秘书学的研究方法

2024-08-04

秘书学的研究方法（精选8篇）

秘书学的研究方法篇1

浅谈秘书学课程的教学方法的运用

韩茹

（内蒙古师范大学青年政治学院汉文系）

摘要：秘书学是以秘书岗位为中心设计的一门综合性、应用性极强的学科。在高校开设秘书学课程的目标也是旨在让学生能适应经济和社会发展需要、能适应岗位需求、会办文、会办会、会办事、具备多种技能，最终实现零距离上岗。要使学生实现以上目标，我们高校秘书学教学方法必须不断推陈出新，笔者将教学实践中的一些教学方法的运用总结如下，以供同仁相互交流。

关键词：秘书学课程；案例教学法；情景模拟法；任务驱动法；运用方式

秘书学课程在高校是一门以“岗位为中心，以就业为中心”的课程，所以在教学中我们更注重对学生实践能力的培养，一般我们都是采用理论加实训的教学方式。下面就我们在教学中采取的一些教学方法做简要概述，以供同仁参考。

（一）案例教学法

案例教学法是一种以案例为基础的教学法，案例本质上是提出一种教育的两难情境，没有特定的解决之道，而教师在教学中扮演着设计者和激励者的角色，鼓励学生积极参与讨论，不像是传统的教学方法，单纯由教师去灌输知识。这种方法运用于秘书学课程当中时，教师一般会给学生提供一种在秘书工作环境当中所遇到的两难情景，让学生去思考解决的办法。

1.案例教学法的优点显而易见。

第一，案例教学法可以增强课堂的趣味性，提高学生学习积极性，增强学生对理论知识的运用能力。比如教师为学生提供了我们秘书学中非常典型的案例——《杨修之死》，杨修这个人用我们今天秘书学的视角来看，他可以算做曹操的秘书，众所周知杨修才华横溢，何以英年早逝？带着这样的疑问，要求学生根据教师提供的曹操与杨修相处的几个典型的情景，运用秘书学理论去分析杨修之死的原因，这样学生在教师娓娓道来的案例中会积极的参与课堂，积极思考教师提出的问题，那么在这样的思考与讨论中，秘书学原理中秘书工作的性质、秘书与领导之间的关系这些理论也让学生们得到更好的理解。

第二，案例教学法可以变抽象的理论更加具体化，我们秘书学的理论其实就是在秘书工作一线中总结出来的经验加以理论化、抽象化，那么学生在学习秘书学理论的时候可能会觉得不是那么形象生动，很难去真正将秘书学理论与秘书工作相联系，那么案例教学可以说就是一条联系理论与实际的纽带。

2.案例教学法的优点固然很多，但我们在采用案例教学法的时候应该注意如下几点：

首先，不能让我们的课堂成为案例的堆砌，这样案例会反客为主，使学生忽视了对秘书学原理的重视。所以，我们在使用案例教学法时应该注意案例的“精”：第一，这些案例必须服务于我们所讲内容，让学生通过案例能精准领会知识；第二，案例的选择必须精而又精，最好能承上启下，让学生举一而反三。比如我们在列举一个秘书与人沟通协调、上传下达的案例，我们当中可以涉及沟通协调的理论，还可以设计秘书礼仪知识，让同学们在分析案例中可以承前启后去掌握知识。

其次，进行案例教学法时应该注意知识讲授的连贯性，如果教师忽略了这一点，在讲授时过度强调案例教学法，可能学生在掌握知识时就没有系统性和连贯性，所以教师在使用案例教学法时应该事先将本节课内容体系给学生陈列或给学生拉出一条明晰的线索，让学生能把握一条理论线索去贯穿整个案例教学。

（二）情景模拟法

“情景模拟法”就是让学生围绕某个探究的中心问题，来模拟表演某个场景，然后讨论表演，并以此来引导学生共同探求对人、事、物的情感、态度、价值取向和问题解决策略，帮助学生形成处理问题的恰当方法与技巧。那么涉及到秘书学原理它的核心就是要求学生能运用秘书学理论去实践、去演练情景中涉及的秘书工作。

情景模拟法可以让学生亲身感受秘书工作实情实景，更贴近秘书工作，更能将理论与实际相联系，在学生模拟展示的过程中更能锻炼学生的组织协调能力、与人合作能力、表达能力、知识运用能力等多种能力。在这一过程中对学生的锻

炼与考核都更为全面。

1.使用建议：

“情景模拟法”适用于学生在解决一些探究重点、难点问题时使用，让学生从现场的情景中获得心理体验，产生求知欲望，激发学习兴趣，使枯燥的探究问题变得易于被学生接受和理解。但为了更能激起学生情感上的共鸣，要求教师在使用情景模拟法时注意一下几点：

第一，从情景的选择到问题的设计都需要细心钻研。情景设计要既要贴近秘书工作实际，又要符合学生的接受水平，让学生能首先对此情景感兴趣，对问题解决有信心，学生才愿意参与其中。我们在教学中可能会发现，假如我们的情景模拟只是要求学生去重复表演我们所讲的理论知识，学生会觉得太过简单或者枯燥，会降低参与的积极性，所以我们在情景设计时既要服务于我们的理论知识的传达，又要服务于对学生实践能力的培养，在设计的时候一定要精心选取。

第二，我们在情景设计的时候，要注意问题的设计是否能注意培养学生多方面的能力，我在教学中发现，学生对情景模拟教学的接受是一种由感性认识到理性接受、从应付表演到喜悦参与并积极表现最终领会知识的一个过程，而且学生在情景模拟中会受其他同学的影响而不断进步，但同时他们在与其他人合作的过程中，也愿意积极表现自我并得到老师同学的肯定，所以我们在进行情景模拟时最好采取小组合作的方式，让学生既能培养团队合作能力，同时在形成团队合作力的同时去更好的展现自我。因为每位同学都有展示自我的欲望，所以我们教师在设计问题的时候既要满足学生的这种自我展示欲，同时又要加以积极引导，让学生在情景展示中更好的掌握知识，锻炼能力。

情景模拟法既可用于再现秘书工作情境中遇到的各种现象，也可用于问题解决之后的反思拓展，即展示问题解决的主要过程。所以以此法也是我们秘书学教学过程中非常重要的教学方法。

（三）任务驱动式教学法

“任务驱动式教学法” 是一种建立在建构主义理论基础上的教学法，它是一种通过整合教学内容，使学生在阶段任务的驱动下分组探究，自行完成学习任务的教学法。这也是我们秘书学教学当中又一重要的教学方法。

任务驱动教学的本质应是通过“任务” 来诱发、加强并维持学习者的成就

动机，成就动机是学生学习和完成任务的真正动力系统。我在教学实践中就会非常注重满足学生的这种成就感，比如在“办会”模块的实训环节，我会给学生提出一个这样的任务：“某公司研制出一种新型绿色无毒副作用的减肥药，定于X月X日在X地举行新产品发布会，请模拟演示此次新闻发布会。要求学生对角色予以一定创新。”那当学生接受这个任务后，首先他会感觉非常有兴趣，其次，他们能感受到这个任务的艰巨性及完成这个任务是对他们综合能力的考验。那么在这个时候教师如果加以适当引导，学生会迅速产生成就动机，便会用所学知识去着手完成任务，在这个过程中，他们每一步都会有收获的喜悦，感受在做中学，在学中做，在这个过程中，学生的自学能力、创新能力和实践在逐步加强，在我每一次实用任务驱动教学法之后，我都会感觉到学生的能力是一个飞跃性的进步。在使用任务驱动法时，我认为教师应该注意以下几点：

首先，教师应该能在恰当的时候进行任务动员，也就是我们在提出任务前及提出任务后，要帮助学生认识到完成任务的重要性、树立完成任务的荣誉感。这样去激发学生的成就动机，因为我们在提出任务时，不是每位同学都能马上就有成就动机的，所以这个时候教师要学会进行任务动员。

