文秘知识培训教材

文秘知识培训教材（精选8篇）

文秘知识培训教材 篇1

《办公室文秘知识培训学习心得

有句话说的好，叫做：授之以鱼，不如授之以渔。短短两天的文秘知识学习，应用文写作、办公软件的应用、秘书职业生涯规划、会议实务、财务分析及评价和计划分析与评价等都让我受益匪浅。

学无止境。培训时间是短暂的，但学习是永无止境的。在石化企业，学习是做好工作的需要，也是完善自我的需要。今后，我要加强日常学习，坚持温故知新，使自己具备本岗位工作应有的理论功底和精湛的业务技能，成为胜任工作的行家里手。学习有一个转化提高的过程，胡锦涛同志指出：“不能潜下心来学习和钻研，就难以胜任工作，更难以担当大任。”因此，无论我们工作任务有多重，时间有多紧，都必须及时加强学习，善于学习，要树立“学习为本”、“终身学习”的理念，坚持学用结合，开拓创新，做到“学习工作化，工作学习化”，从而提高自己的业务水平。

爱岗敬业。无论从事什么样职位的工作，我们都要以良好的精神状态和饱满的工作热情投入到工作中。在日常工作中，我们难免会遇到一些困难，正如张永林科长所讲，每个人的工作大致要经历起点、爬坡、徘徊和稳定四个过程，只要我们努力，坚持不懈，我们就会走向成功。在基层岗位上，不管是专职还是兼职，都必须时刻记住自己的职责所在，在干好本职工作的前提下，积极学习本岗位业务知识，不断充实自己，学会“十个指头弹钢琴”，才能立足岗位成才。

用心做事。温家宝总理在同文学艺术家谈心时曾说：“我一直要求自己用心思考，用心讲话，用心做事，用心写文章。” “用心做事”，温家宝总理这个自我要求，令人敬佩，引人深思。用心做事，看似平淡，却并不容易做到。在我看来，用心做事就是要求我们要“实”，“说话要实，工作要实，做人要实”。说话要实，就是要说实话、说真话、说顶用的话，不说大话、假话、空话；工作要实，就是要致力多办实事，正确的事要正确的去做。定下来的事，要立说立行，抓紧实施，部署的工作，要督促检查，一抓到底，以锲而不舍、坚忍不拔的精神，一步一个脚印，扎扎实实地把我们的工作保质保量的完成好；做人要实，既是作风问题，也是品格问题，我们每一名员工特别是领导干部都应当要有更高的道德修养和人格品行。踏踏实实做事，实实在在做人，靠求真务实创造成绩。

今后，我将不断完善知识结构，拓宽知识领域。发扬求真务实的作风，刻苦学习，开拓创新，埋头苦干，甘于奉献，勇于负责，以奋发有为的精神状态和真抓实干的工作作风，高标准、高质量地完成各项工作任务。（马贵彬）

文秘知识培训教材 篇2

为了开展扎实有效的文秘专业建设, 特别是专业实践教学改革, 我们对市场礼仪培训进行调研。调研对象包括重庆29个区县的34个礼仪服务公司、重庆市7所本专科院校, 调研形式包括文献研读、电话采访, 实地走访等;调研内容, 主要是针对文秘专业建设, 对礼仪培训公司的师资力量、培训的教学方式、课程设置、市场需求、成功礼仪服务案例等进行调研, 由是为文秘专业的教学改革提供借鉴。

一、加强师资力量建设, 培养双师型教师人才

孔子曰:“不学礼, 无以立” (《季氏篇》) , 学习礼仪知识对于当代学生乃至社会全民来说都具有极其重要的意义, 礼仪也不是流于形式的表演作秀, 而是展示个人、集体良好修养和魅力的表现形式, 这不仅因为我们身处“礼仪之邦”, 更因为现代社会日趋文明, 注重礼仪培训是全世界发展的趋势。

礼仪培训师, 是指为各院校及礼仪培训机构提供礼仪教学、咨询、辅导、训练等过程的教师。礼仪培训师分3个等级:助理礼仪培训师、礼仪培训师、高级礼仪培训师。师资质量是决定培训成功的关键因素。在构建礼仪培训师资队伍时, 应对教师的学识阅历、课堂组织领导能力、个性魅力和个人素质等方面进行筛选。同时还需要开阔选择师资的思路, 可以组织一些在涉及礼仪领域有成就的专家和具有实践经验的社会各界人士, 举办礼仪专题讲座, 这支社会师资队伍可以对专职礼仪培训教师进行补充。他们不仅具有全面扎实的礼仪知识和丰富的礼仪教学经验, 还具有较高的指导、解决问题的综合能力。

早期进行礼仪培训的人员一般包括政府机关公务员;行政事业单位的办公人员;各行业企业的中高层管理人员、公关人员、文秘、接待人员以及即将就业的毕业生等。懂礼、用礼是职场从业人员工作能力的一个方面, 同时又是礼仪培训的追求目标。重庆地区的礼仪培训可以分两部分, 一是高等院校的礼仪教学, 另一部分是市场中的礼仪培训班。前者理论居多, 以讲授型为主, 后者更注重实训, 但内容缺乏创新。重庆本土的礼仪培训师大多是半路出家, 包括高校礼仪老师在内。他们一般由其他行业转入, 然后通过自己工作经验的积累, 通过考评认证取得相应证书, 然后才成为一名职业礼仪培训师。重庆的礼仪培训公司其讲师团大多是通过专业考评认证的礼仪培训师, 特聘讲师。另外为数不多的礼仪培训机构的讲师团队包括专职讲师, 签约讲师, 咨询辅导团队。根据对重庆各区县礼仪服务公司的调研走访, 重庆本土地区礼仪培训市场并不十分规范, 只有大型礼仪公司才有专门的培训服务, 小型公司一般承接表演、庆典等业务。其中, 90%以上的培训师在多个培训机构授课, 也就是大部分培训机构只有特邀或挂职讲师, 并没有自己的专业讲师团队。重庆本土的专职礼仪培训师数量不多, 尤其是专业水平高的专职培训师更是凤毛麟角, 总体来说, 由于市场需求的高速膨胀, 重庆礼仪培训师资处于短缺状态, 还需要更多的优秀人才加入这个行业。

根据人才培养方案, 高校文秘专业一般都开设“公共关系学”与“社交礼仪”两门课程作为该专业学生的专业必修课, 社交礼仪知识也作为专业核心知识。目前许多开设文秘专业的高职专科院校居多, 本科院校许多是将该专业依附于其他专业, 在一定量的其他知识讲授后再加以秘书专业课程, 学科体系还处于探索阶段。

公关礼仪兼具了理论性、实践性和应用性, 但是据我们的调研发现, 高校文秘专业的教学存在一些不足。如在讲授方法上, 部分老师依然采取传统的“讲授法”来进行教学, 内容往往是注重概括性、知识性的道德理论方面的要求, 多为空泛的大道理, 对具体的行为训练养成强调得少, 学生的课堂笔记虽然做得全面规范, 但学习后难以“深入人心”、落实到行动上。又, 部分教师自身的礼仪修养还不到位。有些老师只注重课堂上几十分钟的授课, 把考试重点内容宣读清楚即可, 不重视课堂外个人形象的塑造和行为习惯的养成, 为人师之表率作用并未做好, 所谓“言传身教”, 使学生对礼仪产生误解。这种只教书不育人的方式是不负责任的, 也会导致师生间感情疏远, 何谈尊师重教?

