息化手段承担起督办的重要任务。要利用0A、企业协同产品研制管理系统 (Avidm) 、企业综合管理平台等信息化系统, 明确待办事项的各要素, 责任部门及时填报督办事项进展情况, 及时了解待办事项的进展和完成情况及效果, 及时对事项进行汇总分析, 作为考核的重要依据, 进行闭环管理。同时, 秘书要根据工作中出现的问题, 迅速做出反应, 从完善规章制度和工作流程的角度提出意见建议, 纳入信息化流程。

施工企业秘书工作者应具备的条件 篇9

关键词：施工企业,秘书,意识,素质,能力

施工企业的特殊性和复杂性,要求从事秘书的工作者必须具备多种意识、素质和能力,只有这样才能更好的领会领导意图,以更快的速度和效率办好领导交给的各项工作和任务,成为领导们真正的“贤内助”。

1 施工企业秘书必须具备六种意识

1.1 学习意识

施工企业秘书工作的综合性远远高于其他行业、企业或事业单位的秘书工作,所以,作为施工企业的秘书应该有博览群书、学贯东西的毅力和恒心,这是做好秘书的基本条件。1)学习国家法律、法规,如《合同法》《公司法》《物权法》等法律知识,铁道部和交通运输部的各项规章条文和政策性文件,并要熟悉掌握;2)学习生产专业知识,了解桥梁、隧道、路基土方、铁路线路等施工作业领域的生产工艺流程、工法要点、重点设备性能等,掌握企业在生产方面的相关技术知识;3)学习“课外”知识,要吸收哲学、政治经济、文学等方面的知识,扩充知识领域,拓展思维;4)向工作实践学习,我们常说,没有在工程项目上呆过一两年的秘书是很难适应在施工企业机关工作的,这就说明现场锻炼对施工企业秘书非常重要,所以,施工企业的秘书必须充分利用在项目管理现场的时间,参加生产劳动,锻炼自己,增长知识;5)向领导学习,施工企业的领导都是从现场走出来的“专家型人才”,他们身上聚集了很多管理的经验,这是秘书学习的最好榜样,要学习他们的领导艺术和工作能力及方式方法,并加以提炼提升,成为自己今后工作的“法宝”;6)向同事学习,学习他们的好经验、好做法,要不断地学习、学习、再学习,养成学习、研究的好习惯,完善知识结构,拓宽知识面,提高能力。

1.2 效率意识

对于施工企业来说,时间就是进度,时间就是效益,时间就是信誉。所以,具备强烈的时效观念,培养雷厉风行的办事作风,是施工企业秘书工作的基本要求。处理任何事情,都要思维敏捷、雷厉风行,加快节奏,注重时效。特别是领导们交办的事项必须以最快的速度、最好的质量在第一时间内完成,不能出现拖沓现象,要抢时间、赶速度。

1.3 超前意识

“凡事预则立,不预则废”。秘书必须具备超前意识和主动意识,既要雪中送炭,更要未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点、新理念,学会创造性地开展工作,力争考虑问题快半拍,要注意及时收集各种资料,掌握动态,筛选出有价值的材料及时提供给领导。

1.4 全局意识

秘书工作就是一个单位的形象窗口,作为施工企业的秘书工作者无论是参与行政管理,办文办会,还是提供后勤保障,对外接待都应从自己的言行中心系全局,要想领导之所想,急领导之所急,从工作大局、企业大局出发考虑和处理问题,不能因为一点得失,给企业造成不良影响甚至损失。

1.5 应变意识

市场风云变幻,企业不断发展变化,随时都可能出现新问题和新情况,在这种环境中,秘书工作者必须紧跟市场发展和企业发展步伐,以清晰的思路,冷静的头脑,打破定势,用发展的眼光看问题和处理日常工作。坚持变化、发展、求新,积极关注新情况、新问题,及时了解市场动态和“敏感点”,掌握瞬息万变的信息,更好地为领导服务。不能封闭、保守、僵化,做事被动,必须以高度的责任感,充分发挥自己办文办事的主观能动性,更好地发挥参谋助手作用。