其次，教师要努力创造条件引导学生去合作完成任务，教师不能过多参与其中，否则就破坏了学生独立去完成任务的那种成就感，教师也要从对任务结果的全知全能降到限知限能的位置，努力去和学生一齐思考、一齐期待，这样去保护学生的好奇心，满足学生的成就感，这样我们的任务驱动教学法定会收到事半功倍的效果。

以上就是我在秘书学教学实践中使用几种教学方法的一些体验，秘书学是一门年轻的学科，我们在秘书学教学中也要不断探索，教学方法要不断推陈出新，与时俱进。这样，我们的教学才能紧贴时代社会脉搏，适应学生的需求，适应社会发展的需要。

参考文献：

[1]钟志贤,徐洪建.建构主义教学思想揽要[J].中国电化教育,2000.[2]李谨瑜,柳德玉,牛震乾.课程改革与老师角色转换[M].北京:中国人事出社,2003.[3]周卫勇.走向发展性课程评价[M].北京:北京大学出版社,2002.[4]陆瑜芳,秘书学概论[M ].上海:复旦大学出版社,2005年.[5]朱传忠, 叶明.秘书理论与实务[M].浙江: 浙江大学出版社, 1995.[6]吕发成, 方国雄.秘书学基本原理[M].兰州: 兰州大学出版社, 1996.

秘书学的研究方法篇2

一、教学秘书工作对象关系图

二、教学秘书与各种工作对象的关系

(一) 教学秘书与教务处的关系。

教务处是学校各教学单位相互联系和沟通的枢纽, 是推进教育教学改革、保证人才培养质量的重要管理部门。教务处负责学校教学行政管理、教学运行管理、教学质量管理、师资管理及科研学术管理等方面的工作, 这些工作的落脚点均为教师和学生, 每项具体工作都要由二级学院来落实, 教学秘书则是这些工作的执行者。教学秘书对教务处布置的工作要及时上情下达, 将相关工作分门别类, 分别通知到领导、教师和学生, 做到快捷、准确、全面。教学秘书处于教学管理工作的最基层, 直接与教学的主体——教师和学生接触, 掌握教学工作的第一手材料。教学秘书要创造性地开展工作, 将所收集的材料及时整理反馈给教务处, 积极配合教务处的工作。同时, 在工作中不断总结、改进、提高, 为了自身工作的开展和教务处工作的改进, 及时与教务处沟通, 变被动为主动, 形成一种良性的循环。

(二) 教学秘书与二级学院领导的关系。

教学秘书是二级学院的成员, 直接受二级学院的领导, 每项教学管理工作都是在二级学院的领导下完成。教学秘书要积极完成领导所布置的各项任务, 主动协助领导贯彻执行学校有关规定, 及时将教务处的要求传达给领导。同时, 协助领导安排和落实各项教学工作, 把好教学管理的每一个环节;教学秘书要注意收集来自教师、学生等方面的教学信息, 准确将这些教学信息整理汇总后上报领导, 为领导提供决策的依据, 并协助领导及时处理和反馈相关教学信息。在工作中, 教学秘书一定要弄清角色、摆正位置, 做到:凡事到位即可, 但不越位;主动参与各项工作, 但不干预;积极出谋划策, 但不决策。只有角色定位准确, 态度认真负责, 才能真正做好领导的助手。

(三) 教学秘书与相关职能部门的关系。

教学秘书与相关职能部门的关系主要表现为横向协调。在公共课程的教学计划制定、教学任务安排等方面要积极跟相关兄弟学院互相配合, 尊重兄弟学院的领导, 做好沟通协调和信息反馈工作。同时, 教学管理工作还要和学校相关职能部门打交道, 如外籍教师的教学任务安排和管理、教学质量监控、实验室管理等, 教学秘书对任何一件事情都要报以良好的心态, 细致耐心地去协调完成, 团结协作才能更好地提高教学秘书的工作效率。

(四) 教学秘书与教师的关系。

教学秘书与本学院教师接触频繁, 常规教学事务, 如教学计划的修订、教学任务的安排、教材的征订、教学任务书的发放、教学大纲的编写、成绩的登录和上交、期初和期中教学检查、考试日程和监考安排、调课和补课手续的办理、工作量的核算等等, 每项工作都与本学院的教师密不可分。教学秘书在督促教师完成每项教学任务的同时要树立服务信念, 端正态度, 与教师建立良好的沟通。取得教师的理解与支持后, 教师会积极配合教学秘书的工作, 这样教学秘书的工作就能持续有效地开展。教学秘书与兄弟学院教师的接触虽没有与本院教师频繁, 但也缺少不了, 如公共课程的设置及教学任务的安排、平时成绩簿的发放、调课的通知、成绩的上交等等, 都需要教学秘书与相关教师进行沟通和协调。同时应与各兄弟学院的教学秘书建立良好的关系, 在和相关学院的教师打交道时, 可寻求对方的帮助, 营造一个和谐的工作氛围可以起到事半功倍的效果。

(五) 教学秘书与学生的关系。

教学秘书直接面对的是本学院的学生, 大部分工作都与学生有关, 时刻都在管理和服务着学生, 所以教学秘书要树立“管理育人”和“服务育人”的理念, 以学生为中心开展工作。从学生进校一直到毕业每一项教学管理工作都要认真细致地完成, 如新生学籍档案的建立、学生证的发放、每学期课表的安排发放、课务变动的通知、各类考试的报名及考试安排、补考和重修的安排、考试资格和毕业资格的审核、学业预警、证书的发放、学籍管理、成绩管理、教学档案管理等等, 每一项都与学生的学业、毕业有着直接的关系, 教学秘书必须具有高度的责任感和使命感, 确保每个环节的准确性。教学秘书在为本学院的学生服务的同时, 还要面对兄弟学院的学生。与兄弟学院的学生的关系主要表现在:公共课程上课时间的变动通知、成绩的查询、补考重修的安排、培训辅导的咨询及安排等等, 都是一些繁琐却不容忽略的事情, 而且涉及面广、影响力大, 直接代表着本学院的形象, 教学秘书一定要注意自己的言行和工作态度, 时时、处处维护本学院的形象和声誉, 不能因为不是本学院的学生服务质量就打折扣。教学秘书每天都与学生打交道, 对学生的影响力大, 具有榜样和示范的作用。因此, 教学秘书在各方面都要注意自己的言行举止, 做到以身作则, 为人师表。教学秘书既要严格管理学生, 坚决按章办事;又要理解关心学生, 实现人文关怀。与学生用心交流, 更利于各项工作的开展。

三、教学秘书正确处理各种工作关系、提升工作效率的方法

(一) 遵循制度, 保证效率。

在日常管理工作中, 各项规章制度是工作运行的依据, 依靠制度管人管事, 既减少工作量又减少了各种因素的干扰, 增强了权威性的同时又克服了随意性, 保证工作的效率, 提高管理的质量。学校及学院的各项规章制度也是各项教学工作的规范和标准, 教学秘书首先要熟悉有关的规范和标准, 如学籍管理制度、考试制度、毕业论文和实习的要求、调课制度、监考制度等等, 通过对这些制度的学习和宣传, 使师生明确各项要求, 师生就会主动配合教学秘书的工作, 这样既节省时间又提高效率。教学秘书在安排和处理事情时必须遵照各项规章制度, 避免无原则无立场, 确保每项工作在科学合理的情况下开展, 同时保证它的公正性和保密性, 使各项教学管理工作得以圆满完成。