有鉴于此, 高校应该加强双师型队伍的建设。“双师型”教师, 目前有双证书 (职称证书+技能等级证书) 、双职称 (讲师+工程师) 、双能力 (双师经历) 等众说纷纭的定义, 但究其根本, 就是“既要有扎实的理论知识, 又要有丰富的实践经验和较强的岗位技能”, 即“既要有相应的教师资格证书, 又要有相应的岗位资格证书”的教师。高校双师型教师, 要获取与课程相关的职业资格证书, 既是对职业实践的认知, 亦是理论与实践的结合, 并且在参与职业资格认证的培训中, 还可以反思自身课程教育的优劣, 实施教改。在实际教学过程中, 由于双师型教师具有丰富的实战经验以及专业的理论基础, 教学方式往往更能吸引学生的注意力, 增强学生的记忆, 效果自然更胜一筹。礼仪教学中, 双师型教师非常注重情景模拟, 给学生设定一个固定场景, 并将学生分为若干小组, 在团队协作中完成任务。在教学过程中, 教师往往重视学员的实践操作能力, 在理论知识讲授基础上注重示范和模仿, 在场景中加强其角色定位, 令学员印象深刻, 便于运用。

二、课堂理论与课外实训相结合, 注重实训实效性

据我们的调研, 重庆礼仪培训一般采取讲师讲解、互动参与、实践训练、锻炼巩固等相互交叉的方式, 随着竞争的激烈化及行业逐渐地发展成熟, 其形式日益多样, 实用性原来越强。调查中得知, 重庆某礼仪公司组织的职业形象塑造与现代商务礼仪课程的培训特色为:课程有多案例讲解、视频和图片, 组员讨论、示范操作、模拟训练、角色扮演等多种方式, 另融入学员现场提出的问题, 进行分析、讨论、演练和点评。

相比较传统的专业学科, 文秘专业的特殊性在于它具有较强的实践性, 而这种实践又不同于简单的科学动手实验, 它要求学生学会如何与人沟通并建立良好的人际关系。学生需要掌握公共关系与社交礼仪的相关知识并将其运用到实际生活中, 因此, 这两门课程的考核范畴绝绝不仅限于课本上的文化知识。但是, 根据对文秘专业学生的现状进行调查与分析后, 我们不难发现, 不少学生在认识上仍然对本专业存在着较大的误区, 认为文秘人员只要能说会写就行, 不需要注重外在的礼节, 更无需注重对良好性格的培养。实际上正如著名心理学家、教育家卡耐基而言, 人的成功取决于15%的才能和85%的人际关系。礼仪正是人际关系交往中不可或缺的润滑剂和联系纽带。

为了培养高级技术应用型人才, 绝大部分高职高专院校尤其注重对学生实践能力的培养, 因此, 我们不妨借鉴这些院校的教学方式, 变“鸭子听雷”式为主动讨论、体验和参与式, 尝试进行角色模拟教学, 不仅调动了学生的积极性, 还提高了其实践能力。也可以引进体验教学方式, 以活动、环境、人为核心, 强调学习的反思与分享, 从而激发学生学习的兴趣, 弥补了传统教育重理论轻实践的不足。

采取体验式教学, 让学生参与课堂而非观摩老师表演, 效果十分明显。如教授仪态之“坐姿”为例, 常见的坐姿就有八种, 如果老师只是讲解八种坐姿的理论知识而不加以示范联系的话, 即使学生很认真地听, 也很难全部记清楚不同的坐姿需要注意的具体细节, 而且学生也觉得空洞乏味, 从而失去了学习的兴趣。相反, 如果采取体验教学的方式, 老师为学生示范, 模拟场景请学生示范, 一来二去, 也就熟记于心了。

情景模拟法是引导型教学的典型代表, 要求学生在模拟的职场中完成规定的礼仪主题示范与展示。如本校执教《公关礼仪》的三位主讲教师, 获得了商务礼仪师资格证书认证, 巧妙的将礼仪师培训方式迁移到自己的教学中来, 进行大胆而成功的实践教学改革。具体操作是课前将学生进行分组, 统一主题场景让学生进行表演, 并要求他们对表演内容, 如服饰、动作、台词、现场布置等方面进行解说。看似轻松的表演, 但学生前期需要做大量的准备工作, 不仅需要了解自己需要的表演的是什么, 更要融会贯通, 知道怎么表演, 老师只在个别问题上进行纠正和总结。学生的主动参与让课堂不再枯燥无聊, 并且提高了学习效率。

文秘礼仪教学的改革不仅仅局限于课堂, 它还包括课外实训, 其中, 学生去庆典礼仪现场观摩或者参加庆典礼仪活动是两种重要方式, 如组织学生参观学校所在地的房地产交易会和大学生就业双选会, 分组观摩、体会, 并撰写报告, 而部分综合素质高的同学则参与的现场礼仪服务中去, 体会职场的真实的感受, 老师利用实际生活场景, 教会学生将理论化为实际运用, 效果十分显著。

三、培养学生专业核心能力, 重视公关礼仪重要作用

在调研中, 我们发现, 各类企业对人才的需要已不是单纯要求有良好的工作能力, 而是越来越要求兼顾软实力, 具有端庄的仪表、亲切的仪容、文明的服务用语、高雅稳定的仪态等。从宏观形势来说, 随着社会经济的发展, 一方面, 社会分工细化, 求职、工作压力越来越大, 企业和求职个人势必会更加看重礼仪的地位。另一方面, 人民生活水平提高, 越来越在意服务质量等高品质享受, 这就促使着职场从业人员礼仪水平的提升。统计资料显示, 重庆全市区有2945万人, 2012年度参加职业技能培训人数为215.20万, 同期增幅0.7%, 重庆礼仪培训市场火热, 处于快速发展阶段。

因此, 礼仪教学是传承文化的重要平台, 是开展大学生素质教育的重要内容, 也是培养大学生社会适应能力的有效途径。当代大学生掌握礼仪知识, 是专业的需要, 是职业需要, 也是增加就业砝码的需要。

从大学生的专业核心能力来看, 专业核心能力即本专业特有的、对社会专业领域能够履行岗位职责的实际能力, 高校倡导培养学生的专业核心能力主要是为了提高毕业生的工作能力, 从而提高就业率。文秘专业核心能力包括:综合协调能力、会议策划组织能力、文书工作能力、办公室事务管理能力、办公设备操作能力。其中综合协调能力包括良好语言表达、人际沟通, 其中公共立意是关键。

首先, 公关礼仪能塑造良好的个人形象。一个人的形象由服饰、语言、行为、性格等因素构成, 所谓的“第一印象”也大多取决于这些条件, 与人交往中, 良好的礼仪素质是塑造个人形象的必要条件。部分大学生过分注重个人利益, 凡事以自我为中心, 缺乏宽容和奉献精神, 因此, 加强礼仪教育, 在形体上塑造完美的自己, 从内部健全人们的思想。