1.6 创新意识

施工企业的秘书工作者不仅要能正确领会领导意图,更要能及时补充领导思想盲区,帮助领导打开思路,激活思想。不墨守成规,不惟命是从,敢于打破常规,敢于转变思路,通过角色转换和推演,提炼新的工作思路和工作方案,大胆创新、开拓进取,不断给领导出点子、想办法,为领导分忧。

2 施工企业秘书必须具备四种素质

2.1 过硬的政治素质

秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平,有较高的思想觉悟,施工企业更是如此。施工企业的秘书经常会跟随领导进行项目检查、指导工作,难免会有人问东问西,这种情况下,秘书一定要懂得“不该说的不说,不明确的不乱说,严守企业秘密”的“政治”素质。在大是大非前保持头脑清醒,不犯原则性错误,及时了解和掌握党和国家的大政方针,紧盯国际风云,接受新信息,更新观念,透过现象看本质,发挥好参谋和助手的作用。

2.2 沉稳的心理素质

学会自我心理调节,保持良好心态,完善个人乐观、豁达的性格;敢于承受压力,放开胸怀,在成绩面前不轻浮,在挫折面前不低头,在表扬面前不骄傲,在批评面前不气馁。

2.3 良好的品德素质

要想当好施工企业的秘书,就必须要有脚踏实地安心工作的吃苦精神,严守公司制度的职业精神。诚实而不做假弄权,当参谋不自以为是,有见地不以正确者自居,顾全大局不介入激化矛盾,公正不搬弄是非,受批评而不急不怨。

2.4 健康的身体素质

经常和企业领导奔波于施工现场,就必须有一个健康的体魄,加强锻炼,始终保持精神饱满、身体健康的状态。

3 施工企业秘书必须具备四种能力

1)写作能力。这是施工企业秘书工作的“基本功”。一篇脉络清晰、语言干练的公文作品是“笔杆子”必须下大力气、细心揣摩、不断修改而成的,不是一蹴而就的。秘书要在长期工作中不断地提高自己的写作能力,做到“三心”:a.留心写作。要认真揣摩原有的领导讲话、施工总结、经验报告等材料,从结构和用语上取人之长,为我所用。同时,将自己在施工管理现场的所见所闻留心记录下来,认真总结提炼,不断提高。b.潜心写作。要有长期写材料的准备和习惯,自加压力,随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。c.用心写作。写材料要专心专意,一丝不苟,精心写作,对施工现场存在的管理问题要有深入细致的分析,提出切实可行的解决办法,真正做到对企业全局的把握、对整个事件的把握,为领导提供最优质的文字服务。

2)理解和领会能力。日常工作中,秘书一方面要接受企业领导的指示,一方面又要同不同的工作对象打交道,这样一来,秘书就必须准确、快速地领会领导的意图,同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法,以正确的办事方法处理好各项工作。

3)分析和驾驭能力。千头万绪、繁杂紧迫的工作,要求企业秘书把事务迅速归纳、梳理出头绪,分清轻重缓急、难易远近,驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当,有条不紊。

4)交际能力。首先是语言能力。说话能力与办事的成功率有直接的关系,所以要在日常工作中不断锻炼自己的语言能力,口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳,讲求自己的语言艺术往往会使事情得到事半功倍的效果。其次是处事能力。企业秘书要克服困难,处理好上下左右各方面的人际关系,处理好领导交办的每一件事情。

4 结语

高校秘书与档案工作论述 篇10

一、高校秘书工作在学校档案工作中的重要性

“学校档案是学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。是高校的重要基础性工作之一, 也是衡量高校管理水平的重要标志。”在高校, 办公室秘书负责学校各种文件的起草, 党政领导的工作报告的撰写, 处理上级文件的签收、传递、催办, 学校信息收集、报送, 以及各种会议的记录及会务工作等。教学秘书则根据教学计划, 组织和统筹学院 (系) 内日常教学工作, 负责课程安排, 教材征订、安排学生毕业论文 (或毕业设计) 、负责考务管理, 试卷的保密、保管、存档, 负责学生学籍管理, 学生报到、注册、成绩登记、教学考勤等, 还负责各类教学资料的收集与整理、教学科研的成果和相关数据统计, 教学档案的立卷与管理等等。秘书的职责决定了秘书在工作中形成并掌握着大量珍贵的文件资料, 它们是高校事业发展的真实记录, 是对学生、学校和社会有保存价值的历史记录, 是档案部门收集保管的重点。所以秘书是学校档案收集的最佳人选, 秘书工作的特殊性决定了它在档案工作中的重要性, 可以说秘书工作是档案工作的前期工作, 是学校档案的重要来源, 是做好学校档案工作的基础。