(二) 理清头绪, 提前准备。

教学秘书工作虽千条万绪, 但也有规可循。常规工作的开展基本上都有相对固定的时间, 比如各类等级考试的报名交费和安排、教学计划的修订、教学任务的安排、教材的征订、各项教学检查 (期初和期中教学检查、毕业论文中期检查和归档检查、实习和见习工作检查等) 、期末试卷的抽印和考试的安排、成绩的管理、毕业审核等等, 日常工作繁重, 时间紧迫, 如果没有时间观念, 理不清头绪, 很容易出错。在平时工作中, 注意总结, 提前做好准备, 各项工作就可有条不紊地开展, 工作质量才能得到保证。比如我校实行的学业预警制度, 教学秘书在每学期开学第二周补考成绩到位后, 对所有学生的成绩进行梳理, 将问题汇总后与学工办、辅导员、班主任一起找相关学生谈话, 让学生提前重视, 及早解决问题, 避免将问题积压到毕业, 同时也减轻毕业审核时的工作量。这样既分散了工作强度, 又大大提高了教学秘书的工作效率。

(三) 制定计划, 统筹安排。

教学秘书制定好工作计划是提高效率的重要途径。教学秘书每学期在教务处工作计划和二级学院教学工作计划的基础上制定一份自己的工作计划, 确定本学期的工作重点, 这样工作起来就有目标有方向。同时在工作计划的指导下, 每周制定一份详细的工作安排, 将每天要做的事情写在记事本上, 明确各项工作的具体要求, 涉及的时间、地点、对象等, 落实好后在相应栏进行备注, 便于事后核查。这样教学秘书既能够合理安排时间, 又能避免杂乱无章, 做到统筹安排, 得心应手。

(四) 讲究方法, 营造和谐。

教学秘书每天要处理的事情千头万绪, 在工作中必须运用科学工作方法, 营造一个和谐的工作氛围, 才能保证自己的工作效率。在与不同的工作对象打交道时, 要用不同的方法和技巧, 比如对教务处更多的是执行, 对二级学院的领导更多的是落实, 对教师更多的是细心, 对学生更多的是耐心。工作中可利用现代通讯工具和网络, 分别建立教师和学生的飞信群和QQ群, 一些日常的安排、通知、信息反馈可以通过飞信和QQ联系, 方便与师生交流和沟通, 及时了解教学方面的信息, 处理和解决问题。比如, 监考任务书一般是提前发到教师手中, 在考试前一天教学秘书再用飞信提醒一下监考老师时间、地点, 实行人性化管理, 杜绝教学事故的发生。在工作中要不断积累经验, 总结心得, 善于思考, 掌握科学有效的方法, 提升自己的工作效率。

作为教务处和二级学院领导的助手, 教师和学生的服务者和管理者, 教学秘书必须按规章制度办事, 同时要具有高度的责任心和使命感。教学秘书在工作中既不能自行其是又不能被动接受, 既不能循规蹈矩又不能杂乱无章。教学秘书要根据本校教学运行规律制定计划, 遇到问题主动出击, 以“服务育人”和“管理育人”的准则进行工作, 充分发挥教学管理中的参谋和助手的作用, 正确处理各种工作关系, 提升工作效率, 推动教学工作长期有效的良性发展。

参考文献

[1].付正佳.浅谈教学秘书工作的艺术性[J].技术与市场, 2010

政府秘书的绩效测评方法探讨篇3

关键词:政府秘书;绩效;测评方法

1 秘书的发展情况

关于“秘书”一词,世界各国迄无一致定义,因为各有各的国情。秘书的情况是复杂的,美国与苏联的秘书都叫秘书,甚至英语、俄语里的“秘书”,都来源于拉丁语,与我国秘书含有“秘密”的意思一样,字源相近。在我国,古代秘书的含义与今天不同,就是今天对秘书一也没有法定的或公认的一致见解。

迄今为止,我国政府秘书工作经历了从产生到奴隶社会到封建社会到近代社会再到新中国这样几个发展时期。在发展过程中,我国政府秘书工作制度一方面体现出渐进变革的“路径依整”性,对部分制度作了继承;另一方面也体现出激进变革的“革命性”,对部分制度作了发展。就这样,我国政府秘书工作制度在“继承”与“发展”之间逐步完善。

近代以来,政府秘书发展十分迅猛。1911年,辛亥革命的炮声敲响了清王朝灭亡的丧钟,在中国历史上长达两千多年的封建专制主义统治终于走到了尽头。与这种剧烈的、革命性的制度变迁相适应,我国政府秘书工作也发展到了一个新的历史阶段。政府秘书工作机构在名称和实际职能上逐渐吻合起来,并且从政务部门中独立出来,政府秘书工作的各种规范在继承历代秘书工作传统和吸收现代西方行政管理经验的基础上进一步发展、规范围和丰富起来,政府秘书机构的设置和秘书人员的选拔、任用和培训已初步纳入法治的轨道,具有了古代社会所没有的稳定性。

新中国成立后,于1951年颁布了《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》,对政府机关秘书长或办公厅主任的职责作了一些规定。这样,在全国范围内,政府秘书机构体系就建立起来了。主要有文字处理、会议工作、信息调查、综合协调、督促检查、信访接待、参谋助手、事务管理等工作。

2 绩效管理的含义

20世纪30年代,贝尔实验室的舒哈特提出了品质持续改进循环圈,即P-D-C-A,从而产生了绩效管理的思想。绩效管理是指为实现组织发展战略和目标,采用科学的方法,通过对员工个人或群体的行为表现、劳动态度和工作业绩,以及综合素质的全面监测、考核、分析和评价,充分调动员工的积极性、主动性和创造性,不断改善员工和组织的行为,提高员工和组织的素质,挖掘其潜力的过程。

3 政府秘书绩效测评方法

绩效测评是绩效管理中特别重要的一个环节。通过对绩效的测评,能对于不同性质不同岗位员工作出一个清醒的绩效判断。组织的绩效与员工的绩效是紧密相连的,只有员工的高绩效才能形成组织的高绩效。秘书人员处于组织的特殊位置,他们的绩效不仅关系到自己的工作领域,而且还在一定程度上影响着组织行政系统的绩效。

政府秘书是一个很特殊的岗位,对于这一岗位的测评,不仅需要考虑到其性质是属于公务性质,常期与领导接触,另外,还必须考虑到他们所涉及到事务的特殊性。对于政府秘书的绩效测评,主要有等级评定法、强迫分布法、排序法、对偶比较法等方法。

4 政府秘书绩效测评方法

(1)等级评定法。

等级评定法是最容易操作和普遍应用的一种绩效评定方法,这种评估方法的操作形式是,给出不同等级的定义和描述,然后针对每一个评价要素或绩效指标按照给定的等级进行评估,最后再做出总的评价。这种方法对于政府秘书的绩效测评是一种简单易行的方法,指标量化比较清晰,利于之后的绩效改进。

(2)对偶比较法。

对偶比较法是一种相对的绩效评估方法。它的基本做法是:在每一个评估要素上将每一个秘书与文员与其他的秘书与文员进行比较。这种方法能测评出相对差异,能让政府秘书的绩效在各个部门或同等岗位之间进行充分的横向比较,有利于绩效改进。

对偶比较法的优势在于,它十分适合政府秘书这一岗位的性质,因为部门联系紧密,秘书打交道的情况多,使得横向比较显得尤其重要,这种方法得出的结果可靠性高,利于绩效改进目标的设定。但操作比较麻烦,成本较高。

(3)关键事件法。

在进行政府秘书的绩效评估时,可以对其在一些关键事件中的表现进行评估,但应该注意的是,对关键事件的评估一定要与被评估者的关键绩效指标联系起来,也就是说,这些关键事件是与被评估者的关键绩效指标有关的事件。

通过关键事件法进行绩效测评,能很好地直观分析和观察到政府秘书人员的工作状态,能进行积极的绩效反馈与改进。

随着科技与经济的迅速发展,我国政府也逐步在从管理型政府向服务型政府转型,在这样特殊的时期,政府秘书的工作是相当重要的,是需要受到重视的。通过对政府秘书的恰当的绩效管理,能提高其工作效率,加快其进步步速,促使我国政府工作更快更好发展。

参考文献

[1] 唐克.政务艺术[M].四川人民出版社,2007.