其次, 良好的心理素质也是礼仪培养的能力之一。部分大学生有着强烈地走向社会的需要, 但同时又具有恐惧心理, 害怕与人打交道, 尤其是在领导和同事面前, 更是紧张得惊慌失措, 由此产生了矛盾和心理压力。公关礼仪教育不仅是在行为上强调了社会行为规范, 更是从心理上引导学生在面对职场上各种压力如何调整心态, 更好地促进大学生社会化, 使之社会适应能力和心理承受能力得以提高。

再者, 礼仪教育能培养学生良好的人际交往能力。学校与社会并未脱节, 从学生到职场人的角色转化也并不生硬, 文秘学生在校需要和同学师长交往, 出身社会需要和同事领导沟通, 公关礼仪正是在培养学生在人际交往中体现出一种那美好的形象和大方的风度, 塑造人格魅力并实现与他人感情交流和心灵沟通的目的, 良好的交际能力能让自己更受人欢迎, 在工作中也能更得心应手。

人们对礼仪的重视催生礼仪专业的产生, 更是让礼仪培训市场日趋火爆。新兴的文秘专业基于对学生强有力的人际交往能力的培养, 因此更需要礼仪素质的锻炼。双师型礼仪教师具有的理论和实践的双重经验是文秘专业值得借鉴的优势, 将书本理论结合市场礼仪培训的实际情况, 加强专业建设, 才能更好地促进应用型学科的建设。正视当今礼仪培训市场面临的问题并积极规范, 才能真正提升全民素质, 让礼仪成为一种习惯。

参考文献

[1]杨伯峻.论语译注[M].北京:中华书局, 2009.

[2]刘福军, 成文章.高等职业教育人才培养模式[M].北京:科学出版社, 2007.

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[4]刘大庆.礼仪教育与高校学生素质培养[J].和田师范专科学校学报 (汉文综合版) , 2005 (5) .

[5]韩开绯.浅论文秘专业公关礼仪课的教学[J].职业技术, 2006 (10) .

[6]于天.将体验教学引进高校社交礼仪课程的初步思考[J].大众科技, 2009 (10) .

[7]李欣.高校礼仪教学的若干思考[J].中州大学学报, 2010 (4) .

浅论新时代文秘知识结构 篇3

关键词：新要求；存在问题；完善措施

中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2015）05-0087-03

一、前言

新时代的到来，使得我国渐渐的加入了世界WTO组织，使我国与各国的距离都拉近了，但是也显示出了我国某些方面在其他国家面前明显的不足，让我国面临了更大的机遇和挑战。这种情况，也给秘书工作带来了新的挑战和机遇。秘书再也不是抄抄写写、递茶递水的文员，不是懂得一些汉字和工作上的基础就可以的。随着时代的发展，秘书人员应该具备新的秘书知识结构，提升自己的知识能力，完善自己的专业素养。

二、文秘从业人员知识能力的新要求

（一）熟练掌握各国语言

语言是人们沟通的主要桥梁，过去对秘书具备的职能里没有语言方面的要求，但是随着改革开放的深入，国家内外的交流日益密切，国内的许多企业渐渐在国外发展自己的事业。这使得秘书人员在接待客户方面不免会遇到不同国家的人，这就需要秘书人员能掌握多国的语言，不仅需要简单的对话，还应该进一步的掌握翻译等技巧，才能为领导和公司带来更大的利益。

（二）熟悉电脑操作和办公室自动化设备使用

科学技术的发展使得电脑成为每个人都会使用的设备，秘书人员如果想要成为领导的辅助，最基本的就是会使用电脑，为领导整理文件、查找资料。而随着办公自动化的发展，许多的资料已经不再用纸和笔来记录，许多公司建立了自己的数据库，很多文件只需要用电脑输入即可。有些公司渐渐的开始使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器、缩微机、录相机等等。这些自动化办公设备的使用，使得秘书人员在工作中更加方便了，极大的提高了秘书人员办公效益水平，但也使得秘书人员应该具备的技能范围又扩大和更新了。

（三）熟悉了解交往中的文化礼仪

秘书是领导与外界交往的桥梁，秘书主要的工作就是替领导接待宾客，与各种和公司有经济往来的客户打交道。所以，这就说明了秘书必须要具备交际能力，而交际能力中最主要的就是要了解交往中的文化礼仪。秘书不仅要熟悉各类民族的交往礼仪，对于国际交往礼仪也要熟悉了解，这样才能与客户之间顺利的交往。例如握手的礼仪，握手是许多国家人与人交往中最常见的礼仪，但是许多国家的握手方式不同，而有的国家不会采握手礼仪，如果秘書不熟悉了解这些礼仪，就有可能会引起与客户之间的矛盾，从而为公司和领导造成不必要的麻烦。所以作为一个新时代的秘书，必须熟悉了解交往中的文化礼仪，在接待宾客时才能从容应变，给领导和公司带来良好的口碑。

（四）熟悉掌握涉外法律知识

新时代的秘书一定要熟悉一些涉外法律知识，这对于进行合同签订或者进行经济贸易往来活动都非常有利。涉外法律对于交易双方的权利和义务都有具体的要求和规定，如果哪一方违反了合同，涉外法律就会用法律条款对另一方进行保护。如果秘书对涉外法律了解的不够透彻，就会造成合同内容签订的不完善、不具体，或者使得该合同没有法律效益，从而造成该公司的损失。所以，现代管理企业的秘书如果想做好领导的辅助，就应该熟悉各种涉外法律知识，对领导和该公司做好法律的保护。

（五）熟练掌握驾驶技术

现如今的社会，每个职业都要掌握两项除了本职业所需技术外其他的技术能力。过去，秘书只要跟在领导后面，为领导整理文件、安排领导工作时间、跟随领导开会，为会议内容做相应记录，但是如今这个新时代的社会，这样的秘书知识结构已经不能满足于现代管理企业的需求了。现在的秘书应该是具备各种综合能力的复合型人才，所以新时代秘书需要会驾驶这一项技术，随时随地等候领导的指示，有的领导可能会配备司机，但是当司机有事没有上班时，秘书如果会驾驶，就会为领导的工作带来许多的便利。

三、新时代文秘知识结构存在问题

（一）社会对秘书工作缺乏科学的认识

秘书工作是职业性很强的一类工作，秘书有自己的工作方法和出事原则，同时秘书工作在企业管理工作中占有很重要的作用，是企业工作的枢纽，为领导参谋工作也起到关键的作用。但有些企业不够重视秘书的作用，往往使得有能力的秘书被企业埋没，导致了大材小用，或者资源配备不当，浪费人力资源。这就导致了秘书行业缺乏社会的重视，社会不重视学校就不会重视，学校不会重视就没有专业的师资力量。

（二）许多的秘书工作专业性不强

秘书这一工作并不是许多人都能胜任的，只有受过专业训练、严格培养的秘书才能胜任秘书这个职业。我国大多数的秘书都没有受过专业训练，没有整体的职业概念。大学生专业不是学文秘专业的，但是毕业了却从事了秘书这个职业的人有很多，这使得我国秘书专业化方面存在了明显的缺陷，这也是导致了我国秘书行业发展不济的重要原因。很有企业没有专业的秘书人员，秘书工作由其他岗位人员来担任，要知道新时代的秘书并不是抄抄写写，打字就可以了，这使得企业在工作方面存在着许多的困难。