二、档案工作对秘书工作的要求

秘书的工作性质决定了秘书除了具备秘书学、行政管理等学科知识外, 还必须具有档案学知识, 只有高素质的秘书队伍才能保证有高质量的档案工作, 这就对高校秘书提出以下要求。

增强档案意识。高校秘书必须有强烈的档案意识, 才能为学校为社会保留下有价值的档案材料。所以必须加强对档案法律法规的学习, 了解学校有关档案规章制度和工作规范, 充分认识学校档案工作的重要性, 明确档案工作的地位和作用, 将自己的工作与档案工作联系起来。

善于收集积累。高校秘书平时应养成善于收集积累的良好习惯, 对档案收集不能仅限于学校发文和上级文件。一些会议纪要、校领导的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿以及许多重要会议的会议纪要及会议材料都要注意收集。特别是遇到一些临时性重大活动, 没有像公文处理那样形成规范的文件材料, 对于这些活动的记载更有赖于秘书的档案意识和工作的积极性, 好秘书应该事后及时、准确将活动情况作好文字记载, 并将相关的照片、录音、录像等资料收集, 及时移交学校档案部门, 对于一些国家及地方党政要人、社会知名人士形成的与本校有关的材料, 有些虽然没有经过秘书之手, 但秘书若能在了解情况的第一时间去追踪、收集, 就可以防止这些材料的漏归。另外在重视纸制载体档案收集的同时不能忽视其它载体档案的收集, 特别要根据《电子公文归档管理暂行办法》的要求加强电子文件的收集, 为档案现代化管理打下坚实基础。

准确鉴定价值。学校秘书担当着上情下达和下情上达的角色, 对本单位的情况了解全面, 对学校的相关方针政策有比较明确的把握。对工作重要性和主次关系, 对文件材料的归档与否, 在价值判断方面比本单位其他人员更为全面、准确。所以秘书收集档案应根据学校档案的规档范围, 剔除没有保存价值的材料, 将真正有价值的材料系统地保存下来, 提高保存档案的质量, 更有利于重点保管和开发利用。当然也要避免只从工作查考的角度出发, 而不充分考虑档案的科学研究价值, 造成档案缺漏, 归档材料不齐全的现象, 最终影响学校档案的利用。

规范档案整理。学校秘书应把高校活动中形成的具有保存价值的纸质文件材料和电子文件材料, 按照问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律, 保持其有机联系分类组卷, 编制页号或者件号, 制作卷内目录, 检查合格后向学校档案部门移交。并注意归档材料应当质地优良、书绘工整, 声像清晰, 符合有关规范和标准。秘书工作中产生的档案信息及信息载体, 质量的好坏直接影响着档案的质量, 如果没有秘书工作人员提供、移交合格的、规范的、完整齐全的信息载体, 就不会有合格、规范、完整的档案。所以高质量的档案工作是建立在高质量的秘书工作基础之上的。

文档一体化。文档一体化的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正规范衔接在一起。高校实现文档一体化有利于改进和保证公文质量, 实现文书与档案工作的规范化和标准化管理, 避免公文处理环节与档案管理环节的重复劳动和工作脱节。使档案工作与公文处理二者有机结合。这就给学校秘书提出了更高的要求, 要求高校秘书要努力学习新技术, 提高驾驭现代技术的能力, 加强电子文件方面的研究, 管理好、利用好电子文件。

三、充分利用档案为秘书工作服务

学校秘书在辅助领导决策和开展日常工作中, 需要查阅和使用大量档案, 档案可以帮助秘书了解以往工作情况, 也是秘书人员撰写文书取之不尽的源泉。所以学校档案部门应挖掘馆 (室) 资源, 树立积极主动提供利用的思想, 密切配合, 自觉协助秘书部门, 为其提供快速、高效的档案利用服务。