[2]詹福满,代云明.新时期政府秘书工作[M].群众出版社,2004.

秘书学的研究方法篇4

设计题目：浅析秘书性别差异对处事方法的影响

系部：

人文艺术学院

专业：涉外事务管理（文秘与策划）

班级： 121301班

姓名：

陈斌学号： 12430513010指导教师：蒋璐

职称：

助教

2015年6月

南京

摘要

随着时代的发展，社会科学也越来越先进，这预示着社会科学发展的又一个春天来临了。然而当今社会，对秘书这一从古至今都存在的工作来说，社会上频频出现的关于秘书性别差异引起的问题的讨论，这恰好是研究秘书发展的最具有时代意义和现实意义的话题。这将对未来职场中秘书这一职位的需求状况和培养、任用秘书人员有着非常深远的意义。两性与生俱来的差异会对秘书工作造成影响吗？如何才能避免两性差异对秘书工作的影响呢？本文分别从秘书性别的差异表现，男性与女性在秘书工作中各自的优势以及如何克服两性差异做好秘书工作等几个方面入手，结合我在江苏盛久装饰有限公司的实际工作体会，浅论秘书性别对处事方法的影响。

关键词

秘书

性别差异

影响

处事方式

Abstract

Secretary first appeared in China in the late shells, visible secretary has a long history of our country.Human society have the leadership work, leaders and leadership group, also have the secretary work.Most of the secretarial career is by women, with the development and progress of the society, a male secretary professional people more and more, men and women in the cognition of things and there is a difference on the way.Does the gender difference influence secretaries’ performances at work? And how to avoid such negative effects arising from gender differences? in this paper, based on the research of the internship units, gender differences in way of doing things to try to talk about and analysis of secretarial work, how to eliminate the influence of gender differences of secretarial work, improve work efficiency, improve their ability.Keywords secretary gender effect difference way

目录引言...................................................................................................................1 2 秘书的工作特性...............................................................................................1 3 在秘书工作中性别差异的具体表现...............................................................1

3.1 沟通与技巧............................................................................................2 3.2 思考方式................................................................................................2 3.3 个人情绪................................................................................................3 3.4 在遇到挑战和风险时对工作的主动性................................................3 4 克服两性差异做好秘书工作...........................................................................4

4.1 主动沟通与交流....................................................................................4 4.2 克制个人情绪........................................................................................4 4.3 主动面对挑战........................................................................................4 4.4 做好最大化分配....................................................................................5 结论.......................................................................................................................6 致谢.......................................................................................................................7 参考文献...............................................................................................................8 引言

现代社会中，越来越多的人承担起秘书的角色，秘书的含义也在不断的拓宽发展，秘书的工作也越来越多样化，随着社会的发展，秘书不再只是以前的行政职位，转变为更加社会化、职业化的工作，越来越多的领导需要秘书来为自己的工作及生活进行安排，以便他们能对自己的时间进行更有效的利用。当今社会，人们普遍认为女性更适合担任秘书这一职位，因为女性天生有着敏锐的直觉，观察细心，更容易通过细微的差别快速对事物的性质作出判断，捕捉到一般男性不易察觉到的信息，这对秘书的日常工作大有裨益。但同时，由于现在社会的一些不良现象时常曝光，使得秘书的性别问题一跃成为社会上的敏感话题。本人在江苏盛久装饰有限公司担任实习秘书期间，就发现了这一差异性，那么本文就对秘书的性别差异与其所产生的影响进行分析讨论，找到如何克服两性差异做好秘书工作的方法，将对秘书这一行业的发展及前景起到积极的作用。秘书的工作特性

在我国古代炎黄殷商时代，就有了类似于秘书的工作，在古代，人类男尊女卑的思想，所有职业都是男性担任，秘书也都是由男性担任的。而在现代，社会在不断进步，女性在社会当中的地位上升，女性自身的特点被逐渐发现，现代社会秘书大部分都是女性。

我国现阶段的秘书行业存在的特性是，首先是女性居多，我们日常普遍接触到的秘书人员以女性居多，公司在选择秘书方面，更为愿意雇佣女性，选择面试人员时大部分也都是女性。其次是年轻人居多，公司在选择秘书方面也更愿选择年轻人担任这一职务，年轻人的思维及适应能力相对较快，对于新事物的接受能力较强，所以普遍比较喜欢选用年轻人担任这一工作。再次是秘书工作的流动性大，秘书的工作较为繁琐，需要处理日常事务，听从领导的安排办事，很多时候会与领导发生不和而导致对现状不满，男性很难在短时间就可以实现自我价值，从而想要换一份职业。此外，秘书的工作不需要某项专业的技能，相对来说容易上手，所以适应性快。秘书工作中性别差异具体不同的表现

男性与女性本身就存在差异，在思维逻辑、理论分析、心理等各个方面都有

其不同的表现，接下来通过在实习公司具体的事例来探讨这些差异以及由此对秘书工作产生的不同效果。

3.1 沟通与技巧

我所实习的装饰公司为了提高职员的工作水平，定期会在公司举办培训班，这个培训班，不仅能够很大程度上提高个人的工作能力，而且也会大大增加升职机会。可每次培训班的人员几乎都是固定的，一次业务部的男职员向我们抱怨说，他的部门经理不关心他们，他很想去上培训班，可他的经理一次也没为他们争取过，结果都被别的部门抢了先。听了他的抱怨后，一位上过培训班的女秘书就告诉他其实她能上这培训班也是和自己的经理提了好多次才申请到的，问他有没有和自己的部门经理提过要上培训班的想法，那男职员只是咕哝了句“这还要我自己说啊，有这样的机会是谁都想的”。

在职场中男性会因害羞、不好意思、爱面子等因素而很少与人交流，这样于人于己都不利，更容易与他人造成误会，这往往会影响到自己接下来的工作，影响整个公司的利益。

3.2 思考方式

一次公司在一项工程竣工验收之际，现场监工突然打电话回来告知工程有一点小的问题，将会影响到验收，经理得知后紧急将其召回并通知各部门准备开会。会议主要是解决工程验收问题，经理说每个人都有发言权，只要是对解决问题有帮助的，都将会考虑采纳。即使是这样，在会议当中，更多在给出建议与交流的是男性，而女性则大多时间是听取并且记录。本是一次普通的会议，却可以由此看出男性与女性在思维方式上存在很大的区别。

男性的形象思维丰富，想象力强，思考问题也比较细致，在处理问题方面，男性更能抓住细节，主要是能够大胆的参与到其中。

冬天的早晨，大家到公司之后都喜欢先喝一杯开水暖暖身子，一次早上烧水时领导刚好看见了，便让我给他泡一杯茶。平时都是前台的女秘书给领导泡茶的，她看见我端着满满的一杯茶时，立即叫住了我，告诉我领导不喜欢把杯子装的满满的，而且喝茶口味比较淡。那位女秘书把杯子接过去，又重新泡了一杯茶让我