（三）秘书教育存在着明显的漏洞

秘书这一专业的师资力量不足，没有专业性强的老师，使得我国的许多秘书即使受过专业的训练也并不是专业的秘书，这一专业的设置有许多的问题，大多数想要从事秘书行业的人都会学习汉语言文学专业，没有形成自己的专业体系，同时在培养法律、人际交往、经济类秘书方面有明显的不足，使得教育与实践脱节。

（四）秘书人员职业化水平不足

以企业秘书为例，从企业的发展历史来看，我国的企业并没有受过工业化的洗礼，所以企业的员工大部分欠缺基本的职业化思想。而从我国的劳动力培训来看，我国的教育偏重考试，缺乏对于实践能力和技术的重视，所以使得我国人民比较欠缺职业化的思想。

四、完善文秘知识结构主要对策措施

（一）加强社会对文秘工作的科学认识

加强社会对秘书专业的重视程度，使得社会对秘书行业的需求越来越专业。人们的行动都是有目的性的，目的决定了人的行动方向，人为了满足自己的目的而行动，而社会的需求正是人类目的的集中体现，是任意事情发展的东西，只有使得秘书这一行业走专业化道路，社会才会对秘书这一行业加以重视，为此，我们必须加强秘书这一行业的专业化程度。首先，必须提高企业管理水平，加强企业的办事效率，加强企业对人力资源管理的认识，使其了解人才的重要性。其次，加强对秘书专业重要性的宣传，只要让社会了解了秘书专业的重要性，才会对秘书行业加以重视，才能加强对秘书专业的培训管理和使用，只有使人们了解到了秘书行业的专业化，才不会使得社会的人力资源浪费。

（二）进一步提升文秘师资培训水平

为秘书专业配备专业性较强的老师，加强秘书专业的师资力量。如今我国的教师一般都为学术派，很少有注重实践教育的老师，只有理论知识的教育没有实践技术的教育起不到很好的教学结果。在秘书专业类的学生学习期间也应该适当的安排学生的实习工作，使得理论与实践相结合。我国必须加强学校对秘书专业这一行业的重视，学校的重视程度决定着学生的重视程度，而学生的重视程度则决定着社会的重视程度，社会的重视程度则决定于一个专业的发展程度，所以学校的重视程度是起决定作用的一点。主观上的重视可以促进客观上重视，目前学校为秘书专业安排的课程许多都与秘书专业无关，这些课程对秘书工作不起作用，不仅耽误了学生学习的时间，而且还浪费了学校的人力资源，这种浪费资源的现象是极不可取的。

（三）增强文秘工作实践知识培养

加强秘书的实践性培养，秘书工作是一项韧性很强的工作，想做好一个秘书不是只要有专业的理论知识就可以了，必须要在工作中加以磨练，有实践能力。学校可以和企业单位进行联合，利用学生在校期间将实践与理论知识相结合，这对学校和学习都有很大的帮助。这种方法既可加强学生对理论知识的深入，也提高了他们的实践能力，起到了学以致用的效果。

许多的秘书专业教育都依附于中文专业，我国目前还没有专门为秘书成立的专业，当然，秘书工作中使用到的中文专业方面知识是非常有用的，也是用途最广的，但是秘书的工作与中文专业中所学习的专业知识还是有很大区别。秘書专业是一个综合性很强的专业，也是一个边缘性很强的专业，如果想要培养一个通用型的秘书，必须学习所有秘书等级考试中所涉及到的内容，并且要抓住重点。我们必须要加强对秘书行业的了解，加强对秘书专业教育的研究，加以分析，使秘书专业形成自己的专业体系，同时加强秘书专业在培养法律、人际交往、经济类秘书方面的专业知识，使得教育与实践相结合。

（四）推进文秘职业化进程

加强秘书工作的职业化进程，职业化的概念与高学历不同，职业化是从业人员应该具备的一种职业素养，而不是为了个人兴趣而所选择的职业，从业人员应该具备相当高的专业技能，并且应该具备本职业的许多行为规范和标准，而且工作时应该遵守该行为规范和行为标准。因为具备良好的职业素养是职业化的基本特点，所以掌握娴熟的职业技能就是职业化的基本要求，要想使得秘书具有职业化思想，就要培养秘书好的职业素养，严格培训秘书应该具备的职业技能。秘书在处理工作事情上，首先要保持一个沉着冷静的心态，对这个工作的大概情况进行快速的分析，并且结合实践经验，找出解决问题的方法。

五、总结

如今这个社会发展飞速，人们的观念随着社会的发展也在渐渐的改变，秘书的工作范围在不断的增加和更新。新时代的秘书应该不断对自己的知识能力进行自我更新、自我完善，才能跟上新时代社会发展的步伐。掌握好现代管理企业秘书所拥有的知识结构，在能力和综合素养上加以完善，掌握好规范化、制度化、科学化的的管理工作能力，做好领导的辅助角色，掌握好从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务四个办事转变能力。并且利用新时代的转变和发展与时俱进，提高自身的工作能力，打开自身的工作潜力，把生命中全部的精力拿来不断的完善自己。

参考文献：

〔1〕舒适.文秘专业教学中学生现代企业管理理念的培养[J].新课程学习（中），2014（01）：9.

〔2〕陈秀泉.论秘书语言亲和力的养成[J].广西教育，2014（15）：130-131+160.

〔3〕罗春娜.高职文秘专业实践教学探讨[J].中国职业技术教育，2008（22）：61-62.

〔4〕江晓旭.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013（18）：128-129.

〔5〕张卓.论新时期文秘人员的素质建设[J].现代企业教育，2013（12）：66.

文秘知识竞赛题目 篇4

37、男子穿西装时要注意“三一定律”，即鞋子、腰带、袜子应控制在一种颜色，以黑色为首选。( )

38、对商界人士来说，化妆的最重要的功能是塑造形象、体现尊重。( )

39、商店中，只要顾客走进店里，就应该立即主动上前热情服务。( )

40、现场演出结束后，观众即可自行退场。( )

41、自助餐是目前国际上通行的一种正式的西式宴会。( )

42、在正式场合与窗口岗位工作者，一般不宜染彩发。( )

43、“女士优先”，并不是男子处处让女士走在前面，而是使妇女成为受尊重的对象，处处给她们以照顾。( )

44、就餐时彼此之间可以让菜，必要时可以为客人夹菜。( )

45、每逢一个节目结束之后，应当热烈鼓掌。在演出进行期间不要频频鼓掌。( )

46、穿单排扣西服时，应扣上全部衣扣。( )

47、使用领带夹时只要夹住领带就行。( )

48、与他人交谈时，要盯着他人的眼睛。( )

49、行握手时，与多人同时握手时，可以交叉握手。( )

50、使用手机时，手机不宜握在手里或挂在腰带上。( )

51、接待来访时，结束接待，婉言提出，也可用起身的体态语言告诉对方。( )

52、客人到家里做客，可接过其衣帽、雨具、手提包放在放置位置上。( )

