进出口单证档案管理制度

进出口单证档案管理制度（精选12篇）

进出口单证档案管理制度 篇1

进出口业务单证档案管理制度

为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，确保我公司保存的进出口纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、准确性、完整性和安全性，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。一、一般贸易项下的出口单证管理

1、按出运批次归档；

2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；

3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。以上单据均为原件正本的复印件。（下同）；

4、按客户分类归档。二、一般贸易项下的进口单证的管理

1、按进口批次归档；

2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；

3、按供应商分类归档。

三、加工贸易项下单证的管理

所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。

四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。

五、以上相关单证资料由有关进出口业务人员整理成册，再由进出口业务部统一归档保管。

六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。

进出口单证档案管理制度 篇2

(免) 税后, 一律按照《国家税务总局关于出口货物退 (免) 税实行有关单证备案管理制度 (暂行) 的通知》 (国税发[2005]199号) 第二条规定的第二种方式进行单证备案, 即在《出口货物备案单证目录》的“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点即可, 不再按照第二条规定的第一种方式进行单证备案, 不必将备案单证统一编号装订成册。

二、国税发[2005]199号第四条自2009年4月1日起

停止执行, 税务机关在出口企业申报出口货物退 (免) 税时不再要求其提供备案单证。税务机关可在退税审核发现疑点以及退税评估、退税日常检查时, 向出口企业调取备案单证进行检查。

加工贸易进出口单证流程 篇3

;《中华人民共和国(3)海关异地加工贸易申请表》(以下简称《异地加工贸易申请表》;)(4)经营企业对外签定的 进出口合同一式两份.(5)双方企业签订的符合《中华人民共和国合同法》规定的委托加工 合同一份;(6)按规定需提交的其他单证.2.向加工企业主管海关办理异地加工合同备案手续,应提交如下单证:(1)经营单位主管海 关加封的内有《异地加工贸易申请表》《加工贸易业务批准证》《加工贸易生产能力证明》 , , , 《进出口合同》的关封;(2)双方签订的符合《中华人民共和国合同法》规定的“委托加工 合同”一式两份;(3)合同预录入呈批表一份;(4)按规定需提交的其他单证.(二)作业流程 向经营单位主管海关申办异地加工—经营单位主管海关审核并制作关封交经营单位--向加 工企业主管海关申请异地加工合同备案—海关审核并按规定备案合同,核发《登记手册》.四,合同变更 企业办理合同变更海关手续应提交的单证及流程如下:(一)应提交单证:1.变更合同一式 两份;2.外经贸部门签发的《加工贸易业务批准证》一式两份;3.海关核发的《登记手册》;4.《变更预录入呈报表》;5.按规定需提交的其他单证.(二)作业流程 企业报原加工贸易审批机关批准——企业向海关申请--海关审核—海关签发《银行保证金台 帐变更联系单》 —企业到指定银行办理台帐变更手续——登记 《银行保证金台帐变更通知单》 —核发已变更《登记手册》.五,加工贸易分册 企业申办加工贸易分册及分册变更手续应提交的单证及流程如下:(一)应提交单证 1.《加 工贸易分册申请表》;2.海关核发的加工贸易《登记手册》(总册);3.《登记手册》(分册);4.按规定需提交的其他单证.(二)分册变更

1.分册进口及出口商品的序号,品名,规格型号,计量单位不得变更;2.总册发生变更,涉 及下列情况的,分册内容应做相应变更:(1)删除总册某一异地口岸;(2)删除总册进口或 出口商品项;(3)减少总册某一进口料件或出口成品数量.(三)作业流程 企业向海关申请--海关审核—核发分册.六,发外加工 企业办理发外加工手续应提交的单证及有关规定如下:(一)企业申请外发加工,应同时符 合下列四个条件:1.对在生产加工过程中的某个加工工序,企业无生产条件,确需委托其他 企业加工,且产权不转移的;2.委托企业须事先向主管海关提出外发加工的书面申请,说明 申请理由,受委托的加工企业情况,损耗情况及加工后返还日期等;3.委托企业与加工企业 须签订符合《中华人民共和国合同法》规定的“委托加工合同”;4.外发加工料件必须从委托 企业发出,加工完毕后,产品,余料,边角料等必须全部返回委托企业.(二

二)应提交单证 1.《中华人民共和国海关保税货物委托加工申请表》(以下简称《委托加工申请表》)一式三 份;2.委托加工合同二份;3.委托企业及承接加工企业《营业执照》 ,法定代表人身份证明复 印件;4.《登记手册》;5.按规定需提交的其他单证.(三)外发加工成品必须在海关规定的期限内运回委托企业.合同核销时,委托企业须向海 关提交《委托加工申请表》和有关送货单.七,深加工结转(一)向转出地海关备案开展深加工结转,应提交单证:1 出口方的《登记手册》(复印件), 复印内容应包括手册封面,加工合同备案情况表;2《申请表》(一式四联)(二)向转入地;海关申请开展深加工结转,应提交单证:1《申请表》(第二,三,四联)结转双方企业;2 的《登记手册》(复印件),复印内容应包括手册封面,加工合同备案情况表;(三)作业流 程企业向转出地海关备案—企业向转入地海关申报—经转入地海关批准后, 转入, 转出企业 在结转计划有效期内送货完毕—转入,转出企业各自向其主管海关如实办理报关手续.八,合同余料结转 应提交单证:(一)转入,转出企业的《登记手册》(二)进口和出口货物报关单(手写单)(三)申请;;企业的书面报告;(四)余料结转申请表.九,保税货物内销