送了进去。一杯茶水，让我长了个记性，有关领导的事情不能凭自己的感觉来做。

在日常办公室生活中，女性更加体贴，女性可以记住领导一些小习惯，领导的兴趣爱好等，从而能够更好地与领导接触，做好秘书这一工作。

3.3 个人情绪

由于公司电脑使用年限过长，导致经常会发生电脑死机现象，领导便让财务部与业务部两个部门的秘书共同联系几家电脑销售商，准备更换办公室老旧的电脑，但由于其他的事件的耽误，没有及时将结果汇报给领导，导致两个人被领导批评指责。事后财务部的女秘书情绪很失落，在对待他人及其他工作方面都没有精神，态度也不好，相反那位男同事却没有这样的现象，只是当时与我们抱怨几句后，再看他已经进入到工作状态中，不受这件事的影响。

女性更容易将自己的情绪带到工作当中，而男性这方面要比女性好很多。当有同事直接向你暗示：除工作上的事情外，无心与你建立所谓的“朋友”关系时，女性通常自己会感到受伤，接下来也就直接影响到了彼此工作上的合作与支援。然而这种状况对于男性来说，男性一般的反应则是无所谓，也许上班时在会议中还处于针锋相对的状态，下班后却能在一起去唱K，公私泾渭分明，二者不混为一谈，也不会因此而互相产生矛盾。即便彼此之间不是朋友，只要能够在工作上配合，能够共同达成目的，就可以合作。

3.4 在遇到挑战和风险时对工作的主动性

装修居室对谁来说都是件头疼的事，所以公司那些前辈老说不怕顾客要求高，就怕客户外行还挑刺。对于这个说法我也是极为赞同的，因为在盛久装饰公司实习时这种事情已经司空见惯了。针对这些客户，公司都是通过开会讨论，提出解决方法，并且需要有人专门负责与客户沟通，解决客户的疑问。其实开会提出解决方案都不是问题，往往是在与客户沟通的选人上犯难。谁都不想与这些难缠的客户打交道，可是逃避并没有用，领导都是采取员工主动承担的方法，这个时候那些女职员都是一个个低下头玩弄着手中的会议记录笔，互相看着，最后几乎都是男性能够主动站起来揽下这个任务。

当公司提出新的任务时，多数女性都会担心自己能否胜任，缺乏自信心，考

虑的较多，在经过一番思考与纠结后，往往会选择逃避，很难能够主动去承担风险与挑战。男性则与女性相反，他们更愿意主动接受新的挑战，积极地想办法解决困难，不愿甘心于平淡的工作，新的挑战更能促使男性的干劲与潜能。克服两性差异做好秘书工作

4.1 主动沟通与交流

在人际发达的社会，沟通显得尤为重要。在职场中，那些不善于与人沟通的男性更应该克服自身的沟通障碍，更好的与人交流。有意见应及时与上级沟通让上司知道，毕竟工作不是玩猜谜游戏，及时地沟通很必要，一来可以减少和上司不必要的误会，二来能帮助自己更好地完成工作任务。

女性相比于男性来说，其特点会比较喜欢采取沟通的方式来探讨和解读，从而解决问题。就比如在我实习的公司，客户前来询问房子装修上的事宜的时候，部门经理不一定会有那么多的时间来和客户沟通，基本都是部门秘书与客户直接沟通，往往这时候就需要专业的职业人员来帮助经理完成与客户的沟通。况且女性与生俱来的细心和谨慎，她们自身上的这些优势就已经使得她们自己在秘书这个岗位上取得了优势，能最大的发挥她们自身的这些优势，在秘书这个岗位上就会走的更加长远。

4.2 克制个人情绪

工作遇到瓶颈或挫折时，女性习惯私下向朋友或同事表达各种抱怨与烦恼，最终很有可能导致全公司的人都知道了你的挫折。结果是没有解决原有的困难，换来的却是团队成员对你的不信任。但男性不会向别的同事吐露烦恼，也不会把本身焦虑的情绪表现出来，因为这对于完成工作毫无意义。作为女性，也不要幻想他人会替你解决烦恼，要想办法找到其他方法来平衡情绪、缓解压力，不要让自己在公司里的抱怨转变为自己的负担。作为秘书，更加不能使这种情绪让领导感受到，这样只会增加领导的厌恶感，是有百害而无一利。

4.3 主动面对挑战

女秘书要克服自卑的心理，树立自信才能减轻职场带来的压力。职场女性应

有效地组织自己的工作，处理好家庭与工作之间的关系。摆脱依赖，勇于争取。去掉自身的优越感，脚踏实地的工作。提高自身的素质，充分发挥自身优势，加强自身的心理素质，不要轻易被外界的因素影响，调整好心态，积极勇敢地面对挑战，做职场强人。

4.4 最大的发挥性别优势

其意义在于能让两者发挥出各自的最大优势，就如有需要在体力上的事情安排男性去做，能更好的发挥出男性自身的优势，同时也避免了女性在做体力活儿的时候受伤的情况，也可以是领导出去饭局时选择带男秘书出去，一来可以适宜的帮助领导挡酒，二来也可以断绝女秘书被骚扰的可能。女性虽然在体力和耐力上不如男性，但却在语言上、沟通能力上、处理人际关系上具备一定的优势，把女秘书安排在与客户交流沟通上，也能够利用本身的语言优势处理上司的文件拟稿，在有人际关系的前提下也可以处理领导的对外联络等一系列的工作。

结论

在当今社会，秘书这一职位日益职业化的趋势之下，秘书的重要性也在逐渐的彰显出来。而两性的差异对秘书工作的影响也逐渐成为了岗位在选择人才时所考虑的一个重要方面。本文通过江苏盛久装饰有限公司为例进行研究，通过实例分析男性与女性秘书的区别。在现代社会竞争与压力如此之大的时代，只有互相学习与发展，在秘书工作中，利用两性各自自身的优势，协调分配，互相配合，这样才能更好的做好秘书工作，走的更加长远。

致谢

由于本人的能力及知识有限，本篇论文仍有许多不足之处，希望大家多加指正。在此我要感谢我的指导老师，感谢您的谆谆教诲以及对我的学业及生活的帮助，还要感谢我的同学对我的帮助与支持，是你们的鼓励与支持使我走得更远，更加自信。

参考文献

秘书学的研究方法篇5

2、立法性会议的签到和人数统计工作将关系到会议是否（）。（A）便于联系工作（B）符合法定人数

（C）符合法定程序（D）能有效保证会议安全

3、办公场所一旦发生事故，要及时填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，事故涉及的人员和证人也需要完成（）。（A）事故涉及人员记录（B）现场情况记录（C）事故处理记录（D）证人记录

4、计划表主要是从（）上对任务做出要求，并用其进行管理。（A）准备时间

（B）起始时间（C）阶段时间

（D）最终时间

5、在法国（）。

（A）菊花、杜鹃花、牡丹，都不宜送人（B）向女性送花宜送单数

（C）男性不宜向关系一般的年轻女性送香水（D）送礼要避开数字“1”和“13”

6、Internet上许多不同的复杂网络和许多不同类型的计算机赖以互相通信的基础是（）。

（A）Router（B）TCP/IP（C）Novell（D）Sybase

7、依合同成立是否需要特定形式，将合同分为（）。（A）诺成性合同（B）要式合同（C）实践性合同（D）非要式合同

8、公司以人民币偿付应当以外汇支付的货款，该行为属于（）。（A）套汇（B）逃汇

（C）骗汇（D）非法买卖外汇

9、国家信用的典型形式是（）。（A）公债（B）赊销（C）预付（D）消费信贷

10、拥有决策权的领导机关或领导层召开的进行商讨和表决的会议属于（）。（A）非决策性会议（B）决策性会议（C）代表性会议（D）执行性会议

11、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题

12、工作流程应该不受（）结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织。

（A）功能性

（B）阶段性（C）纪律性

（D）组织性

13、信息利用服务的特点有（）。（A）实效性（B）局限性（C）单一性（D）周期性

14、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。（A）说清讨论和不讨论问题的界限（B）认真倾听，不打断他人的发言（C）带头多发言，适时终止讨论（D）多提开放式问题