53、用西餐时，吃蔬菜都要用刀、叉取食，不能用手取食。( )

54、使用餐巾时，可以用餐巾来擦拭餐具。( )

55、在公共汽车、地铁、火车、飞机上或剧院、宴会等公共场所，朋友或熟人间说话应该高谈阔论。( )

56、接待贵宾通常只安排一次宴会，并且大都是为对方洗尘的宴会。( )

57、不要在握手时带着墨镜，只有患有眼疾或眼部有缺陷者方可例外。( )

58、交往礼仪中的三A原则是 接受对方 、重视对方 、赞同对方 。 ( )

59、通常以面对房门的座位为上座，应该让之于来宾;以背对房门的座位为下座，宜由主人自己在此就座。( )

60、酒店服务在不违犯规定的情况下，可以主随客便。( )

61、面对客人的投诉，首先应向客人说明原由。( )

62、在为顾客提供服务时， 遵循先女宾后男宾、先客人后主人、先长辈后晚辈等原则。( )

63、在出租车车辆行驶中，不要不停地通过后视镜“窥视”后座乘客。( )

64、民警 着警服时可以佩带戒指 。( )

65、在商务活动中，男同志在任何情况下均不应穿短裤，女同志夏天可光脚穿凉鞋。( )

66、在国际交往中，位置的排列遵循“以左为上”原则。( )

67、在国际交往中，对不了解婚姻情况的女子称为小姐。( )

68、老师的批评若与事实有出入时，学生应等老师讲过之后平心静气地加以解释 。( )

69、参加集会要守时、肃静，不乱走动，适时鼓掌，不可以喝彩。( )

70、求人解答用“请教”，请人指点用“指教”。( )

1-5 ×√×√× 6-10 √√√×√

11-15 ×√×√× 16-20 √××√√

21-25 √××√√ 26-30 ××√××

31-35 ×××√√ 36-40 √×√××

41-45 ×√√×√ 46-50 ××××√

51-55 √×××× 56-60 √√√√√

61-65 ×√√×√ 66-70 √×√××

71、秘书的职业道德是秘书在职业活动中的行为规范。( )

72、在会议工作中，分发重要文件一般要编号、登记。( )

73、经理办公会属工作例会，是非决策性会议。( )

74、会议的规模与主题的不同，不应影响到会场的布局和摆放。( )

75、信息交换应考虑本组织的利益。( )

76、安排领导的公务活动不是办公室的一项经常性任务。( )

77、会议期间的文书工作主要包括文件的分发和清退工作。( )

78、新时期秘书要具有创新精神，大胆地试，大胆地闯。如果总是考虑上级的意见和员工的要求工作，就不能有突破性的进展。( )

79、秘书没有责任办理会后反馈工作。( )

80、实用选留，是作为日常的信息工作而进行的一般意义的选留，要求信息有广度，并且有长期利用价值。

81、秘书没有责任办理会后反馈工作。( )

82、要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。( )

83、单协调的缺点是对双方矛盾的焦点不易把握准确。( )

84、接待的环境准备，主要是指会客室(办公室)外的环境准备。( )

85、“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪之一。( )

86、为使来访者排解等待的时间，可准备香烟和小食品。( )

87、信息交换不应考虑本组织的利益。( )

88、信息传递制度包括领导审核、限时传递、安全保障。( )

89、信息分类的目的是对信息资料进行详细的区分。( )

90、秘书的职责之一是服从上级，既然秘书要服从上级，那么即使发现上级有错误时也不能指出来。( )

71-75 √√××× 76-80 ××××√

中文文秘专业知识 篇5

1中文文秘专业知识

一个称职秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备能力。其中文字表达能力是最重要、最基本，也是实现其它能力基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员基本功，是“看家”本领。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作能力呢？具体说来，主要应注意以下几点：

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确态度和浓厚兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细精神生产，是一项十分严肃而艰苦创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就事情。美国著名未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要事情应该记住，而其中一件就是：在这个文字密集社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本读写技能。这里所说读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好老师，对写作有强烈责任感和浓厚兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢？我们回答是肯定。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法。我们所学文秘写作教材，就是前人文秘写作经验科学总结，就是揭示文秘写作一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评大作家，他作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟，我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细修改。多修改自己文章也是提高文秘写作能力一个重要环节，多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面规律，也是写文章责任心强一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作体验，就多一项具体收获。作为称职秘书人员，要有高度责任感，养成修改文章良好良好习惯，虚心听取领导和同志们意见，克服怕人挑“刺”思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

一、红头文件制作及标准

1、进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行，然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页页码设置成右空一个汉字，偶数页页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm红头制作完成。

4、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。

5、文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入地方，单击“插入”按钮即可。

6、主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

7、保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型公文都可以调用该模板，直接进行公文正文排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应模板路径，若模板保存时按系统默认设置，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版

1.依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

2.制作公文正文内容：正文内容根据用户实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

标 题——二号小标宋字体，居中显示； 主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；

正 文——三号仿宋字体；

成文日期——三号仿宋字体，右空四个字距离，“○”和六角符号输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

文号、签发人、主题词——按照模板定义字体填写完整，最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词相互位置调整好。

三、用Word制作电子公章

1、图章轮廓

选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。

2、编辑文字

在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确位置，并把艺术字设置成红色。

3、插入五角星

在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合五角星，并设置成红色，移动到圆中合适位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！

2中文文秘专业知识

秘书工作任务主要有以下7个方面:

1.调查研究与信息收集

调查研究是领导者解情况、进行决策基础,而领导调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实最新全面信息,及时提供给领导。

2.文书工作

文书工作包括收文和发文两个方面，收到文件要分轻重缓急交给领导批阅处理，发文要在领导指示下按程序认真进行，很多时候秘书还要进行文件、报告起草,所以秘书对文书写作规范、要求等要熟悉,处理完文档要及时分类归档。

3.会议筹办

秘书应该按照领导要求和会议主题、风格等进行会议准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同筹办要求。

4.来宾接待

秘书应负责来宾接待工作,包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪,力求树立单位良好形象。

5.档案管理

如果一个单位没有专门档案部门,秘书就要承担起档案管理工作，要注意按照档案管理科学方法和原则进行档案采集、整理、保管和提取。

6.信访工作

信访工作包括信访接待和处理，秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待,在领导授权下可以作适当处理,对自己处理不好或不在自己权限范围内问题,要及时向领导汇报。

7.日常事务工作

文秘商务礼仪知识 篇6

第一，色彩要素。俗话说：“没有不美的色彩，只有不美的搭配。”色彩如果搭配合理，就会恰到好处，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就会失去整体美，破坏视觉的和谐美感。女秘书的职业装色调应该单一一点，不可以“色彩斑斓”。女秘书应该多多注意“三色原则”。三色原则是在国外经典商务礼仪规范中被强调的，国内著名礼仪专家也多次强调过这一原则。所谓“三色原则”，是指全身上下的衣着，应当保持在三种色彩之内，即女秘书的套装、衬衫、鞋袜，一般不应超过三种颜色。这是因为从视觉上讲，服装的色彩在三种以内较好搭配。一旦超过三种颜色就会显得杂乱无章。