(一)应提交单证 1.《登记手册》;2.进口货物报关单(手写单);3.申请企业的书面报告;4.外经贸主管部门的批件;5.按规定需交验的各种许可证件;(二)作业流程 企业向海关加工贸易监管部门申请--海关审核并制作关封交企业—企业到通关现场办理征 税手续.十,加工贸易料件退运或退换的处理(一)受理范围 1.加工贸易进口料件在进境结关后因发错货,料件质量及规格型号不符,需退运或退换的;2.合同中止或变更,有关原材料需退运出境的;3.合同执行完毕,办理核销手续时,剩余料 件需退运出境的;4.退运的类别:来料料件复出 0265,来料料件退换 0300,来料边角料复 出 0865, 进料料件复出 0664, 进料料件退换 0700, 进料边角料复出 0864.对直接退运货物, 按直接退运货物的管理办法办理.(二)应提交单证 1.书面申请报告(说明退换或退运的原因, 复进口的时间, 由合同双方签章)2.登记手册》;《;3.原进口货物报关单复印件以及手写出口报关单(原材料退运才提供)《加工贸易料件退;4.运申请表》一式两份;5.按规定需提交的其他单证(如外商要求退运的有关文件,质量检验 证明等).(三)作业流程 企业向海关加工贸易监管部门申请--海关审核并制作关封交企业—企业到通关现场办理手 续.十一,因自然灾害造成保税货物受损的处理(一)因自然灾害造成保税货物受损,企业应在灾后 7 日内向主管海关书面报告;(二)企业

办理因自然灾害而受损保税货物征,免税手续,应提交单证:1.《登记手册》;

2.进口和出口报关单;3.经外经贸主管部门加注认可意见的申请企业的书面报告;4.公安消 防部门出具的火灾鉴定证明(限火灾受损的情况);5.商品检验检疫部门出具的灾后残次品 检验证明或保险公司出具的保险赔款通知书;6.海关认可的其它有效证明文件.十二,手册续本(一)加工贸易手册进出口栏目填满后仍有进出口业务的, 企业可向主管海关申请核发手册 续本.(二)应提交单证 1.书面申请报告;2.原《登记手册》.(三)作业流程 企业申请--海关审核—核发续本.十三,合同核销结案(一)企业应在《登记手册》到期或最后一批加工成品出口后的一个月内向海关办理合同核 销结案手续.(二)应提交单证 1.《登记手册》(含续册及分册);2.《对外加工装配合同核销申请表》或《进料加工合同核 销申请表》(以下简称《核销申请表》一式两份;3.进出口货物报关单;4.《合同核销预录入 呈报表》;5.海关认为必要的其他单证(1)内销补税报关单及税单;(2)申请放弃进口保税 货物提交书面申请报告;(3)涉及料件补税提供《内销批准证》及必要的许可证件;(4)边 角料,残次品等内销补税申请报告;(5)其它单证;(三)作业流程企业提出核销申请—海 关审核—海关开具《银行保证金台帐核销联系单》—企业到中行核销台帐—海关登记《银行 保证金台帐核销登记单》—海关签发《核销申请(结案)表》.十四,遗失《登记手册》 企业遗失《登记手册》应及时报主管海关,同时提交如下单证:(一)申请企业的书面报告(须有企业法人代表签章)(二)公安机关出具的证明;;(三)刊登遗失手册声明的县级以 上机关报;(四)进出口货物清表一式两联(表内应注明“内容属实,如有不实,由海关按有 关规定处罚”)(五)进出口货物报关单(如企业无法提交进出口货物报关单,须提交原进;出口口岸海关的查单情况证明)(六)原缴纳海关监管手续费票据;如该《登记手册》仍有;进口料件未加工或加工成品未出口的,经海关审核同意,可办理余料结转,退运或成品出口 等手续.

十五,放弃《登记手册》 合同在有效期内无货物进出口,企业放弃执行《登记手册》的,应提交以下单证:(一)经 外经贸主管部门加注认可意见的申请企业的书面报告;(二)企业声明没有使用该《登记手 册》进出口货物的书面保证(须有企业法定代表人签章)(三);《登记手册》;十六,下厂核 查(一)海关下厂核查时,企业必须准备以下单证: 1.财会帐:自营出口销售帐(来料加工无此帐);固定资产帐;应收,应付帐;委托加工帐;库存出口产品帐;内销帐;银行存款帐;成本帐;现金日记帐

进出口单证档案管理制度 篇4

一、出口报关，订舱阶段;

二、CFS接货、装箱及集港装船阶段;

三、货物离港及到目的港，通关、提货阶段，

一、出口报关，订舱阶段

主要单证有：1.订舱委托书;2.报关委托书(货主自报关可省略);3.报关单;4.商业发票;5.装箱单、重量单;6.出口许可证;7.商检证;8.产地证明书;9.保险单;10.出口拼箱货物装箱准单及其它相关单据。用其确定该票货物的如下属性：

(一)物理属性：1.品名;2.毛重;3.体积;4.件数与包装;5.标记和号码。

(二)运输属性：1.发货人;2.收货人;3.通知人;4.船名、航次;5.装货港;6.卸货港;7.目的地;8.运输交接方式;9.运费支付方式。

(三)法律属性：1.是否符合出口国有关法律规定;2.是否符合进口国有关法律规定;3.海关是否已同意出口放行。

拼箱公司作为承运方接货承运，首先要注意该票货的报关单据和委托书是否相符，是否一票一单;其次还要及时核对舱位配载情况，确保该票货物按发货人要求的航班及时间配载，最后通知CFS做好接货准备。此时单证及相关信息的准确无误十分关键，如发生问题要及时通知发货人及相关部门。发货人最好选择有自己出口拼箱货物装箱准单及CFS的专业拼箱公司来代理出口运输业务，如一时找不到该公司的准单，事后一定要告之该公司在准单的第四联加盖该拼箱公司的签单章，

备考资料

二、CFS接货、装箱及集港装船阶段

1.此阶段除报关时的重要单证外，拼箱公司还要缮制装货单以备二次报关使用。该装货单的场站收据副本、场站收据副本大副联、场站收据、海关副本、港口费收结算联不可遗漏。装货单的发货人需填拼箱公司，收货人需填拼箱公司在目的港或转口港的代理，还应将该批箱货的所有装箱准单号、标记和号码、件数与包装、品名、毛重、体积等相关数据依次填写清楚。