高校教学秘书工作中的认知与体会 篇11

一、高校教学秘书工作概述

（一）高校教学秘书的内涵

高校教学秘书工作一般由研究生以上学历和一定教学经验的青年教师所担任，协助进行日常的教学管理工作，为提高和改革教学工作进行有关的调查研究等。

（二）教学秘书的工作内容

教学秘书的工作既要为教师的教学活动提供服务，也要为每个学生从入学到毕业的课程学习和实践活动进行组织和管理工作。从中可以看出，教学秘书的主要工作内容包括：上传下达，协助教学主任完成教学管理任务，根据教学计划管理日常的教学活动，组织教师和学生完成各项工作，保障教学活动的顺利进行。

（三）教学秘书工作的性质

高校教学秘书作为高校教学管理中不可或缺的重要人物，其工作性质主要体在：

1.辅助性。辅助性是高校教学秘书基本属性。教学秘书是主管教学主任的直接助手，按照学校教务处的要求和工作职责，协助领导完成各项工作任务。因此从教学秘书的职位和与学院领导的关系来说，其基本属性就是辅助性。

2.从属性。高校工作的中心是教学和科研，教学秘书的全部工作都是围绕教学工作开展的，例如：在确保教学工作的正常运行和促进教学秩序的稳定等方面的具体工作就是围绕教学工作开展的。因此，高校教学秘书的工作成效不是显而易见的，具有隐蔽性。

3.服务性。全心全意为教师的教授与学生的学习过程提供服务，也可以说是教学秘书的每一项具体工作的服务准则。教学秘书为学院和师生之间沟通建立桥梁，在协调部门关系中起到重要作用，这都决定了教学秘书工作的服务性。

二、高校教学秘书的素质要求

高校教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成成员，肩负着管理与育人的双重责任。一方面高校教学秘书要承担起高校教学管理的日常事务及处理各种人际关系；另一方面，作为高校教育队伍的成员，也要起到为人师表的表率作用。笔者根据自身的工作经验，结合高校教学秘书的工作特点，总结出作为一名优秀的高校教学秘书应该具备以下素质。

（一）思想素质

1.奉献精神。作为高校教学秘书，必须要有甘于默默奉献的精神。教学秘书的工作繁杂琐碎、工作量大、范围广，有时任务紧，需要加班加点牺牲休息时间完成工作，甚至回到家中也要处理一些工作之事，只有对本职工作做到真正地热爱它，做到“干一行，爱一行”。

2.服务意识。高校教学秘书的工作是围绕着教学开展，是教学任务管理的传递者和执行者。教学秘书服务的对象是教师和学生，所以教学秘书必须时刻树立“全心全意为师生服务”的意识，担负起服务育人的重任。工作中要做到想师生之所想，急师生之所急，需要用热情、真诚和耐心对待教学管理工作。

（二）业务素质

1.扎实的知识。高校教学秘书面对的是教师学生和教学管理人员，他们通常具有较高的专业知识水平，这就要求高校教学秘书应具备相应的专业知识、较高的管理知识及一定的文秘知识和教育理论知识。随着高校教学管理体制改革的逐步深化，仅凭掌握积累的经验来工作是远远不够的。教学秘书要适应社会的变化和时代的发展，通过自身的努力，不断学习新知识，更新自己的思维方式和工作方法。在工作之余利用多种途径学习新知识，发扬“活到老，学到老”的终身学习精神，不断地为自己“充电”，注入新知识，不断完善自我，才能适应新时代教学管理的发展。

2.有效的沟通能力。有效的沟通是现代管理的命脉，它能给工作带来事半功倍的效果。这就要求教学秘书不仅具有很好的沟通表达能力，而且要求教学秘书利用好现代高科技沟通设备，实现管理沟通现代化。例如教学秘书在传达通知或者文件时，可以利用电话、微信、OA系统、电子邮件、QQ等现代通讯方式，实现有效沟通。