第二，体形要素。人有高矮、胖瘦之分。绝大多数人体形上或多或少受到一些先天局限，有这样或那样的缺陷，这就需要通过服装搭配加以弥补和修饰，使自己更具美感。首先要了解自己的体形特点，再选择适合的职业女装，自然会达到理想效果。比如H形体形，属于偏胖，没什么腰身，这类女秘书适宜选择腰身合体、线条简洁的职业装。I形体形，属于偏瘦，适宜选择衣领处有褶皱，配有饰边的衣服。Y形体形，就是腿部可能长得比较修长，线条比较好看，上半身不适宜穿紧身衣，所以要求上面相对宽松，就转移了别人的视线。

第三，肤色要素。选择与搭配职业女装时也要考虑自己的肤色，服装的色彩要与自己的肤色相协调。

第四，年龄要素。女秘书的年龄不同，应选择不同的服装。年轻的女秘书可以选择红、粉红、黄、绿等色彩比较鲜艳的颜色，款式上选择比较时尚、前卫，如西装上衣是单个扣的，因为她们有活力与朝气。而年龄较大的女秘书一般选择黑、灰、海军蓝等颜色，款式的选择上比较保守，这样可以凸显她们的成熟与稳重。

称谓的选择和使用一般情况下，在商务活动中，有两套称谓方法，第一种就是称对方为某某先生、某某女士，这也是最为稳妥和最为普遍的一种称谓方式;

第二种我们可以称呼对方为某某经理、某某主管、某某总监，以及某某领导，就是说直接称谓他的职务。

握手礼仪

握手是一种礼仪，但人与人之间、团体之间、国家之间的交往都赋予这个动作丰富的内涵。一般说来，握手往往表示友好，是一种交流，可以沟通原本隔膜的情感，可以加深双方的理解、信任等。团体领袖、国家元首之间的握手则往往象征着合作、和解、和平。

握手是在相见、离别、恭贺、或致谢时相互表示情谊、致意的一种礼节，双方往往是先打招呼，后握手致意。

握手的顺序 主人、长辈、上司、女士主动伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。

握手的方法

1.一定要用右手握手，以表示亲切和尊重。

2.要紧握双方的手，时间一般以1-3秒为宜。当然，过紧地握手，或是只用手指部分漫不经心地接触对方的手都是不礼貌的。

3.被介绍之后，最好不要立即主动伸手。年轻者、职务低者被介绍给年长者、职务高者时，应根据年长者、职务高者的反应行事，即当年长者、职务高者用点头致意代替握手时，年轻者、职务低者也应随之点头致意。和年轻女性或异国女性握手，一般男士不要先伸手。男士握手时应脱帽，切忌戴手套握手。

4.握手时双目应注视对方，微笑致意或问好，多人同时握手时应顺序进行，切忌交叉握手。

5.在任何情况拒绝对方主动要求握手的举动都是无礼的，但手上有水或不干净时，应谢绝握手，同时必须解释并致歉。

6.握手时首先应注意伸手的次序。在和女士握手时，男士要等女士先伸手之后再握，如女士不伸手，或无握手之意，男士则点头鞠躬致意即可，而不可主动去握住女士的手;在和长辈握手时，年轻者一般要等年长者先伸出手再握;在和上级握手时，下级要等上级先伸出手再趋前握手。另外，接待来访客人时，主人有向客人先伸手的义务，以示欢迎;送别客人时，主人也应主动握手表示欢迎再次光临。

秘书的基本礼仪

1、妆容和着装

(1)妆容

化妆并不是一种随心所欲的涂抹，而是一种审美的艺术过程。其基本原则如下：

化妆是为了突出自己美的部分，掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;因人、因时、因地制宜，切记强求一律;化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。净面后，均匀打好粉底定妆，粉薄而均匀;眉头自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷处;眼线紧贴睫毛;腮红自颧骨向上;口红先画唇线，再涂口红。

(2)着装

“云想衣裳花想容”，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着，不仅可以显得更加美丽，还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。职业女性着装要求四讲究。

整洁平整。服装并非一定要高档华贵，但须保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能大方得体，显得精神焕发。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，这是良好仪态的第一要务。

色彩和谐。不同色彩会给人不同的感受，如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感，显得庄重严肃;而浅色或暖色调的服装会有扩张感，使人显得轻松活泼。因此，可以根据不同需要进行选择和搭配。

配套齐全。除了主体衣服之外，鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好，带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子，黑色皮鞋是适用最广的，可以和任何服装相配。

文秘专业知识是什么 篇7

文秘专业知识有些什么内容?

文秘专业培养德、智、体、美、劳全面发展，适应社会主义市场经济和现代化建设需要具有系统、扎实的文秘知识和技能的中高级复合型人才。

实践环节

计算机网络、公务文书写作、礼仪与形象设计、基础写作、新闻写作等实习、毕业社会实习、毕业设计、实验实训、社会调查、校外实习、毕业论文和秘书综合实训。

就业方向

文秘专业学生毕业后，可以参加公务员考试，充实到各级政府机关;也可以加入到企业、行政事业单位和经济管理部门，从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织，人力资源管理等工作。

办公应用

微软Office办公软件、文字处理软件Word20xx、数据处理软件Excel20xx、文稿演示软件PowerPoint20xx、网页制作软件FrontPage20xx，各类安全防护软件和压缩工具软件WinZip9.1等常用软件。熟练使用打印机、复印机、传真机、数码相机、DV等常用办公用具及其简单维护。

文秘专业核心课程介绍

一、《公共关系》

《公共关系》是商务秘书专业的一门必修课，是一门综合性的、应用型的、交叉性和边缘性的独立学科，学科以建立社会组织与社会公众 之间良好的沟通关系，在社会公众心目中树立本组织的良好形象为主线贯穿始终。

二、《会计学基础》

本课程是商务秘书专业必修的一门基础课程。通过讲授和辅导两个环节，要求学生掌握会计学的一些基本理论、基本方法和基本操作技能 ，以及会将理论和方法适用于工商部门、分析处理具体的经济业务，为经济管理提供经济信息。这样有助于培养学生的分析问题和解决问题 的能力。

三、《市场营销与谈判》

《市场营销与谈判》是适应现代市场经济发展需要，于本世纪初发源于美国的一门应用科学。它是管理类专业的一门专业必修课。通过学习，使学生掌握市场营销的基本概念、基本方法以及策略技巧，并能根据工商企业的实际环境和条件加以运用，不断创新，提高企业的市场 营销能力，提高企业的经济效益，推动企业的发展。

四、《秘书理论与实务》

《秘书理论与实务》是商务秘书专业的一门必修课，讲授秘书学科的历史沿革、工作原理以及实际操作中的一些方式，通过本课程的学习，使学生建立对秘书学科以及秘书职业的基本印象。掌握有关秘书工作的有关基本理论常识和秘书实际工作中应具备的各种技能。使学生了 解秘书活动是什么，更要理解为什么要这么做。

五、《文书档案学》

《文书档案学》是商务秘书专业的一门必修课，实践性较强，主要讲授现代文书档案学工作基本理论，公文处理的程序与方法，文书阅卷 与归档，档案的收集、整理、鉴定与利用以及电子文件的管理等等。学习这门课是作好商务管理文书工作的基础。