2.此阶段不但要进一步核实报关单据与委托书之间是否相符，而且要核实单货之间是否相符，做到万无一失。

3.如发生货物品名、重量、数量等和实际情况及相关法规不符，要及时与货主及有关方面联系，变更单据使其和货物的实际情况相符。如知情不报，在后续运输及通关环节上发生问题，拼箱公司应承担相应责任。

三、货物离港及到目的港通关、提货阶段

缮制海运提单，其主要内容有：①收货人的名称和地址;②发货人的名称和地址;③提单的签发日期、地点;④接受、交付货物的地点;⑤货物的标志;⑥货物的名称、包装、件数、重量及尺码;⑦货物外表良好状况;⑧签发提单份数;⑨运输条款;⑩运费条款。

集装箱提单是海上运输的重要单证，其作用如下：

①责任划定。集装箱海运提单一经签发，即表明承运人已收到该货物并对运输的安全负有责任。

②交货的凭证。拼箱公司将提单送寄目的港的代理人，以取得提货的权利。

③运输合同的订立。集装箱海运提单一经签发，集装箱的承运人凭其收取运费，并承诺安全无误地完成该集装箱的货物运输任务。

④物权凭证。谁拥有提单，谁就掌握了货物的所有权，并可自由转让买卖

★ 国际货运代理实务实习实训总结

★ 货运代理实习日记

★ 货运代理求职简历

★ 货运代理类个人简历

★ 报关与国际货运代理专业毕业生表格格式简历

★ 货运代理的实习报告

★ 常规版货运代理合同

★ 如何填写就业协议书及协议书相关知识

★ 关于入党志愿书填写格式与要求

出口报关报检所需要的单证及流程 篇5

一，出口报关所需要的单证：

1，出口方在货物运抵海关监管区以后，在装货的二十四小时之前，需要备齐海关所需要的单证向海关申报。

2，必备单证为：清单、发票、合同、报关委托书、核销单以及船公司装货单等。3，备齐海关税则所需要的各项证件，比如通关单、出口许可证等。4，有出口手册的，需要提供手册报关。二，出口报检所需要的单证：

1，出口方应该在报关之日的前三天备齐所需要的单证向检验检疫局申报，需要提供的单证有：清单、发票、合同、厂检单、报检委托书以及纸箱包装单等单证各一份。

2，如果出口货物到美国、澳大利亚、加拿大或者是欧盟，货物的外包装为木质的，需要做熏蒸或者是热处理。此时出口方需要提供的单证有：清单、发票、合同、报检委托书，还需要提供熏蒸证明。

3，做熏蒸处理或者是热处理的单品，出口方应该在报关的前两天将货物运抵制定的堆场或者是港区，然后等待进行熏蒸，熏蒸的时间一般为24小时。三，出口报关流程：

1，申报。一般情况下，出口货物的发货人或者代理人应当在装货前的二十四小时内向货物的出境地海关采用电子数据报关单和纸质报关单形式进行申报。2，查验。查验是指海关为确定出口货物收发货人向海关申报的内容是否与出口货物的真实情况相符合，或者是确定商品的归类、价格和原产地等等，依法对出口货物进行实际核查的执法行为。

3，征收税费。海关对出口货物收发人或者其代理人申报的货物查验以后，计算应缴纳的关税，消费税以及滞纳金等费用，开具关税和代征税缴款书或收费专用票据。

进出口单证档案管理制度 篇6

关键词：出口企业,国际贸易,单证标准化

国际贸易包括生产、订购、银行、保险、运输和其他机构提供的各式各样的文件, 主要的国际结算单据来源于在信用证、商业文件、官方文件及其他有关文件, 任何一个文件的错误都会导致进口和出口的严重窒息。为了简化程序, 减少复杂的贸易纠纷、商业机构、金融机构、监管机构、交通组织和贸易双方积极采取贸易标准化过程的各种单据。这些单据具用标准数据以及商业条款的约定, 统一的文件和文本数据交换格式文本。

国际贸易单证标准化主要是指信息记录和格式交换的标准化。其目的是保证商贸业务的顺利发展, 保证贸易各方在理解和执行单证所表达的内容方面获得一致, 确保贸易过程的高效有序, 解决和减少纠纷。

一、出口企业面临的现状

复杂的国际贸易单证已经成为阻碍国际贸易发展的技术壁垒。根据有关部门不完全统计, 我国国际贸易由于单证这一环节不符合国际标准造成货物滞关、压仓、退货等损失非常巨大。“阻碍世界贸易发展的最大障碍是技术壁垒, 单证标准化壁垒位列国际贸易技术壁垒之首。”

我国在国际贸易程序简化与标准化方面每年的实际损失合人民币1万亿元以上。2009年, 广东省外经贸协会对广东的外贸企业进行了针对性调查, 在广东省每年4000亿美元的出口贸易中, 因对国际贸易单证标准不了解而造成货款无法回收的比例达5%, 总额约200亿美元, 是发达国家0.25%差错率的20倍, 如果达到发达国家水平, 就能直接节省费用达190亿美元, 数额惊人。有60%的企业在出口过程中曾因单证填写内容不符、单证不齐全或单证格式不符等问题而导致出口受阻;高达88%的企业因为单证问题而导致滞关压仓, 成本增加, 经济效益下降;45%的企业由于出口量的下降, 企业形象受损, 贸易往来减少, 失去了部分国际市场份额;5%的企业因出口受阻而退出了国际市场, 并且危及到企业的生存。

二、出口企业如何应对标准化壁垒

(1) 出口企业应加强对国际贸易单证标准化的认识。国际贸易在运行过程中涉及到许多国际、国内的法律、法规、国际公约、协议, 到目前为止已经基本完成。然而, 国际贸易也涉及很多复杂的程序和制度, 除进出口业务, 交通部、报关、保险公司和机构、银行、码头、商检机构、政府和其他官方机构, 而且关系到语言、货币、时差、空间差异, 贸易惯例的冲突, 但也涉及到各种各样的国际贸易文件。这些就是所谓的技术壁垒, 目前, 单证标准化壁垒成为阻碍国际贸易发展的最大障碍。

今年1至9月中国进出口总额已经达到2.67万亿美元, 那么今年我国国际贸易单证上的支出将超过2000亿美元以上, 它甚至超过了现有外贸所有企业的利润。每年近百美元的学费。问题是, 谁昂贵的学费付款?