3.统筹规划的能力。教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、繁杂琐碎的综合性服务工作。教学秘书要处理好日常各项教学事务，保障教学工作的顺利完成，这就需要教学秘书在工作中，懂得区分轻重缓急，统筹规划教学工作。

4.勇于创新的能力。工作创新能力是指在工作岗位上，产生新的思路、方法及措施，产生新的工作效果、效益的工作能力。创新是时代的要求，教学秘书要在不断的学习中与时俱进，不断创新。在实践和探索中敢于创新，勇于创新，逐步产生新的工作感悟，产生进步正确的工作能力。工作创新能力，会使我们的教学工作做得更加有特色。

（三）身心素质

身心素质是指身体素质和心理素质，良好的身心素质是做好高校教学秘书的基本条件。

1.身体素质。俗话说“身体是革命的本钱”，这说明工作的前提是要有健康的体魄。只有有了强健的体魄才能胜任本职工作，才能更好地服务于工作。

2.心理素质。教学秘书的地位特殊、角色重要、工作复杂、任务繁重，对其心理素质提出了更高的要求。教学秘书的工作即使做的很好，但未必得到认可；反之，一旦工作出现差错，就会造成教学事故，影响正常的教学活动开展。这些都要求教学秘书要有很好的心理素质，对工作做到认真负责，不怕苦不怕累。以积极的心态、开阔的胸襟、乐观向上的精神面对工作中遇到的问题，遇事保持平和的心态。用五颗“心”——责任心、爱心、细心、耐心、恒心来把教学秘书工作做好。

三、提升高校教学秘书工作水平的对策

我们从以下几个方面探索提出提升教学秘书工作水平的对策，以便更好地发挥教学秘书的积极性。

1.注重提高自身业务素质、提升专业水平。高校教学秘书要一定的教学管理知识、所在院系的专业知识、现代化办公技术等。不断充实提升自身专业水平，系统学习教学秘书理论知识并与实践相结合，领会教学秘书的基本职责。注重组织协调能力的培养与提高，善于安排工作，从实际出发，不断发现、总结，找到正确快速高效的方法解决问题，保证教学管理工作又好又快地完成，提升工作效率。

2.树立正确的思想意识。合理的职业期望服务是教学秘书的工作宗旨，它包括教学过程中的服务工作和师生之间的服务工作。这就要求教学秘书不仅要提高自身学历、改善知识结构，也要在思想上树立强烈的服务意识，了解教学秘书工作的管理现状和重要作用，加强组织协调能力，确立合理的职业期望，做出正确的职业规划。要引导他们认识到教学秘书工作是培养锻炼自身综合素质的重要平台，为自身下一步发展奠定基础，更好地在教学秘书岗位上发挥重要作用。

3.各级领导重视教学秘书工作，充分调动秘书工作积极性。教学秘书是教学管理的在基层工作岗位的组织者、执行者，在教学全过程的各个方面重要策划者、教学效果的有力监控者。这就要求各高校给教学秘书提供各种学习、培训和进修机会。通过有计划地组织学习和培训，加强高教教学秘书与外界的交流，开阔视野、启发思维，提高高校教学秘书综合素质，提升工作积极性。

4.加强考核管理，引入评优激励制度将教学秘书的思想政治素质、工作态度、工作质量、工作效率及对本职工作研究的创新等纳入考核范围。对教学秘书职称评定要与教师一视同仁，坚持公开原则，公平竞争，择优选拔任用教学秘书并建立合理的进出机制。通过激励政策充分保障分配制度的合理运行和教学管理工作有序进行，在客观条件上为培养教学秘书的竞争意识和进取精神提供保证，确保教学管理质量促进其更好的发挥教学秘书的服务职能、协调职能、监督职能、管理职能。

综上所述，高校教学秘书的工作是具体的、繁杂的，是教学管理工作的有力支撑点和着眼点。正确认识高校教学秘书的工作性质、工作内容、地位和作用以及应具备的专业素质等，认真研究高校教学秘书工作存在的问题，提升教学秘书工作水平，有著极大的实际用途和意义，也值得我们作进一步的探讨。

