秘书工作中的预见性（通用9篇）
秘书工作中的预见性 篇1
随着现代医疗护理活动日趋复杂化, 各种影响因素越来越多。患者在进行医技检查的过程中也面临着一定的不安全因素。为使其降低到最低限度, 我院自2006年起对医技检查的患者实施预见性护理, 取得了令人满意的效果, 现报道如下:
1 预见性护理的内涵
预见性护理, 就是护士针对患者的具体病情进行综合分析判断, 运用医学知识, 找出现存和潜在的护理问题, 采取相应的护理干预措施, 有效地防范护理风险。这样在患者医技检查的各个环节中, 以症状护理为依据, 主动对患者进行评估, 建立快速的抢救机制, 从而有效地降低护理风险。
2 推行方法
2.1 制定全员培训计划
加强护理人员职业道德修养和慎独精神, 是对医技检查患者实施预见性护理的前提。护理人员应遵循患者至上宗旨, 爱岗敬业。只有护士把精力和热情投入到患者身上, 在医技检查中才能密切观察病情, 及时发现异常, 客观评估, 采取紧急救治措施。同行强化慎独精神, 一方面是指护士在医疗实践的各个环节, 自觉做到认真负责、谨慎小心、兢兢业业、一丝不苟;还表现在严格遵守规章制度和操作规程。如慎独精神不够, 则会造成责任风险。如在实施医技检查中胃管脱落未能及时发现, 静脉针液体漏入皮下, 甚至会发生皮下坏死等。
树立以人为本的理念, 提高护士沟通能力与技巧, 是对医技检查患者实施预见性护理的重要保证。随着服务理念的不断更新, 护理人员要树立以人为本的护理理念。由于患者是社会、心理、生理的综合体, 生活的背景、生活环境、精力及治疗程序复杂各异, 并且对护士要求过高, 易发生护理纠纷。因此, 护理人员要从患者角度出发, 尽可能地理解患者, 耐心细致地说明各种检查的目的、方法及重要性, 以取得合作, 不断地提高沟通技巧, 避免医患纠纷的发生。如实施医技检查或转运中患者病情加重, 家属因急躁而出言不逊, 护理人员切不可恶语相加, 而是要沉着冷静用肢体语言果断地采取救治措施, 保持良好的护理风范, 使家属心服口服。这样一来, 一场护理纠纷才能在护理人员无声胜有声中化解掉了。
加强医技检查知识及专科护理知识, 是对医技检查患者实施预见性护理的基础。只有告知患者及家属医技检查知识的注意事项, 才能使患者检查顺利进行。如对腹部超声检查患者, 要求前一天晚餐进清淡饮食, 晚餐后禁食, 次日晨起排便后进行检查;同时加强专科护理知识, 如脊柱损伤患者在搬运或翻身时, 未保持头、颈、躯干呈轴位而造成损伤加重。
2.2 落实患者医技检查的重点护理环节
2.2.1 重视安全教育。
对病情较轻且稳定的患者, 可由护理员陪检。根据患者情况选用平车、担架、轮椅等工具运送患者检查, 必要时加护床栏。告知风险:危重急的患者在检查或转运中经常发生并发症或者病情恶化, 甚至死亡, 告知家属面临的风险, 使其通情达理地接受和承担风险, 并在病历上签字。
2.2.2 危重急患者医技检查前, 电话通知相关科室, 做好接受患者准备工作。
同时通知电梯等后勤保障准备到位, 不可延误时间, 保证患者急检及时、安全。
2.2.3 危重急患者必须辅助检查时, 科主任、护士长要根据病情危重程度, 要求有经验的医生、护士、护理员及家属陪检。
2.2.4 危重急患者陪检前责任护士必须掌握患者生命体征、
病情变化, 客观评估并根据医嘱备齐必要的物品、药品、病历等, 以便做好急救准备。
2.2.5 护理工作是抢救危重患者成功的重要因素之一[1]。
危重急患者陪检时, 医护人员应密切观察患者的生命体征和病情变化, 如有异常, 应就地展开紧急救治, 并立即通知科主任、护士长组织抢救。
2.2.6 护士随时记录病情变化及护理措施。
3 效果评价
3.1 提高了护理人员服务质量
护理人员由被动式救治转变为主动式救治[2], 有效地防止了潜在危险的发生, 为患者提供了预防性的优质服务。
3.2 提高了住院患者及家属的满意度
自从对患者医技检查实施预见性护理以来, 我院得到了患者及家属充分的认可, 提高了患者及家属对医院的信任度和满意度。
4 小结
对医技检查患者实施预见性护理在工作中的应用, 取得了显著的成效, 激发了护理人员由被动式护理转变为主动式护理的工作理念。这样在医技检查的各个环节中, 才能做到有的放矢、有章可循, 患者微小病情变化都在护士掌握和监控之中, 使患者得到及时救治, 减少并发症的发生, 而且使护理风险降低到最低限度。从而使护理工作更加责任化、系统化、规范化, 实现最优质的服务。
关键词：预见性护理,医技,效果评价
参考文献
[1]张晓河, 张文惠.浅谈急救护理思维[J].实用护理杂志, 2000, 16 (3) :3.
[2]周秋凤, 周佳.预见性护理在留置气囊尿管拔管困难的应用[J].实用护理杂志, 1999, 15 (8) :11.
秘书工作中的预见性 篇2
【摘要】秘书接待礼仪在秘书工作中占据重要地位，为此，需要掌握好接待工作的各个流程中的礼仪工作，以便秘书更好履行职责，为公司树立良好形象。
【关键词】接待秘书礼仪
一、接待前的准备工作
（一）接待环境布置
1、环境布置
接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物，表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应该放在抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。
2、办公用品准备
（1）前厅。
应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。
（2）会客室。
桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影，或某次成功的大型公关活动的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，也不要离得太远。
客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。否则，会使下一批客人感到不受重视。
（二）前台值班
在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：
1、布置接待室
2、了解上次活动安排
3、填写公司职员出入登记表
4、填写客人预约登记簿
二、接待的基本礼仪
（一）接待客人的基本礼仪
秘书接待客人时应该注意以下几点：
1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接待每一个客人。
2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。
3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。
4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。
5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。
6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。
7、要请客人填写接待登记簿。
8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。
9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍；根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼仪。
（二）介绍的礼仪
在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。
1、自我介绍
在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。
2、为他人作介绍
当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都是按这样的顺序作介绍；向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望，免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。
在社交场合，国际通行的是“女士优先”原则，即需要把男士介绍给女士。被介绍者正确的做法应是：如果原本是坐着，此时应站起来，走上前去，在距离对方一臂左右的距离站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意。
3、被他人介绍
（三）握手的礼仪
1、握手的姿式。
一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的关系，这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手，这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与人相握。
2、握手的顺序。
在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握；在长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握；在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。
3、握手的力度也应注意。
一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使劲摇晃几下，这是十分友好的表示
4、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛，表示诚意。
（四）交换名片
1、名片的内容
名片分公务名片和社交名片
（1）公务名片
公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多，名字在名片中应该是最大的几个字，头衔不应太多。名片颜色最好为白色，显朴素、大方。
公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码，则不必问对方。
（2）社交名片
社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹，不要直接放在衣袋或钱包里，这样既不利于保存，也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。
2、交换名片礼仪
（1）递名片时机
初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后，便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。
（3）递名片礼仪
一般来说，应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片，后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来（在餐桌上就免了），以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方，让名片上的字体正面朝向对方，以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片，来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片，以示尊敬。如果对方不止一人，应按职位从高到低或按位置从近到远递上。
（4）接名片礼仪
当别人站起来递名片时，你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后，不可立马放进口袋，而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话，应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上，注意不要把文件压在上面。如果在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，便于名片与人对号，加深印象。如遇到自己名片正好用完，无法回赠对方时，可说明原因，表歉意，并手写姓名、地址、联络方式送给对方。
3、名片保存与整理
事后把名片名片盒或名片夹，按一定次序把名片归档。
三、日常接待要领
（一)迎接、招待客人
接待客人要注意以下几点。
1、客人要找的负责人不在时
要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。
2、客人到来时
我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。
3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
（1）在走廊的引导方法。
接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。
（2）在楼梯的引导方法。
当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。
（3）在电梯的引导方法。
引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
4、客厅里的引导方法。
当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。