(2) 出口企业应配合国家做好单证标准化推动工作。截止目前为止, 联合国贸易简化与电子业务委员会一共给出单证标准化相关的33个建议书。除了特定预留的第29号建议书和第30号建议书还未给出之外, 其他31个建议书都已发布并在联合国框架内推广使用。除了发布建议书之外, UN/CEFACT还介绍了7份5套标准和技术规范的改进建议。

根据联合国贸易发布会的统计, 办理国际贸易手续的花费约占国际贸易总额的15%, 这是一笔非常大的开支。而采用国际贸易程序简化标准不仅使国际贸易的参与方降低成本约50%, 而且还会大大降低风险, 提高它们的安全性和效益。

如果把联合国这套标准比作是国际贸易高速公路的设计图, 要求每个国家都按这套图来建造自己本国的高速公路, 一旦全世界都按一套图纸建设, 对接上以后, 国际贸易自然就通行无阻, 所谓的贸易单证壁垒一下就消除了。国际贸易单证标准集国际贸易理论、信息技术、网络技术、计算机技术和标准化理论之大成, 又不断与时俱进, 即时跟踪世界上最先进的信息技术、计算机技术、网络技术发展, 这套标准的出现, 给全球的国际贸易带来了很大的一场变革, 对这套标准的采用和学习, 也将是中国国际贸易的一场革命。出口企业应充分认识到单证标准化的重要性, 积极学习单证标准化内容, 推动国家单证标准化工作加速进行。

(3) 出口企业应建立自身完善的专职单证员队伍。中国大约有1000000的外贸专员, 每年大约50000到100000人接受相应的资格培训, 但他们所使用的大都是过时的培训资料和一些错误的文件, 培训的内容主要是制单、填单、审单、验单以及其他一些基本知识, 而有关行业标准的内容几乎没有涉及。有的单证职员基本上连标准的单证都没有见过, 或者见到过的单证都不能区分是不是合乎规范。同时, 整个国家超过1000所大专院校开设国际贸易专业, 可是至今没有一个更加系统规范的国际贸易标准教科书, 学校有国际贸易标准化教学课题较少, 还没有训练。因此, 企业完善自己的单证员队伍迫在眉睫。

参考文献

[1]胡涵景, 齐璇.国际贸易单证标准化方法研究[J].标准科学, 2010, (11) .

[2]刘颖, 战复东.电子商务电子单证格式标准化研究与探讨[J].信息技术与标准化, 2006, (03) .

[3]孙慧.中外口岸通关模式的比较研究[J].商业研究, 2006, (17) .

进出口单证档案管理制度 篇7

一、商品检验检疫单证

（一）商品出口所需要的单证

（二）商品进口所需要的单证

二、检验检疫证书的概念

检验检疫证书是由政府机构或公证机构对进出口商品检验检疫或鉴定后，根据不同的检验结果或坚定项目出具并且签署的书面声明，证明货物已检验达标并评述检验结果的书面单证。

三、检验检疫证书常见种类

1、出入境检验检疫品质证书：是证明进口商品品名，规格、等级、成分、性能等产品质量实际情况。

2、出入境检验检疫数量检验证书：是证明进出口商品的数量、重量，如毛重、净重等。

3、出入境检验检疫植物检疫证书：是证明植物基本不带有其他的有害物质，因而符合输入国或地区的植物要求。

4、出入境检验检疫动物卫生证书：是证明出口动物产品经过检疫合格的书面证件，它适用于冻畜肉、冻禽、皮张、肠衣等商品，且必须由主任兽医签署。

5、出入境检验检疫卫生证书：是证明可供食用的出口动物产品、食品等经过卫生检疫或检验合格的证件，例如肠衣、罐头、食品、蛋品、乳制品等。

6、熏蒸、消毒证书：是证明出口动植物音响器，木制品等已经过消毒或熏蒸自理，保证安全卫生，例如猪鬃、针叶木、马尾、羽毛、山羊毛、羽绒制品等。

7、出入境货物运输包装性能检验结果单：适用于检验合格的出境货物包装性能检验。

8、残损鉴定证书：是证明进口商品残损情况，供索赔时使用。

9、包装检验证书：是用于证明进出口商品包装情况的证书。

10、温度检验证书：是证明出口冷冻商品温度的证书。

11、船舶检验证书：是证明承运出口商品的船舶清洁、牢固、冷藏效能及其他装运条件是否符合保护承载商品的质量和数量完整与安全要求的证书。

12、货载衡量检验证书：是证明进口商品的重量、体积吨位的证书，是计算运费和指定配载计划的依据。

四、检验检疫证书的签发机构

（一）国家法定的检验检疫机构

（二）第三方检验检疫机构

单证管理办法 篇8

业务单证管理办法

第一章 总 则

第一条 为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》，结合全市系统业务单证管理实际，制定本管理办法。

第二条 本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。

定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。

有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。

第三条 业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。

第四条 业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。

第五条 公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单

证，按照公司保险业务档案管理规定执行。

第六条 本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。

第二章 业务单证管理的职能

第七条 各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。

市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门。系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门（综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。

市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作。各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告，并填写《人员代码及权限变更申请表》，按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。

第八条 市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定，负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理。支公司不得自行印制和销毁单证。

第九条 支公司根据市分公司业务单证实施管理办法，制定相应的管理办法。负责支公司业务单证的申请、领用、登记、发放、保管、使用、废旧单证的回收;负责使用单证的日清日结，每天检查当日处理的纸制单证的使用情况, 核对是否与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，以严格保险单的管理和保证数据质量的可靠性，及时上报单证使用的重大事项。