高校教学秘书工作现状与对策探讨 篇12

1 教学秘书在教学管理中的作用

1.1 培养计划及相关政策制订的参与者

教学秘书是一线的教学管理人员，熟知培养计划在具体执行过程中存在的具体问题，能为领导修订培养计划提供具体的意见和原则，从而使新的培养计划能更切合本校的实际情况。同时，教学秘书也是学校各种制度，政令的具体执行者，是教师和领导、教师和学生之间的桥梁和纽带，最了解广大师生的心声，能为领导和上级部门进行决策提出建设性的意见和建议，是领导的参谋和助手。

1.2 教学运行的组织者

协调有序的教学秩序来源于教学秘书日常的精心组织与管理。对于教师，从开学前的教学任务的安排，课表的编排，教学的进度，教学质量调查，考试的安排与实施等等，每一个教学环节都需要教学秘书亲自完成。对于学生主要是学籍管理工作，是对学生从入学到毕业整个培养过程的管理。具体工作包括严格按照学校的相关规定政策，对学生的入学注册、在学校的纪律表现、学籍变动、学习情况、专业方向选择、课程选修、各种大型(全国计算机等级、大学英语等级等)考试报名、成绩记录及毕业资格审定等方面的管理。

1.3 教学质量的监控者

教学秘书是教学管理最基层的管理者，他的工作性质决定了他对教学质量最有发言权。他通过教师的教学进度，作业的批阅程度，学生的学习成绩，以及各种质量调查问卷等活动，评估教学效果，提出存在的真实问题，根据实际情况，提出符合实际的建设性建议和措施。并将领导在此基础上形成的决议付之实施，通过不断的监和控，来达到提高教学质量的作用。

1.4 广大师生的服务者

教学秘书不只是管理者，他更是为学生、为教师、为教学服务的一名基层服务者。因为他的工作对象就是教师和学生，学生日常的请假、休学、成绩的录入、选课、学分等，每一项工作都离不开教学秘书。还要为教师进行教材征订、安排任务、编排课表、安排考试、登录成绩等工作。特别是兼有公共教学任务的单位，教学秘书还要负责和外单位进行沟通和协调工作。

因此，教学秘书是整个教学管理网络中的枢纽，如果教学秘书不能在教学管理中发挥应有的作用，将会导致整个教学管理工作脱节、对外沟通出现障碍，造成整个教学秩序混乱。

2 教学秘书工作的现状

2.1 范畴模糊，责权不分

长期以来，我国高校教学秘书的工作都是融合在教学部门的各项事物之中进行的，没有明确的职业定位。教学秘书在行政上隶属于教学单位，而在业务上从属于教务处，直接接受教务处安排。为此，有些是兼行政秘书和教学秘书于一身，既从事办公室行政管理，又包揽各种教务工作，角色意识模糊。在任何一项管理事物中，必须有明确的责权，且必须相称或平衡。如有责无权，则无法尽其责，如有权无责，则会滥用职权。而教学秘书的实际工作往往是有责无权，充当“救火员”的角色，常常是做的事多，管的事少，工作就很难到位。

2.2 工作任务繁杂，心理压力大

教学秘书的工作性质决定了他们的工作是一个多因素，多序列，多层次的动态管理过程，头绪多，任务杂，要求高，责任大，容易使他们产生心理压力。其一，教学工作的连续性和周期性决定了教学管理过程必须连续进行，任何一个环节出现问题都将影响到整个教学进程;其二，教学系统的顺畅运行依赖于对每一个细小因素的有效监管控制，对待这些细小因素的管理和协调就表现为切实细致的琐碎工作;其三，随着教学改革的深入及学分制和选课制度的实行，教学秘书的工作量是成倍增加。学生工作中难免出现不顺或失误，由此可能会影响到整个教学秩序的运行，也会给教学秘书带来十分严重的惩罚。其四，工作性质决定了他们必须经常面对各种复杂的人际关系，稍有不慎就可能导致人际关系紧张。长期的紧张和不愉的情绪会对他们的心理造成较大的压力。另外，教学秘书工作的艰辛得不到学校的认可，容易使他们对现状产生抗拒和排斥心理。