（二）恭送客人
1、帮助宾客确认所携带的行李物品，帮助宾客小心提送到车上。安放好行李后，向宾客作一下交代，并施礼感谢光临和致告别语，如“祝您旅途愉快，欢迎下次再来！”、“祝您一路平安，同时希望我们合作愉快！”等。
2、帮宾客关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也不能太轻。太重会惊吓客人，太轻车门会关不上。还要注意不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。
3、车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。
（三）接待预约客人
在最初的问候之后，客人会做自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确定是否有预约。
（四）给上司挡驾
1、除个别极为特殊的情况外，上司在办公室时应向其请示，不要凭自己个人判断，将客人回绝，说上司不在。
2、即便是在拒绝对方时，也应该注意礼仪，说话留有余地。
（五）接待同时到访的客人
1、坚持先来后到，一视同仁原则
2、可在接待先到客人的同时，微笑着请后到客人稍等。
3、请先到客人作登记，然后问候后到客人。
4、切记以貌取人
（六）接待不速之客
1、首先问明对方来意，若对方不说，则应向其表明这是工作需要。
2、如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事人联系。但是，联系好之前，不应该给客人以肯定的答复。
3、不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离，是客人听不清秘书讲话。
4、要用委婉拒绝客人
5、尽量不要让客人在前台久留。
（七）接待上门投诉的客人
1、把客人带到会见室，为客人创造一个良好的接待环境。
2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。
（八）接待媒体记者
1、要热情配合，为其提供方便。
2、对于所要报道的内容要谨慎考虑，提供信息要实在。
3、没有把握的事情不擅自决定。
4、要注意内外有别，保守公司秘密。
秘书工作中的接待礼仪涉及的内容很广泛，需要秘书掌握好接待工作的各个流程中的礼仪工作，灵活应变，不断积累经验，提高职业素养。
参考文献：
[1]陆瑜芳.秘书学概论.第二版2007
[2] 未来之舟”礼仪手册”2005
秘书工作中的预见性 篇3
【关键词】高校教学管理；教学秘书
“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响高校的根本任务——人才培养。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。
教学秘书是系（部）主任、业务副主任教学管理工作的助手，行政上由系（部）主任、分管副主任领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理的工作人员担任。
1高校教学秘书工作的特点
1.1服务性
教学秘书是高校最基层的教学管理人员，是一项内容丰富、业务性强、工作繁杂的综合性服务工作，在高校的教学工作中他们不但要服务于教学中心工作，而且还要服务于教学相关部门院系领导、教师和学生，是教学和师生之间的连接纽带，高校教学工作繁杂，其工作质量通过教学管理工作，教师授课安排，学生的学籍管理、教材管理、档案管理等工作更好地体现出来。因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。
1.2协调性
教学秘书工作所处的环境、工作性质都比较特殊，不但具有较高的文字功底，还应该具备一定的协调能力。在高校工作中教学秘书一方面要完成教学主管部门、院系领导布置的各项工作；另一方面还要借助有效的沟通手段协调院系教研室教师和学生之间的关系，安排教学任务时，要做到要统筹兼顾，反复核对，仔细检查。如在某个环节稍有疏忽，就会造成教学混乱，严重影响教学秩序。
教学活动是教和学双方的互动过程，也是高校各教学部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书在工作中只有进行有效的沟通协调，才能保证教学工作达到预定目标，从而保证教学秩序的正常运转。在平时的工作中教学秘书大部分时间都需要与学校教务处、各个院系以及各个教学部门进行沟通，特别值得注意的就是在与本院系的教师和学生的联系方面，在工作中要有效地处理与这些部门的联系，加强各部门之间的沟通，善于听取不同意见，养成尊重他人的习惯，把本院系的教师和学生紧密地连接在一起。因此，教学秘书在高校教学工作中只有与他人建立良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，才能更加有效的完成工作任务。
1.3复杂性
高校教学秘书工作呈现出繁琐、难度大、业务性强，在教学管理工作中既有常规性的管理工作，又会出现一些日常教学工作中的突发性教学情况要处理，责任大、工作重，工作范围几乎涉及到高校教学管理的各个部门。在日常的教学活动中需要面对文字、声像、图表等不同载体的课件材料。教学秘书在参与教学管理中，需要根据教学计划、高校教学部门规定，协助院系主管领导定期进行教学检查和督导。对在教学检查中发现的问题归纳汇总后，提出相应的整改措施，撰写检查报告。
1.4法律性
教学秘书在教学管理过程中承担着起草相关文件和方案的任务，因而必须具有鲜明的法规意识，用以指导自己的教学活动和约束自己的社会行为，要把强化法制观念的学习，变成工作渴求和自觉行动。教学秘书处于教学管理的重要位置，能接触到重要的管理文件，掌握许多教师和学生的个人信息，若信息利用不当，就会给工作带来损失，也会产生法律纠纷。
2高校教学秘书工作的职责
2.1上令下达、及时准确
教学秘书工作是高校教学过程中重中之重的工作，对于学校以及教务处等上级教学管理部门制定的学校各项工作规章制度和相关规定，及时、准确地传达给高校各教研室、各位教师以及学生，以使教学工作井然有序。如学校教学任务落实，学校调、听课的通知，课程编排、教师调（代）课，教室、教学设备器材的使用，学校教学检查的通知，学生选课通知，制作试卷、安排考场、安排监考、汇总试卷等，一定要在第一时间内通知到教师和学生。
2.2下情上达，客观公正
高校领导和教务处教师以及院系任课教师教学科研工作繁忙，在日常的工作中相互接触不多，甚至和学生之间产生了一定的距离感，在这之间起到连接高校领导和各个院系领导以及院系任课教师纽带作用的是教学秘书，他（她）担负着信息传递和交流的任务。比如，教师对高校领导部门下达的通知存在疑问，教学当中学生对任课教师授课的意见等，这些都需要教学秘书对其信息进行收集、整理，并且按照程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备学校领导部门采取有效的措施和相应的对策，去及时解决教学当中遇到的问题。
2.3档案材料管理
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。
2.4积极配合教务部门的各项工作
学校每个学期的开学之际，教学秘书都会有大量的工作需要完成，教师上课情况、备课情况都需要教学秘书协助校领导检查和监督。在每个学期期中，都需要协助校领导和院系领导对教师的教学计划、教师的授课进度进行检查和调研，及时地对任课教师的教学水平给予指导和评价，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方面的意见等，需写出详细的期中检查报告送教务处。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。
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2.5日常教学管理
高校教学过程中，一切日常教学管理工作都离不开教学秘书的积极配合，其工作一切都以教学活动为中心来开展，政策性强、业务性强、服务性强、责任重大，而且要根据教务处的各项教学安排，科学、合理地进行工作。
教师方面的工作有：专业教学计划，教学、实验大纲，专业教学计划调整，教学任务安排，教师课表，教学日历，调、停课，考试、考查安排，教师各学期考试试卷收集，教师工作量统计，教师课堂教学质量评估，教师教学奖申报与审批，教师获取奖励与处分的材料等。
学生方面的工作有：专业分流，新生名单，注册，选课组织，教材征订，学生课程表，学生各学期考试试卷整理、归档，补考、重修考试，学生四、六级外语考试，计算机等其他考试，学生期末成绩，学籍异动材料，学籍处理统计，学籍档案，学生获奖材料，学生处分材料，毕业生资格审查，毕业生电子学籍，毕业论文整理、归档，毕业重修统计，毕业重修试卷，毕业生质量调查，毕业生证书发放，实习教育，学生座谈会记录等。
3高校教学秘书在教学管理中的作用
3.1规范教学环节
教学秘书的首要作用是保证教学各环节的顺利进行。教学秘书应根据学院教务处按照专业教学计划下达的教务任务书，及时地向系领导汇报，并协助系领导、教研室主任对每位老师所承担的教学任务进行布置，并提醒承担教务任务的教师注意教学过程中的各个环节，避免出错。教学管理是纷繁复杂的实实在在的事务性工作，它涉及面广，一切都围绕着教学活动这个中心进行，在完成教学任务、教学目的上达到统一，并协调其它各项活动。虽然这些工作是在主管领导的指导下进行，但秘书是具体的运作者，实践着领导的决策，决定着整个教学管理的运作，作用较为重大。
3.2提高教学质量
教学秘书在保证教学各环节顺利进行的同时，一方面要树立正确全面的质量观，做好教学反馈。积极协助院系领导进行教学质量检查，经常了解教学情况，加强教学信息反馈过程的管理，检查平时测验及期中考试成绩和试卷质量分析的完成情况，召开师生座谈会，了解教学方法与教学效果。检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。另一方面，教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度并加实施职能，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和虚心听取他们对学校、院系的教学管理工作意见和建议，及时反馈给领导或教学主管部门，做好上情下达，下情上呈的协调沟通工作。
3.3沟通协调
教学秘书工作是连接教学与管理工作的桥梁，它既是教学管理工作的实施者，同时又是高校院系教学活动制定者的助手，起着上传下达、沟通左右、联系内外的作用。教学秘书在工作中接触范围比较广，工作中经常与高校领导接触，更少不了和任课教师接触，而且还会经常直接接触学生，既要把领导的决策准确及时地向下传达，又要把教师和学生的建议和意见积极地向上反馈给领导。在领导、老师和学生之间起到承上启下、上传下达的桥梁和纽带作用。
3.4为人师表、管理育人
教学秘书虽不像一般专职教师那样具有广泛而深厚的专业知识，但作为教学管理队伍中的一员，肩负着管理者、服务者的双重职责。在平时的工作中，也是以老师的形象出现在学生面前，平常与学生接触和联系最多，在工作中要树立管理育人意识，把管理育人作为自己的神圣职责，通过自己的一言一行有意识地影响学生，长期潜移默化，起到表率作用，在育人方面发挥积极作用。
3.5教学信息管理
教学秘书在参与教学管理中，需要编制大量教学及教学管理的文件或资料，相当部分要立卷归档，备日后查考。这些教学信息都是多年积累下来的智慧结晶，对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴的价值，需要教学秘书专门管理。首先，教学水平评估对于教学档案提出了更高的要求，如果学校对于教学档案这些信息科学归档处理，那么在教学评估时，只需要按照指标体系充实提高就可以，可以大大减少教学评估准备工作的工作量。并且，由于评估材料真实性强，就为各种教学评估工作打下了良好基础。再有，由于学校的教学主体具有流动性，而且影响教学的诸因素也在随时代变化，客观上很多教师和学生对与教学有关的政策、文件、规定及操作流程不是很清楚，所以，教学秘书应在师生询问时给予正确解答，否则会影响师生利益，背离服务的工作宗旨。
高校教学管理的成功，离不开高校领导的正确指引及师生的共同努力，更不能缺少教学管理中教学秘书的努力工作。高等学校工作是以教学为主，教学管理是学校管理的中心环节，而教学秘书的主要工作职责就是协助高校领导进行教学管理工作。高校各级领导及有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际建设好这支队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务全体师生、全面执行高校领导部门各项规定、推进高校发展的积极作用。因此，在当今高校规模日益扩大，教学改革进一步深化的形势下，高校教学秘书工作对高校的发展至关重要。
参考文献
〔1〕胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用
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〔2〕徐明辉.高校教学秘书在教学管理中的地位和作
用〔J〕.长春大学学报，1999，（6）.
〔3〕郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其
基本素质〔J〕.吉林工程技术师范学院学报（教研版），2003，（4）.
〔4〕林秀珠.试论教学秘书在系级管理中的作用〔J〕.漳州师范学院学报，2001.（2）.
〔5〕徐明辉.高校教学秘书在教学管理中的地位和作
用〔J〕.长春大学学报，1999.（6）.