第三章 单证发放与保管

第十条 单证征订由市分公司综合部实行按季征订，每季度征订一次，市分公司各事业部和支公司单证管理部门按市分公司综合部规定的《业务单证征订单》、征订时间的要求上报。因新产品开发需要增订业务单证，由市分公司综合部按省公司要求统一时间组织征订。

市分公司各事业部或支公司在征订业务单证时, 应根据险种、数量进行分类统计，为避免单证浪费，节约费用，统计的数量要尽可能地准确，经分管领导审批后，报市分公司综合部。业务单证印刷费由市分公司财务部门统一向省公司支付后，根据各支公司实际领用数量划账。

第十一条 各支公司之间不得擅自调剂单证，确需调剂时，申请调入支公司和同意调出支公司向市分公司综合部提出《业务单证调剂申请》,经确定系统内有被调剂单证时,由市分公司综合部单证管理员负责调剂。

第十二条 单证领取登记、发放和保管。各支公司单

证管理人员负责从市分公司单证管理部门领取业务单证。各支公司单证员从市分公司领取保险单时，需填写《业务单证发放登记薄》,单证收到后要清点数量、核对单证号码，清点无误后方可签收。保险单证领回后要及时做好入库登记，填写《业务单证总帐》、《业务单证明细帐》。支公司应严格履行单证发放登记手续，建立《业务单证发放登记薄》。

业务单证的领取与发放，应遵循循序渐进发放的原则，既要满足业务发展需求,又要防止风险。支公司单证员发放业务单证时，必须认真核对单证管理系统库存数据，严格控制单证发放数量。

第十三条 支公司出单员应对已使用的保险单进行日结日清处理，支公司单证管理员每天检查当日处理的纸制单证的使用情况，核对与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，并填写《业务单证销号清单》。

保险业务单证实行定期盘存。市分公司每季末，对辖内业务单证按《业务单证明细表》进行一次盘存，详细清点业务单证领用、发放、使用、作废、遗失、停用、核销、库存情况。支公司单证员于每月5日前(节假日顺延)，将上月盘存结果(含盘存表和业务单证明细表，业务单证销号清单)通过新“OA”报市分公司综合部。每年12月底进行盘存，通过盘存，做到“账单相符,账表相符,账账相符，账实相符,手工台账与系统数据相符”。

第十四条 对停止使用的重要空白单证，支公司不得擅自销毁，应按照市分公司有关通知精神进行清理盘点并上缴市分公司统一销毁。应特别注意及时清收分散在各代理网点和营销员手中的单证。回收的单证应填定《业务单证回收清理表》，清理表应标明单证代码，单证名称，单证流水号段，并同时在单证系统作好停用处理，上报市公司综合部。

第十五条 各支公司出单员要对已使用的单证按单证流水号的顺序号及时进行整理、装订。非车险通用全打保单有两联业务联，第一业务联，归档时按保单号装订，保单附页、批单等其它附件与此联一并装订；第二业务联，归档时按单证流水号装订；对业务处理中作废的单证不得擅自销毁，应在单证各联加盖“作废”印章，与已使用单证按印刷流水号归档，不允许缺号、跳号，同时必须在业务处理系统进行作废单证处理，第十六条 支公司要建立单证管理责任追究制，对单证工作管理不善造成遗失、短缺的,要追究相关人员的责任。

支公司发现单证遗失，应在3日内填报《业务单证遗失报告表》(节假日顺延)，上报市分公司综合部，并采取相应措施，查明原因，对相关责任人进行经济处罚，同时在所在地报刊上发布遗失公告，声明作废。支公司在发布公告后，要保存相关资料。

遗失单证的支公司必须在“单证管理系统”中办理丢失

登记手续，同时登记相应的手工台账，保证电子账、手工台账账账相符。

库房被盗造成编号单证遗失的，被盗单位要注意保护现场，立即向当地公安机关报案，并在第一时间内上报市分公司综合部。同时，被盗单位立即清查单证库存，填制单证遗失报告表，按照遗失单证程序办理作废手续，并作为重大事件逐级上报。

第十七条 支公司和出单点应配备业务单证存放专柜,单证存放专柜应牢实、有防盗锁, 存放在安全地方,以免单证被盗或丢失。

第四章 单证核销

第十八条 单证核销包括正常单证核销、作废单证核销、遗失单证核销和停用单证核销。核销要求的原则：实物与台帐相符，实物与系统相符。

第十九条 正常单证核销。重要承保单证使用后，由支公司单证管理人员按支公司出单员提供的业务单证销号清单（含作废单证）在单证管理系统中进行核销处理。

第二十条 作废单证核销。作废的单证，由支公司出单员在单证管理系统进行作废登记，对单证全部联次加盖作废章。并由支公司出单员按照流水号顺序归入已使用单证存根联装订。

第二十条 遗失单证核销。单证遗失人应向所在单位单

证管理部门提交书面遗失说明，经本级单证管理部门负责人签字确认后，在地市级及以上正式媒体进行声明，并将该声明提交单证管理部门保存备案。无故遗失单证的，必须由本级单证管理第一责任人签字确认。

遗失单证核销由省级分公司单证管理岗人员负责。省级单证管理岗人员对下级单证管理部门上报的遗失单证核销手续审核确认后，在单证管理系统中进行核销处理。

由监管部门或税务机关监制的单证遗失，应将流水号及数量向当地行业监管部门或税务机关报告。

第二十一条 停用单证核销。省级分公司单证管理部门组织和监督辖内停用单证的销毁，并在单证管理系统做核销登记处理。地市分公司、支公司不得自行销毁停用单证。单证停用销毁前，应向当地行业监管部门（保密局）或机关机构报告。

第五章 单证检查

第二十二条单证的检查工作 实行电子监控和实物盘存相结合的方式，充分发挥单证管理系统的作用和功能。市分公司和支公司单证管理岗，应分别按季、月、周对定额保险单进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，保证账账相符、账实相符。