六、《应用文写作》

本课程主要讲授适合商务秘书专业学生从事秘书工作等方面需要的秘书写作基础知识、常用文体的写作方法，同时注重理论联系实际，培 养提高学生的秘书写作能力。其理论性适度，适用面广，可操作性强。学生通过对本课程的学习与训练，能够掌握各种常用文体的写作方法 ，提高写作能力，熟悉各种文体的规范体式，从而比较熟练地写出观点正确、内容充实、结构严谨、格式规范、语言流畅、文风端正的实用 文章。

七、《言语交际》

本课程的内容包括口语训练、表达训练、读诵训练、思路训练、听力训练、应变训练、体态语训练、演讲训练、辩论训练、谈判训练等基 本表达技能的训练。

八、《企业经营管理》

《企业经营管理》是一门研究工业企业生产经营管理的客观规律性的科学，它侧重于研究解决使企业经营目标、企业内部条件和外部环境 三者之间达成动态平衡的问题，从而使企业获得最佳经济效益。其主要内容有：经营战略、市场调查与预测、经营决策与计划、产品开发与 技术发展、营销管理、财务管理等。

九、《英语实用文函》

《英语实用文函》是商务秘书专业的一门主干课程，主要讲授涉外秘书工作所需要的各种英文函电的处理，以及有关涉外秘书工作的职责 范围和操作规范，使学生掌握涉外秘书工作应具备的文字处理能力。

十、《国际贸易与实务》

文秘知识测试试题及答案(一) 篇8

1、秘书工作的作用有5条，其中“负责承上启下、文件吞吐、信息集散、决策下达、内外联系”说的是以下哪一条？

A、助手作用。B、参谋作用。C、协调作用。D、枢纽作用。E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，严肃纪律，切忌麻痹大意，掉以轻心。”体现的是秘书工作的哪一条原则？

A、准确。B、迅速。C、保密。D、求实。

3、秘书工作的职业道德第一条是：

A、忠诚老实，实事求是。B、克己为公，不谋私利。

C、谦虚谨慎，埋头苦干。D、严格遵守纪律，勇于自我批评。

4、调查研究的注意事项，其中是重要的一项，即首要的一项是：

A、要有正确的态度和方法。B、谦虚谨慎，模范地执行党的方针、政策。C、调查研究要深入。D、坚持实事求是。

5、秘书工作利用信息的作用，主要表现在：

A、熟悉情况，提高办事效率。B、便于宣传，为搞好秘书工作服务。C、知己知彼，“百战不殆”。D、为领导的科学决策提供依据。

6、文件在传阅过程中，后边阅批人的批示意见，需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个“倒流”传阅的过程称为： A、分传 B、直传 C、横传 D、回传

7、秘书部门在将收文中的办件请有关部门办理后，对承办部门应适时催询，使用事情及时得到办理。这一个过程叫：

A、查办 B、请办 C、催办 D、督办

8、催办文件一般分为电话催办、信函催办和上门催办三种方式。目前最方便的一种催办方式是：

A、电子邮件催办 B、信函快件催办 C、电话催办 D、驱车前往催办

9、两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署，联名签署文件的过程称作：

A、签发 B、送审 C、签名 D、会签

10、有时密级，是重要的国家秘密，即国家秘密的核心部分，一旦泄露，就会使国家遭受特别严重的损害。我们把这种密级称为： A、神密 B、机密 C、奥密 D、秘密 E、绝密

11、接听电话时，如果一个电话未完又来一个电话，你应选择哪种处理方式： A、把先接的这个电话接完了，再去接听另一个电话

B、接起另一个电话，视电话内容的紧急情况，让紧急的一方先讲，同时礼貌地请另一方稍等或让他过一会再打过来，或主动给他打过去

C、把后打来的电话拿起，告诉他（她）你正在接电话，叫他（她）选等一会儿 D、12、在接听电话时，如果对方喋喋不休，废话连篇，你怎样处理？ A、立即把电话挂断 B、“您烦不烦，啰啰嗦嗦„„”，先教训他，再把电话挂断 C、“请问您还有别的事吗？”或者“对不起，我还有急事要办。”再挂断电话

13、如果别人打错电话，你怎样处理？ A、训斥他（她）一顿，然后挂断电话 B、“您打错了或我们这里没有您要找的人”，如果您单位不保密的讲，可告诉对方单位名或电话，以便对方纠正 C、“神经病，你搞清楚了再打好不好！？”

14、硬笔书法：

A、是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法 B、是指用钢笔书写汉字的方法

C、是指用钢笔和圆珠笔书写汉字的方法

15、校对工作：

A、是文件印制过程中一道必不可少的工序

B、如果是用电脑打印出来的资料，可校对，也可不校对 C、就是要让打印稿和手写稿一模一样

16、读校法：

A、就是自己一边朗读，一边看稿校对

B、是由二人合作，一个朗读原稿，一人看校样

17、静电复印机就是：

A、不带高压电的复印机 B、完全使用110伏电源的复印机 C、利用静电原理进行复印的机器

18、传真机是：

A、现代化通信的一种最重要的手段 B、是流传也久的运用最广泛的通信设备

C、是利用电话线路传输数字信号，使接收者获得文字图像和传真信息副本的通信方式

19、决策：

A、就是我们临时作出的决定 B、就是我们经思考后作用的决定

C、是为解决眼前或将来可能发生的问题，选择最佳方案的一种过程

二、多选题：

1、秘书部门的职能和工作特点是：

A、综合性 B、辅助性 C、门面性 D、机要性 E、独立性

2、秘书工作的主要内容有11条，其中前三条是： A、出差到外地进行考查 B、进行档案的管理 C、办理会务 D、撰拟文稿 E、处理电文

3、秘书工作的“三服务”具体主要指哪三服务？ A、为所有领导服务 B、为人民政府服务

C、为直接领导服务 D、为与本系统有关的部门及其成员服务 E、为广大人民群众服务

4、秘书工作有四条原则，它们是： A、服务 B、准确 C、迅速 D、求实 E、保密

5、秘书工作者的政治素质，应努力做到以下方面： A、坚决拥护中国共产党的领导 B、具有较高的理论水平

C、具有较强的法律意识和政策观念 D、生活上刻苦，学习上努力 E、具有全心全意为人民服务的思想 F、严于律己，遵守纪律

6、秘书工作者应该具备哪些基础知识？

A、环保知识 B、法律知识 C、基础知识 D、社会知识 E、专业知识 F、业务知识 G、辅助知识

7、秘书人员应具备的能力概括地说有9条，请你从以下指出其中的三条： A、饮酒陪客的能力 B、娱乐、向导的能力 C、调查研究能力 D、文字表达能力 E、组织协调能力 F、救助他人的能力

8、要进行调查研究，就要准备调查计划，请选出调查计划的四个内容？ A、指导思想 B、旅差费及行礼准备

C、调查内容、对象及方法 D、调查时间、路线 E、注意事项 F、带好洗漱工具

9、现代秘书部门信息工作应遵循哪两条原则？ A、全面服务

B、实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧 C、及时准确，内容全面 D、图文并茂，形象生动