2.3 队伍不稳定，素质参差不齐

教学秘书队伍受“只是从事简单劳动的勤杂工、师生后勤服务的附属者”等思想的影响，认为只有那些不能直接给学生授课的老师才从事此项工作;另外，也受学校一些制度政策的影响，没有人愿意从事这“出力不讨好”的工作，把教学秘书岗位当做其他职位的一个跳板。人员流动过快，往往是只干一两年就换新手，队伍严重不稳定。队伍的不稳定造成的直接后果就是教学秘书队伍整体思想素质不高，不能正确认识自己所从事的工作。缺乏“全心全意为教育服务”的思想，没有强烈的责任感和敬业精神，爱和其他岗位攀比。整体队伍新手的不断出现，导致了他们的日常业务常处在学习摸索状态下，工作程序缺少规范，现代信息意识薄弱。他们习惯于被动接受任务，缺少科学预见。

3 提高教学秘书工作质量的对策与措施

3.1 加强思想教育，明确工作职责，树立服务意识

加强思想教育就是教学秘书牢固树立管理育人、服务育人的思想，强化全心全意为教师、为学生服务的意识。使他们明白教学管理是一项科学性、知识性和实践性很强的工作，在学校的整个教学运行中起着举足轻重的作用。另外，学校及其教学单位在重视教学秘书工作职能和重要作用的基础上切实摆正他们的位置，明确职责，规范职能。实行制度管人，机制管事，工作有章可循。教学秘书要把服务作为自己工作的出发点，增强服务观念，提高服务质量，既要为领导提供决策参考服务，又要为教师提供教学科研服务，还要为学生提供日常管理服务。同时教学秘书还要树立管理育人、服务育人的观念，通过自己的日常工作，达到育人的目的，这也是高校提倡的“全程育人、全员育人、全方位育人”方针的一部分。

3.2 建立激励机制，舒缓心理压力

一方面可以通过构建良好的工作环境来激励，消除他们紧张、疲劳的心理压力。学校要正确引导他们提高对自己工作的认识。完善教学秘书工作和生活的高校大环境和本质岗位的小环境，学生、教师特别是领导要尊重教学秘书，为他们的工作营造宽松和谐积极向上的良好氛围。另一方面，加大待遇力度，建立目标激励机制，消除他们的抗拒排斥心理。可以通过增加金贴奖金等物质利益或通过宣传、表彰、评优等精神利益的实现，将个人的需要与职务目标有机的结合起来，使他们的荣誉、成就、自尊等得到满足，从而激发他们努力完成任务的强烈动力和责任心。

3.3 重视队伍建设，加强业务培训，开展教学管理研究

有了领导的重视，有了配套制度的保证，就要将教学秘书队伍的建设等同于学校的师资队伍建设来对待，在学历、职称、年龄结构等方面从长计议。学校应该根据办学规模，适当补充后备力量，有针对性的选拔和培养一批政治性强，业务精通的高素质人才，充实教学秘书队伍形成一支卓有成效的教学管理梯队。

随着办学规模和层次的扩展，传统的教学管理方式越来越不适应新形式发展的需要。要科学化、规范化、程序化的管理教学，就必须对教学秘书进行业务培训。通过定期培训、研讨交流、参观学习等方式，使他们掌握现代教育教学管理理念和业务能力，也只有这样工作才能不断开拓创新，做到与时俱进，不断提高。

鼓励教学秘书深入教学一线，积极开展教学研究。学校要有意识地为他们提高一些有针对性的教学改革规划项目或科研题目，鼓励他们走出办公室，走到老师、学生中间去，多从事教育理论社实践研究，不断提高管理水平。

总之，教学秘书工作是整个教学管理运行的重要组成部分，只有充分认识教学秘书工作的重要性，正视目前教学秘书工作中存在的具体问题和不足，认真落实改变现状的有效措施，积极发挥教学秘书的积极性，发扬创新意识，提高教育教学质量才能有保证。

摘要：本文以高校教学秘书的重要作用为着眼点,分析了教学秘书工作目前所存在的普遍问题,在此基础上提出了通过提高思想认识、建立激励机制和加强培训的措施对策。

关键词：教学秘书,作用,现状,措施

参考文献

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