单证检查采取现场检查与非现场检查相结合方式。应重点加强对有价定额保险单的管控，随时跟踪检查使用情况，监督是否及时回收、补录和核销。主要内容包括检查机构设立单证管理岗和配备人员的情况，实行专库专柜专人保管单证的情况，空白单证登记制度的建立和使用情况，单证签收、发放和领用手续的履行情况，是否对单证使用实行日清日结，单证库存的盘查情况，是否做到“账账相符、账实相符”，代理人领用单证的管理情况，以及单证管理系统的使用情况等。在单证检查过程中发现问题的，应责成有关分支机构限期整改；对于存在责任事故隐患的的问题，应追究有关责任人员的责任；在整改限期内未进行整改的，以及在单证检查过程中发现已发生单证管理责任事故的，应追究有关单证管理责任人和其他有关责任人员的责任。

各级单证管理部门负责组织对未使用单证的发放、核销和统计等环节开展常规性检查。单证管理的统一检查由市分公司综合部牵头，组识各产品线部门、出单管理中心，按照每年不少30%比例对各支公司、部单证管理情况进行检查。

第二十三条 支公司单证管理员应分别按每月、每季对实物单证进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，保证账账相符、账实相符。市公司单证管理员应及时将盘点结果以书面形式报上级单证管理部门。

第二十四条 单证检查结果应及时在全市系统予以通报。对未按照单证管理规定操作的，应要求限期整改。给公司造成损失的，视情况给予相关责任人警告、记过、撤职等

处分。

第二十五条 对违反本办法给公司造成损失的，市分公司按以下规定予以处罚。

1、未建立健全业务单证管理制度，给予单位口头批评，责令整改；未整改的，给予单位通报批评、分管领导警告处分。

2、未使用《单证管理系统》，给予单位通报批评、分管领导记过。

3、擅自印制业务单证，或继续使用废止业务单证，给予单位通报批评、分管领导记大过。

4、对保管不善（不可抗力除外）造成损失的，给予单位通报批评，单位主要领导、分管领导、直接责任人分别给予警告、记过、记大过。

5、遗失重要业务单证，对责任人每份单证处以50—200 元的罚款, 并予以记大过。造成严重后果的解除劳动合同，移交司法机关处理。

第六章 附则

保险单证管理自查报告 篇9

xx中支将在总经理室的领导下，坚持以效益为中心，坚决落实保监会各项文件规定，严格执行xx保险行业自律公约及核保标准件，自觉规范经营行为，防范经营风险，提高承保质量，提升服务水平，为树立xx形象、实现公司全面协调可持续发展做出应有的贡献。

二、认真有效的落实三季度推动方案

xx中支根据分公司即将在三季度推出的方案，认真研究、分析，并细化分解各项任务目标，并将分公司的.激励措施落实到位，制定符合我公司的推动、激励方案，确保三季度工作的有效落实，保证全年工作目标的顺利实现。

三、做好农险承保工作。

根据我公司20xx年上半年农险的工作经验，针对今年的农险监管形势和省公司对农险承保的审核要求，我公司梳理出来了一套结合xx中支自身情况的农险操作流程和农险承保管理办法，为推进三季度的农险业务承保工作打下坚实基础。

四、将业务结构调整与区域结构调整相结合

20xx年将根据上级公司的经营指导原则，通过各种措施，实现“做强车险，做专农险、做精人险”的战略目标，实现承保效益的全面提升，实现各展业机构在区域市场上的明确定位，体现区域竞争优势。

五、加强业务数据分析，实现车险规模上效益

根据分公司提供的业务数据分析，xx中支将继续以集中管理为篇三：保险公司印章管理自查报告

生产型企业单证证明管理 篇10

1、进料加工业务证明管理

（1）进料加工业务的登记。开展进料加工业务的企业，在第一次进料之前，应持进料加工贸易合同、海关核发的《进料加工登记手册》并填报《生产企业进料加工登记申报表》，向退税部门办理登记备案手续。

（2）《生产企业进料加工贸易免税证明》的出具。开展进料加工业务的生产企业在向退税部门申报办理“免、抵、退”税时，应填报《生产企业进料加工进口料件申报明细表》，退税部门按规定审核后出具《生产企业进料加工贸易免税证明》。

采用“实耗法”的《生产企业进料加工贸易免税证明》按当期全部（包括单证不齐全部分）进料加工贸易方式出口货物所耗用的进口料件组成计税价格计算出具；采用“购进法”的《生产企业进料加工贸易免税证明》按当期全部购进的进口料件组成计税价格计算出具。

（3）进料加工业务的核销。生产企业《进料加工登记手册》最后一笔出口业务在海关核销之后、《进料加工登记手册》被海关收缴之前，持手册原件及《生产企业进料加工海关登记手册核销申请表》到退税部门办理进料加工业务核销手续。退税部门根据进口料件和出口货物的实际发生情况出具《进料加工登记手册》核销后的《生产企业进料加工贸易免税证明》，与当期出具的《生产企业进料加工贸易免税证明》一并参与计算。

2、来料加工业务证明管理

出口企业以“来料加工”贸易方式免税进口原材料,零部件后,凭海关核签的来料加工进口货物报关单和来料加工登记手册向主管其出口退税的税务机关办理《来料加工免税证明》,持此证明向主管其征税的税务机关申报办理免征其加工或委托加工货物及其工缴费的增值税,消费税。货物出口后,出口企业应凭来料加工出口货物报关单和海关已核销的来料加工登记手册、收汇凭证向主管出口退税的税务机关办理核销手续.逾期未核销的,主管出口退税的税务机关将会同海关和主管征税税务机关及时予以补税和处罚。

3、其他业务证明管理

（1）《补办出口货物报关单证明》。生产企业出口货物报关离境后出口报关单（出口退税专用）遗失的，在到海关补办出口报关单之前，须先到退税部门办理补办报关单手续。

生产企业在向主管退税部门申请出具《补办出口货物报关单证明》时，应提交下列凭证资料: ①《关于申请出具（补办出口货物报关单证明）的报告》； ②出口货物报关单（其他未丢失的联次）； ③出口收汇核销单（出口退税专用）； ⑤出口发票；