15、秘书应该了解会谈是（）。

（A）双方或多方为各自利益交换意见、达成协议的过程

（B）双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况的过程（C）双方或多方所谈内容比较正式，专题性较强的交流过程

（D）双方主谈人身份相当，为各自利益交换意见、达成协议的过程

16、在公文制发过程中，以领导人签发的日期为准的是（）。（A）决定（B）会议纪要（C）通告（D）通知

17、如果有重新选择职业的可能（）。

A、我肯定还会选择现在的单 B、我基本上还会选择现在的单位 C、假如设有更好的选择，我还会选择现在的单位 D、我不会再选择现在这个单位

18、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性

19、下面属于行政公文的是（）。（A）通知、决议、调查报告、会议纪要（B）通知、决定、调查报告、会议纪要（C）通知、报告、决定、会议纪要（D）通知、决定、简报、会议纪要

20、系统记载一个单位组织机构和人员编制变动情况的文字材料是（）。（A）组织机构汇集（B）组织机构沿革（C）组织机构年鉴（D）组织机构简介

21、我之所以在目前这个单位工作，是因为这个单位（）。

A、工资待遇还可以 B、离家比较近C、同事们比较有爱心 D、既来之，则安之

22、董事会是股份公司的（）。（A）最高权力机构（B）法定监督机构（C）经营决策机构（D）信息收集机构

23、网络沟通的原则包括（）。（A）有效管理（B）信息筛选（C）技术适用（D）成本控制

24、准备新闻发布会的文件应重点把关（）。（A）主持人议程（B）会议规则（C）调查资料（D）问答提纲

25、计划表主要是从（）上对任务做出要求，并用其进行管理。（A）准备时间

（B）起始时间（C）阶段时间

（D）最终时间

26、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。（A）公司治理结构（B）公司法人结构（C）公司管理机构（D）公司决策机构

27、市场调查报告正文部分不应该包括（）。（A）情况部分

（B）预测部分（C）计划部分

（D）建议部分

28、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要（）。（A）代为签名（B）要求被通知人签名（C）要求本人签名（D）追踪落实

29、下列可以被核准注册为商标的有（）。（A）“最亮”牌灯泡（B）“补血”牌营养液（C）“巧妙”牌手表（D）“钢铁”牌汽车

30、为简化计税，我国将增值税纳税人主要划分为（）。（A）小规模纳税人（B）一般纳税人（C）重点纳税人

（D）境内生产者

31、述职报告的特点是（）。（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性

32、下列选项中，属于说明性新闻发布会内容的是（）。（A）澄清有关企业的负面信息（B）宣布有关企业的正面信息（C）发布有关企业的经营方针（D）说明企业产品质量问题

33、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要（）。（A）代为签名（B）要求被通知人签名（C）要求本人签名（D）追踪落实

34、以下几种出资形式中，符合《公司法》规定的是（）。（A）劳务出资（B）管理技能出资（C）信用出资（D）非专利技术出资

35、文稿审核是文稿（）前的最后一道文字工序。（A）签发（B）复核（C）缮印（D）分发

36、我之所以在目前这个单位工作，是因为这个单位（）。

A、工资待遇还可以 B、离家比较近C、同事们比较有爱心 D、既来之，则安之

37、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。（A）公司治理结构（B）公司法人结构（C）公司管理机构（D）公司决策机构

38、撰写调研报告属于（）。（A）一次信息开发（B）二次信息开发（C）三次信息开发（D）专题信息开发

39、依据我国合同法的规定，限制民事行为能力人签订的其依法不能独立订立的合同，在未经其法定代理人追认之前，该合同的效力为（）。（A）有效（B）无效

（C）部分有效（D）效力待定

40、在没有客人时，下列做法中符合商场服务人员站姿要求的是（）A、两手下垂 B、目视前方 C、叉腰而立 D、活动身体

41、采购人员要根据收到的货物，填写（），库房人员要签字，表示货物进库。（A）出库单（B）交货单（C）入库单（D）订购单

42、针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是（）。（A）定题利用服务（B）信息咨询服务（C）信息加工服务（D）信息跟踪服务

43、在做会议的经费预算时应（）。

（A）各种经费的数目尽量多做些（B）考虑到各种不可预见的开支（C）不必列出各种费用的明细表（D）由秘书自行决定总数

44、下列附条件合同效力的描述，正确的是（）。（A）附生效条件的合同，自条件成就时失效（B）附解除条件的合同，自条件成就时生效

（C）附生效条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同无效（D）附解除条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同继续有效

45、针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是（）。（A）定题利用服务（B）信息咨询服务（C）信息加工服务（D）信息跟踪服务

46、市场调查报告正文部分不应该包括（）。（A）情况部分

（B）预测部分（C）计划部分

（D）建议部分

47、在工作过程中，我常有（）。

A、自我陶醉的感觉 B、轻松自如的感觉 C、身心疲惫的感觉 D、精疲力竭的感觉

48、办公场所一旦发生事故，要及时填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，事故涉及的人员和证人也需要完成（）。（A）事故涉及人员记录（B）现场情况记录（C）事故处理记录（D）证人记录

49、拟写单位总结需努力做到（）。（A）重点性（B）通俗性（C）科学性（D）可信性

50、在做会议的经费预算时应（）。

（A）各种经费的数目尽量多做些（B）考虑到各种不可预见的开支（C）不必列出各种费用的明细表（D）由秘书自行决定总数

51、简报报头约占全页的（）。

（A）三分之一

（B）四分之一（C）二分之一

（D）五分之一

52、在法国（）。

（A）菊花、杜鹃花、牡丹，都不宜送人（B）向女性送花宜送单数

（C）男性不宜向关系一般的年轻女性送香水（D）送礼要避开数字“1”和“13”

53、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是（）

A、自主性道德观念 B、重义轻利的道德观念 C、竞争的道德观念 D、学习创新的观念

54、采购人员要根据收到的货物，填写（），库房人员要签字，表示货物进库。（A）出库单（B）交货单（C）入库单（D）订购单

55、在法国（）。

（A）菊花、杜鹃花、牡丹，都不宜送人（B）向女性送花宜送单数

（C）男性不宜向关系一般的年轻女性送香水（D）送礼要避开数字“1”和“13”

56、签字仪式包括：（1）在对方文本上签字（2）在己方文本上签字（3）由主签人交换文本（4）由助签人交换文本（5）共举香槟酒庆贺等内容，其正确的流程是（）。（A）12345（B）24135（C）13524（D）13254

57、报告的结束语有（）。

（A）以上报告，请审阅

（B）特此报告（C）以上报告，请批复

（D）特此报请审批

58、关于遵纪守法，你认为正确的说法是（）A、只要品德端正，学不学无所谓

B、金钱对人的诱惑力大于法纪对人的约束力

C、法律是有人执行，执行是不能不考虑人情和权力等因素 D、遵纪守法与职业道德要求具有一致性

59、你对公司存在的严重问题提出了一些建议，但你的上司没有采纳，你会（）A、把你的想法直接汇报给更上一级别上司 B、找上司交谈，了解不采用的原因 C、继续完善自己的想法 D、放弃这种方法，你问为领导不采用自有理由 60、在日常工作中，要办事公道，必须做到（）

试论秘书学科概念体系的研究篇6

一、研究秘书学概念体系的迫切性

概念体系不仅是理论体系的重要组成部分，而且是建立某种理论体系的起点。

秘书学作为一门新兴的学科，近几年来呈现出令人鼓舞的局面。但是，从总体来看，我认为秘书学的建设，目前尚处在它?quot;学前阶段“，即前科学时期。

目前，在秘书学概念体系的研究中，存在的主要问题是：1．概念体系的研究对象和范围不确定。2．基本概念的研究没有摆脱直观感性经验的趋向。3．某些概念的抽象不是采取逻辑的方法，没有揭示其内涵和外延，以至出现恩格斯早已指出的”生命就是生命“的恶性循环的错误。4．借用日常概念和经验概念较多，而且缺乏必要的扬弃。