（责任编辑：阎 彬）
刍议现代秘书工作中的信息管理 篇4
中国古代文学中很早就已经出现了“信息”一词,唐代许浑的“塞外音书无信息,道傍车马走尘埃”,鱼玄机的“春来秋去人相在,秋去春来信息稀”,范成大的“又见堂前花信息”,明代曹子念的“浔阳千里恨春潮,一去麻姑信息遥”等诗句中,表明古人已经开始把信息作为日常事物进行对待。信息论创始人申农(C.E.Shannon)曾经指出:“信息是用于消除人的认识上不确定的东西,具有知识的秉性。”控制论的创始人维纳(Norbert Wiener)认为:“信息这个名称的内容就是我们对外界调节,并使我们的调节为外界交换来的东西。”申农和维纳揭示了信息的两重作用:即作为决策的依据和作为控制的手段[1,2]。信息能够减少,以至消除决策中认识上的不确定性,信息的主要作用就是把不确定的认识转化为确定的认识。不确定性越大,所需要的信息也越多。正如赫伯特?西蒙(Herbert Simen)在其《行政组织的决策过程》一书所指出,人类的理性是有限的,因此所有决策都是基于有限理性的结果[3]。因此,各行各业都要把掌握前沿信息作为决策的基础性核心工作。在决策过程中,如果没有足够的信息量,决策就失去了依据,易导致失误。现代秘书这一职业也是承载这一重要社会职能的具体岗位之一。秘书人员要辅助领导决策,使决策层和管理者充分发挥管理、协调作用,就要对社会各类信息进行整理[4,5]。在秘书工作中,信息量的大小、质量优劣,直接关系到领导者的决策。
二、秘书信息管理的主要内容
政府机关和企事业单位的信息工作在内容、层次、要求等方面都有所不同,但是存在共性。作为秘书主要工作内容的信息可以概括为以下几个方面:
1、环境信息
是指政治、经济形势的变动及相应的政策法律等客观信息。在起草各项文件之前,应该对影响到有关决策(包括国家或地区的政治、经济形势等)的各方面的情况进行调查,分析有关信息对决策者的影响,以便采取相应的措施。环境信息的特点是收集的目的性不强,即不是专门为一件事或一个决策进行一次大范围的收集,对环境信息的长期关注会有助于一系列工作的展开。
2、决策性信息
是指为决策提供所需的信息。根据决策主体的不同,可以分为政策法规性和业务往来信息两类。政策法规信息是指国家路线、方针、政策和领导的有关重要讲话,国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等。这些宏观指导性、规范性的信息是每个机关或企事业单位都必须遵循、遵守的,每一个决策者都必须理解、掌握;业务往来信息,是指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、批示以及政府决策者部门的管理性、业务指导性的办法、细则等,通常以内部文件、公函等形式下达。这些即宏观且有一定针对性的信息对工作、生产有具体指导作用,往往是决策部门和领导必须熟知并遵照办理的。
3、个人信息
指对方人员的信息。这就要在决策前的信息收集时,要注意收集相关人员的年龄、职称、学历、性格、气质、志趣、爱好、嗜好、家庭、生活经历与阅历等,以供决策者全面权衡利弊,作出正确的决定,调整人力资源配置,进行合理的人事统筹,完成大局工作。
4、单位信息
这包括本单位内部的、来自上下两方面的信息,以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。来自上级领导的如工作计划、单位决策者的指令、批示、会议记录、会议纪要等;业务往来的如合同、协议书、工作函件等。这些都是单位决策性和直接的经营管理性信息。来自下层业务部门的各种工作报告、总结、产生报表、业务记录、账目等。这些是操作员层执行决策的反馈信息,也是领导层加强或修改,或者重新决策的依据。
5、社会反馈信息
指人民群众、媒体等对政府机关,客户对企业的信件、来访、电话等中所反映的正反两方面的反馈信息,也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。这些信息反映了机关、单位工作的社会效果和社会声誉,关系到组织的生存与发展。
6、对比信息
指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较或同类事务不同阶段之间纵向比较的信息。比如某商品销售额的月同比、年同比或同一单位对在不同时期的安全、成本、数量、质量等情况作纵向比较,以便看出进退盛衰,并自我总结经验,找出失误和教训。
7、关联信息
秘书应该注意收集本机关、本单位的相关信息,以及相关机关、单位的相应信息。比如,新建企业的第一步是选址,在选址时不能只考虑地理位置、面积等几个简单因素,还得顾及周围的道路交通、产业结构、社区环境、原料产地、人才市场、销售地区等相关因素。对于涉外企业而言,政治风云、经济形势、社会动态、突发事件,甚至领导人的健康、素质等也是考虑因素。
8、未来信息
未来信息可帮助一个组织对其未来发展做出预判。秘书辅助上司收集的未来信息包括社会发展、经济发展、科技发展等信息。今天的未来信息有可能成为未来的环境信息,因此,信息的收集管理工作是螺旋式上升的,各环节是不可割裂的。只有这样,对事物的认识才可能是全面、科学的,对工作或事业的预测、决策和规划才可能是正确的,才可能获得成功。
总之,过去的秘书往往只重视收集送上门来的前四种信息。这些信息,秘书坐在办公室里只要花很少精力甚至无需任何代价就可收集到。如今,身处信息化的21世纪,后四种信息随处可见,需要秘书人员筛选重点、要点,构建一个纵向有深度、横向有广度、多层次、多渠道、纵横交错、运转灵活的信息收集方式。
三、信息在秘书收集中呈现的形式
秘书在管理信息过程中,面对信息形态是多样的,但主要表现形态共有三种,即文字、声像、记忆。具体来说如下:
1、文字形态信息
即以书面形式,包括文字、数字、图形、表格等形式表达的信息资料等。秘书在收集和使用这些信息时,必须注意:报纸、杂志、文件、图书、档案等信息通常为原始信息,或称为“一次文献”,价值较高。词典、百科全书、年鉴、名录等信息则是经过整理、编摘的,往往不能显示其全貌,又可能掺杂有编者的意图,是所谓“二次文献”或者“三次文献”,价值相对较低,只能作为参考或索引。但这些信息资料的优点是信息量大、涉及面广、综合性强,可为信息收集者节省不少时间和精力。
2、声像形态信息
即各种图书、照片、录音带、录像带、电影片、模型、实物所表达的信息。这类信息的优点是声、形、色、像并举,具体、真实且栩栩如生,给人以视觉、听觉或感觉的强烈印象,但往往不够全面、深刻。有些从观念、心态、思想等抽象出来的内容以及对未来进行想象或预测的内容往往不能很好地体现。所以,秘书最好是将声音信息与文字信息配合使用,可互相补充、相得益彰。
3、记忆形态信息
即存在于人们脑海中还未以文字或声像表达的信息,又被称为“零次文献”或“零次情报”。秘书收集这类信息只能通过采访、交谈才能获取。其优点是尚未发表过,具有新鲜性;缺点是往往不成熟,具有不确定性。
总之,伴随现代科技的发展,特别是数据可视化技术的研究与应用,现代秘书人员驾驭信息表达的方式也在不断发展变化。
四、秘书收集信息的渠道
信息的收集工作是秘书信息管理工作的开始,没有好的信息收集工作,就不可能完成信息的整理、加工、传递等一系列的工作。因此,信息收集的渠道也就对秘书信息管理工作非常重要。信息的渠道是信息从产生、发出到达到、收存之间的传播路径,可分为机关、单位的内部渠道和外部渠道。外部渠道又可以分为国内渠道和国外渠道。
1、内部信息渠道与对象
即机关、企业单位内部领导层、管理层、操作层之间的上下信息沟通与传递;各部门、科室、车间、班组之间的横向信息沟通与传递。这种纵横交错的渠道,必然形成大大小小的信息网络和信息系统。
2、国内信息渠道和对象
如:中央、省市党政机关和决策者部门的来文,如指示、决定、批复、通知、通报、条例、规定、办法、细则等。
3、国外信息渠道与对象
如:国外的各种有关报纸、杂志、专著、影视片等;国外有关咨询机构、企业集团、公共关系等;国外代理机构以及有业务往来的单位;驻外使领馆、驻外办事处、商社的新闻发布和研究报告等;各种专业性的国际会议;友好人士往来与组织、团体的互访、交流等。
五、秘书信息管理工作的程序与方法
信息传播的基本形式是由“信源”发出信息,而信息的内容由“载体”(声、光、电波、文字、图像等)通过“信道”传递至“信宿”(信息的归宿,即接收处)。秘书既是信宿,又是信源,又是信息的集散地和传播者。信息工作的程序主要有收集、整理、加工、利用、传播、储存等。信息资源的形成阶段以信息的产生、记录、收集、分析、存储、处理等活动为特点,目的是形成可以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、检索、选择、吸收、评价、利用等活动为特征,目的是实现信息的价值,达到信息管理的目的。单纯地对信息资源进行管理而忽略与信息资源紧密联系的信息活动,是不全面的。
1、收集
收集信息是信息工作的第一步,也是整个信息工作的基础。秘书信息的来源有信函、报纸、杂志、书本、电话、广播、电视、互联网,以及人们的口头传播等。一个具有信息素养的人,能够认识到精确和完整地信息是做出合理决策的基础。确定对信息的需求,形成基于信息需求的问题,确定潜在的信息源,制定成功的检索方案。秘书收集的方法包括收存、复印、记录、网络收集等。要懂得信息采集与捕捉的基本技术,了解和熟悉各类信息资源,熟悉信息调查方法,包括观察、问卷、抽样、分析方法等,还需要了解存贮有大量文献信息的社会各种机构,平时还应针对个人的工作和学习特点不断地收集文献信息资料,养成个人信息累积的良好习惯。一般说来,网上信息调研材料的编写应该达到“准确、清楚、简明、朴实”八字要求。信息收集要领是准确、全面、丰富,“来者不拒、有迹必追”的宽口径信息面。对原始信息不漏收,同时,保持渠道畅通。及时性贯穿于信息工作的全过程,也是信息工作的根本要求之一。“机不可失,时不再来”这句谚语最深刻地揭示了信息收集的及时性与时效性。
2、整理
现代科技的发展使秘书收集信息无须只凭手记,收集的信息量也几乎无可限制和筛选,但信息并非如“韩信点兵、多多易善”,过多的信息会白白浪费精力和物力。即使收集时已注意选择,但一段时间之后,积累起来的信息仍会大大超过实际的需要量,这就需要进行分类、筛选和加工。信息整理水平直接体现秘书的基本工作水平,整理的方法主要有:
(1)分类
信息整理工作首先是分类,就是分门别类,理清头绪。参照“档案系统目表”,如企业信息初步分类:行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、企业产品、基本建设、设备仪器等大类。行政管理大类又可细分为:行政事务、法纪检查、审计工作、人事管理、教育培训、治安保卫、后勤福利、外事工作等小类。经营管理大类又可以分为:经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、综合对比(本企业与竞争对手)分析等小类。每一小类还可以分为若干细类。
(2)筛选
提高信息质量的关键是筛选。为了提高信息的准确性和易用性,人们通常对原始信息资料进行鉴别,精心筛选出急需、有用、重要的信息报送给领导,这样才能对领导起到较好的参谋作用。收集信息的出发点和落脚点就是为领导和单位服务。信息往往是表面的、直观的现象,处理信息需要辩证加以观察、分析、研究,认识它的本质,找出它的规律和解决问题的办法。对原始信息进行筛选,要有敏锐的眼光,准确的信息意识,对原始信息进行一番比较、鉴别、判断,留下真实、信息价值高的材料。要注意的是,负面信息也有价值,有利于全面掌握情况,做好综合治理。
第一,筛选出真实资料,加强准确性。秘书在收集、选用信息时必须紧紧围绕领导的需求,力求贴近再贴近,精确再精确。然后对它们进行精深加工(分析、判断、提炼等),从而取得有价值的再生信息,并将其提供给决策层进行决策。信息的生命力在于真实,信息的价值也在于真实。真实性是信息工作永恒的主题。在整理此类信息时要做到两点:一要搞好鉴别。通过鉴别,判断其真实和准确程度。对一些重要事实和数据,要反复核实,剔除那些任意夸大或缩小的成分,以及没有价值的材料;对于虽然真实但不一定有用或价值不大的信息,要选取其有用的成分,按相应层级领导的需求对口报送;对有争议的信息则要特别慎重地鉴别。二要追根溯源。对那些领导急需且比较重要的信息资料,如发现其中含有不准确或不真实的成分,一定要筛选出来重新核实,最大限度地剔除不确定性因素,确保分析论断科学、周密、准确、可行。信息是决策的主要依据,信息的质量高低和内容的准确性、真实性如何,直接关系到决策效益。“小不慎则乱大谋”,秘书在收集和处理信息时,确保信息的准确性和真实性同等重要。因此,在采用信息时,一定要对信息进行严格地核实,尤其对一些经济、科研方面的信息,必要时要借助于有关工具书核准数据,或者请教某些专家进行鉴定,发现问题及时补正。我们只有使信息内容准确无误,才能提供给领导参考,切忌那种照录照抄、简单从事的信息处理方法。在实际工作中要力戒先入为主,坚持客观地求是;力戒偏听偏信,坚持全面地求是;力戒粗枝大叶,坚持细致地求是;力戒浅尝辄止,坚持本质地求是;力戒固步自封,坚持发展求是;力戒纸上谈兵,坚持科学求是。做到“苟日新,日日新,又日新”的不断向上精神。
第二,筛选出核心资料,增强服务性。古人云:“涉浅水者见虾,其颇深者察鱼鳖,其尤深者观蛟龙”。由于不同单位、不同部门、不同领导在信息需求上存在着范围、层次和内容上的差异,即便是同一单位、同一部门,在不同时期和阶段对信息的需求也是不同的,因此,筛选、整理核心资料,只有向领导关心的大事、要事和领导的关注点贴近、靠拢,才能切实服务于领导。在整理此类信息资料时,一要找准位置,站在领导决策需求的角度分析问题、解决矛盾,想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需。二要把握领导工作的需求,根据上级领导机关和本地区、本部门决策者或管理者的工作部署和决策意向,有意识、有目的、有重点地收集和选择信息资料,并加以全面系统地归纳、综合和概括,才能把准确的信息提供给领导。三要抓中心,不可孤立地看待信息的“好与坏”,或以个人的“好与恶”作为选择的标准,而必须以领导一段时间以来的工作中心为准绳[6]。
第三,筛选出典型资料,突出代表性。原始信息资料具有分散、零星、不系统的,反映的往往只是社会现象的表层与局部,缺乏具有代表性的资料。典型资料反映的并不一定都是要事、大事。有些资料看起来似乎很平常,如能反映事物的本质、小中见大,实际上也是典型的资料。要选择典型材料,一要多收集典型信息资料。只有收集和占有大量的资料,并对资料进行横向比较、纵向深入、横纵结合、精心推敲,才能从表面现象中发现事物的本质,从偶然中发现必然性,从苗头中发现倾向性,从动态中发现规律性,进而挖掘出具有一定深度的信息;二要“沙里淘金”。要通过筛选过滤去粗存精、去伪存真,通过由此及彼、由表及里的分析综合,把收集到的大量信息加以浓缩,升华为高质量、深层次的信息。这样的信息才能真正反映出事物的内在规律,才也更具有代表性。秘书的信息配置必须注意过去、现在、将来等不同时态下的信息组合,注意信息在不同部门之间的分布,只有信息资源在时间、空间和数量上形成了合理配置,才能够产生各种各样的新型信息结构,发挥最大的信息整体效应。
第四,筛选出新颖资料,提高针对性。对那些零乱、无序、原始、彼此孤立的信息资料,秘书必须予以筛选、梳理,从中挖掘出新思想、新观念供领导者参考,以提高领导决策的质量和水平。但简单片面地“求新”,单纯以“新”作为选择取舍信息资料的标准也是不科学的。在整理此类信息资料时,一要找出规律,推陈出新。对现存的信息资料要依照事物的内在联系和发展规律进行推理、判断再总结,得出新结论、做出新概括,让领导从中窥察出事物发展的基本趋势。也可以把不同的信息资料或者不同时期的有关信息资料从横的方面连接起来,形成新的信息资料,送给有关领导参考。二要把握部门特点,突出特色。对单位不同部门的资料可以从新的角度进行归纳、筛选。整理出反映自身特点的信息,这样的信息不仅具有针对性,也会使人耳目一新[7]。
第五,筛选出简洁资料,增强可读性。人们收集的信息资料中,有许多是重复多余的,只有剔除了这部分信息才便于加工整理、利用和存储。在整理此类信息资料时:一要抓住根本点。对那些能反映某种社会现象,但在内容、类别上有一定重复的信息资料,要抓住主流和本质,在筛选时予以保留;如果确属完全重复,当然应坚决摒弃;二要把握好尺度。有些信息资料虽然内容上有一定重复,但也反映了事物的一些特点,筛选时可剔除重复部分。综合整理出有特点的部分报送给领导。
第六,挖掘可用信息,增强创新性。信息挖掘的概念源于数据挖掘。尽管两者之间有诸多不同,如挖掘的内容和发现数据间的相互关系不同,但两者之间也有很大的相似点:数据挖掘是发现结构化形式,而信息挖掘发现的对象主要是大量无结构化的信息。从宏观上讲,任何有价值的知识单元都应该叫信息。秘书从目前掌握的海量信息中挖掘出一些有用的信息,既增强了信息的可用性,又具有创新性,才能提供一些具有前瞻性的可行性意见和报告。
(3)加工
对经过筛选的信息,需要进行综合分析,进一步加工,也就是说,为了保证信息的准确性、客观性,要对信息进行核对、查实,正如在信息加工中的一句名言:“输入的是垃圾,输出的仍然是垃圾”。为了保证信息的简明扼要、通畅无误,要对信息的文字进行删削、编辑;为了保证信息的类别清晰,要对众多信息进行必要的综合归类。在比较中鉴别事物,发现有新意的信息,可以同中求异,也可异中求同。收集到的信息多是粗糙的毛胚,其蕴含的意义不十分清晰,必须对其进行分析、研究,并定量、定性、定质;或者一个信息是一个母信息,经过一定的分析和研究之后,就有可能产生众多的子信息。这是对信息内涵的进一步开发。这是十分复杂繁重的逻辑思维过程,必须投入大量的人力、时间和精力。对信息的加工,应当充分、精确。否则,信息就失去功用。信息在进行空间和时间上的传输,促进了信息的开发和利用。加工信息有三点基本要求:
(1)充实与综合。信息按其对决策的重要程度可分为依据性信息(如政策、法规、决议、重要计划、主要数据、关键技术、典型事例等)和参考性信息(如一般通知、信函、会议记录、社会消息、科技知识等)。对依据性信息,应认真查对出处,核实原件、地名、人名、时间、事实、数据等信息,确保准确无误,注明旁证材料和补充材料,使之得到充实提高。对参考性信息,则进行综合和概括,从数量中求其质量。
(2)提炼与摘要。对于篇幅较大、含量多而分散的信息材料,秘书应当加以提炼,剔除其水分,留下其精华,重新加以整理;对篇幅较小、重点信息表达比较集中的信息资料,秘书可以采用择其要点、摘录原句、重新编排的方法。当然这种加工必须贴切、全面、深刻,不能离题万里,更不能以点代面或以偏概全。在深入分析的基础上,提出的建议要精当、新颖、有可操作性,要“语当其时,谏当其用”,不能人云亦云。提炼信息时务必使其“精、细、准、严”。精,即做工作,精益求精,追求最好;细,即将管理工作细化,分类管理、分期细化每一阶段工作;准,即准确的信息与相应准确的决策,能够用准确的统计数据与计量,来量化管理工作;严,即严格控制偏差,在健全、合理化的制度下严格执行所规定的标准。
(3)归纳与分析。对叙述性信息,秘书应找出其事实中的要素加以归纳;对评议性信息,秘书应首先找出其主要论点与主要论据,接着分析其论点是否正确,是否有新意,核查其主要论据,然后分析其论点是否确凿、有力,论证方法是否科学、合乎逻辑,最后再确定该信息的有效价值。秘书人员的思考过程其实就是信息深化的过程,初级信息经过研究后,模糊的事情便会清晰起来,杂乱无章的事情便会有序起来,看似肤浅的东西也会深刻起来。养成勤于思考的习惯后,秘书人员就能抓住信息的重点、找出信息的一般规律并能利用科学的方法将庞杂、分散的信息进行分类、排列、重组,达到“1+1>2”的效果。
秘书在对信息进行加工的过程中,可以对许多信息作出定性和定量化的综合判断。对于信息的加工要注意两条原则:一是准确析义;二是合理推导。准确析义就是指分析信息中所包涵的真实意义。任何信息都是具有以下特点:(a)形式语义方面,即信息的表面语义是什么;(b)内容实质方面,即该信息的本质精髓是什么;(c)价值效用方面,即该信息在实践中会产生什么样的效果。准确析义就是运用逻辑手段对信息的语义进行正确理解,分辨实质性内容,知道其价值效用。合理推导就是从信息的精髓中进一步引申推导出更多、更深刻的意义,使其价值增殖,提高其有用度。仅仅固守信息本身的涵义,而不进一步挖掘新的内容,只会使组织处于被动状态。合理推导既要求运用复杂的逻辑手段,又需要辨证的思维。
3、运用
秘书收集、整理、加工信息,最终目的是提供给领导、上司利用和同事参考。提供信息应注意以下几点:
(1)适事。这是指提供信息应具有针对性和适用性。领导、上司要解决什么问题,秘书就应提供什么样的信息,既不可牛头不对马嘴,也不可泛泛而论,或老生常谈,看不出重点和新意,而应提供最本质、最新鲜、最典型、最能说明问题的信息。
(2)适时。领导、上司要解决或处理的问题往往具有时效性,秘书提供信息也应把握适当的时机。迟了,放马后炮固然不行;但如若过早,又恐怕会失去最佳时机,使领导因过分关注而分神或因搁置而导致遗忘。所以,有经验的秘书应看准时机,适时提供信息,帮助上司提高工作效率。
(3)适度。其包含两方面的含义:一方面是指信息要全面,而不能片面,既要提供正面信息,又要提供反面信息;既要提供上面的信息,又要提供下面的信息;即要提供本单位的信息,又要提供外单位、外省市甚至国外的信息,以供领导和上司全面考察,得出全面的结论。另一方面是指信息要适量,过于少了,当然不能正确解决问题;过于多了,又会使领导或上司无所适从,不得要领,最好是能恰如其分。
(4)互动。实现双向传输,信息交互使用。制定决策需要集中多数人的智慧,决策的集体性要求秘书提供的信息具有综合性的特点。办公室作为一个单位的信息“集散地”,在工作中要注意两点:一要管宽,尽量拓展信息源头,扩大信息容量,力求广而取之;二要“管得活”,尽量疏通信息对流渠道,力求广而告之,努力促成上向、下向、横向的信息交流。
4、传递
信息在传输、存贮过程中,其物质载体可以采取多种形式,也可以进行多次转换,而信息的内容则要求不以物质载体的变化而变化。传递的途径则有单渠道和多渠道之分:单渠道传递信息有利于保密;多渠道传递有利于信息的印证,保证其准确性。把经过加工的、系统的、有用的信息,按照不同对象的不同需要,利用文字、电话、传真电报、密码电报、互联网络等不同载体,及时送到使用者手中,以达到充分利用之目的。在信息加工完成之后,就是信息的传递。信息的传递也应当及时,加工一结束,应当马上传递,容不得拖延,以防延误时机,失去时效性。当领导层作出决策和规划之后,就应当及时、准确无误地将这些信息传递给所有应当了解和掌握这些信息的部门或单位,尽快使领导层的主观信息转化为广大群众的客观行动,并转化为现实。信息传递的要求包括:
(1)迅速。信息的传递应尽量减少周转,简化手续,尽可能用直达、先进的传递方式,使信息及时传递,充分发挥其时效性和共享性。
(2)准确。信息传递无论是用口头方式、书面方式、电讯方式或电子邮件方式,都要发挥人为和机器的积极因素,避免差错,排除故障或干扰,做到尽可能的准确。
(3)保密。有些信息具有共享性,无需保密,只要求准确和迅速,谁先抢到谁就能先发挥优势作用。另有些信息具有专用性,就需要保密。一旦泄密就会失去优势,甚至造成损失或危害。信息传递的保密包括传递人员、传递方式、传递时间和传递过程的保密。
5、存储
不管一条信息是否被领导采用,都应该存储、归档。存储的信息,一方面可以产生资料价值;另一方面,在某种特殊情况下也许仍然会产生信息价值。所以,要有意识地逐步形成信息档案。因为信息具有很强的时效性,所以信息经传递并被使用之后,人们往往产生误解,认为信息已经没有价值了,而被丢失或遗弃。但与一般消费品不同,信息还有另一种特性,在一定的范围内,它的价值可能是永恒的。任何一种信息,不论是否被使用过,也不论是否已过时,都是对历史的记录。它不因被使用过了就失去了它的全部价值[8,9]。因而,对所有的信息都应当存储。暂时不用但在将来有用或可能有用的信息也要加以存储,存储的方式主要有:
(1)原件存储。如文件图纸的原稿、正本、录音带、录像带、胶卷底片、实物等储存;
(2)目录、索引存储。编制目录、索引置于原件之前一并储存,以便检索、查找;
(3)软件存储。信息资料制成软件,存储于光盘或其他电子介质。
6、检索
信息存储的目的是为了日后需要时可以迅速而准确地提取,因此存储时就应考虑检索问题。信息检索分为手工检索和计算机检索两大类。手工检索就是制成“文摘”、“索引”或“目录”。本机关、本单位可用簿式或卡片式,也可汇编成“信息资料指南”,既有近期资料,又有历史资料;既有国内资料,又有国外资料。
上述秘书信息工作的这六个步骤是紧密衔接而又互相制约的。其中任何一个步骤出现了问题,都会影响整个信息工作的质量与效率。因此,无论从事哪一步骤的工作都应该树立起明确的全局观念,一切从属于全局,服务于全局。另一方面,这六个主要步骤又是按照信息工作的内在规律客观排定的。信息流的传输经过这八个环节之后,又返回第一环节。这是一个循环上升的过程。秘书信息工作必须按照一定程序有条不紊地进行。客观世界中存在的信息是大量、多种多样的,而人们对信息的需求往往具有一定的选择性。为了更好地开发和利用信息,就需要对大量信息用科学的方法进行筛选、分类、整理、概括、归纳,使其精练、浓缩。
六、加强学习,提高秘书信息管理能力
秘书集中表现在为领导决策提供及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性的信息。左右企业信息化成败的核心在于“人”,信息化要“化”的也是人,“每个员工都是主角”。具体来说:
第一,在对信息进行筛选、综合、分析形成深层次信息时,必须把握宏观、立足全局,为领导宏观决策提供依据。初级信息(动态信息)只停留在对事物一般性描述的水平上,因此往往只见现象不见本质。深层次信息所提供的情况、反映的问题,应该立足以反映整个地区或整个系统某一方面或某一阶段全局性的宏观情况和问题,能够见人之所未见、想人之所未想,领导欲谋我先思。服务层次越高,对信息所反映问题的全局性、宏观性要求也就越高。同时,对于深层次信息,不仅要发现典型、提出问题,还要通过对事物的分析与研究,最终达到解决问题、推动工作的目的。因此,它必须有较强的思想性和启迪性,能给领导以新思想、新角度、新观念和新启示。从信息内容来看,深层次信息还必须具有典型、明晰的特点,有深入透彻地分析,有具体可行的建议。这种深入分析,正是深层次信息区别于初级或一般信息的重要特征。
第二,秘书人员作为管理的枢纽,以及承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带,成为四面八方各种信息的集聚地。只有把信息作为入门的向导,经过进一步分析,区别信息的表面性和实质性,才能从表面信息中得到真正有价值的东西。秘书工作的正规化,就是使各种工作、文件、资料、数据实现规范化、标准化、系列化、形成规则的信息。它联结办公室内外业务,优化原有业务流程,减少工作随意性,提高办公室管理水平,使各项业务工作进一步科学化、高效化、现代化。规范化是基础,制度化是保证,科学化是目标。
第三,信息是现代社会的重要资源。信息资源的开发和利用,关系到整个社会的进步和发展。在现代社会高度信息化的条件下,谁掌握了信息,谁就拥有决策的主动权。如果把领导工作看作一个系统,那么组织结构就是这个系统的骨骼,而信息系统就是它的神经网络。信息是领导工作的基础和依据,是领导工作科学化的前提。对于秘书来说,如何及时掌握最快的信息,是秘书的本职和衡量一个秘书是否称职的重要标准。秘书超前的信息服务是秘书服务最高层次的体现。社会的每一个群体、每一个管理的过程,可以说是一种信息的流动过程。由信息的流动产生了领导活动、员工活动、管理活动,从而推动所在的单位不断向前发展。因此,强化信息意识,加强信息预测,加工处理信息,提高为领导决策服务的信息质量,提供及时、全面、准确的信息就不仅是本文的立足点,也是秘书服务的宗旨。
第四,灵敏、准确、完整地获取信息,是领导者提高开拓创造能力的重要因素。一个领导者掌握的信息愈多、愈准确、愈迅速,其认识世界、改造世界的能力就会愈强。信息是决策实施中的控制手段。控制过程是通过物质、能量、信息的交换而实现的。如果我们撇开物质和能量的具体形式而从物质和能量所载负的信息传播来看,则是属于控制部分与被控制对象之间的通信过程,控制部分发出的指令信息,由被控对象所接受,从而指令要求变换运动状态,达到预定要求。
总之,信息工作的职责是为领导者和组织机构提供有效的信息服务,这点取决于报送的信息是否有效、有价值、及时。及时并非指越快越好,越新越好,而是在恰当的时间和恰当的地点提供恰当的信息。信息的准确是对信息的来源说的,如果信息的来源都不准确,何谈决策呢?正确的信息,会作出合理的决策;当然,正确的信息也可能导致错误的决策。使用错误的信息也可能作出正确的决策,那只能说是歪打正着。要提高信息工作的有效性,就要在“形式新、内容实、效果佳”上下功夫。
七、结束语
在信息管理过程中,必须正确处理好各个层次之间相对存在的整体和局部、微观和宏观的关系。要综合、全面考虑影响发展的各种因索。要用对立统一的观点看待形势,要以系统、联系、层次的观点去分析趋势。任何信息都不是僵死的、孤立的,因此,作为现代秘书人员,只有善于进行辩证的推理,才能从有限的信息中推断出更充分、更长远、更广泛的意义。秘书人员的信息处理能力同其工作效率密切相关。如果秘书人员获取、运用信息能做到全面、及时、准确,那么以此为依据提出的建议或进行咨询,就会有较高的实际价值。反之,不仅难以提出正确的建议,而且会使秘书人员的日常事务工作因加工后的信息不全面、不及时、不准确、而陷入被动状态。秘书的信息工作也是一门艺术,而且是实用价值很大的一门艺术,只有熟练地驾驭它才能高效能、高质量地做好信息工作。因此,作为现代秘书,必须具备较高的信息管理能力,并且科学、系统地来进行信息管理工作。
摘要：本文从秘书收集信息的内容、形式、渠道和信息工作的程序与方法等方面入手,对现代秘书的信息管理工作进行分析,并对其岗位的信息工作基本素质作了具体的阐述,论证了作为机关、单位信息中枢的现代秘书,在信息管理工作中的重要地位。同时指出现代秘书应具备更高的信息管理能力,提出了现代秘书提高信息管理能力的原则和方法,以期能为现代秘书工作提供参考。
关键词：现代秘书,信息管理,秘书工作
参考文献
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[2]聂巍.山东大学研究生招生管理信息系统的设计与实现[D].济南:山东大学硕士论文:2012:41-60.
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[9]翁穗平,莫名.信息与高校管理[J].福州大学学报(社会科学版),2008(04):22-23.