⑥主管退税部门要求提供的其他资料。

（2）《补办出口收汇核销单证明》。生产企业遗失出口收汇核销单（出口退税专用）在向主管外汇管理局申请补办之前，须先到退税部门办理补办出口收汇核销单手续。

生产企业向退税部门申请出具《补办出口收汇核销单证明》时，应提交下列资料: ①《关于申请出具（补办出口收汇核销单证明）的报告》； ②出口货物报关单（出口退税专用）； ③出口发票；

④主管退税部门要求提供的其他资料。

（3）《代理出口未退税证明》。委托方（生产企业）遗失受托方（外贸企业）主管退税部门出具的《代理出口货物证明》需申请补办的，应由委托方先向其主管退税部门申请出具《代理出口未退税证明》。然后由受托方持委托方主管退税部门出具的《代理出口未退税证明》及相关资料到受托方主管退税部门申请出具《代理出口货物证明》

委托方（生产企业）在向其主管退税部门申请办理《代理出口未退税证明》时，应提交下列凭证资料: ①《关于申请出具（代理出口未退税证明）的报告》；

②受托方主管退税部门已加盖“已办代理出口货物证明”戳记的出口货物报关单（出口退税专用）；

③出口收汇核销单（出口退税专用）； ④代理出口协议（合同）副本及复印件； ⑤主管退税部门要求提供的其他资料。

（4）《出口货物退运已办结税务证明》。生产企业在出口货物报关离境、因故发生退运、且海关已签发出口货物报关单（出口退税专用）的，须到主管退税部门申请办理《出口货物退运已办结税务证明》。

本年度出口货物发生退运的，可在下期用红字（或负数）冲减出口销售收入进行调整（或年终清算时调整）；以前年度出口货物发生退运的，应补缴原免抵退税款，应补税额＝退运货物出口离岸价×外汇人民币牌价×出口货物退税率，补税预算科目为“出口货物退增值税”。若退运货物由于单证不齐等原因已视同内销货物征税的，则不须补缴税款。

生产企业向主管退税部门申请办理《出口货物退运已办结税务证明》时，应提交下列资料: ①《关于申请出具（出口货物退运已办结税务证明）的报告》； ②出口货物报关单（出口退税专用）； ③出口收汇核销单（出口退税专用）； ④出口发票；

进出口单证档案管理制度 篇11

考核评比项目

为进一步提高年度单证管理考核工作效率，结合近年考评工作情况，现对将于2016年单证管理考核评比项目进行说明，各地市分公司应按此项目对日常工作进行整理归档。

一、违规事项

（一）省公司审核部分

1.根据审核2016年度总公司监察部/审计部、各监察稽核中心、外部监察审计部门提供的检查、审计报告中反映的单证管理问题。

2.审核2016年是否存在私自印制重要承保单证、单证不通过系统管理、使用无效或过期单证出单、单证出现重大遗失、擅自销毁单证以及其它因单证管理不善形成单证管理风险或造成严重后果的情况。

3.省公司其它相关检查或调研发现的单证管理问题。

（二）各地市分公司上报部分

针对总公司监察部/审计部、各监察稽核中心、外部监察审计部门检查、审计报告中所反映单证管理问题的整改情况报告。

二、数据考评（省公司审核）

（一）超期数据监控

因未按公司单证要求操作或疏于管控，产生存在管理风险的数据。以年度单证监控情况为数据基础，对分公司整体单证数据质量情况进行考核。包括超期库存、超期未核销、超期可使用、超期未回收、遗失、作废等考核项目(均剔除发票类单证)。

（二）数据与实物不一致

通过远程数据抽查发现单证系统数据与实物不一致的情况。

（三）数据未回写因外接平台、系统未与单证系统对接，或通过补录、数据清分而导致单证数据未准确回写单证系统的情况。（例如电商清分等）

（四）数据修正

因人为操作问题导致单证状态等信息错误，通过数据修正平台或单证处理系统状态维护等方式进行处理的情况。

三、单证检查（各地市分公司开展）

主要评估各地市分公司年度现场检查情况：是否开展了现场检查；是否根据检查情况撰写报告，报告是否包含以下内容：单证管理基本情况（制度建设情况、机构设置及人员配备情况、单证系统信息维护情况、单证管理流程执行情况）、现场检查存在的问题及整改要求等内容；是否及时通过OA在辖内通报检查结果，对达不到单证管理要求的限期督促整改，并确实得到落实。

需归档备查的检查材料有：

（一）各地市分公司2016年单证检查工作总结/报告；

（二）各省级分公司辖内全部地市分公司名录，同时标注已进行检查的分公司；

（三）省级分公司现场检查时的书面记录、签证单（纸质签字影印版）、被检查单位整改反馈等相关材料。

四、单证培训（各地市分公司开展）

主要评估各地市分公司开展年度单证培训的情况：是否根据总公司单证培训组织辖内单证管理转培训（含视频会培训方式），及时传达上级公司有关政策和要求；是否针对单证管理现状有计划有组织地对所辖公司的单证管理人员进行业务指导和培训；是否针对新到岗员工设计了培训计划，准备了培训材料、考试试卷等。需归档备查的培训材料有：