由于秘书学一系列基本概念尚未进入科学体系，就给秘书学的教学带来许多困难和不便。因此，我的第一个结论是：加强对秘书学概念体系的研究势在必行！

二、研究秘书学校念体系的内容和重点

研究秘书学的概念体系，应包括四个方面的内容；1．基本概念。这是构成秘书学理论体系的基本知识单元，它决定着秘书学理论体系的结构、功能和发展。2．一般概念。这是构成秘书学理论体系中各组成部分的重要知识单元，它直接关系到各项原理、原则和法则的建立，以及某项理论的发展。3．术语。这是秘书学科的一系列专门用语，它们都有严格规定的含义。4．各种概念相互间的联系和区别，即它们的逻辑结构。

任何一门学科，都有自己的一系列概念。

关于”秘书"这一概念，目前国内不下五家之说。虽然各家之说不无一定道理，但是否揭示出事物的本质、事物的整体、事物内部联系，即上升为理论概念，尚待探讨和商榷。据我的认识，秘书是掌管公文并全面辅助领导者管理日常工作的人员。我认为，这个概念初步揭示了目前我国各级各类秘书人员的本质特征，即它的可读性、辅助性、服务性和多能性，从而使秘书人员同其他行政工作人员有了质的区别。

我们从这个基本概念出发，就可以进一步去结构秘书学的体系框架，比如以掌管公文、辅助决策、沟通信息、协调关系、处理事务和保守秘密等为内容的秘书职能论；以一般工作方法、特殊工作方法和未来工作方法等为内容的秘书方法论；以秘书组织、秘书人事、秘书制度和秘书素养等为内容的秘书管理论。然后，我们再去深入研究秘书职能论、秘书方法论和秘书管理论的概念、原理、定律和一般理论结论，把秘书学的理论体系逐步加以完善和充实。这样，一门崭新的学科--具有社会主义特色的秘书学，就会在我国应运而生，因此，秘书学的建设，必须以基本概念为重点突破口，这是我的第二个结论。

三、研究秘书学概念体系的方法和途径

概念作为一种思维形式，一种科学抽象的产物，它反映了人们在不同认识阶段的不同思维水平。

我们在研究秘书学科的概念时，首先就要充分占有秘书工作和秘书管理方面的经验材料，包括日常概念和经验概念。在此基础上，严格遵守揭示概念内涵和外延的逻辑方法，特别是下定义的全部规则，精心地进行科学抽象，从中制定出一系列理论概念。这应当成为我们研究秘书学概念体系的基本方法。其具体途径，大体有以下几种：

（一）现有的科学概念。

（二）移植其他学科的概念。

（三）改造流行的普通概念。

（四）创造秘书学科的新概念。

此外，我们在研究秘书学概念体系的过程中，还应注意区分正确概念和错误概念，以及一些显然过时的概念。

秘书学科概念体系的研究条件已经成熟，问题在于提出任务，制定规划，并采用科学有效的研究方法和研究途径。这就是我的第三个结论。

秘书学的研究方法篇7

一、工作职能方面

院系教学秘书的基本职能是贯彻执行学校教学指导思想,协助主管院长处理日常的教学、科研活动,做好协调、服务、监督和管理等工作,维持正常的教学秩序。教学秘书工作范围宽阔,涉及事务非常琐碎,工作质量直接影响着教学质量,因此,院系教学秘书在工作中必须理清自己的工作职责,只有职责明确,才能提高工作效率。

1.服务管理职能。教学秘书工作是一项十分细致的综合性服务工作,既有行政管理工作,又有教学业务管理任务,涉及面广、事务繁杂,要把自觉服务、真心服务作为工作的出发点,坚持始终以教师为本,以学生为本,加强与任课老师、学生间的交流沟通,主动为他们着想,及时向主管院长反馈有关信息,真正将服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的正常运作保驾护航。

2.沟通、协调职能。在教学管理工作中,许多教学活动都呈现纵横交错的网络关系,教学任务的顺利完成是由许多部门共同完成的,院系教学秘书是学校和学院之间、领导与教师之间、教师和学生之间教学活动的纽带和桥梁[1],具有上传下达、协调左右、互通情况、沟通信息、改善关系、合理统筹的作用,因此,院系教学秘书的有效协调与沟通是确保教学秩序正常运转和教学工作达到预期目标的基本手段。教学秘书不仅要从思想上意识到协同合作的重要性,也要在实际的工作中真正地实践它。

3.教学档案管理职能。教学档案是在长期的教学、科研以及教学管理活动中形成的具有考察和参考价值的多种载体的文件资料,是反映高校学术水平和教学质量的重要材料。院系教学秘书承担着院系各教学活动、教学管理资料的收集、整理、归档、保管任务和协助教学院长做好教学管理的职责。对于重要文件,重大活动、重要进展、图片资料等要及时汇总、收集、整理、编排和归档,不得缺失和遗漏,使教学档案适应教学管理的需要,实现教学档案为教学服务的使用价值。

4.监督职能。教学秘书在教学管理中处于枢纽位置,获取信息快捷而可靠,为保证教学质量,要对教学过程、教学质量进行全程监控。教学秘书在工作中除了要积极协助主管院长进行各项教学质量检查,经常了解、跟踪教学情况,加强教学信息的反馈外,还要在学校教务处的统一指导下,结合院系具体情况,协助主管院长对教师教学质量和学生学习质量定期开展不同形式的评价工作,且目标明确,重点突出。坚持教学工作评价经常化与制度化,实现教学工作与日常教学管理相结合。

二、工作方法的创新方面

当今社会是激烈竞争的时代,教学秘书工作不再单一、机械和重复,教学秘书应不断更新教学管理知识和观念,在自己的工作岗位上有所创新和突破,才能提高工作能力和管理水平,更加有效地为教学工作服务。

1.转变思想观念,树立强烈的服务意识。教学秘书是最基层的教学管理人员,大多数情况下都是在默默工作,无私奉献,极少有“出头”、“露面”、晋升的机会,所以很多教学秘书工作的服务意识浅薄,服务工作仅限于表面、简单或基本的服务。

做好教学秘书工作,必须转变思想观念,树立强烈的服务意识。在日常工作中教学秘书要把为院系领导、教师和学生三者间的主动服务、真诚服务、优质服务作为工作的出发点,坚持以师生为本,广泛深入了解院系领导、教师和学生三者的需求,对存在的问题进行归纳整理,对整理出的问题及时地处理,牢固树立教务无小事的理念,虚心听取意见,增强服务意识,为学校领导、为教学科研、为师生排忧解难,做好各项行政服务工作[2]。

2.与时俱进,合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。随着高校的发展壮大,高校的专业设置、师生数量都发生了很大的变化,在这种情况之下,我们要与时俱进,改变原有的办公模式,利用现有的信息平台搭建学院领导、教学秘书、教师、学生之间的交流桥梁,让沟通更顺畅信息传递更快捷,初步达成无纸化的教学管理模式。教学秘书在这平台的搭建中,起着关键的核心作用,建立QQ群、微信群、设立公共邮箱等,并在平台中起到承上启下、牵线搭桥、维护管理、信息收集等作用,合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。