秘书工作中的接待礼仪知识 篇5
（一）接待环境布置
1、环境布置
接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物，表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应该放在抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。
2、办公用品准备
（1）前厅。
应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。
（2）会客室。
桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影，或某次成功的大型公关活动的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，也不要离得太远。
客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。否则，会使下一批客人感到不受重视。
（二）前台值班
在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：
1、布置接待室
2、了解上次活动安排
3、填写公司职员出入登记表
4、填写客人预约登记簿
二、接待的基本礼仪
（一）接待客人的基本礼仪
秘书接待客人时应该注意以下几点：
1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接待每一个客人。
2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。
3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。
4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。
5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。
6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。
7、要请客人填写接待登记簿。
8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。
9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍；根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼仪。
（二）介绍的礼仪
在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。
1、自我介绍
在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。
2、为他人作介绍
当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都是按这样的顺序作介绍；向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的.单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望，免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。
在社交场合，国际通行的是“女士优先”原则，即需要把男士介绍给女士。被介绍者正确的做法应是：如果原本是坐着，此时应站起来，走上前去，在距离对方一臂左右的距离站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意。
3、被他人介绍
（三）握手的礼仪
1、握手的姿式。
一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的关系，这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手，这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与人相握。
2、握手的顺序。
在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握；在长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握；在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。
3、握手的力度也应注意。
一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使劲摇晃几下，这是十分友好的表示
4、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛，表示诚意。
（四）交换名片
1、名片的内容
名片分公务名片和社交名片
（1）公务名片
公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多，名字在名片中应该是最大的几个字，头衔不应太多。名片颜色最好为白色，显朴素、大方。
公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码，则不必问对方。
（2）社交名片
社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹，不要直接放在衣袋或钱包里，这样既不利于保存，也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。
2、交换名片礼仪
（1）递名片时机
初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后，便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。
（3）递名片礼仪
一般来说，应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片，后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来（在餐桌上就免了），以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方，让名片上的字体正面朝向对方，以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片，来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片，以示尊敬。如果对方不止一人，应按职位从高到低或按位置从近到远递上。
（4）接名片礼仪
当别人站起来递名片时，你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后，不可立马放进口袋，而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话，应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上，注意不要把文件压在上面。如果在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，便于名片与人对号，加深印象。如遇到自己名片正好用完，无法回赠对方时，可说明原因，表歉意，并手写姓名、地址、联络方式送给对方。
3、名片保存与整理
事后把名片名片盒或名片夹，按一定次序把名片归档。
三、日常接待要领
（一）迎接、招待客人
接待客人要注意以下几点。
1、客人要找的负责人不在时
要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。
2、客人到来时
我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。
3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
（1）在走廊的引导方法。
接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。
（2）在楼梯的引导方法。
当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。
（3）在电梯的引导方法。
引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
4、客厅里的引导方法。
当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。
（二）恭送客人
1、帮助宾客确认所携带的行李物品，帮助宾客小心提送到车上。安放好行李后，向宾客作一下交代，并施礼感谢光临和致告别语，如“祝您旅途愉快，欢迎下次再来！”、“祝您一路平安，同时希望我们合作愉快！”等。
2、帮宾客关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也不能太轻。太重会惊吓客人，太轻车门会关不上。还要注意不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。
3、车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。
（三）接待预约客人
在最初的问候之后，客人会做自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确定是否有预约。
（四）给上司挡驾
1、除个别极为特殊的情况外，上司在办公室时应向其请示，不要凭自己个人判断，将客人回绝，说上司不在。
2、即便是在拒绝对方时，也应该注意礼仪，说话留有余地。
（五）接待同时到访的客人
1、坚持先来后到，一视同仁原则
2、可在接待先到客人的同时，微笑着请后到客人稍等。
3、请先到客人作登记，然后问候后到客人。
4、切记以貌取人
（六）接待不速之客
1、首先问明对方来意，若对方不说，则应向其表明这是工作需要。
2、如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事人联系。但是，联系好之前，不应该给客人以肯定的答复。
3、不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离，是客人听不清秘书讲话。
4、要用委婉拒绝客人
5、尽量不要让客人在前台久留。
（七）接待上门投诉的客人
1、把客人带到会见室，为客人创造一个良好的接待环境。
2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。
（八）接待媒体记者
1、要热情配合，为其提供方便。
2、对于所要报道的内容要谨慎考虑，提供信息要实在。
3、没有把握的事情不擅自决定。
4、要注意内外有别，保守公司秘密。
秘书工作中的接待礼仪涉及的内容很广泛，需要秘书掌握好接待工作的各个流程中的礼仪工作，灵活应变，不断积累经验，提高职业素养。
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秘书工作中的预见性 篇6
关键词：教学秘书；突发事件；解决方法
教學秘书是归属教学管理的，是教学管理中一个重要的分支，教学管理水平的高低直接影响着高校的发展前景，也直接影响着学校的教育水平和高素质人才的培养计划。因此，提高教学管理的任务重大，需要一支有组织、有计划、有发展、有前途的教学管理团队参与。教学秘书主要的任务是能够很好的协调好各个阶层之间的关系，进一步使高校的教学管理更加和谐。教学秘书遇到的突发事件常常会困扰着教学管理者，其发生时间规律性不确定、难易不定，都会直接制约着高校的发展事业，所以，解决高校教学秘书中遇到的突发事件是为了能够更好地提高与完善高校的管理体制，为高校的教学发展起到重要的作用。
一、突发事件
1.突发事件的概念
突发事件顾名思义，是指在没有预先通知的前提下，突然发生的事件，其发生的时间具有不确定性，对其他事件具有一定的破坏性和负面作用。从小的方面讲，其突发事件对高校的教学任务造成了延误和可修复的破坏性；从大的方面讲，其突发事件的破坏力可能会直接影响到个人和社会的发展，对正常事物的发展有极大的破坏力，很多情况下都是不可修复和不可挽回的，对高校的影响有着不可预测的破坏性。因此，处理突发事件的能力在高校教务管理层次上有着重大的意义，直接可以考验到高校管理人员的办事能力和处理能力。
2.突发事件类型和危害
高校的主要任务就是教学，因此，一切行为都要以教学为出发点。在教学秘书中解决遇到的突发事件也是为了更好地完成教学任务。由于突发事件的发生时间不确定，需要在思想上引起重视，同样高校教学秘书中遇到的突发事件也具有此特点，发生的原因和时间都不确定，对高校的损失大小也不确定，正是由于这种不确定因素，需要引起各大高校的重视。突发事件可以从两个方面进行理解：一是事件发生的突然，还来不及去思考就发生了，给人措手不及的感觉；二是事件处理的难度大，不容易解决，需要采取新的办法及时解决。
突发事件在任何工作中都是不可避免的，需要相关工作人员有一定的防范意识和处理问题的能力，在高校教学秘书中，这种防范意识和处理问题的能力也是相当重要的，这样可以更好地确保高校教育事业做得更大，相关体制也能够更加完善。
二、解决方法
1.客观原因及解决方法
由于自然天气和交通道路堵塞造成的客观性原因属于突变性事件的一种，比如：有大雾天气、暴雪天气（尤其是在东北等寒冷的地区），上下班的高峰期出现的交通堵塞问题，这些都是客观原因造成的。
面对客观因素造成的突发事件，需要提前做好准备，无法避免的突发事件需要想办法及时补救和挽回，同时面对困难时需要面对的勇气和信心，不能着急，乱了阵脚，在情绪上，需要稳定、乐观向上，不能感情用事，及时调整好自己的心态，寻找最快捷、最有效的解决方案，比如说面对自然天气造成的堵塞，需要及时与各个班级负责人联系，通知学生，可以安排学生在教室自习或者是提前预习等。
2.人为原因及解决方法
人为方面的因素主要是工作态度方面的问题，需要从思想上进行指导，一定要遵守学校的相关制度，遵从学校总的发展路线，对待学生的事情需要严谨，不可放松，始终要把教学的思想放在第一位，贯彻实施好学校的教学管理制度。人为方面的突发事件是可以避免的，只要提高警惕，严格要求自己，就一定能做一名合格的管理人员。
3.教学管理体制不完善方面的解决方法
学生在选课时期出现的诸多问题以及教务系统对于各大考试的安排不能及时同时给学生等，这些都是教务系统体制不完善造成的，需要进一步完善。
首先，要提高应对突发事件的能力，主要是需要加强工作的质量，提高工作的热情，正所谓机会永远是留给有准备的人，所以提前做准备是很有必要的。在面对诸多问题时，要分清楚轻重缓急，条理地去安排每一项任务，将工作安排恰当。
其次，需要为自己充电，提高自身的综合素质。教学秘书在个人素质方面的要求比较高，需要面对困难有勇气和毅力去克服，面对不同的环境去积极适应，要自信、乐观、积极向上，为做好一个管理基层人员而努力奋斗；需要在遇到问题时候冷静对待、仔细分析原因，从中找出问题的关键所在。
总之，高校的教育问题一直都是社会所关注的问题之一，其稳定发展对社会的发展和国家的建设都起到了积极的作用，为了使得高校稳定有序的进步，教学秘书需要负责好其本职工作，为教学管理作出贡献，为构建和谐稳定的高校校园提供基础保障。其中一项考验性的工作就是能够及时处理好突发性事件，将高校校园的建设放在首位。作为基层管理人员，做好本职工作，具备一定的职业素质，可以为高校的发展奉献自己的一份力量，为稳定和谐的社会发展作出自己应有的贡献。
参考文献：
［1］董立丽.当前高校突变事件的特点及应对策略研究［D］.山东师范大学，2008.
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（作者单位 浙江省台州市台州职业技术学院）
浅论秘书挡驾工作中的委婉语 篇7
委婉语即“吉利之语”或“优雅的说法”, 其意是“用一种令人愉快的、含蓄有礼的、听起来顺耳的词语来代替令人不快的、粗鲁无礼的、听起来刺耳的词语”。
委婉语常见于挡驾工作中, 是由挡驾的职能所决定的。任何社会组织都与其员工、顾客、新闻媒介有着各方面的联系和往来, 在需要避开回绝的时候, 又希望能保持友好关系, 那么只有通过秘书挡驾达到目的。而在挡驾过程中, 语言起着决定性的作用, 所以秘书人员应调动高超的语言技巧来妥善而灵活地处理各种关系, 委婉语便成了神奇的“润滑剂”。
一.委婉语的特征
与其它的交际语言相比, 委婉语有着区别与它们的独特之处, 概括起来, 有如下两点:
1. 直意曲达。
委者, 曲也。在某些情况下, 将不宜直接表明的意思通过间接的方式, 做曲折表达, 向对方发出某种信息, 使其在回味中理解你要说的意思, 最终能够接受意见或改变行动。这是一种周转多变, 曲尽其妙的方式, 多用抑扬、衬托、正反、引用、侧答等技法, 迂回地传情达意。像秘书在挡驾新闻媒介记者时, 就要非常注意语言的表达, 以保证组织的公众形象。比如:
(1) 一次, 在各大媒体记者都来到公司大厅, 要求采访上级领导的时候, 秘书就这样委婉挡驾:“感谢各位对我们公司的关注, 由于最近领导身体抱恙, 需要静养, 如研发有新的进展, 我们会开新闻发布会, 到时请各位光临现场。”
例中这样曲笔道来, 既表明了拒绝之意, 又能取得对方的谅解。又如:
(2) 一位平时与秘书关系较好的同事急于要见总经理, 有事相求, 得知总经理不在, 便向秘书打听总经理的行程安排, 这时秘书机敏灵活地凑到她耳边说:“你能保守秘密吗?”