（一）各地市分公司现场/视频培训的通知及文号、培训日程、签到簿；

（二）教案等培训材料；

（三）考试试卷及成绩单等。

五、系统单证工作贡献度

分公司对全系统单证工作做出贡献的情况，包括：

（一）协助总公司或省级分公司进行单证项目开发或研究；

（二）单证系统测试、试运行；

（三）参与总公司项目试点（如单证防伪打印、电子保单等）；

（四）被省公司采纳并在全疆推广的经验、先进做法等。

六、其它

进出口单证档案管理制度 篇12

第一条

人民银行各级机构办理涉及有价单证和重要空白凭证的业务，应遵守本规定。第二条

人民银行各级机构应建立健全有价单证及重要空白凭证的调运、保管、领用、注销和销毁等环节的管理制度，采取有效的监督检查机制，做到控制严密，账实相符。

一、有价单证的管理

第三条

有价单证是指印有固定面额的特定凭证，包括金融债券、代理发行的各类债券、国库券收款单等。

第四条

有价单证的调运

有价单证调入、调出视同现金出入库办理。

有价单证出入库时，应凭印制厂家的发货清单或上级行的调拨单、领用单办理出入库手续。

第五条

有价单证的保管

（一）有价单证的保管应遵循“证、账分管”原则，需要签章的有价单证，要严格实行“证、印分管”。

（二）发行库管理部门应指定专人管理有价单证，建立有价单证保管登记簿，对有价单证的调拔、保管、领用、销毁等事项进行记录。

（三）有价单证的样本和暗记，比照人民币票样管理办法妥善保管。第六条

有价单证的领用

领取有价单证时，应办理领取手续，并进行登记；使用有价单证时，应建立销号登记簿进行控制；营业终了，对未用完的有价单证应入库（柜）保管。

第七条

有价单证的发售或签发应坚持先收款后办理的原则，并进行销号控制。第八条

有价单证的核算 有价单证纳入表外科目核算，按实际金额记账。己兑付、作废及停用的待销毁有价单证应单独核算。

第九条

有价单证的核对

（一）发行库管理部门应定期对保管的有价单证进行清点，实物与有关登记簿进行核对，并和会计部门的表外科目余额核对。

（二）业务部门已领用未发出的有价单证，应每日进行账、实核对，保持账实相符。

（三）有价单证按规定上缴时，应账实核对相符后，办理相应手续。

第十条

有价单证的注销和销毁

（一）已兑付、停止使用或作废的有价单证，应作出明显注销标记后送交发行库保管。

（二）有价单证需要销毁时，应由发行库管理部门造具清单，交业务部门审核后，经分管行长签署意见，报上级行批准后销毁；各分行、营业管理部、省会（首府）城市中心支行、副省级城市中心支行由行长批准，销毁后报总行备案。

二、重要空白凭证的管理

第十一条

重要空白凭证是指无面额的经填写金额并签章后即具有支付效力的空白凭证，包括：支票、汇票、本票、联行报单、行库往来专用凭证、资金汇划补充凭证、委托收款补充凭证、支付系统专用凭证等。

第十二条

重要空白凭证的调入和调出

（一）重要空白凭证入库时，应凭与供货单位有关合同（订单）、发货清单或上级行调拨单、领用单，清点验收入库，并及时登记入账。

（二）重要空白凭证出库时，应由调入行填制领用单并附介绍信或上级行调拨单并经部门会计主管签章后办理出库手续。

（三）通过计算机网络调拨的，应加强身份认证和授权审批管理。第十三条

重要空白凭证的保管

（一）重要空白凭证必须指定专人入库（柜）保管并建立保管领用登记簿，据实登记出入库、保管、领用情况。

（二）重要空白凭证的保管，必须做到“证、账分管，证、印（押）分管”。第十四条

重要空白凭证的领用

（一）业务柜组领用重要空白凭证时，应填写领用单，并建立保管领用登记簿，对重要空白凭证的领入和领出按种类、数量和号码出入库时间进行详细登记。对柜组内所领用的重要空白凭证，要在登记簿上签收。

（二）开户单位领用重要空白凭证时，应填写领用单，并加盖预留印鉴。人民银行应根据领用单将起讫号码及时输入核算系统进行控制，并登记保管领用登记簿。

（三）重要空白凭证应根据实际需要适量领用，原则上一次领用不超过一个月的用量。第十五条

重要空白凭证的使用

（一）经办人员使用重要空白凭证时，应建立销号登记簿进行控制，填错的重要空白凭证，加盖“作废”戳记后作表外科目记账凭证附件。

（二）属于人民银行签发的重要空白凭证，严禁由客户签发，并不得预先盖好印章备用。

（三）使用计算机签发、打印重要空白凭证时，应严格签发、打印管理。未经部门会计主管批准或授权，不得手工填制或重打、补打重要空白凭证；打印重要空白凭证时，只能在原有重要空白凭证上填空打印，不得自行打印凭证格式。

第十六条

重要空白凭证的核算

重要空白凭证应纳入表外科目进行核算。以每份一元的假定价格记账，按种类等分别设户，登记起讫号码、份数，并定期与有关登记簿、实物进行核对。第十七条

重要空白凭证的注销与销毁

（一）开户单位销户时，应将剩余重要空白凭证全部交回人民银行登记注销。开户单位对领用的重要空白凭证负全部责任，如遗失或未交回，由此产生的一切经济损失，由开户单位负责。

（二）对开户单位交回的以及停止使用的重要空白凭证应作明显注销标记并造具清单，妥善保管，经分管行长批准后集中销毁。

（三）县级支行重要空白凭证销毁须由上级行统一组织。

三、其他管理规定

第十八条

有价单证及重要空白凭证上应印具号码，按号码顺序发售和使用，不得跳号。发生跳号应立即查明原因，并在保管领用登记簿上登记备查。

第十九条

有价单证及重要空白凭证应由总行或经其授权后由各分行、营业管理部、省会（首府）城市中心支行、副省级城市中心支行指定厂家负责印制。属于区域内使用的有价单证及重要空白凭证，应冠有地区名称，以区分和控制使用范围。

第二十条

有价单证及重要空白凭证在领用、签发过程中发现多页、缺页、错号、要素有误等缺陷时，应登记留查，并及时与发行单位、上级行或印制厂家联系，查明情况后进行处理。

第二十一条

有价单证及重要空白凭证遗失应及时追查，并逐级上报总行，防止造成资金损失。

第二十二条

部门会计主管每月应至少检查一次有价单证及重要空白凭证库存、保管和领用情况，核对账实，并在登记簿上记录。分管行长对各部门保管的有价单证及重要空白凭证应进行定期或不定期的检查。

第二十三条