10、秘书值班的意义： A、是反映单位面貌的窗口

B、是存放物品，收发信件，分发报刊的服务机构 C、是上传下达，传递信息的枢纽

D、是贯彻和执行领导决策，协调各部门关系的重要环节 E、是单位安全保卫的先锋

11、值班工作电话记录五要素是什么？

A、打开记录本和笔 B、记录要字迹清楚，内容完整 C、来电时间 D、来电单位、姓名及职务、电话号码等 E、来电内容 F、领导批示和处理意见 G、接电话记录人

12、签收是文件运转过程中的环节之一，它包含哪两层意思？ A、发送 B、保管 C、收到 D、签名

13、时限，是构成公文的项目之一，亦称急缓程序。一般分为： A、十分火急 B、特快专递 C、急（平急）D、加急 E、特急

14、密级，是构成公文的项目之一。指文件（电报）资料的秘密程序的等级，一般分为哪三级？

A、保密 B、泄密 C、秘密 D、机密 E、绝密

15、立卷，就是将处理完毕并具有查考保存价值的零散文件，依其形成过程中的联系，分门别类地组成案卷。请列举三种立卷的方法： A、按描述的人物立卷 B、按影响的大小立卷 C、按问题立卷 D、按作者立卷 E、按文件名称立卷

16、会议种类繁多，按参加人数的多少划分，可分为哪三类？ A、规定性会议 B、小型会议 C、纪念性会议 D、大型会议 E、特大型会议 F、表彰会

17、内宾接待工作的四项原则是：

A、热情接待 B、酒肉相款 C、按政策办事 D、安排好娱乐 E、简朴大方 F、节省时间

18、握手是最简单而常用的一种礼节，初次相见，握手作为认识的先导；久别重逢，握手是问候的开始。但握手也有讲究，请你列三条正确的做法： A、同是男性之间握手，应当有力，表示热情友好 B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之间握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了

D、与领导或身份较高的人握手，要视具体情况而论，如果他有意与你握手，就应当主动把手伸过去

E、对女性和领导都要尊重，无论是否愿意，都应该主动把手伸过去与他（她）热烈握手

19、介绍是使彼此不相识的双方认识的一种手段，有自我介绍和别人介绍两种。如为别人作介绍时，应注意以下几个方面：

A、如双方地位不同，应先把地位低的人介绍给地位高的人

B、双方地位不同，应先把地位高的人介绍给地位低的人，以表示尊重

C、如双方身份相同，年龄接近，应先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人 D、如双方地位相近，年龄有别，应先把年轻的介绍给年长的 E、如果身份相同，年龄接近，应先把漂亮年轻的女性介绍给男性 20、我们在听讲时，应注意哪几个方面？

A、要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉 B、不要随意打断别人的话题

C、遇到说话噜苏，较难缠的人，不要厌烦，而应委婉回绝，机智找到中断谈讲的理由 D、不管再噜苏，都应尽量听下去，不管再忙，也要听完

21、如果我们打电话时，请你把正确的做法选出来： A、“您是××单位（或家），请您找一下××人” B、“给我叫一下××” C、“您是××单位吗？哦，我单位有很重要的事情通知您们，请记录一下好吗？” D、打电话的机会来了，天南地北任我聊，古今中外随这吹„„ E、声音不高不低，话筒与嘴保持一定距离

F、语言简明，在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方

22、印章的效用有两个：

A、权威性或立法件 B、担保作用 C、面子作用 D、凭信作用

23、协调的内容主要包括三方面：

A、政策协调 B、口头协调 C、文件协调 D、业务协调 E、事务协调

24、国家秘密具有如下性质和特点：

A、安全性 B、具体性 C、时间性 D、可变性

25、秘书工作者应树立四个观念：

A、敌性观念 B、反腐蚀观念 C、组织纪律观念 D、国家利益观念 E、胸怀世界观念

26、文房四宝是：

A、纸 B、墨 C、桌 D、笔 E、砚

三、判断题：

1、在我国现阶段，秘书通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手。

2、秘书调查人员的素质，不仅要能说会道，会写会算，还要善于喝酒陪客，聊天娱乐。

3、秘书人员进行调查研究的方法有10种，其中：发函或问卷调查属于“收集书面材料”的方法。

4、秘书工作收集信息的重点有五个方面，但“与党和国家中心工作有密切关系的信息，能反映国内外形势发展变化的方向性信息”不能收集。

5、秘书工作信息处理的主要方法是：分头收集，层层筛选，逐级上报。

6、秘书值班的主要任务就是接听电话、收发信件。

7、秘书值班人员就是看门人员，因此，对他们的要求不能太高。

8、交接班工作较为简单，只需将记录本笔交给接班人即可。

9、接听电话人人都会，拿起电话，与对方交流即可，无论有事无事，最好多和别人聊两句，以免失礼。

10、回电话，要稳重，铃响过三遍才接听，有问必答，有求必应。

11、处理电话内容时的注意事项，一般人不在就算了，不要自作主张，自找麻烦。

12、文书，指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字资料。

13、公文，即公务文书或公务文件。它是机关、团体、企事业单位在公务活动中形成和使用的文书材料；是传达贯彻党和国家的方针、政策，法律、法规，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验、记录工作活动的一种重要工具。

14、拆封，是文件运转过程中的环节之一，只要得到文件或包裹，不管是谁的都要及时拆封。

15、登记，是文书处理过程中的环节之一，一般主要指将收到的文件按照一定的要求进行登记，记载文件的来源、内容、去向及处理结果等。

16、摘要，就是将多余的内容删除，保留精华的部分。

17、请办，是文书处理过程中的环节之一。指需要请领导同志批示的文件，办文部门根据领导同志的分工，呈请主管领导同志审批。

18、传阅文件，就是让大家分头看，一个看完，传给别外一个，看完为止。

19、发至级限，是指文件发布的层次，领导机关是分层次设置的，文件也应是分层次发布的，根据文件的内容，该发至哪一级限就发至哪一级限，不能任意扩大，也不能一味控制级限影响文件效用的发挥。

20、翻印文件，是仿照正式文件的规格、式样印制文件，即称作翻印。翻印文件不需要任何单位同意和授权。

21、会议前的准备工作是会议秘书工作的重要组成部分，“凡事预则立，不预则废”。会议前的准备工作好坏，对会议质量和会议效果有着直接的影响。

22、安排会议时要掌握如下原则：一是提交会议讨论的议题必须符合会议职责范围之内；二是提交会议讨论的议题，一般应有简要的文字材料，经领导审核后，提前印发给有关领导阅读，准备意见。

23、会议报到的方式有三种：一是与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到；二是委托他人代为报到；三是电话报到。

24、迎送外宾时，如安排献花，通常由团员或男青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后献上。

25、挡驾，是减轻领导工作负担的一种工作方式，所以无论什么事，或什么人，如果没有预约，都一律拒绝在门外。

26、由于工作关系，秘书时常要代为领导陪客，因此一定要对客人十分殷勤，陪人吃饭，要尽情相劝，自己要喝够，对方要喝足，酒醉三分好说话。

27、单位在刻印章时，印章的尺寸规格、样式、是否需要国徽等，都可由本单位自行决定。

28、凡在落款处加盖印章都要“齐年盖月”。