对方小声回应:“我能。”
于是秘书笑着对她说:“我也能。”
对方听完, 愣了一下, 然后回过神来, 笑了笑, 没有再为难秘书。
这个例子中的秘书也正是运用了曲折的方法, 委婉含蓄地拒绝了朋友的要求, 她巧妙地利用对方的答话, 表述出自己不便直说的意思。
这种直意曲达的间接性是委婉语的首要特点, 我们都愿意绕弯子是因为直接有时会造成伤害或有损自己的形象, 秘书们都宁愿使用像“领导正在开会, 有什么我能代为转达吗?”这样的间接说法, 也绝不会直来直去。
2.显而不露。为了某种需要, 使话语表达的主旨形成藏而不没, 显而不露, 隐约闪烁, 但最终使交际双方都明白话中有话的意味。如:
(3) 员工们为优惠买房的事, 天天来找领导, 秘书很真诚地对他们说:“领导最近情绪非常低落, 大家都知道原因, 你们的事可能要缓一缓了。”
这个例子中“大家都知道的原因”就是双方都十分明白的内容, 指的是领导晋升资格被取消一事, 而秘书通过含而不露的词句, 收到了藏而不没、隐约闪烁、但双方都明白的效果。
这种手法在对内挡驾上运用颇多, 它隐而不晦、巧而不滑, 充分体现了含蓄表达的特点。
二.委婉语的作用
委婉语作为一种常见的语言现象, 从某种程度上说, 它已经在挡驾工作中得到广泛的应用, 它是语言交际的一种“缓冲”方法, 对挡驾有着积极的作用。委婉语在挡驾工作中的恰当使用, 不但体现了秘书的文化修养, 而且在维系和协调人际关系方面起着非常重要的作用, 值得进一步研究, 下面我们来看看委婉语在挡驾工作中所起的作用。
1. 易于接受。
委婉语由于隐含着情感和意趣, 又以阴柔曲折见长, 可用来避免伤害听话者的感情和自尊, 这样听话者接受起来也入情入理。秘书挡驾本来是反对某种行为的, 但却说成“对此不感兴趣”或“对此感到遗憾”, 也有人说“对此不感冒”, 这些都是对“不满”的委婉说法, 这样便可以把本身的意思暗示出来, 让对方接受起来心里比较舒服。比如:
(4) 广告公司的张经理打电话来要到公司找老板谈谈明年的广告代理问题, 秘书接到电话:“您好, 张经理, 关于今年你们负责的这个广告项目啊, 结果还是不太理想, 明年的广告计划老板正在考虑, 一有消息, 我一定马上与您联系。”
秘书的回答里, “结果还是不太理想”的意思是“结果很糟糕”, 但秘书没有把本意直接说出来, 目的是给广告公司的经理留点面子, 使经理能在愉悦的心情下接受意见。
可见委婉地表达对于避免刺激对方是很有意义的, 它既可以让对方听出弦外之音, 又不会伤害对方的自尊心, 还能使语言交际继续进行。
2. 曲径通幽。
暗示也好, 曲达也好, 都是为了“示”, 为了“达”, 这“幽”是我们要达到的目的, 挡驾工作中, 适当的“曲达”, 不仅可以避免针锋相对而造成的矛盾激化, 还可以使矛盾缓和并迅速得到解决, 这种避开明确的表态而委婉含蓄, 还可为进一步仔细考虑对策留下回旋的余地。委婉语在挡驾工作中用得很多, 当想拒绝别人的要求时, 不直截了当地说“不行”或“没有”“不愿意”而是委婉地说“您再想想看吧”或“我们再研究研究”。像某事是可取的, 但又不便赞同, 则可以说“可以理解”, 这样即使将来不赞同也可以有回旋的余地。请看下列案例:
(5) 一天, 某上访者已在秘书处得知自己的事是由某部门负责, 但还是觉得领导权力大, 找领导处理更放心, 心里有些顾虑, 磨蹭着不走, 还想等机会见领导, 这时秘书说:“大伯, 这形势分分钟在变化, 像您这样的问题可要争取时间, 早办早好。”
这是一个典型的用来表示委婉礼貌的建议和命令的例子, 秘书说的话, 其字面意义是提醒来访者争取时间, 但是她表达的不只是这些, 她的意图除了字面意思外, 还希望来访者不要再纠缠, 快速离开, 但她没赤裸裸地直接表述, 而是用这种间接的委婉语来表达内心的真实想法, 如此表述既满足了自己的要求, 同时又表示了对别人的关心。
(6) 某天, 客户上门要和领导谈原材料的价格, 领导已经回避, 该客户执意要在会客室等, 时间已经过了半小时, 马上临近下班的时间, 秘书上前:“再给您倒杯茶?”
秘书之所以这样说是在暗示客人该走了, 如果秘书明确地告诉客户“你该走了”, 结果就会不欢而散, 公司与客户之间的关系就会弄僵, 不能维持下去。所以秘书在特定的交际场合, 一定要婉转地表达自己的意图, 这样不伤及对方的面子, 又可达到礼貌挡驾的目的。
三.委婉语的使用
在挡驾工作中, 因事件、时间、场合、气氛的不同, 委婉语表达的方法也就跟着相应变化, 主要运用以下两种方式:
1.用温和的言辞。
比如用肯定句“我完全理解你的感情”来委婉地暗示“我并不赞成你这么做”, 要比一句指责“你这样发火是没有道理的”使对方听了悦耳。再如“根据现状, 您的要求恐怕我们难以同意”, “好像我们尚未收到您的消息”。还有, 当挡驾陷入僵局时, 不用否定对方的字眼, 而用一句不失风度的话更容易使对方产生好感, 如:
(7) 秘书:“在目前情况下, 我能为您做的最多只能做到这样了。”
2. 转折技巧
“是呀, 但是……”等转折技巧可以为对方提供“台阶”, 给对方“留面子”。在挡驾工作中, 如果想对某问题做否定答复, 但又不想冒犯对方, 为了顺利实现挡驾的目的, 可采取这类表达方式。类似的句型包括“我理解你的处境, 但是……”、“我完全懂得你的意思, 也完全赞成你的意见, 但是……”等。从语言角度出发, 留面子还是丢面子关键在于挡驾过程中是否采取和如何采取威胁面子的言语行为, 直接拒绝就会威胁对方的面子, 而转折技巧则表示对对方的同情和理解, 赢得的是“但是”后面所包含的内容, 即:先予肯定、宽慰, 再转折, 委婉地否定并阐明自己的难处。比如:
(8) “总的说来, 我们赞成您的意见, 但此事关系重大, 领导还得进行研究讨论, 不能太草率行事, 是不是?”
例中, “我们赞成您的意见, 但———”, 其中“但”字暗示自己有不同的看法, 这种委婉暗示尽管说话人本身的负面面子受到了威胁, 但是却保住了对方正面面子不受威胁, 这也是礼貌原则在挡驾中的一种非常有效的正面的积极的具体应用。有时候秘书不宜直接表态反对, 需要采取转折技巧, 委婉表达, 因为这样能够摆脱尴尬局面和避免矛盾, 从而使挡驾工作能顺利地进行。
“语言不是蜜, 却可以粘住一切东西”, 有什么样的语言艺术, 就会产生什么样的效果。委婉含蓄的词语, 可以给人带来温暖、希望, 可以调节气氛、稳定情绪, 有利于矛盾的缓和和问题的解决, 最终达到挡驾的目的。秘书人员要掌握其特点, 在工作中使用起来才能游刃有余。
摘要：在秘书挡驾过程中, 使用不同的词语, 会产生不同的表达效果。而挡驾的性质又决定了委婉语不仅在艺术作品中多见, 也多见于挡驾工作中。本文对委婉语的特点、作用进行分析, 探讨其在挡驾工作中的运用, 如何以特有的软化艺术实现有效的挡驾。
关键词：挡驾,委婉语,特征,作用,运用
参考文献
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分析办公室秘书工作中的沟通技巧 篇8
一、秘书在做沟通工作时的准则
(一) 有谦虚的态度
沟通艺术不但是交谈的技巧, 就秘书而言, 沟通更是一种调节上下级、保持友好人际关系的关键方式。沟通前, 主要是知道自身的角色定位, 让自己保持良好的沟通心态, 若是你态度谦虚, 文质彬彬, 就给沟通打下很好的基础, 而后进行沟通就十分容易, 会有意想不到的效果, 因此, 秘书在整个沟通过程中都要有一颗谦虚的心。
(二) 保持委婉语气
秘书的职责就是告知上级吩咐下级, 不管是在公司里的沟通, 还是和客户的沟通, 都需保持讲话语气委婉。所有的人都有自尊心, 若是你讲话的方式或语气太过直接, 就会很容易使对方的自尊心受到伤害, 让对方出现抵触心理, 也就不能顺利地沟通下去, 不能实现指定目标。因此, 秘书在和人们沟通过程中必须很好地使用委婉言辞, 时刻保持委婉语气。
(三) 一定要准时、精确
当今社会信息十分现代化, 是否可以准时了解重要信息对竞争的成败有着至关重要的影响, 所以, 秘书和领导、同事的沟通一定要保证准时。秘书准时传达领导的意思、决定才可确保组织的照常运转;也要准时将下级的建议与想法反映给上级, 才可给领导人提供决定根据, 进而推动公司良好经营。秘书在传递信息时一定要心里清楚, 在第一时间内, 对于同一条信息, 能把信息传达给谁, 不能传达给谁。唯有判断准确了, 信息才能被精确、准时地传达出去, 才可提升沟通效果。
(四) 懂得倾听
为实现沟通的最终目标, 交流时首先就要集中精神在对方, 看对方的眼睛, 使对方体会到你的认真倾听, 这就会很自然地想要与你亲近。若是对方在谈到重要的地方或是即将讲完的时候, 秘书要适宜地有些表示, 如点下头或小声应答一下, 说明赞同对方的看法, 让对方有满足感, 也能够让对方知道你已知道了他的想法。在别人讲话时, 尤其是在听从领导安排的时候, 一定要等领导说完, 不可在半路插话, 若是有问题, 可写在纸上或记在心里, 等领导说完时再提出自己的一些问题, 这是对对方的尊重和爱戴的良好表现。
二、在沟通时, 要有技巧
秘书在工作中所要沟通的人群只有三种:上级领导、同事与客户。对于不同的人群, 使用的沟通技巧也不同, 进而才可有效沟通, 提升我们做好工作的速度。
(一) 在和领导沟通时的技巧
穆罕默德以前就提出了:山不靠过来, 我就靠近山。就秘书而言, 若要做好军师, 就要懂得靠向领导。但不是每个领导的性格都是相同的, 在和上级领导沟通的时候, 是要因人而异的, 尤其是要掌握好下面几个方面:
1. 秘书和领导沟通时应清楚自己的职位。
不论是什么时候什么地方, 作为秘书要时刻记住:自己是领导的助理, 是自己的职责就要仔细地做好, 超出职权的就不要擅自做主。要保持管理层内部的齐心协力, 在对领导报告、请示、反映问题时, 不谈论和领导私生活相关的事情, 不做传话的, 对团结没有帮助的话不要讲。
2. 在和领导沟通时, 要懂得事先做好准备。
每天, 领导要面对与处理的事情太多, 为提升沟通的质量, 秘书就要事前将沟通的目的和讲述的方式考虑好, 对领导的工作日程也要清楚地牢记在心中, 也要对领导的情绪有个粗略的揣测。这样做不但节约了时间, 也可让沟通效果更好。若选择在领导日程订的十分满、心情又不是很好的时候进行沟通, 有很多的工作都会变成无用功, 不仅实现不了沟通的目标, 相反地, 会让领导对秘书开始出现反感心理。
3. 对于不同的领导, 要使用不同的对待方法。