3.按时完成工作和随手记录,当好助手和参谋。院系教学秘书的一个重要作用就是当好教学院长的参谋和助手,要根据学校的教学要求,协助领导制订出具体的教学计划和教学工作安排。因教学秘书工作具有一定的时效性,而且涉及面广、涉及人多,既有常规性的日常管理工作,又有突发性的教学情况,如果某些工作不能按时完成,就会导致整个工作不能顺利进行,从而破坏院系整个工作计划的实施;教学秘书工作内容还千头万绪,极其烦琐,环节众多,对于一些当时无法立即处理的事情不能单纯依靠头脑去记忆,应随手做好记录,事后及时梳理解决,这样才会保持头脑清醒,确保工作无遗漏。所以按时完成工作和随手记录的好习惯是当好助手和参谋,为教学院长的决策提供准确的信息、依据和建议[3]。

4.及时与教研室教学秘书有效沟通,保障教学顺利实施。院系教学管理工作由院长、主管教学副院长、教学秘书、各科室主任、科室教学秘书(主管)等组成。院系教学秘书具体负责教学管理工作日常事务,在课程安排、教材选用、确定任课教师、考试安排、教研室活动计划、调课、教师教学工作的进度、课堂教学质量监控等方面都需要及时与教研室教学秘书进行及时、有效的沟通,才能保证教学活动有理、有节、有序地实施。

随着高等教育事业的不断发展,教学管理工作将更加繁重和复杂,教学秘书将面临更大的挑战,在实际工作中只有理清工作职责,并不断摸索,不断寻求规律方法,不断总结经验,不断提高自身的综合素质和管理水平,才能发挥教学秘书在教学管理中的积极有效作用。

参考文献

[1]别芳.浅谈新时期高校教务秘书工作.长春工业大学学报,2013,(12):40-41.

[2]王凌燕.浅析院系教学秘书在教学管理中的作用及素养要求[J].泰州职业技术学院学报,2013,(1):27-29.

《秘书学》课程考核研究篇8

秘书学课程考核

一般情况下,传统的课程考核主要着重于对教学知识点掌握程度的书面考查,而考核方式基本以卷面考核以及一些作业考核为主,这些考核方式单一长期使用,容易使《秘书学》课程教学偏重于理论化和僵化,给学生以空泛无物之感。因此,要进行《秘书学》课程改革,关键在于要从课程考核的思路、过程、结果等环节着手,通过制定明确的考核标准,积极探索多样化的、应用性强而又行之有效的考核方法与手段,以达到通过教学使学生具备素质能力,符合用人单位用人要求的目的。

一、《秘书学》课程考核思路

课程考核思路的确立,主要是从明确考核目标、明晰考核依据、优化考核设计、探索考核途径这四个方面来着手。

进行课程考核,明确而清晰的考核目标是进行考核能否真正起到作用的关键所在。在珠三角地区,本科学生就业后从事秘书相关岗位或者性质的工作的需求,应该就是考核必须考虑的关键因素。从操作性层面来讲,了解社会相关岗位的职责要求,并有针对性地对学生进行重点教学,是设立务实性考核目标的必要考量。除考核目标的设计上关注务实性外,在具体设计细节中还要尽量使用较为量化、清晰合理的考核指标,使考核目标明确而具有可操作性。

清晰务实的考核目标,需要具有符合实际的来源和依据。因此,定期或不定期地进行用人单位社会调查、专业教学学生调查以及教师调查是必要的。通过对用人单位的调查可以收集对《秘书学》课程要求和建议等实用性信息,对学生的教学调查可以不断地优化教学设计和提高教学效果,对教师进行课程交流调查则可以集思广益、取长补短。

在考核设计方面,必须充分考虑到授课对象的差异,并据此进行多元化的设计。比如文科和理科学生的知识基础不同,专升本学生和普通本科学生理论水平和实际运用水平不同,不同年级学生对待课程需求和态度不同,不同的班级学风等班级气氛不同,不同专业的人才培养方案和对《秘书学》课程的需求程度不同,因此在设计思路上必须考虑到这些差异。

在考核途径上,应该多采用一些多媒体互动、软硬件设备操作、实践实验、情景教学等手段来锻炼学生组织思考能力与动手能力的方式,鼓励学生自主参与学习,提高学习的主动性和积极性,使学生具备较强的实际操作能力和知识应用水平。

二、《秘书学》课程过程考核

提问考核是课堂过程考核中的一种常用形式,在教师提问的过路中,应该适当减少照本宣科式提问的比例,增加具有思考性和讨论性的引导式提问环节,尤其应该鼓励学生自主提问与自主回答。在备课时除准备一定量的问题外,还可以在上课时随机地引导和鼓励一些问题的提出,使问题的提出成为具有吸引力的环节,而不仅仅是硬性要求学生回答的一种任务。

课堂参与度是进行过程考核的另一个重要指标,一般由主动参与和被动参与两种形式构成。被动参与是指由教师设计好教学情境或者主题,给出明确的参与方式和衡量标准,由学生参与的一种教学形式,而主动参与是由学生主动创造或者设计教学情境,自主设立参与标准和参与方式的一种学习形式。这两种参与与课堂情境设计结合在一起,使过程考核形式灵活多样,又能充分考量学生的知识掌握情况。

此外,课程作业是衡量学生学习态度和教学效果的试金石。一方面,可以通过硬性规定的理论性作业(如课程小论文)或者书面性作业(应用写作文种)等培养提高学生的写作水平和理论水平,另一方面也可以通过个性化的作业题目设置和多样化的作业形式(如主题MV、PPT制作、案例策划)等方式来提高学生的学习热情和锻炼他们的掌握适应能力。

三、《秘书学》课程期末考核

期末考核是在一学期课程学习结束后对学生知识掌握程度的综合考核。因《秘书学》课程的应用性质明显,在此门课程期末考核中应该改变单一以试卷考核为主的考核形式。

就试卷考核本身而言,试题设计上可以转变为以主观题考核为重点,创新出题方式与设置个性化题目,特别是情景设计题或与工作实际联系较为密切的案例试题和思考题目等等都可成为考核的重点。另外重涉外方向的文秘课程还可添设口语情景交际考核试卷,注重写作考核方向的还可设置命题应用文写作、小论文写作等等。

除试卷考核外,为考查学生的OA系统软件操作能力,可以设置如WORD排版,EXCEL制表等命题的软件操作考核;为考查学生的设备操作能力,可进行传真机等办公设备操作考核;为考查学生的管理能力,可设置办公资产及档案的管理考核等。

在期末考核中,可以创造相关情境(如会议现场、办公现场等)对学生分组进行测试考核,或者在实践课时中根据学生实地实践的情况进行评分,并按一定比例折算计入其期末总成绩中。

四、《秘书学》课程其它考核

经过三年的教学实践,具体教学过程中还出现了与《秘书学》课程相关的毕业论文写作、秘书考证等情况,因此,将此门课程的考核与这些指标结合在一起,也是具有可行性的研究思路。

除课程内设计的考核模块外,可以适当考虑设计课程考核奖励机制,具体而言,一是设立课程相关论文写作考核奖励,比如学生在报刊杂志上公开发表了相关论文,可以折合成一定的课程奖励分数,再比如打算做与课程相关的毕业设计,也可以根据设计思路和大纲的水平折合相应的课程奖励分数。

二是秘书考证,秘书考证在高年级学生当中是比较受欢迎的,也有利于学生提高就业素质,争取更多机遇,因此,在秘书等级证书考试中取得良好成绩的学生,也应该在这门课程中获得相应的奖励分数。

三是一些其他的奖励指标,比如秘书速记或者速录资格、外语类资格、办公软件操作员资格等等,均应纳入考核奖励的范围之内。

综上所述,《秘书学》课程教学改革,在考核改革的环节上,要转变考核思路,在过程考核、期末考核和其它考核方面探索更加灵活多样、更加务实的考核形式和考核方法,使这门课程的学习的效果真正落到实处,培养出具有一定理论水平和较强实务操作能力的人才。

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