秘书在日常与领导进行工作接触时, 要多多进行观察, 并且学会自己进行总结。对于不同性格类型的领导要采取不同的对待办法。在与处事冷静型的领导共事时, 经常会使秘书及其他的工作人员感到摸不透领导性格, 甚至感觉难以捉摸, 这就需要工作者在工作时善于观察领导, 并且在领导日常交代的工作中了解领导的喜好和办事作风。并且在工作之中多听取领导的意见和建议, 不要自作主张;凡是领导安排的事情都必须全面的办好, 并且做好工作中每一件事, 对于小事在处理上更要丝毫不差。经过一段时间的相处, 就会使冷静型的领导逐渐信任。而那种办事雷厉风行、魄力十足的领导则通常是性格爽快的类型, 这种人都比较欣赏有能力的人才。由于这种领导的魄力十足, 所以在工作中你可以大胆的提出自己的想法, 展现自己的才能。而正是因为其魄力所以在一定程度上能够支持你的想法。在和这种类型的领导相处时, 就更要兢兢业业做好自己的本职工作, 还要注意自己的表现程度要适当, 如果过度则会引起领导的反感, 甚至弄巧成拙。
虽然在工作中遇到的各种领导性格都不相同, 但是只要我们工作人员兢兢业业, 认真工作, 并且巧妙的运用一些沟通技巧, 那么都能够从容的应对职场的各种问题。当然如果遇到了那种性格极端、脾气暴躁、极度自私的领导, 最好就是选择离开, 因为与这样的领导相处, 不仅是异常的困难, 而且在工作上也容易出现一些不必要的麻烦。
(二) 同事的沟通技巧
在实际的生活工作中, 秘书人员除了与自己的领导上司接触工作外, 还要与工作之中的各种同事进行交流和共事, 为了自己的工作更加顺利的进行, 这就使秘书在工作之中更要掌握一些与同事的沟通技巧。
1. 讲究诚信, 宽容待人。
在所有的人与人交流品质之中, 诚信是最为基本和重要的一个。秘书人员在工作中与同事相处时, 要将诚信作为第一交际观念, 必须做到言出必行。如果发生某些做不到的事情, 也要诚恳的向对方说明, 以取得对方的谅解。在工作中对待同事的小缺点和小毛病时, 不能进行挖苦和讽刺;在工作之中对于涉及到自己的事情, 要虚心的听取意见, 并且要以一颗平常心对待。在工作中与同事发生的磕磕绊绊也要极力的进行化解, 并且对于自己的错误也要积极的进行改正。总之在工作之中怀着一颗包容的心, 这不仅能使你的工作更加顺利还能让你在同事中树立更好的威信, 让别人更加的尊重你。
2. 关心他人, 有良好的团队精神。
要想与同事能够很好的相处, 必须将自己的真正感情运用到实际的工作中, 并且无论是学习中还是生活中, 都要积极的与同事处好关系。在同事向你请教问题时, 要虚心的进行指导, 并且做到知无不言、言无不尽;在遇到自己不会的问题时, 也要怀着谦虚的态度进行请教学习。在同事的生活或者精神上遇到问题时, 要积极的帮助解决。使其感受到同事的温暖和关怀。在工作中如果遇到一些需要进行团队合作的工作, 在工作中必须承担起自己的责任和义务, 不斤斤计较。这样可以让同事认可你这个团队成员, 也在主观上喜欢与你工作, 既能提升工作效率也能搞好人际关系。
3. 尊重同事, 做人随和。
在我们的工作生活中, 每个人都希望得到身边人的认可和尊重, 而对别人的尊重就是对自己的尊重。所以在与同事进行共事时, 要尊重每一个人, 管好自己, 不多言、不多语、不该问的不问、不该说的不说、不该开玩笑的不开、不七嘴八舌、不说三道四、平等地对待每一个同事, 不能因为一个人的意见而改变了自己的看法。要坚持自己的观点。在某些时候一些简单的话语往往能够起到巨大的效果。
4. 做老实人、说老实话、办老实事。
在很多人的眼中, 秘书是领导身边的人, 不容易接近。而作为秘书工作者, 必须消除掉同事的这种心态, 要让自己融入到工作的整个圈子里。坚持实事求是的工作态度, 对于同事要尽自己最大的努力帮忙。更不能到处喧嚷自己的劳动成果, 要谦虚谨慎, 踏实工作。
(三) 与客户沟通
在实际的工作中, 秘书也要负责一些接待工作, 沟通交流能力也尤为重要。秘书在进行工作中要有一定的沟通方法, 既能轻松地处理好领导与同事的关系, 也能协调各部门的关系, 还能将客户与公司的关系处理得融洽, 从而使自己适应各种工作环境, 增加自己的能力。
1. 注重礼仪、微笑服务。
由于领导的秘书在一定的程度上代表了公司的形象, 这就应在进行接待工作中保持微笑, 给对方留下一个美好的印象。
2. 尽职尽责, 换位思考。
在与客户沟通时要尽职尽责, 在一定的问题上还要学会换位思考, 为客户思考问题。对客户提出的问题, 要耐心地解答, 并且积极地进行解决。要让客户感到自己受到了重视, 以增加公司签约成功率。
3. 虚心谨慎, 懂得倾听。
秘书在工作中不但要谦虚谨慎、语气委婉, 还要懂得倾听、善于倾听, 从而有助于秘书更好地工作, 有助于和上级领导、同事与客户有效沟通, 大幅提升秘书工作的速率。
综上所述, 秘书的工作非常的复杂和繁琐, 所以要想胜任这份工作就必须学会处理各种关系, 使自己在工作中能够游刃有余的将工作展开, 从而提升企业的效益。
参考文献
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[2]王丛.浅谈现代企业秘书的沟通技巧[J].才智, 2012 (32) .
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[4]刘晓鑫.浅析事业单位办公室秘书工作中的沟通技巧[J].东方企业文化, 2010 (12) .
秘书工作中的预见性 篇9
关键词：预见性护理；糖尿病足预防；应用；疗效
【中图分类号】R781.6+4 【文献标识码】A 【文章编号】1672-8602（2015）06-0350-02
随着我国经济水平的提高，人们生活水平也不断提高，糖尿病的发生率也逐年升高，糖尿病足属于糖尿病的一种并发症，患者发病严重时需要进行截肢手术，这严重的影响了患者的身体健康及生活质量[1]。本次研究的主要目的是探讨预见性护理在糖尿病足预防中的应用。抽取我院我院糖尿病足治疗的100例患者，作为本次研究对象，其具体分析如下。
1资料与方法
1.1一般资料
抽取2010年4月-2015年4月于我院糖尿病足治疗的100例患者，选取对象均符合糖尿病足的诊断标准[2]。观察组男性患者27例，女性患者23例；年龄23～68岁，平均年龄（45.6±2.6）岁；体重50～73kg，平均体重（60.7±2.3）kg；病程6个月～15年，平均病程（5.3±1.6）年。对照组男性患者29例，女性患者21例；年龄26～74岁，平均年龄（48.1±2.3）岁；体重52～71kg，平均体重（61.2±2.7）kg；病程5个月～14年，平均病程（5.5±1.3）年。两组研究对象在年龄、性别、体重、病程等一般资料对比上不具备统计学意义（P>0.05），具有可比性。排除智力障碍及精神类疾病患者，所有患者均知悉本组研究的方法和目的，并被详细告知研究过程，签署知情同意书。
1.2方法
对照组患者采用常规护理；①饮食护理：向患者讲述饮食护理的重要性，禁止患者食用高脂、高盐、高糖的食物，鼓励患者多摄入新鲜的水果蔬菜已补充维生素，指导患者定时饮用牛奶，补充人体需要的蛋白质，降低患者碳水化合物的摄入，为饮食治疗打下良好的基础；②运动护理：鼓励患者适当运动以增加患者的抵抗力，控制患者运动时间，避免在空腹时运动，针对年老体弱的患者应给予专人跟踪照护；③用药护理：糖尿病是一种终身性疾病，医生需要向患者节将药物的用法及其一系列信息，叮嘱患者按时按量服药，指导患者自己进行胰岛素的注射，教育患者如何进行血糖值的测量与维持；④健康知识宣传：对患者进行健康知识的教育与宣传，定期举行座谈会，帮助患者了解更多糖尿病足疾病，有利用更好的控制病情。⑤心理护理：患者由于对疾病的了解程度不深，治疗时间久，容易出现排斥及恐惧心理，医护人员应多与患者交流，采用通俗易懂、亲切的语言，向患者讲解疾病相关的知识，消除患者不安情绪。日常生活中，对向患者讲述预后良好的案例，帮助患者树立积极、乐观的心态，提高护理的依从性。
观察组患者在对照组的基础上采用预见性护理：①检查患者双足，观察患者双足皮肤是否出现水肿、伤口等情况，探查患者足底部是否有隆起的地方，观察患者的趾甲颜色是否正常；②清洗患者双足，指导患者定时每日使用温水进行泡脚，促进患者足部的血液循环，采用吸水力强的白色毛巾将足部的血迹与脓迹进行擦拭；③调整患者的体位，促进患者下肢的静脉回流，降低患者足底压力，严禁患者两腿交叉而坐；④针对具有鸡眼、脐服的患者，应先使用温水将脚底的鸡眼进行软化，然后采用木砂纸等将足底的角质层修除，修除完毕后于创口层涂抹润滑剂，鸡眼严重者应请专业人士进行治疗；⑤指导患者选择柔软、透气的袜子，选择底层厚、面料软的鞋子，定时请专人对患者进行下肢及足部的按摩，促进患者血液循环。
1.3评价标准
护理有效率：有效：患者身体体征恢复正常，临床症状基本消失；一般：患者身体体征基本恢复正常，临床症状有所改善；无效：患者临床症状无变化或恶化。总有效率=（有效+一般）/本组患者总人数。
护理满意度：医院自制的问卷调查表，针对护理技术、服务态度、基础护理和健康教育几个方面进行满意度调查。每项25分，满分100分。满意：总分≥90分；一般：总分<90分，≥60分；不满意：总分<60分。
1.4统计学方法
采取统计学软件SPSS19.0对上述汇总数据进行分析和处理，采取统计学软件SPSS19.0对上述汇总数据进行分析和处理，计数资料采取率（%）表示，组间率对比采取x2检验；计量资料采取（ ）表示，对比以P<0.05为有显著性差异和统计学意义。
2结果
2.1两组患者护理总有效率对比
观察组患者护理总有效率明显高于对照组，差异具有统计学意义（P<0.05）。详见表1。
2.2两组护理总满意率对比
观察组护理总满意率明显高于对照组，差异具有统计学意义（P<0.05）。详见表2。
3讨论
糖尿病足是一种高发、难治疗的一种并发症，其在一定程度上影响着现代人们的身体健康[3]。目前采用饮食护理、运动护理、用药护理、心理护理、预见性护理是治疗患者疾病的良好方式，其中预见性护理在糖尿病足预防工作中起着决定性作用，通过选患者宣传足部的自我护理技能可以最大限度的降低糖尿病足的发生率与致残率，于糖尿病足疾病治疗中应用广泛[4-5]。
本组研究中，对照组患者采用常规护理，观察组患者采用预见性护理，结果显示，观察组患者护理总有效率明显高于对照组；观察组护理总满意率明显高于对照组，与黄洁微[6]等研究结论具有一致性。因而，本组研究可进一步证实，糖尿病足预防中应用预见性护理能有效提高护理有效率，提高护理满意度，极具临床推广价值。
参考文献
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[2] 景卫健.预见性护理在糖尿病足预防中的应用效果观察[J].现代医药卫生，2014，159（20）：3152-3154.
[3] 刘婷，赵佳，张晓薇等.预见性健康教育在预防2型糖尿病高危人群糖尿病足中的效果[J].当代医药论丛，2014，（1）：214-214.
[4] 曹蓉，陆群，姚孝娟等.糖尿病足预防性评估及预见性护理对策[J].医学理论与实践，2014，32（611）：736-738.
[5] 郑荣妹.预见性护理指引在骨科护理中的应用[J].中国实用护理杂志，2011，27（28）：23-24.